Rapport onderzoek klooster Ootmarsum - DEF.pdf
Tekst van het document
Collegenota “instemmen met bijgevoegde overeenkomsten tot aankoop van het klooster en weiland te Ootmarsum”, 17 april 2007.
57
Koopovereenkomst, 2007.
58
Koopovereenkomst, 2007.
59
Raadsbericht, 25 oktober 2013.
60
Koopovereenkomst ontroerende zaken, 2 december 2020.
61
Jaarstukken 2021.
24 / 52
In 2020 is daarnaast overeengekomen dat de kapel wordt verkocht aan Kosse of aan een op te richten stichting, beheerd door Kosse, voor het bedrag van € 1.62 Daarbij wordt de kapel door Kosse of door de koper ontwikkeld “met inachtneming van het maatschappelijke doel van de kapel.”63 Uit interviews komt naar voren dat de kapel door de gemeente klaar wordt gemaakt om over te dragen.
3.2.3. Financiën Naar aanleiding van de verkoop van het klooster en de financiële afwikkeling zijn er raadsvragen gesteld over de financiën. Er zijn vooral vragen gesteld over de subsidie, de btw-kosten en de opbrengsten van de verkoop. Op deze aspecten wordt ingegaan in deze paragraaf. Hierbij wordt onderscheid gemaakt in lasten, baten en subsidie (als dekkingsmiddel). Lasten Bij het collegebesluit uit april 2007 rondom de aankoop van het klooster, is een financiële paragraaf opgenomen.64 Hierin wordt duidelijk dat de koopsom voor het kloostergebouw met tuin, grond, parkeerterrein, ondergrond en overige aanhorigheden € 2.411.000 bedraagt. Daarnaast bedraagt de koopsom van het weiland € 628.000. De kosten koper bedragen daarnaast € 120.000 en de voorfinanciering bedraagt € 60.000. Dit maakt dat het klooster is aangekocht voor ruim € 3.219.000 in totaal. De kosten voor de aankoop van het weiland wordt gedekt vanuit de reserve majeure projecten (totaal € 1.76 miljoen). Deze reserve is vastgesteld ten behoeve van de uitvoering van het masterplan. De kosten voor de aankoop van het kloostergebouw worden gedekt uit de doorverkoop aan de beoogde projectontwikkelaar. 65 In de verschillende projectplannen zijn geen kostenplaatjes opgenomen voor de ontwikkeling van het pand, na het uitstappen van Kondor Wessels. Gedurende de jaren zijn er wel kosten gemaakt voor het klooster.
In januari 2022 is het volgende lastenoverzicht gedeeld met de gemeenteraad.66 Lastenspecificatie67
Bedrag
Aankoop klooster
€ 2.411.000
Aankoop weiland
€ 628.000
Kloostertuinontwikkeling
€ 1.371.000
Rente69
€ 1.033.000
68
Advieskosten Noodzakelijke aanpassingen
€ 244.000 70
€ 635.000
Bestemmingsplan
€ 5.000
Billboards
€ 4.000
62
Koopovereenkomst ontroerende zaken, 2 december 2020.
63
Koopovereenkomst ontroerende zaken, 2 december 2020.
64
Collegenota “instemmen met bijgevoegde overeenkomsten tot aankoop van het klooster en weiland te Ootmarsum”, 17 april 2007.
65
Collegenota “instemmen met bijgevoegde overeenkomsten tot aankoop van het klooster en weiland te Ootmarsum”, 17 april 2007.
66
Kosten klooster, 28 januari 2022.
67
Kostenverhogende BTW afdrachten zijn verwerkt in de kosten vermeld bij de genoemde kostensoorten.
68
Deze post betreft de ontwikkeling van het kloostertuin tot het mortuarium en parkeerplaatsen.
69
Deze post betreft de rente die is betaald over de financiering.
70
Deze post betreft noodzakelijke aanpassingen die zijn gedaan aan het klooster om deze te kunnen ontwikkelen, zoals asbestinventarisaties, sloopwerk,
schoonmaakwerk en elektrawerk.
25 / 52
Verzekering
€ 76.000
Beveiliging
€ 3.000
Juridisch
€ 8.000
Gas, elektra en water
€ 293.000
Zakelijke lasten
€ 54.000
Onderhoud van het gebouw
€ 53.000
Taxatiekosten
€ 7.000
Verkoopkosten
€ 49.000
Kosten VvE Ontwikkelbijdrage Totale kosten
€ 8.000 € 270.000 € 7.152.000
Uit communicatie met de gemeente blijkt dat in het overzicht de kostenverhogende btw is opgenomen.71 Ontwikkelbijdrage In de koopovereenkomst is opgenomen dat de gemeente een eenmalige ontwikkelingsbijdrage van € 70.000 toekent aan Kosse, een daartoe aangewezen entiteit of een nog op te richten stichting voor de ontwikkeling van de kapel. 72 Met een overeenkomst komen de gemeente en Kosse vervolgens in december 2020 overeen dat een bedrag van € 270.000 wordt betaald door de gemeente aan Kosse als ontwikkelingsbijdrage.73 Dit bedrag komt blijkens de overeenkomst voort uit de overwegingen bij de koopovereenkomst, waarin het eerdere bedrag van € 70.000 is benoemd. In de overeenkomst is opgenomen dat de gemeente voornemens is om het klooster te ontwikkelen, maar dat zij besloten heeft dit niet verder voort te zetten. Kosse is hierbij bereid om de delen in eigendom van de gemeente te kopen en te ontwikkelen. In de genoemde documenten wordt niet onderbouwd waarop het bedrag van € 270.000 is gebaseerd. In het accountantsverslag van 2021 is de ontwikkelbijdrage aan Kosse opgenomen als inhoudelijke bevinding. Hierbij geeft de accountant aan dat “op basis van de stukken niet [bepaald kan worden] welke tegenprestatie de koper heeft geleverd in ruil voor de ontwikkelingsbijdrage.”74 In het kader van dit, nu voorliggend onderzoek zijn documenten over de ontwikkelingsbijdrage opgevraagd.
Hieruit is de ontwikkelingsovereenkomst naar voren gekomen alsmede een niet ondertekende schadeovereenkomst (inclusief specificatie van gemaakte kosten door Kosse) uit 2018.75 76 77 Op basis van deze stukken en de beantwoording van de wethouder over de ontwikkelingsbijdrage78 kan ook in het kader van dit voorliggend onderzoek geen verdere duiding worden gegeven van de onderbouwing van de (hoogte van de) ontwikkelingsbijdrage. Ook kan op basis van de aangeleverde stukken niet worden onderbouwd hoe het bedrag van € 70.000 is veranderd in € 270.000. Net als de accountant kunnen wij dus niet aangeven welke tegenprestatie de koper heeft geleverd in ruil voor de ontwikkelingsbijdrage.
71
E-mailcommunicatie met ambtelijke organisatie, 19 oktober 2022.
72
Koopovereenkomst, 2 december 2020.
73
Ontwikkelingsbijdrage overeenkomst, 2 december 2020.
74
Accountantsverslag 2021.
75
Schadeovereenkomst, 21 maart 2018 (niet getekend).
76
Specificatie schadevergoeding, 30 september 2020.
77
Opgave gemaakte kosten Kosse, 18 september 2017.
78
E-mailcorrespondentie met dhr. B. Brand, 20 oktober 2022.
