Aanbestedingsleidraad

AANBESTEDINGSLEIDRAAD ACCOUNTANTSDIENSTEN ZAAKNUMMER: Z/24/041366

GEMEENTE DOESBURG Inkoop & Aanbestedingen

Inhoudsopgave 1.

ALGEMEEN .............................................................................................................................................. 4 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10

2

DE OVEREENKOMST .............................................................................................................................. 9 2.1 2.2 2.3 2.4

3

LOOPTIJD VAN DE OPDRACHT ...................................................................................................................... 9 VERLENGING.............................................................................................................................................. 9 (TUSSENTIJDSE) BEËINDIGING ..................................................................................................................... 9 AANVULLENDE DIENSTEN ........................................................................................................................... 9

DE OPDRACHT EN WERKZAAMHEDEN .............................................................................................. 10 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6

4

GEMEENTE DOESBURG ............................................................................................................................... 4 INKOOP EN AANBESTEDING ......................................................................................................................... 5 TOEKOMST PLANNING ................................................................................................................................ 5 DUURZAAMHEID EN CIRCULAIR INKOPEN ...................................................................................................... 5 SOCIAL RETURN ON INVESTMENT (SROI)..................................................................................................... 5 PRIVACYWETGEVING ................................................................................................................................... 6 WET BIBOB ................................................................................................................................................ 7 CONTRACTMANAGEMENT ........................................................................................................................... 7 INTELLECTUEEL EIGENDOM .........................................................................................................................

7 GOEDKEURINGEN ....................................................................................................................................... 8

HUIDIGE SITUATIE ..................................................................................................................................... 10 DOEL VAN DEZE AANBESTEDING ................................................................................................................ 10 BUITEN SCOPE VAN DE OPDRACHT ............................................................................................................. 10 CLUSTERING EN PERCELEN ........................................................................................................................ 10 AARD VAN DE OPDRACHT.......................................................................................................................... 10 RAMING VAN DE OPDRACHT ...................................................................................................................... 11

DE AANBESTEDINGSPROCEDURE ...................................................................................................... 12 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.8.1 4.8.2 4.8.3 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 4.14 4.15 4.16 4.17 4.18 4.19 4.20 4.21 4.22

RICHTLIJN ................................................................................................................................................ 12 PLANNING ............................................................................................................................................... 12 COMMUNICATIE MET BETREKKING TOT DE AANBESTEDING ............................................................................ 12 PROACTIEF HANDELEN INSCHRIJVERS ......................................................................................................... 13 NOTA VAN INLICHTINGEN .......................................................................................................................... 13 KLACHTENAFHANDELING .......................................................................................................................... 13 STANDAARDFORMULIEREN ........................................................................................................................ 14 AANVULLENDE EISEN TEN AANZIEN VAN COMBINATIES, ONDERAANNEMING OF HOLDING ............................... 14 COMBINATIE VAN INSCHRIJVERS.................................................................................................................

14 ONDERAANNEMING .................................................................................................................................. 14 HOLDING/ DOCHTERONDERNEMING ........................................................................................................... 15 FUSIE OF OVERNAME GEGADIGDE ............................................................................................................... 15 INDIENEN INSCHRIJVING ............................................................................................................................ 15 BEOORDELING INSCHRIJVINGEN ................................................................................................................. 15 GUNNING ................................................................................................................................................ 16 VOORBEHOUD ......................................................................................................................................... 16 KOSTENVERGOEDING ............................................................................................................................... 16 WIJZIGINGEN ...........................................................................................................................................

16 UITGANGSPUNTEN ................................................................................................................................... 16 BEZWAAR TEGEN DE VOORGENOMEN GUNNING .......................................................................................... 17 TOEPASSELIJK RECHT................................................................................................................................ 17 CONCEPT RAAMOVEREENKOMST(EN) VOOR DIENSTEN ................................................................................ 17 ALGEMENE VOORWAARDEN ...................................................................................................................... 17 HERSTEL VAN FOUTEN EN OMISSIES, VERDUIDELIJKING VAN DE INSCHRIJVING ................................................. 17 STRATEGISCH INSCHRIJVEN/ MANIPULATIEVE INSCHRIJVING .......................................................................... 18 1

Gemeente Doesburg Aanbestedinsleidraad Accountantsdiensten Z/24/041366 Auteur: Inkoop & Aanbestedingen/ Dhr. M. Kievit

4.23 4.24 4.25 4.26 4.27 5

VORMVOORSCHRIFTEN, UITSLUITINGSGRONDEN EN GESCHIKTHEIDSEISEN ............................. 19 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6

6

ALGEMEEN .............................................................................................................................................. 19 UITSLUITINGSGRONDEN ............................................................................................................................ 19 GESCHIKTHEIDSEISEN ............................................................................................................................... 19 BEOORDELING EN GUNNINGSCRITERIUM ..................................................................................................... 21 PROGRAMMA VAN EISEN ........................................................................................................................... 21 VARIANTEN.............................................................................................................................................. 21

GUNNINGSCRITERIA EN BEOORDELING ............................................................................................ 22 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8

7.

ONGELDIGE INSCHRIJVINGEN ..................................................................................................................... 18 HERBEOORDELING ................................................................................................................................... 18 WACHTKAMERCONSTRUCTIE ..................................................................................................................... 18 CONFORMERING VOORWAARDEN AANBESTEDING ....................................................................................... 18 STOPZETTEN ........................................................................................................................................... 18

GUNNINGSCRITERIA EN BEOORDELINGSMETHODIEK ..................................................................................... 22 GUNNINGSCRITERIUM P-1: PRIJS (30 PUNTEN) ............................................................................................ 22 GUNNINGSCRITERIUM KWALITEIT K-1: CONTROLEAANPAK (15 PUNTEN) ....................................................... 22 GUNNINGSCRITERIUM KWALITEIT K-2: COMMUNICATIE (15 PUNTEN) ............................................................ 23 GUNNINGSCRITERIUM KWALITEIT K-3: NATUURLIJKE ADVIESFUNCTIE (15 PUNTEN)......................................... 23 GUNNINGSCRITERIUM KWALITEIT K-4: PRESENTATIE (15 PUNTEN) ................................................................ 23 BEOORDELING ......................................................................................................................................... 24 INDEXERING ............................................................................................................................................. 25

BIJLAGEN .............................................................................................................................................. 26

2 Gemeente Doesburg Aanbestedinsleidraad Accountantsdiensten Z/24/041366 Auteur: Inkoop & Aanbestedingen/ Dhr. M. Kievit

BEGRIPPENLIJST In dit Aanbestedingsdocument worden een aantal gebruikte begrippen hieronder gedefinieerd. Deze begrippen worden in het aanbestedingsdocument met een hoofdletter geschreven. Naast de standaardbegrippen kunnen er ook Opdracht specifieke begrippen. Deze worden dan apart benoemd. BEGRIP: Aanbestedende dienst Aanbestedingsleidraad Aanbestedingswet

Bijlage(n) Combinatie Eis

Geschiktheidseis

Gunningscriterium

Inschrijver Inschrijving

Nota van Inlichtingen

Offerteaanvraag Onderaannemers Opdracht Opdrachtgever Opdrachtnemer

Overeenkomst(en) Penvoerder

Programma van Eisen

Standaardformulieren

Stand still termijn/ Alcateltermijn/ Vervaltermijn Uitsluitingsgronden Verklaringen Werkdagen

