Jaarstukken 2024 Duo+

Jaarstukken 2024 Duo+

(JAARVERSLAG EN JAARREKENING)

03-04-2025

1

Inhoudsopgave

2 Leeswijzer.........................................................................................................................................................

4

2.1 Financieel Resultaat Duo+ 2024 en voorstel tot resultaatbestemming in 2024..........................................................

5

3 Jaarverslag algemeen.......................................................................................................................................

6

3.1 Inleiding....................................................................................................................................................................... 3.2 Algemene ontwikkelingen...........................................................................................................................................

6 6

4 Jaarverslag programma's..................................................................................................................................

8

4.1 Programma Staf........................................................................................................................................................... 4.2 Programma Bedrijfsvoering......................................................................................................................................... 4.3 Programma Burger...................................................................................................................................................... 4.4 Programma Buurt........................................................................................................................................................ 4.5 Onvoorzien..................................................................................................................................................................

8 10 13 16 19

5 Jaarverslag paragrafen...................................................................................................................................... 20 5.1 Openbaarheidsparagraaf............................................................................................................................................. 5.2 Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing................................................................................................. 5.3 Paragraaf Financiering................................................................................................................................................. 5.4 Paragraaf Bedrijfsvoering.............................................................................................................................................

20 21 24 26

6 Jaarrekening..................................................................................................................................................... 31 6.1 Rechtmatigheid........................................................................................................................................................... 6.2 Overzicht baten en lasten en toelichting..................................................................................................................... 6.3 Balans en toelichting................................................................................................................................................... 6.4 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling................................................................................................... 6.5 Wet Normering Topinkomens......................................................................................................................................

33 34 38 44 45

7 Bijlage overzicht baten en lasten per taakveld................................................................................................. 48

Jaarstukken 2024 Duo+

Pagina 3

2

Leeswijzer

Voor u liggen de Jaarstukken 2024 van Duo+. Deze bestaan uit het jaarverslag en de financiële jaarrekening. In deze jaarstukken legt het bestuur van Duo+ verantwoording af over de uitvoering van de gemaakte afspraken met de DUO-gemeenten en de daarbij behorende financiële effecten. De verantwoording over het gevoerde beleid en de maatschappelijke effecten van de programma’s Buurt en Burger vindt plaats binnen de jaarrekeningen van de DUO-gemeenten. De opzet van de jaarrekening is in overeenstemming met het Besluit, Begroting en Verantwoording (BBV) en sluit aan op de structuur van de begroting. De financiële overzichten zijn afgerond op € 1.000 waardoor afrondingsverschillen kunnen ontstaan. In de financiële tabellen duidt het minteken een last (uitgave/nadeel) aan, terwijl bedragen zonder teken wordt dat als een baat (inkomst/voordeel) worden gelezen. Hiermee wordt de opzet en indeling van de begroting 2024 van Duo+ gevolgd. Jaarverslag Het jaarverslag bestaat uit: • De programmaverantwoording. • De paragrafen. In de programmaverantwoording wordt ingegaan op de in de begroting gestelde 3W-vragen: wat willen we bereiken (doelstellingen), wat gaan we ervoor doen (activiteiten) en wat heeft het gekost (middelen). Deze 3W-vragen zijn verwerkt in een tabel. Per onderdeel ziet u wat Duo+ heeft bereikt, wat ervoor gedaan is en wat het gekost heeft.

Naast deze 3W-vragen wordt ook een toelichting gegeven op de investeringen. In het hoofdstuk Algemene dekkingsmiddelen worden de belangrijkste algemene dekkingsmiddelen van Duo+ toegelicht. In de paragrafen gaat het om (de verantwoording van) de beleidslijnen van beheersmatige aspecten die financieel, politiek of anderszins belangrijk zijn. Jaarrekening De jaarrekening bestaat uit: • Overzicht baten en laten en toelichting. • De balans en toelichting. • Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling. • Wet normering topinkomens. • Bijlage: Overzicht van baten en lasten per taakveld. De jaarrekening bevat een gecomprimeerd overzicht van alle lasten, baten en saldi per programma. De balans en de toelichting daarop geeft inzicht in de bezittingen (activa) en het eigen en vreemd vermogen (passiva) van het samenwerkingsverband.

Jaarstukken 2024 Duo+

Pagina 4

2.1

Financieel Resultaat Duo+ 2024 en voorstel tot resultaatbestemming in 2024

Het resultaat € 1.497K van Duo+ wordt in onderstaande tabel verdeeld over de programma’s:

Programma (bedrag x € 1.000)

Resultaat 2024

Stafbureau

Overen onderschrijding

In te zetten in 2025 om activiteit te realiseren

Te vorderen in 2025 van DUOgemeenten

Terugbetaling in 2025 aan DUOgemeenten

Per saldo terug te betalen aan DUOgemeenten

-

153

153

453

153 Onderschrijding

-

Bedrijfsvoering

848 Onderschrijding

395

-

Burger

-127 Overschrijding

161

-288

Buurt

622 Onderschrijding

285

-

Alg. dekkingsmiddelen Totaal

1.497

n.v.t.

841

-288

453 -288

337

337

-

-

944

656

Voor een toelichting op de onder- en overschrijdingen wordt verwezen naar de afzonderlijke programma's (Hoofdstuk 5). Voorgesteld wordt het onderstaande (€ 841K) te bestemmen voor 2025 en het per saldo resterende bedrag van € 674K uit te betalen volgens de vastgestelde verdeelsystematiek. Bedrijfsvoering (€ 395K) als volgt te bestemmen: • € 150K reserveren voor de uitvoering van het programma Informatiehuishouding op Orde; • € 25K reserveren voor de uitvoering/afronding van het onderzoek HR21; • € 50K reserveren voor diverse beleidsstukken zoals de klokkenluidersregeling, beleid op verklaring omtrent gedrag (VOG)/ VOG-P (politiegegevens), agressiebeleid en integriteitsbeleid (NoordHollandse weerbaarheidsnorm); • € 50K reserveren voor inhuur in verband met aangegane contract ziektevervanging; • € 20K reserveren voor het voortzetten van Duo-academie in 2025; • € 100K reserveren voor het inhuren van een projectleider/adviseur doorontwikkeling Bedrijfsvoering. Burger (€ 161K) als volgt te bestemmen: • € 138K reserveren voor de afronding van het project Brede uitvraag; • € 23K reserveren voor de afronding van de inzet van de gedragswetenschapper. Buurt (€ 285K) als volg te bestemmen: • € 60K reserveren voor het aangegane contract ziektevervanging; • € 225K reserveren voor voornamelijk inhuur bij het team Vergunning Toezicht en Handhaving (VTH) en een op maat gemaakte wervingscampagne.

Jaarstukken 2024 Duo+

Pagina 5

3

Jaarverslag algemeen

3.1

Inleiding

In 2024 is uitvoering gegeven aan de afgesproken dienstverleningsovereenkomst en werkplannen, daarnaast is er vanuit Duo+ ingezet op de volgende activiteiten:

I&A Interne Dienstverlening

• • • •

Continue verbetering (technische) informatiebeveiliging; (Door)ontwikkeling dataproducten ten behoeve van datagedreven werken en -sturen; Bewustwording en kennisontwikkeling met betrekking tot artificiële Intelligentie (AI); Doorontwikkeling applicatielandschap en cloudstrategie.

•

Ook in 2024 is in de DUO-gemeenten Ouder-Amstel en Uithoorn zorggedragen voor ondersteuning bij de huisvesting van vluchtelingen en asielzoekers. In Ouder-Amstel beperkt zich dat tot het bevoorraadden van de locatie. In Uithoorn is het tevens beheer en inrichting van de uitbreiding van de locaties; In de gemeentehuizen Uithoorn en Ouder-Amstel is doorgepakt met verschillende werkvormen; werk- en ontmoetplekken, in relatie tot het eerder genomen besluit "Herstart"; Er wordt nu van 4 zaakregistratiesystemen gebruik gemaakt: RX.Enterprise, RX.Mission, Motion en BinnenBeter. Het cluster Postintake heeft dit succesvol in de werkprocessen geïmplementeerd.

• •

Financiën

• • • •

Verbeteren van de leesbaarheid van de P&C-documenten; Borgen en verder optimaliseren van de bestaande processen; Voorbereidingen met betrekking tot de overgang naar een gewijzigde salarisapplicatie in 2025; De voorbereiding van de invoering van horizontaal toezicht belastingdienst.

Participatiewet

• • •

Digitalisering van formulieren; Actualiseren van processen; Optimaliseren van bestaande processen.

Jeugd WMO

• •

Digitalisering van formulieren; Actualiseren van processen.

