2. Jaarstukken 2023 Duo+

Jaarstukken 2023 Duo+

(JAARVERSLAG EN JAARREKENING)

28-03-2024

Definitief

1

Inhoudsopgave

2 Leeswijzer.........................................................................................................................................................

4

Financieel Resultaat Duo+ 2023 en resultaatbestemming in 2023...................................................................................

5

3 Jaarverslag algemeen.......................................................................................................................................

6

3.1 inleiding....................................................................................................................................................................... 3.2 Algemene ontwikkelingen...........................................................................................................................................

6 8

4 Jaarverslag programma's.................................................................................................................................. 10 4.1 Programma Staf........................................................................................................................................................... 4.2 Programma Bedrijfsvoering......................................................................................................................................... 4.3 Programma Burger...................................................................................................................................................... 4.4 Programma Buurt........................................................................................................................................................ 4.5 Onvoorzien..................................................................................................................................................................

10 15 20 25 30

5 Jaarverslag paragrafen...................................................................................................................................... 31 5.1 Openbaarheidsparagraaf............................................................................................................................................. 5.2 Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing................................................................................................. 5.3 Paragraaf Financiering................................................................................................................................................. 5.4 Paragraaf Bedrijfsvoering.............................................................................................................................................

31 32 35 37

6 Jaarrekening..................................................................................................................................................... 41 6.2 Overzicht baten en lasten en toelichting..................................................................................................................... 6.3 Balans en toelichting................................................................................................................................................... 6.4 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling................................................................................................... 6.5 Wet Normering Topinkomens......................................................................................................................................

41 46 52 53

7 Bijlage overzicht baten en lasten per taakveld................................................................................................. 55

Jaarstukken 2023 Duo+

Pagina 3

2

Leeswijzer

Voor u liggen de Jaarstukken 2023 van Duo+. Deze bestaan uit het jaarverslag en de financiële jaarrekening. In de jaarstukken legt het bestuur van Duo+ verantwoording af over de uitvoering van de gemaakte afspraken met de DUO-gemeenten en de daarmee verbonden financiën. De verantwoording over het gevoerde beleid en de maatschappelijke effecten van de programma’s Buurt en Burger vindt plaats binnen de jaarrekeningen van de DUO-gemeenten. Dit jaar zal voor het eerst, niet de controlerend accountant aangeven welke rechtmatigheidsfouten (en onzekerheden) er opgetreden zijn maar de algemeen directeur van Duo+. Het gesprek over rechtmatigheidsfouten wordt daarmee primair gevoerd tussen de directeur van Duo+ en het bestuur van Duo+ en niet meer tussen de accountant en het bestuur van Duo+. De verwachting is dat hiermee de nadruk minder komt te liggen op het terugblikken en meer op het vooraf voorkomen van onrechtmatigheden. De opzet van de jaarrekening is in overeenstemming met het Besluit, Begroting en Verantwoording (BBV) en gelijk aan die van de begroting. De financiële overzichten zijn afgerond op € 1.000 waardoor het mogelijk is dat er afrondingsverschillen ontstaan. In de financiële tabellen wordt het minteken gebruikt als er een last (uitgave/nadeel) wordt bedoeld en waar geen teken staat, wordt dat als een baat (inkomst/voordeel) gelezen.

Hiermee wordt de opzet en indeling van de begroting 2023 van Duo+ gevolgd. Jaarverslag Het jaarverslag bestaat uit: • De programmaverantwoording. • De paragrafen. In de programmaverantwoording wordt ingegaan op de in de begroting gestelde 3W-vragen: wat willen we bereiken (doelstellingen), wat gaan we ervoor doen (activiteiten) en wat heeft het gekost (middelen). Deze 3W-vragen zijn verwerkt in een tabel. Per onderdeel ziet u wat Duo+ heeft bereikt, wat ervoor gedaan is en wat het gekost heeft. Naast deze 3W-vragen wordt ook een toelichting gegeven op de investeringen. In het hoofdstuk Algemene dekkingsmiddelen worden de belangrijkste algemene dekkingsmiddelen van Duo+ toegelicht. In de paragrafen gaat het om (de verantwoording van) de beleidslijnen van beheersmatige aspecten die financieel, politiek of anderszins belangrijk zijn. Jaarrekening De jaarrekening bestaat uit: • Overzicht baten en laten en toelichting. • De balans en toelichting. • Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling. • Wet normering topinkomens. • Bijlage: Overzicht van baten en lasten per taakveld. De jaarrekening bevat een gecomprimeerd overzicht van alle lasten, baten en saldi per programma. De balans en de toelichting daarop geeft inzicht in de bezittingen (activa) en het eigen en vreemd vermogen (passiva) van het samenwerkingsverband.

Jaarstukken 2023 Duo+

Pagina 4

Financieel Resultaat Duo+ 2023 en resultaatbestemming in 2023 Het resultaat € 106.283 van Duo+ wordt in onderstaande tabel verdeeld over de programma’s:

Programma (bedrag x € 1.000)

Resultaat 2023

Overen onderschrijding

In te zetten in Terugbetaling Te vorderen 2024 om in 2024 in 2024 activiteit te aan DUOvan DUOrealiseren gemeenten gemeenten

Stafbureau

-48 Overschrijding

30

-78

Bedrijfsvoering

631 Onderschrijding

-

Burger

-373 Overschrijding

-

-373

Buurt

-209 Overschrijding

-

-209

Alg. dekkingsmiddelen

105 Onderschrijding

-

105

Totaal

106

30

736

631

-

-660

Voor een toelichting op de onder- en overschrijdingen wordt verwezen naar de afzonderlijke programma's (Hoofstuk 5). Voorgesteld wordt, volgens het besluit van het bestuur in december 2023, € 30K vanuit het resultaat te gebruiken ter invulling van een Organisatiedag samen met de DUO-gemeenten in 2024. De voor- en nadelen zullen volgens besluit worden terugbetaald en/of in rekening gebracht bij de DUOgemeenten in 2024.

Jaarstukken 2023 Duo+

Pagina 5

3

Jaarverslag algemeen

3.1

inleiding

In 2023 is uitvoering gegeven aan de afgesproken dienstverleningsovereenkomsten, daarnaast is er vanuit Duo+ ingezet op de volgende activiteiten: I&A

• • • •

Interne Dienstverlening

•

• • • Financiën

• • •

Participatiewet en

• •

Jeugd WMO • •

Verbetering van de netwerkbeveiliging, waaronder implementatie van Network Access Control (NAC) en vernieuwing van de firewall infrastructuur (die nu ook redundant is uitgevoerd). Ver(der)gaande uniformering van de werkplekken, vooral met betrekking tot laptops, docking stations, (dubbele) beeldschermen, bekabeling, etc. Implementatie van verschillende best practices op het gebied van informatiebeveiliging, deze is einde 2023 middels een zogenaamde pentest getest. Uitbouwen van het datateam ter ondersteuning van het datagericht werken en sturen binnen de DUO-organisaties. In gemeenten Ouder-Amstel en Uithoorn is zorggedragen voor ondersteuning bij de huisvesting van vluchtelingen en asielzoekers. In Ouder-Amstel beperkt zich dat tot het bevoorrraden van de locatie, in Uithoorn is het tevens beheer en inrichting van uitbreiding locaties. In de gemeentehuizen Uithoorn en Ouder-Amstel is doorgepakt met verschillende werkvormen; werk- en ontmoetplekken, in relatie tot het eerder genomen besluit "Herstart". Van 1 naar 4 zaakregistratiesystemen; RX. Enterprise, RX.Mission, Motion en BinnenBeter. Het cluster Postintake heeft een groei ingezet om deze en de toenemende (wettelijke)werkzaamheden vanuit het programmatisch op te pakken. Applicatie voor anonimiseren in relatie tot de Wet open overheid (Woo) is geïmplementeerd.

De aanbesteding van de accountant voor de DUO-gemeenten en Duo+ en al de daaruit voortvloeiende werkzaamheden. Mede opstellen verordeningen 212 en 213 en ondersteuning bij de nieuwe rechtmatigheidsverantwoording. Het inrichten van de begrotingsmodule voor de formatie en salarisberekeningen. Brede uitvraag en omgekeerde toets. Het terugdringen van de wachtlijsten in relatie tot deWet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). Gestart met het project kostenbeheer voor jeugd. Sturen op datagedreven werken, data benutten voor sturingsinformatie en het verbeteren van de datakwaliteit.

