Bijlage 1 Inkoop- & aanbestedingsbeleid 2024.pdf

Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2024

30-1-2024

Inhoudsopgave INHOUDSOPGAVE .................................................................................................................................. 2 1. INLEIDING ..................................................................................................................................... 3 2. GEMEENTELIJKE DOELSTELLINGEN ................................................................................................. 5 2.1 Uitgangspunten ..............................................................................................................................5 2.2 Discretionaire ruimte ......................................................................................................................6 3. JURIDISCHE UITGANGSPUNTEN ......................................................................................................

7 3.1 Algemeen juridisch kader ..............................................................................................................7 3.2 Uniforme documenten ...................................................................................................................7 3.3 Algemene beginselen bij Inkoop ...................................................................................................8 3.4 Aanbestedingswet 2012.................................................................................................................8 3.5 Uniform Europees Aanbestedingsdocument ...............................................................................9 3.6 Gedragsverklaring Aanbesteden ...................................................................................................9 3.7 Elektronisch aanbesteden ..............................................................................................................9 3.8 Uniforme Administratieve Voorwaarden ...................................................................................10 3.9 Algemene Inkoopvoorwaarden ..................................................................................................10 3.10 Grensoverschrijdend belang ........................................................................................................11 3.11 Mandaat en volmacht

..................................................................................................................11 3.12 Wet Bibob ......................................................................................................................................11 3.13 Wet open overheid en Aanbestedingswet 2012 .......................................................................12 3.14 Klachtenregeling ...........................................................................................................................12 3.15 Ruime visie aanbestedingsrecht ..................................................................................................13 3.16 Afwijkingsbevoegdheid ...............................................................................................................13 4. ETHISCHE EN IDEËLE UITGANGSPUNTEN ......................................................................................

14 4.1 Integriteit ......................................................................................................................................14 4.2 Privacy............................................................................................................................................14 4.3 Brede welvaart ..............................................................................................................................15 4.3.1 Milieu en Biodiversiteit ......................................................................................................15 4.3.2 Klimaat .................................................................................................................................16 4.3.3 Circulair en Bio-based .........................................................................................................16 4.3.4 Ketenverantwoordelijkheid ...............................................................................................17 4.3.5 Diversiteit en inclusie..........................................................................................................17 4.3.6 Social Return ........................................................................................................................18 4.4 Innovatiegericht Inkopen

.............................................................................................................18 4.5 Make or buy decision ...................................................................................................................19 5. ECONOMISCHE UITGANGSPUNTEN ........................................................................................... 20 5.1 Product- en marktanalyse ............................................................................................................20 5.2 Beste prijskwaliteitverhouding als norm ....................................................................................20 5.3 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie .......................................................20 5.4 Lokale economie en MKB coalitieagenda Strategie ..................................................................21 5.5 Clusteren en percelen ...................................................................................................................21 5.6 Samenwerkingsverbanden ..........................................................................................................22 5.7 Bepalen van de inkoopprocedure ...............................................................................................22 5.8 Sociale- en andere specifieke diensten

.......................................................................................24 5.9 Groslijstensystematiek .................................................................................................................25 5.10 Raming en financieel budget .......................................................................................................25 5.11 Eerlijke mededinging en commerciële belangen .......................................................................25 5.12 Wijzigingen overheidsopdracht tijdens de looptijd onder de drempel ...................................26 6. ORGANISATORISCHE UITGANGSPUNTEN .................................................................................

27 6.1 Opdrachtgeverschap ....................................................................................................................27 6.1.1 Rollen ...................................................................................................................................27 6.1.2 Taken ....................................................................................................................................27 6.2 Inkoop in de organisatie ..............................................................................................................28 6.3 Verantwoordelijkheden ...............................................................................................................28 7. BIJLAGEN ................................................................................................................................... 30

2

1. Inleiding In de Coalitieagenda Doetinchem 2022-2026 is de identiteit van de gemeente Doetinchem (hierna: de gemeente) als volgt gedefinieerd: Visie Onze gemeente zet in op gezamenlijke groei en kwaliteit, met focus op samenwerking met inwoners, ondernemers en organisaties. De gemeente streeft naar een gebalanceerde ontwikkeling, waarbij bestaande kwaliteiten behouden blijven en er ruimte is voor groei. Samenwerking staat centraal, zowel binnen als buiten de gemeentegrenzen, om de uitdagingen aan te pakken. Het benadrukt participatie van alle inwoners, inclusief de minder vertegenwoordigde groepen, en het belang van regionale samenwerking en positionering. Missie Haar missie en merkbelofte komen samen in de volgende slogan: Aangenaam, Doetinchem “samen groeien in kwaliteit”. Dat is waar de gemeente voor staat. Samen groeien in kwaliteit De samenleving blijft zich in een rap tempo ontwikkelen. De gemeente is de bestuurslaag die het dichts bij de inwoners staat. Dat maakt het extra belangrijk dat de medewerkers, raads- en collegeleden van de gemeente Doetinchem en ook de organisaties die aan haar verbonden zijn, benaderbaar en toegankelijk zijn. De gemeente Doetinchem staat natuurlijk niet op zichzelf, Zij is er zich van bewust van haar positie en verantwoordelijkheden als centrumgemeente.

Zij zal zich inzetten om de gemeente op de kaart te zetten en blijven lobbyen bij provincie, VNG en Rijk voor thema’s die voor de gemeente en de regio van belang zijn, ‘Groei door doen’ Dat betekent dat we ons continu blijven ontwikkelen. We staan open voor nieuwe ideeën en zijn bereid te leren. We hebben oog voor elkaar en de buitenwereld en focussen op efficiëntie en innovatie. We komen daarvoor in de doe-stand, zijn daadkrachtig, nemen initiatief, zetten de schouders eronder en boeken resultaten die bijdragen aan de verdere groei van gemeente Doetinchem. Kernwaarden De manier waarop de gemeente werkt kenmerkt zich in drie kernwaarden: Kort samengevat: VIS De Doetinchemse gemeentelijke organisatie kent drie kernwaarden. Deze waarden bepalen waar de organisatie voor staat, het is de identiteit en maakt de bedrijfscultuur herkenbaar. VERANTWOORDELIJKHEID

•

INITIATIEFRIJK

•

SAMENWERKING

Verantwoordelijk en Initiatiefrijk in Samenwerking, oftewel VIS.

3

Inkoop- en aanbestedingsbeleid De gemeente spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de inkoopen aanbestedingspraktijk. In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop bij de gemeente plaatsvindt. De gemeente leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2). Aangezien Inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, is de gemeente continu bezig met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de gemeente. Omwille van de uniformiteit is bij de totstandkoming van dit beleid zoveel mogelijk aansluiting gezocht bij het modelbeleid van de VNG. Daar waar er vakjargon of termen zijn gebruikt is er voor de duidelijkheid een lijst met definities opgenomen in bijlage 1.

