Jaarverslag 2021 Stichting Johan de Witt-gymnasium.pdf
Tekst van het document
30-0^ MM
•’%.
astriurri'
8
Toelichting op de jaarrekening 2021
Bestuurlijke toelichting op de jaarrekening 2021 van hetJohan de Witt-gymnasium. In dit hoofdstuk zijn de samenvattende staat van baten en lasten en de balans opgenomen. De jaarrekening is gecontroleerd door Astrium Onderwijsaccountants. Voor overige gegevens wordt verwezen naar de jaarrekening (zie pagina 60)
8.1 COVID-19 Sinds 2019 heeft de wereld te maken met het Corona (COVID-19)-virus. Ook op het onderwijs heeft dit virus een enorme impact. Naast de fysieke en psychologische effecten die dit heeft op leerlingen en medewerkers, heeft het ook een directie invloed op de financiële situatie. Reizen, excursies en andere culturele activiteiten werden afgelast of konden slechts gedeeltelijk doorgang vinden, onderwijs moest vaak op afstand worden gegeven en extra hulp moest worden ingeschakeld voor leerlingen. Extra kosten moesten worden gemaakt voor schoonmaakwerkzaamheden, schoonmaaken ontsmettingsmiddelen, energie en inzet van extra hulp voor het in goede banen blijven leiden van het onderwijsproces. Er zijn tijdelijk studenten en oud-leerlingen in dienst genomen om leerlingen op te vangen en er is waar nodig extra begeleiding ingezet, zowel intern als extern. In het rooster zijn vanaf 1 augustus 2021 vaste begeleidingsuren opgenomen en het project 'Leerlingen helpen leerlingen' is uitgebreid. Ook op ICT-gebied zijn aanpassingen gedaan om hybride onderwijs mogelijk te maken en te optimaliseren. Het Johan de Witt-gymnasium heeft een deel van de extra kosten kunnen opvangen door het aanvragen van een drietal subsidies: IOP (Inhaal- en OndersteuningsProgramma) è € 144.000,-, NPO (Nationaal Programma Onderwijs) è € 545.000,- en Platform Onderwijsmarkt Rijnmond a € 95.580,-.
Met deze subsidies konden leerachterstanden worden aangepakt, extra schoonmaak- en logistieke kosten deels worden gedekt, een kwaliteitsslag op ICT worden gedaan en ondersteuning worden geboden aan leerlingen op emotioneel en onderwijsgebied.
8.2 Personeel Voor de sociale aspecten van de personeelsformatie van het Johan de Witt-gymnasium wordt verwezen naar hoofdstuk 6 van dit jaarverslag, waarin de personele feiten en cijfers zijn weergegeven. Het jaar 2021 kent opnieuw hogere personeelslasten, enerzijds door loonsverhogingen, anderzijds door inzet van extra onderwijskrachten als gevolg van de pandemie en hoge vervangingskosten. Een deel van de extra personeelslasten kon worden gedekt door de ontvangen subsidies, onder meer € 142.000 aan OOP-loonkosten konden worden gedekt vanuit de ontvangen subsidies. Meer details worden bij de toelichting op de staat van baten en lasten gegeven.
Johan de Witt-gymnasium, jaarverslag 2021
32 Behoreade bij onu xerkkruigd.d.
30-05-202:
astriumx
/
Onderstaande tabel laat de ontwikkeling zien van personeelslasten sinds 2012 ten opzichte van leerlingaantal:
Personeelslasten historisch € 7.000.000 € 6.000.000 € 5.000.000 € 4.000.000 € 3.000.000 € 2.000.000 € 1.000.000
€-
2
3
4
5
6
7
8
9
10
€4.30
€4.60
€4.86
€5.15
€5.45
€ 5.62
€ 5.69
€ 5.80
718
768
773
813
858
866
816
775
776
2013
2014
2015
2016
2017
2018
2019
2020
2021
■ personeelslasten
€3.97 €4.00
■ Leerlingenaantal
706 706
■ jaartal
2012 personeelslasten
Lineair (personeelslasten)
jaartal
Leerlingenaantal
Onderstaande tabel laat zien dat daarmee ook de kosten per leerling zijn gestegen: Personeelslasten per leerling historisch €8.000,00
€7.000,00
€6.000,00
€5.000,00
€4.000,00
€3.000,00
€2.000,00
€1.000,00
ۥ
—— Reeksl
2012
2013
2014
2015
2016
2017
2018
2019
2020
2021
€5.631,5
€5.576,3
€5.601,4
€5.962,6
€5.978,8
€6.012,3
€6.296,9
€6.896,3
€7.350,6
€7.482,3
In het kader van de WAB (Wet Arbeid in Beweging) heeft het Johan de Witt-gymnasium in kaart gebracht hoeveel personeelsleden in tijdelijke dienst zijn en een kansberekening gemaakt op basis van blijfkans, om te bepalen wat het maximaal benodigde bedrag zou zijn om eventuele transitievergoedingen uit te betalen. Er is daarom voor 2021 een voorziening opgenomen van € 9.542,In het kader van de compensatie van niet genoten zwangerschapsverlof, heeft het Johan de Wittgymnasium geen verplichtingen. In tegenstelling tot wat de cao vermeldt, hebben schoolvakanties op het Johan de Witt-gymnasium in de afgelopen jaren altijd een opschortende werking gehad,
_______ 33___________
Johan de Witt-gymnasium, jaarverslag 2021 Behomdt bijou. verkkriag <14. 30-05-2022
astriurri^ /
waardoor personeelsleden die daarvoor in aanmerking kwamen hun volledige verlof hebben kunnen genieten.
8.3
Toelichting op de staat van baten en lasten
STAAT VAN BATEN EN LASTEN 2021 En vergelijkende cijfers 2020
2021
€
€
3
Baten
3.1
Rijksbijdragen OCW
3.2
Overheidsbijdragen en subsidies overige overheden
35
Overige baten
€
Begroting 2021 «
C
e.5M.W3
6 328 830
7.216.147
2020 €
61.602
61.275
53 807
610.722
635.236
450 184
7 897 471
Totaal Baten
7.107 874
7.028341
4
Lasten
4.1
Personeelslasten
5.806.280
5 383 220
4.2
Afschrijvingen
183.465
165.275
153 262
4 3
Huisvestmgslas-.en
468074
378 500
400 680
44
Overige lasten
1.111 265
1231002
721 872
Totaal lasten Saldo baten en lasten
5 606 756
7 570 094
7 1 58 006
6.972 579
327.377
-131 665
135 295
6
Financiële baten en lasten
6.1
Financiële baten
2050
-2.400
62
Financiële lasten
16.356
1 500
2 658
Saloc financiële baten en lasten
-14.297
-3 900
-2658
Totaal resultaat
313.070
-135 565
132 637
Baten:
De Rijksbijdragen zijn aanmerkelijk hoger dan vooraf begroot. Werkgevers in het onderwijs ontvangen van het Rijk jaarlijks een compensatie voor de ontwikkelingen van de arbeidskosten (de zogenaamde loonbijstelling). De berekening gaat uit van het idee dat loonontwikkelingen in het onderwijs gelijke tred moeten houden met de ontwikkelingen in de marktsector (bron: VO-Raad). De regeling werd bekend gemaakt op 2 juli 2021. Daarin werden de bedragen bekend gemaakt voor 2021, met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2021. De GPL werd verhoogd met 2.47%. Naast deze verhoging zijn de ontvangen subsidies een belangrijke reden voor de hogere Rijksbijdragen. In het kader van Passend Onderwijs werd door het samenwerkingsverband voor 2021 een bedrag ontvangen van € 170.345,-. Dit bedrag wordt ingezet ter begeleiding van leerlingen op individueel en groepsniveau. Daarnaast is een deel van deze gelden bedoeld voor salarislasten van de extra uren die worden ingezet voor de coördinator leerlingenbegeleiding.
De overige baten zijn lager dan vooraf ingeschat; door de COVID-pandemie werden bijna alle reizen en excursies afgelast. De kantine moest in 2021 veelal gesloten blijven, na de zomervakantie is de exploitatie van de kantine bij wijze van pilot in handen gekomen van het extern cateringbedrijf. Het plan is om deze pilot om te zetten in een vaste overeenkomst met ingang van 1 augustus 2022.
