20230425 Concept Jaarstukken 2022.pdf
Tekst van het document
Concept Jaarstukken 2022
Concept jaarstukken Exploitatiejaar 2022
Inhoud Leeswijzer ........................................................................................................................................................ 4 1. Directieverslag ..................................................................................................................................... 4 1.1. Inleiding ...................................................................................................................................... 4 1.2. Verkeersaanbod ......................................................................................................................... 4 1.3. Renovatie ................................................................................................................................... 5 1.4. Bedrijfsvoering ........................................................................................................................... 6 1.5. Resultaten en financiering .......................................................................................................... 7 1.6. Bereikbaarheid Hoeksche Waard ................................................................................................ 7 1.7. Risico’s........................................................................................................................................ 8 2.
Jaarverslag ........................................................................................................................................... 9 2.1. Programmaverantwoording ....................................................................................................... 9 2.1.1. Wat is bereikt?.................................................................................................................................. 9 2.1.2. Wat is er voor gedaan? ................................................................................................................... 11 2.1.3. COVID-19 ........................................................................................................................................ 14 2.1.4. Wat heeft het gekost ? ................................................................................................................... 14 2.1.5. Overzicht van algemene dekkingsmiddelen ................................................................................... 15 2.2. Paragrafen ................................................................................................................................ 16 2.2.1. Kengetallen, weerstandsvermogen en risicobeheersing ................................................................ 16 2.2.2.
Onderhoud kapitaalgoederen ........................................................................................................ 20 2.2.3. Financiering .................................................................................................................................... 21 2.2.4. Bedrijfsvoering................................................................................................................................ 23 2.2.5. Verbonden partijen ........................................................................................................................ 28 2.2.6. Lokale heffingen ............................................................................................................................. 28 2.2.7. Grondbeleid .................................................................................................................................... 28 2.2.8. Openbaarheid ................................................................................................................................. 29 3. Jaarrekening ...................................................................................................................................... 30 3.1. Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling ................................................................. 30 3.2.
Overzicht van baten en lasten .................................................................................................. 32 3.3. Toelichting op het overzicht van baten en lasten ...................................................................... 33 3.3.1. Overzicht van incidentele baten en lasten ..................................................................................... 34 3.3.2. Overzicht aanwendingen onvoorzien ............................................................................................. 34 3.3.3. Overzicht van structurele mutaties in de reserve .......................................................................... 34 3.3.4. Rechtmatigheidsanalyse ................................................................................................................. 34 3.3.5. Wet normering topinkomens ......................................................................................................... 35 3.4. Balans per 31 december ........................................................................................................... 36 3.5. Toelichting op de balans ........................................................................................................... 37 3.6. Taakvelden ............................................................................................................................... 41 3.7.
EMU-Saldo ................................................................................................................................ 42 4. Controleverklaring accountant .......................................................................................................... 43 5. Vaststelling ........................................................................................................................................ 47
Concept Jaarstukken 2022
Pagina 3 van 47
Leeswijzer Voor u liggen de concept jaarstukken over het verantwoordingsjaar 2022. De jaarstukken bestaan uit het directieverslag, het jaarverslag, de jaarrekening en de bijlagen. In het directieverslag worden de ontwikkelingen in het verantwoordingsjaar behandeld. Het jaarverslag bestaat conform het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) uit de programmaverantwoording en de financiële paragrafen. Ten slotte worden in de jaarrekening het overzicht van baten en lasten, de balans en de toelichting daarop gegeven. Het jaar 2022 wordt gebruikt als proefjaar voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. In de jaarstukken vindt u dit op twee plekken terug. In hoofdstuk 3 hebben wij de rechtmatigheidsverklaring opgenomen en in de paragraaf bedrijfsvoering wordt een nadere toelichting gegeven op de rechtmatigheidsverklaring.
1.
Directieverslag
1.1.
Inleiding Hierbij treft u het jaarverslag 2022 van Gemeenschappelijke regeling Wegschap Tunnel Dordtse Kil. In 2022 is de renovatie van de tunnel afgerond, wat op 15 oktober gevierd is met een succesvolle open dag. Daarnaast is het verkeersaanbod weer op het niveau van voor Corona. Door de uitbreiding van het aantal tolstraten kan dit verkeersaanbod tevens sneller dan voorheen afgehandeld worden.
1.2.
Verkeersaanbod Het verkeersaanbod heeft zich in het afgelopen jaar hersteld na corona. Dit betekent dat het verkeersaanbod bijna 13% boven begroting ligt en daarmee op het niveau is van 2019, namelijk 4,3 (2019: 4,2) miljoen voertuigen per jaar.
Verkeersaanbod per jaar 4.400.000 4.200.000 4.000.000 3.800.000 3.600.000 3.400.000 jaar 2019
2020
2021
2022
Concept Jaarstukken 2022
Pagina 4 van 47
Verkeersaanbod per maand 450.000 400.000 350.000 300.000 250.000 200.000 150.000 100.000 50.000 jan
feb
mrt
apr 2019
mei 2020
jun
jul
aug
2021
2022
sep
okt
nov
dec
De verwachting is dat komende jaren een verdere groei zal laten zien in het verkeersaanbod. Na de renovatie kan dit extra aanbod door uitbreiding van het aantal tolstraten ook verwerkt worden.
1.3.
Renovatie In 2022 is de renovatie van de tunnel afgerond. Enkele hoogtepunten van de renovatie zijn: • • • • • •
Renovatie dienstgebouw gestart week 1; 4 april een GO gegeven op de tunnelombouw; 29 april de verhuizing naar ons nieuwe kantoorgebouw; 1 mei het nieuwe tolplein is operationeel; De week van de oplevering begin oktober 2022: open dag, informatiedag voor gemeenteraden en provinciale staten; De ingebruikname van onze zonnepanelen die op zonnige dagen 80KW aan energie leveren ten behoeve van de tunnel.
Concept Jaarstukken 2022
Pagina 5 van 47
In 2023 zal het fietstracé wat aansluit op de N217 gerealiseerd worden. Naar verwachting is dit klaar voor de renovatie van de Heinenoordtunnel aanvangt. Na de realisatie van dit fietstracé is de tunnel en bijbehorende infrastructuur weer geheel in topconditie. Vanaf 2023 wordt vooral gefocust op een juiste vorm van onderhoud en instandhouding van de tunnel en infrastructuur. Duurzaamheid Gedurende de renovatie zijn wij continu bezig geweest om duurzaamheid een plek te geven, de gehele renovatie is derhalve uitgevoerd met de gedachte aan duurzaamheid. Dat heeft zich uitbetaald in het hoogst haalbare energielabel van het kantoorgebouw A+++++ (5+). Daarnaast is ingezet op een duurzame werkplek van de medewerkers, door te zorgen dat de werkplek van de tolbeambten zo optimaal mogelijk is en tevens wordt gezorgd voor een schonere lucht door ionen techniek, waardoor per saldo meer fijnstof afgebroken word dan er wordt uitgestoten door verkeer rondom het tolplein.
1.4.
Bedrijfsvoering In 2023 en komende jaren zal een aantal personen met pensioen gaan of de AOW gerechtigde leeftijd bereiken. Gestreefd wordt naar tijdige opvolging en overdracht, waardoor de kennis over het primaire proces gewaarborgd blijft.
Concept Jaarstukken 2022
Pagina 6 van 47
Rechtmatigheidsverklaring Het dagelijks bestuur is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens.
1.5.
