2023-131366 Bijl1- Inspectieverslag Dongen 2023

Inspectieverslag gemeente Dongen 2023

Versiebeheer Versie 0.1

Datum 2023-04-21

Wijzigingen Eerste versie

0.2

2023-05-17

Tweede versie

1.0

2023-06-09

Definitieve versie

1.1

2023-06-13

Mineure aanpassing n.a.v. opmerkingen Veerle Ultee

Auteur(s) Mathijs Timmermans, Carlijn van de Wiel Opmerkingen en aanvullingen Ruud van Willigen en Veerle Ultee Mathijs Timmermans, Carlijn van de Wiel Mathijs Timmermans

2

Inhoudsopgave Managementsamenvatting Verantwoording College aan Raad

4 4

Toelichtend puntsgewijs verslag

6

KPI 1.

Lokale regelingen

6

KPI 2.

Middelen en mensen

8

KPI 3.

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot

9

KPI 4.

Kwaliteitszorg en toezicht

11

KPI 5.

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

14

KPI 6.

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding

15

KPI 7.

Overbrenging

17

KPI 8.

Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden

18

Verantwoording onderzoek

19

Bijlage 1.

Gebruikte afkortingen

20

Bijlage 2.

KPI e-formulier

21

Bijlage 3.

Overzicht Gemeenschappelijke Regelingen en Samenwerkingsverbanden

27

Bijlage 4.

Overzicht Basisregistraties

29

Bijlage 5.

Overzicht TSA’s

30

Colofon

34

3

Managementsamenvatting Voor u ligt het inspectieverslag van de gemeentearchivaris van de gemeente Dongen 2023. Het inspectieverslag wordt elke twee jaar opgesteld en dient om de organisatie te ondersteunen bij verantwoording van en de zorg over het beheer van archieven conform de Archiefwet 1995 (Aw). Het onderzoek dat ten grondslag ligt aan dit verslag is uitgevoerd aan de hand van de door de Vereniging van Nederlandse gemeenten (VNG) ontwikkelde kritische prestatie-indicatoren archief (KPI’s) en wordt daarom ook wel KPI-verslag genoemd. Deze indicatoren tonen aan in hoeverre de gemeente Dongen voldoet aan vigerende wet- en regelgeving, ten aanzien van het archiefbeheer.

Verantwoording College aan Raad Dit inspectieverslag vormt de basis voor het afleggen van horizontale verantwoording over het archiefbeheer door het college van burgemeester en wethouders (College) aan de gemeenteraad (Raad) van de gemeente Dongen. Tevens verwerkt de gemeentearchivaris de bevindingen vanuit zijn eigen rol en verantwoordelijkheid als toezichthouder zoals bedoeld in artikel 32, lid 2 Aw. Daarnaast dient, na bestuurlijke vaststelling, een afschrift van dit verslag en het bijbehorende verbeterplan aan de Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant toegezonden te worden; op basis hiervan voert het interbestuurlijk toezicht (IBT) Noord-Brabant verticaal toezicht uit. De geconstateerde aandachtspunten worden door gemeente Dongen meegenomen in het Archiefjaarplan (AJP).

• • • • •

•

• •

•

•

• •

Wat gaat goed Dongen beschikt over een actuele archiefverordening en beheerregeling informatiebeheer, welke voldoen aan de wettelijke eisen (KPI 1). De verantwoordelijkheden ten aanzien van archiefbeheer bij GR’en voldoen aan de wettelijke eisen (KPI 1). Dongen voldoet aan de wettelijke eisen omtrent het kenbaar maken van besluiten (KPI 1). Dongen maakt gebruik van het stelsel van basisregistraties en meldt in voorkomende foutieve gegevens terug aan de bronhouder via Digimelding (KPI 1). Dongen heeft een geactualiseerd calamiteitenplan vastgesteld waarin is opgenomen hoe te handelen met betrekking tot het veiligstellen van archiefbescheiden in geval van een calamiteit. Er wordt jaarlijks met het plan geoefend, waardoor is geborgd dat medewerkers daadwerkelijk juist kunnen handelen ten aanzien van het beschermen van archiefbescheiden wanneer zich een calamiteit voordoet (KPI 3). Dongen maakt gebruik van gecertificeerde, duurzame opslagformaten voor analoge archiefbescheiden. Daarnaast wordt in het zaaksysteem gebruik gemaakt van gecertificeerde, duurzame opslagformaten voor documenten die als tekstbestanden worden aangemerkt (KPI 5). De Functionaris Gegevensbescherming (FG) houdt voor de gehele organisatie een verwerkingsregister bij waar in de organisatie persoonsgegevens worden gebruikt, conform art. 30 van de AVG (KPI 5).

Gemeente Dongen heeft van de migratie van archiefbescheiden uit InProces naar Join een verklaring van migratie opgesteld (KPI 6).

Wat kan beter De werkzaamheden ten aanzien van archief- en informatiebeheer die medewerkers van gemeente Tilburg verrichten voor gemeente Dongen, zijn niet vastgelegd in het mandaatregister van gemeente Dongen (KPI 1). De mandatering van archiefbeheertaken aan het afdelingshoofd Informatievoorziening van de gemeente Tilburg roept vragen op over het feitelijke beheer van archiefbescheiden door gemeente Tilburg namens gemeente Dongen (KPI 1). Geadviseerd wordt hier concrete afspraken over te maken. Het SIO is voor het laatst bijeengekomen in 2020 (KPI 1). Ten aanzien van de overbrenging van permanent te bewaren digitaal gevormde archiefbescheiden zijn momenteel geen volledig toereikende voorzieningen getroffen (KPI 3).

4

•

•

•

•

• •

•

• • •

• •

•

•

Drie verbeteringen die aan de archiefruimte moeten worden uitgevoerd zijn in 2019 beschreven, maar hier is nog geen actie op ondernomen. Inmiddels is wel werk gemaakt van het realiseren van een brandwerende constructie voor te bewaren archiefbescheiden die in de archiefruimte worden beheerd (KPI 3). In het huidige archiefjaarplan zijn de beschreven acties niet meer duidelijk te herleiden naar de hiervoor genoemde uitgangspunten. Er is geen sprake van een terug herleidbaar informatiebeleid (KPI 4). De acties op zich geven niet voldoende zicht op continue kwaliteitsverbetering. Een kanttekening bij het goed ingerichte kwaliteitssysteem is dat het enkel betrekking heeft op het (oude) zaaksysteem en de daaraan gekoppelde taakspecifieke applicaties (KPI 4). Daarnaast is het Handboek Records Management nog niet aangepast op het nieuwe zaaksysteem. Sinds de start van de migratie naar Join zijn er door team INF geen kwaliteitscontroles meer uitgevoerd zoals die staan beschreven in het handboek, door de krappe formatie en beschikbare tijd (KPI 3 en KPI 4). De koppeling van taakspecifieke applicaties aan zaaksysteem Join is een voorwaarde om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te beheren en zorg te dragen voor adequate vernietiging.

Sinds het laatste KPI-verslag is Dongen actief bezig met het realiseren van koppelingen tussen het nieuwe zaaksysteem Join en de taakspecifieke applicaties. Tot alle koppelingen gerealiseerd zijn, bestaat echter een gedegen risico op onvolledige of foutieve registratie, hier komt bij dat deze applicaties ook vallen onder de kwaliteitscontroles van team INF. De koppelingen moeten bijdragen aan een geordend overzicht, volgens artikel 18 van de Archiefregeling (KPI 5). Er is in beperkte mate sprake van een geordend overzicht. Het Handboek vervanging moet worden aangepast ten aanzien van de ingebruikname van Join als zaaksysteem (KPI 6). Vernietiging van archiefbescheiden buiten het zaaksysteem is onvoldoende geborgd. Dit betreft in mindere mate vernietiging in vakapplicaties, die in ieder geval in beeld is; in meerdere mate gaat het om archiefbescheiden in e-mailboxen en op netwerkschijven. Risico’s ten aanzien van onvolledige of dubbele registratie, onaanvaardbaar informatieverlies, datalekken en taakverwaarlozing zijn ten opzichte van 2021 wel afgenomen, omdat wordt aangesloten bij bewaartermijnen binnen MS365 (KPI 6). De archivering van audiotulen heeft aandacht in het AJP; de in 2019 geconstateerde actiepunten blijven een punt van aandacht (KPI 6).

