Beantwoording technische vragen BNVL concept accountantsverklaring.pdf

het aanspreken van medewerkers op hun gedrag en het maken van afspraken hierover voor de toekomst); ▪ het fungeren als eerste aanspreekpunt voor medewerkers bij integriteitskwesties; ▪ het voorkomen van verleidingen en het treffen van beheersmaatregelen voor kwetsbare processen; ▪ het melden van (een vermoeden van) een integriteitschending bij de directie en het in overleg met directie en HR- indien nodig uitvoeren van passende maatregelen. Medewerker De medewerker is verantwoordelijk voor: ▪ het kennen en naleven van regels en voorschriften rond integriteit; ▪ het zorgvuldig omgaan met dilemma’s en deze professionele vaardigheid ontwikkelen en onderhouden; ▪ het signaleren van integriteitskwesties en het ondernemen van actie zoals het aanspreken van een collega op zijn/haar gedrag of het aan de orde stellen van dilemma's in een werkoverleg; ▪ het melden van (een vermoeden van) schending van het integriteitsbeleid bij zijn leidinggevende en anders de naast hogere leidinggevende en/of de vertrouwenspersoon; ▪ het naleven van de gedragscode en integriteitsvoorschriften.

Bezoekadressen Parelhof 1, Heerhugowaard Bosgroet 2, Zuid-Scharwoude

Postadres Postbus 390 1700 AJ Heerhugowaard

www.dijkenwaard.nl 072 575 55 55 post@dijkenwaard.nl

32 HR HR is verantwoordelijk voor: ▪ het opstellen, actualiseren, periodiek evalueren en zo nodig aanpassen van integriteitsbeleid, -instrumenten en regelingen, bekendmaking en advies; ▪ het ondersteunen/adviseren van directie en leidinggevenden bij het toepassen en borgen van het integriteitsbeleid; ▪ het organiseren van activiteiten/trainingen op het gebied van integriteit en morele oordeelsvorming; ▪ het verzorgen van registraties en periodieke rapportages ove r integriteit; ▪ het zorgdragen voor de communicatie over integriteit. 5. Invoering, borging en handhaving 5.1 Invoering en borging Integriteitsbeleid geeft duidelijkheid over de uitgangspunten van integriteit, over kaders en regels, over de samenhang tussen instrumenten en is een regelmatig terugkerend onderwerp in gesprekken en overleg. Bewust blijven van integriteit is een verantwoordelijkheid van alle betrokkenen. Integriteit is onderdeel van het introductie- en inwerkprogramma. Nieuwe medewerkers worden tevens in staat gesteld om dilemma’s te herkennen, hoe hiermee om te gaan en daarmee hun professionele vaardigheden te vergroten (morele oordeelsvorming). Dit wordt periodiek herhaald voor alle medewerkers (opleidingsprogramma). HR organiseert daarnaast acties dan wel activiteiten (bijvoorbeeld workshop of lezing) zodat medewerkers op de hoogte zijn en blijven van actuele ontwikkel ingen rond integriteit.

Het management agendeert periodiek integriteit voor overleg op afdelings - of teamniveau en bespreekt het onderwerp in de HR-gesprekken. 5.2 Handhaving Het aangaan van een dienstverband, op welke basis dan ook, betekent dat afspraken en regels over integriteit worden nageleefd door de medewerkers. Als een medewerker deze overtreedt of anderszins niet integer werkt, wordt dit beschouwd als plichtsverzuim. Ook gedragingen in privétijd kunnen plichtsverzuim opleveren. Het moet dan gaan om gedrag waardoor (ook) het aanzien van de organisatie waarvoor de medewerker werkt wordt geschaad of waardoor diens integriteit, voor zover deze in verband staat met de functievervulling, in het geding is. Dit kan consequenties hebben. Wanneer het gaat om overtreding van de wet, bijvoorbeeld diefstal van de gemeente, doet de werkgever bij aangifteplichtige gedragingen aangifte bij de politie. Het gaat dan om een strafbaar feit, dat beoordeeld moet worden door het Openbaar Ministerie. 6. Monitoren en evalueren 6.1 Monitoren Op organisatieniveau wordt -als onderdeel van de bedrijfsvoeringcyclus- verantwoording over integriteit afgelegd en vastgelegd in rapportages. Op individu eel niveau vindt monitoring plaats als onderdeel van de HR-gesprekscyclus via het maken van afspraken, evaluaties en beoordelingen.

6.2 Evalueren Minimaal eens per twee jaar wordt integriteitsbeleid geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd.

Bezoekadressen Parelhof 1, Heerhugowaard Bosgroet 2, Zuid-Scharwoude

Postadres Postbus 390 1700 AJ Heerhugowaard

www.dijkenwaard.nl 072 575 55 55 post@dijkenwaard.nl

33 De evaluatie wordt gedaan door HR met input van leidinggevenden en directie. Het verslag van de evaluatie en eventuele verbeterpunten worden behandeld in het management, vastgesteld door de directie en ter informatie aangeboden aan college en Ondernemingsraad.

Bezoekadressen Parelhof 1, Heerhugowaard Bosgroet 2, Zuid-Scharwoude

Postadres Postbus 390 1700 AJ Heerhugowaard

www.dijkenwaard.nl 072 575 55 55 post@dijkenwaard.nl

34 Bijlage 1. Integriteitsinstrumenten Integriteitsbeleid omvat meerdere elementen en instrumenten die op deze bijlage kort worden toegelicht. Waar het een afzonderlijk vastgesteld document betreft is een link beschikbaar naar de actuele versie op intranet. Deze lijst/opsomming van integriteitsinstrumenten kan worden aangevuld en gewijzigd. 1. Kapstok Integriteitsbeleid (aandacht voor integriteit) De Kapstok Integriteitsbeleid en andere aan integriteit gerelateerde relevante documenten zijn op intranet beschikbaar voor alle medewerkers. Met integriteitsbeleid wordt samenhang gebracht in de verschillende instrumenten. Doel is om aandacht voor integriteit in de organisatie in te bedden en te borgen. Verdieping van dit onderwerp is dit stuk. 2. Gedragscode De gedragscode Integriteit geldt voor alle medewerkers, ook voor inhuurkrachten, stagiaires enzovoorts. Doel is medewerkers houvast te bieden bij het hanteren van de normen en waarden van de organisatie. De gedragscode is tevens een instrument om medewerkers aan te spreken op hun handelen en gedrag. Een verdere verdieping van dit stuk wordt bijgevoegd op basis van een advies van de VNG van november 2019. 3.

Financiële belangen en persoonlijke belangen Financiële belangen Er zijn functies aangewezen waarbij het gevaar van (de schijn van) belangenverstrengeling speelt als een medewerker financiële belangen heeft die een onafhankelijke besluitvorming in de weg kunnen staan. Denk aan belangen in ondernemingen die een relatie met de gemeente Dijk en Waard hebben of kunnen krijgen. Een medewerker zou zich bij beslissingen ten aanzien van zo’n onderneming kunnen laten leiden door zijn persoonlijke financiële belang daarin. Aanwijzing en voorschriften zijn vastgelegd in de regeling Melden nevenwerkzaamheden en financiële belangen. Melden gebeurt via het formulier Melding financiële belangen. Persoonlijke belangen De (schijn van) belangenverstrengeling speelt ook als een med ewerker andere belangen heeft die een onafhankelijke besluitvorming in de weg kunnen staan. Bijvoorbeeld bij de aanvraag van een vergunning aan familie of vrienden. De medewerker meldt de (te ontstane) situatie direct aan zijn leidinggevende en maakt afspraken over het verloop van het proces en de afwikkeling. Een verdere verdieping van dit stuk is bijgevoegd. 4. Vertrouwenspersoon Er is een externe vertrouwenspersoon voor ongewenst gedrag en integriteit. Extern, om deskundigheid en privacy te borgen en medewerkers niet onnodig te confronteren met belastende informatie over collega’s.

