2025-243 Bijlage 3 Second opinion Warmtebedrijf Deventer
Tekst van het document
RAPPORT
Second opinion publiek warmtebedrijf Deventer
21 maart 2025
RAPPORT
Second opinion publiek warmtebedrijf Deventer Wouter Verbeek Regine Wagenaar Douwe van der Zwaag Jesper van Overdijk
21 maart 2025
74842 | Second opinion publiek warmtebedrijf Deventer | RAPPORT | 3
Inhoudsopgave HOOFDSTUK 1
HOOFDSTUK 7
Overzicht van belangrijkste aanbevelingen..................................................4
7.1
Samenvatting....................................................................4
Inleiding............................................................................... 6 2.1
Aanleiding.................................................................................................................... 6
2.2
Vraagstelling. ............................................................................................................. 6
2.3
Scope .............................................................................................................................. 6
2.4
Leeswijzer..................................................................................................................... 6
HOOFDSTUK 3
Taken warmtebedrijf...................................................... 7 3.1
Kerntaak 1: Klanten bedienen . .................................................................... 8
3.2
Kerntaak 2: Ontwikkeling en instandhouding van energienetten besturen. ........................................................................ 8 Kerntaak 3: Werkzaamheden uitvoeren aan
7.2
3.4
Kerntaak 4: Energie transporteren. ......................................................... 9
3.5
Kerntaak 5: Energietransport en -netten meten................................................................................................... 9 Kerntaak 6: Energiemarkt faciliteren. .................................................... 9
Bedrijfsvoering................................................................ 10 Bedrijfscontinuïteit en compliance zijn belangrijk, maar komen nog niet uitgebreid terug in het ontwikkelkader.........11 4.2
Procesbeheersing en informatiemanagement ontbreekt nog in het ontwikkelkader....................................................11
4.3
Voor een regieorganisatie is het opstellen en besturen van een inkoopstrategie cruciaal . ...................................12
de functies gezien de krappe arbeidsmarkt. ................................ 24 7.4
de gemeente Deventer . ...............................................................................25 7.5
voldoende borging van kennis en ervaring. ...................................27 HOOFDSTUK 8
Implementatie.................................................................28 8.1
om te sturen op het operationeel krijgen van het
Gemeente en warmtebedrijf gaan veel samenwerken,
16
Aanscherping op het budget op basis van recente marktdata en interne keuzes....................16 Het huidige exploitatiebudget is waarschijnlijk niet toereikend...................................................................................................................17 Capaciteitsinschatting van functies in warmtebedrijf en bij gemeente is nodig om betere kosteninschatting te maken..................................................................................................................... 18 6.3
Inzetten op contractmanagement kost tijd (en geld), maar vermindert ook verborgen kosten. ..............................................................18
6.4
Inzetten op contractmanagement kost tijd (en geld), maar vermindert ook risico’s. ......................................................................19
6.5
8.2
Kies een duidelijk profiel voor een kwartiermaker, zorg voor voldoende ondersteuning. .................................................. 30
BIJLAGE 1:
BIJLAGE 2:
Methode............................................................................. 32 BIJLAGE 3:
Analysemodel.................................................................. 33 BIJLAGE 4:
Uitwerking NBility-model...........................................34
BIJLAGE 6:
De gemeente maakt een bewuste keuze om op dit
HOOFDSTUK 6
6.2
warmtebedrijf. ....................................................................................................... 29
van werken in de gemeente Deventer .............................................. 14
bedenk vooraf een proces voor als dit even niet loopt. ..........15
6.1
Concretisering van het implementatieplan is nodig
De taken in de ava zijn conform de bekende manier
moment geen rvc te introduceren........................................................ 14 5.3
Inhuren van expertise is een optie, maar zorg voor
Overzicht van aannames in kosteninschatting exploitatiekosten..................... 35
Bestuurlijke taken/governance.................................13
5.2
Bouw voort op de werkgeverspositie van
BIJLAGE 5:
HOOFDSTUK 5 5.1
Begin zo snel mogelijk met het invullen van
Bronnenoverzicht...........................................................31
HOOFDSTUK 4 4.1
Ook binnen de gemeentelijke organisatie moet voldoende kennis en capaciteit beschikbaar zijn ....................23
7.3
energienetten. .......................................................................................................... 8
3.6
Affiniteit en kennis over de ‘technische’ inhoud is nodig binnen het warmtebedrijf Deventer.....................................22
HOOFDSTUK 2
3.3
Kennis en arbeidsmarkt...............................................21
Inzetten op voldoende financiële ondersteuning kost tijd (en geld), maar vermindert ook risico’s. ....................... 20
Beschrijving functies warmtebedrijf.....................36 BIJLAGE 7:
Arbeidsmarktanalyse...................................................37 BIJLAGE 8:
Geanonimiseerd gespreksverslag feedbackpanel 13 maart..............................................39
74842 | Second opinion publiek warmtebedrijf Deventer | RAPPORT | 4
HOOFDSTUK 1
Samenvatting De gemeente Deventer is sinds 2022 bezig met het ontwikkelen
Het implementatieplan biedt een goede basis, maar kan verder
van een slim warmtenet in de wijk Zandweerd, met potentie
worden aangescherpt. Er is behoefte aan een duidelijk profiel
om circa 2.200 woningen aardgasvrij aan te sluiten. In
voor een kwartiermaker en een gedetailleerde planning om het
mei 2024 heeft de gemeenteraad besloten om geld vrij te
warmtebedrijf operationeel te krijgen.