Wat moet beter (in volgorde van prioriteit) Er is sprake van een achterstand ten aanzien van overbrenging van onderdelen van de registers van de Burgerlijke Stand Dongen en ’s Gravenmoer (KPI 7). Bij vier samenwerkingsverbanden is niet duidelijk welke afspraken met betrekking tot archiefbeheer zijn gemaakt (KPI 1). Een behoorlijk aantal TSA’s beschikt niet over een vernietigingsfunctionaliteit. Hiermee geassocieerde risico’s zijn hoog: datalekken, onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens en inefficiënte bedrijfsvoering (KPI 3). Ongewijzigd ten opzichte van 2021. De archivering en vernietiging van gegevens en dossiers in vakapplicatie JVS is niet goed in beeld (KPI 3). Gemeente Dongen beschikt niet over een overzicht van minimaal vereiste documenten die tot een zaaktype behoren, waarmee de compleetheid van dossiers gecontroleerd kan worden. De controle is afhankelijk van de kennis en ervaring van team INF. Dit betreft een kwetsbare methode bij een wisselende en krappe formatie (KPI 4). Sinds het laatste KPI-verslag zijn er geen ontwikkelingen geweest op het gebied van aansluiting bij een eDepot, hierdoor kan de duurzame toegankelijkheid van digitaal gevormde en beheerde archiefbescheiden niet worden geborgd (KPI 5). De archiveringsafspraken met RIEC Zuid-West Nederland zijn onvoldoende. Het is echter zeer de vraag wat de gemeente Dongen hier zelf aan kan doen.

Het is in ieder geval ook voor de Provinciale toezichthouder een punt van aandacht (KPI 1).

5

Toelichtend puntsgewijs verslag Onderstaand verslag zet uiteen in hoeverre de gemeente Dongen voldoet aan de wettelijke eisen betreffende de zorg voor en het beheer van archieven conform de Aw. Hier wordt gerapporteerd aan de hand van de door de VNG ontwikkelde archief KPI’s. Deze KPI’s zijn in april 2020 geactualiseerd vastgesteld.1 Op basis van dit toelichtend verslag zijn de aanbevelingen hierboven geformuleerd.

KPI 1. Lokale regelingen Voldoet de organisatie aan de wettelijke eisen?

Archieftoezicht Deze constatering is ongewijzigd ten opzichte van 2021. Conform artikel 32 voorziet de Aw in toezicht op het archiefbeheer door de aangewezen archivaris. Dit toezicht heeft betrekking op alle archiefbescheiden (analoog en digitaal) tot moment van vernietiging of overbrenging naar de aangewezen archiefbewaarplaats. Om invulling te geven aan dit wettelijk archieftoezicht heeft de gemeente Dongen een overeenkomst met de gemeente Tilburg voor de uitvoering van het wettelijk archieftoezicht door een gemeentearchivaris van Tilburg, mede uitgevoerd door archiefinspecteurs. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Dongen heeft in februari 2021 Mathijs Timmermans aangewezen als gemeentearchivaris. Archiefverordening & Beheerregeling Informatiebeheer Deze constatering is ongewijzigd ten opzichte van 2021. Gemeente Dongen heeft op 6 juni 2019 haar archiefverordening geactualiseerd vastgesteld, op basis van het VNG model archiefverordening.2 Deze verordening is op 16 juli 2019 medegedeeld aan de Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant. Hiermee voldoet de gemeente Dongen aan Aw art. 30 lid 1 en art 32 lid 2.

De beheerregeling informatiebeheer is geactualiseerd op 30 maart 2021 en volgt het VNG model beheerregeling informatie- en archiefbeheer.3 Gemeenschappelijke Regelingen en samenwerkingsverbanden In bijlage 3 is een overzicht opgenomen van de Gemeenschappelijke Regelingen (GR’en) en samenwerkingsverbanden waaraan de gemeente Dongen deelneemt. Met de zeven GR’en waaraan Dongen deelneemt zijn afspraken vastgelegd omtrent de verantwoordelijkheden rondom het archiefbeheer. Dongen maakt gebruik van een archiefparagraaf in overeenkomsten met GR’en en samenwerkingsverbanden. Deze archiefparagraaf wordt opgesteld aan de hand van een model, welke in december 2020 is geactualiseerd. Deze modelarchiefparagraaf voldoet aan de eisen die de Aw stelt aan informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden. Bij de overige samenwerkingsverbanden waar de gemeente Dongen aan deelneemt, is niet altijd sprake van deugdelijke afspraken omtrent het archiefbeheer. Het betreft: • Rekenkamercommissie Goirle, Loon op Zand, Waalwijk; • Piketregeling BaBz en AOV met Loon op Zand en Waalwijk; • Regiovervoer Midden-Brabant. Ten aanzien van dit aandachtspunt, heeft gemeente Dongen geen actie ondernomen in 2021 en 2022. De overige samenwerkingsverbanden zijn onderhevig aan een DVO waarin de archiefpragraaf is opgenomen en voldoen daarmee aan de eisen die de Aw stelt.

Wat betreft de archiveringsafspraken met het RIEC Zuid-West Nederland zijn geen wijzigingen te melden. De conclusie die in het KPI-verslag 2021 werd getrokken, blijft daarmee actueel. De situatie rondom

1

VNG, Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via kritische prestatie indicatoren (KPI’s) derde geactualiseerde versie april 2020 (Den Haag 2020), zie: https://vng.nl/sites/default/files/2020-05/horizontaleverantwoording_20200430.pdf 2 Archiefverordening gemeente Dongen: https://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/xhtmloutput/Historie/Dongen/626314/CVDR626314_1.html. 3 Beheerregeling Informatiebeheer gemeente Dongen: https://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/xhtmloutput/Actueel/Dongen/CVDR656969.html. 6

ketenarchivering is zorgelijk, maar concrete afspraken met betrekking tot archivering tussen Dongen en het RIEC Zuid-West Nederland zijn niet af te dwingen door de gemeente. Strategisch Informatieoverleg (SIO) Op 1 oktober 2019 heeft het college van burgemeester en wethouders het SIO formeel ingesteld. Informeel komt het SIO sinds november 2018 gemiddeld eenmaal per jaar bijeen. Vanaf november 2020 is het voornemen om tweemaal per jaar bijeen te komen. Het SIO is ingericht op basis van de zogenaamde smalle variant, waarbij samengewerkt wordt met de gemeenten Drimmelen, Geertruidenberg en Loon op Zand. In het overleg hebben zitting: de gemeentearchivaris van Dongen (welke tevens de gemeentearchivaris van Drimmelen, Geertruidenberg en Loon op Zand is) en ambtenaren van de aangesloten gemeenten die belast zijn met de zorg voor informatie- en archiefbeheer. In de SIO’s worden besluiten voorbereid ten aanzien van selectie en vernietiging, waaronder hotspots; het laatste SIO (d.d. 18 november 2020) heeft het huidige Coronavirus als hotspot vastgesteld. Mandaatregeling archiefzorg Dongen heeft in haar mandaatregeling 2019, geactualiseerd op 16 juni 20204, geen mandateringen opgenomen ten aanzien van de archiefzorg. De vorm van mandatering die Dongen heeft gekozen is de zogenaamde omgekeerde mandatering.

Dat wil zeggen dat alle bevoegdheden aan de ambtelijke organisatie worden gemandateerd, met uitzondering van bevoegdheden die zich daar niet voor lenen of die daar door het College van zijn uitgezonderd. Dat betekent dat een veel minder uitgebreid mandaatregister hoeft te worden bijgehouden dan in het geval van ‘reguliere’ mandatering. Met betrekking tot de werkzaamheden van eigen medewerkers ten aanzien van de archiefzorg (beheer, vernietiging en overbrenging) volstaat de wijze van mandatering zoals in de regeling is opgenomen. De werkzaamheden van de gemeentearchivaris vallen hier ook onder,5 aangezien deze is aangewezen door het College. Echter, de werkzaamheden die ambtenaren van andere gemeenten ten aanzien van archief- en informatiebeheer voor de gemeente Dongen uitvoeren, zijn middels deze mandaatregeling niet rechtmatig belegd. Immers, blijkens de tekst wordt onder ‘medewerker’ verstaan diegenen die ‘in dienst [zijn] van de gemeente Dongen dan wel gedetacheerd bij of ingehuurd door de gemeente Dongen.’ Medewerkers van de gemeente Tilburg die werkzaamheden uitvoeren op het gebied van informatie- en archiefbeheer voor de gemeente Dongen vallen niet onder die definitie.

