Tweede voortgangsrapportage 2025 en tweede begrotingswijziging Duo+

2e voortgangsrapportage 2025 en 2 begrotingswijziging Duo+

24-09-2025

Inhoudsopgave 1 Inleiding............................................................................................................................................................

4

2 Proces Planning- en Controlcyclus (P&C-cyclus) Duo+.....................................................................................

5

3 Algemene ontwikkelingen................................................................................................................................

7

3.1 Ontwikkelingen Duo+..................................................................................................................................................

7

4 Voortgang begroting......................................................................................................................................... 13 4.1 Programma Staf........................................................................................................................................................... 4.2 Programma Bedrijfsvoering......................................................................................................................................... 4.3 Programma Burger...................................................................................................................................................... 4.4 Programma Buurt........................................................................................................................................................

14 16 21 25

5 Paragraaf Bedrijfsvoering Duo+........................................................................................................................ 27 5.1 Algemeen..................................................................................................................................................................... 28 5.2 Stuurinformatie........................................................................................................................................................... 28

6 Financiën.......................................................................................................................................................... 30 6.1 Opvolging bevindingen accountant............................................................................................................................. 6.2 Wijziging verdeelsystematiek Buurt als gevolg van inbreng maatwerk....................................................................... 6.3 Begrotingswijziging...................................................................................................................................................... 6.4 Toelichting begrotingswijzigingen................................................................................................................................ 6.5 Overzicht van baten en lasten na de 1e en 2e begrotingswijziging............................................................................. 6.6 Overzicht Reserves en voorzieningen.......................................................................................................................... 6.7 Overzicht Investeringen...............................................................................................................................................

6.8 Totaal overzicht maatwerk.......................................................................................................................................... 6.9 Bijdragen DUO-gemeenten..........................................................................................................................................

Inhoudsopgave

31 33 35 37 39 40 40 41 42

Pagina 3

1

Inleiding

In deze 2e voortgangsrapportage staat de financiële ontwikkeling centraal. Naast een update van de voortgang en ontwikkelingen binnen Duo+ bevat dit document de tweede begrotingswijziging en de reeds in de eerste rapportage genoemde financiële effecten. Het rapport wordt ter inzage voorgelegd aan de DUO-gemeenten, met de mogelijkheid zienswijzen in te dienen. Bovendien geldt deze voortgangsrapportage als slotwijziging voor het huidige begrotingsjaar. In de programma's wordt ingegaan op de stand van zaken met betrekking tot de vraag "wat willen we bereiken?" en "wat gaan we hiervoor doen?". Deze komen uit de primitieve begroting 2025 van Duo+ die in april 2024 vastgesteld is door het besuur. Hierdoor wordt in die teksten nog regelmatig het jaar 2024 genoemd.

1 Inleiding

Pagina 4

2

Proces Planning- en Controlcyclus (P&C-cyclus) Duo+

In dit hoofdstuk wordt op hoofdlijnen het proces van de P&C-cyclus van Duo+ beschreven. Een wezenlijk uitgangspunt van deze cyclus is dat de DUO-gemeenten eerst hun goedkeuring verlenen voordat de verwerking binnen de P&C-cyclus kan aanvangen. Hieronder volgt een stapsgewijze weergave van dit proces. 1. Kadernota, start van het begrotingsjaar In de kadernota van Duo+ worden uitsluitend de autonome ontwikkelingen gepresenteerd. Dit betreft met name loon- en prijsontwikkelingen en het, in overleg met de DUO-gemeenten, vastgestelde groeipercentage voor de programma’s Staf en Bedrijfsvoering. De kadernota vormt de basis voor de begroting van het volgende jaar en geeft inzicht in verwachte ontwikkelingen zonder nieuwe beleidskeuzes of wijzigingen. Duo+ zendt de kadernota vóór 30 april van het jaar voorafgaand aan het begrotingsjaar naar de DUO-gemeenten voor zienswijze. 2. Begroting van Duo+ De begroting van Duo+ vormt de gedetailleerde uitwerking van de kadernota (zie punt 1). Hoewel financieel gezien de kerninformatie gelijk is aan die in de kadernota, biedt de begroting een uitgebreider en specifieker overzicht van de verwachte inkomsten en uitgaven. Na ontvangst hebben de DUO-gemeenten twaalf weken de tijd om hun zienswijze in te dienen. 3.

Ontwikkelingen in het nieuwe jaar via de begrotingen van de DUO-gemeenten Nieuwe ontwikkelingen die Duo+, in samenspraak met de DUO-gemeenten ziet, worden eerst via de gemeentelijke P&C-cylus vastgesteld. Dit om de DUO-gemeenten een wel overwogen keuze te laten maken om deze ontwikkelingen wel of niet uit te laten voeren. Pas als deze ontwikkelingen zijn vastgesteld in de begrotingen van de DUO-gemeenten kan tot verwerking overgegaan worden via de 1e begrotingswijziging van Duo+ (zie punt 4). 4. Verwerking 1e begrotingswijziging Duo+ lopende begrotingsjaar In de 1e begrotingswijziging van Duo+ worden alle eerdere besluiten die in de DUO-gemeenten genomen zijn en die op het lopende begrotingsjaar betrekking hebben, maar nog niet in de begroting zijn opgenomen verwerkt (zie punt 2). Concreet is dit de structurele doorwerking vanuit de 2e voortgangsrapportage Duo+ van het voorgaande jaar en ontwikkelingen die zijn meegenomen in de vastgestelde begrotingen van de DUO-gemeenten (zie punt 3). 5. 1e voortgangsrapportage Duo+ lopende begrotingsjaar Deze rapportage is niet financieel van aard en geeft de ontwikkelingen weer binnen de programma's. Wel wordt alvast melding gemaakt van financiële wijzigingen die meegenomen worden in de 2e voortgangsrapportage van Duo+.

Dit zijn dan ontwikkelingen die in de 1e voortgangsrapportages van de DUO-gemeenten ter besluitvorming zijn voorgelegd aan de raden van de DUO-gemeenten. 6. 2e voortgangsrapportage van Duo+ en tevens slotwijziging lopende begrotingsjaar. Deze rapportage is financieel van aard, alle begrotingswijzigingen voor het lopende jaar worden hier in opgenomen. Omdat deze slotrapportage vroeg in het jaar wordt samengesteld zullen hier niet alle zich voordoende mutaties in opgenomen zijn. Tussen Duo+ en de DUO-gemeenten vindt via de Opdrachtgevers Opdrachtnemers Overleg (OGON's) afstemming plaats om er voor te zorgen dat de financiële wijzigingen binnen Duo+ aansluiten bij de wijzigingen in de begrotingen van de DUO-gemeenten door middel van de 2e voortgangsrapportages. 7. Bestuursrapportage Dit is een rapportage voor het bestuur van Duo+ om een zo volledig mogelijk (financieel) beeld te geven. In deze rapportage zitten bijvoorbeeld maatwerkovereenkomsten die na de 2e voortgangsrapportage zijn afgesloten en andere financiële ontwikkelingen die op het moment van de 2e voortgangsrapportage nog niet bekend waren. Dit is uitsluitend een interne rapportage mede in relatie tot de rechtmatigheid, waarbij de directeur van Duo+ melding maakt van alle (financiële)ontwikkelingen die niet in de 2e voortgangsrapportage zijn opgenomen (zie punt 6).

2 Proces Planning- en Controlcyclus (P&C-cyclus) Duo+

Pagina 5

8. Jaarrekening Duo+ De jaarrekening van Duo+ is dan het sluitstuk van de P&C-cyclus van Duo+ en loopt vooruit op de jaarrekeningen van de DUO-gemeenten. Dit zodat de financiële effecten hiervan nog meegenomen kunnen worden in de jaarrekeningen van de DUO-gemeenten.