4

2. Gemeentelijke doelstellingen 2.1

Uitgangspunten

De gemeente wil met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen helpen realiseren: Rechtmatig en De gemeente leeft daartoe bestaande wet- en doelmatig Inkopen regelgeving en de bepalingen van het inkoop- en zodat aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de gemeenschapsgelden gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en op controleerbare en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de verantwoorde wijze realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in worden aangewend en redelijke verhouding tot de opbrengsten en het besteed beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staat centraal. De gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor Ondernemers tot gemeentelijke opdrachten. Een integere, Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke betrouwbare, zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkoop. Continu wordt en professionele geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te inkoper en kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktopdrachtgever zijn omstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen de gemeente en de Contractant.

De gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces. Het creëren van de Bij het Inkopen van Werken, Leveringen en Diensten meest maatschappelijke kan de gemeente ook interne en maatschappelijke waarde voor de doelen betrekken in haar afweging. Ook de kwaliteit publieke middelen van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol bij de afweging of er Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) wordt toegepast. Een continue positieve Inkopen heeft een belangrijke invloed op het gehele bijdrage leveren aan het prestatieniveau van de gemeente en draagt daar goed presteren van de direct en voortdurend aan bij. De concrete Gemeente doelstellingen van Inkopen zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen. Maatschappelijk De gemeente heeft een grote rol bij de aanpak van Verantwoord Inkopen belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. en daarmee bijdragen De gemeente wil bij de Inkopen waar mogelijk een aan de realisatie van de bijdrage leveren aan het oplossen daarvan. maatschappelijke 5

doelstellingen van de Gemeente Administratieve lastenverlichting voor zowel de Gemeente als voor Ondernemers

Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de Gemeente

Zowel de gemeente als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de gemeente hiertoe digitaal Inkopen (en aanbesteden). De gemeente maakt, waar mogelijk, gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument. In het bijzonder sluit het beleid aan op de volgende gemeentelijke beleidsstukken: • Regiovisie Sociaal Domein 2017, “Samenwerken om elkaar te versterken”; • Verordening Jeugdhulp gemeente Doetinchem 2022 • Algemene Subsidieverordening 2022 • Nadere regels maatschappelijke ondersteuning gemeente Doetinchem 2022 • Verordening bekostiging leerlingenvervoer gemeente Doetinchem 2023 • Beleidsregels Wet Bibob gemeente Doetinchem 2023 • Re-integratieverordening Participatiewet gemeente Doetinchem 2016 • Gedragscode voor medewerkers bij de gemeente Doetinchem 2020; • Procedure Groslijsten Achterhoekse Gemeenten; • Klachtenregeling Achterhoekse gemeenten 2017 (herziening maart 2021; • Algemene Subsidie Verordening 2022

Ook waar gemeentelijke middelen beschikbaar worden gesteld aan derden, beziet de gemeente per geval in hoeverre deze doelstellingen daarmee gerealiseerd kunnen worden. 2.2

Discretionaire ruimte

Rechtmatigheid, oftewel het voldoen aan wet- en regelgeving, is het prioritaire uitgangspunt voor de gemeentelijke Inkoop. Maar, Inkoop is geen doel op zich. De gemeente koopt in op het moment dat ze ervoor kiest de uitvoering van haar maatschappelijke taak en het behalen van haar doelstellingen buiten de eigen bedrijfsvoering te leggen. Soms strijden doelmatigheid en rechtmatigheid daarbij om voorrang. De Aanbestedingswet is voor een deel ‘principle based’, waardoor op onderdelen enige discretionaire ruimte gegeven is. Dit gemeentelijk inkoopbeleid erkent die ruimte en geeft de actoren binnen de inkoopfunctie (zie paragraaf Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.) de bevoegdheid die ruimte op te zoeken en te benutten. Het credo daarbij is: ‘comply or explain’. Kortom: we passen de voorschriften toe en daar waar ruimte is om af te wijken, leggen we uit waarom die afwijking nodig is om de gemeentelijke

6

doelstellingen te behalen. Dit leggen we vast in een motivering die wordt toegevoegd aan het aanbestedingsdossier.

3. Juridische uitgangspunten 3.1

Algemeen juridisch kader

De gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit: Aanbestedingswet 2012 (Aw Deze wet biedt één kader voor 2012) overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen Europese wet- en regelgeving Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijn’ vormt momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijn kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie Verbintenissenrecht Burgerlijk Wetboek, Boek 6 Gemeentewet Het wettelijke kader voor gemeenten Financiële verordening Overheid.nl, (laatste, actuele versie) gemeente Doetinchem Mandaatbesluit gemeente Overheid.nl, (20 juli 2021) Doetinchem 2021 (24 juli 2021) 3.2

Uniforme documenten

De gemeente streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregels worden geconfronteerd. De gemeente past, waar toepasselijk bij de betreffende Inkoop, in ieder geval toe: • Aanbestedingsreglement werken (ARW 2016), zowel onder als boven de Europese drempel; • Klachtenregeling Aanbestedingen Achterhoekse- en Liemerse Gemeenten 2017; • Algemene Inkoopvoorwaarden Achterhoekse Gemeenten (AIAG2017); • Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT); • Uniform Europees Aanbestedingsformulier (UEA); • UAV2012 en UAV-GC2005; • RAW1- en STABU2 besteksystematiek 1

Stelsel van juridische, administratieve en technische voorwaarden voor het samenstellen van bouwcontracten in de grond-, weg- en waterbouwsector (GWW). 2 Gestandaardiseerde besteksystematiek voor de woning- en utiliteitsbouw.

7

• Bouwblokken SROI Oost-Nederland3 en • CO2 prestatieladder • Gids Proportionaliteit (versie 1-1-2022) 3.3

Algemene beginselen bij Inkoop

a. Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht: De aanbestedingsregels vinden hun grondslag in het ‘Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie’ (VWEU), dat directe werking kent. In al haar handelen dient de overheid de bepalingen van het VWEU-Verdrag na te leven. Dit ongeacht de uitwerking van dit verdrag in Europese richtlijnen en nationale wetgeving. De gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk Grens-overschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht: Gelijke behandeling Non-discriminatie Transparantie

Proportionaliteit (evenredigheid)

Wederzijdse erkenning

Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet. De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten kunnen weten waar ze aan toe zijn. De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden. Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de gemeente.

b. Algemene beginselen van behoorlijk bestuur De gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur (ABBB) in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, het motiveringsbeginsel en het vertrouwensbeginsel. 3.4

Aanbestedingswet 2012

Op 1 april 2013 is de Aanbestedingswet 2012 in werking getreden. Bij de herziening in 2016 zijn de Europese Concessierichtlijn (2014/23/EU), de Aanbestedingsrichtlijn voor klassieke sectoren (2014/24/EU) en de Aanbestedingsrichtlijn voor speciale sectoren (2014/25/EU)4 geïmplementeerd. Tegelijkertijd met de Aanbestedingswet 2012 is ook het Aanbestedingsbesluit (als algemene maatregel van bestuur) in werking getreden. In het Aanbestedingsbesluit wordt een aantal zaken uit de Aanbestedingswet nader geregeld: • Verplicht gebruik Gids Proportionaliteit. • Verplicht gebruik ARW 2016 onder de Europese drempel. 3 4

8

Bijlage 1 van het Convenant social return Oost-Nederland. Dit betreft de sectoren water- en energievoorziening, vervoer en postdiensten (voorheen nutssectoren).

• Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) als eigen verklaring. • Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA). • Gebruik van elektronische communicatiemiddelen. 3.5

Uniform Europees Aanbestedingsdocument

Afhankelijk van aard en omvang van de opdracht, maar in ieder geval bij openbare aanbestedingen, draagt de gemeente zorg voor voldoende waarborgen omtrent de inschrijving. Zij hanteert daarvoor de verplichte uitsluitingsgronden van artikel 2.86 Aw2012 en, indien van toepassing, de facultatieve uitsluitingsgronden van artikel 2.87 Aw2012. Om te bevestigen dat de inschrijver niet aan één of meerdere uitsluitingsgronden voldoet kan de inschrijver volstaan met een eigen verklaring ter zake, die bij gunning zal worden geverifieerd. Het gebruik van het UEA, als format voor de eigen verklaring, is zowel boven als onder de Europese drempelwaarden verplicht ingeval er sprake is van uitsluitingsgronden. In het UEA geeft de inschrijver aan dat de uitsluitingsgronden niet op hem van toepassing zijn, dat hij voldoet aan de gestelde geschiktheidseisen, de technische specificaties en de uitvoeringsvoorwaarden. 3.6

Gedragsverklaring Aanbesteden

De gemeente kan van de inschrijver op een overheidsopdracht verlangen dat deze een gedragsverklaring aanbesteden overlegt. Het Ministerie van Veiligheid en Justitie verstrekt deze verklaring. Een ondernemer kan hiermee aantonen dat de door de gemeente gestelde uitsluitingsgronden die betrekking hebben op onherroepelijke veroordelingen of beschikkingen wegens overtreding van de mededingingsregels op hem niet van toepassing zijn. De gemeente is niet verplicht in alle gevallen een GVA op te vragen, maar maakt in die gevallen waarin de GVA wel wordt opgevraagd gebruik van het vastgestelde model. De gewijzigde Aanbestedingswet kent een aantal nieuwe uitsluitingsgronden. Het UEA en de GVA zijn daarop aangepast. Zo kan een inschrijver worden uitgesloten als hij blijk heeft gegeven van aanzienlijke of voortdurende tekortkomingen bij de uitvoering van een wezenlijk voorschrift tijdens een eerdere overheidsopdracht, een eerdere opdracht met een aanbestedende dienst of een concessieovereenkomst, indien dit heeft geleid tot een vroegtijdige beëindiging van die eerdere opdracht, een schadevergoeding of vergelijkbare sancties.

Nieuw is ook dat naast onderzoek naar justitiële antecedenten van bestuurders, vennoten, maten of beheerders van een rechtspersoon en van voormalige bestuurders in het jaar voorafgaand aan de aanvraag, ook onherroepelijke veroordelingen van leden van een toezichthoudend orgaan bij de aanvraag en beoordeling van een GVA betrokken moeten worden. 3.7

Elektronisch aanbesteden

Elektronisch aanbesteden houdt in dat alle communicatie en informatie-uitwisseling tussen de gemeente en Ondernemers elektronisch plaatsvindt. TenderNed is een volledig elektronisch aanbestedingssysteem dat door het Ministerie van Economische Zaken is ontwikkeld. De gemeente moet op grond van de Aanbestedingswet 2012 haar aankondigingen op TenderNed publiceren. Dit zijn (voor)aankondigingen, mededeling van de gunningsbeslissingen, rectificaties en de mededeling aan de Europese Commissie van het resultaat van de procedure. De verplichting geldt alleen voor opdrachten boven de Europese

9

drempels. De gemeente Doetinchem plaatst al haar mededelingen met betrekking tot aanbestedingen en dergelijke via het inkoopplatform Mercell Source-to-Contract. 3.8

Uniforme Administratieve Voorwaarden

In de grond-, weg- en waterbouwsector (GWW) hebben opdrachtgevers en opdrachtnemers gezamenlijk algemene voorwaarden opgesteld. Dit zijn de Uniforme administratieve voorwaarden (UAV 2012) en de Uniforme Administratieve Voorwaarden voor Geïntegreerde Contractvormen (UAV-GC 2005). Deze algemene voorwaarden zijn niet automatisch van toepassing in een aanbesteding maar moeten expliciet van toepassing worden verklaard. Ook kunnen voor een aanbesteding, indien relevant, onderdelen van deze algemene voorwaarden in overleg met de opdrachtnemer gewijzigd worden of indien nuttig gewijzigd worden. Bij traditionele bouworganisatievormen in de GWW worden vrijwel altijd de UAV 2012 toegepast. Het gaat hierbij om aanbestedingen waarbij alleen de uitvoering van het werk wordt uitbesteed en de andere taken door de eigen organisatie worden gedaan, of waarbij de directievoering in opdracht door een derde partij wordt gedaan. Bij een geïntegreerde bouworganisatievorm, zoals Design, Build, Finance & Maintain, wordt meestal de UAV-GC 2005 toegepast. Bij deze bouworganisatievorm krijgt de opdrachtnemer meer taken en meer verantwoordelijkheden. De opdrachtnemer is bij deze aanbestedingen zowel verantwoordelijk voor het ontwerp en de bouw van het werk, maar ook voor de financiering en het onderhoud ervan. De aanbesteder besteedt de totstandkoming dus volledig uit en voert slechts regie ‘op afstand’.

