2021-009562 Bijlage 1 KPI-rapportage Gemeente Dongen 2020

Met deze contactpersonen is ook het conceptverslag besproken en aangepast tot de definitieve versie die nu voor u ligt. Hiernaast is een verdiepend onderzoek naar vernietiging van archiefbescheiden uitgevoerd, waarover in KPI 6 gerapporteerd is. Voor dit onderzoek is gebruik gemaakt van de een door gemeentearchivaris en archiefinspecteurs ontworpen vragenlijst, aangevuld met twee gestructureerde interviews in de maanden juni tot en met september 2020. Voor dit onderzoek is primair gebruik gemaakt van vragenlijsten, welke inclusief de door Dongen gegeven antwoorden zijn opgenomen in bijlage 3. Door de Coronacrisis en de maatregelen die in dat kader genomen zijn, hebben de gemeente Dongen, gemeentearchivaris en archiefinspecteurs gemeend dat een fysiek bezoek aan de gemeente in het kader van dit inspectieverslag onverantwoord is. Dat heeft gevolgen voor de wijze waarop de gegevens zijn verzameld en geanalyseerd die ten grondslag liggen aan de bevindingen die in dit verslag zijn gepresenteerd. De onderzoeksmethode bestond uit een gerichte uitvraag op basis van de acht KPI-domeinen alsmede geconstateerde aandachtspunten in het KPI-verslag van 2018 en het tussenverslag van 2019. Verificatie van de antwoorden middels een reality-check in de informatiesystemen van de gemeentelijke organisatie behoorde helaas niet tot de mogelijkheden.

Voortgang De gemeente Dongen herkent zich in het oordeel van de gemeentearchivaris en neemt de aandachtspunten uit dit KPI-verslag op in het AJP. Acties worden SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden) geformuleerd. Aan de hand van dit KPI-verslag en het AJP volgt in 2022 een voortgangsverslag van de gemeente Dongen en in 2023 een geactualiseerd KPI-verslag van de gemeentearchivaris. De gemeentearchivaris blijft betrokken bij ontwikkelingen op het gebied van informatie- en archiefbeheer, middels gevraagd en ongevraagd advies.

22

Vgl. VNG, Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via kritische prestatie indicatoren (KPI’s) derde geactualiseerde versie april 2020 (Den Haag 2020), 9. 20

Bijlage 1.

Gebruikte afkortingen

AJP

Archief Jaarplan gemeente Dongen

AVG

Algemene Verordening Gegevensbescherming

Aw

Archiefwet 1995

BVB

Team Bedrijfsvoeringsbeleid Gemeente Dongen

CISO

Chief Information Security Officer

College

College van burgemeester en wethouders van de gemeente Dongen

DIV

Documentaire informatievoorziening

DMS

Documentmanagementsysteem

DROP

Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties

DVO

Dienstverleningsovereenkomst

FG

Functionaris Gegevensbescherming

GR

Gemeenschappelijke Regeling, als bedoeld in de Wet gemeenschappelijke regelingen 1985

INF

Team Informatiebeheer gemeente Dongen

KIDO

Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden

KPI

Kritische Prestatie Indicatoren (archief)

Raad

Gemeenteraad van de gemeente Dongen

RMA

Recordmanagementapplicatie

RMS

Recordmanagementsysteem

SaaS

Software as a Service

SIO

Strategisch Informatieoverleg

Sla

Service level agreement

VNG

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Wet RGT

Wet Revitalisering Generiek Toezicht

21

Bijlage 2.

KPI e-formulier

KPI

KPI uitvraag

1.

LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?

1.1 1.1.a

Verordening archiefzorg Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening inzake de archiefzorg die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving?

1.1.b

Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten?

1.2 1.2

Beheerregeling Informatiebeheer Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgdrager vastgestelde beheerregeling Informatiebeheer inzake het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden, en het beheer van de archiefbewaarplaats?

1.3

Strategisch informatieoverleg (SIO)

1.3

Heeft het college als archiefzorgdrager een strategisch Informatieoverleg (SIO) ingesteld?

1.4

Wijziging Overheidstaken

1.4

Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja, welke?

1.5

Gemeenschappelijke regelingen en andere intergemeentelijke samenwerkingsvormen

1.5.a

Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling en andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden?

1.5.b

Zijn alle gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt opgenomen in het landelijk GR-register, en is er een overzicht van andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert?

1.6 1.6

Mandaatregeling archiefzorg Beschikt de gemeente over vastgestelde mandaten op grond van de Archiefwet, bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels?

1.7

Uitbesteden Archiefbeheer(staken)

1.7

Worden er archiefbeheer(deel)taken uitbesteed? Indien (aspecten van) het archiefbeheer/archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij of publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid? Publicatie en bekendmaking Doet de gemeente haar publicaties en bekendmakingen via DROP (Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties) en/ of https://www.officielebekendmakingen.nl/gemeenteblad?

1.8 1.8

2.

Resultaat

ja

ja

ja

ja

ja

0 deels

ja

0 deels

nee

ja

MIDDELEN EN MENSEN Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?

22

2.1 2.1

Middelen Hoeveel middelen stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop?

