Verslag gemeentearchivaris over toezicht 2023, jaarverslag Regionaal Archief over 2023, Jaarverslag 2024 van Team Digitale Informatievoorziening.pdf

OOICDMICIE 1UTO CENTKALC H.V. OOMINCBEM . TEL. 2.C4.S.

7.

Studiezaal en dienstverlening

In het Hof is ook de studiezaal van het Regionaal Archief Dordrecht gehuisvest. Het aantal uitleningen van dossiers aan de overheidsadministraties vertoont een stij­ gende lijn. Er zijn ongeveer 3.000 vragen per mail of telefonisch binnenkomen die door de studiezaalmedewerkers binnen drie werkdagen zijn afgehandeld. Alle archiefinventarissen zijn beschikbaar via de website van het Regionaal Archief Dordrecht. De archiefbescheiden kunnen kosteloos fysiek worden geraadpleegd in de studiezaal. De digitale afbeeldingen zijn sinds eind 2014 via de website van het Regionaal Archief Dordrecht kosteloos in te zien en te downloaden. In het kader van scanning on demand is een groot aantal bouwtekeningen tegen betaling gedigitali­ seerd.

Uit de bezoekaantallen blijkt dat belangstellenden in de geschiedenis van Dordrecht en de regio de studiezaal en de website goed weten te vinden. Er zijn in 2023 niet alleen ruim 8.500 stukken voor raadpleging gelicht maar ook met de archiefbus tussen het Stadsdepot en de studiezaal vervoerd. De beeldbank is dit jaar door

7

76.012 gebruikers bezocht, met in totaal 128.924 sessies van een gemiddelde tijds­ duur van 5,19 minuten en 1.852.634 paginaweergaves.

Onderstaande tabellen geven een overzicht van de bezoekcijfers van het Regionaal Archief Dordrecht in 2023 in vergelijking met die van 2019 - 2022:

Bezoekcijfers van de studiezaal 2019 2020 2021 2022 2023

Bezoeken 2.819 1.601 1.250 1.694 1.833

2019 2020 2021 2022 2023

Aangevraagde stukken 10.513______________ 7.997_______________ 5.702_______________ 9.393 8.618

Bezoekcijfers van het Regionaal Archief Dordrecht (via archieven.nl) Zoekacties Paginaweergaves 2019 801.833 4.285.899 2020 845.000 5.327.223 2021 1.054.675 5.517.495 2022 1.111.062 4.815.752 2023 2.631.899 7.331.984

8.

Website

In het voorjaar van 2023 is veel tijd en energie gestopt in het realiseren van een nieuwe website voor het Regionaal Archief Dordrecht die niet alleen aan alle wette­ lijke eisen voldoet maar ook gebruiksvriendelijk is en ff onze digitale dienstverlening verbetert. Begin juni is de website gelanceerd en tot nu toe hebben we alleen *1 maar positieve reacties op het eindresultaat gekre­ gen. Het aantal vragen over hoe stukken aange­ / / i vraagd moeten worden en waar iets te vinden is, is fors afgenomen. Gelijktijdig is ook de nieuwe huisstijl van het Regionaal Archief Dordrecht in alle publieksuitingen doorgevoerd. De website (exclusief de beeld­ bank) is dit jaar door 47.322 gebruikers bezocht, met in totaal 117.615 sessies van een gemiddelde tijds­ duur van 3,11 minuten en 1.007.278 paginaweerga­ ■ ves.

I

f

©XÖ

In 2023 is in samenwerking met de Dordtse Academie en de Vereniging Oud-Dordrecht weer een achttal lemmata aan het Dordts Biografisch Woordenboek toegevoegd, waardoor er nu 231 zijn gepubliceerd. De Verhalen uit het archief zijn uitgebreid met de thema's

8

De Dordtse gilden en Koloniaal Dordrecht. Tevens zijn er via de sociale media, waar­ onder Facebook (2.200 volgers) en Instagram (1.083 volgers), geregeld korte ver­ halen en wetenswaardigheden gepubliceerd.

Aan het eind van 2023 worden er ruim tien en een half miljoen bestanden (beschrij­ vingen en scans) als open data via de website beschikbaar gesteld. Dit betreft onder andere 34.590 boektitels, ongeveer 190.000 tekeningen, foto's en prenten, 4.456 films en 1.952.958 akten met 3.836.292 persoonsnamen.

9.

Tentoonstellingen, publicaties en educatie Er is in 2023 twee keer door een archiefmedewerker in het Hof een Archief-wijzer gegeven, waarin in één a twee uur afwisselende onderwerpen, zoals het Kadaster en de lotgevallen van de gebroeders De Witt aan de orde zijn gekomen. De work­ shops zijn helaas matig bezocht, zodat we gaan onderzoeken hoe en waar we ze beter onder de aandacht van belangstellenden kunnen krijgen. In het kader van de Maand van de Geschiedenis is in oktober in samenwerking met Hof van Nederland en de Ver­ eniging Oud-Dordrecht de ONZt MflTM VMFWEN «N MAGA/IJKN OABAG» AAN M VAN VGAAVBCS1.UDUK Maand van de Geschiedenis ge­ TWIST UGG£N AAN M GAOTf VFMCRBSWFC EN AAN «OOnCKEPW DE OUOE MAAS tN ZIN VOOBZIfN VAN organiseerd. Het thema Eureka! SPOMG ACCOBDEMEM! UIST VERH is met een stadswandeling, een pub-quiz, workshops, een histo­ TWIST VAN rische film en het tonen van NAAR M VAN iGRAVfNDÜlMMIK K topstukken uit de collectie on­ n VARKINMARKI der de aandacht gebracht. Bo­ H .tr y vendien is er op 21 oktober een Open Stadsdepot-dag georgani­ seerd die door 90 belangstellen­ Dordrecht den is bezocht. Aan de overige 1 activiteiten is door ongeveer 200 historisch geïnteresseerden deelgenomen. OUWEl