DEFINITIE: Gemeente Doesburg, ook genoemd ‘de Gemeente’ Dit document, waarin de Gemeente o.a. de te volgen procedure, haar Eisen en Gunningscriteria heeft verwoord en waarop de Inschrijver zijn Inschrijving dient te baseren. Aanbestedingswet 2012, zijnde de Wet van 1 november 2012, houdende nieuwe regels omtrent aanbestedingen, Stb. 2012 542, zoals gewijzigd bij wet van 22 juni 2016, Stb. 2016 241, ook wel afgekort als “Aanbestedingswet” of “Aw”. Aanhangsels van het Aanbestedingsdocument die integraal onderdeel uitmaken van het Aanbestedingsdocument en aanbestedingsstukken. Een samenwerkingsverband van twee of meer Inschrijvers (combinanten) die een gezamenlijke Inschrijving doen. Een criterium waaraan een Inschrijver, een dienst of levering moet voldoen teneinde aan de kwaliteitsvereisten van de Gemeente te kunnen voldoen. Het niet voldoen aan één of meer Eisen leidt tot uitsluiting van de procedure. Criteria die de Gemeente stelt aan Inschrijvers betreffende hun bevoegdheid om een beroepsactiviteit uit te oefenen, hun financiële en economische draagkracht en/of hun technische bekwaamheid of beroepsbekwaamheid (artikel 2.90 t/m 2.97 Aanbestedingswet 2012) op grond waarvan de Gemeente Inschrijver kan uitsluiten van deelname aan de procedure. Een door de Gemeente beschreven criterium ten aanzien van de gevraagde dienst of levering.

Met de beantwoording van een Gunningscriterium wordt een deelscore behaald. Het totaal van de deelscores op de Gunningscriteria vormt de eindscore van de Inschrijving. Een Ondernemer die een Inschrijving indient op basis van dit Aanbestedingsdocument. In deze leidraad ook Dienstverlener genoemd. Het geheel van de aanbieding van de Inschrijver en alle aanvullende informatie die door de Gemeente in dit Aanbestedingsdocument is opgevraagd en door Inschrijver bij de Gemeente is ingediend. Een of meer Nota’s die van verstrekte inlichtingen zijn opgemaakt. De Nota van Inlichtingen is geanonimiseerd, bindend voor alle Inschrijvers en maakt een integraal onderdeel uit van deze Offerteaanvraag. Indien meerdere Nota’s van Inlichtingen worden gepubliceerd, gaat een latere Nota voor een eerdere Nota. Onderhavig document, inclusief bijbehorende bijlagen, waarin een behoefte verwoord staat en welke dient als een uitnodiging aan bedrijven om een Inschrijving in te dienen. Onder-opdrachtnemers die de Opdrachtnemer zelf contracteert, die voor de Opdrachtnemer voor deze Overeenkomst komen te werken. De Opdracht van Opdrachtgever aan Opdrachtnemer tot het uitvoeren van de werkzaamheden die zijn beschreven in de onderhavige Offerteaanvraag met bijlagen. De Gemeente of een door de Gemeente aangewezen externe partij.

De Inschrijver die op basis van zijn Inschrijving de Opdracht gegund krijgt en gaat uitvoeren. Dit kan een dienstverlener of een leverancier zijn. In het document wordt deze eveneens ‘contractant’ genoemd. Overeenkomst(en) tussen de Opdrachtgever en Opdrachtnemer waarin de afspraken ten aanzien van de Opdracht zijn vastgelegd, conform de concept Overeenkomst(en) als bijgesloten. De persoon binnen een Combinatie die de Combinatie rechtsgeldig kan vertegenwoordigen en binden voor verplichtingen betreffende de onderhavige Opdracht en met wie de Opdrachtgever uitsluitend zal communiceren. Het document waarin de Gemeente de eisen voor de te leveren diensten heeft beschreven. Het Programma van Eisen maakt een integraal onderdeel uit van de Aanbesteding en is voor alle Inschrijvers dwingend voorgeschreven. Formulieren die de Aanbestedende Dienst als bijlage aan deze Offerteaanvraag heeft toegevoegd om maximale vergelijkbaarheid van de Inschrijvingen en de Inschrijvers te bewerkstelligen. De inhoud en het format van de Standaardformulieren is dwingend en er mag op straffe van ongeldigheid niet van worden afgeweken. Termijn van ten minste 20 dagen waarin de afgewezen Inschrijvers bezwaar kunnen aantekenen tegen de gunningbeslissing. Deze termijn betreft een vervaltermijn.

Omstandigheden die, indien Inschrijver daarin verkeert, leiden tot uitsluiting van verdere deelname aan de Aanbesteding. De bij de Offerteaanvraag aangeleverde Verklaringen die op verzoek van de Gemeente door de Inschrijver(s) worden aangeleverd. Een kalenderdag, niet zijnde een zaterdag of zondag, of een algemeen erkende feestdag in Nederland of het equivalent van een algemeen erkende feestdag als gevolg van artikel 3 lid 3 van de Algemene Termijnenwet.

3 Gemeente Doesburg Aanbestedinsleidraad Accountantsdiensten Z/24/041366 Auteur: Inkoop & Aanbestedingen/ Dhr. M. Kievit

1.

ALGEMEEN

Deze aanbestedingsleidraad is opgesteld voor de aanbesteding Accountantsdiensten ten behoeve van de Gemeente Doesburg en bevat informatie die geïnteresseerde ondernemingen nodig hebben om een idee te krijgen van de opdracht, om zodoende te kunnen besluiten al dan niet een offerte in te dienen. Daarnaast bevat dit document naast de benodigde informatie met betrekking tot de selectie- en de gunningscriteria ook informatie over de te volgen procedure om tot een eventuele overeenkomst te komen met een onderneming die de uitvoering van de opdracht op zich zal nemen. De Aanbesteding vindt plaats op basis van de Europese procedure conform de Aanbestedingswet 2012. De procedure wordt volledig via TenderNed doorlopen. Het gunningscriterium is: Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) op basis van de beste prijs - kwaliteitverhouding. Door middel van de beste prijs-kwaliteitverhouding krijgen de Inschrijvers de gelegenheid om te verwoorden hoe zij de beoogde kwaliteit willen bereiken. In dit Aanbestedingsdocument worden achtereenvolgens de volgende hoofdstukken behandeld: Hoofdstuk 1: Hoofdstuk 2: Hoofdstuk 3: Hoofdstuk 4: Hoofdstuk 5: Hoofdstuk 6: Hoofdstuk 7:

1.1

Algemeen De Overeenkomst De Opdracht en werkzaamheden De (Aanbestedings)procedure Vormvoorschriften, Uitsluitingsgronden en Geschiktheidseisen Gunningscriteria en Beoordeling Bijlagen en invulformulieren

Gemeente Doesburg

Doesburg wordt voor het eerst genoemd in een akte die gedateerd is tussen 1053 en 1071. In die tijd bestond de omgeving uit moerassen en zandruggen waarvan sommige bewoond werden. De naam Doesburg duidt ook op een dergelijke omgeving. Volgens taalkundigen waren does, duis en doze benamingen voor een met struiken of bomen begroeid moeras. De toevoeging van het woord ‘burg’ aan het woord ‘does’ wijst op een burcht of nederzetting in een dergelijk moerasgebied. Doesburg, drielandenpunt op de grenzen van de Achterhoek, de Veluwe en de Liemers, geniet grote bekendheid door haar prachtig gerestaureerde historische binnenstad en vestingwerken. In 1974 is de binnenstad, met haar groot aantal monumenten en beeldbepalende panden, aangewezen als beschermd stadsgezicht. Ze mocht een aantal keren fungeren als decor voor bioscoopfilms. Gemeente Doesburg telt ruim 11.000 (december 2023) inwoners op een oppervlakte van 12,96 km². De ambtelijke organisatie telt circa 95 fte, verdeeld over vier teams en een staf: ❖ ❖ ❖ ❖ ❖

Leefomgeving, toerisme & economie Samenleving; Buiten beheer Externe & Interne dienstverlening; Staf (control).