2.2

Mensen, kwantitatief t.b.v. beheer

2.2.a

Hoeveel mensen (fte’s) stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen.

Zie KPIverslag

2.2.b

Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden?

deels

2.2.c

Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het Interbestuurlijk Toezicht door de provincie?

nee

2.3 2.3.a

Mensen, kwalitatief t.b.v. beheer Kan het college als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau waaronder de opleiding van het onder 2.2 bedoelde personeel aangeven alsmede hun mogelijkheden voor bij- en nascholing? (Zie ook 4.2.)

2.3.b 2.3.c

Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren worden gedaan? Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het Interbestuurlijk Toezicht door de provincie?

2.4

Mensen, kwantitatief t.b.v. toezicht

2.4

Hoeveel formatieruimte heeft het college als archiefzorgdrager vastgesteld voor het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Dit betreft de gemeentearchivaris met de gemeentelijke archiefinspecteurs en/of andere medewerkers.

3.

ARCHIEFRUIMTEN, APPLICATIES, ARCHIEFBEWAARPLAATS EN E-DEPOTS Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?

3.1

Archiefruimten, applicaties en serverruimten

3.1.a

Beschikt de gemeente over een of meer (analoge) archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefregeling en –besluit genoemde eisen voldoen? Gebruikt het college deze archiefruimte(n) t.b.v. de te bewaren en op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden?

deels

3.1.c

Beschikt het college over een applicaties -DMS/ RMA en procesapplicaties waarmee de noodzakelijke informatiebeheertaken kunnen worden uitgevoerd?

deels

3.4 3.4

Onderdeel gemeentelijk rampenplan Beschikt de gemeente/regio over een risicoprofiel, beleids- en crisisplan waarin ten minste procedures met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) archiefbescheiden zijn opgenomen?

3.5

Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming

3.5.a

Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de archiefruimten en archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan, en een veiligheidsplan voor het e-depot (of de e-depots)?

ja

3.5.b

Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen archiefbescheiden o.b.v. prioriteiten in het collectieplan? (zie ook 3.4)

ja

4.

Interne kwaliteitszorg en toezicht Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding?

3.1.b

zie KPIverslag

ja

ja nee Zie KPIverslag

ja

n.v.t.

23

4.1

Kwaliteitssysteem archiefbeheer

4.1.a

Maakt het college als zorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd?

4.1.b

Zo ja of deels, welk systeem?

4.1.c

Zo ja of deels, voldoet het beheer van de archiefbescheiden aan de eisen van dat kwaliteitssysteem? (Idem 4.1.b)

4.3

Gekwalificeerde gemeentearchivaris

4.3.a

4.3.b

Heeft het college als archiefzorgdrager een gemeentearchivaris aangewezen voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de wel-overgebrachte? Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivistiek?

4.4

Verslag toezicht archiefbeheer

4.4

Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de nietovergebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij?

5.

ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden?

5.1

Geordend overzicht analoog en digitaal Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur?

5.1

5.2

(n.v.t./ indien kpi 4.1.a = ja/deels, zien KPI verslag)

Authenticiteit en context analoog en digitaal

5.2.a.

ja Zie KPIverslag deels

ja

ja ja

ja

0

Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema) kan worden vastgesteld: 5.2.a.1 - de inhoud, structuur en verschijningsvorm;

deels

5.2.a.2 - wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt; 5.2.a.3 - de samenhang met andere archiefbescheiden; 5.2.a.4 - de uitgevoerde beheeractiviteiten;

ja

5.2.a.5 - de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden.

ja

5.3 5.3

Systeem voor toegankelijkheid analoog en digitaal Waarborgt het archiveringssysteem de toegankelijke staat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is?

5.4 5.4

Duurzame materialen en gegevensdragers analoog Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden?

5.5 5.5

Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag analoog Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren archiefbescheiden? Systeem voor duurzaamheid analoog

5.6

ja

ja ja

deels

0 ja

ja

24

5.6

Waarborgt het archiveringssysteem c.q. zijn er naast 5.4 en 5.5 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiële staat gebracht en gehouden?

5.7 5.7 5.8 5.8.

Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer Werkt de gemeente bij de opbouw van duurzaam digitaal informatiebeheer op basis van standaarden? Aanvullende metagegevens digitaal Zijn er aanvullende metagegevens ontworpen en geïmplementeerd? (zie ook 5.2)

5.9

Opslagformaten

5.9

Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht?

5.10 5.10

Functionele eisen Zijn de functionele eisen wat betreft gedrag i.v.m. authenticiteit van de digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd?

5.11 5.11.a

Voorzieningen compressie en encryptie Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de archiefbescheiden in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken? 5.11.b En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd tegen inbreuk door derden?

ja

ja

n.v.t. ja

ja

ja

ja

5.11.c

Wordt in geval van encryptie bij overbrenging van archiefbescheiden aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt?

6.

VERVANGING, CONVERSIE/MIGRATIE, VERNIETIGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN. Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?

6.1

Vervanging, besluiten en verklaringen.

6.1.a

Past de gemeente vervanging toe [b.v. het vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties of omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd]? Zo ja, waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens?

ja

6.1.c.

