Bijlage 2 2e bestuursrapportage 2022.pdf

Kan»

Ernst

4 Catastrofaal

3 Ernstig

2 Matig

1 Klein

4 zeer grote kans dat het zich wordoet 3 grote kans dat het zich voor doet 2 middelgrote kans dat het zich voor doet

A4, A8B, A16

r A36

A26, A27, A32

A42

1 kleine kans dat het zich \oor doet

In de tabel hierna zijn alle risico's beschreven. Het totale risico op hogere kosten van jeugdhulp dan er is begroot en financieel beschikbaar is bij gemeenten, komt samen in het roodgekleurde risico A36. Dit is een samenstelling van een aantal onderliggende risico's.

47

Ernst(E1- Kan, --------- üor-

Oorzaken/ rtalcofactoren

Wat kan er mis

Wat kunnen oorzaken

gaan?

daarvan zijn?

Aanbieders

Aanbieders mogen zelf Er wordt meer zorg

Ja/nee’

continueren zorg te de duur en intensiteit

Hoe risico te vc

-T

Afspraken met aanbieders bij

Nee

nieuwe Inkoopronde 2022 over

geleverd dan nodig

van de zorg bepalen zetten meer zorg in Case manage ment nog

reductie inzet per jeugdigdige Normenkader en afbakening

lang (duur) of dan nodig is

nauwelijks toegepast

(intensiteit)

Geen inperking in contract en vanuit

'te

verminderen?

_______________ Zorginzet

i / key controte)

EzK

Wat kunnen gevolgen zijn?

jeugdhulp 8

Perspectiefplan Case manage ment bij jeugdteams

Contractmanagement SOJ

contractmanagement

nog weinig druk

A-«B

Dedaraties

Verwijzer geeft

Druk van burger

Kosten zorg lopen

Gedeeltelijk, door pre

jeugdhulp RTA+LTA

verwijzing af

Burgder ten dienste

op

Stichting Jeugdteams

>gbij

project anders zorgen (in

uitvoering) Poject uit aanjaagplan

willen zijn terwijl vooriiggend Te weinig

4

bij

veld of eigen kracht ook een oplossing

Verhogen budgetbewustzijn door

verwijzerstroom huisarts via

2

jeugdteams Project aanjaagplan POH huisarts

verwijzer

zou kunnen zijn

(bij een aantal gemeenten al operationeel)

A-15

Betaling

Gedeeltelijk via controle verklaring

jeugdhulp

declareert niet

onrechtmatig/

accountant bij produdieverantwoording

RTAHTA

verleende zorg of

frauduleus

declareert onjuist

gededareerde zorg

Declaraties

2

Rechtmatigheid en fraude

Monotoring potentiële dubbele dedaraties

controles Aanscherping case en contractmanagement___________

uren)

A-25

PGB

fraude

>100k. Bij productie* lOOk separate controle

Te hoog afgegeven

in proces

beschikkingen andere fouten in

burger teveel

beschikking

Betaling

Ja voor aspect onrechtmatigeheid/fraude

Fraudepreventie functionaris

onrechtmatig/ frauduleus

door: -Procesinrichting bij Stichting Jeugdteams en

Verhogen budgetbewustzijn door

gedeclareerde zorg

toetsingskader SOJ

project anders zorgen (in

Fraude controle

Niet rechthebbende diënten kunnen dit niet uitvoering) Verhoogde aandacht bij

direct omzetten In finandeel voordeel, muv

inzet Sodaai Netwerk -Er is geen uitbetaling,

!

Jeugdteams voor hoogte

diënten, muv inzet beschikkingen

sociaal netwerk

1

-Alleen geldelijk voordeel met

samenspanning in de keten JT-diënt-

aanbleder, bij inzet sodaai netwerk alleen JT-

dient

Minder borging voor te hoog afgeven beschikking (de gap tussen beschikking en

uitnuttmg is in ZHZ veel hoger dan landelijk) A-27

PGB

Zorgaanbieder

Gebrekkig

Betaling

Gedeeltelijk met proef

Fraudepreventie functionaris

declareert niet

administratief proces

onrechtmatig/

rechtmatigheidscontroles, huisbezoek

Opschaling rechtmatigheid en

verleende zorg of

aanbieders

frauduleus

ontbreekt door corona

fraude controle

Boetes op te laat dedareren

declareert onjuist

<

gedeclareerde zorg

(niet dedarabele

uren)

A-32

Generiek

Gebrekkig inzicht in Gebrekking

Ontbrekend inzicht

Gedeeltelijk, voorschotten zijn afgeschaft en

de productie/

administratief proces

in zorgconsumptie,

OHW financiering wordt afgebouwd

Niet meer vergoeden te laat

en/of te hoge

als gevolg daarvan

Aanspreken aanbieders door

gededareerde zorg

door laat indienen administratieve last aanbieders van dedaraties

minder tijdige bijsturingsmogelijkh

:org.

eden en minder betrouwbare

Sterker aanspreken door

prognoses

A-36

Generiek

‘1

Onhoudbaarheid

De jeugdhulpvraag

Bezuinigingen vanuit

is groter dan het

het Rijk

Financiën en

beschikbare

Groei zorgvraag

budget.