Resultaten en financiering Het resultaat over 2022 bedraagt € 4,6 mln. Dit resultaat is hoger dan begroot doordat het verkeersaanbod zich sneller heeft hersteld dan verwacht, hierdoor is het resultaat ruim € 9 ton hoger dan begroot (€ 3,4 mln.). Het restant van € 0,4 mln. wordt verklaard door Compensatie gederfde inkomsten Covid-19 € 0,2 mln. en hogere tolvergoedingen door Rijkswaterstaat € 0,1 mln. en lagere lasten. Het resultaat was hoger dan voorgaande en komende jaren, immers de kapitaallasten zijn flink lager doordat: • afschrijvingen pas genomen worden in het jaar na realisatie, dat betekent vanaf 2023 een hogere last ten opzichte van 2022 ad € 2,3 mln. • rentelasten hoger worden als gevolg van de financiering van de renovatie ad € 0,2 mln. Het moment van renoveren had achteraf gezien niet beter gekund. Financieringen zijn aangetrokken op vrijwel het laagste punt in afgelopen jaren. Daarentegen is de aflossingstermijn van financieringen korter dan het gebruik van de activa. Dat betekent dat de leningportefeuille rond 2027 deels geherfinancierd moet worden.
1.6.
Bereikbaarheid voor de regio Door de renovatie van de Kiltunnel, kan deze een stabiele bereikbaarheidsrol voor de regio vervullen. Ook met het oog op het groot onderhoud, van de Heinenoordtunnel en de Haringvlietbrug, dat de komende jaren in de Hoeksche Waard gaat plaatsvinden.
Concept Jaarstukken 2022
Pagina 7 van 47
1.7.
Risico’s De grootste risico’s de komende jaren voor de Kiltunnel zijn naar onze mening: • personeelsbeleid. Behouden en aantrekken van de gewenste medewerkers; • verminderd verkeersaanbod, zoals bijvoorbeeld afgelopen jaren door een pandemie. Een lager verkeersaanbod heeft immers direct effect op de opbrengsten die gerealiseerd worden; • herfinanciering vanaf 2027. De huidige leningen zijn tegen historisch lage rentes aangetrokken. De rente bij herfinanciering zal waarschijnlijk hoger zijn dan de huidige rente, wat een direct effect heeft op het resultaat; • de kabinetsplannen inzake Betalen naar Gebruik voor alle automobiliteit (‘rekeningrijden’). Afhankelijk van de gekozen uitwerking van de kabinetsplannen kan de tolheffing voor de tunnel rond 2030 eventueel worden opgeheven, wat gevolgen heeft voor (de organisatie van) het beheer en onderhoud van de tunnel.
Concept Jaarstukken 2022
Pagina 8 van 47
2.
Jaarverslag
2.1.
Programmaverantwoording Het programma van het wegschap is het beheren en exploiteren van de tunnel en de daarop aansluitende wegen en deze tunnel tegen betaling van tolgeld beschikbaar te stellen voor gemotoriseerde verkeersdeelnemers. Voetgangers, (brom)fietsers en brommobielen maken gratis gebruik van de langzaam verkeer strook. Het berekenen van tolgelden dient te geschieden tegen zodanige bedragen dat een rendabele exploitatie van de tunnel gewaarborgd wordt zoals is vastgelegd in de Gemeenschappelijke Regeling voor het Wegschap Tunnel Dordtse Kil. Daarbij zet het wegschap zich in voor het in stand houden van een veilige tunnel met aansluitende wegen. Het streven is de toltarieven constant en zo laag mogelijk te houden. Functieverlies van de installaties moet voorkomen worden. Functieverlies kan immers leiden tot onveilige situaties voor het wegverkeer of voor de medewerkers. Functieverlies kan ook optreden in installaties op het tolplein. In dat geval zou het voor kunnen komen dat er tijdelijk geen tolgeld geïncasseerd kan worden. In de navolgende paragrafen wordt ingegaan op drie vragen: wat is bereikt, wat is ervoor gedaan en wat heeft het gekost?
2.1.1.
Wat is bereikt? Beschikbaarheid tunnel De Kiltunnel is de meest voor de hand liggende ontsluiting voor voornamelijk het oostelijk deel van de Hoeksche Waard en tevens de enige oost-west verbinding van en naar de Hoeksche Waard. Gezien de ontwikkeling van de Verkeersaanbod per jaar verkeersdruk in de voorbije jaren, was de 4.300.000 Kiltunnel steeds meer een goed 4.200.000 alternatief voor het drukker wordende 4.100.000 hoofdwegennet. 4.000.000 3.900.000 Na een dip in 2020 en 2021 als gevolg van 3.800.000 het COVID-19 virus, is 2022 een jaar 3.700.000 waarin de vervoersbewegingen weer op 3.600.000 het niveau van 2019 zijn. In 2022 zijn er 3.500.000 jaar 4.260.352 voertuigen gepasseerd 2019 2020 2021 2022 tegenover 4.202.829 in 2019. Sluiten van de tunnel heeft direct invloed op het zakelijk verkeer en woon-werkverkeer. Hoge beschikbaarheid van de tunnel, waarbij de veiligheid is gewaarborgd, is daarom van groot belang. Daarnaast heeft het beschikbaarheidspercentage direct invloed op de tolopbrengsten. Uitval van (veiligheids-)installaties en deformatie van civiele constructies kan leiden tot het sluiten van de tunnel voor het wegverkeer. Uitval en deformaties waren door de renovatie in 2022 niet uit te sluiten. Uiteraard is getracht de overlast tot een minimum te beperken.
Deze aanpak heeft geleid tot 3 weekendsluitingen, waarbij de tunnel steeds weer eerder open kon dan vooraf gepland. Van januari tot en met juli is de tunnel om en om open geweest, waarbij verkeer tegengesteld door 1 buis reed. Voor de hulpdiensten en de bus is de tunnel ook tijdens de sluitingen beschikbaar geweest.
Concept Jaarstukken 2022
Pagina 9 van 47
Verder voldoen de (veiligheids-)installaties ten aanzien van kwaliteit en functionaliteit aan het wettelijk kader. Door de veiligheidsbeambte wordt jaarlijks de functionaliteit en de kwaliteit van deze installaties getoetst. De resultaten hiervan worden door de veiligheidsbeambte verwoord in zijn jaarverslag. Incidenten zoals afgevallen lading, stilstand en pech hebben evenmin geleid tot het, voor korte of langere tijd, sluiten van de tunnel. Tijdig en juist handelen van tolbeambten bij (dreigende) incidenten heeft er toe bijgedragen dat de omvang van deze incidenten - waarbij verkeersdeelnemers zijn betrokken - zo beperkt als mogelijk zijn gebleven. Als gevolg van incidenten of onderhoudswerkzaamheden in of nabij de Heinenoordtunnel, de Haringvlietbrug of Rijksweg A29 is de tunnel meer dan 16 maal in één of twee richtingen voor korte of langere tijd gratis geweest. Beschikbaarheid tolplein Evident is dat al het wegverkeer wat gebruik maakt van de tunnel ook gebruik moet maken van het tolplein. Het is daarom van belang dat het tolplein, eventueel onbetaald, beschikbaar blijft voor het wegverkeer. In 2022 zijn in het kader van de renovatie vele werken verzet op of nabij het tolplein. Hiervoor werden in het ene geval tolstraten afgesloten en in het andere geval werd het verkeer op het tolplein omgeleid via de tegenovergestelde rijrichting (tegenverkeer).
Omdat het niet mogelijk is om tolgelden te verrekenen in tegenverkeersituatie kon in voorkomende gevallen het wegverkeer gratis gebruik maken van de tunnel. Behoudens bovengenoemde 3 weekendafsluitingen bleef het tolplein beschikbaar voor het wegverkeer. Tolgelden Voor het berekenen van tolgelden wordt gebruik gemaakt van op maat gemaakte tolinstallaties, waarvan de basis is gelegd in de jaren negentig. Inmiddels is de 5e generatie van dit systeem in gebruik genomen. Het systeem registreert en digitaliseert alle passages en genereert vervolgens alle benodigde overzichten, afrekenstaten, diverse journaals en facturen in verschillende formats. Gegevens uit de tolcentrale worden geïmporteerd in de financiële administratie. Uitval van dit systeem heeft uiteraard direct gevolgen voor de juistheid en volledigheid van de gegevens. In 2022 zijn er geen verstoringen opgetreden waardoor er data verloren zijn gegaan. Het tolsysteem geeft dan ook over het verantwoordingsjaar een volledig en getrouw beeld van passages en de daarbij behorende tolopbrengsten. Als gevolg van de renovatiewerkzaamheden kon het verkeer in enkele gevallen gratis gebruik maken van de tunnel (zie ook “Beschikbaarheid tolplein”). Tunnelveiligheid De tolbeambten zijn niet alleen verantwoordelijk voor het afrekenen van tolgelden maar zij hebben ook tot taak toe te zien op de verkeersveiligheid in de tunnel.