26 / 52
Het college heeft bij het collegebesluit waarin wordt ingestemd met de verkoop, ook ingestemd met de overeenkomst ten aanzien van de ontwikkelingsbijdrage.79 De gemeenteraad is over de ontwikkelingsbijdrage geïnformeerd middels de jaarstukken van 2020. Hierbij is de ontwikkelingsbijdrage opgenomen als post binnen de afwaardering van € 613.000.80 Afwaarderingen In het kostenoverzicht dat met de raad is gedeeld, is het volgende overzicht van afwaardering opgenomen.81 Jaartal 2007
Afwaardering € 503.792
2008
€ 24.000
2013
€ 1.163.000
2015
€ 613.000
2017
€ 750.000
2020
€ 613.000
Totaal exclusief afwaardering 2007
€ 3.163.000
Totaal inclusief afwaardering 2007
€ 3.666.792
Hierna is een toelichting opgenomen per afwaardering. 2007 In 2007 heeft een afwaardering plaatsgevonden van € 503.792, opgenomen op pagina 89 van de jaarstukken. 82 Deze afboeking is gedaan om de boekwaarde aan te laten sluiten op de marktwaarde. Het pand was aangekocht voor € 3.219.000 miljoen. In het accountantsverslag wordt aangegeven dat uit de verkooponderhandelingen blijkt dat de marktwaarde ongeveer € 2.6 miljoen bedraagt. 83 Deze afwaardering is niet opgenomen in het overzicht dat met de raad is gedeeld in januari 2022. Dit bedrag is nu opgenomen in het rood in het overzicht hierboven. 2008 De afwaardering van € 24.000 is toegelicht als een bijstelling van het aankoopbedrag van het klooster.84 2013 De afwaardering van € 1.163.000 is toegelicht als een bijstelling van de boekwaarde van het klooster (€ 601.000) en een afboeking van de rentewaarde (€ 562.000). Deze afboeking van de rentewaarde is ontstaan doordat de gemeente, vanwege de geldende contractafspraken, de rentelasten niet op Kondor Wessels heeft kunnen verhalen na het uitstappen van Kondor Wessels uit het project.85 Uit de interviews komt naar voren dat de bijstelling van de grondwaarden is uitgevoerd bij het opstellen van de jaarrekening. 2015 De afwaardering van € 613.000 bestaat uit een afboeking van de grondwaarde voor de ruimtes van de gemeente van
79
Collegenota ‘verkoop klooster Maria ad Fontes’, 17 november 2020.
80
Jaarstukken 2020.
81
Kosten klooster, 28 januari 2022.
82
Jaarstukken 2007.
83
Accountantsverslag 2007, 13 mei 2008.
84
Jaarstukken 2008.
85
Jaarstukken 2013.
27 / 52
€ 460.000 en een investeringskrediet van € 153.000, om exploitatie van de ruimtes van de gemeente mogelijk te maken. Beide bedragen zijn toegelicht in het raadsvoorstel voor extra krediet voor het klooster in april 2016. 86 2017 In de jaarstukken van 2016 is een voorziening opgenomen van € 750.000. Dit bedrag is opgenomen na de vertaling van de financiële afwikkeling van het klooster, die uitgevoerd is om uitvoering te kunnen geven aan het besluit om het klooster zo snel mogelijk af te stoten.87 2020: In de jaarstukken van 2020 is opgenomen dat de financiële afwikkeling duidelijker wordt naar aanleiding van de onderhandelingen over de verkoop van het klooster. Lagere opbrengsten, een ontwikkelbijdrage, niet voorziene kosten en een investering in de kapel maken hierbij dat een extra voorziening van € 613.000 wordt opgenomen in de jaarstukken.88 Baten Aan het einde van het project, na de verkoop van het klooster in 2020, is het volgende batenoverzicht gemaakt, dat in januari 2022 met de raad is gedeeld.89 Batenspecificatie
Bedrag
Verkochte delen (2014 en 2020)
€ 828.000
IMG subsidie kloostertuin
€ 663.000
IMG subsidie kloostergebouw
€ 218.000
Inkomsten plaatsen schotels
€ 57.000 € 1.766.000
Totaal
Verkochte delen De verkochte delen bestaan uit een verkoop van delen - in 2014 - aan Velthuis en Kosse voor een bedrag van € 467.929,27.90 Dit bedrag bestaat uit een bedrag van € 260.458,44 (de KloosterKeuken en een appartement) voor Kosse en € 374.588,80 (de whiskystokerij en een appartement) voor Velthuis. Dit bedrag is inclusief een bedrag van € 167.117,97 als bijdrage voor noodzakelijke aanpassingen in de vleugel van de appartementen. De totale benodigde investering in de vleugel bedraagt € 350.000. Deze investering wordt naar rato gedeeld door alle kopers van de appartementen en de commerciële ruimte. Totdat deze kopers gevonden zijn, neemt de gemeente de kosten voor de noodzakelijke aanpassingen op zich. Het bedrag van € 167.117,97 wordt daarom in mindering gebracht op de totale kosten voor Kosse en Velthuis, waardoor de uiteindelijke opbrengst € 467.929,27 van de verkochte delen bedraagt. In mei 2020 verkoopt Velthuis zijn appartement terug aan de gemeente en koopt daar een kleiner appartement voor terug. Dit gebeurt per saldo voor een bedrag van € 160.000.91
86
Raadsbesluit “kredietverlening klooster Ootmarsum”, 19 april 2016.
87
Jaarstukken 2016.
88
Jaarstukken 2020.
89
Kosten klooster, 28 januari 2022.
90
Brief “uitgangspunten verkoopovereenkomst Klooster Ootmarsum”, 5 december 2014.
91
Koopovereenkomst, 12 mei 2020.
28 / 52
In december 2020 koopt Kosse het bestaande gebouw (hoofddeel I) en een deel van de tuin (Hoofddeel II).92 Voor het bestaande gebouw wordt een bedrag betaald van € 520.000. Voor het deel van de tuin waar tien nieuw te bouwen appartementen worden gerealiseerd, wordt een bedrag van € 200.000 betaald. Hierbij is de opschortende voorwaarde afgesproken dat voor beide delen een onvoorwaardelijke omgevingsvergunning vast moet worden gesteld door de gemeente. Het bestaande gebouw is inmiddels geleverd en de opbrengsten zijn opgenomen in het overzicht van de kosten en opbrengsten.93 In de jaarstukken van 2021 is opgenomen dat het deel van de tuin nog niet is overgedragen.94 De opbrengsten hiervan zijn dan ook nog niet opgenomen in de gemeentelijke overzichten. Dit betekent dat de verkoopopbrengsten van dit deel, als het goed verloopt, later nog binnenkomen. Uit de laatste stand van zaken blijkt dat de opschortende voorwaarden nog niet zijn vervuld.95 Wel ligt er inmiddels een verzoek tot wijziging van het bestemmingsplan. Wanneer deze is afgerond kan de omgevingsvergunning worden aangevraagd. Als deze is verleend kan dit deel worden geleverd. De opbrengsten van de verkochte delen in 2014 en 2020 (€ 467.929,27 en € 520.000), met aftrek van de opbrengsten van de teruggekochte delen (€ 160.000), leiden tot een uiteindelijke opbrengst van € 828.000 voor de verkochte delen van het klooster.
Dekkingsmiddel: subsidie De gemeente ontvangt in oktober 2010 subsidie vanuit de provincie voor de ontwikkeling van het klooster en de kloostertuin.96 De subsidie bestaat uit gelden voor drie projecten uit het masterplan: Natura Docet, het klooster en de Commanderie. De provincie heeft voor de drie deelprojecten een totaalbedrag van € 2.876.000 vrijgemaakt. De herontwikkeling van het klooster en de kloostertuin moet starten in het vierde kwartaal van 2011 en gerealiseerd worden in de periode 2010 tot 2014. De verantwoording dient plaats te vinden via een tussenrapportage in maart 2011. Daarnaast moet de gemeente tweemaal per jaar een tussenrapportage aanleveren. Voor 1 juli 2014 dient vervolgens een verslag te worden ingediend van de geleverde prestaties. De financiële verantwoording vindt plaats via de jaarrekening van de gemeente. In de beschikking is geen verdeling van de gelden opgenomen over de drie projecten.97 Uit de beschikkingen blijkt dat de subsidie is vrijgemaakt voor de ontwikkeling van het klooster en de kloostertuin.98 Daarmee kon de subsidie worden ingezet als dekkingsmiddel voor de ontwikkeling van het klooster en de kloostertuin. In april 2014 is de subsidie verlengd tot juli 2017 in verband met een aantal vertragingen rondom de Commanderiekapel.
Het subsidiebedrag dat beschikbaar is voor de kapel, is hierbij verlaagd met € 50.000 (naar € 2.826.000) omdat de gemeente heeft besloten de kapel niet meer te realiseren.99 Uiteindelijk besteedt de gemeente een bedrag van € 663.000 aan subsidiegelden aan de kloostertuin en een bedrag van € 218.000 aan het kloostergebouw.
92
Koopovereenkomst, 2 december 2020.
93
Kosten klooster, 28 januari 2022
94
Jaarstukken 2021
95
Emailcommunicatie met ambtelijke organisatie, d.d. 21 oktober 2022.
96
Brief ‘investeren met Gemeenten: Dinkelland – project Masterplan Ootmarsum’, 25 oktober 2010.
97
Brief ‘investeren met Gemeenten: Dinkelland – project Masterplan Ootmarsum’, 25 oktober 2010.