Jaarstukken 2023 Duo+

Pagina 6

VTH

•

• • •

Het op orde brengen van de formatie en personele bezetting. De eerste helft van het jaar heeft het team met ca. 10 fte tekort gefunctioneerd. In de tweede helft is de formatie en bezetting nagenoeg op orde gebracht, waarbij nog altijd ca. 40% van de bezetting is gebaseerd op inhuur. Zulks als gevolg van de nog altijd krappe arbeidsmarkt en de specialistische expertise bij het team Vergunningen Toezicht en handhaving (VTH). Het voorbereiden en inrichten van de VTH organisatie op de implementatie van de Omgevingswet en de Wet Kwaliteitsbeheer Bouw. Het team heeft daarvoor trainingen doorlopen en geparticipeerd in het programma "Invoering Omgevingswet". Het inrichten van de sturing en verantwoording op werk conform de VTH beleidscyclus en de afspraken binnen het OGON VTH. Inzet op de doorontwikkeling van VTH en het daaraan gekoppeld verbeterplan met 17 verbeterpunten. De belangrijkste resultaten:

1. Voor elk cluster is een accounthouder aangewezen. Deze rol moet nog worden geformaliseerd. 2. De werkplannen zijn qua vorm en inhoud verbeterd en gerelateerd aan een tijdschrijf module waarmee beter op de uitvoering kan worden gestuurd en naar zowel opdrachtgevers als de Provincie kan worden verantwoord (wettelijke plicht). 3. VTH staat goed in verbinding met de groeivisie van de gemeente Ouder-Amstel en heeft scherp in beeld hoe die zich vertaalt naar de dienstverlening en de verdeling daarvan tussen de beide gemeenten Ouder-Amstel en Uithoorn. 4. VTH heeft het meerjaren beleid van de beide gemeenten ontwikkeld en bestuurlijke goedkeuring daarvan gerealiseerd; 5. Met de ODNZKG zijn goede werkafspraken en beschikt VTH over een liaison die het contact met deze externe stakeholder voor VTH en de beide gemeenten onderhoudt; 6. Een model voor de dienstverlening door VTH is ontwikkeld. Beoogde resultaten die nog niet of niet geheel zijn gerealiseerd: 1. Het inrichten van een frontoffice voor een gecontroleerde in-, door- en uitstroom van werk en daarbij de herinrichting van de relevante werkprocessen, inclusief een handboek VTH. 2. Het borgen van de continuïteit van zogenaamde 1-pitters functies. Voor de zgn. woontaken, kinderopvang en monumenten/erfgoed zaken is dit nog niet gerealiseerd. 3.

Het onderzoek naar de vraag of de juridische functie centraal moet worden belegd heeft nog niet plaatsgevonden. 4. Een visie op overloopwerkzaamheden is nog niet ontwikkeld. 5. Een lange termijn opleidings- en ontwikkelplan is nog niet ontwikkeld. Inrichting en • beheer • • • Dagelijks Onderhoud

• • • • • •

Extra inzet voor het opstellen van een tweetal beheerplannen die vanuit Provincie N-H aan de gemeente OA zijn opgelegd om voor de begrotingsproces 2025 financieel in beeld te hebben. Extra inzet in het kader van raadsopdracht aanpassing Bomenverordening in combinatie met vaststelling Bebouwde Kom grens en inventarisatie bestaande bomen in OA. Doorontwikkeling teams Inrichting en Beheer (IB( en Dagelijks Onderhoud (DO) Organisatie verbindingsdag IB/DO Doorontwikkeling teams IB en DO. Organisatie verbindingsdag IB/DO. Opstellen Onboardingsprogramma team DO in verband met veel nieuwe medewerkers. Voorbereiding implementatie nieuw meldingssysteem. Uitwerking uitkomsten Medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO+) en kernwaardensessie. In gemeenten Ouder-Amstel en Uithoorn is zorggedragen voor ondersteuning bij de huisvesting van vluchtelingen en asielzoekers.

Jaarstukken 2023 Duo+

Pagina 7

3.2

Algemene ontwikkelingen

Governance De Governance is besproken in de voortgangsrapportages van Duo+. De ontwikkelingen rondom de eigen identiteit en de aanhaking van de portefeuillehouders zijn als volgt verder doorontwikkeld: Portefeuillehouders De eerste kennismakingsbijeenkomsten hebben plaatsgevonden. Er is een memo opgesteld met kaders en spelregels. De overleggen van het Portefeuillehouderoverleg (PHO) breed vinden (ingedeeld per Opdrachtgevers Opdrachtnemersoverleg (OGON) twee keer per jaar plaats. Bestuur Door het bestuur is een uitspraak gedaan dat Duo+ een zelfstandige organisatie is met een eigen identiteit. In het directieplan 2023-2024 is een vervolgopdracht opgenomen voor Duo+ om deze uit te werken en te ontwikkelen. De eerste bijeenkomsten met medewerkers hebben plaatsgevonden. De missie, visie en kernwaarden zijn opnieuw onder de aandacht gebracht bij de teams door sessies te houden. Een rapportage over de sessies is aan het bestuur Duo+ aangeboden. Organisatieontwikkeling Voor Buurt en Burger zijn inmiddels afzonderlijke afdelingshoofden aangesteld. Dit omdat de inhoud bij de afdelingen Buurt en Burger toenemend complex is geworden. Naast deze complexiteit zijn er veel aandachtsgebieden waar inhoudelijke expertise voor nodig is (o.a. schuldhulpverlening, Wmo, Jeugd, Omgevingswet, VTH, RO).

Per afdeling wordt er een andere expertise gevraagd, mede in relatie tot het verantwoord in kunnen vullen van het opdrachtnemerschap en het kunnen ondersteunen van de teamleiders in hun rollen. Het is aan de twee nieuwe afdelingshoofden dit in samenspraak met de DUO-gemeenten door te ontwikkelen daar waar de dienstverlening hierom vraagt. Efficiëncymaatregelen Sinds 2022 worden jaarlijks een aantal grote processen doorgelicht, waarbij zoveel mogelijk aansluiting gezocht wordt bij bestaande actualisering van processen. Tijdens deze doorlichting worden per proces de volgende mogelijkheden in kaart gebracht: 1. Mogelijkheden tot harmoniseren van het proces. 2. Mogelijkheden tot het uniformeren van het proces. 3. Mogelijkheden tot het digitaliseren van het proces. Per mogelijkheid zal worden nagegaan wat er al gerealiseerd is, wat er nog mogelijk is, hoe het gedaan kan worden en wat het oplevert. Alle acties die voortvloeien uit voorliggend voorstel worden uitgevoerd binnen de bestaande capaciteit van Duo+, dit kost een tijdelijke investering. Wanneer dit tijdens een korte periode toch niet passend blijkt, wordt gekeken naar ruimte binnen de werkplannen om de going-concernactiviteiten van Duo+ te blijven waarborgen.

In 2023 zijn de volgende processen doorgelicht: Datakwaliteit en sturing Vanaf 2023 gaan gemeenten niet alleen in het sociale domein, maar ook breder, aandacht besteden aan de kwaliteit van gegevens en sturing met behulp van data. Het doel voor 2023 is om een volgende stap te zetten in het verbeteren en versterken van de manier waarop gemeenten informatie gebruiken. Dit draagt bij aan betere en kwalitatieve beleidsadviezen aan het bestuur van de DUO-gemeenten. Horizontaal toezicht fiscus Vanuit Duo+ wordt voor de drie gemeenten ingezet op horizontaal toezicht van de Fiscus. Om dit efficiënt in te richten vindt overleg plaats met de Fiscus. De inzet is er op gericht om tot een efficiënte vorm van steekproeven te komen die gelijk van opzet is aan de steekproeven binnen de verbijzonderde interne controle. Als dit gerealiseerd wordt kan er op termijn een efficiencyslag plaatsvinden. In 2023 is dit voor de DUO-gemeente Diemen gerealiseerd, de overige DUO-gemeenten en Duo+ zelf volgen in 2024.