Uitval van meerdere tolbeambten kan er uiteindelijk toe leiden dat er geen tolgeld kan worden afgerekend en het toezicht op de verkeersveiligheid in het geding komt. In het kader van de COVID-19 is in eerdere jaren, onder meer in overleg met de veiligheidsregio, het protocol crisisbedrijf opgesteld. In het verantwoordingsjaar is geen sprake geweest van zodanige uitval van tolbeambten dat het afrekenen van tolgelden en/of het toezicht op de verkeersveiligheid in het geding is geweest.
Concept Jaarstukken 2022
Pagina 10 van 47
Renovatie Inmiddels zijn de renovatiewerkzaamheden bijna afgerond. De bouwwerkzaamheden aan het nieuwe tolplein, kantoor en aangesloten bouwwerken zijn afgerond. Op 15 oktober, tijdens het opleverweekend, is de afronding van de renovatie gevierd. Komend jaar zal in het teken staan van de punten op de i zetten en plannen maken voor het onderhoud van de tunnel. Fietspad Hoeksche Waard In het kader van bereikbaarheid tijdens de renovatie van de Heinenoordtunnel en het promoten van het fietsverkeer, heeft het bestuur in 2021 toegezegd een nieuw te realiseren fietspad in de Hoeksche Waard (vanaf de rotonde tot aan de Havelaar) voor haar rekening te nemen. In 2021 is veel afstemming geweest met de provincie en gemeente om te komen tot een gezamenlijk gedragen ontwerp. In december 2021 is een aanvang gemaakt met het definitieve ontwerp. In 2022 is opdracht gegeven voor realisatie. De realisatie vindt in 2023 plaats. Herinrichting rotonde De rotonde tussen de Nieuw Bonaventuurseweg en de Maasdamseweg is gereconstrueerd. Naast de eerder gedane toezegging van € 571.000 is door het bestuur besloten een aanvullende bijdrage te doen ad € 790.000 zijnde het bedrag van de tegemoetkoming inkomstenderving 2020, welke door het ministerie van Binnenlandse Zaken is uitgekeerd.
Exploitatiebijdrage Voor de financiering van de renovatie is een door het bestuur goedgekeurd financieringsplan vastgesteld. Bij het opstellen van dit financieringsplan is rekening gehouden met de wensen van de bestuurders om de exploitatiebijdrage terug te dringen. In het verantwoordingsjaar is deze bijdrage net als vorig jaar € 50.000,-. Exploitatiekosten Alle inspanningen worden gefinancierd uit tolopbrengsten en de bijdrage van de garanten. Ondanks dat alle inkopen meer geld kostten, is de noodzaak niet aanwezig geweest om een beroep te doen op de garanten voor een hogere bijdrage. Evenmin zijn de toltarieven, welke al vele jaren onveranderd zijn, geïndexeerd. 2.1.2.
Wat is er voor gedaan? Inleiding Adequaat onderhoud en vervangingsonderhoud is de basis voor het voorkomen van (structureel) functieverlies aan (tunnel)technische en verkeerstechnische installaties. Ondanks de onder handen zijnde renovatiewerkzaamheden is aan deze installaties onderhoud uitgevoerd. Voorts is onderhoud gepleegd aan de civiele constructies. Eveneens bestaat er een strak onderhoudsregime voor de tolsystemen en de ICT-omgeving. Immers uitval aan deze systemen betekent dat er geen tolgelden kunnen worden verrekend.
Concept Jaarstukken 2022
Pagina 11 van 47
Renovatie Ondanks alle onderhoudsinspanningen bereiken installaties of onderdelen van installaties na circa 20 jaar een moment van einde levensduur. Ook aan civiele constructies, die gerealiseerd worden voor een levensduur van vele decennia, dienen minimaal elke 40 jaar ingrijpend te worden gerenoveerd. Hiervoor zijn in 2019 projectspecificaties opgesteld. In het verantwoordingsjaar is de renovatie afgerond. In 2023 zullen de punten op de i gezet worden. Daarnaast zal planvorming worden gestart voor de instandhouding van de tunnel na de renovatie. Tunnel Voor een veilig gebruik van de tunnel zijn noodzakelijkerwijs jaarlijks terugkerende onderhoudswerkzaamheden uitgevoerd aan onder meer technische installaties. Eveneens zijn storingen en defecten verholpen.
Buitengebied Toegangswegen naar de tunnel, inclusief de bermen, behoren eveneens tot het areaal. Evident dat een slechte staat van onderhoud een negatieve invloed heeft op de verkeersveiligheid. Ook hiervoor is onderhoud noodzakelijk. Evenals in andere jaren is onderhoud gepleegd aan asfaltverharding, rioleringssystemen, drainagesystemen, houtopstanden en andere begroeiingen.
Concept Jaarstukken 2022
Pagina 12 van 47
Tolplein en ICT-omgeving Om het juist verwerken en registreren van passages te borgen is ook aan de tolsystemen periodiek en incidenteel onderhoud en controles uitgevoerd, waarbij tevens defecte onderdelen van het systeem zijn vervangen. De tolcentrale functioneert in een ICT-omgeving waar ook de kantoorautomatisering is ondergebracht. Met de data die in de tolcentrale worden beheerd alsmede de data met betrekking tot de kantoorautomatisering dient zorgvuldig te worden omgegaan. Voor de gehele ICT-omgeving worden maandelijks onderhoudswerkzaamheden, controles en updates uitgevoerd. Om alle data veilig te stellen wordt er gebruikt gemaakt van twee online back-up servers die zijn geïnstalleerd op fysiek een andere ruimte dan de primaire server. Voorts wordt er gebruikt gemaakt van een back-up server op afstand die driemaal daags een back-up maakt. Onder meer voor deze server is er in 2021 een nieuwe glasvezel aansluiting gerealiseerd waardoor de functionaliteit beter geborgd is dan tot nog toe het geval was. Kantoor en overige gebouwen Ook binnen de kantooromgeving zijn onderhouds- en zo nodig herstelwerkzaamheden noodzakelijk. Zo is er periodiek onderhoud uitgevoerd aan onder andere de luchtbehandelingsinstallaties, de verwarmingsinstallaties, de noodstroominstallatie en de inbraaksystemen. Bezetting tolplein Het is zaak een optimale bemensing van het tolplein te plannen.
Enerzijds voor het verplicht bewaken van de verkeersstroom in de tunnel en anderzijds voor het afrekenen van tolgelden. Uitgangspunt hierbij is dat er in elke rijrichting één tolbeambte dienst heeft. Daarnaast was er van ochtendspits tot avondspits een derde tolbeambte aanwezig. Deze is noodzakelijk om zo nodig een extra tolstraat te openen, alsmede om de hand- en spandiensten te verlenen en verkeersmaatregelen te treffen tijdens werk in uitvoering. In het licht van het terugdringen van de coronaverspreiding (met name aan het begin van dit verantwoordingsjaar) zijn de werkroosters en de werkwijzen zodanig aangepast dat de tolbeambten niet direct met elkaar in contact komen. Voorts is het tijdens de renovatiewerkzaamheden noodzakelijk dat de tolstraten noord 1 en zuid 1 permanent voor het verkeer zijn afgesloten. Om toch alle klanten te kunnen bedienen en de doorstroming van het verkeer op een goed niveau te houden zijn ook de tolstraten noord 3 en zuid 3 van 07.00 uur tot 19.00 uur bemenst. In de periode van 19.00 uur tot 07.00 zijn alleen de tolstraten noord 2 en zuid 2 bemenst.
Concept Jaarstukken 2022
Pagina 13 van 47
2.1.3.
