2021-009562 Bijlage 1 KPI-rapportage Gemeente Dongen 2020

VERSLAG TEN BEHOEVE VAN HORIZONTALE VERANTWOORDING ARCHIEVEN Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de VNG archief KPI’s KPI-rapportage Gemeente Dongen over 2020

Versiebeheer Versie 0.1 0.2

Datum 2021-03-04 2021-05-20

0.3

2021-05-26

0.4

2021-05-27

0.5 1.0

2021-05-28 2021-06-02

Wijzigingen Eerste concept Tweede concept, aanvullingen van Veerle Ultee en Ruud van Willigen Derde concept, aanvullingen Veerle Ultee en Ruud van Willigen Vierde concept, aanvullingen Veerle Ultee Definitief concept Definitieve versie, ter vaststelling door College

Auteur(s) Mathijs Timmermans Mathijs Timmermans, Veerle Ultee, Ruud van Willigen Veerle Ultee, Ruud van Willigen Veerle Ultee Mathijs Timmermans Mathijs Timmermans

2

Inhoudsopgave Managementsamenvatting

4

Verantwoording College aan Raad

4

Algemene indruk

4

Toelichtend puntsgewijs verslag

7

KPI 1.

Lokale regelingen

7

KPI 2.

Middelen en mensen

9

KPI 3.

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot

11

KPI 4.

Kwaliteitszorg en toezicht

12

KPI 5.

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

15

KPI 6.

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding

16

KPI 7.

Overbrenging

18

KPI 8.

Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden

19

Verantwoording onderzoek

20

Bijlage 1.

Gebruikte afkortingen

21

Bijlage 2.

KPI e-formulier

22

Bijlage 3.

Verdiepend onderzoek vernietiging 2020

27

Bijlage 4.

Overzicht Gemeenschappelijke Regelingen en Samenwerkingsverbanden

28

Bijlage 5.

Overzicht Basisregistraties

30

Bijlage 6.

Overzicht kernapplicaties

31

Bijlage 7.

Verdiepend onderzoek archiefruimten 2019

33

Bijlage 8.

Verdiepend onderzoek audiotulen 2019

35

Colofon

38

3

Managementsamenvatting Voor u ligt het KPI-verslag van de gemeentearchivaris van de gemeente Dongen 2021. Het KPI-verslag wordt elke twee jaar opgesteld en dient om de organisatie te ondersteunen bij verantwoording van en de zorg over het beheer van archieven conform de Archiefwet 1995 (Aw). Het onderzoek dat ten grondslag ligt aan dit verslag is uitgevoerd aan de hand van de door de Vereniging van Nederlandse gemeenten (VNG) ontwikkelde kritische prestatie-indicatoren archief (KPI’s). Deze indicatoren tonen aan in hoeverre de gemeente Dongen voldoet aan vigerende wet- en regelgeving, ten aanzien van het archiefbeheer.

Verantwoording College aan Raad Dit KPI-verslag vormt de basis voor het afleggen van horizontale verantwoording over het archiefbeheer door het college van burgemeester en wethouders (College) aan de gemeenteraad (Raad) van de gemeente Dongen. Tevens verwerkt de gemeentearchivaris de bevindingen vanuit zijn eigen rol en verantwoordelijkheid als toezichthouder zoals bedoeld in artikel 32, lid 2 Aw. Daarnaast dient, na bestuurlijke vaststelling, een afschrift van dit verslag en het bijbehorende verbeterplan aan de Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant toegezonden te worden; op basis hiervan voert het interbestuurlijk toezicht (IBT) Noord-Brabant verticaal toezicht uit.

Algemene indruk De gemeente Dongen heeft in 2020 belangrijke stappen gezet om informatie- en archiefbeheer binnen de organisatie te verbeteren. De gemeente Dongen werkt met korte lijntjes en heeft een pragmatische insteek. Soms worden daarom de formele eisen vanuit wet- en regelgeving niet punctueel nageleefd. De insteek van de organisatie is echter aantoonbaar om te voldoen aan wet- en regelgeving, binnen de financiële en organisatorische mogelijkheden van de organisatie. De gemeentearchivaris is bij totstandkoming van dit verslag goed geïnformeerd. De belangrijkste verandering voor de organisatie is de overstap van zaaksysteem IZIS naar InProces in het laatste halfjaar van 2020. De geconstateerde aandachtspunten worden door gemeente Dongen meegenomen in het Archiefjaarplan (AJP).

• • • • • • • •

•

•

•

Wat gaat goed Dongen beschikt over een actuele archiefverordening, welke voldoet aan de wettelijke eisen (KPI 1). Dongen heeft op 30 maart 2021 de geactualiseerde Beheerregeling Informatiebeheer vastgesteld (KPI 1). Dongen heeft de inrichting van het SIO sinds oktober 2019 geformaliseerd. In de praktijk komt het SIO sinds november 2018 bijeen en worden besluiten genomen over selectie en vernietiging (KPI 1). De verantwoordelijkheden ten aanzien van archiefbeheer bij GR’en voldoen aan de wettelijke eisen (KPI 1). Dongen voldoet aan de wettelijke eisen omtrent het kenbaar maken van besluiten (KPI 1). Er is geen sprake van het uitbesteden van archiefbeheertaken (KPI 1). Dongen maakt gebruik van het stelsel van basisregistraties en meldt in voorkomende foutieve gegevens terug aan de bronhouder via Digimelding (KPI 1). De formatie en het opleidingsniveau van team INF en team BVB zijn in de afgelopen periode aantoonbaar verbeterd. De wettelijke taken ten aanzien van informatie- en archiefbeheer kunnen in de regel naar behoren worden uitgevoerd (KPI 2). Gemeente Dongen maakt gebruik van een kwaliteitssysteem als bedoeld in art. 16 van de Archiefregeling. Sinds april 2021 wordt gewerkt met kwaliteitscontroles die zijn vastgelegd in het Handboek Record Management.

Deze kwaliteitscontroles borgen in voldoende mate dat het vastgestelde beleid ten aanzien van zaakgericht werken wordt uitgevoerd (KPI 4). Dongen maakt gebruik van gecertificeerde, duurzame opslagformaten voor analoge archiefbescheiden. Daarnaast wordt in InProces gebruik gemaakt van gecertificeerde, duurzame opslagformaten voor documenten die als tekstbestanden worden aangemerkt (KPI 5). Gemeente Dongen heeft van de migratie van archiefbescheiden uit IZIS naar InProces een verklaring van migratie opgesteld (KPI 6).

4

•

•

•

•

•

•

• • •

•

•

• • • •

Wat kan beter De werkzaamheden ten aanzien van archief- en informatiebeheer die medewerkers van gemeente Tilburg verrichten voor gemeente Dongen, zijn niet vastgelegd in het mandaatregister van gemeente Dongen (KPI 1). De achterstand van ca. 10.000 zaakdossiers in zaaksysteem InProces, wordt in de loop van 2021 weggewerkt (KPI 2). De werkwijze wordt beschreven in het bij het verbeterplan informatie- en archiefbeheer gemeente Dongen 2021. De koppeling van vakapplicaties aan zaaksysteem InProces is een punt van aandacht (KPI 3). o Zogenaamde handmatige koppelingen zijn in theorie risicovol, omdat de kans bestaat dat onvolledige of dubbele registratie plaatsvindt. In het geval van handmatige koppelingen beschikt de vakapplicatie wel over een vernietigingsfunctionaliteit. o Voor Key2Begraven moet onderzocht worden of documentaire neerslag in de applicatie achterblijft. Ten aanzien van de overbrenging van permanent te bewaren digitaal gevormde archiefbescheiden zijn momenteel nog geen volledig toereikende voorzieningen getroffen. Team INF heeft wel aan RA Tilburg gevraagd welke voorzieningen moeten worden getroffen om archiefbescheiden uit InProces te kunnen overbrengen naar de eDepotomgeving van RA Tilburg (KPI 3).

