2. 20210216 Doorwerkingsonderzoek Diemen - DEF.pdf
Tekst van het document
Doorwerkingsonderzoek Rekenkamer Diemen
Rekenkamer Diemen Directeur Rekenkamer Drs. A.L. (Lauryan) Bakker
Onderzoekers Dr. S. (Sabine) van Zuydam B.L.K. (Bas) Verkooijen MSc S.D.J. (Stefanie) Jager MSc Contactpersoon Rekenkamer Elsemiek Smits-Muis Ambtelijk secretaris T. 06-470 414 91 E. elsemiek@necker.nl Datum: 16 februari 2021
Inhoudsopgave Onderzoeksverantwoording
3
Centrale boodschap
5
Reactie college van B&W
7
Nota van bevindingen
10
Aanbevelingen onderzoeken Doel van de onderzoeken Behandeling en besluitvorming door de raad Aanbevelingen geadresseerd aan de raad Aanbevelingen geadresseerd aan het college
11 11 12 13 13
Sturing en controle op de doorwerking van de aanbevelingen (Bij)sturing door het college op de implementatie van de aanbevelingen Informatievoorziening aan de raad Sturing en controle door de raad Doorwerking aanbevelingen
15 15 16 17 18
Bijlage 1 / Doorwerking per aanbeveling van de zes onderzoeken
19
Bijlage 2 / Bronnen
32
2
Onderzoeksverantwoording Aanleiding Een rekenkamerrapport dat in de la blijft liggen, mist zijn impact. Om te kunnen beoordelen in hoeverre de rapporten van de rekenkamer bijdragen aan de controlerende en kaderstellende rol van de raad, is het belangrijk om na te gaan wat er precies met de aanbevelingen gebeurt na vaststelling door de raad. Sinds Necker van Naem in 2011 het directeurschap voor de gemeente Diemen op zich heeft genomen zijn er onderzoeken naar een breed scala van onderwerpen uitgevoerd, waaronder een quickscan opvolging van aanbevelingen in 2014. Nu, zes jaar later, kijkt de Rekenkamer Diemen opnieuw terug naar wat er met de aanbevelingen is gebeurd van zes onderzoeken die sindsdien zijn uitgevoerd. Hierdoor kan zowel de kwaliteit als de effectiviteit van de rekenkamer en de raad (verder) verbeterd worden. Het onderzoek geeft inzicht in: / / /
De mate waarin en de wijze waarop de aanbevelingen worden geïmplementeerd; De (sturing op de) realisatie van de beoogde doelen en effecten (de gewenste verbeterslagen); en De transparantie van het college naar de gemeenteraad over het proces en het resultaat van de uitvoering van aanbevelingen.
In dit rekenkamerrapport leest u het resultaat van deze quick scan. Achtereenvolgens gaan we in op de vraagstelling van het onderzoek, de afbakening, de bevindingen, en de conclusies en aanbevelingen. In de bijlagen bij deze brief treft u een schema met de doorwerking van aanbevelingen per onderzoek (bijlage 1), het normenkader (bijlage 2) en de bronnen (bijlage 3). Dit onderzoek richtte zich op de zes rekenkameronderzoeken uit de periode 2015-2018. Rapporten die na 2018 zijn verschenen, zijn niet meegenomen in dit onderzoek, omdat deze te recent zijn om op effect getoetst te worden. De volgende onderzoeken maken daarmee onderdeel uit van deze quick scan: / / / / / /
Samenspel gemeente-gemeenschap (2015); Parkeerbeleid (2016); Privacybeleid (2016/2017); Afvalbeleid (2017); Re-integratiebeleid (2018); Inzet en werking raadsinstrumenten (2018).
Vraagstelling De vraag die in dit onderzoek beantwoord is, luidt als volgt: Hoe is aan de (aanbevelingen van de) rekenkameronderzoeken uitgevoerd in de periode 2015-2018 opvolging gegeven door de gemeente en welke lessen volgen hieruit om de toekomstige doorwerking van rekenkameronderzoek verder te bevorderen?
3
De hoofdvraag valt uiteen in de volgende deelvragen: Adressering en aard van de aanbevelingen 1. Hoe luiden de door de raad vastgestelde aanbevelingen van de zes onderzoeken in de periode 20152018? 2. Aan welk gremium zijn de aanbevelingen van de Rekenkamer Diemen gericht? Wat is de aard van de aanbevelingen (bv. samenspel college-raad, communicatie, kwaliteit kaders en verantwoording, etc.)? Besluitvorming 3. Op welke manier is door de raad met de aanbevelingen omgegaan? 4. Zijn de rekenkameronderzoeken inhoudelijk behandeld en welke besluiten zijn genomen? 5. Heeft het college van B&W concrete opdrachten gekregen van de gemeenteraad? Uitvoering 6. In welke mate en op welke manier zijn deze aanbevelingen door het college van B&W opgepakt en uitgevoerd? 7. Zijn aanbevelingen vertaald in concrete maatregelen en hebben deze de afgesproken opvolging gekregen? 8. Welke aanbevelingen zijn niet geïmplementeerd en welke redenen zijn hiervoor aan te wijzen? 9. Hoe vindt verantwoording plaats over de uitvoering van raadsbesluiten t.a.v. rekenkameronderzoek? 10. Heeft de raad zelf de uitvoering van de vastgestelde aanbevelingen gecontroleerd en op basis daarvan gehandeld?
Onderzoeksuitvoering De onderzoekswerkzaamheden zijn uitgevoerd in de periode september 2020 tot en met november 2020. Het onderzoek begon met een startgesprek op 19 augustus 2020. De onderzoekwerkzaamheden bestonden uit een documentanalyse en interviews. De aanbevelingen uit alle zes de onderzoeksrapporten zijn getoetst op de mate waarin zij geïmplementeerd zijn. Daarbij is onderzocht óf de aanbevelingen geïmplementeerd zijn en op welke wijze. Wanneer een aanbeveling niet geïmplementeerd is, is gevraagd of de aanbeveling alsnog zal worden geïmplementeerd dan wel wat de reden is om de implementatie niet op te pakken. Allereerst is de organisatie gevraagd om zelf beargumenteerd aan te geven wat er met de aanbevelingen is gebeurd en met welk resultaat. Aanvullend op de beantwoording zijn relevante documenten bekeken, waaruit de implementatie zou moeten blijken. Tot slot is er voor elk onderzoek een verdiepend interview gevoerd. We spraken in deze interviews waar mogelijk met de ambtelijk contactpersonen voor de betreffende onderzoeken. Indien dat niet mogelijk was (bijvoorbeeld omdat de betreffende persoon niet langer in dienst is bij de gemeente Diemen), spraken we met de ambtenaar die momenteel verantwoordelijk is voor het beleidsterrein waarop het onderzoek is uitgevoerd. Daarnaast spraken we met de griffier.
Op 24 november 2020 is de Nota van Bevindingen aan de organisatie aangeboden voor een toets op de feitelijke juistheid van de bevindingen in het kader van het ambtelijk wederhoor. Op 15 december 2020 ontving de rekenkamer de reactie in het kader van het ambtelijk wederhoor. Vervolgens is de rapportage op 21 december naar het college gestuurd voor een bestuurlijke reactie. Deze reactie ontving de rekenkamer op 19 januari 2021. Op 16 februari 2021 is het eindrapport verstuurd naar de griffie ten behoeve van de gemeenteraad.
4
Centrale boodschap Conclusies Groot draagvlak bij de raad voor de rekenkameraanbevelingen We concluderen op basis van de politieke besluitvorming over de rapporten van de rekenkamer, dat er groot draagvlak bij de raad is voor de aanbevelingen. Voor het overgrote deel worden rekenkameraanbevelingen in de onderzochte periode in een raadsbesluit overgenomen en in een aantal gevallen aangevuld door de raad. Bij twee onderzoeken is er geen raadsbesluit opgesteld; in het ene geval zijn er geen aanbevelingen geformuleerd, maar aandachtspunten. In het andere geval waren de aanbevelingen niet aan de raad gericht, maar aan het college. In beide gevallen is de gemeente wel aan de slag gegaan met de bevindingen uit het rapport. 85 procent van de aanbevelingen is geheel of gedeeltelijk geïmplementeerd Voor 16 van de 27 aanbevelingen geldt dat ze zijn geïmplementeerd en de beoogde verbeterslag is gerealiseerd. Voor nog eens zeven aanbevelingen geldt dat deze gedeeltelijk of op een alternatieve wijze gerealiseerd zijn. Voor een drietal aanbevelingen hebben we niet kunnen vaststellen in hoeverre er opvolging aan is gegeven. In deze gevallen zou de aanbeveling zijn beslag moeten krijgen in een nieuwe nota bijvoorbeeld over burgerparticipatie maar is die nota nog niet gerealiseerd. Aan één aanbeveling is geen (voldoende) opvolging gegeven.