COVID-19 Begin 2022 was er nog sprake van maatregelen ten aanzien van het COVID-19 virus. Deze bestonden uit: Op meerdere plaatsen zijn automatische dispensers met desinfectiemateriaal aanwezig. Verschillende andere desinfectiemiddelen op basis van alcohol staan ter beschikking gesteld aan het personeel en bezoekers. Een protocol handen wassen is opgesteld en uitgereikt. Mondkapjes, handschoenen, tissues en desinfecterende tissues zijn ter beschikking gesteld aan personeel en bezoekers. In de tolcabines zijn spatschermen geplaatst. Standaard wordt 1,5 meter afstand houden gehanteerd. Als dit niet mogelijk is geldt een mondkapjesplicht. In de afrekenkamer mag slechts één tolbeambte aanwezig zijn om af te rekenen. Zelftesten staan ter beschikking voor personeel en bezoekers. Hoe verder 2022 vorderde, hoe meer het COVID-19 virus naar de achtergrond verdween. Dit bleek uit de maatregelen vanuit het kabinet die werden afgebouwd, de samenleving die de draad als vanouds weer oppakte en ook bij de tunnel waar een aantal van bovenstaande maatregelen verdween. Alertheid bij klachten blijft, waardoor we zo min mogelijk verspreiding onder de medewerkers plaats kan vinden. Bleef voor de zomervakantie de verkeersstroom nog wat achter bij dezelfde maanden in 2019, vanaf september zijn er gemiddeld 30.000 voertuigen per maand meer gepasseerd dan in de laatste maanden van 2019.
Hieruit blijkt dat de verkeersintensiteit is gegroeid ten opzichte van voor het COVID-19 virus. Met het nieuwe tolplein is, ondanks deze toename, de wachttijd op het tolplein, door uitbreiding van tolstraten en betaalmogelijkheden, verkort.
2.1.4.
Wat heeft het gekost ? Totaal aan baten en lasten Totaal aan baten en lasten Begroting Rekening Het wegschap heeft slechts één programma, namelijk het beheren en exploiteren van de toltunnel, met Baten € 7.150 € 8.492 aansluitende wegen. De totale lasten Lasten € -2.627 € -2.636 voor dit programma bedragen Gerealiseerd saldo van baten en lasten € 2,636 mln. Aan overhead is € 1,167 € 4.523 € 5.856 mln besteed en € 52.000 aan bestuurskosten. Overhead € -1.003 € -1.167 Bij de exploitatie van de tunnel Bestuurskosten € -35 € -52 worden leningen aangetrokken waardoor Gerealiseerd resultaat € 3.485 € 4.636 kapitaallasten ontstaan. Het totaal aan kapitaallasten (Bedragen x € 1.000) (rentekosten en afschrijvingen) in 2022 is € 1.093.000. De renovatiekosten en kosten van ingenieursdiensten die toegeschreven kunnen worden aan de renovatie zijn geactiveerd. De financiële middelen die voor de exploitatie nodig zijn, worden geput uit de tolopbrengsten en de bijdrage van de garanten. De totale inkomsten van passanten, vermeerderd met de bijdrage van de garanten en overige opbrengsten waren € 8,492 mln.
Concept Jaarstukken 2022
Pagina 14 van 47
COVID-19 Begin 2023 is bekend geworden dat als compensatie van “gederfde inkomsten 2021”, a.g.v. de COVID-19 maatregelen een bedrag van € 225.000 wordt ontvangen van het ministerie van BZK. Deze compensatie is verwerkt in de jaarrekening 2022. 2.1.5.
Overzicht van algemene dekkingsmiddelen Lokale heffingen Deze paragraaf is bij het wegschap niet van toepassing. Algemene uitkeringen Het wegschap ontvangt geen algemene uitkering van overheden anders dan de bij bestuursvergadering vastgestelde exploitatiebijdrage. Deze bijdrage is voor 2022 en de hierop volgende jaren vastgesteld op € 50.000.-. Dividend Door het wegschap wordt geen dividend uitgekeerd of ontvangen. Saldo van de financieringsfunctie Omdat de toegerekende rente gelijk is aan de werkelijk betaalde rente is er geen sprake van een saldo van de financieringsfunctie. Overige algemene dekkingsmiddelen Het wegschap heeft in 2022 in totaal voor € 11.143,- ontvangen voor verhuur van een perceel grond, reclameposities en opstalrechten.
Concept Jaarstukken 2022
Pagina 15 van 47
2.2.
Paragrafen
2.2.1.
Kengetallen, weerstandsvermogen en risicobeheersing Kengetallen De navolgende kengetallen worden onderkend: ➢ Netto schuldquote. ➢ Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen. ➢ Solvabiliteitsratio. ➢ Structurele exploitatieruimte. De kengetallen grondexploitatie en belastingcapaciteit zijn bij het wegschap niet van toepassing. Het wegschap heeft geen gronden aangekocht voor (toekomstige) projecten en heeft geen inkomsten uit belastingen. De financiële kengetallen zijn in de navolgende tabel weergegeven.
Financiële kengetallen Rekening 2021
Kengetal Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte
Begroting 2022
Rekening 2022
308% 308% 25,44% 18,99%
631% 631% 24,60% -1,13%
538% 538% 24,19% -12,92%
Passiva Totaal van de vaste schulden (ultimo jaar) Totaal van de netto-vlottende schulden (ultimo jaar) Totaal van de overlopende passiva (ultimo jaar) Totaal
31.028 15 1.187 32.230
56.638 15 1.604 58.257
44.250 2.642 2.026 48.918
Activa Financiële vaste activa Totaal van uitzettingen rentetypische looptijd <1 jr Totaal van alle liquide middelen Totaal van de overlopende activa Totaal voor Netto schuldquote
5.972 139 34 6.145
500 12.123 500 13.123
2.602 262 338 3.203
Totaal voor Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen
6.145
13.123
3.203
Totaal van de baten exclusief de mutaties van reserves
8.482
7.150
8.492
11.130 43.748
11.361 46.182
15.766 65.170
Totaal lasten exclusief mutaties reserves Totaal incidentele lasten exclusief mutaties reserves Totaal structurele lasten exclusief mutaties reserves
3.166 0 3.166
3.666 0 3.666
3.856 0 3.856
Totaal baten exclusief mutaties reserves Totaal incidentele baten exclusief mutaties reserves Totaal structurele baten exclusief mutaties reserves
8.482 827 7.655
7.150 80 7.070
8.492 417 8.075
Totaal stortingen in reserves Totaal incidentele stortingen in reserves Totaal structurele stortingen in reserves
2.878 0 2.878
3.485 0 3.485
5.316 0 5.316
0 0 0
0 0 0
0 0 0
8.482
7.150
8.492
Netto schuldquote (en gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen)
Solvabiliteitsratio Totaal eigen vermogen Totaal van de passiva Structurele Exploitatieruimte
Totaal onttrekkingen uit reserves Totaal incidentele onttrekkingen uit reserves Totaal structurele ontrekkingen uit reserves Totaal baten exclusief mutaties reserves (Bedragen x € 1.000,-)
Concept Jaarstukken 2022
Pagina 16 van 47
Netto schuldquote De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen. Ultimo 2022 bedraagt deze schuldquote 538%. Deze hoge quote is het gevolg van de omvang van de leningportefeuille. Opgemerkt wordt dat de eigen middelen - tolopbrengsten en de bijdrage van de garanten - voldoende zijn om aan de aflossings- en renteverplichtingen te voldoen. Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen Het wegschap heeft geen middelen doorgeleend aan private of publiekrechtelijke organisaties. Derhalve is de “netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekkingen” gelijk aan de netto schuldquote. Solvabiliteitsratio Dit kengetal geeft inzicht in de mate van weerbaarheid van het wegschap. Hierbij wordt opgemerkt dat de inkomstenstroom voldoende is om aan de rente- en aflossingsverplichtingen te voldoen alsmede om de algemene reserve te laten groeien. Structurele exploitatieruimte Bij dit kengetal worden de structurele baten en lasten vergeleken met de totale baten. De baten bij het wegschap worden, op de bijdragen van de garanten en wat kleine neveninkomsten na, rechtstreeks bepaald door het volume aan verkeer. De neveninkomsten worden bij dit kengetal beschouwd als incidentele baten.