2 Proces Planning- en Controlcyclus (P&C-cyclus) Duo+

Pagina 6

3

Algemene ontwikkelingen

3.1

Ontwikkelingen Duo+

Onderstaand wordt ingegaan op de ontwikkelingen binnen Duo+. 3.1.1 Organisatieontwikkelingen Analyse Duo+ In het eerste half jaar heeft de algemeen directeur een analyse gemaakt van de organisatie Duo+. Het bestuur van Duo+ is enthousiast over deze uitgebreide organisatiescan en kunnen zich goed vinden in de getrokken conclusies over ontwikkelpunten en uitdagingen waar Duo+ voor staat. De algemeen directeur heeft de opdracht gekregen vanuit het bestuur van Duo+ om de volgende stappen te gaan zetten en te bewegen van analysefase naar in eerste instantie de ontwerpfase en later dit jaar de ontwikkelfase. Ontwerpfase De ontwerpfase wordt naar verwachting in het 3e kwartaal 2025 opgeleverd. In deze fase wordt gekeken naar welke ontwikkelingen, hoe en wanneer worden opgepakt. Hierbij wordt nadrukkelijk rekening gehouden met de inbreng en prioritering die vanuit de Duo+ Roadshows zijn ingebracht. Bovendien zijn ook de drie opdrachtgevers van Duo+ gevraagd inbreng te geven en leverden. Ook deze inbreng wordt zorgvuldig meegewogen en meegenomen bij het maken van plannen. Ontwikkelfase Vanaf 1 september rollen we stap voor stap de ontwikkelingen uit. Stap voor stap, omdat niet alles in een keer kan worden aangepakt. Het scenario voor de ontwikkelfase wordt in de ontwerpfase uitgedacht en er zal worden gewerkt met een duidelijk tijdspad met concrete doelen en verwachtingen.

3.1.2 Overige algemene ontwikkelingen Er zijn een aantal algemene ontwikkelingen die invloed hebben op Duo+, onderstaande wordt hier nader op ingegaan. Areaal uitbreiding Ouder-Amstel De areaal uitbreiding in Ouder-Amstel krijgt de komende jaren verder gestalte. Dit zal op dienstverlening vanuit Duo+ een behoorlijke impact hebben niet alleen voor het programma Buurt maar ook voor de programma's Sociaal en Bedrijfsvoering. De gemeente Ouder-Amstel zal in overleg met Duo+ goed in beeld moeten brengen wat de meerjarige (financiële)effecten zijn van deze uitbreiding. Dit is bij de risico's opgenomen. Verbouwing gemeentehuis Diemen De verbouwing van het gemeentehuis in Diemen heeft niet alleen impact voor de medewerkers van Diemen maar ook voor de medewerkers van Duo+ die als standplaats de gemeente Diemen hebben. Dit zal impact hebben op de fysieke dienstverlening en mogelijk zal er ook productiviteitsverlies zijn als gevolg van toenemende reisbewegingen. Doorontwikkeling van Duo+ De doorontwikkeling van de Duo+ organisatie en de eventuele investeringen die hiermee samenhangen zijn nu nog niet in beeld. Naar verwachting zullen deze in de loop van de 2e helft 2025 en de 1e helft van 2026 uitgekristalliseerd zijn. Over de specifiek onderwerpen uit de doorontwikkeling en de daarmee samenhangende financiële gevolgen zal steeds afzonderlijke besluitvorming plaatsvinden.

3.1.3 Financiële ontwikkelingen en risico's Financiële ontwikkelingen op hoofdlijnen In deze voortgangsrapportage zijn diverse begrotingswijzigingen doorgevoerd. De detailinformatie treft u aan in paragrafen 6.2 en 6.3. Hieronder volgt een overzicht van de financiële effecten op hoofdlijnen:

3 Algemene ontwikkelingen

Pagina 7

Diemen

OuderAmstel

Uithoorn

Totaal

CAO, definitief

73

126

203

402

Ontwikkelingen , Staf

-28

-19

-27

-74

Herverdeling en hogere opleidingskosten

14

-4

-10

0

Financieel effect in € x 1000

Derden

Dekking reserve/ balans

Doorontwikkeling Duo+

-110

-110

Overige lasten bedrijfsvoering

-4

-2

-4

-10

Implementatie Nieuw HRMsysteem

-185

-122

-181

-488

Onwikkelingen Burger

-51

-92

-143

Ontwikkeling Sociaal Domein

-206

-367

-573

-5

-16

-24

-45

-154

-200

-320

-674

Herwaardering HR21 Inhuur wegens ziekte, zwangerschap en vervanging Lasten gedekt door UWV en overige inkomsten derden

-268

-268

Maatwerk Sociaal Domein (dekking Rijksinkomsten)

-242

-495

-737

Maatwerk Buurt

-27

0

-27

-30

-49

-90

Voorziening verlofsparen

-11

Bestemming resultaat Totaal

-841 -268

-951

-841 -300

-793

-1.366

-3.678

Risico's Als aanvulling op de ontwikkelingen wordt de groei van de DUO-gemeente Ouder-Amstel genoemd. De DUOgemeente Ouder-Amstel verdubbelt vrijwel in aantal inwoners als gevolg van areaaluitbreiding. Als aanvulling op de risico’s wordt de extra opvang van statushouders opgenomen in Ouder-Amstel omdat dit impact heeft op de dienstverlening vanuit Duo+. Bij de jaarrekening 2025 en de begroting 2027 wordt een volledig overzicht van alle bekende risico's opgenomen inclusief de financiële kwantificering.

Risico/Gebeurtenis

Kans

Als aanvulling op de ontwikkelingen wordt de groot groei van de DUO-gemeente Ouder-Amstel genoemd. De DUO-gemeente Ouder-Amstel verdubbelt vrijwel in aantal inwoners als gevolg van areaaluitbreiding. De groei van dienstverlening leidt ook tot een toename van het aantal medewerkers en daarmee tot grotere teams. De gevolgen van deze ontwikkeling zijn nu nog niet financieel te onderbouwen.

3 Algemene ontwikkelingen: 3.1 Ontwikkelingen Duo+

Impact Beheersmaatregel gemid- Het is essentieel dat Duo+ actief deld kan deelnemen aan relevante overleggen en geïnformeerd wordt over de voortgang. Deze groei zal de komende jaren worden voorbereid. De effecten van deze groei worden in de loop van 2026 concreter waardoor ook de impact op de dienstverlening en de begroting van Duo+ duidelijk wordt. De effecten zullen optreden in de loop van 2027 e.v.

Risicoscore (x € 1.000) pm

Pagina 8

Risico/Gebeurtenis

Kans

Impact Beheersmaatregel

Binnen de gemeente Ouder-Amstel wordt naar verwachting per eind 2025 of begin 2026 extra opvang geboden voor statushouders. Dit heeft effect op de benodigde dienstverlening die hiervoor benodigd is vanuit Duo+. Denk hierbij aan inzet van medewerkers binnen het sociaal domein. De ontwikkelingen zijn nog in beweging, waardoor er nog geen volledig beeld is over het effect hiervan op de benodigde dienstverlening vanuit Duo+.

groot gemiddeldNiet alle gegevens zijn al bekend waardoor een financiële risicobepaling nog niet mogelijk is. Het is daarom essentieel dat Duo+ continu geïnformeerd wordt over deze ontwikkelingen. Zo kan de uitvoeringsorganisatie tijdig anticiperen en haar dienstverlening afstemmen op deze toekomstige situatie.

Risicoscore (x € 1.000) pm

3.1.4 Rechtmatigheid In deze voortgangsrapportage worden de begrotingswijzigingen opgenomen die tot op dit moment bekend zijn. Omdat dit tevens de laatste rapportage van Duo+ is voor 2025 zullen eind dit jaar nog tussentijdse ontwikkelingen gemeld worden via een bestuursrapportage (zie hoofdstuk 2 de P&C-cyclus Duo+). Deze kunnen echter, gezien de doorlooptijd van de besluitvorming, niet meer door middel van een begrotingswijziging verwerkt worden. In het kader van de rechtmatigheid wordt het management development traject gemeld. Getracht zal worden dit op te vangen binnen de totaliteit van het opleidingsplan 2025. Gezien echter het huidig vastgestelde opleidingsplan, waarin dit traject niet is opgenomen en de nadrukkelijke aandacht vanuit het management om het opleidingsplan volledig uit te voeren zal dit mogelijk een overschrijding (€ 50K) geven van het budget in 2025. Het ziekteverzuimbudget is door het hoge ziekteverzuimpercentage volledig benut, ondanks de afzonderlijke bijdragen van de DUO-gemeenten. Hierdoor is het budget niet toereikend en treedt er een overschrijding op. In deze rapportage wordt daarom een voorstel gedaan om het budget voor 2025 bij te ramen. Vanuit de verbijzonderde interne controle (VIC) zijn een aantal afwijkingen van de Europese aanbestedingsregels geconstateerd.