Dat is een aanbeveling over het belichten van meerjarige ontwikkelingen rondom parkeerbeleid in de P&C-cyclus en om jaarlijks een integrale notitie over de uitvoering van het parkeerbeleid op te stellen. We concluderen dat er een drietal redenen zijn voor het feit dat doorwerking van overgenomen aanbevelingen niet, gedeeltelijk of op een andere wijze, heeft plaatsgevonden: 1) Bj een klein aantal aanbevelingen is de aanbeveling uit het rekenkamerrapport ingehaald door nieuwe ontwikkelingen. Een voorbeeld hiervan is terug te vinden bij het onderzoek naar afvalbeleid en de aanbeveling om doelstellingen van het afvalbeleid meetbaar te maken. Die centrale doelstelling is inmiddels landelijk vastgesteld, namelijk de VANG-doelstelling. 2) Bij enkele aanbevelingen zijn de beleid geactualiseerd, waardoor de aanbeveling nog niet is opgevolgd. Dit is bijvoorbeeld het geval in het onderzoek naar het samenspel tussen gemeenschap en gemeenteraad, waarbij een van de aanbevelingen was om bij de actualisatie van de nota Burgerparticipatie een accent op participatie na afloop van het gehele beleidsproces te leggen. Deze nota is nog niet geactualiseerd. 3) Ten slotte wordt in een aantal gevallen de coronacrisis aangehaald als reden voor een beperkte doorwerking.
Een voorbeeld hiervan is de aanbeveling in het onderzoek naar re-integratiebeleid over het investeren in alternatieve kwalitatieve methoden voor monitoring. Een onderdeel van de opvolging van deze aanbeveling was het organiseren van klantreizen. Die hebben deels plaatsgevonden binnen het sociaal domein, maar door corona nog niet binnen de afdeling re-integratie. Naast bovenstaande drie redenen valt ons op dat de opvolging van aanbevelingen voor een deel afhankelijk lijkt te zijn van de mate waarin deze door het college en de ambtelijke organisatie worden omarmd. Bij het onderzoek naar afvalbeleid zijn bijvoorbeeld alle aanbevelingen overgenomen en bij het opstellen van het nieuwe afvalbeleid is dan ook expliciet gebruik gemaakt van het rekenkamerrapport en de bijhorende Citisensmethode. Ook bij het onderzoek naar het re-integratiebeleid zijn alle aanbevelingen door het college overgenomen en is mede naar aanleiding van het rapport de integrale beleidsnota Sociaal domein 2020 2023 opgesteld, waarin expliciet wordt verwezen naar het rekenkamerrapport. In het geval van het onderzoek naar parkeerbeleid daarentegen neemt het college de aanbeveling ten dele over en zien we dan een beperkte doorwerking van die aanbevelingen.
De lijst met de voortgang van de aanbeveling is verouderd; proces wordt niet (meer) gevolgd door raad en college De opvolging van de aanbevelingen is momenteel niet eenduidig. Op de maandelijkse lijst van acties en toezeggingen staan vier aanbevelingen vermeld, inclusief de stand van zaken. Drie van deze vier aanbevelingen zijn afkomstig van onderzoeken die ouder zijn dan die wij onderzocht hebben. De huidige stand van zaken is niet
5
actueel, omdat dit overeen komt met de stand van zaken van drie jaar geleden. Daaruit maken wij op dat deze lijst verouderd is. De raad neemt geen actieve rol in ten aanzien van de opvolging van aanbevelingen Op het moment dat de gemeenteraad de aanbevelingen van de rekenkamer besluit over te nemen, vertrouwt de raad erop dat het college met de uitvoering ervan aan de slag gaat. In de documenten en gesprekken hebben we niet teruggevonden dat de raad een actieve rol neemt in het monitoren van de opvolging van aanbevelingen en stelt ook het ontbreken van actuele informatie daarover niet aan de orde. Dit heeft als gevolg dat de raad niet beschikt over actuele informatie over de opvolging van aanbeveling en daarnaast ontbreken handvatten om indien nodig in te grijpen.
Aanbeveling Voer als raad het gesprek over de monitoring van aanbevelingen Op dit moment beschikt de raad niet over actuele gegevens over de mate waarin de aanbevelingen uit rekenkamerrapporten die de gemeenteraad heeft opgenomen opvolging krijgen. Dit doorwerkingsonderzoek vervult de rol om de gemeenteraad op dit punt in een keer bij te praten. Tegelijkertijd zou meer actuele informatie de raad kunnen helpen om tussentijds te volgen wat er gebeurt en om waar nodig bij te kunnen sturen. De vraag is wel op welke manier de gemeenteraad het beste op de hoogte gehouden kan worden. De lijst met acties en toezeggingen kan een geëigend instrument zijn, maar dat vraagt wel dat deze daadwerkelijk wordt bijgehouden en dat de gemeenteraad het opmerkt als deze lijst niet meer actueel is. Een andere vorm, bijvoorbeeld een jaarlijkse terugkoppeling, kan wellicht beter passen. Welke vorm ook wordt gekozen, om daartoe te komen is een gesprek binnen de gemeenteraad noodzakelijk om te bepalen wat de raad hierin wil. Vervolgens kan de gemeenteraad op basis daarvan het college opdracht geven om daar mee aan de slag te gaan.
Observaties/overwegingen aan de Rekenkamer Diemen Naast de hierboven geformuleerde conclusies en aanbevelingen hebben we een tweetal observaties/overwegingen gericht aan de Rekenkamer Diemen. De mate waarin de uitwerking van aanbevelingen houvast biedt We zien dat in twee rapporten (afvalbeleid en re-integratiebeleid) de aanbevelingen summier geformuleerd zijn, zonder toelichting. Dat is kort en krachtig, maar tegelijkertijd bieden deze aanbevelingen daarmee weinig houvast voor raad en college om mee aan de slag te gaan. De aanbevelingen zijn immers vatbaar voor verschillende interpretaties. Dit brengt ook met zich mee dat het door de summiere beschrijving van de aanbevelingen lastiger achteraf te onderzoeken is in hoeverre er in de geest van de aanbevelingen is gehandeld. We raden de Rekenkamer daarom aan te overwegen om voortaan in alle onderzoeken de aanbevelingen van een toelichting te voorzien. Evenwicht tussen vernieuwende vormen van onderzoek en de herkenbaarheid van het product Het onderzoek naar de inzet en werking van raadsinstrumenten wordt in retrospectief beperkt omarmd in de gemeente Diemen. Het onderzoek naar de inzet en werking van raadsinstrumenten wordt in retrospectief beperkt omarmd in de gemeente Diemen. De aandachtspunten in het rapport zijn herkenbaar, maar in hun ervaring niet goed toegesneden op de Diemense praktijk.
De actiepunten zijn dan ook te algemeen van aard. Hoewel we vernieuwende vormen van onderzoek doen waarderen, is het zaak om daarbij oog te blijven houden voor het aansluiten bij de Diemense praktijk.
6
Reactie college van B&W
7
8
9
Nota van bevindingen
10
1
Aanbevelingen onderzoeken
In dit hoofdstuk staat beschreven hoe de rekenkamerrapporten en de conclusies en aanbevelingen die daarin staan, worden behandeld door de raad en het college.
Doel van de onderzoeken In deze paragraaf brengen we kort in beeld wat de intentie is geweest van de zes onderzoeken van de Rekenkamer Diemen. Met haar onderzoek tracht de rekenkamer de raad vaak van een bepaald inzicht te voorzien: in een besluitvormingsproces, een samenwerking of de stand van zaken (organisatorisch of beleidsmatig) op een bepaald terrein. Samenspel gemeente-gemeenschap (2015) 1 Het doel van dit onderzoek was om de gemeenteraad inzicht te bieden in de manier waarop de gemeente invulling geeft aan haar veranderende relatie met de samenleving om op basis daarvan handvatten mee te geven voor de verdere invulling van de relatie tussen gemeente en gemeenschap. Hierbij is zowel gekeken naar de ambities en doelen van de gemeente(raad) op dit vlak als naar de uitvoering hiervan. In het onderzoek van de rekenkamer werd geconcludeerd dat participatie bij beleidsontwikkeling op adequate wijze werd vormgegeven, maar dat de gemeente meer kon doen om initiatieven vanuit de gemeenschap te ondersteunen. Parkeerbeleid (2016)2 Middels dit onderzoek trachtte de rekenkamer inzicht te bieden in de wijze waarop de gemeente Diemen het parkeerbeleid uitvoert. Hierbij gaf de rekenkamer een oordeel over de doeltreffendheid van de beleidsuitvoering.