Weerstandsvermogen en risicobeheersing Het weerstandsvermogen geeft aan wat de Weerstandsvermogen financiële draagkracht van het wegschap is indien zich onvoorziene gebeurtenissen Beschikbare weerstandscapaciteit voordoen. Het aanhouden van Algemene reserve € 2.644 weerstandsvermogen is bedoeld voor de Bestemmingsreserve renovatie € 8.486 slecht meetbare risico’s in de bedrijfsvoering. Totaal reserve € 11.130 Risico’s zouden moeten worden gedekt Exploitatieresultaat 2022 € 4.636 door de algemene reserve en eventueel de Totaal beschikbare weerstandscapaciteit € 15.766 bestemmingsreserve. De reserves hebben tezamen ultimo 2021 een omvang van € 11,1 mln. Vermeerderd met het Benodigde weerstandscapaciteit exploitatie € 1.254 exploitatieresultaat 2022 is de beschikbare Ratio weerstandsvermogen € 12,57 weerstandscapaciteit € 15,8 mln. Exploitatierisico’s worden in beginsel (Bedragen x € 1.000,-) gedekt uit het resultaat van de baten en lasten. Daarboven kan aanspraak worden gemaakt op de algemene reserve. Als laatste zijn er nog mogelijkheden om een beroep te doen op de eigenaren, die garant staan voor een sluitende exploitatie en/of om de toltarieven te indexeren. Een aanpassing van de toltarieven geschiedt bij bestuursbesluit en kan binnen het lopende jaar plaatsvinden.
Concept Jaarstukken 2022
Pagina 17 van 47
Risico’s en beheersmaatregelen. In de dagelijkse exploitatie worden de navolgende risico’s onderkend: ▪ Verminderde tolopbrengsten. ▪ Levensduur en schade civiele constructies. ▪ Functieverlies van technische installaties. ▪ Automatisering. ▪ Stijgende onderhoudskosten. ▪ Hogere rentelasten. ▪ Wijzigingen in belasten van gebruik van motorvoertuigen. Verminderde tolopbrengsten Erkend wordt dat de tolopbrengsten in beginsel afhankelijk zijn van omstandigheden die niet door het wegschap beïnvloedbaar zijn. Hierbij kan gedacht worden aan economische omstandigheden, waardoor als gevolg van minder verkeer de tolopbrengsten achterblijven op de prognose. Het risico op deze financiële tegenvallers is vooraf lastig in geld te kwantificeren. Aan het begin van het jaar heeft de Kiltunnel te maken met tegenvallende tolopbrengsten die direct het gevolg zijn van de COVID-19 maatregelen. Hierdoor bleef het verkeersaanbod 2,8% achter op de vergelijkbare maanden in 2019. In de tweede helft van dit jaar is het verkeersaanbod weer volledig op peil gekomen. Echter toont dit de kwetsbaarheid aan door externe factoren. Levensduur en schade civiele constructies Tunnels worden in Nederland normaal gesproken gebouwd voor een exploitatieperiode van 100 jaar. Echter, door het uitvoeren van onderhoud en tijdige renovaties is de levensduur niet tijdgebonden.
De Kiltunnel is inmiddels 40 jaar oud en wordt nauwkeurig gemonitord. Extra aandacht wordt hierbij besteed aan de voegovergangen en de landhoofden. Voegovergangen zijn immers aan slijtage onderhevig en schade aan de landhoofden kan ontstaan door invloeden van buitenaf. Ontwikkelingen in de omgeving worden daarom nauwgezet gevolgd om de kans op schade te voorkomen. Tijdens de renovatie zijn alle voegovergangen vervangen. Hierbij is gekozen voor het toepassen van fluistervoegen zodat omwonenden met name in de Hoeksche Waard minder overlast ervaren. Functieverlies van technische installaties Onjuist of onvolledig onderhoud kan leiden tot uitval van installaties, waardoor eerder dan gepland tot aankoop van nieuwe installaties moet worden overgegaan. Risico’s als deze zijn bij het opstellen van het onderhoudsplan zodanig in beschouwing genomen dat de omvang van dit risico nagenoeg nihil is.
Concept Jaarstukken 2022
Pagina 18 van 47
Automatisering De automatisering bestaat voornamelijk uit: ▪ Besturing en MMI1 voor de verkeerstechnische en tunneltechnische installaties (VTTI). ▪ Besturing en MMI voor de tolcentrale. ▪ Kantoorautomatisering met financieel pakket. In 2022 is periodiek onderhoud uitgevoerd aan de besturing en de MMI van de verkeerstechnische installaties. Tevens is periodiek onderhoud uitgevoerd aan de tolcentrale en wordt er periodiek onderhoud uitgevoerd aan de soft- en hardware van de kantoorautomatisering. Met deze maatregelen is het risico op ernstig disfunctioneren van deze systemen nauwelijks aanwezig. Stijgende onderhoudskosten Met het tijdig en juist uitvoeren van periodiek en incidenteel onderhoud alsmede het tijdig uitvoeren van groot onderhoud worden onderhoudskosten beheersbaar. Onderdeel van de renovatie is om alle technische installaties te vernieuwen. Hierdoor zal de kans op stijgende onderhoudskosten de komende jaren nihil zijn. Hogere rentelasten Gezien de ontwikkelingen op de kapitaalmarkt is dit risico aanwezig voor de herfinanciering die naar verwachting in 2027 zal gaan plaatsvinden. Indien het dan uitstaande lening saldo geherfinancierd moet worden zou dat leiden tot een rentewijziging van ongeveer 2,3% naar 3,3% (huidige marktrente 20 jaar). Dat leidt tot een risico op hogere rentelasten van € 480 duizend per jaar.
Wijzigingen in belasten van gebruik van motorvoertuigen In kabinetsplannen wordt voorgesorteerd op een wijziging van de belasting van motorvoertuigen. Waar nu voornamelijk bezit wordt belast, is er een overgang voor ogen naar het gebruik van een motorvoertuig. Welke gevolgen dit heeft voor de Kiltunnel en de (on)mogelijkheid om na de invoering hiervan nog tol te heffen wordt nauwlettend gevolgd door de directie en het bestuur. Tegelijkertijd is er nog onvoldoende helder welk effect dit gaat hebben na 2030.
1 Mens Machine Interface
Concept Jaarstukken 2022
Pagina 19 van 47
In de hierna volgende tabel is het totaal aan risico’s opgenomen met de daarbij benodigde weerstandscapaciteit van € 1,3 mln. Risico's en weerstandsvermogen exploitatie
Risico
2.2.2.
Kans
Impact
Nadere omschrijving
Beheersmaatregel
Maximaal risico
Benodigde capaciteit
Tolopbrengsten
Groot
25%
Groot
95%
10% van de raming v.d. tolopbrengsten
Niet beïnvloedbaar. E.v.t. aanpassing tarieven
€
750.000
€
180.625
Levensduur civiel
Laag
5%
Middel
50%
Deformatie betonconstructies
Onderhoud, monitoring, e.v.t. technische maatregelen
€
2.100.000
€
52.500
Voegen
Laag
5%
Groot
95%
Deformatie leidt tot lekkage
Onderzoek naar toestand is uitgevoerd. Geen maatregelen noodzakelijk
€
1.050.000
€
49.875
Zink- en sluitvoegen
Laag
5%
Groot
95%
Deformatie klemstrippen
Gezamenlijk met RWS en COB onderzoeken en monitoren en eventueel maatregelen bedenken.
€
10.500.000
€
498.750
Functieverlies T.I.
Laag
5%
Groot
95%
Kan leiden tot sluiten van de tunnel, vermindering tolopbrengsten
Adequaat onderhoud en vervangingsonderhoud. Wordt in 2022 geheel vernieuwd.