Inrichting en • beheer • • • Dagelijks Onderhoud

3.2

• • • • •

Gestart met een gezamenlijk project met opdrachtgevers "Doorontwikkeling IBOR"(strategisch Assetmanagement); Bijdrage gezamenlijk project "Doorontwikkeling Projectmatig Werken"; Doorontwikkeling BOR (Beheer Openbare Ruimte, teams Dagelijks Onderhoud en Inrichting en Beheer), toekomstbestendig maken; Energiecontracten beter en transparanter op de energiemarkt zetten, de monitoring hiervan te verbeteren en verduurzaming van energie inkoop/gebruik te stimuleren. Opzet en implementatie onboardingsproces; Integriteitstraining voor personeel; Implementatie BuitenBeter app met BinnenBeter applicatie; Aanschaf/vervanging vier nieuwe voertuigen en veegwagen; Aanschaf/vervanging nieuwe depotkraan.

Algemene ontwikkelingen

Nieuwe algemeen directeur Per 1 december 2024 is de nieuwe algemeen directeur van Duo+ gestart. Organisatieontwikkeling De nieuwe algemeen directeur zal in het eerst halfjaar van 2025 op basis van haar bevindingen een rapport uitbrengen over hoe de organisatie zich de komende jaren zal gaan ontwikkelen. Hierbij zullen lopende zaken zoals de visie op Bedrijfsvoering en investeringen in innovatie en digitalisering worden meegenomen.

Jaarstukken 2024 Duo+

Pagina 6

Efficiencymaatregelen In 2025 worden de organisatieonderdelen Staf en Bedrijfsvoering beoordeeld op mogelijkheden om de processen verder te digitaliseren en te innoveren. De verwachting is dat de bevindingen vanuit dit onderzoek in 2025 beschikbaar zal zijn. Mogelijk is dat uit dit onderzoek op termijn efficiencyvoordelen te behalen zijn.

Jaarstukken 2024 Duo+

Pagina 7

4

Jaarverslag programma's

4.1

Programma Staf

Wat hebben we bereikt en wat hebben wij ervoor gedaan? Speerpunten In 2024 zijn onderstaande subdoelen bij de speerpunten kwaliteit, kwetsbaarheid en kosten opgenomen en toegelicht. 1

Inkoopfunctie Speerpunten

Kwaliteit, Kwetsbaarheid en Kosten

Wat willen we bereiken?

Centrale Inrichting van de inkooporganisatie

Wat willen we ervoor doen?

In 2024 wordt de inkooporganisatie verder uitgewerkt en zo mogelijk uitgerold in de organisatie.

Wat is de stand van zaken?

In 2024 hebben meerdere bijeenkomsten plaatsgevonden. De eerste in Q2 2024 stond in het teken van wensen en behoeften ten aanzien van de huidige situatie en mogelijke scenario’s. Hierna zijn vijf mogelijke scenario’s nader uitgewerkt met onder andere vooren nadelen, randvoorwaarden en kosten. In de tweede bijeenkomst in Q4 2024 is de uitwerking van de scenario’s besproken en is een voorkeur uitgesproken voor twee scenario’s: een eigen inkoopafdeling met externe flexibele schil of eigen inkoopafdeling met externe flexibele schil waar Stichting RIJK deel van uitmaakt. In Q4 2024 hebben de gemeentesecretarissen Stichting RIJK gesproken over de deelname van Duo+ en uittreding van de gemeenten. Naar verwachting worden in januari 2025 de statuten van Stichting RIJK gewijzigd waardoor het mogelijk wordt dat een Gemeenschappelijke Regeling (GR) toetreedt. Daarbij is Stichting RIJK aan zet om in het algemeen bestuur afspraken te maken over de toetreding van Duo+ in combinatie met de uittreding van de gemeenten. Dit wijkt af van de standaardafspraken als een gemeente definitief uittreedt. Deze opgave loopt daarom door in 2025.

2

Informatie veiligheidsorganisatie Speerpunten

Kwaliteit, Kwetsbaarheid en Kosten

Wat willen we bereiken?

Update van het informatieveiligheidsbeleid op basis van de nieuwe Europese wet

Wat willen we ervoor doen?

De verwachting is dat de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) een daadwerkelijk wettelijke aanscherping gaat krijgen en daarom zal het informatieveiligheidsbeleid opnieuw beschreven moeten worden.

Wat is de stand van zaken?

De nieuwe Europese wet, de Network and Information Systems Security Directive (NIS2), geldt sinds oktober 2024 voor alle gemeenten. Deze Europese wet wordt vervolgens nog in detail voor de Nederlandse wet uitgewerkt. De verwachting is dat deze er in Q4 2025 zal komen. In de tussentijd is op hoofdlijnen gewerkt aan de voorbereidingen van de uitwerking van de nieuwe wet.

3

Concern control Speerpunten

Kwaliteit, Kwetsbaarheid en Kosten

Wat willen we bereiken?

De interne controles in de lijn beleggen

Wat willen we ervoor doen?

De Verbijzonderde interne controle (VIC) voert voor de DUO-gemeenten deels nog de interne controlewerkzaamheden uit. Als de interne controles in de lijn worden belegd betekent dit dat de proceseigenaren samen met de teams/afdelingen de interne controles zelf uitvoert. Het VIC-team controleert dan of deze interne controles goed uitgevoerd worden. Hiermee wordt de interne beheersing verder verbeterd.

Wat is de stand van zaken?

Het proces voor het in de lijn brengen van de interne controle is dit jaar nog niet afgerond bij de DUO-gemeenten en zal in 2025 verder vorm gegeven moeten worden. De interim-controle van Duo+ over 2024 door de accountant van Duo+ is afgerond en de managementletter is uitgebracht. Eerder dit jaar was de jaarrekening 2023 van Duo+ van een goedkeurende verklaring voorzien.

Jaarstukken 2024 Duo+

Pagina 8

4.1.1

Wat heeft het gekost?

STAFBUREAU

rekening 2023

begroot 2024

begroot na wijzigingen 2024

wijziging 2024

rekening 2024

resultaat 2024

(bedrag x € 1.000) Structurele lasten

-2.115

-1.943

-398

-2.341

-2.317

23

Structurele baten

2.067

1.943

273

2.216

2.346

130

Toevoegingen aan reserves

-

-

-

-

-

-

Onttrekkingen aan reserves

-

-

-

-

-

-

Saldo Structureel

-48

-

-125

-125

28

153

Incidentele lasten

-

-

-

-

-

-

Incidentele baten

-

-

-

-

-

-

Toevoegingen aan reserves

-

-

-

-

-

-

Onttrekkingen aan reserves

-

-

125

125

125

-

Saldo Incidenteel

-

-

125

125

125

-

-48

-

-

-

153

153

Saldo

Toelichting lagere lasten (€ 23K) Het verschil is voornamelijk te verklaren door: • Ziekte bij de inhuur voor de verbijzonderde interne controle (€ 70K); • Hogere lasten in verband met opleiding van het management (-/- € 47K). Gemeld bij de 2e voortgangsrapportage van Duo+. Toelichting hogere baten (€ 130K) • Als gevolg van hogere inkomsten (€ 46K) van het UWV en hogere rentebaten (€ 84K).

Jaarstukken 2024 Duo+

Pagina 9

4.2

Programma Bedrijfsvoering

Wat hebben we bereikt en wat hebben wij ervoor gedaan? Speerpunten In 2024 zijn onderstaande subdoelen bij de speerpunten kwaliteit, kwetsbaarheid en kosten opgenomen en toegelicht. 1

Implementeren van de uitvoeringsagenda voortvloeiende uit het informatiebeleidsplan Speerpunt

Kwaliteit

Wat willen we bereiken?

Implementeren van de uitvoeringsagenda voortvloeiende uit het informatiebeleidsplan

Wat willen we ervoor doen?

In 2024 is gestart met het uitwerken van een concrete uitvoeringsagenda met een doorlooptijd tot en met de huidige bestuursperiode in 2026.

Wat is de stand van zaken?

Voor de geprioriteerde speerpunten uit het informatiebeleidsplan - datagedreven werken, digitaal (samen)werken en informatiehuishouding - is een groot aantal verschillende activiteiten opgestart, zowel binnen de 'going concern' als in specifieke (pilot)projecten. Bijvoorbeeld rondom zaakgericht werken (enerzijds doorontwikkeling van het huidige zaaksysteem Rx.Enterprise, maar ook een gezamenlijke marktverkenning met de "buren" van Amstelveen en Aalsmeer), verschillende dataproducten (onder andere jeugdhulp, participatie, WMO, inburgering, duurzaamheid, ondermijning en woningvoorraad), samenwerking in Microsoft Teams, informatiebeveiliging, Omgevingswet, etcetera. Maar bijvoorbeeld ook binnen het Programma 'Informatiehuishouding Op Orde' (IHOO, zie hierna).