Zo ja, heeft het college als archiefzorgdrager een verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren archiefbescheiden opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt?

ja

6.2 6.2.a

Converteren en migreren Wordt er tijdig geconverteerd/gemigreerd in het geval niet meer aan de eisen t.a.v. geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden voldaan zal gaan worden?

6.2.b

Wordt/is er een verklaring van de conversie of migratie opgemaakt?

6.3 6.3.a

Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst Past het college als archiefzorgdrager waardering en selectie toe op de gemeentelijke archiefbescheiden? Maakt het college als archiefzorgdrager bij de selectie van de gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst?

6.1.b

6.3.b

6.3.c 6.3.d

Werkt de gemeente aanvullend met een facultatieve stukkenlijst? Is er een Hotspotmonitor vastgesteld?

n.v.t.

ja

ja

ja deels ja

nee ja

25

6.4 6.4.a 6.4.b

6.5 6.5.a

6.5.b.

Vernietiging en verklaringen Vernietigt het college als archiefzorgdrager de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden? Maakt het college als archiefzorgdrager verklaringen van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van vernietiging bevatten? Vervreemding, besluiten en verklaringen Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 jaar archiefbescheiden vervreemd, niet als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers expliciet wordt voorgeschreven? Zo ja, heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen?

deels deels

nee

n.v.t.

6.5.c

Zo ja, heeft de zorgdrager het Strategisch Informatieoverleg (SIO), of als dat niet is: de juiste deskundigen, geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding?

n.v.t.

6.5.d

Zo ja, heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt?

n.v.t.

7.

OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet 'te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk?

7.1

Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn.

7.1.a

Zijn alle te bewaren archiefbescheiden waarvan de wettelijke overbengingstermijn is verstreken overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats of eDepotvoorziening?

deels

7.1.b

Zo nee, welke archiefbescheiden zijn niet overgebracht? (n.v.t./ indien KPI 7.1.a = ja of deels, zie KPI-verslag)

n.v.t.

7.1.c.

Zo nee, wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel en/of praktisch, van de niettijdige overbrenging? (n.v.t./ indien KPI 7.1.a = ja of deels, zie KPI-verslag)

7.2 7.2

Verklaringen van overbrenging Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op?

7.3 7.3

Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering (vervallen) Heeft het college als archiefzorgdrager voor archiefbescheiden die om redenen van bedrijfsvoering niet binnen de wettelijke overbrengingstermijn overgebracht kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd bij en ontvangen van gedeputeerde staten?

antw. In kolom Toelichting ja

n.v.t.

26

Bijlage 3.

Verdiepend onderzoek vernietiging 2020

Zie excelformulier behorend bij deze bijlage (Onderzoek_vernietiging_Dongen_DEF).

Bijlage 4.

Overzicht Gemeenschappelijke Regelingen en Samenwerkingsverbanden

Gemeenschappelijke Regeling

Vestigingsplaats

Variant

Afspraken archiefbeheer

Belastingsamenwerking West-Brabant GGD Hart voor Brabant

Etten-Leur

Openbaar lichaam Openbaar lichaam

Diamant-groep

’sHertogenbosch Tilburg

Regio Hart van Brabant

Tilburg

Openbaar lichaam

Veiligheidsregio Midden- en WestBrabant Omgevingsdienst Midden- en WestBrabant (OMWB) Regionale Ambulancevoorziening (RAV) Brabant MiddenWest-Noord

Tilburg

Openbaar lichaam

Verantwoordelijkheid GR (art. 40 GR) Verantwoordelijkheid GR (art. 20 GR) Verantwoordelijkheid GR (art. 27 GR) Verantwoordelijkheid GR (art. 18a GR) Verantwoordelijkheid GR (art. 28 GR)

Tilburg

Openbaar lichaam

’sHertogenbosch

Openbaar lichaam

Samenwerkingsverband

Vestigingsplaats

Vorm

Openbare verlichting Loon op Zand Rekenkamercommissie Goirle, Loon op Zand, Waalwijk

Dongen

Dienstverleningsovereenkomst Convenant

Piketregeling BaBz en AOV met Loon op Zand en Waalwijk Ambtelijke samenwerking TilburgDongen

Loon op Zand

Regiovervoer MiddenBrabant Regionale Meld- en Coördinatiefunctie Leerplicht (RMC 35)

Tilburg

Dongen

Tilburg

Tilburg

Openbaar lichaam

Dienstverleningsovereenkomst

Verantwoordelijkheid gemeente Dongen (artt. 36, 37, 38) Verantwoordelijkheid GR (GR art. 17)

Afspraken archiefbeheer N.v.t. Niet vastgelegd. Stukken worden aan Raad aangeboden en zodoende gearchiveerd Niet vastgelegd

Mandatering door gemeente Dongen aan gemeente Tilburg (maar niet goed vastgelegd in mandaatregister) ? De leerplichtadministratie wordt door en onder verantwoordelijkheid van gemeente Dongen uitgevoerd. De leerplichtambtenaar maakt gebruik van