€
100.000
€
4.750
Automatisering
Laag
5%
Groot
95%
Uitval kan leiden tot verlies van data en functionaliteit
In 2022 geheel vernieuwd, ICT verandert in de huidige wereld snel, daarnaast is Cybercrime/ransomware een risico.
€
250.000
€
11.875
Onderhoudskosten
Laag
5%
Klein
5%
5% extra kostenstijging boven de raming
Directe sturing op inkopen. Na 2022 (Renovatie)zijn alle installaties nieuw.
€
12.000
Nihil
Rentelasten
Groot
100%
groot
95%
2,3% hogere rentelast v.d. hoofdsom ultio 2027
Benodigde middelen voor de komende jaren zijn reeds vastgelegd. Herfinciering vanaf 2027 leidt tot risico op rentelasten.
€
480.000
€
456.000
Benodigde weerstandscapaciteit
€
1.254.375
Onderhoud kapitaalgoederen Kapitaalgoederen zijn goederen die gedurende meerdere jaren nut geven. Adequaat onderhoud en beheer zijn voorwaarden om achterstallig onderhoud, deformatie en/of functieverlies te voorkomen. Voorts kan gesteld worden dat de levensduur van kapitaalgoederen door groot en klein onderhoud en renovatie niet tijdgebonden is. De kapitaalintensieve investeringen leggen echter wel een aanzienlijk beslag op de financiële middelen, zowel in aanschaf als in exploitatiekosten (rente, afschrijving, kosten van groot en klein onderhoud, renovatiekosten en beheerskosten). Wegen, riolering, water, groen en gebouwen Het BBV maakt onderscheid in onderhoud aan wegen, riolering, water, groen en gebouwen. In algemene zin kan gesteld worden dat het onderhoud aan wegen en rioleringen, m.u.v. dat gedeelte binnen de tunnelconstructie en op het tolplein, voor rekening komt van de wegbeheerder i.c. de provincie. Het zogenaamde groenonderhoud i.c. het onderhoud aan
Concept Jaarstukken 2022
Pagina 20 van 47
bermen en beplanting alsook aan de watergangen komt eveneens voor rekening van de provincie. Het onderhoud aan de gemalen en gebouwen en aangrenzende bouwwerken is voor rekening van de Kiltunnel. Groot en klein onderhoud Onderhoud valt uiteen in groot onderhoud en klein onderhoud. Groot onderhoud is veelal van ingrijpende aard, ook wel lang-cyclisch onderhoud genoemd, waarbij gedacht kan worden aan grote civiel technische levensduurverlengende werken of renovaties. Kort-cyclisch is onderhoud van geringere omvang, dat veelal met een zekere regelmaat terugkeert en waarvan de kosten op de exploitatie drukken. Planning van groot en klein onderhoud gebeurt altijd met aandacht voor nut en noodzaak. Daarnaast wordt gestuurd op tijd, kwaliteit en geld. Om de staat van onderhoud op voldoende niveau te houden is het meerjaren instandhoudingsplan door het bestuur vastgesteld. Dit plan is in 2011 tot stand gekomen na een technische analyse omtrent de onderhoudstoestand van onder meer de installaties, wegen en civiele constructies. Dit jaar is de renovatie afgerond en daarmee is voorgaand plan zowel door de tijd als de renovatie achterhaald. In 2023 zal gestart worden om een nieuw meerjaren onderhoudsplan op te stellen. 2.2.3.
Financiering Kasgeldlimiet (KGL) Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet is Kasgeldlimiet 20 een instrument ter Limiet Vlottend saldo 2022 Ruimte onder/boven Kasgeldlimiet beperking van het renterisico op de Begrotingstotaal 7.150 2.311 Ruimte boven KGL 1e kwartaal korte schuld met Percentage 8,20% x 2e kwartaal -313 Ruimte onder KGL een rentetypische Kasgeldlimiet 586 -4.195 Ruimte onder KGL 3e kwartaal looptijd van korter 4e kwartaal -357 Ruimte onder KGL (Bedragen x €1.000,-) dan een jaar. De limiet is een bedrag ter grootte van een percentage van de jaarbegroting. Dit percentage, voor gemeenschappelijke regelingen 8,2%, wordt vastgesteld bij ministeriële regeling. Elk kwartaal wordt dit, per 1 januari vastgestelde, bedrag getoetst aan de werkelijke omvang. Indien de werkelijke omvang lager is dan de wettelijk toegestane omvang, dan is er sprake van ruimte. Indien de werkelijke omvang hoger is, dan is er sprake van een overschrijding. Voor het bepalen van de kasgeldlimiet dient het kort vreemd vermogen met een looptijd van minder dan een jaar in beschouwing te worden genomen. Renterisiconorm Bij het renterisico gaat het om de vraag in hoeverre variaties in de rente kunnen worden opgevangen in de exploitatie. Beheersing van het renterisico is er op gericht dat rentebewegingen de continuïteit niet in gevaar kunnen brengen.
Het renterisico op de vaste schuld wordt berekend door te bepalen welk deel van de langlopende leningen in enig jaar moet worden geherfinancierd. Wettelijk is vastgesteld dat 20% van het begrotingstotaal van de vaste schuld onderhevig mag zijn aan renteherziening en herfinanciering. Door middel van deze norm wordt een kader gesteld waarmee een zodanige opbouw van de langlopende leningen wordt bereikt, dat het renterisico in voldoende mate wordt beperkt.
Concept Jaarstukken 2022
Pagina 21 van 47
Vanaf de introductie van de Renterisiconorm renterisiconorm hanteert het Omschrijving Resultaat Begroot wegschap 20% van de leningportefeuille als norm. Gezien het kapitaalintensieve Stand van de vaste schuld € 44.250 € 39.250 karakter van het wegschap en de Renteherzieing relatief lage omvang van de Aflossingen € 5.278 € 5.278 exploitatiebegroting in relatie tot de investeringen in de tunnel Renterisico € 5.278 € 5.278 en daarmee samenhangende Risiconorm 20% € 8.850 € 7.850 leningportefeuille, doet deze interpretatie van de norm het Ruimte onder renterisiconorm € 3.572 € 2.572 meest recht aan de bedoeling van de renterisiconorm (inzicht Overschrijding renterisiconorm € € in mogelijke renterisico’s bij (Bedragen x € 1.000,-) herfinanciering of renteherziening). Deze interpretatie benadert ook de omvang van de norm bij gemeenten het meest. Overigens heeft in de praktijk de renterisiconorm voor het wegschap geen betekenis omdat er geen sprake is van herfinancieringen en renteaanpassingen. Liquiditeit Met gebruikmaking van historische gegevens zijn de tolopbrengsten maandelijks goed voorspelbaar. Voorts zijn de rentebetalingen en aflossingen over meerdere jaren vooraf bekend. Uitgaven voor de voorbereiding en begeleiding van het renovatieproces zijn binnen marges ook redelijk voorspelbaar.
Al deze gegevens vergemakkelijken de liquiditeitsplanning, waardoor er tijdig zicht is of er nieuwe leningen moeten worden aangetrokken. Leningportefeuille Ter financiering van de renovatie zijn vanaf 2019 diverse leningen afgesloten met een totale omvang van € 42,5 mln. De gemiddelde rente over deze leningen is minder dan 1%, de timing van het afsluiten is daarmee achteraf zeer gunstig gebleken. De looptijden van deze leningen variëren van 5 tot 20 jaar. Komende jaren zal goed gemonitord moeten worden wanneer leningen geherfinancierd moeten worden. Door de kortere looptijd van leningen ten opzichte van de afschrijvingstermijnen van de activa zal dit leiden tot noodzakelijke herfinanciering. Rechtmatigheidsaspecten In het algemeen gelden de gemeenschappelijke regeling voor het wegschap, de mandaatregeling, het financieringsstatuut, de financiële verordening en de controleverordening. Voor de jaarrekening (en begroting) is verder het Besluit Begroting en Verantwoording voor provincies en gemeenten van toepassing. Voor inkopen en aanbestedingen, functiescheiding en overige interne processen zijn procesbeschrijvingen opgesteld. De procesbeschrijvingen en mandaten zijn gevat in “Interne regels (financiële) organisatie; inkoop & aanbesteding Wegschap Tunnel Dordtse Kil”.