B

J - ■ -^’Lz

x

Geregeld heeft er overleg plaatsgevonden met fotografe Anja de Jong over de in­ vulling van haar stadskunstenaarschap (2021-2023). Ze besteedt vooral aandacht aan de rol van het water en het klimaat in relatie tot de stad en de mens. De foto's worden opgenomen in de beeldcollectie van het Regionaal Archief Dordrecht en in 2024 gepresenteerd op een expositie.

Daarnaast is een aantal medewerkers betrokken geweest bij de totstandkoming van de tentoonstelling Dordtenaren: EUREKA! die op 7 oktober op de zolder van het Hof is geopend. Tevens is medewerking verleend aan een filmavond van de Smalfilmen Videogroep Dordrecht die door 44 enthousiaste filmliefhebbers is bezocht. De gemeentearchivaris heeft in februari een lezing gehouden voor de Vereniging OudDordrecht met als thema Elf topstukken uit het Dordtse archief. Daarnaast is hij betrokken bij de activiteiten ter viering van het 250-jarig bestaan van het Teekengenootschap Pictura in 2024.

9

Servicegemeente Dordrecht

Bijlage 2 Jaarverslag 2024 van Team Digitale Informatievoorziening van de Servicegemeente Dordrecht over het beheer van niet overgebrachte informatie en archiefbescheiden van de gemeente Dordrecht door: J.M.M. van Dompzelaar, recordmanager. 1. BELEID EN BEHEERINSTRUMENTEN Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?

1.1 Overzicht

Archiefverordening_______________ Beheerregeling informatiebeheer Beheersregels informatiebeheer * Aanwijzings- en benoemingsbesluiten Hotspotlijst

Selectielijst e-mail bewaring__________________________________________________ Informatiestructuurplan (DSP/ZTC)_____________________________________________ Kwaliteitshandboek informatiebeheer__________________________________________ Handboek(en) vervanging archiefbescheiden Drechtsteden *________________________ Metadatamodel____________________________________________________________ Calamiteitenplan archiefruimten *_____________________________________________

~7 i

I z ✓ ✓ z ✓ !

* Deze regelingen zijn in het verleden door het college vastgesteld en worden in 2024 geactualiseerd.

1.2 Activiteiten 2023 Aanwijzings- en benoemingsbesluiten Het aanwijzingsbesluit voor het instellen van het SIO is nog niet ontvangen door DIV.

Hotspotlijst Informatiemanagers dienen onderwerpen aan te leveren voor de Hotspotlijst. Op de Hotspotlijst staan onderwerpen (hotspots) die uitgezonderd worden van vernietiging. Een hotspot is een gebeurtenis of kwestie die zorgt voor een opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers en/of burgers onderling. Het gaat dus om zaken die veel maatschappelijke beroering veroorzaken. In 2023 heeft DIV met bijna alle informatiemanagers een gesprek gehad over de Hotspotlijst. Echter nog niet met de Gemeente Dordrecht. Voorstel is om dat in 2024 samen op te gaan pakken. De Hotspotlijst zal met de reeds aanleverde onderwerpen in 2022 in het SIO (Strategisch Informatie Overleg) gebracht worden. Daarna wordt het voorgelegd aan het College van Burgemeester en wethouders ter vaststelling. Hierna wordt deze jaarlijks geactualiseerd. In januari bespreekt DIV de lijst met de archiefinspecteur.

Selectielijst e-mail bewaring Veel overheidsorganisaties, waaronder ook gemeenten, worstelen met de archivering van emailberichten. Afgezien van een onvolledig archief kan dit voor problemen zorgen bij het voldoen aan informatieverzoeken op grond van de Wet open overheid. De VNG heeft een aparte selectielijst opgesteld voor e-mail bewaring. Het college van Dordrecht heeft net als de andere Drechtsteden gemeenten in het najaar van 2022 besloten hierbij aan te sluiten. De belangrijkste wijzigingen zijn dat e-mailberichten van functionarissen op sleutelfuncties blijvend zullen worden bewaard en emailberichten van medewerkers zonder sleutelfunctie 7 jaar na ontvangst of verzending worden vernietigd. Gemeenten die zich hebben aangesloten dienen de nieuwe selectielijst vanaf 1 januari 2024 te implementeren. Op 25 januari 2024 heeft een verkennend gesprek plaats gevonden met KPN/Inspark over de technische oplossing in Purview (MS365). Het portfolioboard zal in februari 2024 een uitspraak doen over de aanpak van het project en prioritering. Adoptie is een belangrijk aspect in dit project. Informatiestructuurplan (DSP/ZTC) Een overheidsorganisatie dient te beschikken over informatiestructuurplan. Bij de Drechtsteden is deze ondergebracht in de applicatie i-Navigator.

