Document · PDF

2023-131366 Bijl1- Inspectieverslag Dongen 2023

Besluitvormende raadsvergadering 28 september 2023, gemeente DongenBij agendapunt: Raadsvoorstel Verantwoording Archief KPI's 202311.668 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 2 van 2

voldoet niet volledig aan de van een gemeenschappelijke regeling en andere normen; bewust onbekwaam samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden? Zijn alle gemeenschappelijke regelingen waaraan de B. voldoet volledig maar wordt gemeente deelneemt opgenomen in het landelijk GRniet tijdig geëvalueerd register, en is er een overzicht van andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert? Mandaatregeling archiefzorg Beschikt de gemeente over vastgestelde mandaten op D. voldoet niet volledig aan de grond van de Archiefwet, bedoeld om namens de normen; bewust onbekwaam zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels? Uitbesteden Archiefbeheer(staken) Worden er archiefbeheer(deel)taken uitbesteed? Indien Onduidelijk (aspecten van) het archiefbeheer/archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij of publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid?

1.8 1.8

2.1 2.1

2.2 2.2.a

2.2.b 2.2.c 2.3 2.3.a

2.3.b 2.3.c

2.4 2.4

3. 3.1 3.1.a

3.1.b

3.1.c

3.4

Publicatie en bekendmaking Doet de gemeente haar publicaties en bekendmakingen A. voldoet volledig aan normen via DROP (Decentrale Regelgeving en Officiële en wordt onderhouden; Publicaties) en / of bewust bekwaam https://www.officielebekendmakingen.nl/gemeenteblad? MIDDELEN EN MENSEN Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? Middelen Hoeveel middelen stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop? Mensen, kwantitatief t.b.v. beheer Hoeveel mensen (fte’s) stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden? Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het Interbestuurlijk Toezicht (IBT)? Mensen, kwalitatief t.b.v.

beheer Kan het college als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau waaronder de opleiding van het onder 2.2 bedoelde personeel aangeven alsmede hun mogelijkheden voor bijen nascholing? (Zie ook 4.2.) Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren worden gedaan? Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het Interbestuurlijk Toezicht door de provincie?

zie KPI verslag

Zie KPI verslag

E. voldoet voor een deel aan de genoemde normen D. voldoet niet volledig aan de normen; bewust onbekwaam A. voldoet volledig aan normen en wordt onderhouden; bewust bekwaam D. voldoet niet volledig aan de normen; bewust onbekwaam A. voldoet volledig aan normen en wordt onderhouden; bewust bekwaam

Mensen, kwantitatief t.b.v. toezicht Hoeveel formatieruimte heeft het college als Zie KPI verslag archiefzorgdrager vastgesteld voor het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Dit betreft de gemeentearchivaris met de gemeentelijke archiefinspecteurs en/of andere medewerkers. ARCHIEFRUIMTEN, APPLICATIES, ARCHIEFBEWAARPLAATS EN E-DEPOTS Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? Archiefruimten, applicaties en serverruimten Beschikt de gemeente over een of meer (analoge) D. voldoet niet volledig aan de archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in normen; bewust onbekwaam de Archiefregeling en –besluit genoemde eisen voldoen? Gebruikt het college deze archiefruimte(n) t.b.v. de te Niet van toepassing bewaren en op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden? Beschikt het college over een applicaties -DMS / RMA en D. voldoet niet volledig aan de procesapplicaties waarmee de noodzakelijke normen; bewust onbekwaam informatiebeheertaken kunnen worden uitgevoerd? Onderdeel gemeentelijk rampenplan

3.4

3.5 3.5.a

3.5.b

4.1 4.1.a

Beschikt de gemeente/regio over een risicoprofiel, C. voldoet volledig maar is beleids- en crisisplan waarin ten minste procedures met verouderd; onbewust betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van bekwaam objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) archiefbescheiden zijn opgenomen? Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de C. voldoet volledig maar is archiefruimten en archiefbewaarplaats met een verouderd; onbewust calamiteitenplan en ontruimingsplan, en een bekwaam veiligheidsplan voor het e-depot (of de e-depots)? Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats C. voldoet volledig maar is aangewezen voor te ontruimen archiefbescheiden o.b.v. verouderd; onbewust prioriteiten in het collectieplan? (zie ook 3.4) bekwaam Interne kwaliteitszorg en toezicht Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? Kwaliteitssysteem archiefbeheer Maakt het college als zorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd? Zo ja of deels, welk systeem? Zo ja of deels, voldoet het beheer van de archiefbescheiden aan de eisen van dat kwaliteitssysteem? Gekwalificeerde gemeentearchivaris

D. voldoet niet volledig aan de normen; bewust onbekwaam

A. voldoet volledig aan normen en wordt onderhouden; bewust bekwaam

4.3.b

Heeft het college als archiefzorgdrager een gemeentearchivaris aangewezen voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de wel-overgebrachte? Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivistiek?