Dit betreft voornamelijk de Europese aanbesteding voor hardware dienstverlening die vertraagd is omdat er een aanvullende site survey moest plaatsvinden voor de benodigde wifi-dekking. De daaruit voortvloeiende vereiste worden meegenomen in de Europese aanbesteding. Er kunnen zich mogelijk nog andere onrechtmatigheden voordoen vanuit de VIC controles over de rest van het jaar. Dit kan er mogelijk voor zorgen dat de vastgestelde goedkeuringstolerantie, zoals deze zijn opgenomen in de financiële verordening, worden overschreden. 3.1.5 P&C-cyclus De P&C-cyclus blijft een continu aandachtspunt binnen Duo+. In de programma’s in hoofdstuk 4 zijn de teksten aangescherpt door de stand van zaken duidelijk te splitsen in gerealiseerde onderdelen en activiteiten die nog uitgevoerd moeten worden. 3.1.6 Ontwikkelingen Staf VIC-team Sinds juni is het VIC-team weer volledig bezet. Wegens het aanstaande zwangerschapsverlof van een van de medewerkers zal de formatie tijdelijk worden aangevuld met externe inhuur. Overige Staf Binnen de stafafdelingen zijn vacatures ontstaan die tot op heden nog niet zijn ingevuld. Om de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen, wordt momenteel op diverse functies tijdelijke inhuur ingezet.

3 Algemene ontwikkelingen: 3.1 Ontwikkelingen Duo+

Pagina 9

3.1.7 Ontwikkelingen Bedrijfsvoering Algemeen Inmiddels zijn de teams Bedrijfsvoering weer volledig ingericht, zij het nog tijdelijk ondersteund door externe inhuur voor de teamleiders van Juridische Zaken, Personeel & Organisatie (P&O) en Interne Dienstverlening. De aanwezigheid van Juridische Zaken op alle locatie is bovendien versterkt, net als bij de overige teams binnen Bedrijfsvoering. Nieuw HRM systeem In de 1e voortgangsrapportage 2025 is gemeld dat de migratie van het bestaande systeem door geconstateerde onvolkomenheden voorlopig uitgesteld is en dat er andere HRM applicaties beoordeeld worden. Inmiddels is het besluit genomen om over te stappen naar een andere leverancier. De verwachting is dat hiermee een kwalitatieve slag gemaakt kan worden met betrekking tot efficiëncy maar ook een betere sturing door een personeelsbegroting en het opnemen van inhuur binnen de rapportages. Incidenteel zijn er om tot een goede implementatie te komen extra kosten nodig. Structureel zal het gekozen pakket niet duurder zijn dan het bestaande pakket. Zaaksysteem In tweede kwartaal 2025 is de gezamenlijke marktverkenning met de gemeente Amstelveen naar een ander zaaksysteem afgerond. Uit de verkenning is gebleken dat het huidige zaaksysteem als beste presteert.

Samen met de gemeente Amstelveen hebben we met de leverancier afspraken gemaakt over verbetering van de functionaliteiten van de applicatie en een structurelel prijsverlaging kunnen realiseren. Het contract zal dan ook worden verlengd. Ontwikkelingen Informatisering & Automatisering (I&A) Bij team I&A heeft zich de laatste tijd een aantal ontwikkelingen voorgedaan waar in de werkplannen en begroting geen rekening mee is gehouden, dit betreft: • •

•

Overgang van Skype naar Teams Voor het project 'overgang skype naar Teams Calling' is een extra projectleider ingehuurd specifiek ter ondersteuning van de Klant Contact Centra (KCC) voor de DUO-gemeente Diemen en Duo+. Wettelijke verplichte systematiek BAG- en BGT-mutaties Door invoering van een nieuwe, wettelijke verplichte systematiek voor vastlegging van bepaalde mutaties in de basisregistraties BAG (Adressen & Gebouwen) en BGT (Grootschalige Topografie) was opeens sprake van achterstand die op korte termijn moest worden weggewerkt. Hiertoe is een externe partij de opdracht verstrekt om een uniforme, juist en volledige kaart op te stellen. Invoering geautomatiseerd certificaatbeheer Vanwege voortschrijdende techniek (o.a. quantum computing) wordt de levensduur van TLS- en SSLcertificaten wereldwijd steeds verder verkort (van 398 dagen nu naar uiteindelijk 47 dagen) om de veiligheid te waarborgen. Dit vereist verregaande automatisering van een thans handmatig proces (of er zouden fulltime certificaatbeheerders bij moeten komen). Om hier alvast ervaring mee op te doen, is een certificaatbeheersysteem aangeschaft.

Getracht zal worden om de kosten die samenhangen met de bovenstaande activiteiten te dekken uit de bestaande middelen binnen Bedrijfsvoering. Ontwikkelingen vanuit Personeel & Organisatie In verband met de gewijzigde wetgeving is er een inhaalslag te maken. Dit staat nog los van nieuwe wetgeving die in 2026 op gemeenten af gaat komen en is afhankelijk van landelijke wetgeving en EU regelingen. De volgende zaken zijn inmiddels opgepakt. • • •

De afschaffing van nulurencontracten en het verkorten van de duur van uitzendcontracten: Dit heeft effect op het P&O beleid en diverse contractherzieningen; In 2025 wordt het verlofstelsel grondig vereenvoudigd: Verschillende verlofregelingen, zoals geboorteverlof, zorgverlof en ouderschapsverlof, krijgen gelijklopende aanvraagtermijnen en opnameperiode; Implementatie van vereiste richtlijn 2026 over beloningsstructuur: De wet moet ervoor zorgen dat werkgevers transparanter worden over beloningen en dat mannen en vrouwen gelijk worden betaald voor gelijk werk;

3 Algemene ontwikkelingen: 3.1 Ontwikkelingen Duo+

Pagina 10

• • • • •

Een nieuw wetsvoorstel wil werkgevers verplichten om samen met hun werknemers afspraken te maken over bereikbaarheid buiten werktijd; Wet verduidelijking beoordeling arbeidsrelaties moet naar Duo+ worden vertaald; Fiscale mogelijkheden toepassen en uitbreiden Individueel keuzebudget (IKB); Sinds januari 2024 zijn grote bedrijven verplicht om te rapporteren over ESG-thema’s (Environmental, Social & Governance), waaronder diversiteit en inclusie; en Diverse kleinere regelingen.

Ook hier geldt dat de extra inzet getracht zal worden op te vangen binnen Bedrijfsvoering. Functiewaarderingssysteem HR21 HR21 is het officiële functiewaarderingssysteem voor gemeenten en aanverwante organisaties, ontwikkeld in opdracht van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Het systeem biedt een objectieve en transparante methode om functies te beschrijven en te waarderen op basis van criteria zoals verantwoordelijkheden, complexiteit, zelfstandigheid en impact. Binnen Duo+ zijn de functies opnieuw beoordeeld volgens dit systeem. Deze herwaardering bepaalt in welke salarisschaal een functie wordt ingedeeld. Het doel is om functies op een eerlijke, vergelijkbare en actuele manier te waarderen, zodat medewerkers beloond worden in lijn met de inhoud en zwaarte van hun functie. Hoewel de beoordeling nog niet volledig is afgerond, laat een eerste inschatting een structureel financieel effect zien van circa € 90K. Omdat is afgesproken dat de herwaardering met terugwerkende kracht per 1 juli 2025 ingaat, wordt het voorlopige effect voor 2025 geraamd op € 45K. 3.1.8 Ontwikkelingen Burger Team Participatie en in mindere mate het team Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo)/Jeugd heeft nog steeds te maken met lastig vervulbare vacatures.

Daarnaast is hier een sprake van een aanzienlijk ziekteverzuim en een aantal zwangerschappen, is het noodzakelijk geweest om een hulpstructuur te organiseren om de teamleiders te ondersteunen. Op 29 oktober 2025 vinden vervroegde Tweede Kamerverkiezingen plaats, de voorbereidingen hiervoor zijn inmiddels gestart. In overleg met de opdrachtgevers wordt de benodigde capaciteit besproken om dat ook gelijktijdig met deze verkiezingen de voorbereidingen op de Gemeenteraadsverkiezingen van maart 2026 lopen. Daarnaast vragen andere ontwikkelingen, zoals de toegenomen complexiteit bij de (balie)werkzaamheden zoals de inschrijvingen vanuit het buitenland en onderzoeken naar woonfraude veel meer tijd. 3.1.9 Ontwikkelingen Buurt De afdeling Buurt heeft nog steeds te maken met een aantal lastig vervulbare vacatures, hierop wordt inhuur gepleegd. In maart van dit jaar is een nieuwe teamleider voor het team Vergunning Toezicht en Handhaving (VTH) begonnen, ook deze wordt ingehuurd. Het lukt om de inhuur binnen de huidige budgetten op te vangen. Bij het team Dagelijks Onderhoud (DO) is inhuur niet in alle gevallen beschikbaar, dit betekent naar verwachting dat hier middelen overblijven. Het team kan op korte termijn met (gedeeltelijke) inhuur en interne verschuivingen en aanvulling van onderaf het beheer op dit moment op peil kunnen houden.

