Tweede voortgangsrapportage 2023 Duo+

2e voortgangsrapportage 2023

18-09-2023

Inhoudsopgave 1 Inleiding............................................................................................................................................................

4

2 Algemene ontwikkelingen................................................................................................................................

5

2.1 Duo+............................................................................................................................................................................

5

3 Samenwerking.................................................................................................................................................. 10 3.1 Duo+............................................................................................................................................................................

10

4 Voortgang begroting......................................................................................................................................... 13 4.1 Programma Staf........................................................................................................................................................... 4.2 Programma Bedrijfsvoering......................................................................................................................................... 4.3 Programma Burger...................................................................................................................................................... 4.4 Programma Buurt........................................................................................................................................................

14 17 19 24

5 Bedrijfsvoering Duo+........................................................................................................................................ 27 5.1 Algemeen..................................................................................................................................................................... 28 5.2 Stuurinformatie........................................................................................................................................................... 28

6 Financiën.......................................................................................................................................................... 30 6.1 Begrotingswijziging...................................................................................................................................................... 6.2 Toelichting mutaties programma Staf.......................................................................................................................... 6.3 Toelichting mutaties programma Bedrijfsvoering........................................................................................................ 6.4 Toelichting mutaties Programma Burger..................................................................................................................... 6.5 Toelichting mutaties Programma Buurt....................................................................................................................... 6.6 Overzicht van baten en lasten..................................................................................................................................... 6.7 Overzicht Reserves en voorzieningen..........................................................................................................................

6.8 Overzicht Investeringen............................................................................................................................................... 6.9 Bijdragen DUO-gemeenten..........................................................................................................................................

Inhoudsopgave

31 36 37 39 41 42 43 43 44

Pagina 3

1

Inleiding

Deze 2e voortgangsrapportage is financieel van aard en bevat naast de voortgang en ontwikkelingen in Duo+, de tweede begrotingswijziging en de financiële effecten vanuit de eerste voortgangsrapportage. Dit betekent dat deze rapportage wordt voorgelegd aan de DUO-gemeenten voor zienswijzen. Deze 2e voortgangsrapportage is tevens de slotwijziging voor het lopende jaar 2023.

1 Inleiding

Pagina 4

2

Algemene ontwikkelingen

2.1

Duo+

Ontwikkelingen op hoofdlijnen In deze voortgangsrapportage is er een aantal begrotingswijzgingen doorgevoerd. De begrotingswijzgingen raken iedere afdeling van Duo+. In de tabel is te zien wat dit financieel betekent. Daaronder is per afdeling de ontwikkeling weergegeven. De financiële ontwikkeling in detail zijn terug te vinden in paragraaf 6. Op hoofdlijnen is het financieel effect als volgt in te delen:

Financieeleffect in €

Dekking vanuit het Rijk

Mutaties derden

Dekking reserve/ balans

Effect Begrotingen DUOgemeenten

Totaal

CAO

1.186.410

1.186.410

Projecten (vergoeding vanuit het Rijk)

1.059.498

1.059.498

Organisatie (P&O) en organisatiestructuur

319.050

319.050

Overige projecten

246.500

246.500

Werkplan team Vergunningen Toezicht en Handhaving

380.319

380.319

234.627

302.076

Ziekte, inhuur, lease

67.449

Reserve en balans Totaal

2.245.908

67.449

279.012

279.012

279.012

1.180.496 3.772.865

2.1.1 Governance De Governance is besproken in de eerste voortgangsrapportage van Duo+. De ontwikkelingen rondom de eigen identiteit en de aanhaking van de portefeuillehouders sinds de eerste voortgangsrapportage zijn als volgt verder door ontwikkeld: Portefeuillehouders De eerste kennismakings-bijeenkomsten hebben plaatsgevonden in 2022. Er is een memo opgesteld met kaders en spelregels. De overleggen van het PHO breed vinden (ingedeeld per Opdrachtgevers Opdrachtnemersoverleg OGON) 2 keer per jaar plaats. Duo+ is een organisatie met een eigen identiteit Door het bestuur is een uitspraak gedaan dat Duo+ een zelfstandige organisatie is met een eigen identiteit. In het directieplan 2023-2024 is een vervolgopdracht opgenomen voor Duo+ om deze uit te werken en te ontwikkelen. De eerste bijeenkomsten met medewerkers hiervoor hebben plaatsgevonden. De missie, visie en kernwaarden zijn opnieuw onder de aandacht gebracht bij de teams door sessies te houden. Een rapportage over de sessies is aan het bestuur Duo+ aangeboden. 2.1.2 Organisatieontwikkeling Sinds 1 december 2022 is een Interim directeur Buurt en Burger aangesteld. Aan de interim directeur is gevraagd een advies te geven over verdere opvolging. Hiervoor is een onderzoek gedaan, waarbij vier mogelijke scenario’s zijn verkend.

Uiteindelijk is aan het bestuur van Duo+ voorgesteld een constructie van twee afdelingshoofden: 1 afdelingshoofd Buurt en 1 afdelingshoofd Burger. Hiermee komt de functie van directiesecretaris te vervallen. Deze constructie is voorgesteld als enige realistische optie omdat de inhoud bij de afdelingen Buurt en Burger toenemend complex is. Naast de complexiteit en politieke betrokkenheid zijn er veel aandachtsgebieden waar inhoudelijke expertise voor nodig is (o.a. schuldhulpverlening, WMO, jeugd, omgevingswet, VTH, RO). Per afdeling wordt er een andere expertise gevraagd, mede in relatie tot het verantwoord in kunnen vullen van het opdrachtnemerschap en het kunnen ondersteunen van de teamleiders in hun rollen. Het wordt niet verantwoord gevonden om dit voor de toekomst te beleggen bij één persoon 2 Algemene ontwikkelingen

Pagina 5

De grootte van de teams zorgt er bovendien voor dat de teamleiders in een operationele rol functioneren. Dat betekent dat er een rol nodig is die dicht op de teamleiders zit en de vertaling naar opdrachtgevers kan maken. Het meest logisch is dan de rol van een afdelingshoofd. Een directeur staat immers verder van de teamleiders en de teams af. Dit is ook in de praktijk zo ervaren. En dit sluit ook aan op de uitkomsten van het MTO+ (managementtevredenheidsonderzoek). Daarin komt naar voren dat de verbinding met de directie wordt gemist, zowel vanuit de beleving van de teamleiders als van de medewerkers. Richting de gemeentelijke opdrachtgevers (afdelingshoofden) in het OGON kan een afdelingshoofd een gelijkwaardige gesprekspartner zijn. De functie van directiesecretaris is met instemming verlengd tot eind oktober 2023, deze kosten zijn meegenomen in deze voortgangrapportage. Binnen de afdeling Burger is de afgelopen periode ingehuurd op de functie van twee teamleiders, vanwege landurig zieke. Inmiddels is per 1 juli 2023 een vaste teamleider aangetrokken voor het team Wmo / Jeugd. De bedragen zijn opgenomen in deze voortgangsrapportage. 2.1.3 Efficiëncymaatregelen Sinds 2022 worden jaarlijks een aantal grote processen doorgelicht, waarbij zoveel mogelijk aansluiting gezocht wordt bij bestaande actualisering van processen.

Tijdens deze doorlichting worden per proces de volgende mogelijkheden in kaart gebracht: 1. Mogelijkheden tot harmoniseren van het proces. 2. Mogelijkheden tot het uniformeren van het proces. 3. Mogelijkheden tot het digitaliseren van het proces. Per mogelijkheid zal worden nagegaan wat er al gerealiseerd is, wat er nog mogelijk is, hoe het gedaan kan worden en wat het oplevert. Alle acties die voortvloeien uit voorliggend voorstel worden uitgevoerd binnen de bestaande capaciteit van Duo+, dit kost een tijdelijke investering. Wanneer dit tijdens een korte periode toch niet passend blijkt, wordt gekeken naar ruimte binnen de werkplannen om de going-concernactiviteiten van Duo+ te blijven waarborgen. In 2023 worden de volgende processen doorgelicht: Datakwaliteit en sturing Vanaf 2023 gaan gemeenten niet alleen in het sociale domein, maar ook breder, aandacht besteden aan de kwaliteit van gegevens en sturing met behulp van data. Het doel voor 2023 is om een volgende stap te zetten in het verbeteren en versterken van de manier waarop gemeenten informatie gebruiken. Dit draagt bij aan betere en kwalitatieve adviezen aan het bestuur. Horizontaal toezicht fiscus Vanuit Duo+ wordt voor de drie gemeenten ingezet op horizontool toezicht van de Fiscus. Om dit efficiënt in te richten vindt overleg plaats met de Fiscus.