Voor het ontvangen, verwerken, controleren, afstorten enzovoorts van tolgelden wordt gebruik gemaakt van de tolcentrale. Dit is een ICT-omgeving met hardware en randapparatuur. Hierover heeft in 2022 een audit plaats gevonden.
Concept Jaarstukken 2022
Pagina 22 van 47
2.2.4.
Bedrijfsvoering Alle dagelijkse bedrijfsvoeringstaken vinden plaats binnen de eigen organisatie. De omvang van de organisatie bestond per 1-1-2022 uit 18,848 fte waarvan 5,889 fte voor de bezetting op kantoor. In 2022 is 5,547 fte ingehuurd voor de bezetting op het tolplein. Deze inhuur was noodzakelijk voor een volledige bezetting. In 2022 is 1 medewerker in vaste dienst aangenomen. 1 persoon is uit dienst gegaan en helaas hebben wij ook een sterfgeval gehad in 2022. Vanaf 01-01-2023 bestaat de organisatie uit 18,446 fte waarvan 5,889 fte voor de bezetting op kantoor. Een aantal belangrijke bedrijfsprocessen kan als volgt worden benoemd: ➢ Debiteuren- en crediteurenadministratie. ➢ Afrekenen en verwerking van tolgelden. ➢ Personeelszaken en salarisadministratie. ➢ Inkoop, onderhoud en contracten. ➢ Frauderisicobeheersing. ➢ Treasury. Debiteuren- en crediteurenadministratie Deze administratie wordt verzorgd door de stafmedewerker, waarbij gebruik wordt gemaakt van het softwarepakket Exact. Betalingen aan crediteuren worden ruimschoots binnen de gestelde termijn gedaan (10 werkdagen). Juiste en tijdige betalingen door debiteuren worden nauwlettend gevolgd. Bij overschrijdingen van betalingstermijnen wordt contact opgenomen met de betreffende debiteur, waarna in vrijwel alle gevallen spoedige betaling volgt.
Afrekenen en verwerking tolgelden Voor het tellen en registreren van passages, het verwerken van tolgelden etc. wordt gebruikt gemaakt van een op maat gemaakt systeem: “de tolcentrale”(TC5). Het afrekenen van tolgeld wordt uitgevoerd door tolbeambten die volgens een rooster dienst doen op het tolplein. De tolbeambten maken gebruik van de tolcentrale, waarin alle diensten, opbrengsten, passages, etc. worden gedigitaliseerd en gerapporteerd. Verdere verwerking van tolgelden - verzamelen, controleren, afstorten en rapporteren - vindt plaats door de bedrijfsleider of zijn waarnemer. Hierbij wordt eveneens gebruik gemaakt van de data en rapportages die door de tolcentrale worden gegenereerd. Vanuit de tolcentrale worden tevens de facturen gegenereerd voor de bedrijven. Informatie met betrekking tot de facturen voor de grootverbruikers en gegevens over de tolopbrengsten worden maandelijks geïmporteerd in Exact. Betalingen, afstortingen van tolgelden, etc. worden wekelijks verwerkt in Exact. Op deze wijze is er wekelijks actuele managementinformatie beschikbaar. De maandrapportages, gegenereerd door de tolcentrale worden maandelijks gecontroleerd op afwijkingen. In nagenoeg alle controleprocessen is een vierogen principe ingevoerd.
Personeelszaken en salarisadministratie De stafmedewerkers dragen zorg voor het aanleveren van mutaties aan de externe salarisverwerker ADP, alsmede voor de controle na verwerking. Na autorisatie door de directie worden de betalingen verricht. De stafmedewerkers verzorgen tevens de personeelsadministratie en overige P&O-activiteiten. Voorts ondersteunen en adviseren zij de leiding bij haar managementtaken.
Concept Jaarstukken 2022
Pagina 23 van 47
Inkoop, onderhoud en contracten Inkopen zijn benodigd voor de dagelijkse bedrijfsvoering en voor het onderhouden van de eigendommen van het wegschap. Voor het inkopen van diensten, goederen en onderhoudscontracten zijn procedures en mandaten vastgesteld. Zie hiervoor ook de tekst onder het kopje “Frauderisicobeheersing”. Uitval van installaties en storingen wordt altijd geanalyseerd door de technisch medewerker. Afhankelijk van zijn bevindingen wordt eventueel een beroep gedaan op marktpartijen. Voor overeen te komen contracten worden minimaal de aanbestedingsregels gerespecteerd. Na een Europese openbare aanbestedingsprocedure in 2019 en het met succes afronden van de bouwteamfase, alsook het met succes afronden van de prijsonderhandelingen, is aan de aannemingscombinatie Mourik/Dynniq (sKILs) op 28 oktober 2020 de opdracht tot uitvoering verleend. Hiervoor is door beide partijen, opdrachtgever en opdrachtnemer, de aannemingsovereenkomst getekend. Hiermee is opdracht verleend voor het uitvoeren van het renovatiewerk zoals omschreven in de bestekken die in de bouwteamfase zijn afgerond. In 2021 zijn voor de tunneltechnische installaties de detailengineering nagenoeg geheel afgerond en is de bouw en herinrichting van het tolplein in vergevorderde fase. In het najaar werd aangevangen met de afbouwwerkzaamheden van het kantoor en de bovenbouw van het tolplein.
Frauderisicobeheersing Frauderisicobeheersing wordt als een afzonderlijke taak binnen de bedrijfsvoering beschouwd. Voorop staat dat de bedrijfsprocessen zodanig zijn ingericht dat risico’s zijn ondervangen. Daar waar verbeteringen mogelijk zijn zullen deze in de werk- of IT-processen worden geïmplementeerd. De bevoegdheden van de medewerkers zijn vastgelegd in “Interne regels (financiële) organisatie; inkoop & aanbesteding Wegschap Tunnel Dordtse Kil”. In deze interne regels wordt in 2023 de “Handreiking invoering Rechtmatigheidsverantwoording”, uitgebracht door de VNG en het IPO, opgenomen. Overzicht beheersmaatregelen i.r.t. risico's Beheersmaatregel
Proces
Risico
Tolgelden
Onvolledige verantwoording opbrengsten
Rigide dagelijkse kas/opbrengsten controle per medewerker. Tolopbrengsten moeten aansluiten op de geautomatiseerde tolcentrale. Tekorten worden door de betreffende medewerker verantwoord en aangevuld.
(Onderhouds)kosten, investeringen, betalingen
Onverantwoorde opdrachten of betalingen. Onjuiste of onterechte declaraties
Mandaat voor opdrachten alsook voor behandeling facturen zijn vastgelegd in mandaatregeling. Tweemaal per jaar crediteurenscan door directeur. Direct toezicht op juiste uitvoering of levering. Facturen worden door verschillende functionarissen beschouwd voor levering, prestatie, tenaamstelling, rekeningnummer etc. Facturen worden pas verwerkt als deze zijn geautoriseerd. Betalingen vinden plaats door de directie. Overeenkomstig de bevoegdheden in het betaalsysteem. Stambestand crediteuren wordt beheerd door stafmedewerker.
Memorialen
Niet respecteren van interne controlemaatregelen
Memorialen worden alleen door stafmedewerker aangemaakt en na autorisatie van de penningmeester verwerkt.
Declaraties
Onjuiste of onterechte declaraties
Overeenkomstig de mandaatregeling worden declaraties door meerdere functionarissen beoordeeld en na goedkeuring verwerkt in het betaalsysteem.
Personeelskosten
Deadman on the payroll
Er is direct toezicht op de bezetting. Omvang personele bezetting is gering waardoor iedereen bekend is bij directie.
Kasverkeer
Onverantwoorde betalingen
Alle kasbetalingen worden verantwoord en door de directie geaccordeerd waarna deze worden verwerkt in de financiele administratie.
Tolcentrale/windows
Dataverlies, cybercrime, manipulatie etc.
