2.11 Dordrecht Auditcommissie 27 januari 2021.pdf

VERSLAG VAN DE OPENBARE VERGADERING VAN DE AUDITCOMMISSIE DORDRECHT D.D. 27 JANUARI 2021 Voorzitter: dhr. De Looze Griffiemedewerker: dhr. Bakker Verslag: NotuBiz Aanwezig: Mevr. Van den Bergh (PvdA) Mevr. Koene (Gewoon Dordt) Dhr. ’t Lam (SP) Dhr. Van der Meer (GroenLinks) Dhr. Noldus (VVD) Dhr. Oostenrijk (CDA) Dhr. Polat (D66) Dhr. Wringer (Beter voor Dordt) Dhr. Beukel (auditor) Dhr. Besseling (stadscontroller) Dhr. Bette (stadstrateeg) Dhr. Hagoort (senior adviseur planner & control) Dhr. Robbemond (strategisch adviseur grondzaken) Dhr. Steehouwer (accountant) Dhr. Van Vliet (senior adviseur planner & control) Opening 1. Opening, mededelingen en vaststellen agenda De voorzitter: Welkom bij deze vergadering van de auditcommissie. Ik start even door een rondje te doen, en dat wil ik ook voor het verslag. Ik start in mijn scherm links bovenin, en daar staat Aart Jan Bette, stadsstrateeg, vanwege het ambtelijke apparaat. De heer Bette: Dat klopt. De voorzitter: Cor van Vliet, senior adviseur planning en control. En Jacqueline van den Bergh van de PvdA. Frans-Bauke van der Meer, GroenLinks. Mijnheer ’t Lam, SP. JanWillem Wringer, Beter voor Dordt. Marco Bakker, raadsadviseur en de griffie. Theo Oostenrijk, CDA. Marc Steehouwer, onze accountant. Dan Hans van den Beukel, onze auditor. Dan Robin Noldus, VVD. Gert Hagoort ook senior adviseur planning en control.

Andre Besseling, stadscontroller. En Teams vergadering 3. Nou dat is … De griffier: […] De voorzitter: Precies. Ja, dat weet ik. Bas Robbemond, strategisch adviseur grondzaken. Tjonge jonge, een flinke groep, jongens. En Ahmet Polat, D66. En Irene

1

Koene van Gewoon Dordt. Oké, dat zijn dus de aanwezigen. Zijn er nog mededelingen? Zo niet, dan ga ik door naar de agenda. Kunnen we de agenda vaststellen? De heer ‘t Lam: Voorzitter? De voorzitter: Ja? De heer ’t Lam. De heer ’t Lam: Even een technisch aspect. Ik zie niet de chatfunctie in mijn scherm, die er anders altijd op staat. Maar dat zal dan wel bij mij ergens liggen. Maar ik had wel even een opmerking over de agenda. De voorzitter: Even kijken, wacht even hoor. Nee, want ik zie wel een chat op zich hoor. De heer ’t Lam: Ik zie alleen een … De voorzitter: Dus het zou lekker rustig zijn, maar hij doet het op zich wel gewoon volgens mij. De heer ’t Lam: Nou, ik zie niet de toets waar ik normaal dan op druk. Ik zie alleen een handje opsteken. De voorzitter: als u die functie gebruikt, dan geef ik u het woord, met het handje opsteken. Maar ik denk dat het even aan de laptop of aan de settings ligt. De heer ’t Lam: Oké. Maar ik had een opmerking over de agenda. Ik heb net het RIS opgestart, en nu zie ik bij agendapunt 4, dat gaat over de nota reserves en voorzieningen, dat er een presentatie is toegevoegd en antwoorden op vragen van GroenLinks. Ik had die niet eerder gezien, ik heb ook geen mail gezien dat die zijn toegevoegd, dus ik heb die stukken niet bekeken. De voorzitter: Oké. Ik hoor dat Harco Bakker daar iets op heeft.

De griffier: Ja, die stukken die zijn inderdaad nog aan het eind van de middag toegevoegd. Dus ja, ik begrijp dat u daar nog geen kennis van heeft kunnen nemen. Maar voor de volledigheid zijn ze vast bijgevoegd, en dadelijk zal mijnheer Hagoort daar zelf nog een toelichting op geven. De voorzitter: Oké. Ja, het is natuurlijk wel lastig voorbereiden als er dezelfde middag nog stukken bijkomen. Dus wat dat betreft moeten we dat misschien even een beetje in de gaten houden. Oké, dan gaan we door denk ik met de agenda als niemand anders meer wat heeft. 2. Vaststellen van het concept verslag en de besluitenlijst van 14 oktober 2020 De voorzitter: Dan gaan we naar punt 2, vaststellen concept verslag en besluitenlijst van 14 oktober 2020. Dat is alweer een tijdje … Mevrouw Koene: Voorzitter?

2

De voorzitter: Ja. Mevrouw Koene: Ja, ik had wat in de chat gezet, maar volgens mij zie je dat zelf ook niet. Ik had het idee dat mijnheer ’t Lam misschien even zou kunnen proberen te herstarten, soms doet hij het dan wel. De voorzitter: Oh, oké. Ja, dat … Mevrouw Koene: Maar ik zat dat te chatten, en toen dacht ik, ja, maar die zag hij juist niet. Dus vandaar dat ik even inbreek. De heer ’t Lam: Ik ga het proberen. Dank. De voorzitter: Ja, oké. Dank je wel. Heeft er nog iemand commentaar op het verslag van 14 oktober? Dat is alweer een tijdje geleden, maar … Oké, akkoord. Stukken ter bespreking 3. Managementletter 2020 gemeente Dordrecht De voorzitter: Dan gaan we door naar punt 3, managementletter 2020 gemeente Dordrecht. En dan wil ik het woord geven aan Marc Steehouwer. Die zou een presentatie willen geven. De heer Steehouwer: Ja. Dank je wel, voorzitter. Wat mij betreft doen we dat zoals gebruikelijk, aan de hand van het dashboard, pagina 5 van de managementletter. En dat is even een technische vraag, of het handig is om deze te delen op het scherm, of dat u die al zelf voor u heeft? De voorzitter: Ja, ik denk dat dat gewoon kan hoor. Marc, als jij hem gewoon deelt dan moet dat goed komen, denk ik. De heer Steehouwer: Ja, ik ga even kijken of dat het mij allemaal lukt. Maar … Even kijken. Het nadeel is dat ik u dan niet meer zie.

Als het goed is ziet u nu het dashboard uit de managementletter voor u op het scherm. De voorzitter: Ja. De heer Steehouwer: Oké, dat is fijn. De voorzitter: Ja, en iedereen heeft zijn video toch uitstaan, dus dat … De heer Steehouwer: Nou, dat is ook weer zo ja. Dank je wel. Ik stel voor met u door de hoofdlijnen te … De voorzitter: Misschien wel even inzoomen. Tenminste, bij mij is hij vrij klein. Maar ik weet niet hoe dat bij anderen is? Ja, goed zo. Dank je wel. Super. Nou, go ahead.

3

De heer Steehouwer: Ja, dank je wel. Ik begin gewoon links bovenaan het dashboard en dan gaan we met de klok mee lopen we door het dashboard, dan weet u ook goed waar we zijn. En wij beginnen eigenlijk het controleproces altijd met het evalueren van het proces van volgend jaar. Om ook te kijken van, in hoeverre zijn daar punten waar we met elkaar van kunnen leren? Hoe kan het weer efficiënter, soepeler? Minder vragen, kortere doorlooptijd. Omdat ook gewoon de effectiviteit van de controle en ook de samenwerking helpt. Nou, dat hebben we ook dit jaar gedaan. En je ziet ook dat daar weer een aantal puntjes uit komt om het weer wat strakker te doen. En we hebben natuurlijk ook geleerd van het thuiswerken met corona en de controle op afstand doen. Dat was ongeveer halverwege de controle vorig jaar dat dat gebeurde. Dus daar hebben we ook voor dit jaar de nodige afspraken voor gemaakt om dat soepeler te doen. En met de interim controle hebben we ook, dat ziet u ook straks rechts onderin, daar echt wel de vruchten van geplukt. De derde bullet linksboven is een aantal subsidiecontroles en de controle van de fractiekostenvergoeding. Die zijn inmiddels gepland, en deze week controleren we ook de fractiekostenvergoeding. Dus dat zijn zaken die in de tussentijd ook gewoon door zijn gegaan. Middenboven.