De inzet is er op gericht om tot een efficiënte vorm van steekproeven te komen die gelijk van opzet is aan de steekproeven binnen de verbijzonderde interne controle. Als dit gerealiseerd wordt kan er een efficiencyslag plaatsvinden. Tractie, bpm en verduurzaming Inmiddels is de tractie van twee DUO-gemeenten overgezet naar Duo+. Onderzocht wordt wat dit betekent voor toekomstige aanschaf en/of leasecontracten, dit omdat er geen BPM afgedragen hoeft te worden. Dit positieve effect zal waarschijnlijk vanaf 2024 ontstaan. In de 2e helft van 2023 zal een analyse plaatsvinden van het voordeel. Als zich dit voordoet zal mogelijk voorgesteld worden om deze middelen in te zetten voor verdere verduurzaming van de tractiemiddelen. Dit om op deze wijze een bijdrage te kunnen leveren aan het project Duurzaam. 2.1.4 Ontwikkelingen Staf Binnen de Staf zijn concern control, het team verbijzonderde interne controle, inkoop, informatieveiligheid, procesbeschrijvingen lean en de ondersteuning (advies en secretarieel) van het bestuur van Duo+, het DBR en het DMT van Duo+ ondergebracht. Binnen het team informatieveiligheid was een vacature ontstaan voor de Functionaris Gegevensbescherming, in deze functie is inmiddels voorzien. Nu staan nog twee vacatures voor Privacyofficer open. Dat geldt ook voor de functie Inkoopcoördinator/Adviseur.

Voor deze drie vacatures wordt heel actief geworven juist omdat de invulling van deze functies en dan met name die van Privacyofficer heel urgent is. Door het ontbreken van een Privacyofficer staat namelijk de communicatie tussen de CISO/FG en de 2 Algemene ontwikkelingen: 2.1 Duo+

Pagina 6

contactpersonen van de afdelingen/teams onder druk en dan met name ten aanzien van de bewustwording over de informatieveiligheid en het beschermen van de privacy. Voor de functie Inkoopcoördinator/Adviseur wordt ingehuurd. Het VIC team legt zich dit jaar in toenemende mate toe op het verder in de lijn beleggen van de interne controle bij Duo+ zelf maar ook bij de DUOgemeenten. Dit is vooral van belang omdat vanaf 2023 de directeur van Duo+ en de colleges van B en W van de gemeenten verantwoordelijk zijn voor het afgeven van de rechtmatigheidsverklaring aan c.q. het bestuur en de gemeenteraden. Omdat de Staf de afgelopen jaren behoorlijk gegroeid is, wordt bezien of het mogelijk is op termijn een splitsing aan te brengen tussen; de Staffuncties en concerncontrole inclusief het VIC-team. Dit om te voorkomen dat deze onderdelen qua aansturing in het gedrang kunnen komen. 2.1.5 Ontwikkelingen Bedrijfsvoering Ontwikkelingen Team Financiën Binnen Team Financien zijn twee bestaande vacatures ingevuld namelijk de functies van Sr. Financieel Adviseur Duo+ en een P&C-regisseur voor Ouder-Amstel. Dit zorgt voor hete verbeteren van de dienstverlening vanuit het Team Financiën. Concreet betekent dit dat twee formatie plekken zijn opgevuld en daarmee het Team Financiën is verstevigd.

Sinds kort onderzoekt een werkgroep hoe de formatie efficiënter ingezet kan worden door een betere scheiding aan te brengen tussen de administratieve en adviserende taken. Daarnaast wordt hard gewerkt aan het horizontaal toezicht met de Fiscus voor de DUO-Organisatie. Geo-ontwikkelingen Het team I&A is ontstaan vanuit samenvoeging van de oude teams bij de drie gemeentes met de bijbehorende gedachte over de indeling van het team. Hierbij is ook het Geo en Gegevensmanagement cluster ondergebracht bij het team I&A. In toenemende mate blijkt dit geen goed werkende situatie te zijn. Er is te weinig sturing op het werk en de medewerkers hebben geen leidinggevende met wie zij hun werkzaamheden inhoudelijk goed kunnen bespreken. Daarom is, in combinatie met andere factoren zoals aanstaande pensionering en natuurlijk verloop, een andere oplossing nodig voor het uitvoeren van de Geo-taken voor de drie gemeentes. In Q1 en Q2 van 2023 is verkend om de Geo-taken onder te brengen bij de gemeente Amstelveen. Om de samenwerking tussen Duo+ en de gemeente Amstelveen te verkennen is einde Q2 een pilot gestart voor een klein gedeelte van de Geo-taken waarbij de gemeente Amstelveen deze taken in beheer neemt. Dit betreft het beheer van de applicatie Kaartviewer. Medio september volgt een evaluatie waarna wordt besloten of het overbrengen van taken wordt vervolgd.

Hiervoor volgt een directiebesluit na consultatie van de OR. Aanschaf Decentraal Loket Voor de inwerkingtreding van de Omgevingswet is een nieuwe applicatie aangeschaft. Dit betreft de applicatie Decentraal Loket van de firma Geodan (de partner hiervoor van leverancier Visma Roxit). Deze applicatie biedt webformulieren voor de gemeentelijke APV's, Bijzondere Wetten en Huisvestingsverordeningen. Op dit moment worden die webformulieren met het zaaksysteem Rx.Enterprise gerealiseerd. Deze kan echter niet gekoppeld worden met het nieuwe VTH-systeem Rx.Mission, waarin betreffende aanvragen moeten worden afgehandeld. Een werkgroep met materiedeskundigen vanuit ID (Postintake & Archief), I&A (Functioneel Beheer) en VTH heeft de Stuurgroep Implementatie Omgevingswet DUO-organisaties op basis van een vergelijkende scenario-analyse geadviseerd deze applicatie aan te schaffen. Dit advies is bekrachtigd. De betreffende kosten bedragen circa € 25.000 incidenteel en circa € 35.000 structureel. De incidentele kosten worden gedekt uit het reeds beschikbare Omgevingswet-budget (post 'onvoorzien'), voor de structurele kosten wordt via deze voortgangsrapportage dekking gevraagd.

Verdere dienstverlening aan Projecten Vluchtelingen en Asielzoekers In 2023 is door de gemeenten Uithoorn en Ouder-Amstel, naast de inmiddels gestructureerde dienstverlening voor vluchtelingen sinds 2022, ook gevraagd om ondersteuning / advies en dienstverlening te leveren voor de projecten en inrichting voor de asielzoekers in deze gemeenten. Team Interne Dienstverlening heeft in de eerste kwartalen van 2023 getracht hier meer structuur in aan te brengen. Op dit moment wordt structurele inzet geleverd door te schuiven in andere projecten en werkzaamheden.

2 Algemene ontwikkelingen: 2.1 Duo+

Pagina 7

Project Informatiehuishouding op Orde In 2023 is het programma Informatiehuishouding op Orde van start gegaan. De drie beschikbare formatieplaatsen zijn ingevuld door inhuur van de regievoerder en projectleider en indiensttreding van een procesmanager. De werkzaamheden van deze projectgroep hebben impact op de gehele Duo+-organisatie en opdrachtgever. De directe aansturing ligt bij de directeur Bedrijfsvoering, aangevuld met ondersteuning en advies vanuit de teams I&A en ID. Ontwikkelingen binnen het team P&O Om de taken van het team goed en op een kwalitatief niveau uit te kunnen voeren is het nodig om de formatie uit te breiden met 0,5 fte, zodat het team een volwaardige teamleider heeft (1fte), 0,17 fte voor de functie van P&O partner en 1 fte voor de adviesfunctie. Daarnaast is er door een outplacement traject een tijdelijke overbezetting van de functie voor werving en selectie. Uit dit outplacementtraject kunnen kosten voortkomen, deze zijn op dit moment nog niet goed in te schatten. Om gebruik te kunnen blijven maken van de recruiter Lite van LinkedIn moet deze verlengd worden voor een periode van drie jaar. De recruiter Lite van Linkedin is een essentieel onderdeel van de werving en selectie, verlenging is dan ook absoluut noodzakelijk. Er wordt gestopt met de samenwerking Werken in in het westen (WihW).