4.4

Verslag toezicht archiefbeheer

4.4

Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan A. voldoet volledig aan normen het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij en wordt onderhouden; het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte bewust bekwaam archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden?

4.1.b 4.1.c

4.3 4.3.a

5.1 5.1

5.2 5.2.a.

Geordend overzicht analoog en digitaal Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur? Authenticiteit en context analoog en digitaal Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema) kan worden vastgesteld:

zie KPI verslag D. voldoet niet volledig aan de normen; bewust onbekwaam

A. voldoet volledig aan normen en wordt onderhouden; bewust bekwaam

D. voldoet niet volledig aan de normen; bewust onbekwaam

0 C. voldoet volledig maar is verouderd; onbewust bekwaam

5.2.a.1 - de inhoud, structuur en verschijningsvorm;

5.2.a.2 - wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt; 5.2.a.3 - de samenhang met andere archiefbescheiden;

5.2.a.4 - de uitgevoerde beheeractiviteiten;

5.2.a.5 - de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden.

5.3 5.3

5.4 5.4

5.5 5.5

5.6 5.6

5.7 5.7 5.8 5.8.

Systeem voor toegankelijkheid analoog en digitaal Waarborgt het archiveringssysteem de toegankelijke staat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is? Duurzame materialen en gegevensdragers analoog Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden? Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag analoog Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren archiefbescheiden? Systeem voor duurzaamheid analoog Waarborgt het archiveringssysteem c.q. zijn er naast 5.4 en 5.5 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiële staat gebracht en gehouden? Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer Werkt de gemeente bij de opbouw van duurzaam digitaal informatiebeheer op basis van standaarden? Aanvullende metagegevens digitaal Zijn er aanvullende metagegevens ontworpen en geïmplementeerd? (zie ook 5.2)

C. voldoet volledig maar is verouderd; onbewust bekwaam A. voldoet volledig aan normen en wordt onderhouden; bewust bekwaam A. voldoet volledig aan normen en wordt onderhouden; bewust bekwaam C. voldoet volledig maar is verouderd; onbewust bekwaam G. ontbreekt volledig / geen inzicht / geen gegevens beschikbaar; onbewust onbekwaam C. voldoet volledig maar is verouderd; onbewust bekwaam

0 A. voldoet volledig aan normen en wordt onderhouden; bewust bekwaam

A. voldoet volledig aan normen en wordt onderhouden; bewust bekwaam A. voldoet volledig aan normen en wordt onderhouden; bewust bekwaam

E. voldoet voor een deel aan de genoemde normen Nee

5.9 5.9

Opslagformaten Worden opslagformaten gebruikt die aan een open A. voldoet volledig aan normen standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan en wordt onderhouden; worden verwacht? bewust bekwaam 5.10 Functionele eisen 5.10 Zijn de functionele eisen wat betreft gedrag i.v.m. F. voldoet niet aan de authenticiteit van de digitale archiefbescheiden genoemde normen vastgesteld en geïmplementeerd? 5.11 Voorzieningen compressie en encryptie 5.11.a Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en N.v.t. ordening van de archiefbescheiden in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken? 5.11.b En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd tegen N.v.t. inbreuk door derden? 5.11.c Wordt in geval van encryptie bij overbrenging van N.v.t. archiefbescheiden aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt? 6. VERVANGING, CONVERSIE/MIGRATIE, VERNIETIGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN. Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? 6.1 Vervanging, besluiten en verklaringen. 6.1.a Past de gemeente vervanging toe [b.v. het vervangen van C.

voldoet volledig maar is papieren archiefbescheiden door digitale reproducties of verouderd; onbewust omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden bekwaam vernietigd]? 6.1.b Zo ja, waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de B. voldoet volledig maar wordt vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave niet tijdig geëvalueerd van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens? 6.1.c. Zo ja, heeft het college als archiefzorgdrager een A. voldoet volledig aan normen verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en en wordt onderhouden; van blijvend te bewaren archiefbescheiden opgemaakt en bewust bekwaam het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt? 6.2 Converteren en migreren 6.2.a Wordt er tijdig geconverteerd/gemigreerd in het geval A. voldoet volledig aan normen niet meer aan de eisen t.a.v. geordende en toegankelijke en wordt onderhouden; staat van de archiefbescheiden voldaan zal gaan worden? bewust bekwaam 6.2.b Wordt/is er een verklaring van de conversie of migratie A. voldoet volledig aan normen opgemaakt? en wordt onderhouden; bewust bekwaam 6.3 Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst 6.3.a Past het college als archiefzorgdrager waardering en C. voldoet volledig maar is selectie toe op de gemeentelijke archiefbescheiden? verouderd; onbewust bekwaam