Deze applicatie bevat een actueel en logisch samenhangend overzicht van de wijze waarop de gemeenten de toegankelijkheid van informatie hebben georganiseerd. Het informatiestructuurplan is tevens het verwerkingsregister van de Drechtsteden, welke een wettelijke verplichting is vanuit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit jaar zijn er 4 landelijke updates doorgevoerd (36,37, 38 en 39) i.v.m. wijzigingen in wet- en regelgeving. Daarnaast worden met regelmaat wijzigingen aangebracht of vindt verrijking plaats. De i-Navigator is wat betreft de inrichting van het zaaksysteem up to date. Wat niet up to date is, is welke taakapplicaties in gebruik zijn voor welke werkprocessen. Dit jaar is tevens de migratie van i-Navigator 3.2 naar 3.5 afgerond. Hiermee hebben we geen onpremise variant meer. Model-updates worden voortaan via de cloud ontvangen. De volgende stap is de overstap naar de web-client waarmee de verSAASing van de i-Navigator wordt volbracht.

Calamiteitenplan archiefruim ten Het calamiteitenplan is klaar en is bij de informatiemanager voor feedback aangeboden. Daarna wordt het plan bij de informatiemanager aangeboden om vast te laten stellen in het college van burgemeester en wethouders. Tot dat moment is het huidige calamiteitenplan van 2014 nog van kracht.

2. INFORMATIEBEHEERPROCESSEN, ARCHIVERINGSEISEN EN GEBRUIK INPROCES

Binnen de Drechtsteden werken en archiveren we zaakgericht. Dit doe je in het zaaksysteem tenzij voor een specifiek proces of domein een (archiefwaardige) procesapplicatie in gebruik is. InProces is het Klant-, Zaak- en Archiefsysteem (KZA) van de Drechtsteden. 2.1 Overzicht_____________________________________________ Informatiebeheerprocessen________________________________ Identificeren en registreren

Archiveren en waarderen___________________________________ Vervangen fysieke archiefbescheiden (4x per jaar)_______________ Kwaliteitsbewaking en -zorg________________________________ Hergebruik______________________________________________ Vernietigen Overbrengen naar e-depot_________________________________ Archiveringseisen en benodigde functionaliteiten en componenten Metagegevens (o.a. koppeling met i-Navigator)_________________ Export (o.a. sturingsinformatie)______________________________ Inzagerecht______________________________________________ Beveiliging_______________________________________________ Vernietiging_____________________________________________ Gebruik_________________ Aantal zaaktypen live in InProces = 597 er worden er gebruikt_____ Aantal zaaktypen gebruikt door de gemeente__________________ Aantal zaaktypen gebruikt door de gemeente %_________________ Zaken juist en volledig

! ✓ ✓ ✓ ✓ I n.v.t. ✓

V V V 597 289 48%

✓

2.2 Toelichting Identificeren en registreren Het identificeren en registeren van informatie die via de centrale kanalen ontvangen wordt verloopt goed. De uitdaging zit in het veiligstellen van informatie die zelf wordt gecreëerd of via decentrale kanalen wordt ontvangen. Kanaalsturing kan dit verbeteren. Daarnaast is informatiebewustzijn een belangrijk aandachtspunt. Welke informatie is archiefwaardig. En als informatie archiefwaardig is, waar en hoe sla ik het op. Het gedisciplineerd opslaan van informatie vergt extra handelingen die sommige medewerkers door de drukte van alle dag graag omzeilen. InProces is een drempel die alleen door regelmatig gebruik lager wordt. Nog te veel informatie staat daardoor in mailboxen, op netwerkschijven en in MS Teams. Dit is geen plaatselijk probleem. Alle overheidsorganisaties kampen met dit probleem. Het project "Migratie netwerkschijven naar MS Teams', onderdeel van het programma ICT Beweegt zal meer bewustwording op dit vlak creëren. Er zijn in dit kader in 2023 twee flyers ontwikkelt "Welke informatie archiveer ik?" en "Welke informatie sla ik waarop?"

Kwaliteitsbewaking en -zorg Om te voldoen aan de kwaliteitseisen die zijn vastgelegd in het kwaliteitshandboek en die doorwerken in het handboek vervanging zijn er diverse kwaliteitscontroles nodig. Team DIV voert de onderstaande controles uit. Kwaliteitscontrole________________________ Scans Kofax gemaakt t/m 6/2/2024__________ Gecontroleerde afgehandelde zaken in InProces

Aantallen 139.566 10.007

Geannuleerde zaken in InProces

3.758

Meting 100% Steekproef o.b.v. risicoklassen 10.007 100%

Evt. onjuistheden die bij een kwaliteitscontrole naar boven komen worden direct teruggekoppeld naar de behandelaar zodat het verbeterd kan worden (dit wordt door DIV bewaakt). Hiermee wordt de kwaliteit van de metadata en de volledigheid van zaken geborgd wat de vindbaarheid vergroot bij hergebruik. Ook heeft de terugkoppeling een opvoedeffect; het vergroot het informatiebewustzijn en kennis van zaakgericht werken. In 2023 is ook extra aandacht besteed aan het zaaktype bestuurlijke besluitvorming nadat uit de kwaliteitscontrole bleek dat het zaaktype niet in elke gemeenten op de juiste manier gebruikt wordt. Doordat de zaken bestuurlijke besluitvorming niet worden afgehandeld kunnen er geen kwaliteitscontroles plaatsvinden. Dordrecht heeft veel oude zaken nog niet afgedaan. Uit de controle blijkt dat de hoofdzaak vaak niet wordt afgehandeld. Hergebruik (vindbaar) Zaken zijn nu toegankelijk doordat medewerkers handmatig de behandelrol van hun taakveld aan een zaak toevoegen. Dat gebeurt niet altijd waardoor (directe) collega's stukken van elkaar niet kunnen vinden. Dit moet geregeld worden in de zaaktype inrichting. Dit zal in 2024 meegenomen worden bij de implementatie van het organisatiemodel. Als de gemeente ervoor kiest om het organisatiemodel niet te implementeren gaan we in gesprek om de vindbaarheid ook voor hen te verbeteren.