Voor de implementatie van een eigen ATS (Applicant Tracking en Recruitment Systeem) en werkenbij-website (vervanging WihW) is er incidenteel budget nodig om de incidentele kosten op te kunnen vangen. Op dit moment kan nog niet aangegeven worden wat de omvang van deze kosten zijn. De Implementatie is in 2023, livegang in 2024. Vanaf 2024 komen er structurele kosten voor licentie en hosting, vooralsnog wordt er vanuit gegaan dat dit gedekt kan worden uit de bestaande kosten voor WihW. 2.1.6 Ontwikkelingen Burger In het programma Burger (paragraaf 4.3) wordt de actuele stand van de activiteiten binnen Duo+ weergegeven. Over de ontwikkelingen in relatie tot de te bereiken maatschappelijke effecten van de DUO-gemeenten wordt gerapporteerd binnen de voortgangsrapportages van de DUO-gemeenten zelf. Onderstaand wordt de ontwikkelingen, op hoofdlijnen, binnen de teams van Buurt in relatie tot de personeelsbudgetten weergegeven. De financiële effecten hiervan zijn opgenomen in paragraaf 6.4. Ziekteverzuim binnen teams Het hoge ziekteverzuim wordt namelijk veroorzaakt door een aantal ernstig zieke medewerkers. Binnen Duo+ zijn onvoldoende middelen aanwezig om dit ziekteverzuim op te kunnen vangen. Moeilijk vervulbare vacatures Naast het ziekteverzuim is er ook sprake van moeilijk vervulbare vacatures. Om aan de afgesproken dienstverlening te kunnen blijven voldoen wordt hierop ingehuurd.

De kosten van inhuur zijn hoger dan de salarislasten vanuit de vacatureruimte. Outplacementtraject Op het moment van samenstellen van deze rapportage worden er gesprekken gevoerd met een medewerker. De uitkomst van deze gesprekken zijn nog onvoldoende duidelijk uitgewerkt. Als dit in de tweede helft van het jaar wel het geval is zal het bestuur hier afzonderlijk over worden geïnformeerd. 2.1.7 Ontwikkelingen Buurt In het programma Buurt (paragraaf 4.4) wordt de actuele stand van de activiteiten binnen Duo+ weergegeven. Over de ontwikkelingen in relatie tot de te bereiken maatschappelijke effecten van de DUO-gemeenten wordt gerapporteerd binnen de voortgangsrapportages van de DUO-gemeenten zelf. Onderstaand wordt de ontwikkelingen binnen de teams van Buurt in relatie tot de personeelsbudgetten en de tractiemiddelen weergegeven. De financiële effecten hiervan zijn opgenomen in paragraaf 6.5. Moeilijk vervulbare vacatures team Dagelijks Onderhoud De afdeling Buurt heeft te maken met een aantal lastig vervulbare vacatures. In de eerste helft van het jaar is het slechts beperkt mogelijk geweest om in te huren op deze specifieke functies waardoor achterstand in 2 Algemene ontwikkelingen: 2.1 Duo+

Pagina 8

het afwerken van meldingen in de openbare ruimte is ontstaan. Vanaf augustus wordt een groot deel van de functies ingevuld en wordt de achterstand ingelopen. Voorgesteld wordt een deel van de personeelslasten vrij te laten vallen. Tractie, levering vrachtauto De levering van een vrachtauto heeft lang op zich laten wachten, inmiddels is deze geleverd. Dit betekent dat er de eerste helft van het jaar de leasekosten lager uitvallen. Wel zijn er nog kosten gemaakt om de vrachtauto zoveel mogelijk in bedrijf te houden. Per saldo wordt voorgesteld het niet gebruikte deel van de leaskosten vrij te laten vallen. Werkplannen team Vergunningen Toezicht en Handhaving (VTH) Begin 2023 is een werkplan opgesteld voor de gemeente Uithoorn inmiddels is in juni ook het werkplan voor de gemeente Ouder-Amstel klaar. Door een langere periode van onduidelijkheid over de beschikbare formatie en wisseling in teamleiders is een overschot in de personeelsbudgetten ontstaan. In de 2e helft van het jaar 2023 wordt extra ingezet op inhuur van VTH specialisten, die worden ingezet om de opgelopen achterstanden weg te werken. De uitputting van het personeelsbudget wordt maandelijks gemonitord. Inmiddels is het overschot al gereduceerd vanwege het feit dat een geplande maatwerkbijdrage voor 2 extra boa's vanuit Uithoorn is ingetrokken.

De verwachting is, dat er eind 2023 geen overschot resteert en een groot deel van de achterstanden is ingelopen. De werkplannen zullen de basis vormen voor de verdeling van de personeelsbudgetten tussen de DUO-gemeenten Ouder-Amstel en Uithoorn. Reservering middelen implementatie omgevingswet Om de omgevingswet en de Wet Kwaliteitsborging Bouw goed te kunnen implementeren zijn er middelen beschikbaar gesteld. Deze middelen zullen voor een deel niet nodig zijn in 2023. Voorgesteld wordt om deze te reserveren voor 2024 en in te zetten om het project, inhoudende de implementatie van de nieuwe werkprocessen, de nazorgfase en eventuele herstelactiviteiten goed af te kunnen ronden.

2 Algemene ontwikkelingen: 2.1 Duo+

Pagina 9

3

Samenwerking

3.1

Duo+

3.1.1 Communicatievisies Gemeente Diemen, externe inhuur Voor de gemeente Diemen staat een vacature open voor een communicatieadviseur. Per 1 juli zou deze vacature ingevuld zijn, ware het niet dat de betreffende kandidaat zich ‘last minute’ terugtrok. De vacature staat weer open en totdat er iemand geworven is, is gekozen voor verlenging van de externe inhuur (deze liep al), zodat continuïteit van werkzaamheden is gewaarborgd. Gemeente Uithoorn, strategisch adviseur Vanaf 1 september 2023 beschikt Uithoorn over een strategisch communicatieadviseur. Deze strateeg komt in dienst van de gemeente Uithoorn en gaat een belangrijke rol vervullen met betrekking tot focus, prioritering en afstemming van de werkzaamheden van de sr. communicatieadviseurs en communicatieadviseurs die vanuit Duo+ voor de gemeente Uithoorn werken. Gemeente Ouder-Amstel, strategisch adviseur Sinds 1 juli beschikt Ouder-Amstel over een strategisch communicatieadviseur. Deze strateeg is in dienst van Ouder-Amstel en zal een belangrijke rol gaan spelen met betrekking tot focus, prioritering en afstemming van de werkzaamheden van de sr. communicatieadviseur en communicatieadviseur die vanuit Duo+ voor de gemeente Ouder-Amstel werken. Communicatievisies, inrichting en positionering Team Communicatie Duo+, Diemen, Uithoorn en Ouder-Amstel hebben elk een communicatievisie.

Deze visies sluiten aan op de bestuurlijke- en ambtelijke keuzes die gemaakt worden om de ambities van de gemeenten te verwezenlijken. Bij de oprichting van Duo+ is gekozen communicatie onder te brengen bij Duo+. Het Directieberaad besloot op 19 oktober 2022 een werkgroep communicatie in te stellen om zich over zowel de inrichting als positionering van team Communicatie te buigen. Begin 2023 bracht de werkgroep haar eerste advies uit, in juli gevolgd door een tweede, aanvullend advies. Op basis hiervan heeft het Directieberaad besloten dat alle (sr.) communicatieadviseurs die nu vanuit Duo+ werken voor een van de drie gemeenten overgaan naar de betreffende gemeente, waarvoor ze hun werkzaamheden verrichten. Dit proces zal in het derde en vierde kwartaal van 2023 plaats vinden en moet zorgvuldig doorlopen worden, waarbij ook de (C)OR wordt betrokken. Hoe om te gaan met inrichting en positionering van de ondersteunende diensten (expertiseteam), online communicatie, interne communicatie en arbeidsmarktcommunicatie vraagt om extra onderzoek. Formatie op orde Sinds medio mei 2023 is er (tijdelijk) 0,5fte voor Sr. Communicatieadviseur op de formatie vrijgekomen (0,5 fte teamleider, 0,5 fte sr. adviseur interne communicatie). De komende periode zal besproken hoe er verder invulling wordt gegeven aan de 0,5 fte ruimte.

