ontwerp Jaarstukken 2023 OZHZ.pdf

Jaarstukken 2023 – vastgesteld door het DB op 11 april 2024

25

begrotingswijzigingen tot extra onttrekkingen. De extra onttrekkingen uit de reserves dienden hoofdzakelijk ter dekking van het verwachte tekort in 2023 als gevolg van de stijging van de CAO-lonen en overige prijsstijgingen.

Algemene reserve Bij Burap 1 heeft het AB besloten om een bedrag van € 567.000 te laten vrijvallen uit de algemene reserve, gelet op het lagere risicoprofiel van OZHZ in de jaarrekening 2022. Deze vrijval zou worden aangewend als dekking voor het verwachte tekort in 2023. Bestemmingsreserve doorontwikkeling De doorontwikkeling dient om OZHZ op het gebied van houding en gedrag klaar te stomen voor de Omgevingswet. De onttrekking in 2023 is voor extra opleidings- en inwerkkosten in het kader van de instroom van nieuwe medewerkers. Materieel budget PZH In het kader van de vervanging van een vaartuig is het oude vaartuig verkocht. Door een (spoed)reparatie, in de vorm van her-motorisering in 2021 heeft dit een boekverlies opgeleverd van € 29.000. Dit boekverlies wordt gedekt uit de reserve materieel budget PZH. Bestemmingsreserve Digitalisering OZHZ streeft naar een volledige digitalisering van de werkprocessen. Dit draagt bij aan de maatschappelijke wens tot een snelle en transparante informatievoorziening en een vlottere afdoening van zaken. De onttrekking in 2023 betreft de inrichting en optimalisatie van het nieuwe VTH-systeem Open Wave, het werken met key-users etc. De daadwerkelijke digitaliseringslag zal in de komende jaren nog tot verdere acties leiden rond Open Wave waarvoor de reserve niet langer kan worden ingezet.

Bestemmingsreserve Frictievergoeding De reserve is bedoeld voor improductiviteit ten gevolge van het inwerken van nieuwe medewerkers en het bevorderen van uitstroom of doorstroom naar andere functies. Beiden zijn nodig om de formatie kwalitatief en kwantitatief op orde te brengen. Over 2023 heeft geen onttrekking plaatsgevonden omdat het (geringe) verlies

Jaarstukken 2023 – vastgesteld door het DB op 11 april 2024

26

aan productiviteit kon worden opgevangen binnen de exploitatie als gevolg van hogere omzet. De verwachting is dat deze ruimte in de exploitatie er in 2024 niet meer is, en dat de reserve dan ingezet zal worden voor de dekking van improductiviteit vanwege inwerken van nieuwe collega's, en vanwege de extra (improductieve) uren die moeten worden gemaakt voor de implementatie en inrichting van nieuwe systemen (DMS, Myforms, opschoning het kader van ICT Beweegt). Bestemmingsreserve Regieplan: Beter benutten van data OZHZ en zijn opdrachtgevers zien in de maatschappelijke opgaven van de gemeenten en provincie in de komende periode belangrijke kansen en uitdagingen. De Ontwikkelaanpak (voorheen Regieplan) biedt een programmatische, doelgerichte, aanpak. Deze aanpak krijgt vorm in de data ambitie. Een deel van het programma Beter Benutten van Data wordt gedekt uit deze bestemmingsreserve. Bestemmingsreserve Archiefwet Op advies van de Regionale Archivaris heeft OZHZ een plan gemaakt voor het inlopen van achterstanden die zijn ontstaan in de selectie en vernietiging van het 538 meter strekkende archief in het kantoor van OZHZ over de periode 1995 – 2016. In 2022 en 2023 is de achterstand ingelopen. De opdracht is uitbesteed aan een externe partij. De onttrekking over 2023 betreft het laatste deel van de externe kosten van deze partij.

In 2024 wordt met het oog op de transitie vanwege ICT Beweegt en de aanbesteding van een nieuw DMS, een nieuw totaalplan opgesteld voor de opschoning en digitalisering van het digitale archief en het restant van het papieren archief dat bij Oasis in Almere staat. Bestemmingsreserve Nieuw werk concept De reserve werd ingezet voor de transitie naar het nieuwe werk concept. Het laatste deel van de reserve is vrijgevallen. Het betreft de projectorganisatie en aanpassing van de kantoorinrichting.

Jaarstukken 2023 – vastgesteld door het DB op 11 april 2024

27

2. Paragrafen Het Besluit Begroting en Verantwoording stelt de volgende paragrafen verplicht in de programmabegroting en de jaarstukken. 1. Lokale heffingen 2. Weerstandsvermogen en risicobeheersing 3. Onderhoud kapitaalgoederen 4. Financiering 5. Bedrijfsvoering 6. Verbonden partijen 7. Grondbeleid De paragrafen “lokale heffingen”, “verbonden partijen” en “grondbeleid” zijn niet op OZHZ van toepassing, omdat OZHZ niet wordt gefinancierd door heffingen, niet participeert in verbonden partijen en geen gronden in bezit heeft. De overige paragrafen zijn hieronder toegelicht. Het weerstandsvermogen geeft aan hoe robuust de meerjarenbegroting is en geeft inzicht in de financiële draagkracht van OZHZ indien zich onvoorziene gebeurtenissen voordoen. In de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen wordt aangegeven hoe kapitaalgoederen worden beheerd. De financieringsparagraaf is een belangrijk instrument voor het transparant maken en daarmee voor het sturen, beheersen en controleren van de financieringsfunctie. De paragraaf bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens rond de bedrijfsvoering.

Jaarstukken 2023 – vastgesteld door het DB op 11 april 2024

28

2.1

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

Het weerstandsvermogen geeft aan hoe robuust de meerjarenbegroting is en geeft inzicht in de financiële draagkracht van OZHZ indien zich onvoorziene gebeurtenissen voordoen. Een exact sluitende meerjarenbegroting zonder toereikende buffer betekent dat elke onvoorziene financiële tegenvaller direct dwingt tot bezuinigen om alsnog een structureel sluitende begroting te houden. In dat geval staat het beleid van OZHZ ook direct onder druk. Daarom heeft OZHZ op elk moment voldoende weerstandscapaciteit nodig.

2.1.1

Begripsomschrijving

Het weerstandsvermogen is de relatie tussen de risico’s, waarvoor geen specifieke maatregelen zijn getroffen enerzijds, en de capaciteit van middelen en mogelijkheden (weerstandscapaciteit) die de organisatie heeft om niet begrote kosten op te vangen anderzijds. Hoe groot die weerstandscapaciteit moet zijn, is afhankelijk van de risico’s die OZHZ op dat moment loopt. Hiertoe worden strategische risico’s onderscheiden van de reguliere. Reguliere risico’s doen zich regelmatig voor en zijn over het algemeen goed meet- en beheersbaar. Voorbeelden van beheersmaatregelen zijn het afsluiten van verzekeringen, het vormen van voorzieningen, het creëren van bestemmingsreserves en het inrichten van de administratieve organisatie en interne controle. Kenmerkend aan strategische risico’s is dat er sprake is van niet of nauwelijks beïnvloedbare (externe) risico’s. Meestal is de kans dat het risico zich voordoet klein, terwijl de financiële gevolgen groot kunnen zijn. Beide zijn moeilijk in te schatten. Dergelijke risico’s kunnen samenhangen met bezuinigingen bij opdrachtgevers, onvoorziene kostenstijgingen, productiviteitsverlies en veranderingen in de vraag. De verhouding tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit geeft het weerstandsvermogen aan.

2.1.2

Beleid OZHZ inzake risico’s en weerstandsvermogen

De weerstandscapaciteit van OZHZ bestaat uit de algemene reserve, het budget onvoorzien en de (structureel) aanwezige begrotingsruimte. Voorzieningen behoren niet tot de weerstandscapaciteit. Uitgangspunt is dat de structurele begroting van OZHZ sluitend is. Echter, als OZHZ geconfronteerd wordt met incidentele uitgaven die leiden tot een nadelig exploitatieresultaat, dan wordt dit nadelige resultaat ten laste gebracht van de deelnemers in de GR OZHZ. De wijze waarop dit gebeurt is vastgelegd in de financiële verordening OZHZ. Het weerstandsvermogen/de algemene reserve van OZHZ wordt gevoed uit de positieve exploitatieresultaten, totdat de vereiste weerstandscapaciteit is bereikt. In paragraaf 2.1.3 vindt een verdere uitwerking plaats van het risicoprofiel. De totale benodigde weerstandscapaciteit wordt vervolgens gerelateerd aan de aanwezige weerstandscapaciteit.