Ja, wat wij tijdens de interim controle in het bijzonder hebben gedaan, anders dan andere jaren, is ook echt wel gekeken naar de impact van COVID-19 op enerzijds de organisatie en anderzijds ook hoe de raad is meegenomen in datgene wat er allemaal op u afkomt en op de gemeente afkwam en komt. Omdat wij vooral zien dat met zeg maar het vele thuiswerken bijvoorbeeld de interne beheersing best wel een groot risico in zich kan hebben dat bijvoorbeeld bepaalde afstemming die normaal gesproken fysiek plaatsvindt, nu niet plaatsvindt, dan wel, ja, minder diepgaand plaatsvindt. Nou, vanuit die interviews die we hiervoor hebben gedaan aan de hand van een uitgebreide vragenlijst, zijn niet direct signalen naar voren gekomen dat daar echt leemtes, dus risico’s, zijn ontstaan. Maar onze aanbeveling is wel om de VIC alert te laten blijven op mogelijke signalen dat dat heeft kunnen plaatsvinden. En aan de andere kant, de financiële impact van COVID, corona. Nou, de financiële impact daar bent u uitgebreid in meegenomen door college en ambtelijke organisatie. En wat we heel sterk vinden, dat zijn de handelingsperspectieven die eigenlijk al heel snel tot stand zijn gebracht. En waarlangs eigenlijk elke, nou ja, handeling, het woord zegt het al, is afgelegd. En dat maakt het ook voor u als raad zeer transparant.

En ook als wij kijken naar de totstandkoming van besluiten en het voorkomen van besluitvorming die niet conform de regels plaatsvindt, is dit ook gewoon een punt waar wij erg positief over zijn. De aanbeveling die wij doen is ook na te denken over de tijd na corona. Dus eigenlijk met name 2022 en verder. En daar ook aan de hand van scenarioanalyse inzicht te verwerven in, wat is nu de financiële impact, als je kijkt naar financieel herstel bijvoorbeeld, en welke scenario’s je daar kunt kiezen. Om hem vervolgens ook door te rekenen naar de impact op uw begroting. En dus ook ondersteunend kunnen zijn aan de keuzes die u als raad nog te maken heeft. En er ligt natuurlijk al een bezuinigingsopgave. Nou dat maakt het extra spannend, en dus ook wat ons betreft ook extra nodig om daar de juiste instrumenten voor te hanteren. Ga ik naar rechtsboven in het dashboard. Dat gaat meer over de interne beheersing, en dan vooral het stukje normstelling. Van hoe kijken wij als accountant nu naar de organisatie en wat zouden we daar verwachten, ook als we zien hoe de omvang van de organisatie is. Nou, wat we vooral zien of vinden dat we moeten zien, is dat processen geformaliseerd zijn, duidelijke werkinstructies zijn waar iedereen mee aan de slag is.

4

Dus dat eigenlijk de processen uniform worden uitgevoerd, en dat daar dan ook voldoende grip is op de risico’s die in processen zijn opgenomen, dat is altijd zo. Maar door volgens een vaste procedure te werken, kun je die risico’s mitigeren, dus verkleinen. En daarnaast zouden wij bij een gemeente met de omvang van Dordrecht verwachten dat er een stevige VIC-functie is die gedurende het jaar ook haar werkzaamheden uitvoert. Nou, u ziet wel, de bullets die hieronder staan, dat wij daar enige reflectie op geven. We zien een stevige VIC-functie, die ook nog eens een nieuw VIC-plan heeft opgesteld in 2020 als opvolging van onze aanbeveling van 2019. Kom ik straks nog op terug. En dit is ook het bruggetje naar het blok linksonder, als we kijken naar de belangrijkste bevindingen. Wat wij belangrijk vinden, is dat er voldoende inzicht is in de procesgang. Dus hoe loopt een transactie, een inkoop of een subsidieverstrekking of een verhuurtransactie, hoe loopt die nu door de organisatie. De voorzitter: Marc, even wat vragen van mensen die even niet weten wat de VIC is, VIC. De heer Steehouwer: Excuus, dat is mijn jargon, zal ik maar zeggen. Dat is verbijzonderde interne controle. En als toelichting wat dat dan is, dat is een afdeling binnen de gemeente die allerlei interne controles uitvoert.

Dus die stelt eigenlijk gedurende het jaar vast dat transacties getrouw en rechtmatig tot stand zijn gekomen en zijn verwerkt. Dank je wel, voorzitter, voor deze interruptie. Ja, de bevindingen links onderin. Ik had het al over die procesbeschrijving. Het is erg belangrijk om te weten hoe de processen lopen binnen de organisatie. En waarom is dat belangrijk? Omdat je aan de ene kant loop je altijd risico’s in de organisatie. En die processen in kaart brengen, dat helpt u, of dat helpt de organisatie primair om vast te stellen dat die risico’s voldoende worden ondervangen in hoe jullie het proces hebben ingericht. Dus als voorbeeld, een risico is dat één medewerker zelfstandig een inkoop kan plaatsen en de factuur kan accorderen en betalen. Dat is een fictief voorbeeld. Nou, dan heb je dus een risico op fraude in de organisatie. En dan is het dus van belang dat je je proces zodanig inricht dat dat niet kan gebeuren. En daarvoor is het van belang dat je dus de processen die er zijn ook goed uitschrijft en vastlegt hoe die zouden moeten verlopen om dit soort risico’s te kunnen ondervangen.

Nou wat wij nu zien is dat er eigenlijk slechts zeer beperkt geen actuele procesbeschrijvingen binnen de gemeente beschikbaar zijn, waardoor je eigenlijk onvoldoende grip hebt op, zijn nu die risico’s die we lopen wel voldoende ondervangen in datgene wat we doen? Nou, en dat is vervolgens weer van belang in, hoe ga je dan die verbijzonderde interne controle, hoe ga je die dan effectief inzetten om te zorgen dat je ook weet dat de risico’s uiteindelijk zich niet hebben voorgedaan? Nou, dat is een … Ik snap dat dat best even heel technisch is … De voorzitter: Ik krijg een vraag van de heer Oost … Sorry. Ik krijg een vraag van de heer Oostenrijk. De heer Oostenrijk: Ja, voorzitter, die zin die net werd uitgesproken. Moet ik daar uiteindelijk uit opmaken dat er weinig, laten we zeggen, gedubbelcheckt wordt, of dat het in voldoende mate is? Dat de uit… Zijn de uitzonderingen weinig of zijn de uitzonderzonderingen veel?

5

De heer Steehouwer: Heldere vraag. Dit gaat echt … Dit gaat niet zozeer over hoe de processen worden gedaan in de dagdagelijkse praktijk. Maar dit gaat veel meer over, hebben jullie nu vastliggen hoe het zou moeten gaan? En ik kom straks toe aan, hoeveel gaat er dan mis, zal ik maar zeggen. Maar dit gaat echt over, wij noemen dat de opzet, dus het in kaart hebben van hoe wil je als organisatie nu dat de mensen aan het werk zijn om beheerst je bedrijfsvoering te kunnen voeren. De heer Oostenrijk: En wat zien jullie? De heer Steehouwer: Qua vastlegging bedoelt u? De heer Oostenrijk: Ja. De heer Steehouwer: Ja. Wij zien dat daar in best wel een aantal processen, die vastlegging niet actueel is, dan wel onvoldoende diepgang heeft, waardoor je qua formele vastlegging van de procesgang eigenlijk niet het actuele beeld hebt. Nou, daar zit voor u een vraag achter, wat betekent dat dan wat de mensen doen? Nou, en daar zie je dat mensen heel goed weten wat ze aan het doen zijn. En juist door informele samenwerking binnen afdelingen en over afdelingen heen, en dit zien we bij heel veel gemeentes en organisaties overigens op deze manier, zie je dat er informeel heel veel afstemming plaatsvindt. Maar als je het hebt over zichtbaar en toetsbaar, dan heeft dat natuurlijk wel zijn beperkingen.

Want hoe kun je nou dan vaststellen dat een transactie door tenminste twee personen is uitgevoerd? En dat is dus ook de oproep, dat is even een bruggetje naar het VIC-plan, het interne controle plan wat nu is opgesteld. En ook een aanloop naar de rechtmatigheidsverantwoording die er aankomt. Daarbij is het van belang dat je als organisatie weet waar de risico’s liggen, maar dat ook alles in je organisatie zichtbaar en toetsbaar wordt vastgelegd, zodat je ook zelf kunt controleren dat alles volgens jullie eigen regels is uitgevoerd. Nou, dat is een recente uiting van de commissie BBV, over hoe moet je nu de rechtmatigheidsverantwoording implementeren in de organisatie? En dat zichtbare en toetsbare, dat is echt een, ja, een nieuw element eigenlijk wat is ingebracht, en wat ook brengt dat het belang van die procesbeschrijvingen echt wel groter geworden is. Nou, en het mooie is om te zien dat in het IC-plan wat is geactualiseerd, ook voor alle processen een actie is opgenomen om het proces weer actueel vast te leggen, zodat de VIC, die verbijzonderde interne controle, ook veel meer een adviserende rol in de organisatie kan innemen. Door te zeggen, hé, wij zien dat jullie het proces zo hebben vastgelegd en zo willen uitvoeren. Maar dan resteert er misschien nog wel een risico waar de VIC-medewerker dan op kan wijzen.