De taken van de vertrouwenspersoon zijn vastgelegd in het document Inzet vertrouwenspersoon. Daarnaast vind je de rol van de vertrouwenspersoon terug in de Klachtenregeling ongewenst gedrag en de regeling Melden vermoeden misstand. Een verdere verdieping van dit onderwerp is bijgevoegd. 5. Agressiebeleid en -protocol Integriteit en gedrag zijn onlosmakelijk aan elkaar verbonden. Bedenk bij het omgaan met elkaar hoe je zelf graag zou worden behandeld, zowel intern als extern. Het agressiebeleid en -protocol omvat regels ten aanzien van preventie, beperken van de

Bezoekadressen Parelhof 1, Heerhugowaard Bosgroet 2, Zuid-Scharwoude

Postadres Postbus 390 1700 AJ Heerhugowaard

www.dijkenwaard.nl 072 575 55 55 post@dijkenwaard.nl

35 gevolgen van ongewenste omgangsvormen en te nemen maatregelen. Een verdere verdieping van dit onderwerp is bijgevoegd. 6. Meldingsprocedure ongewenst gedrag De klachtenregeling geeft de procedure na ongewenst gedrag, bijvoorbeeld (seksuele) intimidatie, agressie, geweld en discriminatie. Als een melding over ongewenst gedrag niet leidt tot een oplossing, kan de medewerker een formele klacht indienen bij de klachtencommissie van de Vereniging voor Nederlandse Gemeenten (VNG). Een verdere verdieping van dit onderwerp is bijgevoegd. 7. Meldingsprocedure bij het (vermoeden van) een misstand De regeling Melden vermoeden misstand bevat de procedure die medewerkers volgen bij het melden van een vermoeden daarvan en hoe de werkgever vervolgens met de melding omgaat. Een verdere verdieping van dit onderwerp is bijgevoegd. 8. Integriteit bij werving en selectie Ook in werving en selectie is integriteit belangrijk. Integriteit komt tijdens selectiegesprekken aan de orde via het voorleggen van integriteitsvraagstukken zodat de door de kandidaat te beschrijven uitgevoerde handelingen in die situatie(s) kunnen worden beoordeeld. Denk ook aan het controleren van originele diploma’s en getuigschriften, het inwinnen van referenties en het nadenken over extra controle ter bevordering van integer functioneren in kwetsbare functies.

Een dienstverband kan alleen worden aangegaan met kandi daten die een actuele, originele verklaring omtrent het gedrag (VOG) hebben over gelegd. Het beleid rond integriteit wordt tijdens het arbeidsvoorwaardengesprek toegelicht aan nieuwe medewerkers, ook wordt aangegeven dat zij -als onderdeel hiervan- verplicht zijn de ambtseed of belofte af te leggen en dat een training morele oordeelsvorming onderdeel is van het introductieprogramma. Bij andere groepen medewerkers, zoals inhuurkrachten, gebeurt dit bij aanvang van de werkzaamheden. Zij ondertekenen een integriteitverklaring. Nieuwe medewerkers ontvangen informatie over: ▪ de gedragscode; ▪ de rol van de vertrouwenspersoon; ▪ meldingsprocedure bij klachten ongewenst gedrag ; ▪ meldingsprocedure bij vermoeden misstand; ▪ beleid inzake agressie en geweld. Er is geen verdere verdieping over dit onderwerp. 9. Kwetsbare functies, handelingen en processen Elke organisatie kent werkprocessen, handelingen en functies die kwetsbaar zijn voor verleidingen en risico's. Denk aan het werken met gevoelige informatie, het ku nnen beschikken over geld en frequente omgang met zakelijke relaties. Deze ‘kwetsbare onderdelen’ in de organisatie brengen risico’s op integriteitschendingen met zich mee.

De gemeente Dijk en Waard gaat hier bewust mee om; kwetsbare functies zijn in beeld , waaronder de functies onder nevenwerkzaamheden en financiële belangen, en werkprocessen borgen in elk geval het vier-ogenprincipe. Jaarlijkse evaluatie van en verantwoording over integriteitsbeleid zal duidelijk maken of aanvullende maatregelen nodig zijn. Verdere verdieping van dit onderwerp is te vinden in het onderdeel over Financiële belangen en persoonlijke belangen.

Bezoekadressen Parelhof 1, Heerhugowaard Bosgroet 2, Zuid-Scharwoude

Postadres Postbus 390 1700 AJ Heerhugowaard

www.dijkenwaard.nl 072 575 55 55 post@dijkenwaard.nl

36 10. Ambtseed, afleggen eed of belofte Alle medewerkers leggen de ambtseed of belofte af en ondertekenen daarna een formulier. Dit formulier wordt opgenomen in het persoonsdossier. Medewerkers die niet in dienst zijn, zoals inhuurkrachten en stagiaires, ondertekenen een integriteitverklaring. 11. Nevenwerkzaamheden Medewerkers zijn verplicht om nevenwerkzaamheden te melden als die raak vlakken hebben met de functievervulling. De leidinggevende verleent al dan niet toestemming voor de vervulling daarvan. Voor bepaalde functies is het verplicht dat de nevenwerkzaamheden openbaar worden gemaakt. De voorschriften zijn vastgelegd in de regel ing Melden nevenwerkzaamheden en financiële belangen. Melding via het formulier Melding nevenwerkzaamheden. 12. Maatregelen gericht op informatiebescherming Voorschriften en maatregelen ten aanzien van het kennisnemen van of omgaan met vertrouwelijke informatie met als doel te voorkomen dat onbevoegden vertrouwelijke informatie kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen. Er is de regeling omgaan met informatie en gebruik communicatiemiddelen. 13. Geschenken, giften en diensten De gedragscode integriteit en de uitvoeringsregeling integriteitsbeleid kennen voorschriften over hoe medewerkers omgaan met het aannemen van relatiegeschenken, giften, diensten en honoraria. Meldingen worden op een centraal punt geregistreerd. 14.

Inkoop- en aanbestedingsprocedure Integriteit geldt ook bij inkoop en aanbesteding. De regels zijn vastgelegd in het inkoop en aanbestedingsbeleid, de algemene inkoopvoorwaarden en het inkoophandboek.

Bezoekadressen Parelhof 1, Heerhugowaard Bosgroet 2, Zuid-Scharwoude

Postadres Postbus 390 1700 AJ Heerhugowaard

www.dijkenwaard.nl 072 575 55 55 post@dijkenwaard.nl

37

3.2 Melden nevenwerkzaamheden en financiële belangen Begripsomschrijvingen Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder: a. nevenwerkzaamheden: werkzaamheden naast de functie, waaronder bestuurslidmaatschap, commissariaat, vennoot zijn in een rechtspersoon, aandeelhouderschap; b. financiële belangen: het bezit van en transacties in effecten, vorderingsrechten, onroerend goed, bouwgrond en een financiële deelneming in ondernemingen. De directie is bevoegd andere financiële belangen aan te wijzen; c. medewerker: de ambtenaar die een arbeidsovereenkomst hee ft op basis van de Cao Gemeenten alsmede personen die anderszins voor de gemeente Dijk en Waard werkzaamheden verrichten; d. registratie: het bijhouden van gegevens over nevenwerkzaamheden en financiële belangen in het kader van transparantie en het belang va n een integere organisatie. Melding nevenwerkzaamheden 1. De medewerker is wettelijk verplicht nevenwerkzaamheden te melden die de belangen van de organisatie kunnen raken voor zover deze belangen in verband staan met de functievervulling. 2. Binnen de werkorganisatie zijn functies aangewezen waarvoor geldt dat geregistreerde nevenwerkzaamheden openbaar worden gemaakt ter bescherming van de integriteit van de openbare dienst.