Jaarstukken 2023 – vastgesteld door het DB op 11 april 2024

29

2.1.3

1

Risicoprofiel Omgevingsdienst

Benodigde weerstandcapaciteit

Categorie

Omschrijving risico

Effect

Impact

Kans

Beheersmaatregel

Financieel restrisico

Wettelijke taken

Bezuiniging

Schaalnadeel

Medium

Medium

Frictiekostenregeling

347

174

Regionaal Uitvoeringsniveau Flexibele schil Tarifiëring 2

Overige omzet (offerte en subsidie)

Bezuiniging

Schaalnadeel

Groot

Hoog

Flexibele schil

603

453

3

Ziekteverzuim

Hoger dan norm (5%)

Exploitatieverlies

Groot

Laag

Verzuimbeleid

495

124

4

Omgevingswet

Omzetdaling

Schaalnadeel

Groot

pm

Frictieregeling

pm

pm

1.446

750

Separaat wetgevingstraject Totaal benodigd weerstandsvermogen

Waarschijnlijkheid Zeer hoog

Kans > 75%

Hoog

Kans > 50% en < 75%

Medium

Kans > 25% en < 50%

Laag

Kans < 25%

Impact Groot

financieel risico > € 400.000

Medium

financieel risico > € 150.000 en < € 400.000

Klein

financieel risico < € 150.000

Algemeen OZHZ heeft aangegeven een tekort voor 2023 te verwachten. Dit tekort was door OZHZ aanvankelijk op € 1,3 mln geraamd. In Burap 1 2023 heeft OZHZ aan het bestuur een actuelere raming kunnen geven: op basis van de werkelijke doorrekening van de CAO 2023 en door vrijval van een deel van de algemene reserve als gevolg van een verlaagd risicoprofiel, verwachtte OZHZ een tekort van € 534.000. Het AB heeft besloten om dit tekort in 2023 ten laste van het weerstandsvermogen te brengen, wat daardoor fors zou slinken. Tegelijk heeft het AB besloten om in vier jaar het weerstandsvermogen weer op het gewenste niveau te brengen, door in elk geval de (eventuele) positieve rekeningresultaten uit die jaren, toe te voegen aan de algemene reserve (en dus niet terug te geven aan de deelnemers). Ook voor 2024 wordt een tekort voorzien vanwege een hogere stijging van CAO-lonen en inhuurtarieven dan geraamd in de begroting 2024. OZHZ heeft daarvoor een begrotingswijziging ingediend bij het AB, die momenteel voor zienswijzen bij de raden en staten ligt. Naar verwachting zal het AB op 29 maart 2024 een besluit nemen over deze begrotingswijziging; om die reden zijn loon- en prijsontwikkeling en de ontwikkeling van inhuurtarieven niet meegenomen in bovenstaand risicoprofiel.

Jaarstukken 2023 – vastgesteld door het DB op 11 april 2024

30

1.

Bezuiniging wettelijke taken en inwonerbijdrage

Met de uitvoering van wettelijke taken en inwonerbijdrage is een budget van circa € 28,9 mln. gemoeid. Gegeven de financiële positie van gemeenten is de kans op bezuinigingen medium (50%). Met inbegrip van onderstaande beheersmaatregelen is de financiële impact medium (€ 347.000). Daarbij is ervan uitgegaan dat het effect gedurende een periode van 2 jaar kan worden gedekt uit het weerstandsvermogen. Beheersmaatregelen -

De gemeenten hebben een minimaal regionaal uitvoeringsniveau (RUN) vastgesteld voor de uitvoering van milieutaken. Daarmee is een zekere mate van continuïteit gewaarborgd.

-

PZH heeft in dit kader de nota Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH) vastgesteld.

-

Daarnaast zijn in de bijdrageverordening bepalingen opgenomen ten aanzien van de meerjarige budgetten. Opdrachtgevers die individueel meer willen bezuinigen dan de norm van 2% per jaar, dienen een frictievergoeding te betalen.

-

Het capaciteitsbeleid van OZHZ. Voor de wettelijke taken geldt dat budgetten binnen zekere marges mogen fluctueren. Doelstelling is om 90% van de benodigde capaciteit in te vullen met eigen formatie.

-

Voor het restant wordt de zogenaamde “flexibele schil” ingezet.

-

Structurele effecten worden opgevangen in het tarief.

Benodigde weerstandscapaciteit Vanwege bovengenoemde beheersmaatregelen beperkt de benodigde weerstandscapaciteit zich grotendeels tot de schaalnadelen, in geval van bezuinigingen. Inschatting is een bedrag van circa € 174.000. 2.

Overige omzet

De overige taken betreffen onder meer de offertetaken en subsidies. Met de uitvoering is een budget van circa € 2 mln. per jaar gemoeid. De kans op bezuinigingen is hoog (75%). Gerekend over een periode van 1 jaar en met inbegrip van onderstaande beheersmaatregelen wordt de financiële impact ingeschat op hoog (€ 603.000). Beheersmaatregelen Voor de adviestaken geldt dat er tot nu toe geen sprake is van enige verplichting naar gemeenten om werk bij OZHZ neer te leggen. Doelstelling is om 90% van de benodigde capaciteit in te vullen met eigen formatie. Voor het restant wordt de zogenaamde “flexibele schil” ingezet. Daarmee kan flexibel worden ingespeeld op omzetfluctuaties. Benodigde weerstandscapaciteit Vanwege bovengenoemde beheersmaatregelen beperkt de benodigde weerstandscapaciteit zich tot de schaalnadelen, in geval van bezuinigingen. Op basis van de jaarrekening is de inschatting circa € 453.000.

Jaarstukken 2023 – vastgesteld door het DB op 11 april 2024

31

3.

Ziekteverzuim

In de begroting wordt uitgegaan van een norm voor ziekteverzuim van 5%. In geval van een hoger ziekteverzuim, is er sprake van productiviteitsverlies. Een laag risico is reëel gezien de ervaringscijfers over 2023 (uitkomst ziekteverzuim over 2023 is 4,6%); de financiële impact met inbegrip van onderstaande beheersmaatregelen is groot (€ 495.000), gerekend over een periode van een jaar. De kans wordt ingeschat op laag (25%). Beheersmaatregelen: -

Het verzuimbeleid van OZHZ.

-

Monitoren ziekteverzuim gedurende het jaar.

-

De norm van 5% is financieel vertaald in de begroting.

Benodigde weerstandscapaciteit Door bovengenoemde beheersmaatregel is een weerstandscapaciteit benodigd van circa € 124.000. 4.

Herziening omgevingsrecht

De Omgevingswet heeft betrekking op bouwen, ruimtelijke ordening, milieu, water, natuur, infrastructuur en ontgrondingen en raakt daarmee rechtstreeks het werkdomein van OZHZ. Thans lopende separate wetstrajecten als de eerdergenoemde Wkb en de VTH-kwaliteitseisen zullen op termijn (deels of geheel) onderdeel worden van de Omgevingswet. Gekozen is voor een Omgevingswet als raamwerk, waarbij uitwerking van diverse vraagstukken en onderwerpen die voor de uitvoeringspraktijk cruciaal zijn, in onderliggende regelgeving plaatsvindt. Op dit moment is er nog veel onzekerheid over de impact voor OZHZ en zijn opdrachtgevers. Beheersmaatregelen Het capaciteitsbeleid van OZHZ. Voor de wettelijke taken geldt dat budgetten binnen zekere marges mogen fluctueren. Doelstelling is om 90% van de benodigde capaciteit in te vullen met eigen formatie. Voor het restant wordt de zogenaamde “flexibele schil” ingezet. Benodigde weerstandscapaciteit Gegeven de onzekerheden kan de financiële impact nog niet worden bepaald.