Kwartaalsgewijs worden de ontwikkeling gemonitord en besproken in het Opdrachtgevers Opdrachtnemers Overleg (OGON) Beheer Openbare Ruimte (BOR). Voor het team VTH is een kwaliteitsplan in ontwikkeling. Dit is nader omschreven in het programma van Buurt.

3 Algemene ontwikkelingen: 3.1 Ontwikkelingen Duo+

Pagina 11

Voortgang begroting

4.1 Programma Staf

14

4.2 Programma Bedrijfsvoering

16

4.3 Programma Burger

21

4.4 Programma Buurt

25

4 Voortgang begroting

Pagina 13

4.1

Programma Staf

4.1.1

Doorontwikkeling van de dienstverlening Speerpunt

Kwaliteit, Kwetsbaarheid en Kosten

Wat willen we bereiken?

Aansturen en doorontwikkeling organisatie

Wat willen we ervoor doen?

De dienstverleningsovereenkomsten zijn voor een periode van vier jaar opgesteld. De onderliggende jaarlijkse werkplannen beschrijven meer in detail de gevraagde diensten en producten tegen de inspanningen en kosten die daaraan verbonden zijn. Het OGON overleg vormt de basis van de samenwerking en is het platform voor de onderlinge afspraken over producten en dienstverlening. Los daarvan is er aanvullende dienstverlening op basis van maatwerkopdrachten. Deze worden vooraf goed en duidelijk vastgelegd en conform de leveringen afgerekend.

Wat is inmiddels gerealiseerd?

Duo+ bestaat bijna 10 jaar en sinds eind vorig jaar heeft Duo+ een nieuwe algemeen directeur. Dit was reden om een interne analyse van Duo+ op te stellen om te onderzoeken wat goed gaat en waar kunnen ontwikkelslagen behaald worden. De analyse is in het 2e kwartaal 2025 aan het bestuur Duo+ voorgelegd. Het bestuur Duo+ heeft ingestemd met de interne analyse. De volgende fase, de ontwerpfase, is gestart.

Wat moet nog gerealiseerd worden?

Naar verwachting wordt de ontwerpfase in het 3e kwartaal 2025 opgeleverd. Na deze fase wordt de ontwikkelfase in gang gezet. Dit zal stap voor stap gedaan worden, zodat de gehele organisatie meegenomen kan worden.

4.1.2

Concern control / Verbijzonderde interne controle (VIC) Speerpunt

Kwetsbaarheid

Wat willen we bereiken?

Concern control

Wat willen we ervoor doen?

De Verbijzonderde interne controle (VIC) voert voor de DUO-gemeenten deels nog de interne controlewerkzaamheden uit. Als de interne controles in de lijn worden belegd betekent dit dat de proceseigenaren samen met de teams/afdelingen de interne controles zelf uitvoert. Het VIC-team controleert dan of deze interne controles goed uitgevoerd worden. Hiermee wordt de interne beheersing verder verbeterd.

Wat is inmiddels gerealiseerd?

Het VIC-team heeft ook in 2025 te maken gehad met onvoorziene personele omstandigheden. De focus en de beschikbare capaciteit lag derhalve volledig op het afronden van de interne controle werkzaamheden voor alle Duo-gemeenten en Duo+ ten behoeve van de accountantscontrole 2024.

Wat moet nog gerealiseerd worden?

De jaarrekeningcontrole 2024 heeft in het tweede kwartaal van 2025 plaatsgevonden. De interne controles en de resultaten hiervan zijn tijdig aangeleverd aan de accountant. Ook was de kwaliteit hiervan goed. Hierna zal indien de personele bezetting weer volledig is verder opvolging gegeven worden aan het in de lijn leggen van de interne controle.

4 Voortgang begroting: 4.1 Programma Staf

Pagina 14

4.1.3

Inrichting eigen inkooporganisatie Speerpunt

Kwetsbaarheid

Wat willen we bereiken?

Inkoopfunctie

Wat willen we ervoor doen?

In 2024 is de inkoop organisatie verder uitgewerkt en uitgerold in de organisatie. Dit betekent dat in 2025 verder gebouwd kan worden aan de inkooporganisatie binnen de DUO-organisatie aan de hand van de visie en de koers die in 2024 vastgesteld zijn. Het is inmiddels al wel duidelijk dat het maatschappelijk verantwoord inkopen een belangrijk onderdeel gaat worden binnen de inkooporganisatie. Hierin voeren de gemeenten wel een “eigen beleid” maar het toepassen van dit beleid wordt wel zoveel als mogelijk in de gezamenlijkheid gedaan.

Wat is inmiddels gerealiseerd?

Er zijn vijf mogelijke scenario’s uitgewerkt voor de inkooporganisatie. De voorkeur gaat wisselend uit naar scenario 4 (eigen inkopers met flexibele schil van externe bureaus) of scenario 5 (eigen inkopers met flexibele schil van externe bureaus én Stichting RIJK). In het directieberaad is het besluit genomen voor scenario 4. Als scenario 4 niet haalbaar is, wordt scenario 5 ingezet. Om een definitieve keuze te kunnen maken, moet nog worden uitgezocht of Duo+ namens de gemeenten kan toetreden tot Stichting RIJK, dit hangt af van de wijziging van statuten binnen Stichting RIJK.

Wat moet nog gerealiseerd worden?

Zodra duidelijk is of Duo+ namens de gemeenten kan toetreden tot Stichting RIJK kunnen er vervolgstappen gezet worden. Daarnaast wordt een breder onderzoek uitgevoerd naar hoe inkoop en contractmanagement (inclusief contractregistratie) nu worden uitgevoerd, wat de wensen daarin zijn en waar dit het beste belegd kan worden (bijvoorbeeld decentraal zoals nu, centraal of een tussenvorm). Vervolgens wordt een advies opgesteld over waar inkoop en contractmanagement het beste belegd kunnen worden en hoe dit moet worden ingericht.

4.1.4

Informatie veiligheidsorganisatie Speerpunt

Kwetsbaarheid

Wat willen we bereiken?

Informatie veiligheidsorganisatie

Wat willen we ervoor doen?

Op grond van de wet moet de DUO-organisatie uitvoering geven aan de NIS2 en dat betekent dat er binnen de organisaties strenger gerapporteerd moet worden over de stand van zaken rond de informatieveiligheid. De verwachting is dat voor informatieveiligheid op termijn een certificering noodzakelijk is. Dit betekent dat er in dit jaar invulling gegeven zal worden aan Business Continuity Management (BCM). Daarnaast geldt dat ook in 2025 dat er een verdere verbreding moet komen om de informatieveiligheid in de gehele DUO-organisatie verder uit te rollen en in toenemende mate onderdeel te maken van de processen. De controle vanuit de overheid op de informatieveiligheid gaat steeds verder aangescherpt worden. Ook dit gaat meegenomen worden in het capaciteitsvraagstuk rondom de informatieveiligheid en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Wat is inmiddels gerealiseerd?

Voor overheidsorganisaties geldt specifiek dat zij momenteel al moeten voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). De nieuwe wetgeving (NIS2) stelt dat gemeenten vanuit een procesmethodiek wettelijk verplicht worden continue te werken aan het inzichtelijk maken van risico’s op beveiligingsgebied. Doordat het kabinet heeft besloten dat de NIS2 van toepassing is voor de hele gemeentelijke organisatie, betekend dit dat in 2025 dat er een verdere verbreding moet komen om de Informatieveiligheid in de gehele DUO-organisaties verder uit te rollen en te intensiveren. Hiervoor is in het eerste kwartaal een inventarisatie gemaakt van de huidige situatie, welke trajecten al benoemd zijn en wat nog meer zal helpen ter verbetering. Deze informatie is samengebracht in een risicokaart. In het tweede kwartaal is een opdracht door de gemeenten opgesteld over weerbaarheid en continuïteit (Business Continuïteit Management) aan Duo+.