Naast de ambtelijke organisatie zijn ook de volgende (bestuurs)organen opgenomen: Raad, College B&W, Griffie, commissies. Voor meer informatie over de gemeente Doesburg verwijzen wij u graag naar: http://www.doesburg.nl. Deze aanbesteding wordt uitgevoerd in opdracht van Team Staf. Auditcommissie Om de raad goed te ondersteunen in zijn financiële taken en verantwoordelijkheden heeft de gemeenteraad een gemeentelijke auditcommissie in het leven geroepen. De portefeuillehouder Financiën, de controller en de externe accountant maken deel uit van de Auditcommissie. Voor alle financiële informatie van de Gemeenten verwijzen wij u door naar: HTTPS://DOESBURG.BEGROTINGSAPP.NL

4 Gemeente Doesburg Aanbestedinsleidraad Accountantsdiensten Z/24/041366 Auteur: Inkoop & Aanbestedingen/ Dhr. M. Kievit

1.2

Inkoop en Aanbesteding

Binnen de Gemeente is afdeling Inkoop en Aanbesteding samen met de vakspecifieke afdeling verantwoordelijk voor elke vorm van aanbesteding. Inkoop en Aanbesteding valt onder het team Externe en Interne dienstverlening en zij verzorgen het gehele proces rondom de aanbesteding. Vooraf zijn de aanbestedingsdocumenten besproken met zowel Team Juridische Zaken (intern) als adviesgesprekken met externe partijen. De Gemeente denkt hiermee volledig te voldoen aan alle geldende wet- en regelgeving. Inkoop en Aanbesteding zal na gunning en gedurende de looptijd van de overeenkomst op vastgestelde momenten het verloop van de overeenkomst met zowel de verantwoordelijke afdeling als de Dienstverlener evalueren: ‘contractmanagement’. Wanneer u vragen en/of opmerkingen heeft over deze aanbesteding kunt u rechtstreeks contact opnemen met: Dhr. M. Kievit (interim) Adviseur Inkoop & Aanbestedingen martijn.kievit@doesburg.nl of telefonisch via +31(0)640460775. Het is niet toegestaan om gedurende het aanbestedingsproces contact op te nemen met andere medewerkers binnen de Gemeente om de Aanbesteding te bespreken of welke vorm dan ook van informatie te vergaren. Dit zal uitsluiting tot resultaat hebben.

1.3

Toekomst planning

Gemeenten zijn altijd volop in beweging. Al dan niet aangestuurd door de Rijksoverheid zijn gemeenten onderhevig aan wet- en regelgeving die het noodzakelijk maken om samenwerkingsverbanden met andere gemeenten aan te gaan. Op dit moment is niet bekend of deze aanbesteding onderhevig is aan veranderingen voor de Gemeente. De Gemeente heeft daarom de intentie om de Overeenkomst volgens looptijd uit te dienen. Wanneer in de toekomst deze Overeenkomst onderhevig is aan veranderingen, zal de Gemeente in overleg treden met de Dienstverlener om de eventuele komende veranderingen te bespreken. De Gemeente heeft altijd de intentie om de juiste oplossing te zoeken voor alle betrokken partijen. Het is mede hierom dat aan de genoemde informatie in de aanbestedingsdocumenten geen rechten kan worden verleend. De Gemeente heeft geen afnameverplichting na het aangaan van de Overeenkomst.

1.4

Duurzaamheid en Circulair inkopen

De Gemeente heeft duurzaamheid hoog in het vaandel staan. Ten aanzien van duurzaamheid heeft de Gemeente de ambitie om 100% duurzaam in te kopen. Daar waar mogelijk worden de door het Rijk geformuleerde eisen voor milieuvriendelijker en rechtvaardige inkopen in dit Aanbestedingsdocument gehanteerd. In deze aanbesteding zijn deze aspecten meegenomen in het hoofdstuk Programma van Eisen. De Overheid streeft een economie na waarbij beschikbare grondstoffen zo lang mogelijk in de keten blijven en reststromen zo hoogwaardig mogelijk worden hergebruikt. De Gemeente stimuleert het minimaliseren van de hoeveelheid nieuw benodigde grondstoffen en de zorg dat grondstoffen zoveel mogelijk biobased zijn (=onttrokken aan de natuur en biologisch afbreekbaar, i.p.v. fossiel en/of niet afbreekbaar). We stimuleren het minimaliseren van de hoeveelheid niet-herbruikbaar afval door ontstaan van afval te voorkomen en grondstoffen uit afval te hergebruiken. De Gemeente heeft de voorkeur om samen te werken met leveranciers, dienstverleners die het duurzaamheidsbeleid delen en verder willen uitdragen. De Gemeente gaat ervan uit dat iedere opdrachtnemer waarmee de Gemeente een Overeenkomst sluit, zich houdt aan de geldende wet- en regelgeving omtrent duurzaamheid.

Van iedere contractant verwacht de Gemeente commitment aan de gestelde duurzaamheidseisen en een proactieve houding bij het helpen van de doelstellingen. Daarnaast wordt ervan uitgegaan dat de contractant (gevraagd en ongevraagd) de Gemeente advies geeft voor eventuele verbetertrajecten.

1.5

Social Return On Investment (SROI)

De (Rijks)overheid wil dat eenieder de mogelijkheid wordt geboden om mee te doen in de samenleving. Dat betekent onder andere dat iedereen uitzicht moet hebben op werk en inkomen. De Overheid stimuleert dit door via de inkoop/aanbestedingstrajecten, ondernemers te verzoeken mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in te zetten. Social return is het principe dat opdrachtnemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor de maatschappij, op maatschappelijk of sociaal vlak. De Gemeente ziet social return als een vorm van maatschappelijk partnerschap tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.

5 Gemeente Doesburg Aanbestedinsleidraad Accountantsdiensten Z/24/041366 Auteur: Inkoop & Aanbestedingen/ Dhr. M. Kievit

Toepassing social return We passen social return standaard toe bij diensten en werken. De toepassing van social return op de opdracht of aanbesteding boven de drempelwaarde is verplicht (uitzonderingen daargelaten) en onder de drempelwaarde facultatief. Social Return kan ook op aanbestedingen met lagere contractwaarden worden toegepast indien de werkzaamheden van de opdracht bij uitstek geschikt zijn voor de doelgroep van social return. Het gaat om de contractwaarde over de gehele looptijd van de opdracht. Drempelwaarde Diensten: > € 150.000 Drempelwaarde Werken: > € 300.000 Percentages De inzet van een opdrachtnemer op het gebied van social return wordt uitgedrukt in een waarde die gelijk is aan een bepaald percentage van de opdrachtwaarde. We kiezen voor minimaal 5% bij Diensten en minimaal 2% bij Werken. Het gaat hier om het percentage van de contractwaarde, niet om de loonsom. Dit is (administratief) makkelijker voor de ondernemer. Maatwerk is mogelijk; hoe meer maatwerk is toegepast op het onderdeel social return bij de voorbereiding van de aanbesteding, hoe groter de kans dat een percentage of gevraagde social-return-inspanning realistisch is en past bij de situatie in de praktijk. Maatschappelijk Wanneer SROI, zoals hierboven beschreven, binnen een Aanbesteding door opdrachtnemer niet haalbaar is, kan er besloten worden om SROI breder in te zetten.

Denkt u hierbij aan het ondersteunen van de lokale bibliotheek, (sport)verenigingen en/of ondersteuning van vrijwilligersorganisaties.