Opgenomen in landelijke voorziening? Ja Ja Ja Ja Ja

Ja

Ja

Regionaal Informatie- en Expertise Centrum (RIEC) Zuid-West Nederland

23

Tilburg

Geen overheidsorgaan

informatiesystemen van de gemeente Tilburg. De gemeente Tilburg zorgt voor de formele opzegging en voor de procesmatige afwikkeling Onvoldoende, zorgelijk23

De Erfgoedinspectie, de archiefinspectie van het Stadsarchief Rotterdam, en het interbestuurlijk toezicht van de Provincie Noord-Brabant, constateren in het gezamenlijk rapport, dat de verantwoordelijkheden voor archivering bij de Regionale Informatie- en Expertise Centra (RIEC’S) niet duidelijk zijn. Zie: https://www.brabant.nl/bestuur/kwaliteit-openbaar-bestuur/interbestuurlijktoezicht/toezichtgebieden/archief-en-informatiebeheer/onderzoek-duurzame-toegankelijkheid-archieven-riec.

Bijlage 5.

Overzicht Basisregistraties

Basisregistratie

Inhoud

Rol Dongen

Adressen en Gebouwen (BAG)

Basisgegevens van alle adressen en gebouwen Persoonsgegevens van ingezetenen en ex-ingezetenen Gegevens die nodig zijn om waarde aan onroerende zaken en belanghebbenden te relateren Geografische informatie omtrent gebouwen, wegen, waterlopen, terreinen en spoorlijnen Kadastrale registratie van onroerende zaken en kadastrale rechten, alsmede de kadastrale kaart Registratie ondernemers en rechtspersonen Digitale topografische bestanden Gegevens van voertuigen, kentekenbewijzen en personen aan wie kentekenbewijzen zijn afgegeven Data en informatie over de ondergrond Verzamelinkomen of belastbaar jaarloon van iedereen die aangifte inkomstenbelasting doet

Bronhouder

Personen (BRP)

Waarde Onroerende Zaken (WOZ)

Grootschalige Topografie (BGT)

Kadaster (BRK)

Handelsregister (NHR) Topografie (BRT)

Voertuigen (BRV)

Ondergrond (BRO) Inkomen (BRI)

Gekoppelde applicatie(s) Key2informatie, Key2BAG, DDS

Beheer

Bronhouder

Key2BZ, SSD, DDS

Team Informatiebeheer

Bronhouder

Uitbesteed aan de BWB

BWB

Bronhouder

Key2Informatie, DGDialog

Eigen beheer, Team Data

Bronhouder

Key2informatie

Kadaster

Afnemer

Key2Financien, DDS

Handelsregister

Afnemer

Key2informatie

Kadaster

Afnemer

n.v.t.

RDW (Dienst Wegverkeer)

Bronhouder

Landelijke Voorziening

Team Data

Afnemer

Team Data

Belastingdienst

Bijlage 6.

Overzicht kernapplicaties

Applicatie

Leverancier

Inhoud

Wijzigingen t.o.v. 2018/2019 Was in gebruik tot en met oktober 2020. Alle zaken zijn gemigreerd naar InProces In gebruik sinds oktober 2020 Gekoppeld met InProces Vanaf 2018 in gebruik, vervanger van GWS4all -

Koppeling met Zaaksysteem InProces?

IZIS

Roxit

Zaakregistratie algemeen, organisatiebreed

InProces

Roxit

Squit-XO

Roxit

Suites4sociaaldomein

Centric

Zaakregistratie algemeen, organisatiebreed Omgevingsvergunningen (WABO) Sociale zaken

Key2Financiën

Centric

Key2BAG

Centric

Financiën, gemeentelijke debiteuren- en crediteurenadministratie BAG

-

Nee. Is onderzocht, maar bleek disproportioneel duur; oplossing is een handmatige koppeling (registratie in InProces, vernietiging in applicatie) Nee, geen documentaire neerslag Nee. Koppeling voor de belangrijkste tien processen wordt in 2021 gerealiseerd Handmatige koppeling

Key2Informatie

Centric

BAG

-

Key2Burgerzaken

Centric

Burgerzaken

-

AFAS

AFAS

-

Notubiz Moor

Notubiz Roxit

Personeelsinformatiesysteem Raadsinformatie Kabels en leidingen

Fixi

Decos

Meldingen openbare ruimte

Vervangt per april 2021 Op Orde

Vervangt LTC per april 2021

N/A

N/A

Ja Nee, wordt gerealiseerd in 2021

Nee, vernietiging vindt plaats in applicatie

N/A Nee, handmatig zal periodiek een overzetting plaatsvinden van de dossiers in Moor naar Inproces. Meldingen blijven in Fixi. Gegevens van melders worden beperkt bewaard (korte tijd), managementinformatie meldingen blijft langer te raadplegen. Geen