Er is op 19 januari 2021 wel mandaat verleend aan het afdelingshoofd informatievoorziening van gemeente Tilburg met bevoegdheid tot het verlenen van ondermandaat 6omtrent het beheer en de vernietiging van archiefbescheiden van de gemeente Dongen die in het zaaksysteem van gemeente Tilburg worden beheerd.7 Omdat hier sprake is van medewerkers die niet in dienst zijn van gemeente Dongen, moet deze mandatering ook zijn vastgelegd in het mandaatregister van gemeente Dongen; dat is momenteel niet goed geregeld. Bovendien is bij mandaatverlening enkel voorzien in het opstellen van vernietigingslijsten, niet in het beheer van de in noot 7 genoemde zaaktypen, waarbij feitelijk sprake is van uitbesteding. Geadviseerd wordt om deze mandaatverlening te evalueren en concrete afspraken te maken over het archiefbeheer door gemeente Tilburg, rekening houdend met convenantafspraken tussen beide gemeenten sinds 2011. In de mandatering wordt specifiek gesproken over zaaksysteem Exxellence; bij wijziging van dit zaaksysteem binnen gemeente Tilburg, zullen ook de mandaten moeten worden aangepast. Bij evaluatie van deze mandatering moet ook

4

https://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/xhtmloutput/Historie/Dongen/635956/CVDR635956_2.html. Dit betreft de volgende zaaktypen, die in het zaaksysteem (Exxellence) van gemeente Tilburg worden geregistreerd: waarmerken document – aanvragen; raadpleging van archieven met een openbaarheidsbeperking – aanvragen; archiefoverdracht – uitvoeren; archiefacquisitie – uitvoeren; archiefopslag – aanvragen; archieftoezicht – uitvoeren; advisering vervangingsbesluit – uitvoeren; archiefvernietiging – uitvoeren; archiefvervreemding – uitvoeren. 6 Zaak 2020-004766 in InProces gemeente Dongen. 7 Het betreft de volgende zaaktypen binnen Exxellence van gemeente Tilburg: declaratie regionale jeugdhulp – indienen; ondernemersadvies intake – aanvragen; ondernemersadvies intake – aanvragen; ondergrondse containerpas – aanvragen; verzoekschrift machtiging gesloten jeugdhulp – beschermd indienen; TOZO wijziginsformulier – indienen; tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemer – aanvrager’ ondernemersbegeleiding – starten; TOZO 2 – aanvragen; IOAZ uitkering – aanvragen; IOAZ uitkering heronderzoek – starten; IOAZ verlenging – aanvragen; BBZ uitkering – aanvragen; BBZ uitkering heronderzoek algemeen – starten; BBZ uitkering heronderzoek inkomen – starten; BBZ uitkering verlenging – aanvragen. 5

7

kritisch worden gekeken naar het beheer van de zogenaamde contractdossiers horend bij de archieven die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Uitbesteding archiefbeheer Voor de zaaktypen die in noot 7 zijn beschreven, is sprake van uitbesteding van archiefbeheer aan gemeente Tilburg. Wet open overheid (Woo) Gemeente Dongen heeft in 2022 een Woo-contactfunctionaris aangesteld. De informatiecategorieën wet- en regelgeving, organisatiegegevens, raadsstukken, bestuursstukken en jaarplannen- & verslagen worden momenteel actief openbaar gemaakt via DROP. Er is geen implementatieplan om de informatiehuishouding in het kader van de Woo binnen acht jaar op orde te brengen. Stelsel Basisregistraties8 Alle overheidsorganisaties zijn verplicht om gebruik te maken van de basisregistraties. Basisregistraties kennen bronhouders en afnemers. Bronhouders zijn verplicht om de basisgegevens in te winnen, beheren en authentiek te houden. Bijlage 4 bevat een actueel overzicht van de basisregistraties waar de gemeente Dongen bronhouder of afnemer van is. Dongen voldoet aan de verplichting gebruik te maken van het stelsel van basisregistraties. Bovendien maakt Dongen gebruik van Digimelding om eventuele fouten in de basisregistraties waarvan de organisatie geen bronhouder is terug te melden. Daarmee voldoet Dongen aan de wettelijke plicht om onjuiste gegevens te melden aan de bronhouder.

KPI 2. Middelen en mensen Kan de organisatie beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt evenals hun kwaliteitsniveau?

Middelen Deze bevinding is grotendeels ongewijzigd ten opzichte van 2021. Aan de omvang en wijze van beschikbaar gestelde middelen kan worden afgeleid of deze voldoende aansluiten bij de visie, ambitie, en het vereiste takenpakket om verantwoord informatie- en archiefbeheer te borgen. Gemeente Dongen heeft op de begroting 2022 specifieke budgetten opgenomen voor IT (€1.300.849), Wet open overheid (€115.000) en archiefbeheer (€121.550). Deze bedragen staan in relatie tot een totale begroting van €60,8 miljoen over 2022. Het blijft lastig om een ‘hard’, onderbouwd oordeel te geven over de toereikendheid van de door gemeente Dongen beschikbaar gestelde middelen ten aanzien van archief- en informatiebeheer. De realiteit is dat veel administratieve taken ten aanzien van het in ‘goede, geordende en toegankelijke staat’ brengen van archiefbescheiden bij medewerkers in de gehele organisatie zijn belegd. Medewerkers van team Informatiebeheer (INF), en team Bedrijfvoeringsbeleid (BVB) hebben een cruciale rol in het borgen van de kwaliteit en de volledigheid van registraties in dezen. Echter, de verantwoordelijkheid voor het juist afhandelen en registreren van zaken is belegd bij alle medewerkers in de organisatie.

Mensen, kwalitatief en kwantitatief ten behoeve van beheer Gemeente Dongen heeft voor de taken ten aanzien van informatie- en archiefbeheer de aansturende taken belegd bij team INF en team BVB. De Privacy Officer is per 1-1-2023 werkzaam bij de afdeling Control & Advies en niet langer bij team INF. De formatieomvang en functieprofielen van medewerkers die zijn belast met informatie- en archiefbeheer zijn als volgt samengesteld: Functie Taak Opleiding Fte Functioneel Beheren van applicaties SOD1, MTRO 3,67 applicatiebeheerder (INF) waaronder het zaaksysteem en (MBO 4), digitale formulieren. SysteemBeantwoorden van /netwerkbeheer gebruikersvragen, oplossen van (MBO 4)

8

Zie Digitale overheid, Stelsel Basisregistraties 8

Privacy Officer (Control & Advies) Allround medewerker (INF) Medewerker (INF) Informatiemanager (BVB)

fouten en het doen van updates. Invulling geven aan uitvoering en naleving van de AVG Beheer archief, registratie van post. Beheer archief, registratie van post, servicdesk Informatiebeleid, projectleider, advisering, volgen van landelijke ontwikkelingen, leveranciersmanagement

Diverse trainingen SOD I, SOD II, VVA, LARM MBO Msc Business Information Systems, LARM, IDM

1 0,67 0,4 1

Totaal fte 6,74 De structurele formatie voor team INF en BVB in 2022 bedroeg 5,74 fte (6,74 fte inclusief de PO). In 2020 was dat nog 9 fte. De daling past in een trend die de afgelopen jaren zichtbaar is: in 2017 was het aantal uren dat aan deze of vergelijkbare werkzaamheden werd besteed nog 11,39 fte, in 2019 8,89 fte. Er is geen sprake geweest van inhuur op dit gebied in 2022. In het inspectieverslag van 2021 is geconcludeerd dat de formatie weliswaar afgenomen is ten opzichte van eerdere jaren, maar dat dit niet had geleid tot achterstanden in de werkzaamheden en dat taken naar behoren kunnen worden uitgevoerd. Inmiddels zijn er duidelijke signalen vanuit de organisatie dat de afname van de structurele formatie voor team INF inmiddels leidt tot problemen. Zo wordt de werkdruk als hoog of te hoog ervaren en is er voor de feitelijke uitvoering van taken van team INF te weinig tijd beschikbaar. Het risico dat de bezetting kwetsbaar is, in 2021 aangekaart, uit zich momenteel onder meer in burn-outklachten. Toch moet tegelijkertijd worden geconcludeerd dat de afname van de formatie niet heeft geleid tot extra achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden.

