Verslag gemeentearchivaris over toezicht 2023, jaarverslag Regionaal Archief over 2023, Jaarverslag 2024 van Team Digitale Informatievoorziening.pdf

regionaal archief dordrecht Gemeente Dordrecht t.a.v. het College van Burgemeester en Wethouders Postbus 8 3300 AA Dordrecht

Archiefinspectie Postbus 8 3300 AA Dordrecht Hof 6 3311 XG Dordrecht

T 078 770 8710 F 078 770 7981 www.regionaalarchiefdordrecht.nl

Datum Ons kenmerk Uw kenmerk Bijlage(n) Betreft

4 april 2024 2024-0035536

Contactpersoon L. Scheuneman T 078-770 5336 E l.scheuneman@dordrecht.nl

3 Verslag van de gemeentearchivaris omtrent het toezicht 2023

Geacht college,

Het toezicht op het informatie- en archiefbeheer bij de gemeentelijke organen van Dordrecht is op grond van de Archiefverordening van de gemeente belegd bij de gemeentearchivaris van Dordrecht. Volgens de Archiefverordening dient de gemeentearchivaris jaarlijks verslag uit te brengen omtrent de uitoefening van het toezicht op de informatiehuishouding aan de zorgdrager, het college van burgemeester en wethouders. Dit 'Verslag van de gemeentearchivaris omtrent het toezicht op de informatiehuishouding van de gemeente Dordrecht 2023' doe ik u hierbij toekomen. Inzake dit toezicht legt het college van burgemeester en wethouders op zijn beurt via dit jaarverslag verantwoording af aan de gemeenteraad conform artikel 30 van de Archiefwet en de geldende Archiefverordening. Ook dit jaar is een afzonderlijk verslag inzake het beheer van de archiefbewaarplaats en de daarnaar overgebrachte archieven opgesteld. Dit 'Jaarverslag van het Regionaal Archief Dor­ drecht over het jaar 2023' wordt beschouwd als bijlage bij het eerder genoemde verslag omtrent het toezicht. Verder geeft het team DIV van de Servicegemeente Dordrecht een stand van zaken omtrent de uitvoering van het informatie- en archiefbeheer door DIV zelf. Dit verslag dient als tweede bijlage bij het verslag omtrent het toezicht op de informatiehuishouding. Ik vertrouw erop dat u voor dit moment voldoende bent geïnformeerd.

Voor vragen en opmer­ kingen of het geven van een toelichting is de heer L. Scheuneman, archiefinspecteur van het Regionaal Archief Dordrecht, beschikbaar.

Hoogachtend,

De gemeentearchivaris van Dordrecht,

Drs. TJ. de Bruijn

TV c \

Pagina 1/1

Dordrecht

0

regionaal archief dord recht

Verslag van de gemeente­

archivaris omtrent het toezicht op de informatiehuishouding van de gemeente Dordrecht

2023 L. Scheuneman BMIC archiefinspecteur In opdracht van de gemeentearchivaris van Dordrecht, drs. TJ. de Bruijn

Regionaal Archief Dordrecht Maart 2024

Verslag van de gemeentearchivaris 2023

2

Inhoudsopgave Inleiding

3

Samenvatting

4

Algemeen beeld van de stand van zaken Aanbevelingen

4

.

6

Bevindingen aan de hand van de KRI-elementen

7

1.

Lokale regelingen

7

2.

Interne kwaliteitszorg en toezicht

7

3.

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van informatie

4.

5.

7

3.1

Actualisatie van de l-Navigator

7

3.2

Registratie en afhandeling van archiefwaardige informatie in het KZA

8

3.3

Archiefwaardige informatie in Mozaiek, mailboxen en op schijven

8

Specifieke eisen aan digitale informatie

9

4.1

Archivering van digitale informatie in taakapplicaties

9

4.2

KZA versus MS Teams/Sharepoint

9

4.3

Archivering van e-mailberichten

10

4.4

Migratie van de digitale personeelsdossiers naar AFAS

10

Vernietiging, vervanging en vervreemding van informatie

11

5.1

Machtigingen tot vernietiging verleend in 2023

. 11

5.2

Vernietiging van de numerieke/chronologische series in Mozaiek

.

11

5.3

Vernietiging van data en informatie in taakapplicaties................................

12

6.

Overbrenging van te bewaren informatie naar de archiefbewaarplaats

12

7.

Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots

12

8.

Terbeschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie

13

9.

Rampen, calamiteiten en veiligheid

13

10.

Mensen en middelen

13

Regionaal Archief Dordrecht

Maart 2024

*

Verslag van de gemeentearchivaris 2023

3

INLEIDING

De overheid dient verantwoording af te kunnen leggen over haar handelen en ervoor te zorgen dat dit handelen, ook in de toekomst, gereconstrueerd kan worden. Daarom is het belangrijk zorgvuldig om te gaan met de neerslag van dit handelen, het archief. Artikel 3 van de Archiefwet 1995 verplicht overheidsorganen om de onder hen berustende archief­ bescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, en zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende informatie. Onder archiefbescheiden verstaan we alle in het kader van de taakuitvoering van een organisatie ontvangen en opgemaakte documenten (zowel op papier als digitaal). Archief is niet anders dan het geheel van informatie die nodig is voor de uitvoering van taken, en aan te wenden is als geheugensteun, voor bewijs en verantwoording en voor hergebruik. Het gebruik ervan door de archiefvormer begint op het moment dat het ont­ staat of is ontvangen, en stopt wanneer de informatie niet meer nodig is voor de admi­ nistratie. Daarna moet het archief worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel worden vernietigd. Echter begrippen als 'archiefbescheiden' en 'archief' suggereren ten onrechte dat het domein van de Archiefwet slechts betrekking heeft op historisch materiaal in beheer bij de archiefbewaarplaatsen.

Dit beeld is niet correct omdat de Archiefwet in feite ook een informatiewet is. Daarom worden in dit verslag in plaats van het woord 'ar­ chiefbescheiden' zoveel mogelijk het neutrale, hieraan gelijk gestelde begrip 'informatie' en de specifiekere term 'informatieobject'1 gehanteerd.

Het toezicht op het informatie- en archiefbeheer bij de gemeente Dordrecht is op grond van de Archiefverordening van de gemeente belegd bij de gemeentearchivaris. Conform artikel 2 van de Archiefverordening brengt de gemeentearchivaris verslag uit omtrent de uitoefening van het toezicht op de informatiehuishouding aan het college van burgemees­ ter en wethouders van Dordrecht. Het college legt op zijn beurt middels dit jaarverslag verantwoording af aan de gemeenteraad omtrent dit toezicht volgens artikel 30 van de Archiefwet en artikel 3 van de Archiefverordening. Hierdoor wordt de gemeenteraad in de gelegenheid gesteld het college van burgemeester en wethouders te controleren ten aan­ zien van zijn zorgtaak. Deze informatie kan tevens gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht het college van Gedeputeerde Staten te informeren. Het verslag van de gemeentearchivaris omtrent het toezicht op de informatiehuishouding over 2023 is vervaardigd mede op grond van de zgn. 'Key Performance Indicators' (KPI's)2. Deze KPI's zijn door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten in samenwerking met partijen uit het archiefveld ontworpen en zijn de basis voor het eigen horizontale toezicht.

Zij betreffen een tiental aandachtsgebieden die betrekking hebben op de manier waarop door de gemeente uitvoering wordt gegeven aan de Archiefwet en aanverwante regelge­ ving zoals het Archiefbesluit en de Archiefregeling. De lijst met KPI's is ingevuld door het team Documentaire Informatie Voorziening (DIV) van de Servicegemeente Dordrecht. Naast de ingevulde lijst, vormen de observaties van de archiefinspecteur en de contact­ momenten met de gemeentelijke organisatie de basis van dit verslag. In dit verslag wordt eerst in een samenvatting een algemeen beeld van de stand van zaken in het afgelopen jaar gegeven en de in het verdere verslag gedane aanbevelingen puntsgewijs opgesomd. Vervolgens worden de uit het toezicht in 2023 voortvloeiende bevindingen aan de hand van de in de lijst met KPI's genoemde afzonderlijke elementen nader uiteengezet.

1 Een informatieobject is een verzameling aan elkaar gerelateerde gegevens die als eenheid wordt behandeld.

2 Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen (bijlage bij VNG-ledenbrief 'Horizontale verantwoor­ ding gemeentelijke archiefketen van 21 juli 2011): model-archiefkader ter versterking van de gemeentelijke ho­ rizontale verantwoording in het kader van de in 2012 in werking getreden Wet Revitalisering generiek toezicht.