Openbaarmaking van geregistreerde nevenwerkzaamheden geldt voor de functionarissen we rkzaam in de functies genoemd in het reglement openbaar making nevenfuncties. 3. De medewerker meldt nevenwerkzaamheden via de applicatie Motion categorie ‘Overige aanvragen’. 4. De medewerker verstrekt alle informatie die voor de toetsing nodig is. Melding financiële belangen 1. De medewerker is wettelijk verplicht financiële belangen te melden, voor zover de medewerker redelijkerwijs het vermoeden kan hebben dat door het hebben van of handelen in deze financiële belangen de goede vervulling van de functie of goede functionering van de openbare dienst, niet in redelijkheid is verzekerd. 2. Binnen de werkorganisatie zijn functies aangewezen waaraan in het bijzonder het risico van financiële belangenverstrengeling is verbonden. Medewerkers die deze functies bekleden zijn verplicht om melding te doen. Het risico op financiële belangenverstrengeling of ander financieel risico geldt met name voor de functionarissen werkzaam in de functies genoemd in het reglement openbaar making nevenfuncties. 3. De medewerker maakt melding van financiële belangen via de applicatie Motion categorie ‘Overige aanvragen’. 4. Als een medewerker geen melding van financiële belangen heeft gedaan en toch blijkt van het hebben van financiële belangen overeenkomstig lid 1, kunnen passende maatregelen worden getroffen. 5.

De medewerker verstrekt alle informatie die voor de toetsing nod ig is. Registratie De gegevens op het door de medewerker ingevulde formulier zijn de basis voor registratie in het personeelsinformatiesysteem. Het formulier wordt opgenomen in het persoonsdossier van de medewerker.

Bezoekadressen Parelhof 1, Heerhugowaard Bosgroet 2, Zuid-Scharwoude

Postadres Postbus 390 1700 AJ Heerhugowaard

www.dijkenwaard.nl 072 575 55 55 post@dijkenwaard.nl

38

Toetsing 1. Het hoofd van de afdeling toetst of de nevenwerkzaamheden de belangen van de organisatie kunnen raken. Hij kan de nevenwerkzaamheden verbieden als de goede vervulling van de functie of goede functionering van de openbare dienst, voor zover deze in verband staat met de functievervulling, niet in redelijkheid zou zijn verzekerd. 2. Als het hoofd van de afdeling van mening is dat vanwege financiële belangen de goede vervulling van de functie of de goede functionering van de openbare dienst, voor zover deze in verband staat met de functievervulling, niet in redelijkheid is verzekerd, wordt in samenspraak met de betrokken medewerker naar een oplossing gezocht. De oplossing dan wel afspraken worden schriftelijk vastgelegd en opgenomen in het persoonsdossier van de medewerker. 3. In het uiterste geval kan de medewerker worden verplicht het financiële belang af te stoten. 4. Als de medewerker de afspraken uit bovenstaande niet nakomt, kan een (straf) maatregel worden opgelegd. Overig Als het een melding van een directielid betreft, ligt de uitvoering van deze regeling bij het college. In gevallen waarin deze regeling niet of niet in redelijkheid voorziet, kan de directie een bijzondere voorziening treffen.

3.3 Reglement openbaarmaking nevenfuncties van ambtenaren Het college van de Gemeente Dijk en Waard besluiten tot de vaststelling van het reglement openbaarmaking nevenfuncties ambtenaren op grond van artikel 5 lid 1 onder c Ambtenarenwet 2017 ____________________________________________________________________ Artikel 1 Dit reglement is van toepassing op de volgende functies: 1. gemeentesecretaris 2. griffier 3. directeur 4. hoofd 5. chief information security officer 6. concerncontroller Artikel 2 Dit reglement heeft ten doel te regelen op welke wijze nevenwerkzaamheden openbaar worden gemaakt die de belangen van de dienst, voorzover deze in verband staan met de functievervulling, kunnen raken en die verricht worden door de ambtenaar die een functie als bedoeld in artikel 1 van deze regeling vervult. Artikel 3 Openbaarmaking van de nevenwerkzaamheden geschiedt door een actuele opgave van nevenwerkzaamheden op het internet beschi kbaar te stellen.

Bezoekadressen Parelhof 1, Heerhugowaard Bosgroet 2, Zuid-Scharwoude

Postadres Postbus 390 1700 AJ Heerhugowaard

www.dijkenwaard.nl 072 575 55 55 post@dijkenwaard.nl

39 Artikel 4 De opgave vermeldt: a. de functie die het betreft b. de nevenwerkzaamheden en de instanties waarbij deze verricht worden c. de datum van ingang van de nevenwerkzaamheden d. de eventueel aan het uitoefenen van de nevenwerkza amheden gestelde beperkingen Artikel 5 De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor de opgave van nevenwerkzaamheden van de ambtenaren die een functie als bedoeld in artikel 1 van dit reglement vervullen. Artikel 6 Dit reglement treedt in werking met ingang van 1 januari 2020. TOELICHTING Artikel 4 • Voorbeeld van de nevenwerkzaamheden en de instanties waarbij deze verricht worden: ‘Voorzitter va bestuur Stichting X of adviseur bij de Raad voor Y’ • Voorbeeld van de eventueel aan het uitoefenen van de nevenwerkzaamheden gestelde beperkingen: ‘De functionaris dient zich in zijn nevenfunctie als adviseur bij de Raad voor Y te onthouden van adviezen met betrekking tot projecten in de gemeente’

3.4 Klachtenregeling ongewenst gedrag Artikel 1 Begripsbepalingen In deze regeling wordt verstaan onder: a. bevoegd gezag: het orgaan dat in eerste instantie dan wel daartoe gemandateerd bevoegd is tot afdoening van een klacht met betrekking tot ongewenst gedrag; b. commissie: de Landelijke Klachtencommissie Ongewenst Gedrag voor de decentrale overheid; c. decentrale overheid: de gemeente, de provincie, het waterschap of een door deze overheden ingestelde instelling die zich heeft aangesloten bij de commissie en deze regeling van toepassing heeft verklaard op de behandeling van klachten op het gebied van ongewenst gedrag; d. aangesloten organisatie: de decentrale overheid die is aangesloten bij de regeling van de commissie, dan wel een andere organisatie die deze regeling van toepassing heeft verklaard; e. ongewenst gedrag: gedrag dat valt binnen de begrippen discriminatie, (seksuele) intimidatie zoals verwoord in artikel 1, 1 a en 2 van de Algemene wet gelijke behandeling en agressie geweld en pesten zoals bedoeld in de Arbowet artikel 3 lid 2 jo. artikel 1 lid 3 sub e en f; f. klacht: een door de klager ondertekend en van naam - en adresgegevens voorzien geschrift waarin het jegens hem ongewenste gedrag waarop de klacht betrekking heeft is omschreven; g.

klager: een persoon die werkzaam is of werkzaam i s geweest in deze organisatie en een klacht over ongewenst gedrag indient; h. aangeklaagde: een persoon die werkzaam is of werkzaam is geweest in deze organisatie en over wiens gedrag geklaagd wordt; i. informant: degene die namens het bevoegd gezag informatie verstrekt aan de commissie;

Bezoekadressen Parelhof 1, Heerhugowaard Bosgroet 2, Zuid-Scharwoude

Postadres Postbus 390 1700 AJ Heerhugowaard

www.dijkenwaard.nl 072 575 55 55 post@dijkenwaard.nl

40 j.

getuigen: andere dan onder h genoemde personen die door de commissie worden verzocht informatie te verstrekken; k. college: het College voor Arbeidszaken van de Vereniging Nederlandse Gemeenten dat deze klachtencommissie heeft ingesteld. Artikel 1a Klachten van en over politieke ambtsdragers onderling In afwijking van hetgeen voortvloeit uit artikel 1, is de commissie niet bevoegd in het geval van klachten tussen politieke ambtsdragers onderling. Artikel 2 Taakstelling en samenstelling van de commissie 1. De commissie heeft tot taak een klacht te onderzoeken en daarover advies uit te brengen aan het bevoegd gezag. 2. Uit de commissie worden door de voorzitter van de commissie drie leden aangewezen om een klacht te onderzoeken, waaronder een (plaatsvervangend) voorzitter. 3. Deze leden beslissen bij gewone meerderheid van stemmen over het uit te brengen advies. 4. Een lid wordt vervangen als deze direct of indirect betrokken is geweest bij enige vorm van ongewenst gedrag waarover de klacht is ingediend dan wel een persoonlijk belang heeft bij de afhandeling van de klacht. 5. Benoeming, schorsing en ontslag van de voorzitter, overige leden en hun plaatsvervangers geschiedt door de voorzitter van het college. 6. De voorzitter, overige leden en hun plaatsvervangers worden benoemd voor een periode van zes jaar.