Per 1 september begint een junior communicatieadviseur ter vervanging van een junior communicatie die per 1 juli is vertrokken (0,89 fte). Het streven is de openstaande vacature voor een communicatieadviseur ter ondersteuning van de gemeente Diemen (0,89 fte) per 1 oktober ingevuld te hebben. 3.1.2 Organisatiedag Normaliter vindt jaarlijks een terugkerend evenement plaats voor de vier organisaties omwille van verbinding. De afgelopen jaren heeft dit niet plaats kunnen vinden als gevolg van de coronamaatregelen. Sinds april 2023 is er een werkgroep geformeerd die voor 2023 een organisatiedag voor de vier organisaties zal organiseren. Er stond een datum in de planning, namelijk 23 november 2023. Door de onverwachte verkiezingen die op 22 november 2023 worden gehouden, wordt de organisatiedag uitgesteld. 3.1.3 Inkoop Dit jaar komt er nog een uitwerking voor een organisatievorm voor de inkoopfunctie binnen de DUOorganisatie. Ook zijn uitvoerende zaken opgepakt zoals de adviesfunctie voor de gehele DUO-organisatie, het opstellen van een spendanalyse, een begin maken met het opzetten van contractbeheersysteem, het uitwerken van MVI beleid voor de gemeenten alsmede het opstellen van de actieplan, het geven van workshops en het fungeren als contactpersoon voor de Stichting Rijk. Deze werkzaamheden worden tot nu toe gedaan door 3 Samenwerking

Pagina 10

inhuurkrachten. De intentie is om voor de functie Inkoopcoordinator/Adviseur vaste formatie aan te trekken. Dat is tot op heden nog niet gelukt maar het wervingstraject wordt nog steeds doorgezet. Inmiddels is de projectgroep inhuur derden tot een advies gekomen. Het advies is om voor inhuur derden een broker aan te stellen. De gemeente Ouder-Amstel was al eerder overgegaan op de dienstverlening via een broker en de rest neemt dit advies in overweging. 3.1.4 Programma Integrale Dienstverlening De uitvoeringsorganisatie Duo+ is volop in ontwikkeling om over de gehele breedte de kwaliteit van de dienstverlening en de samenwerking te verbeteren. Zo heeft het bestuur van Duo+ begin 2020 de missie, visie en kernwaarden vastgesteld die door de teams verder geladen worden met werkwaarden om zodoende betekenis te krijgen. Daarnaast vinden binnen de teams van de afdelingen Bedrijfsvoering en Buurt en Burger verschillende transities plaats. Het programma is geborgd door een stuurgroep die uit vier algemeen directeuren van de DUO-organisatie bestaat. Tot op heden is het programma niet gestart vanwege verschillende oorzaken. Voor de zomer 2023 is de opdracht aangepast, omdat de opdracht niet meer realistisch was. In het najaar 2023 gaat het programma van start.

De doelstellingen van het programma zijn: • Taken en verantwoordelijkheden van de verschillende gremia en verschillende rollen zijn duidelijk. • Houding en gedrag worden leidend voor de veranderkracht en vormen daarmee ook de basis voor toekomstige verandering. 3.1.5 Juridische Zaken Voortzetting ontwikkeling JZ Er is hard gewerkt aan de wederopbouw van team Juridische Zaken. Het team heeft in 2022 te maken gehad met een wijziging van de teamleider en is lange tijd gebukt gegaan onder de hoge prestatiedruk als gevolg van een stevige onderbezetting die te wijten is aan o.a. natuurlijk verloop, vervroegde pensionering en langdurige uitval. In het eerste kwartaal heeft het team een drietal juristen aangetrokken. Het kennis en ervaringsniveau van deze aanwinsten varieert van junior tot medior. Vanaf januari 2023 is het team Juridische Zaken bezig geweest met het inwerken van nieuwe juristen. Het is - gelet op de continue toename van het werk - een erg arbeids-en tijdsintensieve (half) jaar gebleken. De verwachting is dat voor het inwerken het hele jaar door nodig is. Afhankelijk van de persoonlijke leercurves van de juristen kan dat misschien nog doorwerken tot het eerste kwartaal van 2024. In september 2023 start de nieuwe senior Jurist.

Minimaliseren extere inhuur Nu het team qua sterkte steeds meer richting de originele formatiegrootte afkoerst is de noodzaak voor externe inhuur aanzienlijk afgenomen. Momenteel maakt het team Juridische Zaken gebruik van twee externe juristen. Per 1 augustus zal het aantal gereduceerd worden naar slechts één jurist. Deze specifieke jurist is zeer ervaren en wordt voornamelijk ingezet om de nieuw aangetrokken junior en medior juristen te ondersteunen in hun werkzaamheden en ze wegwijs te maken in de procedures inzake de verschillende bezwaarschriftencommissies. Daarnaast fungeert zij als sparringspartner voor het al langer zittende personeel. Het voornemen is om haar tot het einde van het jaar aangehaakt te houden. 3.1.6 Inclusief Werkgeverschap Het project is gestart in 2020 en in de voorgaande periode zijn randvoorwaarden gecreëerd om enerzijds te voldoen aan de verplichtingen die voortvloeien uit de Wet banenafspraak (Quotumwet), anderzijds voor de ontwikkeling van visie, beleid en maatregelen als het gaat om inclusief werkgeverschap. Eind 2022 heeft het DBR een gezamenlijke visie op inclusie en diversiteit vastgesteld, nadat een panel (onderdeel van de werkgroep inclusie en diversiteit) de contouren daarvoor heeft opgesteld. Elke DUO-organisatie heeft zelf de verantwoordelijkheid om verdere invulling te geven aan dit thema. Voor Duo+ is dit opgenomen in het directieplan 2023-2024.

3 Samenwerking: 3.1 Duo+

Pagina 11

Voortgang begroting

4.1 Programma Staf

14

4.2 Programma Bedrijfsvoering

17

4.3 Programma Burger

19

4.4 Programma Buurt

24

4 Voortgang begroting

Pagina 13

4.1 4.1.1

Programma Staf Aansturen en doorontwikkeling organisatie Speerpunten

Kwaliteit, Kwetsbaarheid en Kosten

Wat willen we bereiken?

Aansturing en doorontwikkeling organisatie

Wat willen we ervoor doen?

Na de vorming van het collegiale directiemodel zet Duo+ in op verdere professionalisering van de samenwerking. De Dienstverleningsovereenkomsten worden verder verfijnd en van een duidelijke normstelling voorzien, en de positie van de OGON’s verder versterkt. Dat overleg heeft een meer prominente plek gekregen in de dienstverlening en de levering van de producten. Dat bouwen we in 2022 verder uit. Los daarvan is de dienstverlening van de maatwerkopdrachten geprofessionaliseerd en worden deze vooraf goed en duidelijk vastgelegd. Dat geldt ook voor de uitvoering van deze opdrachten. Hierdoor is de verantwoording beter geborgd. In 2022 onderzoeken we de mogelijkheden van nog (verdergaande) efficiencymaatregelen bij de grootste processen binnen Duo+. Vanzelfsprekend monitort Duo+ constant of efficiencymaatregelen mogelijk zijn. Bij de grootste processen bezien we of er nog een verdere harmonisering of digitalisering doorgevoerd kan worden.

Wat is de stand van zaken?