Dus je krijgt ook veel een organisatie die continue aan het verbeteren is. En dat is ook het mooie van het IC-plan wat er nu ligt, dat dat een vast element is van de werkzaamheden die gedurende het jaar zullen worden uitgevoerd. Tweede punt links onderin, dat gaat over de actualisatie van de grondexploitaties. Daar hebben wij vorig jaar in het accountantsverslag van geadviseerd om daar wat meer, ja, guidance voor in te richten in de organisatie over wanneer moeten er nu taxaties bij externe makelaars worden opgevraagd. Nou mooi is om te zien dat die aanbeveling ook wordt opgevolgd, en misschien inmiddels zelfs al is opgevolgd, door een taxatierichtlijn op te stellen die de organisatie en de medewerkers dus ook weer helpen om, ja, voor zichzelf vast te stellen, hé er gebeurt iets binnen een grondexploitatie, bijvoorbeeld een verkoop van een kavel

6

tegen een prijs die meer dan X procent afwijkt van de actualisatie, betekent dat dat wij moeten gaan taxeren of niet? Nou, en daardoor heb je gewoon meer sturing als organisatie op de grondexploitaties. De heer Oostenrijk: Waar staat dat stukje van de grondexploitaties? Want ik zit hem even te zoeken. De heer Steehouwer: Dat staat, als u op uw scherm bent, links onderin staan bevindingen significante processen onder de grijze balk. En dan is het deze bullet, ik selecteer hem even. Hier staat zeg maar de korte samenvatting, en verderop in de managementletter staat wat meer uitgebreid de uitwerking hiervan. Voor zover nog vragen? Anders is het misschien handig om die eerst te beantwoorden. Nee? Misschien via de voorzitter? De voorzitter: Nee, ik zie in de chat geen vragen. Dus ik weet niet … De heer Steehouwer: Dan ga ik gewoon even verder, voorzitter. Ja, het derde punt wat u hier in het dashboard ziet, ik zal hem ook weer even selecteren, dat gaat voor een aantal routes, inkooproutes, in de organisatie zien we eigenlijk dat niet in alle gevallen twee personen betrokken worden bij een transactie. Nou, dat heeft een risico in zich. Dan kan iemand zelfstandig een bestelling plaatsen, die neemt de goederen in ontvangst en die keurt de factuur goed. En op het moment dat de factuur goedgekeurd is gaat die automatisch het betalingsproces in.

Nou dat, u voelt wel aan dat daar een bepaald risico in zit dat er bijvoorbeeld … Ik noem altijd maar het voorbeeld, iemand besteld een computer extra en die verdwijnt in de kofferbak, en niemand die daar eigenlijk achter komt. Dus wij adviseren om meer aan de voorkant, dus bij de bestelling, een tweede paar ogen, dus een tweede functionaris, in het proces mee te laten kijken om te voorkomen dat dus iemand die zelfstandige bevoegdheid kan misbruiken. Goed ook te melden dat wij tot heden geen indicaties hebben dat hier echt misbruik van gemaakt is. En wij hebben hier uiteraard onze focus ook op in de jaarrekeningcontrole nog. Maar het is wel een belangrijk punt om op te volgen. Gaan we naar het blok midden onder, dat gaat over de IT-omgeving. Nou, als vertrekpunt, IT-omgeving wordt geserviced en gehost vanuit de GR Drechtsteden. Het servicecentrum Drechtstede voert dat uit. Onze IT audit, de controle op de IT-omgeving, voeren wij dan ook uit bij de GR Drechtsteden. En wij rapporteren ook in een managementletter van de GR Drechtsteden eigenlijk uitgebreide en gedetailleerde bevindingen. Maar we vinden het wel goed om u daar ook in de hoofdlijnen in mee te nemen, omdat uw organisatie daar natuurlijk erg van afhankelijk is. Nou, positief is dat wij een IT-omgeving zien die adequaat is ingericht en adequaat functioneert.

Wij kunnen dus ook, zoals wij dat noemen, steunen op het wachtwoordbeheer, het toekennen van rechten en rollen. En ook de continuïteit van de IT-omgeving is, als je het hebt over back-upprocedures, die zijn goed. We hebben nog wel wat ruimte voor verbetering geadviseerd. Dat ziet u onderin, dat zijn deze drie bullets. Dat zijn eigen… ho, sorry. Dat zijn de echt formele zaken. Dan moet u ook weer denken aan het opschrijven wat het SCD moet toetsen voordat iemand bepaalde rechten … De voorzitter: Ik zie een vraag van de heer Polat. De heer Polat, u heeft het woord.

7

De heer Polat: Ja. Dank, voorzitter. Ik heb wel een vraag over de IT-omgeving. Heeft u al gekeken naar gebruik van verschillende systemen, softwaresystemen, algoritmen en dergelijke? De heer Steehouwer: Nou, wat wij doen. Het is wel een goede vraag. Wij kijken alleen naar de IT-systemen die relevant zijn voor de jaarrekeningcontrole. Dus financiële administratie en eventuele inkoopmodule, een module waar een subsidieverstrekking in vastligt. Dat zijn wat voorbeelden, zijn niet allemaal van toepassing overigens. Dus we kijken niet naar het hele IT-landschap van de gemeente Dordrecht, maar met name dus naar Key2financiën en de daaraan gekoppelde applicaties. En waar kijken we dan echt expliciet naar? Dat is, hoe is het wachtwoordbeleid? Dus, weten we voldoende zeker dat als iemand inlogt, dat het ook de persoon is die inlogt. Of wordt er met zwakke wachtwoorden gewerkt waardoor er risico ontstaat dat dat andere personen zijn? We kijken naar, wie heeft welke rechten en wie kan dus wat in de IT-omgeving, en past dat bij de functie die iemand heeft? En hoe gaat men om met wijzigingen in rollen en rechten? En als derde kijken we naar de continuïteit van de IT-omgeving. En dat is dus back-upprocedures en ook procedures dat back ups kunnen worden teruggezet, dat noemen we restore.

En dat is ook een wettelijke taak van ons als accountants, dat je moet vaststellen dat de organisatie dat voldoende geborgd heeft om te voorkomen dat dat een continuïteitsrisico met zich meebrengt. De voorzitter: De heer Steehouwer, ik heb een vraag van de heer Noldus. De heer Noldus: Ja, voorzitter, dank u wel. Ik had de vraag ook al iets eerder genoteerd toen het ging over de impact van corona, maar hij raakt ook dit onderwerp. Ik ben benieuwd of er ook een beeld is op de impact van het thuiswerken en het risico op informatieveiligheid en eventuele fraude, met het oog op wat bijvoorbeeld gister of gister vanuit de GGD naar voren kwam. Waar toch ook het werken zonder toezicht daar mede debet aan lijkt. Even een kort door de bocht conclusie. De heer Steehouwer: Ja, waar wij zeker naar kijken is, hoe is de beveiliging zeg maar van buitenaf de systemen van de organisatie in. Dus dan heb je het meer over gewoon de security van de hele IT-omgeving, dus firewalls en de techniek. Wij kunnen niet verder kijken dan dat, omdat je als je het … Als je naar die GGD-casus kijkt, lijkt het er inderdaad op dat het veel meer gaat over, nou ja, die functie misbruiken. De informatie waar je toegang toe hebt, om daar meer mee te doen dan waar het voor nodig is. En dat kunnen wij natuurlijk niet toetsen.

Maar als je gewoon kijkt naar waar wij wel naar kijken, is dus echt wel de beveiliging van de hele inlog van buitenaf in de systemen. De heer Noldus: Ja, helder. Ik denk inderdaad dat hij inderdaad meer past bij het tweede kopje, wat is de impact van corona, dan de impact op IT misschien. Maar … De heer Steehouwer: Maar het is ook wel een trend hè. Ik denk dat corona heeft het thuiswerken versterkt, erg versterkt. Maar er gebeurde natuurlijk al heel veel van buitenaf. Dus in die zin, we hebben echt wel bij organisaties gezien dat dat de capaciteit niet berekend was op het vele thuiswerken. Dat hebben we bij de gemeente Dordrecht in elk geval niet gesignaleerd.

