Document · PDF

Programmabegroting 2024 Duo+.pdf

Gemeenteraadsvergadering 1 juni 2023, gemeente DiemenBij agendapunt: Begroting 2024 Duo+11.526 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

BEGROTING 2024

(EN MEERJARENPERSPECTIEF 2025-2027)

28-03-2023

Startdocument

Inleiding

Dit is de Begroting 2024 en het meerjarenperspectief 2025-2027 van de gemeenschappelĳke regeling Duo+. Duo+ is belast met uitvoerings- en bedrĳfsvoeringstaken voor de drie gemeenten: Diemen, Uithoorn en OuderAmstel (DUO-gemeenten). Binnen de programma’s van Duo+ wordt conform de Kadernota 2024 geen nieuw beleid ontwikkeld. Het beleid wordt ontwikkeld bĳ de DUO-gemeenten. Verbetering van de dienstverlening heeft continu de aandacht. Daartoe wordt ingezet op het verder verminderen van kwetsbaarheden in de uitvoering en het uitbouwen van de slagvaardigheid, kwaliteit en integraliteit van de dienstverlening.

1.1

Uitgangspunten begroting 2024

De Duo+ begroting 2024 is beleidsarm en volgt de Kadernota van Duo+ voor de (meerjaren)begroting 2024-2027. Nieuwe ontwikkelingen binnen de programma's zĳn daarom niet opgenomen in deze begroting maar volgen een afzonderlĳk proces. Deze zullen in het eerste kwartaal van 2023 in de OGON's (opdrachtgever opdrachtnemers overleg) besproken worden. Na afweging kunnen de effecten meegenomen worden in de kadernota's van de DUO-gemeenten. Na definitieve besluitvorming van de begrotingen van de DUO-gemeenten worden deze ontwikkelingen dan via een 1e begrotingswĳziging 2024 vertaald naar de begroting van Duo+. In deze begroting worden alleen de autonome ontwikkelingen meegenomen, zoals het prĳsindexcĳfer, de groei van de DUO-gemeenten (die van invloed is op de bĳdrage) e.d. Algemene Financiële kaders De begroting en het meerjarenperspectief zĳn structureel sluitend en reëel onderbouwd waarbĳ rekening wordt gehouden met de financiële effecten die een autonoom karakter hebben. Jaarlĳks wordt het resultaat bepaald en bestemd na zienswĳze van de DUO-gemeenten. Financieel autonome uitgangspunten • De begroting 2024 is opgebouwd uit de structurele doorwerking vanuit de primitieve (meerjaren)begroting 2023 en de 1e begrotingswĳziging 2023 Duo+. • De CAO januari 2022. • De afgesproken verdeelsystematiek.

• Cao-ontwikkelingen: Op 22 februari is 2023 is een nieuw CAO-aanbod gekomen dat op zĳn vroegst in april 2023 definitief zal worden. Het is niet meer mogelĳk om dit nieuwe aanbod te gebruiken voor het opstellen van deze begroting. Daarom is voor het opstellen van de begroting, gebruik gemaakt van het eerdere aanbod namelĳk van 5% in 2023 en 3% in 2024, in totaal dus 8%. In de begroting 2023 is reeds rekening gehouden met 2,7% aan ontwikkeling. In de begroting 2024 is dan ook rekening gehouden met een stĳging van 5,3% (8% -/- 2,7%). Als de nieuwe CAO definitief wordt, zal het financiële effect meegenomen worden in de 1e begrotingswĳziging 2024. Op deze wĳze blĳft Duo+, op dit onderdeel, in de pas lopen bĳ de begrotingen van de DUO-gemeenten. • Thuiswerkvergoeding: De verwachting was dat de thuiswerkvergoeding vanaf 2023 wordt verhoogd naar € 3 per dag, dit effect is dan ook meegenomen in deze begroting. Dit is ook in lĳn met het nieuwe CAOaanbod. • Prĳsindex: Het laatst bekende indexcĳfer is voor 2022 7,8% en 2023 5,8% in totaal 13,6%. In de begroting 2022 was rekening gehouden met een percentage van 1,5% en in de begroting 2023 1,9%. Hiermee lopen we achter op de ontwikkelingen volgens het CPB. In deze begroting is rekening gehouden met 10,2% (13,6% -/- 1,5% -/- 1,9%) inhaalslag en nog 1,5% voor 2024 dus in totaal 11,7% prĳsontwikkeling.

• Groeipercentage: Vanuit de afgesproken verdeelsystematiek Staf en Bedrĳfsvoering wordt jaarlĳks rekening gehouden met een groeipercentage. Dit percentage is gebaseerd op de stĳging van het aantal inwoners ten opzichte van het vorige jaar en daar 30% van. Dit komt uit op 0,57% van het budget van de Staf en Bedrĳfsvoering, dit is € 110K. • In het meerjarenperspectief wordt gerekend met constante prĳzen net als in de begrotingen van de DUOgemeenten.

Programmabegroting 2024

Pagina 3

Indexcĳfers DUO-organisaties Afgesproken is dat voor de DUO-organisaties de indexcĳfers (loon- en prĳsontwikkelingen) van het CPB maart 2023 aan te houden. Voor het opstellen van de begroting 2024 van Duo+ is dit tĳdstip te laat om mee te nemen. Daarom wordt het laatst bekende indexcĳfer aangehouden. Indien de indexcĳfers van maart 2023 bekend zĳn, zal beoordeeld worden of de begroting 2024 op dit onderdeel moet worden bĳgesteld. Dit zal dan meegenomen worden in de 1e begrotingswĳziging van 2024, zodat gelĳke tred wordt gehouden met de begrotingen van de DUO-gemeenten. Verdeelsleutels Onderstaand de verdeelsystematiek zoals afgesproken met de opdrachtgevers. Programma’s Stafbureau en Bedrĳfsvoering De kosten voor de programma’s Stafbureau en Bedrĳfsvoering worden verdeeld op basis van 45% vaste- en 55% variabele kosten. De vaste kosten worden gelĳkelĳk door de DUO-gemeenten gedragen en de variabele kosten verdeeld naar rato van inwonertal. De programma Stafbureau wordt gezien als een ‘bĳzonder’ onderdeel van de bedrĳfsvoering. Daarom worden de kosten niet langer doorberekend aan de overige drie programma’s (Bedrĳfsvoering, Burger en Buurt), maar op dezelfde wĳze verdeeld als de kosten voor Bedrĳfsvoering.

Programma’s Burger en Buurt In de vierjaarlĳks af te sluiten dienstverleningsovereenkomsten en de bĳbehorende jaarlĳkse werkplannen wordt de gemeentelĳke vraag in overeenstemming gebracht met de afgesproken bĳdrage. Mocht dat niet het geval zĳn, dan worden aan de gremia van Opdrachtgevers en Opdrachtnemer (OGON’s) keuzes voorgelegd om dit wel in overeenstemming te brengen. Daar kan dan eventueel de keuze worden gemaakt (via de weg van de inhoud), dat een DUO-gemeente meer producten wil afnemen, die dan ook separaat bekostigd worden. Groei Voor de programma’s Stafbureau en Bedrĳfsvoering is vastgesteld dat de begroting van Duo+ vanaf 2021 wordt geïndexeerd voor de groei van het inwonertal van de DUO-gemeenten. In deze indexering is een efficiencykorting van 70% verwerkt (de berekening van de groei is opgenomen onder de financiële kaders bĳ de Kadernota). Deze verhoging zal voor 2023 voor de beide programma’s Staf en Bedrĳfsvoering aangewend worden om de kosten van groei op te vangen, zoals de toename in licentiekosten, huisvesting, maar ook extra inzet op advisering en ondersteuning van de DUO-gemeenten. Voor de programma’s Burger en Buurt is een dergelĳke indexering niet afgesproken. De groei van de DUOgemeenten wordt daar vertaald in de gemeentelĳke vraag aan Duo+.

Als dat in de werkplannen leidt tot een grotere afname van producten en diensten bĳ Duo+ wordt dit separaat bekostigd. Productieve uren Voor 2024 en verder wordt, rekening houdend met verlof, weekenden, feestdagen, opleidingen en ziekte uitgegaan van minimaal 1.400 productieve uren per fte. Ontwikkelingen vanuit Duo+ De mogelĳke ontwikkelingen voor 2024 vanuit Duo+ zĳn niet opgenomen in deze begroting. Deze zullen in de OGON's besproken worden en indien gewenst opgenomen worden in de kadernota's van de DUO-gemeenten. Na definitieve besluitvorming over de begrotingen 2024 van de DUO-gemeenten worden deze dan vertaald via een 1e begrotingswĳziging 2024 in de begroting van Duo+.