Voor de DVO's van 2023-2027 wordt thans gewerkt aan een verdere verfijning waarin projecten en grote klussen meerjarig zijn uitgewerkt. Hierbij worden tevens duidelijke afspraken gemaakt over de te verrichte prestaties en de benodigde middelen. De positie van de OGON's zijn verder versterkt door aan de voorkant voorstellen met betrekking tot specifiek maatwerk en/of afwijkingen met betreking tot bestaande DVO's te bespreken. Eventuele financiële effecten hieruit zijn financieel vertaald in deze voortgangsrapportage. De maatwerkopdrachten zijn verder geprofessionaliseerd en worden vastgelegd in opdrachten waar duidelijke afspraken worden gemaakt over de benodigde middelen en de te leveren prestaties. Waar mogelijk wordt structureel maatwerk omgezet naar vaste activiteiten die vertaald worden in de bijdrage d.m.v. een gewijzigd verdeelpercentage zodat dit geen financieel effect geeft. Daarnaast worden een aantal grotere processen doorgelicht op mogelijke efficiencymaatregelen, waarbij gekeken wordt naar processen die sowieso opnieuw beoordeeld zijn in 2023, zodat vermeden wordt dat deze doorlichting extra tijd vergt. Voor 2023 zijn dat de volgende processen geweest: 1. 2. 3.

Datakwaliteit en sturing. Financiën, horizontaal toezicht in relatie tot de verbijzonderde interne controle. Communicatie, positionering in de organisatie.

4 Voortgang begroting: 4.1 Programma Staf

Pagina 14

4.1.2

Concern control Speerpunten

Kwaliteit, Kwetsbaarheid en Kosten

Wat willen we bereiken?

Concern control

Wat willen we ervoor doen?

In 2023 worden de laatste processen voor wat betreft de interne controle in de lijn belegd. In 2022 is dit al gebeurd met de meest risicovolle processen. Dit betekent dat de proceseigenaren samen met de teams/afdelingen de interne controles aan de hand van deze processen zelf uitvoeren. Het VIC-team toetst of deze interne controles goed uitgevoerd zijn en zal afhankelijk van de kwantiteit en de kwaliteit van de lijncontroles eventueel nog zelf controles uitvoeren. Hiermee is de interne beheersing sterk verbeterd en is de directie van Duo+ goed in positie om een goede rechtmatigheidsverklaring aan het bestuur van Duo+ te kunnen afleggen. De maatregel dat de directeur van Duo+ de rechtmatigheidsverklaring moet afgeven via de jaarrekening is in 2022 van kracht geworden en zal voor het eerst bij de jaarrekening 2022 in het jaar 2023 van toepassing zijn. Ook wordt in 2023 nadrukkelijker ingezet op het overgaan van de gegevensgerichte controles naar proces en systeem gerichte controles.

Wat is de stand van zaken?

Het proces voor het in de lijn brengen van de interne controle is dit jaar verder opgepakt, met name bij de gemeenten. Er was aanvankelijk nog wat weerstand bij de proceseigenaren maar bij de gemeenten Uithoorn en Diemen wordt het steeds beter opgepakt. Het VIC team geeft waar nodig ondersteuning en adviezen. De accountantscontrole van Duo+ is inmiddels afgerond. De accountant heeft voor Duo+ een goedkeurende verklaring afgegeven. De jaarrekening controles van de gemeenten zijn ook afgerond.. Inmiddels heeft er een aanbesteding plaatsgevonden voor de accountantsdiensten vanaf 2023. Voor Duo+ worden de accountantscontroles de komende jaren uitgevoerd door dezelfde accountant die de controles de afgelopen jaren ook uitgevoerd heeft. Het proces om te komen tot een aanbesteding van de accountant voor de drie gemeenten is, na een vervolgtrajact, ook nagenoeg afgerond.

4 Voortgang begroting: 4.1 Programma Staf

Pagina 15

4.1.3

Informatie en veiligheidsorganisatie Speerpunt

Kwetsbaarheid

Wat willen we bereiken?

Informatie veiligheidsorganisatie

Wat willen we ervoor doen?

De informatieveiligheid heeft hoge prioriteit. Enerzijds betreft het de informatieveiligheid in de breedste zin van het woord. Anderzijds gaat het over de bescherming van de privacygevoelige gegevens. In 2023 wordt het informatieveiligheidsbeleid in samenspraak en in overleg met de DUO-gemeenten opnieuw beschreven met daarin een aantal strategische keuzes. Na de vaststelling van dit beleid wordt dit uitgerold over de DUOorganisaties. Periodiek worden de nodige (interne) controles uitgevoerd om te kijken of de organisatie van de informatieveiligheid nog adequaat is. Dit aan de hand van de inrichting van de organisatie, de wettelijke voorschriften en de eigen regelgeving. De Baseline Informatieveiligheid Overheid (BIO) is het normenkader voor alle overheidsorganisaties en daarmee ook voor Duo+. De BIO schrijft ook voor dat de informatieveiligheid in de lijn van de organisatie belegd moet worden. Met behulp van de Privacy Officers is een proces opgestart om dit bewerkstelligen. Het gaat niet alleen over de uitvoering van de informatieveiligheid maar ook over bewustwording in de lijn van de noodzaak van informatieveiligheid. In 2023 moet de lijn voldoende toegerust zijn om zelf vorm en uitvoering te kunnen geven aan de informatieveiligheid, maar om per team/afdeling de AVG en BIO verplichtingen vastleggen.

Wat is de stand van zaken?

4.1.4

Het opnieuw beschrijven van de informatieveiligheid is besproken in het OGON overleg. Er is een procesvoorstel in voorbereiding om dit in gang te zetten. Het betreft een technische aanpassing op grond van gewijzigde wetgeving maar ook wordt in samenspraak met de gemeenten bezien of er tot een gezamenlijk strategische visie gekomen kan worden die uiteindelijk in het beleid vertaald moet worden. Het in de lijn leggen van de informatieveiligheid maar ook de bewustwording in de lijn heeft ook dit jaar weer een hoge prioriteit. Naast dat de privacyofficer hier veel moeite in steekt wordt ook dit jaar weer een week van de informatieveiligheid georganiseerd. Het programma daarvan is in voorbereiding en ook dit jaar staan een aantal interessante thema's op het programma. Dit jaar heeft de functionaris Gegevensbescherming de dienst verlaten maar in deze vacature is inmiddels al weer voorzien. Wel staan er twee vacatures open voor de functie van Privacyofficer maar inmiddels wordt daar heel intensief op geworven. De CISO en FG probereren het gemis van de privacyoffers zoveel mogelijk en met oog voor de functiescheiding op te pakken maar met name het onderhouden van de contacten met de contactpersonen van de teams/afdelingen blijft lastig. Door goed te prioriteren proberen de CISO en de FG de communicatie met de meest risivovolle teams/afdelingen goed op gang te houden.

Inkoopfunctie Speerpunt

Kwetsbaarheid

Wat willen we bereiken?

Inkoopfunctie

Wat willen we ervoor doen?

In 2023 moet de uitwerking van een inkooporganisatie verder uitgerold worden in de richting die in 2022 ingezet is. Alle vier de DUO-organisaties werken aan de hand van dezelfde beleidsnotitie inkoop en aanbesteding en handboeken. Ook is in 2023 een contractbeheersysteem ontsloten en is de adviesfunctie voor inkoop en aanbesteding voor de gehele DUO-organisatie geborgd. Dat geldt zeker ook voor het maatschappelijk verantwoord inkopen. Hierin voeren de gemeenten wel een “eigen beleid” maar de toepassing van dit beleid wordt wel zoveel als mogelijk in de gezamenlijkheid gedaan.

Wat is de stand van zaken?

Dit jaar vindt er een verdere uitwerking plaats voor de vorming van een organisatie voor inkoop binnen de gehele DUO-organisatie. Verder heeft de projectgroep inhuur derden een advies uitgebracht om voor inhuur derden over te gaan op de broker constructie, een constructie waarvoor de gemeente Ouder Amstel al gekozen had. Daarnaast is een adviseur Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI ) ingehuurd om de gemeenten te ondersteunen bij het maken van het MVI beleid en het opstellen van een actieplan. Tot op heden is voor de functie van inkoopcoördinator/adviseur ingehuurd. Er wordt nog steeds gezocht naar een vaste invulling voor deze functie. De werving voor deze functie is geïntensiveerd. Dit jaar staan nog op de agenda het maken van een spendanalyse, contractbeheer en contractmanagement, het geven van de nodige workshops en het zorgen voor verbinding in de gehele DUO-organisatie via inkoopcontactgroepen en het CPI overleg, waarbij van tijd tot tijd ook de Stichting Rijk aanschuift.