Johan de Witt-gymnasium, jaarverslag 2021
34 B«komd« bij o.u verkbringdd. 3<TOS2O”
astrium’
Lasten:
Personeelslasten: Ten opzichte van de begroting zijn de lasten € 423.061,-,- hoger uitgevallen. De COVID-pandemie heeft ook hier invloed gehad; in de formatie zijn extra ondersteuningsuren opgenomen. In het lesrooster zijn vanaf 1 augustus 2021 alle eerste uren gereserveerd voor ondersteuningslessen van vakdocenten. Daarnaast werden subsidies ingezet om externe krachten in te huren om onderwijsachterstanden weg te werken en leerlingen anderszins te ondersteunen. Naast docenten in loondienst, is een aantal docenten via uitzendbureaus aangetrokken als vervangers en ondersteuners. Deze kosten waren € 132.612,-. Een deel van deze kosten kon vanuit de subsidies worden bekostigd. Voor langdurig zieke werknemers wordt pas na een halfjaar gecompenseerd door de verzekeraar de Goudse, waar een verzuimverzekering is afgesloten. Daarnaast wordt door het UWV een uitkering ontvangen voor personeelsleden met zwangerschapsverlof. In 2021 werd een totaalbedrag ontvangen van ruim € 82.301,-. Aan de Goudse is in 2021 aan premie € 60.747,betaald, terwijl aan uitkeringen € 23.889,- werd ontvangen. Het beleid inzake de beheersing van uitkeringen na ontslag is gericht op het realiseren van voldoende financiële reserve. Voor de kosten van uitkeringen na ontslag is de voorziening WAB getroffen. Voor het opvangen van zogenaamde restrisico's moet de algemene reserve worden aangesproken.
Het is dus van belang deze op peil te houden. Afschrijvingslasten:
In 2021 heeft een verdere nuancering van de afschrijvingen ervoor gezorgd dat op bepaalde posten afschrijvingstermijnen zijn aangepast of dat er versneld is afgeschreven, waardoor de totale afschrijvingslasten nu op € 183.465,- uitkomen. In 2021 werden extra afschrijvingstermijnen voor meubilair van 5 en 10 jaar en voor ICT van 3 jaar ingevoerd. Op het gebouw wordt jaarlijks € 50.275,- afgeschreven als egalisatie met een jaarlijkse gemeentelijke bijdrage van € 50.275,-. Het betreft hier een afspraak met de Gemeente Dordrecht: vastgelegd is dat de Gemeente Dordrecht aan het Johan de Witt-gymnasium een vergoeding verschuldigd is in geval zij het gebouw aan het Oranjepark moet verlaten. Op de door de school gedane investeringen wordt jaarlijks afgeschreven waardoor inzichtelijk blijft welk bedrag hiermee gemoeid is. Huisvestingslasten: De COVID-pandemie heeft een nadrukkelijke weerslag gehad op de huisvestingslasten. Door de richtlijnen van het RIVM moest het warmtewiel van de luchtbehandelingsinstallatie 24 uur per dag draaien, terwijl deze eerst 12 uur per etmaal operationeel was. Dit zorgde voor extra elektriciteitsverbruik in 2021. De van overheidswege aangegeven ventilatie-eisen zorgden in 2021 voor fors hogere verwarmingskosten; ramen en deuren bleven open terwijl een aangename temperatuur in het gebouw moest worden gegarandeerd.
Om de kosten enigszins beheersbaar te houden, is ervoor gekozen om alleen de strikt noodzakelijke ventilatie in te zetten. Alsnog zijn de energielasten fors hoger dan vooraf ingeschat: € 165.860,- ten opzichte van de begrote € 90.000,-.
De onderhoudslasten zijn significant hoger dan vooraf ingeschat; een niet vooraf begrote verbouwing van de leerlingwerkruimtes lag daaraan ten grondslag. Mede vanwege het optimaliseren van de leefomstandigheden voor leerlingen die door de COVID-impact zijn getroffen, werd besloten deze verbouwing in 2021 uit te voeren. Naast de reguliere onderhoudslasten, zorgde dit voor een verhoging op deze post. Aan de MOP (meerjarenonderhoudsplan) werd € 79.362,- onttrokken vanwege in 2021 uitgevoerde geplande werkzaamheden. Jaarlijks wordt € 96.000,- gedoteerd aan deze voorziening.
Johan de Witt-gymnasium, jaarverslag 2021
35 Behorende bij onu veddariag d.d.
30-05-2022
astrium*
/
In het kader van verduurzaming van het gebouw is de in 2020 ingezette koers om lichtarmaturen in de nieuwbouw te vervangen door milieuvriendelijke alternatieven, in 2021 doorgezet door het verder vervangen van oude armaturen, ook in de oudbouw. In overleg met de Omgevingsdienst ZHZ worden verder verduurzamingsacties de komende jaren uitgevoerd. Het meerjarenonderhoudsplan zal de komende jaren onder de loep worden genomen in het kader van de door de overheid aangegeven wijzigingen op het gebied van de voorziening groot onderhoud. Indien nodig zal het plan aangepast worden naar de dan geldende wet- en regelgeving. Vooralsnog zijn op dit moment geen aanpassingen in ons meerjarenplan nodig.
Overige lasten: De overige lasten zijn veel lager dan vooraf ingeschat. Vanwege de Corona-crisis werden de meeste reizen en excursies geannuleerd en konden projecten en culturele activiteiten niet doorgaan. Reproductiekosten waren fors lager omdat veelal online les werd gegeven en getoetst. Ook de kantinekosten waren fors lager; begin 2021 was de kantine grotendeels gesloten als gevolg van de COVID-maatregelen. Vanaf 1 augustus werd de exploitatie door een externe cateraar overgenomen. De geplande investering in ICT-hardware werd anders besteed: een extern bedrijf werd ingehuurd om het netwerk te optimaliseren en de mogelijkheden voor digitaal onderwijs te verbeteren. Digitale leermiddelen werden aangeschaft en uitgebreid voor diverse leerjaren. Daardoor is meer besteed op het gebied van software en licenties. Er is een bijdrage geleverd aan laptops die leerlingen in de leerjaren 1 en 4 zijn gaan gebruiken, deze zijn geboekt onder leermiddelen. Het geplande ICThardware bedrag was te hoog ingeschat. Signaleringswaarde: De inspectie voor het onderwijs heeft een indicator ontwikkeld voor het detecteren van bovenmatig publiek vermogen. De formule die bij deze indicator hoort genereert een signaleringswaarde die gebruikt wordt bij het toezicht op doelmatigheid.
De formule is als volgt: (0,5xAxl,27)+B+(0.05xC) A=aanschafwaarde gebouw B=resterende materiële vaste activa C=totale baten verslagjaar
Een overschrijding van deze waarde vormt de basis voor een gesprek met het bestuur van de onderwijsinstelling. In een dergelijk gesprek wordt de vermogenspositie besproken en kan het bestuur uitleggen waarom een hogere vermogenspositie voor de onderwijsinstelling van belang is in het kader van het gevoerde beleid. Context en beleid kunnen aanleiding geven tot het (tijdelijk) aanhouden van een hogere vermogenspositie dan de signaleringswaarde aangeeft. Volgens de formule van de inspectie was de signaleringswaarde voor 2020 € 2.360.798,- terwijl het eigen vermogen € 2.304.802,- is. In 2021 is de signaleringswaarde € 2.496.530,- En het eigen vermogen € 2.617.881,-. Dit eigen vermogen is echter vertekend door de subsidie NPO die in 2021 werd ontvangen en nog niet geheel is besteed. Als de subsidies verrekend zouden worden (inkomsten en uitgaven) zou het resultaat niet € 313.079 zijn maar € 12.355,-. Het eigen vermogen zou hiermee met ruim 3 ton dalen. Het Johan de Witt-gymnasium overschrijdt hiermee de signaleringswaarde niet. Boven kan hierbij worden aangemerkt dat verreweg het grootste gedeelte van de NPO subsidie die in 2021 werd ontvangen, in 2022 en 2023 pas wordt uitgegeven.
De verwachting is dat de vermogenspositie van het Johan de Witt-gymnasium de komende jaren niet boven de signaleringswaarde zal komen, omdat de komende jaren investeringen gepland staan in onderwijs en ICT.
Johan de Witt-gymnasium, jaarverslag 2021
36 Behorend* bij oui. >erMnri^d.d.
astrium'^
8.4
Toelichting op de balans
TOELICHTING OP DE TE ONDERSCHEIDEN POSTEN VAN DE BALANS 1
Activa
1.1
Vaste Activa
1.1.2 Materiele vaste activa
1.1A1
1.123
Gebouwen
Inventaris en
Totaal matenete
apparatuur
vaste activa
€
t
Stand per 01-01-2020 2.006 803
1398485
3.405 26S
360237
667 401
1.027 685
1040.516
731.084
2 377.000
- vesteringNi
229 362
229 362
Des-veslenngen
29.576
29.576
120 896
171.171
Vertnjgngs- of vervaardigmgspnp Cumulaoeve afschilpnngen en waardevemindenngen
CvrrAXateve henwaarderngen Materiele vaste activa per 01 -01 -2021
Verloop gedurende 2021
Afschnjvingec
50.275
-17 362
-17.362
-50 2~?