Programmabegroting 2024

Pagina 4

Specifieke opdrachten vanuit de DUO-gemeenten Er zĳn geen nieuwe maatwerk afspraken opgenomen. Indien deze zich voordoen gedurende het jaar worden deze via een afgesproken procedure opgenomen in de begroting en afgerekend op basis van de werkelĳke prestaties. Efficiency Afgesproken is dat Duo+ vanaf 2022 2-jaarlĳks de begroting doorlicht. Op het moment van samenstellen van deze begroting was deze doorlichting voor 2022 nog niet volledig afgerond. Onderstaand een aantal voorbeelden van de reeds in eerdere jaren behaalde efficiencymaatregelen: • Verlagen van het materiële budget van I&A gedurende vier jaren met € 50K per jaar (oplopend tot structureel € 200K). • Verlaging van het materiële budget van I&A door het project Harmony (€ 274K structureel). • Door gezamenlĳk een Chief Information Security Officer en een functionaris gegevensbescherming aan te trekken zĳn de kosten voor de gemeenten tot op heden beperkt gebleven. 1,89 fte voor 3 gemeenten (= ruim 0,6 fte per gemeente in plaats van 1 fte). De besparing bedraagt tot op heden ongeveer € 40K per gemeente per jaar. • De groei van de gemeenten, zowel in personele zin als in inwonersomvang heeft tot en met 2020 niet geleid tot een hoger budget voor Duo+.

Berekeningen hebben uitgewezen dat op grond van de groei van het aantal inwoners van 2016 tot en met 2018 van de DUO-gemeenten een stĳging van het volume van de begroting Duo+ van € 650K gerechtvaardigd was. • Bĳ de vorming van Duo+ is voor het team Verbĳzonderde Interne Controle (VIC) 0,67 fte ingebracht door de DUO-gemeenten. Door de strengere eisen van de AFM zĳn de accountantscontroles geïntensiveerd en bovendien ook complexer geworden. Een uitbreiding van het VIC-team was noodzakelĳk. Een groot deel van de formatie van het VIC-team (4 fte) is opgevangen binnen de formatie van het team Financiën. Dit betekent een inverdieneffect van ongeveer € 300K. • Na het vertrek van de programmamanager Slimmer Verbinden is deze (tĳdelĳke) rol binnen de formatie van Duo+ opgevangen. Het inverdieneffect bedraag ongeveer € 90K per jaar. • Daarnaast zĳn nog regelmatig éénmalige extra kosten binnen de begroting van Duo+ opgevangen binnen de vacatureruimte en kapitaallasten. Voorbeelden hiervan zĳn de meerkosten van de accountantscontrole's van de DUO-gemeenten (€ 60K) en de aanschaf en implementatiekosten van de applicatie Tangelo (P&Ctool) € 90K. • Kostenbesparende maatregelen zĳn doorgevoerd met betrekking tot het thuiswerken. Hierdoor betalen we nu slechts nog voor diegene die daadwerkelĳk ingelogd zĳn (zgn.“autoscaling”).

• In 2021 en 2022 zĳn eenmalige kosten die voortvloeien uit de CAO afspraken en WWverplichtingen opgevangen. • In 2022 zĳn de activiteiten met betrekking tot de opvang Oekraïnse vluchtelingen, waar het geen specifiek maatwerk betrof, opgevangen binnen de begroting van Duo+. Weerstandsvermogen en risico's In de paragraaf Weerstandsvermogen en risico’s zĳn de belangrĳkste risico’s opnieuw tegen het licht gehouden. Als risico’s zich voordoen wordt er een beroep gedaan op de DUO-gemeenten. De DUO-gemeenten hebben rekening gehouden met de mogelĳke risico’s. Op deze wĳze zĳn de risico’s van Duo+ voor een belangrĳk deel afgedekt. Inrichting en opbouw begroting De belangrĳkste kaders van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) worden hieronder in genoemd en toegelicht. Uniforme taakvelden De lasten en baten zĳn ingedeeld in verplicht voorgeschreven taakvelden. Voor de Duo+ zĳn niet alle taakvelden van toepassing. Onderstaand de verdeling van de lasten naar de taakvelden voor Duo+: a) Overhead (conform notitie Overhead juli 2016) Onder overhead verstaat het BBV in artikel 1 het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Voor Duo+ is de overhead: de programma’s Stafbureau en Bedrĳfsvoering en alle overige leidinggevenden en managementassistenten binnen de programma’s Buurt en Burger.

Criteria welke gebruikt zĳn voor het bepalen van de overhead: Programmabegroting 2024

Pagina 5

• • • • • • • •

Leidinggevenden primair proces (hiërarchisch). Dit betreft de afdelingshoofden en teamleiders inclusief de kosten van de Directie binnen Duo+. Financiën, de volledige kosten van het team Financiën. P&O/ HRM, de volledig kosten van het team P&O. In- en externe communicatie m.u.v. klantcommunicatie (KCC), het volledige team Communicatie. Juridische zaken, de volledige kosten van het team JZ. Managementondersteuning. Dit zĳn in Duo+ alle managementassistenten in de afdelingen en teams. Er zĳn geen kosten voor een belastingadministratie. Deze wordt uitgevoerd door Belasting Amstelland en rechtstreeks gefactureerd aan de DUO-gemeenten. Informatievoorziening en automatisering (ICT). De volledige kosten van het team I&A plus de materiële kosten I&A met uitzondering van: a. Functioneel Applicatiebeheerder Suite voor Sociaal en de licentiekosten voor Suite voor Sociaal. b. Functioneel Applicatiebeheerder Key2Burgerzaken en de licentiekosten voor Key2burgerzaken.

b) IV3 taakvelden Op basis van de toelichting in de IV3-taakvelden zĳn de personeelslasten toebedeeld en de materiële kosten van I&A. Dit is gedaan in samenwerking met de teamleiders en de afdelingshoofden van de Duo+. Vervolgens is het bovenstaande omgerekend naar een percentage per taakveld per team. Dit percentage is gebruikt om ook de overige kosten van het team toe te bedelen per taakveld, zodat een bedrag per taakveld ontstaat. Financiële kengetallen Op grond van de voorschriften van het BBV is een vĳftal financiële kengetallen verplicht voorgeschreven. Hiervan zĳn drie financiële kengetallen relevant voor Duo+: • Kengetal netto schuldquote en gecorrigeerd met alle verstrekte geldleningen; • Kengetal solvabiliteitsratio; • Kengetal structurele exploitatieruimte. Omdat Duo+ niet zelfstandig leningen aangaat en ook geen structureel exploitatieresultaat mag hebben, wordt geen invulling gegeven aan deze kengetallen. In de paragraaf Weerstandsvermogen en Risicobeheersing wordt dit nader toegelicht. Europees Monetaire Unie saldo (EMU-saldo) Ook hier geldt dat dit voor Duo+ van weinig of geen betekenis is. Immers, de lasten zĳn gelĳk aan de baten.

Programmabegroting 2024

Pagina 6

Leeswĳzer

De Begroting ontleent haar indeling aan het BBV en bestaat uit: • Een beleidsbegroting bestaande uit een programmaplan en een aantal paragrafen; • Een financiële begroting bestaande uit het overzicht van baten en lasten en de uiteenzetting van de financiële positie. Het BBV schrĳft naast een programmabegroting ook een productenraming voor. Voor Duo+ zĳn de programmabegroting en de productenraming identiek. Deze onderdelen worden hieronder globaal toegelicht en in de volgende hoofdstukken uitgewerkt. Beleidsbegroting De beleidsbegroting bestaat uit een viertal programma’s, algemene dekkingsmiddelen en drie verplichte paragrafen: • Programma 1 – Stafbureau; • Programma 2 – Bedrĳfsvoering; • Programma 3 – Burger; • Programma 4 – Buurt; • Algemene dekkingsmiddelen; • Paragraaf Weerstandsvermogen; • Paragraaf Financiering; • Paragraaf Bedrĳfsvoering. Financiële begroting De financiële begroting bestaat uit: • Overzicht van baten en lasten; • Uiteenzetting van de financiële positie: a. Bĳdrage van de DUO-gemeenten; b. Overzicht van incidentele baten en lasten; c. Meerjarenbalans; d. EMU-saldo; e. Bĳlage taakvelden. Bĳ het opstellen van de begroting 2024 is de jaarrekening 2022 nog niet definitief maar wel in een ver gevorderd stadium. In deze begroting worden daarom de conceptcĳfers gebruikt zoals deze nu voorliggen. De financiële overzichten zĳn afgerond op € 1.000.