Jaarstukken 2023 Duo+

Pagina 8

Tractie, bpm en verduurzaming Inmiddels is de tractie van twee DUO-gemeenten overgezet naar Duo+. Hier zou een voordeel ontstaan bij de toekomstige aanschaf en/of leasecontracten, dit omdat er geen BPM afgedragen hoeft te worden. Inmiddels is hier verandering ingekomen, vanaf 2025 is deze vrijstelling komen te vervallen. Voor elektrische voertuigen blijft de uitzondering nog wel bestaan. Hiermee komt dan ook het positief te verwachte effect te vervallen. Dit positieve effect was nodig om de verduurzaming van de tractiemiddelen door te zetten. Hiermee komt er dus mogelijk een negatief effect in de komende jaren.

Jaarstukken 2023 Duo+

Pagina 9

4

Jaarverslag programma's

4.1

Programma Staf

Wat hebben we bereikt en wat hebben wij ervoor gedaan? Speerpunten In de begroting 2023 zijn onderstaande subdoelen bij de speerpunten kwaliteit, kwetsbaarheid en kosten opgenomen en toegelicht. 1

Aansturen en doorontwikkeling organisatie Speerpunten

Kwaliteit, Kwetsbaarheid en Kosten

Wat willen we bereiken?

Aansturing en doorontwikkeling organisatie

Wat willen we ervoor doen?

Dienstverleningsovereenkomsten worden verder verfijnd en van een duidelijke normstelling voorzien. Het OGON overleg vormt de basis van de samenwerking en is het platform voor de onderlinge afspraken over producten en dienstverlening. Los daarvan is de dienstverlening van de maatwerkopdrachten geprofessionaliseerd en worden deze vooraf goed en duidelijk vastgelegd en ook conform de leveringen afgerekend. Ook is voor het sociaal domein de koepelvrijstelling van de BTW gerealiseerd In 2023 onderzoeken we de mogelijkheden voor nog (verdergaande) efficiencymaatregelen binnen de grootste processen binnen Duo+ door middel van verdere harmonisatie van de processen en een verder gaande digitalisering. Vanzelfsprekend monitort Duo+ constant of efficiencymaatregelen ook mogelijk zijn binnen andere processen.

Wat is de stand van zaken?

In 2023 zijn de DVO's verder toegesneden op de dienstverlening, die vanuit de DUOgemeenten gewenst is. In de onderliggende werkplannen is gewerkt aan een verder verfijning waarin projecten en grote klussen meerjarig zijn uitgewerkt. Hierbij worden tevens duidelijke afspraken gemaakt over de te verrichte prestaties en de benodigde middelen. De positie van de OGON's is verder versterkt door aan de voorkant voorstellen met betrekking tot specifiek maatwerk en/of afwijkingen met betrekking tot bestaande DVO's te bespreken. De maatwerkopdrachten zijn verder geprofessionaliseerd en worden vastgelegd in opdrachten waar duidelijke afspraken worden gemaakt over de benodigde middelen en de te leveren prestaties. Waar mogelijk wordt structureel maatwerk omgezet naar vaste activiteiten die vertaald worden in de bijdrage d.m.v. een gewijzigd verdeelpercentage zodat dit geen financieel effect geeft. Daarnaast worden een aantal grotere processen doorgelicht op mogelijke efficiencymaatregelen, waarbij gekeken wordt naar processen die sowieso opnieuw beoordeeld zijn in 2023, zodat vermeden wordt dat deze doorlichting extra tijd vergt. Voor 2023 zijn dat de volgende processen geweest: 1. 2. 3.

Jaarstukken 2023 Duo+

Datakwaliteit en sturing. Financiën, horizontaal toezicht in relatie tot de verbijzonderde interne controle. Communicatie, positionering in de organisatie.

Pagina 10

2

Concern control Speerpunten

Kwaliteit, Kwetsbaarheid en Kosten

Wat willen we bereiken?

Concern control

Wat willen we ervoor doen?

In 2023 worden de laatste processen voor wat betreft de interne controle in de lijn belegd. In 2022 is dit al gebeurd met de meest risicovolle processen. Dit betekent dat de proceseigenaren samen met de teams/afdelingen de interne controles aan de hand van deze processen zelf uitvoeren. Het VIC-team toetst of deze interne controles goed uitgevoerd zijn en zal afhankelijk van de kwantiteit en de kwaliteit van de lijncontroles eventueel nog zelf controles uitvoeren. Hiermee is de interne beheersing sterk verbeterd en is de directie van Duo+ goed in positie om een goede rechtmatigheidsverklaring aan het bestuur van Duo+ te kunnen afleggen. De maatregel dat de directeur van Duo+ de rechtmatigheidsverklaring moet afgeven via de jaarrekening is in 2023 van kracht geworden en zal voor het eerst bij de jaarrekening 2023 in het jaar 2024 van toepassing zijn. Ook wordt in 2023 nadrukkelijker ingezet op het overgaan van de gegevensgerichte controles naar proces en systeem gerichte controles.

Wat is de stand van zaken?

Het proces voor het in de lijn brengen van de interne controle is dit jaar verder opgepakt, met name bij de gemeenten. Er was aanvankelijk nog wat weerstand bij de proceseigenaren maar bij Duo+ en alle gemeenten worden de controles steeds meer in de lijn gedaan. Het VIC team heeft waar nodig ondersteuning en adviezen geboden. De interim-controle van Duo+ over 2023 door de accountant van Duo+ is afgerond en de managementletter is uitgebracht. Eerder dit jaar was de jaarrekening 2022 van Duo+ van een goedkeurende verklaring voorzien. De controle van de jaarstukken van de DUO-gemeenten wordt dit jaar door een andere accountant uitgevoerd. Dat heeft ook impact op Duo+ en met name ook het VIC team. De nieuwe accountant heeft een heel andere werkwijze en aanpak van de controles ten opzichte van de vorige accountant. Dat vergt de nodige afstemming.

Jaarstukken 2023 Duo+

Pagina 11

3

Informatie en veiligheidsorganisatie Speerpunt

Kwetsbaarheid

Wat willen we bereiken?

Informatie veiligheidsorganisatie

Wat willen we ervoor doen?

De informatieveiligheid heeft hoge prioriteit. Enerzijds betreft het de informatieveiligheid in de breedste zin van het woord. Anderzijds gaat het over de bescherming van de privacygevoelige gegevens. In 2023 wordt het informatieveiligheidsbeleid in samenspraak en in overleg met de DUO-gemeenten opnieuw beschreven met daarin een aantal strategische keuzes. Na de vaststelling van dit beleid wordt dit uitgerold over de DUOorganisaties. Periodiek worden de nodige (interne) controles uitgevoerd om te kijken of de organisatie van de informatieveiligheid nog adequaat is. Dit aan de hand van de inrichting van de organisatie, de wettelijke voorschriften en de eigen regelgeving. De Baseline Informatieveiligheid Overheid (BIO) is het normenkader voor alle overheidsorganisaties en daarmee ook voor Duo+. De BIO schrijft ook voor dat de informatieveiligheid in de lijn van de organisatie belegd moet worden. Met behulp van de privacy officers is een proces opgestart om dit bewerkstelligen. Het gaat niet alleen over de uitvoering van de informatieveiligheid maar ook over bewustwording in de lijn van de noodzaak van informatieveiligheid. In 2023 moet de lijn voldoende toegerust zijn om zelf vorm en uitvoering te kunnen geven aan de informatieveiligheid, maar om per team/afdeling de AVG en BIO verplichtingen vastleggen.

Wat is de stand van zaken?

Het opnieuw beschrijven van de informatieveiligheid is voorbesproken in het OGON overleg. Er is een procesvoorstel gemaakt om dit in gang te zetten. Het betreft een technische aanpassing op grond van gewijzigde wetgeving maar ook wordt in samenspraak met de gemeenten bezien of er tot een gezamenlijk strategische visie gekomen kan worden die uiteindelijk in het beleid vertaald moet worden. Inmiddels is er een gezamenlijke visie op het informatieveiligheidsbeleid gemaakt. Deze visie zal naar verwachting tezamen met het nieuwe meerjarige strategisch informatieveiligheidsbeleid in de loop van 2024 worden vastgesteld. Het in de lijn leggen van de informatieveiligheid maar ook de bewustwording heeft ook dit jaar weer een belangrijke plaats op de agenda gekregen. Zeker nu er, na een hele lange procedure voor het vervullen de vacatures, er in de maand oktober twee privacy officers in dienst gekomen zijn. Ook is dit jaar opnieuw een week van de informatieveiligheid georganiseerd, waarin aandacht besteed is aan verschillende aspecten van informatieveiligheid en beveiliging van de persoonsgegevens. Dit jaar heeft de functionaris Gegevensbescherming de dienst verlaten maar in deze vacature is inmiddels alweer voorzien.