Regionaal Archief Dordrecht

Maart 2024

Verslag van de gemeentearchivaris 2023

4

SAMENVATTING

ALGEMEEN BEELD VAN DE STAND VAN ZAKEN In 2023 is een aantal nodige stappen gezet om een aantal zaken met betrekking tot het informatie- en archiefbeheer van de gemeente Dordrecht aan te pakken. Niettemin blijft er nog veel werk te doen om het informatie- en archiefbeheer kwalitatief naar een hoger niveau te tillen. In 2023 is begonnen met het inzichtelijk maken van de applicaties en de daarin gebruikte processen. In een raadsinformatiebrief3 wordt in reactie op de aanbeveling in het vorige toezichtverslag aangegeven, dat deze informatie vermoedelijk in 2024 beschikbaar wordt. In de toezichtverslagen van de voorgaande jaren werd gemeld dat een te grote vrijblij­ vendheid heerst om archiefwaardige informatie aan DIV aan te bieden voor de vereiste vastlegging in het Klant-, Zaak- en Archiefsysteem (KZA), en dat daardoor niet al het te bewaren archiefmateriaal in het archiefsysteem wordt opgenomen. In 2023 is hieraan meer aandacht besteed en wordt het systeem meer gebruikt. Wel blijft het zaak de bewustwor­ ding onder de medewerkers van de noodzaak van het aanbieden van hun documenten aan DIV voor de registratie te blijven verhogen. Het team DIV heeft in 2023 extra aandacht besteed aan het zaaktype bestuurlijke besluitvorming4.

Uit de kwaliteitscontrole bleek dat het zaaktype vaak niet op de juiste manier wordt gebruikt, en veel hoofdzaken met be­ stuurlijke besluitvorming niet administratief in het KZA worden afgehandeld.

Ook in 2023 was alle capaciteit en inzet van de gemeente en team DIV nodig voor de ICTtransitie. Onderdeel hiervan is de migratie van de inhoud van de huidige netwerkschijven naar MS Teams. Tot medio 2024 ligt de hoogste prioriteit bij het succesvol afronden van deze transitie. Het is van groot belang dat daarna bij DIV ruimte ontstaat om aandacht en capaciteit in te zetten voor het op orde brengen van de papieren dossiers en de nog niet afgehandelde informatie uit Mozaïek. Een onderdeel van de ICT-transitie is de migratie van een deel van de inhoud van de huidige netwerkschijven naar MS Teams. Als gevolg van deze migratie zal een stuwmeer aan te bewerken en af te wikkelen informatie op de net­ werkschijven ontstaan. Om te voorkomen, dat de zorgvuldigheid van deze afwikkeling in gevaar komt, dient voldoende tijd, middelen en capaciteit aan de noodzakelijke werkzaam­ heden te worden besteed. Binnen de gemeentelijke organisatie moet duidelijk zijn dat archiefwaardige informatie vanuit MS Office 365 (OneDrive/MS Teams met op de achtergrond Sharepoint) moet wor­ den opgenomen in het KZA of in de daartoe bestemde taakapplicatie.

In de raadsinformatiebrief als reactie op de aanbeveling in het toezichtverslag over 2022 wordt uiteengezet, dat uit onderzoek is gebleken dat de gewenste koppeling tussen het KZA en Office 365 niet voldoende werkt, maar wel alternatieven worden onderzocht om de koppeling toch te re­ aliseren. De archiefinspectie merkt op, dat absoluut vermeden moet worden dat de defini­ tieve versie van een informatieobject zowel in het KZA c.q. een taakapplicatie als in Share­ point wordt opgeslagen. Voorts blijft het van belang dat de medewerkers binnen de gemeentelijke organisatie wor­ den gewezen op de eigen verantwoordelijkheid ten aanzien van een juiste en rechtmatige

3 Raadsinformatiebrief d.d. 19 december 2023 (zaaknummer 2023-0173892) met een gedetailleerde reactie op de aanbevelingen uit het 'Verslag van de gemeentearchivaris omtrent het toezicht op de informatiehuishouding van de gemeente Dordrecht 2022'. 4 Zie: 'Jaarverslag 2024 van Team Digitale Informatievoorziening van de Servicegemeente Dordrecht over het beheer van niet overgebrachte informatie en archiefbescheiden van de gemeente Dordrecht' door J.M.M. van Dompzelaar, recordmanager team DIV.

Regionaal Archief Dordrecht

Maart 2024

Verslag van de gemeentearchivaris 2023

5

archivering van digitale documenten in het algemeen en van e-mail in het bijzonder. In de raadsinformatiebrief wordt als reactie op de aanbeveling in het toezichtverslag over 2022 aangegeven, dat in het afgelopen jaar beleid is geïmplementeerd om e-mailberichten van sleutelfunctionarissen op een juiste manier op te slaan. Deze manier van bewaring van emailboxen is echter een noodoplossing om te voorkomen, dat belangrijke e-mailberichten onrechtmatig worden verwijderd. Nog steeds behoren formele e-mailberichten, net als informatieobjecten in andere vorm, in het KZA of een taakapplicatie te worden gearchiveerd. Zoals reeds vermeld in de vorige jaarverslagen hebben DIV en de archiefinspectie een procedure afgesproken om de jarenlange problematiek rond de vernietiging van de numerieke/chronologische series in Mozaiek te kunnen oplossen en een verantwoorde vernieti­ ging van de betreffende documenten te kunnen realiseren. Dit heeft uiteindelijk geleid tot door DIV opgestelde stukkenlijsten , die vervolgens door de archiefinspectie zijn beoor­ deeld. Weliswaar zijn de resultaten op basis van de afgesproken werkwijze niet optimaal, maar gelet op de omstandigheden de hoogst haalbare. Een belangrijke voorwaarde daarbij is de vaststelling van de genoemde stukkenlijsten door het college van burgemeester en wethouders als zorgdrager.

Vanwege de aanstaande afbraak van het Stadskantoor en de voorgenomen afstoting van het Regiokantoor aan de Noordendijk is met de vaststelling wel haast geboden om daarna de daadwerkelijke vernietiging van de numerieke/chronologische series spoedig te kunnen uitvoeren. Zo wordt voorkomen dat die series bij een externe partij moet worden opgeslagen met extra kosten tot gevolg. Niet alleen binnen de eigen organisatie neemt het gebruik van taakapplicaties toe, ook landelijk is deze tendens te zien. In de vorige toezichtverslagen heeft de archiefinspectie erop gewezen, dat in taakapplicaties een juiste vernietiging van data en informatie vaak niet geregeld of mogelijk is, terwijl rechtmatige vernietiging van digitale informatie ook voor deze applicaties geldt. In de raadsinformatiebrief wordt in reactie op de aanbeveling in het toezichtverslag over 2022 verklaard, dat het team DIV per van toepassing zijnde taakapplicatie een businesscase gaat opstellen om een rechtmatige vernietiging van data en informatie uit deze applicaties mogelijk te maken. Ook wordt in de reactie aangegeven, dat een aantal van deze businesscases ter besluitvorming gereed is.

In geval van de taak­ applicaties Bakerware en Easyfunders heeft de archiefinspectie geadviseerd om de beno­ digde functionaliteit aan te (laten) brengen, om zo een rechtmatige vernietiging van data en informatie inzake de gemeentebelastingen en subsidies te kunnen waarborgen. In mei 2023 heeft de archiefinspectie ingestemd met het geven van groen licht aan de leverancier van Easyfunders voor de ontwikkeling van een vernietigingsmodule.