De Gemeente past de UAV 2012 en/ of de UAV-GC 2005 waar mogelijk toe. 3.9

Algemene Inkoopvoorwaarden • • • •

Algemene Inkoopvoorwaarden Achterhoekse Gemeenten “AIAG” De nieuwe Regeling “DNR” (met addendum) Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden Bij IT-opdrachten “GIBIT UAV 2012 en UAV GC 2005 inkoopvoorwaarden bij Werken

Daar waar een document m.b.t. inkoopvoorwaarden wordt genoemd zal dit altijd de laatste versie zijn, tenzij specifiek anders wordt beschreven. Voor de inkoop van Leveringen en Diensten heeft de gemeente Doetinchem samen met de andere Achterhoekse gemeenten algemene inkoopvoorwaarden opgesteld (de Algemene Inkoopvoorwaarden Achterhoekse Gemeenten AIAG). De AIAG zijn gebaseerd op de model algemene inkoopvoorwaarden van de VNG. In het model is rekening gehouden met de belangen van gemeenten en van Ondernemers. Door deze uniforme inkoopvoorwaarden te gebruiken wordt de samenwerking tussen gemeenten bevorderd en wordt het inschrijven voor Ondernemers vergemakkelijkt. De AIAG voldoen aan de regels van de Aanbestedingswet 2012 en aan de Gids Proportionaliteit. Tenzij er dwingende redenen zijn om hiervan af te zien, maakt de Gemeente daarom voor de inkoop van Leveringen en Diensten gebruik van de AIAG. Indien er ingenieursbureaus worden ingeschakeld zijn de voorwaarden uit; De Nieuwe Regeling van toepassing waarbij het addendum van de gemeente moet worden toegevoegd. Om de IT-inkoopvoorwaarden te uniformeren en te professionaliseren, heeft VNG, door de inzet van KING (Kwaliteit Instituut Nederlandse Gemeenten) in 2015 onder 10

gemeenten een verkenning uitgevoerd naar de gebruikte voorwaarden en de behoeften voor de toekomst. In overleg met gemeenten en aanbieders zijn de Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) tot stand gekomen, die in 2016 zijn vastgesteld door de VNG en in 2020 zijn herzien. In de GIBIT zijn de belangen van gemeenten beter geborgd en wordt voorzien aan de behoeften die er zijn ten aanzien van inkoop van IT. Tenzij er dwingende redenen zijn om hiervan af te zien, maakt de gemeente daarom voor de inkoop van Leveringen en Diensten op het gebied van IT gebruik van de GIBIT. Voor de inkoop van Werken: De Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van werken en van technische installatiewerken 2012 (UAV 2012 en UAV GC 2005) zijn een pakket regels die van toepassing verklaard kunnen worden op aannemingsovereenkomsten in de bouw en bij technische installatiewerken. Afwijkingen op de afspraak; dat de Inkoopvoorwaarden die genoemd worden in deze paragraaf altijd bij aanbestedingen worden toegepast, gaan in overleg met Inkoopadviseur van team Inkoop en moeten gemotiveerd worden opgenomen in het inkoopdossier. Dit uit oogpunt van het 4-ogen principe waarop de administratie van de gemeente Doetinchem is gebaseerd. 3.10 Grensoverschrijdend belang Voorafgaand aan Inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang.

Bij Overheidsopdrachten en Concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn er buiten Nederland gevestigde Ondernemers die interesse hebben of kunnen hebben. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de gemeente de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Het toekennen van de grensoverschrijdend belang hangt af van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd. Onder drempelige opdrachten, Sociale- en Specifieke diensten met een maatschappelijke context zullen niet snel aan bovenstaande uitgangspunten voldoen. Slechts opdrachten van de gemeente (of soortgelijke opdrachten van naburige gemeenten) waarvoor in de afgelopen vijf jaar daadwerkelijk buitenlandse interesse is getoond, worden geacht een duidelijk Grensoverschrijdend belang te hebben. Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, neemt de gemeente een passende mate van openbaarheid in acht. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Afhankelijk van het soort opdracht plaatst de gemeente een aankondiging op haar eigen website, op TenderNed of op Mercell Source-to-Contract.

3.11 Mandaat en volmacht Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de gemeente Doetinchem waarbij altijd de versie leidend is die het laatst is gepubliceerd. De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en Civielrechtelijke vertegenwoordiging. Het mandaatbesluit van de gemeente is in te zien op de website (www.overheid.nl) 3.12

Wet Bibob

De Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Wet Bibob) is een middel om de integriteit van de overheid te beschermen. Op grond van de Wet Bibob kan de gemeente een diepgaand onderzoek doen naar de achtergrond van een persoon of marktpartij indien hier concrete aanleiding voor bestaat (signalen), of de gemeente bepaalt dat dit onderzoek standaard bij de betreffende procedure hoort. Dit 11

is een vergaand instrument, waarbij de gemeente ook de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, zoals proportionaliteit en rechtmatigheid, in acht moet nemen. Indien de gemeente besluit dat deze procedure wordt gevolgd kan dit mogelijk leiden tot vertraging in het inkoopproces. 3.13 Wet open overheid en Aanbestedingswet 2012 De Aanbestedingswet 2012 kent een openbaarheidsregeling die boven de algemene openbaarheidsregeling uit de Wet open overheid (Woo) gaat. Slechts in enkele gevallen, waarin stukken of gegevens openbaar zouden zijn op grond van de Aanbestedingswet 2012, kan openbaarmaking worden getoetst aan de regels in de Woo. In de praktijk zal dit niet vaak voorkomen. De Aanbestedingswet 2012 kent twee artikelen over openbaarheid: artikel 2.57 en 2.138. In artikel 2.57 wordt bepaald dat informatie die door de ondernemer als vertrouwelijk is verstrekt niet openbaar gemaakt wordt door de aanbestedende dienst. Daarnaast mag de aanbestedende dienst geen informatie uit aanbestedingsstukken openbaar maken die in het kader van de aanbestedingsprocedure zijn opgesteld en die gebruikt kunnen worden om de mededinging te vervalsen. In artikel 2.138 is opgenomen welke gegevens niet openbaar worden gemaakt in het kader van de gunning. De gemeente geeft in beginsel geen informatie vrij waardoor gerechtvaardigde commerciële belangen van Ondernemers in het geding komen.

3.14 Klachtenregeling De Aanbestedingswet 2012 kent, als flankerend beleid, het advies ‘Klachtafhandeling bij aanbesteden’. Dit advies bevat een standaard voor het vrijwillig (lokaal) afhandelen van klachten bij aanbestedingen. Daarnaast geeft het een kader voor de werkwijze van de landelijke Commissie van Aanbestedingsexperts. Gestimuleerd wordt dat partijen geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. De Commissie van Aanbestedingsexperts neemt geen klachten in behandeling die niet eerst zijn ingediend bij de aanbestedende diensten. Ondernemers die van mening zijn dat het handelen of nalaten van de gemeente in een concrete aanbesteding in strijd is met wettelijke bepalingen of met andere voorschriften die voor die aanbesteding gelden, kunnen terecht bij het klachtenmeldpunt van de Gemeente: Klachtenregeling Achterhoekse gemeenten 2017 (herziening maart 2021)5, Het meldpunt werkt met de klachtenregeling van de gezamenlijke Achterhoekse gemeenten, met als doel om te bevorderen dat klachten snel en laagdrempelig worden afgehandeld6. Klachten moeten concrete aanbestedingen betreffen. Ook kan geklaagd worden over optreden van de gemeente dat inbreuk maakt op een of meer van de voor aanbestedingen geldende beginselen van transparantie, non-discriminatie, gelijke behandeling en proportionaliteit.