De CISO en FG hebben het gemis van de privacy officers in een groot deel van het afgelopen jaar, met oog voor de functiescheiding, zoveel mogelijk op weten te vangen, maar met name het onderhouden van de contacten met de contactpersonen van de teams/afdelingen is hierdoor helaas wat onderbelicht gebleven.

Jaarstukken 2023 Duo+

Pagina 12

4

Inkoopfunctie Speerpunt

Kwetsbaarheid

Wat willen we bereiken?

Inkoopfunctie

Wat willen we ervoor doen?

In 2023 moet de uitwerking van een inkooporganisatie verder uitgerold worden in de richting die in 2022 ingezet is. Alle vier de DUO-organisaties werken aan de hand van dezelfde beleidsnotitie inkoop en aanbesteding en handboeken. Ook is in 2023 een contractbeheersysteem ontsloten en is de adviesfunctie voor inkoop en aanbesteding voor de gehele DUO-organisatie geborgd. Dat geldt zeker ook voor het maatschappelijk verantwoord inkopen. Hierin voeren de gemeenten wel een “eigen beleid” maar de toepassing van dit beleid wordt wel zoveel als mogelijk in de gezamenlijkheid gedaan.

Wat is de stand van zaken?

Dit jaar heeft er voor de vorming van een inkooporganisatie binnen de DUO-organisaties een verdere uitwerking plaatsgevonden. Het betreft een stuk met een aantal alternatieven die nog met de gemeenten en het DBR doorgesproken moet worden. Bij een aantal van deze alternatieven is ook de relatie en de onderlinge verbinding met de Stichting Rijk meegenomen. De verwachting is dat medio 2024 verder koers gezet kan worden op de verdere concretiseren van de vorming van de inkooporganisatie binnen Duo+. In 2023 is Duo+ op de valreep voor de inhuur derden overgestapt op de diensten van een broker. De gemeente Ouder-Amstel had deze stap al eerder gezet maar per 1 december 2023 zijn ook de gemeente Uithoorn en Duo+ aangesloten en per 1 februari 2024 volgt ook de gemeente Diemen. Het traject om over te gaan op de dienst van de broker was vrij intensief en heeft wel tot wat extra werkzaamheden geleid. De verwachting is wel dat het onderbrengen van de inhuur bij de broker de rechtmatigheid van de inhuur ten goede zal komen. Ook in 2023 is een adviseur Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI ) ingehuurd om de gemeenten te ondersteunen bij het maken van het MVI beleid en het opstellen van actieplannen. Ook ten aanzien van deze functie zal bezien moeten worden of deze vast ingevuld moet worden.

De noodzaak van deze functie heeft zich inmiddels wel bewezen en wellicht kan deze functie ook gecombineerd worden met het monitoren van de social return op aanbestedingen. Ook daar is vraag naar. Per 15 oktober 2023 is, na een lange zoektocht, een inkoopadviseur aangesteld. De inkoopadviseur heeft inmiddels de werkzaamheden overgenomen van de inhuur die tot dan de functie van inkoopcoördinator/adviseur heeft vervult. Tevens is door een externe partij een spendanalyse inkoop opgeleverd. Verder zijn door het onderbrengen van de inhuur derden onder de broker ook het contractbeheer en het contractmanagement van inhuur derden overgenomen door respectievelijk de broker en de Stichting Rijk. Het afgelopen jaar is ook steeds intensief overleg geweest tussen Duo+ en de DUO-gemeenten via het CPI overleg. Bij dit overleg, waarin afstemming plaatsvindt maar waar ook diverse vraagstukken worden besproken schuift van tijd tot tijd ook de Stichting Rijk aan.

Jaarstukken 2023 Duo+

Pagina 13

4.1.1

Wat heeft het gekost?

STAFBUREAU

rekening 2022

begroot 2023

begroot na wijzigingen 2023

wijziging 2023

rekening 2023

resultaat 2023

(bedrag x € 1.000) Structurele lasten

-1.532

-1.749

-339

-2.088

-2.115

-27

Structurele baten

1.737

1.749

339

2.088

2.067

-21

Toevoegingen aan reserves

-

-

-

-

-

-

Onttrekkingen aan reserves

-

-

-

-

-

-

Saldo Structureel

206

-

-

-

-48

-48

Incidentele lasten

-

-

-

-

-

-

Incidentele baten

-

-

-

-

-

-

Toevoegingen aan reserves

-

-

-

-

-

-

Onttrekkingen aan reserves

-

-

-

-

-

-

Saldo Incidenteel

-

-

-

-

-

-

206

-

-

-

-48

-48

Saldo

Toelichting lasten (-/- € 27K) Binnen de Staf is er veel inhuur noodzakelijk geweest voor Inkoop (aanbesteding accountant, maatschappelijk verantwoord inkopen, advisering en organisatieontwikkeling). Inmiddels is de bezetting voor een groot deel op orde. Daarnaast is er bij de managementassistenten, als gevolg van vacatures en ziekte en binnen de verbijzonderde interne controle (in verband met langdurig verlof) inhuur noodzakelijk geweest. Als gevolg van het voorgaande is er een kleine overschrijding € 27K ontstaan. Toelichting baten (-/- 21K) De verwachte inkomsten van het UWV zijn lager dan geprognosticeerd.

Jaarstukken 2023 Duo+

Pagina 14

4.2

Programma Bedrijfsvoering

Wat hebben we bereikt en wat hebben wij ervoor gedaan? Speerpunten In de begroting 2023 zijn onderstaande subdoelen bij de speerpunten kwaliteit, kwetsbaarheid en kosten opgenomen en toegelicht. 1

Optimaliseren, digitaliseren en waar mogelijk (verder) harmoniseren van administraties en processen Speerpunt

Kwaliteit

Wat willen we bereiken?

Optimaliseren, digitaliseren en waar mogelijk (verder) harmoniseren van administraties en processen

Wat willen we ervoor doen?

Ook in 2023 blijft het ver(der)gaand digitaliseren en waar mogelijk harmoniseren van processen en administraties een belangrijk speerpunt. Dit is een continu proces voor heel het samenwerkingsverband. Digitaal zaakgericht werken en archiveren (een wettelijke verplichting voor zowel Duo+ als de DUO-gemeenten), levert hier een belangrijke bijdrage aan. In 2022 heeft een upgrade van het huidige zaaksysteem plaatsgevonden, dit in verband met het aflopen van ondersteuning op de actieve systeemversie. Een nieuwe aanbesteding op korte termijn is hiermee uitgesteld daar dit complexe traject niet gecombineerd kan worden met de start van het project 'Informatiehuishouding op orde'. Het vernieuwde systeem is eind 2022 in gebruik genomen. Het project 'Informatiehuishouding op orde' is in 2023 begonnen. Inmiddels wordt verkend of Duo+ gezamenlijk met de gemeente Amstelveen een nieuw zaaksysteem kan verwerven.

Wat is de stand van zaken?

Zaaksysteem

Medio 2022 is een nieuwe versie van het centrale zaak- en archiefsysteem geïmplementeerd. Hier zijn begin 2023 nog enkele verbeteringen doorgevoerd en wordt kritisch gekeken naar het aantal zaaktypen in iNavigator met als doel het aantal zaaktypen fors terug te brengen. Dit en de verbeterde gebruikersinterface maakt zaakgericht werken toegankelijker. Met de gemeente Amstelveen is in Q3 een gezamenlijk traject gestart in de voorbereiding tot de aanschaf van een nieuw zaaksysteem. De eerste fase is het gezamenlijk opstellen van een Plan van Eisen en Wensen. Dit wordt Q1 2024 afgerond. Belangrijke voordelen van dit traject is het kennisdelen van de software tussen de verschillende organisaties die vooral in de beheerfase belangrijk is en het te verwachten aanmerkelijke kostenvoordeel bij gezamenlijke aanschaf van een nieuw zaaksysteem. Livegang van een nieuw zaaksysteem zal waarschijnlijk niet eerder zijn dan 2026.