2

Informatiehuishouding op Orde Speerpunt

Kwaliteit

Wat willen we bereiken?

Voldoen aan de invoering, Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer (Wmebv) en Wet Open Overheid (Woo)

Wat willen we ervoor doen?

Door middel van het uitvoeren van het project Informatiehuishouding Op Orde de wetgeving borgen in de DUO-organisatie.

Wat is de stand van zaken?

Door verloop is er vertraging opgelopen, inmiddels bestaat de projectgroep van het programma nu uit een procesmanager en een projectmanager. Om het programma weer op snelheid te brengen vervullen zij samen de rol in van kwartiermaker. Inmiddels is er ook een (nieuwe) programmamanager aangesteld en is er een proces opgesteld en geïmplementeerd voor de passieve openbaarmaking. Daarnaast is een anonimiseringstool geïmplementeerd. Er wordt een programmaplan opgesteld met afzonderlijke projecten.

3

Ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid van medewerkers Speerpunt

Kwaliteit

Wat willen we bereiken?

Duurzame inzetbaarheid van medewerkers, verminderen ziekteverzuim en bevorderen van privé/werkbalans en het werkplezier van medewerkers

Wat willen we ervoor doen?

In 2024 is de implementatie van een digitaal leerplatform gereed, de DUO-academie is ontwikkeld om te ondersteunen bij de ontwikkeling en werkplezier van medewerkers.

Wat is de stand van zaken?

De DUO-academie is gestart met de uitrol van een pilot binnen een aantal teams. Na een evaluatie is de DUO academie voor alle collega's beschikbaar gesteld. Inmiddels maakt de helft van het vaste personeel gebruik van de academie.

4

Integrale dienstverlening Speerpunt

Kwaliteit

Wat willen we bereiken?

Integrale dienstverlening

Wat gaan we ervoor doen?

In 2024 zal het meer tactisch sturen op resultaat en de verbinding met de opdrachtgevers essentieel zijn.

Wat is de stand van zaken?

Er is inmiddels veel gerealiseerd, zo zijn de Opdrachtgevers Opdrachtnemers Overleggen (OGON's) in positie gebracht, zijn er aan de voorkant sessies met de opdrachtgevers over de uit te voeren taken en is er een strategisch directieberaad ingevoerd.

Jaarstukken 2024 Duo+

Pagina 10

5

Vervanging werken in het Westen Speerpunt

Kwaliteit

Wat willen we bereiken?

Eén gezamenlijke werken-bij website

Wat gaan we ervoor doen?

Een eigen werken-bij website Applicant Tracking System (ATS) systeem opzetten en inrichten. Dit is een softwareprogramma dat wordt gebruikt om het gehele recruitmentproces van A tot Z te volgen.

Wat is de stand van zaken?

Het platform met eigen werken-bij website is inmiddels geïmplementeerd en wordt naar tevredenheid gebruikt. Het platform zal in 2025 verder ontwikkeld worden, waarbij ingezet wordt op extra functionaliteiten die de werving en selectie nog meer ondersteunen en het gebruikersgemak optimaliseren. Het vinden van goed personeel blijft een uitdaging. Een goede website en recruitment zijn hierin essentieel.

6

Verder optimaliseren workflows Motion Speerpunt

Kwaliteit

Wat willen we bereiken?

Efficiënt(er) gebruik maken van Motion (salaris en Hr pakket)

Wat gaan we ervoor doen?

Werkprocessen en archivering binnen Motion op een efficiënte manier inrichten door middel van Workflows.

Wat is de stand van zaken?

De archieffunctie op de personeelsdossiers is inmiddels in gebruik. In 2025 wordt bezien welke processen nog verbeterd kunnen worden, gelet op de mogelijkheden die geplande conversie naar Motion 2.0 biedt. Een belangrijke functionaliteit die voor efficiency zal zorgen (vooral bij de salarisadministratie) komt pas beschikbaar in Motion 2.0. De verwachting is dat in Motion 2.0 ook de verwerking van allerlei verlofsoorten geautomatiseerd kan worden. Deze werkzaamheden nemen nu nog veel tijd in beslag.

4.2.1

Wat heeft het gekost?

Programma Bedrijfsvoering

rekening 2023

begroot 2024

begroot na wijzigingen 2024

wijziging 2024

rekening 2024

resultaat 2024

(bedrag x € 1.000) Structurele lasten

-18.120

-18.537

-1.595

-20.132

-19.323

809

Structurele baten

18.751

18.537

1.595

20.132

20.171

39

Toevoegingen aan reserves

-

-

-

-

-

-

Onttrekkingen aan reserves

-

-

-

-

-

-

Saldo Structureel

631

-

-

-

848

848

Slimmer Verbinden

-

-

-

-

-

-

Incidentele lasten

-323

-

-

-

-

-

Incidentele baten

262

-

-

-

-

-

Toevoegingen aan reserves

-

-

-

-

-

-

Onttrekkingen aan reserves

61

-

-

-

-

-

Saldo Incidenteel

-

-

-

-

-

-

631

-

-

-

848

848

Saldo

Toelichting op de lasten Lagere lasten (€ 809K) door: • De beschikbaar gestelde middelen voor indexering van de automatiseringsbudgetten zijn voor een belangrijk deel (€ 435K) niet nodig geweest, de leveranciers hebben de verhogingen nog maar minimaal doorberekend. • Lagere salarislasten (€ 180K) en inhuur derden bij het team Juridische Zaken. Hiervoor geldt dat het moeilijk is geweest om vacatures in te vullen, ook inhuur op die posities is niet mogelijk geweest. • Lagere salarislasten (€ 140K) en inhuur bij het team interne dienstverlening. Het heeft langer geduurd dan voorzien om voor de nieuw beschikbaar gestelde middelen geschikte medewerkers te vinden. Jaarstukken 2024 Duo+

Pagina 11

• •

Lagere lasten (€ 150K) budget Woo/Wmbev als gevolg van vertraging bij de implementatie. Hogere lasten (-/- € 96K) voor verlofsparen en het treffen van een vaststellingsovereenkomst met een medewerker. Vanaf 2022 is in de CAO bepaald, dat medewerkers bovenwettelijke vakantie-uren mogen sparen, hier is in de begroting (nog) geen rekening mee gehouden.

Toelichting op de baten Per saldo hogere baten (€ 39K): De hogere baten worden voor het grootste deel veroorzaakt door hogere inkomsten vanuit het UWV. Investeringen ICT (bedrag x € 1.000)

begroot 2024

begroot na wijzigingen 2024

wijziging 2024

rekening 2024

resultaat 2024

I&A - aanschaf computerapparatuur

-

-

283

174

108

I&A - aanschaf netwerkapparatuur

-

-

155

50

105

I&A - aanschaf serverapparatuur

-

-

10

19

-9

I&A - aanschaf randapparatuur

-

-

136

80

56

I&A - aanschaf telefoons

-

-

40

26

14

Saldo

-

-

623

349

274

Toelichting op de investeringen Bedrijfsvoering Per saldo lagere uitgaven investeringen ICT (€ 274K) door enerzijds een kleine overschrijding met betrekking tot serverapparatuur en per saldo lagere uitgaven voor de overige investeringen. Dit omdat de feitelijke levensduur van apparatuur soms langer is dan de afschrijvingstermijn.

Jaarstukken 2024 Duo+

Pagina 12

4.3

Programma Burger

Wat hebben we bereikt en wat hebben wij ervoor gedaan? Speerpunten In 2024 zijn onderstaande subdoelen bij de speerpunten kwaliteit, kwetsbaarheid en kosten opgenomen en toegelicht. 1

Digitalisering producten en diensten burgerzaken Speerpunten

Kwaliteit en Kwetsbaarheid

Wat willen we bereiken?

Digitalisering producten en diensten Burgerzaken

Wat willen we ervoor doen?

De doorontwikkeling van onze digitale dienstverlening.

Wat is de stand van zaken?

Inwoners vinden steeds beter de weg naar onze digitale dienstverlening. Steeds meer producten van (met name) Burgerzaken worden digitaal aangeboden via de website. Ruim een derde van de producten van Burgerzaken wordt door de inwoners via de website aangevraagd/aangegeven. Ongeveer 40% van deze (online) producten wordt zelfs zonder tussenkomst van een medewerker Burgerzaken verwerkt. Door de reisdocumentenpiek (in Q1 2024 ruim twee keer zoveel aanvragen als in dezelfde periode in 2023) is in het begin van 2024 het percentage producten aan de balie Burgerzaken weer gestegen. Dit komt vooral omdat het aanvragen van reisdocumenten niet digitaal kan. Hoewel vooral is ingezet op de digitale dienstverlening, blijft juist ook aandacht voor degenen die hier geen gebruik van willen of kunnen maken.