Wat moet nog gerealiseerd worden?

Op basis van de risicokaart wordt een plan van aanpak opgesteld. Het eerste deel van de opdracht is het uitvoeren van een Business Impact Analyse (BIA) om inzichtelijk te maken waar we staan op het gebied van BCM. Vervolgens wordt er een projectleider aangetrokken om verdere uitvoering te geven aan deze opdracht.

4 Voortgang begroting: 4.1 Programma Staf

Pagina 15

4.2

Programma Bedrijfsvoering

4.2.1

Informatiehuishouding op Orde Speerpunt

Kwaliteit

Wat willen we bereiken?

Informatie veiligheidsorganisatie

Wat willen we ervoor doen?

Ook in 2025 blijft het ver(der)gaand digitaliseren en waar mogelijk op één lijn brengen van processen en administraties een belangrijk speerpunt. Dit is een continue proces voor heel het samenwerkingsverband. Digitaal zaakgericht werken en archiveren (een wettelijke verplichting voor zowel Duo+ als de DUO-gemeenten levert hier een belangrijke bijdrage aan.

Wat is inmiddels gerealiseerd?

Er is een Programma van eisen opgesteld voor het Publicatieplatform dat nodig is voor de wettelijk verplichte proactieve openbaarmaking van informatiecategoriën in het kader van Wet open overheid (Woo).

Wat moet nog gerealiseerd worden?

Implementatie van het Publicatieplatform.

4 Voortgang begroting: 4.2 Programma Bedrijfsvoering

Pagina 16

4.2.2

Juridische zaken Speerpunt

Kwaliteit

Wat willen we bereiken?

Dat rechtmatigheid, transparantie en risicobeheersing wordt gewaarborgd

Wat willen we ervoor doen?

De dienstverlening van het team Juridische Zaken (JZ) van Duo+ omvat een breed scala aan taken die bijdragen aan een rechtmatige, zorgvuldige en transparante gemeentelijke organisatie. Een belangrijk onderdeel hiervan is de coördinatie en kwaliteitsbewaking van de afhandeling van Wet open overheid (Woo) verzoeken en klachtenafhandeling. Door deze processen goed in te richten en nauwlettend te volgen, waarborgt het team dat verzoeken en klachten tijdig, correct en in overeenstemming met de wet worden behandeld. Voor deze taken wordt een jaarverslag opgesteld. Daarnaast vervult JZ een ondersteunende rol bij de afhandeling van bezwaarschriften (ook hier worden jaarverslagen voor opgesteld), het beoordelen van aansprakelijkheidsstellingen, het beheer van de gemeentelijke verzekeringsportefeuille en overige privaatrechtelijke aangelegenheden. Deze werkzaamheden zijn essentieel voor het beperken van juridische risico’s en het beschermen van de belangen van de gemeente. Op verzoek levert het team juridisch advies aan andere afdelingen en projecten binnen de organisaties. Dit advies bestrijkt uiteenlopende rechtsgebieden en helpt beleidsmedewerkers en bestuurders om besluiten juridisch te onderbouwen. De inzet op juridisch advies groeit, zeker in het licht van complexere dossiers en toenemende bestuurlijke verzoeken. Het team positioneert zich hierin als een deskundige en toegankelijke partner.

Wat is inmiddels gerealiseerd?

Het team JZ is op het gebied van de going concern taken zoals bezwaar- en beroepsprocedures, Woo verzoeken en klachtafhandeling bijzonder succesvol. De coördinatie en kwaliteitsbewaking van taken zijn geborgd. Door vaste werkprocessen, goed ingerichte werkverdelingen en duidelijke verantwoordelijkheden kan het team snel en adequaat handelen. De medewerkers beschikken over gedegen juridische kennis. Informatie wordt tijdig en correct verstrekt aan verzoekers, conform de wettelijke vereisten. Hierdoor is er een transparante en efficiënte procedure voor burgers en bedrijven. Het cluster privaat houdt zich bezig met de professionaliseren van de privaatrechtelijke dienstverlening binnen de gemeente. De verzekeringsportefeuille, de afhandeling van aansprakelijkheidsstellingen wordt gekenmerkt door een helder en uniform proces. Daarnaast houdt het cluster privaat zich bezig met een breed scala aan taken binnen het civiel recht. Denk hierbij onder andere aan het opstellen, toetsen en beheren van contracten, het begeleiden van samenwerkingen met externe partijen en publiekprivate samenwerkingstrajecten. Hiermee draagt het team bij aan zorgvuldig handelen, contractuele duidelijkheid en het voorkomen van juridische geschillen.

Wat moet nog gerealiseerd worden?

Binnen de organisatie is er een duidelijke toename te zien in de vraag naar juridische ondersteuning bij bestuurlijke vraagstukken. Steeds vaker wordt team JZ benaderd voor bestuurlijke adviezen, bijvoorbeeld rondom complexe besluitvorming, positionering bij gevoelige dossiers, of juridische duiding in het bestuurlijk samenspel. Tegelijkertijd is het team nog in ontwikkeling als het gaat om deze vorm van advisering. Bestuurlijke advisering vraagt om een andere benadering dan reguliere juridische advisering. Om te voorkomen dat het team overvraagd raakt, is het belangrijk om samen met de organisatie heldere kaders te stellen: welke vragen horen bij juridische zaken? Het team wil deze rol graag goed oppakken, maar zoekt hierin nog naar een werkbare balans tussen capaciteit, expertise en verwachtingen.

4 Voortgang begroting: 4.2 Programma Bedrijfsvoering

Pagina 17

4.2.3

Werken in de vier organisaties Speerpunt

Kwaliteit

Wat willen we bereiken?

Borgen zaakgericht werken in de vier organisaties

Wat willen we ervoor doen?

Digitaal werken ontwikkelt zich in hoog tempo en hier moet adequaat op ingespeeld worden. Duo+ heeft hierbij de verantwoordelijkheid om kennis te delen, taken in te richten en te adviseren over de werkprocessen om de archieven kwalitatief op orde te krijgen en te houden. Daarnaast hebben alle organisaties een eigen verantwoordelijkheid om zaakgericht te werken en er voor te zorgen dat er geen achterstanden ontstaan. In 2020 vielen alle vier de organisaties onder verzwaard toezicht in het kader van het interbestuurlijk toezicht (IBT). Er wordt hard gewerkt om het zaakgericht werken volledig te borgen in de vier organisaties. Binnen het programma Informatie Huishouding op Orde is dit een belangrijk aandachtspunt.

Wat is inmiddels gerealiseerd?

Er is samen met de gemeente Amstelveen een marktverkenning geweest over de aanbesteding van een nieuw zaaksysteem dat onze processen beter ondersteunt. De uitkomst van deze marktverkenning is dat het huidige zaaksysteem toch het beste systeem is in de markt. Wij blijven dan ook bij deze applicatie. Bij de marktverkenning is via workshops veel informatie verzameld bij de vier organisaties over de verbetering van processen in het zaaksysteem en bij het zaakgericht werken. Hiervoor wordt een project 'Verbetering Zaakgericht werken' gestart om met deze informatie aan het werk te gaan.

Wat moet nog gerealiseerd worden?

Starten project 'Verbetering gebruik zaaksysteem' op basis van de input die is opgehaald bij de workshops in fase 1 van de marktverkenning.

4.2.4

Personeel en Organisatie Speerpunt

Kwaliteit

Wat willen we bereiken?

Realisatie lopende projecten Personeel en Organisatie (P&O)

Wat willen we ervoor doen?

P&O ziet zich gesteld voor deelname aan en/of verantwoordelijkheid voor de realisatie van veel (lopende) projecten. De gevraagde inzet en capaciteit gaat onvermijdelijk knellen. Er moet voor gewaakt worden dat de (ver)ho(o)g(d)e (werk)druk op individuele medewerkers en de afdeling P&O, leidt tot verzuim. Door elkaar te informeren en te blijven bevragen over mogelijkheden, door duidelijke rol- en taakverdelingen en overlegstructuren met elkaar te organiseren. Nog meer aanvullende inzet van P&O, vraagt om verdiepende gesprekken.

Wat is inmiddels gerealiseerd?