Uit het onderzoek bleek dat er een vertaling nodig was van de gemeentelijke visie en doelstellingen met betrekking tot parkeren naar concrete indicatoren en uitvoering. Ook was er een verbeterslag nodig in de informatievoorziening aan de raad. Privacybeleid (2016/2017)3 Met de quickscan naar privacybeleid in het sociaal domein de rekenkamer de gemeenteraad ondersteunen in zijn controlerende en kaderstellende rol op dit gebied. Onderzocht werd of de gemeentelijke kaders voldeden aan de landelijke wetgeving en in hoeverre deze kaders verwerkt waren in werkprocessen. Ook de werkbaarheid van de werkprocessen werd onderzocht, alsmede de governance-structuur en de borging van de privacy van inwoners in de uitvoering binnen het sociaal domein. De conclusie van de quickscan was dat er op operationeel
1
Rekenkamer Diemen (2016). Participatie in perspectief: Onderzoek naar het samenspel tussen gemeente en gemeenschap. Geraadpleegd via: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=diemen&id=100005579. 2
Rekenkamer Diemen (2016). Parkeerbeleid. Geraadpleegd via: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=diemen&id=100021660. 3
Rekenkamer Diemen (2017). Quickscan privacybeleid in het sociaal domein. Geraadpleegd via: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=diemen&id=100042359.
11
niveau voldoende aandacht was voor het thema, maar dat er op strategisch en tactisch niveau nog werk aan de winkel was. Afvalbeleid (2017)4 De rekenkamer had met dit onderzoek tot doel inzicht te bieden in de mate waarin binnen de samenwerking met NV Meerlanden de gestelde beleidsdoelen uit het afvalbeleid bereikt werden en in welke mate de inwoners tevreden waren over het afvalbeleid. De rekenkamer concludeerde dat er ruimte was voor verbetering met betrekking tot de mate waarin er heldere doelen werden gesteld en goede sturingsinformatie beschikbaar was. Daarnaast bleek uit de inwonersconsultatie dat inwoners tevreden waren over het afvalbeleid, maar tegelijkertijd maatwerk wilden (met de buurt bepalen hoe het beste afval te scheiden). Re-integratiebeleid (2018)5 Het doel van het onderzoek was om 1) de gemeenteraad inzicht te geven in de ontwikkelingen in het uitkeringsbestand 2) de gemeenteraad inzicht te geven in uitvoering van het re-integratiebeleid en 3) te toetsen of de gemeenteraad van Diemen voldoende in positie was om de kaderstellende en controlerende rol uit te voeren. De rekenkamer oordeelde overwegend positief over (de uitvoering van) het re-integratiebeleid, maar zag mogelijkheden om te optimaliseren. De aanbevelingen bij dit onderzoek waren dan ook daarop gericht (zie bijlage 1).
Inzet en werking raadsinstrumenten (2018) 6 Als ondersteuning aan de gemeenteraad bij zijn rolinvulling in de nieuwe raadsperiode is in een werkconferentie met de gemeenteraad verkend wat de gemeenteraad in de komende raadsperiode kon doen om doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het lokaal bestuur te versterken. De rekenkamer identificeerde op basis van de uitkomsten van de werkconferentie een v :
De rol van de raad en het samenspel met het college; Samenwerking van de raad met de inwoners; Debat; Inzet van raadsinstrumenten.
Er zijn in dit onderzoek geen aanbevelingen opgesteld, maar er is per thema een lijst met actiepunten geformuleerd.
Behandeling en besluitvorming door de raad Bij de behandeling van rekenkamerrapporten in de gemeenteraad van Diemen wordt er regelmatig een toelichting door de rekenkamer gegeven, waarbij een presentatie kan worden verzorgd. Vervolgens krijgt de raad de gelegenheid de onderzoekers en het college te bevragen en om met elkaar in debat te gaan over de bevindingen en aanbevelingen van de rekenkamer. In de interviews komt naar voren dat de raad van Diemen over het algemeen niet zozeer een gesprek met het college heeft, maar het debat met elkaar aangaat. Vervolgens vindt er stemming plaats over de raadsvoordracht en wordt deze vastgesteld in een raadsbesluit. De gemeenteraad van Diemen neemt bij vier van de zes rekenkameronderzoeken alle conclusies en aanbevelingen van de rekenkamer over in een raadsbesluit. Hierin zijn de aanbevelingen niet apart als beslispunten in te stemmen met de conclusies en aanbevelingen van het rapport van de Rekenkamer Diemen, zoals geformuleerd in de centrale boodschap .7 In alle gevallen besluit de raad in te stemmen met de conclusies en aanbevelingen en kennis te nemen van de bestuurlijk reactie van het college. Daarbij besluit de raad in twee van deze vier rapporten het college een opdracht mee te geven: /
Parkeerbeleid (2016): de raad droeg het college op om twee onderdelen op te nemen in de jaarlijkse notitie over de uitvoering van het parkeerbeleid: een concrete vertaling van de (operationele) doelen voor parkeren
4
Rekenkamer Diemen (2017). Een kwestie van fatsoen: De uitvoering van het afvalbeleid in Diemen. Geraadpleegd via: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=diemen&id=100042656. 5
Rekenkamer Diemen (2018). Re-integratiebeleid. Geraadpleegd via: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=diemen&id=100050569. 6
Rekenkamer Diemen (2018). Rolopvatting en rolinvulling: inzet en werking raadinstrumenten.
7
Parkeerbeleid (2016), Privacybeleid (2016/2017), Afvalbeleid (2017) en Re-integratiebeleid (2018).
12
naar monitoringindicatoren en een uitvoeringsprogramma, en het verstrekken van integrale verantwoordingsinformatie aan de raad.8 Afvalbeleid (2017): de raad nodigde het college uit om voor de zomer een procesvoorstel in de vorm van een startnotitie aan de gemeenteraad voor te leggen.9
/
Bij de behandeling van twee van de onderzoeken worden de aanbevelingen niet overgenomen in een raadsbesluit. Het betreft allereerst het onderzoek naar de inzet en werking van raadsinstrumenten. In dit onderzoek zijn actiepunten voor de raad geformuleerd. Gezien het feit dat er in dit rapport geen aanbevelingen zijn gedaan, is er geen raadsvoordracht en -besluit geformuleerd. Daarnaast is er bij het rekenkameronderzoek naar Samenspel gemeente-gemeenschap (2015) geen raadsbesluit gevoegd. Uit de toelichting bij het agendapunt in de gemeenteraadsvergadering waarin de rekenkamer de resultaten presenteerde blijkt geen raadsbesluit te zijn opgesteld, omdat er geen aanbevelingen aan de gemeenteraad zijn gedaan. De drie aanbevelingen richtten zich op het college.10
Aanbevelingen geadresseerd aan de raad De Rekenkamer heeft in de zes rapporten in totaal één aanbeveling specifiek aan de raad gedaan. Het betreft de aanbeveling in het onderzoek naar het privacybeleid om algemene uitgangspunten vast te stellen voor privacy en informatieveiligheid - en hierbij afspraken te maken over de wijze van verantwoording. In het raadsbesluit is deze aanbeveling overgenomen en er is ingestemd met het voorstel van het college om invulling te geven aan deze aanbeveling door de raad jaarlijks via het jaarverslag te informeren over de stand van zaken van de informatieveiligheid in de gemeente Diemen.11 Daarnaast is er in het onderzoek naar re-integratiebeleid door de rekenkamer een aanbeveling gedaan die zowel betrekking heeft op het college als op de raad. Het betreft de aanbeveling om de informele raadscommissie Transformatie te continueren. In het raadsbesluit van het rekenkamerrapport Re-integratiebeleid wordt door de raad als los beslispunt opgenomen dat men de informele commissie Transformatie vooralsnog voortzet.12 In het onderzoek naar de inzet en werking van raadsinstrumenten heeft de rekenkamer actiepunten voor de raad geformuleerd.