2

Kwaliteit basisadministraties verbeteren Speerpunten

Kwaliteit en Kwetsbaarheid

Wat willen we bereiken?

Kwaliteit van basisadministraties verbeteren

Wat willen we ervoor doen?

De Zelfevaluatie Basisregistratie Personen (BRP) en de Zelfevaluatie Reisdocumenten zijn wettelijk verplichte onderzoeken die jaarlijks uitgevoerd moeten worden en waarmee de inrichting, werking en beveiliging van de BRP en het Reisdocumentenproces wordt getoetst. De resultaten geven ons inzicht waar er verbeterd kan worden.

Wat is de stand van zaken?

De behaalde resultaten zijn door de colleges van de gemeenten vastgesteld en de acties en aanbevelingen zijn indien van toepassing in de loop van 2024 opgepakt. In beide gemeenten is en wordt meer ingezet op de signalen die ontvangen worden via de Landelijke Aanpak Adreskwaliteit (LAA) en wordt steeds meer verbinding gezocht met interne afdelingen, teneinde de adreskwaliteit (nog) verder te verbeteren en een bijdrage te leveren aan het tegengaan van woonfraude en ondermijning. Belangrijke bijvangst kan zijn: meer inzicht krijgen in mogelijke strafbare – of ondermijnende activiteiten.

3

Verkiezingen organiseren volgens de wettelijke verplichtingen Speerpunten

Kwaliteit en Kwetsbaarheid

Wat willen we bereiken?

Verkiezingen organiseren volgens de wettelijke verplichtingen

Wat willen we ervoor doen?

In juni 2024 zijn de Europese Parlementsverkiezingen georganiseerd. Onze taak is om deze soepel en rechtmatig te laten verlopen. De voorbereiding en uitvoering vinden projectmatig plaats. Het wettelijk kader is daarbij bepalend.

Wat is de stand van zaken?

De verkiezingen zijn in beide DUO-gemeenten succesvol en zonder grote incidenten verlopen.

4

Doorontwikkeling KCC Speerpunten

Kwaliteit en Kwetsbaarheid

Wat willen we bereiken?

Verbetering dienstverlening door doorontwikkeling Klant Contact Centrum (KCC)

Wat willen we ervoor doen?

Meting van de klanttevredenheid. In 2024 worden de gemeentelijke websites onder de loep genomen.

Wat is de stand van zaken?

In Q2 2024 zijn toegankelijkheidsaudits uitgevoerd voor de gemeentelijke websites. Websites en apps van de overheid moeten voldoen aan de (minimale) toegankelijkheidseisen. De uitkomsten van de audits moeten nog ontvangen worden. Daarnaast is In januari het 'Dashboard Dienstverlening' opgeleverd. Dit is een van de resultaten van het Programma Datagedreven Sturing en geeft inzicht in de telefonische dienstverlening door Duo+.

Jaarstukken 2024 Duo+

Pagina 13

5

In 2024 wordt gemeente overstijgend gewerkt Speerpunten

Kwaliteit en Kosten

Wat willen we bereiken?

In 2024 wordt gemeente overstijgend gewerkt, dit om de kwetsbaarheid van personeel te verminderen en waar mogelijk efficiënter te werken

Wat willen we ervoor doen?

De beleidsverschillen tussen de beide gemeenten zijn in kaart gebracht met als doel zoveel mogelijk beleidsharmonisatie te bereiken via het project Brede uitvraag.

Wat is de stand van zaken?

Er wordt gemeente overstijgend gewerkt, beide gemeenten worden bediend. De medewerkers rouleren en werken zowel in Ouder-Amstel als Uithoorn. Het project Brede uitvraag is gestart en er is gekozen voor de doorbraakmethode. De doorbraakmethode geeft handvaten en richtlijnen om maatwerk toe te passen voor die inwoners die vastlopen in het systeem doordat er meerder problemen spelen. Ook is de methode er op gericht vanuit de denk- en leefwereld van de inwoner dienstverlening te bieden. In 2025 gaan we verder met het implementeren en borgen van de doorbraakmethode.

6

In 2024 is sprake van een goed lopende brede toegang Sociaal Domein Speerpunt

Kwaliteit

Wat willen we bereiken?

In 2024 is sprake van een goed lopende brede toegang Sociaal Domein

Wat willen we ervoor doen?

DUO-gemeenten hebben een visie ontwikkeld op de digitalisering van de dienstverlening binnen het Sociaal Domein. Hierin is aandacht voor de digitalisering voor zowel de externe dienstverlening (digitalisering van de informatiedeling en -uitwisseling met burgers) als interne dienstverlening (digitalisering van bedrijfsprocessen). Denk aan edienstverlening/burgerportaal/snelbalie en ook aan betere afstemming en koppelingen tussen bedrijfsapplicaties. Dit plan zal in samenwerking met Sociaal Domein Duo+ definitief worden gemaakt inclusief een planning voor de uitvoering in 2025. Dit zal het meeste effect hebben op regelluw werken.

Wat is de stand van zaken?

Er is een stap gemaakt in het digitalisering van de web-formulieren. De meest gebruikte Web formulieren staan op rol om gedigitaliseerd te worden. Waarbij de Participatieformulieren voorrang krijgen. Er is een werkgroep gevormd om de mogelijkheden rondom een persoonlijk internet pagina (PIP) voor de inwoners te verkennen en uit te werken in 2025.

7

In 2024 wordt het Sociaal Domein data gedreven gestuurd Speerpunt

Kwaliteit

Wat willen we bereiken?

In 2024 wordt het Sociaal Domein data gedreven gestuurd

Wat willen we ervoor doen?

Vanaf 2023 wordt het programma verbreed naar het veiligheidsdomein en dienstverlening. Binnen het sociaal domein vindt een verdieping plaats binnen het beleidsterrein bestaanszekerheid. De reeds behaalde resultaten worden geborgd en in 2024 verder doorontwikkeld. De activiteiten zijn beschreven in het jaarplan Datagedreven Sturing en is vastgesteld.

Wat is de stand van zaken?

Het onderdeel 'Specialistische jeugdhulp' (SJH) is opgepakt en afgerond. In 2024 is de borging/doorontwikkeling van het werken met het dashboard jeugd en het werken in multidisciplenaire teams opgepakt. Samen met de opdrachtgevers is het multidisciplinair overleg (MDO) geëvalueerd om de overleggen nog beter aan te laten sluiten bij de behoefte vanuit de opdrachtgevers. Naast een dashboard voor jeugd is er ook een concept dashboard voor de Wmo ontwikkeld, dit dashboard zal in 2025 getest en uitgerold worden. Daarnaast heeft datagedreven werken op andere beleidsterreinen een vervolg gekregen onder andere op het onderwerp bestaanszekerheid.

Jaarstukken 2024 Duo+

Pagina 14

4.3.1

Wat heeft het gekost?

BURGER

rekening 2023

begroot 2024

begroot na wijzigingen 2024

wijziging 2024

rekening 2024

resultaat 2024

(bedrag x € 1.000) Structurele lasten

-8.270

-7.000

-950

-7.950

-8.319

-369

Structurele baten

7.897

7.000

950

7.950

8.005

55

Toevoegingen aan reserves

-

-

-

-

-

-

Onttrekkingen aan reserves

-

-

-

-

-

-

Saldo Structureel

-373

-

-

-

-314

-314

Incidentele lasten

-328

-

-790

-790

-637

153

Incidentele baten

328

-

790

790

824

34

Toevoegingen aan reserves

-

-

-

-

-

-

Onttrekkingen aan reserves

-

-

-

-

-

-

Saldo Incidenteel

-

-

-

-

187

187

-373

-

-

-

-127

-127

Saldo

Toelichting op de lasten: Hogere lasten (-/- € 369K) veroorzaakt door: • Hogere lasten (-/- € 313K) door een hoger ziekteverzuim, dit houdt verband met een aantal langdurige ziektegevallen die eind 2024 in de wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen (WIA) zitten. • Hogere lasten (-/- € 81K) inhuur bij het KCC met name veroorzaakt door ziekte. • Lagere Lasten (€ 49K), dit wordt veroorzaakt door een latere invulling van een vacature bij het team Data en Ondersteuning. • Hogere lasten (-/- €24K) voor verlofsparen. Vanaf 2022 is in de CAO bepaald, dat medewerkers bovenwettelijke vakantie-uren mogen sparen, hier is in de begroting (nog) geen rekening mee gehouden. Toelichting op de baten: Hogere baten (€ 55K) als gevolg van een hogere vergoeding van het UWV. Toelichting incidentele baten en lasten De incidentele lasten zijn per saldo € 153K lager als gevolg van: • € 138K Brede uitvraag, deze middelen konden in 2024 nog niet volledig ingezet worden. Afgesproken is in het OGON dat deze middelen over gaan naar 2025 om daar het project af te kunnen ronden. • € 23K lagere uitgaven voor gedragswetenschapper, afgesproken is in het OGON om dit via resultaatbestemming over te brengen naar 2025 en • € 26K per saldo lagere uitgaven dan geraamd voor de toeslagenaffaire en taalmeter.