Giskit

Giskit

Ruimtelijke plannen

Wordt geactualiseerd i.h.k.v. de omgevingswet

JCC

JCC

Klantgeleiding, maken van afspraken

In 2019 geüpdatet om te voldoen aan de AVG

JVS

Meta objects

Leerplicht

Workplace

Facebook

Sociaal intranet

GBI

Dataquint/Antea

Beheer openbare ruimte

Meedoenregeling

Centric

Minimaregelingen

Key2Begraven

Centric

Begraafplaatsen beheer

In 2021 onderzoeken we een alternatief voor Workplace

In 2020 naar de cloud gegaan

koppeling nodig, geen documentaire neerslag Noodzakelijk voor de koppeling met Digitaal Stelsel Omgevingswet. De ruimtelijke plannen worden lokaal opgeslagen in InProces, landelijk in DSO Geen documentaire neerslag. Persoonsgegevens worden binnen een jaar na het maken van de afspraak gewist. In samenwerking met gemeente Tilburg. Geen koppeling met het zaaksysteem. Archivering en vernietiging van de gegevens/ dossiers verdient aandacht, is nu niet goed in beeld Geen archiefwaardige informatie, valt niet onder Aw

Bevat objectgegevens, geen documentaire neerslag Gekoppeld aan Suites4Sociaal domein Koppeling met het zaaksysteem, dossieropbouw vindt plaats in InProces. Nader onderzoek nodig of er in Key2begraven geen documenten achterblijven.

Bijlage 7.

Verdiepend onderzoek archiefruimten 2019

Archiefruimte De archiefruimte dateert uit 1982 en is gelegen in de kelder van het gemeentehuis. In het kader van het interbestuurlijk toezicht (IBT), heeft de provincie Noord-Brabant op 8 mei 2018 in bijzijn van de gemeentelijk archiefinspecteur een inspectiebezoek aan de archiefruimte gebracht op. Van dat bezoek is een beoordelingsverslag met verbeterpunten opgesteld d.d. 24september 2018. De gemeente Dongen heeft een concept plan van aanpak opgesteld met een puntsgewijze aanpak van geconstateerde verbeterpunten. Dit plan van aanpak in opgenomen in het gemeente brede Huisvestingsplan 2020. Het Huisvestingsplan (Geprogrammeerd onderhoud) wordt in het vierde kwartaal 2019 ter goedkeuring voorgelegd aan het college. De werkzaamheden aan het gemeentehuis en de archiefruimte zullen zeker tot en met 2021 duren. Klimaat De archiefruimte beschikt niet over een klimaatsysteem. De temperatuur en relatieve luchtvochtigheid worden gemonitord middels optische controle op een thermometer en haarhygrometer. Het gebruik van haarhygrometers is niet toegestaan (Archiefregeling art. 45). Op termijn zullen loggers worden geplaatst om de klimaatgegevens structureel te monitoren. Teneinde de klimaatsituatie in kaart te brengen heeft medewerker archieftoezicht van 22 mei tot 27 mei 2019 een datalogger in de ruimte geplaatst.

De datalogger legt elk kwartier de temperatuur en relatieve luchtvochtigheid vast. De meetresultaten geven aan dat te temperatuur met gemiddeld 20,7oC consequent te hoog is. De relatieve luchtvochtigheid is binnen de wettelijke normen.24 De trend (zie grafiek) laat zien dat de waarden constant zijn. Qua luchtvochtigheid voldoet de ruimte aan de wettelijke eisen, maar de temperatuur is stelselmatig te hoog. Een klimaatinstallatie helpt om de temperatuur te controleren. Temp. (oC) gemiddeld laagste hoogste In grafiek:

RH (%)

20,7 20,6 20,9

46,3 45,6 46,6

Blauwe lijn

Rode lijn

50 45 40 35 30 25

Temp (C) RH(%)

20 15 10 5 0 Aanbevelingen op basis van geconstateerde aandachtspunten

24

Archiefregeling art. 45a. De relatieve luchtvochtigheid van archiefruimten heeft een zo constant mogelijke waarde van 50% R.V. +/- 10%. De temperatuur varieert tussen de 16°C en 20°C. Een overschrijding tot 25°C gedurende ten hoogste 10 etmalen per jaar is toegestaan.

Het bezoek van de archivaris in opleiding, op 21 mei 2019, heeft zich gericht op de eisen die de Archiefregeling aan archiefruimten stelt. Daarbij is in acht genomen dat de archiefruimte steeds minder dienstdoet als plaats waar archiefbescheiden worden beheerd. Digitale archiefbescheiden winnen terrein ten opzichte van de analoge versies en dat leidt tot een lager gebruik van de archiefruimte. Dit laat onverlet dat de stukken die nog wel in deze ruimte worden geplaatst, op een duurzame wijze moeten worden beheerd. Daarom wordt prioriteit toegekend aan: het toegangsprotocol, voor wie toegang heeft tot de archiefruimte; de hygiëne van de archiefruimte; de aanwezigheid van rook- en watermelders die zijn doorgeschakeld naar de brandweer; de klimaatomstandigheden in de archiefruimte. De archiefruimte voldoet op een aantal punten niet aan de eisen die de Archiefregeling daaraan stelt. De gemeente Dongen is zich daarvan bewust en de afdeling DIV werkt aan verbeteringen op basis van het Huisvestingplan. Prioriteit 3.5 4.1.2 5.1, 5.3, 5.6, 5.14