1.6

Privacywetgeving

Bij de dienstverlening en bedrijfsvoering van Gemeente kunnen persoonsgegevens worden verwerkt. De dienstverlening van Gemeente is een integraal onderdeel van procesketens, zoals bijvoorbeeld op het gebied van jeugdzorg, maatschappelijke ondersteuning, werk en inkomen, de registratie van personen, gebouwen en adressen en de uitgifte van persoonsdocumenten. De Gemeente werkt als meest nabije overheidslaag bij de uitvoering van haar taken ook veelvuldig samen met andere overheidsorganisaties, semioverheidsorganisaties en bedrijven. Wanneer er persoonsgegevens worden verwerkt en uitgewisseld, dient er rekening te worden gehouden met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Wanneer bij de verwerking van persoonsgegevens meerdere partijen betrokken zijn, is het maken van afspraken over de gegevensverwerkingen in de meeste gevallen verplicht. Deze afspraken kunnen worden vastgelegd in zogenaamde verwerkersovereenkomsten of gegevensuitwisselingsovereenkomsten. Afhankelijk van de rollen van de partijen dient er gekeken te worden naar welk type overeenkomst er gesloten dient te worden. Als er sprake is van een verwerkingsverantwoordelijke/verwerkersrelatie dienen de afspraken vastgelegd te worden in een verwerkersovereenkomst. Hiervan is sprake in het geval een externe partij (verwerker) voor de andere partij (verwerkingsverantwoordelijke) persoonsgegevens gaat verwerken.

Daar waar, gelet op de in de overeenkomst omschreven opdracht, een verwerkersovereenkomst noodzakelijk is, wordt deze overeenkomstig hetgeen daaromtrent is bepaald in de AVG opgesteld door Gemeente. Indien de AVG, als bedoeld in het achtste lid, van toepassing is op de in de Overeenkomst omschreven opdracht, rust op zowel Gemeente als Opdrachtnemer de verplichting hun organisatie zo in te richten dat voldaan is aan de eisen uit de AVG en de daarin benoemde medewerker(s) aanwezig zijn. Eventueel ingeschakelde derde(n) zijn evenzo onderhavig aan al hetgeen gesteld is in de AVG. Bij de aanschaf van nieuwe systemen wordt de mogelijkheid voor betrokkenen om hun rechten op grond van de AVG uit te oefenen als eis meegenomen. Een verwerkersovereenkomst dient te worden opgesteld, nageleefd, gemonitord en gewijzigd indien relevante veranderingen optreden. Zonder een door een daartoe bevoegde getekende verwerkersovereenkomst kan geen overeenkomst tot stand komen. Het is verplicht om de meest recente versie van de IBD standaard verwerkersovereenkomst te gebruiken. Naast de verwerkingsverantwoordelijke/verwerkersrelatie kan er ook sprake zijn van gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid of van twee zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken.

Wanneer er sprake is van gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid hebben beide partijen een soortgelijke rol, waarbij de partijen samen het doel en de middelen voor de verwerking bepalen. In dat geval dienen de partijen een samenwerkingsconvenant sluiten. Ook hier is het verplicht de meest recente versie van de IBD modelovereenkomst gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken te gebruiken.

6 Gemeente Doesburg Aanbestedinsleidraad Accountantsdiensten Z/24/041366 Auteur: Inkoop & Aanbestedingen/ Dhr. M. Kievit

Indien er sprake is van twee zelfstandig verwerkingsverantwoordelijken verwerkt een partij persoonsgegevens voor eigen doeleinden en deelt deze gegevens met de andere partij die vervolgens ook de persoonsgegevens voor eigen doeleinden verwerkt. In dat geval kunnen de afspraken vastgelegd worden in een gegevensuitwisselingsovereenkomst. Aanbeveling is de meest recente versie van de IBD standaard gegevensuitwisselingsovereenkomst te gebruiken.

1.7 Wet Bibob Het doel van de Wet Bibob is het voorkomen dat de gemeente strafbare activiteiten faciliteert en/ of dat onrechtmatig verkregen voordeel wordt gebruikt. Dit gebeurt door een Bibob-toets uit te voeren naar de integriteit van de betrokkene en diens omgeving. Op basis van de uitkomsten van dit onderzoek kunnen bijvoorbeeld vergunningen of subsidies worden geweigerd of ingetrokken of kan de gemeente besluiten geen opdracht te verlenen aan een partij of geen vastgoedtransactie aan te gaan. De Wet Bibob geeft de gemeente Doesburg hierbij eigen beleidsruimte bij de besluitvorming over het toepassen van de uit deze wet voortvloeiende bevoegdheden. Overwegende dat de gemeente Doesburg alleen zaken wil doen met integere partijen. De gemeente kan de Wet toepassen bij overheidsopdrachten zoals bedoeld in de Aanbestedingswet 2012, dan wel een overeenkomst zorg vanuit de Jeugdwet en/ of de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015.

De gemeente kan een eigen onderzoek starten als: ❖ de activiteit(en) waarop de overheidsopdracht ziet genoemd zijn in Bijlage 1 van de beleidsregel; ❖ uit eigen ambtelijke informatie en/ of informatie afkomstig van één van de partners van het samenwerkingsverband RIEC hier aanleiding toe is; ❖ er een tip van het Landelijk Bureau Bibob als bedoeld in artikel 11 van de Wet is ontvangen; ❖ er een tip van de officier van justitie, een tip van een ander bestuursorgaan dat of een rechtspersoon met een overheidstaak die bevoegd is tot toepassing van deze wet, als bedoeld in artikel 26 van de Wet is ontvangen; Inschrijvende partijen dienen er rekening mee moeten houden dat de gemeente, alvorens tot definitieve gunning wordt overgegaan, een eigen onderzoek kan starten, dan wel advies kan inwinnen als bedoeld in artikel 9 lid 2 van de Wet. In de af te sluiten overeenkomst(en) is een integriteitsclausule opgenomen waarin wordt aangegeven dat de overeenkomst zal worden ontbonden als één van de situaties, bedoeld in artikel 9, tweede lid van de Wet zich voordoet. Bij de uitvoering van de overeenkomst kan het voornoemde aanleiding zijn voor de Gemeente om een eigen onderzoek te starten naar de contractpartij en/ of de onderaannemer. De Opdrachtnemer dient volledig medewerking te verlenen wanneer gevraagd.

1.8 Contractmanagement Halfjaarlijks zal er een evaluatie plaatsvinden door de Gemeente en de contractant. Tijdens deze evaluatiemomenten, maar ook gedurende de looptijd van de Overeenkomst kan wederzijds feedback, verbeteringen, klachten en voorstellen worden voorgedragen en besproken. Een evaluatiemoment is bedoeld om de voortgang, toekomst en eventuele problemen te bespreken. De Contractant draagt zorg voor het opstellen van het gespreksverslag, die binnen 2 weken naar het evaluatiemoment digitaal dient worden toegezonden aan de betrokken medewerkers binnen de Gemeente.

1.9 Intellectueel Eigendom Het eigendom van alle bestaande en toekomstige documenten, tekeningen en/of bestekken blijft bij de Gemeente. Wanneer er nieuwe documentaties ontstaat, bijvoorbeeld uit een (deel)project of losse opdracht zal deze binnen 7 werkdagen beschikbaar worden gesteld in het te wensen format van de Gemeente. Na afloop van een Overeenkomst, zal de contractant binnen 14 dagen alle beschikbare en nog niet afgeleverde documenten, eveneens in het te wensen format van de Gemeente, aanleveren. Wanneer Inschrijver een vergoeding wenst te ontvangen voor de verstrekking van alle documentatie zoals hierboven en niets uitsluitend, dient dit te worden vermeld bij de Inschrijving. Dit voorkomt dat de Gemeente achteraf wordt geconfronteerd met eventuele niet berekende kosten. Wanneer deze kosten niet zijn vermeld of anderszins bekend zijn gemaakt is er geen recht op vergoeding in welke vorm dan ook en wordt de documentatie kosteloos overgedragen aan de Gemeente. Het is contractant nadrukkelijk verboden, informatie te delen met andere partijen, zonder schriftelijke toestemming van de Gemeente.