maken voor de eerste fase van het warmtenet, en het college opgedragen om advies uit te brengen over de oprichting van
Ten slotte: in dit traject hebben de consultants van Berenschot
een publiek warmtebedrijf Deventer.
de gemeente Deventer leren kennen als een ondernemende partij. Zij vonden het opvallend met hoeveel energie, passie
De gemeente Deventer heeft hiervoor een ontwikkelkader
en pragmatiek er aan de realisatie van het Slim Warmtenet
opgesteld met kaders en beleidsuitgangspunten. Het ontwikkel
Zandweerd wordt gewerkt.
kader warmtebedrijf Deventer beschrijft de kerntaken van het warmtebedrijf, zoals klanten bedienen, energienetten besturen en onderhouden, en energietransport meten. Sommige taken zijn volledig beschreven, terwijl andere nog nadere uitwerking
Overzicht van belangrijkste aanbevelingen
behoeven.
Taken warmtebedrijf Het warmtebedrijf zal functioneren als een slanke regieorganisatie, wat in potentie voordelen biedt zoals efficiëntie en schaalbaarheid. Maar dit vraagt wel om actieve sturing en
1. Klantcontact: Beschrijf in het bedrijfsplan wie welke taken van de klantreis oppakt. 2. Verhouding taken gemeente/warmtebedrijf:
aandacht voor onder andere belangrijke ondersteunde taken
Maak expliciet waar de taken van gemeente en warmte
zoals het borgen van bedrijfscontinuïteit, compliance, en het
bedrijf elkaar overlappen in de verschillende fasen van
inrichten van procesbeheer en contractmanagement.
realisatie en exploitatie van het warmtenet. 3. Storingsprotocol: beschrijf in een protocol hoe rollen
De bestuurlijke taken zijn op hoofdlijnen beschreven. De
en taken zijn verdeeld in geval van een storing in de
gemeente kiest ervoor om geen raad van commissarissen (rvc)
dienstverlening of warmtelevering.
te introduceren, wat risico’s met zich meebrengt die gemitigeerd moeten worden. Hiervoor kunnen verschillende opties worden
Bedrijfsvoering:
overwogen.
4. Bedrijfscontinuïteit en compliance borgen: Voeg relevante taken toe op het vlak van informatie
Het huidige exploitatiebudget van € 300.000 is waarschijnlijk niet toereikend. Er is een gedetailleerdere capaciteitsinschatting nodig om betere kosteninschattingen te maken. Daarbij adviseren we om voldoende middelen op te nemen voor het inrichten van onder andere contractmanagement en financiën.
beveiliging, privacy, compliance, bedrijfscontinuïteit en VGMK (veiligheid, gezondheid, milieu en kwaliteit). 5. Processen besturen: Beschrijf hoe processen en informatiemanagement worden beheerd. 6. Contractmanagement: Detailleer hoe contract management in de praktijk vorm gaat krijgen om
Er is behoefte aan technische kennis binnen het warmtebedrijf en de gemeentelijke organisatie. De krappe arbeidsmarkt maakt het invullen van functies uitdagend, maar de gemeente Deventer heeft een goede positie op de regionale arbeidsmarkt.
bedrijfsrisico’s te minimaliseren.
74842 | Second opinion publiek warmtebedrijf Deventer | RAPPORT | 5
Governance 7. Toezicht: Mitigeer risico’s door duidelijke afspraken te maken over sturing en mandaten, en overweeg een aantal onafhankelijke adviseurs aan te stellen. 8. Samenwerking gemeente en warmtebedrijf: Bedenk vooraf een proces om tot een oplossing van een eventueel conflict tussen gemeente en warmtebedrijf te komen.
Exploitatiebudget 9. Exploitatiebudget: Herzie het exploitatiebudget op basis van een gedetailleerde capaciteitsinschatting en externe factoren zoals loonkosten. 10. Contractmanagement: Investeer in goed en voldoende contractmanagement om verborgen kosten en risico’s te verminderen. 11. Financiële ondersteuning: Zorg voor voldoende financiële ondersteuning om financiële risico’s te mitigeren.
Kennis en arbeidsmarkt 12. Technische kennis: Zorg voor voldoende technische kennis binnen het warmtebedrijf en de gemeentelijke organisatie. 13. Invullen van functies: Begin zo snel mogelijk met het invullen van functies, gezien de krappe arbeidsmarkt, om niet uit te lopen met de implementatie. 14. Borging van kennis en ervaring: Zorg voor voldoende borging van kennis en ervaring bij inhuur van expertise.
Implementatie 15. Implementatieplan: Werk het implementatieplan verder uit met duidelijke deadlines en mijlpalen. 16. Kwartiermaker: Kies een duidelijk profiel voor een kwartiermaker en zorg voor voldoende ondersteuning.