98
Brief ‘investeren met Gemeenten: Dinkelland – project Masterplan Ootmarsum’, 25 oktober 2010.
99
Brief ‘verzoek verlening IMG project Masterplan Ootmarsum’, 6 april 2014.
29 / 52
De subsidie is in augustus 2018 vastgesteld op het totaalbedrag van € 2.826.000 voor alle drie de projecten. Hierbij is benoemd dat de gemeente heeft voldaan aan de voorschriften van de subsidieverlening. 100 Dit betekent dat de subsidies conform de voorwaarden van de subsidiënt zijn besteed aan de ontwikkeling van het klooster en de kloostertuin. Totaaloverzicht Op basis van bovenstaande informatie kan het volgende totaaloverzicht worden opgesteld: Lasten Baten (verkochte delen + plaatsen schotels)
€ 7.152.000 -€ 885.000
Subsidies Saldo (lasten – baten – subsidies)
-€ 881.000 € 5.386.000
Afwaarderingen
€ 3.663.792
-
De totale lasten betreffen d.d. januari 2022 € 7.152.000. o Hierbij moet ten aanzien van de lasten worden opgemerkt dat, net als in het accountantsverslag 2021, in het kader van dit onderzoek geen verdere duiding kan worden gegeven van de onderbouwing van de (hoogte van de) ontwikkelingsbijdrage (€ 270.000). Het college heeft expliciet ingestemd met de overeenkomst ten aanzien van de ontwikkelingsbijdrage, en de gemeenteraad is over de ontwikkelingsbijdrage geïnformeerd in de jaarstukken van 2020. De totale baten betreffen d.d. januari 2022 € 1.766.000. o € 828.000 opbrengsten uit verkoop o € 881.000 provinciale subsidies ter dekking o € 57.000 inkomsten plaatsen schotels Dit leidt tot een nadelig resultaat voor de gemeente d.d. januari 2022 van in totaal € 5.386.000. De totale afwaarderingen d.d. januari (inclusief de afwaardering in 2007) bedragen € 3.666.792.
-
-
Hierbij moet worden opgemerkt dat nog voor € 200.000 aan verkoopopbrengsten moet worden gerealiseerd bij de levering van het deel waarop de tien nieuwe appartementen worden ontwikkeld.
3.2.4. Analyse en toetsing aan het normenkader In deze paragraaf worden de normen rondom doelrealisatie en financiële realisatie getoetst met behulp van het normenkader. Daarbij zijn er drie opties: - Rood: aan de vastgestelde norm is niet voldaan. - Oranje: aan de vastgestelde norm is gedeeltelijk voldaan. - Groen: aan de vastgestelde norm is geheel voldaan. Bij elk van de getoetste normen wordt toegelicht hoe tot deze toetsing is gekomen. Aspect
Norm
Kaderstelling
Duidelijk is begroot wat de kosten (inclusief investeringen/kapitaallasten) en opbrengsten zijn van de aan- en verkoop.
Aan de norm is voldaan. De gemeente koopt het klooster op 1 mei 2007 voor € 2.411.000 en de kloostertuin voor
100
Brief ‘vaststelling subsidie IMG-project Masterplan Ootmarsum’, 30 augustus 2018.
30 / 52
€ 628.000.101 Ten tijde van de aankoop is de insteek het pand direct door te verkopen aan een derde partij. 102 In de financiële paragraaf van de besluitvorming is dan ook vooral gekeken naar de aankoopkosten van het pand en de omliggende objecten. Hierbij is geen kostenpost opgenomen voor eventuele investeringen in het pand. In de kaderstelling bij de aankoop in april 2007 is opgenomen dat de gemeente heeft beoogd het pand zonder winstoogmerk door te verkopen.103 Aspect
Norm
Doelrealisatie en financiële realisatie
De doelstelling van de aankoop is behaald of ligt op koers om te worden behaald.
Aan de norm is geheel voldaan. De aankoop was, zoals in paragraaf 3.1 benoemd, gericht op het behouden van het pand om hier commerciële, sociaal-culturele en woonfuncties in te realiseren. Daarnaast wilde de gemeente het beeldbepalende gezicht van de toren en de kapel behouden. De gemeente ligt op koers om hieraan te voldoen. De toren en de kapel zijn behouden. In de overeenkomst is opgenomen dat de kapel aan Kosse of een op te richten stichting, beheerd door Kosse, wordt verkocht voor het bedrag van € 1.104 Daarbij wordt de kapel door Kosse of de koper ontwikkeld “met inachtneming van het maatschappelijke doel van de kapel.”105 Uit de interviews komt naar voren dat de kapel door de gemeente klaar wordt gemaakt om over te dragen. Daarmee ligt de doelstelling om ook een maatschappelijke functie met het klooster te realiseren, op koers om te worden behaald. Het klooster bevat commerciële functies, zoals het restaurant de KloosterKeuken en een whiskystokerij. Door de verkoop van het bestaande gebouw van het klooster aan Kosse, worden er tien appartementen gerealiseerd. Daarmee is ook aan dit deel van het doel van de woonfunctie voldaan. Aspect Doelrealisatie en financiële realisatie
Norm De aan- en verkoop worden binnen begroting gerealiseerd.
Aan de norm is niet voldaan. Zoals in paragraaf 3.1.3 is te lezen, is het klooster in 2007 gekocht voor een bedrag van in totaal € 3.219.000. Het idee was hierbij om het klooster zonder winstoogmerk direct door te verkopen aan een projectontwikkelaar. De gemeente zou dan geen extra kosten maken rondom de aankoop van het gebouw. De kosten van het weiland zijn hierbij gedekt door de reserve majeure projecten (€ 1.760.000) die is vastgesteld voor de uitvoering van het masterplan. De totale baten en lasten die samenhangen met de ontwikkeling van het klooster laten op basis van de financiële informatie van de gemeente het volgend beeld zien: Lasten Baten (verkochte delen + plaatsen schotels)
€ 7.152.000 -€ 885.000
Subsidies Saldo (lasten – baten – subsidies)
-€ 881.000 € 5.386.000
Afwaarderingen
€ 3.663.792
101
Akte van Levering, 1 mei 2007.
102
Collegenota “instemmen met bijgevoegde overeenkomsten tot aankoop van het klooster en weiland te Ootmarsum”, 17 april 2007.
103
Collegenota “instemmen met bijgevoegde overeenkomsten tot aankoop van het klooster en weiland te Ootmarsum”, 17 april 2007.
104
Koopovereenkomst ontroerende zaken, 2 december 2020.
105
Koopovereenkomst ontroerende zaken, 2 december 2020.
31 / 52
Hierbij moet worden opgemerkt dat nog voor € 200.000 aan verkoopopbrengsten moet worden gerealiseerd bij de levering van het deel waarop de tien nieuwe appartementen worden ontwikkeld. De uiteindelijk financiële realisatie ziet er nadeliger uit dan aan het begin van het project gedacht. Daarmee is niet aan de norm voldaan.
32 / 52
3.3. Project- en risicomanagement In dit hoofdstuk wordt gekeken naar het project- en risicomanagement rondom het klooster. Daarbij wordt, op basis van de ontvangen documenten en de interviews, in paragraaf 3.3.1 beschreven hoe, gedurende de onderzoeksperiode, het project- en risicomanagement rondom het klooster is vormgegeven. In paragraaf 3.3.2 wordt stilgestaan bij de weergave van projectrisico’s in de P&C-stukken. Vervolgens vindt in paragraaf 3.3.3 de toetsing van het project- en risicomanagement plaats.
3.3.1. Beschrijving van het project- en risicomanagement Voorafgaand aan de aankoop van het klooster bestaat het voornemen om het klooster direct weer door te voorkopen aan Scarabee. Toen Scarabee en de gemeente er samen niet uit konden komen, en het klooster daarmee niet werd doorverkocht, kocht de gemeente het klooster alsnog aan. Daarmee wordt de gemeente dus ook financieel verantwoordelijk voor het klooster. Er zijn geen stukken aangetroffen waaruit blijkt hoe dit risico is afgewogen, welke alternatieven er toen op tafel lagen en of er naar aanleiding van het wegvallen van Scarabee overwogen is om het klooster niet of op een later moment aan te kopen (bijvoorbeeld wanneer er een andere partij in beeld was aan wie de gemeente het na de aankoop direct had door kunnen verkopen). 2007-2013 In de beginperiode tot 2009 wordt vooral ingezet op het zoeken naar een ontwikkelaar voor het klooster en om samen met de ontwikkelaar tot voorwaarden voor de ontwikkeling van het klooster te komen. Uit de gesprekken met betrokkenen uit die periode blijkt dat met name de voormalig burgemeester, wethouder en gemeentesecretaris betrokken zijn bij het klooster, daarbij - wanneer nodig - ondersteund vanuit de vakafdelingen. In 2009 is het contract afgesloten met KWP.