Uit een van de gevoerde gesprekken in het kader van dit doorwerkingsonderzoek blijkt dat de actiepunten zijn besproken in de werkgroep Meervoudige Democratie en zijn meegenomen in het formuleren van een plan van aanpak om de lokale democratie in Diemen te versterken.
Aanbevelingen geadresseerd aan het college Aanbevelingen gericht aan het college focussen zich op verschillende aspecten. Hierbij valt te denken aan het meetbaar maken van doelstellingen, het actualiseren van een beleidsstuk, het verbeteren van verantwoordingsinformatie, communicatie richting inwoners, het evalueren van beleid en het verbeteren van het samenspel tussen college en raad. Voor vijf van de zes onderzoeken geldt dat het college door middel van een bestuurlijke reactie inhoudelijk heeft gereageerd op de conclusies en aanbevelingen in het rapport. Alleen in het onderzoek naar de inzet en werking van de raadsinstrumenten is er geen bestuurlijke reactie opgenomen; het college is in dit onderzoek gezien de aard ervan ook niet om een reactie gevraagd. Deze bestuurlijke reacties zijn in alle vijf andere onderzoeken integraal opgenomen in de rapportage. Doorgaans gebruikt het college de bestuurlijke reactie om de aanbevelingen afzonderlijk te voorzien van opmerkingen en context, bijvoorbeeld door de beleidsinhoudelijke ontwikkelingen te schetsen of de wijze waarop de uitvoering momenteel is ingericht.
8
Raadsvoordracht en -besluit Rekenkamerrapport Parkeerbeleid (vastgesteld op 26 januari 2017).
9
Raadsvoordracht en -besluit Rekenkamerrapport Afvalbeleid (vastgesteld op 22 februari 2018).
10
Gemeente Diemen. Informatieve raadsvergadering van 10 maart 2016. Geraadpleegd via: https://ris2.ibabs.eu/Agenda/Details/Diemen/5873c0de-8a7f-493b-a4fe-dbd9ce09c54d 11
Raadsvoordracht en -besluit Rekenkamerrapport Privacy sociaal domein (vastgesteld op 30 november 2017).
12
Raadsvoordracht en -besluit Rekenkamerrapport Re-integratiebeleid (vastgesteld op 19 juli 2018).
13
Titel rapport
College neemt aanbevelingen over
Motivatie
Ja
Het college onderschrijft de grote lijn die in het rapport wordt geschetst en zegt toe de aanbevelingen mee te nemen in de uitwerking van de nota omtrent participatie en communicatie waar het aan werkt.
Deels
Het college neemt, in lijn met de aanbevelingen, maatregelen om de informatievoorziening aan de raad omtrent het parkeerbeleid te verbeteren. Het college herkent zich echter niet in het beeld dat doelstellingen en de relatie tot de in het parkeerbeleid geformuleerde ambitie niet adequaat gemonitord worden. Het college neemt geen maatregelen om dit te verbeteren.
Ja
Het college onderschrijft de conclusies van de rekenkamer en werkt in de bestuurlijke reactie zeven acties uit waarmee opvolging wordt gegeven aan de vijf aanbevelingen.
Afvalbeleid (2017)
Ja
De aanbevelingen worden door het college stuk voor stuk ter harte genomen. Toegezegd is dat de aanbevelingen terug zouden komen in een te ontwikkelen startnotitie voor de uitwerking van de beleidsmatige aansturing van de afvalinzameling.
Re-integratiebeleid (2018)
Ja
Het college herkent zich in de conclusies van het rekenkameronderzoek en onderschrijft de aanbevelingen of geeft aan hier reeds aan tegemoet te komen.
Inzet en werking raadsinstrumenten (2018)
N.v.t.
Er zijn in dit onderzoek geen aanbevelingen geformuleerd, maar alleen aandachtspunten voor de raad.
Samenspel gemeentegemeenschap (2015)
Parkeerbeleid (2016)
Privacybeleid (2016/2017)
Zoals in bovenstaand schema te zien is worden de meeste aanbevelingen van de rekenkamer overgenomen door het college. In een van de interviews wordt gesteld dat de rekenkameronderzoeken worden gewaardeerd door het bestuur en de ambtelijke organisatie en dat de aanbevelingen serieus worden genomen. Uit verschillende interviews met ambtenaren blijkt dat de ambtelijke organisatie goed op de hoogte is van de rekenkameronderzoeken. Nieuwe werknemers die de behandeling van een rapport niet hebben meegemaakt, worden op een rekenkamerrapport gewezen tijdens de inwerkperiode of wanneer er nieuw beleid wordt gemaakt. In nieuwe beleidsstukken wordt dan ook met regelmaat verwezen naar rekenkamerrapporten.13 Voor de aanbevelingen aan het adres van het college is er een proces ingericht om de voortgang te monitoren. Zie hiervoor paragraaf 2.2.
13
Zie bijvoorbeeld Afvalplan 2020 (inclusief bijbehorend communicatieplan) en Participatie, Communicatie en Dienstverlening: hoe verder? (2019, 1 februari).
14
2
Sturing en controle op de doorwerking van de aanbevelingen
In dit hoofdstuk worden de overkoepelende bevindingen ten aanzien van de sturing en controle op de doorwerking van de aanbevelingen van de rekenkamer gepresenteerd. Daarnaast zijn er enkele bevindingen ten aanzien van de doorwerking in het algemeen. In bijlage 1 is per onderzoek een overzicht gemaakt van de specifieke doorwerking per aanbeveling.
(Bij)sturing door het college op de implementatie van de aanbevelingen In de bestuurlijke reacties geeft het college vaak al aan hoe het met de aanbevelingen wil omgaan. Een voorbeeld is het onderzoek naar afvalbeleid uit 2017. Het college gaf aan de beleidsmatige aansturing van afvalinzameling te gaan uitwerken. Het nieuwe college zou na de gemeenteraadsverkiezingen van 2018 met een procesvoorstel komen in de vorm van een startnotitie. In deze startnotitie zouden de aanbevelingen een plek krijgen.14 De startnotitie hebben de onderzoekers echter niet terug kunnen vinden in het raadsinformatiesysteem en de aangeleverde documenten. Uit de bestuurlijke termijnagenda blijkt dat de startnotitie uitgesteld werd tot kwartaal 2018 in verband met een personele wisseling.15 Op de bestuurlijke termijnagenda van september 2018 wordt de startnotitie niet meer genoemd.16 Ook voor de aanbevelingen in het rekenkameronderzoek naar samenspel gemeente-gemeenschap (2015) geldt dat het college deze een plek geeft in een te ontwikkelen beleidsstuk. Het college geeft aan notie te nemen van de drie aanbevelingen bij een te ontwikkelen integrale nota burgerparticipatie, overheidsparticipatie en communicatiebeleid.17 Deze nota is momenteel echter nog steeds in ontwikkeling. Naar verwachting wordt de actualisatie van de nota Burgerparticipatie begin 2021 opgeleverd.
Wel zijn er in de afgelopen periode op andere manieren verbeteringen doorgevoerd. Zo is er een visie op participatie, communicatie en initiatief vastgesteld door de raad.18 Het rekenkameronderzoek wordt in deze visie expliciet genoemd als beleidsmatige achtergrond van de visie.
14
Bestuurlijke reactie college, rapportage Afvalbeleid (2017), p. 11
15
Bestuurlijke termijnagenda. Agendapunt 1.I op raadsvergadering 21 juli 2018.
16
Bestuurlijke termijnagenda. Agendapunt 1.I op raadsvergadering 27 september 2018.
17
Bestuurlijke reactie college, rapportage Samenspel gemeente en gemeenschap, p. 10 - 12.
18
Diemen doen we samen! Visie op participatie, communicatie en initiatief (13 oktober 2017).
15
12.