Zij komen voor herbenoeming in aanmerking voor een termijn van drie jaar. 7. De commissie kan een nadere werkwijze bepalen. Artikel 3 Secretaris en administratie 1. De voorzitter van het college wijst na overleg met de voorzitter van de commissie een secretaris en een of meer plaatsvervangend secretarissen aan. 2. De administratie ten behoeve van de commissie wordt gevoerd door het secretariaat van het college. Artikel 4 Indienen van de klacht 1. De klager kan de klacht zowel rechtstreeks bij de commissie indienen als bij het bevoegd gezag. 2. De klager vermeldt in de klacht zo mogelijk de datum, tijd, plaats van het ongewenst gedrag, de omstandigheden, de namen van aangeklaagde en eventuele getuigen, alsmede de stappen die hij reeds heeft ondernomen. 3. Indien de klager de klacht indient bij het bevoegd gezag, bevestigt het bevoegd gezag de ontvangst van de klacht aan de klager en vermeldt daarbij dat de klacht zal worden doorgezonden naar de commissie die het bevoegd gezag over de afhandeling van de klacht zal adviseren. Het bevoegd gezag zendt de klacht, nadat daarop de datum van ontvangst is aangetekend, zo spoedig mogelijk door aan de commissie. 4. De commissie bevestigt de ontvangst van de klacht aan de klager en stelt hem op de hoogte van de termijnen en de wijze van afdoening van de klacht.

Tevens informeert de commissie het bevoegd gezag binnen twee weken, dat een klacht is ontvangen.

Bezoekadressen Parelhof 1, Heerhugowaard Bosgroet 2, Zuid-Scharwoude

Postadres Postbus 390 1700 AJ Heerhugowaard

www.dijkenwaard.nl 072 575 55 55 post@dijkenwaard.nl

41 Indien de klacht rechtstreeks bij de commissie is ingediend bevat de melding aan het bevoegd gezag geen persoonsgegevens van klager, beklaagde of getuigen. Artikel 5 In behandeling nemen van de klacht 1. Het bevoegd gezag verstrekt op verzoek alle op de klacht betrekking hebbende gegevens, waaronder de klachtenregeling van de aangesloten organisatie, de contact- en functiegegevens van klager en aangeklaagde en een overzicht van de reeds geproduceerde stukken met betrekking tot de klacht. 2. commissie neemt een klacht niet in behandeling indien verplichte stappen uit de klachtenprocedure van de betreffende aangesloten organisatie niet zijn doorlopen. 3. De commissie verklaart de klacht niet ontvankelijk indien de ze niet valt binnen de begripsbepalingen van artikel 1 onder c,e,f,g en h van deze regeling. 4. Ingeval lid 2 van toepassing is brengt de commissie klager - en in geval lid 3 van toepassing is klager en het bevoegd gezag binnen twee weken na ontvangst van de klacht schriftelijk op de hoogte van het niet in behandeling nemen (lid 2) of de niet ontvankelijkheid (lid 3) van de klacht. 5. De commissie kan de klacht voorts niet in behandeling nemen indien: A. de klacht niet binnen een redelijke termijn nadat het ong ewenste gedrag heeft plaatsgevonden aan de commissie is voorgelegd; B. sprake is van een uitzondering als bedoeld in artikel 9:8 lid 1 en 2 Awb; C.

wanneer niet in voldoende mate voldaan is aan het bepaalde in artikel 4 lid 2. Artikel 6 Onderzoek naar de klacht 1. Indien de commissie dit voor de uitoefening van haar taak noodzakelijk acht stelt zij een onderzoek in. 2. Ten behoeve van het onderzoek is de commissie bevoegd bij het bevoegd gezag alle inlichtingen in te winnen die zij voor de vorming van haar ad vies nodig acht. Het bevoegd gezag verschaft de commissie de gevraagde inlichtingen en stelt de commissie desgevraagd in de gelegenheid de werkomgeving te aanschouwen. 3. Het bevoegd gezag stelt personen werkzaam binnen de aangesloten organisatie in de gelegenheid te worden gehoord. 4. Personen als bedoeld in lid 3 die door de commissie worden opgeroepen, zijn verplicht te verschijnen. 5. De commissie kan het bevoegd gezag adviseren tussentijdse maatregelen te nemen indien en voor zover dit in het belang is van h et onderzoek of van de positie van de in het onderzoek betrokken personen. 6. De commissie kan op verzoek van klager en op door klager te motiveren gronden de behandeling van de klacht voor een periode van ten hoogste twee maanden opschorten. Artikel 7 Horen 1. Alvorens een advies uit te brengen stelt de commissie de klager, de aangeklaagde en zo nodig de informant en getuigen in de gelegenheid om te worden gehoord.

De commissie kan het horen opdragen aan de voorzitter of een ander lid van de commissie of aan beiden. 2. Van het horen kan worden afgezien indien de klacht kennelijk ongegrond is. 3. De zittingen van de commissie zijn niet openbaar. 4. Van het horen wordt een verslag gemaakt.

Bezoekadressen Parelhof 1, Heerhugowaard Bosgroet 2, Zuid-Scharwoude

Postadres Postbus 390 1700 AJ Heerhugowaard

www.dijkenwaard.nl 072 575 55 55 post@dijkenwaard.nl

42 5. De zittingen vinden zoveel mogelijk plaats op een voor partijen goed ber eikbare locatie die voldoende rust en discretie biedt aan alle betrokkenen. 6. De commissie zendt tijdig voorafgaand aan de hoorzitting aan de aangeklaagde - en voor zover nodig aan klager en informant - een afschrift van de klacht en van andere stukken die op de klacht betrekking hebben. 7. De commissie hoort de klager, de aangeklaagde en de getuigen in beginsel buiten elkaars aanwezigheid. De commissie stelt klager en aangeklaagde in de gelegenheid van elkaars zienswijzen, alsmede van de inhoud van de hoor gesprekken met de informant en/of de getuigen kennis te nemen en daa rop te reageren. 8. De klager en aangeklaagde kunnen zich op eigen kosten ter zitting laten bijstaan door een (raads)persoon. 9. De commissie is bevoegd om getuigen, andere betrokkenen en deskundigen schriftelijk of mondeling te raadplegen. Artikel 8 Omgang met persoonsgegevens 1. De commissie verzamelt en verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het uitbrengen van een advies. Bij de verwerking van persoonsgegevens zorgt de commissie voor beveiliging van de gegevens tegen ver lies en onrechtmatige verwerking. 2.

Voor de commissie alsmede de secretaris geldt de plicht tot geheimhouding van persoonsgegevens voor zover overdracht van informatie niet noodzakelijk is voor de uitoefening van de taak van de commissie. Wanneer de inhoud van bepaalde informatie uitsluitend ter kennisneming door de commissie dient te blijven wordt dit aan de commissie meegedeeld. 3. Eenieder die is betrokken bij de behandeling van een klacht is geheimhouding verschuldigd over al hetgeen hem in de klachtenproc edure bekend is geworden. Artikel 9 Advies over de klacht 1. De commissie brengt binnen twaalf weken na ontvangst van de klacht door de commissie advies uit aan het bevoegd gezag over de gegrondheid van de klacht vergezeld van een rapport van bevindingen. Het rapport bevat een verslag van het horen. Een afschrift van het advies wordt aan klager en aangeklaagde toegezonden. 2. De commissie meldt binnen acht weken na ontvangst van de klacht aan het bevoegd gezag binnen welke termijn het advies naar verwachti ng wordt uitgebracht en verzoekt het bevoegd gezag de termijn op basis daarvan te verlengen. 3. In het advies kunnen aanbevelingen worden gedaan over door het bevoegd gezag te nemen maatregelen. Artikel 10 Afdoening van de klacht 1. Het bevoegd gezag handelt de klacht af binnen de termijn bepaald op grond van artikel 9 lid 1 en lid 2. 2.