8

De heer Noldus: Dank. De heer Steehouwer: Dan ga ik door naar het stukje rechtsonder, en dat is wat mij betreft ook een bruggetje naar, kort, actualiteitsronde om de rechtmatigheidsverantwoording. En ik zeg met nadruk, kort … De voorzitter: Ik zie dat de heer Polat weer een vraag heeft, of nog een vraag. De heer Polat: Ja, dit is de laatste vraag over IT. Ik ben toch wel benieuwd naar uw bevindingen, wat ook eigenlijk voortbouwend op wat de heer Noldus zei, of er überhaupt in de afgelopen periode een toch wel een lek heeft kunnen vinden waardoor mogelijkerwijs hackers binnenkomen, in kunnen loggen of wat dan ook. Is dat ooit geconstateerd? De heer Steehouwer: Nee, nee, nee, wij hebben dat niet geconstateerd. Wat wij in het kader van onze controle moeten doen, is het vaststellen in hoeverre sprake is van datalekken. Nou, daar heeft u ook een meldprocedure voor binnen de gemeente Dordrecht. Dus wat wij doen is vaststellen dat wat is gemeld, dat is natuurlijk één. Twee is, hoe is die opvolging van die meldingen geweest? Dat is vooral procedureel hoe we daarnaar kijken. Maar het is bijvoorbeeld geen onderdeel van onze controle om pentests, zoals ze dat noemen, uit te voeren op … Of proberen met een hacker, zo’n ethical hacker, te kijken hoe veilig uw beveiliging is. Wij hebben dit vooral op basis van interviews en waarneming ter plaatse gedaan.

Dus ik kan niet een sluitend oordeel geven dat uw beveiliging op orde is, omdat het sec in het kader van de jaarrekeningcontrole wordt getoetst. Maar op het moment dat wij natuurlijk wel dingen hadden gesignaleerd, dat wil ik er wel aan toevoegen, dan hadden wij die natuurlijk ook gemeld. Dus wij hebben geen geconstateerd. Maar ook niet diepgaand onderzoek naar gedaan. Dus dat vind ik wel een belangrijke nuancering. De voorzitter: Oké. Wilt u gezien de tijd … Ik weet niet hoe lang je nog nodig hebt, Marc. Maar … De heer Steehouwer: Als het 3 minuten mag, dan is dat genoeg. De voorzitter: Ja. Oh, dat is prima, dat is prima. De heer Steehouwer: Oké. De voorzitter: Ja, oké. De heer Steehouwer: Ja, ik heb al een paar keer genoemd, het IC plan 2020 is opgesteld. Dat is echt een ambitieus plan, en dat vind ik mooi om te zien. Want dat geeft ook aan welke richting jullie als organisatie, of de gemeentelijke organisatie, op wil. Waarbij de interne controle een adviserende rol krijgt, waardoor je ook als organisatie lerend kan zijn en blijven. Dus leren van verbeteringen die geconstateerd worden en daar je proces op aanpassen. Maar omdat het zo ambitieus is, hebben wij ook wel gezegd van, ja, dit gaat dan waarschijnlijk ook een langere tijd duren eer dat je

9

dat allemaal hebt kunnen doen. Dus start dan ook met een frauderisicoanalyse, waarbij fraude tussen haakjes staat. Een integrale risicoanalyse over de hele organisatie heen. Om die ook te gebruiken als prioriteringsbasis, van welke processen loop je hoge risico’s, en neem die dan ook als eerste ter hand als het gaat over procesbeschrijving en interne controle uitvoeren. En dan is er … De laatste tijd die ik heb, de laatste 1,5 minuut, wil ik nog even gebruiken voor de rechtmatigheidsverantwoording. Die zou in de Tweede Kamer behandeld worden, die wetgeving, in december. Is weer uitgesteld naar januari. Nou, daarna viel het kabinet, dat maakt het nog onzekerder. Maar de signalen die wij krijgen zijn wel heel erg gericht op invoering in 2021 moet het toch wel worden. Commissie BBV heeft een week of 6 geleden, zeg ik even uit mijn hoofd, een concept notitie ter consultatie gepubliceerd over de rechtmatigheidsverantwoording en wat het voor u als organisatie betekent. Nou, ik gaf daar net al van aan dat zichtbaarheid en toetsbaarheid daar een belangrijk element van is. Nou, het is ook goed om daar in de procesbeschrijvingen aandacht voor te hebben.

En in een volgende auditcommissie zullen we samen met de ambtelijke organisatie echt stappenplan presenteren voor u als auditcommissie, wat er op u afkomt in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording waar u ook besluiten over zult moeten nemen, en wat de voors en tegens zijn van de verschillende keuzes die u heeft. En wij denken, daar sluit ik mee af, dat toepassen van data-analyse in de interne controle wel heel erg gaat bijdragen aan het uitvoerbaar houden van die interne controle, ook gegeven de extra werkdruk die er komt vanwege de rechtmatigheidsverantwoording. Daar hebben we al wat gesprekken over gevoerd met de organisatie, en daar zijn de concrete afspraken voor gemaakt inmiddels. Wat mij betreft, voorzitter, is dit op hoofdlijnen, met af en toe wat verdieping, de toelichting. De voorzitter: Oké, helder. Dank u wel. Ik weet niet of er nog meer vragen zijn? Ik zie een vraag van de heer Wringer. De heer Wringer: Ja. Dank, voorzitter. Ten eerste, dank voor de toelichting, mijnheer Steehouwer. En ja, zoals ik het lees staat Dordrecht in het algemeen er goed voor in de managementletter. Een vraagje over de VIC en al die processen die beschreven moeten worden met de rollen en verantwoordelijkheden. Ik kan me heel goed voorstellen dat dat in een workflow managementsysteem wordt gestopt, in een geautomatiseerd softwarepakket.

Bestaat er zoiets? Komt dat eraan? Dat zou het wel veel makkelijker maken als dat allemaal vast ligt via een bepaald proces. De heer Steehouwer: Ja. Ja, er is een applicatie, die heet InProces, en die in de gehele Drechtsteden overigens is die er. En dat is een systeem waar, ja, ik geloof dat het er wel 1500 processen slash deelprocessen zijn die je daarin zou kunnen vastleggen. Maar dat kan hè. Maar een workflow systeem in het kader van echt inzicht krijgen in wat moet iemand precies doen als hij een factuur goedkeurt, is toch beter om dat wat meer uitgeschreven te hebben. En een workflow is vaak vooral ondersteunend, of zo’n flowdiagram, vaak ondersteunend aan de tekst. Dus onze oproep is vooral, schrijf hem vooral uit en beperk je niet tot zo’n flowchart. De heer Wringer: Nee, ik heb het eigenlijk ook niet over een flowchart. Maar bijvoorbeeld bij een inkoopproces, als je de vier ogen hebt, dan kan je zeg maar …

10

Iemand moet inloggen voor zijn goedkeuring en een tweede persoon moet inloggen voor zijn goedkeuring, zodat je die vier ogen hebt. De heer Steehouwer: Ik snap het. Ja. De heer Wringer: En dan ook kan je de ontvangst van de goederen doen. De heer Steehouwer: Ja, ik begrijp wat u bedoelt, ik zat even op een andere golflengte. Maar inderdaad, alles wat je kunt borgen in je IT-systeem, dus dat iemand alleen bij die taken kan met die mandaten die bij de functie horen. Ja, dan heb je het helemaal dichtgetimmerd. En dat zou natuurlijk ideaal zijn. Nou je ziet het bijvoorbeeld bij de inkoopfactuur controle, dat het al zo’n geautomatiseerde werkstroom is. Dus iemand krijgt gewoon facturen in zijn takenlijst om die te controleren. Maar waar dan bijvoorbeeld nog de ruis ontstaat is, ja, wat moet je dan precies doen om het vinkje te mogen zetten dat die factuur goed is? En de ene beoordeelt hem globaal, die zegt, nou dit is wel logisch, vink. En de ander die gaat hem helemaal aansluiten qua euro’s en met de prestatielevering. Nou, dan is ook nog eens de vraag, welke documenten stop je daar dan achter digitaal? En juist die dingen, die zijn bepalend voor hoe goed je in control bent en hoe toetsbaar uiteindelijk dat soort handelingen ook wordt vastgelegd. De heer Wringer: Dus die moet goed beschreven staan. De heer Steehouwer: Precies.