De achterstanden bestaan momenteel uit: • Vernietiging van analoge dossiers over de jaren 2021 en 2022; • Controle van de volledigheid van zaakdossiers, welke momenteel (peildatum november 2022) 4172 zaken betreft; in 2020 bedroeg dit nog ca. 10.000 dossiers. • Achterstanden met betrekking tot overbrenging (zie nader onder KPI 7). Mensen, kwantitatief ten behoeve van toezicht Deze constatering is ongewijzigd ten opzichte van 2021. De gemeentearchivaris, die is belast met het toezicht op de niet overgedragen archiefbescheiden, wordt bijgestaan door een archiefinspecteur. De beschikbaarstelling van de gemeentearchivaris en archiefinspecteur door de gemeente Tilburg voorziet in de toezichtproducten die binnen een KPI-cyclus van 2 jaar worden geleverd.

KPI 3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?

Taakspecifieke Applicaties Bijlage 5 bevat een actueel overzicht van de taakspecifieke applicaties (TSA’s) die in gebruik zijn bij de gemeente Dongen. De belangrijkste wijziging in 2022/2023 is dat zaaksysteem Join in gebruik is genomen. Dit zaaksysteem heeft InProces vervangen als zaaksysteem. De bescheiden uit InProces zijn gemigreerd naar Join. Hiervan is een verklaring van migratie opgesteld en vastgesteld door het College als zorgdrager. Voorts is de situatie ten opzichte van 2021 grotendeels ongewijzigd. Dit houdt in dat de in 2021 geformuleerde risico’s actueel blijven: •

Niet aan het zaaksysteem gekoppelde applicaties: o Risico op onvolledige registratie. Dit risico wordt versterkt omdat momenteel in beperkte mate kwaliteitscontroles worden uitgevoerd (zie KPI 4).

9

o

•

Risico op onacceptabel informatieverlies, wanneer verkeerde of onvolledige registratie ertoe leidt dat bestanden niet kunnen worden teruggevonden. o Risico op inefficiënte bedrijfsvoering. Vernietigingsfunctionaliteit: o Wel gekoppeld aan het zaaksysteem, maar geen vernietigingsfunctionaliteit in TSA zelf. Er kan feitelijk geen uitvoering worden gegeven aan de vernietigingsplicht omdat bescheiden of metagegevens behorend bij deze bescheiden niet vernietigd worden. Hoog risico op datalekken, het te lang en onrechtmatig beheren van gegevens (verwerking zonder doelbinding) en inefficiënte bedrijfsvoering (het beheren van gegevens die niet actueel/noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke taak). ▪ RX Mission, Suites4sociaaldomein, Key2Burgerzaken, Notubiz, Moor, o Niet gekoppeld aan zaaksysteem, wel vernietigingsfunctionaliteit in de TSA. Er kan feitelijk uitvoering worden gegeven aan vernietiging. ▪ Key2Financiën, Key2BAG o Handmatige vernietiging ▪ AFAS o Onduidelijk. ▪ JVS (zie ook KPI-verslag 2021).

Archiefruimte Ten aanzien van de archiefruimte, wordt in 2023 een brandwerende constructie gebouwd voor het beheer van analoog te bewaren archiefbescheiden. Tevens is een calamiteitenplan opgesteld. Verder zijn geen acties ondernomen ten opzichte van 2021. Daarom blijven de volgende aandachtspunten actueel: • Autorisatie. De toegang van de ruimte is nog altijd te breed, omdat alle medewerkers binnen Dongen de toegangscode kennen. • Klimaatsysteem. De ruimte is niet voorzien van temperatuur- en luchtvochtigheidsmeters. Voorts zijn geen maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de temperatuur en relatieve luchtvochtigheid binnen de normen blijven conform art. 45a van de Archiefregeling. • Doorvoeringen in de ruimte zijn niet brand- en waterwerend afgewerkt. Dit punt is inmiddels minder relevant, omdat de brandwerende constructie wordt gerealiseerd voor een ruimte waar de te bewaren archiefbescheiden worden beheerd. Archiefbewaarplaats en e-depot De twee archiefbewaarplaatsen aan de Goirkestraat en Kazernehof in Tilburg zijn aangewezen als archiefbewaarplaatsen van de gemeente Dongen. Sinds juni 2019 is een extra archiefbewaarplaats in Zaltbommel in gebruik genomen. Voor de digitaal gevormde archiefbescheiden die voor permanente bewaring in aanmerking komen, is op dit moment geen lange termijn oplossing met betrekking tot de duurzame toegankelijkheid.

Voor de overbrenging van dergelijke archiefbescheiden wordt gekeken naar de eDepotvoorziening van RA Tilburg. Aansluiting op het eDepot van RA Tilburg is gerealiseerd voor een deel van de bouwvergunningen van Dongen en ’s Gravenmoer (1901-2010). Deze bouwvergunningen waren al overgebracht, maar zijn (grotendeels) vervangen door digitale exemplaren. Het e-team van RA Tilburg heeft van team INF en de gemeentearchivaris de opdracht gekregen om met een concreet plan te komen om te bepalen hoe Dongen er zorg voor kan dragen dat in Join gevormde archiefbescheiden op termijn kunnen worden overgebracht naar de eDepotomgeving. Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming Gemeente Dongen heeft in november 2020 een plan vastgesteld waarin is opgenomen hoe moet worden gehandeld ten aanzien van het veiligstellen van archiefbescheiden in het geval van een calamiteit. Het plan volgt de landelijke richtlijnen op het gebied van hoe men dient te handelen ten aanzien van archiefbescheiden bij calamiteiten en is in die zin actueel. Er wordt jaarlijks met het plan geoefend, waarmee geborgd is dat de handelingsbekwaamheid van medewerkers die geacht worden archiefbescheiden veilig te stellen wanneer zich een calamiteit voordoet, voldoende is.

10

KPI 4. Kwaliteitszorg en toezicht Werkt de organisatie structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding?

Informatiebeleid De Beheerregeling Informatiebeheer 2021 Gemeente Dongen is op 30 maart 2021 vastgesteld door het college van B&W. Burgemeester en wethouders kunnen op grond van artikel 1, eerste lid, van de Archiefverordening beheerregels vaststellen voor hun archiefbescheiden. Deze beheerregeling is een invulling hiervan en bevat met name een aantal (interne) werkinstructies ten aanzien van taken en bevoegdheden die rechtstreeks bij burgemeester en wethouders zijn belegd (en ten aanzien van waarvan de gemeenteraad geen uitdrukkelijke regelgevende bevoegdheid is toebedeeld). Hierin wordt ook beschreven wat de rol van team INF hierin is. De werkzaamheden en aandachtspunten van team INF worden nader opgenomen in een Archief Jaarplan (AJP) 2023. In dit plan zijn acties opgenomen waarmee de kwaliteit van archiefbeheer wordt verbeterd. Het plan omvat courante acties ten aanzien van informatie- en archiefbeheer, die gedurende het jaar worden gemonitord. Het AJP wordt elke twee maanden binnen team INF besproken. Het archiefjaarplan 2023 wordt niet vastgesteld door het College, omdat het operationeel van opzet is.

De actiepunten worden gevormd aan de hand van de volgende uitgangspunten die de kaders vormen voor het informatie- en archiefbeheer binnen de gemeente Dongen: • ICT helpt ons verder: De informatievoorziening draagt bij aan het behalen van de organisatiedoelstellingen van de gemeente Dongen. • Standaard is de norm: Gemeente Dongen werkt op basis van standaarden, onder architectuur en met beproefde systemen. • Open deur: Gemeente Dongen werkt integraal en transparant. • Opgave centraal: Gemeente Dongen werkt digitaal, zaak(opgave)gericht en efficiënt. • Tilburg tenzij: Bij vernieuwing of vervanging van een applicatie geldt: Tilburg Tenzij • Digiveilig, digivaardig: De systemen en data zijn integer, betrouwbaar, beschikbaar en veilig, en de medewerkers zijn zich bewust van informatieveiligheidsrisico’s. • Optimaal flexibel: Gemeente Dongen faciliteert plaats- en tijdonafhankelijk werken. • Digitaal klantgericht: Gemeente Dongen ondersteunt klantcontacten kanaalonafhankelijk, maar “digitaal wanneer dat kan, persoonlijk wanneer dat moet”. • Gelinkt: Gemeente Dongen werkt samen in ketens met andere gemeenten, instellingen, ondernemers en stichtingen. • Kwaliteit hergebruiken: Gemeente Dongen vraagt gegevens eenmaal uit en gebruikt deze meervoudig. De eigenaar van ieder gegeven is bekend en staat garant voor de kwaliteit van het gegeven.