96.252
45.977
2 006 803
1593.271
3 605.074
410.562
770.935
1 181496
1 59624-
827 337
2423 573
Afschrijvingen op desinvesteonge*-
MutMie gedurende 2021
Stand per 31-12-2021 Vertrijgngs- of vervaardigingsprjs
CurnUateve afschrijvingen en waardevemmdennger
CvnMateve henwaarderngen
Materiele vaste activa per 31-12-2021
De materiële vaste activa worden jaarlijks voor wat betreft de gebouwen afgeschreven met € 50.275,- in het kader van de afspraken met de gemeente (zie 7.2 bij afschrijvingslasten). Onder langlopende schulden is de investeringstoelage van de gemeente Dordrecht in verband met de aanschaf van (materiële) vaste activa gepassiveerd. Deze wordt tijdsevenredig over de geschatte economische levensduur ten gunste van de staat van lasten gebracht. Door de jaarlijkse aflossing van € 50.275,- is eind 2021 de stand van de langlopende schulden € 1.545.965,De investeringen en afschrijvingen op de post inventaris en apparatuur leveren een saldo van € 96.252,-. Beide afschrijvingen resulteren in een totaalbedrag materiële vaste activa van € 2.423.578,-.
De voorziening groot onderhoud is ultimo 2021 € 558.003,-. Jaarlijks wordt aan deze voorziening een bedrag van € 96.000,- gedoteerd. In 2021 is een bedrag van € 79.362,- aan deze voorziening onttrokken in het kader van het MOP dat door de gemeente Dordrecht is opgesteld bij de oplevering van het gebouw in 2013. De personele voorzieningen zijn ultimo 2021 € 309.169-. Daarin zijn voorzieningen opgenomen voor levensfasebewust personeelsbeleid (€ 239.963,-) en jubilea (€ 59.664,-). In 2021 is aan de voorziening voor levensfasebewust personeelsbeleid een bedrag van € 70.308,- gedoteerd en € 58.026,- onttrokken. Aan de voorziening jubilea is in 2021 € 4.025,- onttrokken en € 7.854,- gedoteerd. Met ingang van 2021 is aan de personele voorzieningen de voorziening WAB (Wet op Arbeid in Beweging) aan toegevoegd a € 9.542 ,-. In paragraaf 8.2 is deze voorziening al nader toegelicht.
Johan de Witt-gymnasium, jaarverslag 2021
37 Bibonnd. bij on» v.rklnrine d.d. 30-Of’Oi:
astrium'
Onderstaande tabel geeft de voorzieningen weer:
Voorzieningen €600.000,00 €500.000,00 €400.000,00 €300.000,00 €200.000,00 €100.000,00
€-
lllll
lalu Jubilea
LBP
Onderhoud
WAB
■ 2017 ■2018 B2019 >2020 12021
Aan de algemene reserve is een bedrag toegevoegd van € 313.079,- (resultaat).
Algemene reserve .617.881, t 2.161.421 ■ 1.625.10
: 2.304.8C
I
1.376.01 i 1.130.550
1 2016
2017
2018
2019
2020
2021
Deze algemene reserve van € 2.617.881,- dient om toekomstige risico's af te dekken (zoals beschreven in de risicoparagraaf in hoofdstuk 8) en om de in de meerjarenbegroting weergegeven toekomstige tekorten op te vangen. Daarnaast bestaat een deel van de algemene reserve uit de nog niet bestede gelden van de NPO-subsidie.
Johan de Witt-gymnasium, jaarverslag 2021
38 Beboradt bij om. vtrihracdd
30-05-202:
astrium y
8.5
Besteding niet geoormerkte subsidies - Prestatiebox, Convenantmiddelen, Functiemix
Prestatiebox: Met ingang van 2021 is de prestatiebox als zodanig niet meer uitgekeerd door de Rijksoverheid. Nog niet behaalde doelen uit het programma zijn door het Ministerie van Onderwijs apart benoemd en uitgekeerd als 'bekostiging strategisch personeelsbeleid'. In dat kader werd in mei 2021 een bedrag van € 89.622,- uitgekeerd.
Convenantmiddelen: Eind 2019 werd door de Rijksoverheid een bedrag uitgekeerd van €134.195,- in het kader van de convenantmiddelen VO. Deze regeling houdt in dat scholen extra middelen ontvangen (€ 154,96 per leerling) om uit te geven aan ontwikkeltijd, werkdrukverlichting, begeleiding startende leraren, begeleiding van zij-instromers of onderwijsinnovatie. Deze gelden werden eind 2019 door de Rijksoverheid uitgekeerd om in 2020 en 2021 te besteden. In overleg met het onderwijzend personeel is door het Johan de Witt-gymnasium gekozen om deze gelden te besteden aan een combinatie van activiteiten. Daarbij is ingezet op ontwikkeltijd, werkdrukverlichting en onderwijsinnovatie. Er is een begin gemaakt met de inventarisatie van de huidige ICT-infrastructuur om de verbeter- en knelpunten in beeld te brengen waarop geïnvesteerd dient te worden ter verbetering van de ICT-omgeving teneinde het onderwijs te digitaliseren en aan te laten sluiten bij de huidige onderwijsontwikkelingen. Daarnaast hebben de vaksecties ontwikkeltijd gekregen om het vakspecifieke onderwijs te bespreken en plannen te maken om het onderwijs te vernieuwen en te verbreden en de mogelijkheden te onderzoeken voor vakspecifiek digitaal onderwijs.
Voorts is geïnvesteerd in startende leraren en zij-instromers die in 2020 op het Johan de Witt-gymnasium gestart zijn door middel van extra begeleiding en aanvulling op het salaris. Functiemix: In onderstaande tabel is de functiemix weergegeven over de afgelopen jaren. In 2021 werd een bijdrage van de Rijksoverheid ontvangen van € 121.308,- in het kader van de financiering van de functiemix. De functiemix was in 2021.
Verloop functiemix Johan de Witt-gymnasium 160,00 150,00
140,00
£ 130,00 = 120,00 110,00
100,00
2017
2018
2019
2020
2021
Jaar ■ Functiemix JdW
Johan de Witt-gymnasium, jaarverslag 2021
39 Btkonute bij o»< r.rkUrmsd.d, ■so-oj-’o::
astrium'
/
NPO: Nationaal Programma Onderwijs: In 2021 werd een bedrag ontvangen van € 545.188,-. Het bestuur heeft een schoolscan gemaakt en na overleg met ouders, leerlingen en MR een begroting opgesteld. Daarin zijn de wensen en plannen opgenomen van genoemde betrokkenen op het gebied van steunlessen, begeleidingsprogramma's, mentoraatsversterking, extra sport- en cultuureducatie en het verbeteren van het wifinetwerk alsmede het inrichten van studieruimtes teneinde extra lessen en ondersteuning te faciliteren. De begroting is door de (P)MR goedgekeurd. In de personeelsformatie zijn extra uren opgenomen voor het geven van bijlessen en het begeleiden van ondersteuningsprojecten. Een bedrag van ongeveer € 195.000,- is hiermee gemoeid voor schooljaar 2021-2022, ongeveer 35% van de ontvangen subsidie. Ongeveer € 10.000,- is in 2021 besteed aan personeel niet in loondienst, bijna 2% van de totale subsidie. Dit bedrag zal in 2022 en 2023 oplopen naar mate de verschillende projecten vorderen. Voor aanpassingen aan het ICT-netwerk en studiefaciliteiten is in 2021 een bedrag ingezet van ongeveer € 30.000,- (5,5% van de totale subsidie).
9
Continuïteitsparagraaf en Risicoprofiel
De continuïteitsparagraaf heeft als doel een beeld te geven aan interne en externe over de strategische keuzes die het bestuur van onze school maakt en de financiële effecten van het gevoerde beleid op de langere termijn. In deze continuïteitsparagraaf zal een aantal gegevens uit de jaarrekening worden opgenomen, met daarbij een verwachting voor de komende vier jaar na het verslagjaar. Tevens is het risicoprofiel in deze continuïteitsparagraaf opgenomen.
De volgende onderdelen komen in deze continuïteitsparagraaf aan de orde:
Al: een aantal kengetallen m.b.t. de verwachte ontwikkeling van het ongewogen aantal leerlingen en het personeelsbestand A2: een meerjarenbegroting met daarin de balans met toelichting op de te verwachten belangrijke ontwikkelingen in de financiën, het huisvestingsbeleid en mutaties van reserves en voorzieningen
BI: een rapportage m.b.t. de aanwezigheid en werking van een intern risico- en controlesysteem en B2: een beschrijving van de belangrijkste risico's en onzekerheden (risicoparagraaf) B3: een rapportage van het bestuur
Al:
In onderstaande tabel staan de getallen in FTE (exclusief vervanging) zoals die in oktober 2021 waren en de prognoses voor de vier volgende jaren. De prognoses zijn steeds gebaseerd op de verwachte situatie per 1 augustus. De ongewogen leerlingenaantallen gelden voor de bekostiging van de vermelde jaren, dus per teldatum 1 oktober van het voorgaande jaar. VAVO-leerlingen zijn hierin niet meegenomen.