In 2023 is het bewerken en inventariseren van de in archiefruimte S07 in het Stadskantoor geplaatste te bewaren en over te brengen archiefbestanden van de gemeente Dordrecht uit de periode 1991-2000 gecontinueerd. Daarnaast is de intentie uitgesproken om ook voor de bewerking van de in archiefruimte S07 aanwezige archiefbestanden uit de perioden 2000-2009 en 2010-2019 externe hulp in te schakelen. Verder staat een groot bestand bouwdossiers van de gemeente Dordrecht opgeslagen in een ruimte in de kelder van het Stadskantoor van de gemeente Dordrecht. Dit archiefbestand dient te worden bewerkt en vervolgens verplaatst naar een archiefruimte, die voldoet aan de in de Archiefregeling ge­ stelde eisen. In de raadsinformatiebrief als reactie op de aanbeveling in het toezichtverslag over 2022 wordt aangegeven, dat de bouwdossiers waar mogelijk in 2024 worden bewerkt. Vervolgens zullen de wettelijk over te brengen bouwdossiers (ouder dan 20 jaar) worden overgebracht naar het Regionaal Archief Dordrecht en het overgebleven gedeelte in een goedgekeurde archiefruimte worden geplaatst. Ook in 2023 heeft de archiefinspectie in het kader van het project Huis van Stad en Regio aandacht gevraagd voor de noodzaak om voor Dienstverlening Drechtsteden (DD) in het nieuw te bouwen Huis van Stad en Regio een archiefruimte te creëren conform de in de Archiefregeling gestelde eisen.

Regionaal Archief Dordrecht

Maart 2024

Verslag van de gemeentearchivaris 2023

6

Het aangepaste calamiteitenplan is in concept gereed. In het plan zijn de procedures met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van archiefbestanden opgenomen. In de raadsinformatiebrief als reactie op de aanbeveling in het toezichtverslag over 2022 staat vermeld, dat het geactualiseerde calamiteitenplan in 2024 ter vaststelling aan het College van Burgemeester en Wethouders wordt aangeboden. Ook moet de zorgdrager nog een migratieverklaring vaststellen van de migratie van de personeelsdossiers naar de taakapplicatie AFAS. Het aangepaste migratieplan heeft de archiefinspectie nog niet ontvangen. In 2023 is de formatie van het team DIV voor de kwaliteitszorg door inhuur op orde ge­ bracht.

AANBEVELINGEN Om een kwalitatief goed archief- en informatiebeheer te kunnen realiseren, doet de ar­ chiefinspectie hierbij een aantal aanbevelingen. Onderstaand vindt u een opsomming van deze aanbevelingen met een verwijzing naar de desbetreffende paragraaf. Ga door met het inzetten op de bewustwording onder de medewerkers van het aanbie­ den van archiefwaardige informatie aan DIV voor de vereiste registratie in het Klant-, Zaak en Archiefsysteem (zie paragraaf 3.2).

Blijf onverminderd aandacht besteden aan het 'meenemen' en opleiden van de mede­ werkers in het op juiste wijze gebruiken van het KZA om een zo breed mogelijk draag­ vlak voor het gebruik van het systeem te creëren (zie paragraaf 3.2). Zet meteen na afronding van de ICT-transitie de vereiste capaciteit in om nog niet afgehandelde informatie in Mozaiek af te doen of, indien nodig, op te nemen in het KZA, en waar nodig te bewaren papieren dossiers bij DIV aan te vullen met aan die dossiers gerelateerde informatieobjecten (zie paragraaf 3.3). Zet voldoende capaciteit, middelen en tijd in voor de noodzakelijke werkzaamheden om een zorgvuldige afwikkeling van de informatie op de netwerkschijven mogelijk te maken (zie paragraaf 3.3).

Voorkomen moet worden, dat informatie met betrekking tot eenzelfde zaak of proces versnipperd raakt over meerdere applicaties. Zorg ervoor, dat de definitieve versie van een informatieobject in het KZA c.q. een taakapplicatie wordt gearchiveerd (zie para­ graaf 4.2).

Blijf doorgaan met het bewust maken van medewerkers binnen de gemeentelijke or­ ganisatie van hun verantwoordelijkheid ten aanzien van een rechtmatige archivering van digitale documenten in het algemeen en van e-mail in het bijzonder. Archiveer de formele e-mails op een juiste wijze in het KZA of in de daarvoor aangewezen, voor een rechtmatige archivering geschikte (taak)applicatie (zie paragraaf 4.3).

Breng het aangepaste migratieplan ter kennis van de archiefinspectie en laat de zorg­ drager een migratieverklaring vaststellen conform art. 25 van de Archiefregeling (zie paragraaf 4.4). Laat de overeengekomen stukkenlijsten met hoge urgentie door de zorgdrager vast­ stellen, zodat een rechtmatige vernietiging van de numerieke/chronologische series in Mozaiek in gang gezet kan worden (zie paragraaf 5.2)

De bouwdossiers in de afgekeurde ruimte in de kelder van het Stadskantoor dienen met de hoogste prioriteit te worden bewerkt en overgebracht naar een archiefruimte die voldoet aan de in de Archiefregeling gestelde eisen (zie paragraaf 7).

Zorg voor continuïteit in de formatie voor de kwaliteitszorg om de kwaliteitscontroles onverminderd te kunnen voortzetten in het licht van de diverse ontwikkelingen binnen Dordrecht en de regio (zie paragraaf 10).

Regionaal Archief Dordrecht

Maart 2024

Verslag van de gemeentearchivaris 2023

7

BEVINDINGEN AAN DE HAND VAN DE KPI-ELEMENTEN

1. LOKALE REGELINGEN Per 1 januari 2022 zijn de nieuwe, aan de geldende wet- en regelgeving aangepaste Archiefverordening en de nieuwe Regeling informatiebeheer in werking getreden. Daarmee beschikt de gemeente Dordrecht ook in 2023 over actuele lokale regelingen met betrekking tot het informatie- en archiefbeheer.

2. INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT Conform artikel 16 van de Archiefregeling' dient het college van burgemeester en wethou­ ders als zorgdrager ervoor te zorgen dat het beheer van haar archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door haar toe te passen kwaliteitssysteem, een goed hulp­ middel om een efficiënte en betrouwbare informatievoorziening te waarborgen. Daarbij dienen de bedrijfsprocessen gedetailleerd in kaart te worden gebracht en vervolgens te worden vastgelegd in het kwaliteitshandboek. Vaste procedures en normen in combinatie met periodieke controles dragen bij tot een stabiele kwaliteit van de werkzaamheden. Bo­ vendien genereert een dergelijk systeem kengetallen en normen waarop het management goed kan sturen. Het kwaliteitssysteem is beschreven in het door het college van burge­ meester en wethouders vastgestelde Kwaliteitshandboek. Ten behoeve van de kwaliteits­ zorg zijn in de formatie van DIV twee fte opgenomen (zie ook paragraaf 10).

3. ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAM­ HEID VAN INFORMATIE Artikel 18 van de Archiefregeling bepaalt dat overheidsinformatie te allen tijde geordend dient te zijn, zowel om de toegankelijkheid te bevorderen als om de samenhang tussen de informatieobjecten (op verschillende aggregatieniveaus) duidelijk te maken. Die samen­ hang heeft direct te maken met de werkprocessen waarbij informatie gecreëerd, ontvangen en gebruikt wordt. Het instrument daarbij is een ordeningsstructuur, die de logische orde­ ning van informatieobjecten regelt. Een ordeningsstructuur dient een overzicht te bieden van alle aanwezige informatie- en archiefbestanden in relatie tot de werkprocessen die binnen een organisatie worden uitgevoerd.

3.1

ACTUALISATIE VAN DE I-NAVIGATOR

Binnen de gemeentelijke organisatie van Dordrecht dient de applicatie I-Navigator als or­ deningsstructuur. In de I-Navigator worden de gemeentelijke werkprocessen beschreven en beheerd. Bij wijzigingen van relevante wet- en regelgeving wordt de I-Navigator tijdig geactualiseerd. Nog niet inzichtelijk is welke taakapplicaties5 in gebruik zijn voor het uit­ voeren van werkprocessen in de I-Navigator. In 2023 is begonnen met het inzichtelijk maken van de applicaties en de daarin gebruikte processen. In de raadsinformatiebrief6 wordt in reactie op de aanbeveling in het toezichtverslag over 2022 aangegeven dat deze informatie naar verwachting in 2024 in de I-navigator wordt ingevoerd.

5 Met de termen 'taakapplicatie', 'vakapplicatie' en 'backoffice-applicatie' wordt in de context van het data- en informatiebeheer binnen de gemeente Dordrecht hetzelfde bedoeld. In dit verslag wordt alleen de term 'taakap­ plicatie' gebruikt.

6 Raadsinformatiebrief d.d. 19 december 2023 (zaaknummer 2023-0173892) met een gedetailleerde reactie op de aanbevelingen uit het 'Verslag van de gemeentearchivaris omtrent het toezicht op de informatiehuishouding van de gemeente Dordrecht 2022'.