De aanbesteding van de nieuwe Arbodienst is afgerond. HCC is de nieuwe aanbieder en deze introduceert een nieuwe werkwijze gericht op preventie. Het onboardingsproces is opgetekend en wordt de komende maand verder onderbouwd en aangescherpt. Er waren al korte leerlijnen beschikbaar op de Duo-academie. Door deze te clusteren, krijgen nieuwe medewerkers in één oogopslag zicht op introductiefilmpjes over uiteenlopende onderwerpen. Het project onderhoud functies HR21, heeft vertraging opgelopen. De beschrijvingen van de functies zijn volgens de ingehuurde deskundige onvoldoende helder en zijn redenen voor deze vertraging. We kiezen ervoor om de actualisatie in het geheel eind kwartaal drie af te ronden.

Wat moet nog gerealiseerd worden?

De analyse van de Duo+ uitvoeringsorganisatie vraagt aanvullende inzet van het team P&O, te denken valt aan de implementatie van strategische personeelsplanning maar ook de bevindingen van de innovatiestrateeg heeft mogelijk personele gevolgen. Denk aan de mogelijke introductie van Artifical Intelligence bijvoorbeeld. Dat kan zorgen voor andere vaardigheden en kennis van medewerkers. Indien de prioriteiten van het werkplan P&O hierdoor veranderen, wordt hierover de komende maanden het goede gesprek gevoerd.

4 Voortgang begroting: 4.2 Programma Bedrijfsvoering

Pagina 18

4.2.5

Kapstok 1: actualisatie en realisatie personeelsbeleid Speerpunt

Kwaliteit

Wat willen we bereiken?

Geactualiseerd en geharmoniseerd personeelsbeleid

Wat willen we ervoor doen?

In april is ingestemd met de uitwerking van de actualisatie van het P&O beleid langs gezamenlijke beleidskapstokken. De start ervan heeft geresulteerd in de uitwerking van concrete beleidsonderwerpen.

Wat is inmiddels gerealiseerd?

Vitaliteitsbeleid, Arbobeleid en het herzien van het agressiebeleid en -protocol bevindt zich in de afrondende fase. Hiermee behalen we een belangrijke mijlpaal: geharmoniseerd beleid voor vier DUO-organisaties. Het gevolgde proces waarbij alle organisaties zijn betrokken, is goed ontvangen. Alle stakeholders hebben de gevraagde inspanningen kunnen leveren. We streven er dan ook naar om deze werkwijze vast te houden. Inmiddels worden in de organisatie twee verschillende afstudeeronderzoeken uitgevoerd: één richt zich op de gevolgen van vergrijzing, het ander op de mate van toepasbaarheid van de huidige gesprekscyclus. De uitkomsten kunnen ondersteunend zijn voor het gevoel van urgentie om daadwerkelijk werk te maken van strategische personeelsplanning. De veranderende omstandigheden waaronder medewerkers gevraagd wordt hun werkzaamheden uit te voeren (hybride dan wel vanuit een innovatieve invalshoek bijvoorbeeld) vraagt mogelijk om andere competenties en/of kwaliteiten. Niet alleen van medewerkers maar in het bijzonder ook van leidinggevenden. Hetgeen weer zijn weerslag moet krijgen in de wervingsteksten. We merken dat door de actualisatie/realisatie van beleidsdocumenten aanpalende onderwerpen om aandacht vragen en ervaren dat het schaarse goed tijd ons soms genadeloos parten speelt.

Wat moet nog gerealiseerd worden?

4.2.6

De uitwerking en vaststelling van het beleid vallend onder Kapstok 2 'Integriteit'staat in kwartaal drie gepland. De Noord-Hollandse weerbaarheidsnorm vormt hier een belangrijke inhoudelijke basis. Dit omvat de volgende vijf onderdelen: Integriteitsbeleid, Screening (i.r.t. VOG), Klachtenregeling Ongewenst Gedrag, Regeling melden vermoeden misstand en de gedragscode.

Opleiden en ontwikkelen Speerpunt

Kwaliteit

Wat willen we bereiken?

Opleiden en ontwikkelen van medewerkers leidt tot flexibiliteit en wendbaarheid.

Wat willen we ervoor doen?

De wereld om ons heen verandert snel. Het is belangrijk om onze organisatie daar goed op voor te bereiden. Medewerkers moeten daarop getraind en opgeleid worden. De mogelijkheid om met vallen en opstaan te mogen ontwikkelen, bindt medewerkers aan de organisatie. We geven medewerkers kansen. We bereiken hier mee dat zich voor een langere periode willen verbinden aan onze organisaties.

Wat is inmiddels gerealiseerd?

In de organisatie is brede aandacht voor opleiden en ontwikkelen.

Wat moet nog gerealiseerd worden?

De onderwerpen Opleiding (verplichte scholing en ontwikkeling), Loopbaan & Mobiliteit en Levensfasebewust personeelsbeleid zullen nog verder worden uitgewerkt. Dit is afhankelijk van de prioritering die het directieberaad (DBR) hierin zal aanbrengen.

4 Voortgang begroting: 4.2 Programma Bedrijfsvoering

Pagina 19

4.2.7

Integrale dienstverlening Speerpunt

Kwaliteit

Wat willen we bereiken?

Integrale dienstverlening

Wat willen we ervoor doen?

In 2024 is de integrale dienstverlening actief opgepakt. In 2025 zal de verdere borging gerealiseerd zijn. Dit als uitvloeisel van eerdere investeringen die gedaan zijn met betrekking tot het OGON's en het integraal werken van de medewerkers. Essentieel hierin is het (nog) meer tactisch sturen op resultaat en de verbinding met de opdrachtgevers.

Wat is inmiddels gerealiseerd?

De integraliteit en verbetering in het opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap zijn verder opgepakt door meer structuur aan te brengen in de OGON overleggen en heldere afspraken te maken. Daarnaast is geïnvesteerd in de onderlinge verbinding tussen opdrachtgevers en opdrachtnemer door heidagen te organiseren. Hier is onder meer besproken hoe de samenwerking verbeterd kan worden.

Wat moet nog gerealiseerd worden?

De komende periode wordt gekeken naar het gehele besluitvormingsproces waardoor er duidelijkheid komt en de dienstverlening verbeterd wordt. Daarnaast vindt de komende periode een vervolg op de heidagen plaats om de samenwerking en de processen in het opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap te verbeteren. De integraliteit en de samenwerking komen in een nog te vormen opdracht van het bestuur aan de gemeentesecretarissen terug.

4.2.8

Versterking Werving & Selectie Speerpunt

Kwaliteit

Wat willen we bereiken?

Versterkte dienstverlening op Werving & Selectie

Wat willen we ervoor doen?

De DUO-organisaties hebben een eigen werving en selectieplatform (ATS systeem). Dit platform is gekoppeld aan een werken-voor-website. De werving van kandidaten krijgt hiermee een professionele uitstraling. De invoering van het ATS-systeem biedt diverse mogelijkheden. Daardoor zijn de administratieve werkzaamheden toegenomen. Door de hiervoor beschikbaar gestelde capaciteit te vullen met een junior recruiter, professionalisering we het werven en selecteren steeds meer.

Wat is inmiddels gerealiseerd?

Specifiek voor de campagne rond de werving van medewerkers voor VTH is gebruik gemaakt van foto's van onze collega's. Daarmee krijgt de afdeling een gezicht. Een beperkt aantal foto's worden ook gebruikt voor andere vacatures. We werken in de vacatureteksten met gestandaardiseerde tekstblokken, aangevuld met specifiek uit te vragen kennis en kwaliteiten, met uiteraard ruimte voor het individueel profileren van de DUO-werkgevers. Met communicatie wordt gekeken naar genderneutrale teksten.

Wat moet nog gerealiseerd worden?

Door foto’s van het werk van de DUO-gemeenten, testimonials, filmpjes etc. toe te voegen aan campagnes, krijgen werkzoekenden een steeds beter beeld van de DUO-organisaties. Hiervoor is beperkt beeldmateriaal beschikbaar. Onderzoek moet uitwijzen of en hoe dat verder uitgebreid kan worden. De implementatie van het nieuwe HRM systeem biedt kansen om de processen bij het werven nog verder te professionaliseren. De te werven junior recruiter houdt zich straks onder andere bezig met het zoeken naar kandidaten door middel van searching en sourcing. We adviseren daarbij over de manier waarop kandidaten met de gewenste kwaliteiten het beste kunnen worden gevonden. We houden hierbij steeds oog voor de wensen en behoeften van de gemeentelijke organisaties.