Johan de Witt-gymnasium, jaarverslag 2021
40 Btbonada bij «m< verklariMg d.4.
30-05-2022
astrium "
/
Kengetal (31-12)_______ Personele bezetting in fte Directie________ Onderwijzend personeel Onderwijs ondersteunend personeel Leerlingaantal
2021 59,4 3.0 44,5 11,9
2022 58.8 3.0 42.8 13.0
2023 58.4 2.6 42.8 13.0
2024 59.54 2.0 40.7 13.0
2025 59.14 2.0 41.6 13.0
776
767
749
746
772
Wij verwachten tot en met 2024 een kleine krimp in het leerlingaantal waarna het weer zal stijgen tot het huidige niveau. Dit heeft te maken met het grote examencohort dat in juli 2022 uitstroomt. Door het afnemende aantal leerlingen, zal het aantal OP-fte dat de komende jaren nodig is ook per jaar enigszins verschillen. Deze fluctuatie kan opgevangen worden door een klein deel van de formatie flexibel te houden. Daarnaast speelt het natuurlijk verloop een belangrijke rol. De komende jaren zal een aantal personeelsleden vanwege pensioengerechtigde leeftijd vertrekken. Deze collega's zullen vervangen worden door jonger en daarmee vaak goedkoper personeel. A2:
In de tabel staat de meerjarenbalans en - begroting, waarin rekening is gehouden met de fluctuerende leerlingenaantallen zoals de tabel die in Al weergegeven. Onder de langlopende schulden is de investeringstoelage van de gemeente Dordrecht opgenomen. Hieruit valt elk jaar € 50.275,- vrij waaruit de afschrijvingen inzake renovatie/nieuwbouw van het schoolgebouw aan het Oranjepark wordt bekostigd. De langlopende schulden nemen dus jaarlijks met dat bedrag af.
Onder kortlopende schulden worden de te betalen loonbelastingen, premies sociale verzekeringen en pensioenpremies opgenomen die over het voorgaande jaar worden betaald in januari van het nieuwe jaar. Daarnaast worden hier het nog uit te betalen vakantiegeld, alsmede nog te betalen en te ontvangen bedragen opgenomen die betrekking hebben op het nieuwe boekjaar.
Johan de Witt-gymnasium, jaarverslag 2021
41 B.hor«d. bij on» verkering d.d. 30-05-2022
astrium'
Activa
2021
2022
2023
2024
2025
2.423.578
2.250.803
2.078.028
1.905.253
1.732.478
2.423.578
2.250.803
2.078.028
1.905.253
1.732.478
38.393
38.393
38.393
38.393
38.393
Liquide middelen
3.377.351
3.445.499
3.367.061
3.326.311
3.543.901
TOTAAL Vlottende Activa
3.415.744
3.483.892
3.405.454
3.364.704
3.582.294
5.839.322
5.734.695
5.483.482
5.269.957
5.314.772
2.617.881
2.461.701
2.214.763
2.038.513
1.979.603
867.172
969.000
1.015.000
1.028.000
1.182.000
Langlopende schulden
1.545.965
1.495.690
1.445.415
1.395.140
1.344.865
Kortlopende schulden
808.304
808.304
808.304
808.304
808.304
5.839.322
5.734.695
5.483.482
5.269.957
5.314.772
Vaste activa Immateriële vaste activa Materiële vaste activa
Financiële vaste activa
TOTAAL Vaste Activa
Vorderingen
Totaal activa
Passiva Eigen Vermogen
Algemene reserve Bestemmingsreserve publiek
Voorzieningen
Totaal passiva
In de volgende tabel is de staat van baten en lasten (meerjarig) weergegeven. Het Johan de Wittgymnasium verwacht dat het leerlingenaantal de komende jaren eerst zal dalen, veroorzaakt door de uitstroom van het grote examencohort in de bovenbouw, om pas vanaf 2025 weer te stijgen. De school kan bogen op een goede regionale reputatie en zal blijven werken aan het in stand houden en
Johan de Witt-gymnasium, jaarverslag 2021
42 B«kor»<i« Hj ou. Verklarmg d.d. 30-05-2022
astrium*
waar nodig verbeteren van de kwaliteit van het onderwijs, de ICT-infrastructuur en leerlingenbegeleiding, maar een leerlingenafname is desondanks aannemelijk. In 2021 wordt nog een positief resultaat neergezet, doch daarna zijn negatieve resultaten niet te voorkomen. De afgelopen jaren is ingezet op het uitbreiden van de algemene reserve, zodat de financiële tegenvallers zo veel mogelijk kunnen worden opgevangen (zie ook B2, risicoprofiel). Daarnaast wordt de komende jaren de formatie nauwlettend in de gaten gehouden zodat onze doelstellingen van een minimale doorstroom van 95% in elk leerjaar en een hoge onderwijskwaliteit gehaald kunnen worden. De komende jaren wil de school door middel van extra investeringen inzetten op blended learning en begeleiding op maat.
Aantal leerlingen BATEN________ Rijksbijdragen______ Overige overheidsbijdragen Overige baten______ TOTAAL BATEN LASTEN___________ Personeelslasten Afschrijvingen______ Huisvestingslasten Dotaties___________ Overige lasten______ TOTAAL LASTEN__ Saldo baten en lasten Saldo financiële bedrijfsvoering_____ TOTAAL RESULTAAT
2021 775
2022 767
2023 749
2024 746
2025
7.216.147 61.602
6.312.113 61.275
5.973.644 60.775
5.950.343 60.775
6.152.285 61.775
619.722 7.897.471
558.487 6.931.575
561.100 6.792.472
579.360 6787.155
535.515 6.948.145
5.806.290 183.465 469.074 125.677 1.111.265 6.972.579 327.377 -14.297
5.531.500 218.500 504.275 126.000 705.980 7.087.755
5.464.500 218.500 474.275 126.000 754.635 7.039.410
5.427.500 218.500 474.275 126.000 715.630 6.963.405
5.442.500 218.500 474.275 126.000 744.280 7.007.055
-1500
-1500
-1500
313.079
-156.180
-246.938
-176.250
-58.910
-1500
772
Het investeringsbeleid van de Stichting Johan de Witt-gymnasium is erop gericht de komende jaren verbeterslagen te maken in het onderwijs; digitalisering is daarbij een belangrijk aspect. In 2020 is een begin gemaakt met een inventarisatie op ICT-gebied, in 2021 zijn daarin verdere stappen gezet. Een extern ICT-bedrijf heeft aanpassingen aan het netwerk gedaan om de digitale ontwikkelingen op onderwijsgebied en dagelijkse werkzaamheden optimaal te kunnen uitvoeren.
Wat betreft kasstromen en financiering verwijst de stichting naar het treasurybeleid. Daarin is opgenomen dat geen risico's worden genomen met (publieke) middelen. Voor veranderingen op gebied van financiering is altijd instemming van de raad van toezicht vereist, alsmede een wijziging in het treasurystatuut.
Johan de Witt-gymnasium, jaarverslag 2021
43 Beborndi bij om. >.rkhri.edd
jo-oï-io::
astrium^
111■i i /jit r .j I I 'l' r’!J
s. Jf.
V
1
//
3
■ k 3
r
Bl.Hieronder is schematisch de door het bestuur in 2018 goedgekeurde en vastgestelde Planning 81 Control-cyclus weergegeven:
SCHOOLPLAN
Meerjarenbegroting
JAARVERSLAG /
Evaluaties
JAARREKENING
Begroting & liquiditeitsprognose
y Management rapportages
‘X*.
liquiditeitscontroles
Johan de Witt-gymnasium, jaarverslag 2021
44 BthorcBdebtioiM reridariM^ 30-05-2022
astrium’
Een nadere toelichting op dit schema: In het kader van controle op de financiën heeft het Johan de Witt-gymnasium een planning &
control-cyclus ontwikkeld waarbij zowel op detailniveau als op grote lijnen vinger aan de pols wordt gehouden en op ieder gewenst moment inzichtelijk is hoe de actuele financiële situatie van de school is.