Een ander voorbeeld waarbij het college aangeeft hoe het wil omgaan met de aanbevelingen is het onderzoek naar parkeerbeleid uit 2016. Het college kan zich vinden in de conclusie van de rekenkamer dat de raad geen compleet, integraal overzicht heeft over de voortgang van het behalen van de parkeerdoelstellingen. Het college neemt daarom het initiatief om in het vervolg jaarlijks een integrale notitie over de uitvoering van het parkeerbeleid op te stellen.19 Deze jaarlijkse integrale notitie is tot op heden echter niet verschenen. Waar in de acties en toezeggingenlijst in juli 2018 nog valt te lezen dat het voorstel voor verantwoording over 2017 wordt voorbereid,20 is in september 2018 in de toezeggingenlijst te lezen dat de toezegging wordt afgedaan met de verantwoording in de jaarrekening.21 In reactie op het rekenkameronderzoek naar privacybeleid (2016/2017) benoemt het college zeven acties waar op dat moment aan wordt gewerkt of aan zal worden gewerkt met betrekking tot het privacybeleid. Het college stelt dat met deze zeven acties op adequate wijze opvolging wordt gegeven aan alle aanbevelingen van de rekenkamer. Hiermee vindt in de bestuurlijke reacties sturing door het college op de implementatie van de aanbevelingen plaats.
Ook heeft het college, naar aanleiding van een motie, binnen twee maanden na bespreking van het rekenkamerrapport een raadsvoordracht gedaan, waarin veertien uitgangspunten en tien strategische doelen zijn geformuleerd ten aanzien van het informatiebeveiligingsbeleid en de beveiligingsorganisatie.22 In reactie op de aanbeveling aan het college in het onderzoek naar re-integratiebeleid (2018) om de raadscommissie transformatie te continueren, geeft het college aan met de raad in gesprek te willen gaan over de wijze en frequentie waarop dit vorm kan krijgen.23 De gemeenteraad beslist vervolgens in het raadsbesluit dat de raadscommissie transformatie vooralsnog wordt voortgezet.24 Uit de gevoerde gesprekken in het kader van dit onderzoek blijkt dat dit inderdaad tot op heden nog het geval is.
Informatievoorziening aan de raad In 2014 voerde de rekenkamer al eens een quickscan uit naar de opvolging van aanbevelingen. Een van de aanbevelingen in dit onderzoek was om te zorgen voor een overzicht waarin de actuele status van de aanbevelingen die op de bestuurlijke termijnagenda zijn geplaatst inzichtelijk wordt. In reactie op het rapport gaf het college aan dat individuele aanbevelingen van de rekenkamer niet als zodanig op de bestuurlijke termijnagenda worden geplaatst, maar dat het college met het Presidium in overleg zou treden over een jaarlijks terugkerend overzicht met daaraan gekoppeld de stand van zaken per aanbeveling.25 Uit een van de gevoerde interviews in het kader van dit onderzoek blijkt dat hier opvolging aan is gegeven door het de gemeenteraad. In deze sectie worden aanbevelingen van rekenkameronderzoeken en de stand van zaken gemonitord. Het is de taak van de directie van de ambtelijke organisatie om de lijst bij te werken. De lijst wordt maandelijks met de raadstukken meegestuurd. Op een recente versie van deze actielijst uit oktober 2020 valt echter te zien dat deze opvolgingen van aanbevelingen momenteel niet meer bijgehouden wordt.26 Er staan vier aanbevelingen vermeld in dit onderdeel, waarvan drie uit 2014 en een uit 2017.
De aanbevelingen die volgen uit de rapporten uit de periode 2015-2018 en later staan niet meer op deze lijst, met uitzondering van een aanbeveling uit het rapport over de uitvoering van het parkeerbeleid. De omschrijving van deze aanbeveling over de uitvoering van het parkeerbeleid op de actielijst is echter niet concreet, waardoor het onduidelijk is wat er precies met deze actie bedoeld wordt en op welke aanbeveling de actie van toepassing is. Ook komt de vermelde stand van zaken grotendeels overeen met
19
Bestuurlijke reactie college, rapportage Parkeerbeleid (2016), p. 6
20
Acties en toezeggingen aan de gemeenteraad. Agendapunt 1.J van raadsvergadering 19 juli 2018.
21
Acties en toezeggingen aan de gemeenteraad. Agendapunt 1.J van raadsvergadering 27 september 2018.
22
Raadsvoordracht
23
Bestuurlijke reactie college, rekenkamerrapport Re-integratiebeleid (2018), p. 10
24
Raadsvoordracht en -besluit Rekenkamerrapport Re-integratiebeleid (vastgesteld op 19 juli 2018).
25
Bestuurlijke reactie college, rekenkamerrapport quickscan opvolging aanbevelingen (2014), p. 7
9.
Informatieveiligheid en privacy: uitganspunten, doelen en organisatie (10 januari 2018).
26
11.
8.
Agenda van de gemeenteraadsvergadering van 22 oktober 2020, agendapunt 1.J: acties en toezeggingen aan de gemeenteraad: https://ris2.ibabs.eu/Agenda/Details/Diemen/f2a73ebb-8b99-4e80-8365-c889bd7bc80c
16
de stand van zaken die drie jaar geleden op de lijst met acties en toezeggingen vermeld stond.27 Daaruit concluderen we dat de actielijst niet meer actueel is.28
#
Opvolging aanbevelingen Rekenkamer
Rapport
Pfh
Team
Stand van zaken
1.
Doorwerking aanbevelingen: procesbeschrijving Raadsvoorstellen aanvullen met rol griffie en presidium
31 juli 2014
Boog
Directie en Griffie
Zal nog worden opgevolgd.
2.
Doorwerking aanbevelingen: na verloop van tijd subsidiebeleid evalueren
31 juli 2014
Klaasse
Beleid Vooralsnog geen actie nodig. Samenleving
3.
Doorwerking aanbevelingen: prioriteitstelling communicatiebeleid
31 juli 2014
Boog
Directie
In uitvoering. Is meegenomen in het strategisch communicatieframe 'communicatie in participatietijdperk' en komt ook terug in het aanstaande, bredere communicatiebeleidsplan.
4.
Doorwerking aanbevelingen: op te nemen in de jaarlijkse notitie over de uitvoering van het parkeerbeleid.
26 januari 2017
Scholten
Ruimtelijk Beleid
De verantwoording zal jaarlijks bij de jaarrekening worden gedaan.
Sturing en controle door de raad We stellen op basis van documenten en interviews vast dat de raad geen actieve rol neemt in het monitoren van de opvolging van aanbevelingen en stelt ook het ontbreken van actuele informatie daarover niet aan de orde. Dit heeft als gevolg dat de raad niet beschikt over actuele informatie over de opvolging van aanbeveling en handvatten om indien nodig in te grijpen ontbreken. Zoals in paragraaf 1.2 beschreven is, heeft de raad in vier van de rapporten de conclusies en aanbevelingen van de rekenkamer overgenomen. Daarnaast heeft de raad aanvullende opdrachten aan het college meegegeven. Deze aanvullende opdrachten hadden betrekking op het stellen van een termijn waarbinnen het college met een procesvoorstel zou moeten komen en het specificeren van de gewenste informatievoorziening. In het onderzoek naar het re-integratiebeleid (2018) doet de rekenkamer de aanbeveling aan het college om de informele raadscommissie transformatie te continueren. Het college geeft in reactie op het rapport aan hier graag over in gesprek te gaan met de raad. De raad stuurt op dit punt door in het raadsbesluit op te nemen dat men de informele commissie Transformatie vooralsnog voortzet.29 Controle door de raad op de opvolging van aanbevelingen vindt plaats door middel van de lijst met acties en toezeggingen.
Deze actielijst wordt echter al enkele jaren niet meer bijgehouden (zie ook paragraaf 2.2). In interviews is aangegeven dat de raad geen vragen stelt over deze verouderde actielijst en dat de raad de opvolging van de aanbevelingen beperkt volgt. De raad geeft het college een opdracht en geeft de opvolging van een aanbeveling daarna uit handen. De raad monitort op afstand en gaat er in goed vertrouwen vanuit dat de actie daadwerkelijk uitgevoerd wordt door de ambtelijke organisatie, zo wordt gesteld.
27
Agenda van de gemeenteraadsvergadering van 21 december 2017, agendapunt 1.J: acties en toezeggingen aan de gemeenteraad: https://ris2.ibabs.eu/Agenda/Details/Diemen/97a4fb3c-1303-4126-b512-5dfdfab2a7df 28
Toezeggingen die door het college worden gedaan tijdens de raadsbehandeling van het rekenkamerrapport worden wel toegevoegd en bijgehouden op de actie- en toezeggingenlijst. Dit is echter iets anders dan de monitoring van de opvolging van de aanbevelingen. 29
Raadsvoordracht en -besluit Rekenkamerrapport Re-integratiebeleid (vastgesteld op 19 juli 2018).