6.3.b

6.3.c 6.3.d 6.4 6.4.a 6.4.b

6.5 6.5.a

6.5.b. 6.5.c

6.5.d

7.1 7.1.a

7.1.b

Maakt het college als archiefzorgdrager bij de selectie A. voldoet volledig aan normen van de gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de en wordt onderhouden; voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst? bewust bekwaam Werkt de gemeente aanvullend met een facultatieve N.v.t. stukkenlijst? Is er een Hotspotmonitor vastgesteld? N.v.t. Vernietiging en verklaringen Vernietigt het college als archiefzorgdrager de daartoe in D. voldoet niet volledig aan de aanmerking komende archiefbescheiden? normen; bewust onbekwaam Maakt het college als archiefzorgdrager verklaringen van A. voldoet volledig aan normen vernietiging op die ten minste een specificatie van de en wordt onderhouden; vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van bewust bekwaam vernietiging bevatten? Vervreemding, besluiten en verklaringen Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 N.v.t. jaar archiefbescheiden vervreemd, niet als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers expliciet wordt voorgeschreven? Zo ja, heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een N.v.t. machtiging van de minister van OCW ontvangen? Zo ja, heeft de zorgdrager het Strategisch N.v.t. Informatieoverleg (SIO), of als dat niet is: de juiste deskundigen, geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding? Zo ja, heeft de zorgdrager een verklaring van de N.v.t.

vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt? OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet 'te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn. Zijn alle te bewaren archiefbescheiden waarvan de D. voldoet niet volledig aan de wettelijke overbengingstermijn is verstreken normen; bewust onbekwaam overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats of E depotvoorziening? Zo nee, welke archiefbescheiden zijn niet overgebracht? zie KPI verslag

7.1.c.

Zo nee, wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel en/of praktisch, van de niet-tijdige overbrenging?

7.2 7.2

Verklaringen van overbrenging Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op?

zie KPI verslag

A. voldoet volledig aan normen en wordt onderhouden; bewust bekwaam

Bijlage 3.

Overzicht Gemeenschappelijke Regelingen en Samenwerkingsverbanden

Gemeenschappelijke Regeling

Vestigingsplaats

Variant

Afspraken archiefbeheer

Belastingsamenwerking West-Brabant GGD Hart voor Brabant

Etten-Leur

Openbaar lichaam Openbaar lichaam

Diamant-groep

’sHertogenbosch Tilburg

Regio Hart van Brabant

Tilburg

Openbaar lichaam

Veiligheidsregio Midden- en WestBrabant Omgevingsdienst Midden- en WestBrabant (OMWB) Regionale Ambulancevoorziening (RAV) Brabant MiddenWest-Noord

Tilburg

Openbaar lichaam

Verantwoordelijkheid GR (art. 40 GR) Verantwoordelijkheid GR (art. 20 GR) Verantwoordelijkheid GR (art. 27 GR) Verantwoordelijkheid GR (art. 18a GR) Verantwoordelijkheid GR (art. 28 GR)

Tilburg

Openbaar lichaam

’sHertogenbosch

Openbaar lichaam

Samenwerkingsverband

Vestigingsplaats

Vorm

Openbare verlichting Loon op Zand Rekenkamercommissie Goirle, Loon op Zand, Waalwijk

Dongen

Dienstverleningsovereenkomst Convenant

Piketregeling BaBz en AOV met Loon op Zand en Waalwijk Ambtelijke samenwerking TilburgDongen

Loon op Zand

Regiovervoer MiddenBrabant Regionale Meld- en Coördinatiefunctie Leerplicht (RMC 35)

Tilburg

Dongen

Tilburg

Openbaar lichaam

Dienstverleningsovereenkomst

Verantwoordelijkheid gemeente Dongen (artt. 36, 37, 38) Verantwoordelijkheid GR (GR art. 17)

Afspraken archiefbeheer N.v.t. Niet vastgelegd. Stukken worden aan Raad aangeboden en zodoende gearchiveerd Niet vastgelegd

Mandatering door gemeente Dongen aan gemeente Tilburg (maar niet goed vastgelegd in mandaatregister) ? De leerplichtadministratie wordt door en onder verantwoordelijkheid van gemeente Dongen uitgevoerd. De leerplicht-

Opgenomen in landelijke voorziening? Ja Ja Ja Ja Ja

Regionaal Informatie- en Expertise Centrum (RIEC) Zuid-West Nederland

Tilburg

Geen overheidsorgaan

ambtenaar maakt gebruik van informatiesystemen van de gemeente Tilburg. De gemeente Tilburg zorgt voor de formele opzegging en voor de procesmatige afwikkeling Onvoldoende, zorgelijk16

De Erfgoedinspectie, de archiefinspectie van het Stadsarchief Rotterdam, en het interbestuurlijk toezicht van de Provincie Noord-Brabant, constateren in het gezamenlijk rapport, dat de verantwoordelijkheden voor archivering bij de Regionale Informatie- en Expertise Centra (RIEC’S) niet duidelijk zijn. Zie: https://www.brabant.nl/bestuur/kwaliteit-openbaar-bestuur/interbestuurlijktoezicht/toezichtgebieden/archief-en-informatiebeheer/onderzoek-duurzame-toegankelijkheid-archieven-riec.