Dongen heeft een geactualiseerd calamiteitenplan vastgesteld waarin is opgenomen hoe te handelen met betrekking tot het veiligstellen van archiefbescheiden in geval van een calamiteit. Er wordt echter niet met het plan geoefend, waardoor niet kan worden vastgesteld of medewerkers daadwerkelijk juist kunnen handelen ten aanzien van het beschermen van archiefbescheiden wanneer zich een calamiteit voordoet (KPI 3). De koppeling van vakapplicaties aan zaaksysteem InProces is een voorwaarde om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te beheren en zorg te dragen voor adequate vernietiging. Momenteel is slechts één vakapplicatie gekoppeld aan het zaaksysteem. Gemeente Dongen heeft wel min of meer concrete voornemens om actie te ondernemen op dit punt (KPI 5). Leverancier Roxit heeft nog geen duidelijkheid kunnen geven over de wijze waarop compressie en encryptie worden toegepast in zaaksysteem InProces (KPI 5). Dongen voldoet aan de voorwaarden om vervanging toe te passen, maar dient wel het vervangingsbesluit zo spoedig mogelijk bekend te maken (KPI 6). Vernietiging van archiefbescheiden buiten het zaaksysteem is onvoldoende geborgd. Dit betreft in mindere mate vernietiging in vakapplicaties, die in ieder geval in beeld is; in meerdere mate gaat het om archiefbescheiden in e-mailboxen en op netwerkschijven.

Risico’s ten aanzien van onvolledige of dubbele registratie, onaanvaardbaar informatieverlies, datalekken en taakverwaarlozing zijn reëel, maar zijn niet geconstateerd (KPI 6). De archivering van algoritmen verdient bredere aandacht binnen de organisatie. Voor deze rapportage kon niet worden aangegeven of en hoe de gemeente Dongen gebruik maakt van algoritmen. Als deze worden gebruikt in de gemeente, is Dongen verplicht deze algoritmen op een zodanige wijze te archiveren dat de werkprocessen waarin deze gebruikt worden, kunnen worden gereconstrueerd. De gemeentearchivaris zal in de toekomst expliciet onderzoek verrichten naar de archivering van algoritmen (KPI 6). De archivering van audiotulen heeft aandacht in het AJP; de in 2019 geconstateerde actiepunten blijven een punt van aandacht (KPI 6).

Wat moet beter (in volgorde van prioriteit) Er is sprake van een achterstand ten aanzien van overbrenging van onderdelen van de registers van de Burgerlijke Stand Dongen en ’s Gravenmoer (KPI 7). Bij vier samenwerkingsverbanden is niet duidelijk welke afspraken met betrekking tot archiefbeheer zijn gemaakt (KPI 1). De archivering en vernietiging van gegevens en dossiers in vakapplicatie JVS is niet goed in beeld (KPI 3). Vier verbeteringen die aan de archiefruimte moeten worden uitgevoerd zijn in 2019 beschreven, maar vanwege een begrotingstekort is hier nog geen actie op ondernomen (KPI 3).

5

•

De archiveringsafspraken met RIEC Zuid-West Nederland zijn onvoldoende. Het is echter zeer de vraag wat de gemeente Dongen hier zelf aan kan doen. Het is in ieder geval ook voor de Provinciale toezichthouder een punt van aandacht (KPI 1).

6

Toelichtend puntsgewijs verslag Onderstaand verslag zet uiteen in hoeverre de gemeente Dongen voldoet aan de wettelijke eisen betreffende de zorg voor en het beheer van archieven conform de Aw. Hier wordt gerapporteerd aan de hand van de door de VNG ontwikkelde archief KPI’s. Deze KPI’s zijn in april 2020 geactualiseerd vastgesteld.1 Op basis van dit toelichtend verslag zijn de aanbevelingen hierboven geformuleerd.

KPI 1. Lokale regelingen Voldoet de organisatie aan de wettelijke eisen?

Archieftoezicht Conform artikel 32 voorziet de Aw in toezicht op het archiefbeheer door de aangewezen archivaris. Dit toezicht heeft betrekking op alle archiefbescheiden (analoog en digitaal) tot moment van vernietiging of overbrenging naar de aangewezen archiefbewaarplaats. Om invulling te geven aan dit wettelijk archieftoezicht heeft de gemeente Dongen een overeenkomst met de gemeente Tilburg voor de uitvoering van het wettelijk archieftoezicht door een gemeentearchivaris van Tilburg, mede uitgevoerd door archiefinspecteurs. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Dongen heeft in februari 2021 Mathijs Timmermans aangewezen als gemeentearchivaris. Archiefverordening & Beheerregeling Informatiebeheer Gemeente Dongen heeft op 6 juni 2019 haar archiefverordening geactualiseerd vastgesteld, op basis van het VNG model archiefverordening.2 Deze verordening is op 16 juli 2019 medegedeeld aan de Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant. Hiermee voldoet de gemeente Dongen aan Aw art. 30 lid 1 en art 32 lid 2. De beheerregeling informatiebeheer is geactualiseerd op 30 maart 2021 en volgt het VNG model beheerregeling informatie- en archiefbeheer.3 Gemeenschappelijke Regelingen en samenwerkingsverbanden In bijlage 4 is een overzicht opgenomen van de Gemeenschappelijke Regelingen (GR’en) en samenwerkingsverbanden waaraan de gemeente Dongen deelneemt.

Met de zeven GR’en waaraan Dongen deelneemt zijn afspraken vastgelegd omtrent de verantwoordelijkheden rondom het archiefbeheer. Dongen maakt gebruik van een archiefparagraaf in overeenkomsten met GR’en en samenwerkingsverbanden. Deze archiefparagraaf wordt opgesteld aan de hand van een model,4 welke in december 2020 is geactualiseerd. Deze modelarchiefparagraaf voldoet aan de eisen die de Aw stelt aan informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden. Bij de overige samenwerkingsverbanden waar de gemeente Dongen aan deelneemt, is niet altijd sprake van deugdelijke afspraken omtrent het archiefbeheer. Het betreft: • Rekenkamercommissie Goirle, Loon op Zand, Waalwijk; • Piketregeling BaBz en AOV met Loon op Zand en Waalwijk; • Regiovervoer Midden-Brabant. De overige samenwerkingsverbanden zijn onderhevig aan een DVO waarin de archiefpragraaf is opgenomen en voldoen daarmee aan de eisen die de Aw stelt. Wat betreft de archiveringsafspraken met het RIEC Zuid-West Nederland in het bijzonder, bestaan vanuit de toezichthouders zorgen rondom de ketenarchivering. In het rapport Integrale casusaanpak door RIEC’s:

1

VNG, Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via kritische prestatie indicatoren (KPI’s) derde geactualiseerde versie april 2020 (Den Haag 2020), zie: https://vng.nl/sites/default/files/2020-05/horizontaleverantwoording_20200430.pdf 2 Archiefverordening gemeente Dongen: https://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/xhtmloutput/Historie/Dongen/626314/CVDR626314_1.html. 3 Beheerregeling Informatiebeheer gemeente Dongen: https://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/xhtmloutput/Actueel/Dongen/CVDR656969.html. 4 Zaak 2021-000149 in InProces. 7

duurzame toegankelijkheid van archieven in de informatieketen (Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed)5, concluderen Inspectie OE, IBT Noord-Brabant en de archiefinspectie Stadsarchief Rotterdam: De RIEC’s zijn geen overheidsorganen en dus geen zorgdrager conform de Archiefwet. De informatie die door de bureaus ontvangen of opgemaakt wordt, valt echter wel onder de Archiefwet omdat ze hun taken uitvoeren in het verlengde van overheidstaken van convenantpartners, die allemaal overheidsorganen zijn. De convenantpartners zijn dus de zorgdrager. In de praktijk is het moeilijk te zeggen wie dan voor welk deel van de informatie verantwoordelijk is. De verantwoordelijkheden voor archivering zijn niet geregeld (…).6 Voorts wordt geconcludeerd dat in de informatieketens binnen de RIEC’s geen archiefwettelijk selectieinstrumentarium voorhanden is. Er wordt dus geen gebruik gemaakt van een vastgestelde selectielijst, waardoor selectie en vernietiging niet volgens de wettelijke kaders geborgd zijn. 7 Tenslotte wordt geconcludeerd dat informatie kan zijn vastgelegd in meerdere informatiesystemen of zelfs bij verschillende organisaties.8 Daarmee komt de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden in deze keten ernstig in het geding.