Vernietigen De machtiging tot vernietiging 2021is op 8 januari 2024 afgegeven door de archiefinspecteur. De lijsten 2022 zijn op 30-11-2023 bij alle gemeenten aangeboden voor beoordeling. De vernietigingslijsten worden nog steeds opgemaakt in InProces Classic omdat InProces Fuse voor dit proces nog niet gereed is. Dit zorgt voor vertraging. In 2024 pakken we de vernietiging op van 2023. Sturingsinformatie Team DIV verstrekte de onderstaande management- en kwaliteitsinformatie over het gebruik van zaken en zaaktypen aan de Drechtsteden-organisaties.

Overzichten_________________________________

•

Overzicht lopende zaken____________________

Frequentie __ Wekelijks

•

Overzicht nieuwe zaken____________________

Wekelijks

• •

Overzicht afgehandelde zaken_______________ Overzicht lopende zaken buiten termijn (NIEUW)

Kwartaal lx per 3 weken

Overzicht lopende zaken Deze lijst geeft de organisatie zicht op welke zaken bij welk taakveld lopen en of deze tijdig afgehandeld worden. Het overzicht is omvangrijk. De lengte van deze lijst loopt langzaam op omdat medewerkers na het afhandelen van hun zaak niet altijd de zaak in InProces afhandelen. Het is niet gewenst; het vertroebelt de werkvoorraden, geeft een onjuist beeld over de zaak bij raadpleging (is het afgehandeld en hoe) en de afhandeltermijnen. Aandacht voor het afhandelen van zaken is nodig. Overzicht nieuwe zaken Iedere maandag wordt er voor de KZA- coördinators een overzicht gemaakt en verstuurd van alle nieuw aangemaakte zaken van de week ervoor. Zo blijven zij op de hoogte van het gebruik van InProces door hun organisatie. DIV controleert bij het maken van dit overzicht of de rollen verantwoordelijke en behandelaar goed gebruikt zijn en corrigeert deze indien nodig. De implementatiemanagers kunnen de correctie zien zodat zij hierop kunnen sturen. Kwartaaloverzicht afgehandelde zaken De uitkomsten van de kwaliteitscontroles van de afgehandelde zaken worden 1 x per drie maanden gedeeld met de informatiemanagers. Zij krijgen dit overzicht in de vorm van een dashboard. De informatiemanagers kunnen aan de hand van dit overzicht zien of InProces op de juiste manier gebruikt wordt. In 2023 zijn Q1 en Q2 verstuurd. Q3 en Q4 volgens zo spoedig mogelijk in 2024.

Overzicht lopende zaken buiten termijn (NIEUW) In 2023 is er op verzoek van de Gemeente Dordrecht een overzicht lopende zaken die buiten de termijnen lopen opgesteld. Doel is het aantal lopende zaken waarvan de behandeltermijn is verstreken te verkleinen. Het kost DIV veel tijd om dit overzicht te genereren.

Implementatie en gebruik Ook in 2023 was het KZA-project een speerpunt voor de organisatie. Het organisatiemodel van gemeente Dordrecht is geïmplementeerd. Nieuwe zaaktypen zijn in gebruik genomen. Inmiddels zijn bijna alle werkprocessen die afgehandeld worden in InProces live. Koppelingen met taakapplicaties In 2023 zijn geen nieuwe koppelingen gerealiseerd met InProces.

InProces heeft een koppeling met: • eBesluitvorming (fase 1) • KCC Visma Roxit • Key2Burgerzaken (en eDiensten) • RxMission

De koppeling fase 2 eBesluitvorming is een groot gemis. De archivering van "Bestuurlijke verslaglegging raad" vindt of vond om deze reden nog steeds in papier plaats. In 2023 heeft DIVgesprekken gevoerd met de afzonderlijke griffies. Zwijndrecht, Papendrecht en de GR-Sociaal zijn overgestapt op handmatig digitaal archiveren in InProces. Verwacht wordt dat er in 2024 stappen gezet gaan worden met de koppeling fase 2.