In het huidige archiefjaarplan zijn echter de acties niet meer duidelijk te herleiden naar de hiervoor genoemde uitgangspunten. Hierdoor valt nauwelijks te beoordelen wat de stand van zaken is en of er koers wordt gehouden. Er is geen sprake van een terug herleidbaar informatiebeleid. De acties op zich geven niet voldoende zicht op continue kwaliteitsverbetering. Kwaliteitssysteem archiefbeheer Dongen maakt geen gebruik van een kwaliteitssysteem in de zin van het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO). Wel is sprake van systematische kwaliteitscontroles op het beheer van door de gemeente opgemaakte of ontvangen archiefbescheiden. De kwaliteitscontroles staan beschreven in het handboek Records Management. Het kwaliteitssysteem van gemeente Dongen is als volgt ingericht: • Het beleid ten aanzien van informatie- en archiefbeheer is vastgelegd in de hierboven beschreven uitgangspunten van zaakgericht werken en zijn onderdeel van het inwerktraject van elke medewerker. Deze uitgangspunten zijn naar oordeel van de gemeentearchivaris in beginsel adequaat om de kwaliteit van het informatie- en archiefbeheer te borgen.

Kanttekening daarbij is wel dat zaakgericht werken zoals momenteel geconceptualiseerd en geoperationaliseerd vooral is geënt op documentaire informatieobjecten; dat wil zeggen dat het verantwoorden van uitgevoerde werkzaamheden hoofdzakelijk in documenten wordt vastgelegd. • Teneinde te borgen dat deze uitgangspunten daadwerkelijk uitvoering krijgen, maakt de organisatie gebruik van kwaliteitscontroles. De controles gericht op informatiebeveiliging zijn vastgelegd in het auditplan gemeente Dongen 2023-2024.9 Dit auditplan wordt jaarlijks – in Q3/Q4 – vastgesteld door de CISO en de FG. De audit is gericht op SaaS leveranciers, autorisaties binnen gemeentelijke systemen en accountbeheer. De kwaliteitscontroles ten aanzien van informatie- en archiefbeheer zijn opgenomen in 9

Zaaknummer InProces 2020-004775. 11

het handboek Record Management (Handboek RM) van gemeente Dongen. Deze kwaliteitscontroles zijn enerzijds gericht op het controleren van rollen en rechten in systemen en anderzijds op het controleren van registraties. Dongen werkt met dit Handboek sinds april 2021. • De bevindingen van de kwaliteitscontroles worden gemonitord en vertaald naar het AJP, met een tweemaandelijkse update. Een kanttekening bij het genoemde kwaliteitssysteem is dat het nog betrekking heeft op het oude zaaksysteem dat inmiddels is vervangen door een nieuwe. Gemeente Dongen is voornemens het kwaliteitssysteem ook op het nieuwe zaaksysteem en daaraan gekoppelde applicaties werkbaar te maken. Niet-gekoppelde applicaties vallen tevens buiten de scope van deze beoordeling. Gemeente Dongen zal er goed aan doen ook voor deze applicaties een controle in te voegen. Aangezien maar enkele applicaties niet zijn gekoppeld wordt het risico op onder andere informatieverlies klein geacht. Daarmee voldoet Dongen slechts ten dele aan de wettelijke eis om archiefbescheiden te beheren volgens toetsbare eisen, welke in een kwaliteitssysteem worden vastgelegd (Archiefregeling, art. 16). In het Handboek RM staan dus de kwaliteitscontroles beschreven voor het oude zaaksysteem. Dit handboek dient nog te worden beoordeeld en geactualiseerd voor het nieuwe zaaksysteem Join.

Dongen maakt hierin onderscheidt tussen controles in verschillende fase van informatieobjecten: Dynamische fase: Scannen: Een-op-een-controle op door scanmedewerker zelf, hierdoor is geen sprake van vier-ogenprincipe. Tevens wordt de controle niet gedocumenteerd bijgehouden. De scans worden tevens door de afdeling gecontroleerd op kwaliteit wanneer zaak in behandeling wordt genomen. Hiervan vindt ook terugkoppeling plaats. Postbussen: Maandelijkse controle op niet-gekoppelde documenten die langer dan één week in de postbus van een team blijven staan. Hierbij worden de resultaten teruggekoppeld aan het betreffende team en kan de controle worden opgevoerd. Periodiek wordt de werkwijze geëvalueerd. Teamvoorraden: Twee keer per jaar worden de werkvoorraden van teams gecontroleerd op ongelezen post die om te voorkomen dat post gemist wordt. De controle wordt geïntensiveerd bij 5 ongelezen stukken en/of stukken van ouder dan 1 week. Mijn zaken: Wekelijkse controle op openstaande zaken per medewerker, waarbij elke week één alfabetletter aan de beurt komt, dus elke medewerker twee keer. Per medewerker kan verschillen wat gewenst is, afhankelijk van het werk. Medewerkers worden hier individueel op aangesproken. Semi-statische fase: De gemeente Dongen hanteert voor de controles van afgesloten zaken risicoprofielen zoals die zijn vermeld in de vastgesteld VNG selectielijst 2017/2020.

Aan de hand hiervan zijn zij tot 5 risicoklassen gekomen die afhankelijk zijn van de bewaartermijn. De controles nemen toe in intensiteit, steekproefgrootte en vorm naarmate de risicoklasse, en daarmee de bewaartermijn, oploopt. Hiervoor heeft Dongen een norm opgesteld. Afgesloten zaken vanaf risicoklasse 1 worden gecontroleerd op gekozen juiste zaaktype, vanaf klasse 2 ook op goed geformuleerde zaaknaam en vanaf klasse 4 ook op compleetheid. De controles vinden eens per kwartaal plaats. Wanneer niet voldaan wordt aan de norm wordt in overleg met de informatiemanager een plan opgesteld om dit te verbeteren. Als een zaaktype herhaaldelijk goed voldoet, kan de controle worden afgeschaald en worden opgeschaald wanneer die herhaaldelijk niet voldoet. Statische fase: De controle is afhankelijk van de bewaartermijn van de gesloten zaak. Dossiers met een bewaartermijn van 3 jaar of korter kunnen door middel van een vooraf afgestemde goedkeuring worden vernietigd. Vooraf is gecontroleerd en vastgesteld welke zaken en processen hiervoor in aanmerking komen. Dossiers met een bewaartermijn vanaf 3 jaar worden op een vernietigingslijst ter beoordeling aangeboden aan de proceseigenaren en de gemeentearchivaris. Na akkoord van de gemeentearchivaris kunnen deze dossiers worden vernietigd.

Dongen heeft gedocumenteerde resultaten van deze dynamische en semi-statische controles aan de toezichthouder overlegd over het jaar 2021/2022. Dongen ervaart het echter als een uitdaging om met de huidige formatie en beschikbare tijd alle taken uit te voeren. Tijdens de uitrol van Join zijn gedurende een halfjaar de dynamische en semi-statische kwaliteitscontroles niet uitgevoerd. De bezetting was in deze periode te krap. De herziening van de kwaliteitscontroles naar aanleiding van Join en de uitvoering van de controles worden later dit jaar opgepakt. Een andere kanttekening bij deze controles is dat de compleetheid van dossiers door team INF wordt beoordeeld op basis van kennis en ervaring, dit betreft geen duurzame methode. 12

Gemeente Dongen beschikt niet over een overzicht van minimaal vereiste documenten die tot een zaaktype behoren. De kwaliteit van de informatieobjecten kan op basis van onze bevindingen onvoldoende geborgd worden. Gekwalificeerde archivaris Een gemeentearchivaris van de gemeente Tilburg is aangewezen als gemeentearchivaris van de gemeente Dongen. Deze archivaris beschikt over een diploma archivistiek A, conform artikel 32 lid 1 van de Aw. Het toezicht van de archivaris middels dit KPI-verslag maakt onderdeel uit van het kwaliteitssysteem in de tweede lijn. Verslag toezicht archiefbeheer In 2022 oordeelde het IBT Noord-Brabant dat de gemeente Dongen voldoet aan de voorwaarden voor systematisch archieftoezicht, naar aanleiding van de voortgangsrapportage en verbeterplan over 2021. Dit was de eerste rapportage die Gemeente Dongen zelf schreef, met ondersteuning van de gemeentearchivaris en daarmee voldoet aan de jaarlijkse verslaglegging over verantwoording van en de zorg over het beheer van archieven. De gemeentearchivaris, daartoe bijgestaan door de archiefinspecteur(s), voert tweejaarlijks een inspectie uit op basis van de archief KPI’s en eventueel een verdiepend themaonderzoek. Rode lijn in het toezicht is het verbeterplan, dat de gemeente jaarlijks opstelt, over het gevoerde beleid ten aanzien van archiefbeheer.