De heer Wringer: En die moeten goed in een IT-systeem verankerd zijn zodat het proces optimaal is. En als dat allemaal erin zit, en het zit allemaal in de VIC, dan zijn jullie tevreden als … Althans, dan is de BDO accountant tevreden. Die kan standaard daar gebruik van maken. De heer Steehouwer: Nou kijk, dat doen wij nu al hè. Dus de VIC die voert nu ook al heel veel steekproeven uit. En wij bepalen welke transacties die VIC moet selecteren. En we hebben afstemming over wat dan precies moet worden gecontroleerd van die inkoopfacturen bijvoorbeeld. En vervolgens nemen wij dat over voor onze controle. Dus we kijken het integraal gaan wij er ook nog doorheen, om te kijken of de VIC het werk goed heeft uitgevoerd. Maar ook omdat wij zelf conclusies moeten kunnen trekken. Dus dat gebeurt al. Maar dat gebeurt nu eigenlijk allemaal achteraf. En als je het nu echt inbedt in een IT-systeem of in een procedure, ja, dan weet je eigenlijk al dat het niet fout kan gaan omdat dat in je proces is verankerd. En dan is het veel meer kijken naar of het slimmer kan, of mensen zich aan de procedure gehouden hebben. En dat voelt misschien als een nuance, maar dat is echt een wereld van verschil als je het hebt over de omvang van het risico, de omvang van de steekproeven die moeten worden uitgevoerd.

En juist als je dan ook nog data-analyse toepast, ja, dan heb je een integraal beeld eigenlijk van alle transacties, en dan kun je echt focussen op de risico’s. De heer Wringer: Dat lijkt me een mooi streven om daar naartoe te werken. Dank.

11

De voorzitter: Oké. Ik heb nog een paar andere vragen. Marc, kan je misschien de slide uitzetten, dan kunnen we het ook wat beter zien. De heer Steehouwer: Ja, dat is goed. De voorzitter: Ik heb een vraag van de heer Oostenrijk, CDA. De heer Oostenrijk: Ja. Ik heb een vraag over bij 3.3, daar staan bevindingen per proces. En dan even een vraag over die subsidieverstrekkingen. Het lijkt erop of dat het goed gaat, maar wat zien jullie in de oordeelsvorming dat de subsidies goed besteed worden? De heer Steehouwer: Ik zag dat ik op mute stond. Dit is wel ook weer een, ja, ik blijf het zeggen, dit is heel formeel, maar het gaat erom, kun je nu zien op grond van welke overwegingen de medewerker die de subsidie heeft toegekend, die subsidie heeft toegekend? Dus in jullie ASV, algemene subsidie verordening, zijn toetspunten opgenomen op grond waarvan een subsidie mag worden toegekend. En het is natuurlijk wel belangrijk dat in de organisatie wordt vastgesteld dat een aanvraag aan die voorwaarden voldoet. En dat is met documentatie ook, dat wordt vastgesteld en wordt gedocumenteerd. Nou, wij zien echt wel dat er zeg maar documentatie is. Maar soms zit daar natuurlijk best een grijs gebied in van oordeelsvorming door de medewerker die de subsidie moet toekennen. Overigens gebeurt het altijd met twee personen tenminste.

En juist ook in het kader van toetsbaarheid vinden wij het de aanbeveling om dat beter gemotiveerd in het dossier op te nemen, zodat het ook achteraf beter toetsbaar is en er niet sprake is van, nou ja, willekeur, dat klinkt wat negatief. Maar dat de ene medewerker een andere oordeelsvorming heeft dan de andere medewerker. De heer Oostenrijk: Ja. Nou, ik doelde eerder nog op de toetsing achteraf. Want inderdaad, je hebt gelijk, het gaat eerst over oordeelsvorming of een subsidie kan-mag worden verstrekt op basis van de criteria. Maar uiteindelijk moet je ook nog een keer het oordeel kunnen vormen of de subsidie goed besteed is. De heer Steehouwer: Dat klopt. Ja, daar geldt precies hetzelfde voor wat ons betreft. Dan gaat het over de verantwoording die de subsidieontvanger indient, voldoet die aan de voorwaarden en de afspraken die jullie op voorhand hebben gemaakt met die subsidieontvanger. Dus daar geldt exact hetzelfde voor. De heer Oostenrijk: En je zegt met zoveel woorden, daar kan nog wel een verbeteringsslag worden gemaakt. De heer Steehouwer: Nou kijk, wij hebben niet … En dat ziet u ook terug in de accountantsverslagen van afgelopen jaren. Wij hebben geen bevindingen dat subsidies ten onrechte zijn verstrekt. Dus het is achteraf allemaal toetsbaar, maar het kost veel meer energie voor de organisatie om dat aan te tonen.

Door het nu gewoon in de subsidietoekenning en vaststelling in één keer goed vast te leggen, ja, ben je gewoon veel effectiever in de belasting van de organisatie.

12

De heer Oostenrijk: Ja, oké. De voorzitter: Oké. En de heer ’t Lam heeft ook een vraag. De heer ’t Lam: Dank u, voorzitter. Ik heb een vraag over iets wat gisteravond in de raad speelde. En dan niet inhoudelijk, maar procesmatig. Kijkt de accountant ook in hoeverre de administratie voldoende op orde is om inzicht te geven in budgetten? Gisteren was er een vraag, even misschien ter verduidelijking naar de accountant, hoeveel geven we in de gemeente uit aan communicatie? En het antwoord van de wethouder was van, ja, dat kan ik niet uit de administratie halen, dan moet ik aan allerlei mensen gaan vragen dat uit te gaan zoeken. In het kader van controle en inzichtelijkheid lijkt het me wel goed dat je dat eruit kunt halen. Kijken jullie daar ook naar? De heer Steehouwer: Ja. Kijk, de administratie moet voldoen aan inzichtelijkheid en reproduceerbaarheid. En wat het natuurlijk ingewikkeld maakt bij een gemeente is de toerekening aan programma’s. En kosten als communicatie en ook echt andere overheadkosten, die worden allemaal op basis van verdeelsleutels en taakvelden toegerekend. En dat maakt natuurlijk als je kijkt naar de verantwoording in de jaarrekening, maakt het dat moeilijk inzichtelijk wat nou in totaliteit aan bijvoorbeeld communicatie is uitgegeven.

Maar daarachter zit de financiële administratie, en daar kun je natuurlijk wel de filters op zetten om eigenlijk achter de programmarekeningen te totaliseren wat dan aan kostensoorten is uitgegeven. Dus ja, als het niet inzichtelijk is, kunnen we het bijna niet controleren. Dus het feit dat er straks een controleverklaring ligt, en over afgelopen jaar sowieso lag of ligt, geeft ook al aan dat het in elk geval voldoende inzichtelijk en toetsbaar is. De heer ’t Lam: Oké, duidelijk. Je kunt het er niet zo uithalen. Maar als men wil, is het wel te achterhalen. De heer Steehouwer: Ja. De heer ’t Lam: Dank u. De voorzitter: Oké, dan gaan we door naar mevrouw Van den Bergh. Mevrouw Van den Bergh: Ja, goedenavond. Een korte vraag. U had het over de toepassing van data-analyses. Wat moet ik me daarbij voorstellen? Kunt u in het kort daar een impressie van geven? Of komt dat straks bij de presentatie wat duidelijker naar voren, wat precies een data-analyse is? Is dat het soort dat data allemaal gekoppeld worden? Hoe ... De heer Steehouwer: Nee, ik kan er heel kort wel iets over zeggen. Maar misschien kunnen we het ook nog wel wat uitgebreider meenemen in een volgende vergadering als we wat meer over de rechtsmatigheidsverantwoording gaan zeggen.