Hierdoor kunnen er afrondingsverschillen ontstaan. In de financiële tabellen wordt het minteken gebruikt als er een last (uitgave/nadeel) wordt bedoeld. Waar geen teken staat, wordt dat als een baat (inkomst/voordeel) gelezen. Daarnaast wordt een minteken (-) in de jaarstukken ook gebruikt om duidelĳk te maken dat er geen toelichting nodig is. Ook is het minteken (-) gebruikt om nullen te vervangen.

Programmabegroting 2024

Pagina 7

Programmaplan

Programma Stafbureau 1 Speerpunten In de volgende tabel worden de subdoelen bĳ de speerpunten kwaliteit, kwetsbaarheid en kosten opgenomen en toegelicht. Speerpunten

Kwaliteit, Kwetsbaarheid en Kosten

Wat willen wĳ bereiken?

Aansturen en doorontwikkeling organisatie

Wat willen wĳ ervoor doen?

De dienstverleningsovereenkomsten zĳn voor een periode van vier jaar opgesteld. De onderliggende jaarlĳkse werkplannen beschrĳven meer in detail de gevraagde diensten en producten tegen de inspanningen en kosten die daaraan verbonden zĳn. Het OGON overleg vormt de basis van de samenwerking en is het platform voor de onderlinge afspraken over producten en dienstverlening. Los daarvan is er aanvullende dienstverlening op basis van maatwerkopdrachten. Deze worden vooraf goed en duidelĳk vastgelegd en conform de leveringen afgerekend.

Wat willen wĳ bereiken?

Concern control

Wat willen wĳ ervoor doen?

In 2024 zĳn de processen voor de interne controle in de lĳn belegd. Dit betekent dat de proceseigenaren samen met de teams/afdelingen de interne controles aan de hand van deze processen zelf uit. Het VIC-team toetst of deze interne controles goed uitgevoerd en zal afhankelĳk van de kwantiteit en de kwaliteit van de lĳncontroles eventueel nog zelf controles uitvoeren. Hiermee is de interne beheersing sterkt verbeterd en is de directie van Duo+ goed in positie gebracht om een goede rechtmatigheidsverklaring aan het bestuur van Duo+ te kunnen afleggen. De maatregel dat de directeur van Duo+ de rechtmatigheidsverklaring moet afgeven via de jaarrekening is in 2023 van kracht geworden. Ook wordt in 2024 en volgende jaren nadrukkelĳker ingezet op het overgaan van de gegevensgerichte controles naar proces en systeem gerichte controles. Waar nodig zal het VIC-team de proceseigenaren blĳven ondersteunen en helpen bĳ het uitvoeren van de interne controles

Wat willen wĳ bereiken?

Inkoopfunctie

Wat willen wĳ ervoor doen?

In 2024 wordt de inkoop organisatie verder uitgewerkt en zo mogelĳk uitgerold in de organisatie. Bĳ de verdere uitwerking van de organisatievorm zal bekeken worden of en zo ja welke rol de Stichting Rĳk daarbĳ zal spelen. Inmiddels werken alle vier de DUO-organisatie werken aan de hand van dezelfde beleidsnotitie inkoop en aanbesteding en handboeken. Ook is in 2024 een contractbeheersysteem ontsloten en is de adviesfunctie voor inkoop en aanbesteding voor de gehele DUO-organisatie geborgd. Dat geldt zeker ook voor het maatschappelĳk verantwoord inkopen. Hierin voeren de gemeenten wel een “eigen beleid” maar het toepassen van dit beleid wordt wel zoveel als mogelĳk in de gezamenlĳk gedaan. De afgelopen jaren is helaas wat vertraging ontstaan in de het vormen van een inkoop organisatie. In de praktĳk blĳkt dat bĳvoorbeeld discussiepunten over de inkooporganisatie en de uitwerking daarvan wat langer tĳd nodig hebben.

cWat willen wĳ bereiken? Informatie veiligheidsorganisatie

Programmabegroting 2024

Pagina 8

Speerpunten

Kwaliteit, Kwetsbaarheid en Kosten

Wat willen wĳ ervoor doen?

Ook voor 2024 blĳft aandacht voor Informatieveiligheid in de breedste zin van het woord hoge prioriteit houden. Met de verwachting dat de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) een daadwerkelĳk wettelĳke aanscherping gaat krĳgen zullen mogelĳk aanvullende maatregelen ter bescherming van bedrĳfsinformatie en privacygevoelige informatie voor met name specifieke vakafdelingen, de zogenoemde ‘Kroonjuweelafdelingen’, verder toenemen. Blĳvende voorlichting en reguliere aandacht middels bewustwording trainingen van personeel in combinatie met het kunnen blĳven voldoen aan de verdere aanscherping van de laatst audit normeringen resulteert dat het onderwerp ‘informatiebeveiliging’ continue op de agenda blĳft van de Duo+ organisatie.

Wat mag het kosten?

STAF

Begroot na wĳziging 2023

Rekening 2022

Begroot 2024

Begroot 2025

Begroot 2026

Begroot 2027

(bedrag x € 1.000) Lasten

-1.523

-1.856

-1.943

Baten

1.737

1.856

1.943

214

Toevoegingen aan reserves

Onttrekkingen aan reserves

Saldo reserves

214

Saldo lasten en baten

Saldo Programma Staf

3 Verschillen analyse begroting na wĳziging 2023 en de begroting 2024 Lasten (per saldo hogere lasten € 87K) Het nadelige verschil wordt veroorzaakt door de structurele doorwerking vanuit van de berekende CAOontwikkeling en de verhoging van de thuiswerkvergoeding van € 2 naar € 3. Baten (hogere baten € 87K) De hogere baten bestaan uit een hogere bĳdrage als gevolg van de hierboven genoemde mutaties.

3.1

Programma Bedrĳfsvoering

3.1.1 Speerpunten In de volgende tabel worden de subdoelen bĳ de speerpunten kwaliteit, kwetsbaarheid en kosten opgenomen en toegelicht. Speerpunten

Kwaliteit, Kwetsbaarheid en Kosten

Wat willen wĳ bereiken?

Optimaliseren, digitaliseren en waar mogelĳk (verder) harmoniseren van administraties en processen.

Programmabegroting 2024

Pagina 9

Speerpunten

Kwaliteit, Kwetsbaarheid en Kosten

Wat willen wĳ ervoor doen?

Ook in 2024 blĳft het ver(der)gaand digitaliseren en waar mogelĳk op één lĳn brengen van processen en administraties een belangrĳk speerpunt. Dit is een continue proces voor heel het samenwerkingsverband. Digitaal zaakgericht werken en archiveren (een wettelĳke verplichting voor zowel Duo+ als de DUOgemeenten) levert hier een belangrĳke bĳdrage aan. In 2022 is een nieuwe versie van het centrale zaak- en archiefsysteem in gebruik genomen met een gebruiksvriendelĳker en laagdrempeliger interface. Dit vormt een solide basis om met elkaar verder te bouwen aan digitaal zaakgericht werken en archiveren, ook in 2024.

Wat willen wĳ bereiken?

Implementeren van de uitvoeringsagenda voortvloeiende uit het informatiebeleidsplan

Wat willen wĳ ervoor doen?

De vaststelling van het informatiebeleidsplan heeft in 2022 plaatsgevonden. In 2023 wordt gestart met het uitwerken en implementeren van een concrete uitvoeringsagenda die op operationeel niveau handen en voeten geeft aan het meer strategische informatiebeleidsplan, met een doorlooptĳd tot eind 2025.

Wat willen wĳ bereiken?

Borgen zaakgericht werken in de vier organisaties

Wat willen wĳ ervoor doen?

Digitaal werken ontwikkelt zich in hoog tempo en hier moet adequaat op ingespeeld worden. Duo+ heeft hierbĳ de verantwoordelĳkheid om kennis te delen, taken in te richten en te adviseren over de werkprocessen om de archieven kwalitatief op orde te krĳgen en te houden. Daarnaast hebben alle organisaties een eigen verantwoordelĳkheid om zaakgericht te werken en er voor te zorgen dat er geen achterstanden ontstaan. In 2020 vielen alle vier de organisaties onder verzwaard toezicht in het kader van het interbestuurlĳk toezicht (IBT). Het zaakgericht werken is vanaf 2023 volledig geborgd in de vier organisaties.

Wat willen wĳ bereiken?

Doorontwikkeling P&O

Wat willen wĳ ervoor doen?

In 2023 is het ingezette transitieproces volledig doorgevoerd. Dit proces is ingezet om de structuur te wĳzigen en te investeren in houding en gedrag (eigenaarschap en zelforganiserend vermogen). Door de vorming van adviesteams is een betere aansluiting gevonden bĳ de vraagstukken van de partnerorganisaties, en daarmee is professionelere dienstverlening tot stand gekomen. In 2023 en 2024 zal worden ingezet op de doorontwikkeling en toekomstbestendigheid van het team P&O.