• € 45K lagere uitgaven dan geraamd voor het maatwerk kostenbeheersing jeugdhulp (zie tevens lagere incidentele baten). • -/- € 79K hogere lasten in verband met maatwerk in de tweede helft van het jaar, hierdoor was het niet meer mogelijk om deze lasten in de raming op te nemen. Het bestuur is hier in december vanop de hoogte gesteld (zie tevens hogere incidentele baten). De incidentele baten zijn per saldo €34K hoger als gevolg van: • Lagere baten (-/- €45K) voor maatwerk kostenbeheersing jeugdhulp als gevolg hiervan een lagere inkomstenvergoeding voor dit maatwerk. • Hogere baten (€ 79K) in verband met afgesloten maatwerk in de tweede helft van het jaar, hierdoor was het niet meer mogelijk om deze lasten in de raming op te nemen. Het bestuur is hier in december vanop de hoogte gesteld.

Jaarstukken 2024 Duo+

Pagina 15

4.4

Programma Buurt

Wat hebben we bereikt en wat hebben wij ervoor gedaan? Speerpunten In de begroting 2024 zijn onderstaande subdoelen bij de speerpunten kwaliteit, kwetsbaarheid en kosten opgenomen en toegelicht. 1

Een efficiënter, effectiever, robuustere en kwalitatief beter uitvoering van de VTH-taken Speerpunten

Kwaliteit, Kwetsbaarheid en Kosten

Wat willen we bereiken?

Een efficiënter, effectiever, robuustere en kwalitatief betere uitvoering van de Vergunning Toezicht en handhaving (VTH)-taken

Wat willen we ervoor doen?

In 2024 wordt gewerkt aan: • • • • • •

Wat is de stand van zaken?

2

Werkplan nieuwe stijl; Continuïteit borgen op 1-pittersfuncties; Management- en sturingsinformatie structureren; Continuïteit realiseren voor de aansturing van VTH; Herijking afspraken omgevingsdienst; Werken conform de nieuwe omgevingswet.

Het werkplan was voor alle partijen een richtlijn voor wat er zou gaan gebeuren en heeft inzicht gegeven om voor 2025 een verdere optimalisering door te voeren. 2024 heeft op het gebied van managementinformatie meer inzicht gegeven in alles wat er binnen VTH gebeurd en zal voor 2025 met o.a. nadere duiding in Timetell verder worden uitgewerkt. De continuïteit realiseren voor de VTH aansturing is gelukt maar voor de 1 pittersfuncties liggen er nog genoeg uitdagingen omdat dit moeilijk uitvoerbaar is. Met de omgevingsdienst zijn de afspraken herijkt en ook voor 2025 houden we een vinger aan de pols. Het werken conform de omgevingswet verloopt positief maar vraagt nog veel voor de komende jaren.

Doorontwikkeling Inrichting en Beheer en Dagelijks Onderhoud Speerpunten

Kwaliteit en Kwetsbaarheid

Wat willen we bereiken?

Doorontwikkeling Inrichting en Beheer en Dagelijks Onderhoud

Wat willen we ervoor doen?

Om ook in 2024 de teams Dagelijks Onderhoud en Inrichting en Beheer effectief aan te kunnen sturen in relatie tot de toekomstige groei van de DUO-gemeenten en de span of control van de teamleiders, voorgesteld wordt om een andere invulling te geven aan de bestaande functies van de operationeel leidinggevende.

Wat is de stand van zaken?

In de begroting van beide DUO-gemeenten zijn de voorgestelde management ontwikkelingen binnen Buurt opgenomen. De invulling van de betreffende functies is geëffectueerd, echter door personeelsverloop in de loop van 2024 is de invulling nog niet volledig gerealiseerd. Voor Dagelijks Onderhoud (DO) zijn de 3 operationeel managers in functie. Voor Inrichting en Beheer (I&B) is vooralsnog gekozen om in te zetten op de ontwikkeling Assetmanagement in de vorm een kwartiermaker.

Jaarstukken 2024 Duo+

Pagina 16

4.4.1

Wat heeft het gekost?

BUURT

rekening 2023

begroot 2024

begroot na wijzigingen 2024

wijziging 2024

rekening 2024

resultaat 2024

(bedrag x € 1.000) Structurele lasten

-10.081

-10.092

-1.756

-11.848

-11.286

562

Structurele baten

10.002

10.092

1.626

11.718

11.779

61

Toevoegingen aan reserves

-

-

-

-

-

-

Onttrekkingen aan reserves

-

-

-

-

-

-

Saldo Structureel

-79

-

-130

-130

492

622

Incidentele lasten

-

-

-10

-10

-10

-

Incidentele baten

-

-

10

10

10

-

Toevoegingen aan reserves

-130

-

-

-

-

-

Onttrekkingen aan reserves

-

-

130

130

130

-

Saldo reserves

-130

-

130

130

130

-

Saldo

-209

-

-

-

622

622

Toelichting op de lasten: Lagere lasten ( € 562K) veroorzaakt door: • Het overschot wordt veroorzaakt door lagere inhuurlasten (€ 227K) voor het team Vergunningen Toezicht en Handhaving (VTH). Het is niet mogelijk geweest om de vacatures in te vullen, ook niet met behulp van inhuur van derden. • Lagere Lasten (€ 135K) voor het team Inrichting en Beheer. Ook hier geldt dat het niet mogelijk geweest is om vacatures in te vullen, ook niet door middel van inhuur van derden. • Lagere lasten (€ 101K) voor het team Dagelijks Onderhoud wordt veroorzaakt door: ◦ Enerzijds hogere lasten (-/- € 18K), dit wordt veroorzaakt door een maatwerkregeling generatiepact voor een medewerker. Gezien het fysieke werk en leeftijdsopbouw van het team Dagelijks Onderhoud ligt het in de lijn der verwachting dat er meerdere aanvragen volgen om gebruik te maken van de maatwerkregeling generatiepact en ◦ Anderzijds lagere (€ 119K) salarislasten/inhuur. Ook hier geldt dat het niet mogelijk geweest is om vacatures in te vullen, ook niet door middel van inhuur van derden. • Lagere lasten tractie (€ 58K), de leasekosten zijn lager doordat een aantal tractiemiddelen later zijn opgeleverd dan voorzien. • Lagere lasten (€ 82K) van een bovenformatief medewerker die inmiddels de Organisatie verlaten heeft. • Hogere lasten (-/- € 41K) voor verlofsparen.

Vanaf 2022 is in de CAO bepaald, dat medewerkers bovenwettelijke vakantie-uren mogen sparen, hier is in de begroting (nog) geen rekening mee gehouden. Toelichting op de baten: Hogere baten (€ 61K) door: • Een hogere uitkering van het UWV voor arbeidsongeschiktheid van één van de medewerkers. Toelichting incidentele baten en lasten Betreft de lasten van de coördinator omgevingswet.

Investeringen tractie (bedrag x € 1.000)

begroot 2024

wijziging 2024

begroot na wijzigingen 2024

rekening 2024

resultaat 2024

Aanschaf tractie

-

274

274

150

124

Saldo

-

274

274

150

124

Jaarstukken 2024 Duo+

Pagina 17

Investeringen Voor een toelichting op de investeringen wordt verwezen naar de toelichting op de balans.

Jaarstukken 2024 Duo+

Pagina 18

4.5

Onvoorzien

Onvoorzien ONVOORZIENE MIDDELEN

rekening 2022

begroot 2023

begroot na wijzigingen 2023

wijziging 2023

rekening 2023

resultaat 2023

(bedrag x € 1.000) Onvoorziene middelen

0

-1

0

-1

0

-1

Saldo

0

-1

0

-1

0

-1

Er is geen aanspraak gemaakt op de post onvoorzien. Bijdrage van de DUO-gemeenten Duo+ krijgt een specifieke bijdrage van de DUO-gemeenten die gekoppeld is aan de programma’s. In 2024 had Duo+ daarnaast de beschikking over algemene dekkingsmiddelen in de vorm van rentebaten over het schatkistsaldo (€ 185K).