Het bevoegd gezag neemt binnen de termijn bepaald op grond van artikel 9 lid 1 en lid 2 een besluit over het advies van de commissie en brengt klager en aangeklaagde schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn besluit alsmede de conclusies die het daaraan verbindt. 3. Het bevoegd gezag zendt een afschrift van het ter afdoening van de klacht genomen besluit naar de commissie.

Bezoekadressen Parelhof 1, Heerhugowaard Bosgroet 2, Zuid-Scharwoude

Postadres Postbus 390 1700 AJ Heerhugowaard

www.dijkenwaard.nl 072 575 55 55 post@dijkenwaard.nl

43 Artikel 11 Jaarverslag 1. 2.

3.

Jaarlijks wordt een verslag opgesteld door de commissie. In het jaarverslag worden in geanonimiseerde zin en met in achtneming van de ter zake geldende wettelijke bepalingen vermeld: a. het aantal klachten dat de commissie heeft ontvangen; b. het aantal niet-ontvankelijk, (gedeeltelijk) gegrond en ongegrond c. geachte klachten; d. de aard van de klachten; e. statistische gegevens over klagers en aangeklaagden; f. de doorlooptijd van de adviezen; g. aanbevelingen en tendensen. Het verslag wordt gepubliceerd op de website van de VNG.

Artikel 12 Prevalentie Bij verschillen tussen de bij de aangesloten organisatie geldende klachtenregeling en deze Klachtenregeling ongewenst gedrag voor de decentrale overheid, past de commissie de laatstgenoemde regeling toe.

3.5 Melden vermoeden misstand en integriteitsschending Artikel 1 Begripsbepalingen In deze regeling wordt verstaan onder: a) Melding: melding van een vermoeden van een integriteitschending op grond van deze regeling. b) Melder: de werknemer die een vermoeden van een integriteitschending heeft gemeld op grond van deze regeling. c) Werknemer: de persoon die werkt of heeft gewerkt voor de gemeente Dijk en Waard zoals bedoeld in artikel 1, onderdeel h, van de Wet Huis voor klokkenluiders. d) Werkgever: dagelijks bestuur of directie van de gemeente Dijk en Waard die handelen als bedoeld in artikel 1, onderdeel g, van de Wet Huis voor klokkenluiders. e) Vermoeden van een integriteitschending: het vermoeden van een werknemer, dat binnen de organisatie waarin diegene werkt of bij een andere organisatie indien diegene door zijn werkzaamheden met die organisatie in aanraking is gekomen, sprake is van een integriteitschending door o.a. - Corruptie; - Fraude; - Diefstal; - Verduistering; - Belangenverstrengeling; - Onverenigbare functies en activiteiten; - Misbruik en manipulatie van informatie: - Verspilling en misbruik van gemeentelijke eigendommen: - Geweld en intimidatie: - Misdragingen buiten werktijd.

Het betreft hier alleen (strafbare) misdragingen die in verband staan tot het functioneren van de werknemer, van buitengewoon ernstige aard zijn of schadelijk zijn voor het imago van het betreffende organisatieonderdeel of de gemeente in haar geheel. f) Vermoeden van een misstand: het vermoeden van een werknemer, dat binnen de organisatie waarin diegene werkt of bij een andere organisatie indien diegene door

Bezoekadressen Parelhof 1, Heerhugowaard Bosgroet 2, Zuid-Scharwoude

Postadres Postbus 390 1700 AJ Heerhugowaard

www.dijkenwaard.nl 072 575 55 55 post@dijkenwaard.nl

44 zijn werkzaamheden met die organisatie in aanraking is gekomen, sprake is van een misstand voor zover: a. het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de werknemer bij de werkgever heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die de werknemer heeft gekregen door zijn werkzaamheden bijeen ander bedrijf of een andere organisatie en b. het maatschappelijk belang in het geding is bij: - Een (dreigende) schending van een wettelijk voorschrift, - Een (dreigend) gevaar voor de volksgezondheid, - Een (dreigend) gevaar voor de veiligheid van personen, - Een (dreigend) gevaar voor de aantasting van het milieu, - Een (dreigend) gevaar voor het goed functioneren van de organisatie als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten, g) Adviseur: een persoon die door zijn functie een geheimhoudingsplicht (advocaat, bedrijfsarts e.d.) heeft en die door een werknemer in vertrouwen wordt geraadpleegd over een vermoeden van een integriteitschending; h) Vertrouwenspersoon: de persoon die is aangewe zen om als vertrouwenspersoon voor de gemeente Dijk en Waard te fungeren; i) Afdeling advies van het Huis voor klokkenluiders: de Afdeling advies van het Huis voor klokkenluiders, bedoeld in artikel 3a, tweede lid, van de Wet Huis voor klokkenluiders (www.adviespuntklokkenluiders.nl); j) Afdeling onderzoek van het huis voor klokkenluiders: de

Afdeling onderzoek van het huis voor klokkenluiders, bedoeld in artikel 3a, derde lid, van de Wet Huis voor klokkenluiders (www.adviespuntklokkenluiders.nl); k) Onderzoekers: de persoon of personen aan wie d oor of namens de gemeentesecretaris het onderzoek naar de integriteitschending is opgedragen; l) Externe instantie: de instantie die naar het redelijk oordeel van de melder het meest in aanmerking komt om de externe melding van het vermoeden van een integriteitschending te onderzoeken; m) Intern Meldpunt Integriteit: een onderdeel van de gemeentelijke organisatie van de gemeente Dijk en Waard, bij vaststelling van deze regeling belegd bij cluster HR. Artikel 2 Afstemming andere regelingen Deze regeling is van toepassing naast het Reglement ongewenste omgangsvormen en Protocol agressie en geweld en de Gedragscodes voor ambtenaren en bestuurders. Artikel 3 Informatie, advies en ondersteuning voor de werknemer Een werknemer kan bij een vermoeden van een integriteitschending of misstand: a. Een adviseur in vertrouwen raadplegen; b. De vertrouwenspersoon als adviseur in vertrouwen raadplegen of c. De afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders in vertrouwen raadplegen (alleen misstand). Artikel 4 Interne melding 1. Een werknemer met een vermoeden van een integriteitschending of missstand binnen de organisatie van de werkgever kan daarvan melding doen bij: a.

Iedere leidinggevende die binnen de organisatie een hogere positie bekleedt dan hij, b. Bij het intern meldpunt Integriteit, c. Bij de vertrouwenspersoon.

Bezoekadressen Parelhof 1, Heerhugowaard Bosgroet 2, Zuid-Scharwoude

Postadres Postbus 390 1700 AJ Heerhugowaard

www.dijkenwaard.nl 072 575 55 55 post@dijkenwaard.nl

45 2. De interne melding wordt bij voorkeur gedaan met een door de werkgever beschikbaar gesteld “Meldformulier integriteitschending”. 3. Een mondelinge melding of mondelinge toelichting wordt schriftelijk vastgeleg d en ter goedkeuring voorgelegd aan de melder. 4. Iedere werknemer van de gemeente Dijk en Waard heeft de morele verantwoordelijkheid concrete vermoedens van een integriteitschending of misstand intern te melden. 5. Een werknemer van een andere organisatie die door zijn werkzaamheden met de organisatie van de werkgever in aanraking is gekomen en een vermoeden heeft van een integriteitschending of misstand binnen de organisatie kan ook een interne melding doen. 6. Iedere leidinggevende van de gemeente Dijk en Waard heeft de plicht concrete vermoedens van een integriteitschending of misstand intern te melden. 7. De vertrouwenspersoon stuurt de melding, met instemming van de melder, door naar het interne meldpunt integriteit, met een afschrift naar de gemeentesecretaris. Indien een vermoeden bestaat dat leidinggevende(n) bij de integriteitschending of misstand betrokken is, wordt de melding naar h et college gestuurd. 8. De leidinggevende stuurt de melding, met instemming van de melder, door naar het intern meldpunt integriteit en informeert zijn direct leidinggevende en de gemeentesecretaris.