4 Voortgang begroting: 4.2 Programma Bedrijfsvoering

Pagina 20

4.2.9

Vervanging huidige HRM systeem Speerpunt

Kwaliteit

Wat willen we bereiken?

Vervanging huidige HRM-systeem voor een nieuw HRM systeem

Wat willen we ervoor doen?

De migratie van huidige pakket is teleurstellend verlopen. De functionaliteiten leken eerder afgenomen dan toegenomen waardoor er geen sprake was van optimalisatie. De migratie is teruggedraaid en de overeenkomst met de leverancier is per toekomende datum opgezegd.

Wat is inmiddels gerealiseerd?

Deze situatie heeft ertoe geleid dat er op een zo kort mogelijke termijn een andere leverancier moet worden gevonden. Met de komst van een zeer ervaren externe projecleider waren we in de gelegenheid om een voortvarende start te maken. Inmiddels is er op basis van inbreng van stakeholders en gebruikers de keuze gemaakt om de implementatie van een nieuw HRM systeem verder te vervolgen.

Wat moet nog gerealiseerd worden?

Er is ingezet op de aanschaf van een nieuw HRM-systeem die kan voldoen aan de kwaliteitseisen en de ontwikkelingen die nodig zijn voor innovatief HRM-systeem. Dit betekent wel dat er eenmalig kosten nodig zijn om deze implementatie mogelijk te maken. De implementatie is inmiddels gestart en de verwachting is dat dit op 1 januari 2026 volledig in gebruik genomen kan worden. Om er voor te zorgen dat het nieuwe systeem aan de behoefte voldoet, is inzet en deelname van diverse stakeholders key. De voorbereidende werkzaamheden vragen veel capaciteit van medewerkers. Niet alleen van P&O, maar ook van I&A en de salarisadministratie. Dit kan gevolgen hebben voor de reguliere dienstverlening. Wanneer dit leidt tot onoverkomelijkheden wordt hierover de komende tijd het goede gesprek gevoerd.

4.3 4.3.1

Programma Burger Producten en diensten Burgerzaken Speerpunten

Kwaliteit en Kwetsbaarheid

Wat willen we bereiken?

Digitalisering producten en diensten Burgerzaken

Wat willen we ervoor doen?

De doorontwikkeling van onze digitale dienstverlening wordt gecontinueerd in 2025. Inwoners vinden steeds beter de weg naar onze digitale dienstverlening en dit verder geoptimaliseerd. Een steeds groter percentage van de producten van Burgerzaken wordt door de inwoners via de website aangevraagd/ aangegeven en daarvan wordt een steeds groter deel zelfs zonder tussenkomst van een medewerker Burgerzaken verwerkt. Terwijl vooral wordt ingezet op de digitale dienstverlening, blijft juist ook aandacht voor degenen die hier geen gebruik van willen of kunnen maken. Verdere doorontwikkeling van de digitale dienstverlening helpt ook bij het -binnen de beschikbare capaciteit bij Burgerzaken- kunnen opvangen van de reisdocumentenpiek waar wij vanaf 2024 mee te maken hebben. Basis voor onze dienstverlening in de volle breedte van producten en diensten die wij leveren, is de visie op dienstverlening van de gemeenten Ouder-Amstel en Uithoorn.

Wat is inmiddels gerealiseerd?

In het eerste kwartaal van 2025 is gestart met het online aanvragen van rijbewijzen, zodat inwoners van Ouder-Amstel en Uithoorn niet meer naar het gemeentehuis hoeven te komen. Dit vereenvoudigt de dienstverlening. Ook is de softwareapplicatie van Burgerzaken verder doorontwikkeld, wat leidt tot efficiëntere interne processen, een veilige gegevensuitwisseling en een verbeterde kwaliteit van de Basisregistratie Personen (BRP). Dit alles draagt bij aan een verbeterde klantreis voor de inwoners.

Wat moet nog gerealiseerd worden?

Gedurende 2025 wordt de softwareapplicatie van Burgerzaken verder doorontwikkeld. In verband met de tussentijdse Tweede Kamerverkiezing in oktober is de doorontwikkeling bij Burgerzaken afhankelijk van de beschikbare capaciteit binnen het team naast de organisatie van de verkiezingen.

4 Voortgang begroting: 4.3 Programma Burger

Pagina 21

4.3.2

Kwaliteit van basisadministraties verbeteren Speerpunten

Kwaliteit en Kwetsbaarheid

Wat willen we bereiken?

Kwaliteit van basisadministraties verbeteren

Wat willen we ervoor doen?

De kwaliteit van persoons- en adresgegevens is én wordt steeds belangrijker, mede door de uitbreiding van mogelijkheden van regie op eigen gegevens door inwoners. Waar mogelijk zoekt Burgerzaken aansluiting bij landelijke initiatieven en worden de mogelijkheden van de huidige applicatie uitgebreid. Burgerzaken zorgt er ook in 2025 voor dat ze over zoveel mogelijk middelen beschikt om op deze nieuwe situatie in te spelen en het hoge niveau van dienstverlening te handhaven. In samenwerking met interne afdelingen en landelijke partijen wordt de aandacht voor adreskwaliteit geïntensiveerd. Na de pilot van 2024 op het gebied van interne samenwerking op adreskwaliteit, wordt deze samenwerking geëvalueerd op de resultaten hiervan: verbetering van de adreskwaliteit en meer inzicht krijgen in mogelijke strafbare- of ondermijnende activiteiten.

Wat is inmiddels gerealiseerd?

Eind april is bij team Burgerzaken en KCC een coördinator Woonfraude voor de gemeente Uithoorn gestart. Samen met het team OOV/ Ondermijning van de gemeente Uithoorn richten we ons op de doorontwikkeling van de (integrale) aanpak van woon- en adresfraude.

Wat moet nog gerealiseerd worden?

In de tweede helft van 2025 wordt de aanpak van woon- en adresfraude voor -in ieder geval de gemeente Uithoorn- geborgd in uitvoeringsplannen. Intensivering van (integrale) adresonderzoeken zal moeten leiden tot een verbeterde adreskwaliteit en inzicht in mogelijke strafbare- of ondermijnende activiteiten.

4.3.3

Wettelijke verplichtingen Speerpunten

Kwaliteit en Kwetsbaarheid

Wat willen we bereiken?

Verkiezingen organiseren volgens de wettelijke verplichtingen

Wat willen we ervoor doen?

In oktober 2025 zijn (vervroegde) verkiezingen voor de Tweede Kamer. De volgende Gemeenteraadsverkiezingen zijn in 2026.

Wat is inmiddels gerealiseerd?

De voorbereidingen op de vervroegde Tweede Kamerverkiezing van oktober 2025 zijn gestart. Tegelijkertijd loopt de voorbereiding op de Gemeenteraadsverkiezingen van maart 2026.

Wat moet nog gerealiseerd worden?

De verkiezingen worden georganiseerd volgens de wettelijke verplichtingen en -met name de gemeenteraadsverkiezingen- conform de wensen van de gemeenten.

4 Voortgang begroting: 4.3 Programma Burger

Pagina 22

4.3.4

Het klant contact centrum Speerpunten

Kwaliteit en Kwetsbaarheid

Wat willen we bereiken?

Doorontwikkeling van het Klant Contact Centrum (KCC)

Wat willen we ervoor doen?

De doorontwikkeling van het KCC, als eerste aanspreekpunt van de organisaties, vindt haar doorgang. Het KCC wordt steeds meer het voorportaal voor alle klantcontacten via de verschillende kanalen. Het KCC levert producten en diensten, en beantwoordt vragen in het 1e lijn klantcontact. Ze ontwikkelt de online dienstverlening steeds verder onder meer op basis van de gemeentelijke visies op dienstverlening. Met de digitalisering blijft het KCC oog houden voor de integraliteit van de dienstverlening, waar heldere informatievoorziening en volledige vraagbeantwoording de norm zijn. Het KCC wil borgen dat de investeringen in digitale dienstverlening zorgen voor een éénduidige voorkant voor de gemeentelijke dienstverlening en tegelijkertijd ruimte behouden voor passend maatwerk. Meting van de klanttevredenheid wordt waar mogelijk ingezet om een continue verbetering van de dienstverlening te kunnen blijven monitoren.

Wat is inmiddels gerealiseerd?