Zo wordt jaarlijks een iiquiditeitsprognose gemaakt, waarin per kalendermaand de verwachte inkomsten en uitgaven inzichtelijk worden gemaakt. Gedetailleerd worden de verwachte inkomsten van OCW en de overige inkomsten genoteerd en daarnaast wordt een totaaltelling van de verwachte kosten op de gebieden personeel, huisvesting, onderwijs en instellingslasten gemaakt. Aan de hand van deze bedragen wordt per maand een exploitatieresultaat berekend en een exploitatieresultaat voor het hele jaar. Deze prognose wordt maandelijks getoetst aan de werkelijkheid: in hetzelfde format worden naast de geprognosticeerde bedragen de werkelijke inkomsten en uitgaven genoteerd, waardoor meteen inzichtelijk is in hoeverre de geprognosticeerde bedragen aansluiten bij de werkelijkheid en of het exploitatieresultaat aansluit bij wat werd verwacht. Om dit te kunnen doen, worden wekelijks alle inkomsten en uitgaven genoteerd in een apart bestand, zodat deze eens per maand verwerkt kunnen worden in het liquiditeitsoverzicht. Op deze manier zijn de lopende financiële zaken op ieder moment inzichtelijk voor de schoolleiding en kan zo nodig direct worden bijgestuurd. Deze liquiditeitsoverzichten geven uiteraard ook inzicht bij het maken van begrotingen voor het volgende jaar. Drie maal per jaar wordt een managementrapportage uitgebracht.
Daarin wordt het bestuur op de hoogte gebracht op het gebied van de financiële bedrijfsvoering, het onderwijs en de personeelszaken. Op financieel gebied worden in deze managementrapportages de liquiditeitsprognoses en -resultaten overlegd en toegelicht. Daarnaast worden (meerja ren) begrot i nge n aan het bestuur voorgelegd, voorzien van een toelichting. Op het gebied van onderwijs krijgt het bestuur via de management rapportages verslagen van de onderwijskundige voortgang en ontwikkeling, het schoolplan en van de doorstroom- en examenresultaten. Bij deze cijfers wordt een toelichting geschreven. Op personeelsgebied wordt het bestuur ingelicht over onder andere (langdurige) ziekte, verlof, personeelsverloop en andere relevante zaken. Op deze manier is ook het bestuur in staat om tijdig bij te sturen, mocht dat nodig zijn.
De rector-bestuurder vormt het bevoegd gezag. De raad van toezicht houdt intern toezicht op de bedrijfsvoering en wordt daarin intern en extern ondersteund. De interne ondersteuning wordt geboden door de conrector met financiën in de portefeuille en door de beleidsmedewerker financiële administratie. De externe ondersteuning vindt voornamelijk plaats via administratiekantoor Dyade Dienstverlening Onderwijs, waaraan diverse processen zijn uitbesteed:
• •
Financieel: een deel van de financiële administratie is door het Johan de Witt-gymnasium uitbesteed waardoor functiescheiding binnen dit proces gegarandeerd is. Personeel: een deel van de personeelsadministratie en de gehele salarisadministratie is uitbesteed aan Dyade, waardoor ook hier de functiescheiding is gewaarborgd.
Johan de Witt-gymnasium, jaarverslag 2021
45 Behorend, bij o.» verkhrixgdd.
astrium
Impact COVID-19 De uitbraak van het Coronavirus heeft op de hele wereld een flinke impact, zo ook op het onderwijs. Het schoolexamen 2021 werd op aangepaste wijze afgenomen : in drie tijdvakken met extra herkansingen en de mogelijkheid tot het niet meetellen van een vak moest leerlingen in staat stellen het gymnasiumdiploma te bemachtigen, ondanks de beperkingen in het onderwijs als gevolg van COVID. Het onderwijs op het Johan de Witt-gymnasium is in 2021 deels op afstand gegeven, hetgeen voor zowel leerlingen als voor de medewerkers flinke aanpassingen vereisten. Op financieel gebied heeft de regelgeving rondom het Coronavirus voor het Johan de Witt-gymnasium geleid tot hogere kosten, op het gebied van o.a. huisvestingslasten en ICT. De impact van het Coronavirus op de totale financiële situatie heeft tot nu toe de continuïteit van de organisatie niet beïnvloed.
B2: Risicoprofiel
Een onderdeel van deze continuïteitsparagraaf is een uitgebreid risicoprofiel. Significante risico's worden in kaart gebracht en mogelijke acties worden besproken die het effect van deze risico's op de organisatie beperken dan wel beheersbaar maken. Door het continu en systematisch controleren van de organisatie en haar activiteiten op risico's, is het Johan de Witt-gymnasium in staat om op basis hiervan de risico's ofwel bewust te nemen, ofwel de kans op risico's te verkleinen of de gevolgen hiervan te beperken. De risicobereidheid (risk apetite) - de mate waarin het Johan de Wittgymnasium bereid is om risico's te nemen teneinde de gestelde doelen te behalen- hebben als uitgangspunt de in het onderwijsplan gestelde doelstellingen en de gewenste resultaten. Het Johan de Witt-gymnasium streeft ernaar een zo compleet mogelijk risicoprofiel te schetsen door de voor de school significante risico's in kaart te brengen en te kwantificeren.
Onderstaand schema van de VO-Raad is een leidraad bij het risicomanagementproces:
Context
Identificatie
Evaluatie
Communicatie Analyse en beoordeling
Uitvoeren beheersstrategie
Afwegen alternatieven
Naast de algemene risico's die voor iedere organisatie gelden, zoals wateroverlast, stroomstoringen, ICT-storingen, milieu incidenten, brand, etc., is er een aantal risico's dat specifiek geldt voor het onderwijs en voor onze school:
Johan de Witt-gymnasium, jaarverslag 2021
46 Behorend» bij oni» verkliring d.d.
3O-O£-2O22
astrium’^
Wijziging overheidsbeleid:
Voor een schoolbestuur is het beleid van de (lokale) overheid de grootste onzekerheid. Dit is tevens het punt waarop een school het minste grip heeft. De samenstelling van de regering of lokale overheid beïnvloedt de investeringen in het onderwijs. Het bekostigingsbeleid van de Overheid is de laatste jaren ook punt van discussie; het nieuwe bekostigingssysteem dat vanaf 2022 is ingevoerd, lijkt vooralsnog geen financieel voordeel op te leveren voor de stichting. In 2021 kon uiteindelijk een positief resultaat worden neergezet door extra subsidies en de jaarlijkse indexering loonkosten, maar het is allerminst zeker of de bekostigingsbedragen die voor 2022 zijn vastgesteld zullen worden aangepast. Ook de discussies over het groot-onderhoudsbeleid en de klimaatgelden zorgen ervoor dat het niet precies duidelijk is met welke bekostiging de komende jaren rekening gehouden kan worden. Het Johan de Witt-gymnasium voert niettemin een constante controle uit op de inkomsten en uitgaven en volgt de ontwikkelingen van het bekostigingsbeleid op de voet. Voortdurend worden controles uitgevoerd op de inkomsten en uitgaven van de school, op de (meerjaren)begrotingen en financiële prognoses en wordt de liquiditeit nauwlettend in de gaten gehouden.
Drie maal per jaar wordt een rapportage uitgebracht waarin het bestuur/de raad van toezicht op de hoogte wordt gebracht van de onderwijskundige en financiële ontwikkelingen binnen de school (zie ook de Planning & Control cyclus in deze continuïteitsparagraaf).
Daling leerlingaantal:
Elke school wordt vanuit de Rijksoverheid bekostigd op basis van leerlingenaantal, naast de vastgestelde bekostiging per vestiging. Een daling van het leerlingenaantal heeft directe financiële gevolgen. Een daling kan worden veroorzaakt door:
• • •
Demografische krimp Onvoldoende onderwijsresultaten Concurrentie van andere VO-scholen in stad of regio
3**4
V
'!
1
Vi
/
I /
IR
*
-—•
V V
I f
V
*-
Bchoreada bijou. verklaring d.d.
3o-oó-:o::
astriumr
/
Demografische krimp is een fenomeen waarmee alle onderwijsinstellingen in onze regio te maken hebben. Het Johan de Witt-gymnasium zet in op een stevig PR-beleid om het aantal inschrijvingen op peil te houden. Normaal gesproken wordt deelgenomen aan scholenmarkten, worden basisscholen bezocht en er wordt een aantal middagen georganiseerd waarop leerlingen van groep 8 (en soms ook groep 7) kunnen deelnemen aan proeflessen. Daarnaast wordt steeds meer ingezet op sociale media, online voorlichting en worden nieuwe publicatiebronnen aangeboord om de school onder de aandacht te brengen. Vanaf 2021 is een nieuwe PR-campagne gestart met als thema 'Daar ben je thuis'. Het thuisgevoel dat medewerkers en leerlingen voelen (ook wel het JdW-gevoel genoemd) wordt in deze campagne als speerpunt gebruikt om de school de promoten. De zes thema's van het nieuwe schoolplan worden gekoppeld aan dit 'thuis'-motto om ouders en potentiële nieuwe leerlingen te informeren dat de stichting thuis is op vele vlakken, in zowel onderwijs als begeleiding, als kunst en cultuur. Desondanks neemt het risico op een lagere instroom toe door de demografische krimp die in deze regio onmiskenbaar is.