Jaarstukken 2024 Duo+

Pagina 19

5

Jaarverslag paragrafen

5.1

Openbaarheidsparagraaf

Algemeen De Wet open overheid (Woo) is op 1 mei 2022 in werking getreden en beoogt een meer transparante overheid. Sindsdien vervangt de Woo de voorheen geldende Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Passieve openbaarmaking In 2024 heeft Duo+ geen Woo-verzoeken ontvangen. Wel heeft Duo+ voor de DUO-gemeenten diverse verzoeken afgehandeld. Dit wordt gerapporteerd in de P&C-stukken van de betreffende DUO-gemeenten. Actieve openbaarmaking Duo+ is een uitvoeringsorganisatie en voert op basis van dienstverleningsovereenkomsten de opdrachten uit voor de DUO-gemeenten. De DUO-gemeenten communiceren hierover actief via openbare bekendmaking in hun eigen Planning & Control (P&C)-documenten en/of overige communicatiekanalen. Informatiehuishouding op orde Voor het programma Informatiehuishouding op Orde is het vanuit de bredere context noodzakelijk om de informatiehuishouding op orde te krijgen en te houden. Alle DUO-gemeenten zijn inmiddels aangehaakt bij het programma waarbij alle onderliggende projecten worden gezien als een gezamenlijke aangelegenheid. Het voorgaande is dan ook reden geweest om de aansturing van het programma en het opdrachtgeverschap te beleggen binnen Duo+ en de Rijksbijdragen voor de Wet open overheid bij de drie gemeenten over te hevelen naar Duo+.

Jaarstukken 2024 Duo+

Pagina 20

5.2

Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing

Volgens het BBV is het samenwerkingsverband verplicht een paragraaf weerstandsvermogen in de programmabegroting en de jaarrekening op te stellen. Hier wordt de financiële positie van Duo+ beschreven en zijn enkele verplichte financiële kengetallen opgenomen. Deze paragraaf moet tenminste bevatten: • het beleid voor de weerstandscapaciteit en de risico’s; • een inventarisatie van de risico’s; • een inventarisatie van de weerstandscapaciteit. Naast deze onderwerpen moet in de paragraaf weerstandsvermogen van het jaarverslag in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) ook de volgende verplichte kengetallen worden opgenomen: • netto schuldquote; • netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen; • solvabiliteitsratio; • structurele exploitatieruimte; • grondexploitatie (niet van toepassing); • belastingcapaciteit (niet van toepassing). Momenteel zijn voor deze kengetallen geen landelijke normen vastgesteld. Als er landelijke normering komt, zal de toezichthouder zich daarbij aansluiten. 5.2.1 Beleid voor weerstandscapaciteit en risico's Het doel van het weerstandsvermogen is te bepalen of tegenvallers opgevangen kunnen worden zonder dat direct de begroting of het beleid hoeft te worden aangepast. Hiervoor is het van belang dat er een inventarisatie plaatsvindt van de risico's.

Bij het opstellen van de begroting en de jaarrekening vindt een inventarisatie van die risico’s plaats en geeft Duo+ de maatregelen aan om de risico's te beheersen. Op basis hiervan kan tweemaal per jaar de benodigde risicodekking worden bepaald, die wordt afgezet tegen de beschikbare risicodekking, de zogenaamde weerstandscapaciteit. Vooralsnog zijn hier geen middelen voor beschikbaar, dus het risico komt uiteindelijk terecht bij de DUO-gemeenten. Weerstandscapaciteit Binnen de Duo+ zijn er geen middelen en mogelijkheden beschikbaar om risico’s af te dekken. Indien deze zich voordoen dan zal een beroep gedaan worden op de eigenaarsrol die de DUO-gemeenten vervullen. Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen drukt de mate uit waarin de organisatie in staat is om met de beschikbare risicodekking (weerstandscapaciteit) de benodigde risicodekking te matchen. Risico’s Het realiseren van bedrijfsdoelstellingen gaat gepaard met risico’s. Risico’s zijn mogelijke gebeurtenissen die een nadelige invloed hebben op het bereiken van de beleidsdoelstellingen. Deze dienen beheerst te worden, dat wil zeggen: geheel of gedeeltelijk voorkómen (verlagen van de kans), mitigeren of overdragen (verlagen van de impact). Risicomanagement Risicomanagement is erop gericht om op een systematische wijze de bedreiging voor de bedrijfsdoelstellingen te minimaliseren.

Risico’s kunnen via interne beheersmaatregelen, verzekeringen of voorzieningen worden afgedekt. Resterende risico’s worden voorzien van specifieke beheersmaatregelen en gekwantificeerd. 5.2.2 Inventarisatie weerstandscapaciteit en risico's Inventarisatie van de weerstandscapaciteit Er zijn geen vrij beschikbare middelen binnen de bestemmingsreserves. De weerstandscapaciteit is daarom nihil.

Jaarstukken 2024 Duo+

Pagina 21

Inventarisatie van risico's Bij het opstellen van deze jaarstukken heeft Duo+ de risico’s die in beeld zijn geactualiseerd. Op basis van onderstaande tabel worden de risico’s gekwantificeerd. Kans

Klasse

Gemiddelde

Impact

Klasse

Gemiddelde

Categorie

(%)

(%)

Categorie

(x € 1.000)

(x € 1.000)

zeer klein

0 - 10

5

zeer klein

klein

10 - 30

20

klein

0 - 100

50

gemiddeld

30 - 50

40

gemiddeld

100 - 250

175

groot

50 - 70

60

groot

250 - 500

375

zeer groot

70 - 90

80

zeer groot

500 - 1.000

750

enorm

>90

enorm

> 1.000

1.500

Van ieder risico is de kans en de impact (in euro's) geschat. Is de kans bijvoorbeeld groot en de impact zeer groot, dan is de risicoscore 60% van € 750K, ofwel € 450K. De nu in beeld zijnde risico’s zijn in onderstaande tabel opgenomen. Nr. Risico/Gebeurtenis

Kans

Impact

Beheersmaatregel

Risicoscore (x € 1.000)

1

Drie gemeentebesturen kunnen in de toekomst verschillende inzichten of belangen hebben die de Duo+ organisatie kunnen beïnvloeden

gemiddeld

zeer groot

De kans wordt gezien als gemiddeld. Mogelijk dat herbezinning op taken, naar aanleiding van het zogenaamde ravijnjaar 2026, aanleiding is om het risico anders te beoordelen. Vooralsnog wordt gemiddeld aangehouden. Als het risico zich voordoet is de impact zeer groot.

300

2

Extra inhuur kan noodzakelijk zijn in verband met moeilijk vervulbare vacatures.

zeer groot

groot

Gerichte (advertentie)aanpak. Er zijn inmiddels diverse acties ondernomen zoals een eigen Werken bij website en het beschikbaar stellen van middelen voor recruitment.

300

3

Een medewerker van Duo+ is voor het aanvaarden van een politieke functie met politiek verlof gegaan. Er is echter sprake van een terugkeergarantie als deze politieke functie niet meer vervuld wordt. Risico op salarislasten omdat deze functie inmiddels door een andere medewerker ingevuld is.

zeer klein

gemiddeld

4

Op grond van ervaringscijfers kan er redelijkerwijs gemiddeld van uit gegaan worden dat Duo+ als risicodrager gemiddeld drie WW-besluiten per jaar neemt. Echter, de omvang van de besluiten hangt af van de verwachte uitstroom en verschilt per dossier.

5

Toekomstige ontwikkelingen kunnen het nodig maken om nieuwe investeringen te doen, die nog niet in de begroting zijn opgenomen.

gemiddeld

gemiddeld Indien het noodzakelijk is om innovaties door te voeren zullen afzonderlijke voorstellen gedaan worden.

pm

6

Gezien de leeftijdsopbouw van Duo+ neemt het risico toe dat niet iedereen tot aan zijn pensioen volledig instaat is om het werk uit te kunnen blijven voeren. Vanuit goed werkgeverschap zal het dan ook onvermijdelijk zijn om via maatwerk een generatieregeling toe te passen indien zich dit voordoet.

groot

gemiddeld Begeleiding en mogelijke inzetbaarheid op andere functies DUO-organisatiebreed.

105

Jaarstukken 2024 Duo+

groot

pm

Wanneer dit zich voordoet, zal per geval bekeken worden wat de kosten zijn en zal er een voorziening gevormd worden. Vanuit de ervaringscijfers van de afgelopen jaren is een inschatting gemaakt van het risico.