17
Doorwerking aanbevelingen In onderstaande tabel staat beschreven in hoeverre de aanbevelingen geïmplementeerd zijn. In de onderzoeksverantwoording leest u hoe we de mate van doorwerking getoetst hebben. De cijfers zijn een optelling van de tabellen in bijlage 1.
Aantal aanbevelingen 30
Percentage
Doorwerking heeft plaatsgevonden
16
59%
Doorwerking heeft gedeeltelijk plaatsgevonden of de beoogde verbeterslag is op een andere wijze tot stand gekomen
7
26%
Doorwerking heeft niet plaatsgevonden
1
4%
De doorwerking is niet navolgbaar
3
11%
Totaal
27
100%
Type doorwerking
Voor de zes onderzoeken in totaal geldt dat zestien van de 27 aanbevelingen van de rekenkamer zijn doorgevoerd. In zeven gevallen zijn de aanbevelingen, gedeeltelijk op of een andere manier opgevolgd. Een voorbeeld is het onderzoek naar het afvalbeleid. Eén van de aanbevelingen was om ervoor te zorgen dat de calculatiestaat van het afvalinzamelingsbedrijf niet ouder zou zijn dan een jaar. De werkwijze van de calculatiestaat is echter in de loop van de jaren komen te vervallen met de invoering van de uniforme tarifering. De tarieven zijn nu allemaal gelijkgetrokken op basis van kencijfers. De tarieven voor de dienstverlening van het afvalinzamelingsbedrijf staat daarmee vast voor een periode van drie jaar. Hieruit blijkt dat de beoogde verbeterslag op een andere wijze tot stand is gekomen, namelijk de invoering van de uniforme tarifering. Vandaar ook dat we oranje Van drie aanbevelingen hebben we de doorwerking niet (voldoende) kunnen vaststellen. Zo zijn de beleidsnota burgerparticipatie en een nieuw parkeerbeleidsplan voorbeelden van beleidsstukken waarin aanbevelingen opvolging zouden moeten krijgen, maar die nog niet zijn gerealiseerd. In beide gevallen zijn de beleidsstukken nog niet afgeschreven en vastgesteld door de raad. Derhalve valt (nog) niet te achterhalen in hoeverre de aanbevelingen hierin worden meegenomen.
Volgens geïnterviewden zullen de aanbevelingen wel onderdeel uitmaken van de nieuwe beleidsstukken. Uit het voorgaande volgen de voornaamste redenen dat bepaalde aanbevelingen (nog) niet zijn opgevolgd; beleidsstukken zijn nog niet vernieuwd of niet actueel en in een aantal gevallen is op een andere manier vormgegeven aan de aanbevelingen.
30
In het rekenkamerrapport over de inzet en werking van raadsinstrumenten zijn geen aanbevelingen gedaan, maar
18
Bijlage 1 / Doorwerking per aanbeveling van de zes onderzoeken Hieronder is voor de zes onderzoeken in kaart gebracht hoe de doorwerking van de aanbevelingen kan worden beoordeeld. Het oordeel is tot stand gekomen op basis van schriftelijke input van de ambtelijke organisatie, documentatie en interviews.
Kleur
Betekenis
Groen
Doorwerking heeft plaatsgevonden
Oranje
Doorwerking heeft gedeeltelijk plaatsgevonden of de beoogde verbeterslag is op een andere wijze tot stand gekomen
Rood
Doorwerking heeft niet plaatsgevonden
Blauw
De doorwerking is niet navolgbaar
Ten aanzien van de oranje kleur merken we het volgende op. De oranje kleur heeft twee betekenissen. Enerzijds kan het zijn dat de aanbeveling gedeeltelijk is uitgevoerd en de beoogde verbeterslag nog niet volledig is gerealiseerd. Anderzijds kan het betekenen dat het college of de raad een andere invulling aan de aanbeveling heeft gegeven of een andere keuze heeft gemaakt om de verbeterslag te realiseren. Grondslag hiervoor kan zijn dat er een ander inzicht is geweest in hoe de verbetering tot stand moest komen. Oranje kan daarmee ook betekenen dat er wel is gewerkt aan de verbeterslag of dat deze zelfs is gerealiseerd, maar niet naar de letter van de aanbeveling van de rekenkamer. Samenspel gemeente - gemeenschap (2015) R/C
Aanbeveling
Mate van doorwerking Binnen de gemeentelijke organisatie is vanaf 2017
C1
waarbij de nadruk ligt op de rol van de gemeente bij initiatieven vanuit de gemeenschap. Gebruik deze Proeftuin voor een actualisatie van de nota Burgerparticipatie.
Deze groep van zes medewerkers van verschillende afdelingen van de gemeente is een ontwikkeltraject ingegaan om te bezien hoe men overheids- en burgerparticipatie kon toepassen in het eigen team.31 Hieruit volgde een oproep naar inwoners om mee te denken over de groei van de gemeente. Naar aanleiding hiervan heeft een groep inwoners met elkaar nagedacht over het opzetten van een initiatief voor de gemeenschap. De gemeente is zoekende geweest in de manier waarop zij de groep kon ondersteunen en faciliteren waarbij recht werd gedaan aan het gevoel van eigenaarschap bij deze inwoners. Het was daarbij van belang dat de gemeente de groep inwoners niet te veel wilden helpen. Dit traject is vervolgens geëvalueerd.32
31
32
Initiatiefgericht werken in Diemen (2018).
19
De actualisatie van de nota Burgerparticipatie is nog in ontwikkeling en wordt naar verwachting in het eerste kwartaal van 2021 opgeleverd. Het feit dat de nota Burgerparticipatie nog niet geactualiseerd is, is het gevolg van het feit dat het college pas in het voorjaar 2019 besloten heeft formatie vrij te maken om het participatieproces aan te jagen.33 Er kan derhalve nog niet worden vastgesteld in hoeverre inzichten uit de proeftuin zijn gebruikt in de actualisatie. De actualisatie van de nota Burgerparticipatie is nog in ontwikkeling en wordt naar verwachting in het eerste kwartaal van 2021 opgeleverd. Er kan derhalve nog niet worden vastgesteld in hoeverre er een accent wordt gelegd bij participatie na afloop van een beleidsproces.
C2
C3
Leg bij een actualisatie van de nota Burgerparticipatie een accent op participatie na afloop van het gehele beleidsproces.
Zorg aan het einde van een participatietraject (bij een afgebakend proces) of tijdens een participatietraject (bij een langlopend traject) voor een evaluatiemoment, waarbij geanalyseerd. Verspreid en vier successen.
Daarnaast werkt men binnen het project Beleidsnota Nieuwe Stijl aan een handreiking Beleidsontwikkeling om handvatten te bieden bij de ontwikkeling van beleid. In het projectplan wordt gesteld dat hierin aandacht dient te zijn voor de mogelijkheden van het betrekken van belanghebbenden gedurende het gehele proces, dus ook na afloop van een participatietraject.34 Of de gemeente in de beleidsnota opneemt dat na afloop van een participatietraject de vinger aan de pols wordt gehouden is nog niet duidelijk. We kunnen dan ook niet vaststellen of er opvolging wordt gegeven aan de aanbeveling. De evaluatie van participatietrajecten in het ruimtelijk domein vindt plaats een aantal maanden na afronding van een ruimtelijk project. Er wordt een rondje gelopen met de inwoners op de ontwikkelde plaats om te bekijken hoe alles functioneert en of er nog aandachtspunten zijn. Van inwonersbijeenkomsten wordt tegenwoordig door ruimtelijk beheer bewonersverslagen gemaakt, zodat men op een later moment kan teruggrijpen op afspraken die met elkaar zijn gemaakt.35 In het sociaal domein vinden evaluatiemomenten plaats met partners, in de nieuwe nota Integraal Sociaal Domein zijn hier afspraken over gemaakt.36 Met inwoners vinden er adviesraden en community buildingstrajecten plaats waarin de gemeente continu in gesprek is met inwoners.37
33
34
Concept projectplan beleidsnota nieuwe stijl (11 december 2019).
35
Een voorbeeld is het Verslag bijwonersbijeenkomst Rode Kruislaan (18 april 2019).
36
Nota Sociaal Domein 2020-2023.
37
Nota Sociaal Domein 2020-2023.