7.1

Doorvoeringen voor watermelders zijn niet brand- en waterwerend afgewerkt; aanbeveling is dit alsnog te realiseren De archiefruimte is op dit moment niet voorzien van een brandmeldinstallatie. In het kader van het Huisvestingsplan wordt dat op termijn wel gerealiseerd De ruimte beschikt niet over een klimaatsysteem. In het kader van het Huisvestingsplan worden op termijn wel dataloggers geplaatst voor het monitoren van de temperatuur en relatieve luchtvochtigheid. Vooralsnog is er geen voornemen om een klimaatinstallatie te installeren. De metingen van de medewerker archieftoezicht laten zien dat de temperatuur in de ruimte te hoog is. Aanbevolen wordt te zoeken naar een oplossing om de temperatuur onder de wettelijke bovengrens van 20oC te houden De toegang tot de archiefruimte geschiedt middels een toegangscode die bij alle medewerkers van de gemeente Dongen bekend is. Dit wordt ingeschat als onaanvaardbaar bedrijfsrisico. De toegang tot de ruimte dient voorbehouden te zijn aan diegenen die daarvoor geautoriseerd zijn en de archiefruimte dient overeenkomstig beveiligd te worden

Overige aandachtspunten 2.2 Er is geen vastgesteld calamiteitenplan. Dit wordt meegenomen in het Huisvestingsplan 2020. Niettemin verdient het aanbeveling zo spoedig mogelijk een calamiteitenplan op te stellen en medewerkers te trainen hoe zij met archiefbescheiden om moeten gaan in het geval van een calamiteit 4.1.3 In de archiefruimte zijn radiatoren aangetroffen. Deze dienen te worden verwijderd 5.8 De deuren zijn gezet in een houten constructie, met metalen ombouw rond de kozijnen. Deze constructie levert een verhoogd risico op brand op 5.11.a De vaste kasten staan te dicht op de muur; deze zouden ten minste 10 cm. van de muur moeten staan om de luchtcirculatie in de ruimte te optimaliseren. De gemeente Dongen is zich hiervan bewust en plaatst daarom in de vaste kasten alleen stukken die op termijn te vernietigen zijn. Blijvend te bewaren stukken worden in stellingkasten geplaats waar de luchtcirculatie in orde is 5.13 Digitale archiefstukken, zoals Cd’s en harde schijven, worden in de archiefruimte bewaard, maar niet in een daarvoor bestemde digikluis. Deze archiefstukken dienen zo spoedig mogelijk in een gekoelde omgeving bewaard te worden, welke vrij is van schadelijke elektromagnetische straling

Bijlage 8.

Verdiepend onderzoek audiotulen 2019

Aanleiding Audio- en videotulen zijn een gangbare vorm van verslaglegging van bestuurlijke besluitvorming geworden. Er worden veel energie en middelen besteed aan het beschikbaar maken van deze informatie op de website van de gemeente. De maatregelen om deze bestanden op lange termijn te borgen blijven bij veel gemeenten nog achterwege. Alle reden dus, om verdiepend onderzoek te doen naar de aard, beschikbaarstelling en archivering van audio- en videotulen in hun context. Onderstaande ontwikkelingen versterken de noodzaak om audio- en videotulen blijvend en toegankelijk te bewaren. 1.

Onderzoeksrapport van de Vereniging van Griffiers (VvG) In 2013 werd een rapport gepubliceerd van de Vereniging van Griffiers (VvG): Videotulen voor de eeuwigheid? Over het spanningsveld tussen Gemeente- en Archiefwet. Een van de conclusies toen was dat wat de video- en of audiotulen betreft er geen verplichting is om deze te maken, maar als ze wel zijn gemaakt, deze op grond van de Archiefwet 1995 blijvend zouden moeten worden bewaard. De achterliggende gedachte hierbij is vooral dat audiovisuele verslagen niet alleen dienen als service aan de burger, maar ook rechtsgevolgen kunnen hebben. 2. Onderzoeksrapport Archief 2020 en actualisering Selectielijst 2017 per 1 januari 2020 In het rapport Videoverslaglegging duurzaam en toegankelijk van Archief 2020 (2016) werd de noodzaak tot permanente bewaring opnieuw benadrukt. Mede omdat in de huidige trend steeds meer enkel een audioof videoverslag van de raadsvergaderingen wordt gepubliceerd, waarmee wordt afgestapt van het maken van een uitgebreid schriftelijk verslag. In 2014 oordeelde de Raad van State dat het maken van een videoverslag van een openbare gemeenteraadsvergadering niet verplicht is (ECLI:NL:RVS:2014:3756). Op basis van de uitspraak wordt verder geconcludeerd dat25: o Indien alleen een audio- of videoverslag van de vergadering is gemaakt, deze blijvend bewaard moet worden.

o Als er naast de gemaakte audio- dan wel audiovisuele opnamen ook notulen of besluitenlijsten beschikbaar zijn, het meest informatierijke verslag blijvend bewaard moet worden. o Ervoor gekozen kan worden meerdere verslagen te bewaren, vanuit democratisch en maatschappelijk belang. Vanaf 1 januari 2020 zijn de audio- en videotulen opgenomen als permanent te bewaren bestanden in de Selectielijst archiefbescheiden gemeenten en intergemeentelijke organen 2017, actualisatie 2020. Dit geldt voor alle Nederlandse gemeenten. 3. Ontwikkelingen rondom het Wetsvoorstel Open Overheid (Woo) De ontwikkelingen rondom de Woo maken het urgent om de informatiehuishouding van de gemeente nader op orde te brengen. De Woo wil de transparantie en verantwoording van de overheden bevorderen door overheden te verplichten zo veel mogelijk informatie in een vroegtijdig stadium actief openbaar toegankelijk te maken. De bestuurlijke besluitvorming maakt deel uit van de open data die elke gemeente transparant, toegankelijk en duurzaam moet maken. Het is daarom belangrijk niet af te wachten, maar nu actief maatregelen te treffen. 4.