74842 | Second opinion publiek warmtebedrijf Deventer | RAPPORT | 6
HOOFDSTUK 2
Inleiding 2.1 Aanleiding
2.3 Scope
De gemeente Deventer is sinds 2022 bezig met het ontwikkelen
Deze second opinion is primair uitgevoerd voor de fase waarin
van een slim warmtenet in de wijk Zandweerd. In totaal is
de oprichting van het warmtebedrijf Deventer zich nu bevindt:
er potentie om circa 2.200 woningen aardgasvrij te maken
met het voornemen om circa 2.200 woningen aan te sluiten
door aansluiting op dit warmtenet. In mei 2024 heeft de
op het slimme warmtenet in Zandweerd. Het ontwikkelkader
gemeenteraad Deventer besloten om geld vrij te maken voor
warmtebedrijf Deventer beschrijft dat de gemeente kiest voor
de eerste fase van het warmtenet en het college opgedragen
een ‘simpel opschaalbare structuur’, waardoor eventuele nieuwe
om advies uit te brengen over de oprichting van een publiek
initiatieven op het gebied van warmtenetten onder kunnen
warmtebedrijf Deventer. De gemeente Deventer heeft dit advies
worden gebracht in een holding. Op dit moment zijn er nog
verwoord in het ‘ontwikkelkader warmtebedrijf Deventer’,
geen (vergevorderde) plannen voor nieuwe warmtenetten.
waarin onder andere de scope, de organisatiestructuur en de taken van de uitvoeringsorganisatie van het op te richten
Op dit moment is de politieke discussie op landelijk niveau
warmtebedrijf staan beschreven. Bij de besluitvorming rondom
rondom de organisatie van warmtenetten volop in beweging,
dit vraagstuk is in de gemeenteraad een motie ingediend
bijvoorbeeld door de publicatie van het rapport Verkenningen
door de VVD en aangenomen, die vraagt om een toets op de
Warmtebedrijven: voldoende uitvoeringskracht voor doelstellingen
uitvoeringsorganisatie van het warmtebedrijf. Deze rapportage
warmtelevering van Frank Rooijers uit december 2024.
geeft een ‘second-opinion’ op het ontwikkelkader.
Tegelijkertijd is er nog geen besluitvorming in deze politieke discussie. Op deze ontwikkelingen wordt in deze second
2.2 Vraagstelling Voor de toets op de uitvoeringsorganisatie van het
opinion ook niet voorgesorteerd.
2.4 Leeswijzer
warmtebedrijf heeft de gemeente (conform de VVD-motie) twee hoofdvragen gesteld:
Hoofdstuk 1 gaat in op de belangrijkste conclusies en aanbevelingen van dit onderzoek. Hoofdstuk 2 (het huidige
1. Zijn de rollen en taken, zoals omschreven in het ontwikkelkader, volledig en correct? 2. Hebben de gemeente Deventer en het warmtebedrijf
hoofdstuk) licht de aanleiding en vraag in dit onderzoek toe en geeft een leeswijzer. Hoofdstuk 4 behandelt een analyse naar de volledigheid en correctheid van de kernrollen en -taken
Deventer als organisaties gezamenlijk voldoende kwaliteit
van het warmtebedrijf. Hoofdstuk 5 gaat in op de volledigheid en
en effectiviteit om hun taken en rollen op het gebied van
correctheid van de ondersteunende rollen en taken. Hoofdstuk 6
het warmtenet volledig en correct uit te voeren?
richt zich op de toereikendheid van het exploitatiebudget, hoofdstuk 7 gaat in op de lokale arbeidsmarkt. Tot slot beschrijft hoofdstuk 8 het implementatieplan.
HOOFDSTUK 3
Taken warmtebedrijf Het ontwikkelkader beschrijft veel van de taken die een warmtebedrijf moet uitvoeren. Voor een aantal kerntaken kan het ontwikkelkader worden aangescherpt.
74842 | Second opinion publiek warmtebedrijf Deventer | RAPPORT | 8
Het ontwikkelkader voor warmtebedrijf Deventer hebben wij getoetst aan het NBility-model. Dit model is een gezamenlijke referentie die alle Nederlandse netbeheerders in elektra en
3.2 Kerntaak 2: Ontwikkeling en instandhouding van energienetten besturen
gas hanteren. Het model beschrijft het takkenpakket van een netbeheerder, maar niet waar in de organisatie de taken moeten
Voor de ontwikkeling en instandhouding van energienetten is
plaatsvinden. Voor de analyse hebben we het model aangevuld
de toekomstbestendigheid een aspect waar de netbeheerder zich
met onze kennis van warmtebedrijven. Voor een uitgebreider
over ontfermt. In het geval van het warmtebedrijf is dat anders.
verslag van de analyse met het NBility-model verwijzen we naar
Het ontwikkelkader beschrijft de fasering van een warmtenet
bijlage 4.
van initiatie- naar exploitatiefase. In de komende jaren is de gemeente nog bezig met het ontwikkelen van het net. Dit
Het NBility-model beschrijft op hoofdlijnen welke core
betekent dat er nog een projectenorganisatie van de gemeente
capabilities (kerntaken) nodig zijn voor een netbeheerder.
is die zich bezighoudt met het warmtenet. Het ontwikkelkader
Uit de toetsing aan het model blijkt dat het ontwikkelkader
beschrijft in paragraaf 7.3 dat taken rond de ontwikkeling van
veel taken beschrijft die een warmtebedrijf moet uitvoeren.
het warmtenet mogelijk worden uitbesteed. Het ontwikkelkader
Sommige onderdelen verdienen nog nadere uitwerking in
beschrijft slechts deels hoe het warmtebedrijf zich in de overlap
het bedrijfsplan dat de gemeente Deventer gaat opstellen.
van de faseringen verhoudt tot de gemeente en andersom.