20
Parkeerbeleid (2016)
R/C
Aanbeveling
Mate van doorwerking De aanbeveling van de rekenkamer was om een expliciete doorvertaling te maken van visie en doelstellingen naar indicatoren en uitvoering. Expliciete indicatoren maakt namelijk dat de raad meer zicht krijgt op de doeltreffendheid van het parkeerbeleid en daardoor beter kan sturen. Het zicht op doeltreffendheid gold ook voor de instrumenten en maatregelen in het uitvoeringsprogramma. Door de inhoud van deze documenten duidelijker aan elkaar te koppelen wordt er bewuster nagedacht over de samenhang tussen visie en uitvoering; de werkzaamheden die plaatsvinden in de gemeente op uitvoeringsniveau dragen dan ook daadwerkelijk bij aan het bereiken van de visie en doelstellingen die de raad heeft vastgesteld. In de jaarlijkse programmabegroting is slechts één prestatie-indicator opgenomen met betrekking tot parkeren. Dit betreft het aantal laadpalen voor elektrische motorvoertuigen.38 In de jaarstukken
C1
Draag zorg voor een vertaling van visie en doelstellingen naar indicatoren en uitvoering.
(maximale bezettingsgraad) opgenomen, maar ontbreekt de indicator van het aantal laadpalen.39 Opvallend genoeg zijn het aantal indicatoren in de jaarstukken sinds de uitvoering van het rekenkameronderzoek afgenomen. In jaarrekening woonwijken (m
Daarnaast is de ambtelijke organisatie momenteel bezig het parkeerbeleidsplan voor de komende jaren op te stellen. Het nieuwe parkeerbeleidsplan is een actualisatie van het huidige beleid (Parkeerbeleidsplan Diemen 2010 2020) op basis van wensen van inwoners, ontwikkelingen in de markt en ervaring binnen de gemeente. Naar verwachting kan deze in april 2021 worden vastgesteld door de gemeenteraad. Omdat het parkeerbeleidsplan op moment van onderzoek nog niet gereed is, kan er geen uitspraak over de mate van doorwerking worden gedaan. Er is immers nog
38
Gemeente Diemen. Programmabegroting 2020. Geraadpleegd via: https://programmabegroting2020.financielestukken.diemen.nl/programma-s/verkeer/wat-gaan-we-ervoor-doen en Gemeente Diemen. Programmabegroting 2021. Geraadpleegd via: https://programmabegroting2021.financielestukken.diemen.nl/programma-s/verkeer1/wat-gaan-we-ervoor-doen. 39
Gemeente Diemen. Jaarrekening 2019. Geraadpleegd via: https://jaarrekening2019.financielestukken.diemen.nl/programma-s/verkeer/wat-hebben-we-bereikt-en-wat-hebbenwe-ervoor-gedaan.
21
geen document met een visie en doelstellingen, dus is het niet mogelijk om een uitspraak te doen over de doorvertaling naar indicatoren en uitvoering. Sinds 1 augustus 2020 werkt de gemeente Diemen overigens parkeercontroleurs. De i maakt dat er periodiek (maandelijks) monitoringscijfers beschikbaar komen over de parkeerdruk.
C2
Maak meerjarige ontwikkelingen integraal inzichtelijk voor de raad.
In het rapport werd aanbevolen om in de P&Cdocumenten doelstellingen uit het parkeerbeleidsplan (en eventuele overige beleidskaders) duidelijk terug te laten komen. We stellen vast dat in de P&C-documenten jaarlijkse ontwikkelingen rondom parkeerbeleid worden beschreven40, maar meerjarige ontwikkelingen onderbelicht blijven. Ook aan de belofte van het college om naar aanleiding van het rapport jaarlijks een integrale notitie over de uitvoering van het parkeerbeleid op te stellen is geen navolging gegeven.41 We verwachten wel dat met de komst van de raad beter geïnformeerd zal worden.
Privacy in het sociaal domein (2016/2017)
R/C
Aanbeveling
Mate van doorwerking Tijdens de bespreking van het rekenkamerrapport op 30 november 2017 heeft de raad een motie aangenomen die het college verzoekt algemene uitgangspunten voor privacy en informatieveiligheid op te stellen en ter vaststelling aan de raad voor te leggen, zodat de raad in de toekomst meer kan sturen en controleren op deze
R1
Stel algemene uitgangspunten vast voor privacy en informatieveiligheid - en maak hierbij afspraken over de wijze van verantwoording.
42
Op 10 januari 2018 deed de portefeuillehouder een raadsvoordracht, waarin veertien uitgangspunten en tien strategische doelen zijn geformuleerd ten aanzien van het informatiebeveiligingsbeleid en de beveiligingsorganisatie (in samenwerking met Ouder-Amstel en Uithoorn, verenigd in de uitvoeringsorganisatie DUO+). Op 22 februari 2018 heeft de raad ingestemd met deze raadsvoordracht.43
40
Gemeente Diemen. Programmabegroting 2020. Geraadpleegd via: https://programmabegroting2020.financielestukken.diemen.nl/programma-s/verkeer/autonome-ontwikkelingen. 41
Rekenkamer Diemen (2016). Parkeerbeleid, p. 7.
42
Motie inzake privacybeleid en informatieveiligheid (30 november 2017).
43
Raadsvoordracht
Informatieveiligheid en privacy: uitganspunten, doelen en organisatie (10 januari 2018).
22
Verantwoording aan de raad vindt plaats door middel van de ENSIA-rapportages44, het verzenden 45 en de organisatie van een informatieavond46. Terugkoppeling op hoofdlijnen wordt gegeven in de P&C-cyclus.47
C1
Beschrijf in een notitie de verschillende rollen en verantwoordelijkheden rondom privacy en informatieveiligheid en ontwikkel een procedure Meldplicht Datalekken.
De verschillende rollen en verantwoordelijkheden rondom privacy en informatieveiligheid zijn vastgelegd in hoofdstuk twee van het strategisch informatiebeleid van DUO+.48 Daarnaast is er momenteel een procedure Meldplicht Datalekken. Medewerkers kunnen op Intercomm (het intranet van DUO+) een meldingsformulier en uitleg vinden over wat te doen bij een datalek. Hierbij wordt ook uitleg gegeven over de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de Chief Information Security Officer en de Functionaris Gegevensbescherming. Uit gesprekken blijkt dat het meldpunt en de meldplicht datalekken bij (nieuwe) medewerkers onder de aandacht wordt gebracht. We zien dit bevestigt in de aangeleverde documenten.49 Uit de jaarstukken blijkt dat er in 2019 in totaal 38 veiligheidsincident-meldingen zijn geweest. Deze meldingen zijn vervolgens nader onderzocht en in drie gevallen was er ook daadwerkelijk een datalek waarbij de privacy van inwoners geschaad is.50 In het rekenkamerrapport uit 2016/2017 staat opgetekend dat het meer structureel vormgeven van evaluatie, specifiek op het gebied van privacy, kan
C2
Besteed structurele aandacht aan evaluatie (samen met zorgpartners en inwoners) en bewustzijn.
naar voren te halen. Daarnaast beveelt de rekenkamer aan om periodiek aandacht te besteden aan bewustzijn. Sinds het rekenkamerrapport is er echter geen bewustzijnsprogramma geweest. Een deel van de kennis uit dit programma is vanwege personeelswisselingen ook niet meer aanwezig in het team. Wel vormt de omgang met privacygevoelige informatie een onderdeel van het reguliere inwerkprogramma van Brede Hoed Team medewerkers. We constateren dat er momenteel aandacht is voor het creëren van bewustzijn; zo neemt de organisatie
44
Collegeverklaring ENSIA 2019 inzake Informatiebeveiliging DigiD en Suwinet (20 mei 2020).
45
Informatie van het college: Voortgang implementatie informatieveiligheid (15 juni 2019).
46
Deze informatieavond was voor alle raadsleden van de DUO-gemeenten en was mede georganiseerd naar aanleiding van de nieuwgevormde gemeenteraden in 2018. 47
Gemeente Diemen. Jaarrekening 2019. Geraadpleegd via: https://jaarrekening2019.financielestukken.diemen.nl/paragrafen/bedrijfsvoering/informatieveiligheid. 48
Strategisch informatieveiligheidsbeleid Duo+ (7 mei 2017).
49
PowerPoint
Workshop Informatieveiligheid & Privacy (2018).