3. INFORMATIEBEHEERPROCESSEN EN GEBRUIK MOZAÏEK

We hebben afgelopen jaar weer een behoorlijke inspanning geleverd met elkaar t.a.v. het verder uitzetten van Mozaiek. De laatste werkprocessen (van SGD-bedrijfsvoering) gaan in januari 2024 over naar InProces. Punt van aandacht voor het verder uitfaseren van Mozaiek zijn de werkprocessen in het domein APV en bijzondere wetten die wachten op de implementatie van RxLaunch. Mozaiek is in het verleden ingezet als zaaksysteem. Doordat archiefbescheiden hier niet duurzaam toegankelijk in beheerd konden worden is het papieren archief altijd leidend gebleven. 3.1 Overzicht

Informatiebehee r p ro c e s s en_______________ Identificeren, registreren en archiveren Vernietigen numerieke serie 2008-2012 Gebruik

Aantal zaaktypen live in Mozaiek per 1-1-2023 Aantal zaaktypen live in Mozaiek per 22-1-2024 Zaken juist en volledig

413 46

3.2 Toelichting

Identificeren, registreren en archiveren Niet alle informatie is in het verleden door medewerkers opgeslagen in Mozaiek. De zaakdossiers die in Mozaiek staan zijn niet altijd volledig. Daarnaast is informatie die 10 jaar of langer bewaard moet worden onvoldoende ter (papieren) archivering aangeboden aan DIV. Langdurig te bewaren informatie in Mozaiek moet met terugwerkende kracht in papier of digitaal in InProces gearchiveerd i.v.m. de uitfasering van Mozaiek. Vernietigen numerieke serie 2008-2012 Mozaiek kent geen vernietigingsmodule. Omdat de gemeente de plicht heeft om informatie die in aanmerking komt voor vernietiging (dit betreft in het geval van Mozaiek de numerieke serie 20082012) ook daadwerkelijk te vernietigen is DIV op zoek gegaan naar een oplossing. Die oplossing is gevonden in het opstellen van een stukkenlijst die de processen weergeeft die tijdens die periode van kracht waren. De stukkenlijst is in 2023 bij alle gemeenten voorgelegd. De gemeente Dordrecht heeft de stukkenlijst nog niet vastgesteld. De numerieke serie van 2013 wordt in 2024 meegenomen in de jaarlijkse vernietigingsronde. N.B. Mozaiek blijft nog 10 jaar raadpleegbaar na het uit zetten van het laatste zaaktype. Ofwel per 1 januari 2036 kan de (laatste) inhoud van Mozaiek Zaken vernietigd worden.

Het vaststellen van de stukkenlijst 2008-2012 gaat heel veel archiefruimte opleveren voor de Gemeente Dordrecht. Dit is belangrijk voor de a.s. verhuizing en de kosten die er gemaakt moeten worden voor externe plaatsing.

4. INFORMATIEBEHEERPROCESSEN EN ARCHIVERINGSEISEN PAPIEREN ARCHIEF

De papieren dossiers worden geadministreerd in het document managementsysteem Alfresco.

4.1 Overzicht

Informatiebeheerp rocesse n Identificeren en registreren__________________________________________ Archiveren en waarderen____________________________________________ Hergebruik (dossieruitlening)_________________________________________ Vernietigen papieren dossiers 2022

✓ Z Z

Overbrengen______________________________________________________ Overbrengen papieren dossiers naar Regionaal Archief Dordrecht___________ Gebruik

n.v.t. ✓

Aantal fysieke dossiers aangemaakt en geregistreerd in Alfresco (Drechtsteden) Aantal uitgeleende fysieke dossiers (Drechtsteden)_______________________ Beheer fysiek archief in de regio (Drechtsteden)__________________________ Aantal fysieke dossiers vernietigd (Drechtsteden)

1548 > 1000 7,5 km Ca.250 m

4.2 Toelichting

Identificeren en registreren De papieren dossiers voor informatie die 10 jaar of langer bewaard moet worden moet juist en volledig zijn. Dit is niet het geval. Er staat nog veel informatie op netwerkschijven. Daarnaast bevat Mozaïek veel informatie die niet voor papieren archivering is aangeboden. Vernietigen papieren dossiers 2022 De vernietigingslijsten 2022 liggen ter beoordeling bij de vakafdelingen. Na akkoord kan de procedures verder worden gevolgd en tot werkelijke vernietiging worden overgegaan.

5. INFORMATIEBEHEERPROCESSEN EN ARCHIVERINGSEISEN ALFRESCO

In het document managementsysteem Alfresco staat het volgende: • Zaken van 8 zaaktypen van Burgerzaken periode 2017-2018 • Personeelsdossiers periode 2018-2022 • Registratie van de papieren dossiers (deze laatste laten we in dit hoofdstuk buiten beschouwing omdat dit in hoofdstuk 3 beschreven is).

Per 1 januari 2023 is Afas in gebruik genomen voor de personeelsdossiers. De dynamische personeelsdossiers zijn in december 2022 gemigreerd naar Afas. De dossiers van medewerkers die uit dienst zijn, zijn achtergebleven in Alfresco. De informatie in Alfresco blijft raadpleegbaar en zal jaarlijks vernietigd worden.

5.1 Overzicht Informatiebeheerprocessen ___ _________ Vernietigen zaken van de 8 zaaktypen Burgerzaken 2021 (voormalig Green Valley) *

!

Vernietigen personeelsdossiers (dit wordt actueel in 2025) Hergebruik

n.v.t.

✓

5.2 Toelichting De vernietiging uit het zaaksysteem Green Valley is tot 2020 afgerond. De vernietiging 2021 t/m 2023 wordt in januari 2024 gestart. 6. ARCHVERING WEBSITES

De archivering van de websites van de Drechtsteden gemeenten is uitbesteed aan Cross Media. In 2023 is er een inventarisatie gemaakt van alle websites die bij de gemeenten draaien. Mogelijk zijn er meer websites bijgekomen die ook gearchiveerd moeten worden. Vanuit DIV is de vraag aan de gemeente Dordrecht om te kijken of er nog meer websites moeten worden gearchiveerd. Als bijlage is een overzicht van alle websites bijgevoegd. Vraag vanuit DIV is of er overwogen kan worden om 1 contract af te sluiten bij Cross Media. De contracten moeten herzien worden omdat er nu voor de GRD nog een contract loopt die ondergebracht moet worden onder Dordrecht. Denk daarbij aan IBD, SCD, OCD en GBD. Het onderdeel GR-Sociaal moet uit dit contract gehaald worden en een nieuw contract krijgen. Dit bespreken we met de GR-Sociaal.