Om een objectieve beoordeling mogelijk te maken wordt een klacht, nadat deze door de gemeente is ontvangen, doorgeleid naar de inkoopcoördinatoren of Inkoopadviseurs van twee van de overige Achterhoekse gemeenten. Deze inkoop-coördinatoren of Inko0opadviseursgeven een niet-bindend advies aan de gemeente. Dit advies wordt eveneens aan de Ondernemer toegezonden. Ondernemers die anoniem een klacht willen indienen over de aanbesteding van een werk, kunnen zich wenden tot het Meldpunt Aanbestedingen Achterhoek Liemers7. Het Meldpunt is een initiatief van Bouwend Nederland en de gemeenten in de Achterhoek en de Liemers. 5 https://www.doetinchem.nl/file/klachtenprocedure-achterhoekse-gemeenten-2017 6 Het gaat hier nadrukkelijk niet om bezwaren. Om bezwaar te kunnen maken moet er sprake zijn van een voor bezwaar vatbaar besluit in de

zin van artikel 1:3, eerste lid, Algemene wet bestuursrecht (Awb). 7 http://www.meldpuntaanbestedingenachterhoekliemers.nl

12

3.15 Ruime visie aanbestedingsrecht Waar dit inkoop- en aanbestedingsbeleid primair gaat over het verwerven van eigendom en rechten, moet de gemeente ook bij het vervreemden en bezwaren daarvan de algemene beginselen van behoorlijk bestuur (ABBB) en daarmee het gelijkheidsbeginsel in acht nemen8. In de Aanbestedingswet 2012 vindt dat al zijn weerslag door de codificatie van de concessierichtlijn9, maar met het Didam-arrest10 is het toepassingsbereik van de aanbestedingsregels verder verruimd. Waar bij het uitoefenen van haar privaatrechtelijke bevoegdheden er sprake is van meerdere potentiële gegadigden, en de gemeente aan die gegadigden mededingingsruimte wil bieden, zorgt zij er dientengevolge voor dat deze in lijn is met de modaliteiten van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid. Inkoopen aanbestedingsbeleid

Belastinggeld (schatkist) Volledige rechten of daarvan afgeleide rechten

Richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU

Laagste prijs / 'beste' uitvoerder

Eigendom (rechten) Verwerven

Leveringen Werken (inclusief Concessies) Diensten Nutssector

Eigendom Vervreemden/ Bezwaren EU-Primair recht en beginselen Gronden Gebouwen Bedrijven Aandelen DienstenConcessies (Schaarse) vergunningen

Hoogste prijs /'beste' uitvoerder Richtlijn 2014/23/EU

3.16 Afwijkingsbevoegdheid Afwijkingen van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van de gemandateerde van de gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

8 Artikel 3:14 BW 9 Richtlijn 2014/23/EU 10 Hoge Raad 26 november 2021, ECLI:NL:HR:2021:1778

13

4. Ethische en ideële uitgangspunten 4.1

Integriteit

De gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop De gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscode. 11 Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. Derden die tijdelijk en onder aansturing van gemeentelijk personeel taken voor de gemeente vervullen houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. De gemeente contracteert enkel met integere Ondernemers De gemeente wil enkel zakendoen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’ (zie paragraaf 3.6). De Aanbestedingswet 2012 biedt de mogelijkheid minder vergaande instrumenten te gebruiken. Bijvoorbeeld het gebruik van het Uniforme Europees Aanbestedingsdocument, de Gedragsverklaring Aanbesteden en het vragen van diverse bewijsmiddelen. In uitzonderingsgevallen kan met behulp van het Bibob-instrumentarium nadere invulling worden gegeven aan de in de Aanbestedingswet 2012 vermelde uitsluitingsgronden.

Indien het UEA (zie paragraaf 3.5) onvoldoende zekerheid of reden tot twijfel geeft, vraagt de gemeente advies op bij het landelijk bureau BIBOB (zie par. 3.12). Ingeval van een (semi) open house-constructie of een andere financieringsrelatie, niet zijnde een overheidsopdracht, kan de gemeente in overleg met het RIEC Oost Nederland12 onderzoeken of er andere mogelijkheden zijn om de integriteit van Ondernemers, zoals zorgaanbieders, aan de voorkant te toetsen en in te grijpen wanneer deze tijdens het uitvoeren van het contract niet meer integer zijn. Minimaal één keer per drie jaar worden de UEA-formulieren van bestaande leveranciers geactualiseerd en geverifieerd. Indien er bij zittende leveranciers reden is te twijfelen aan een eerdere screening, zal onmiddellijk tot (her)verificatie worden overgegaan.

4.2

Privacy

De gemeente verwerkt persoonsgegevens van burgers in tal van haar bedrijfsprocessen. Dat gebeurt zowel binnen het sociaal domein als op het gebied van openbare orde en veiligheid en opsporing van fraude en illegale activiteiten. Voor de verwerking van die persoonsgegevens geldt sinds 25 mei 2018 in de hele EU dezelfde privacywetgeving: de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Zo mogen er niet meer gegevens gedeeld worden dan strikt noodzakelijk, mogen de gegevens niet gebruikt worden voor een doel dat niet verenigbaar is met het oorspronkelijke doel waarvoor zij zijn verzameld en moeten ze adequaat worden beveiligd. De gemeente verwacht daarom van leveranciers dat ze zich bij hun werkzaamheden ten behoeve van de gemeente strikt aan deze eisen houden. De gemeente verwacht dat ze zich bij hun werkzaamheden ten behoeve van de gemeente houden aan de bepalingen zoals deze in de Baseline Informatiebeveiliging voor Nederlandse gemeenten zijn vastgelegd. Gemeente verwacht doordoor ook dat persoonsgegevens niet eerder aan een leverancier worden beschikbaar gesteld dan nadat deze een verwerkersovereenkomst met de gemeente heeft afgesloten.

11 Integriteitsbeleid voor de ambtelijke organisatie en gedragsregels voor B&W en de Raad van de Gemeente Doetinchem, januari 2021. 12 Het RIEC is een samenwerkingsverband tussen convenantpartners: gemeenten, politie, OM, Belastingdienst, FIOD, Inspectie Sociale Zaken

en Werkgelegenheid, Douane en Koninklijke Marechaussee. Regionale Informatie- en Expertise Centra.