In de tijd van KWP ligt het project voor een groot deel bij de ontwikkelaar terwijl de gemeente het financiële risico voor de ontwikkeling draagt. Betrokkenen geven aan dat er regelmatig gesprekken zijn gevoerd met KWP, vooral door de wethouder en de gemeentesecretaris, over de stand van zaken van de exploitatieverkenning. Er zijn voor deze periode geen documenten aangetroffen die duiden op een expliciete toebedeling van rollen en verantwoordelijkheden binnen het project. Of stukken waaruit blijkt welke afspraken er zijn gemaakt over de rollen van college en raad in het project, en afspraken over hoe zij over de voortgang van het project op de hoogte dienen te worden gehouden. Er is ook geen projectplan uit deze periode aangetroffen. Hetzelfde geldt voor stukken waarin meer staat over de beoogde planning en fasering, risico’s en beheersmaatregelen. Uit de gesprekken blijkt dat voor die periode het projectmanagement bij de gemeente zeer beperkt is vormgegeven. Dit komt deels doordat het project in die tijd voornamelijk bij KWP ligt. Daarnaast is aangegeven dat het projectmatig werken bij de gemeente in deze periode beperkt ontwikkeld is. 2013-2017 Nadat KWP in oktober 2013 afhaakt, zet de gemeente in op een eigen ontwikkeling van het klooster.106 In de beginperiode is die vooral gericht op het invullen van het klooster met verschillende functies, gelet op de haalbaarheid.
Nieuwbouw zou hier geen/minder deel van uit maken, de hotelfunctie wordt niet/minder haalbaar geacht en er wordt meer gebruikgemaakt van bestaande bouw in plaats van sloop. De insteek van het college in deze periode is vooral gericht op het bij elkaar brengen van potentiële invullingen van het gebouw. 107 Hierover worden diverse gesprekken gevoerd.
106
Raadsbericht ‘klooster Ootmarsum’, 25 oktober 2013.
107
Raadsbericht ‘klooster Ootmarsum’, 25 oktober 2013.
33 / 52
Betrokkenen geven aan dat dit een project is dat dicht bij het bestuur lag, met een kleine projectgroep. De gemeentesecretaris fungeerde als projectleider, in een groep met de wethouder en een extern adviseur. Betrokkenen geven aan dat andere afdelingen, zoals Juridische Zaken of Financiën, incidenteel werden aangehaakt wanneer hun expertise nodig was. Vanaf 2015 wordt het project meer projectmatig ingestoken. Het eerste projectplan Visie klooster Ootmarsum dateert van mei 2015.108 Het doel van het project wordt hierin omschreven als het genereren van een “recreatief toeristische meerwaarde” voor Ootmarsum. Er wordt gedacht aan een ambachtelijke stokerij, een ambachtelijke keuken/restaurant, een werkplaats/school voor startende kunstenaars, een galerie en appartementen.109 De gemeente heeft hierbij een ontwikkelingsstrategie voor ogen waarover ze gesprekken voert met mogelijke participanten. Aan hen wordt te zijner tijd het stokje overgedragen, waarna de gemeente het gebouw op afstand zal beheren. In het begin zal de gemeente vooral een regiefunctie vervullen. De gemeente zal daarnaast het voortouw nemen in de ontwikkeling van de gezamenlijke expositieruimte, de kapel en de Oostwalvleugel.110 Hiervoor is de volgende fasering opgenomen:111 1. Fase 1.
Samen met de architect een beeld vormen over gezamenlijke ruimtes, opstellen van splitsingsaktes, start ontwikkeling ruimtes door participanten. 2. Fase 2. Klaarmaken van de eerste verdieping en kapel voor verhuur. 3. Fase 3. Verkopen van de resterende vierkante meters. 4. Fase 4. Binnenhalen van subsidies en afspraken met ArtEZ, bestemmingsplan aanpassen aan ontwikkelingen in Oostwalvleugel. 5. Fase 5. Verbouwen en in gebruik nemen van de Oostwalvleugel. 6. Fase 6. Oplevering van de appartementen. Aan deze fasen is geen tijdsplanning verbonden waarin staat wanneer de fasen verwacht worden behaald te zijn. Ook wordt niet vermeld of er op bepaalde momenten besluitvorming nodig is over het wel of niet voortzetten van het project of over de geschatte kosten per fase. Wel is in het plan opgenomen uit wie de projectorganisatie bestaat, waarbij zowel een stuurgroep als een werkgroep is ingesteld. Daarnaast is opgenomen hoe kan worden omgegaan met mogelijke scenario’s, zoals het niet invullen van een project met jonge kunstenaars en het niet invullen van het atelier op de begane grond.112 In november 2015 is opnieuw een projectplan geschreven, Projectplan ‘kostendekkende exploitatie van gemeenschappelijke ruimtes’.113 Dit projectplan is vooral gericht op het realiseren van een kostendekkende exploitatie van de gemeenschappelijke ruimtes in het klooster.
Voorafgaand aan deze periode is een deel van het klooster al in gebruik genomen door de KloosterKeuken en Stokerij Schulte. De gemeente is dan nog eigenaar van een aantal gemeenschappelijke ruimtes. Het project beoogt om hier kostendekkend invulling aan te geven. Hiervoor worden de ruimtes beschikbaar gesteld aan mogelijke participanten middels een pilot. In het projectplan is een aantal mogelijke invullingen van de gemeenschappelijke ruimten opgenomen als voorbeeld. Het projectplan voorziet in het uiteindelijke doel van toeristische meerwaarde door zich te richten op de zakelijke markt. Inkomsten hieruit zouden bij kunnen dragen aan het ondernemersklimaat en de werkgelegenheid in
108
Visie klooster Ootmarsum herprioritering, mei 2015.
109
Visie klooster Ootmarsum herprioritering, mei 2015.
110
Visie klooster Ootmarsum herprioritering, mei 2015.
111
Visie klooster Ootmarsum herprioritering, mei 2015.
112
Visie klooster Ootmarsum herprioritering, mei 2015.
113
Projectplan ‘kostendekkende exploitatie van gemeenschappelijke ruimtes’, 19 november 2015.
34 / 52
Ootmarsum. Uit het projectplan komt ook naar voren dat het insteken op de zakelijke markt voor de gemeenschappelijke ruimtes essentieel is ten behoeve van een kostendekkende exploitatie van deze ruimtes. In het projectplan is opgenomen dat de pilot in augustus 2015 reeds van start is gegaan. Voor de pilot is in het projectplan geen einddatum opgenomen.114 Het projectplan bevat dus vooral voorbeelden van mogelijke invullingen maar geen financiële of risicoparagraaf of fasering. Het project wordt dus nog beperkt projectmatig ingestoken. 2017-2019 Wanneer in 2017 een nieuwe vakwethouder aantreedt, verandert - zoals in hoofdstuk 2 beschreven - de gehanteerde aanpak voor het klooster. Er wordt niet meer ingezet op het zelf ontwikkelen van het klooster maar op verkoop. Het derde en laatste plan, Project Klooster Maria ad Fontes, dateert van maart 2017 en is gericht op het afstoten van het klooster, volgend uit een addendum op het collegeprogramma.
De doelstelling hierbij is drievoudig: 1) het eigendom van het klooster zo snel mogelijk afstoten naar een derde partij, 2) de cultuurhistorische waarde van het klooster blijven handhaven en ten slotte 3) de belangen van de huidige eigenaren respecteren.115 Activiteiten vanuit het project zijn hierbij vooral gericht op het werven van subsidie, beleidsbepaling over afschrijving van de grondwaarde, een exploitatieberekening van de kapel en de expositieruimte, het verrekenen van kosten met de mede-eigenaren, het opstellen van huishoudelijke regels en een splitsingsakte, het opstellen van tarieven voor de verhuur van de kapel en de expositieruimte en het beheer van de kapel en de expositieruimte. Tot slot is het project gericht op het benaderen van de markt en het ophalen van advies over de verkoop van de appartementen. Wat betreft risico’s voor het project, wordt het niet genereren van de investering (ruim € 3.4 miljoen) met de verkoop en exploitatie, als afbreukrisico genoemd.116 Dit risico is verder niet gekwantificeerd en er zijn geen beheersmaatregelen in het plan opgenomen om met dit risico om te gaan. Daarnaast lijkt op basis van de stukken niet stilgestaan te zijn bij de risico’s of mogelijke consequenties bij het opstellen van splitsingsovereenkomsten. In het projectplan is opgenomen dat er wordt gewerkt met een projectgroep en een werkgroep.