Deze conclusies betekenen voor de gemeente Dongen dat niet geborgd is dat de werkprocessen die plaatshebben in de informatieketen van RIEC Zuid-West Nederland, verantwoording kan worden afgelegd. Dongen is zorgdrager in dezen en heeft dus baat bij het maken van goede afspraken omtrent het archiefbeheer. Op landelijk niveau wordt actie verwacht van de onze minister van OCW (namelijk, aanpassing van art. 4 van de Aw. ‘zodat dit artikel ook geldt voor samenwerkingsverbanden wanneer het geen overheidsorganen betreft’9) en onze minister van Justitie en Veiligheid (namelijk het formaliseren van verantwoordelijkheden van informatie- en archiefbeheer). Het is twijfelachtig of de gemeente Dongen hier ook een proactieve houding in kan nemen. Afspraken met betrekking tot archivering tussen Dongen en het RIEC Zuid-West Nederland zijn niet af te dwingen door de gemeente. Strategisch Informatieoverleg (SIO) Op 1 oktober 2019 heeft het college van burgemeester en wethouders het SIO formeel ingesteld. Informeel komt het SIO sinds november 2018 gemiddeld eenmaal per jaar bijeen. Vanaf november 2020 is het voornemen om tweemaal per jaar bijeen te komen. Het SIO is ingericht op basis van de zogenaamde smalle variant, waarbij samengewerkt wordt met de gemeenten Drimmelen, Geertruidenberg en Loon op Zand.

In het overleg hebben zitting: de gemeentearchivaris van Dongen (welke tevens de gemeentearchivaris van Drimmelen, Geertruidenberg en Loon op Zand is) en ambtenaren van de aangesloten gemeenten die belast zijn met de zorg voor informatie- en archiefbeheer. In de SIO’s worden besluiten voorbereid ten aanzien van selectie en vernietiging, waaronder hotspots; het laatste SIO (d.d. 18 november 2020) heeft het huidige Coronavirus als hotspot vastgesteld. Mandaatregeling archiefzorg Dongen heeft in haar mandaatregeling 2019, geactualiseerd op 16 juni 202010, geen mandateringen opgenomen ten aanzien van de archiefzorg. De vorm van mandatering die Dongen heeft gekozen is de zogenaamde omgekeerde mandatering. Dat wil zeggen dat alle bevoegdheden aan de ambtelijke organisatie worden gemandateerd, met uitzondering van bevoegdheden die zich daar niet voor lenen of die daar door het College van zijn uitgezonderd. Dat betekent dat een veel minder uitgebreid mandaatregister hoeft te worden bijgehouden dan in het geval van ‘reguliere’ mandatering. Met betrekking tot de werkzaamheden van eigen medewerkers ten aanzien van de archiefzorg (beheer, vernietiging en overbrenging) volstaat de wijze van mandatering zoals in de regeling is opgenomen. De werkzaamheden van de gemeentearchivaris vallen hier ook onder,11 aangezien deze is aangewezen door het College.

5

Zie: https://www.inspectie-oe.nl/publicaties/rapport/2019/02/15/rapport-riecs. Inspectie OE, Integrale casusaanpak door RIEC’s (2019) p. 13. 7 Ibidem, p. 14. 8 Ibidem p. 15. 9 Ibidem, p. 4. 6

10

https://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/xhtmloutput/Historie/Dongen/635956/CVDR635956_2.html. 11 Dit betreft de volgende zaaktypen, die in het zaaksysteem (Exxllence) van gemeente Tilburg worden geregistreerd: waarmerken document – aanvragen; raadpleging van archieven met een openbaarheidsbeperking – aanvragen; archiefoverdracht – uitvoeren; archiefacquisitie – uitvoeren; 8

Echter, de werkzaamheden die ambtenaren van andere gemeenten ten aanzien van archief- en informatiebeheer voor de gemeente Dongen uitvoeren, zijn middels deze mandaatregeling niet rechtmatig belegd. Immers, blijkens de tekst wordt onder ‘medewerker’ verstaan diegenen die ‘in dienst [zijn] van de gemeente Dongen dan wel gedetacheerd bij of ingehuurd door de gemeente Dongen.’ Medewerkers van de gemeente Tilburg die werkzaamheden uitvoeren op het gebied van informatie- en archiefbeheer voor de gemeente Dongen vallen niet onder die definitie. Er is op 19 januari 2021 wel mandaat verleend aan het afdelingshoofd informatievoorziening van gemeente Tilburg met bevoegdheid tot het verlenen van ondermandaat12omtrent het beheer en de vernietiging van archiefbescheiden van de gemeente Dongen die in het zaaksysteem van gemeente Tilburg worden beheerd.13 Omdat hier echter sprake is van medewerkers die niet in dienst zijn van gemeente Dongen, moet deze mandatering ook zijn vastgelegd in het mandaatregister van gemeente Dongen; dat is momenteel niet goed geregeld. Uitbesteding archiefbeheer Er is geen sprake van uitbesteding van archiefbeheertaken. Wet open overheid (Woo) Met betrekking tot de voorbereiding op de Woo zijn in 2019 en 2020 geen noemenswaardige vorderingen gemaakt.

Dongen is aangesloten op Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties (DROP), waar de gemeente haar besluiten op publiceert. Daarmee voldoet de gemeente aan de huidige wettelijke eisen omtrent het kenbaar maken van besluiten.

Stelsel Basisregistraties14 Alle overheidsorganisaties zijn verplicht om gebruik te maken van de basisregistraties. Basisregistraties kennen bronhouders en afnemers. Bronhouders zijn verplicht om de basisgegevens in te winnen, beheren en authentiek te houden. Bijlage 5 bevat een actueel overzicht van de basisregistraties waar de gemeente Dongen bronhouder of afnemer van is. Dongen voldoet aan de verplichting gebruik te maken van het stelsel van basisregistraties. Bovendien maakt Dongen gebruik van Digimelding om eventuele fouten in de basisregistraties waarvan de organisatie geen bronhouder is terug te melden. Daarmee voldoet Dongen aan de wettelijke plicht om onjuiste gegevens te melden aan de bronhouder.

KPI 2. Middelen en mensen Kan de organisatie beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt evenals hun kwaliteitsniveau?

Middelen Aan de omvang en wijze van beschikbaar gestelde middelen kan worden afgeleid of deze voldoende aansluiten bij de visie, ambitie, en het vereiste takenpakket om verantwoord informatie- en archiefbeheer te borgen. De begroting van de gemeente Dongen bedroeg in 2020 €64.600.000,-. De totale post ‘overhead’ is €8.600.000,-. Onder deze post vallen de middelen die het College als archiefzorgdrager ter beschikking stelt voor de zorg voor en het beheer van archiefbescheiden welke de gemeente heeft ontvangen of opgemaakt. De middelen zijn niet nader te specificeren qua bedrag, maar omvatten slarissen, ICT-kosten, archiefmateriaalkosten en de kosten die aan RA Tilburg worden betaald. Het is lastig om een ‘hard’, onderbouwd oordeel te geven over de toereikendheid van de door gemeente Dongen beschikbaar gestelde middelen ten aanzien van archief- en informatiebeheer op basis van bovenstaande gegevens. De realiteit is dat archiefopslag – aanvragen; archieftoezicht – uitvoeren; advisering vervangingsbesluit – uitvoeren; archiefvernietiging – uitvoeren; archiefvervreemding – uitvoeren. 12 Zaak 2020-004766 in InProces gemeente Dongen.

13 Het betreft de volgende zaaktypen binnen Exxellence van gemeente Tilburg: declaratie regionale jeugdhulp – indienen; ondernemersadvies intake – aanvragen; ondernemersadvies intake – aanvragen; ondergrondse containerpas – aanvragen; verzoekschrift machtiging gesloten jeugdhulp – beschermd indienen; TOZO wijziginsformulier – indienen; tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemer – aanvrager’ ondernemersbegeleiding – starten; TOZO 2 – aanvragen; IOAZ uitkering – aanvragen; IOAZ uitkering heronderzoek – starten; IOAZ verlenging – aanvragen; BBZ uitkering – aanvragen; BBZ uitkering heronderzoek algemeen – starten; BBZ uitkering heronderzoek inkomen – starten; BBZ uitkering verlenging – aanvragen. 14

Zie Digitale overheid, Stelsel Basisregistraties 9

veel administratieve taken ten aanzien van het in ‘goede, geordende en toegankelijke staat’ brengen van archiefbescheiden bij medewerkers in de gehele organisatie zijn belegd. Medewerkers van team Informatiebeheer (INF), en team Bedrijfvoeringsbeleid (BVB) hebben een cruciale rol in het borgen van de kwaliteit en de volledigheid van registraties in dezen. Echter, de verantwoordelijkheid voor het juist afhandelen en registreren van zaken is belegd bij alle medewerkers in de organisatie. Mensen, kwalitatief en kwantitatief ten behoeve van beheer Gemeente Dongen heeft voor de taken ten aanzien van informatie- en archiefbeheer de aansturende taken belegd bij team INF en team BVB. De formatieomvang en functieprofielen van medewerkers die zijn belast met informatie- en archiefbeheer zijn als volgt samengesteld: Functie Taak Opleiding Fte Schaal Functioneel Beheren van applicaties SOD1, MTRO (MBO 5 applicatiebeheerder (INF) waaronder het zaaksysteem en 4), Systeemdigitale formulieren. /netwerkbeheer Beantwoorden van (MBO 4) gebruikersvragen, oplossen van fouten en het doen van updates. Privacy Officer (INF) Invulling geven aan uitvoering Diverse trainingen 1 en naleving van de AVG Allround medewerker Beheer archief, registratie van SOD I, SOD II, VVA, 1 (INF) post.