Maar in het kort, data-analyse op bijvoorbeeld inkoopfacturen, daar worden alle inkoopfacturen eigenlijk uit de administratie gehaald, alle data. Vervolgens hebben wij een systeem gebouwd,

13

een dashboard, waarin we eigenlijk allemaal filters hebben gezet van bijvoorbeeld de mandaatregeling is daar ingelezen. En dan kun je dus alle facturen integraal toetsen op, hebben ze de juiste route doorlopen, hebben alle mensen conform mandaat facturen goedgekeurd? Nou ja, wat is de doorlooptijd van een factuur door de organisatie, welke crediteuren maken iedere keer weer fouten met het versturen van facturen? Nou dat, zowel bedrijfsmatig als controle inhoudelijk kun je er alle dwarsdoorsnedes maken. En misschien is het goed om deze even vast te houden voor wat zojuist zei, de volgende auditcommissie waarin dan de rechtmatigheidsverantwoording aan bod komt. Dan kunnen we daar wel iets meer over laten zien. De voorzitter: Oké. Dan heeft de heer Besseling ook nog een … Ja, ik geef hem eerst het woord. Hij heeft ook een ambtelijke vraag. De heer Besseling: Ja. Dank u, voorzitter. Nou ja, ik had bedacht misschien als laatste vraag aan Marc, voordat we dit onderwerp afsluiten, maar misschien zijn er nog meer vragen hoor. Maar omdat u me nu toch het woord geeft. De voorzitter: Ja, er zijn nog twee of één … De heer Besseling: Dan wacht ik liever nog even. De voorzitter: Oké, Frans-Bauke dan. De heer Van der Meer: Ja. Dank u wel, voorzitter. Ik heb een vraag over paragraaf 3.2, de effectiviteit van processen. Daar staan een respectabel aantal groene, oranje en rode vakjes.

En bij die rode vakjes staat, het proces is ontoereikend, meerdere bevindingen en aanbevelingen, risico maal impact is hoog. En u heeft wel aangegeven dat er allerlei processen van verbetering zijn. Maar ik zou toch graag nog iets meer indicatie willen hebben over hoeveel zorgen we hierover zouden moeten maken in de ogen van de accountant. De heer Steehouwer: Ja, heldere vraag. Niet direct veel zorgen, laat ik daarmee beginnen. Wat wij zien is dat in de basis is de gemeente Dordrecht een goed beheerste organisatie. Waar de winst zit, is het voorkomen van risico’s. De rode vlakjes dat is een risico dat dingen fout kunnen gaan, waarbij dan de interne beheersing niet zo is dat er snel wordt gesignaleerd, waardoor de impact ook groot kan zijn. Zo moet u die classificatie interpreteren. En dan dat voorbeeld bij factuurafhandeling. Daar ziet u de eerste kolom, dat is de functiescheiding. Dus, zijn er minstens twee personen betrokken bij een transactie, dat is een rood vlakje, die is gevaarlijk. En gevaarlijk in de zin van, dat is aan de voorkant van het proces niet voor alle route goed ingericht. Als die oranje of groen is, ja, dan heb je eigenlijk al een hele belangrijke voorwaarde ingevuld om te voorkomen dat dingen mis gaan. Eigenlijk de linker kolom is eigenlijk het allerbelangrijkste. En dan krijg je de AOB-kolom, de tweede kolom.

Dat is vooral hoe toetsbaar en zichtbaar zaken worden vastgelegd, en dat ziet u ook in de toelichting die er helemaal achter staat. Daar is echt hier en daar wel wat verbeterd potentieel, maar het is niet zo dat dat direct allerlei rode vlaggen geeft. Maar dat indiceert vooral de prioritering ook voor de organisatie van, waar moet je als eerste mee aan de slag.

14

De heer Van der Meer: Ja. De voorzitter: Oké. De heer Van der Meer: Nu heb ik niet dit tabelletje langs een soort gelijk tabelletje van vorig jaar gelegd. Is het er beter op geworden? De heer Steehouwer: Vrij stabiel. De heer Van der Meer: Vrij stabiel. De heer Steehouwer: Vrij stabiel, ja. De heer Van der Meer: Maar de verbetering gaat dus niet heel erg snel, leid ik daar uit af De heer Steehouwer: Nou, de verbetering zit hem vooral in de VIC, en dat is de laatste kolom. De heer Van der Meer: Oké. De heer Steehouwer: Doordat daar zeg maar echt een veel stevigere invulling aan wordt gegeven. Maar dat blijft nog steeds een toetsing achteraf, waarvan wij zeggen, ja, je zou dat eigenlijk zo vroeg mogelijk in je proces moeten willen. De heer Van der Meer: Oké, helder. Dank u wel. De voorzitter: Oké, dan geef ik het woord aan Andre Besseling. De heer Besseling: Ja. Dank, voorzitter. Marc, misschien is het aardig, als je kan, nog een kleine vooruitblik geeft op de controle bij de jaarrekening. We hebben volgens mij eerder met elkaar en ook in de auditcommissie gedeeld dat 2020 door corona wellicht best een ander jaar zou kunnen zijn qua, nou ja, doorlooptijd en aard van een verklaring. Wellicht niet in de laatste plaats rondom bijvoorbeeld TOZO. Misschien is daar iets waar je qua actualiteit nog iets over kan zeggen qua verwachtingen? De heer Steehouwer: Ja, graag.

Dank je wel, Andre, hiervoor. Ja, ja, dat is … Ik ga daar een paar dingen van zeggen. We hebben zeg maar de zaken die u binnen de gemeente Dordrecht heeft georganiseerd, daar hebben we goede afspraken over gemaakt met elkaar over, hoe gaan we dat controleren, wanneer? We hebben wat zaken naar voren gehaald, bijvoorbeeld de controle grondexploitaties. Daar zie ik niet direct een groot risico op allerlei, nou ja, uitloop of bijzondere bevindingen als gevolg van corona. Simpelweg omdat dat, nou, vrij los staat van corona. Het thuiswerken hebben we vorig aan gewend, of zijn we aan gewend geraakt. Zowel jullie als wij. Waar het spannender wordt, dat is als het gaat om rechtmatigheid van besluitvorming. Dus door de snelheid waarmee soms zaken zeg maar moesten worden besloten, kan het zijn dat daar niet de juiste route voor doorlopen is. Nou, ik heb aan het begin van mijn betoog al aangegeven dat het handelingsperspectief echt wel heeft bijgedragen aan ook een gecontroleerde

15

besluitvorming. Dus ik zie dit niet als een groot risico. Maar er bestaat wel een groter risico dan voorgaand jaar dat er rechtmatigheidsfouten bij komen vanwege eigenlijk de urgentie van een aantal zaken. En als laatste wil ik noemen datgene wat bij gemeenschappelijke regelingen gebeurt, en dan met name de GR Drechtsteden in de SDD. De TOZO, vindt al vrij lang heel intensief overleg en samenwerking en toetsing plaats tussen SDD en wij vanuit BDO. Eén, omdat de regelgeving en het toetsingskader pas in de tweede helft van december beschikbaar was voor TOZO. Nou ja, dan moet u zich realiseren dat er ongeveer zesduizend TOZO-aanvragen zijn geweest bij de SDD. En dat er vooral is ingezet op zo snel mogelijk uit kunnen betalen. Nou, dan kunt u wel aanvoelen dat het dossier bouwen, het vervolgens ook nog controleren, dat dat echt wel de nodige tijd vraagt. Ik kan daar nu echt niks concreets van zeggen dat het zich echt gaat voordoen. Maar er bestaat wel degelijk een risico dat er en in de tijd en in de oordeelsvorming rond de GR Drechtsteden, en die heeft wellicht ook impact op uw jaarrekeningen en oordeelsvorming, bevindingen zijn vanwege TOZO. Het is echt nog te prematuur om daar concreter in te zijn. Maar er ligt zo’n kluif aan werk. Wij hebben er extra mensen voor ingehuurd om dat ook te kunnen, ja, tijdig te kunnen doen. Dus daar hebben we wel op geanticipeerd.

Maar je blijft heel afhankelijk ook, omdat zelfs nog niet eens alles duidelijk is vanuit Den Haag qua weging bijvoorbeeld van bevindingen. Dat maakt het wel heel ingewikkeld. De voorzitter: Oké, dan zijn we denk ik gekomen aan het einde van dit agendapunt. Marc, dank je wel voor je toelichting. Ik weet niet of je nog interesse hebt in de andere agendapunten, en anders wil ik je nog een fijne avond wensen. Ik blijf graag even hangen als dat mag, voorzitter. De heer Steehouwer: Ik blijf graag even hangen als dat mag, voorzitter. De voorzitter: Ja, tuurlijk, tuurlijk. Welkom. Tenminste, ja, het is openbaar sowieso. Maar van harte welkom. De heer Steehouwer: Dank je wel. 4. Raadsvoorstel Vaststellen Nota Reserves en voorzieningen 2021 – Raadsvoorstel De voorzitter: Even kijken. Dan gaan we door naar agendapunt 4, raadsvoorstel vaststellen nota reserves en voorzieningen. En ik heb begrepen dat Andre Besseling en Gert Hagoort hier iets over gaan zeggen. Aan jullie het woord. De heer Besseling: Ja, ik wil eigenlijk meteen het woord aan mijn collega Gert Hagoort geven, die een korte presentatie heeft voorbereid op de stukken die er liggen. De voorzitter: Oké, heel goed. De heer Hagoort: Dank je wel. Ik ga hem eventjes openen, in de hoop dat jullie deze ook meteen mee kunnen kijken. Als ik dan een seintje kan krijgen als dat allemaal goed gaat, heel graag.