In het eerste kwartaal van 2025 is een nieuwe applicatie technisch ingericht, waarmee het voor het KCC eenvoudiger wordt om informatie snel op te zoeken. Dit stelt medewerkers in staat om inwoners sneller en effectiever te woord te staan en hen van de juiste informatie te voorzien. Naast de rol van 'kennisbank', biedt de applicatie de mogelijkheid om klantcontacten te registreren. Dit maakt het mogelijk om inzicht te krijgen in de onderwerpen waarover inwoners bellen en de voortgang van hun vragen te volgen, wat bijdraagt aan een efficiëntere en meer gerichte dienstverlening. In het tweede kwartaal is een nieuwe telefooncentrale voor het KCC opgeleverd.

Wat moet nog gerealiseerd worden?

In het derde kwartaal van 2025 wordt een klanttevredenheidsonderzoek uitgevoerd voor een specifiek onderdeel van de dienstverlening door Burgerzaken en het KCC. In het derde of vierde kwartaal van 2025 wordt een onderzoek naar de telefonische dienstverlening uitgevoerd. Zowel de resultaten van het onderzoek naar de telefonische dienstverlening als de overstap naar een nieuwe telefooncentrale geven aanleiding voor aanpassing rond de interne 'regels' rond telefonie wat zou moeten leiden tot verbetering van de interne telefonische bereikbaarheid van medewerkers en teams.

4.3.5

Het sociaal domein Speerpunten

Kwaliteit en Kosten

Wat willen we bereiken?

In 2025 wordt binnen het Sociaal Domein breed gemeente overstijgend gewerkt

Wat willen we ervoor doen?

In 2025 wordt in nagenoeg het gehele Sociale Domein gemeente overstijgend gewerkt. Er is een overzicht van de beleidsverschillen tussen de beide gemeenten in kaart gebracht. De beleidsharmonisatie is in voorgaande jaren nog niet op alle onderdelen haalbaar gebleken. De consequenties hiervan en mogelijke vervolgafspraken volgen via het OGON.

Wat is inmiddels gerealiseerd?

Er is grotendeels geharmoniseerd.

Wat moet nog gerealiseerd worden?

Een aantal beleidsregels bijvoorbeeld voor bijzondere bijstand worden dit jaar aangepast en geharmoniseerd. Het streven is om op 1 januari 2026 te werken met een geharmoniseerd beleid voor beide DUO-gemeenten.

4 Voortgang begroting: 4.3 Programma Burger

Pagina 23

4.3.6

Kwaliteit brede toegang sociaal domein Speerpunt

Kwaliteit

Wat willen we bereiken?

In 2025 is er sprake van een goedlopende Brede Toegang Sociaal Domein

Wat willen we ervoor doen?

In 2024 is een start gemaakt met het implementeren van de brede uitvraag. Door de juiste vragen te stellen en signalen op te pakken wordt de hulp/ondersteuningsvraag van de inwoner achterhaald en wordt besloten welke deskundigheid ingezet wordt. Het resultaat van dit traject leidt tot een verbetering van de toegang, waarin gemeenten, cliënten en maatschappelijke partners samenwerken. Sociaal Domein breed wordt ingezet op de doorontwikkeling van de methodiek brede uitvraag. Voor (een groot deel van) de PW groep is het een nieuw instrument. De uitgangspunten van de brede uitvraag (dienstverleningsvisie) zijn vastgesteld in een projectplan. De doorontwikkeling van deze werkwijze wordt gemonitord. Duo+ gemeenten hebben een visie ontwikkeld op de digitalisering van de dienstverlening binnen het Sociaal Domein. Hierin is aandacht voor de digitalisering voor zowel de externe dienstverlening (digitalisering van de informatiedeling en -uitwisseling met burgers) als interne dienstverlening (digitalisering van bedrijfsprocessen). Denk aan e-dienstverlening/burgerportaal/ snelbalie en ook aan betere afstemming en koppelingen tussen bedrijfsapplicaties. Dit plan zal in samenwerking met Sociaal Domein Duo+ definitief worden gemaakt inclusief een planning voor de uitvoering in 2024/2025. Dit zal het meeste effect hebben op regelluw werken.

Wat is inmiddels gerealiseerd?

De implementatie van de doorbraakmethode is deels gerealiseerd en voor de doorontwikkeling is een doorbraakteam samen gesteld. Digitalisering voor de meest gebruikte aanvraagformulieren voor Participatiewet (PW) is gerealiseerd.

Wat moet nog gerealiseerd worden?

Digitalisering waaronder het project Persoonlijk Plan Inburgering en Participatie (PIP) wordt verder opgepakt. Het PIP (Persoonlijk Plan Inburgering en Participatie) is een plan dat wordt opgesteld voor mensen die in Nederland moeten inburgeren. Het plan beschrijft hoe iemand aan de inburgeringsplicht zal voldoen en bevat afspraken over leerroutes, looptijd, en andere belangrijke zaken zoals kinderopvang

4.3.7

Data gedreven sturen Speerpunt

Kwaliteit

Wat willen we bereiken?

In 2025 wordt het Sociaal Domein data gedreven gestuurd

Wat willen we ervoor doen?

Het programma Datagedreven Sturen & Werken heeft in 2023 een aantal experimenten afgerond zoals: Bestaanszekerheid onderzoek, inrichtingsdocument Nieuwe wet Inburgering, promotie voor het gebruik van het WMO-voorspelmodel en de doorontwikkeling Specialistische Jeugdhulp (SJH). Daarnaast is met groot succes de opleiding “Data in je bedrijfsproces gebruiken” aan de beleidsadviseurs van het Sociaal Domein gegeven. In 2024 zijn de experimenten Veiligheid, Bestaanszekerheid en kosten inzicht SJH doorlopen. Daarnast zijn er opleidingen gegeven aan adviseurs van het Ruimtelijk domein. En is de inventarisatie voor de nieuwe experimenten uitgevoerd. Hier zijn 2-3 nieuwe experimenten gekozen voor de thema’s: Dienstverlening, Bedrijfsvoering, Veiligheid en Ruimte. De activiteiten zullen in dezelfde lijn en grote worden doorgetrokken naar 2025.

Wat is inmiddels gerealiseerd?

Het Wet maatschappelijke ondersteuning (WMO)-voorspelmodel wordt gebruikt. Data gestuurd werken SJH is gerealiseerd en wordt gebruikt om prognoses te kunnen maken op de budgetten.

Wat moet nog gerealiseerd worden?

Het dashboard WMO is ontwikkeld, maar moet nog verder uitgerold en geoptimaliseerd worden. Wij verwachten in 2026 het volledig in gebruik te gaan nemen.

4 Voortgang begroting: 4.3 Programma Burger

Pagina 24

4.4 4.4.1

Programma Buurt Uitvoering van de vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH)-taken Speerpunten

Kwaliteit, Kwetsbaarheid en Kosten

Wat willen we bereiken?

Een efficiëntere, effectievere, robuustere en kwalitatief betere uitvoering van VTH-taken.

Wat willen we ervoor doen?

• • • • • • • • •

Wat is inmiddels gerealiseerd?

Er is voortgaand gewerkt aan het verbeteren van de uitvoering van de VTH-taken en de daarvoor benodigde randvoorwaarden. Er zijn een aantal ontwikkelingen te melden: • •

•

Wat moet nog gerealiseerd worden?

Accounthouders (nog) beter in positie brengen en daarmee efficiëntere sturing geven aan de werkprocessen binnen de clusters; Consequente sturing op de uitvoering van de werkplannen, onder andere door middel van tijdregistratie en verantwoording in het OGON; Continuïteit borgen op 1-pittersfuncties; Inzichtelijk maken van de doorlooptijden; Beschikkingen richting niveau B1 krijgen via training van de medewerkers; Management informatie en bestuursinformatie structureren; Investeren in opleiding en persoonlijke ontwikkeling van medewerkers alsmede het consequent uitvoeren van de gesprekscyclus, waarbij er veel aandacht is voor de kwaliteit van de VTH producten en het niveau van dienstverlening; Het systeem RX Mission zodanig inrichten, dat het voor de medewerkers een goed werkend systeem wordt en voor het management de juiste managementinformatie produceert; Investeren in realisatie van "de veilige publieke taak" bij VTH waarbij het stroomlijnen van informatie ten behoeve van het veilig uitvoeren van toezicht en handhaving een speerpunt is;