LARM Medewerker (INF) Beheer archief, registratie van MBO 1 post, servicdesk Informatiemanager (BVB) Informatiebeleid, projectleider, Msc Business 1 advisering, volgen van Information Systems, landelijke ontwikkelingen, LARM, IDM leveranciersmanagement Totaal fte 9 De structurele formatie voor team INF in 2021 bedraagt 9 fte. In 2017 was het aantal uren dat aan deze of vergelijkbare werkzaamheden werd besteed nog 11,39 in 2019 8,89. Het takenpakket van bovenstaande medewerkers omvat functioneel applicatiebeheer, post en archief werkzaamheden, records management, privacy officer en servicedesk taken (zie kolom taak in bovenstaande tabel). De teruggelopen formatie ten opzichte van 2017 valt te verklaren doordat er taken overgeplaatst zijn naar andere teams (voorbeeld: de CISO-taken zijn nu belegd binnen team Bedrijfsvoeringsbeleid) en het archief enkel nog digitaal is, de analoge post afneemt en zaken efficiënt en effectief geregeld zijn. Het team krijgt bijvoorbeeld bij grotere projecten en het maken van beleid ook ondersteuning vanuit team Bedrijfsvoeringsbeleid. In het KPI-verslag van de gemeentearchivaris over 2019 werd geconcludeerd dat de formatie en het opleidingsniveau voor medewerkers die belast zijn met informatie- en archiefbeheer kwetsbaar zijn.

Er was sprake van onderbezetting, hetgeen resulteerde in achterstanden met betrekking tot de wettelijk verplichte werkzaamheden ten aanzien van de zorg voor en het beheer van archieven. Daarnaast was de inhoudelijke vakkennis die vereist is voor het uitvoeren van deze werkzaamheden slechts bij één medewerker aanwezig. Het opleidingsniveau van de medewerkers is inmiddels veel beter geborgd. De opleidingen die gevolgd zijn, zijn adequaat voor de werkzaamheden die moeten worden uitgevoerd. Ten aanzien van de in 2019 geconstateerde achterstanden in de wettelijk verplichte archiefwerkzaamheden kan het volgende worden vermeld: • De 41,5 m1 achterstand met betrekking tot de vernietiging van analoog archief is in 2020 weggewerkt. Op het gebied van analoog archief kent Dongen niet langer achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden.

10

•

10.000 zaakdossiers met een onbekende omvang. Deze achterstand wordt in 2021 weggewerkt. Deze achterstand wordt veroorzaakt door onderbezetting en de uitrol van een nieuw zaaksysteem (InProces), waarover hieronder uitgebreider wordt gerapporteerd. Bovenstaande in ogenschouw nemend kan worden geconcludeerd dat de bezetting ten opzichte van eerdere jaren weliswaar afgenomen is, maar dat de medewerkers qua opleiding en formatie de taken naar behoren uit kunnen voeren. De achterstanden ten opzichte van 2019 zijn of worden weggewerkt en het opleidingsniveau van medewerkers is adequaat en de continue borging van het opleidingsniveau wordt door de organisatie onderkend. Mensen, kwantitatief ten behoeve van toezicht De gemeentearchivaris, die is belast met het toezicht op de niet overgedragen archiefbescheiden, wordt bijgestaan door een archiefinspecteur. De beschikbaarstelling van de gemeentearchivaris en archiefinspecteur door de gemeente Tilburg voorziet in de toezichtproducten die binnen een KPI-cyclus van 2 jaar worden geleverd.

KPI 3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?

Vakapplicaties Bijlage 6 bevat een actueel overzicht van de kernapplicaties die in gebruik zijn bij de gemeente Dongen. De belangrijkste wijziging in 2020 is dat zaaksysteem InProces in gebruik is genomen. Dit zaaksysteem heeft IZIS vervangen als zaaksysteem; alle zaken uit IZIS zijn geschoond en in oktober 2020 gemigreerd naar InProces. De vakapplicatie voor Vergunningen, Toezicht en handhaving (Squit2020) is momenteel de enige applicatie die ‘gekoppeld’ is aan InProces. Gekoppeld wil zeggen dat wijzigingen in de vakapplicatie automatisch doorgevoerd worden in InProces en vice-versa. Bij niet-gekoppelde vakapplicaties wordt dossierregistratie handmatig doorgevoerd in InProces. Dit brengt niet alleen extra werkzaamheden met zicht mee (er moet immers dubbel geadministreerd worden), maar ook ontstaat het risico op onvolledige registratie. Daarnaast komt de vernietiging van archiefbescheiden in het geding, aangezien de bewaartermijn als metadata wordt toegevoegd in InProces, maar niet in de niet-gekoppelde vakapplicaties. De organisatie is zich bewust van dit risico en heeft onderzocht hoe applicaties aan het zaaksysteem kunnen worden gekoppeld. In sommige gevallen blijkt dit onmogelijk, of disproportioneel qua kosten en inspanningen. Dan wordt gezocht naar een pragmatische oplossing.

Zoals op te maken valt uit het overzicht in bijlage 6, wordt applicatie voor Sociale Zaken (Suites 4 Sociaal Domein) in 2021 gekoppeld aan InProces. Voor Key2Burgerzaken zal in 2021 onderzocht worden of een koppeling met InProces haalbaar is. Twee vakapplicaties kennen geen documentaire neerslag (Fixi en Key2Informatie); deze applicaties ondersteunen verschillende werkprocessen en vormen geen archiefbescheiden in de zin van de Aw. Bepaalde vakapplicaties (Key2Financiën, Key2BAG, AFAS en Moor) zijn ‘handmatig’ gekoppeld; registratie vindt plaats in InProces, vernietiging in de vakapplicatie. Bij deze handmatige koppeling bestaat het hierboven beschreven risico op onvolledige registratie; wel is het een goede zaak dat de vakapplicaties een vernietigingsfunctionaliteit hebben. De vakapplicatie JVS wordt gebruikt in het kader van werkprocessen omtrent de leerplicht, in samenwerking met gemeente Tilburg. Geconstateerd wordt dat archivering en vernietiging in deze applicatie op dit moment niet goed in beeld is. De vakapplicatie Key2Burgerzaken zal onderzocht worden op de vraag of daar documentaire neerslag in achterblijft. Archiefruimte Ten aanzien van de archiefruimte is in opdracht van de gemeentearchivaris in 2019 een verdiepend onderzoek uitgevoerd Daarover is het College per brief geïnformeerd d.d. 13 januari 2020 (zaaknummer gemeente Tilburg 1315131).

De resultaten van dat onderzoek zijn nogmaals bijgevoegd bij dit verslag, in bijlage 7. De belangrijkste conclusies van het onderzoek waren als volgt. De archiefruimte voldoet op een aantal punten niet aan de eisen die de Archiefregeling daaraan stelt. De gemeente Dongen is zich daarvan bewust en team INF werkt aan verbeteringen op basis van het Huisvestingplan. Prioriteit: 11

1. 2. 3. 4.