Omgevingswet

Er is (en wordt) hard gewerkt aan de voorbereiding op de inwerkingtreding van de Omgevingswet, die per 1 januari 2024 in werking is getreden. Momenteel wordt er een aantal nieuwe informatiesystemen geïmplementeerd, onder meer voor aansluiting op het stelsel van nieuwe digitale voorzieningen (DSO). Concreet gaat het hier om Rx.Mission voor o.a. vergunningverlening en de bijbehorende app Op Pad voor toezicht en handhaving, Rx.Base voor planvorming (Omgevingsplan) en STTR Builder voor zogeheten toepasbare regels. Hierbij zijn er nog wel zorgen of deze volledig aansluiten bij de werkprocessen van de DUO-organisaties; dit kan echter pas goed beoordeeld worden als er daadwerkelijk mee gewerkt gaat worden. Per 1 juli 2023 is Rx.Mission live gegaan voor de vergunningverlening voor wat betreft de Wabo. In januari 2024 volgt de verdere livegang van de software die de Omgevingswet ondersteunt.

Schuldhulpverlening

Sinds medio 2022 is er gewerkt aan de ingebruikname van een nieuw systeem voor schuldhulpverlening (Strategisch Perspectief), dat beter aansluit bij de gewenste werkprocessen. Het is systeem is in Q2 2023 ingericht en in gebruik genomen, hierdoor zijn de werkprocessen verder geoptimaliseerd.

Standaardisering Workflows P&O

Er wordt flink ingezet op standaardisering en automatisering van de workflows en van andere processen. Er is daarbij vooral gebruik gemaakt van de mogelijkheden waarin de huidige applicaties kunnen voorzien. Om een verdere efficiencyslag te kunnen slaan is een uitbreiding daarop gewenst. In 2024 zal hier een voorstel voor komen.

Jaarstukken 2023 Duo+

Pagina 15

2

Implementeren van de uitvoeringsagenda voortvloeiende uit het informatiebeleidsplan Speerpunt

Kwaliteit

Wat willen we bereiken?

Implementeren van de uitvoeringsagenda voortvloeiende uit het informatiebeleidsplan

Wat willen we ervoor doen?

De vaststelling van het informatiebeleidsplan (IBP) heeft in 2023 plaatsgevonden, met dien verstande dat de zgn. uitvoeringsagenda op dit moment nog nader wordt uitgewerkt.

Wat is de stand van zaken?

Naast uitvoerige deskresearch door het IBP-team is vanuit de vier DUO-organisaties door beleidsmakers en leidinggevenden input geleverd voor het IBP. Dit heeft geresulteerd in een document waarin het gewenste informatiebeleid wordt beschreven aan de hand van zeven thema’s met elk drie speerpunten, uitgewerkt in werkafspraken met bijbehorende consequenties. Het eindconcept is in het kader van interbestuurlijk toezicht ter beoordeling aan de Provincie Noord-Holland aangeboden en akkoord bevonden. De fundamentele uitgangspunten van het informatiebeleid zijn in het IBP opgenomen (herijking/bevestiging). De passende strategische richting voor de komende jaren wordt in het IBP uitgezet. De concrete uitvoeringsagenda met projecten is, met de in Q4 gehouden workshops met alle opdrachtgevers, in concept klaar. De uit te voeren projecten worden samen met de opdrachtgevers in Q1 2024 geprioriteerd.

3

Borgen zaakgericht werken in de vier organisaties Speerpunt

Kwaliteit

Wat willen we bereiken?

Borgen zaakgericht werken in de vier organisaties

Wat willen we ervoor doen?

Digitaal werken ontwikkelt zich in hoog tempo en hier moet adequaat op ingespeeld worden. Duo+ heeft hierbij de verantwoordelijkheid om kennis te delen, taken in te richten en te adviseren over de werkprocessen om de archieven kwalitatief op orde te krijgen en te houden. Daarnaast hebben alle organisaties een eigen verantwoordelijkheid om zaakgericht te werken en er voor te zorgen dat er geen achterstanden ontstaan. In 2020 vielen alle vier de organisaties onder verzwaard toezicht in het kader van het interbestuurlijk toezicht (IBT). De afspraak is dat zaakgericht werken ook in 2023 en verder volledig geborgd is en blijft in de vier organisaties.

Wat is de stand van zaken?

Het programma Zaakgericht Werken is geïntensiveerd en inmiddels ook gekoppeld aan de invoering van de Woo en Wmebv. Met dit programma wordt organisatie breed het belang onder de aandacht gebracht van het zaakgericht werken en met de twee nieuwe wetten Woo en Wmevb ook grotendeels verplicht wordt. In 2022 is het programma Zaakgericht Werken hernoemd tot het programma 'Informatiehuishouding op orde' en is er een stuurgroep aangesteld met de directeur Bedrijfsvoering als linking pin naar de programmanager. De rijksbijdrage voor de Wet open overheid is opgenomen in de begroting van Duo+, dit ter financiering van een kwaliteitsteam informatiehuishouding. Het kwaliteitsteam is in Q2 2023 bemenst en bestaat uit een regievoerder, een informatiemanager, een procesmanager en een projectmanager Wet open overheid (WOO). Verder komt hiervoor nog formatieuitbreiding bij postintake en archief (team Interne Dienstverlening). Het kwaliteitsteam moet meer zwaarte, daadkracht en beslisvermogen opleveren waarbij het voor iedere medewerker van de organisaties duidelijk is dat zaakgericht werken geen vrijblijvende keuze is maar een verplichting. Hiermee komt het archiefbeheer ook beter onder controle. Begin 2024 zal er eerst een snelle beoordeling plaatsvinden en daarna een voorstel voor herijking van de opdracht.

Dit voorstel zal aangeboden worden aan het directieberaad, na akkoord zal dan een nieuwe programmanager aangetrokken worden om de opdracht verder af te ronden en structureel te borgen.

Jaarstukken 2023 Duo+

Pagina 16

4

Inclusief werkgeverschap Speerpunt

Kwaliteit

Wat willen we bereiken?

Inclusief Werkgeverschap

Wat willen we ervoor doen?

In 2023 zal de verdere uitwerking plaatsvinden van het project ‘Inclusief werkgeverschap’‘. Dit project is gestart in 2020 er zijn randvoorwaarden gecreëerd om enerzijds te voldoen aan de verplichtingen die voortvloeien uit de Wet banenafspraak (Quotumwet), anderzijds voor de ontwikkeling van visie, beleid en maatregelen als het gaat om inclusief werkgeverschap.

Wat is de stand van zaken?

Het project is gestart in 2020 en in de voorgaande periode zijn randvoorwaarden gecreëerd om enerzijds te voldoen aan de verplichtingen die voortvloeien uit de 'Wet banenafspraak' (Quotumwet), anderzijds voor de ontwikkeling van visie, beleid en maatregelen als het gaat om inclusief werkgeverschap. Eind 2022 heeft het DBR een gezamenlijke visie op inclusie en diversiteit vastgesteld, nadat een panel (onderdeel van de werkgroep inclusie en diversiteit) de contouren daarvoor heeft geschept. Vanaf 2024 heeft elke DUO-organisatie zelf de verantwoordelijkheid om verder invulling te geven aan dit thema. Voor Duo+ is dit opgenomen in het directieplan 2023-2024.

5

Integrale dienstverlening Speerpunt

Kwaliteit

Wat willen we bereiken?

Integrale dienstverlening

Wat gaan we ervoor doen?

In het jaar 2023 wordt volledig integraal gewerkt. Dit als uitvloeisel van de investeringen die gedaan zijn in 2021 en 2022 met betrekking tot het opdrachtgever- en opdrachtnemerschap en het integraal werken van de medewerkers. Essentieel hierin is het meer tactisch sturen op resultaat en de verbinding met de opdrachtgevers.

Wat is de stand van zaken?

Er is tijdelijk een pas op de plaats gemaakt in afwachting van een takendiscussie. De uitkomst daarvan bepaalt waar welke taken worden belegd. Daarmee ook de wijze waarop de inzet tot het komen van integraliteit zich dient te richten.

Jaarstukken 2023 Duo+

Pagina 17

4.2.1

Wat heeft het gekost?