Regionaal Archief Dordrecht

Maart 2024

Verslag van de gemeentearchivaris 2023

3.2

8

REGISTRATIE EN AFHANDELING VAN ARCHIEFWAARDIGE INFORMATIE IN HET KZA

In de toezichtverslagen van de voorgaande jaren werd gemeld dat een te grote vrijblij­ vendheid heerst om archiefwaardige informatie aan DIV aan te bieden voor de vereiste vastlegging in het Klant-, Zaak- en Archiefsysteem (KZA), en dat daardoor niet al het te bewaren archiefmateriaal in het archiefsysteem wordt opgenomen. In 2023 is hieraan meer aandacht besteed. Onder andere door het implementeren van het organisatiemodel in het KZA wordt het systeem meer gebruikt. Wel blijft het zaak de bewustwording onder de medewerkers van de noodzaak van het aanbieden van hun documenten aan DIV voor de registratie te blijven verhogen. Aanbeveling Ga door met het inzetten op de bewustwording onder de medewerkers van het aanbie­ den van archiefwaardige informatie aan DIV voor de vereiste registratie in het Klant-, Zaak- en Archiefsysteem (KZA). Het 'meenemen' en opleiden van de gebruikers van het KZA blijft net als in de voorgaande jaren onverminderd de aandacht vergen ter bevordering van de essentiële bewustwording voor het creëren, onderhouden en vergroten van de bewustwording bij de ambtenaren van de gemeente Dordrecht betreffende het gebruik van het KZA. In 2023 heeft het team DIV extra aandacht besteed aan het zaaktype bestuurlijke besluitvorming7.

Uit de kwaliteits­ controle bleek dat het zaaktype vaak niet op de juiste manier wordt gebruikt, en veel hoofdzaken met bestuurlijke besluitvorming niet administratief in het KZA worden afge­ handeld. Ook dit heeft tot gevolg dat het leidende digitaal archief van de gemeente Dor­ drecht incompleet en daardoor niet meer authentiek en betrouwbaar is.

Aanbeveling Blijf onverminderd aandacht besteden aan het 'meenemen' en opleiden van de mede­ werkers in het op juiste wijze gebruiken van het KZA. Wijs daarbij op het belang van de afhandeling van de geregistreerde zaken, waaronder die in het kader van de bestuurlijke besluitvorming. 3.3

ARCHIEFWAARDIGE INFORMATIE IN MOZAÏEK, MAILBOXEN EN OP SCHIJVEN

In de eerdere toezichtverslagen werd gemeld dat niet al het te bewaren archiefmateriaal in analoge vorm is opgenomen in fysieke dossiers. Voor alle informatie in zaken, die langer bewaard moeten blijven, zullen dossiers worden aangemaakt in het fysieke archief. Ook in 2023 was alle capaciteit en inzet van de gemeente en team DIV nodig voor de ICT-transitie. Tot medio 2024 ligt de hoogste prioriteit bij het succesvol afronden van deze transitie. Daarna ontstaat ruimte voor DIV om aandacht en capaciteit in te zetten om de papieren dossiers en de nog niet afgehandelde informatie uit Mozaïek op orde te brengen. Het is van groot belang dat deze problematiek wordt aangepakt. Aanbeveling Zet meteen na afronding van de ICT-transitie de vereiste capaciteit in om nog niet afge­ handelde informatie in Mozaiek af te doen of, indien nodig, op te nemen in het KZA, en waar nodig te bewaren papieren dossiers bij DIV aan te vullen met aan die dossiers gerelateerde informatieobjecten. Onderdeel van de ICT-transitie is de migratie van een deel van de inhoud van de huidige netwerkschijven naar MS Teams. Als gevolg van deze migratie zal een stuwmeer aan te bewerken en af te wikkelen informatie op de netwerkschijven ontstaan. Om te voorkomen,

7 Zie: 'Jaarverslag 2024 van Team Digitale Informatievoorziening van de Servicegemeente Dordrecht over het beheer van niet overgebrachte informatie en archiefbescheiden van de gemeente Dordrecht' door J.M.M. van Dompzelaar, recordmanager team DIV.

Regionaal Archief Dordrecht

Maart 2024

Verslag van de gemeentearchivaris 2023

9

dat de zorgvuldigheid hiervan in gevaar komt, dient voldoende tijd, middelen en capaciteit aan de noodzakelijke werkzaamheden te worden besteed.

Aanbeveling Zet voldoende capaciteit, middelen en tijd in voor de noodzakelijke werkzaamheden om een zorgvuldige afwikkeling van de informatie op de netwerkschijven mogelijk te maken.

4. SPECIFIEKE EISEN AAN DIGITALE INFORMATIE Vanaf de creatie tot de vernietiging c.q. overbrenging van de digitale informatie naar een e-depot is grip en sturing op deze informatie van vitaal belang voor een goed functione­ rende overheid. Een belangrijke norm hiervoor is de NEN-ISO 161758. Deze norm geeft functionele eisen die moeten worden geïmplementeerd in systemen, hetzij specifiek voor informatie- en archiefmanagement bestemde applicaties, of voor taakapplicaties om infor­ matie goed te kunnen beheren. Essentieel voor het houden van grip en sturing op infor­ matie is, dat het door de Archiefregeling vereiste ordeningsplan (binnen de Drechtsteden in de vorm van de I-Navigator) volledig en actueel blijft, zodat altijd inzichtelijk is welke archiefwaardige informatie in welke applicatie is opgeslagen en tot welk proces de betref­ fende informatie behoort (contextborging). Op die manier is de informatie gemakkelijker terugvindbaar. 4.1

ARCHIVERING VAN DIGITALE INFORMATIE IN TAAKAPPLICATIES

Niet alleen binnen de eigen organisatie neemt het gebruik van taakapplicaties toe, ook landelijk is deze tendens te zien. Omtrent de kwestie van de eventuele afhandeling en archivering van op termijn vernietigbare zaken in taakapplicaties, heeft de archiefinspectie er ook in 2023 weer op gewezen, dat de wettelijk verplichte vernietiging van digitale in­ formatie ook voor deze taakapplicaties geldt (zie paragraaf 5.3). Ook kan vereist zijn dat de taakapplicaties functionaliteit bevatten om indien nodig vanuit de applicaties zaken over te kunnen brengen naar bijvoorbeeld een e-depot. Verder dient in dit traject te worden gewaakt voor versnippering van informatie, om te voorkomen dat de informatie minder of zelfs niet meer toegankelijk wordt.

Om te anticiperen op de toekomstige aanschaf en implementatie van taakapplicaties waarin archiefwaardige informatie zal worden opgeslagen, worden indien nodig eisen ten aanzien van rechtmatige en doelmatige archivering (bijvoorbeeld benodigde vernietigingsfunctionaliteit, mogelijkheid tot exporteren van digitale content naar een e-depot) in de betreffende programma's van eisen opgenomen.

4.2

KZA VERSUS MS TEAMS/SHAREPOINT

Een onderdeel van de hele ICT-migratie is het kunnen opslaan en delen van informatie in MS Teams. Binnen de gemeentelijke organisatie moet duidelijk zijn dat archiefwaardige informatie vanuit MS Office 365 (OneDrive/MS Teams met op de achtergrond Sharepoint) moet worden opgenomen in het KZA of in de daartoe bestemde taakapplicatie. In de raadsinformatiebrief als reactie op de aanbeveling in het toezichtverslag over 2022 wordt uit­ eengezet, dat uit onderzoek is gebleken dat de gewenste koppeling tussen het KZA en Office 365 niet voldoende werkt, en er alternatieven worden onderzocht om de koppeling toch te realiseren. Een complicerende factor daarbij is het gegeven, dat de leverancier van het KZA de ontwikkeling van dat systeem stopzet. Deze ontwikkeling maakt het onzeker of deze koppeling binnen de huidige situatie te realiseren is.

8 NEN-ISO 16175-1:2020: de nieuwe norm voor informatiemanagement die de principes en vereisten biedt voor applicaties die nodig zijn om digitale informatie te beheren. Deze norm vervangt sinds 2021 de NEN 2082.