In de projectgroep nemen de wethouder, gemeentesecretaris, projectleider, strategisch adviseur en juridisch adviseur deel. Hierbij fungeren de wethouder en de gemeentesecretaris als respectievelijk bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgever. De projectleider maakt ook deel uit van de werkgroep, samen met deelnemers vanuit de lijn, zoals de afdeling financiën. 117 2019-heden Wanneer er in 2019-2020 overeenkomsten dienen te worden gesloten met de kopers, wordt het klooster meer in de lijn gebracht van de ambtelijke organisatie. Betrokkenen stellen dat dit gebeurde om de expertise van de afdeling Vastgoed in te kunnen zetten voor de verkoop van het klooster. Na het sluiten van de overeenkomsten is het project afgerond.
3.3.2. Risico’s van projecten in P&C-stukken De risico’s van verschillende projecten zijn jaarlijks opgenomen in de P&C-stukken. Hierin wordt op basis van een inventarisatie een selectie gemaakt van de tien risico’s met de grootste bijdrage aan de berekening van de weerstandscapaciteit. Er wordt inzichtelijk gemaakt wat de kans is dat het risico zich voordoet, wat de financiële gevolgen zijn, en wat de invloed is op de weerstandscapaciteit. In de jaarstukken van 2021 zijn de risico’s bijvoorbeeld als volgt weergegeven:118 114
Projectplan ‘kostendekkende exploitatie van gemeenschappelijke ruimtes’, 19 november 2015.
115
Projectplan ‘project klooster Maria ad Fontes’, maart 2017.
116
Projectplan ‘project klooster Maria ad Fontes’, maart 2017.
117
Projectplan ‘project klooster Maria ad Fontes’, maart 2017.
118
Jaarstukken 2021
35 / 52
In de jaarstukken wordt echter gekeken naar de projecten als geheel en niet naar individuele projecten. Aan de risico’s van het klooster als individueel project wordt in de P&C-stukken niet gerefereerd.
3.3.3. Analyse en toetsing aan het normenkader In deze paragraaf worden de normen rondom project- en risicomanagement getoetst met behulp van het normenkader. Daarbij zijn er drie opties: - Rood: aan de vastgestelde norm is niet voldaan. - Oranje: aan de vastgestelde norm is gedeeltelijk voldaan. - Groen: aan de vastgestelde norm is geheel voldaan. Bij elk van de getoetste normen wordt toegelicht hoe tot deze toetsing is gekomen. Aspect Project- en risicomanagement
Norm Er is projectmatig gewerkt met een duidelijke fasering.
Aan de norm is gedeeltelijk voldaan. Bij de start van een project dient volgens de projectstandaarden van projectmatig werken bijvoorbeeld een grondige inventarisatie te worden gemaakt van de beoogde projectdoelen, projectkosten, fasering en planning, de projectrisico’s en hoe deze kunnen worden beheerst. Daarnaast moeten er duidelijke afspraken worden gemaakt en vastgelegd over de sturing van het project, beoogde besluitvormingsmomenten, opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap, wie wanneer over de voortgang van het project geïnformeerd dient te worden en wanneer er geëscaleerd moet worden. Voor dit project heeft een dergelijke start niet plaatsgevonden. Ook heeft bij grote koerswijzigingen, waarvan het project er meerdere kent, een herijking of doorstart waarbij bovenstaande zaken in kaart zijn gebracht, niet plaatsgevonden. Gedurende het project is op afwisselende wijze projectmatig gewerkt. De samenwerking met Kondor Wessels is niet als een project ingestoken. Later, na het uitstappen van Kondor Wessels in 2013, is het project gegoten in een projectgroep en wordt er iets meer op projectmatige wijze gewerkt. In 2015 worden er twee projectplannen opgesteld. Hierin zijn bepaalde elementen projectmatig ingevuld.
Er wordt bijvoorbeeld iets vermeld over de projectorganisatie en er wordt in het eerste plan een fasering aangegeven; dit is echter niet gekoppeld aan een tijdsplanning, waarin staat wanneer deze fasen behaald verwachten te worden. Ook wordt niet vermeld of er op bepaalde momenten nog besluitvorming nodig is over het wel of niet voortzetten van het project of over de geschatte kosten per fase. Vanaf 2017 wordt het project meer projectmatig ingestoken. Hiervoor is in maart een projectplan opgesteld en is een bredere projectgroep samengesteld met een vertegenwoordiging vanuit verschillende relevante afdelingen van de gemeente. In het projectplan is opgenomen wat het doel is, wat de uit te voeren activiteiten zijn, en wat de projectorganisatie is.
36 / 52
Elementen als planning en fasering en risicomanagement worden enigszins ingevuld. Wanneer er in 2019-2020 overeenkomsten dienen te worden gesloten met de kopers, is het project verder in de lijn gebracht door de ambtelijke organisatie. Betrokkenen stellen dat dit gebeurde om de expertise van de afdeling Vastgoed in te kunnen zetten voor de verkoop van het klooster. Na het sluiten van de overeenkomsten is het project afgerond. De mate waarin het projectmanagement is ingestoken, verandert gedurende de looptijd van het project. Met name het startmoment en de doorstartmomenten, waarin afspraken worden gemaakt over sturing en informatievoorziening en waarin uiteengezet wordt wat er wanneer dient te gebeuren, hoeveel dat gaat kosten, welke risico’s hieraan verbonden zijn en hoe er met deze risico’s om wordt gegaan, ontbreken. Aan de onderdelen van projectmanagement is, gedurende het project, beperkt tot enigszins voldaan. Daarom wordt aan deze norm gedeeltelijk voldaan.
Aspect
Norm
Project- en risicomanagement
De (financiële) risico’s zijn voldoende in beeld gebracht en expliciet meegewogen bij de opeenvolgende besluitvormingsmomenten door het college en de raad.
Aan de norm is niet voldaan. Risicomanagement is beperkt toegepast. Betrokkenen stellen dat de risico’s op momenten wel werden besproken in de projectgroepen, maar dat dit niet gebeurde volgens een standaardmethodiek met kansen en effecten. Ook blijkt uit de stukken niet dat op een gestructureerde manier risico’s in kaart werden gebracht, werden geëvalueerd en - door er proactief mee om te gaan - werden beheerst. Daarnaast is te zien dat er bij grote koerswijzigingen in het project vooraf weinig rekening is gehouden met de gematerialiseerde risico’s. Zo is bij de aankoop van het klooster uitgegaan van een snelle doorverkoop, maar dit bleef destijds uit. De gemeente staat hierdoor als eigenaar aan de lat voor de risico’s. In de aangeleverde stukken is niet te zien dat met dit risico rekening is gehouden of hoe de gemeente dit risico wil beheersen. Ook bij de ontwikkeling door KWP blijft de gemeente als eigenaar van het klooster drager van de risico’s van de ontwikkeling. Er zijn geen stukken aangetroffen die dit risico en de mogelijke effecten ervan in beeld brengen. Daarnaast lijken veel risico’s door KWP afgewend te worden op de gemeente. Zo kon de rente na het uitstappen van KWP niet op hen worden verhaald. In de stukken is dit niet als risico benoemd. De risico’s zijn niet expliciet meegewogen bij besluitvormingsmomenten in het college en in de raad.
Zo zijn in collegebesluiten119 120 en raadsbesluiten121 122 rondom het klooster geen risicoparagrafen opgenomen. Er zijn projectrisico’s opgenomen in de P&C-stukken, maar deze risico’s betreffen algehele projectrisico’s voor de gemeente en zijn niet gespecificeerd op specifieke projecten, dus ook niet voor het klooster. Ook blijkt niet dat de algemene projectrisico’s in de P&C-stukken zijn opgebouwd met behulp van een onderliggende specifieke risicoanalyse voor het klooster. Aspect
Norm
Project- en risicomanagement
De financiële risico’s zijn gedurende het project heroverwogen en waar nodig bijgesteld. Gedurende het project is zo nodig op basis van deze (heroverwogen) risico’s geacteerd door het project bij te sturen.