Programma Bedrijfsvoering

rekening 2022

begroot 2023

begroot na wijzigingen 2023

wijziging 2023

rekening 2023

resultaat 2023

(bedrag x € 1.000) Structurele lasten

-16.436

-16.878

-1.785

-18.663

-18.120

543

Structurele baten

16.929

16.878

1.784

18.662

18.751

89

Toevoegingen aan reserves

-

-

-

-

-

-

Onttrekkingen aan reserves

-

-

-

-

-

-

Saldo Structureel

493

-

-

-

631

631

Slimmer Verbinden

-12

-

-

-

-

-

Incidentele lasten

-404

-

-398

-398

-323

75

Incidentele baten

334

-

337

337

262

-75

Toevoegingen aan reserves

-

-

-

-

-

-

Onttrekkingen aan reserves

82

-

61

61

61

-

-

-

-

-

-

-

493

-

-

-

631

631

Saldo Incidenteel Saldo

Toelichting op de lasten Lagere structurele lasten (€ 543) door: • Lagere salarislasten (€ 235K) en inhuur derden, bij de teams P&O en Juridische Zaken en in mindere mate I&A. Hiervoor geldt, dat het moeilijk is geweest om vacatures in te vullen. Wel is op deze functies ingehuurd, maar ook hier was het moeilijk om de geschikte inhuurmedewerkers te vinden. Daarnaast zijn er extra middelen beschikbaar gesteld voor nieuwe taken. Het aantrekken van personeel om deze nieuwe taken uit te voeren is pas later in het jaar gerealiseerd. • Lagere lasten (€ 63K) doorontwikkelen Werving & Selectiefunctie, diverse abonnementen en opzetten van workflows. Deze activiteiten zijn nieuw en zijn pas later in 2023 ingang gezet, hierdoor is minder uitgegeven dan geraamd. • Lagere lasten (€ 103K) voor advies van derden. Er is minder gebruik gemaakt van extern Juridisch advies voor de teams P&O en Juridische zaken, dit doordat er minder geschillen geweest zijn in 2023 waarvoor extern juridisch advies noodzakelijk was. • Lagere lasten (€ 100K) budget Woo/Wmbev als gevolg van vertraging bij de implementatie. • Lagere lasten Arbo (€ 42k), de kosten voor Arbo stijgen gedurende de afgelopen jaren wel, maar de stijging is lager dan geprognosticeerd en is vooral in de tweede helft van dit jaar ontstaan. De verwachting is wel dat de middelen in 2024 nodig zijn om de stijging op te kunnen vangen.

Toelichting op de baten Per saldo hogere baten (€ 89 K) De hogere baten worden voor het grootste deel veroorzaakt door hogere inkomsten vanuit het UWV. Toelichting op de Incidentele lasten en baten De incidentele lasten en baten bestaan uit maatwerkopdrachten voor vluchtelingen en archief op orde. Ten opzichte van de raming is € 75k minder uitgegeven voor het project archief op orde. Deze middelen zijn aan de balans toegevoegd om in 2024 het project af te kunnen ronden. Toelichting op onvoorzien Er zijn geen specifieke lasten op onvoorzien verantwoord.

Jaarstukken 2023 Duo+

Pagina 18

ONVOORZIENE MIDDELEN

rekening 2022

begroot 2023

begroot na wijzigingen 2023

wijziging 2023

rekening 2023

resultaat 2023

(bedrag x € 1.000) Onvoorziene middelen

-

-1

-

-1

-

1

Saldo

-

-1

-

-1

-

1

Incesteringen ICT (bedrag x € 1.000)

begroot 2023

wijziging 2023

begroot na wijzigingen 2023

rekening 2023

resultaat 2023

I&A - investeringen

310

294

604

515

89

Saldo

310

294

604

515

89

Toelichting op de investeringen Bedrijfsvoering Per saldo lagere lasten investeringen ICT (€ 89K) door enerzijds een kleine overschrijding met betrekking tot telefoons. De overige investeringen zijn per saldo lager dan ingeschat.

Jaarstukken 2023 Duo+

Pagina 19

4.3

Programma Burger

Wat hebben we bereikt en wat hebben wij ervoor gedaan? Speerpunten In de begroting 2023 zijn onderstaande subdoelen bij de speerpunten kwaliteit, kwetsbaarheid en kosten opgenomen en toegelicht. 1

Digitalisering producten en diensten burgerzaken Speerpunten

Kwaliteit en Kwetsbaarheid

Wat willen we bereiken?

Digitalisering producten en diensten Burgerzaken

Wat willen we ervoor doen?

De doorontwikkeling van onze digitale dienstverlening continueren we in 2023. Inwoners vinden steeds beter de weg naar onze digitale dienstverlening en dit optimaliseren we continu. Naast de digitale dienstverlening blijft dienstverlening aan onze publieksbalie mogelijk. Basis voor onze dienstverlening in de volle breedte van producten en diensten die wij leveren, is de visie op dienstverlening van de gemeenten Ouder-Amstel en Uithoorn.

Wat is de stand van zaken?

Verbeteren van de dienstverlening is een continu proces. In 2023 zijn weer meer producten van (met name) Burgerzaken digitaal aangeboden via de website. Sinds 2023 is het bijvoorbeeld mogelijk om online een melding te doen van een voorgenomen huwelijk of geregistreerd partnerschap. Waar in 2022 nog 70% van de producten van Burgerzaken (fysiek) aan de balie Burgerzaken werd afgehandeld, is dit in 2023 nog 65%. Ruim een derde van de producten van Burgerzaken wordt door de inwoners via de website aangevraagd/ aangegeven. Ongeveer 40% van deze (online) producten wordt zelfs zonder tussenkomst van een medewerker Burgerzaken verwerkt. Hoewel vooral is ingezet op de digitale dienstverlening, blijft juist ook aandacht voor degenen die hier geen gebruik van willen of kunnen maken. De paspoortpiek is in 2023 nog niet ingezet, deze komt in 2024.

2

Kwaliteit basisadministraties verbeteren Speerpunten

Kwaliteit en Kwetsbaarheid

Wat willen we bereiken?

Kwaliteit van basisadministraties verbeteren

Wat willen we ervoor doen?

De kwaliteit van persoons- en adresgegevens is én wordt steeds belangrijker, mede door de uitbreiding van mogelijkheden van regie op eigen gegevens door inwoners. Waar mogelijk zoekt Burgerzaken aansluiting bij landelijke initiatieven en breiden we de mogelijkheden van de huidige applicatie uit. Burgerzaken zorgt er ook in 2023 voor, dat ze over de meest efficiënte middelen beschikt om op deze nieuwe situatie in te spelen om het hoge niveau van dienstverlening te handhaven. In samenwerking met interne afdelingen en landelijke partijen is er nadrukkelijk aandacht voor de adreskwaliteit. We gaan meer onderzoeken uitvoeren naar de juiste adressen. Belangrijke bijvangst kan zijn: meer inzicht krijgen in mogelijke strafbare – of ondermijnende activiteiten.

Wat is de stand van zaken?

De Zelfevaluatie BRP en de Zelfevaluatie Reisdocumenten zijn wettelijk verplichte onderzoeken die jaarlijks uitgevoerd moeten worden en waarmee de inrichting, werking en beveiliging van de BRP en het Reisdocumentenproces wordt getoetst. De resultaten geven ons inzicht waar er verbeterd kan worden. De acties en aanbevelingen die uit de zelfevaluaties van 2023 zijn gekomen worden beoordeeld op effectiviteit en uitvoerbaarheid en -indien van toepassing- in de loop van 2024 opgepakt. In beide gemeentes is en wordt meer ingezet op de signalen die we ontvangen via de LAA (Landelijke Aanpak Adreskwaliteit) en wordt steeds meer verbinding gezocht met interne afdelingen, om de adreskwaliteit (nog) verder te verbeteren en een bijdrage te leveren aan het tegengaan van woonfraude en ondermijning.

Jaarstukken 2023 Duo+

Pagina 20

3

Verkiezingen organiseren volgens de wettelijke verplichtingen Speerpunten

Kwaliteit en Kwetsbaarheid

Wat willen we bereiken?

Verkiezingen organiseren volgens de wettelijke verplichtingen

Wat willen we ervoor doen?

In maart 2023 organiseren wij zowel de Provinciale Statenverkiezingen als de waterschapsverkiezingen. Wij hebben goede ervaringen opgedaan met de door Covid-19 afgedwongen wijzigingen in onder andere de procedures en stemlocaties. Voor een groot deel zullen de wijzigingen gehandhaafd blijven. Daarnaast volgen we de landelijke richtlijnen, wanneer bijvoorbeeld het vroegstemmen op maandag en dinsdag gehandhaafd blijft.