7 Gemeente Doesburg Aanbestedinsleidraad Accountantsdiensten Z/24/041366 Auteur: Inkoop & Aanbestedingen/ Dhr. M. Kievit

1.10 Goedkeuringen De Gemeente handelt gedurende de gehele aanbestedingsprocedure onder het uitdrukkelijke voorbehoud van goedkeuring door het management van de Gemeente. Onder management kan worden verstaan Directie, College of Raad. Voordat een opdracht definitief kan worden gegund, moet aan de volgende vijf voorwaarden zijn voldaan: Instemming uitkomst door management: het betreffende management moet instemmen met de uitkomsten van de gunningsfase; Instemming Overeenkomst door management: het betreffende management moet instemmen met de Overeenkomst tussen Gemeente en Opdrachtnemer; Geen bezwaar: er bestaan geen nog lopende bezwaarprocedures; Overeenstemming: er is overeenstemming bereikt tussen Gemeente en Opdrachtnemer over operationele, contractuele en financiële aspecten betreffende (de uitvoering van) de Opdracht; Bewijsstukken: alle gevraagde bewijsstukken zijn correct en tijdig ingeleverd.

8 Gemeente Doesburg Aanbestedinsleidraad Accountantsdiensten Z/24/041366 Auteur: Inkoop & Aanbestedingen/ Dhr. M. Kievit

2

DE OVEREENKOMST

2.1 Looptijd van de Opdracht De ingangsdatum van de overeenkomst is 1 juli 2024. De doorlooptijd is vier (4) jaar en eindigt daarom op 30 juni 2028. De Gemeente behoudt zich het recht voor de Overeenkomst jaarlijks te ontbinden bij aantoonbaar nalaten/ disfunctioneren van de gecontracteerde Opdrachtnemer.

2.2 Verlenging Conform Artikel 2 van de Controleverordening (zie bijlage) wordt de Overeenkomst gesloten voor vier (4) jaar. Na de looptijd van de Overeenkomst zal deze niet worden verlengd.

2.3 (Tussentijdse) Beëindiging Tussentijdse beëindiging door middel van opzegging door de Gemeente is mogelijk met inachtneming van een opzegtermijn van tenminste zes (6) maanden. De betreffende opzegging zal per aangetekend schrijven met ontvangstbevestiging plaatsvinden. De Gemeente kan tot tussentijdse beëindiging door middel van opzegging van deze overeenkomst overgaan wanneer van Rijkswege voorgeschreven (veranderde) wet- en regelgeving haar hiertoe noodzaken, of omwille van haar moverende redenen zoals bijvoorbeeld een Gemeentelijke herindeling/fusie/opsplitsing. In ieder geval bij een opzegging ontstaat geen recht op schadevergoeding voor Opdrachtnemer. De Gemeente behoudt zich het recht voor om de overeenkomst te beëindigen in het geval zich een situatie voordoet als bedoeld in artikel 2.163f onder b van de Aanbestedingswet. Na beëindiging van de overeenkomst blijven de voorwaarden van de overeenkomst en meer specifiek de dienstverlening op de al gedurende de onderhavige contractperiode in opdracht verstrekte en geleverde opdrachten volledig en onverminderd tot nadere informatie vanuit de Gemeente van toepassing. Contractant zal te allen tijde meewerken aan een zo goed mogelijk overdragen van alle informatie en documentatie bijhorende of voortvloeiend uit deze overeenkomst aan de Gemeente en/of eventuele nieuwe partij waarmee de Gemeente een overeenkomst sluit.

2.4 Aanvullende Diensten Als de Gemeente gedurende de duur van (Raam)overeenkomst(en) besluit om aanvullende diensten af te nemen dan kunnen deze uitbreidingen onderdeel gaan uitmaken van een of meerdere van de naar aanleiding van deze Aanbesteding te sluiten Raamovereenkomsten. De Gemeente behoudt zich echter het recht voor om deze eventuele aanvullende diensten buiten deze overeenkomst(en) te laten en door derde(n) te laten uitvoeren.

9 Gemeente Doesburg Aanbestedinsleidraad Accountantsdiensten Z/24/041366 Auteur: Inkoop & Aanbestedingen/ Dhr. M. Kievit

3 3.1

DE OPDRACHT EN WERKZAAMHEDEN Huidige situatie

Op 30 juni 2024 eindigt de huidige overeenkomst met Stolwijk Kelderman Accountants/Fiscalisten. te Doetinchem. De jaarrekening 2023 is dus de laatste controle op de jaarrekening die Stolwijk Kelderman op basis van de huidige overeenkomst zal leveren. Er is geen mogelijkheid meer om de Overeenkomst te verlengen, waardoor volgens de geldende aanbestedingswetgeving, deze Dienstverlening opnieuw dient te worden aanbesteedt.

3.2

Doel van deze Aanbesteding

De gemeenteraad wijst op basis van de Gemeentewet (artikel 213) een accountant aan die haar bijstaat in haar controlerende functie. De gemeenteraad beoogt met deze aanbesteding een overeenkomst af te sluiten met één opdrachtnemer. De doelstellingen worden vertaald naar de afbakening van de Opdracht, de eisen die aan de uitvoering ervan worden gesteld, de eisen die aan de Inschrijvers worden gesteld om voor de Opdracht in aanmerking te komen en de wijze waarop de economisch meest voordelige Inschrijving (EMVI) wordt geselecteerd.

3.3

Buiten scope van de Opdracht

De werkzaamheden van de accountant zijn zo goed als mogelijk beschreven in de Aanbestedingsdocumenten. De Gemeente is van mening dat alle uit te voeren werkzaamheden conform wet- en regelgeving kunnen worden uitgevoerd. Er zijn daarom geen onderdelen die buiten de scope van de Opdracht vallen.

3.4

Clustering en percelen

De Gemeente is van mening dat de uitgevraagde dienstverlening niet kan worden opgedeeld in percelen aangezien deze dienstverlening homogeen is en het opdelen in percelen zal leiden tot meerwerk en minder overzicht (coördinatieproblemen).

3.5

Aard van de Opdracht

Er wordt een dienst ingekocht. De opdracht heeft betrekking op wettelijk voorgeschreven werkzaamheden. Inhoud van de opdracht • De controle van de jaarrekening conform artikel 213 van de Gemeentewet, inclusief de controles van de Single Information, Single Audit (SISA) en Wet Normering Topinkomens (WNT). Het gaat om de jaarrekening van de gemeente. • Het uitvoeren van de natuurlijke adviesfunctie: de accountant voorziet in de natuurlijke adviesfunctie, d.w.z. hij adviseert het ambtelijk en bestuurlijk management zowel gevraagd (op verzoek van de gemeente) als ongevraagd (op eigen initiatief). • Controle overige (deel)verantwoordingen, voor andere accountantsverklaringen, zoals verklaringen bij ISVsubsidies, worden aparte opdrachten verstrekt. • Het verrichten van de jaarlijkse interim-controle (in voorbereiding op de jaarrekeningcontrole), met als resultaat de managementletter voor de auditcommissie. De eisen die gesteld worden aan de dienstverlening zijn terug te vinden in het Programma van Eisen. Rechtmatigheidscontrole De Wet versterking decentrale rekenkamers is met ingang van 1 januari 2023 in werking getreden. Daarin is besloten om de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording in te laten gaan met ingang van het verslagjaar 2023. De jaarrekening voor het verslagjaar 2023 wordt in het kalenderjaar 2024 vastgesteld.