Hoewel deze krimp volgens de inschatting van de Rijksoverheid tot 2023 zal doorzetten en daarna zal nivelleren, heeft de Stichting de komende jaren ook nog te maken met dalende leerlingaantallen door de uitstroom van grote cohorten. De meerjarenbegroting 2022-2026 laat zien dat de verwachte daling van leerlingaantallen aanhoudt tot en met 2024. De laatste jaren merken wij dat ouders steeds hogere eisen stellen aan de school alvorens een keuze te maken; zo wordt steeds vaker gevraagd om een extra rondleiding of een extra deelname aan proeflessen of zelfs een 'meeloop-dag'. Het Johan de Witt-gymnasium probeert zo veel mogelijk aan deze verzoeken gehoor te geven. Uiteraard wordt ook met groot enthousiasme onze jaarlijkse Open Dag georganiseerd. Vanwege de COVID-pandemie zijn in 2021 een online Open Dag en een online ouderavond (middels een via livestream uitgezonden talkshow) georganiseerd. Beide evenementen werden positief ontvangen, al is het lastig om het aantal online bezoekers te linken aan het uiteindelijk aantal inschrijvingen. In 2021 was het aantal inschrijvingen hoger dan voorspeld, voor 2022 hopen we op eenzelfde resultaat. Lopende het jaar blijft de school actief met PR door sociale media, de website en advertenties in diverse media.
Gezien het feit dat de top van de krimp nog niet is bereikt, is het zaak om ook het komende jaar met grote regelmaat contacten met basisschoolleerkrachten en directieleden te verstevigen door basisschoolbezoek en andere activiteiten. Ook bij ouders en potentiële nieuwe leerlingen dient het Johan de Witt-gymnasium zichtbaar te zijn en te blijven, hetgeen het verder uitbouwen van een structureel PR-plan vereist.
Ten aanzien van onderwijsresultaten streeft het Johan de Witt-gymnasium naar het bieden van onderwijs van de best mogelijke kwaliteit binnen de beschikbare financiële middelen. Diverse middelen worden ingezet om de kwaliteit van het onderwijs op peil te houden en waar nodig te verbeteren: door middel van functionerings- en beoordelingsgesprekken met docenten wordt de kwaliteit van het onderwijs in beeld gebracht en worden eventuele verbeterpunten in kaart gebracht. Daarop worden financiële middelen vrijgemaakt en ingezet voor coaching of scholingsbehoefte van onderwijzend en onderwijsondersteunend personeel. In de meerjarenbegroting wordt structureel €55.000,- opgenomen voor scholing en cursussen. Daarnaast heeft een aantal collega's deelgenomen aan gratis nascholingsprogramma's. Om de kwaliteit van het onderwijs verder te borgen is enkele jaren geleden in klas 1 gestart met een pilot omtrent toetsbeleid. Dit nieuwe toetsbeleid is in de schooljaren 2019/2020 en 2020/2021 doorgezet naar de 2e klas en de 3e klas. Ook het blended learning (deels werken met laptops in de klas) levert een waardevolle bijdrage aan de onderwijsontwikkeling en de plaats die het Johan de Wit-gymnasium inneemt in het onderwijsveld. Binnen onze klassieke kaders wordt gestreefd naar eigentijds onderwijs om onze sterke positie in de regio te handhaven.
Naast vernieuwd toetsbeleid en de introductie van blended learning wordt gestreefd naar zo klein mogelijke groepen in de onderbouw en het vormen van extra clusters in de bovenbouw. Echter, bij elke nieuwe formatie zal moeten worden bezien wat binnen de financiële middelen mogelijk is. Ook ongunstige leerlingaantallen
48
Johan de Witt-gymnasium, jaarverslag 2021 Behorende bij oD» verHiriag d.d.
3O-OÉ-2O22
astriurri'
//
kunnen invloed uitoefenen op het aantal te vormen klassen of clusters en vormen hiermee een financieel risico. Daarom wordt gestreefd naar het vormen van een financiële buffer om de eventuele extra kosten op te kunnen vangen. Ouders hebben inzage in de resultaten van de school m.b.t. in- en doorstroomcijfers, examenresultaten en de financiële positie van de school. Dit zorgt ervoor dat het noodzakelijk is om toe te zien op continuering van de goede resultaten, omdat slechtere onderwijsresultaten direct kunnen leiden tot een daling van het leerlingenaantal. In 2021 werd het Centraal Examen vanwege Corona aangepast en werden leerlingen in staat gesteld de examens te spreiden over drie tijdvakken, een extra herkansing te doen en een vak niet mee te laten tellen bij de uitslagbepaling. Tijdens reguliere lesuren worden leerlingen middels examentraining voorbereid op het examen. Om geen risico te nemen met onderwijsresultaten en slagingspercentages, werden examenvreestraining en examentraining door externen ingezet om de leerlingen optimaal op het examen voor te bereiden. Deze examen(vrees)trainingen behoren tijdens reguliere examenjaren ook tot de mogelijkheden. Bovendien worden leerlingen gestimuleerd om betere prestaties te leveren door deelname aan het Honours Programme in de bovenbouw en het Deltaproject in de onderbouw. Ook wordt intensief ingezet op de leerlingbegeleiding.
In 2021 de leerlingenbegeleiding verder geïntensiveerd en is er in kaart gebracht waar extra begeleiding voor leerlingen nodig is. Het begeleidingsteam is uitgebreid met twee medewerkers en extra junior studiecoaches zijn aangetrokken voor leerlingbegeleiding. Juist in coronatijd bleek dit in bepaalde gevallen extra nodig. De coördinator leerlingenbegeleiding werkt aan intensivering van de begeleiding voor onze leerlingen met interne en externe partijen. In samenwerking met de stichting Passend Onderwijs en diverse huiswerk-, begeleidings- en coaching instituten wordt de best mogelijke ondersteuning gezocht voor leerlingen die dit nodig hebben, zodat ook zij kunnen blijven deelnemen aan het onderwijsproces binnen onze school. Zeker mentoren en leerjaarcoördinatoren van het Johan de Witt-gymnasium spelen daarin een verbindende en begeleidende rol. Naast de coördinator leerlingbegeleiding werkt een aantal docenten met leerlingen die nog op de basisschool zitten via het project Johan Junior. Leerlingen die op de basisschool 'uitgeleerd' zijn en meer uitdaging behoeven, krijgen deze via Johan Junior aangeboden. Uiteraard streven wij ernaar deze leerlingen, zodra zij groep 8 hebben afgerond, in te schrijven op onze school.
*
19U I ter Y
<
4
iai vil
T
r
r I
.'I Jl
n
1 k
1
1
i
I
>4
■‘IS
é
Behorende bij onze verklariag d.d. 30-05-2022
astrium
F
Onveiligheid leerlingen/imagoschade:
Onveiligheid voor leerlingen is voor elke school - dus ook voor het Johan de Witt-gymnasium- een risico. Onveiligheid voor leerlingen kan niet alleen leiden tot imagoschade en een daling van het aantal leerlingen, maar ook voor schade aan leerlingen individueel. Daarom heeft het Johan de Wittgymnasium een anti-pest protocol en wordt een intensief anti-alcohol en -drugsbeleid gevoerd. Via voorlichting, mentorlessen, projecten en het opstellen en naleven van reglementen wordt een voor de leerlingen zo veilig mogelijk schoolklimaat gecreëerd. Ouders worden geïnformeerd over voorlichtingsprojecten en het beleid van de school. Onder normale omstandigheden, als schoolfeesten georganiseerd kunnen worden, zijn deze alcoholvrij en daarop wordt tijdens elk schoolfeest bij de ingang gecontroleerd door middel van verplichte blaastesten. De school investeert hier jaarlijks in. In klas 2 wordt jaarlijks een voorlichtingsproject georganiseerd waarbij leerlingen worden geïnformeerd over en onderwezen in de gevaren van alcohol en drugs. Ook in 2021 lag er een extra uitdaging voor de schoolleiding omtrent de veiligheid van leerlingen en medewerkers: de corona-crisis noopte het Johan de Witt-gymnasium tot allerlei aanpassingen om het gebouw voor zowel leerlingen als medewerkers veilig te houden en de kans op besmettingen tot een minimum te beperken.