14

4.3

Brede welvaart

De gemeente vindt het belangrijk dat er sprake is van brede welvaart en sluit, vanuit de ambitie om met gemeenten, bedrijfsleven en maatschappelijk middenveld in regionaal verband maatschappelijke effecten te bereiken, aan bij de doelen van het manifest MVOI13: Milieu en Biodiversiteit Het tegengaan van milieuverontreiniging, zoals stikstofuitstoot, luchtverontreiniging en gebruik van schadelijke stoffen, mede ter bescherming van biodiversiteit. Zie par. 4.3.1 Klimaat Het tegengaan van klimaatverandering, met name door reductie van CO2-uitstoot. Zie par. 4.3.2 Circulair Het helpen opbouwen van een circulaire economie, inclusief het gebruik van biobased grondstoffen. Zie par. 4.3.3 Ketenverantwoordelijkheid Het tegengaan van misstanden op het gebied van arbeidsomstandigheden, mensenrechten en milieu binnen internationale waardeketens (Internationale Sociale Voorwaarden ISV). Zie par. 4.3.4 Diversiteit en inclusie Het stimuleren van een diverse en inclusieve samenleving en bedrijfsleven waarin iedereen wordt behandeld en beoordeeld op wat ze kunnen en niet op wie ze zijn, van wie ze houden, waar ze vandaan komen of wat ze geloven. Zie par. 4.3.5 Social Return Het bieden van eerlijke kansen aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in lijn met het streven naar een diverse en inclusieve samenleving. Zie par.

4.3.6 Om daarbij met alle betrokken partijen dezelfde taal te kunnen spreken gebruikt de gemeente de duurzame ontwikkelingsdoelen Sustainable Development Goals (SDG’s) van de Verenigde Naties. De SDG’s zijn het leidende mondiale kader voor duurzame ontwikkeling tot 2030. De SDG’s betreffen zeventien doelen die uiteenlopen van armoedebestrijding tot duurzame ontwikkeling en internationale handel. Waar mogelijk en zinvol neemt de Gemeente de volgende SDG’s mee in haar aanbestedingen: In bijlage 2. is een overzicht geplaatst van de SDG’s die aansluiten op het inkoopbeleid. 4.3.1 Milieu en Biodiversiteit Milieubewust inkopen omvat het tegengaan van milieuverontreiniging (stikstofuitstoot), luchtverontreiniging en gebruik van schadelijke stoffen en pesticiden. Dit mede ter bescherming van de biodiversiteit. Maar ook het tegengaan van voedselverspilling en het verminderen van watergebruik en energiegebruik vallen hieronder. De gemeente gebruikt rekeninstrumenten om de milieueffecten van materiaal, een bouwwerk of een bouwmethode te bepalen. De hele levenscyclus, vanaf de winning tot en met de sloop, komt daarbij in beeld. Voor werken in de Grond- Weg- en Waterbouw (GWW) is DuboCalc het meest geëigende instrument. DuboCalc rekent de milieueffecten via de zogenaamde ‘schaduwprijsmethode’ om tot één getal: de Milieu Kosten Indicatorwaarde (MKI-waarde).

De gemeente gebruikt de MKI-waarde als kwaliteitscriterium bij aanbestedingen volgens de methodiek van de Beste Prijs/kwaliteitverhouding (BPKV; zie par. 5.2). Aanbiedingen met een lage MKI-waarde scoren dan beter; hoe lager de MKI13 Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2022 – 2025, Rijksoverheid, april 2022.

15

waarde, hoe duurzamer. Een lagere MKI-waarde betekent vaak ook CO2-reductie en een bijdrage aan de doelen van de Circulaire Economie (zie par. 4.3.3). Voor werken in de Burgerlijke- en Utiliteitsbouw (B&U ) is de Gemeentelijke Praktijk Richtlijn (GPR) het gangbare rekeninstrument. GPR is een methode waarmee ontwerpkeuzes in een vroeg stadium de duurzaamheid van een gebouw zichtbaar kan maken. De term duurzaamheid wordt hier toegepast met het oog op het milieu. Er zijn verschillende onderdelen die de gemiddelde GPR-score bepalen, zoals: energie (energieprestatie, energievraag, eventueel energieaanbod), milieu (water, milieuzorg, materialen), gezondheid (geluid, luchtkwaliteit, thermisch comfort, licht en visueel comfort), gebruikskwaliteit (toegankelijkheid, functionaliteit, technische kwaliteit, sociale veiligheid) en toekomstwaarde (toekomstgerichte voorzieningen, flexibiliteit, belevingswaarde). Ook in leverings- en dienstenopdrachten is in toenemende mate aandacht voor milieu en biodiversiteit en wordt aan de hand van de toepasselijke SDG’s om meerwaarde gevraagd. Denk aan opdrachten voor bermbeheer en groenvoorziening. 4.3.2 Klimaat Naast de in de voorgaande paragraaf genoemde aandachtspunten maakt het terugdringen van de uitstoot van CO2 en andere broeikasgassen een belangrijk onderdeel uit van de beoogde duurzame ontwikkeling.

Inzicht in de emissies vormt de basis om deze vervolgens te kunnen reduceren. Daarom heeft de gemeente in relatie tot aan te besteden opdrachten aandacht voor de CO2 footprint van organisaties, want een CO2 footprint geeft inzicht in het energieverbruik en de CO2-uitstoot van organisaties. De gemeente kan daarvoor gebruik maken van de CO2-prestatieladder. Organisaties die inschrijven op een aanbesteding waarin het BPKV-criterium CO2-Prestatieladder is opgenomen kunnen op twee verschillende manieren voldoen aan dit criterium. In beide gevallen moet de organisatie binnen een jaar na gunning en vervolgens jaarlijks, gedurende de looptijd van het project, aantonen dat het voldoet aan het BPKVcriterium. •

•

De eerste mogelijkheid is dat de organisatie beschikt over een CO2-bewust certificaat en dat overlegt. Het CO2-bewust certificaat is een bewijs van certificering op basis van het Handboek CO2-Prestatieladder. Hiermee toont de organisatie aan dat de gehele organisatie CO2-bewust handelt, ook in de projecten die het uitvoert, waarbij de niveaus van het certificaat en van het BPKVcriterium vergelijkbaar zijn. De tweede mogelijkheid is dat de organisatie specifiek op projectniveau aantoont dat het (voor het project in kwestie) voldoet aan het ambitieniveau (en onderliggende niveaus) waarmee het heeft ingeschreven. Bij aanbesteding met het BPKV-criterium CO2-Prestatieladder is het hebben of behalen van een CO2bewust certificaat dus geen vereiste, maar een manier om aan het BPKV-criterium te voldoen.