Per dimensie van het NBility-model geven we een korte
Concreter gezegd: het ontwikkelkader geeft wel een duidelijke
beschrijving en enkele aandachtspunten mee voor verdere
beschrijving van de operationele taken die horen bij het
uitwerking.
warmtebedrijf, maar geen inzicht in de taakverdeling die nodig
1
is voor de ontwikkeling van het net.
3.1 Kerntaak 1: Klanten bedienen
In de nadere uitwerking van deze kerntaak is het nodig om te beschrijven welke taken bij de gemeente liggen in de
Het ontwikkelkader geeft voor de meeste taken van de
ontwikkeling van het net. Zo weten de organisaties van elkaar
categorie ‘klanten bedienen’ een goede beschrijving. Bepaalde
waar ze elkaar voor kunnen vinden.
details kunnen verder worden uitgewerkt. Zo beschrijft het ontwikkelkader dat klanten na een storing van meer dan acht uur een vergoeding krijgen, maar is niet beschreven hoe de hoogte van die vergoeding wordt bepaald (en door wie). Daarnaast beschrijft het ontwikkelkader een splitsing tussen
3.3 Kerntaak 3: Werkzaamheden uitvoeren aan energienetten
direct klantcontact en uitbesteding van administratieve handelingen. Als gevolg daarvan lijken zowel de klantbeheerder,
Het ontwikkelkader beschrijft niet in detail hoe de uitvoering
de commercieel medewerker als externe partijen betrokken bij
van (onderhouds)werkzaamheden aan het warmtenet eruit gaat
het bedienen van klanten van het warmtebedrijf. Omdat het
zien. Op termijn heeft de warmte-infrastructuur onderhoud
warmtenet nu al operationeel is, is het klantcontact voor nu
nodig. Anders dan dat deze werkzaamheden bij (een) externe
ondergebracht bij de gemeente Deventer in een aparte functie.
partij(en) en mogelijk ook bij de gemeente Deventer liggen, benoemt het ontwikkelkader niet hoe de procedures eruitzien.
In de nadere uitwerking van deze kerntaak is het van belang om de taakverdeling rondom het klantcontact in hun klantreis
Het warmtenet moet in eerste instantie worden gerealiseerd.
(van eerste contact via contractering naar beheer) helder uiteen
In de praktijk zal de focus dan ook vooral liggen op de
te zetten in het bedrijfsplan.
realisatie en pas later op de planning van andere (onderhouds) werkzaamheden. Dat deze werkzaamheden nog niet in detail zijn uitgewerkt, is dus begrijpelijk; dat is op dit moment nog niet noodzakelijk.
1
Het NBility-model spreekt van ‘core capabilities’ om deze dimensies te duiden. Voor de leesbaarheid van dit stuk gebruiken wij ‘kerntaken’.
74842 | Second opinion publiek warmtebedrijf Deventer | RAPPORT | 9
3.4 Kerntaak 4: Energie transporteren
3.6 Kerntaak 6: Energiemarkt faciliteren
In de kern transporteert het op te zetten warmtebedrijf warmte naar woningen in Zandweerd. Het besturen en werkend houden
Het ontwikkelkader beschrijft dat er met de bronhouder
van de transportstroom is daarom cruciaal. Het ontwikkelkader
van het warmtenet (de rioolwaterzuiveringsinstallatie) een
beschrijft dat er taken worden uitbesteed aan externe partijen,
contract is afgesloten. Na de overdracht zal het warmtebedrijf
maar beschrijft niet in detail de opdrachtgeversrol van de
de contracthouder zijn. Omdat er één bronhouder is, zijn de
exploitatiemanager en directeur-bestuurder ten opzichte van
opregel- en afregelbehoefte overzichtelijk, mits hier goede
deze partijen. Het ontwikkelplan beschrijft in zekere mate de
afspraken gemaakt worden. In tegenstelling tot (regionale)
procedure voor storingen, maar beschrijft niet bij welke functies
elektriciteitsnetten zullen er geen andere partijen zijn die
taken zijn belegd in geval van een storing aan het net. Omdat
regelbare capaciteit leveren of speculeren op vraag en aanbod
het warmtebedrijf 24 uur per dag operationeel moet zijn, is
van warmte. Een verdere beschrijving van deze kerntaak is dan
een duidelijke rol- en taakverdeling in geval van storingen
ook niet nodig.
wenselijk. In de nadere uitwerking van deze kerntaak is het opstellen van een storingsprotocol een vereiste. Het protocol kan een bijlage zijn bij het bedrijfsplan, en zet in meer detail uiteen wie welke taken oppakt in geval van een storing in de dienstverlening of warmtelevering.
3.5 Kerntaak 5: Energietransport en -netten meten Het ontwikkelkader beschrijft nauwkeurig hoe het warmtebedrijf metingen verzamelt, interpreteert en valideert. Daarvoor stelt het ontwikkelplan een externe partij aan en treedt de exploitatiemanager op als aanspreekpunt binnen het warmtebedrijf. Uit de interviews vernamen wij dat verdere aanscherping van de opslag van metingen en data volgt in het bedrijfsplan. Het verder uitwerken van deze kerntaak valt samen met de uitwerking van hoofdstuk 4, waar we dit nog nader toelichten.
HOOFDSTUK 4
Bedrijfsvoering Een slanke regieorganisatie heeft voordelen, maar vraagt ook om voldoende ondersteunende processen om goed te kunnen regisseren.