Wat willen wĳ bereiken?

Inclusief werkgeverschap en de Wet banenafspraak

Wat willen wĳ ervoor doen?

In 2022 is een visie op inclusie en diversiteit door de werkgevers vastgesteld. Vanaf 2023 wordt deze vertaald in maatregelen en beleid. P&O ondersteunt en faciliteert de werkgevers daarbĳ. Hoewel een inclusieve en diverse werkomgeving vooral gaat om houding en gedrag, en hier dus voortdurend aandacht naar moet uitgaan, is de verwachting dat P&O in 2023 het project kan afsluiten en kan teruggeven aan de individuele werkgevers. Dat geldt ook voor de invulling van de Wet banenafspraak. Vanaf 2024 geldt dan dat de gemeenten en Duo+ op grond van de Wet banenafspraak een verantwoordelĳkheid hebben om mensen met een arbeidsbeperking te ondersteunen om aan het werk te komen. Hier liggen kansen in combinatie met het invullen van een maatschappelĳke verantwoordelĳkheid. P&O zal hierbĳ waar nodig adviseren en ondersteunen.

Wat willen wĳ bereiken

Ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid van medewerkers

Programmabegroting 2024

Pagina 10

Speerpunten

Kwaliteit, Kwetsbaarheid en Kosten De wereld om ons heen verandert snel. Het is belangrĳk om onze organisatie daar goed op voor te bereiden. Dit betekent dat er andere competenties nodig zĳn. Medewerkers moeten daarop getraind en opgeleid worden. Binden en boeien en duurzame inzetbaarheid zĳn belangrĳk: hoe behouden wĳ onze medewerkers en hoe kunnen zĳ het werk langer op een gezonde en plezierige manier blĳven doen. Soms betekent dit dat maatwerk- dan wel mobiliteitsoplossingen nodig zĳn. In 2022 zĳn de eerste lĳnen uitgezet op deze thema’s uitgezet en hier zal in 2023 en 2024 verder invulling aan gegeven worden. Onderdeel daarvan is de implementatie van een digitaal leerplatform, de DUO-academie. In 2023 zal dit leerplatform geïmplementeerd en uitgebouwd worden.

Wat willen wĳ bereiken?

Integrale dienstverlening

Wat willen wĳ ervoor doen?

Het jaar 2023 stond in het teken van volledig integraal werken. In 2024 zal verder uitrol en borging nodig zĳn. Dit als uitvloeisel van de investeringen die gedaan zĳn in 2023 met betrekking tot het opdrachtgever- en opdrachtnemerschap en het integraal werken van de medewerkers. Essentieel hierin is het meer tactisch sturen op resultaat en de verbinding met de opdrachtgevers.

Wat willen wĳ bereiken?

Vervanging werken in het Westen De samenwerking Werken in het Westen stopt met ingang van 1 januari 2024. Dit betekent dat de DUO-organisaties met ingang van die datum een eigen werving en selectieplatform moeten hebben (ATS systeem). Dit platform moet gekoppeld worden aan een eigen werken-voor-website. In 2023 vindt de verkenning, ontwikkeling en implementatie hiervan plaats. Binnen dit project gaat uiteraard ook veel aandacht uit naar het profileren van de DUO-werkgevers (arbeidsmarkt-communicatie) en zal er daarom nauw samengewerkt worden met team communicatie. Vanaf 2024 komt de bĳdrage aan Werken in het Westen te vervallen, dit budget zal ingezet worden voor een eigen ATS systeem en website.

Wat willen wĳ bereiken?

Verder optimaliseren workflows Motion Motion het salarispakket dat gebruikt wordt voor de vier DUO-organisaties blĳft in ontwikkeling. Er zĳn inmiddels stappen gemaakt om workflows (beter) in te richten zodat de werkprocessen en archivering op een efficiënte manier afgewikkeld kunnen worden. In 2023 en 2024 zal veel aandacht uitgaan naar het verder optimaliseren van workflows en werkprocessen.

Programmabegroting 2024

Pagina 11

3.1.2

Wat mag het kosten? Rekening 2022

Begroot na wĳziging 2023

Lasten

-16.858

-17.249

-18.537

Baten

17.263

17.249

18.537

405

Toevoegingen aan reserves

Onttrekkingen aan reserves

Saldo reserves

Saldo Bedrĳfsvoering

487

BEDRĲFSVOERING

Begroot 2024

Begroot 2025

Begroot 2026

Begroot 2027

(bedrag x € 1.000)

Saldo lasten en baten

3.1.3 Verschillen analyse tussen de begroting na wĳziging 2022 en de begroting 2023 Lasten (hogere lasten € 1.288K) Het nadelige verschil wordt veroorzaakt door: • De structurele doorwerking vanuit van de berekende CAO- ontwikkeling (€ 649). • De verhoging van de thuiswerkvergoeding van € 2 naar € 3 (€ 17K). • De berekende indexering van de materiële kosten (€ 575K). • Het groeipercentage voor 2024 (€ 110K). • Lagere incidentele lasten (€ -63)ten opzichte van 2023. In 2023 was nog rekening gehouden met een incidentele last van 13K voor de maatwerkopdracht Archief op orde en € 50K voor Ontwikkeling Werving en Selectie. Baten (hogere baten € 1.288K) De hogere baten bestaan uit een hogere bĳdrage als gevolg van de hierboven genoemde mutaties.

3.2

Programma Burger

3.2.1 Speerpunten In de volgende tabel worden de subdoelen bĳ de speerpunten kwaliteit, kwetsbaarheid en kosten opgenomen en toegelicht. Speerpunten Wat willen wĳ bereiken?

Digitalisering producten en diensten Burgerzaken

Wat willen wĳ ervoor doen?

De doorontwikkeling van onze digitale dienstverlening continueren we in 2024. Inwoners vinden steeds beter de weg naar onze digitale dienstverlening en dit gaan we optimaliseren. Een steeds groter percentage van de producten van Burgerzaken wordt door de inwoners via de website aangevraagd/ aangegeven. Terwĳl vooral wordt ingezet op de digitale dienstverlening, blĳft juist ook aandacht voor degenen die hier geen gebruik van willen of kunnen maken. Verdere doorontwikkeling van de digitale dienstverlening helpt ook bĳ het kunnen opvangen van de reisdocumentenpiek (vanaf 2024) binnen de beschikbare capaciteit bĳ Burgerzaken. Basis voor onze dienstverlening in de volle breedte van producten en diensten die wĳ leveren, is de visie op dienstverlening van de gemeenten Ouder-Amstel en Uithoorn.

Wat willen wĳ bereiken?

Kwaliteit van de basisregistratie verbeteren

Programmabegroting 2024

Pagina 12

Speerpunten Wat willen wĳ ervoor doen?

De kwaliteit van persoons- en adresgegevens is én wordt steeds belangrĳker, mede door de uitbreiding van mogelĳkheden van regie op eigen gegevens door inwoners. Waar mogelĳk zoekt Burgerzaken aansluiting bĳ landelĳke initiatieven en breiden we de mogelĳkheden van de huidige applicatie uit. Burgerzaken zorgt er ook in 2024 voor dat ze over zoveel mogelĳk middelen beschikt om op deze nieuwe situatie in te spelen en het hoge niveau van dienstverlening te handhaven. In samenwerking met interne afdelingen en landelĳke partĳen wordt de aandacht voor adreskwaliteit geïntensiveerd. We gaan meer onderzoeken uitvoeren naar de juiste adressen. Belangrĳke bĳvangst kan zĳn: meer inzicht krĳgen in mogelĳke strafbare – of ondermĳnende activiteiten.

Wat willen wĳ bereiken?

Verkiezingen organiseren volgens de wettelĳke verplichtingen

Wat willen wĳ ervoor doen?

In mei 2024 organiseren wĳ de Europese Parlementsverkiezingen. Het doel is om deze soepel en rechtmatig verlopen. De voorbereiding en uitvoering vinden projectmatig plaats. Het wettelĳk kader is daarbĳ bepalend.

Wat willen wĳ bereiken?

Doorontwikkeling van het KCC

Wat willen wĳ ervoor doen?