2.1.4

Weerstandscapaciteit versus benodigde weerstandscapaciteit

De weerstandscapaciteit van OZHZ bestaat uit de algemene reserve en de post onvoorzien. De omvang van het weerstandsvermogen per ultimo 2023 bedraagt € 974.000. Gegeven het risicoprofiel is een weerstandsvermogen van € 750.000 benodigd. Het effect van de Omgevingswet is opgenomen als p.m. Bovenstaande is op basis van de stand van zaken per 31 december 2023. De inzet van het weerstandsvermogen in relatie tot het incidentele tekort over 2024 is hierin nog niet meegenomen. Dit betekent concreet dat bij inzet van het weerstandsvermogen voor dit incidentele tekort over 2024 het weerstandsvermogen weer aangevuld dient te worden tot het niveau van € 750.000.

Jaarstukken 2023 – vastgesteld door het DB op 11 april 2024

32

2.2

Onderhoud kapitaalgoederen

De omvang van de kapitaalgoederen is relatief beperkt, aangezien OZHZ de kapitaalgoederen grotendeels huurt of leaset. Het gaat daarbij om:  

Het huurcontract inzake de locatie Post 120; De uitbesteding van de ICT-dienstverlening bij het SGD (en derhalve geen eigen investering in een netwerk, rekencentrum en generieke hardware);



Leasecontracten voor het wagenpark.

De kapitaalgoederen van OZHZ betreffen voornamelijk gedane investeringen in de sfeer van huisvesting: OZHZ heeft in 2021 en 2022 fors geïnvesteerd om het kantoor geschikt te maken voor het hybride werken. Daarbij hoorden niet alleen de investeringen in het gebouw, maar ook de aanschaf van laptops voor alle medewerkers, docking stations voor alle werkplekken op kantoor, verbeterde audio-visuele apparatuur in de vergader- en projectruimtes, etc. Bij de vorming van OZHZ zijn de vaar- en voertuigen en specifieke apparatuur “om niet“ overgenomen van de provincie. De onderhoud- en gebruikskosten van deze activa worden gedekt uit de provinciale bijdrage. Binnen de materiële budgetten die vanuit de provincie zijn opgenomen bij OZHZ zijn middelen vrijgemaakt om de kapitaallasten te kunnen opvangen van de noodzakelijke vervangingen van de kapitaalgoederen. Bij de start van OZHZ is met de provincie overeengekomen dat de provincie de eerstkomende vervanging van het vaartuig De Pandion voor zijn rekening neemt. Inmiddels is de bouw van de vervangende Pandion in volle gang, en is de verwachting dat deze in het voorjaar van 2024 te water zal worden gelaten. Onderstaand een overzicht van de materiële vaste activa per categorie.

Bedragen x € Voor een nadere toelichting omtrent de opbouw en verloop van de materiële vaste activa wordt verwezen naar deel II jaarrekening; 1.2 toelichting op de balans.

Jaarstukken 2023 – vastgesteld door het DB op 11 april 2024

33

2.3

Financiering

De financieringsparagraaf in de begroting is een belangrijk instrument voor het sturen, beheersen en controleren van de financieringsfunctie. In het Treasurystatuut Omgevingsdienst Zuid-Holland-Zuid (vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 30 november 2016) zijn het begrippenkader en de doelstellingen van de treasury functie geformuleerd en geconcretiseerd naar de verschillende deelgebieden van treasury, risicobeheer, financiën en kasbeheer. Ook zijn de organisatorische randvoorwaarden weergegeven. Tot slot zijn in het statuut de uitgangspunten vastgelegd voor de informatie die noodzakelijk is om het gehele proces beheersbaar en meetbaar te houden. Algemene ontwikkelingen De treasury functie is gebaseerd op de Wet Fido. Een belangrijk element is het meer zicht krijgen op de ontwikkeling van de financieringspositie, zowel op de korte als lange termijn. Dit betreft met name het in beeld brengen van de behoefte aan financieringsmiddelen, gerelateerd aan de investeringsplanning en de inzet van vrijvallende dan wel beschikbaar komende financieringsmiddelen. Per 16 december 2013 is het Schatkistbankieren ingegaan. Decentrale overheden zijn verplicht om dagelijks overtollige kasgelden over te boeken naar het Rijk. Risicobeheer Algemene uitgangspunten met betrekking tot het risicobeheer zijn: 

Leningen en garanties uit hoofde van de "publieke taak" worden uitsluitend verstrekt aan door het Algemeen Bestuur goedgekeurde derde partijen;



Uit hoofde van de treasury functie kunnen middelen worden uitgezet indien deze uitzettingen een prudent karakter hebben en niet gericht zijn op het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico;



Het gebruik van derivaten is niet toegestaan.

Renterisicobeheer Algemene uitgangspunten met betrekking tot het renterisicobeheer zijn: 

Geen overschrijding van de renterisico norm conform de Wet Fido;



Nieuwe leningen/uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitsplanning;



De rente typische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening/uitzetting wordt zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie;



Streven naar spreiding in de rent typische looptijden en uitzettingen.

Jaarstukken 2023 – vastgesteld door het DB op 11 april 2024

34

Kasgeldlimiet Met de kasgeldlimiet is in de wet FIDO een norm gesteld voor het maximumbedrag waarop de organisatie haar financiële bedrijfsvoering met kortlopende middelen (looptijd < 1 jaar) mag financieren. Deze norm bedraagt 8,5% van het begrotingstotaal aan lasten voor bestemming, dus met uitzondering van de stortingen in de reserves. Voor 2023 bedraagt deze limiet 8,5% van € 32,88 mln. (omvang bijgestelde begroting) = € 2,80 mln. De liquide middelen betreffen rekening-courant tegoeden; deposito’s komen voort uit de financiering van het lopende bedrijf en de bestemmingsreserves. De totale netto vlottende schuld bedraagt -/- € 1,11 mln. en blijft daarmee ruim binnen de toegestane kasgeldlimiet. De ruimte bedraagt € 3,90 mln. Kasgeldlimiet

31-12-2023

31-12-2022

Omvang begroting

32.878

29.260

1 Toegestane kasgeldlimiet Percentage

8,5%

8,2%

Bedrag

2.795

2.399

opgenomen gelden < 1 jaar

0

0

schuld in rekening courant

0

0

door derden gestorte gelden 1 < jaar

0

0

overige schulden

1.669

1.590

Totaal

1.669

1.590

0

1

2.775

3.773

2 Vlottende schuld

3 Vlottende middelen contante gelden in kas tegoeden in rekening courant overige uitstaande gelden < 1 jaar

0

0

2.776

3.775

Totaal netto vlottende schuld (2 -/- 3)

-1.107

-2.185

Toegestane kasgeldlimiet

2.795

2.399

Ruimte

3.901

4.584

Totaal 4 Toets kasgeldlimiet

Bedragen x € 1.000

Jaarstukken 2023 – vastgesteld door het DB op 11 april 2024

35

Renterisico norm Het renterisico op de lange financiering wordt wettelijk begrensd door de renterisico norm. Als lange financiering wordt volgens de wet Fido aangemerkt: alle financieringsvormen met een rente typische looptijd groter dan 1 jaar. Het renterisico wordt gedefinieerd als het minimum van de netto nieuw aangetrokken schuld en de betaalde aflossingen, vermeerderd met het saldo van de contractuele renteherzieningen op de opgenomen en uitgezette geldleningen. Het renterisico op de lange termijn wordt beperkt tot de in de wet genoemde 20% van de restant hoofdsom van de rente typische langlopende leningen. Achterliggende reden voor het gebruik van de renterisico norm is de spreiding van het renterisico over de jaren. Doordat OZHZ per 31 december 2023 geen leningen heeft uitstaan is het renterisico nihil. Ook zijn er in 2023 geen kortlopende leningen aangegaan. Renterisiconorm

31-12-2023

31-12-2022

1 Renteherzieningen

0

0

2 Aflossingen

0

0

3 Renterisico

0

0

4 Begrotingstotaal

32.878

29.260

5 Percentage conform regeling

20,0%

20,0%

6 Renterisico norm

6.576

5.852

Berekening renterisico

Berekening rente risiconorm

Toetsing renterisico aan norm 3 Renterisico 6 Renterisico norm

Ruimte

0

0

6.576

5.852

6.576

5.852

Bedragen x € 1.000 Relatiebeheer Het betalingsverkeer is geconcentreerd bij de NV Bank voor Nederlandse Gemeenten. In 2013 heeft OZHZ een (verplichte) overeenkomst afgesloten met het ministerie van Financiën inzake het schatkistbankieren. Leningenportefeuille OZHZ heeft in 2023 geen leningen afgesloten. De stand van langlopende leningen is zowel per 1 januari 2023 als per 31 december 2023 nihil.