Regionaal Archief Dordrecht

Maart 2024

Verslag van de gemeentearchivaris 2023

10

Echter het archiveren van een informatieobject in verschillende applicaties werkt onduide­ lijkheid over de status van de verschillende versies in de hand. Dit tast de authenticiteit en betrouwbaarheid van het digitale archief aan. Een informatieobject mag slechts op één plaats worden opgeslagen, zodat er geen verwarring en discussie kan ontstaan over de status en de locatie van de originele versie van de betreffende informatie. De archiefin­ spectie merkt op, dat absoluut vermeden moet worden dat de definitieve versie van een informatieobject zowel in het KZA c.q. een taakapplicatie als in Sharepoint wordt opgesla­ gen. Daarom is het van wezenlijk belang dat getoetst wordt op een juiste omgang met informatie in MS Teams. Daarvoor is het noodzakelijk dat rollen, verantwoordelijkheden en taken worden vastgelegd. Pas dan kunnen aanvragen voor een nieuw team op basis van archiefkaders worden beoordeeld, kan worden getoetst of informatie op de juiste plaats is opgeslagen, en kan worden bewaakt of informatie in een (ook afgesloten of verwijderd) team correct gearchiveerd wordt in het zaaksysteem.

Aanbeveling Voorkomen moet worden, dat informatie met betrekking tot eenzelfde zaak of proces versnipperd raakt over meerdere applicaties. Zorg ervoor, dat de definitieve versie van een informatieobject in het KZA c.q. een taakapplicatie wordt gearchiveerd. 4.3

ARCHIVERING VAN E-MAILBERICHTEN

Nog steeds is het van belang dat de medewerkers binnen de gemeentelijke organisatie meer gewezen worden op de eigen verantwoordelijkheid ten aanzien van een juiste en rechtmatige archivering van digitale documenten in het algemeen en van e-mail in het bijzonder. In de raadsinformatiebrief wordt als reactie op de aanbeveling in het toezichtverslag over 2022 aangegeven dat in het afgelopen jaar beleid is geïmplementeerd om emailberichten van sleutelfunctionarissen op een juiste manier te archiveren. Deze bewaring van e-mailboxen van aangewezen sleutelfunctionarissen volgens de Capstone-methodiek is echter een noodoplossing om te voorkomen dat belangrijke e-mail onrechtmatig worden verwijderd. Een geordende en toegankelijke staat van de e-mailberichten is daarmee nog niet geregeld. Nog steeds behoren formele e-mailberichten, net als informatieobjecten in andere vorm, in het KZA of een taakapplicatie te worden gearchiveerd in de zaken waartoe ze behoren. Aanbeveling Blijf doorgaan met het bewust maken van medewerkers binnen de gemeentelijke orga­ nisatie van hun verantwoordelijkheid ten aanzien van een rechtmatige archivering van digitale documenten in het algemeen en van e-mail in het bijzonder. Archiveer de for­ mele e-mails op een juiste wijze in het KZA of in de daarvoor aangewezen, voor een rechtmatige archivering geschikte (taak)applicatie.

4.4

MIGRATIE VAN DE DIGITALE PERSONEELSDOSSIERS NAAR AFAS

De in paragraaf 4.1 genoemde tendens naar meer gebruik van taakapplicaties brengt ook frequentere migratietrajecten met zich mee. Een voorbeeld hiervan is de migratie van de personeelsdossiers van het archiefsysteem Alfresco naar de taakapplicatie AFAS. In sep­ tember 2022 is door Functioneel Beheer een concept-migratieplan opgesteld en door de archiefinspectie becommentarieerd. Echter heeft de archiefinspectie het aangepaste mi­ gratieplan nog niet mogen ontvangen. Voorts moet de zorgdrager nog een migratieverkla­ ring vaststellen (art. 25 van de Archiefregeling).

Aanbeveling Breng het aangepaste migratieplan ter kennis van de archiefinspectie en laat de zorgdrager een migratieverklaring vaststellen conform art. 25 van de ArchiefregelincL

Regionaal Archief Dordrecht

Maart 2024

Verslag van de gemeentearchivaris 2023

11

5. VERNIETIGING, VERVANGING EN VERVREEMDING VAN INFORMATIE Gemeentelijke organisaties mogen alleen informatie vernietigen waarvoor de gemeentear­ chivaris een machtiging tot vernietiging heeft verleend. Met deze procedure wordt voorko­ men dat informatie verloren gaat die daarvoor (nog) niet in aanmerking komt. De archief­ inspectie controleert namens de gemeentearchivaris de wettelijke bewaartermijnen van de data en informatie die op een vernietigingslijst voorkomen op grond van de vigerende selectielijst en beoordeelt ofte vernietigen data en informatie alsnog voor blijvende bewa­ ring in aanmerking komen vanuit het (cultuur)historisch belang.

5.1

MACHTIGINGEN TOT VERNIETIGING VERLEEND IN 2023

In het afgelopen jaar werden door de archiefinspectie machtigingen tot vernietiging ver­ leend voor data en informatie vermeld in de volgende vernietigingslijsten van (deels voor­ malige) organisatieonderdelen van de gemeente Dordrecht:

Vernietigingslijst van organisatie(onderdeel) • • • • . • • • • •

Machtiging verleend op

Cluster Dienstverlening, team Klantcontact Cluster Dienstverlening, team Klantcontact via OZHZ (Bibob) Cluster Management en Ondersteuning, team Projectmanagement Cluster Publieksaccommodaties, teams ESH en VOW Cluster Ruimtelijke Kwaliteit, teams BSTP, CH, ERF, GS, RPA, VRK, WR & WVS 22-05-2023 Cluster Stad, teams GRDZ, JOC, MME, ROSW, SPRT en ZO Cluster Stad, team GRDZ aanvulling Cluster Versterking, Bestuur en Organisatie, teams CBB, OB en SBSB SGD - Cluster HRFD, team HR SGP - Cluster JCVID, team JKC

Verder werd door Dienstverlening Drechtsteden in 2023 machtiging tot vernietiging aan­ gevraagd en verkregen voor de volgende documenten:

Vernietigingslijst

Machtiging verleend op

Bescheiden van de gemeente Dordrecht betreffende de verkiezingen van de leden van Provinciale Staten en de leden van het algemeen be­ stuur van het Waterschap Hollandse Delta, gehouden op 15 maart 2023 - De pakken zoals bedoeld in de artikelen N2 en N9 van de Kieswet

5.2

17-07-2023

VERNIETIGING NUMERIEKE/CHRONOLOGISCHE SERIES IN MOZAÏEK

Zoals reeds vermeld in de vorige jaarverslagen hebben DIV en de archiefinspectie in 2021 een procedure afgesproken om de jarenlange problematiek rond de vernietiging van de numerieke/chronologische series in Mozaiek te kunnen oplossen en een verantwoorde ver­ nietiging van de betreffende archiefbescheiden te kunnen realiseren. Dit heeft uiteindelijk geleid tot door DIV opgestelde stukkenlijsten, die vervolgens door de archiefinspectie zijn beoordeeld. Weliswaar zijn de resultaten op basis van de afgesproken werkwijze niet opti­ maal, maar gelet op de omstandigheden de hoogst haalbare. Wel heeft de archiefinspectie een aantal voorwaarden gesteld aan het gebruik van de stukkenlijsten en het verloop van de procedure die tot vernietiging van de numerieke/chronologische series in Mozaiek leidt. Een belangrijke voorwaarde is de vaststelling van de genoemde stukkenlijsten door het college van burgemeester en wethouders als zorgdrager. Vanwege de komende afbraak van het Stadskantoor en afstoting van het Regiokantoor aan de Noordendijk is met de vaststelling wel haast geboden om daarna de daadwerkelijke vernietiging van de nume­ rieke/chronologische series spoedig te kunnen uitvoeren. Zo wordt voorkomen dat die se­ ries bij een externe partij moet worden opgeslagen met extra kosten tot gevolg.

Regionaal Archief Dordrecht

Maart 2024

Verslag van de gemeentearchivaris 2023

12

Aanbeveling Laat de overeengekomen stukkenlijsten met hoge urgentie door de zorgdrager vaststel­ len, zodat een rechtmatige vernietiging van de numerieke/chronologische series in Mo­ zaïek in gang gezet kan worden.