50
Gemeente Diemen. Jaarrekening 2019. Geraadpleegd via: https://jaarrekening2019.financielestukken.diemen.nl/paragrafen/bedrijfsvoering/informatieveiligheid.
23
deel aan de nationale week van de informatieveiligheid (5 11 oktober 2020) en is er voor Wmo-medewerkers een voorlichtingsmemo over de omgang met persoonsgegevens.51 Daarnaast moet het team van de Brede Hoed in 2021 weer getraind worden om de kennis over informatieveiligheid op niveau te brengen. Door personele wisselingen in het team is de kennis over informatieveiligheid volgens gesprekspartners deels weggezakt. De gemeente heeft een beleidsambtenaar aangesteld die verantwoordelijk is voor privacy in het sociaal domein. Als belangrijkste middel om te evalueren, worden gebruikt. Dit wordt ook in de Beleidsnota Sociaal Domein 2020-2023 beschreven. In de klantbelevingsonderzoeken staan ervaringen en verhalen van inwoners centraal. Volgens de onderzoekers blijkt uit de aangeleverde documentatie onvoldoende dat er in de uitgevoerde klantreizen bij de aanvraag bijzondere bijstand en aanvraag Wmo aandacht is besteed aan informatievoorziening/privacy. Er is in de klantreizen gevraagd naar ervaringen van inwoners met bijvoorbeeld bij de aanvraag van zorg en ondersteuning.52 Uit de documentatie blijkt echter niet dat gesproken is over informatievoorziening/privacy. Door middel van de ENSIA-audit betrekking tot ICT in kaart gebracht. Mede naar aanleiding van deze audit is er specifiek voor Suwinet nieuw beleid gemaakt.53
C3
Inventariseer de met betrekking tot ICT in het sociaal domein en formuleer voor deze risico s beheersmaatregelen.
Specifiek voor het Brede Hoed Team geldt het risico dat er relatief veel personele wisselingen zijn (geweest). Het is volgens gesprekspartners dan ook van belang om kennis over informatieveiligheid op peil te houden en om vrijblijvendheid te verminderen. Om het abusievelijk inzien van dossiers te voorkomen zijn de autorisatierechten beperkt tot de coördinator en de werkbegeleider. Slechts na toestemming van de klant delen zij informatie met
C4
Verbeter de communicatie over privacy richting inwoners.
De rekenkamer deed de aanbeveling dat in de communicatie met inwoners duidelijk moest worden waar zij met hun klacht over privacy terecht kunnen bij de gemeente. De rekenkamer constateert dat de gemeente een algemene privacyverklaring heeft, evenals een
51
Voorlichtingsmemo informatie- en privacybeleid Wmo.
52
Memo Klantreizen
53
Beveiligingskader Suwinet (2019).
onderzoek doorontwikkeling lokale toegang DUO gemeenten 2019.
24
privacyverklaring jeugdzorg.54 Hierin staat beschreven hoe de gemeente omgaat met de verwerking van persoonsgegevens. De gemeente gaat ten slotte de folder van het Brede Hoed Team, waarbij inwoners op privacy wordt gewezen, vernieuwen. Dit is het gevolg van de naamsverandering van het team: per 1 januari 2021 heet het Sociaal Team Diemen.55 De folder wordt vervolgens in het gebouw van de Brede Hoed gelegd.
Afvalbeleid (2017)
R/C
C1
Aanbeveling
Koppel afwijkingen op genomen raads- en collegebesluiten tijdig terug.
Mate van doorwerking Op 2 juni 2020 is de raad geïnformeerd over de gang van zaken rondom afvalinzameling en de voortgang van het Afvalplan 2020. In de raadsinformatiebrief worden de gevolgen van de coronacrisis duidelijk geschetst en wordt per actie/maatregel uit het Afvalplan 2020 de ontwikkelingen geschetst. Hierin wordt ook aangegeven dat de verwachting is dat de kosten voor de afvalinzameling in 2020 hoger uit zullen vallen en dat er in het derde kwartaal duidelijker wordt in hoeverre de inkomsten uit de afvalstoffenheffing dekkend zijn.56 Daarnaast ontving de raad op 26 juni 2020 een eerste rapportage effecten coronacrisis. Ook hierin werden afwijkingen op het Afvalplan 2020 teruggekoppeld.57 Het college informeert volgens ons de raad actief en tijdig over het afwijken van het raadsbesluit van 19 december 2019 om het Afvalplan 2020 vast te stellen. In de programmabegroting 2021 (derde kwartaal 2020) werd duidelijk dat de inkomsten uit de afvalstoffenheffing niet dekkend zijn. Tijdens de algemene beschouwingen van de programmabegroting 2021 is de raad hierover met het college in gesprek gegaan.58
54
Gemeente Diemen. Algemene privacyverklaring. Geraadpleegd via: https://www.diemen.nl/Onderwerpen/Algemeen/Privacyverklaring/Algemene_privacyverklaring, Gemeente Diemen. Specifieke privacyverklaring Jeugdhulp 2019. Geraadpleegd via: https://www.diemen.nl/Onderwerpen/Algemeen/Privacyverklaring/Specifieke_privacyverklaring_Jeugdhulp_2019 en Gemeente Diemen. Privacyverklaring. Geraadpleegd via: https://www.diemen.nl/Onderwerpen/Algemeen/Privacyverklaring/Privacyverklaring. 55
Gemeente Diemen. Brede HOED Team wordt Sociaal Team Diemen. Geraadpleegd via: https://www.diemen.nl/Onderwerpen/Nieuwspagina_s/NIEUWS/Nieuwsberichten_per_maand/december/Brede_HOE D_Team_wordt_Sociaal_Team_Diemen. 56
Informatie van het College inzake de Afvalinzameling (d.d. 2 juni 2020).
57
Eerste rapportage effecten coronacrisis (d.d. 26 juni 2020).
58
Notulen van de openbare en besluitvormende raad van de gemeente Diemen, gehouden op 29 oktober 2020.
25
C2
Zorg dat de calculatiestaat van Meerlanden niet ouder is dan een jaar.
De werkwijze van de calculatiestaat is komen te vervallen met de invoering van de uniforme tarifering. De tarieven zijn nu allemaal gelijkgetrokken op basis van kencijfers. De tarieven voor de dienstverlening van Meerlanden staat daarmee vast voor een periode van drie jaar.59 De tarieven voor de verwerking van grondstoffen is wel nog een variabele factor, dat is afhankelijk van de hoeveelheid afval die per jaar wordt opgehaald. We hebben hierover echter geen documentatie ontvangen.
C3
C4
C5
Maak de doelstellingen van het afvalbeleid (maatschappelijk) meetbaar en relateer ze aan andere gemeentelijke doelstellingen, bijvoorbeeld aantrekkelijk woon-, winkel- en recreatiegebied, burgerparticipatie, schone, gezonde leefomgeving.
Ten tijde van het rekenkameronderzoek in 2017 was er geen duidelijk afvalbeleid. Inmiddels is dat er wel, namelijk het Afvalplan 2020. In dit plan van aanpak wordt ook expliciet naar het rekenkamerrapport verwezen. Er is een duidelijk, meetbaar doel opgesteld, namelijk een maximum van 100 kilo restafval per persoon per jaar in 2020. Dit is in lijn met de landelijke VANG-doelstelling.60 Deze doelstelling komt ook terug in de programmabegroting van 2020.61 In de aanbeveling wordt daarnaast de koppeling met overige gemeentelijke doelstellingen beschreven. In het Afvalplan worden verbindingen gelegd met aanpalende beleidsterreinen, zoals burgerparticipatie. Tegelijkertijd is dit inherent aan het goed regelen van afvalinzameling.
Maak concreet in hoeverre doelstellingen worden bereikt zodat bestuurlijk verantwoording kan worden afgelegd.
In de programmabegroting van 2020 wordt beschreven in hoeverre de leidende doelstelling een maximum van 100 kilo restafval per persoon per jaar in 2020 - gehaald is.62 Duidelijk is dat de doelstelling in 2020 niet gehaald wordt, maar duiding wat hieraan ten grondslag ligt ontbreekt. Deze duiding wordt wel in de raadsinformatiebrief van 2 juni 2020 gegeven. Hierdoor wordt er volgens ons voldoende bestuurlijke verantwoording afgelegd richting de raad.
Maak maatschappelijke effecten van maatregelen en eventuele tegenstrijdige maatschappelijke doelen duidelijk zodat politiek heldere keuzes worden gemaakt.