De doorontwikkeling van het KCC, als eerste aanspreekpunt van de organisaties, vindt haar doorgang. Het KCC wordt steeds meer het voorportaal voor alle klantcontacten via de verschillende kanalen. Het KCC levert producten en diensten, en beantwoordt vragen in het 1e lĳn klantcontact. Ze ontwikkelt de online dienstverlening steeds verder onder meer op basis van de gemeentelĳke visies op dienstverlening. Met de digitalisering blĳft het KCC oog houden voor de integraliteit van de dienstverlening, waar heldere informatievoorziening en volledige vraagbeantwoording de norm zĳn. Het KCC wil borgen dat de investeringen in digitale dienstverlening zorgen voor een éénduidige voorkant voor de gemeentelĳke dienstverlening en tegelĳkertĳd ruimte behouden voor passend maatwerk. Meting van de klanttevredenheid wordt waar mogelĳk ingezet om een continue verbetering van de dienstverlening te kunnen blĳven monitoren.

Speerpunten Wat willen wĳ bereiken?

In 2024 wordt binnen het Sociaal Domein breed gemeente overstĳgend gewerkt

Wat willen wĳ ervoor doen?

In 2024 wordt in nagenoeg het gehele Sociale Domein gemeente overstĳgend gewerkt. Er is een overzicht van de beleidsverschillen tussen de beide gemeenten in kaart gebracht. De beleidsharmonisatie is in voorgaande jaren nog niet op alle onderdelen haalbaar gebleken. De consequenties hiervan en mogelĳke vervolgafspraken volgen via het Ogon.

Speerpunt

Kwaliteit

Wat willen wĳ bereiken?

In 2024 is er sprake van een goedlopende Brede Toegang Sociaal Domein

Programmabegroting 2024

Pagina 13

Speerpunten Wat willen wĳ ervoor doen?

Door de opdrachtgevers is inmiddels besloten om geen specifieke brede toegang voor hulp en ondersteuningsvragen in te richten, maar te gaan werken met de Brede Uitvraag. Door de juiste vragen te stellen en signalen op te pakken wordt de hulp/ondersteuningsvraag van de inwoner achterhaald en wordt besloten welke deskundigheid ingezet wordt. Het resultaat van dit traject leidt tot een merkbaar verbeterde toegang, waarin gemeenten, cliënten en maatschappelĳke partners samenwerken. Bĳ de Wmo en de Jeugdwet wordt ingezet op de doorontwikkeling van de methodiek brede uitvraag. Voor (een groot deel van) de PW groep is het een nieuw instrument. De uitgangspunten van de brede uitvraag (dienstverleningsvisie) zĳn uitgewerkt in een projectplan waarin wordt beoordeeld welke implementatie inzet en capaciteit noodzakelĳk is om de doelstellingen van de brede uitvraag te behalen. DUO+ gemeenten hebben een visie ontwikkeld op de digitalisering van de dienstverlening binnen het Sociaal Domein. Hierin is aandacht voor de digitalisering voor zowel de externe dienstverlening (digitalisering van de informatiedeling en -uitwisseling met burgers) als interne dienstverlening (digitalisering van bedrĳfsprocessen). Denk aan e-dienstverlening/burgerportaal/ snelbalie en ook aan betere afstemming en koppelingen tussen bedrĳfsapplicaties.

Dit plan zal in samenwerking met Sociaal Domein Duo+ definitief worden gemaakt inclusief een planning voor de uitvoering in 2024. Dit zal het meeste effect hebben op regelluw werken.

Wat willen wĳ bereiken?

In 2024 wordt het Sociaal Domein data gedreven gestuurd.

Wat willen wĳ ervoor doen?

In 2022 is gestart met het programma Datagedreven Sturing. Het programma heeft zich hoofdzakelĳk gericht op het Sociaal Domein. Vanaf 2023 wordt het programma verbreed naar het veiligheidsdomein en dienstverlening. Binnen het sociaal domein vindt een verdieping plaats binnen het beleidsterrein bestaanszekerheid. De reeds behaalde resultaten worden geborgd en ook 2024 verder doorontwikkeld. De activiteiten zĳn beschreven in het jaarplan Datagedreven Sturing. Dit jaarplan is binnen de drie DUO+ gemeenten vastgesteld.

Programmabegroting 2024

Pagina 14

3.2.2 Wat mag het kosten? BURGER

Rekening 2022

Begroot na wĳziging 2023

Lasten

-7.240

-6.645

-7.000

Baten

7.479

6.645

7.000

238

Toevoegingen aan reserves

Onttrekkingen aan reserves

Saldo reserves

238

(bedrag x € 1.000)

Saldo lasten en baten

Saldo programma Burger

Begroot 2024

Begroot 2025

Begroot 2026

Begroot 2027

3.2.3 Verschillen analyse tussen de gewĳzigde begroting 2023 en de begroting 2024 Lasten (hogere lasten € 355K) Het nadelige verschil wordt veroorzaakt door de structurele doorwerking vanuit van de berekende CAOontwikkeling (€ 347K) en de verhoging van de thuiswerkvergoeding van € 2 naar € 3 (€ 8). Baten (hogere baten € 355K) De hogere baten is het gevolg van een lagere bĳdrage veroorzaakt door de bovenstaande mutaties.

Programma Buurt

1 Speerpunten In de volgende tabel worden de subdoelen bĳ de speerpunten kwaliteit, kwetsbaarheid en kosten opgenomen en toegelicht. Speerpunten

Kwaliteit, Kwetsbaarheid en Kosten

Wat willen wĳ bereiken?

Een efficiënter, effectiever, robuustere en kwalitatief beter uitvoering van de VTH-taken

Wat willlen wĳ ervoor doen?

• • • • • • • • • • • • • • • •

Wat willen wĳ bereiken?

Programmabegroting 2024

Benoemen accounthouders, Invullen vacatures, Werkplan nieuwe stĳl, Ontbrekende formulieren maatwerk invullen, Beleggen uitvoeringsbeleid Boa's, Continuïteit borgen op 1-pittersfuncties, Beschrĳven processen, Management informatie en bestuursinformatie structureren, Onderzoeken of de taakverdeling efficiënter en effectiever kan, Formuleren visie op overloopwerkzaamheden, Formuleren visie van de betekenis voor de VTH-taken van Groei OuderAmstel, Doorvertalen nieuwe wet- en regelgeving voor takenpakket VTH, Meerjaren doorkĳk werkplannen, Herĳking afspraken Omgevingsdienst, Opstellen lange termĳn opleidings- en ontwikkelingsplan medewerkers, Formuleren afspraken voor dienstverlening inwoners.

Voldoende personeel om de gemeentelĳke dienstverlening te blĳven continueren ten gevolge van gemeentelĳke areaaluitbreiding.

Pagina 15

Speerpunten

Kwaliteit, Kwetsbaarheid en Kosten

Wat willen wĳ ervoor doen?

In de DVO's worden de taken opgenomen voor de beiden DUO-gemeenten. Voor het programma Buurt is er geen groei-factor opgenomen die rekening houdt met de groei van het areaal van de beiden DUO-gemeenten. Om de taken op het huidige kwaliteitsniveau uit te kunnen blĳven voeren is in het OGON Buurt afgesproken om jaarlĳks de personeelsbegroting van Duo+ te verhogen met € 161 (incl. 8% loon index) per woning m.b.t. de gemeente Ouder-Amstel en € 156 (incl. 8% loon index) per woning m.b.t. de gemeenten Uithoorn. Deze verhoging wordt gebaseerd op de door de DUOgemeenten aangeleverde nieuwbouw prognose. Deze formatieuitbreiding is niet verwerkt in deze begroting. Dit zal, indien de beiden opdrachtgevers hiermee instemmen, via de kadernota's 2024 en begrotingen van de beiden DUO-gemeenten zich vertalen naar de begroting van Duo+.

Wat willen wĳ bereiken?

Effectieve aansturing teams Dagelĳks Onderhoud en iInrichting en Beheer in verband met de groei van de DUO-gemeenten.

Wat willen wĳ ervoor doen?

Om ook in 2024 de teams Dagelĳks Onderhoud en Inrichting en Beheer effectief aan te kunnen sturen in relatie tot de toekomstige groei van de DUO-gemeenten en de span of control van de teamleiders, zal in 2023 voorgesteld worden om een andere invulling te geven aan de bestaande functies van de operationeel leidinggevende. De financiële effecten hiervan zĳn niet opgenomen in deze begroting. Dit zal, indien de beiden opdrachtgevers hiermee instemmen, via de kadernota's 2024 en begrotingen van de beiden DUO-gemeenten zich vertalen naar de begroting van Duo+.