150

Pagina 22

Nr. Risico/Gebeurtenis

Kans

7

groot

De aanpassing van het gemeentefonds veroorzaakt een bezuinigingsopgave voor de DUO-gemeenten. Dat zal effect hebben op Duo+ afhankelijk van welke keuzes er gemaakt worden. Op dit moment is de impact van het risico nog niet goed in te schatten derhalve pro memorie (pm).

Impact

Risicoscore (x € 1.000)

Beheersmaatregel Gezocht zal worden naar efficientie maatregelen, verdere digitalisering en waar mogelijk harmonisering.

Totale risicoscore 2024

pm

855

De belangrijkste risico's leveren een risicoscore van ongeveer € 855K. Duo+ heeft geen weerstandsvermogen dus als deze risico’s zich voordoen, wordt een beroep gedaan op de DUO-gemeenten. De gemeenten hebben binnen hun begroting rekening gehouden met deze risico’s. 5.2.3 Ratio's en kengetallen De paragraaf weerstandvermogen en risicobeheersing bevat vijf financiële kengetallen. Van deze vijf financiële kengetallen zijn alleen de netto schuldquote, de netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen, de solvabiliteitsratio en de structurele exploitatieruimte van toepassing op Duo+. Landelijke norm Minste risico

Gemiddeld risico

Meeste risico

Rekening 2023

Begroting 2024 primitief

Rekening 2024

Netto Schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen

< 90%

90% - 130%

> 130%

2%

pm

-2%

Solvabiliteitsratio

> 50%

20% - 50%

< 20%

12%

pm

24%

Grondexploitatie

< 20%

20% - 35%

> 35%

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

Structurele exploitatieruimte

> 0,6%

0% - 0,6%

0%

1%

pm

2%

Belastingcapaciteit

< 95%

95% - 105%

> 105%

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

Kengetallen

Netto Schuldquote De netto schuld weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van Duo+ ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Solvabiliteitsratio Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin Duo+ in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder de solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. Het eigen vermogen bestaat volgens artikel 42 BBV uit de reserves (zowel de algemene reserve als de bestemmingsreserves) en het resultaat uit het overzicht van baten en lasten. Structurele exploitatieruimte De indicator ‘structurele exploitatieruimte’ geeft aan hoe de structurele vrije ruimte (structurele baten min structurele lasten) zich verhoudt tot de totale baten. Dit laat zien in hoeverre Duo+ in staat is om structurele tegenvallers op te vangen. Onderlinge samenhang kengetallen De solvabiliteitsratio is 24% wat betekent dat Duo+ een goede buffer heeft met betrekking tot mogelijke risico's. De structurele exploitatieruimte van -2% biedt daarnaast geen ruimte om mogelijke nadelige effecten binnen de begroting op te vangen. Dit is inherent aan de manier waarop de gemeenschappelijke regeling is vormgegeven.

Jaarstukken 2024 Duo+

Pagina 23

5.3

Paragraaf Financiering

Algemeen In de financieringsparagraaf legt Duo+ de verwachtingen en het beleid voor de financieringsrisico's vast. Uitgangspunt voor het treasurybeleid van Duo+ is een actief treasurybeheer waarbij, met het oog op de publieke taak en het beheersen van mogelijke risico’s, binnen een kader van terughoudendheid en zorgvuldigheid, wordt gestreefd naar een optimaal resultaat bij het aantrekken van vreemd vermogen en het uitzetten van liquide middelen. Duo+ is verplicht om een overschot aan liquide middelen (groter dan € 1.000.000) uit te zetten bij het Rijk door middel van schatkistbankieren. Liquiditeitsprognose De kosten van Duo+ worden door de deelnemende gemeenten gedragen. Afspraken over de bevoorschotting voor het lopende jaar zijn erop gericht om de kortlopende liquiditeitsbehoefte af te dekken en liquiditeitsoverschotten zoveel mogelijk te voorkomen. Door het matchen van de inkomende en uitgaande geldstromen is de financieringsbehoefte in 2024 gedekt en zijn er geen rentekosten gemaakt. Doordat Duo+ alleen investeringen doet in relatie tot automatisering, die via een ideaalcomplex verlopen is er ook geen behoefte aan langlopende financiering. Administratieve organisatie en interne controle Duo+ trekt als organisatie geen leningen aan. Daarnaast zijn de bijdragen van de DUO-gemeenten afgestemd op de werkelijke uitgaven.

Binnen de werkzaamheden van het team Financiën is voldoende functiescheiding aangebracht een afzonderlijk treasurystatuut is gezien het voorgaande daarom niet noodzakelijk. Risicobeheer & kasgeldlimiet Duo+ leent geen financiële middelen. Vanuit de verslaggevingsregels is echter verplicht om onderstaande tabellen op te nemen om aan te tonen dat aan de gestelde normen is voldaan. Model B Variabelen renterisiconorm (bedrag x € 1.000)

2024

1

Renteherzieningen

-

2

Betaalde aflossingen vaste schuld

-

3

Renterisico op vaste schuld (1+2)

-

4a

Begrotingstotaal

4b

Bij ministeriële regeling vastgesteld percentage

20%

4

Renterisiconorm

7.514

5a

Ruimte onder renterisiconorm (4-3)

7.514

Jaarstukken 2024 Duo+

37.572

Pagina 24

Kasgeldlimiet (bedrag x € 1.000) Periode

1e kwartaal

2e kwartaal

3e kwartaal

4e kwartaal

Begrotingstotaal 2024

37.572

37.572

37.572

37.572

- in procenten van de grondslag

8,20%

8,20%

8,20%

8,20%

- in bedrag

3.081

3.081

3.081

3.081

Opgenomen gelden < 1 jaar

-

-

-

-

Schuld in rekening-courant

-

-

-

-

Gestorte gelden door derden < 1 jaar

-

-

-

-

Totale omvang van de vlottende schuld

-

-

-

-

-

-

-

-

241

251

251

241

1. Toegestane kasgeldlimiet

2. Omvang vlottende korte schuld

3. Vlottende middelen Contante gelden in kas Tegoeden in rekening-courant Overige uitstaande gelden < 1 jaar

1.257

4.806

6.303

1.105

Totale omvang van de vlottende middelen

1.498

5.057

6.554

1.346

Totaal netto vlottende schuld (2-3)

-1.498

-5.057

-6.554

-1.346

Toegestane kasgeldlimiet (1)

3.081

3.081

3.081

3.081

Ruimte (+) / Overschrijding (-) = (1-4)

4.579

8.138

9.635

4.427

4. Toets kasgeldlimiet

Externe ontwikkelingen Doordat er geen externe financiering nodig is, zijn externe ontwikkelingen niet van toepassing geweest op de financiering en de rentekosten van Duo+. Wel is door de stijging van de rente een renteopbrengst ontstaan, deze is opgenomen onder de algemene dekkingsmiddelen.

Jaarstukken 2024 Duo+

Pagina 25

5.4

Paragraaf Bedrijfsvoering

De paragraaf Bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens rond de bedrijfsvoering van Duo+. Omdat in het Programma Bedrijfsvoering al veel is opgenomen over de ontwikkelingen in de Bedrijfsvoering is de paragraaf beperkt. 5.4.1 Algemeen 5.4.1.1 Opleidingsplan Het budget voor het opleidingsplan is in 2024 volledig uitgegeven en zelfs overschreden. Dit was al gemeld bij het bestuur i.r.t. het management development traject van het management van Duo+ en ook vermeld in de 2e voortgangsrapportage Duo+ 2024. 5.4.1.2 Accountantscontroles In de aanloop naar de controle op de jaarrekening controle 2024 heeft de accountant in oktober 2024 een interim controle gehouden. Deze controle is mede dankzij de goede voorbereidingen binnen Duo+ snel en soepel verlopen en geeft vertrouwen dat ook de uiteindelijke jaarrekening controle, even als voorgaande jaren, snel en efficiënt afgerond kan worden. Daarbij zal vanzelfsprekend rekening gehouden worden met de aanbevelingen die in de managementletter door de accountant gegeven zijn. De accountant gebruikt, evenals voorgaand jaar, voor het overgrote deel de (interne) controles die door de Duo+ uitgevoerd zijn. Ook worden bij Duo+ jaarlijks de frauderisico's in beeld gebracht en zijn er beheersmaatregelen opgenomen.