Realisatie doorvoeringen brand- en waterwerende watermelders. Voorzie archiefruimte van brandmeldinstallatie. Voorzie archiefruimte van klimaatsysteem. Beperk toegang tot archiefruimte tot daarvoor geautoriseerde personen en Vervang de toegangscode. 5. Stel een calamiteitenplan vast (zie ook hieronder). Het Huisvestingsplan staat momenteel on hold vanwege een begrotingstekort van gemeente Dongen. Derhalve is alleen actie ondernomen op het gebied van het calamiteitenplan, daarover wordt hieronder uitgebreider gerapporteerd. De risico’s die ten aanzien van bovenstaande punten gelden blijven voor de punten 1 tot en met 4 relevant. Archiefbewaarplaats en eDepot De twee archiefbewaarplaatsen aan de Goirkestraat en Kazernehof in Tilburg zijn aangewezen als archiefbewaarplaatsen van de gemeente Dongen. Sinds juni 2019 is een extra archiefbewaarplaats in Zaltbommel in gebruik genomen. Voor de digitaal gevormde archiefbescheiden die voor permanente bewaring in aanmerking komen, is op dit moment geen lange termijn oplossing met betrekking tot de duurzame toegankelijkheid. Voor de overbrenging van dergelijke archiefbescheiden wordt gekeken naar de eDepotvoorziening van RA Tilburg. Aansluiting op het eDepot van RA Tilburg is gerealiseerd voor een deel van de bouwvergunningen van Dongen en ’s Gravenmoer (1901-2010).

Deze bouwvergunningen waren al overgebracht, maar worden (grotendeels) vervangen door digitale exemplaren. Dit project loopt sinds 2018 en is nog altijd niet afgerond; de verwachting is dat dit in Q2 2021 gerealiseerd is – dat is een bijstelling van de verwachting dat dit vóór 1 juni 2019 gerealiseerd zou zijn, zoals vermeld werd in het KPI-verslag van de gemeentearchivaris van 2019. Het e-team van RA Tilburg heeft van team INF en de gemeentearchivaris de opdracht gekregen om met een concreet plan te komen om te bepalen hoe Dongen er zorg voor kan dragen dat in InProces gevormde archiefbescheiden op termijn kunnen worden overgebracht naar de eDepotomgeving. Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming Gemeente Dongen heeft in november 2020 een plan vastgesteld waarin is opgenomen hoe moet worden gehandeld ten aanzien van het veiligstellen van archiefbescheiden in het geval van een calamiteit. Het plan volgt de landelijke richtlijnen op het gebied van hoe men dient te handelen ten aanzien van archiefbescheiden bij calamiteiten en is in die zin actueel. Er wordt echter niet met het plan geoefend, wat afbreuk doet aan het vaststellen van de handelingsbekwaamheid van medewerkers die geacht worden archiefbescheiden veilig te stellen wanneer zich een calamiteit voordoet.

KPI 4. Kwaliteitszorg en toezicht Werkt de organisatie structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding?

Informatiebeleid Team INF heeft een Archief Jaarplan (AJP) 2021, dat het plan DIV 2018 heeft vervangen. In dit plan zijn acties opgenomen waarmee de kwaliteit van archiefbeheer wordt verbeterd. Het plan omvat courante acties ten aanzien van informatie- en archiefbeheer, die gedurende het jaar worden gemonitord. Het AJP wordt elke twee maanden binnen team INF besproken. Het archiefplan 2021 wordt niet vastgesteld door het College, omdat het operationeel van opzet is. De actiepunten worden gevormd aan de hand van de volgende uitgangspunten: • Het borgen van een centraal, logisch samenhangend archief voor de gehele organisatie. Hierbij wordt uitgegaan van de zogenaamde kernapplicaties, die gekoppeld moeten worden aan het zaaksysteem. o Koppelingen tussen kernapplicaties en het zaaksysteem. Middels koppelingen tussen vakapplicaties en InProces wordt het beheer van archiefbescheiden binnen de organisatie gestuurd. • Het aansluiten van het zaaksysteem op een eDepot. Permanent te bewaren archiefbescheiden moeten op termijn worden overgebracht; voor digitale archiefbescheiden geldt dat deze moeten worden bewaard in een eDepotomgeving. Door bij het beheer in het zaaksysteem reeds rekening te houden met de condities

12

waaraan archiefbescheiden in het kader van langetermijn preservering aan moeten voldoen, is de duurzame toegankelijkheid van deze archiefbescheiden geborgd. • Pragmatisch voldoen aan standaarden omtrent het beheer en de toekomstige preserveringen van archiefbescheiden conform de uitgangspunten van TMLO. • Medewerkers team INF in een adviserende en controlerende rol ten aanzien van de kwaliteit van informatie- en archiefbeheer. • Actief tegengaan van schaduwarchivering. Dit houdt in dat beleid moet komen op • Gebruikersondersteuning, gevraagd en ongevraagd advies met betrekking tot duurzaam informatie- en archiefbeheer. • Geen achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden ten aanzien van informatie- en archiefbeheer. • Alle nieuwe medewerkers krijgen een training over het zaaksysteem en uitleg over de uitgangspunten van goed informatiebeheer aan de hand van praatplaat informatielandschap, uitgangspunten zaakgericht werken en uitgangspunten informatiebeheer. Deze uitgangspunten vormen de kaders voor informatie- en archiefbeheer binnen de gemeente Dongen. De stand van zaken op bovenstaande kaders is momenteel als volgt. Uitgangspunt Stand van zaken Visie voor realisatie Logisch InProces is in oktober 2020 in gebruik samenhangend genomen.

archief Momenteel zijn twee vakapplicaties In 2021 wordt de koppeling tussen InProces en volledig gekoppeld en het Suites4sociaaldomein gelegd. Daarna gaan we personeelssysteem is via een kijken naar secundaire applicaties als JVS en handmatige koppeling aangesloten Key2Begraven. Voor diverse applicaties werken we nu met een handmatige koppeling (werken in 2 systemen) of vernietigen we in de vakapplicatie. Deze hybride werkwijze zal in de toekomst blijven bestaan omdat koppelingen niet altijd lonen. Aansluiten Momenteel wordt onderzocht of de zaaksysteem op eDepotomgeving van RA Tilburg kan eDepot worden aangesloten op InProces Voldoen aan Dongen maakt gebruik van een In overleg met RA Tilburg zal de metadatering archiefzaaktypencatalogus (ZTC), die de van archiefbescheiden vorm worden gegeven, standaarden organisatie zelf heeft opgesteld en zodat blijvend te bewaren archiefbescheiden vastgesteld. Dit ZTC gaat uit van de worden voorzien van de vereiste metadata. uitgangspunten van metadatastandaard TMLO en wordt toegepast op archiefbescheiden die worden beheerd in InProces. Rol INF Het team is vrij nieuw maar wel goed Na de implementatie van InProces komt er gepositioneerd in de organisatie. meer tijd voor het beter organiseren van de Iedereen kent ze en ze staan te boek PDCA-cyclus. Veel acties komen in beeld in het als experts.

De samenwerking met de AJP en worden nu ook gestructureerder informatiemanager is goed. opgepakt. Het vastleggen van recordmanagement taken, en het uitbreiden hiervan is speerpunt de komende 1,5 jaar. Tegengaan Dit vraagt continue aandacht. Dat schaduwdoen we door onze archivering recordmanagement taken uit te voeren en door collega’s te trainen en continu tips te delen. GebruikersDe training voor zaakgericht werken is Gebruikersondersteuning voorzien van meer ondersteuning aangescherpt, verdiept en verbreed. context en flexibel inspelen op behoeften. De training is verplicht voor alle 13

Geen achterstanden

nieuwe medewerkers van gemeente Dongen. Momenteel is er een achterstand van ca. 10.000 zaakdossiers in InProces. Vernietiging in vakapplicaties die niet zijn gekoppeld aan InProces is niet geborgd (zie ook onder KPI 6).

Waar nodig specifieke, gerichte training, in groepen of individueel. Het vernietigen van archiefbescheiden in (nog) niet gekoppelde vakapplicaties wordt gemonitord in het AJP. Er wordt gewerkt op basis van prioriteiten in cycli van twee maanden, met een behapbaar takenpakket (SMART geformuleerd).