Jaarstukken 2023 – vastgesteld door het DB op 11 april 2024

36

Overige kentallen Ook op grond van de netto schuldquote, solvabiliteit en structurele exploitatieruimte kan worden geconcludeerd dat de vermogenspositie van OZHZ op orde is. Indicatoren financiering

Rekening 2022

Begroting 2023

Rekening 2023

Netto schuldquote

15,8%

-22,5%

17,0%

Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen

15,8%

-22,5%

17,0%

Solvabiliteitsratio

27,9%

10,9%

8,0%

Grondexploitatie

0,0%

0,0%

0,0%

Belastingcapaciteit

0,0%

0,0%

0,0%

Structurele exploitatieruimte

0,4%

0,5%

0,2%

Schatkistbankieren Conform het Schatkistbankieren zijn decentrale overheden verplicht om dagelijks overtollige kasgelden over te boeken naar het Rijk. OZHZ mag gemiddeld € 1 mln. aan middelen aanhouden buiten de schatkist (het zogenaamde drempelbedrag). Om te voorkomen dat OZHZ het drempelbedrag overschrijdt zijn de afspraken met de BNG inzake de afroming en overboeking aangescherpt. BNG roomt het banksaldo dagelijks automatisch af vanaf 200.000 euro en boekt het overschot over naar de schatkistrekening bij het Rijk. In 2023 is OZHZ ruimschoots onder het drempelbedrag gebleven. Onderstaand is de berekening van het drempelbedrag nader toegelicht en is de realisatie weergegeven. Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren (bedragen x € 1.000) Verslagjaar (1)

Drempelbedrag

1.000

(2)

Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen

183

121

138

94

(3a) = (1) > (2)

Ruimte onder het drempelbedrag

817

879

862

906

(3b) = (2) > (1)

Overschrijding van het drempelbedrag

-

-

-

-

Kwartaal 1 Kwartaal 2 Kwartaal 3 Kwartaal 4

(1) Berekening drempelbedrag Verslagjaar (4a) (4b) (4c) (1) = (4b)*0,0075 + (4c)*0,002 met een minimum van € 250.000

Begrotingstotaal verslagjaar Het deel van het begrotingstotaal dat kleiner of gelijk is aan € 500 miljoen Het deel van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat Drempelbedrag

31.309 31.309

1.000

(2) Berekening kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen Kwartaal 1 Kwartaal 2 Kwartaal 3 Kwartaal 4 (5a) (5b) (2) - (5a) / (5b)

Som van de per dag buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen (negatieve bedragen tellen als nihil) Dagen in het kwartaal Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen

Jaarstukken 2023 – vastgesteld door het DB op 11 april 2024

16.464

10.997

12.687

8.659

90

91

92

92

183

121

138

94

37

2.4

Bedrijfsvoering

2.4.1

Organisatie en personeel

Nieuwe unit Data en ICT (DIT) In 2023 heeft een kleine reorganisatie plaatsgevonden voor de vorming van een nieuwe unit Data en ICT (DIT). Vanuit de units SEB en BOS zijn per 1-1-2024 medewerkers overgeplaatst naar deze nieuwe unit. Daarmee wordt gewerkt aan het realiseren van onze data-ambitie. Deze nieuwe unit stelt OZHZ in staat om sterker te sturen op data-opgaven en strategie. De nieuwe unit omvat 15 fte en bestaat grotendeels uit nieuwe functies. Daarmee zijn voormalige Informatie adviseur functies en informatiebeheer functies afkomstig uit de respectievelijke units Strategie en Bedrijfsvoering (SEB) en Bedrijfsondersteuning (BOS) komen te vervallen. Medewerkers met deze functies hebben middels een plaatsingsprocedure hun nieuwe functie toegewezen gekregen. Formatie en capaciteitsbeleid De omzet van OZHZ is per taakveld in verschillende mate variabel. Voor de wettelijke taken geldt dat budgetten binnen zekere marges mogen fluctueren. Voor de adviestaken geldt dat er tot dusver geen sprake is van enige verplichting voor gemeenten en provincie om opdrachten bij OZHZ neer te leggen. Ook subsidieontvangsten hebben een variabel karakter. Tegen deze achtergrond streeft OZHZ flexibilisering na ten aanzien van de eigen interne capaciteit.

Daarbij wordt onderscheid gemaakt in de verschillende taakvelden; onderdelen met een meer variabele omzet (bijvoorbeeld bouw en expertise en advies) hebben een hogere flexibele schil, dan de onderdelen die de wettelijke milieutaken uitvoeren. Onderstaande figuur geeft het capaciteitsbeleid samengevat weer:

3. Flexibele incidentele capaciteit (flexibele schil)

2. Flexibele formatie Benodigde capaciteit (formatie) in begroting.

1. Vaste formatie

Doelstelling is een totale flexibele capaciteit (flexibele formatieve en flexibele incidentele capaciteit) van gemiddeld 10%. De inhuur van extern personeel vindt plaats volgens het principe van een Dynamisch Aankoop Systeem. Op deze manier voldoen we aan de aanbestedingsregels die gelden voor het inhuren van personeel. Dit geldt voor alle vormen van inhuur voor de operationele taken. Daarnaast proberen we zoveel mogelijk samen te werken met andere omgevingsdiensten in Zuid-Holland en afspraken te maken om over en weer personeel te kunnen detacheren in die gevallen waarin vraag en aanbod op elkaar kunnen worden afgestemd.

Jaarstukken 2023 – vastgesteld door het DB op 11 april 2024

38

In 2023 zijn er weer diverse (succesvolle) wervingscampagnes geweest. Een aantal hiervan waren in het kader van de nieuwe "Toezichtklas": 10 nieuwe collega's (TIO's Toezichthouders in opleiding) zijn geworven én zijn door OZHZ, zelf opgeleid tot inspecteurs Milieu. Dit initiatief werd ingegeven door het feit dat het nauwelijks lukte om ervaren Toezichthouders te werven. Maar ook door de goede ervaring die we in 2022 opdeden met de Bouwklas waarin medewerkers werden opgeleid tot bouw medewerkers. De TIO's hebben de inwerkperiode doorlopen, zijn nog druk met het volgen van de HAMILopleiding die we inhouse organiseren en zijn tevens al inzetbaar voor de nodige controles. Dat betekende wel dat er (tijdelijk) overbezetting was op dat werkgebied, omdat veel inspanning werd gevraagd van de zittende medewerkers om de TIO's op te leiden en in te werken, en omdat de TIO's natuurlijk niet direct konden voldoen aan de productiviteitsnorm. Eind 2023 was de formatie vaste medewerkers 247,9 fte, en de bezetting 239,03 fte. De formatie flexibele schil was 28,4 fte. De ingehuurde flexibele schil lag echter een stuk hoger, namelijk 55,6 fte. Dat heeft te maken met de relatief forse investering in het inwerken van nieuwe medewerkers, de TIO's, etc., de hoger dan geraamde omzet, en de incidentele projecten.