Bedrijfsbelang

daarmee voortbestaan

aanbieeders (meer)

huidige inrichting en

zorg te leveren

werking stelsel

i

.

Blijk (maatregelen in voorbereiding

uitvoering) Maatregelen Aanjaagplan

lieuwe Inkoop 2022

Ingezette zorg niet doelmatig en niet

effectief Toegang niet streng

genoeg

A-42

Generiek

Inzet jeugdhulp (JNV) naar voren

leidt niet tot lagere leidt mogelijk niet tot kosten lagere 2e lijns

gespecialiseerde

jeugdhulp

48

Gemeenten kunnen elkaar aanspreken op

JNV wordt ingezet op Hogere kosten preventie en preventie

inzet JNV

4

2

Strakkere monitoring en sturing op uitvoering maatregelen en effect

van maatregelen

Rechtmatigheid inkopen Op verzoek van de auditcommissie besteden wij in de 2de burap 2022 specifieke aandacht aan de rechtmatigheid van de inkopen. Wij richten ons hierbij op de naleving van inkoopregels zoals ze zijn opgesteld in de Aanbestedingswet 2012. In het accountantsverslag 2021 wordt wat betreft de bestedingen de volgende opmerkingen gemaakt:

■

•

•

Het eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid (geen onderdeel normenkader) wordt niet consequent nageleefd. Wij dringen erop aan uw procedures hierop aan te scherpen. In 2021 is voor een bedrag van € 1,2 miljoen facturen betaald zonder dat daaraan een contract aan ten grondslag lag. Prestatielevering wel vastgesteld, maar wij dringen aan op aanscherping van de procedures. Vanuit de controle van de EU aanbestedingsrechtmatigheid onrechtmatigheden ad € 0,2 miljoen geconstateerd.

In 2021 zijn de bestedingen van het cluster COVID-19 uitvoeringsorganisatie circa 69% van het gehele inkoopvolume van DGJ geweest. DGJ heeft eind 2021 BDO Legal gevraagd een advies uit te brengen omtrent de rechtmatigheid van gedane inkopen ter bestrijding van COVID-19. Door BDO Legal is onder ander geadviseerd om een zekere mate van basisinfrastructuur in te richten. Ten aanzien van bovenstaande bevindingen van zowel de accountant als BDO Legal heeft DGJ onderstaande beheersmaatregelen genomen:

• ■

49

Vanaf eind 2021 is een eigen inkoopadviseur ten behoeve van de COVID-19 uitvoeringsorganisatie aangesteld. Vanuit de opgestelde spendanalyse zijn de volgende aanbestedingen voor zowel COVID-19 als de reguliere DGJ uitgevoerd: Europese openbare aanbesteding Raamovereenkomst Medische verbruiksen gebruiksartikelenartikelen met Tenderned kenmerk TN 324160, publicatiedatum 30 juli 2021. Europese openbare aanbesteding Arbodienstverlening Drechtsteden, OZHZ en DG&J, Sociale en andere specifieke diensten, kenmerk TN 327308, publicatiedatum 8 oktober 2021. Europese openbare aanbesteding Beveiliging en Verkeersdiensten t.b.v. test -en vaccinatielocaties met Tenderned kenmerk TN: 343563, publicatiedatum 6 januari 2022. Europese openbare aanbesteding Raamovereenkomst Inhuur Uitzendkrachten Regio Drechtsteden, kenmerk TN 345336, publicatiedatum 26 januari 2022. Europese openbare aanbesteding Raamovereenkomst Schoonmaakdiensten t.b.v. alle locaties DG&J, kenmerk TN 347156, publicatiedatum 15 februari 2022. Europese openbare aanbesteding Backoffice-applicatie Sociaal Domein Jeugd t.b.v. Serviceorganisatie Jeugd ZHZ, kenmerk TN 350445, publicatiedatum 3 maart 2022. Vrijwillige transparantie vooraf Inhuur EHBO medewerkers, kenmerk TN 366525, publicatiedatum 21 juni 2022; Meervoudig onderhandse aanbesteding Warme Drankenautomaten, datum offerteaanvraag 3 december 2021.