Bijlage 4.

Overzicht Basisregistraties

Basisregistratie

Inhoud

Rol Dongen

Adressen en Gebouwen (BAG)

Basisgegevens van alle adressen en gebouwen Persoonsgegevens van ingezetenen en ex-ingezetenen Gegevens die nodig zijn om waarde aan onroerende zaken en belanghebbenden te relateren Geografische informatie omtrent gebouwen, wegen, waterlopen, terreinen en spoorlijnen Kadastrale registratie van onroerende zaken en kadastrale rechten, alsmede de kadastrale kaart Registratie ondernemers en rechtspersonen Digitale topografische bestanden Gegevens van voertuigen, kentekenbewijzen en personen aan wie kentekenbewijzen zijn afgegeven Data en informatie over de ondergrond Verzamelinkomen of belastbaar jaarloon van iedereen die aangifte inkomstenbelasting doet

Bronhouder

Personen (BRP)

Waarde Onroerende Zaken (WOZ)

Grootschalige Topografie (BGT)

Kadaster (BRK)

Handelsregister (NHR) Topografie (BRT)

Voertuigen (BRV)

Ondergrond (BRO) Inkomen (BRI)

Gekoppelde applicatie(s) Key2informatie, Key2BAG, DDS

Beheer

Bronhouder

Key2BZ, SSD, DDS

Team Informatiebeheer

Bronhouder

Uitbesteed aan de BWB

BWB

Bronhouder

Key2Informatie, DGDialog

Eigen beheer, Team Data

Bronhouder

Key2informatie

Kadaster

Afnemer

Key2Financien, DDS

Handelsregister

Afnemer

Key2informatie

Kadaster

Afnemer

n.v.t.

RDW (Dienst Wegverkeer)

Bronhouder

Landelijke Voorziening

Team Data

Afnemer

Team Data

Belastingdienst

Bijlage 5.

Overzicht TSA’s

Applicatie

Leverancier

Inhoud

Wijzigingen t.o.v. 2021

Koppeling met Zaaksysteem Join?

Vernietigingsfunctionaliteit?

Join

Decos

Zaakregistratie algemeen, organisatiebreed

In gebruik sinds januari 2023,

N/A

RX.Mission

Roxit

Omgevingsvergunningen (WABO)

nee, via Join

Suites4sociaal-domein

Centric

Sociale zaken

nee, via Join

Centric

Financiën, gemeentelijke Documenten (facturen) worden debiteuren- en nu opgeschoond crediteurenadministratie

Nee, vernietiging vindt plaats in applicatie

Key2Financiën

Nee. Is onderzocht, maar bleek disproportioneel duur; oplossing is een handmatige koppeling (registratie in Join, vernietiging in applicatie) Nee, geen documentaire neerslag

Key2BAG

Centric

BAG

Key2Informatie

Centric

BAG

applicatie wordt in de loop van 2023 uitgefaseerd

Nee. Koppeling voor de belangrijkste tien processen wordt in 2023 gerealiseerd

nee, via Join

Handmatige koppeling

Ja, handmatig

Key2Burgerzaken

Centric

Burgerzaken

Wordt q1 2023 gekoppeld aan Join. Akten en persoonskaarten gedigitaliseerd.

AFAS

Personeelsinformatiesysteem

Wordt in 2024 vervangen

Notubiz

Raadsinformatie

zie hiernaast

Moor

Roxit

Kabels en leidingen

Fixi

Decos

Meldingen openbare ruimte

Giskit

Ruimtelijke plannen

JCC

Klantgeleiding, maken van afspraken

Nee, handmatig zal periodiek een In 2023 wordt een koppeling met overzetting Join onderzocht plaatsvinden van de dossiers in Moor naar Join Meldingen blijven in Fixi. Gegevens van melders worden beperkt bewaard (korte tijd), managementinformatie meldingen blijft langer te raadplegen. Geen koppeling nodig, geen documentaire neerslag Noodzakelijk voor de koppeling met Digitaal Stelsel Omgevingswet. De ruimtelijke plannen worden lokaal opgeslagen in Join, landelijk in DSO Geen documentaire neerslag. Persoonsgegevens worden binnen een jaar na het maken van de afspraak gewist.

Onderzoeken we als we de koppeling onderzoeken

n.v.t., zie hiernaast

nvt, zie hiernaast

n.v.t., zie hiernaast

JVS

Meta objects

Leerplicht

Workplace