Indien een vermoeden bestaat dat leidinggevende(n) bij de integriteitschending of misstand betrokken is, wordt de melding naar het college gestuurd. 9. Na ontvangst van de melding bevestigt de leidinggevende zo spoedig mogelijk de ontvangst schriftelijk aan de melder. De ontvangstbevestiging bevat minimaal een zakelijke beschrijving van de melding en de datum waarop deze is ontvangen. 10. De procedure bij vermoedelijke integriteitschending wordt daarbij gevolgd. 11. De melder kan direct een externe melding doen van een vermoeden van een missstand als opgenomen in deze regeling, als het eerst doen van een interne melding in redelijkheid niet van hem kan worden gevraagd. 12. Een melding laat de wettelijke verplichting tot het doen van aangifte van een strafbaar feit onverlet. Artikel 5 Vertrouwelijke omgang met de melding en de id entiteit van de melder 1. Indien de werknemer hierom verzoekt, wordt de melding vertrouwelijk behandeld. 2. De werkgever zorgt er in alle gevallen voor dat de informatie over de melding zodanig wordt bewaard dat deze fysiek en digitaal alleen toegankelijk is vo or de personen die bij de behandeling van de melding betrokken zijn. 3.

De personen die bij de behandeling van een melding betrokken zijn maken de identiteit van de melder niet bekend zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de melder en gaan vertrouwelijk om met de informatie over de melding (waaronder de identiteit van degene(n) over wie is gemeld). 4. Als het vermoeden van een integriteitschending of misstand is gemeld via de vertrouwenspersoon en de melder geen toestemming heeft gegeven zijn identi teit bekend te maken, wordt alle correspondentie over de melding verstuurd aan de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon stuurt dit onverwijld door aan de melder. 5. De personen die bij de behandeling van een melding betrokken zijn maken de identiteit van de adviseur niet bekend zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de melder en de adviseur.

Bezoekadressen Parelhof 1, Heerhugowaard Bosgroet 2, Zuid-Scharwoude

Postadres Postbus 390 1700 AJ Heerhugowaard

www.dijkenwaard.nl 072 575 55 55 post@dijkenwaard.nl

46 Artikel 6 Behandeling van de interne melding door de directeur 1. De directeur informeert de melder en de gemeentesecretaris zo spoedig mogelijk nadat hij op de hoogte is gebracht van de melding schriftelijk over zijn inhoudelijke standpunt over het al dan niet instellen van een onderzoek, tenzij: a. dit het onderzoeksbelang of handhavingsbelang kan schaden. b. het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden of c. op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een vermoeden van een integriteitschending of misstand. Daarbij wordt de procedure bij vermoedelijke integriteitschending en het onderzoeksprotocol integriteitschendingen gevolgd. 2. Als de directeur besluit geen onderzoek in te stellen, informeert hij de melder schriftelijk binnen vier weken na de interne melding. Daarbij wordt aangegeven waarom geen onderzoek wordt ingesteld. 3. In het geval dat de directeur van mening is dat een onderzoek ingesteld moet worden, dan geeft hij daartoe zo spoedig mogelijk een opdracht. Een dergelijk onderzoek, wordt als er sprake is van een intern onderzoek, uitgevoerd conform het onderzoeksprotocol integriteitschendingen. Als er sprake van een onderzoeksopdracht aan een externe als bedoeld in artikel 7, dan wordt dit opgedragen aan een onafhankelijke en onpartijdige onderzoeker.

Daarbij zal in de opdracht aandacht zijn voor de proportionaliteit van de in te zetten middelen en omvang van het onderzoek. 4. De directeur informeert de melder onverwijld en schriftelijk dat een onderzoek is ingesteld en door wie het onderzoek wordt uitgevoerd. 5. De directeur informeert de perso(o)n(en) op wie een melding betrekking heeft over de melding, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kunnen worden geschaad. 6. De directeur beoordeelt of een externe instantie van de interne melding van een vermoeden van een misstand op de hoogte moet worden gebracht. Indien de directeur een externe instantie op de hoogte stelt, stuurt hij de melder hiervan een afschrift tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kan worden geschaad. 7. Als de directeur een externe instantie op de hoogte gesteld heeft van de interne melding, kan hij voor het onderzoek aansluiten bij het onderzoek dat deze externe instantie (mogelijk) laat verrichten. 8. Als de melding een directeur betreft, dan beslist de gemeentesecretaris over het instellen van een onderzoek. Is de melding gericht tegen een wethouder of gemeentesecretaris dan beslist de burgemeester over het instellen van een onderzoek. Is de melding gericht tegen de burgemeester dan beslist de Commissaris van de Koning. Artikel 7 De uitvoering van het onderzoek door een externe 1.

De onderzoekers stellen de melder in de gelegenheid te worden gehoord. De onderzoekers zorgen voor een verslag en leggen dit verslag ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt het vastgestelde verslag. 2. De onderzoekers kunnen ook anderen horen. De onderzoekers zorgen voor een verslag, en leggen dit verslag ter goedkeuring en ondertekening voor aan de persoon die gehoord is. De persoon die gehoord is ontvangt het vastgestelde verslag. 3. De onderzoekers kunnen binnen de organisatie van de werkgever alle documenten inzien en opvragen die zij voor het doen van het onderzoek redelijkerwijs nodig achten.

Bezoekadressen Parelhof 1, Heerhugowaard Bosgroet 2, Zuid-Scharwoude

Postadres Postbus 390 1700 AJ Heerhugowaard

www.dijkenwaard.nl 072 575 55 55 post@dijkenwaard.nl

47 4. Werknemers mogen de onderzoekers alle documenten verstrekken waarvan zij het redelijkerwijs nodig achten dat de onderzoeker s daar in het kader van het onderzoek kennis van nemen. 5. De onderzoekers stellen een concept onderzoeksrapport op en stellen de melder in de gelegenheid daar opmerkingen bij te maken, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan. De melder is tot geheimhouding van het conceptrapport verplicht. 6. De onderzoekers stellen vervolgens het onderzoeksrapport vast. Zij sturen de melder hiervan een afschrift, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan. 7. De melder is tot geheimhouding van het definitieve rapport verplicht totdat de werkgever voldoende beschermende maatregelen heeft kunnen nemen om de belangen als genoemd in de Wet openbaarheid van college te beschermen. Daaronder valt in ieder geval de identiteit van alle bij de melding betrokken personen. Artikel 8 Standpunt werkgever over gemelde vermoeden 1. Binnen acht weken na de melding worden de melder en de gemeentesecretaris door of namens de directeur schriftelijk op de hoogte gesteld van een inhoudelijk standpunt over het gemelde vermoeden en tot welke stappen de melding heeft geleid. 2.

Indien het standpunt bedoeld in het vorige lid niet binnen acht weken kan worden gegeven, deelt de directeur de melder en de gemeentesecretaris schriftelijk mee binnen welke termijn een inhoudelijk standpunt tegemoet kan worden gezien . Deze mededeling vindt zo spoedig mogelijk plaats, maar uiterlijk binnen de hiervoor genoemde termijn van acht weken. 3. Na afronding van het onderzoek beoordeelt de werkgever of een externe instantie van de interne melding, van het onderzoeksrapport en/of van het standpunt van de werkgever op de hoogte moet worden gebracht. Indien de werkgever een externe instantie op de hoogte stelt, stuurt hij de melder hiervan een afschrift, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kunnen worden gesc haad. 4. De personen op wie de melding betrekking heeft, worden op dezelfde manier geïnformeerd als de melder, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kan worden geschaad. Artikel 9 Hoor en wederhoor ten aanzien van onderzoeksrapport en standpunt werkgever 1. De werkgever stelt de melder in de gelegenheid op het onderzoeksrapport en het standpunt van de werkgever te reageren. 2.