7. INFORMATIEBEHEERPROCESSEN EN ARCHIVERINGSEISEN AFAS 7.1 Overzicht

Informatiebeheerprocessen____________________________________ Identificeren en registreren_____________________________________ Archiveren en waarderen_______________________________________ Vernietigen__________________________________________________ Archiveringseisen en benodigde functionaliteiten en componenten

Metagegevens_______________________________________________ Export (o.a. sturingsinformatie)__________________________________ Inzagerecht__________________________________________________ Beveiliging__________________________________________________ Vernietiging Gebruik ~ ~ Personeelsdossiers in beheer van interne medewerkers (in- en uit dienst) Personeelsdossiers in beheer van externe medewerker (in- en uit dienst)

✓ Z N.v.t. Z

V V V

3.948 1.481

7.2 Toelichting

Identificeren en registreren Vanaf december 2023 bieden we de ingekomen documenten in AFAS aan. Dit doen we door de stukken te scannen en in de workflow in AFAS te zetten. Met dit laatste stukje is het gehele proces

omtrent het personeelsdossier volledig in AFAS ondergebracht. De zaaktypen in Mozaiek voor personeelszaken zijn daarmee volledig uitgefaseerd. Archiveren en waarderen Vanaf 1-1-2023 worden alle documenten die aangeboden voor het personeelsdossier gearchiveerd in AFAS. Denk hierbij aan personeelsverslagen, diploma's ed. De waardering van zaken volgt in 2024 met terugwerkende kracht.

Vernietiging In 2023 is door DIV een start gemaakt om de vernietiging in te richten in AFAS. In de taakapplicatie Alfresco was dit niet ingericht omdat Alfresco niet verder werd ontwikkeld door de komst van het zaaksysteem InProces.

8. GBRUIK NETWERKSCHIJVEN, ONEDRIVE EN MS TEAMS

In 2022 is gestart met de implementatie van de digitale werkruimte (DWR) en MS 365. MS Teams is hier onderdeel van. Met de implementatie zijn er een aantal nieuwe toepassingen. Eén van de veranderingen is dat het veilig en verantwoord is om informatie op te slaan in MS Teams. MS Teams is de nieuwe plaats waarin medewerkers en externen kunnen samenwerken, informatie met elkaar kunnen delen. Het is net als de huidige netwerkschijven geen locatie voor archiefwaardige informatie. De inhoud van de huidige netwerkschijven zal eerste kwartaal 2024 gemigreerd worden naar MS Teams. De planning is dat de netwerkschijven per 1 april 2024 uit gefaseerd zijn.

8.1 Overzicht Informatiebeheerprocessen

Identificeren en opslaan in zaaksysteem

Archiveren en waarderen Kwaliteitsbewaking en -zorg Vernietigen

OneDrive

Netwerkschijven

MS Teams

n.v.t. n.v.t. n.v.t.

!

I

Archiveringseisen en benodigde functionaliteiten en componenten Inzagerecht en vindbaarheid n.v.t. Beveiliging n.v.t. Vernietiging

Koppeling met zaaksysteem

n.v.t.

n.v.t.

8.2 Toelichting

Identificeren en opslaan in zaaksysteem • Binnen de Drechtsteden worden de netwerkschijven intensief gebruikt. Uit een analyse in de tweede helft van 2023 is gebleken dat de Drechtsteden 62 miljoen files/78 TB data heeft staan

op de netwerkschijven. Inmiddels is er de laatste jaren ook data in MS Teams opgeslagen. Zowel de netwerkschijven als MS Teams bevatten veel archiefwaardige informatie die niet in het papieren archief of het zaaksysteem is opgeslagen.

IORG 11TB

GRDN 16,2

•

TB OZHZ 7,9 TB

1

DGJ

1,1TB

fGABD 11,9 TB

GZWD 4,9 TB GDRD 21,6 GSLD 3,5 |

TB

TB |GPPD4TB^^ GPPD4TB

BpHVGTïTb^ GHVG 3 TB GHA 3,2TB

• •

•

•

In 2023 is een plan gemaakt hoe de datamigratie uit te voeren en is gestart met een pilot bij Servicegemeente Dordrecht. In 2024 vindt de daadwerkelijke migratie van de netwerkschijven naar MS Teams gefaseerd plaats. Informatie van zaken en projecten die reeds afgerond zijn gaan niet mee. Bekeken wordt of deze informatie gearchiveerd of vernietigd moet worden. De organisatie gaat vervolgens informatie met terugwerkende kracht archiveren in het zaaksysteem (of taakapplicatie). Het sorteren en archiveren kan veel vragen van de medewerkers, van de informatieadviseurs en specialisten. DIV ondersteund bij de migratie waar mogelijk door a) de inzet van trainees op de werkvloer voor begeleiding en het beantwoorden van vragen en b) de inzet van DIVmedewerkers voor het geven van advies en het uitvoeren van controles op de mogelijk te archiveren en vernietigen informatie.