Kwaliteitssysteem archiefbeheer Dongen maakt geen gebruik van een kwaliteitssysteem in de zin van het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO). Wel is sprake van systematische kwaliteitscontroles op het beheer van door de gemeente opgemaakte of ontvangen archiefbescheiden. Deze kwaliteitscontroles zijn als volgt ingericht: • Het beleid ten aanzien van informatie- en archiefbeheer is vastgelegd in de hierboven beschreven uitgangspunten van zaakgericht werken en zijn onderdeel van het inwerktraject van elke medewerker. Deze uitgangspunten zijn naar oordeel van de gemeentearchivaris in beginsel adequaat om de kwaliteit van het informatie- en archiefbeheer te borgen. Kanttekening daarbij is wel dat zaakgericht werken zoals momenteel geconceptualiseerd en geoperationaliseerd vooral is geënt op documentaire informatieobjecten; dat wil zeggen dat het verantwoorden van uitgevoerde werkzaamheden hoofdzakelijk in documenten wordt vastgelegd. • Teneinde te borgen dat deze uitgangspunten daadwerkelijk uitvoering krijgen, maakt de organisatie gebruik van kwaliteitscontroles, vastgelegd in het auditplan gemeente Dongen 2020-2021.15 Dit auditplan wordt jaarlijks – in Q3/Q4 – vastgesteld door de CISO en de FG. De kwaliteitscontroles ten aanzien van informatie- en archiefbeheer zijn opgenomen in het handboek Record Management (Handboek RM) van gemeente Dongen.

Deze kwaliteitscontroles en zijn enerzijds gericht op het controleren van rollen en rechten in systemen en anderzijds op het controleren van registraties. Dongen werkt met dit Handboek sinds april 2021. • De bevindingen van de kwaliteitscontroles worden gemonitord en vertaald naar het AJP, met een tweemaandelijkse update. Daarmee voldoet Dongen aan de wettelijke eis om archiefbescheiden te beheren volgens toetsbare eisen, welke in een kwaliteitssysteem worden vastgelegd (Archiefregeling, art. 16). Gekwalificeerde archivaris Een gemeentearchivaris van de gemeente Tilburg is aangewezen als gemeentearchivaris van de gemeente Dongen. Deze archivaris beschikt over een diploma archivistiek A, conform artikel 32 lid 1 van de Aw. Het toezicht van de archivaris middels dit KPI-verslag maakt onderdeel uit van het kwaliteitssysteem in de tweede lijn. Verslag toezicht archiefbeheer In 2020 oordeelde het IBT Noord-Brabant dat de gemeente Dongen voldoet aan de voorwaarden voor systematisch archieftoezicht, naar aanleiding van de tussenrapportage van de gemeentearchivaris over 2019. Vanaf 2021 schrijft de gemeentearchivaris niet langer de tussen- of voortgangsrapportage. Gemeente Dongen doet jaarlijks verslag over verantwoording van en de zorg over het beheer van archieven – daarbij waar noodzakelijk ondersteund door de gemeentearchivaris.

De gemeentearchivaris, daartoe bijgestaan door de archiefinspecteur(s), voert tweejaarlijks een inspectie uit op basis van de archief KPI’s en een verdiepend themaonderzoek. Rode lijn in het toezicht is het verbeterplan, dat de gemeente jaarlijks opstelt, over het gevoerde beleid ten aanzien van archiefbeheer. Bij dit verbeterplan wordt de gemeentearchivaris betrokken en het vormt een meetlat waarlangs ontwikkelingen van het beleid ten aanzien van informatie- en archiefbeleid binnen de gemeente Dongen worden beoordeeld.

15

Zaaknummer InProces 2020-004775. 14

KPI 5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden?

Geordend overzicht Dongen beschikt over een overzicht van archiefbescheiden die de organisatie ontvangt of opmaakt. In principe worden alle archiefbescheiden, zowel analoog als digitaal, geregistreerd als zaakdossiers in InProces en daar voorzien van metadata waarmee deze kunnen worden gebruikt in werkprocessen en worden beheerd in de context van het zaaksysteem. Sinds 2016 is nog maar zeer beperkt sprake van analoge archiefvorming. Alleen bij brondocumenten Burgerzaken, de verslagen van Raadsvergaderingen en mandaatbesluiten is nog sprake van analoge archiefvorming. Voor de overige werkprocessen wordt volledig digitaal gewerkt. Wanneer in die werkprocessen nog gebruik wordt gemaakt van analoge stukken, worden deze gedigitaliseerd volgens de procedures die zijn beschreven in het Handboek vervanging. Dit Handboek is door het College vastgesteld op 3 maart 2018. Enigszins problematisch in dezen is dat niet alle door de gemeente ontvangen of opgemaakte archiefbescheiden gevangen worden in het overzicht dat InProces kan genereren. Hoewel gekoppelde vakapplicaties betrouwbare gegevens leveren aan het zaaksysteem om te komen tot een logisch, samenhangend overzicht, geld dat niet voor archiefbescheiden die worden beheerd in niet gekoppelde vakapplicaties.

Deze worden wel geregistreerd in InProces door INF en door medewerkers zelf, evenals de schaarse analoge archiefbescheiden die nog gevormd worden, maar dit betreft een handmatige actie. Dongen werkt toe aan een volledige koppeling van de vakapplicaties aan InProces. Tot deze koppeling gerealiseerd is, bestaat echter een gedegen risico op onvolledige of foutieve registratie; hier staat echter tegenover dat team INF adequate voorzieningen ten aanzien van de kwaliteitscontrole heeft geïmplementeerd (zoals beschreven onder KPI 4). Voor de bescheiden hoeveelheid registraties van analoog gevormd archief in InProces wordt het risico op foutieve registratie nihil geacht. Duurzaamheid informatiebeheer De ordening van digitale archiefbescheiden blijft een bijzonder punt van aandacht. Momenteel is de duurzame toegankelijkheid van digitaal gevormde en beheerde archiefbescheiden op de lange termijn nog niet concreet genoeg uitgewerkt om te kunnen stellen dat deze geborgd is. Onder KPI 3 werd reeds vermeld dat het noodzakelijk is dat digitaal gevormde archiefbescheiden die voor permanente bewaring in aanmerking komen overgebracht kunnen worden naar een eDepotomgeving. Daartoe heeft team INF actief aan het e-team van RA Tilburg gevraagd aan welke eisen de archiefbescheiden die in InProces worden beheerd moeten voldoen om deze over te kunnen brengen naar het eDepot.

Deze eisen hebben betrekking op de metadata die aan archiefbescheiden wordt toegevoegd en de bestandsformaten van deze archiefbescheiden. Bij het inrichten van zaaksysteem InProces wordt rekening gehouden met toekomstige overbrenging door het toekennen van specifieke metadata. Deze metadata is vastgelegd in een door Dongen zelf ontworpen en vastgestelde zaaktypencatalogus (ZTC). De metadata die aan zaakdossiers en onderliggende documenten wordt toegevoegd zijn in overeenstemming met metadatamodel TMLO (Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden). Het is waarschijnlijk dat overbrenging vanuit InProces naar de eDepotomgeving van RA Tilburg mogelijk is zonder informatieverlies, omdat het metadatamodel van deze eDepotomgeving (Picturae) eveneens gebaseerd is op TMLO. Gemeente Dongen heeft over dit punt overleg met het e-team van RA Tilburg. Duurzame materialen & Opslagformaten Voor analoge archiefbescheiden die permanent worden bewaard, wordt gebruik gemaakt van duurzame verpakkingsmaterialen, conform artt. 9, 10, 11, 12 en 13 van de Archiefregeling 2014. Ten aanzien van de duurzaamheid van digitale archiefbescheiden, zijn enkel voor informatieobjecten die in InProces of daaraan gekoppelde vakapplicaties worden beheerd opslagformaten vastgesteld, te weten PDF/A1b. Dat betekent dat alle documenten, waaronder scans en tekstbestanden worden omgezet in PDF/A-1b.