74842 | Second opinion publiek warmtebedrijf Deventer | RAPPORT | 11
Het NBility-model beschrijft naast kerntaken ook onder steunende taken die nodig zijn om een bedrijf te runnen.2 Deze taken gaan over de bedrijfsvoering van het warmtebedrijf en minder over de technische aspecten van het warmtenet.
4.1 Bedrijfscontinuïteit en compliance zijn belangrijk, maar komen nog niet uitgebreid terug in het ontwikkelkader
Het model onderscheidt hierbij bijna zeventig verschillende taken. Uit de toetsing aan het model blijkt dat het grootste
Het ontwikkelkader beschrijft nog niet hoe in het warmtebedrijf
gedeelte van de onderdelen van dit model op hoofdlijnen
continuïteit en compliance vorm krijgen. Gezien de complexe
is beschreven. Per taak uit het model geven we een korte
wet- en regelgeving rondom warmtebedrijven is een
beschrijving en enkele aandachtspunten mee voor verdere
compliancefunctie belangrijk – ook voor een klein warmtebedrijf.
uitwerking. Sommige onderdelen verdienen nog nadere
Ook een klein warmtebedrijf moet immers voldoen aan de
uitwerking in het bedrijfsplan dat de gemeente Deventer
bestaande wet- en regelgeving én kunnen anticiperen op
gaat opstellen. Vanwege de hoeveelheid taken lichten we
veranderingen. De persoon in de compliancefunctie zorgt
alleen de belangrijkste hieronder uit.
ervoor dat het warmtebedrijf altijd up-to-date is met de laatste ontwikkelingen rondom wet- en regelgeving. Vanwege de
Het valt ons in algemene zin op dat veel ‘kerntaken’ uit
keuze voor een slank organisatiemodel leunt het warmtebedrijf
het NBility-model worden uitbesteed – naar de gemeente
sterk op externe inhuur. Dat kan gevolgen hebben voor de
Deventer of naar de markt. Het warmtebedrijf heeft daardoor
bedrijfscontinuïteit, zowel in personele zin als in behoud van
kernmerken van een regieorganisatie. Dit type organisatie richt
kennis over de bedrijfsvoering en het warmtenet.
zich op het coördineren en beheren van partners en externe leveranciers om de benodigde diensten en producten te leveren. Dit model kent in theorie een aantal voordelen: efficiëntie (de eigen organisatie is beperkt), schaalbaarheid (het is relatief eenvoudig op te schalen met nieuwe warmtenetten door
4.2 Procesbeheersing en informatie management ontbreekt nog in het ontwikkelkader
toevoegen van leveranciers), verbeterde dienstverlening (er is expertise van partners en leveranciers) en focus (het richt zich
Rondom het besturen van processen zien we in het
alleen op de kerntaken). Tegelijkertijd kent dit organisatiemodel
ontwikkelkader nog niet terug hoe met processen en
ook een aantal risico’s. Deze risico’s kunnen worden gemitigeerd
informatiemanagement wordt omgegaan. Het ontwikkelen
door een aantal ondersteunende taken erg goed in te richten:
van bedrijfsprocessen en procedures is van belang om als
bedrijfscontinuïteit en compliance borgen, processen besturen
directeur-bestuurder en exploitatiemanager keuzes te maken
en inkoopstrategie opstellen en besturen.
over de bedrijfsvoering. Door uitbesteding van dataverzameling, -verwerking en -opslag kan het informatiemanagement van het warmtebedrijf gefragmenteerd raken. Dat maakt het sturen op processen moeilijker.
2
Het NBility-model spreekt van ‘enterprise capabilities’ om deze dimensies te duiden. Voor de leesbaarheid van dit stuk gebruikten wij ‘kerntaken’.
74842 | Second opinion publiek warmtebedrijf Deventer | RAPPORT | 12
4.3 Voor een regieorganisatie is het opstellen en besturen van een inkoopstrategie cruciaal Ten slotte zien we dat het warmtebedrijf regelmatig de inkoopafdeling van de gemeente zal vragen om goederen en diensten in te kopen. We zien dat contracten belegd zijn bij de exploitatiemanager, maar lezen niet of het warmtebedrijf een eigen goederen-en-dienstenstrategie zal opzetten. Vanwege de frequentie van (extern) inkopen is een regieorganisatie ook meer tijd kwijt aan het uitzetten van aanbestedingen en het vormgeven van opdrachtgeverschap dan een gemiddelde organisatie. De goederen-en-dienstenstrategie kan helpen bij het vormgeven van het opdrachtgeverschap en biedt handvatten voor de marktvragen die het warmtebedrijf uitzet. Vervolgens moet het warmtebedrijf ook strak contractmanagement toepassen. Dat is cruciaal vanwege de vele inkooprelaties van het een regieorganisatie als het warmtebedrijf. Het contractmanagement is belegd bij de exploitatiemanager en de directeur bestuurder. Onder strak contractmanagement verstaan we 1) helder en doelmatig opdrachtgeverschap, 2) inzicht in de loopduur en performance van bestaande contracten, 3) soepel schakelen met inkoop afdeling van de gemeente. Met de oprichting van het warmtebedrijf hevelt de gemeente Deventer hevelt bestaande contracten over naar de nieuwe organisatie.
De overdracht is een belangrijke mijlpaal in de organisatie van het contractmanagement binnen het warmtebedrijf. Wij adviseren dan ook om het contractmanagement bij het warmtebedrijf tijdig in te richten (met hulp vanuit de gemeente) en na de overdracht nog regelmatig een overleg te organiseren tussen contractmanagers vanuit de gemeente en het warmtebedrijf.