IT-audit uitgevoerd. A.d.h.v. resultaten aanbevelingen opgevolgd. Aangesloten bij ISAC-tunnels. 5x8 online servermonitoring, Intern zijn beveiligingsprocedures vastgesteld
Concept Jaarstukken 2022
Pagina 24 van 47
Frauderisicoanalyse en beheersmaatregelen tijdens de renovatie Evident dat de risico’s tijdens de uitvoering van de renovatie anders zijn dan tijdens de dagelijkse exploitatie. Het Ingenieursbureau Drechtsteden (IBD), dat door de Kiltunnel gecontracteerd is om zorg te dragen voor directievoering en toezicht, heeft generiek voor al haar werken haar organisatie zo ingericht en beheersmaatregelen en werk- en controle procedures ingebouwd, dat fraude nagenoeg uit te sluiten is. Deze maatregelen en procedures zijn in de hierna volgende tabel verkort weergegeven en worden toegepast op het onderhanden renovatiewerk. De organisatorische inrichting omtrent de relaties opdrachtgever, directievoering en toezicht zijn mede aan de hand van de bestaande werkwijze van IBD tot stand gekomen en in de tabel verwerkt. Een algemene maatregel ter voorkoming van fraude is het door de opdrachtgever inzetten van voldoende deskundige toezichthouders, directievoerders en kostprijsdeskundigen. Toezichthouders zien toe op de te leveren of de geleverde prestatie. Voorts zal de toezichthouder en/of de directie de omschrijving van de leveringen, behorende bij de declaratie controleren op werkelijkheid en volledigheid, waarna de declaratie in behandeling wordt genomen door de afdeling calculatie van IBD.
Deze afdeling zal de eenheidsprijzen in de omschrijving toetsen aan marktprijzen en/of aan de in de staat van ontleding overeengekomen eenheidsprijzen. Na fiattering, voor betaling akkoord, wordt de declaratie bij de financiële administratie van de Kiltunnel in behandeling genomen. Hierbij vindt nogmaals controle volgens het vierogenprincipe plaats. In het renovatieproces worden de navolgende risico’s worden onderkend: ▪ Onkostenvergoedingen. ▪ Factuur bij onvoldoende prestatie. ▪ Onvoldoende prestatie. ▪ Te hoge vergoeding. ▪ Meer- en minderwerk. ▪ Onjuiste vergoeding bij nacalculatie. ▪ Spookfacturen. ▪ Verrekening van schade. ▪ Verrekening van hogere bedragen dan overeengekomen. Onkostenvergoedingen Hierbij wordt het risico onderkend dat niet gemaakte kosten worden gedeclareerd en/of het risico dat privé-uitgaven worden gedeclareerd. Dit risico wordt procesmatig beheerst door de factuur in de eerste plaats door de projectmanager te laten accorderen, waarna de regievoerder (de directie in de zin van de Uniforme Administratieve Voorwaarden; UAV) pas fiat geeft voor betaling. Betaling vindt uiteindelijk plaats via de administratie van de Kiltunnel. Met dit proces wordt de factuur door vele functionarissen beoordeeld. Voorts is in het betalingsproces bij de Kiltunnel bewaking ingebouwd dat geen onjuiste facturen worden betaald.
Factuur bij onvoldoende prestatie De mogelijkheid is altijd aanwezig dat er gefactureerd wordt ondanks dat de prestatie als onvoldoende wordt beschouwd. Er wordt in het contract als beheersmaatregel een specifieke betalingsregeling opgenomen die dit risico verkleint. Er zal toezicht worden gehouden op de uitvoering, om te controleren dat de gevraagde prestaties ook worden of zijn geleverd. De goedkeuring van facturen kent een zogenaamde zesogentoets (projectmanager, regievoerder, directeur Kiltunnel). Daarna wordt de factuur bij de betalingsafhandeling nogmaals beschouwd. Concept Jaarstukken 2022
Pagina 25 van 47
Onvoldoende prestatie Bedoeld wordt dat de prestatie niet wordt geleverd maar wel een verplichting is volgend uit de aannemingsovereenkomst en tevens onderdeel was van de oorspronkelijke aanbesteding en uiteindelijke aanbieding. In z’n algemeenheid wordt dit risico beheerst door het uitvoeren van integraal toezicht op het werk. Functiescheiding tussen opdrachtgever en projectteam (projectmanager, toezichthouder, directie UAV) zal dit risico nog verder beheersen. Eventuele besluitvorming met financiële consequenties blijft voorbehouden aan de stuurgroep/directie Kiltunnel. Te hoge vergoeding Er is een klein risico dat de aannemer een hogere prijs krijgt toegekend dan waar hij op basis van de overeenkomst recht op heeft. Dit risico is beperkt omdat prijzen (van onderdelen) van het werk in een staat van ontleding zijn vastgelegd. De prijzen worden volgens het vierogenprincipe getoetst door de afdeling calculatie van IBD. Meer- en minderwerk Het risico op te hoge of te lage verrekening van meer- en minderwerk wordt geborgd door het vierogenprincipe en de inzet door de afdeling calculatie van IBD. Stringente controle op prestaties en bijbehorende vergoedingen worden uitgevoerd door toezichthouders en directievoerders. Onjuiste vergoeding bij nacalculatie De afdeling calculatie van IBD controleert de declaraties en de onderbouwing hiervan.
Spookfacturen Hier wordt bedoeld dat privé-uitgaven ten laste van de renovatie worden gebracht. Dit risico wordt bijzonder klein geacht omdat de bij de declaratie behorende verrekenstaat door de toezichthouder en/of directie UAV als ook door de afdeling calculatie van IBD gecontroleerd wordt alvorens deze wordt gefiatteerd voor betaling akkoord. Dat betekent dat in de eerste plaats het vierogenprincipe wordt gehanteerd, waarna de afdeling calculatie van IBD nogmaals een controle uitoefent. Verrekening van schade Tijdens uitvoering stelt Directie & Toezicht een rapportage op van omstandigheden van het werk alsmede van de geleden schade. Tevens wordt melding gedaan bij de verzekeraar die zichzelf mogelijk op de hoogte komt stellen van de geleden schade. Op basis van de dagrapporten van Directievoerder zal overeenstemming worden bereikt over de in te dienen schade. Het risico dat schade die niet is ontstaan of meer schade dan eigenlijk is opgetreden wordt gedeclareerd, is hiermee nagenoeg uitgesloten. Benodigde weerstandscapaciteit De financiële middelen voor de renovatie zijn voldoende om de benoemde risico’s af te dekken.
Concept Jaarstukken 2022
Pagina 26 van 47
Risico's en beheersmaatregelen renovatieproces Risico
Proces
Risico-omschrijving
Definitie
Kans
Beheersmaatregel
Maximaal risico
Benodigde capaciteit
Onkostenvergoedingen
Lonen en salarissen
Het risico dat niet-gemaakte kosten worden gedeclareerd en/of het risico dat privé-uitgaven worden gedeclareerd.
Onterechte betalingen
Klein 5%
Declaratie vindt plaats op basis van factuur of leveringsbon. Op de factuur/bon komt een akkoord en fiat van projectmanager. De regievoerder van IBD en opdrachtgever Kiltunnel geven fiat voor betaling. Zonder fiat van projectmanager wordt declaratie niet door het IBD noch Kiltunel geaccepteerd. Functiescheiding: projectmanager beslist en regievoerder met OG Kiltunnel toetst en betaalt.
€
2.000.000
€
100.000
Facturatie bij onvoldoende prestatie
Ontvangst en controle
Het risico dat facturen worden betaald waarvoor geen overeenstemming is tussen de factuur en de voor de Kiltunnel/het project geleverde prestaties.
Onterechte betalingen
Klein 5%
Er wordt in het contract een specifieke betalingsregeling opgenomen die dit risico verkleint. Er zal toezicht worden gehouden op de uitvoering om te controleren dat de gevraagde prestaties ook worden of zijn geleverd. De goedkeuring van facturen kent een zogenaamde zesogentoets (projectmanager, regievoerder, directeur Kiltunnel).