Teameigenaren en teamleden moeten in het vervolg van afgeronde zaken en projecten beoordelen welke informatie archiefwaardig is deze in het zaaksysteem (of taakapplicatie) opslaan. Voorkomen moet worden dat er opnieuw achterstanden ontstaan. De verantwoordelijkheden en werkwijze t.a.v. het archiveren van informatie in MS Teams in het zaaksysteem is nog onvoldoende bekend. Daarnaast is en blijft zoals eerder gezegd archiefbewustzijn nodig. De verantwoordelijkheden en werkwijze t.a.v. het schonen, afsluiten en verwijderen van een team na het archiveren van relevante informatie in het zaaksysteem is nog onvoldoende bekend bij medewerkers.

Kwaliteitsbewaking en -zorg. Er wordt niet getoetst of op de juiste manier met informatie in Teams wordt omgegaan. Er zijn ook nog geen rollen, verantwoordelijkheden en taken hierover vastgelegd. Voorbeelden: • Een aanvraag voor een nieuw team beoordelen o.b.v. archiefkaders; • Toetsen of informatie op de juiste plaats is opgeslagen; • Bewaken of informatie in een (ook afgesloten of verwijderd) team correct gearchiveerd wordt in het zaaksysteem. Dit wordt meegenomen in de werkgroep Compliance (MS 365). Inzagerecht & vindbaarheid Er is nog geen zoekfunctie ingericht en rollen en verantwoordelijkheden belegd waarmee alle informatieobjecten binnen Teams vindbaar zijn binnen redelijke tijd en inspanning. Bijvoorbeeld voor WOO en AVG-verzoeken.

Beveiliging Er is nog geen functionaliteit ingericht die ervoor zorgt dat documenten (nadat een kopie gearchiveerd is in het zaaksysteem) op niet bewerkbaar gezet kunnen worden zodat ze beveiligd zijn tegen onbedoelde wijzigingen. Vernietiging Er is geen minimaal beheerregime voor OneDrive en MS Teams ingesteld dat zorgt dat informatie op tijd vernietigd wordt. Het voorstel van de Solution Group is dat informatie na 10 jaar (na laatste wijziging) verwijderd wordt. Dit onderwerp staat op de agenda van de werkgroep Compliance (MS 365). Koppeling met zaaksysteem Er is geen functie in MS Teams waarmee een gebruiker eenvoudig (een set aan) informatie kan kopiëren naar het zaaksysteem als nieuwe zaak of toevoeging op een bestaande zaak. Het overzetten van informatie van de netwerkschijf naar het zaaksysteem InProces is gemakkelijker dan vanuit MS Teams. Gebruikers gaan er dus in functionaliteit op achteruit. Onderzoek naar de kosten en meerwaarde van een koppeling tussen MS Teams en het zaaksysteem is gewenst. Een koppeling zou de drempel om te archiveren kunnen verlagen. Daarnaast bevelen we aan om te onderzoeken in welke mate het mogelijk is om projecten te archiveren in MS Teams (als MS Teams hier de bronapplicatie voor is). MS Teams (SharePoint) is niet geschikt als zaaksysteem maar heeft wel functionaliteiten voor archivering.

Het zaaksysteem is aan de andere kant niet erg gebruiksvriendelijk voor het archiveren van projecten.

9. INFORMATIEBEHEERPROCESSEN EN ARCHIVERINGSEISEN TAAKAPPLICATIES

Het gebruik van taakapplicaties wordt ondersteund door SGD mits er voorafgaand aan de aanschaf van deze applicatie een informatieanalyse ten grondslag ligt waaruit blijkt dat de applicatie en de informatiebeheerprocessen voldoen aan de gestelde eisen. Het CAB dient na analyse en instemming vanuit o.a. ook informatiebeveiliging en privacy akkoord te geven.

c

9.1 Overzicht

AddVue_________________ Afas____________________ Bakerware_______________ C3_____________________ C3 Stop intimidatie________ Dashboard leerlingenvervoer Pass(Dordtpas)___________ Easyfunders______________ eDiensten Burgerzaken_____ eBesluitvorming__________ Fixi_____________________ GO Oplossingen___________ KCC Visma Roxit__________ Key2Burgerzaken_________ Kohnraad MOOR Notubiz_________________ Octopus_________________ Online participatieplatform RxMission

Trobit

Informatie Analyse gemaakt

Archiveren in taakapplicatie

Z Z Z

Z

Geparkeerd z

Koppeling met InProces

Handmatig archiveren in InProces

Z

i Geparkeerd

Deels Deels

z Concept

Z

!

Z z7 Concept

i

Concept

7

7

?

V

Z Z

In onderzoek

Concept Concept

In onderzoek In onderzoek

Z z z

Deels In onderzoek

Z Z

Z !

Deels

9.2 Toelichting Bakerware De gemeentelijke belastingdienst (GBD) heeft de vakapplicatie Bakerware in gebruik. DIV heeft in 2022 gesignaleerd en geadviseerd om de archieffunctie (met name de vernietiging) in te richten in deze applicatie om zo te voldoen aan de Archiefwet. Het GBD heeft na de advisering en het opstellen van een informatieanalyse aangegeven dit zelf met Centric te gaan oppakken. Ander actiepunt is het opstellen en accorderen van een Handboek vervanging Bakerware waardoor alle papieren stukken (met terugwerkende kracht) vernietigd mogen worden. Deze actie ligt bij DIV waarbij het GBD de benodigde informatie aanlevert. MOOR Er is een informatieanalyse gedaan. MOOR voldoet aan de archiveringseisen als de nieuw ontwikkelde archiefmodule wordt aangeschaft. De gemeente kiest vooralsnog voor handmatige archivering in InProces.