Bij dit verbeterplan wordt de gemeentearchivaris betrokken en het vormt een meetlat waarlangs ontwikkelingen van het beleid ten aanzien van informatie- en archiefbeleid binnen de gemeente Dongen worden beoordeeld.

13

KPI 5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden?

Geordend overzicht Dongen beschikt over een overzicht van archiefbescheiden die de organisatie ontvangt of opmaakt. Tot december 2022 werden alle archiefbescheiden, zowel analoog als digitaal, geregistreerd als zaakdossiers in InProces en daar voorzien van metadata waarmee deze konden worden gebruikt in werkprocessen en werden beheerd in de context van het zaaksysteem. Vanaf januari 2023 is InProces vervangen door Join. Sinds 2016 is nog maar zeer beperkt sprake van analoge archiefvorming. Alleen bij brondocumenten Burgerzaken is nog sprake van analoge archiefvorming. Voor de overige werkprocessen wordt volledig digitaal gewerkt. Wanneer in die werkprocessen nog gebruik wordt gemaakt van analoge stukken, worden deze gedigitaliseerd volgens de procedures die zijn beschreven in het Handboek vervanging. Dit Handboek is door het College vastgesteld op 3 maart 2018. Enigszins problematisch in dezen is dat niet alle door de gemeente ontvangen of opgemaakte archiefbescheiden gevangen worden in het overzicht dat Join kan genereren. Hoewel gekoppelde taakspecifieke applicaties betrouwbare gegevens leveren aan het zaaksysteem om te komen tot een logisch, samenhangend overzicht, geldt dat niet voor archiefbescheiden die worden beheerd in niet gekoppelde TSA’s.

Deze worden wel geregistreerd in Join door INF en door medewerkers zelf, evenals de schaarse analoge archiefbescheiden die nog gevormd worden, maar dit betreft een handmatige actie. Dongen werkt toe naar een volledige koppeling van de TSA’s aan het nieuwe zaaksysteem Join. De volgende applicaties zijn in 2023 aan Join gekoppeld: Suites 4 Sociaal Domein, Notubiz en RxMission, Datamask en de tien belangrijkste processen in Key2Burgerzaken (zie bijlage 6). De koppeling van de overige processen in Key2Burgerzaken en Moor met Join wordt nader onderzocht in 2023. Tot alle koppelingen gerealiseerd zijn, bestaat echter een gedegen risico op onvolledige of foutieve registratie; hier komt bij dat team INF enkel kwaliteitscontrole heeft geïmplementeerd voor het zaaksysteem en daaraan gekoppelde applicaties (zoals beschreven onder KPI 4). Voor de bescheiden hoeveelheid registraties van analoog gevormd archief in het zaaksysteem wordt het risico op foutieve registratie nihil geacht. De FG houdt voor de gehele organisatie in een verwerkingsregister bij waar in de organisatie persoonsgegevens worden gebruikt, conform art. 30 van de AVG. Naast het zaaksysteem en de taakspecifieke applicaties maakt gemeente Dongen gebruik van netwerkschrijven en e-mailboxen.

Team INF voert hier geen actief beheer op, maar neemt wel enkele actiepunten op in hun archiefjaarplan voor het realiseren van een geordend overzicht. Zo is Dongen gestart met een bewustwordingscampagne, een opschoonactie en het beperken van de omvang van de netwerkschijven. Deze acties zijn inmiddels afgerond, maar behoren tot een continue proces dat aandacht blijft houden van INF. Vanaf eind 2023 worden Sharepoint en OneDrive in gebruik genomen en komen de netwerkschrijven te vervallen. Het verdient aandacht om het beheer rondom deze applicaties aan de voorkant goed in te richten. Daarnaast betreft een uitgesteld actiepunt van Dongen het opschonen en inrichten van de vernietiging van e-mailboxen volgens de Capstone-methodiek. Duurzaamheid informatiebeheer De ordening van digitale archiefbescheiden blijft een bijzonder punt van aandacht. Momenteel is de duurzame toegankelijkheid van digitaal gevormde en beheerde archiefbescheiden op de lange termijn nog niet concreet genoeg uitgewerkt om te kunnen stellen dat deze geborgd is. Onder KPI 3 werd reeds vermeld dat het noodzakelijk is dat digitaal gevormde archiefbescheiden die voor permanente bewaring in aanmerking komen overgebracht kunnen worden naar een eDepotomgeving.

Team INF moet nog in gesprek met het e-team van RA Tilburg over welke eisen de archiefbescheiden die in Join worden beheerd moeten voldoen om deze over te kunnen brengen naar het eDepot. Deze eisen hebben betrekking op de metadata die aan archiefbescheiden wordt toegevoegd en de bestandsformaten van deze archiefbescheiden. Sinds het laatste KPI-verslag zijn er geen ontwikkelingen geweest en wordt de duurzame toegankelijkheid van digitaal gevormde en beheerde archiefbescheiden nog niet geborgd. Bij het inrichten van het nieuwe zaaksysteem Join is rekening gehouden met toekomstige overbrenging door het toekennen van specifieke metadata. Deze metadata is vastgelegd in een door Dongen zelf ontworpen en vastgestelde zaaktypencatalogus (ZTC) via zaaktypen.nl. De metadata die aan zaakdossiers en onderliggende documenten wordt toegevoegd zijn in overeenstemming met metadatamodel TMLO (Toepassingsprofiel 14

Metadatering Lokale Overheden). Het metadataschema is door Dongen na de migratie met Join niet opnieuw beoordeeld of geactualiseerd. Voor een goede overbrenging in de toekomst is dit nog wel noodzakelijk. Duurzame materialen & Opslagformaten Voor analoge archiefbescheiden die permanent worden bewaard, wordt gebruik gemaakt van duurzame verpakkingsmaterialen, conform artt. 9, 10, 11, 12 en 13 van de Archiefregeling 2014. Ten aanzien van de duurzaamheid van digitale archiefbescheiden, zijn enkel voor informatieobjecten die in Join of daaraan gekoppelde TSA’s worden beheerd opslagformaten vastgesteld, te weten PDF/A-1b. Dat betekent dat alle documenten, waaronder scans en tekstbestanden worden omgezet in PDF/A-1b. Een uitzondering zijn Excel bestanden, die niet kunnen worden omgezet in PDF/A-1b zonder onacceptabel informatieverlies. Voor de overige taakspecifieke applicaties geldt dat voor de daarin beheerde informatieobjecten geen opslagformaten zijn vastgesteld. Wanneer informatieobjecten niet voorzien zijn van een opslagformaat welke voldoet aan een open standaard, is de duurzame toegankelijkheid van deze archiefbescheiden niet geborgd; het kan bijvoorbeeld voorkomen dat een opslagformaat niet ondersteund wordt in een (toekomstige) beheeromgeving waarbinnen deze ter beschikking worden gesteld.