Deze ontwikkeling zal naar verwachting ook in 2024 een rol spelen als het gaat om de verhouding vaste/flexibele formatie. In de laatste helft van 2023 hebben er talentschouw gesprekken plaatsgevonden. Deze staan bekend als de vlootschouwgesprekken, we hebben de naam veranderd voor een meer positieve inslag. Met alle managers zijn gesprekken geweest over hun kwalitatief oordeel van hun personeelsbestand. Ook heeft de directie het management beschouwd. In 2023 hebben we in afwijking van voorgaande jaren naast de individuele medewerkers ook bewust gekeken naar het functioneren van teams en de gewenste samenstelling van een team. Op deze manier toetsen we of onze strategische personeelsplanning effect heeft. Daarnaast geeft het een beeld van de verwachtingen op het gebied van in-, door-, en uitstroom van medewerkers. HR-agenda In 2023 stond OZHZ voor de uitdaging om (moeilijk vervulbare) vacatures toch in te vullen en huidige medewerkers aan ons te binden. Dit om zo onze taken kwalitatief goed uit te blijven voeren. Door krapte op de arbeidsmarkt nam de uitstroom toe. Middels exitgesprekken sprak OZHZ met medewerkers bij het verlaten van de organisatie. Dit om kennis te nemen van de reden dat medewerkers besluiten elders te werken en te achterhalen wat OZHZ meer of beter kan doen om medewerkers aan zich te binden.

Naast de wevingscampagne voor de TIO's heeft OZHZ in 2023 wederom met andere omgevingsdiensten uit de Provincie Zuid-Holland samengewerkt voor wervingscampagne van trainees. In 2023 zijn wederom 3 trainees gestart die in 1,5 jaar tijd de organisatie leren kennen met de intentie daarna binnen OZHZ werkzaam te blijven. Ondanks al deze inspanningen blijft het in deze arbeidsmarkt een continu uitdaging om voldoende capaciteit aan te trekken en de reguliere bedrijfsvoering van de dienst niet in gevaar te laten komen. OZHZ beheerst de risico's zo goed mogelijk door in te zetten zet op het behoud van medewerkers, samenwerking binnen de provincie, continu professionalisering van middelen, het inzetten van recruitmentbureaus en optimalisatie van de samenwerking met de SGD. In 2024 wordt hier wederom vervolg aan gegeven waarbij het behoud van medewerkers prioriteit is. OZHZ benut de diverse HR-instrumenten daarbij zo optimaal mogelijk. Recent hebben we afspraken gemaakt over de wijze van doorgroeien binnen de organisatie, zowel horizontaal als verticaal. Ook hebben we in 2023 het onboardingsprogramma in een nieuw jasje gestoken, waarbij de nieuwe collega's met een bustour de regio in gaan om een goed beeld te vormen van ons werk en werkgebied. Tot slot worden er diverse (doelgroep) acties ondernomen om medewerkers te binden aan de organisatie. Zoals het oprichten van een

Jaarstukken 2023 – vastgesteld door het DB op 11 april 2024

39

programma voor startende en jonge medewerkers waarin ze trainingen volgen over onder andere effectief communiceren en timemanagement waardoor ze een vliegende start maken als jong professional. Ziekteverzuim In 2023 was het gemiddelde ziekteverzuimpercentage 4.6%. Dit percentage was 1.9% lager dan het ziekteverzuim van 2022 en valt daarmee onder de 5% norm. Er kan worden gesteld dat het actief betrekken van de arbodienst Bezig inclusief inzet van casemanager, en andere diensten gericht op duurzame inzetbaarheid , een positief effect heeft gehad op het terugdringen van het ziekteverzuim. In 2023 zien we een normaal ziekteverzuimpatroon, met pieken en dalen tijdens seizoensgebonden perioden 2.4.3

Data en ICT

In 2023 heeft OZHZ zich laten adviseren welke stappen nodig zijn om meerwaarde uit data te gaan halen. In dat kader is een extern advies opgesteld en besloten tot het oprichten van een nieuwe unit Data en ICT. In 2023 zijn hier de voorbereidingen voor getroffen zodat de unit vanaf 1 januari 2024 van start kon gaan. Belangrijke aandachtsgebieden voor de nieuwe unit zijn: -

Heldere en stevige regie op Data en ICT Duidelijkheid waar data het verschil moet maken voor OZHZ Meer inzicht en overzicht in data en ICT (denk aan datakwaliteit en ICT architectuur)

Andere belangrijke ontwikkelingen op het gebied van ICT in 2023 waren: ICT Beweegt In 2023 zijn de voorbereidingen voor de migratie van de (digitale) werkplek die wordt afgenomen bij SGD gestart. Als ook migratie van het rekencentrum van het SGD waarin enkele belangrijke applicaties van OZHZ gehost worden. De migratie zelf zal in 2024 plaatsvinden. Mede naar aanleiding van ICT Beweegt zal de ICTdienstverlening van SGD aan OZHZ gaan wijzigen. Ook dat zal in 2024 verder zijn uitwerking krijgen. Aanbesteding DMS De aanbesteding voor de vervanging van het DMS van OZHZ is in 2023 gepubliceerd. Daartoe heeft een marktverkenning plaatsgevonden gevolgd door een niet-openbare procedure. Daarnaast is een voorbereidende verkenning in gang gezet gericht op de migratie van de documenten in Join en de mogelijkheid om afscheid te gaan nemen van legacy applicaties. Gunning en verdere invulling van de migratie vindt plaats vanaf 2024. Implementatie Open Wave In 2023 heeft een stevige doorontwikkeling plaatsgevonden van onze kernapplicatie Open Wave voor de VTHtaken, gericht op het oplossen kinderziektes, verder optimaliseren van het gebruik binnen OZHZ en implementatie van de Omgevingswet. Ook in 2024 zal verdere doorontwikkeling plaats gaan vinden.

Archieffunctie Het toezicht op de informatiehuishouding van OZHZ is ingevolge de archiefverordening van OZHZ belegd bij de gemeentearchivaris van Dordrecht. Deze brengt jaarlijks verslag uit aan het DB over de kwaliteit van de archieffunctie. De archivaris concludeerde in 2023 dat het informatie- en archiefbeheer van OZHZ grotendeels goed op orde is. Deze conclusie is onder meer gebaseerd op het feit dat OZHZ in de afgelopen jaren de door de Archiefwet- en regelgeving vereiste ordeningsstructuur en het metadataschema vastgesteld heeft. Ook beschikt OZHZ over JOIN Zaak & Document voor de duurzame archivering van digitale archiefbescheiden. Verder oordeelde de archivaris dat er een goed calamiteitenplan aanwezig is om de risico's op schade aan de archieven als gevolg van een eventuele calamiteit te kunnen minimaliseren.

Jaarstukken 2023 – vastgesteld door het DB op 11 april 2024

40

De archivaris sprak wel zorg uit over het stilvallen van de kwaliteitscontroles en de opgave ten aanzien van de selectie en vernietiging van dossiers, zowel papier als digitaal. In 2022 en 2023 is een forse inhaalslag gemaakt ten aanzien van het archief in eigen huis; in 2024 zal een projectplan opgesteld worden om het papieren archief dat op externe locatie (Oasis te Almere) staat te bewerken. Daarnaast worden de kwaliteitscontroles opnieuw opgestart en wordt selectie en vernietiging van de digitale dossiers opgezet, in samenwerking met het project Implementatie DMS, dat volgt op de aanbesteding die in 2023 heeft plaatsgevonden. Automatisch anonimiseren OZHZ verstrekt jaarlijks rond de 9500 documenten aan externe partijen die informatie opvragen. Het grootste deel hiervan (95%) betreft bodeminformatie en de onderliggende rapporten. Een ander deel bestaat uit WOO verzoeken en archiefverzoeken voor bouw- en milieuvergunningen. Om beter en sneller informatieverzoeken te kunnen behandelen en hierbij conform de AVG te werken is OZHZ in 2021 een pilot gestart met het automatisch anonimiseren van bodemrapporten en het actief openbaar maken hiervan. Daarnaast heeft het actief openbaar maken van veel gevraagde stukken efficiency voordelen op de lange termijn. We kunnen sneller voldoen aan verzoeken en verrichten geen dubbel werk meer bij terugkerende informatievragen.