10. MENSEN EN MIDDELEN

Kan de gemeente beredeneerd aangeven gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt en ook hun kwaliteitsniveau? 10.1 Overzicht Capaciteit informatieprofessionals team DIV

Kwaliteitsniveau informatieprofessionals team DIV Kennisniveau zaaksysteem bij de gemeente Archiveringsbewustzijn bij de gemeente

I Z

T T

10.2 Toelichting

Capaciteit informatieprofessionals team DIV Bij DIV hebben we in 2023 te maken gehad met: • Uitdiensttreding van medewerkers; • Werving en indiensttreding van nieuwe medewerkers dan wel inhuur van externe medewerkers. • Inwerken en opleiden van medewerkers. In 2023 zijn we met de werving van een allround medewerker informatiebeheer, een kwaliteitsmedewerker en een senior kwaliteitsmedewerker gestart om de bezetting terug op peil te brengen. Het tekort aan medewerkers bij enkele disciplines zorgde voor een extra belasting op het team. De operationele werkzaamheden moeten dagelijks uitgevoerd worden. Daarnaast zijn er grote projecten binnen de gemeente waarbij onze expertise nodig en gevraagd is; denk aan KZA en MS 365. Het veranderde beleid dat archiveren in taakapplicaties mogelijk is (mits voldaan wordt aan de voorwaarden) heeft impact op de werkzaamheden van DIV. De vraag naar een analyse van de applicatie en de bijbehorende werkprocessen stijgt evenals de vervolgstap adviseren over de inrichting van het systeem en evt. migratie van informatie van de oude naar de nieuwe applicatie. Daarnaast ontstaan er structureel beheertaken (o.a. vernietiging van informatie in taakapplicatie) die op dit moment niet tot de basisdienstverlening van DIV behoren. In de nabije toekomst zal hiernaar gekeken moeten worden.

Kennisniveau zaaksysteem en archiveringsbewustzijn Zoals eerder in dit verslag beschreven is de adoptie van InProces, de kennis van het systeem en archiveringsbewustzijn een belangrijk aandachtspunt. Maandelijks is er een gebruikerstraining InProces voor nieuwe medewerkers welke door team DIV verzorgd wordt. Vooralsnog nemen niet alle nieuwe medewerkers hier deel aan. Met vriendelijke groet. Afdeling IVRD/Team DIV

9.1 Overzicht

Informatie Analyse gemaakt

Archiveren in taakapplicatie

Z Z

Z

Afas_______________ eDiensten Burgerzaken eBesluitvorming_____ KCC Visma Roxit Key2Burgerzaken ODAS

Koppeling met InProces

Handmatig archiveren in InProces

✓

~7~ Nee

Nee

Nee

10. MENSEN EN MIDDELEN

Kan de gemeente beredeneerd aangeven gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt en ook hun kwaliteitsniveau?

10.1 Overzicht

Capaciteit informatieprofessionals team DIV

|

Kwaliteitsniveau informatieprofessionals team DIV Kennisniveau zaaksysteem bij de gemeente

Z I

Archiveringsbewustzijn bij de gemeente

I

10.2 Toelichting

Capaciteit informatieprofessionals team DIV Bij DIV hebben we in 2023 te maken gehad met: • Uitdiensttreding van medewerkers; • Werving en indiensttreding van nieuwe medewerkers dan wel inhuur van externe medewerkers. • Inwerken en opleiden van medewerkers. In 2023 zijn we met de werving van een allround medewerker informatiebeheer, een kwaliteitsmedewerker en een senior kwaliteitsmedewerker gestart om de bezetting terug op peil te brengen.

Het tekort aan medewerkers bij enkele disciplines zorgde voor een extra belasting op het team. De operationele werkzaamheden moeten dagelijks uitgevoerd worden. Daarnaast zijn er grote projecten binnen de gemeente waarbij onze expertise nodig en gevraagd is; denk aan KZA en MS 365. Het veranderde beleid dat archiveren in taakapplicaties mogelijk is (mits voldaan wordt aan de voorwaarden) heeft impact op de werkzaamheden van DIV. De vraag naar een analyse van de applicatie en de bijbehorende werkprocessen stijgt evenals de vervolgstap adviseren over de inrichting van het systeem en evt. migratie van informatie van de oude naar de nieuwe applicatie. Daarnaast ontstaan er structureel beheertaken (o.a. vernietiging van informatie in taakapplicatie) die op dit moment niet tot de basisdienstverlening van DIV behoren. In de nabije toekomst zal hiernaar gekeken moeten worden. Kennisniveau zaaksysteem en archiveringsbewustzijn

Zoals eerder in dit verslag beschreven is de adoptie van InProces, de kennis van het systeem en archiveringsbewustzijn een belangrijk aandachtspunt. Maandelijks is er een gebruikerstraining InProces voor nieuwe medewerkers welke door team DIV verzorgd wordt. Vooralsnog nemen niet alle nieuwe medewerkers hier deel aan. Met vriendelijke groet, Afdeling IVRD/Team DIV