119
Collegebesluit ‘instemmen aankoop’, 17 april 2007.
120
Collegebesluit ‘herontwikkeling klooster’, 18 maart 2014.
121
Raadsbesluit ‘herontwikkeling klooster’, 23 juni 2009.
122
Raadsbesluit ‘kredietverlening klooster’ 19 april 2016.
37 / 52
Aan de norm is niet voldaan. Zoals in de eerdere normtoetsing, is er zeer beperkt sprake van risicomanagement. Risico’s zijn niet op een gestructureerde manier in kaart gebracht, geëvalueerd en beheerst. Er is ook geen overzicht van risico’s waarop kon worden gestuurd waarna deze mogelijk konden worden bijgesteld. Voor de raad zijn daarnaast de risico’s, zoals opgenomen in de P&C-stukken, op een te laag detailniveau om hiermee te kunnen sturen.
38 / 52
3.4. Positie van de raad In dit hoofdstuk wordt gekeken naar de rol van de raad. Daarbij wordt in paragraaf 3.4.1 stilgestaan bij de positie van de raad in het dossier, wordt in paragraaf 3.4.2 gekeken naar de betrokkenheid van de raad bij de ontwikkelingen rondom het klooster en de besluitvormingsmomenten en in paragraaf 3.4.3 wordt gekeken naar de informatievoorziening aan de raad. In paragraaf 3.4.4 vindt de toetsing vanuit het normenkader plaats.
3.4.1. Positie van de raad De raad heeft vanuit het budgetrecht de ruimte om strakke of juist ruime kaders te stellen ten aanzien van het niveau en de frequentie van informatievoorziening. De raad kan besluiten dat hij alleen bij de P&C-cyclus geïnformeerd wil worden of wanneer besluiten worden genomen of ontwikkelingen kunnen plaatsvinden die het budgetrecht raken. Binnen de gemeente bestaat ook de voorhangprocedure, waarbij grote ontwikkelingen eerst worden medegedeeld aan de fractievoorzitters. Wanneer hier zaken uit komen die de raad in zijn geheel wil bespreken, is het daarnaast mogelijk dat besluiten plaatsvinden onder geheimhouding.
3.4.2. Betrokkenheid van de raad bij ontwikkelingen rondom het klooster De gemeenteraad van Dinkelland is op verschillende momenten gevraagd om besluitvorming rond het klooster. Hierna worden deze momenten per periode toegelicht. Betrokkenheid rondom de aankoop van het klooster Uit de stukken blijkt dat de aankoop van het klooster is afgestemd met het presidium. Zo is in het collegebesluit opgenomen dat het voornemen om het klooster aan te kopen is overlegd met de fractievoorzitters, en dat de fractievoorzitters kunnen instemmen met de aankoop. Van dit overleg zijn geen notulen aangetroffen. Hierdoor is niet duidelijk wat er precies in dit overleg is gedeeld en wat er mogelijk nog vanuit de fractievoorzitters is meegegeven. Vanuit de raadssessie komt naar voren dat raadsleden wel het gevoel hebben dat zij relatief laat zijn geïnformeerd over de koerswijziging rondom de doorverkoop aan Scarabee. Scarabee heeft afgezien van aankoop in het voorjaar van 2007. De gemeente heeft het klooster alsnog aangekocht. Er zijn geen stukken aangetroffen waaruit duidelijk wordt dat de raad hier proactief over is geïnformeerd. Ook zijn geen stukken aangetroffen waarin de raad wordt meegenomen in de koerswijziging en de (financiële) gevolgen hiervan.
Uit de gesprekken met betrokkenen uit deze periode komt vooral naar voren dat de fractievoorzitters zich konden vinden in de aankoop, vanuit het perspectief dat de beeldbepalende elementen van het gebouw (de toren en de kapel) behouden moesten blijven en het eens waren met de functies die het klooster kon gaan vervullen. Dat deze zaken draagvlak hadden binnen de raad blijkt ook uit de vaststelling van het masterplan door de raad op 3 juli 2007, waarin ook de bovengenoemde functies naar voren komen. Uit de stukken, de interviews en de sessie met raadsleden blijkt niet dat de raad nog verdere kaders heeft meegegeven over hoe de raad bijvoorbeeld geïnformeerd wilde worden over de ontwikkelingen na de aankoop, of andere specifieke kaders die bijvoorbeeld samenhangen met het budgetrecht. Betrokkenheid en besluitvorming rondom de ontwikkeling van het klooster door KWP Naar aanleiding van de economische crisis geeft KWP in 2008 bij de gemeente aan dat het ontwikkelen binnen de afgesproken voorwaarden niet haalbaar is (zie hoofdstuk 2). Hierna starten onderhandelingen tussen de gemeente en KWP om de ontwikkeling van het klooster, onder andere voorwaarden, toch door te kunnen laten gaan. Op basis daarvan wordt een nieuw plan opgesteld.
In de raadsvergadering van 23 juni 2009 wordt de raad gevraagd akkoord te gaan met dit plan en krijgt de raad de volgende zaken voorgesteld: - Het projectgebied van het klooster vergroten met de Radboudzalen en de boekwinst van de Radboudzalen toevoegen aan het majeure project klooster en kloostertuin met parkeren.
39 / 52
-
Instemmen met de gepresenteerde planontwikkeling binnen de reeds vastgestelde financiële kaders. De herontwikkeling van het klooster, kloostertuin en de Radboudzalen gunnen aan KWP en de kosten voor de herontwikkeling dekken uit de reserve majeure projecten en de subsidie nationaal landschap.
De raad gaat in deze raadsvergadering akkoord met het voorstel.123 De raad geeft daarbij geen aanvullende kaders mee rondom de aanwending van het extra verstrekt budget of hoe over de aanwending daarvan gerapporteerd dient te worden. Besluitvorming rondom de kredietverlening voor de verdere ontwikkeling van het klooster in 2016 Verder heeft op 19 april 2016 een raadsbesluit voorgelegen over kredietverlening voor de verdere ontwikkeling van het klooster.124 De raad besluit op basis van dit voorstel om een investeringskrediet van € 2.135.000 beschikbaar te stellen voor de noodzakelijke aanpassingen om de appartementen en overige ruimten in het klooster te kunnen verkopen. De kosten zullen volgens het college worden doorberekend aan de kopers. Ook wordt besloten de grondwaarde (€ 460.000) van de ruimten die in eigendom blijven van de gemeente af te boeken ten laste van de reserve vastgoed.
Daarnaast wordt een investeringskrediet van € 153.000 beschikbaar gesteld voor aanpassingen aan de ruimten van de gemeente, af te schrijven in twintig jaar, met het doel deze in exploitatie te kunnen nemen.125 Besluitvorming rondom diverse beleidskaders en beleidsmatige uitgangspunten rondom het klooster Daarnaast stelt de raad, zoals benoemd in paragraaf 3.1.1, door de jaren heen diverse kaders vast die betrekking hebben op het klooster, zoals de bestemmingsplannen met betrekking tot het klooster, de Notitie Vastgoed, de Structuurvisie Dinkelland en de Beleidsnota Inbreidingslocaties. Algeheel gevoel van betrokkenheid Uit de sessie met raadsleden blijkt dat raadsleden over het algemeen vinden dat zij goed zijn betrokken rondom de belangrijkste koerswijzigingen en gebeurtenissen rondom het klooster. Daarbij wordt aangehaald dat zij, naast de P&C-stukken, raadsberichten en raadsvergaderingen, soms ook door de fractievoorzitters zijn bijgepraat over het klooster.
3.4.3. Informatievoorziening Raadsberichten en bijeenkomsten Aansluitend op de raadsbesluiten is de raad op een aantal andere momenten geïnformeerd via raadsberichten of presentaties. Daarnaast zijn de fractievoorzitters soms afzonderlijk geïnformeerd. Dit gebeurde in het kader van de voorhangprocedure, waarbij de fractievoorzitters worden geïnformeerd over grote koerswijzigingen. Uit de raadssessie komt naar voren dat deze procedure gedurende het project een aantal keren heeft plaatsgevonden. Uit de stukken is af te leiden dat de raad meerdere keren is geïnformeerd over de situatie met KWP, bijvoorbeeld: - Toen KWP op 10 november 2008 de onderhandelingen over het klooster heeft afgebroken, zijn de fractievoorzitters hierover op 17 november 2008 geïnformeerd. - Op 25 november 2008 is er een besloten bijeenkomst waarin de raad op de hoogte is gebracht van de ontwikkelingen en de voorgenomen oplossingsrichting. - Een raadsbericht over voortzetting van de overeenkomst met KWP op 8 oktober 2012.