In 2022 heeft OZHZ een SPUK-subsidie aangevraagd (en gekregen) om in 2023 ervaring op te doen met grootschalig anonimiseren van bodemrapporten en het actief openbaar maken van deze rapporten. Door het actief openbaar maken van onze bodemrapporten zullen we voorsorteren op het regime van actieve openbaarmaking volgens de Wet open overheid. Dit project loopt nog door tot medio 2024. In het kader van de WEP hebben we ervoor gezorgd dat alle documenten die nu ter kennisgeving fysiek ter inzage in een overheidsgebouw worden gelegd, voortaan digitaal ter inzage liggen. Ook voor deze categorie stukken wordt de anonimiseer software ingezet. 2.4.4

Privacy, Informatiebeveiliging

Herijking privacybeleid Het beleid over privacy en informatiebeveiliging is vastgelegd in een aantal beleidsdocumenten die het DB in 2020 en 2021 vaststelde. Het privacybeleid heeft zowel betrekking op de AVG als op de Wet politiegegevens. De rapportage en aanbevelingen van de Functionaris Gegevensbescherming (FG) en eigen bevindingen van OZHZ zorgen voor continu borging, awareness en verbetering van de naleving van de AVG. Veranderingen in de regionale samenwerking maken dat het privacybeleid dient te worden herzien. Partijen in de Drechtsteden hebben dit inmiddels ambtelijk opgepakt. Naar verwachting wordt in 2024 een geactualiseerd beleid voorgelegd aan het bestuur. Belangrijke elementen in het te wijzigen beleid zijn de dienstverleningsrelatie tussen de gemeenten en OZHZ met de Servicegemeente Dordrecht en de juridische kwalificatie van omgevingsdiensten als 'verwerker' in de zin van de AVG. Bij de partijen in de Drechtsteden, en dus ook bij OZHZ, is het kunnen voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging (BIO) een belangrijk aandachtspunt waaraan gewerkt wordt. De CISO rapporteert daarover elk kwartaal aan het hoogste management van de gemeenten en OZHZ. Op grond van een Europese richtlijn wordt het voldoen aan de BIO straks ook verplicht. OZHZ is zich hierop aan het voorbereiden.

Omgevingsdiensten als 'verwerker' Over de juridische kwalificatie van omgevingsdiensten is op verzoek van OmgevingsdienstNL in 2022 advies uitgebracht door een advocatenkantoor. Het zijn van 'verwerker' betekent onder andere dat omgevingsdiensten nadere afspraken moeten maken met hun opdrachtgevers (in de context van OZHZ met de colleges en de burgemeesters) over het voldoen aan de AVG. Bijvoorbeeld over het waarborgen van het niveau van de informatiebeveiliging, de geheimhouding van gegevens, het melden van datalekken, enzovoort. Die afspraken

Jaarstukken 2023 – vastgesteld door het DB op 11 april 2024

41

worden opgenomen in een verwerkersovereenkomst. OZHZ heeft hiertoe, in afstemming met de Zuid-Hollandse omgevingsdiensten en partijen in de Drechtsteden, een model-verwerkersovereenkomst opgesteld. Deze is in Q4 met de provincie getekend. Het traject met de gemeenten loopt door in Q1 van 2024. Het model is via OmgevingsdienstNL ook aan de overige omgevingsdiensten in het land beschikbaar gesteld. Her en der in het land houdt een aantal omgevingsdiensten overigens vast aan de kwalificatie van 'verwerkingsverantwoordelijke'. OZHZ heeft dit gesignaleerd aan het bestuur van ODNL. Jaarverslag van de FG De Functionaris Gegevensbescherming (FG) van OZHZ bracht zijn jaarrapportage over 2022. Uit de rapportage komt naar voren dat OZHZ goed op weg is naar een hoger volwassenheidsniveau qua aandacht voor privacy en invoering van de AVG. Veel basisonderdelen zijn op orde. Verbeteringen zijn mogelijk waar het gaat om het goed inzichtelijk krijgen van alle risicovolle verwerkingen en het opstellen van een planning voor de uitvoering van de benodigde DPIA’s (risicoanalyses). De rapportage van de FG en de reactie daarop van OZHZ zijn separaat geagendeerd in het DB. Inmiddels zijn binnen de Drechtsteden twee FG's geworven die hun werkzaamheden zullen verrichten voor alle organisaties in de Drechtsteden, zowel op het gebied van de AVG als van de Wet politiegegevens (Wpg).

OZHZ heeft voor de Wpg overigens een aparte FG die ook actief is bij de andere omgevingsdiensten in Zuid-Holland. Wet politiegegevens Tot slot hebben alle boa's van de omgevingsdiensten in Zuid-Holland in 2023 een training over de Wet politiegegevens (Wpg) kunnen volgen. De awareness om te voldoen aan de Wpg is daarmee verder vergroot. Belangrijk was ook dat de omgevingsdiensten onderling kennisnamen hoe men de naleving van de Wpg heeft geregeld. Met het oog op de in 2021 en 2022 doorlopen externe audits geeft dit input voor de lopende verbetertrajecten en mogelijkheden voor onderlinge afstemming en samenwerking. Ten behoeve van de interne auditverplichtingen beschikt OZHZ thans over een gekwalificeerde medewerker. De FG-Wpg bracht in Q1 van 2024 zijn jaarrapportage over 2023 uit.

2.4.5 Kwaliteitszorg Externe ontwikkelingen en ambities van de organisatie vragen om heroriëntatie op het huidige kwaliteitsmanagementsysteem van OZHZ. OZHZ wil deze meer gaan richten op de organisatiedoelen, breder inbedden in de organisatie en laten aansluiten bij landelijke ontwikkelingen die spelen. Deze heroriëntatie is niet goed uitvoerbaar naast de verplichtingen die kleven aan het huidige kwaliteitsmanagementsysteem en de opgaven waarvoor OZHZ op dit moment staat. Plan was om in 2023 een project te starten om het kwaliteitsmanagementsysteem aan te passen. Startpunt daarbij is een evaluatie van het huidige kwaliteitssysteem. Consequentie daarvan is wel dat het kwaliteitscertificaat komt te vervallen. Als een geschikt nieuw kwaliteitsmodel is gekozen en ingevoerd, dan kan OZHZ desgewenst in fases toewerken naar hernieuwde certificering. Bedoeld project is nog niet gestart omdat OZHZ eerst de uitkomsten van de externe visitatie (zie hierna) wilde afwachten, evenals andere ontwikkelingen in het werkveld zoals het Interbestuurlijk Programma ter versterking van het VTH-stelsel. Als toelichting op het bovenstaande geldt nog het volgende: OZHZ heeft te maken met aanzienlijke uitdagingen. Voorbeelden zijn de implementatie van nieuwe taken, de landelijke kwaliteitsverbetering van het VTH-stelsel, de hoge inflatie en de krapte op de arbeidsmarkt.

Een goed functionerend kwaliteitsmanagementsysteem kan een belangrijke bijdrage leveren. In de huidige opzet is dat niet het geval. Alhoewel OZHZ het kwaliteitsmanagementsysteem ziet als een zeer waardevol instrument is er tegelijkertijd het gevoel dat het meer kan worden gericht op de belangrijkste organisatieprioriteiten. Ook komt de

Jaarstukken 2023 – vastgesteld door het DB op 11 april 2024

42

inspanning nu vooral van het kwaliteitsteam en minder vanuit de brede organisatie. Wens van de directie is om het KMS te veranderen tot een systeem dat meer leeft op de werkvloer en dat gericht is op het behalen van de belangrijkste organisatiedoelen. In het kader van het genoemde IBP is inmiddels een systeem van onafhankelijke visitaties van omgevingsdiensten ontwikkeld, aanhakend bij de landelijke VTH-kwaliteitseisen en inzichten uit recente onderzoeksrapporten zoals het advies van de Commissie Van Aartsen en de Algemene Rekenkamer. OZHZ is eind oktober / begin november 2023 gevisiteerd. De resultaten daarvan zijn elders in deze jaarstukken beschreven. Vervolgens is een plan van aanpak opgesteld. Bezien moet worden of en welke rol een intern kwaliteitsmanagementsysteem kan hebben in deze context. OZHZ heeft meerdere instrumenten voor de interne planning en control, zoals de jaarplannen en voortgangsrapportages per opdrachtgever, dashboards en in- en externe audits. Een voorbeeld van dit laatste zijn de verplichte audits in het kader van de Wet politiegegevens en de AVG. Deze instrumenten zeggen iets over het presteren van de organisatie, maar zijn als zodanig geen onderdeel van het kwaliteitsmanagementsysteem.