Wat is de stand van zaken?

In 2023 hebben niet alleen de (gecombineerde) verkiezingen voor de Provinciale Staten en waterschappen plaatsgevonden, maar op 22 november hebben we ook de (tussentijdse) Tweede Kamerverkiezingen voor de gemeenten Uithoorn en Ouder-Amstel georganiseerd. Net als voorgaande jaren heeft de gemeente de stemmen op de dag na de verkiezingen geteld op kandidaatniveau (Centrale Stemopneming). De verkiezingen zijn in beide gemeentes succesvol en zonder incidenten verlopen.

4

Doorontwikkeling KCC Speerpunten

Kwaliteit en Kwetsbaarheid

Wat willen we bereiken?

Doorontwikkeling Klant Contact Centrum (KCC)

Wat willen we ervoor doen?

De doorontwikkeling van het KCC, als eerste aanspreekpunt van de organisaties, vindt haar doorgang. Het KCC wordt steeds meer het voorportaal voor alle klantcontacten via de verschillende kanalen. Het KCC levert producten en diensten, en beantwoordt vragen in het 1e lijn klantcontact. Ze ontwikkelt de online dienstverlening steeds verder onder meer op basis van de gemeentelijke visies op dienstverlening. Met de digitalisering blijft het KCC oog houden voor de integraliteit van de dienstverlening, waar heldere informatievoorziening en volledige vraagbeantwoording de norm zijn. Het KCC wil borgen dat de investeringen in digitale dienstverlening zorgen voor een éénduidige voorkant voor de gemeentelijke dienstverlening en tegelijkertijd ruimte behouden voor passend maatwerk. Meting van de klanttevredenheid wordt waar mogelijk ingezet om een continue verbetering van de dienstverlening te kunnen blijven monitoren.

Wat is de stand van zaken?

De doorontwikkeling bij het KCC heeft vooral in het teken gestaan van de doorontwikkeling van de digitale dienstverlening. De digitale dienstverlening is en wordt steeds verder uitgebreid. Daarnaast is steeds meer aandacht voor (de wettelijke eisen voor) digitale toegankelijkheid op de gemeentelijke websites. Hoewel vooral is ingezet op de digitale dienstverlening, blijft juist ook aandacht voor degenen die hier geen gebruik van willen of kunnen maken. In zowel de gemeente Uithoorn als de gemeente Ouder-Amstel heeft een (kleine) wijziging van de openingstijden plaatsgevonden, waarbij de dienstverlening naar inwoners leidend is geweest bij gemaakte keuzes. In het eerste kwartaal van 2023 is het Programma 'Datagedreven Sturing' gestart met een project om de dienstverlening te verbeteren, en dan met name gericht op de telefonische dienstverlening. De eerste resultaten van dit project worden in het eerste kwartaal van 2024 verwacht.

Jaarstukken 2023 Duo+

Pagina 21

5

In 2023 wordt gemeente overstijgend gewerkt Speerpunten

Kwaliteit en Kosten

Wat willen we bereiken?

In 2023 wordt gemeente overstijgend gewerkt

Wat willen we ervoor doen?

In 2023 wordt in het gehele Sociale Domein gemeente overstijgend gewerkt. Een belangrijke voorwaarde is om de beleidsverschillen tussen de beide gemeenten in kaart te brengen en de kansen waar beleidsharmonisatie mogelijk is, volledig te benutten. Door de expertise van gemeenten Uithoorn en Ouder-Amstel samen te voegen wordt de kwaliteit en de efficiency van de dienstverlening verhoogd en de kwetsbaarheid verlaagd.

Wat is de stand van zaken?

Samenhangend met de brede uitvraag is de opdracht om gemeente overstijgend te werken. Dit om de kwetsbaarheid van personeel te verminderen en waar mogelijk efficiënter te werken. Binnen de Jeugdwet en de Wmo zijn inmiddels grote stappen gezet met het gemeente overstijgend werken. Voor de doorontwikkeling van de brede uitvraag is in het najaar een projectleider gestart. Het projectplan is inmiddels in het OGON van december vastgesteld.

6

In 2023 is sprake van een goed lopende brede toegang Sociaal Domein Speerpunt

Kwaliteit

Wat willen we bereiken?

In 2023 is sprake van een goed lopende brede toegang Sociaal Domein

Wat willen we ervoor doen?

Door de opdrachtgevers is een vernieuwde dienstverleningsvisie vastgesteld. Deze visie hangt samen met de doorontwikkeling sociaal domein. Na besluitvorming in 2022 door de gemeenten Uithoorn en Ouder-Amstel, hoe zij de Brede Toegang willen vormgeven en na borging van de Brede Toegang in de organisatie, wordt in 2023 aan de hand van KPI’s deze nieuwe werkwijze continu gemonitord, bijgestuurd en onderzocht of met deze werkwijze het beoogde effect wordt behaald. Het AVG-proof delen van informatie tussen de domeinen en de samenwerkende partners, zo min mogelijk dubbele gegevens uitvragen bij de inwoner, maar ook de verdere digitalisering binnen het sociaal domein zullen in 2023 belangrijke thema’s zijn waar verder aan gewerkt gaat worden.

Wat is de stand van zaken?

Jaarstukken 2023 Duo+

Door de opdrachtgevers is besloten om geen specifieke brede toegang voor hulp en ondersteuningsvragen in te richten, maar te gaan werken met de Brede Uitvraag. Door de juiste vragen te stellen en signalen op te pakken wordt de hulp/ondersteuningsvraag van de inwoner achterhaald en wordt besloten welke deskundigheid ingezet wordt. Het resultaat van dit traject leidt tot een merkbaar verbeterde toegang, waarin gemeenten, cliënten en maatschappelijke partners samenwerken. Bij de Wmo en de Jeugdwet wordt ingezet op de doorontwikkeling van de methodiek brede uitvraag. Voor (een groot deel van) de Participatiewet is het een nieuw instrument. De uitgangspunten van de brede uitvraag (vraag achter de vraag vanuit de dienstverleningsvisie) zijn uitgewerkt in het projectplan. Implementatie start in 2024.

Pagina 22

7

In 2023 levert het Sociaal Domein Maatwerk en past de menselijke maat toe. Speerpunt

Kwaliteit

Wat willen we bereiken?

In 2023 levert het Sociaal Domein Maatwerk en past de menselijke maat toe.

Wat willen we ervoor doen?

Het gaat bij maatwerk vooral om de vraag: welk effect wil ik samen met deze inwoner bereiken? Deze werkwijze vraagt een andere manier van kijken en beoordelen. De omgekeerde toets en het opzoeken van de rek in de regels is een belangrijk middel om meer maatwerkgericht te gaan werken. De omgekeerde toets hangt samen met de visie en missie van het Sociaal Domein. Naast focus op de regels, omdenken en een goede balans tussen doel- en rechtmatigheid, gaan we ook breder kijken naar de beoogde resultaten en doelmatigheid van de voorziening. De nieuwe methodiek vraagt voorbereiding in 2023. Denk hierbij aan het organiseren van sessies om efficiency te bereiken binnen regels, maar ook het wijzigen van verordeningen en beleidsregels. Het gaat hier om een samenspel tussen de beleidsmedewerkers van de beide gemeenten en de medewerkers van de uitvoeringsorganisatie Duo+.

Wat is de stand van zaken?

De klantmanagers en vakspecialisten binnen het Sociaal Domein, zijn getraind in het werken met de Omgekeerde Toets. Zij leveren maatwerk- in de praktijk bij zaken die dit nodig hebben. In complexe zaken waar meerdere domeinen bij betrokken zijn, is speciaal een casuïstiek-overleg ingericht waar de Sociaal Teams maar ook het voorveld bij betrokken wordt. Toewerken naar een uniforme werkwijze is nog een aandachtspunt. Waar mogelijk wordt er gewerkt met 1 contactpersoon voor de inwoner. De ontwikkeling van het onderwerp maatwerk is meegenomen in het projectplan Brede uitvraag.

8

In 2023 wordt het Sociaal Domein data gedreven gestuurd Speerpunt

Kwaliteit

Wat willen we bereiken?

In 2023 wordt het Sociaal Domein data gedreven gestuurd

Wat willen we ervoor doen?