16

De heer …: Het gaat meer dan goed. De heer Hagoort: Mooi. Als coördinator ben je altijd in de gelukkige positie dat je als je zo’n actualisatie trekt heel veel bekwame collega’s om je heen kan verzamelen, en die op de verschillende onderdelen van de nota daar expert zijn. Op een gegeven moment weet ik ook wel wie de kennis rondom rentetoevoegingen, investeringen in maatschappelijk nut, toevoegingen op begrotings- of realisatiebasis, de instellingscriteria of de reserve afschrijving, waar ik dan moet zijn. Maar op een vraag van mijn zoontje, half jaartje economie les pas, nou papa, wat ben je nou allemaal aan het doen voor de gemeente? Dacht ik van, ja, daar kan ik toch niet mee uit de voeten met dat soort vaktermen. Dus ik heb hem dit plaatje laten zien, en eigenlijk heel simpel gezegd dat de gemeente zich ook goed af moet vragen hoeveel geld zij in potjes hebben die je bedoelt, stopt. En wanneer de potjes weer open kunnen en wat voor afspraken daar rondom gemaakt moeten worden. Nou, met die uitleg was hij tevreden. De aanleiding voor de actualisatie zat in een zesluik aan ontwikkelingen. Die ga ik niet allemaal voorlezen. U zal er een aantal herkennen, de BBV-wijzigingen tot de vorming van nieuwe reserves en voorzieningen, de afspraken en de bevindingen van de accountant van afgelopen jaren. In ieder geval het controlejaar 2019.

Dat zesluik heeft er uiteindelijk toe geleid, als je die compact maakt, dat het doel van de actualisatie het echt beter verankeren op basis van besluitbegroting en verantwoording en de nieuwe inzichten vanuit de organisatie. Dat toetsen aan die eerdere wijzigingen, bedoel ik. En onderdeel twee, opnieuw vastleggen en waar nodig herijken van de kaders en spelregels met betrekking tot reserves en voorzieningen. Dit doel heb ik direct in de inleiding van de nota ook opgenomen. Nou, we hebben u meegenomen op een aantal momenten in het hele traject. Al vroegtijdig in eind 2019 in de auditcommissie, toen we eigenlijk alle kaderstellende nota’s voor het voetlicht brachten en u daar een fasering aan op lieten hangen. De auditcommissie, nog niet zo heel lang geleden, in oktober kwam het voorstel voor de aanpak. Heeft u akkoord op gegeven. November en december is de ambtelijke uitwerking geweest en hebben we een bestuurlijk traject intern gevolgd. Vrij recent nog de technische vragen van de SP. En gister, eergister moet ik zeggen, de aanvullende vragen van GroenLinks, die gisteren nog van een antwoord zijn voorzien en vandaar ook vrij laat ook aan de stukken zijn toegevoegd. En uiteraard vandaag, vanavond, voor de bespreking van zowel het raadsvoorstel als de nota zelf. Ik denk, heel kort nog eventjes, wat zijn dan de voornaamste wijzigingen.

Want ik heb in de auditcommissie van oktober eigenlijk u al aangegeven dat 80-85% van de eerdere nota, de kaderstelling gewoon behouden kan blijven. Waar zitten nu voornamelijk de wijzigingen? Die zitten in het herschrijven, in hoofdstuk 1, van de inleiding. Die zitten in een toevoeging van de koppeling naar andere nota’s. Niet veel meer dan het noemen nota risicomanagement, weerstandsvermogen en de nota grondbedrijf de belangrijkste zijn. In hoofdstuk twee is de definiëring van reserves en voorzieningen iets duidelijker genoteerd. Systematiek van de gespaarde rente is toegevoegd. En er is een passage over de investeringen openbare ruimte met maatschappelijk nut aan de oude nota toegevoegd, of in de nota opgenomen. Hoofdstuk 3 en hoofdstuk 4 zijn aparte hoofdstukken voor reserves en voorzieningen gevormd. Stonden in de vorige nota’s redelijk door elkaar, we vonden het handiger om deze uiteen te trekken. De instellingscriteria voor reserves zijn wat logischer geformuleerd. Opmerking gemaakt over de koppeling naar de

17

begrotingsprogramma’s. Ik denk dat deze één van de belangrijkere wijzingen inhoud, de heroverweegbaarheid van reserves, die is echt aangescherpt. En één ander over de toevoegingen en onttrekkingen aan reserves, tot op realisatie of op begrotingsbasis is nader uitgelegd. Dit alles heeft geleid tot een raadsvoorstel met een vier-, vijftal beslispunten. En dat wilde ik eigenlijk als inleiding beschouwen van deze bespreking. Deze beslispunten en uiteraard de vragen die u heeft, kunnen wat mij betreft het gesprek gaan vormen. Wat mij betreft, voorzitter, neemt u het woord weer over. Ga ik deze presentatie inleiding afsluiten. De voorzitter: Oké, dank je wel. Ziet er goed uit denk ik. Ik zie dat er een vraag van mijnheer ’t Lam is. Aan u het woord. De heer ’t Lam: Dank u wel, voorzitter. En dank aan mijnheer Hagoort voor de uitleg bij het stuk. Ik heb een vraag over het concept raadsbesluit. Daarin staat dat de oude nota wordt ingetrokken, en daarin staat dat er drie nieuwe kaders vastgesteld worden voor reserveren. En daarbij wordt verwezen naar de nieuwe nota. Moet de nieuwe nota dan ook niet worden vastgesteld? Want anders stellen we het straks alleen die drie nieuwe kaders vast met nog een punt, de bijlagen die vastgesteld worden. Maar de nota zelf staat niet in een vaststellingsbesluit. De heer Hagoort: Ja, heel kort antwoord, mijnheer ’t Lam.

Het allereerste beslispunt, ik heb hem hier voor mee staan. De financiële verordening van de gemeente wordt vastgesteld, en deze hele nota. En de aanpassing van de nota is daarmee direct de achtste wijziging van de financiële verordening. Dus het allereerste beslispunt geeft ook meteen aan dat deze nota daarmee wordt vastgesteld. De heer ’t Lam: Oké, dan heb ik dat niet begrepen, omdat ik zo nadrukkelijk las dat de oude nota wordt ingetrokken, en ik las niets van de nieuwe nota. De heer Hagoort: Begrijp ik inderdaad, ja. De heer ’t Lam: Ik heb straks nog een andere vraag, maar misschien eerst iemand anders. De voorzitter: Nee hoor, u bent de enige die een vraag heeft, dus ik zou het … De heer ’t Lam: Dan kom ik gelijk met mijn tweede vraag. Ik hoorde mijnheer Hagoort net zeggen dat één van de doelstellingen was, het beter verankeren van kaders en spelregels. Nu is één van de algemene kaders denk ik, dat als je een onderhoudsvoorziening vormt, dat je dat doet op basis van een meerjaren onderhoudsplan voor de totale duur van het actief. En die spelregel wordt doorbroken voor de voorziening onderhoud sportboulevard. Want in bijlage 1C staat dat die voorziening gebaseerd is op een termijn van 20 jaar, en de looptijd is volgens mij 39 jaar nog, in ieder geval een stuk langer.

Dus waarom gaan we in een nota waarin we echt kaders en spelregels regelen een uitzondering maken voor één voorziening. Dat lijkt mee meer een politiek besluit. Maar als je dus een nieuwe nota op basis van sec de spelregels maakt, moet je daarin geen uitzondering maken, lijkt mij.

18

De heer Hagoort: Ja, ik herken uw vraag. U heeft hier ook een technische vraag over gesteld. Ik wil graag of mijn collega Cor van Vliet of stadscontroller zelf het woord geven op deze vraag. De voorzitter: Ja, ik zie dat Cor van Vliet hierop wil reageren. Cor, aan jou het woord. De heer Van Vliet: Ja, inderdaad, deze vraag is volgens mij eerder gepasseerd. Dus ik wil daar eigenlijk ook niet teveel over zeggen, omdat formulering van dat antwoord heel erg nauw komt, omdat daar ook wel een politiek element aan zit. Volgens mij is deze vraag bij technische vragen eerder volledig beantwoord. Dat zullen wij even nazoeken en daar nog een keer datzelfde antwoord aan u verstrekken. Ik denk dat dat beter is, als ik dat nu uit mijn hoofd … De voorzitter: Helemaal goed. De heer Van Vliet: Weer ga formuleren. Dan gaat er een verschil ontstaan waarschijnlijk tussen dat eerdere antwoord. De voorzitter: Ja, nee, prima. Prima, prima. Ja. De heer Van Vliet: Dus dat zullen we u nazenden, en er nog even op wijzen waar dat staat. De heer ’t Lam: Nou, als ik mag reageren, voorzitter. U hoeft niet de moeite te nemen om het na te zenden, want ik weet precies waar het staat, want dat was een antwoord op één van mijn vragen.