Personeel: tijdelijke en vaste dienstverbanden / ziekteverzuim /wachtgeldkosten:
Als leerlingaantallen schommelen, heeft dat op een relatief kleine school als het Johan de Wittgymnasium direct zijn weerslag op de werkgelegenheid: bij een stijging van het aantal leerlingen moet extra personeel worden aangenomen dat bij een daling van het leerlingaantal weer overbodig wordt. Daarom wordt een deel van de formatie op tijdelijke basis ingevuld. Echter, de cao bepaalt via de nieuwe keten-regel of iemand wel of geen vast dienstverband kan bedingen. Dit zorgt ervoor dat het risico op boventallig personeel toeneemt. Daarom is het zaak om een goed en inzichtelijk personeelsbeleid te voeren, zodat dit risico kan worden vermeden dan wel tot een minimum beperkt kan worden. Wanneer door bijvoorbeeld een ongunstige groeps- of klassengrootte extra lessen uitgegeven moeten worden, worden deze uren op tijdelijk basis uitgegeven. De personeelsformatie moet te allen tijde een zekere flexibiliteit hebben zodat eventuele vermindering van het aantal lessen budgettair neutraal opgelost kan worden. 2021 heeft bewezen dat het in toenemende mate lastig wordt om goed personeel aan te trekken; er moest gebruik gemaakt worden van uitzend- en matchingsbureaus om op korte termijn vervanging te kunnen regelen of vacatures te vullen. Dit heeft tot hogere personeelslasten geleid.
Daarnaast brengt de WAB (Wet Arbeid in Beweging) het risico van het uitbetalen van transitievergoedingen met zich mee. Daarom is een risico-inventarisatie gemaakt betreft het aantal tijdelijke dienstverbanden en de financiële implicaties daarvan. De consequentie van de WAB is dat er in 2021 een voorziening is getroffen van bijna € 10.000,- om het risico af te dekken. Het financiële risico met betrekking tot ziekteverzuim heeft het Johan de Witt-gymnasium afgedekt met een ziekteverzuimverzekering. Na ziekteverzuim van een halfjaar of langer, keert de verzekeraar de kosten voor een vervanger uit. Ook het WGA-risico is met een verzekering afgedekt, ondergebracht bij het UWV. Onze school streeft ernaar om lesuitval zo veel mogelijk te beperken door lessen van een zieke collega over te laten nemen door sectiegenoten of vervangers van buitenaf. Hiermee wordt niet alleen getracht de door de inspectie voorgeschreven onderwijstijd te realiseren, maar ook voor onze leerlingen een ongestoorde continuering van de lessen te bewerkstelligen. Ondanks deze maatregelen werden wij ook in 2021 geconfronteerd met meerdere langdurig zieke collega's die vervangen moesten worden. Dit heeft tot aanzienlijke extra personeelskosten geleid. Een deel van deze vervanging kon worden opgevangen door collega's en een deel moest via een uitzend- of matchingsbureau worden vervangen.
In 2021 werd in het kader van de ziekteverzuimverzekering een uitkering ontvangen van onze verzekeraar 'de Goudse',
Johan de Witt-gymnasium, jaarverslag 2021
50 Behorende bij onze verklaring d.d. 30-05-2022
astrium
/
waarmee de extra personeelskosten deels werden gecompenseerd. In 2021 werd aan premies € 60.747,- betaald aan de Goudse, terwijl aan uitkeringen € 23.889,- werd ontvangen. Verrekening collectieve uitkeringskosten: middels deze vereveningsbijdrage wordt 75% van de uitkeringskosten door de scholen gezamenlijk opgebracht. 25% van deze kosten in het VO wordt direct ten laste van de laatste werkgever gebracht. Het is mogelijk dat een school in het geval van het ontslag van een disfunctionerende werknemer met veel dienstjaren te maken krijgt met hoge ontslagkosten. Om eventuele lasten hiervan te kunnen dragen zal de algemene reserve aangesproken moeten worden. Eind 2021 heeft de stichting te maken gehad met één medewerker met wie door middel van een vaststellingsovereenkomst het dienstverband is beëindigd per november van dit jaar.
Cao: effecten van loonsverhogingen, entreerecht en functiemix: De Rijksoverheid bekostigt niet geheel de in de cao gemaakte afspraken omtrent entreerecht en functiemix. De kosten van de functiemix wordt slechts voor 2/3 door de overheid vergoed. Om de personele bekostiging beheersbaar te houden, is het noodzakelijk om een goede balans te houden in de functiemix. Daarnaast wordt voor komende jaren ingezet op minder tijdelijke uitbreidingen en minder tijdelijke aanstellingen. Natuurlijk verloop zal de komende jaren enigszins zorgen voor dalende loonkosten, omdat wordt ingezet op het aannemen van jonger (en daarmee goedkoper) personeel.
Management: overdracht en structuur: Per augustus 2021 heeft de onderbouwconrector ontslag genomen. Per oktober 2021 is een interim conrector gestart voor een periode van twee jaar. De RvT en de schoolleiding zijn van mening dat na die tijd een tweekoppige schoolleiding (een rector-bestuurder en één conrector) een optimale invulling zal zijn van de dagelijkse leiding van de school. Sinds augustus 2020 heeft de schoolleiding gewerkt aan een nieuw schoolplan en is gestart met het inventariseren van ICT- en onderwijsbehoeften om vanuit een nieuwe visie te werken aan verbetering en optimalisering van het onderwijs, zodat het Johan de Witt-gymnasium ook in de toekomst een goede onderwijskwaliteit aan kan blijven bieden. In 2021 zijn daar samen met het personeel verdere stappen in gezet en zijn middels o.a. werkgroepen en plenaire organisatiedagen onderwijsplannen opgesteld die ervoor zorgen dat begin 2022 het schoolplan voor de komende vier jaren is vastgesteld.
Fraude: Binnen onze organisatie zijn de risico's op fraude afgedekt door de samenwerking met Dyade Dienstverlening Onderwijs: betalingen lopen via het administratiekantoor en er is voortdurende controle op de geldstromen. Door het digitale systeem van factuurverwerking is er zeer geringe kans op verkeerde of dubbele betalingen. Chartale geldstromen zijn er nauwelijks. In de leerlingenkantine wordt sinds 2020 alleen met pinbetaling gewerkt. Hierdoor is er geen omloop van cash geld in de school hetgeen het risico op fraude verder beperkt. De kantine wordt sinds september 2021 door een externe cateraar geëxploiteerd. Er is in het verleden nooit een aanwijzing geweest dat er sprake was van (materiële) fraude in de kantine of elders.
Johan de Witt-gymnasium, jaarverslag 2021
51 Bibortade bij oaw v.rkl>ri.E d.d
astrium
I
- n
t !
i
ft
w.
rF
k -
'S'
w Va
I
u■
Ül
V
k
I
SLl £l'
Fr
f
■ ól
1
■
4
Mb
K
k
<;/ (
r
Voorzieningen en financiële reserves:
De financiële buffer die in 2020 ongeveer 3 miljoen bedroeg, is in 2021 naar 3.6 miljoen gestegen. Deze buffer is niet alleen nodig om de benoemde risico's op te vangen, maar ook om de in de meerjarenbegroting geprognosticeerde verliezen op te vangen. Daarnaast is een aantal voorzieningen opgenomen die afgedekt moeten worden (langdurig zieke werknemers, levensfasebewust personeelsbeleid, jubilea, WAB). Indien extra geïnvesteerd moet worden in onderwijs, door bijvoorbeeld extra personeel aan te nemen of extra klassen/clusters te vormen, dienen ook de kosten die daaruit voortvloeien opgevangen te worden uit de financiële reserves. Het deel van de nog niet bestede NPO-subsidie is tevens opgenomen in de algemene reserve.
Onderstaand overzicht laat de benodigde posten zien waaruit de liquide reserve van € 3 miljoen is opgebouwd: Voorziening levensfasebewust personeelsbeleid
€ 239.963,-
Voorziening jubilea
€
59.664,-
Voorziening WAB (Wet Arbeid in Beweging)
€
9.542,-
Voorziening groot onderhoud
€
558.003,-
Geprognosticeerd tekort meerjarenbegroting 2022-2026 (inclusief dotaties aan voorzieningen) Benodigd bedrag afdekking risico's
€
567.317,-
€
778.000,-
Totaal:
€ 2.212.489,-
Johan de Witt-gymnasium, jaarverslag 2021
52 B.hore.de bij o«M v.rkhm^d.4.
astrlum^
Algemene reserve .617.881, 2.161.4
2.304.8C
1.625.IC
1.376.01 1.130.5®
2017
2016
2018
2019
2020
I■ 2021
De solvabiliteit geeft de mate aan waarin de stichting in staat is op langere termijn aan haar verplichtingen te voldoen. De solvabiliteit 2 wordt bepaald door het eigen vermogen (incl. voorzieningen) te delen door het totaal van de passiva. Eind 2020 werd een solvabiliteit 2 (inclusief voorzieningen) van 57% gerealiseerd, terwijl voor 2021 een percentage van 59% genoteerd mag worden. Voor het continuïteitstoezicht wordt voor solvabiliteit 2 een signaleringswaarde van 30% gehanteerd door de inspectie. De solvabiliteit 1 (exclusief voorzieningen) was eind 2020 42%, eind 2021 is dat een percentage van 44%.