5.3

VERNIETIGING DATA EN INFORMATIE IN TAAKAPPLICATIES

In de vorige toezichtverslagen heeft de archiefinspectie erop gewezen, dat in taakapplica­ ties een juiste vernietiging van data en informatie vaak niet geregeld of mogelijk is, terwijl rechtmatige vernietiging van digitale informatie ook voor deze applicaties geldt. Zodra op termijn vernietigbare data en informatie in een taakapplicatie worden opgeslagen, dient die applicatie te zijn voorzien van een vernietigingsfunctionaliteit. In de raadsinformatie­ brief wordt in reactie op de aanbeveling in het toezichtverslag over 2022 verklaard, dat het team DIV per van toepassing zijnde taakapplicatie een businesscase gaat opstellen om een rechtmatige vernietiging van data en informatie uit deze applicaties mogelijk te maken. Ook wordt in de reactie aangegeven, dat een aantal van deze businesscases ter besluit­ vorming gereed is. Voorbeelden van dergelijke taakapplicaties zijn applicatie Bakerware van de Gemeentelijke Belastingdienst, en de bij het Subsidiebureau in gebruik zijne applicatie Easyfunders. In geval van beide applicaties heeft de archiefinspectie geadviseerd om de benodigde func­ tionaliteit aan te (laten) brengen, om zo een rechtmatige vernietiging van data en infor­ matie inzake de gemeentebelastingen en subsidies te kunnen waarborgen.

In mei 2023 heeft de archiefinspectie aangegeven in te stemmen met het geven van groen licht aan de leverancier van Easyfunders voor de ontwikkeling van een vernietigingsmodule. Vanuit haar toezichtrol blijft de archiefinspectie de ontwikkelingen met betrekking tot dit onder­ werp nauwgezet volgen.

6. OVERBRENGING VAN PLAATS

ARCHIEFBESTANDEN

NAAR

DE

ARCHIEFBEWAAR­

Volgens de Archiefwet dient overheidsinformatie ouder dan 20 jaar in goede, geordende en toegankelijke staat te worden overgebracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats. In 2023 is het bewerken en inventariseren van de in archiefruimte S07 in het Stadskantoor geplaatste te bewaren en over te brengen archiefbestanden van de gemeente Dordrecht uit de periode 1990-1999 gecontinueerd. Daarnaast is de intentie uitgesproken om ook voor de bewerking van de in archiefruimte S07 aanwezige archiefbestanden uit de perioden 2000-2009 en 2010-2019 externe hulp in te schakelen. Hierbij zullen intensieve kwaliteits­ controles door het team DIV noodzakelijk en van groot belang zijn.

7. ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E-DEPOTS De door de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid beheerde bouwdossiers van de gemeente Dordrecht staan opgeslagen in een ruimte in de kelder van het Stadskantoor van de ge­ meente Dordrecht. Uit een inspectie bleek dat deze ruimte geheel niet voldeed aan de in de Archiefregeling gestelde eisen. Uit een inventarisatie kwam naar voren dat de in de ruimte aanwezige, bij de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid in beheer zijnde bouwdos­ siers (archief 'Bouwen en Wonen') circa 630 strekkende meter beslaan. Dit archiefbestand dient te worden bewerkt en vervolgens verplaatst naar een archiefruimte, die voldoet aan de in de Archiefregeling gestelde eisen. In de raadsinformatiebrief als reactie op de aan­ beveling in het toezichtverslag over 2022 wordt aangegeven dat de bouwdossiers waar mogelijk in 2024 worden bewerkt. Vervolgens zullen de wettelijk over te brengen bouw­ dossiers (ouder dan 20 jaar) worden overgebracht naar het Regionaal Archief Dordrecht en het overgebleven gedeelte in een goedgekeurde archiefruimte worden geplaatst.

Regionaal Archief Dordrecht

Maart 2024

Verslag van de gemeentearchivaris 2023

13

Aanbeveling De bouwdossiers in de afgekeurde ruimte in de kelder van het Stadskantoor dienen met de hoogste prioriteit te worden bewerkt en overgebracht naar een archiefruimte die voldoet aan de in de Archiefregeling gestelde eisen.

Ook in 2023 heeft de archiefinspectie in het kader van het project Huis van Stad en Regio aandacht gevraagd voor de noodzaak om voor Dienstverlening Drechtsteden in het nieuw te bouwen Huis van Stad en Regio een archiefruimte te creëren conform de in hoofdstuk 4 van de Archiefregeling gestelde eisen, aangezien de nog niet overgebrachte, bij Dienstver­ lening Drechtsteden in beheer zijnde registers en brondocumenten volgens de geldende selectielijst voor permanente bewaring in aanmerking komen. De ontwikkelingen in 2023 betreffende de archiefbewaarplaats en rond het inrichten van een e-depot voor de gemeente Dordrecht en de bij het Regionaal Archief Dordrecht aan­ gesloten gemeenten en openbare lichamen worden geschetst in het bijgevoegde verslag van de gemeentearchivaris inzake het beheer van de archiefbewaarplaats en de daarnaar overgebrachte archieven9.

8. TER BESCHIKKING STELLING VAN NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS OVER­ GEBRACHTE INFORMATIE De informatieobjecten opgemaakt en ontvangen door de gemeente Dordrecht die conform de Archiefwet 1995 zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats zijn toegankelijk en beschikbaar voor het publiek. De archiefinventarissen zijn beschikbaar via de website van het Regionaal Archief Dordrecht. De uit de archiefbewaarplaats opgevraagde informatie kan kosteloos fysiek in de studiezaal worden geraadpleegd voor zover er geen openbaarheidsbeperkingen zijn opgenomen. Zie voor meer details het bijgevoegde verslag van de gemeentearchivaris inzake het beheer van de archiefbewaarplaats en de daarnaar overge­ brachte archieven.

9. RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID Een calamiteitenplan initieert preventieve en repressieve maatregelen om de risico's op schade aan de archieven als gevolg van brand, wateroverlast, schimmels, ongedierte en diefstal te minimaliseren. Het in 2014 vastgestelde calamiteitenplan dient te worden geac­ tualiseerd. Het aangepaste calamiteitenplan is in concept gereed. In het plan zijn de pro­ cedures met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van archiefbestanden opgeno­ men. In de raadsinformatiebrief als reactie op de aanbeveling in het toezichtverslag over 2022 staat vermeld dat het geactualiseerde calamiteitenplan in 2024 ter vaststelling aan het College van Burgemeester en Wethouders wordt aangeboden.

10. MENSEN EN MIDDELEN De uitvoering van de taken met betrekking tot het informatie- en archiefbeheer van de gemeente Dordrecht worden uitgevoerd door het team DIV van de Servicegemeente Dor­ drecht. DIV voert de werkzaamheden ook uit voor de gemeenten Alblasserdam, Hardinxveld-Giessendam, Hendrik-Ido-Ambacht, Papendrecht, Sliedrecht en Zwijndrecht en de Gemeenschappelijke Regeling Sociaal. De bezetting is krap om alle soorten wettelijk ver­ plichte werkzaamheden tijdig te kunnen realiseren, mede in aanmerking genomen dat naast het reguliere werk, diverse projecten de nodige personele inzet vragen. Het is van belang dat er voldoende medewerkers beschikbaar zijn om de nodige werkzaamheden goed te kunnen uitvoeren.

9 Zie: ‘Jaarverslag van het Regionaal Archief Dordrecht over het jaar 2023’ door drs. T.J. de Bruijn (februari 2023), par. 2.

Regionaal Archief Dordrecht

Maart 2024

Verslag van de gemeentearchivaris 2023

14

Zoals in paragraaf 2 aangegeven, zijn ten behoeve van de kwaliteitszorg in de formatie van DIV twee fte opgenomen. In 2023 is de formatie voor de kwaliteitszorg door inhuur op orde gebracht. Het is belangrijk om de beschikbare fte voor de kwaliteitszorg volledig op peil te houden om de kwaliteitscontroles onverminderd te kunnen voortzetten, aangezien voor het vormen van een compleet en betrouwbaar duurzaam digitaal archief goede kwa­ liteitscontroles onmisbaar zijn.