HOOFDSTUK 5
Bestuurlijke taken/governance De bestuurlijke taken zijn op hoofdlijnen volledig beschreven en kunnen in de volgende fase verder worden geoperationaliseerd.
74842 | Second opinion publiek warmtebedrijf Deventer | RAPPORT | 14
Het ontwikkelkader beschrijft de bestuurlijke taken op hoofdlijnen. Het document beschrijft de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verschillende
5.2 De gemeente maakt een bewuste keuze om op dit moment geen rvc te introduceren
bestuursorganen, waaronder de directeur-bestuurder van het warmtebedrijf, de aandeelhoudersvergadering (ava) en
In het voorstel voor de governance is geen rvc opgenomen. De
betrokken wethouders. In een volgende fase worden deze
keuze om geen rvc te installeren is opvallend. Uit de interviews
taken verder geoperationaliseerd in het bedrijfsplan. In de loop
bleek dat de gemeente op basis van ervaringen met andere
daarnaartoe geven wij enkele aandachtspunten mee waar nodig.
verbonden partijen en de beperkte schaal van het op te richten warmtebedrijf kiest voor een governance zonder rvc. Wettelijk
5.1 De taken in de ava zijn conform de bekende manier van werken in de gemeente Deventer
gezien is dit in de fase een vrije keuze tot er aan bepaalde criteria wordt voldaan.3 Voor het voortbestaan van het warmtebedrijf moet er voldoende focus zijn op de bedrijfsvoering en wat het warmtebedrijf
Het ontwikkelkader geeft een beschrijving van de governance
daarvoor nodig heeft. Met andere woorden: er is voldoende
van het warmtebedrijf Deventer. Het is zelfs zeer specifiek en
focus nodig op het ervoor zorgen dat het warmtebedrijf effectief
helder over hoe de vakwethouder en wethouder financiën zich
en efficiënt wordt gerund. Dit perspectief wordt in vergelijkbare
tot elkaar en het warmtebedrijf verhouden. Voor de governance
organisaties veelal ingebracht door een rvc. Daarnaast worden
is het voorstel dat het warmtebedrijf een bv wordt, met een
in vergelijkbare organisaties (grote) investeringsbeslissingen
aandeelhoudersvereniging (ava) en een directeur-bestuurder,
veelal in de rvc genomen en niet direct in de ava. In een
maar zonder raad van commissarissen (rvc). In de ava is de
politieke omgeving bestaat het risico dat bedrijfskundige
financiële wethouder de aandeelhouder namens de gemeente.
investeringsbeslissingen (bijvoorbeeld over het uitvoeren van
De vakwethouder wordt via de directeur-bestuurder van het
groot onderhoud aan het warmtenet) daarmee politiek worden.
warmtebedrijf en het projectteam van de gemeente op de hoogte gehouden over de voortgang van het warmtebedrijf.
De geïnterviewden gaven aan dat de gemeente Deventer, doordat zij met meerdere verbonden partijen zonder rvc
Bij navraag in interviews bleek dat de gemeente bekend is met
werkt, gewend is om te sturen op bedrijfsvoering en financiële
soortgelijke constructies bij andere verbonden partijen. Daaruit
continuïteit. Daarnaast zeiden de geïnterviewden het risico
bleek ook dat in de rapportage over het warmtebedrijf aan de
te zien dat in deze fase (waarin het warmtebedrijf Deventer
raad, bij bewonersavonden of tijdens de ava, het college altijd
een kleine organisatie is) de verhouding ‘bestuurlijke
met één mond spreekt. Deze manier van werken vraagt om
functiehouders’ tegenover ‘operationele functiehouders’ scheef
goede verhoudingen en relaties op bestuurdersniveau.
raakt. Deze overweging kunnen we volgen.
Beheersen van risico’s besturing zonder rvc Als de gemeente Deventer ervoor kiest om geen rvc te introduceren, adviseren we de risico’s van deze constructie te mitigeren: •
Operationaliseer hoe de sturing op de bedrijfsvoering eruitziet, en wat hiervoor nodig is om goed te kunnen sturen. Maak bijvoorbeeld afspraken over op welke resultaten wordt gestuurd, en over binnen welke (financiële) kaders en op welke wijze hierover wordt gerapporteerd.
3
Artikel 2.268 Burgerlijk Wetboek beschrijft de volgende criteria: drie jaar op rij een eigen vermogen groter dan 16 miljoen euro, minimaal 100 personen in Nederland werkzaam, bedrijf heeft een wettelijk verplichte or.
74842 | Second opinion publiek warmtebedrijf Deventer | RAPPORT | 15
•
Operationaliseer welke mandaten de ava en de directeurbestuurder hebben om besluiten te kunnen nemen. Maak bijvoorbeeld afspraken over de vraag tot welk financieel mandaat een directeur-bestuurder bevoegd is om besluiten
5.3 Gemeente en warmtebedrijf gaan veel samenwerken, bedenk vooraf een proces voor als dit even niet loopt
te nemen. Zorg er hierbij voor dat er voldoende mandaten in •
het warmtebedrijf liggen.