4 Voortgang begroting: 4.1 Programma Staf

Pagina 16

4.2

Programma Bedrijfsvoering

4.2.1

Optimaliseren, digitaliseren en waar mogelijk (verder) harmoniseren van administraties en processen Speerpunt

Kwaliteit

Wat willen we bereiken?

Optimaliseren, digitaliseren en waar mogelijk (verder) harmoniseren van administraties en processen

Wat willen we ervoor doen?

Ook in 2023 blijft het ver(der)gaand digitaliseren en waar mogelijk harmoniseren van processen en administraties een belangrijk speerpunt. Dit is een continu proces voor heel het samenwerkingsverband. Digitaal zaakgericht werken en archiveren (een wettelijke verplichting voor zowel Duo+ als de DUO-gemeenten), levert hier een belangrijke bijdrage aan. In 2022 heeft een upgrade van het huidige zaaksysteem plaatsgevonden, dit in verband met het aflopen van ondersteuning op de actieve systeemversie. Een nieuwe aanbesteding op korte termijn is hiermee uitgesteld daar dit complexe traject niet gecombineerd kan worden met de start van het project 'Informatiehuishouding op orde'. Het vernieuwde systeem is eind 2022 in gebruik genomen. Het project 'Informatiehuishouding op orde' is in 2023 begonnen. Inmiddels wordt verkend of Duo+ gezamenlijk met de gemeente Amstelveen een nieuw zaaksysteem kan aanbesteden. Livegang van een nieuw zaaksysteem zal naar verwachting niet eerder zijn dan 2025.

Wat is de stand van zaken?

Rx Enterprise

Medio 2022 is een nieuwe versie van het centrale zaak- en archiefsysteem Rx.Enterprise (voorheen InProces) geïmplementeerd. Hier zijn begin 2023 nog enkele verbeteringen doorgevoerd en wordt kritisch gekeken naar het aantal zaaktypen in iNavigator met als doel het aantal zaaktypen fors terug te brengen. Dit en de verbeterde gebruikersinterface van RX.Enterprise maakt zaakgericht werken toegankelijker.

Omgevingswet

Bovendien is (en wordt) er hard gewerkt aan de voorbereiding op de inwerkingtreding van de Omgevingswet, die 1 januari 2024 in werking treedt. Momenteel wordt er een aantal nieuwe informatiesystemen geïmplementeerd, onder meer voor aansluiting op het stelsel van nieuwe digitale voorzieningen (DSO). Concreet gaat het hier om Rx.Mission voor o.a. vergunningverlening en de bijbehorende app Op Pad voor toezicht en handhaving, Rx.Base voor planvorming (Omgevingsplan) en STTR Builder voor zogeheten toepasbare regels. Hierbij zijn er nog wel zorgen of deze volledig aansluiten bij de werkprocessen van de DUO-organisatie; dit kan echter pas goed beoordeeld worden als er daadwerkelijk mee gewerkt gaat worden. Per 1 juli is Rx.Mission live gegaan voor de vergunningverlening voor wat betreft de Wabo. De overige functionaliteit van de applicatie volgt in Q4.

Schulhulpverlening

Sinds medio 2022 is er gewerkt aan de ingebruikname van een nieuw systeem voor schuldhulpverlening (Strategisch Perspectief) van de firma Stratech, dat beter aansluit bij de gewenste werkprocessen. Het is systeem is in Q2 ingericht en in gebruik genomen.

Standaardisering Workflows P&O

Er wordt flink ingezet op standaardisering en automatisering van de workflows en van andere processen. Er is daarbij vooral gebruik gemaakt van de mogelijkheden waarin de huidige applicaties kunnen voorzien. Om een verdere slag te kunnen slaan is een uitbreiding daarop gewenst. Dit zal extra kosten met zich meebrengen maar die zullen zich door een hogere efficiency bij uitvoering van het werk voor een besparing gaan zorgen. Ingeschatte kosten bedragen voor 2024 € 10.000. Dit betreffen consultancy en implementatiekosten. De tijdsbelasting van de eigen betrokken medewerkers is hierbij niet inbegrepen.

4 Voortgang begroting: 4.2 Programma Bedrijfsvoering

Pagina 17

4.2.2

Implementeren van de uitvoeringsagenda voortvloeiende uit het informatiebeleidsplan Speerpunt

Kwaliteit

Wat willen we bereiken?

Implementeren van de uitvoeringsagenda voortvloeiende uit het informatiebeleidsplan

Wat willen we ervoor doen?

De vaststelling van het informatiebeleidsplan zal in 2022 plaatsvinden waarna de verdere uitrol in 2023 tot en met 2025 zal plaatsvinden.

Wat is de stand van zaken?

Naast uitvoerige deskresearch door het IBP-team is vanuit de vier DUO-organisaties door beleidsmakers en leidinggevenden input geleverd voor het IBP. Dit heeft geresulteerd in een document waarin het gewenste informatiebeleid wordt beschreven aan de hand van zeven thema’s met elk drie speerpunten, uitgewerkt in werkafspraken met bijbehorende consequenties. Het eindconcept is in het kader van interbestuurlijk toezicht ter beoordeling aan de Provincie Noord-Holland aangeboden en akkoord bevonden. De fundamentele uitgangspunten van het informatiebeleid zijn in het IBP opgenomen (herijking / bevestiging). De passende strategische richting voor de komende jaren wordt in het IBP uitgezet en een concrete uitvoeringsagenda zal na de zomer - in nauw overleg met de vier DUO-organisaties - worden opgesteld en geprioriteerd.

4.2.3

Borgen zaakgericht werken in de vier organisaties Speerpunt

Kwaliteit

Wat willen we bereiken?

Borgen zaakgericht werken in de vier organisaties

Wat willen we ervoor doen?

Digitaal werken ontwikkelt zich in hoog tempo en hier moet adequaat op ingespeeld worden. Duo+ heeft hierbij de verantwoordelijkheid om kennis te delen, taken in te richten en te adviseren over de werkprocessen om de archieven kwalitatief op orde te krijgen en te houden. Daarnaast hebben alle organisaties een eigen verantwoordelijkheid om zaakgericht te werken en er voor te zorgen dat er geen achterstanden ontstaan. In 2020 vielen alle vier de organisaties onder verzwaard toezicht in het kader van het interbestuurlijk toezicht (IBT). De afspraak is dat zaakgericht werken ook in 2023 en verder volledig geborgd is en blijft in de vier organisaties.

Wat is de stand van zaken?

Het programma Zaakgericht Werken is geïntensiveerd en inmiddels ook gekoppeld aan de invoering van de Woo en Wmebv. Met dit programma wordt organisatie breed het belang onder de aandacht gebracht van het zaakgericht werken en met de twee nieuwe wetten ook grotendeels verplicht wordt. In 2022 is het programma Zaakgericht Werken hernoemd tot het programma 'Informatiehuishouding op orde' en is de directeur Bedrijfsvoering benoemd tot opdrachtgever voor het programma. Tevens is besloten om de rijksbijdrage voor de Wet open overheid op te nemen in de begroting van Duo+, ter financiering van een kwaliteitsteam informatiehuishouding. Het kwaliteitsteam is inmiddels bemenst en bestaat uit een regievoerder, een informatiemanager, een procesmanager en een projectmanager Wet open overheid (WOO). Verder komt hiervoor nog formatieuitbreiding bij postintake en archief (team Interne Dienstverlening). Het kwaliteitsteam moet meer zwaarte, daadkracht en beslisvermogen opleveren waarbij het voor iedere medewerker van de organisaties duidelijk is dat zaakgericht werken geen vrijblijvende keuze is maar een verplichting. Hiermee komt het archiefbeheer ook beter onder controle.