Maar ik vind het dus qua uitgangspunt niet goed dat als we vanuit de auditcommissie, vanuit gewoon de spelregels van een goede bedrijfsvoering, een nota naar de raad sturen, dat we dan een uitzondering maken voor één object. En in feite nemen we door de nota zo te sturen een politiek besluit door te zeggen, u moet het zo vaststellen, raad. Ik zou het andersom doen. Stel de nota vast met de basisregel, en als de raad iets anders wil, dan zal de raad een afwegend besluit moeten nemen. Dan moeten we dat niet als auditcommissie doen. De heer Van Vliet: Voorzitter. De voorzitter: Ja, Cor. De heer Van Vliet: Nee, wat u zegt dat klopt helemaal. Nee, klopt niet helemaal, sorry. Want we bespreken nu inderdaad de technische kant van de nota. Als u dit inderdaad een hiaat vindt, of als u het daar niet mee eens bent, dan zal u dat punt volgens mij in de commissie bestuur en middelen moeten gaan maken, en daar met die commissie verder over debatteren. Het voorstel van het college is om het vast te stellen zoals het nu is opgeschreven, en dat is een politiek voorstel natuurlijk. De heer ’t Lam: Oké, helder. Maar we kunnen als auditcommissie toch een advies geven aan de raad? De voorzitter: Zeker, zeker.

19

De heer ’t Lam: Dus dan ben ik benieuwd wat mijn collega’s vinden. De voorzitter: Ja, ja. De heer ’t Lam: Of dat je het zo naar de raad moet sturen zonder advies, of met een advies dat het eigenlijk de juiste termijn moet zijn voor de sportboulevard. De voorzitter: De heer Besseling. De heer Besseling: Ja. Dank, voorzitter. Misschien nog een korte toelichting daarop. Want de heer ’t Lam heeft gelijk, ik geloof dat mijn collega Cor van Vliet dat ook wel zei, er zit hier deels een politieke dimensie aan. Het is ook wel goed natuurlijk om te beseffen dat wanneer we bij deze voorziening van de sportboulevard naar de resterende exploitatietermijn gaan kijken en nog niet in ogenschouw nemen wat we mogelijk met de nieuwe exploitant gaan afspreken. Dus als u wel zeg maar de kosten voor die periode neemt en niet kijkt waar je dat wellicht anders kan beleggen, dat dat wel een effect heeft op je meerjarenperspectief. Dus dat is volgens mij gewoon goed om mee te wegen in het advies wat u als auditcommissie meegeeft. Maar verder eens met de procesaanpak van de heer ’t Lam, zoals hij het verwoordt. De voorzitter: Ja nou, even denken hoor. Dan weet ik niet hoe anderen daar in zijn, instaan? Dat is wel belangrijk om het … Ik denk dat als de heer Besseling dat ook aangeeft, dat de heer ’t Lam wel een punt heeft. Ik zie ook dat Irene Koene positief daarop reageert.

Ik weet niet of er nog anderen zijn die daar iets op willen reageren op dit specifieke punt? Er staan nog wat vragen uit, maar die ga ik zo langs. Lijkt me logisch, zie ik. Oké, dan wil ik aan de griffier vragen om het op deze manier ook door te geleiden naar de commissie, met die advies. De heer Noldus: Even een vraag over deze akkoorden en mee eenzen. De voorzitter: Ja. De heer Noldus: akkoord op het politiek bespreken in de commissie bestuur en middelen van dit aspect. Eerst in de commissie denk ik dan. De voorzitter: Ja. Ja, zeker. Nee, niet gelijk in de raad, dat is sowieso niet de volgorde. Ja, dat klopt. Ja, ja. De heer Noldus: Oké, dus wordt hij vanuit deze commissie doorgeleid naar de commissie bestuur en middelen. De voorzitter: Ja, omdat het een politieke … De heer Noldus: Ja. Nee, helder. De voorzitter: Afweging is. De heer Noldus: Dat is vrij duidelijk denk ik.

20

De voorzitter: Oké, dan … Even denken hoor, nu ben ik even mijn volgorde kwijt. Als Frans-Bauke … Frans-Bauke had een vraag daarna. Toch? De heer Van der Meer: Sorry, ik dacht eerst Robin nog, dus nog een … Maar … De voorzitter: Oh, even kijken, dan … De heer Noldus: U mag voor hoor, ik wacht op mijn beurt. De heer Van der Meer: Oké. Ik heb een paar opmerkingen die ik graag eventjes naar voren zou willen brengen. Mijn eerste vraag gaat over, ik heb daar ook een technische vraag over gesteld. En excuus aan iedereen dat ik die pas zo laat gesteld heb, maar technische vragen zijn vooral bedoeld om mijzelf te informeren. En u kunt er allemaal kennis van nemen. En ik blij dat ze nog zo snel beantwoord konden worden, heel nuttig is dat. De voorzitter: Ja, mijn excuses ook. Ik denk dat het, wat ik net zei ook niet klopt hoor. Want in die zin heeft het ambtelijk apparaat gewoon zo snel mogelijk die vragen proberen te beantwoorden voor de auditcommissie. De heer Van der Meer: Ja, precies. De voorzitter: Dus dat is alleen maar goed. Ja. De heer Van der Meer: Ik ben gewoon op een gegeven moment naar die stukken gaan kijken, en dat roept vragen op. De voorzitter: Ja, ja. De heer Van der Meer: En dan vind ik het heel fijn als die zo snel mogelijk beantwoord kunnen worden. De voorzitter: Ja, heel fijn. Ja. De heer Van der Meer: En uiteraard mag iedereen in die antwoorden delen.

Het was niet mijn bedoeling om daarmee de zaak onder druk te zetten, laat ik maar even … De voorzitter: Nee, helemaal niet. Super. De heer Van der Meer: Mijn eerste vraag is eigenlijk, ik heb daar al eens eerder opmerkingen over gemaakt, waarom in het weerstandsvermogen niet alle reserves waar nog geen verplichtingen tegenover staan worden meegenomen? Er zijn wel een aantal hele globale reserveringen gemaakt waar nog geen verplichtingen tegenover staan. En ik zie het toch goed, dat als zich calamiteiten voordoen, dat je op dat moment kunt besluiten om ook aan die reserves een andere bestemming te geven, om niet alleen maar calamiteit te tackelen. Dus dat is mijn eerste vraag. De tweede vraag die heeft betrekking op de minimale omvang van de algemene reserve. Daar wordt niet echt iets over gezegd in de nota. We gaan wel uit van die minimale weerstandsratio van 1,0,

21

maar dat is een combinatie van algemene reserve en reserve grondbedrijf. En mijn vraag is, of er geen beleid zou moeten zijn met betrekking tot de algemene reserve. Of laat ik het zo zeggen, tot de omvang van de reserves die inderdaad vrij besteedbaar zijn. En ja, die weerstandsratio die is natuurlijk enerzijds gebaseerd op de omvang van de reserves, of van een aantal reserves dan in elk geval, en anderzijds op een inschatting van de risico’s. En nou daar gaan we binnenkort over praten, heb ik begrepen, over hoe er met die weerstandsratio en de risico’s wordt omgegaan. Maar dat maakt het denk ik moeilijk om een besluit te nemen over de minimale gewenste omvang van de algemene reserve, als je die discussie over risico’s en weerstandsvermogen nog niet gevoerd hebt. En mijn vraag is eigenlijk of jullie het met die gedachtegang eens zijn? Dan ben ik helemaal in verwarring geraakt over het al of niet toerekenen van rente aan reserves. In antwoord op vraag 4 van de heer ’t Lam, technische vraag 4, daar wordt volgens mij in het antwoord gesuggereerd dat er geen rente wordt toegerekend. Terwijl in het antwoord op mijn vraag 3, die daar in feite een vervolg op is, gesuggereerd wordt dat dat wel het geval is. Dus daar … Dat is me helemaal onduidelijk, dus ik wil daar graag nog een verdere toelichting op. En tenslotte, de instellingscriteria voor reserves.