Aldus vastgesteld d.d. 4 april 2024,

De gemeentearchivaris van Dordrecht,

drs. TJ. de Bruijn

Regionaal Archief Dordrecht

Maart 2024

regionaal archief dordrecht

Jaarverslag van het Regionaal Archief Dordrecht

over het jaar 2023

Teun de Bruijn, gemeentearchivaris februari 2024

Inleiding Op grond van de Archiefverordening is de gemeentearchivaris verplicht om het Col­ lege van Burgemeester en Wethouders jaarlijks verslag te doen van het beheer van de archiefbewaarplaats en de daarnaar overgebrachte archieven. Sinds 2017 is deze verantwoording in een afzonderlijk jaarverslag van het Regionaal Archief Dordrecht opgenomen. Dit jaarverslag wordt tevens als bijlage aan het verslag van de ge­ meentearchivaris omtrent het toezicht op de gemeentelijke informatiehuishouding toegevoegd. Het Regionaal Archief Dordrecht is een onderdeel van het Cluster Dordrechts Mu­ seum van de gemeente Dordrecht, dat bestaat uit de cultuurorganisaties het Dor­ drechts Museum, Hof van Nederland, Huis Van Gijn en het Regionaal Archief Dor­ drecht. Het beheert onder andere de archieven van de gemeente Dordrecht, Alblasserdam, Hardinxveld-Giessendam, Hendrik-Ido-Ambacht, Hoeksche Waard, Papendrecht, Sliedrecht, Zwijndrecht, de voormalige gemeente Molenwaard, de voor­ malige waterschappen De Groote Waard en IJsselmonde, het voormalige Zuive­ ringsschap Hollandse Eilanden en Waarden en de meeste gemeenschappelijke re­ gelingen in Zuid-Holland Zuid.

Ook in 2023 heeft de uitvoering van de Auteurswet en de Algemene Verordening Gegevensbescherming en daarmee het digitaal beschikbaar stellen van beeld en informatie via het internet weer uitgebreid op de agenda van het Nederlandse ar­ chiefwezen gestaan. Daarnaast is er veel aandacht besteed aan de invoering van de Omgevingswet (op 1 januari 2024 van kracht geworden), de Wet open overheid en de afronding van een nieuwe Archiefwet, waarin onder andere de overbrengings­ termijn teruggebracht wordt van twintig naar tien jaar. De wet zal mogelijk in 2024 in werking treden.

1K

iDp.fiepeh'fÖod

■HF IR

1

E' I. KAUI l\(,

H. I. AMtVM >11

ZXMIMWr» HT

RIIMIFRKERK

In 2023 is de Collectie Louis Akkermens gedigitaliseerd. Akkermans (1905-1999) is in Rot­ terdam geboren, waar hij een opleiding aan de Kunstacademie heeft gevolgd. In de jaren 20 verhuist hij naar Dordrecht, waar hij zijn hele verdere leven als zelfstandig reclametekenaar heeft gewerkt. Naast het reclamewerk maakt hij ook ontwerpen voor ex libris en omslagen voor boeken, zoals van Kar! May en Daniël Defoe. In dit jaarverslag zijn op diverse plaatsen afbeeldingen uit deze collectie terug te vinden. 2

1.

Organisatie

In 2023 zijn we geconfronteerd met een aantal onverwachte (wereld)crises. Toch is het het eerste jaar, waarin we weer volledig zonder de beperkingen van de coronapandemie hebben kunnen werken. Gedeeltelijk thuiswerken en digitaal verga­ deren zijn echter wel een onderdeel van het nieuwe normaal geworden. Het aantal collega's dat nog full time op kantoor werkt, is tegenwoordig op één hand te tellen. Dit jaar is er aan het thema diversiteit, inclusie en gelijkwaardigheid en aan het formuleren van een nieuwe missie en visie van het Cluster Dordrechts Museum en het Team Archief uitgebreid aandacht besteed. In december is deze missie en visie op de website van alle locaties geplaatst.

Samen bruggen bouwen voor verbeeldingskracht Wij zijn de Dordrechts Museum Organisatie. Vier blikopeners in één: Huis Van Gijn, het Regionaal Archief Dordrecht, Hof van Nederland en het Dor­ drechts Museum zelf. We zijn net zo verschillend als onze bezoekers, maar hebben één ding gemeen: we kijken met ons hart. Of je nu voor het eerst een archief of museum bezoekt of er de deur platloopt, uit Dordrecht komt of van ver daarbuiten, een kleine portemonnee hebt of een grote; voor ons ben je net zo belangrijk als de collectie die we beheren. We zijn namelijk zoals het Dordtenaren betaamt - bruggenbouwers. Wat wil je, met al dat water om ons heen. Als oudste stad van Holland heeft Dordrecht door de eeuwen heen een schat aan verhalen verzameld. Over de Eerste Vrije Statenvergadering bijvoor­ beeld die hier gehouden werd. Het begin van de gedachte dat je vrij moet kunnen zijn om te denken wat je denkt, te geloven wat je gelooft en te zijn wie je bent. Of over de handelsroutes die in de Middeleeuwen dwars door de stad liepen, en waarmee Dordrecht niet alleen kruispunt van goederen, maar ook van culturen en ideeën werd. Dit erfgoed vormt de basis van onze organisatie. We bewaren deze collectie zorgvuldig, voor nu en voor de toe­ komst, en zorgen ervoor dat iedereen ervan kan genieten.

Door bruggen te bouwen tussen vroeger en nu, tussen verschillende per­ spectieven, werelden, bezoekers, kunstenaars en meningen. Dat doen we zorgvuldig en samen met jou. Zodat er ruimte ontstaat. Ruimte waarin je kunt verkennen, dromen, ontdekken, fantaseren. Kortom, ruimte voor ver­ beeldingskracht. Jouw verbeeldingskracht vergroten is onze drijfveer. Het opent je hart en voedt je hoofd. En met vier gebouwen vol kunst en ge­ schiedenis kunnen we je een overvloed aan veranderende denkbeelden, in­ valshoeken en ideeën bieden.

We nodigen je uit in onze collectie op zoek te gaan. Te interpreteren, gren­ zen te verleggen, je te verwonderen, te laten troosten of nieuwe inzichten op te doen. Zo maken we nieuwe verhalen en voorzien we de oude van context. Samen bouwen we bruggen, zodat jij met een frisse blik de wereld in kunt kijken.

Daarnaast zijn er jaar- en teamplannen geschreven, waarin de ideeën voor 2024 aan bod komen. In 2022 is gestart met een jaarlijkse cyclus van dit soort plannen die moeten leiden tot kwartaalrapportages met de gerealiseerde doelen. 3

In januari heeft senior studiezaalmedewerker Sander van Bladel na bijna vijftien jaar besloten een overstap te maken naar het Stadsarchief in Den Bosch. Archivist Jan Willem Nieuwold is vervolgens doorgeschoven naar deze vrijgekomen functie, waardoor uiteindelijk in juli Joshuar Gomez als nieuwe archivist in dienst is getre­ den. Hij zal vooral worden belast met het actief verwerven van archieven, collecties en verhalen in samenwerking met gemeenschappen die nu ondervertegenwoordigd zijn in de archiefcollectie.

2.

Archiefinspectie en advisering Ook in 2023 zijn de archiefinspecteurs Robin Lassche en Louis Scheuneman vele malen om advies gevraagd, zoals over hoe de archieven in een goede, geordende en toegankelijke staat moeten worden overgebracht. Bovendien is er tijdens fre­ quent regulier overleg met de afdelingen informatiebeheer van de Servicegemeente Dordrecht, de gemeente Hoeksche Waard en een aantal gemeenschappelijke rege­ lingen, zoals de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid, de Dienst Gezondheid en Jeugd Zuid-Holland Zuid en de Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid veel aandacht besteed aan een adequaat archiefbeheer. Het monitoren van het gebruik van het Klant-, Zaak- en Archiefsysteem InProces in de Drechtsteden, het migreren van informatie naar vakapplicaties en het veiligstellen van emailboxen van sleutelfiguren zijn actuele onderwer­ pen gebleven. Daarnaast zijn er weer tientallen machtigingen tot vernietiging van archiefbe­ scheiden verleend.

/

4

In 2023 is een integrale archiefinspectie uitge­ voerd bij de Dienst Gezondheid en Jeugd ZuidHolland Zuid. Tevens zijn er vervolgfacetinspecties uitgevoerd naar de griffie-archieven in een aantal regiogemeenten en naar de kwaliteit en volledigheid van de digitale dossiers.

SCHEEPSLANTAARNS

Het Regionaal Archief Dordrecht heeft in 2018 besloten om gelet op de kennis, efficiëntie en kosten nauw met het Stadsarchief Rotterdam te gaan samenwerken met de ontwikkeling van een e-depot. In 2023 zijn de eerste stappen gezet om deze samenwerking te formaliseren, zodat de gemeente Dor­ drecht het e-depot van de gemeente Rotterdam aanwijst als digitale archiefbewaar­ plaats met behoud van alle archiefwettelijke verantwoordelijkheden. Daarnaast is er gestart met het opstellen van richtlijnen voor het overbrengen van particuliere digitale archieven naar het Regionaal Archief Dordrecht, zodat die in de nabije toe­ komst aan de hand van standaarden in het e-depot kunnen worden geplaatst.