De volgende tabellen geven de historische kengetallen weer:
Solvabiliteit 1 excl. Voorzieningen 50 41 40 30
42
44
36
35-2933,7
29,4 32_35
26,9
70
Solvabiliteit 2 incl. voorzieningen
60
55
57
59
50 50
45,1
40,4 40
33,76 29,1
30 20 20
10
0
10
■
■
■
2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021
0
■
■
■
■
2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021
53
Johan de Witt-gymnasium, jaarverslag 2021 Behorende bij onie verklnring d d. 30-05-2022
astrium ^ /
Weerstandsvermogen 35
32
33
28
30
25
Liquiditeit
23,66 19,97 19,6 17,7 ■ 16,5
20
4.5
3,96 3,99 44
4 3.25
3.5
22
3 2,24
2,5
15
2
2,54 H
1,54 1/44 1-64
151 II ■I I
10
5
0,5
O
2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021
F
E
I
0 ■ ■ I 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021
Rentabiliteit 8
6,94
6 4
2,65
: i -2
2,4
3,44 3,42 -
I
2013 2fl4 2#l5 2016 2017 2018 2019 2020 2021 -1,2
-4 -6
-4,6
Treasury:
Het saldo van de diverse rekeningen bij de Rabobank is op ieder moment opvraagbaar. Het Johan de Witt-gymnasium neemt geen enkel risico met betrekking tot beschikbare gelden. Er wordt intern voortdurend controle uitgevoerd op het beheer van geldstromen, liquiditeit en saldi. Het door het bestuur in 2018 opnieuw vastgestelde treasurystatuut voldoet aan de eisen zoals die gesteld worden door de Overheid (volgens de laatste wetswijziging van december 2018). Het betreft hier de Regeling Beleggen Belenen en Derivaten OCW 2016, aangevuld met de door de overheid toegepaste wijzigingen van december 2018. ICT; risico op datalekken, waarborgen privacy en naleving AVG: Het risico op datalekken betreft het risico op het lekken van privégegevens van leerlingen, ouders dan wel personeel door bijvoorbeeld hackers of (onbedoeld) lekken door medewerkers van de school of externe partijen waarmee persoonsgegevens worden uitgewisseld. Het Johan de Witt-gymnasium werkt voor haar leerlingenadministratie met het pakket Somtoday en voor de roosters met het pakket Zermelo. Deze pakketten zijn aan elkaar gekoppeld. In Somtoday worden niet alleen persoonsgegevens opgeslagen, maar worden ook resultaten van leerlingen en informatie betreft gezondheid opgeslagen.
Somtoday heeft ook een 'zorgvierkant'; hierin wordt relevante informatie opgeslagen over de zorg die bepaalde leerlingen ontvangen in het kader van passend onderwijs. Ook rapportages van mentorgesprekken, rapportvergaderingen e.d. worden in Somtoday opgeslagen. Het is dus noodzakelijk om deze gegevens goed te beschermen. Onze ICT-afdeling heeft daarin een
Johan de Witt-gymnasium, jaarverslag 2021
54 Worad. bij obx rtrMariag M-OS-MJÏ
astrium
//
belangrijke rol. De Functionaris Gegevensbescherming (FG) assisteert hierbij en bewaakt de processen. Registers en verwerkersovereenkomsten worden nauwkeurig bijgehouden. Sinds 2016 is het verplicht om datalekken binnen 72 uur na een incident te melden bij de AP (Autoriteit Persoonsgegevens). In 2021 heeft een datalek plaatsgevonden bij een extern bedrijf waarbij de school inkopen doet. Het bedrijf werd getroffen dooreen cyberaanval met randsomware waarbij persoonsgegevens zijn gestolen (naam medewerker, adres school). Het lek was snel opgemerkt en hersteld. Er bestaat een klein risico op ongewenste benadering door andere bedrijven die de persoonsgegevens hebben buitgemaakt. Een melding bij de AP hoefde niet te worden gedaan.
Vanaf mei 2018 dient de school te voldoen aan de nieuwe wetgeving op het gebied van Europese privacyregels. In 2021 heeft de FG (Functionaris Gegevensbescherming) in samenwerking met de schoolleiding en de afdeling ICT verdere stappen gezet in het optimaliseren van de bescherming van persoonsgegevens, zoals het opstellen en bijhouden van gegevensregisters, afsluiten en registreren van verwerkersovereenkomsten en ICT-beveiliging. De in 2018 opgestelde protocollen die zijn voorgelegd aan het bestuur en de MR, zijn na instemming verspreid aan interne en externe betrokkenen. Alle protocollen en procedures zijn inmiddels op onze website geplaatst, zodat het Johan de Witt-gym nasi urn voldoet aan de Europese wetgeving.
I
c
■F
•
4
kr
v
e *
1^.. ll
K jr->
j
E*
F
¥
V IS / * /1 K it C* 'd
► z
/
/
y".
J
»
►
Si Behorende bij ,
“nn
P^A
li
astriurW
I
Risicomanagement in cijfers: Na het in kaart brengen van de risico's en het beschrijven van de beheersmaatregelen, heeft het Johan de Witt-gymnasium een risico-inventarisatie opgesteld om de gesignaleerde risico's en beschreven beheersmaatregelen te kwantificeren. Hierdoor wordt in kaart gebracht werk bedrag gereserveerd moet worden om de risico's af te dekken die niet of niet volledig kunnen worden beheerst.
De kans dat een bepaald risico zich voordoet wordt beoordeeld door een keuze te maken uit 5 klassen:
Klasse ___ 1_ ___ 2^ ___ 3^ ___ £ 5
Referentiebeeld < of lx per 10 jaar lx per 5-10 jaar lx per 2-5 jaar lx per 1-2 jaar lx per jaar of >
Om de financiële gevolgen in kaart te brengen wordt eveneens gebruik gemaakt van 5 klassen:
Klasse
Financieel gevolg
1
X< € 25.000
2
4
€ 25.000 <X< € 100.000 € 100.000<X< € 250.000 € 250.000 <X< € 500.000
5
€ 500.000 < X
3
Binnen de klassen wordt het werkelijk ingeschatte risicobedrag opgenomen in de inventarisatie.
Kans x financieel gevolg = risicoscore: door de kans te vermenigvuldigen met het financieel gevolg, ontstaat een risicoscore. Die score laat zien welke risico's uiteindelijk het grootst zijn voor de organisatie en waar de focus dient te liggen bij het implementeren van beheersmaatregelen of het reserveren van gelden om risico's af te dekken.
Johan de Witt-gymnasium, jaarverslag 2021
56 Behorende bij onze veddaring d-d. 3Ö-0S-2O22
astrium
/
De rislco-inventarisatle van het Johan de Wltt-gymnasium ziet er als volgt uit: (n.b.: de gereserveerde bedragen worden onderaan deze rislcoparograof nader toegelicht)
I I Kwaliteitsbeheersing: scholIng docenten, groepsgrootte onder- en bovenbouw, flexibele formatie Concurrentie/krtmp:
Anti pestprotocol, Anti-alcohol & drugsbeleid (voorlichting, mentor!essen, voorlichtingsavond ouders), verplichte blaastest feesten, corona maatregelen
Voortdurend volgen van ontwikkelingen, planning&control (meerjarig)
I? i s I
h 15
€ 200 000,00
1
2
€50 000,00
4
2
8
€75.000,00
3
4
12
€250.000,00
3
2
6
€ 100 000,00
2
1
2
€
50.000,00
1
1
1
€
3.000,00
1
1
1
€
2
2
4
€ 50.000,00
1
1
1
€
1
1
1
€
5
3
2
WlWng Gedeelte formatie In djdeiljk dienstverband, flexibele formatie, risico (langdurig) zieken met
ziekteverzuimverzekering, aansluiting bij UWV, wxxzienlng WAB
rdering docenten
CAO
t: opvolging en rtructuur
Monitoring door bestuur op kennis en expertise schoolleiding. Ad Interim schoolleider Samenwerking met Dyade; door functiescheiding risico op fraude afgedekt, betalingen via
Fraude (Inkoop)
administratiekantoor. Vier-ogen principe betalingen vla Dyade. Procedure voor controle op
prestatie! ever mg. Accountantscontroles. Er wordt geen risico genomen met beschikbare gelden. Voorn
Treasury/flnandêle reserve
• controle op geldstromen,
liquiditeiten saldi
'AVG Onvoldoende functiescheiding
geautomat teerde leerflngadmlnistratle; risico op
Samenwerking met FC en ICT afdeling om risico datalekken af te
van protocollen