Voor wat betreft kwaliteitsbeheersing hebben we in de afgelopen jaren al veel stappen gezet. Dit gaan we verder uitbreiden. Kwaliteitsbeheersing (waaronder datakwaliteit) is een belangrijk item. In 2022 is begonnen met het Project 'Data gedreven werken' binnen het sociaal domein. Doelstellingen van het project 'Data gedreven werken' binnen het sociaal domein zijn: 1. 2. 3.

Groeien in het niveau van data volwassenheid, zodat data ondersteunt bij het weten en verkrijgen van inzicht; In het sociaal domein beter in control te komen; De politiek tijdig de mogelijkheid te geven om keuzes te maken.

Data gedreven sturen binnen het gehele sociaal domein is een omvangrijke en complexe opgave. Er is daarom gekozen om de opgaves die er liggen, in kleine overzichtelijke vraagstukken op te pakken die een duurzame verandering op gang brengt. Dit noemen we proeftuinen. Het project wordt afgerond/ geïmplementeerd in het vierde kwartaal van 2022, zodat op deze onderdelen in 2023 data gedreven wordt gewerkt door onder andere het periodiek beschikbaar stellen van (geautomatiseerd) juiste data omgezet naar informatie met name voor het vergroten van de voorspelbaarheid van de uitgaven en de mate van control. De werkwijze van de proeftuinen waar in 2022 bij Jeugd en WMO ervaring is mee opgedaan, wordt verder uitgerold over de resterende onderdelen binnen het sociaal domein (Participatiewet, Schuldhulpverlening, Inburgering). Kostenbewustzijn integreren in het dagelijkse werk, bevorderen van een wisselwerking tussen data-inzichten en duiding door professionals waardoor er betere beleidskeuzes en sturingsbeslissingen kunnen worden gemaakt zijn in deze belangrijke thema’s. In 2023 wordt de in 2022 nieuw ingevoerde financieringssystematiek (op lumpsum basis) aangaande Jeugd geëvalueerd. Wat is de stand van zaken?

Jaarstukken 2023 Duo+

Het onderdeel 'Specialistische jeugdhulp' (SJH) is opgepakt en afgerond. In 2024 is er nog aandacht voor de borging/doorontwikkeling onder andere in het werken met het dashboard en samenwerking middels het multidisciplinair team. Daarnaast heeft datagedreven werken op andere beleidsterreinen een vervolg gekregen onder andere op het onderwerp bestaanszekerheid. Pagina 23

4.3.1

Wat heeft het gekost?

BURGER

rekening 2022

begroot 2023

begroot na wijzigingen 2023

wijziging 2023

rekening 2023

resultaat 2023

(bedrag x € 1.000) Structurele lasten

-6.807

-6.153

-1.583

-7.736

-8.270

-534

Structurele baten

7.038

6.153

1.583

7.736

7.897

161

Toevoegingen aan reserves

-

-

-

-

-

-

Onttrekkingen aan reserves

-

-

-

-

-

-

Saldo Structureel

231

-

-

-

-373

-373

Incidentele lasten

-441

-

-332

-332

-328

4

Incidentele baten

441

-

332

332

328

-4

Toevoegingen aan reserves

-

-

-

-

-

-

Onttrekkingen aan reserves

-

-

-

-

-

-

Saldo Incidenteel

-

-

-

-

-

-

231

-

-

-

-373

-373

Saldo

Toelichting op de lasten: Hogere lasten (-/- € 534K) veroorzaakt door: • Hogere lasten (-/- € 256) door een vaststellingsovereenkomst en hogere lasten door inhuur in verband met langdurige ziekte en de vacature van het hoofd Burger. • Hogere lasten (-/- € 157K) in verband met afgesloten maatwerk in de tweede helft van het jaar, hierdoor was het niet meer mogelijk om deze lasten in de raming op te nemen. Het bestuur is hier in december vanop de hoogte gesteld. • Voor een aantal werkzaamheden (-/- € 79K) is afgesproken geen afzonderlijke maatwerkopdrachten af te sluiten. Het betreffen hier werkzaamheden voor leerlingenvervoer, woonurgentie en SMI (sociaal medische indicatie). In het OGON is afgesproken deze overschrijding te accepteren. • Vanaf 2022 is in de CAO bepaald, dat medewerkers bovenwettelijke vakantie-uren mogen sparen, hier is in de begroting geen rekening meegehouden (-/-€ 42K). Toelichting op de baten: Hogere baten (€ 161K )in verband met afgesloten maatwerk in de tweede helft van het jaar, hierdoor was het niet meer mogelijk om deze lasten in de raming op te nemen. Het bestuur is hier in december vanop de hoogte gesteld. Toelichting incidentele baten en lasten Er is een kleine (€ 4K) afwijking tussen het geraamde maaatwerk en het werkelijke maatwerk.

Jaarstukken 2023 Duo+

Pagina 24

4.4

Programma Buurt

Wat hebben we bereikt en wat hebben wij ervoor gedaan? Speerpunten In de begroting 2023 zijn onderstaande subdoelen bij de speerpunten kwaliteit, kwetsbaarheid en kosten opgenomen en toegelicht. 1

Een efficiënter, effectiever, robuustere en kwalitatief beter uitvoering van de VTH-taken Speerpunten

Kwaliteit, Kwetsbaarheid en Kosten

Wat willen we bereiken?

Een efficiënter, effectiever, robuustere en kwalitatief beter uitvoering van de VTH-taken

Wat willen we ervoor doen?

In 2020 is vastgesteld dat doorontwikkeling van VTH nodig is. De directe aanleiding is het implementeren van de veranderingen die de Omgevingswet en de Wet kwaliteitsborging gaan vragen. Ook betrekken we de veranderende verwachtingen van inwoners en ondernemers daarbij. Om de dienstverlening aan de DUO-gemeenten te kunnen waarborgen, is het noodzakelijk dat we mee (kunnen blijven) gaan met veranderingen in de nabije en wat verdere toekomst.

Wat is de stand van zaken?

De doorontwikkeling op de VTH-taken is gaande en zijn meerdere acties ter verbetering van de performance van VTH gestart. Om de werkzaamheden kwantitatief en kwalitatief te kunnen borgen worden betere afspraken gemaakt met de opdrachtgevers. Dit is gedaan door een verbetering van de Werkplannen die ziet op een meer gedetailleerde inventarisatie van de werkzaamheden en raming van de benodigde capaciteit per gemeente. Daarnaast is in het kader van de nieuwe algemene DVO aandacht besteed aan een heldere uitwerking van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de 4 organisatie onderdelen en wordt als onderdeel van het doorontwikkelplan VTH gericht geïnvesteerd in het updaten van de werkprocessen en het ontwikkelen van een sturingsmodel. Voor 2023 is voldaan aan de verplichting in het kader van de VTH beleidscyclus en is de jaarlijkse verantwoording over 2022 binnen de wettelijke termijn via de bestuurlijke besluitvorming aan de provincie aangeboden en gepubliceerd. Momenteel worden voorbereidingen getroffen voor het opstellen van de werkplannen voor 2024. Het capaciteitsbeslag voor de implementatie van de Omgevingswet en de 'Wet Kwaliteitsborging' (1 januari 2024) is geheel 2023 omvangrijk gebleven, waarbij ook het wegwerken van opgelopen achterstanden bij de vergunningverlening en bouwtoezicht een aandachtspunt was.

Aandachtpunt was ook het aantal langdurig openstaande vacatures bij VTH. Dat is grotendeels in de 2e helft van 2023 opgelost. Er wordt ingehuurd, onder andere op detavast constructies en waar mogelijk worden medewerkers in dienst genomen met als doel het % inhuur te verlagen. Opgemerkt wordt dat hierdoor VTH thans nog werkt met een relatief hoog % (ca. 40%) inhuur.

Jaarstukken 2023 Duo+

Pagina 25

2

Doorontwikkeling Inrichting en Beheer en Dagelijks Onderhoud Speerpunten

Kwaliteit en Kwetsbaarheid

Wat willen we bereiken?

Doorontwikkeling Inrichting en Beheer en Dagelijks Onderhoud

Wat willen we ervoor doen?

De gemeenten Uithoorn en Ouder-Amstel groeien waaronder het gemeentelijke areaal. Dit heeft consequenties voor de inzet vanuit de teams Inrichting en Beheer en Dagelijks Onderhoud met betrekking tot afval, grondstoffen, riolering, waterbeheer, gebouwenbeheer en civiele kunstwerken. Hier zal tijdig op geanticipeerd worden.