Als de melder in reactie op het onderzoeksrapport of het standpunt van de werkgever onderbouwd aangeeft dat het vermoeden van een misstand niet daadwerkelijk of niet deugdelijk is onderzocht of dat in het onderzoeksrapport of het standpunt van de werkgever sprake is van wezenlijke onjuistheden, reageert de werkgever hier op en stelt hij zo nodig een nieuw of aanvull end onderzoek in. Op dit nieuwe of aanvullende onderzoek gelden dezelfde regels als voor het eerste onderzoek. 3. Als de werkgever een externe instantie op de hoogte brengt of heeft gebracht, stuurt hij ook de hiervoor bedoelde reactie van de melder op het on derzoeksrapport en het standpunt van de werkgever aan die externe instantie toe. De melder ontvangt hiervan een kopie.

Bezoekadressen Parelhof 1, Heerhugowaard Bosgroet 2, Zuid-Scharwoude

Postadres Postbus 390 1700 AJ Heerhugowaard

www.dijkenwaard.nl 072 575 55 55 post@dijkenwaard.nl

48 Artikel 10 Bescherming van de melder tegen benadeling 1.

2.

3.

3. 4.

5.

De werknemer die te goeder trouw en naar behoren een vermoeden van een integriteitschending of misstand meldt, zal in verband daarmee geen nadelige gevolgen voor zijn rechtspositie ondervinden tijdens en na de behandeling van deze melding bij de werkgever, een andere organisatie of een externe instantie. De werkgever zal, middels een afgesloten rechtshulpverzekering, melder en andere bij de melding betrokkenen in dienst van de werkgever toegang bieden tot rechtshulp die nodig is als gevolg van de melding genoemd in het eerste lid. Onder nadelige gevolgen wordt in ieder geval verstaan het nemen van een benadelende maatregel, zoals: a. het verlenen van ontslag, anders dan op eigen verzoek; b. het tussentijds beëindigen of het niet verlengen van een aanstelling voor bepaalde tijd; c. het niet omzetten van een aanstelling voor bepaalde tijd in een aanstelling voor onbepaalde tijd; e. de opgelegde benoeming in een andere functie; f. het onthouden van salarisverhoging, incidentele beloning of toekenning van vergoedingen; g. het onthouden van promotiekansen; h. het afwijzen van een verlofaanvraag; i. overige te bepalen (straf)maatregelen. De werkgever zorgt ervoor dat de melder ook niet op andere wijze bij zijn werk nadelige gevolgen ondervindt van de melding.

Als de werkgever na het doen van een melding een ben adelende maatregel neemt, motiveert de werkgever waarom hij deze maatregel nodig acht en dat deze maatregel geen verband houdt met het te goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een integriteitschending of misstand. De werkgever spreekt werknemers die zich schuldig maken aan benadeling van de melder daarop aan en kan hen een waarschuwing of een maatregel opleggen.

Artikel 11 Het tegengaan van benadeling van de melder 1.

2.

3.

De vertrouwenspersoon bespreekt samen met de melder welke r isico’s op benadeling aanwezig zijn, op welke wijze die risico’s kunnen worden verminderd en wat de werknemer kan doen als hij van mening is dat sprake is van benadeling. Als de melder vindt dat er daadwerkelijk sprake is van benadeling, kan hij dat bespreken met de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon en de melder bespreken welke maatregelen genomen kunnen worden om benadeling tegen te gaan. De vertrouwenspersoon maakt een verslag van deze bespreking en stuurt dit na goedkeuring door de melder naar de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris zorgt ervoor dat maatregelen die nodig zijn om benadeling tegen te gaan worden genomen.

Artikel 12 Bescherming van andere betrokkenen tegen benadeling De werkgever zal: a. de adviseur in dienst van de werkgever niet benadelen vanwege het fungeren als adviseur van de melder; b. de vertrouwenspersoon niet benadelen vanwege het uitoefenen van de in deze regeling beschreven taken; c. de onderzoekers die in dienst zijn van de werkgever niet benadelen vanwege het uitoefenen van de in deze regeling beschreven taken;

Bezoekadressen Parelhof 1, Heerhugowaard Bosgroet 2, Zuid-Scharwoude

Postadres Postbus 390 1700 AJ Heerhugowaard

www.dijkenwaard.nl 072 575 55 55 post@dijkenwaard.nl

49 d. een werknemer die wordt gehoord door, documenten verstrekt aan of anderszins medewerking verleent aan de onderzoekers niet benadelen in verband met het te goeder trouw afleggen van een verklaring. Artikel 13 Intern en extern onderzoek naar benadeling van de melder 1.

2.

3.

De melder die meent dat sprake is van benadeling in verband met het doen van een melding van een vermoeden van een integriteitschending of misstand in de zin van artikel 1, aanhef en sub d van de Wet Huis voor klokkenluiders, kan de gemeentesecretaris verzoeken om onderzoek te doen naar de wijze waarop er binnen de organisatie met hem wordt omgegaan. Ook de personen bedoeld in artikel 12 kunnen de gemeentesecretaris v erzoeken om onderzoek te doen naar de wijze waarop er binnen de organisatie met hen wordt omgegaan. De artikelen 10 en 11 zijn op deze personen van overeenkomstige toepassing. De melder en de personen genoemd in artikel 12 kunnen ook de afdeling onderzoek van het Huis voor klokkenluiders verzoeken om een onderzoek in te stellen naar de wijze waarop de werkgever zich jegens hem heeft gedragen in verband met het doen van een melding van een vermoeden van een misstand.

Artikel 14 Externe melding bij het Huis voor Klokkenluiders 1.

2.

3.

Een werknemer kan een vermoeden van een misstand extern melden bij de afdeling onderzoek van het Huis voor klokkenluiders of een andere daartoe bevoegde instantie, indien hij: a. het niet eens is met het standpunt van werk gever of van oordeel is dat het vermoeden ten onrechte terzijde is gelegd; b. niet tijdig een standpunt heeft ontvangen over zijn interne melding. De werknemer kan direct een externe melding doen van een vermoeden van een misstand als het eerst doen van een interne melding in redelijkheid niet van hem kan worden gevraagd. Dat is in ieder geval aan de orde indien dit uit enig wettelijk voorschrift voortvloeit of sprake is van: a. acuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt; b. een vermoeden dat de werkgever bij de vermoede misstand betrokken is; c. een situatie waarin de melder in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen in verband met het doen van een interne melding; d. een duidelijk aanwijsbare dreiging van verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal; e. een eerdere melding overeenkomstig de procedure van dezelfde misstand of onregelmatigheid, die de misstand niet heeft weggenomen; f. een plicht tot directe externe melding.

In paragraaf 4 van de Wet voor Huis voor Klokkenluiders is de onderzoeksprocedure neergelegd voor het onderzoeken van een vermoeden van een misstand door de afdeling onderzoek.

Artikel 15 Rapportage en evaluatie 1. Door het interne meldpunt wordt jaarlijks in de budgetcyclus gerapporteerd over de uitvoering van deze regeling. 2. In dat verslag wordt in geanonimiseerde zin en met inachtneming van de terzake geldende wettelijke bepalingen gemeld:

Bezoekadressen Parelhof 1, Heerhugowaard Bosgroet 2, Zuid-Scharwoude

Postadres Postbus 390 1700 AJ Heerhugowaard

www.dijkenwaard.nl 072 575 55 55 post@dijkenwaard.nl

50 a) het aantal en de aard van de meldingen van een vermoeden van een integriteitschending of misstand; b) het aantal meldingen dat niet tot een onderzoek geleid heeft met toelichting waarom er geen onderzoek heeft plaatsgevonden; c) het aantal onderzoeken dat is verricht, en d) de (arbeidsrechtelijke) gevolgen die de meldingen en onderzoeken hebben gehad. 3. De gegevens worden ter bespreking aan de ondernemingsraad gestuurd.