De documenten die uit deze TSA’s in InProces worden geregistreerd, worden omgezet naar PDF/A-1b. Deze NEN-ISO standaard voldoet aan de eisen voor duurzame toegankelijkheid die aan tekstbestanden worden gesteld. In het zaaksysteem Join kunnen naast documentaire informatieobjecten ook ander informatieobjecten worden bewaard en beheerd, zoals audio- videotulen. Ten opzichte van informatieobjecten die zich niet goed lenen voor duurzaam beheer in een eDepot omgeving is niets veranderd. Concreet valt te denken aan de archivering van audiotulen en/of videotulen van Raadsvergaderingen, databases en algoritmen in de context van werkprocessen. Compressie en encryptie Van compressie en encryptie is bij het nieuwe zaaksysteem Join geen sprake. Bij de migratie naar Join is getoetst op de leesbaarheid en toegankelijkheid van gemigreerde archiefbescheiden van InProces die te maken hebben gehad met compressie of encryptie. In de verklaring van migratie is opgenomen dat encryptie en compressie in InProces niet heeft geleid tot onacceptabel informatieverlies tijdens de migratie naar Join.

KPI 6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding Weegt de organisatie zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?

Vervanging Zoals onder KPI 5 beschreven, past gemeente Dongen vervanging toe op vrijwel alle archiefbescheiden ontvangen of opgemaakt na 6-10-2015. Het College heeft op 13 maart het vervangingsbesluit vastgesteld, na positief advies van de gemeentearchivaris (d.d. 23 februari 2018). De overgebrachte bouwvergunningen van de voormalige gemeenten Dongen en ’s Gravenmoer (1902-1996) en gemeente Dongen (1997-2009), zijn vervangen dor digitale reproducties in 2020-2022. Monumentendossiers zijn uitgesloten van deze substitutie. Het besluit voor vervanging van deze bescheiden is genomen op 20 juli 2021.10 In mei 2021 is het Handboek Vervanging geactualiseerd en is de gemeentearchivaris hiervan op de hoogte gesteld. De actualisatie betreft de ingebruikname van zaaksysteem InProces, enkele organisatorische wijzigingen en wijzigingen ten aanzien van de scanprocedure. De uitgangspunten van vervanging als bedoeld in art. 26b van het Archiefbesluit zijn daarbij in acht genomen. Ook is voldoende uitvoering gegeven aan de aandachtspunten die zijn opgenomen in het vervangingsadvies van de gemeentearchivaris van 23 februari 2018. Wel is het nodig om het Handboek aan te passen op de huidige situatie, nu Join in plaats van InProces als zaaksysteem wordt gebruikt.

10

Besluit Digitale vervanging bouwvergunningen voormalige Gemeente Dongen en voormalige gemeente ’s Gravenmoer 1902 – 1996 en gemeente Dongen 1997 – 2009 | Lokale wet- en regelgeving (overheid.nl). 15

Converteren en migreren De archiefbescheiden uit InProces zijn in naar Join gemigreerd, zoals onder KPI 3 vermeld. Van deze migratie heeft gemeente Dongen een verklaring van migratie opgesteld als bedoeld in art. 25 lid 2 van het Archiefbesluit.11 Hiermee is geborgd dat de archiefbescheiden die gemigreerd zijn in goede, geordende en toegankelijke staat verkeren. Archiefselectielijst & vernietiging Dongen kent bewaartermijnen toe aan analoge en digitaal gevormde archiefbescheiden op basis van de courante VNG selectielijst. Voor digitale archiefbescheiden geldt dat bewaartermijnen worden toegekend in Join, op basis van het zaakresultaat in combinatie met het zaaktype wordt de bewaartermijn bepaald. Zaaksysteem Join is de centrale component van het archiveringssysteem. Dongen streeft in principe naar zo volledig mogelijke koppeling van zaakapplicaties aan zaaksysteem, maar handelt daarin wel pragmatisch met het oog op kosten en effectiviteit van die koppeling. Over het algemeen kan gesteld worden dat dit probleem voldoende aandacht heeft binnen de organisatie: er is zicht op hoe vernietiging plaats kan vinden in de vakapplicaties en welke vakapplicaties zich goed lenen voor koppeling met het zaaksysteem; waar die koppeling minder voor de hand ligt, wordt gezocht naar een pragmatische oplossing.

Voor het beheer van archiefbescheiden buiten het zaaksysteem en buiten taakspecifieke applicaties, waaronder e-mailberichten, maakt Dongen gebruik van de ICT-omgeving van gemeente Tilburg. Daarover zijn convenantafspraken gemaakt (hierover wordt ook onder KPI 1 gerapporteerd). Gemeente Tilburg maakt de overstap naar Micosoft365. Voor de middellange termijn betekent dit dat het beheer van documenten in Sharepoint, Teams, OndeDrive en Outlook, aangesloten wordt op de bewaartermijnen die binnen Microsoft365 door gemeente Tilburg worden gehanteerd. 12 Qua beleid blijft voor gemeente Dongen het uitgangspunt dat het zaaksysteem leidend is voor het archiveren vaan archiefbescheiden. De organisatie verwoordt dit beleid als volgt: Het beleidsuitgangspunt blijft onveranderd: archiefwaardige informatie sla je op in het zaaksysteem. Andere opslagplaatsen (e-mailboxen, netwerkschijven, Teams, SharePoint, OneDrive en geprint in een ordner in de kast) kun je gebruiken voor onder handen werk en niet archiefwaardig materiaal. Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor de dossiervorming in het zaaksysteem en worden hierbij opgeleid, ondersteund, gecontroleerd en geïnspireerd door de collega’s van team Informatiebeheer en Bedrijfsvoeringsbeleid.13 Voor het beheer van e-mails, heeft Dongen de VNG gemachtigd om de Selectielijst aan te passen en gebruik te maken van de Capstone-methodiek.

In de praktijk betekent dit dat de directie sleutelfiguren aanwijst, waarvan de e-mails in Outlook, chats in Teams en bestanden in OneDrive permanent worden bewaard. 14 Ten opzichte van de oude situatie verandert er feitelijk niet veel. Wel is er met de komst van Microsoft365 een meer beheersbare situatie rondom archiefbescheiden buiten het zaaksysteem. Omdat er in de toekomstige situatie bewaartermijnen worden gehanteerd, neemt de kans op de risico’s gerelateerd aan het beheer van archiefbescheiden buiten het zaaksysteem af. Hotspotmonitor Gemeente Dongen heeft geen hotspotmoitor, maar stelt in het SIO hotspots vast. Op het SIO van 28-11-2019 is de brand bij TUF vastgesteld als hotspot. Op het laatste SIO, d.d. 18 november 2020, is Covid-19 als hotspot vastgesteld. De werkwijze ten aanzien van het archiveren van deze hotspots is nog niet nader uitgewerkt. Voorlopig worden dossiers die betrekking hebben op deze hotspots uitgezonderd van vernietiging middels de vernietigingslijsten die de organisatie jaarlijks opstelt. Uiteindelijk zal een selectie moeten worden gemaakt ten aanzien van het bewaren van specifieke documenten. Over die selectie zal het SIO zich uitspreken.

Zaaknummer 2023-128801. Per 1-1 2024. Outlook: 1 jaar voor groepsmailboxen; 7 jaar voor persoonlijke mailboxen. Teams: chats en posts 1 jaar. Sharepoint: 10 jaar (sommige informatieobjecten permanent, te weten: programma en ruimtelijke uitvoering project; sommige informatieobjecten kunnen procesafhankelijk worden ingericht middels retentielabels). OneDrive: 4 jaar na laatste wijziging. 13 Beleidsmemo mei 2023, zaaknummer 2023-129218. 14 Zaaknummer 2022-020390. 11

12

16

KPI 7. Overbrenging Brengt de organisatie het principe van de Archiefwet 'te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk?

Dongen kent achterstanden op het gebied van overbrenging. Deze achterstand betreft delen van registers van de Burgerlijke Stand Dongen en ’s Gravenmoer: Onderdeel Periode Overbrenging Geboorte Dongen 1916-1920 Gereed, 2022 1921-1925 Geboorte ’s Gravenmoer 1913-1932 Overlijden Dongen 1961 Gereed, 2022 1962-1965 Gereed, 2022 1966-1970 Gereed, 2022 Overlijden ’s Gravenmoer 1972 2023 Huwelijken Dongen 1941-1950 Huwelijken ‘s Gravenmoer 1933-1950 In het AJP wordt opgenomen hoe de overbrenging van de onderdelen die formeel gezien overgebracht hadden moeten zijn wordt gerealiseerd. Gedacht wordt aan het scannen van de registers en deze jaarlijks openbaar te maken. De gemeentearchieven tot 1997 en de bouwdossiers tot 2009 zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats; het archief van de bodemdossiers tot 2016 is eveneens overgebracht.De gemeentearchieven 1997-2009 zijn in slecht geordende staat en zullen inhoudelijk en materieel bewerkt moeten worden om te kunnen worden overgebracht. Dit blok moet uiterlijk in 2028 overgebracht zijn naar de archiefbewaarplaats.