Een uitzondering zijn Excel bestanden, die niet kunnen worden omgezet in PDF/A-1b zonder onacceptabel informatieverlies. Voor de overige vakapplicaties geldt dat voor de daarin beheerde informatieobjecten geen opslagformaten zijn vastgesteld. Wanneer informatieobjecten niet voorzien zijn van een opslagformaat welke voldoet aan een open standaard, is de duurzame toegankelijkheid van deze archiefbescheiden niet geborgd; het kan bijvoorbeeld voorkomen dat een opslagformaat niet ondersteund wordt in een (toekomstige) beheeromgeving waarbinnen deze ter beschikking worden gesteld. De documenten die uit deze vakapplicaties 15

in InProces worden geregistreerd, worden omgezet naar PDF/A-1b. Deze NEN-ISO standaard voldoet aan de eisen voor duurzame toegankelijkheid die aan tekstbestanden worden gesteld. Er is nog geen toereikend zicht op informatieobjecten die zich niet goed lenen voor duurzaam beheer in een eDepot omgeving, althans zoals momenteel geconceptualiseerd en geoperationaliseerd. Het zaaksysteem is gericht op het beheer van documentaire informatieobjecten, niet op het beheer van andere informatieobjecten die voor permanente bewaring in aanmerking komen. Datzelfde geldt overigens voor de eDepotomgeving van RA Tilburg. Concreet valt te denken aan de archivering van audiotulen van Raadsvergaderingen, databases en algoritmen in de context van werkprocessen. Over de archivering van audiotulen binnen de gemeente Dongen is in januari 2020 door de gemeentearchivaris gerapporteerd aan het College d.d. 13 januari 2020 (zaaknummer gemeente Tilburg 1315131). De conclusies van het verdiepende onderzoek naar audiotulen uit 2019 zijn onder KPI 6 uitgebreider herhaald. Compressie en encryptie Er wordt gebruik gemaakt van encryptie en compressie in InProces. Leverancier Roxit heeft nog geen antwoord gegeven op de vraag op welke wijze compressie en encryptie worden toegepast binnen InProces. Overbrenging van archiefbescheiden waarbij gebruik is gemaakt van encryptie of compressie is nog niet voorgekomen.

KPI 6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding Weegt de organisatie zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?

Vervanging Zoals onder KPI 5 beschreven, past gemeente Dongen vervanging toe op vrijwel alle archiefbescheiden ontvangen of opgemaakt na 6-10-2015. Het College heeft op 13 maart het vervangingsbesluit vastgesteld, na positief advies van de gemeentearchivaris (d.d. 23 februari 2018). Het vervangingsbesluit is nog niet bekend gemaakt; in het AJP is opgenomen dat dit in Q2 2021 zal gebeuren. In mei 2021 is het Handboek Vervanging geactualiseerd en is de gemeentearchivaris hiervan op de hoogte gesteld. De actualisatie betreft de ingebruikname van zaaksysteem InProces, enkele organisatorische wijzigingen en wijzigingen ten aanzien van de scanprocedure. De uitgangspunten van vervanging als bedoeld in art. 26b van het Archiefbesluit zijn daarbij in acht genomen. Ook is voldoende uitvoering gegeven aan de aandachtspunten die zijn opgenomen in het vervangingsadvies van de gemeentearchivaris van 23 februari 2018. Op basis van deze overwegingen constateert de gemeentearchivaris dat Dongen voldoet aan de voorwaarden om vervanging te kunnen (blijven toepassen); al dient het vervangingsbesluit wel zo spoedig mogelijk bekend gemaakt te worden. Converteren en migreren De archiefbescheiden uit IZIS zijn in naar InProces gemigreerd, zoals onder KPI 3 vermeld. Van deze migratie heeft gemeente Dongen een verklaring van migratie opgesteld als bedoeld in art.

25 lid 2 van het Archiefbesluit.16 Hiermee is geborgd dat de archiefbescheiden die gemigreerd zijn in goede, geordende en toegankelijke staat verkeren. Archiefselectielijst & vernietiging Bijlage 3 bevat de gegevens die zijn verzameld in het kader van het verdiepende onderzoek naar vernietiging, uitgevoerd van juni tot en met september 2020.

Dongen kent bewaartermijnen toe aan analoge en digitaal gevormde archiefbescheiden op basis van de courante VNG selectielijst. Voor digitale archiefbescheiden geldt dat bewaartermijnen worden toegekend in InProces, op basis van het zaakresultaat in combinatie met het zaaktype wordt de bewaartermijn bepaald. Uit het verdiepende onderzoek naar vernietiging blijkt dat gemeente Dongen de courante VNG Selectielijst hanteert bij het toekennen van bewaartermijnen aan ontvangen of opgemaakte archiefbescheiden. Zoals reeds beschreven is zaaksysteem InProces daarbij de centrale component van het archiveringssysteem. Dongen streeft in principe naar zo volledig mogelijke koppeling van zaakapplicaties aan zaaksysteem, maar handelt daarin wel pragmatisch met het oog op kosten en effectiviteit van die koppeling. Over het algemeen kan 16 Zaaknummer InProces: 2021-006688.

16

gesteld worden dat dit probleem voldoende aandacht heeft binnen de organisatie: er is zicht op hoe vernietiging plaats kan vinden in de vakapplicaties en welke vakapplicaties zich goed lenen voor koppeling met het zaaksysteem; waar die koppeling minder voor de hand ligt, wordt gezocht naar een pragmatische oplossing. Anders ligt het echter met het beheer van netwerkschijven en e-mailboxen. Er is onvoldoende regie op het beheer van informatieobjecten in deze omgevingen. Daartoe is wel beleid geformuleerd, gericht op het tegengaan van dubbele documentatie en het beheersen van e-mailboxen; in de praktijk blijkt echter dat onvoldoende kan worden nagegaan of medewerkers zich daadwerkelijk aan dit beleid houden. De gemeentearchivaris concludeert ten aanzien van bovenstaande dat borging van vernietiging in het zaaksysteem voldoende gerealiseerd is, maar dat vernietiging in afzonderlijke, niet gekoppelde vakapplicaties en informatieobjecten in e-mailboxen en op de netwerkschijven een punt van aandacht blijven. Voor zover na te gaan is, is momenteel geen sprake van datalekken, onaanvaardbaar informatieverlies of taakverwaarlozing. Deze risico’s zijn echter met de huidige stand van zaken wel reëel; de organisatie dient zich hiervan bewust te zijn. Algoritmen zijn vanaf 1 januari 2020 verplicht te archiveren volgens de VNG selectielijst (cat. 2.1.2).

Dit houdt in dat voor alle beslissingen waarbij algoritmen gebruikt worden, deze algoritmen gearchiveerd moeten worden voor tenminste zo lang als de geldigheid van de beslissingen waarbinnen zij gebruikt zijn. Bovendien moeten gemeenten verantwoording kunnen afleggen over het gebruik van algoritmen bij beleidsvormingsprocessen. 17 Over de wijze waarop algoritmen moeten worden gearchiveerd is geen consensus. 18 Echter, ligt het voor de hand dat voor het kunnen afleggen van verantwoording niet enkel de ‘instructie’ als zodanig wordt bewaard, maar vooral de context waarin dit algoritme is gebruikt. Belangrijke aspecten zijn dan: Hoe is het algoritme ontworpen? Met name de vraag welke bias er in het algoritme is opgenomen is van belang, in het kader van de maatschappelijke effecten van algoritmen die worden ingezet bij (automatische) besluitvorming. In welk(e) proces(sen) wordt het algoritme gebruikt? Welke gegevens worden door het algoritme geanalyseerd en wat zijn de resultaten van het proces waarin het algoritme wordt gebruikt? In het onderzoek vernietiging is gevraagd welke voorbereidingen de gemeente Dongen treft om algoritmen te archiveren. Hierop is geantwoord dat hier geen voorbereidingen worden getroffen, omdat geen algoritmen worden gebruikt binnen de gemeente.

In latere interviews ten behoeve van dit inspectieverslag is bevestigd dat voor zover bekend geen gebruik wordt gemaakt van algoritmen in processen van de gemeente Dongen. In hoeverre dat ook geldt voor de manier waarop besluitvorming tot stand komt en uitvoering wordt gegeven aan dat beleid, is niet vastgesteld door de gemeentearchivaris of archiefinspecteur. Hier zal in een toekomstig inspectieverslag expliciet onderzoek naar worden verricht. In 2019 is een verdiepend onderzoek uitgevoerd naar de archivering van audiotulen van de Raadsvergaderingen van gemeente Dongen. De resultaten van dit onderzoek zijn in januari 2020 bericht aan het College (zie ook hierboven) en nogmaals opgenomen in bijlage 8. De conclusie uit het onderzoek is dat de archivering van audiotulen in de gemeente Dongen nog onvoldoende in beeld en geregeld is. Toegankelijkheid van de audiotulen in context zijn op lange termijn niet gegarandeerd. Deze conclusie resulteerde in de volgende aanbevelingen: 1. Borg de opslag van audiotulen in context van de raadsvergadering. 2. Regel het intellectueel eigendom van gemeente Dongen met leverancier Notubiz en verrijk de audiotulen met de noodzakelijke metadata voor toegankelijkheid (spreker, onderwerp, spreektijd, ondertiteling e.d.). 3. Stem het werkproces van beschikbaarstelling, beheer en borging van de audiotulen nader af tussen griffie en DIV.