123
Raadsbesluit ‘herontwikkeling klooster’, 23 juni 2009.
124
Raadsbesluit ‘kredietverlening klooster Ootmarsum’, 19 april 2016.
125
Raadsbesluit kredietverlening klooster Ootmarsum, 19 april 2016.
40 / 52
-
Een raadsbericht op 25 oktober 2013 over het niet langer voortzetten van de overeenkomst met KWP en de alternatieve ontwikkelrichting.
Verder is er op 9 december 2014 een bericht gestuurd over de status van de ontwikkeling van het klooster. P&C-cyclus Daarnaast heeft de gemeenteraad informatie over het klooster ontvangen via de P&C-cyclus. De informatie vanuit de P&C-cyclus is vooral gericht op de financiën van het project en de stand van zaken van de planning. Ter illustratie is hierna een afbeelding getoond waarin te zien is hoe het klooster is opgenomen in de jaarstukken van 2018.126
Beantwoording van raadsvragen Op een aantal momenten in het procesverloop zijn er vragen gesteld vanuit de raadsfracties aan de vakwethouder. In deze paragraaf wordt beschreven op welke momenten er vragen zijn gesteld, waar deze vragen over gingen en wanneer de vragen zijn beantwoord. Op 30 januari 2013 zijn vragen vanuit de raad beantwoord die met name gaan over de geïnteresseerde partijen voor de ontwikkeling van het klooster.127 Deze vragen zijn op 25 september 2012 gesteld door de fractie Bos Maathuis. In 2016 zijn er op 11 augustus en 27 september vragen vanuit de fractie D66 aan het college gesteld. Deze vragen gaan voornamelijk over de kosten, de baten en de toekomst van het klooster. Het college beantwoordt deze vragen op 27 september 2016128 en op 11 november 2016 vindt er aanvullende beantwoording van deze vragen plaats. Uit analyse blijkt dat de fractie een aantal van de gegeven antwoorden door het college nog niet bevredigend vindt, bijvoorbeeld de verwijzing naar de P&C-stukken, in antwoord op de vraag of er een gedetailleerd kostenoverzicht gestuurd kon worden van alle kosten die sinds de aankoop zijn gemaakt. De fractie geeft daarop aan: “Wij verwachten van u een compleet gedetailleerd overzicht met alle kosten, inclusief de € 662.500,00. Ook verwijzingen naar andere P&C-cyclussen vinden wij geen bevredigend antwoord. Juist uw ambtenaren kunnen e.e.a.
heel goed gedetailleerd aanleveren.”129
126
Jaarstukken 2018.
127
Raadsbericht beantwoording schriftelijke vragen fractie Bos Maathuis inzake klooster Ootmarsum, 30 januari 2013.
128
Raadsbericht beantwoording schriftelijke vragen klooster Ootmarsum, 27 september 2016.
129
Raadsbericht beantwoording vragen fractie D66 Klooster Ootmarsum, 11 november 2016.
41 / 52
Ook in 2017 stelt de D66-fractie wederom schriftelijke vragen over de kosten van het klooster waarmee om een verdere toelichting wordt gevraagd. Deze vragen worden op 16 februari 2017 door het college beantwoord. Daarbij is er een kostenoverzicht gestuurd van de kosten en de opbrengsten van het klooster sinds de aankoop.130 Daarnaast zijn er in de rondvraag in de raadsvergadering op 11 juni 2019 door de PvdA-fractie vragen gesteld. Daarin wordt o.a. om een kostenoverzicht gevraagd. Deze vragen worden op 21 juni 2019 beantwoord. Sinds 2020 zijn er ook vanuit de fractie Burgerbelangen meerdere malen vragen gesteld over onder andere de kosten en de opbrengsten van het klooster. Op basis van deze vragen zijn kostenoverzichten naar de raad gestuurd.
3.4.4. Analyse en toetsing aan het normenkader In deze paragraaf worden de normen rondom de positie van de raad getoetst met behulp van het normenkader. Daarbij zijn er drie opties: - Rood: aan de vastgestelde norm is niet voldaan. - Oranje: aan de vastgestelde norm is gedeeltelijk voldaan. - Groen: aan de vastgestelde norm is geheel voldaan. Bij elk van de getoetste normen wordt toegelicht hoe tot deze toetsing is gekomen. Aspect
Norm
Positie van de raad
De raad is voldoende en tijdig betrokken bij belangrijke besluiten en/of koerswijzigingen.
Aan de norm is voldaan. Uit paragraaf 3.4.2 blijkt dat de gemeenteraad door middel van raadsberichten, bijeenkomsten, overleg met de fractievoorzitters, P&C-stukken en op momenten ook door middel van gevraagde besluitvorming betrokken is bij belangrijke besluiten of koerswijzigingen in het project. Uit de raadssessie blijkt dat raadsleden het gevoel hebben rondom de koerswijziging van de doorverkoop aan Scarabee laat betrokken te zijn. Zo krijgt de raad pas laat te horen dat Scarabee afziet van aankoop, waarbij de koop van het klooster door de gemeente wel door zou gaan. Zo is de raad betrokken bij de grootste koerswijzigingen met betrekking tot het klooster. Uit de raadssessie komt naar voren dat raadsleden bij latere koerswijzigingen het gevoel hebben wel voldoende en tijdig te zijn betrokken. Daarbij betreft het de aankoop van het klooster, de functies die het klooster zal gaan bekleden, het ontwikkeltraject met KWP, de keuze om als gemeente zelf het klooster te ontwikkelen en de inzet op de verkoop van het klooster. Ook is in de sessie met raadsleden aangegeven dat de raadsleden ervaren dat zij goed en tijdig meegenomen zijn bij belangrijke besluiten en koerswijzigingen rondom het klooster.
Aspect Positie van de raad
Norm De informatievoorziening aan de raad voorafgaand aan en gedurende het project is tijdig en volledig.
Aan de norm is gedeeltelijk voldaan. De raad heeft de ruimte om strakke of juist ruime kaders te stellen ten aanzien van het niveau en de frequentie van informatievoorziening. De raad kan dan ook besluiten dat hij alleen middels P&Cstukken geïnformeerd wil worden of wanneer besluiten worden genomen die het budgetrecht raken. Echter, dit dient een weloverwogen en expliciet kader te zijn waar in de gehele raad over wordt besloten. Dit kader of dergelijke afspraken zijn aan de voorkant van het project niet gemaakt. Daardoor heeft de informatievoorziening beperkt
130
Raadsbericht beantwoording vragen fractie D66 inzake klooster Ootmarsum, 16 februari 2017.
42 / 52
structuur gehad. In de onderzoeksperiode zijn wisselingen te zien in de hoeveelheid informatie die is gedeeld en de wijze waarop deze is gedeeld. Ten tijde van de aankoop lijken er bijvoorbeeld weinig raadsberichten te zijn gestuurd en is er ook soms via de fractievoorzitters gecommuniceerd. In andere periodes, zoals ten tijde van de ontwikkeling door KWP, is veelvuldig informatie met de raad gedeeld in de vorm van raadsberichten. In de latere periode, waarin wordt ingezet op de verkoop van het klooster, is informatie voornamelijk gedeeld via de P&C-stukken. Uit de stukken blijkt dat de raad in de periode tot 2016 niet heeft aangegeven dat hij vaker, uitgebreider of anders geïnformeerd wilde worden. Ook hebben koerswijzigingen er niet toe geleid dat de raad andere kaders heeft gesteld rondom de informatievoorziening die het budgetrecht raakte. In de periode na 2016 worden er vanuit een aantal fracties vanuit de raad meer vragen gesteld over de kosten en de opbrengsten. Vanuit meerdere fracties wordt om overzichten gevraagd van de kosten sinds de aankoop van het klooster. Daarbij wordt aangegeven dat de informatie in de P&C-stukken niet toereikend is. Het college levert deze informatie vervolgens aan. De raad is overwegend tevreden over de informatievoorziening. Dit laat onverlet dat een deel van de raad ook (erg) ontevreden is.