De gemeente kan via de ava sturen op de bedrijfsvoering
Overweeg om de AVA de bevoegdheid te geven om een aantal
van het warmtebedrijf en vervult daarmee een soort
adviseurs aan te stellen. Denk hierbij aan onafhankelijke
opdrachtgeversrol. Tegelijkertijd is de gemeente Deventer ook
en objectieve vertrouwenspersonen met diepgaande kennis
opdrachtnemer van het warmtebedrijf als leverancier van
van het runnen van bedrijven en/of kennis van de warmte.
bepaalde diensten en producten. Het ontwikkelkader beschrijft
Dit is een constructie die gebruikelijk is voor beginnende
dat het warmtebedrijf via dienstverleningsovereenkomsten
kleinere organisaties. Deze adviseurs kunnen dan apolitiek
(DVO’s) afspraken maakt met de gemeente over te
en onafhankelijk van de directeur-bestuurder advies
verlenen diensten. Vanwege het voornemen om een slanke
uitbrengen op de bedrijfsvoering en andere vraagstukken
organisatiestructuur te ontwikkelen voor het warmtebedrijf,
die spelen. Deze adviseurs kunnen scherpe vragen stellen
lijkt het erop dat er veel diensten extern worden aangetrokken.
over het bedrijfsmatig perspectief en kunnen adviseren over
In de praktijk zullen de gemeente en het warmtebedrijf dan
continuïteit. Ook kunnen zij advies geven bij investeringen
ook veel met elkaar schakelen over de inzet van gemeentelijke
om deze objectief te onderbouwen. Overweeg daarnaast
diensten voor het warmtebedrijf.
om de AVA ook de bevoegdheid te geven om thematisch •
onderzoeken te laten uitvoeren als zij daar behoefte toe ziet.
Via de DVO’s kan spanning ontstaan tussen de rol van de
Idealiter komen deze adviseurs enkele keren per jaar bij
gemeente als aandeelhouder en als opdrachtnemer van het
elkaar, en zijn de leden bereikbaar voor vragen van de
warmtebedrijf. Zo kan het warmtebedrijf ontevreden zijn
bestuurder.
over de geleverde diensten vanuit de gemeente, of kan het ontbreken van een centraal aanspreekpunt voor de levering van
Overwegingen om wel een rvc te introduceren
de diensten bij de gemeente ertoe leiden dat het onduidelijk
Wanneer het bedrijf significant groeit (en waarschijnlijk meer
is welke diensten bij de gemeente uitgezet zijn. Tegelijkertijd
warmtenetten zal exploiteren dan nu voorzien) wordt het
kan de gemeente als aandeelhouder willen sturen op de
toezicht houden op deze bedrijfsvoering complexer. Een rvc met
investeringsbeslissingen of begrotingen waarin ook gelden voor
een dergelijke focus zou op die manier een aanvulling kunnen
externen zijn opgenomen.
zijn op de governance, ook wanneer hier nog geen wettelijke verplichting toe is.
Uit de interviews blijkt dat dezelfde manier van werken ook gangbaar is voor andere verbonden partijen van de gemeente
Wij adviseren om twee jaar na de start van het warmtebedrijf
Deventer. Ook daarin is de samenwerking nauw en zijn de
de governance te (laten) evalueren.
lijnen tussen opdrachtnemer en aandeelhouderschap gelijk. Onenigheid wordt veelal in de relationele sfeer opgelost. Een goed proces voor wanneer de samenwerking niet loopt is van groot belang, wil deze constructie slagen.
HOOFDSTUK 6
Aanscherping op het budget op basis van recente marktdata en interne keuzes Het is de verwachting dat het toegekende exploitatiebudget waarschijnlijk niet voldoende is om een succesvol warmtebedrijf te kunnen exploiteren
74842 | Second opinion publiek warmtebedrijf Deventer | RAPPORT | 17
In het ontwikkelkader wordt in paragraaf 7.3 (pagina 18) beschreven dat er een exploitatiebudget van € 300.000 is begroot voor de volgende drie onderdelen: 1. Loonkosten voor de (drie) kernfuncties in dienst van het
De budgettaire inschatting van Berenschot komt neer op een exploitatiebudget van ongeveer 650.000 euro voor de eerste jaren, waarbij het bedrag afloopt naar 400.000 euro voor de volgende jaren. Berenschot heeft een berekening gemaakt waaruit blijkt dat
warmtebedrijf. 2. Diensten inbesteed bij de gemeente (alleen exploitatie;
het huidige exploitatiebudget waarschijnlijk niet toereikend is. In onze inschatting is een onderscheid gemaakt tussen een
realisatie valt in een ander budget).
‘aanloopfase’ (van de eerste twee jaar) en een ‘stabiele fase’
3. Diensten aanbesteed bij derden.
(na de eerste twee jaar). De gemeente Deventer schrijft in het ontwikkelkader dat de budgettaire inschatting in het bedrijfsplan verder wordt
Alle aannames die aan deze inschatting ten grondslag liggen,
uitgewerkt. De verwachting is dat het exploitatiebudget
zijn opgenomen in bijlage 5.
niet toereikend is. In deze second opinion geven wij drie Op basis van deze berekening komt Berenschot uit op een
aandachtspunten mee.
bedrag rond de 650.000 euro voor de eerste twee jaren in de
6.1 Het huidige exploitatiebudget is waarschijnlijk niet toereikend
aanloopfase. Dit loopt af naar ongeveer 400.000 euro in de jaren in de stabiele fase.