2 Wat mag het kosten? BUURT

Rekening 2022

Begroot na wĳziging 2023

Lasten

-8.884

-9.605

-10.092

-10.138

Baten

8.738

9.605

10.092

10.138

Saldo lasten en baten

(bedrag x € 1.000)

Begroot 2024

Begroot 2025

Begroot 2026

Begroot 2027

-146

Toevoegingen aan reserves

Onttrekkingen aan reserves

Saldo reserves

-145

Saldo programma Buurt

3 Verschillen analyse tussen de gewĳzigde begroting 2023 en de begroting 2024 Lasten (hogere lasten € 487K) Het nadelige verschil wordt veroorzaakt door: • • • •

De structurele doorwerking vanuit van de berekende CAO- ontwikkeling (€ 462K) De verhoging van de thuiswerkvergoeding van € 2 naar € 3 (€ 5K). De indexering van de materiële lasten (€ 23K). Lagere incidentele lasten in verband met de aanschaf van een gebouwenbeheer pakket (-/-€3K).

Vanaf 2025 is er sprake van areaal-uitbreiding in de gemeente Ouder-Amstel (€ 46K, maatwerk) Baten (hogere baten € 487K) De hogere baten is het gevolg van een lagere bĳdrage veroorzaakt door de bovenstaande mutaties.

3.3

Algemene dekkingsmiddelen

3.3.1 Voorschriften BBV Conform het BBV omvat het overzicht algemene dekkingsmiddelen tenminste de onderstaande onderdelen: Programmabegroting 2024

Pagina 16

ALGEMENE DEKKINGSMIDDELEN (bedrag x € 1.000)

Begroot na wĳziging 2023

Rekening 2022

Begroot 2024

Begroot 2025

Begroot 2026

Begroot 2027

Ongebonden lokale heffingen

Algemene uitkering

Dividend

Saldo financieringsfunctie

Onvoorziene middelen

Vennootschapsbelasting (Vpb)

Overige

Saldo Algemene dekkingsmiddelen

De algemene dekkingsmiddelen bestaan in de rekening uit de bĳdragen van de DUO-gemeenten welke in de programma’s zĳn opgenomen. Daarnaast geldt dat Duo+ geen lokale heffingen doet, dividend ontvangt en zichzelf niet financiert. Hierdoor is er geen sprake van een saldo van de financieringsfunctie. Onvoorziene middelen Het is een wettelĳke verplichting om een post voor onvoorzien in de begroting op te nemen. Er is niet wettelĳk bepaald hoe hoog de omvang van deze post moet zĳn. In de Kadernota 2024 is voorgesteld om € 1K aan te houden voor onvoorziene middelen. Als de onvoorziene uitgaven hoger blĳkt te zĳn dan de voorgestelde € 1K dan zullen deze worden doorbelast aan de DUO-gemeenten. Vennootschapsbelasting (Vpb) Voor een toelichting op de vennootschapsbelasting (Vpb) verwĳzen wĳ naar paragraaf Bedrĳfsvoering. 3.3.2 Verschillen analyse Structurele en incidentele baten De bĳdrage van de DUO-gemeenten is aangemerkt als zĳnde specifieke uitkering. Dit maakt dat Duo+ geen algemene dekkingsmiddelen heeft. 3.3.3 Overhead Op basis van het BBV zĳn de kosten per taakveld ingedeeld. In zĳn algemeenheid zĳn nagenoeg alle budgetten van de programma’s Stafbureau, Bedrĳfsvoering ingedeeld op het taakveld overhead. Daarnaast behoren ook de budgetten voor de teamleiders, managers en bĳbehorende ondersteuning op de programma’s Buurt en Burger tot overhead.

In de tabel hieronder de budgetten voor overhead afgezet tegen de totale lasten: Totale Overhead Jaren Overhead % lasten

Overhead als percentage van de totale lasten

Programmabegroting 2024

2022

-35.299

-18.922

54%

2023

-35.934

-19.300

54%

2024

-37.571

-20.435

54%

2025

-37.617

-20.812

55%

2026

-37.617

-20.812

55%

2027

-37.617

-20.812

55%

Pagina 17

Paragrafen

4.1

Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing

Volgens het BBV is het samenwerkingsverband verplicht een paragraaf weerstandsvermogen in de programmabegroting en de jaarrekening op te stellen. Deze paragraaf moet tenminste bevatten: • het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s; • een inventarisatie van de risico’s; • een inventarisatie van de weerstandscapaciteit. Naast deze onderwerpen moet in de paragraaf weerstandsvermogen van het jaarverslag conform het BBV ook de volgende verplichte kengetallen worden opgenomen: • netto schuldquote; • netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen; • solvabiliteitsratio; • grondexploitatie (niet van toepassing voor Duo+); • structurele exploitatieruimte en • belastingcapaciteit (niet van toepassing voor Duo+). Momenteel zĳn voor deze kengetallen geen landelĳke normen vastgesteld. Als er een landelĳke normering komt, zal de toezichthouder zich daarbĳ aansluiten. 4.1.1 Beleid omtrent weerstandcapaciteit en risico's Het doel van het weerstandsvermogen is om te bepalen of tegenvallers opgevangen kunnen worden zonder dat direct de begroting of het beleid hoeft te worden aangepast. Hiervoor is het van belang dat er een inventarisatie plaatsvindt van de risico's. Bĳ het opstellen van de begroting en de jaarrekening vindt een inventarisatie van die risico’s plaats en geven we de maatregelen aan om de risico's te beheersen.

Op basis hiervan kan tweemaal per jaar de benodigde risicodekking worden bepaald, die wordt afgezet tegen de beschikbare risicodekking, de zogenaamde weerstandscapaciteit. Vooralsnog zĳn hier geen middelen voor beschikbaar, dus het risico komt uiteindelĳk terecht bĳ de DUO-gemeenten. •

•

Risico’s Het realiseren van bedrĳfsdoelstellingen gaat gepaard met risico’s. Risico’s zĳn mogelĳke gebeurtenissen die een nadelige invloed hebben op het bereiken van de beleidsdoelstellingen. Deze dienen beheerst te worden, dat wil zeggen: geheel of gedeeltelĳk voorkómen (verlagen van de kans), mitigeren of overdragen (verlagen van de impact). Risicomanagement Risicomanagement is erop gericht om op een systematische wĳze de bedreiging voor de bedrĳfsdoelstellingen te minimaliseren. Risico’s kunnen via interne beheersmaatregelen, verzekeringen of voorzieningen worden afgedekt. Resterende risico’s worden voorzien van specifieke beheersmaatregelen en gekwantificeerd. Weerstandscapaciteit Binnen de organisatie zĳn middelen en mogelĳkheden beschikbaar om de resterende risico’s af te dekken. Deze zĳn beschikbaar in de vorm van reserves, exploitatiebudgetten en door de eigenaarsrol die de DUO-gemeenten vervullen. Binnen de organisatie is het eventuele exploitatiesaldo onderdeel van de weerstandscapaciteit. Vooralsnog worden kostendekkende exploitaties opgesteld en is er geen weerstandscapaciteit binnen Duo+. Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen drukt de mate uit waarin de organisatie in staat is om met de beschikbare risicodekking (weerstandscapaciteit) de benodigde risicodekking te matchen .

Programmabegroting 2024

Pagina 18

4.1.2 Inventarisatie van risico's Bĳ het opstellen van deze jaarstukken hebben wĳ de risico’s die in beeld zĳn geactualiseerd. Op basis van die informatie hebben we de risico’s gekwantificeerd. Kans Klasse Gemiddelde Impact Klasse Gemiddelde Categorie

(%)

Categorie

(x € 1.000)

zeer klein

0 - 10

zeer klein

klein

10 - 30

klein

0 - 100

gemiddeld

30 - 50

gemiddeld

100 - 250

175

groot

50 - 70

groot

250 - 500

375

zeer groot

70 - 90

zeer groot

500 - 1.000

750

enorm

> 1.000

1.500

Van ieder risico is de kans en de impact (in euro's) ingeschat. Voorbeeld: de kans van de risico is groot en de impact zeer groot. Uit bovenstaande tabel is uit te rekenen dat de risicoscore 60% is van € 750K - € 450K. De nu in beeld zĳnde risico’s zĳn in onderstaande tabel opgenomen: Risicoscore Nr. Risico/Gebeurtenis Kans Impact Beheersmaatregel (x € 1.000) 1

Drie gemeentebesturen kunnen in de toekomst verschillende inzichten of belangen hebben die de Duo+ organisatie kunnen beïnvloeden

gemiddeld

Extra inhuur kan noodzakelĳk zĳn in verband met moeilĳk vervulbare vacatures.

zeer groot

groot

Een medewerker van Duo+ is voor het aanvaarden van een politieke functie met politiek verlof gegaan. Er is echter sprake van een terugkeergarantie als deze politieke functie niet meer vervuld wordt. Risico op salarislasten omdat deze functie inmiddels door een andere medewerker ingevuld is.

zeer klein

gemiddeld

Op grond van ervaringscĳfers kan er gemiddeld redelĳkerwĳs van uit gegaan worden dat Duo+ als risicodrager gemiddeld drie WW-besluiten per jaar neemt. Echter, de omvang van de besluiten hangt af van de verwachte uitstroom en verschilt per dossier.