4 Voortgang begroting: 4.2 Programma Bedrijfsvoering

Pagina 18

4.2.4

Inclusief werkgeverschap Speerpunt

Kwaliteit

Wat willen we bereiken?

Inclusief Werkgeverschap

Wat willen we ervoor doen?

In 2023 zal de verdere uitwerking plaatsvinden van het project ‘Inclusief werkgeverschap’‘. Dit project is gestart in 2020 er zijn randvoorwaarden gecreëerd om enerzijds te voldoen aan de verplichtingen die voortvloeien uit de Wet banenafspraak (Quotumwet), anderzijds voor de ontwikkeling van visie, beleid en maatregelen als het gaat om inclusief werkgeverschap.

Wat is de stand van zaken?

Het project is gestart in 2020 en in de voorgaande periode zijn randvoorwaarden gecreëerd om enerzijds te voldoen aan de verplichtingen die voortvloeien uit de 'Wet banenafspraak' (Quotumwet), anderzijds voor de ontwikkeling van visie, beleid en maatregelen als het gaat om inclusief werkgeverschap. Eind 2022 heeft het DBR een gezamenlijke visie op inclusie en diversiteit vastgesteld, nadat een panel (onderdeel van de werkgroep inclusie en diversiteit) de contouren daarvoor heeft geschept. Vanaf 2024 heeft elke DUO-organisatie zelf de verantwoordelijkheid om verder invulling te geven aan dit thema. Voor Duo+ is dit opgenomen in het directieplan 2023-2024.

4.2.5

Integrale dienstverlening Speerpunt

Kwaliteit

Wat willen we bereiken?

Integrale dienstverlening

Wat gaan we ervoor doen?

In het jaar 2023 wordt volledig integraal gewerkt. Dit als uitvloeisel van de investeringen die gedaan zijn in 2021 en 2022 met betrekking tot het opdrachtgever- en opdrachtnemerschap en het integraal werken van de medewerkers. Essentieel hierin is het meer tactisch sturen op resultaat en de verbinding met de opdrachtgevers.

Wat is de stand van zaken?

Er is tijdelijk een pas op de plaats gemaakt in afwachting van een takendiscussie. De uitkomst daarvan bepaalt waar welke taken worden belegd. Daarmee ook de wijze waarop de inzet tot het komen van integraliteit zich dient te richten.

4.3 4.3.1

Programma Burger Digitalisering producten en diensten Burgerzaken Speerpunten

Kwaliteit en Kwetsbaarheid

Wat willen we bereiken?

Digitalisering producten en diensten Burgerzaken

Wat willen we ervoor doen?

De doorontwikkeling van onze digitale dienstverlening continueren we in 2023. Inwoners vinden steeds beter de weg naar onze digitale dienstverlening en dit optimaliseren we continu. Naast de digitale dienstverlening blijft dienstverlening aan onze publieksbalie mogelijk. Basis voor onze dienstverlening in de volle breedte van producten en diensten die wij leveren, is de visie op dienstverlening van de gemeenten Ouder-Amstel en Uithoorn.

Wat is de stand van zaken?

Steeds meer producten van (met name) Burgerzaken worden digitaal aangeboden via de website. In 2022 werd al bijna 30% van de producten van Burgerzaken door de inwoners via de website aangevraagd/ aangegeven. Van deze digitaal aangevraagde producten is ongeveer een derde automatisch verwerkt. In het eerste halfjaar van 2023 wordt de digitale dienstverlening verder geoptimaliseerd en is deze uitgebreid met onder andere het huwelijksproces. Hoewel vooral is ingezet op de digitale dienstverlening, blijft juist ook aandacht voor degenen die hier geen gebruik van willen of kunnen maken.

4 Voortgang begroting: 4.2 Programma Bedrijfsvoering

Pagina 19

4.3.2

Kwaliteit van basisadministraties verbeteren Speerpunten

Kwaliteit en Kwetsbaarheid

Wat willen we bereiken?

Kwaliteit van basisadministraties verbeteren

Wat willen we ervoor doen?

De kwaliteit van persoons- en adresgegevens is én wordt steeds belangrijker, mede door de uitbreiding van mogelijkheden van regie op eigen gegevens door inwoners. Waar mogelijk zoekt Burgerzaken aansluiting bij landelijke initiatieven en breiden we de mogelijkheden van de huidige applicatie uit. Burgerzaken zorgt er ook in 2023 voor, dat ze over de meest efficiënte middelen beschikt om op deze nieuwe situatie in te spelen om het hoge niveau van dienstverlening te handhaven. In samenwerking met interne afdelingen en landelijke partijen is er nadrukkelijk aandacht voor de adreskwaliteit. We gaan meer onderzoeken uitvoeren naar de juiste adressen. Belangrijke bijvangst kan zijn: meer inzicht krijgen in mogelijke strafbare – of ondermijnende activiteiten.

Wat is de stand van zaken?

De zelfevaluaties BRP bestaat uit een vragenlijst over de kwaliteit van de processen rondom de BRP en een controle op de kwaliteit van de gegevens. De resultaten over 2022 zijn in beide gemeentes weer beter dan een jaar eerder. In beide gemeentes is en wordt meer ingezet op de signalen die we ontvangen via de LAA (Landelijke Aanpak Adreskwaliteit) en wordt steeds meer verbinding gezocht met interne afdelingen, teneinde de adreskwaliteit (nog) verder te verbeteren.

4.3.3

Verkiezingen organiseren volgens de wettelijke verplichtingen Speerpunten

Kwaliteit en Kwetsbaarheid

Wat willen we bereiken?

Verkiezingen organiseren volgens de wettelijke verplichtingen

Wat willen we ervoor doen?

In maart 2023 organiseren wij zowel de Provinciale Statenverkiezingen als de waterschapsverkiezingen. Wij hebben goede ervaringen opgedaan met de door Covid-19 afgedwongen wijzigingen in onder andere de procedures en stemlocaties. Voor een groot deel zullen de wijzigingen gehandhaafd blijven. Daarnaast volgen we de landelijke richtlijnen, wanneer bijvoorbeeld het vroegstemmen op maandag en dinsdag gehandhaafd blijft.

Wat is de stand van zaken?

Op woensdag 15 maart waren de Provinciale Staten- en Waterschapsverkiezingen in OuderAmstel en Uithoorn. Net als voorgaande jaren heeft de gemeente de stemmen op de dag na de verkiezingen geteld op kandidaatniveau (Centrale Stemopneming). Er was geen sprake meer van Covid-19 maatregelen. Wel hebben we te maken gehad met strengere richtlijnen rond het verkiezings- en met name het telproces. De verkiezingen zijn in beide gemeentes succesvol en zonder grote incidenten verlopen.

4 Voortgang begroting: 4.3 Programma Burger

Pagina 20

4.3.4

Doorontwikkeling KCC Speerpunten

Kwaliteit en Kwetsbaarheid

Wat willen we bereiken?

Doorontwikkeling KCC

Wat willen we ervoor doen?

De doorontwikkeling van het KCC, als eerste aanspreekpunt van de organisaties, vindt haar doorgang. Het KCC wordt steeds meer het voorportaal voor alle klantcontacten via de verschillende kanalen. Het KCC levert producten en diensten, en beantwoordt vragen in het 1e lijn klantcontact. Ze ontwikkelt de online dienstverlening steeds verder onder meer op basis van de gemeentelijke visies op dienstverlening. Met de digitalisering blijft het KCC oog houden voor de integraliteit van de dienstverlening, waar heldere informatievoorziening en volledige vraagbeantwoording de norm zijn. Het KCC wil borgen dat de investeringen in digitale dienstverlening zorgen voor een éénduidige voorkant voor de gemeentelijke dienstverlening en tegelijkertijd ruimte behouden voor passend maatwerk. Meting van de klanttevredenheid wordt waar mogelijk ingezet om een continue verbetering van de dienstverlening te kunnen blijven monitoren.

Wat is de stand van zaken?