Team INF heeft globaal in kaart gebracht welke werkzaamheden nodig zijn om deze en andere nog bij de gemeente berustende archieven in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen zodat deze op termijn kunnen worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats: Archief Looptijd Status m1 Toegang Actiepunt Gemeentearchief 2010-2019 Bewerkt 22 Ja Laatst toegevoegde dossiers bewerken; verder geordend Bouwvergunningen 2010-2016 Bewerkt 17,5 Nee Laatst toegevoegde dossiers bewerken; verder geordend. Inventaris moet gemaakt worden Bouwvergunningen 2010-2015 Onbewerkt ? Nee Materiële bewerking noodzakelijk, ordening moet nog gebeuren Milieuvergunningen 1929-1996 Bewerkt 14.88 Ja Geordend; staat in Dongen archiefbewaarplaats, nog niet overgebracht Milieuvergunningen 1930-1996 Bewerkt 1.63 Ja Geordend; staat in 's Gravenmoer archiefbewaarplaats, nog niet overgebracht Milieuvergunningen 1997-2015 Deels 45,5 Nee Inventaris moet gemaakt worden, Dongen bewerkt enkele dossier moeten nog toegevoegd worden Restant bouwarchief 1902-1979 Bewerkt 2,5 Ja Aanvulling op reeds overgebracht Dongen archief Restant bouwarchief 1980-1996 Bewerkt 1 Ja Aanvulling op reeds overgebracht Dongen archief Restant bouwarchief 1997-2009 Bewerkt 1 Ja Aanvulling op reeds overgebracht Dongen archief Restant bouwarchief -1979 Bewerkt ? Ja Aanvulling op reeds overgebracht 's Gravenmoer archief Restant bouwarchief

1980-1996 Bewerkt ? Ja Archief moet nog geschoond 's Gravenmoer worden, inventaris moet gemaakt worden 17

De planning van de hierboven genoemde acties zullen worden opgenomen in het AJP. Het schonen van deze archieven is gegund aan DoxSupport en 2DA. DoxSupport: • Gemeentearchief Dongen en ‘s Gravenmoer 1997-2009 o Betreft archiefbewerking o Analoge overbrenging 2DA: • Milieuvergunningen Dongen 1929-1996 • Milieuvergunningen ’s Gravenmoer 1930-1996 • Milieuvergunningen Dongen 1997 – 2015 • Bodemdossiers tot en met 2015 (reeds overgebracht en worden nu gescand) • Bouwvergunningen 2010-2015/16 (overlap wordt gecorrigeerd: na bewerking) • Aanvullingen restanten bouwvergunningen

KPI 8. Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden Voldoet de organisatie in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet?

Grote delen van de in de archiefbewaarplaats berustende bescheiden moeten herpakt worden; daaronder vallen ook bescheiden van de gemeente Dongen. De herpakking van deze bescheiden voorziet erin dat deze zuurvrij gepreserveerd worden conform de ICN3-norm. RA Tilburg werkt aan een verpakkingsplan van meerdere jaren om deze herpakking uit te voeren. Voor gemeente Dongen geldt in ieder geval dat het gehele archief 954. Gemeentebestuur van Dongen, 1811-1929 (1940) met een totale omvang van 27,25 m1 zal moeten worden herpakt. De in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden zijn voor iedereen kosteloos te raadplegen. Fysieke stukken kunnen bezoekers op de studiezaal aan de Kazernehof inzien en een steeds groter wordend deel van de archieven is via de website te raadplegen. Voor de raadpleging van archiefbescheiden waar een openbaarheidsbeperking op rust, is een procedure ingericht. In de meeste gevallen kan de gemeentearchivaris ontheffing verlenen, zodat aanvragers inzage verkrijgen in dergelijke archiefbescheiden.

18

Verantwoording onderzoek Afbakening Het onderzoek dat ten grondslag ligt aan dit KPI-verslag richt zich op de vraag in hoeverre de gemeente Dongen voldoet aan wet- en regelgeving ten aanzien van de verantwoording van en de zorg over het beheer van archieven. Het toezicht op dit onderwerp conform de Aw wordt uitgevoerd door de gemeentearchivaris. De focus van het verslag is dus voornamelijk gericht op compliance en is geen vervanging voor toetsingsinstrumenten die explicieter gericht zijn op de kwaliteit van de informatiehuishouding.15 Daarnaast richt het onderzoek zich in de eerste plaats op het toezicht over niet-overgebrachte archieven. Tevens is de reikwijdte van dit toezicht specifiek gericht op tekst gebaseerde informatieobjecten (documenten). Aanpak Om tot een afgewogen oordeel te komen, is gebruik gemaakt van de door de VNG ontwikkelde archief KPI’s. Deze vormden de basis voor een aantal semigestructureerde interviews, gehouden in de periode november 2022 tot en met juni 2023. Via deze interviews is gericht input voor dit verslag opgehaald in de organisatie. De interviews hebben plaatsgevonden met Veerle Ultee, informatiemanager, en Ruud van Willigen, medewerker DIV. Met deze contactpersonen is ook het conceptverslag besproken en aangepast tot de definitieve versie die nu voor u ligt.

Voortgang De gemeente Dongen herkent zich in het oordeel van de gemeentearchivaris en neemt de aandachtspunten uit dit KPI-verslag op in het AJP. Acties worden SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden) geformuleerd. Aan de hand van dit inspectieverslag en het AJP volgt in 2024 een voortgangsverslag van de gemeente Dongen en in 2025 een geactualiseerd inspectieverslag van de gemeentearchivaris. De gemeentearchivaris blijft betrokken bij ontwikkelingen op het gebied van informatieen archiefbeheer, middels gevraagd en ongevraagd advies.

15

Vgl. VNG, Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via kritische prestatie indicatoren (KPI’s) derde geactualiseerde versie april 2020 (Den Haag 2020), 9. 19

Bijlage 1.

Gebruikte afkortingen

AJP

Archief Jaarplan gemeente Dongen

AVG

Algemene Verordening Gegevensbescherming

Aw

Archiefwet 1995

Ar

Archiefregeling

BVB

Team Bedrijfsvoeringsbeleid Gemeente Dongen

CISO

Chief Information Security Officer

College

College van burgemeester en wethouders van de gemeente Dongen

DIV

Documentaire informatievoorziening

DMS

Documentmanagementsysteem

DROP

Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties

DVO

Dienstverleningsovereenkomst

FG

Functionaris Gegevensbescherming

GR

Gemeenschappelijke Regeling, als bedoeld in de Wet gemeenschappelijke regelingen 1985

INF

Team Informatiebeheer gemeente Dongen

KIDO

Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden

KPI

Kritische Prestatie Indicatoren (archief)

Raad

Gemeenteraad van de gemeente Dongen

RMA

Recordmanagementapplicatie

RMS

Recordmanagementsysteem

SaaS

Software as a Service

SIO

Strategisch Informatieoverleg

Sla

Service level agreement

VNG

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Wet RGT

Wet Revitalisering Generiek Toezicht

20

Bijlage 2. KPI 1. 1.1 1.1.a

1.1.b 1.2 1.2

1.3 1.3 1.4 1.4

1.5 1.5.a

1.5.b

1.6 1.6

1.7 1.7

KPI e-formulier

KPI uitvraag resultaat LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Verordening archiefzorg Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de B. voldoet volledig maar wordt gemeenteraad vastgestelde archiefverordening inzake de niet tijdig geëvalueerd archiefzorg die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving? Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten? ja Beheerregeling Informatiebeheer Beschikt de gemeente over een door het college als E. voldoet voor een deel aan archiefzorgdrager vastgestelde beheerregeling de genoemde normen Informatiebeheer inzake het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden, en het beheer van de archiefbewaarplaats? Strategisch Informatieoverleg (SIO) Heeft het college als archiefzorgdrager een strategisch B. voldoet volledig maar wordt informatie overleg (SIO) ingesteld? niet tijdig geëvalueerd Wijziging Overheidstaken Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen Niet van toepassing omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja, welke? Gemeenschappelijke regelingen en andere intergemeentelijke samenwerkingsvormen Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling D.