Doordat er vooraf geen duidelijk afspraken zijn over de informatievoorziening over dit project, de mate waarin de raad expliciet – dus niet alleen mondeling – wordt geïnformeerd wisselt gedurende de voorbereiding op en uitvoering van het project, (delen van) de raad soms zelf actief naar informatie moet vragen, is gedeeltelijk aan deze norm voldaan. Aspect Positie van de raad
Norm De informatie die de raad ontvangt, stelt de raad in staat zijn kaderstellende en controlerende rol in te vullen.
Aan de norm is gedeeltelijk voldaan. De raad is bij het klooster betrokken daar waar het budgetrecht is geraakt. De raad heeft beperkt de ruimte genomen om invulling te geven aan zijn rol. Met betrekking tot kaderstelling is te zien dat de raad de lijn van het college steeds volgt en akkoord gaat met voorliggende besluiten en aanwending van budgetten. Hier worden door de raad geen specifieke voorwaarden aan gesteld. Zoals in de vorige norm is vermeld, heeft de raad de ruimte om strakke of juist ruime kaders te stellen ten aanzien van het niveau en de frequentie van informatievoorziening, om op basis hiervan zijn controlerende rol in te kunnen vullen. De raad geeft bij de aankoop van het klooster en bij de latere financiële besluitvorming over het project geen specifieke kaders voor de informatievoorziening mee. Hierbij kan gedacht worden aan bijvoorbeeld financiële rapportages over het project of een periodieke update over de financiële risico’s van het project om zijn controlerende rol in te kunnen vullen. De rol van de raad is hierdoor in dit dossier beperkt ingevuld. De informatie in de P&C-stukken is, zoals geïllustreerd in paragraaf 3.4.3, op hoofdlijnen en biedt in beperkte mate inzicht in de verwachte kosten en financiële risico’s. Uit de stukken blijkt dat de raad tot aan 2016 geen opmerkingen maakt over de aangeleverde informatie.
Dat impliceert dat de raad de informatievoorziening voldoende acht. Na 2016 is echter te zien dat verschillende fracties vragen stellen over de kostenbouw, de opbrengsten en overzichten daarvan. Deze vragen worden door het college beantwoord. In de sessie met de raad geeft een aantal raadsleden aan dat zij de informatievoorziening in deze periode voldoende vinden om de controlerende rol in te vullen. Dit geldt echter niet voor alle fracties.
43 / 52
4. Conclusies en aanbevelingen In dit hoofdstuk worden aan de hand van de uitkomsten van hoofdstuk 3 de conclusies van het onderzoek beschreven in paragraaf 4.1. Vervolgens worden in paragraaf 4.2 aanbevelingen gedaan.
4.1. Conclusies In dit hoofdstuk worden aan de hand van de beantwoording van de hoofdvraag de conclusies geformuleerd. De hoofdvraag van dit onderzoek luidt als volgt. “In hoeverre zijn de aankoop van het klooster van de zusters van Amersfoort in Ootmarsum door de gemeente Dinkelland, de daaropvolgende besluitvorming en het beheer door de gemeente doeltreffend en doelmatig geweest? En hoe was de betrokkenheid van de gemeenteraad hierbij?” Deze hoofdvraag beantwoorden wij aan de hand van de volgende opbouw: 1. Doeltreffendheid, waarbij gekeken wordt naar de inhoudelijke doelstelling van het project en doelrealisatie. 2. Doelmatigheid: waarbij is gekeken naar de financiën en het project- en risicomanagement. 3. Betrokkenheid van de raad. Doeltreffendheid Inhoudelijke doelstelling Met de aankoop in 2007 is het het plan om commerciële, sociaal-culturele en woonfuncties in het klooster te realiseren. Deze doelen komen terug in onder meer de koopovereenkomst, leveringsakte en het Masterplan Ootmarsum Ontwikkelt, opgesteld in de periode voor de aankoop en kort na de aankoop vastgesteld door de raad. Daarnaast wil de gemeente het beeldbepalende gezicht van de toren en de kapel behouden. Doelrealisatie Voor wat betreffend de doeltreffendheid kan worden gesteld dat de aankoop na een periode van vijftien jaar op koers ligt om te worden behaald.
Door verschillende omstandigheden, zoals een terugtrekkende projectontwikkelaar ten tijde van een economische crisis, een ontwikkeltraject met daarin een zoektocht naar geschikte participanten en een jarenlang verkooptraject, wordt het doel wel een stuk later bereikt dan van tevoren beoogd. Het klooster heeft commerciële functies zoals de KloosterKeuken en een whiskystokerij. Door de verkoop van het bestaande gebouw van het klooster aan Kosse, worden te zijner tijd ook appartementen gerealiseerd. Ook is in de verkoopovereenkomst opgenomen dat de kapel en de toren een maatschappelijke invulling krijgen. Daarmee ligt de doelstelling om ook een maatschappelijke functie met het klooster te realiseren op koers om te worden behaald. In de jaarstukken van 2021 is opgenomen dat de kapel, de toren en het deel van de tuin waarin tien appartementen worden gerealiseerd, nog niet zijn overgedragen. Uit de interviews komt naar voren dat de kapel door de gemeente klaar wordt gemaakt om over te dragen. Wanneer bovengenoemde delen zijn overgedragen, is de doelstelling in zijn geheel gerealiseerd.
44 / 52
Doelmatigheid Financiën De aankoop en de ontwikkeling van het klooster zijn niet gelopen zoals aan het begin van het traject voorzien. Het klooster is in 2007 gekocht voor een totaalbedrag van € 3.219.000. Het idee hierbij was om het klooster zonder winstoogmerk direct door te verkopen aan een projectontwikkelaar. De gemeente zou dan ook geen extra kosten maken rondom de aankoop van het gebouw. Dit is allebei niet gelukt. De totale baten en lasten die samenhangen met de ontwikkeling van het klooster laten op basis van de financiële informatie van de gemeente het volgend beeld zien:
-
-
-
Lasten
€ 7.152.000
Baten (verkochte delen + plaatsen schotels) Subsidies
-€ 885.000 -€ 881.000
Saldo (lasten – baten – subsidies) Afwaarderingen
€ 5.386.000 € 3.663.792
De totale lasten betreffen d.d. januari 2022 € 7.152.000. o Hierbij moet ten aanzien van de lasten worden opgemerkt dat, net als in het accountantsverslag 2021, in het kader van dit onderzoek geen verdere duiding kan worden gegeven van de onderbouwing van de (hoogte van de) ontwikkelingsbijdrage (€ 200.000). Het college heeft expliciet ingestemd met de overeenkomst ten aanzien van de ontwikkelingsbijdrage, en de gemeenteraad is over de ontwikkelingsbijdrage geïnformeerd in de jaarstukken van 2020. De totale baten betreffen d.d. januari 2022 € 1.766.000. o € 828.000 opbrengsten uit verkoop o € 881.000 provinciale subsidies ter dekking o € 57.000 inkomsten plaatsen schotels Dit leidt tot een nadelig resultaat voor de gemeente d.d. januari 2022 van in totaal € 5.386.000. De totale afwaarderingen d.d. januari 2022 bedragen € 3.663.792.
De hoge kosten die de gemeente heeft moeten maken om het gebouw te ontwikkelen en uiteindelijk te kunnen verkopen, terwijl deze kosten niet werden voorzien ten tijde van de aankoop, maken dat de aan- en verkoop niet binnen begroting zijn gerealiseerd. Voor een deel is dit financiële resultaat te wijten aan externe omstandigheden. Op bijvoorbeeld de komst van de economische crisis eind 2008 was niet te anticiperen. Het verloop en het financiële resultaat zijn echter niet volledig toe te rekenen aan externe omstandigheden. Dit is mede te wijten aan de keuzes die zijn gemaakt door de gemeente en het raakt voor een deel ook aan hoe het project is uitgevoerd. Daarbij kan gedacht worden aan de keuze om het klooster toch te kopen zonder dat het direct, volgens het oorspronkelijke plan, doorverkocht kan worden. Daarmee neemt de gemeente een risico. En aan keuzes om bij bepaalde koerswisselingen geen expliciete afspraken aan de voorkant te maken. Denk aan het vaststellen van go-/no go-momenten om te besluiten of het project nog op de ingeslagen weg voortgezet kon worden. En aan de keuze van hoe het projectmanagement ingericht werd, waarbij het risicomanagement onderbelicht is geweest.