Nu verstrekken externe accountants een controleverklaring met een oordeel inzake getrouwheid en rechtmatigheid bij de jaarrekeningen van gemeenten. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording wijzigt dit. Het college van B en W geeft dan een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Daarmee valt de rechtmatigheidsverantwoording onder het getrouwheidsoordeel van de accountant.

10 Gemeente Doesburg Aanbestedinsleidraad Accountantsdiensten Z/24/041366 Auteur: Inkoop & Aanbestedingen/ Dhr. M. Kievit

Gewenste situatie De gemeente wil een accountant selecteren die qua profiel en functievervulling, naar het oordeel van de gemeente, goed bij de gemeente past en die zijn diensten tegen een concurrerende prijs aanbiedt. Van de accountant wordt verwacht dat deze beschikt over: • Een open en kritische houding ten opzichte van de organisatie van de gemeente Doesburg. • Een adviesorganisatie die zelf in staat is de processen met kennis en mankracht te ondersteunen. • Goede sociale vaardigheden en het vermogen om te kunnen communiceren met alle betrokkenen in het proces.

3.6

Raming van de Opdracht

De waarde van de Opdracht is gebaseerd op de historische afname van het uitgevraagde. Op basis van deze historische afname verwacht de Gemeente dat de waarde voor de Opdracht op jaarbasis uit zal vallen op €80.000,-. Dit betekent dat de geschatte totaalomvang van de Opdracht €320.000,- is. Aan deze raming kan Inschrijver echter geen rechten ontlenen.

Jaar

2020

2021

2022

2023

Accountantskosten

€ 80.000,-

€ 80.000,-

€80.000,-

€ 80.000,-

11 Gemeente Doesburg Aanbestedinsleidraad Accountantsdiensten Z/24/041366 Auteur: Inkoop & Aanbestedingen/ Dhr. M. Kievit

4 DE AANBESTEDINGSPROCEDURE 4.1

Richtlijn

Deze Aanbesteding is opgesteld met inachtneming van de beginselen die voortvloeien uit de Aanbestedingswet 2012, te weten: Non-discriminatie; Transparantie; Objectiviteit; Proportionaliteit.

4.2

Planning

In onderstaande tabel is de globale planning weergegeven, voor de meest actuele planning wordt verwezen naar het aanbestedingsplatform.: Fase in procedure: Behandeling Aanbestedingsdocumenten in Auditcommissie Behandeling Aanbestedingsdocumenten in College gemeente Vooraankondiging opdracht Vaststelling Aanbestedingsdocumenten in Raad gemeente Publicatiedatum Inlichtingen ronde 1 (indienen van vragen door geïnteresseerde) Verzending Nota van Inlichtingen (Digitale beantwoording van vragen door Gemeente) Laatste Inlichtingen ronde 2 (indienen van vragen door geïnteresseerde) Verzending laatste Nota van Inlichtingen (Beantwoording van vragen door Gemeente) Indienen Inschrijving uiterlijk tot Presentatie Inschrijvers bij Auditcommissie van gemeente Verzending gunningsbeslissing Start bezwaartermijn Verificatiegesprek winnende Inschrijving Bezwaartermijn loopt af op Benoeming Accountant door Raad Gemeente Doesburg Ingangsdatum en Ondertekening Overeenkomst

Datum: 11-01-2024 23-01-2024 15-02-2024 29-02-2024 01-03-2024 18-03-2024 voor 17:00uur 25-03-2024 29-03-2024 05-04-2024 22-04-2024 vóór 12:00 uur 24-04-2024 en 25-04-2024 30-04-2024 30-04-2024 14-05-2024 31-05-2024 12:00 uur 03-07-2024 Na raadsbehandeling

U dient na de sluitingsdatum van de offerteperiode (uiterlijk moment van indiening Inschrijving) tot aan het moment dat de gunningsbeslissing wordt verzonden er rekening mee te houden dat er verificatievragen kunnen worden gesteld, welke u binnen drie werkdagen na verzending dient te beantwoorden. Geen of onvoldoende beantwoording kan (alsnog) leiden tot ongeldigverklaring van uw Inschrijving. Aan de planning hierboven beschreven, alsook aan hierna genoemde data, kunnen geen rechten ontleend worden. Bij aanzienlijke vertraging in bovenstaande planning zal de Gemeente de Inschrijvers hier zelf tijdig over berichten. De Gemeente kan de planning wijzigen. Inschrijvers worden daarover tijdig bericht.

4.3

Communicatie met betrekking tot de aanbesteding

Zowel tijdens de aanbestedingsprocedure als tijdens de uitvoering van de (Raam)overeenkomst zal de correspondentie met de Gemeente worden gevoerd in de Nederlandse taal. De Inschrijving dient in de Nederlandse taal te zijn opgesteld. Verzoeken om nadere informatie met betrekking tot inhoudelijke en procedurele aspecten rond deze Aanbesteding moeten altijd via de email aan de genoemde contactpersoon gesteld worden. Het is niet toegestaan dat Inschrijvers, op straffe van uitsluiting, contact te zoeken met leden van het inkoopteam, het beoordelingsteam en/of andere medewerkers van de Gemeente, dan wel op een andere wijze dan in deze paragraaf benoemd, om informatie in te winnen over deze Aanbesteding.

12 Gemeente Doesburg Aanbestedinsleidraad Accountantsdiensten Z/24/041366 Auteur: Inkoop & Aanbestedingen/ Dhr. M. Kievit

4.4

Proactief handelen Inschrijvers

Dit Aanbestedingsdocument (inclusief bijlagen) is met zorg samengesteld. Mocht u desondanks tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden tegenkomen, dan dient u dit zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk op de laatste dag van de gelegenheid tot het stellen van vragen c.q. verzoek om inlichtingen, de Gemeente hiervan op de hoogte te stellen. Als een Gegadigde niet tijdig op de voorgeschreven wijze de Gemeente aldus heeft geattendeerd, is die Gegadigde niet ontvankelijk in enige (latere) vordering gericht tegen de vermeende onjuistheid, onrechtmatigheid of onregelmatigheid anderszins. De Gemeente behoudt zich het recht voor om naar aanleiding van eventuele opmerkingen de inhoud van de Aanbestedingsdocumenten (inclusief bijlagen) aan te passen. Dit met toepassing van een eventuele verlenging van termijnen en correctie van de aankondiging van deze Aanbesteding.

4.5

Nota van Inlichtingen

De Inschrijvers worden in de gelegenheid gesteld om per perceel eventuele vragen, opmerkingen en bezwaren naar aanleiding van de Aanbesteding, de daarbij behorende standaardformulieren en andere bijlagen in te dienen. Hierbij gelden de volgende voorwaarden: 1. Vragen kunnen uitsluitend via email worden gesteld. 2. De vragen dienen uiterlijk op de in de planning (zie paragraaf 5.2) vermelde datum ingediend te zijn. Vragen, opmerkingen of bezwaren die op een later moment worden ontvangen, zullen niet meer in behandeling worden genomen, tenzij die, naar het uitsluitende oordeel van de Gemeente, noodzakelijk zijn voor het indienen van een deugdelijke Inschrijving. 3. De vragen worden uiterlijk op de in de planning vermelde datum in een geanonimiseerde Nota van Inlichtingen per email aan alle Inschrijvers worden verzonden. 4. Bezwaren, opmerkingen en tekstvoorstellen over het concept (Raam)overeenkomst(en) en/of de voorwaarden van de Gemeente dienen meegenomen te worden met de vragen die beantwoord zullen worden in de Nota van Inlichtingen. Indien noodzakelijk kan de Gemeente beslissen een tweede (en eventueel een verder volgende) Nota van Inlichtingen in te gelasten. Een eventuele tweede en volgende Nota van Inlichtingen kan uitsluitend vragen en antwoorden bevatten die betrekking hebben op de vorige Nota van Inlichtingen.