Integratie van deze instrumenten in het kwaliteitsmanagementsysteem is wenselijk, met tevens de wens om een goed evenwicht aan te brengen tussen zelf doen (leren) en uitbesteden (efficiency). 2.4.6 Rechtmatigheid In 2023 is er sprake van onrechtmatigheden onder de verantwoordingsgrens. Dit betreft de leverancier Visma Roxit B.V. van het oude DMS systeem Squit. In het verleden is deze leverancier als onzeker beoordeeld omdat de wijze van aanbesteden in het verleden onbekend was. Met de nieuwe wetgeving rondom de rechtmatigheid zijn de uitgaven over 2023 ad € 87.206 onrechtmatig. In 2024 wordt de huidige overeenkomst beëindigd. In 2023 is het contract met leverancier Decos verlengd wat in het boekjaar 2025 zorgt voor onrechtmatige uitgaven. We hebben de uitgaven voor 2025 geraamd op € 50.000 en in 2023 meegenomen als onrechtmatig. Het contract met Decos loopt af in 2025. 2.4.7 M&O beleid OZHZ heeft geen specifiek M&O-beleid; gelet op de aard van de primaire taken die OZHZ uitvoert en de financiële processen die daaraan ten grondslag liggen, achten wij een M&O-beleid niet relevant. Immers, OZHZ verstrekt geen subsidies, uitkeringen of andere voorzieningen of emolumenten waar misbruik of oneigenlijk gebruik van kan worden gemaakt.

Een collegiale afstemming met andere omgevingsdiensten, die dezelfde producten leveren en processen hebben ingericht, leert dat ook de andere omgevingsdiensten geen aanleiding zien om M&O-beleid te ontwikkelen. Waar het het risico op fraude betreft, verwijzen wij naar het vastgestelde Integriteitsbeleid, en de waarborgen die zijn getroffen in de (financiële) processen om fraude te voorkomen.

2.5 Openbaarheidsparagraaf In artikel 3.5 (Openbaarheidsparagraaf) van de Wet open overheid (Woo) wordt voorgeschreven dat bestuursorganen in de jaarlijkse begroting aandacht besteden aan de beleidsvoornemens inzake de uitvoering van deze wet en in de jaarlijkse verantwoording verslag doen van de uitvoering ervan, mede in relatie tot de beleidsvoornemens. Deze begroting en jaarlijkse verantwoording vloeien voort uit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). In de memorie van toelichting bij de Woo staat onder andere dat met dit artikel beoogd wordt een impuls te geven aan de actieve openbaarheid door voor te schrijven dat bestuursorganen in hun begroting en verantwoordingsverslag aan moeten geven hoe zij rekening houden met de bepalingen uit de Woo. De openbaarheidsparagraaf Woo moet in de begroting en jaarstukken worden opgenomen via een afzonderlijke paragraaf, zoals de in artikelen 9 en 26 van het BBV genoemde paragrafen. Deze verplichting geldt sinds de jaarstukken 2022.

Jaarstukken 2023 – vastgesteld door het DB op 11 april 2024

43

OZHZ handelt de meeste ingekomen verzoeken op basis van de Woo af op basis van het verleende mandaat van de gemeenten en provincie Zuid-Holland. Een overzicht daarvan is hieronder opgenomen. Daarnaast kan op basis van de Woo een verzoek worden ingediend bij de bestuursorganen van de gemeenschappelijke regeling. Dat is in 2023 niet voorgekomen. De Woo is op 1 mei 2022 in werking getreden. Het doel van de wet is overheden transparanter te maken. De Woo-contactpersoon is een nieuwe rol per 1 mei 2022. De Woo-contactpersoon beantwoordt op laagdrempelige wijze vragen over de bij de gemeente beschikbare informatie. Bij OZHZ is de manager van de unit Bedrijfsondersteuning aangewezen als Woo-contactpersoon. Medewerkers van OZHZ zijn getraind in de toepassing van de Woo en hebben de werkprocessen en -instructies al in 2022 aangepast. Er is ook een speciale intranet (SID-) pagina beschikbaar over de Woo en een praktische handreiking om Woo-verzoeken te behandelen. Veel meer dan de Wob legt de Woo de nadruk op actieve openbaarmaking. Actieve openbaarmaking betreft het uit eigen beweging (digitaal) publiceren van overheidsinformatie. De Woo stelt de verplichting om 17 gespecificeerde informatiecategorieën openbaar te maken. Deze verplichting zal echter niet voor alle categorieën tegelijk gaan gelden. Een en ander wordt gefaseerd ingevoerd.

De precieze fasering (na de eerste fase) is op dit moment nog steeds niet volledig bekend. Veel documenten uit die eerste fase worden overigens ook nu al actief bekendgemaakt, zoals gegevens over de organisatie, stukken van het algemeen bestuur, enzovoort. In het wijzigingsvoorstel van de gemeenschappelijke regeling (AB 30 november 2023) zijn, naar aanleiding van de ingekomen zienswijzen, de openbaarmakingsbepalingen aangevuld voor wat betreft de stukken van het DB en AB. In de context waarin OZHZ werkt is het overigens veelal aan de gemeenten en provincie om aan te geven hoe zij willen omgaan met de actieve openbaarmaking van verzoeken en openbaargemaakte informatie. Met Dordrecht zijn daarover bijvoorbeeld afspraken gemaakt over de publicatie op hun website. Daarnaast vindt actieve openbaarmaking van onder andere sanctiebesluiten al enkele jaren plaats op basis van een door alle colleges vastgesteld openbaarmakingsbeleid. In het kader van het landelijke traject IBP Versterking VTH-stelsel wordt in 2024 de actieve openbaarmaking van sanctiebesluiten verder ontwikkelt en uitgerold. Op basis daarvan zal OZHZ een voorstel doen over aanpassing van het in Zuid-Holland Zuid door de gemeenten vastgestelde beleid. Actieve openbaarmaking van beschikkingen wordt op enig moment ook verplicht volgens de Woo, maar dat zal naar verwachting nog enkele jaren duren.

OZHZ nam dat aspect al mee in het programma van eisen voor de aanbesteding van een nieuw DMS, waaronder de mogelijkheid om te kunnen aansluiten op een nog te ontwikkelen landelijk platform. Een van de aspecten die dan speelt is de verplichting om documenten te anonimiseren vanwege de AVG. OZHZ test op dit moment daartoe een anonimiseringstool. Deze is overigens met name noodzakelijk vanwege de vele verzoeken om informatie die OZHZ elk jaar ontvangt, met name over bodemrapporten. Een geautomatiseerde tool, mits van goede kwaliteit en goed ingeregeld, maakt het handmatig anonimiseren zoveel mogelijk overbodig, wat fouten en risico's voorkomt. Afgehandelde Woo- verzoeken namens de gemeenten en provincie in 2023: Bevoegd Gezag

aantallen

Provincie Zuid-Holland

3

Dordrecht

16

Alblasserdam

1

Hoeksche Waard

2

Jaarstukken 2023 – vastgesteld door het DB op 11 april 2024

44

Gorinchem Hendrik Ido-Ambacht Hardinxveld-Giessendam

1

Molenlanden

1

Papendrecht

1

Sliedrecht

1

Zwijndrecht Totaal

Jaarstukken 2023 – vastgesteld door het DB op 11 april 2024

26

45

II. Jaarrekening 2023 De jaarrekening bestaat uit de balans en resultatenrekening en met toelichting. Via de balans en de programmarekening wordt financiële verantwoording afgelegd over het in 2023 gevoerde beleid.