Het vastgestelde onderzoeksthema videotulen van het IBT Noord-Brabant 2019-2020 Vanuit bovenstaande ontwikkelingen heeft de gemeentearchivaris van Dongen gekozen een verdiepend onderzoek uit te voeren naar de duurzame beschikbaarheid en toegankelijkheid van audiovisuele verslaglegging. Aanpak In de periode juli t/m september 2019 heeft een verdiepend onderzoek plaatsgevonden naar audiovisuele verslaglegging van de raadsvergaderingen in de gemeente Dongen. Dit onderzoek is uitgevoerd met behulp van: Vragenlijst, door contactpersoon ingevuld (teamleider DIV), zie bijlage 2.3.2 B. Bestudering van Reglement van Orde, KPI-rapportages, Overeenkomst Notubiz-Dongen. Realitycheck in Green Valley Zaaksysteem en Raadsinformatiesysteem (RIS) Dongen.

25

R.J. Hageman, A. van Essen, C. Huigen, Videoverslaglegging duurzaam en toegankelijk (z.p. 2016), 11-12.

-

Interview met teamleider DIV.

Conclusies Risico: archivering is onvoldoende in beeld, waardoor toegankelijkheid borging van de raadsverslaglegging op de lange termijn, nog niet gerealiseerd is. -

-

-

De archivering van audiotulen in de gemeente Dongen is nog niet geregeld. o De audio opnamen die door Notubiz aan in opdracht van de gemeente Dongen worden verrijkt tot audiotulen, zijn onvoldoende duurzaam toegankelijk. ▪ De metadata op spreker, onderwerp, spreektijd en dergelijke zijn eigendom van Notubiz. ▪ De gemeente Dongen kan niet 'om niet' over bovengenoemde metadata beschikken, omdat het intellectueel eigendom niet overgedragen is van Notubiz aan de gemeente Dongen. Dit kan geregeld worden door middel van een licentieovereenkomst zoals beschreven in het VNG Model Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten (2018), onder art. 8. o De audio opnamen die door de gemeente Dongen beheerd worden, worden niet in samenhang met raadsverslaglegging en vergaderstukken beheerd en geborgd. De griffie is als proceseigenaar verantwoordelijk voor de verslaglegging en is geen onderdeel van de ambtelijke organisatie. De samenwerking tussen griffie en DIV op het gebied van beschikbaarstelling en archivering van de audiovisuele verslaglegging is onvoldoende uitgewerkt. Momenteel ligt het accent eenzijdig op beschikbaarstelling. Uit het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid (2018) vloeit voort dat audiotulen voorzien moeten zijn van ondertitels.26 De audiotulen van Dongen zijn nog niet ondertiteld.

Bevindingen Onderstaande bevindingen hebben geleid tot bovengenoemde conclusies. 1.

Opslag/beheer audiotulen bij de gemeente Dongen Verslagen en besluitenlijsten van raadsvergaderingen uit het jaar 2005 zijn enkel opgeslagen op cdroms. Daarmee zijn deze niet toegankelijk én niet beschikbaar voor raadpleging en archivering. o Risico: informatieverlies door verouderde dragers. Tot 2018 werden audiotulen op netwerkschijf opgeslagen. Dit is geen formele beheeromgeving. o Vanaf 2018 zijn audiotulen in het Zaaksysteem opgeslagen. o Risico: duurzaam beheer van audio opnamen binnen de gemeente Dongen, tot 2018, is niet geborgd.

2.

Beschikbaarstelling en toegankelijkheid via Notubiz Audiotulen van openbare raadsvergaderingen zijn toegankelijk in het RIS van Notubiz, beschikbaar via de website van de gemeente Dongen. o Door Notubiz worden de audiobestanden geknipt per agendapunt en vervolgens per spreker (onder vermelding van de spreektijd). o Onder het agendapunt worden de vergaderstukken in pdf toegevoegd. o Hoofdelijke stemming wordt niet weergegeven. Besluitenlijsten zijn in ondertekende versie beschikbaar in het RIS van Notubiz, raadpleegbaar via de website van de gemeente Dongen. o De ondertekende besluitenlijsten worden gescand door DIV en beheerd in het Zaaksysteem. o Deze scans worden ook in het RIS van Notubiz opgenomen en zo beschikbaar gesteld aan de burger.