U bent zelf verantwoordelijk voor de vragen die u stelt en welke informatie u hierbij geeft. De Gemeente behoudt zich het recht voor vragen en opmerkingen ter zijde te leggen of slechts gedeeltelijk te beantwoorden zolang ze daarmee de aanbestedingsrichtlijnen niet schenden. Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken hebben geen rechtskracht tenzij deze schriftelijk zijn bevestigd.

4.6

Klachtenafhandeling

Conform de Klachtenregeling Aanbesteden is er voor de Inschrijver en de overige belanghebbende(n) de mogelijkheid om zowel in de Aanbestedingsfase als de gunningsfase een klacht in te dienen. Een eventuele klacht kan uitsluitend betrekking hebben op de inhoud en/of procedure van de betreffende Aanbesteding. Een eventuele klacht dient altijd gemotiveerd te zijn. Hiervoor geldt de volgende procedure: 1. De klacht kan door de Inschrijver of overige belanghebbende(n) per e-mail ingediend worden bij de gemeente via inkoop@doesburg.nl 2. De klacht kan door de Inschrijver of overige belanghebbende(n) ingediend worden bij de Commissie van Aanbestedingsexperts. Zoals opgenomen in de Klachtenregeling Aanbesteden schort het indienen van een klacht zowel bij de Gemeente als bij de Commissie van Aanbestedingsexperts de aanbestedings- en gunningsprocedure niet op. Voor de goede orde wordt hier vermeld dat een eventueel advies van de Commissie van Aanbestedingsexperts voor de Gemeente niet bindend is.

13 Gemeente Doesburg Aanbestedinsleidraad Accountantsdiensten Z/24/041366 Auteur: Inkoop & Aanbestedingen/ Dhr. M. Kievit

4.7

Standaardformulieren

Voor het indienen van een Inschrijving worden Standaardformulieren gebruikt die als bijlage bij dit Aanbestedingsdocument zijn gevoegd. Het format en de standaardtekst van deze Standaardformulieren is dwingend voorgeschreven om een maximale vergelijkbaarheid van Inschrijvingen mogelijk te maken. Om die reden is het niet toegestaan het format of de standaardtekst van de Standaardformulieren aan te passen, aan te vullen of op enige andere manier te wijzigen. Indien uit de Inschrijving blijkt dat dit wel het geval is, kan dit leiden tot ongeldigheid van de gehele Inschrijving. De Inschrijving komt dan niet meer voor Gunning van de Opdracht in aanmerking. De Standaardformulieren dienen te allen tijde (waar aangegeven) rechtsgeldig ondertekend te worden door een daartoe bevoegde functionaris. Deze vertegenwoordigingsbevoegdheid moet blijken uit het door de Inschrijver over te leggen uittreksel uit het handelsregister. Als de bevoegdheid uit het uittreksel niet is op te maken dient een volmacht te worden bijgevoegd, waaruit onder meer blijkt tot welke opdrachtwaarde de gevolmachtigde bevoegd is.

4.8

Aanvullende eisen ten aanzien van combinaties, Onderaanneming of Holding

Een Gegadigde mag zich slechts één keer aanmelden door middel van een Inschrijving. In het geval van aanmelding in een Combinatie of Onderaanneming is het niet toegestaan dat een Combinant of hoofdaannemer zich naast deze aanmelding afzonderlijk, met een andere Combinatie of als hoofdaannemer inschrijft voor deze Aanbesteding. In dat geval zullen al de betrokken Inschrijvingen ongeldig worden verklaard. 4.8.1 Combinatie van Inschrijvers Inschrijven in Combinatie is toegestaan en van toepassing indien Inschrijver Combinanten gebruikt om aan de kwalificatiecriteria te voldoen. Alle leden van de Combinatie verklaren door middel van het indienen van een Inschrijving aansprakelijk te zijn, zowel in het kader van de aanbestedingsprocedure als in het kader van het uitvoeren van de Overeenkomst. Inschrijver dient in dat geval duidelijk te vermelden welke van de leden van de Combinatie welke activiteiten uitvoeren. Een Combinatie kan slechts voor Gunning in aanmerking komen, als ieder van de Combinanten, overeenkomstig de voorschriften in deze Offerteaanvraag, aantoont dat de Uitsluitingsgronden als bedoeld in van deze Aanbesteding, ten aanzien van die Combinant niet van toepassing zijn. Een Combinatie wijst gedurende de Aanbesteding en uitvoering van de Opdracht een vertegenwoordiger (Penvoerder) aan die gerechtigd is namens de Combinatie op te treden.

Communicatie met de Combinatie zal uitsluitend met de Penvoerder geschieden. Tevens is uitsluitend de Penvoerder gerechtigd facturen in te dienen bij de Gemeente en de Gemeente zal uitsluitend aan de Penvoerder bedragen betalen. De verdeling van door de Gemeente aan de Penvoerder betaalde bedragen is een interne aangelegenheid van de Combinatie. Het vormen van een Combinatie na indienen van een Inschrijving is niet toegestaan en wijzigingen in de samenstelling van de Combinatie, na de Inschrijving leidt in beginsel tot uitsluiting. Ook het meer dan één keer aanmelden door een Inschrijver en/of Combinant leidt in beginsel tot uitsluiting. 4.8.2 Onderaanneming Onderaanneming is toegestaan onder de voorwaarde dat de hoofdaannemer en ook inschrijvende partij verantwoordelijk en aansprakelijk is voor de levering van de diensten van de Onderaannemer. Bij deze constructie treedt de hoofdaannemer op als Inschrijver. Bij de Inschrijving dient de Inschrijver aan te geven welke Onderaannemer voor welk deel van de Opdracht zal worden ingezet. De hoofdaannemer is bij deze constructie volledig aansprakelijk voor de gestanddoening van de verplichtingen voortvloeiend uit de Inschrijving en ook de eventuele uitvoering van het contract. De aansprakelijkheid voor deze Onderaannemer(s) berust in dat geval volledig bij de Inschrijver.

Als de hoofdaannemer gebruik maakt van gegevens van een of meer Onderaannemer(s) om zijn geschiktheid voor de Opdracht aan te tonen, dienen alle gevraagde documenten door de hoofdaannemer ingediend te worden onder vermelding van de organisatie waarvan deze afkomstig zijn. Als voor de financiële en economische draagkrachteisen en/ of –criteria een beroep op een derde (Onderaannemer) wordt gedaan, dient bij de Inschrijving een verklaring van deze derde te worden gevoegd dat de derde zich hoofdelijk aansprakelijk stelt voor de volledige en juiste uitvoering van de Opdracht door de Inschrijver (hoofdaannemer) en ook de eventueel daaruit voortvloeiende schade (zie invulbijlage).

14 Gemeente Doesburg Aanbestedinsleidraad Accountantsdiensten Z/24/041366 Auteur: Inkoop & Aanbestedingen/ Dhr. M. Kievit

Als voor de beroepsbekwaamheid en/of technische en/of organisatorische eisen en/of criteria een beroep op een derde (Onderaannemer) wordt gedaan, dient bij de Inschrijving een verklaring van deze derde te worden gevoegd dat de Inschrijver (hoofdaannemer) daadwerkelijk over de ervaring en middelen van deze derde kan beschikken ten behoeve van de uitvoering (het betreffende gedeelte) van de Opdracht. De Inschrijver (hoofdaannemer) is verplicht deze derde (Onderaannemer) bij de uitvoering ook daadwerkelijk in te schakelen. 4.8.3 Holding/ dochteronderneming Van een concern mogen slechts meerdere ondernemingen zich inschrijven als Inschrijver (zelfstandig, in Combinatie, of als Onderaannemer), indien zij – op verzoek van de Gemeente – kunnen aantonen dat zij ieder de Inschrijving onafhankelijk van de andere Inschrijvers (waaronder de Inschrijvers die deel uitmaken van hetzelfde concern) hebben opgesteld, en de vertrouwelijkheid hierbij in acht hebben genomen. Kan dit niet door één van de betreffende Inschrijvers worden aangetoond, dan leidt dit tot uitsluiting van alle tot het betreffende concern behorende Inschrijvers (zie hiervoor invulbijlage).