Programmabegroting 2024

zeer groot Het herĳkingsproces is afgerond en daar-mee is de kans teruggebracht naar gemid-deld. De impact blĳft wel zeer groot als de kans zich voordoet.

groot

Gerichte (advertentie)aanpak, In de begroting 2023 zĳn diverse acties opgenomen om dit risico te verminderen. In de huidige arbeidsmarkt blĳft het risico echter hoog.

300

Wanneer dit zich voordoet, zal per geval bekeken worden wat de kosten zĳn en zal er een voorziening gevormd worden. Vanuit de ervaringscĳfers van de afgelopen jaren is een inschatting gemaakt van het risico.

150

Pagina 19

Nr. Risico/Gebeurtenis 5

Kans

Toekomstige ontwikkelingen kunnen het nodig maken om nieuwe investeringen te doen, die nog niet in de begroting zĳn opgenomen

gemiddeld

Impact

Risicoscore (x € 1.000)

Beheersmaatregel

gemiddeld Indien het noodzakelĳk is om innovaties door te voeren zullen afzonderlĳke voorstellen gedaan worden.

Totale risicoscore 2024

750

Duo+ heeft geen weerstandsvermogen. Dit betekent dat als bovenstaande risico’s zich voordoen er beroep gedaan wordt op de middelen van de DUO-gemeenten. De DUO-gemeenten hebben binnen hun begroting rekening gehouden met deze risico’s. 4.1.3 Voorzieningen Een ander risico’s is de voorziening die getroffen is voor personen die bĳ of na de plaatsing geen arbeid (meer) leveren voor Duo+, maar waar nog wel salaris of andere vergoedingen voor worden betaald. Hieronder is een bedrag voor toekomstige WW-verplichtingen opgenomen. • •

• •

Het doel van deze voorziening is ter dekking van frictiekosten die zich kunnen voordoen m.b.t. de personeelskosten waaronder frictiekosten op basis van vaststellingsovereenkomsten. Daarnaast zal in de toekomst frictiekosten kunnen ontstaan als gevolg van bezuinigingsmaatregelen c.q. efficiencytaakstelling. Het motief voor de instelling van deze voorziening is om voor personen die bĳ of na de plaatsing geen arbeid (meer) leveren voor Duo+, maar waar nog wel salaris of andere vergoedingen voor worden betaald, een voorziening te treffen. Daarnaast heeft Duo+ de komende jaren een aanzienlĳke bezuinigingstaakstelling c.q. efficiencytaakstelling te realiseren. Dit zal betekenen dat het niet altĳd mogelĳk zal zĳn om zonder kosten van personeel afscheid te kunnen nemen. De omvang van de middelen is afhankelĳk van de vaststellingsovereenkomsten. De omvang van de voorziening is gelĳk aan de geïnventariseerde frictiekosten.

4.1.4 Ratio's kengetallen De paragraaf weerstandvermogen en risicobeheersing bevat onderstaande financiële kengetallen. Landelĳke norm

Kengetallen

Begroot na Minste Gemiddeld Meeste Rekening wĳziging Begroot Begroot Begroot Begroot 2022 2023 2024 2025 2026 2027 risico risico risico

Netto Schuldquote

< 90%

90% 130%

> 130%

Netto Schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen

< 90%

90% 130%

> 130%

Solvabiliteitsratio

> 50%

20% - 50%

< 20%

18%

Grondexploitatie

< 20%

20% - 35%

> 35%

n.v.t.

Structurele exploitatieruimte

> 0,6%

0% - 0,6%

Belastingcapaciteit

< 95%

95% 105%

> 105%

n.v.t.

Netto Schuldquote De netto schuld weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van Duo+ ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Solvabiliteitsratio Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin Duo+ in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder de solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. Het eigen vermogen bestaat volgens artikel 42 BBV uit de reserves (zowel de algemene reserve als de bestemmingsreserves) en het resultaat uit het overzicht van baten en lasten.

Programmabegroting 2024

Pagina 20

Structurele exploitatieruimte De indicator ‘structurele exploitatieruimte’ geeft aan hoe de structurele vrĳe ruimte (structurele baten min structurele lasten) zich verhoudt tot de totale begrotingsbaten. Dit laat zien in hoeverre Duo+ in staat is om structurele tegenvallers op te vangen. VNG waardeert een score hoger dan 0,6% als 'voldoende', een score tussen 0 en 0,6% als 'matig' en een score van 0% als 'onvoldoende'.

4.2

Paragraaf Financiering

Algemeen Uitgangspunt voor het treasurybeleid van Duo+ is een actief treasurybeheer waarbĳ, met het oog op de publieke taak en het beheersen van mogelĳke risico’s, binnen een kader van terughoudendheid en zorgvuldigheid, wordt gestreefd naar een optimaal resultaat bĳ het aantrekken van vreemd vermogen en het uitzetten van liquide middelen. Duo+ is verplicht om een overschot aan liquide middelen (groter dan € 250K) uit te zetten bĳ het Rĳk door middel van schatkistbankieren. Liquiditeitsprognose De kosten van Duo+ worden door de DUO-gemeenten gedragen. Afspraken over de bevoorschotting voor het lopende jaar zĳn erop gericht om de kortlopende liquiditeitsbehoefte af te dekken en liquiditeitsoverschotten zoveel mogelĳk te voorkomen. Door het matchen van de inkomende en uitgaande geldstromen wordt de financieringsbehoefte in 2024 gedekt en worden er geen rentekosten gemaakt. Administratieve organisatie en interne controle Duo+ trekt als organisatie geen leningen aan. Daarnaast zĳn de bĳdragen van de DUO-gemeenten afgestemd op de werkelĳke uitgaven. Binnen de werkzaamheden van het team Financiën is voldoende functiescheiding aangebracht zodat een afzonderlĳk treasurystatuut niet noodzakelĳk is. Risicobeheer & kasgeldlimiet Omdat Duo+ geen financiële middelen leent, zĳn deze onderwerpen niet van toepassing op Duo+.

Externe ontwikkelingen Doordat er geen externe financiering nodig is, zĳn externe ontwikkelingen niet van toepassing geweest op de financiering en de rentekosten van Duo+.

4.3

Paragraaf Bedrĳfsvoering

Algemeen In deze paragraaf wordt ingegaan op de bedrĳfsvoering van Duo+. In het programma Bedrĳfsvoering is ingegaan op de speerpunten. De paragraaf geeft in aanvulling daarop een aantal algemenere ontwikkelingen weer. 4.3.1 Communicatie Vertaling communicatiewensen De samenleving wordt steeds meer een netwerksamenleving. (Bĳna) iedereen communiceert met gebruikmaking van beschikbare middelen zoals Facebook, Instagram, Whatsapp, LinkedIn etc. We delen veel informatie en sentimenten met elkaar. Het nieuwe nieuws is vaak ruimschoots bekend voordat het nieuws via de formele kanalen beschikbaar komt. Het nieuws verspreidt zich ook razendsnel. Het wordt daardoor moeilĳker verbinding te maken met specifieke doelgroepen. De basis wordt gevormd door de communicatievisies van de DUO-organisaties. 4.3.2 Financiën Ontwikkeling team Financiën In 2024 zal verder gewerkt worden aan de rol van de financiële functie. Deze komt meer en meer te liggen bĳ het analyseren van data en advisering de (strategische) besluitvorming. Dit krĳgt gestalte in de vorm van gerichte controles, geavanceerde analyses en rapportages ter ondersteuning van de beleids- en besluitvorming. 4.3.3 Interne Dienstverlening In 2024 zal dit team zich los van de going concern zaken, projecten en investeringen zoals benoemd richten op de volgende speerpunten: Programmabegroting 2024

Pagina 21

Cluster Facilitair De verwachting is dat ook in 2024 de vluchtelingen- en asielzoekersopvang nog actief is in beide gemeenten. Tevens verwachten we uitvoering te kunnen gaan geven aan een huisvestingsvisie die in beide gemeenten maar ook voor Duo+ van belang wordt in de werkvorm die past bĳ de organisaties en de te verwachten groei. Cluster Postintake en Archief Digitaal werken ontwikkelt zich in hoog tempo en hier moet blĳvend op ingespeeld worden, ook in 2024. Duo+ heeft hierbĳ de verantwoordelĳkheid om kennis te delen, taken in te richten en te adviseren over de werkprocessen om de archieven kwalitatief op orde te krĳgen en te houden. Daarnaast hebben alle organisaties een eigen verantwoordelĳkheid om zaakgericht te werken en er voor te zorgen dat er geen achterstanden ontstaan. In 2020 vielen alle vier de organisaties onder verzwaard toezicht in het kader van het interbestuurlĳk toezicht (IBT). De afspraak is dat zaakgericht werken ook na 2023 en verder volledig geborgd is en blĳft in de vier organisaties. Daarnaast zal er aandacht zĳn hoe het zaaksysteem leidinggevenden en medewerkers meer kunnen faciliteren in hun werkzaamheden - in 2024 is de projectgroep Verbeteren Informatiehuishouding en de uitbreiding in Fte's, gefinancieerd uit de WOO-vergoeding een feit.