26 Zie https://wetten.overheid.nl/BWBR0040936/2018-07-01 en verder de standaard EN 3011 549, specifiek p. 13, onder

'captions'. Voor websites die zijn gepubliceerd vanaf 23 september 2018, moet uiterlijk met ingang van 23

september 2019 voldaan worden aan de verplichtingen van het Tijdelijk Besluit, websites die zijn gepubliceerd voor 23 september 2018 uiterlijk met ingang van 23 september 2020 en mobiele applicaties uiterlijk 23 juni 2021.

3.

Beheer audiotulen in context bij gemeente Dongen De door DIV beheerde audiotulen zijn niet nader toegankelijk gemaakt op spreker en agendapunt. Daarnaast is geen sprake van het leggen van relaties met inhoudelijke zaken in het Zaaksystem. o Risico: de gemeente Dongen beschikt niet over de door Notubiz nader toegankelijk gemaakte audiotulen in het RIS, waardoor duurzame toegankelijkheid in het geding komt. De besluitenlijsten (inclusief agenda's) zijn in ingebonden boeken per jaar bewaard tot en met 2017. Vanaf 2018 worden de agenda's en besluitenlijsten in aparte jaarlijks opgemaakte zaken in het zaaksysteem bewaard. o De analoge wijze van archiveren, staat op gespannen voet met het beheer van de audio opnamen i.c.m. de agenda's en besluitenlijsten in het Zaaksysteem (schaduwarchief). o Risico: het leidende dossier per raadvergadering in Dongen is, tot 2017, nog analoog. Audio opnamen maken van deze dossier geen deel uit. De toegankelijkheid van audiotulen op de lange termijn is daardoor problematisch. De kans op fragmentatie van audio opname, agenda en besluitenlijst is hoog.

4.

Archivering De wijze waarop Notubiz de raadpleegomgeving (het RIS) heeft ingericht en gerealiseerd, is voor zowel medewerkers van de gemeente, raadsleden als burgers goed toegankelijk Idealiter zou deze raadpleegomgeving worden gearchiveerd as is De reconstructie van deze raadpleegomgeving is echter in de huidige situatie niet haalbaar o Risico: de toegankelijkheid van de audiotulen op de lange termijn kan door de gemeente Dongen niet worden gerealiseerd als de wijze waarop audiotulen in het RIS toegankelijk zijn. o Het is onduidelijk hoe de gemeente Dongen op de lange termijn audiotulen beschikbaar kan stellen. Voor wat betreft de papieren archiefvorming, tot 2017 (zie ook onder 3), is nog onduidelijk hoe deze gearchiveerd wordt in relatie tot de audio opnamen.

5.

Actualiteit Reglement van Orde Het Reglement van Orde (RvO) is op een aantal punten niet actueel In het RvO van 2017 wordt audioverslaglegging niet genoemd o Risico: de audioverslaglegging is niet geformaliseerd in het RvO.

6.

Afspraken met leverancier, waaronder over intellectueel eigendom De eigen voorwaarden (gebaseerd op GIBIT 2016) 27 van de gemeente zijn van toepassing voor het contract o Artt. 12 lid 3 en 17 lid 5 zijn van de gemeentelijke voorwaarden zijn specifiek uitgezonderd. Dit betreft de beheeromgeving van de bestanden inclusief de metadata die Notubiz creëert. o Hoewel Dongen als één van de weinige onderzochte gemeenten eigen voorwaarden op de overeenkomst van toepassing laat zijn, vormen de uitgezonderde artikelen het grootste risico t.a.v. de beschikking over door Notubiz gecreëerde metadata. Onder 'Archivering en eigendomsvoorbehoud' staat beschreven dat de gemeente Dongen (als opdrachtgever) een beroep kan doen op Notubiz (als opdrachtnemer) om videobestanden als back-up bestanden ter beschikking te stellen. o Onvermeld blijft hoe die bestanden er precies uitzien. o De gemeente Dongen blijft (als opdrachtgever) verantwoordelijk voor de opbouw van een eigen archief. o Risico: het is niet duidelijk op welke wijze een beroep kan worden gedaan op Notubiz als het gaat om de back-up van video opnamen van de gemeenteraadsvergaderingen.

27

GIBIT 2016 is verouderd (link naar de actuele versie). Van belang is aandacht te besteden aan het overdragen van intellectueel eigendom op door de opdrachtnemer vervaardigde zaken, zoals beschreven in VNG Model Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten (2018). Artikel 8 van dit model betreft specifiek de eigendomsrechten, waaronder metadata. Wanneer dit artikel niet kan worden geaccepteerd door de leverancier, wordt aangeraden een licentieovereenkomst af te sluiten. In een licentieovereenkomst wordt overeenkomen dat de gemeente eigenaar wordt van de door de leverancier gecreëerde programmatuur en metadata, en betaalt aan leverancier daarvoor een vooraf vastgesteld bedrag. Zie nader Videoverslaglegging duurzaam en toegankelijk, p. 21.

Colofon Opdrachtgever: Informatie: Datum: Status: Versienummer:

Gemeente Dongen gemeentearchivaris@tilburg.nl, telefoon 06 11 07 47 72 02 – 06 – 2021 Definitieve versie 1.0