5.4.1.3 Motion Motion het salarispakket dat gebruikt wordt voor de vier DUO-organisaties is overgegaan van de leverancier Centric naar de leverancier BCS B.V. De voorbereidingen voor de aanpassingen in het systeem worden projectmatig opgepakt. De verwachting is dat de wijzigingen in maart 2025 doorgevoerd zijn en dat dit beperkt blijf tot wijzigingen in het systeem zelf. 5.4.2 Stuurinformatie 5.4.2.1 Dashboard Binnen de DUO-organisaties is een dashboard beschikbaar voor “geld” en “mens,”. Via het onderdeel geld kan stuurinformatie opgevraagd worden t.a.v. de uitputting van de budgetten alsmede de kredieten, de omloop van de facturen en de openstaande posten van de debiteuren. Via “mens” kan informatie opgevraagd worden over onder meer de formatie en bezetting, het ziekteverzuim en de leeftijdsopbouw van de organisatie. 5.4.2.2 Veiligheidsincidenten en datalekken In de eerste zes maanden van 2024 zijn er voor de DUO-organisatie gezamenlijk 44 zogenoemde veiligheidsmeldingen geregistreerd. Het merendeel van deze meldingen zijn constateringen van afwijkingen van het reguliere proces of pogingen van Phishing of een Hack. Vervolgens volgt altijd nader onderzoek, wat mogelijk kan leiden tot de constatering van, daadwerkelijk, een datalek.

Binnen de DUO-organisaties worden medewerkers gestimuleerd alert te zijn op vreemde zaken en altijd zaken bespreekbaar te maken zodat herhaling van fouten zoveel mogelijk kan worden voorkomen. Ook worden betrokkenen geïnformeerd en volgt er een terugkoppeling aan de directie(s). In de afgelopen periode zijn er voor de Duo+ organisatie vier datalekken, waarvan er drie ook betrekking hadden op de gemeente Diemen, geregistreerd. De gemeente Diemen kent zes (6) registraties, waarvan er drie ook betrekking hadden op Duo+. De gemeente Ouder Amstel kent één (1) registratie en tenslotte de gemeente Uithoorn kent er twee (2). De datalek meldingen van deze beiden gemeenten hadden alleen betrekking op de organisaties zelf. 5.4.2.3 Facturen Duo+ zet in op het binnen 30 dagen afhandelen van de facturen. Zoals het er nu naar uitziet voldoet Duo+ aan de doelstellingen en is het aantal facturen dat eind 2024 na 30 dagen nog openstaat 27 waarvan er 20 binnen de marge van 30 tot 60 dagen vallen, 5 in de marge van 60 tot 90 dagen en 2 van 90 dagen en langer. De lange doorlooptijd heeft voornamelijk te maken met de verkeerde tenaamstelling van de organisatie op de factuur.

Jaarstukken 2024 Duo+

Pagina 26

5.4.2.4 Generatiepactregeling De generatiepactregeling heeft zich in 2024 inmiddels voorgedaan bij twee medewerkers binnen het team van het Dagelijks Onderhoud. Het betreft twee medewerkers in de buitendienst, die al geruime tijd onder begeleiding van de bedrijfsarts staan en waarbij er momenteel geen andere mogelijkheden zijn om de werkzaamheden volledig te blijven uitvoeren. 5.4.2.5 Ziekteverzuim Het ziekteverzuim percentage heeft het hele jaar boven de norm van 5 % gezeten. Uit de analyse blijkt dat er met name in de hogere leeftijdscategorie vaker sprake is van uitval. Dit heeft de aandacht van het management mede in relatie tot het eerder genoemde generatiepact regeling. Het jaargemiddelde over 2024 is uiteindelijk uitgekomen op 5,9% t.o.v. 6,4% in 2023. Een aantal langdurige zieken zijn de oorzaken van dit percentage. Daarnaast is de uitval van teamleiders binnen Duo+ hoog. De oorzaak van deze uitval is divers. Er is inmiddels gezorgd voor vervanging en er wordt volop actie ondernomen om re-integratie voorspoedig mogelijk te laten verlopen. Het ziekteverzuim budget is daarom gedurende het jaar fors overschreden. Om Duo+ in 2025 een goede start te laten maken wordt via de resultaatbestemming gevraagd voor het doorzetten van de lopende contracten. Dit om te voorkomen dat al in het begin van het jaar het budget voor ziekteverzuim is uitgeput.

Ontwikkelingen Duo+ Inkoop In oktober 2023 is na een lange wervingsprocedure, binnen de DUO-organisatie een inkoop coördinator/ adviseur aangesteld. Tot dat moment is in deze functie voorzien via inhuur. Het afgelopen jaar zijn diverse zaken opgepakt. Er is een voorstel gemaakt voor de verdere vorming van een inkooporganisatie binnen de DUO-organisatie. Dat voorstel moet nu nog met de gemeenten besproken worden en de verwachting is dat in de loop van 2024 koers en richting bepaald kunnen worden. Vanzelf is de relatie met de stichting RIJK meegenomen in de scenario's die gemaakt zijn. Daarnaast heeft een extern bureau de bestaande spendanalyses van de Duo-gemeenten gebruikt om de centrale inkoopbehoeftes te inventariseren. Het is goed om te zien dat de afdelingen en de teams de inkoopcoördinator/adviseur steeds beter weten te vinden voor vragen en adviezen op het gebied van inkoop en aanbesteding. Ook is een belangrijke stap gezet door de inhuur van de derden onder te brengen bij de diensten van een broker. Dat leidt tot een eenduidig proces, werving binnen een groot netwerk en ook wordt het contractbeheer en contractmanagement binnen deze diensten verzorgd. Ook kan door het onderbrengen van de inhuur derden bij een broker de rechtmatigheid beter gewaarborgd worden.

Personeel en Organisatie DUO+ formatie Ook in 2024 is het lastig gebleken om op een aantal terreinen de bestaande vacatures in te vullen. Vooral dataanalisten, juridische adviseurs, adviseurs op het gebied van infrastructurele werken, bouw- en woningtoezicht, financiële en ook sociale zaken zijn lastig te vinden. Deze kunnen veelal snel worden ingevuld via de inhuurbroker. Dit betekent dat de lasten voor inhuur fors zijn toegenomen ten opzichte van het vorige jaar. Door middel van bureau's die zich specifiek richten op deze functies wordt getracht tot een invulling te komen en de lasten voor inhuur te beperken. Financiën Opvolging aanbevelingen van de accountant Processen Aanbeveling: De procesbeschrijvingen van de aanbestedingen zijn in 2021 opgesteld en zijn sindsdien niet geactualiseerd. De beschrijvingen bevatten in hoofdlijnen de processtappen, de onderscheiden risico's en beheersmaatregelen. De risico's sluiten echter niet aan op de risico's in het werkprogramma voor de interne controle en de beschrijving van de beheersmaatregelen kan concreter volgens de 6W-systematiek worden uitgewerkt. Opvolging: Er is een nieuw proces voor inkoop en aanbesteding vastgesteld en gaat in oktober in werking. ITomgeving Aanbeveling: Bij uitstroom van medewerkers worden autorisaties niet altijd (tijdig) ingetrokken.

Wij adviseerden het uitdiensttredingsproces zo aan te passen dat autorisaties direct bij uitdiensttreding worden ingetrokken. Opvolging: Inmiddels is vastgesteld dat de uitdiensttreding door I&A op een juiste manier Jaarstukken 2024 Duo+

Pagina 27

wordt verwerkt. De uitdaging blijft dat leidinggevenden medewerkers op tijd uit dienst melden. Misbruik & Oneigenlijk Gebruik: een concept nota is inmiddels opgesteld en wordt besproken met de accountant van Duo+ waarna deze aangeboden zal worden aan het bestuur. Informatisering en Automatisering Ideaalcomplex Er is een actieve vervangingsplanning volgens de principes van het ideaalcomplex. Op basis van de betreffende aangeleverde cijfers en de vervangingsinvesteringen is de conclusie dat het ideaalcomplex van €500.000 (exclusief latere uitbreidingen) per jaar voldoende is om de meerjarige vervangingen te realiseren. De wisselingen van kapitaallasten in de jaren moeten dan geëgaliseerd worden via de reserve, zoals destijds ook voorgenomen. Hierbij zijn echter niet de implementatiekosten van eventueel te vervangen applicaties begrepen. We maken inmiddels gebruik van een zogenaamde Softwarebroker en hiermee kan worden voorkomen dat voor de belangrijke applicaties om de zoveel jaar een Europese aanbesteding gedaan moet worden. Er hoeft dan alleen in geval van een specifieke wens tot wisseling van software aanbesteed te worden. Als dat het geval is, zal dit meegenomen moeten worden bij de kadernota. Interne Dienstverlening Huisvestingsvisie In 2021 zou de huisvestingsvisie verder vormgegeven worden, aansluitend op de uitkomsten van de RI&E (2019) en passend bij de ICT-ontwikkelingen.