De doorontwikkeling bij het KCC heeft vooral in het teken gestaan van de doorontwikkeling van de digitale dienstverlening. De digitale dienstverlening is en wordt steeds verder uitgebreid. Daarnaast is steeds meer aandacht voor (de wettelijke eisen voor) digitale toegankelijkheid. Hoewel vooral is ingezet op de digitale dienstverlening, blijft juist ook aandacht voor degenen die hier geen gebruik van willen of kunnen maken. In het eerste kwartaal van 2023 is het Programma 'Datagedreven Sturing' gestart met een project om de dienstverlening te verbeteren, en dan met name gericht op de telefonische dienstverlening. De resultaten van dit project worden in het derde kwartaal van 2023 opgeleverd.

4.3.5

In 2023 wordt gemeente overstijgend gewerkt Speerpunten

Kwaliteit en Kosten

Wat willen we bereiken?

In 2023 wordt gemeente overstijgend gewerkt

Wat willen we ervoor doen?

In 2023 wordt in het gehele Sociale Domein gemeente overstijgend gewerkt. Een belangrijke voorwaarde is om de beleidsverschillen tussen de beide gemeenten in kaart te brengen en de kansen waar beleidsharmonisatie mogelijk is, volledig te benutten. Door de expertise van gemeenten Uithoorn en Ouder-Amstel samen te voegen wordt de kwaliteit en de efficiëncy van de dienstverlening verhoogd en de kwetsbaarheid verlaagd.

Wat is de stand van zaken?

Samenhangend met de brede uitvraag is de opdracht om gemeente overstijgend te werken. Dit om de kwetsbaarheid van personeel te verminderen en waar mogelijk efficiënter te werken. Binnen de Jeugdwet en de Wmo zijn inmiddels grote stappen gezet met het gemeente overstijgend werken. Voor de doorontwikkeling van de brede uitvraag wordt in het najaar een projectleider gezocht. Deze maakt een project- en implementatieplan.

4 Voortgang begroting: 4.3 Programma Burger

Pagina 21

4.3.6

In 2023 is sprake van een goed lopende brede toegang Sociaal Domein Speerpunt

Kwaliteit

Wat willen we bereiken?

In 2023 is sprake van een goed lopende brede toegang Sociaal Domein

Wat willen we ervoor doen?

Door de opdrachtgevers is een vernieuwde dienstverleningsvisie vastgesteld. Deze visie hangt samen met de doorontwikkeling sociaal domein. Na besluitvorming in 2022 door de gemeenten Uithoorn en Ouder-Amstel, hoe zij de Brede Toegang willen vormgeven en na borging van de Brede Toegang in de organisatie, wordt in 2023 aan de hand van KPI’s deze nieuwe werkwijze continu gemonitord, bijgestuurd en onderzocht of met deze werkwijze het beoogde effect wordt behaald. Het AVG-proof delen van informatie tussen de domeinen en de samenwerkende partners, zo min mogelijk dubbele gegevens uitvragen bij de inwoner, maar ook de verdere digitalisering binnen het sociaal domein zullen in 2023 belangrijke thema’s zijn waar verder aan gewerkt gaat worden.

Wat is de stand van zaken?

4.3.7

Door de opdrachtgevers is besloten om geen specifieke brede toegang voor hulp en ondersteuningsvragen in te richten, maar te gaan werken met de Brede Uitvraag. Door de juiste vragen te stellen en signalen op te pakken wordt de hulp/ondersteuningsvraag van de inwoner achterhaald en wordt besloten welke deskundigheid ingezet wordt. Het resultaat van dit traject leidt tot een merkbaar verbeterde toegang, waarin gemeenten, cliënten en maatschappelijke partners samenwerken. Bij de Wmo en de Jeugdwet wordt ingezet op de doorontwikkeling van de methodiek brede uitvraag. Voor (een groot deel van) de Participatiewet is het een nieuw instrument. De uitgangspunten van de brede uitvraag (dienstverleningsvisie) worden uitgewerkt in een projectplan waarin wordt beoordeeld welke implementatie inzet en capaciteit noodzakelijk is om de doelstellingen van de brede uitvraag te behalen. Een vervolgaanpak volgt in het najaar 2023.

In 2023 levert het Sociaal Domein Maatwerk en past de menselijke maat toe Speerpunt

Kwaliteit

Wat willen we bereiken?

In 2023 levert het Sociaal Domein Maatwerk en past de menselijke maat toe.

Wat willen we ervoor doen?

Het gaat bij maatwerk vooral om de vraag: welk effect wil ik samen met deze inwoner bereiken? Deze werkwijze vraagt een andere manier van kijken en beoordelen. De omgekeerde toets en het opzoeken van de rek in de regels is een belangrijk middel om meer maatwerkgericht te gaan werken. De omgekeerde toets hangt samen met de visie en missie van het Sociaal Domein. Naast focus op de regels, omdenken en een goede balans tussen doel- en rechtmatigheid, gaan we ook breder kijken naar de beoogde resultaten en doelmatigheid van de voorziening. De nieuwe methodiek vraagt voorbereiding in 2021. Denk hierbij aan het organiseren van sessies om efficiency te bereiken binnen regels, maar ook het wijzigen van verordeningen en beleidsregels. Het gaat hier om een samenspel tussen de beleidsmedewerkers van de beide gemeenten en de medewerkers van de uitvoeringsorganisatie Duo+.

Wat is de stand van zaken?

De klantmanagers en vakspecialisten binnen het Sociaal Domein, zijn getraind in het werken met de Omgekeerde Toets. Zij leveren maatwerk- in de praktijk bij zaken die dit nodig hebben. In complexe zaken waar meerdere domeinen bij betrokken zijn, is speciaal een casuïstiek-overleg ingericht waar de Sociaal Teams maar ook het voorveld bij betrokken wordt. Toewerken naar een uniforme werkwijze is nog een aandachtspunt. Waar mogelijk wordt er gewerkt met 1 contactpersoon voor de inwoner. De ontwikkeling van het onderwerp maatwerk is meegenomen in het projectplan Brede uitvraag en de vervolgaanpak in het najaar 2023.

4 Voortgang begroting: 4.3 Programma Burger

Pagina 22

4.3.8

In 2023 wordt het Sociaal Domein data gedreven gestuurd Speerpunt

Kwaliteit

Wat willen we bereiken?

In 2023 wordt het Sociaal Domein data gedreven gestuurd

Wat willen we ervoor doen?

Voor wat betreft kwaliteitsbeheersing hebben we in de afgelopen jaren al veel stappen gezet. Dit gaan we verder uitbreiden. Kwaliteitsbeheersing (waaronder datakwaliteit) is een belangrijk item. In 2022 is begonnen met het Project 'Data gedreven werken' binnen het sociaal domein. Doelstellingen van het project 'Data gedreven werken' binnen het sociaal domein zijn: 1. 2. 3.

Groeien in het niveau van data volwassenheid, zodat data ondersteunt bij het weten en verkrijgen van inzicht; In het sociaal domein beter in control te komen; De politiek tijdig de mogelijkheid te geven om keuzes te maken.

Data gedreven sturen binnen het gehele sociaal domein is een omvangrijke en complexe opgave. Er is daarom gekozen om de opgaves die er liggen, in kleine overzichtelijke vraagstukken op te pakken die een duurzame verandering op gang brengt. Dit noemen we proeftuinen. Het project wordt afgerond/ geïmplementeerd in het vierde kwartaal van 2022, zodat op deze onderdelen in 2023 data gedreven wordt gewerkt door onder andere het periodiek beschikbaar stellen van (geautomatiseerd) juiste data omgezet naar informatie met name voor het vergroten van de voorspelbaarheid van de uitgaven en de mate van control. De werkwijze van de proeftuinen waar in 2022 bij Jeugd en WMO ervaring is mee opgedaan, wordt verder uitgerold over de resterende onderdelen binnen het sociaal domein (Participatiewet, Schuldhulpverlening, Inburgering). Kostenbewustzijn integreren in het dagelijkse werk, bevorderen van een wisselwerking tussen data-inzichten en duiding door professionals waardoor er betere beleidskeuzes en sturingsbeslissingen kunnen worden gemaakt zijn in deze belangrijke thema’s. In 2023 wordt de in 2022 nieuw ingevoerde financieringssystematiek (op lumpsum basis) aangaande Jeugd geëvalueerd. Wat is de stand van zaken?