Deze actiepunten zijn in beeld en opgenomen in het AJP. Er zijn momenteel nog geen significante vorderingen mee gemaakt. Hotspotmonitor Gemeente Dongen heeft geen hotspotmoitor, maar stelt in het SIO hotspots vast. Op het SIO van 28-11-2019 is de brand bij TUF vastgesteld als hotspot. Op het laatste SIO, d.d. 18 november 2020, is Covid-19 als hotspot 17 18

VNG Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020, p. 105. Ibidem, p. 85. 17

vastgesteld. De werkwijze ten aanzien van het archiveren van deze hotspots is nog niet nader uitgewerkt. Voorlopig worden dossiers die betrekking hebben op deze hotspots uitgezonderd van vernietiging middels de vernietigingslijsten die de organisatie jaarlijks opstelt. Uiteindelijk zal een selectie moeten worden gemaakt ten aanzien van het bewaren van specifieke documenten. Over die selectie zal het SIO zich uitspreken.

KPI 7. Overbrenging Brengt de organisatie het principe van de Archiefwet 'te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk?

Dongen kent achterstanden op het gebied van overbrenging. Deze achterstand betreft delen van registers van de Burgerlijke Stand Dongen en ’s Gravenmoer: Onderdeel Periode Overbrenging Geboorte Dongen 1916-1920 z.s.m. 1921-1925 2026 Geboorte ’s Gravenmoer 1913-1932 2033 Overlijden Dongen 1961 z.s.m. 1962-1965 z.s.m. 1966-1970 z.s.m. Overlijden ’s Gravenmoer 1972 2023 Huwelijken Dongen 1941-1950 2026 Huwelijken ‘s Gravenmoer 1933-1950 2026 In het AJP wordt opgenomen hoe de overbrenging van de onderdelen die formeel gezien overgebracht hadden moeten zijn wordt gerealiseerd. De gemeentearchieven tot 1997 en de bouwdossiers tot 2009 zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats; het archief van de bodemdossiers tot 2016 is eveneens overgebracht. De gemeentearchieven 1997-2009 zijn in slecht geordende staat en zullen inhoudelijk en materieel bewerkt moeten worden om te kunnen worden overgebracht. Dit blok moet uiterlijk in 2028 overgebracht zijn naar de archiefbewaarplaats.

Team INF heeft globaal in kaart gebracht welke werkzaamheden nodig zijn om deze en andere nog bij de gemeente berustende archieven in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen zodat deze op termijn kunnen worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats: Archief Looptijd Status m1 Toegang Actiepunt Gemeentearchief 2010-2019 Bewerkt 22 Ja Laatst toegevoegde dossiers bewerken; verder geordend Bouwvergunningen 2010-2016 Bewerkt 17,5 Nee Laatst toegevoegde dossiers bewerken; verder geordend. Inventaris moet gemaakt worden Bouwvergunningen 2010-2015 Onbewerkt ? Nee Materiële bewerking noodzakelijk, ordening moet nog gebeuren Milieuvergunningen 1929-1996 Bewerkt 14.88 Ja Geordend; staat in Dongen archiefbewaarplaats, nog niet overgebracht Milieuvergunningen 1930-1996 Bewerkt 1.63 Ja Geordend; staat in 's Gravenmoer archiefbewaarplaats, nog niet overgebracht Milieuvergunningen 1997-2015 Deels 45,5 Nee Inventaris moet gemaakt worden, Dongen bewerkt enkele dossier moeten nog toegevoegd worden Restant bouwarchief 1902-1979 Bewerkt 2,5 Ja Aanvulling op reeds overgebracht Dongen archief Restant bouwarchief 1980-1996 Bewerkt 1 Ja Aanvulling op reeds overgebracht Dongen archief

18

Restant bouwarchief Dongen Restant bouwarchief 's Gravenmoer Restant bouwarchief 's Gravenmoer

1997-2009

Bewerkt

1

Ja

Aanvulling op reeds overgebracht archief -1979 Bewerkt ? Ja Aanvulling op reeds overgebracht archief 1980-1996 Bewerkt ? Ja Archief moet nog geschoond worden, inventaris moet gemaakt worden De planning van de hierboven genoemde acties zullen worden opgenomen in het AJP.

KPI 8. Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden Voldoet de organisatie in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet?

De in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden zijn voor iedereen kosteloos te raadplegen. Fysieke stukken kunnen bezoekers op de studiezaal aan de Kazernehof inzien en een steeds groter wordend deel van de archieven is via de website te raadplegen. De openingstijden zijn op dinsdag en vrijdag van 9.30 tot 17.00 uur en elke tweede zaterdag van de maand van 9.30 tot 17.00 uur. Voor het raadplegen van bouwvergunningen kan ook een afspraak gemaakt worden op de woensdag en donderdag. Op maandagen is het Regionaal Archief Tilburg gesloten. De studiezaal was voor een groot deel van in 2020 gesloten voor publiek vanwege de coronacrisis en een verbouwing.19 In 2021 zal deze situatie zich ook voor blijven doen. Wel zijn de uren van de chat verruimd. 20 De scanning on demand service voor zowel gemeenten als burgers en inwoners is gratis sinds november 2020. Het aantal21 fysieke bezoekers aan de studiezaal neemt de afgelopen jaren sterk af. Jaar Bezoek studiezaal Bezoek website Individuele bezoekers website 2018 2.065 326.000 112.000 2019 1.794 339.000 131.050 2020 580 416.000 155.520 Uit de gehouden kwaliteitsmonitor 2019 bleek dat de gemiddelde waardering voor Regionaal Archief Tilburg door de bezoekers is uitgedrukt met een gemiddeld rapportcijfer 8,0. Voor de raadpleging van archiefbescheiden waar een openbaarheidsbeperking op rust, is een procedure ingericht.

In de meeste gevallen kan de gemeentearchivaris ontheffing verlenen, zodat aanvragers inzage verkrijgen in dergelijke archiefbescheiden.

19

De studiezaal was gesloten van 22 tot en met 23 februari, 27 februari tot en met 6 maart, 16 maart tot en met 1 juni en 5 tot en met 18 november 2020. De studiezaal was van 2 juni tot en met 5 november en is vanaf 19 november 2020 alleen op beperkte schaal en uitsluitend op afspraak geopend. 20 Maandag en vrijdag van 13.00 - 16.00 uur en 19.00 - 22.00 uur en dinsdag t/m donderdag van 10.00 - 16.00 uur en 19.00 - 22.00 uur. Deze uitbreiding van de chat is mogelijk door nieuwe inzet van mensen en een intensievere samenwerking met het Brabants Historisch Informatie Centrum in ’s-Hertogenbosch. 21 Cijfers hebben betrekking op alle twaalf gemeenten, die zijn aangesloten op het Regionaal Archief Tilburg. Vanaf 2018 worden de bezoekers vanwege de AVG niet meer op naam geregistreerd. 19

Verantwoording onderzoek Afbakening Het onderzoek dat ten grondslag ligt aan dit KPI-verslag richt zich op de vraag in hoeverre de gemeente Dongen voldoet aan wet- en regelgeving ten aanzien van de verantwoording van en de zorg over het beheer van archieven. Het toezicht op dit onderwerp conform de Aw wordt uitgevoerd door de gemeentearchivaris. De focus van het verslag is dus voornamelijk gericht op compliance en is geen vervanging voor toetsingsinstrumenten die explicieter gericht zijn op de kwaliteit van de informatiehuishouding. 22 Daarnaast richt het onderzoek zich in de eerste plaats op het toezicht over niet-overgebrachte archieven. Tevens is de reikwijdte van dit toezicht specifiek gericht op tekst gebaseerde informatieobjecten (documenten). Aanpak Om tot een afgewogen oordeel te komen, is gebruik gemaakt van de door de VNG ontwikkelde archief KPI’s. Deze vormden de basis voor een aantal semigestructureerde interviews, gehouden in de periode oktober 2020 tot en met maart 2021. Via deze interviews is gericht input voor dit verslag opgehaald in de organisatie. De interviews hebben plaatsgevonden met Veerle Ultee, informatiemanager, en Ruud van Willigen, medewerker DIV, op 16 oktober 2020 en 3 maart 2021. Tevens is in de maanden april en mei 2021 via e-mail en telefoon gecorrespondeerd.