4.3.3 Circulair en Bio-based Circulair inkopen is een verbijzondering van het begrip duurzaam inkopen. In de circulaire economie bestaat afval niet. Verspilling van grondstoffen wordt tegengegaan door de herbruikbaarheid van producten en materialen te maximaliseren en tevens waarde vernietiging te minimaliseren. Dit is anders dan in het huidige lineaire systeem waarin grondstoffen worden omgezet in producten die aan het einde van hun 16

levensduur veelal worden vernietigd. Circulair inkopen kan een hefboom zijn om de markt aan te sporen tot circulariteit van producten en materialen. Door in de inkoop bijzondere uitvoeringsvoorwaarden op te nemen met betrekking tot circulariteit, worden bedrijven aangemoedigd hun producten en diensten daarop af te stemmen. Hiermee wordt de patstelling doorbroken dat er voor meer circulair ontworpen producten geen afzetmarkt is en dat business as usual prioriteit krijgt. In verschillende pilotprojecten wordt reeds ervaring opgedaan met het in de praktijk brengen van circulair inkopen. Maatwerk en nauwe samenwerking met de markt zijn daarbij steeds belangrijke uitgangspunten. Circulair inkopen is een relatief nieuw onderwerp waarin Nederland internationaal geldt als een van de koplopers. Bij het toepassen van bijzondere uitvoeringsvoorwaarden op het gebied van circulair inkopen zal daarom worden aangesloten op diverse lopende initiatieven zoals: Green Deal Circulair Inkopen (GDCI) en het programma Resource Efficiënt Business Models (REBus). Ook in de gemeente Doetinchem wordt een plan van aanpak (PvA) ontwikkeld waarbij de gemeentelijke organisatie de focus krijgt op de Circulaire Economie (CE) en daarbij aanhaakt op het inkoopbeleid c.q. Versterkt. In het plan van aanpak CE (PvA CE) wordt de koers bepaald voor de gemeentelijke organisatie.

In het uitvoeringsprogramma worden doelstellingen en acties geformuleerd. Vanuit deze initiatieven worden hulpmiddelen en praktijkvoorbeelden voor circulair inkopen ontwikkeld. De gemeente zoekt, wanneer dit mogelijk en zinvol is, aansluiting bij deze initiatieven. De voorbeelden en hulpmiddelen die hieruit voortkomen worden toegepast bij aanbestedingen om circulair inkopen te introduceren. 4.3.4 Ketenverantwoordelijkheid De gemeente verwacht van Contractanten dat zij voldoen aan sociale-, fiscale- en milieuwetgeving. Contractanten die goede of verbeterde arbeidsomstandigheden kunnen aantonen worden hiervoor in de prestatiemeting beloond. Ook sociale- en milieuomstandigheden die verband houden met uitbesteding, worden in de leveranciersbeoordeling betrokken. Werken, Leveringen en/ of Diensten die niet onder aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen worden geweerd. Denk aan koffie, bedrijfsfruit, etc. Ook discriminatie bij werving en selectie van personeel en discriminatie van klanten kan een reden zijn voor het weren van inkoop. Bij ketenverantwoordelijkheid neemt iedere schakel in de productieketen zijn eigen verantwoordelijkheid om misstanden tegen mens, natuur en milieu in de keten op te sporen en aan te pakken.

Door internationale sociale voorwaarden mee te nemen in aanbestedingen wordt bijgedragen aan de SDG's: 8 Eerlijk werk; en 12 Duurzame consumptie en productie Zie ook de uitvoeringsagenda Internationale Sociale Voorwaarden 14

4.3.5 Diversiteit en inclusie De gemeente heeft oog voor mensen met een beperking 15. Ook in haar opdrachtgeverschap handelt zij vanuit een inclusief denkkader. De vier pijlers van inclusief beleid zijn: gelijkheid, doeltreffend (maar niet onevenredig belastend), toegankelijkheid en zelfstandigheid. Meedoen is waar het om gaat. Van Contractanten vraagt de gemeente dat zij zich bewust zijn van hun rol in de samenleving ten opzichte van mensen die als gevolg van hun beperking in afstand kunnen staan tot de arbeidsmarkt. De gemeente stimuleert, waar mogelijk en doeltreffend, hun participatie in het 14 Uitvoeringsagenda - Internationale Sociale Voorwaarden (overheid.nl) 15 Een beperking kan zowel fysiek, psychisch, verstandelijk, intellectueel of zintuiglijk zijn en is in principe langdurig van aard (VN-verdrag

handicap).

17

arbeidsproces door hiervoor, in opdrachten voor de uitvoering van werken of het verrichten van diensten, voorwaarden te stellen aan Contractanten. Waar mogelijk en proportioneel behoudt de gemeente opdrachten voor aan ondernemers die de maatschappelijke en professionele integratie van gehandicapten of kansarmen tot hoofddoel hebben16.

4.3.6 Social Return Social Return oftewel sociaal rendement staat voor maatschappelijke meerwaarde. Dat kan eigenlijk betrekking hebben op alle eerdergenoemde duurzame ontwikkelingsdoelen, maar in het manifest MVOI en dit inkoop- en aanbestedingsbeleid staat het voor het stellen van voorwaarden in de aanbesteding, ter bevordering van de re-integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. We spreken ook wel van Social Return on Investment (SROI). De gemeente past SROI in beginsel toe op alle werken- en dienstenopdrachten die zich daarvoor lenen. In de regel zijn dit arbeidsintensieve opdrachten met een opdrachtwaarde boven de Europese drempel, maar ook daaronder worden de kansen onderzocht en zo mogelijk benut. Het streefpercentage is 5% inzet van SROI per aanbesteding, maar dit kan ook lager zijn bij kapitaalintensieve opdrachten of opdrachten met een lage loonsom. Het percentage moet proportioneel en flexibel worden toegepast. Bovendien vindt de gemeente het belangrijk dat contractanten weten waar ze aan toe zijn. In 2021 heeft ze daarom, samen met de andere Achterhoekse gemeenten, het convenant uniformering SROI van de arbeidsmarktregio’s Zwolle, Twente en Stedendriehoek/ Noordwest Veluwe ondertekend, waarmee ze aansluit bij de Bouwblokkenmethode SROI Oost-Nederland17.

De Bouwblokkenmethode is een waarderingssystematiek waarin aan verschillende social return-activiteiten (c.q. verplichtingen) relatieve bedragen zijn gekoppeld. Opdrachtnemers bepalen in overleg met een adviseur van het Werkgevers Servicepunt Achterhoek (WSPA) welke activiteiten van toepassing kunnen zijn op de gegeven opdracht. Het WSPA is ook verantwoordelijk voor monitoring van de resultaten. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een applicatie18 die bij alle Achterhoekse gemeenten is geïmplementeerd. 4.4

Innovatiegericht Inkopen

De gemeente wil innovatie stimuleren om meer technische bedrijvigheid naar Doetinchem te halen. Daarom koopt de gemeente waar mogelijk innovatiegericht in. Innovatiegericht- of innovatief aanbesteden staat voor een aanbestedingsproces waarbij gebruik wordt gemaakt van de kennis en innovatiekracht die in de Achterhoek aanwezig is. In plaats van alles tot in detail voor te schrijven (het ‘traditionele’ aanbesteden), wordt aan marktpartijen de ruimte geboden om met eigen oplossingen te komen. Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de gemeente ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe oplossing (fundamentele innovatie), maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand product (incrementele innovatie). De Ondernemer is daarbij verantwoordelijk voor zijn eigen technische oplossingen en kan deze verantwoordelijkheid niet verleggen naar de gemeente. Innovatief aanbesteden kan bij alle fasen van een Aanbestedingsprocedure