« ■

*

* ■

* ■

Meervoudig onderhandse aanbesteding Raamovereenkomst Levering sanitaire verbruiksartikelen t.b.v. alle locaties DG&J, datum offerteaanvraag 4 april 2022. Meervoudig onderhandse aanbesteding Raamovereenkomst Evenementenorganisatie, (opbouwen, inrichten en afbouwen van test- en vaccinatielocaties), Sociale en andere specifieke diensten, datum offerteaanvraag 23 juni 2022. Meervoudig onderhandse aanbesteding Raamovereenkomst Afvalverwerking t.b.v. test- en vaccinatielocaties, datum offerteaanvraag 5 september 2022. Naast de inkoopadviseur is er inzet van een financieel adviseur, kwaliteitsadviseur en juridisch adviseur t.b.v. de COVID-19 uitvoeringsorganisatie. Proces van contractregistratie, contractbeheer en contractmanagement is vastgesteld. Uitvoeren van periodieke steekproeven waarbij wordt onderzocht of op goede wijzer aan contractregistratie- en beheer wordt gedaan door de kwaliteitsadviseur. Als uitgangspunt voor de steekproeven wordt de factuur genomen. Interne procedures ten behoeve van bestellingen ten aanzien van de COVID-19 uitvoeringsorganisatie zijn opgesteld. Met de gecontracteerde partijen ten behoeve van inhuur van medewerkers zijn afspraken gemaakt om te factureren op basis van ingeplande uren zoals vermeld in het planningssysteem Shiftbase. Een rechtmatigheidsanalyse van de spend per crediteur is opgesteld vanaf de inkopen 2019 t/m eind augustus 2022.

Inkoopdossiers van top 10 leveranciers zijn aanwezig.

De volgende beheersmaatregelen zullen nog getroffen gaan worden: «

*

Analyse van homogene opdrachten die in de huidige situatie zijn ondergebracht bij meerdere crediteuren. Opstellen aanbestedingskalender t.b.v. COVID-19 uitvoeringsorganisatie en reguliere DGJ.

Ten aanzien van de opmerkingen van de accountant (zie vorige pagina) kan worden gesteld dat de nadruk voornamelijk bij de tweede bullit heeft gelegen. Uit de opsomming van bovenstaande blijkt dat ook het voldoen aan het eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid aandacht heeft gekregen (meervoudige onderhandse aanbestedingen), dit moet echter nog wel verder ontwikkelt worden. Bij de derde bullit werd aangegeven dat er onrechtmatigheden waren geconstateerd, omdat het meerjarige contracten betreft blijft deze onrechtmatigheid van kracht.

50

Bestuurlijke besluitvorming In de bestuurlijke planner is opgenomen op welk moment in het Algemeen Bestuur een stuk wordt geagendeerd en of dit een besluitvormend, informatief of opiniërend karakter heeft. In bijlage 1 is de planner voor de komende maanden in 2022 weergegeven. In de periode juni - augustus zijn in het algemeen bestuur de volgende onderwerpen besproken: Concern: • Aanwijzen leden Auditcommissie • Vaststellen Jaarstukken 2021 ■ Vaststellen Begroting 2023 • Vaststellen lste Bestuursrapportage 2022 ■ Vergaderplanning 2023 • Vergoedingsregeling klachtencommissie

Onderdeel Dienst Gezondheid & Jeugd: • Project Nu Niet Zwanger Onderdeel Serviceorganisatie Jeugd: ■ Inspectierapport Veiligheidsketen (informatief)

51

Bijlage 1 Bestuurlijke planner Maand

Algemeen Bestuur

November

17 november

Besluitvormend • 2de Burap 2022 ■ Vaststellen wijziging begroting 2022 SOJ

Opiniërend ■ Ontwikkelingen Forensische Geneeskunde ■ Uitwerking wijziging Wgr ■ Herziening reglement van orde AB. Informerend ■ Aangepast beleid op vrijstelling op grond van richting bezwaar

THEMABIJEENKOMST

24 november ■

December

Ontwikkelingen Dienstverlening en ROA

1 december Besluitvormend ■ Nu Niet Zwanger • Herziening reglement van orde AB.

52

Gemeenteraad

Na zienswijze gemeenteraden.

Planning

53

FdienstWMM

K*re< loByw», 40 Posthui 166. SJOO AD Dofdtwhl ® 076 7706500 © lnfo4Kl9iiht.nl

GGOZHZ | IVS | VeiHgThuis •

54