In 2023 is begonnen met het opstellen van hotspotlijsten. Hotspots zijn gebeurte­ nissen die tussen overheid en burgers of tussen burgers onderling veel commotie en beroering hebben losgemaakt. Voor elke gemeente afzonderlijk zal er één wor­ den opgesteld, hoewel een aantal hotspots op elke lijst zal voorkomen. Daarbij kan gedacht worden aan de zwarte pieten-discussie, de coronapandemie, de Oekraïense vluchtelingen, de energiecrisis en de verontreiniging door Chemours. Begin 2024 zullen de lijsten door de zorgdragers worden vastgesteld.

4

3.

Acquisitie In 2023 is de collectie van het Regionaal Archief Dordrecht met ongeveer 75 strek­ kende meter gegroeid. Het betreft zowel overheids- als particuliere archieven uit Dordrecht en de regiogemeenten, waarmee een dienstverleningsovereenkomst is gesloten. Daarnaast zijn ook de beeldcollectie, de archiefbibliotheek en de collecties bewegend beeld en geluid met een aantal objecten aangevuld. We zijn gestart met het project Het archief vertelt... de Wereldwijven voor het vastleggen van ander­ soortige verhalen en het verwerven van egodocumenten. Dit project wordt in 2024 voortgezet.

De belangrijkste aanwinsten in 2023 staan hieronder vermeld:

Aanwinsten aan archieven Collectie van bouwvergunningen van de Gemeente Oud-Beijerland (archief 1342) Collectie Indisch Dordrecht (archief 1386) De Sportbond en haar rechtsvoorgangers (archief 1387) Jan Lighthartschool te Sliedrecht (archief 1388) Lionsdub Alblasserwaard-Tablis (archief 1389) Collectie 'Michael Winkel' (archief 1390) Nederlandse Bond van Plattelandsvrouwen, Afdeling Nieuw-Lekkerland (archief 1392) Firma Voormolen te Nieuwpoort (archief 1393) Korfbalvereniging Deetos/Snel (archief 1394) Rooms-Katholiek Kerkkoor Sint-Caecilea (archief 1395) Gymnastiekvereniging Sport Staalt Spieren te Sliedrecht (archief 1396) Aanvulling op de Handschriftenverzameling (archief 150) Aanvulling op de Gemeente Nieuw-Lekkerland, 1925 - 1990 (archief 1064) Aanvulling op de Gemeente Groot-Ammers, 1936 - 1984 (archief 1090) Aanvulling op de Collectie van bescheiden met betrekking tot de schrijver C. Buddingh' (archief 1184) Aanvulling op de Vereniging van Kerkvoogdijen in de Nederlandse Hervormde Kerk (archief 1314) Aanvulling op de Gemeente Papendrecht, 1992 - 2008 (archief 1316) Aanvullingen op de Burgerlijke Stand en Bevolking van de gemeente Dordrecht en de meeste regiogemeenten

VITAMINE

EXTRA

VOOR

HOND ,RAM N6TT-

£

EX TR*

EN

EN

KAT

VITAMINE

HOND

KAT

N V FERSTE NED DOGCAKfSFA8R>fK

DORDRIO

VLEES

VLEES 5

Omvangrijke aanvullingen van de archiefbibliotheek Publicaties betreffende Dordrecht en de regio Zuid-Holland Zuid (archief 489) Omvangrijke aanvullingen van de beeldcollectie Aanvulling op de Gemeentelijke Prentverzameling (archief 552) Aanvulling op de Collectie W. Meijers (archief 555)

4.

Toegankelijkheid In 2023 is weer een aantal archieven geïnventariseerd en daarmee toegankelijk gemaakt via de website. Daarnaast zijn de overheidsarchieven in een geordende en toegankelijke staat, dus met een inventaris overgebracht naar de archiefbewaar­ plaats.

Er zijn onder andere inventarissen gemaakt op:

Brouwerij 'De Sleutel' (archief 236) Stichting 'Vakantie-kinderfeesten' en haar rechtsvoorganger (archief 261) Kapittel 'La Flamboyante' (archief 1013) Gemeente Nieuw-Lekkerland, 1925 - 1990 (archief 1064, aanvulling) Collectie van bestemmingsplannen van gemeenten gelegen in de Regio Zuid-Hol­ land Zuid (archief 1233) Vereniging van Kerkvoogdijen in de Nederlandse Hervormde Kerk (archief 1314, aanvulling) Classis Dordrecht van de Protestantse Kerk in Nederland en haar rechtsvoorgangers (archief 1325) Nederlandse Hervormde Gemeente van Nieuw-Beijerland (archief 1366) De Sportbond en haar rechtsvoorgangers (archief 1387) Jan Lighthartschool te Sliedrecht (archief 1388) Lionsclub Alblasserwaard-Tablis (archief 1389) Rooms-Katholiek Kerkkoor Sint-Caecilea (archief 1395) Bovendien is het project Portretkunst in Dordrecht voortgezet en afgerond. Daar­ naast is er gestart met het beschrijven van de Bibliotheek Vriesendorp en worden de Documentatieverzameling en de Collectie Bewegend Beeld beter ontsloten. Een grote groep vrijwilligers is doorgegaan met het nader ontsluiten van de regis­ ters van de burgerlijke stand en de gezinskaarten van de gemeente Dordrecht en met de notariële akten van Dor­ drecht. Met inzet van vrijwilligers en de commentaren van bezoekers van de beeldbank zijn weer vele afbeeldingen beschreven en daarmee beter toeganke­ lijk gemaakt.

u dm

5.

0'

Restauratie en conservering

In het restauratieatelier aan de Vest is een groep vrijwilligers doorgegaan met het conserveren en (her)verpakken van archieven in zuurvrije omslagen en do­ zen. Dit jaar is weer ongeveer 100 meter archiefmateriaal opnieuw verpakt. Pa-

■ ƒ

-i

DANIËL DEFOE

rSpKJNJOW CM/7OIX 6

pierrestaurator Vera van Kempen-Keijzers is met ondersteuning van Gabriella Lemkes bezig met het restaureren en opnieuw opzetten van de Gemeentelijke Prent­ verzameling. Het gaat hierbij met name om de grootformaat tekeningen, prenten en aquarellen. Behoudsmedewerker Paul Glerum heeft weer duizenden gedigitali­ seerde foto's genummerd en opgezet. Bovendien is weer een groot aantal geschon­ ken Bijbels van een passende, beschermende doos voorzien. In het kader van conservering en digitalisering zijn in 2023 ongeveer 20.000 foto's, affiches, kaarten en prenten opgenomen, bewerkt en via de beeldbank op de web­ site beschikbaar gesteld.

In 2023 heeft de papierrestaurator de uitvoering van het restauratieplan voor alle papieren objecten in de Collectie Dordrecht voortgezet. Ze is daarnaast betrokken geweest bij de inrichting van tentoonstellingen in het Dordrechts Museum en Hof van Nederland en met het gereed maken van objecten voor (internationale) uitle­ ningen.

6. ■^4 Icwuk Mi de.

"'X'L',

K NU

huuu ieJ tad

andm lauuten tifn. Tiad de andei «« fuuu „STOPEX"

dan tMU dil tuei feleued BIJ ELKE GOEDE GARAGE UIT

VOORRAAD LEVERBAAR

Archiefbewaarplaats

Door de overbrenging van overheidsarchieven die ou­ der zijn dan twintig jaar was er in de archiefdepots een tekort aan ruimte ontstaan. Met de extra ruimte die in 2019 is gerealiseerd, was de verwachting dat er tot uiterlijk 2025 depotruimte beschikbaar zou zijn. De komende jaren is er echter nog ongeveer acht strek­ kende kilometer aan overheidsarchieven te verwach­ ten. Omdat er in het nieuwe Dordthuis geen archief­ ruimte is gepland en de achterstanden in het bewer­ ken van de tienjarenblokken en bouw- en milieuver­ gunningen van de gemeente Dordrecht voortvarend worden aangepakt, is de overbrenging eerder te ver­ wachten dan gepland. Eind 2023 is er daarom een ge­ meentelijk projectteam gevormd die onderzoekt hoe en op welke termijn het Stadsdepot kan worden uit­ gebreid. Daarnaast staan de verduurzaming van het Stadsdepot met een stabiel klimaat, dat aan alle ar­ chiefwettelijke eisen voldoet prominent op de agenda.