16 Aanbestedingswet § 2.3.3.4: Voorbehouden opdracht. 17 Bijlage 2 van het Convenant Uniformering Social Return. 18 De Achterhoekse gemeenten maken sinds medio 2022 gebruik van de applicatie WIZZR

18

worden toegepast, maar zal zich doorgaans beperken tot incrementele innovatie. Om ook ruimte te bieden voor fundamentele innovatie stimuleert de gemeente het indienen van ‘unsollicited proposals’19. Daarnaast neemt de gemeente deel aan het programma ‘Startup in Residence’ dat samen met de 8RHK ambassadeurs als onderdeel van de regiodeal is opgesteld in het kader van de Achterhoek Visie 2030. Dit programma is erop gericht om startups uit te dagen om oplossingen te pitchen voor maatschappelijke en technologische uitdagingen van de Achterhoekse gemeenten. 4.5

Make or buy decision

Een belangrijk aspect van het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid is de overweging of de gemeente een product zelf maakt, of inkoopt c.q. uitbesteedt. Hierbij wordt per product onderscheid gemaakt naar de regierol, de expertiserol en de uitvoeringsrol. De gemeente zal er altijd naar streven de regierol zelf te behouden. Voor de expertise- en uitvoeringsrol verkent de gemeente in eerste instantie de mogelijkheden van de markt, bijvoorbeeld door het organiseren van marktconsultaties. Daar de gemeente zich zoveel mogelijk wil beperken tot kerntaken, ligt de voorkeur daarbij op uitbesteding. We zouden daarom beter van een ‘buy or make decision’ kunnen spreken. Naast bedrijfseconomische spelen daarbij echter ook politieke afwegingen een rol. Casus: Van Inkoop naar Opwek Tijdens een werkcentrale op 30 september 2009 in Groenlo hebben de Achterhoekse gemeenten verklaard in de Achterhoek 100% duurzame energieopwekking te willen realiseren. In deze verklaring, die ook bekend staat als het ‘Akkoord van Groenlo’ en wordt ondersteund door andere overheden, het bedrijfsleven en inwoners, is afgesproken dat de Achterhoek ernaar streeft in 2030 energieneutraal te zijn. Dat betekent dat er dan binnen de grenzen van de Achterhoek evenveel energie, duurzaam moet worden opgewekt, als in de gebouwde omgeving wordt verbruikt (excl. het gemotoriseerd vervoer).

De deelnemers legden zichzelf daarmee op zoveel mogelijk energie zelf op te wekken i.p.v. in te kopen op de energiemarkt. Met de oprichting van Agem Gemeentelijke Energie B.V. hebben de Achterhoekse gemeenten de mogelijkheid gecreëerd om de opwek van de gemeentelijke energie, anders dan aanbesteden op de openbare markt van energieleveranciers, zelf ter hand te nemen. Het zgn. ‘zelfleveringsmodel’ houdt in dat in eigen beheer opgewekte energie aan de gemeentelijke objecten wordt geleverd en waar nodig wordt aangevuld met energie van andere ‘zelfopwekkers’ of met energie die op de spotmarkt wordt ingekocht. De gemeentelijke objecten bestaan uit gebouwen, openbare verlichting, verkeersregelinstallaties, pompen, riolen en gemalen.

19

Bij een unsollicited proposal (UP) gaat het om een eigen initiatief van een Ondernemer, oftewel een oorspronkelijke oplossing, ontwikkeld door een (private) partij, voor een bij de Gemeente bestaand probleem, waar de Gemeente niet zelf om heeft gevraagd en welk idee aan de Gemeente aantoonbare meerwaarde biedt. De inkoopadviseur van de Gemeente is de aanspreekpersoon voor het indienen van een UP. Bij evidente meerwaarde en originaliteit van het UP zorgt de inkoopadviseur voor de noodzakelijke (bestuurlijke) aandacht, waarbij de vertrouwelijkheid van het UP te allen tijde gewaarborgd is. Indien de opdrachtwaarde van het UP aanleiding geeft voor een meervoudige of openbare uitvraag zal de gemeente het probleem zo functioneel mogelijk ‘in de markt zetten’, met respect voor de vertrouwelijkheid van het UP.

19

5. Economische uitgangspunten Het inkoopproces omvat meer dan alleen het aanbesteden van een Werk, Levering of Dienst. Een inkoopproces begint met het in kaart brengen van behoeften en doelen. Op basis van de geschatte waarde van de opdracht en het inkooprisico (is er slechts één of een zeer beperkt aantal aanbieders), wordt de inkoopstrategie bepaald. Daarbij wordt ook aandacht besteed aan het inbestedingsvraagstuk. Elk inkoopproces is uniek en vraagt om het maken van zorgvuldige afwegingen gericht op de specifieke situatie. In de paragrafen hieronder wordt hier nader op in gegaan.

5.1

Product- en marktanalyse

Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet gerechtvaardigd is De gemeente acht het van belang om de markt te kennen door (indien mogelijk) een producten/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het product en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsulatie met Ondernemers (zie ook par. 0) kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. Deze wordt in dat geval voorafgaand aan de start van een aanbestedingsprocedure georganiseerd.

5.2

Beste prijskwaliteitverhouding als norm

De gemeente gunt overheidsopdrachten aan de economisch meest voordelige inschrijver. De economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) wordt door de gemeente vastgesteld op basis van de: a. beste prijskwaliteitverhouding (BPKV); b. laagste kosten berekend op basis van kosteneffectiviteit (LKBK), zoals de levenscycluskosten (§ 4.3); of; c. laagste prijs (LP). In beginsel gunt de gemeente aan de inschrijver met de BPKV, maar als er onvoldoende onderscheidende criteria zijn, waarop inschrijvers toegevoegde waarde kunnen leveren, dan kiest de gemeente voor LP of LKBK. Indien mogelijk en van toepassing wordt dit al in de aanbestedingsstukken gemotiveerd. Om beïnvloeding te voorkomen wordt de kwaliteitsbeoordeling zoveel mogelijk gescheiden van de prijsbeoordeling: het zogeheten twee-enveloppensysteem. Alleen als het technische voorstel (eerste envelop) voldoet aan de criteria gaat de tweede envelop open: het financiële voorstel. Omwille van de transparantie kunnen inschrijvers, waar mogelijk en zinvol, aanwezig zijn bij het openen van de tweede envelop. 5.3

Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

De gemeente acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk De gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers c.q. Contractanten zowel tijdens als na de contractperiode. De gemeente is in beginsel vrij in het maken van keuzes bij haar Inkoop, waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving. De gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de gemeente. Bijvoorbeeld door de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder 20