Jaarstukken 2023 – vastgesteld door het DB op 11 april 2024

46

Balans per 31 december 2023

Balans per 31 december 2023

(bedragen in €)

ACTIVA

2023

2022

VASTE ACTIVA Immateriële vaste activa Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio

-

-

-

-

-

-

Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief Bijdragen aan activa in eigendom van derden Materiële vaste activa Investeringen: met een economisch nut met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut In erfpacht gegeven gronden Financiële vaste activa Kapitaalverstrekking aan: deelnemingen gemeenschappelijke regelingen overige verbonden partijen Leningen aan: woningbouwcorporaties deelnemingen overige verbonden partijen openbare lichamen (art. 1a Wet Fido) overige langlopende leningen Uitzettingen: in ’s Rijks schatkist met een looptijd van één jaar of langer in de vorm van Nederlands schuldpapier met een looptijd van één jaar of langer overige met een looptijd van één jaar of langer

2.682.883 2.682.883

2.318.773 2.318.773

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

2.682.883

TOTAAL VASTE ACTIVA

2.318.773

VLOTTENDE ACTIVA Voorraden Grond- en hulpstoffen Onderhanden werk, inclusief bouwgronden in exploitatie Gereed product en handelsgoederen Vooruitbetalingen Uitzettingen Deze hebben een rentetypische looptijd korter dan één jaar Vorderingen op openbare lichamen Verstrekte kasgeldleningen aan openbare lichamen (art. 1a Wet Fido) Overige verstrekte kasgeldleningen Rekening courant verhouding met het Rijk Rekening courant verhouding met overige niet-financiële instellingen Overige vorderingen Uitzettingen in ’s Rijks schatkist met een looptijd korter dan één 1 jaar Uitzettingen in de vorm van Nederlands schuldpapier met een looptijd korter dan één 1 jaar Overige uitzettingen met een looptijd korter dan één 1 jaar

-357.436 -357.436 3.607.996

747.855

2.576.356

3.573.096

-

-

-

-

-

199.463

Bank, inclusief kruisposten Overlopende activa Nog te ontvangen voorschotbedragen die ontstaan door voorfinanciering op uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel van: Europese overheidslichamen het Rijk overige Nederlandse overheidslichamen Overige nog te ontvangen c.q. vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen

397

274.801

4.320.951

1.031.640

Liquide middelen Kas

274.801 -

201.547 1.437

199.066

200.110 2.060.675

1.670.592

1.173.595

838.098

390.083

335.497

TOTAAL VLOTTENDE ACTIVA

5.510.698

5.970.894

TOTAAL ACTIVA

8.193.581

8.289.667 Bedragen in €

Jaarstukken 2023 – vastgesteld door het DB op 11 april 2024

47

Balans per 31 december 2023

(bedragen in €)

PASSIVA

2023

VASTE PASSIVA Eigen vermogen Algemene reserve Bestemmingsreserves

797.744 485.762

Saldo van de rekening

-628.544

Vaste schulden Deze hebben een rentetypische looptijd van één jaar of langer Obligatieleningen Onderhandse leningen van: binnenlandse pensioenfondsen en verzekeraars binnenlandse banken en overige financiële instellingen binnenlandse bedrijven openbare lichamen (art. 1a Wet Fido) overige binnenlandse sectoren buitenlandse instellingen Door derden belegde gelden Waarborgsommen Overige leningen en vooruitontvangen bedragen

654.962

1.248.008 951.520

31.500

-

-

-

-

-

-

-

-

-

TOTAAL VASTE PASSIVA

2.316.568

117.040 31.500

Voorzieningen Voorzieningen

2022

686.462

2.316.568

1.669.190

1.590.037

VLOTTENDE PASSIVA Vlottende schulden Deze hebben een rentetypische looptijd korter dan één jaar Kasgeldleningen aangegaan bij: openbare lichamen (art. 1a Wet Fido) overige partijen Banksaldi Overig Overlopende passiva Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen, met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume Ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren van: Europese overheidslichamen het Rijk overige Nederlandse overheidslichamen Overige vooruit ontvangen bedragen die ten bate van volgende begrotingsjaren komen

1.669.190

1.590.037 5.837.929

4.383.062

3.037.319

2.759.556

2.800.610

1.623.506

-

-

TOTAAL VLOTTENDE PASSIVA

7.507.119

5.973.099

TOTAAL PASSIVA

8.193.581

8.289.667 Bedragen x €

Jaarstukken 2023 – vastgesteld door het DB op 11 april 2024

48

1.1

Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling

Algemeen De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) daarvoor aan provincies en gemeenten geeft en de financiële verordening van OZHZ. De waardering van activa en passiva en de resultaatbepaling zijn gebaseerd op historische kosten. Tenzij anders is vermeld worden de activa gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. De baten en lasten zijn toegerekend aan de periode waarop deze betrekking hebben. Activa Vaste activa De materiële vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs, verminderd met de van derden ontvangen investeringsbijdragen en afschrijvingen. De verkrijgingsprijs bestaat uit de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van het product of dienst en de overige kosten die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegekend. Afschrijving vindt lineair plaats op basis van de geschatte economische levensduur. Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in mindering gebracht. De gehanteerde afschrijvingstermijnen zijn bepaald op basis van artikel 10, zesde lid, van de Financiële verordening: • • • • • • • •

20 jaar voor motorvaartuigen; 15 jaar voor technische installaties in bedrijfsgebouwen; 10 jaar voor kantoorinstallaties en kantoormeubilair; 5 jaar voor informatieregister en digitaal archief; 5 jaar voor transportmiddelen en aanhangwagens; 3 jaar voor automatiserings- en onderzoeksapparatuur; 3 jaar voor software 1; 5 jaar voor overige materiële vaste activa 2.

OZHZ beschikt niet over gronden en terreinen In overeenstemming met artikel 6 " Waardering en afschrijving van vaste activa" van de Financiële verordening worden activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 450 niet geactiveerd. Voorraden De als “onderhanden werken” opgenomen producten zijn gewaardeerd tegen de vervaardigingsprijs, dan wel de lagere marktwaarde. De vervaardigingsprijs omvat de kosten die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend (zoals het aantal bestede uren tegen integrale kostprijs). Uitzettingen korter dan één jaar De vorderingen zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Voor verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. De voorziening wordt statisch bepaald op basis van de geschatte kansen op inning. Overlopende activa en liquide middelen De overlopende activa en de liquide middelen zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde.

Software is niet opgenomen als categorie in de financiële verordening. Dit wordt opgenomen bij de eerstvolgende aanpassing. De overige materiële vaste activa is niet opgenomen als categorie in de financiële verordening. Dit wordt opgenomen bij de eerstvolgende aanpassing.

1 2

Jaarstukken 2023 – vastgesteld door het DB op 11 april 2024

49

Passiva Passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Eigen vermogen Het totaal eigen vermogen is gelijk aan het eigen vermogen van voorgaand jaar, vermeerderd of verminderd met het resultaat voor bestemming. Voor zover het algemeen bestuur gedurende het jaar besluiten over bestemmingsreserves heeft genomen, zijn de effecten van deze besluiten in de stand van de reserves per jaareinde verwerkt. Uit het resultaat voor bestemming en de effecten van de besluiten van het algemeen bestuur volgt een resultaat na bestemming. Dit wordt als een separate post van het eigen vermogen gepresenteerd. De reserves van het eigen vermogen worden onderscheiden in een algemene reserve en overige bestemmingsreserves. De bestemmingsreserves zijn door het algemeen bestuur ingesteld voor specifieke doeleinden, zoals de financiering van activa, verwachte bijdrage in projecten of relevante risico’s. Voorzieningen Voorzieningen worden gevormd voor verplichtingen en verliezen die niet exact bekend zijn, maar redelijkerwijs geschat kunnen worden en worden gevormd voor risico’s die hierop van toepassing zijn. Daarnaast kunnen voorzieningen worden gevormd ter egalisatie van lasten. Vaste schulden De vaste schulden hebben een rente typische looptijd van één jaar of langer. De vaste schulden worden gewaardeerd tegen nominale waarde, verminderd met de gedane aflossingen.

Vlottende passiva De posten opgenomen onder de vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Borg- en garantstellingen Voor zover OZHZ borg- en garantiestellingen is aangegaan, worden deze buiten de telling van de balans opgenomen. In de toelichting op de balans is dan nadere informatie opgenomen. Grondslagen voor de resultaatbepaling Baten en lasten De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden genomen voor zover zij op de balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar worden verwerkt indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn. Personeelslasten Personeelslasten worden toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Een uitzondering vormen overlopende posten uit hoofde van jaarlijkse arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume. Deze worden toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt. De financiële verordening OZHZ bepaalt dat de rapportages aan het bestuur afwijkingen behandelen, groter dan 10%, of groter dan € 50.000, ten opzichte van de begroting. 1