3.6 Omgaan met informatie en gebruik communicatiemiddelen Inleiding Dit protocol heeft tot doel vast te leggen op welke wijze om dient te worden gegaan met de gegevens/informatie van de gemeente Dijk en Waard. Daarnaast worden kaders gegeven voor het gebruik van communicatiemiddelen, zoals het netwerk, internet en email en de controle hierop. Het doel van deze vastlegging en kaders is enerzijds transparantie richting medewerkers over de verwachtingen van de werkgever en anderzijds het minimaliseren van risico’s voor de (beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van de) informatievoorziening. In dit protocol zijn de rechten en plichten van gebruikers opgenomen. De gemeente Dijk en Waard voorziet haar medewerkers in elektronische communicatiemiddelen waarmee zij hun functie kunnen uitoefenen. De gemeente Dijk en Waard gaat ervan uit dat deze communicatiemiddelen op een zodanige wijze worden gebruikt dat onder de naam en verantwoordelijkhe id van de gemeente Dijk en Waard zorgvuldig en integer wordt gehandeld.

HOOFDSTUK 1 REIKWIJDTE, BEGRIPSBEPALINGEN EN DOEL Artikel 1 Reikwijdte 1. Protocol voor de omgang met informatie en de wijze waarop communicatiemiddelen (zoals het computernetwerk, internet en e-mail) dienen te worden gebruikt 2. Het protocol is opgesteld conform de AVG – Algemene Verordening Gegevensbescherming 3. Het protocol is van toepassing op alle vormen van informatie -uitwisseling door de gebruiker voor zover dit is geregeld in dit protocol. 4. Het protocol geldt voor werknemers in dienst van de gemeente Dijk en Waard en personen die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente Dijk en Waard verrichten. Het protocol geldt in ieder geval voor alle medewer kers die toegang hebben tot het netwerk. 5. Het protocol is van toepassing op het verwerken van persoonsgegevens inzake het gebruik van elektronische- en telecommunicatiemiddelen. Dit protocol geeft de wijze aan waarop in de gemeente Dijk en Waard wordt omgegaan met elektronische- en telecommunicatiemiddelen en omvat regels ten aanzien van verantwoord gebruik hiervan en regels over de wijze waarop controle hiervan plaatsvindt.

Bezoekadressen Parelhof 1, Heerhugowaard Bosgroet 2, Zuid-Scharwoude

Postadres Postbus 390 1700 AJ Heerhugowaard

www.dijkenwaard.nl 072 575 55 55 post@dijkenwaard.nl

51 Artikel 2 Begripsbepalingen 1. De werkgever: de gemeente Dijk en Waard 2. Algemene postbus: elektronisch e-mailadres, welke niet gekoppeld is aan een specifieke medewerker maar aan de organisatie als geheel of een onderdeel daarvan 3. Persoonlijke postbus: elektronisch e-mailadres, welke gekoppeld is aan een specifieke medewerker eindigend op @dijkenwaard.nl 4. E-mailadres van de gemeente Dijk en Waard: elektronisch e-mailadres eindigend op @dijkenwaard.nl 5. Gemeentelijke website: de website van de gemeente Dijk en Waard, beginnend met https://www. 6. Elektronische berichten: informatie die langs elektronische weg verzonden of ontvangen wordt. 7. Functionele berichten: digitale berichten die een medewerker uit hoofde van zijn functie ontvangt of verzendt. 8. Privéberichten: digitale berichten die een medewerker niet uit hoofde van zijn functi e ontvangt of verzendt. 9. Bestuurlijke berichten: elektronische aanvragen, bezwaarschriften, klachten, zienswijzen, ingebrekestellingen, adviezen, verzoeken, meldingen en dergelijke, die worden ontvangen of verzonden door of namens een bestuursorgaan 10.

Overige elektronische berichten: informatie die in de vorm van e-mailberichten of door middel van berichten via een webformulier op de gemeentelijke website, dan wel een webformulier op een website waarvan de gemeente Dijk en Waard gebruik maakt, zoals het Omgevingsloket Online (https://www.omgevingsloket.nl) of de Berichtenbox (https://mijnoverheid.nl), is verzonden. 11. Registratie- en archiefwaardige berichten (formele post): berichten die volgens de geldende criteria voor registratie en archivering in aanmerking komen. 12. Niet registratie- en archiefwaardige berichten (informele post): berichten die volgens de geldende criteria niet voor registratie en archivering in aanmerking komen. 13. Medewerker: werknemer in de zin van de Cao Gemeenten en/of een persoon die (betaalde of niet betaalde) werkzaamheden voor de gemeente Dijk en Waard verricht, anders dan in dienstverband. 14. Behandelaar: medewerker die met de afhandeling van het elektronische bericht is belast. 15. Persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon in de zin van de AVG. 16.

Verwerken van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, evenals het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens. 17. Cluster informatisering: daar waar o.a. de (digitale) post wordt verwerkt. 18. DMS: Document Management Systeem; applicatie waar de registratie - en archiefwaardige documenten in worden vastgelegd. 19. Elektronische communicatiemiddelen: e-mail en/of internetfaciliteiten 20. Telecommunicatiemiddelen: elektronische middelen (zoals een laptop, iPad en telefoon) die telecommunicatie en/of het sturen en ontvangen van gegevens mogelijk maken 21. Onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische - en telecommunicatiemiddelen: een doen of nalaten in strijd met dit protocol of andere wet- en regelgeving of een inbreuk op een recht.

Bezoekadressen Parelhof 1, Heerhugowaard Bosgroet 2, Zuid-Scharwoude

Postadres Postbus 390 1700 AJ Heerhugowaard

www.dijkenwaard.nl 072 575 55 55 post@dijkenwaard.nl

52 23. Systeembeheerder: medewerker van het team Informatisering en Automatisering Artikel 3 Doel 1. Het protocol geeft richtlijnen over de afhandeling van bestuurlijke en functionele (e-mail)berichten door medewerkers. 2. Het protocol geeft regels en afspraken over het computergebruik door medewerkers, die in het netwerk van de werkgever zijn ingelogd. 3. Het protocol geeft regels over het gebruik van internet en e -mail en de bescherming van de privacy van gebruikers, het vastleggen van de manier waarop de werkgever omgaat met het registreren, verzamelen en monitoren van tot een persoon herleidbare data inzake het gebruik van hardware, software, e -mail en internet. 4. Het protocol helpt bij het voorkomen van onrechtmatig gebruik c.q. misbruik, het beveiligen van het systeem en het netwerk en het adequaat handelen naar aanleiding van meldingen van beveiligingsincidenten en datalekken.

HOOFDSTUK 2 VERANTWOORDELIJKHEID Artikel 4 Verantwoordelijkheid en privacy 1. Iedere medewerker is verantwoordelijk voor de behandeling van e -mailberichten conform dit protocol. 2. Gegevens die tot een persoon herleidbaar zijn, zullen niet worden geregistreerd, verzameld, gecontroleerd, gecombineerd dan wel bewerkt, anders dan in dit protocol is afgesproken voor zover deze worden geregeld in dit protocol. 3. Persoonsgegevens zullen alleen gebruikt worden voor het doel waarvoor ze verzameld zijn en niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze verzameld zijn. 4. Het registreren en versturen van gegevens, die tot een persoon herleidbaar zijn, wordt tot het minimum beperkt. Hierbij wordt gestreefd naar een maximale bescherming van de privacy van persoonsgegevens die in de mailwisseling naar voren komen en deze worden waar nodig geanonimiseerd . 5. Als een medewerker een e-mailbericht verstuurt aan meerdere, externe ontvangers, worden de e-mailadressen van de ontvangers opgenomen als ‘blind carbon copy (BCC). 6. Aan de beheerders van het netwerk is het toegestaan om persoonlijke data van gebruikers tijdelijk ontoegankelijk te maken. Anders dan in acute noodsituaties, worden gebruikers tijdig op de hoogte gebracht van deze tijdelijke ontoegankelijkheid. 7.