Ondernemingen behoren tot een concern als zij: Aan elkaar zijn gelieerd op een wijze als bedoeld in artikel 24a boek 2 Burgerlijk Wetboek of Met elkaar zijn verbonden in een groep als bedoeld in artikel 24b boek 2 Burgerlijk Wetboek of Aan elkaar zijn gelieerd in aan sub a of sub b vergelijkbare rechtsvormen naar buitenlands recht.

4.9

Fusie of overname gegadigde

Wanneer Gegadigde fuseert, fusieplannen heeft, of wordt overgenomen door derden dient Gegadigde dit zo spoedig mogelijk te melden bij de contactpersoon van de Gemeente. Deze meldingsplicht geldt ook gedurende de looptijd van de Overeenkomst.

4.10

Indienen Inschrijving

Het aanbestedingsproces voor deze Opdracht zal volledig digitaal plaatsvinden via TenderNed. Zie www.tenderned.nl voor meer informatie. Inschrijven voor deze Opdracht kan uitsluitend plaatsvinden door de Inschrijving via TenderNed in te dienen. Dit dient te geschieden overeenkomstig de vereisten die hieraan gesteld zijn. Inschrijvingen die op een andere wijze worden ingediend, kunnen ter zijde worden gelegd en daardoor niet voor gunning in aanmerking komen. Inschrijvingen die niet voor de deadline, zoals gesteld in hoofdstuk Planning, ingediend zijn komen niet voor gunning in aanmerking. De verantwoordelijkheid voor het tijdig en op correcte wijze indienen van de Inschrijving berust bij de Inschrijver. Overzicht bij Inschrijving in te dienen documenten (uploaden): • Een ingevuld en rechtsgeldig ondertekend Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA); • Uittreksel uit het handels- of beroepsregister, waaruit de rechtsgeldigheid van de Inschrijving blijkt; • Ingevulde formulier Referenties en kerncompetenties; • Ingevuld prijzenblad dat rechtsgeldig is ondertekend; • Beantwoording van het Programma van Wensen.

De Inschrijver die voor gunning in aanmerking komt, dient op verzoek van Opdrachtgever binnen zeven (7) kalenderdagen na het verzoek de volgende stukken te overleggen: • Gedragsverklaring aanbesteden (GVA); • Verklaring van de belastingdienst; • Kopie van verzekeringspolis; • Indien van toepassing: Verklaring moederbedrijf; • Tevredenheidsverklaring. Als zich op het moment van inschrijven een storing voordoet, waardoor de tijdige Inschrijving in gevaar komt, moet dit direct telefonisch worden gemeld of indien dan mogelijk via de email. Tenzij anders bepaald, blijft een Inschrijver te allen tijde zelf verantwoordelijk voor een tijdige Inschrijving. Bij uw inschrijving dient u de (invul)formulieren en bijlagen in te dienen die vermeld worden in hoofdstuk Bijlagen.

4.11

Beoordeling Inschrijvingen

De Inschrijvingen worden beoordeeld vanaf 22 April 2024. Deze beoordeling is niet openbaar. Bij het beoordelen van de Inschrijvingen zal het inkoopteam de Inschrijvingen controleren op de gestelde inschrijvingsvereisten. Het beoordelingsteam zal de Inschrijvingen vervolgens beoordelen aan de hand van de in deze Aanbesteding opgenomen gunningscriteria.

15 Gemeente Doesburg Aanbestedinsleidraad Accountantsdiensten Z/24/041366 Auteur: Inkoop & Aanbestedingen/ Dhr. M. Kievit

4.12

Gunning

De Gemeente streeft er naar de beoordeling van de ingediende Inschrijvingen uiterlijk op 30 April 2024 af te ronden. Op deze datum verwacht de Gemeente dan ook de gunningsbeslissing aan de Inschrijvers te verzenden.

4.13

Voorbehoud

De Gemeente behoudt zich het recht voor: 1. Alle gegevens uit de Inschrijving inclusief bijlagen en ook de daarin genoemde documenten op juistheid te controleren (bij derden). 2. De door Inschrijver ingediende documenten die niet voldoen aan de regels van de aanbestedingsprocedure, dan wel niet volledig of onjuist zijn, niet in behandeling te nemen en daarmee de Inschrijving ongeldig te verklaren en terzijde te leggen. 3. Onvolledige Inschrijvingen aan te (laten) vullen. De Gemeente kan nimmer door een Inschrijver worden verplicht tot aanvulling over te gaan dan wel een aanvulling (bij een andere Inschrijver) achterwege te laten respectievelijk ongedaan te maken. 4. Inschrijvers te verzoeken om een toelichting (de Gemeente kan hier nimmer toe worden verplicht). 5. De Inschrijving ongeldig te verklaren en terzijde te leggen als de Inschrijver haar voor de Opdracht relevante bedrijfsactiviteit staakt.

4.14

Kostenvergoeding

Inschrijvers hebben geen recht op vergoeding van enigerlei kosten in het kader van deze Aanbesteding, ook niet bij stopzetting, onderbreking of her-aanbesteding van de Opdracht.

4.15

Wijzigingen

Als zich wijzigingen in de situatie van de Inschrijver voordoen, waardoor de bij de Inschrijving aangeleverde informatie niet meer juist is, dient de Inschrijver dit zonder uitstel schriftelijk aan de Gemeente te melden. Hierbij dienen de consequenties voor zowel de Inschrijver als de Inschrijving vermeld te worden. De Gemeente behoudt zich het recht voor de Inschrijver alsnog uit te sluiten van verdere deelname aan de Aanbesteding als deze niet meer voldoet aan de gestelde eisen en criteria. Als gedurende de looptijd van de Overeenkomst de situatie van de Opdrachtnemer wijzigt, is het hieraan voorafgaande eveneens van toepassing. De Gemeente behoudt zich te allen tijde het recht voor de Overeenkomst te ontbinden, zonder dat de Opdrachtnemer aanspraak heeft op vergoeding van schade/ kosten/ gederfde omzet en/ of winst, wanneer de Opdrachtnemer deze verplichting niet nakomt.

4.16

Uitgangspunten

De volgende voorwaarden gelden op straffe van ongeldigheid voor het indienen van een Inschrijving: 1. De Inschrijving dient volgens de volgorde van dit document en de nummering van de Bijlagen te worden ingediend. 2. Leverings-, betalings- en/ of andere algemene voorwaarden van de Inschrijver worden uitdrukkelijk van de hand gewezen. Uitsluitend de Inkoopvoorwaarden van de Gemeente zijn van toepassing. 3. Het indienen van alternatieve aanbiedingen is niet toegestaan. 4. Het indienen van een Inschrijving onder voorbehoud of onder voorwaarde is in geen geval toegestaan en zal direct tot ongeldigheid van de Inschrijving leiden. 5. Alle informatie zoals opgenomen in de Aanbestedingsdocumenten (inclusief Bijlagen) is naar beste kunnen geleverd. De Gemeente wijst iedere aansprakelijkheid voor de juistheid of de volledigheid van de informatie zoals opgenomen in dit Aanbestedingsdocument (inclusief Bijlagen) van de hand. Inschrijvers worden geacht zelf onderzoek te doen naar alle relevante omstandigheden over de Opdracht (onder meer door het stellen van vragen in de ronde van Nota van Inlichtingen). 6.