Dit betekent dat er actief ook voor dit cluster een taakverschuiving en andere manier van werken wordt gevraagd, hier is in 2023 reeds mee gestart. Servicedesk In 2024 is de verdere verbreding van de dienstverlening ingezet en werken vermoedelĳk ook P&O en andere Bedrĳfsvoeringsteams actiever en breder met de selfserviceportal Topdesk. Een vermoedelĳke verschuiving van taken tussen I&A en ID zal in eind 2023 en/of begin 2024 tot uitvoering worden gebracht. 4.3.4 Informatie en Automatisering (I&A) Vervanging hardware Er wordt invulling gegeven aan een actieve vervangingsplanning gebaseerd op een economische levensduur van ICT-apparatuur van in beginsel vĳf jaar (voor mobiele telefoons vier jaar). Daarnaast vindt vertaling plaats van de toenemende behoefte aan flexibel (mobiel) werken en de gevolgen van voortschrĳdende digitalisering, inclusief de eisen die bĳvoorbeeld archivering daaraan stelt. Doorontwikkeling applicatiebeheer Reductie van kwetsbaarheid en verhoging van kwaliteit is de continue opgave voor professionalisering van het functioneel applicatiebeheer. In dat kader wordt ook gestuurd op harmonisatie van het applicatielandschap tussen de verschillende organisatieonderdelen. Ook vindt evaluatie van het functioneel applicatiebeheer plaats afgezet tegen de gewenste dienstverlening.

Doel is de dienstverlenging en ondersteuning aan de organisatie naar een hoger plan te tillen zodat de applicaties de dienstverlening aan burgers en bedrĳven maximaal ondersteunen. Verloop en vergrĳzing binnen het cluster applicatiebeheer vormen een bedreiging voor de continuïteit en vergroten de kwetsbaarheid, wat met gerichte maatregelen getracht wordt tegen te gaan. Digitale vaardigheden Om de moderne ICT-middelen optimaal en zonder “technostress” te kunnen (blĳven) benutten, is het van belang de digitale vaardigheden van medewerkers op niveau te brengen en te houden. Inzet hierop draagt bĳ aan het doen afnemen van de ervaren werkdruk terwĳl de digitale vaardigheden toenemen. I&A zet zich onverminderd in om te zorgen dat collega's optimaal zĳn toegerust voor hun werk. Digitaal werken dient op alle mogelĳke manieren te worden gestimuleerd. Op verschillende vlakken is hier breed aandacht voor, bĳvoorbeeld met het abonnementenbeheer en inzet van digitale ondertekening. Inmiddels is het mogelĳk om in alle gevallen volledig en tĳd- en plaatsonafhankelĳk te kunnen werken. 4.3.5 Juridische zaken Wederopbouw Er is hard gewerkt aan de wederopbouw van Team Juridische Zaken. Het team heeft te maken gehad met een wĳziging van de Teamleider en is lange tĳd gebukt gegaan onder de hoge prestatiedruk als gevolg van een stevige onderbezetting die te wĳten is aan o.a.

natuurlĳk verloop, vervroegde pensionering en langdurige uitval. In het eerste kwartaal heeft het team een drietal juristen kunnen aantrekken. Echter is het team nog lang niet op volle sterkte. De verdere opbouw loopt door in 2024. Doorontwikkeling Om te zorgen voor reductie van de kwetsbaarheid en verhoging van de (juridische) kwaliteit sturen wĳ op continue professionalisering van het team. Iedere nieuwe jurist die wordt aangetrokken wordt Programmabegroting 2024

Pagina 22

onafhankelĳk van persoonlĳke expertise - opgeleid om iig de 'gegarandeerde vraag' op te kunnen pakken. De gegagarandeerde vraag bestaat o.a. uit de werkzaamheden behorende bĳ de behandeling van bezwaren, coordinatie van Woo-verzoeken en de coördinatie van klachten. Realistische uitrol JKZ De functionaliteit van Juridische Zaken is een kennisintensieve discipline die nauw samenhangt met de primaire processen van de afdelingen van de gemeenten en van Duo+. De opdrachtgever ervaart in de regel kwaliteit door de mate waarin de juridisch adviseur aansluiting vindt en gevoel heeft bĳ de belangen van de opdrachtgever. Dit betekent dat de juridisch adviseur moet beschikken over gedegen vakinhoudelĳke kennis, adviesvaardigheden en empatisch vermogen. Met JZK wordt beoogd structureel en planmatig te werken aan de versteviging en versterking van de juridische functionaliteit binnen de DUO-organisaties. In 2020 is in samenspraak met de Duo-gemeenten - gestart met het creëren van een juridische roadmap. De daaruit voortvloeiende acties (het invoeren van kennisdeling, opleiding en ontwikkelingen juridische functie) zullen indien de bezetting het toelaat - voor een belangrĳk deel in 2024 vorm krĳgen. 4.3.6 Personeel en Organisatie Mens en arbeid De wereld om ons heen verandert snel. Het is belangrĳk om onze organisatie daar goed op voor te bereiden.

Dit betekent dat er andere competenties nodig zĳn. Medewerkers moeten daarop getraind en opgeleid worden. Binden en boeien en duurzame inzetbaarheid zĳn belangrĳk: hoe behouden wĳ onze medewerkers en hoe kunnen zĳ het werk langer op een gezonde en plezierige manier blĳven doen. Soms betekent dit dat maatwerkdan wel mobiliteitsoplossingen nodig zĳn. Daarnaast hebben gemeenten, en Duo+, op grond van de Wet banenafspraak een verantwoordelĳkheid om mensen met een arbeidsbeperking te ondersteunen om aan het werk te komen. Hier liggen kansen in combinatie met het invullen van een maatschappelĳke verantwoordelĳkheid. Het invullen van de Wet banenafspraak maakt onderdeel uit van een bredere visie op inclusie en diversiteit. In 2022 is hier vorm aan gegeven en is een gezamenlĳke visie door de werkgevers vastgesteld. In 2023 en 2024 zal veel aandacht uitgaan aan het vertalen van deze visie in maatregelen en beleid. De aandacht voor mobiliteit, talentmanagement en duurzame inzetbaarheid zĳn bovendien middelen om het ziekteverzuim zo laag mogelĳk te houden en belangrĳke speerpunten in een strategisch personeelsbeleid. In 2022 zĳn daarvoor de eerste lĳnen uitgezet en op deze thema’s zal in 2023 en 2024verder ingezet gaan worden. HR-visie In 2022 heeft het team P&O mooie stappen in haar ontwikkeling gezet. Het transitieplan heeft haar finale vorm gekregen en kan als afgerond gezien worden.

De basis binnen het team is verstevigd, werkprocessen en functies zĳn efficiënter ingericht. Het is duidelĳk 'wie waarvan is’, er structuur aangebracht in de dagelĳkse operatie. Ook is een nieuwe thematische werkwĳze geïmplementeerd om de dominante P&O thema's beter op te kunnen pakken en daarin het overzicht en de voortgang te bewaken. Een visie op het werkgeverschap moet richting gaan geven aan de ondersteuning vanuit het team P&O. In 2023 en 2024 wordt langs vier sporen (de vier DUO-organisaties) gewerkt aan deelvisies. Deze visies zĳn beoogd daarna samen te vloeien tot één gezamenlĳke werkgeversvisie. 4.3.7 Overige ontwikkelingen Omgevingswet Invoering van de Omgevingswet is na herhaaldelĳk uitstel inmiddels beoogd op 1 januari 2024. 2024 zal dan in het teken staan van gewenning en doorontwikkeling m.b.t. de nieuwe systemen voor vergunning, toezicht en handhaving (VTH), alsmede ruimtelĳke planvorming. Beide zĳn immers aangesloten op het landelĳke Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO), dat vanaf het zgn. basisniveau bĳ invoering nog flink wordt doorontwikkeld. Dit zal nog de nodige inspanning vergen bĳ verschillende organisatieonderdelen. Basisregistratie Ondergrond (BRO) In 2018 is de eerste tranche van de BRO in werking getreden.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Diemen&id=1881ec0f-02c3-4489-870d-54a377a00dc1