Externe factoren drukken op het exploitatiebudget Van een aantal respondenten hebben we vernomen dat
Het nodige exploitatiebudget komt tot stand door interne
het huidige begrote exploitatiebudget tot stand gekomen is
keuzes voor onder andere de organisatie-inrichting en de keuze
vanuit een vergelijking onder verschillende gemeenten die
om voor sommige functies medewerkers tijdelijk in te huren
al een warmtebedrijf hebben opgezet – en niet op basis van
(inhuren van medewerkers is duurder dan intern).
een bottom-up-kosteninschatting. In de interviews heeft Berenschot van meerdere respondenten gehoord dat zij twijfels
Er zijn externe factoren die invloed hebben op de vraag of de
hebben over de haalbaarheid van het runnen van de exploitatie
gemeente ook daadwerkelijk de organisatie kan exploiteren
binnen het huidige budget. Berenschot verwacht, op basis van
binnen het gestelde budget.
een doorrekening, dat het exploitatiebudget waarschijnlijk niet toereikend is. Deze doorrekening is op een aantal variabelen
Een van deze externe factoren zijn de loonkosten. De afgelopen
gebaseerd: inschatting van de benodigde capaciteit van
jaren zijn de loonkosten flink gestegen. In 2024 zijn de loon
medewerkers, inschatting van de totale loonsom van deze
kosten bij gemeenten met 6% gestegen ten opzichte van 2023.4
medewerkers (aan de hand van kengetallen uit de benchmark Berenschot en van expertinschattingen) en inschatting van de kosten voor het uitbesteed werk. Figuur 1.
Inschatting exploitatiebudget Warmtebedrijf Deventer
Inschatting exploitatiebudget 700.000 600.000 500.000 400.000 300.000 200.000 100.000 -
2026
2027
2028
Loonkosten warmtebedrijf Locatiekosten
2029
2030
2031
Opdracht aan gemeente Opdracht aan andere partij 4
2032
2033
Organisatiebudget
Hiervoor verwijzen we naar www.caogemeenten.nl.
2034
2035
74842 | Second opinion publiek warmtebedrijf Deventer | RAPPORT | 18
De verwachting is dat deze loonstijgingen niet snel zullen
1. Ontwikkelfase – de fase waarin het warmtebedrijf recent
afnemen; op dit moment wordt onderhandeld over een
is opgericht. Dit is een fase waarin veel zaken voor het
nieuwe cao voor gemeenten, die vanaf april 2025 moet gaan
eerst moeten worden georganiseerd; hierdoor is er meer
gelden. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG)
menskracht nodig om werk te verzetten.
(vertegenwoordiging werknemers) en de betrokken vakbonden
2. Stabiele fase – de fase waarin het warmtebedrijf al
hebben op het moment van schrijven van dit rapport nog geen
een tijdje draait. Dit is een fase waarin veel zaken ‘going
overeenstemming bereikt. Het meest recente door de werkgevers
concern’ zijn; hierdoor is het mogelijk om zaken efficiënter
uitgebrachte aanbod gaat uit van een loonstijging van 6,1%
te gaan organiseren.
over 24 maanden looptijd.
5
Deze capaciteitsinschatting moet gelden voor de functies
6.2 Capaciteitsinschatting van functies in warmtebedrijf en bij gemeente is nodig om betere kosteninschatting te maken
binnen het warmtebedrijf, en de functies die bij de gemeente worden inbesteed. Het warmtebedrijf besteedt een relatief groot aantal diensten in bij de gemeente. Binnen de gemeente Deventer is het gebruikelijk om de gemaakte uren direct door te belasten. Omdat het gaat om een relatief groot aantal functies, kunnen de kosten hierbij snel oplopen, zelfs met een beperkt
In het ontwikkelkader is omschreven welke functies binnen
aantal uren per functie.
het warmtebedrijf zullen worden vervuld en welke taken zullen worden inbesteed of aanbesteed. In het ontwikkelkader is nog
Spanning tussen effectiviteit en efficiëntie
geen inschatting gemaakt hoeveel fte’s er voor welke functies
De geïnterviewde externe experts gaven aan te snappen dat
nodig zullen zijn. Deze specificering ontbreekt nog voor de
het verleidelijk kan zijn om te kiezen voor een beperkt aantal
functies binnen het warmtebedrijf en voor de functies die
fte’s per functie omwille van efficiëntie en betaalbaarheid.
bij de gemeente worden inbesteed. Hierdoor is het lastig in
Tegelijkertijd benoemen zij dat er een bepaalde robuustheid van
te schatten of er gerekend is met realistische loonkosten of
de organisatie nodig is om in de praktijk effectief een operatie
capaciteiten.
te kunnen runnen.
De toevoeging van de functie ‘klantbeheerder’ leidt tot extra loonkosten Het ontwikkelkader was recent (begin februari) nog volop in ontwikkeling. Eind februari is er, na consultatie binnen
6.3 Inzetten op contractmanagement kost tijd (en geld), maar vermindert ook verborgen kosten
de gemeente Deventer, een extra (tijdelijke) functie van klantbeheerder toegevoegd aan de kernfuncties binnen het
Wij adviseren voldoende capaciteit op te nemen voor het
warmtebedrijf. Hier is in de budgettaire inschatting nog geen
contractmanagement door de exploitatiemanager. Het kan
rekening mee gehouden. In de berekening van Berenschot is de
verleidelijk zijn hier te kiezen voor een basale variant van
aanname gedaan dat de kosten voor de klantbeheerder worden
contractmanagement. Berenschot adviseert om voldoende
gedekt uit het exploitatiebudget.
capaciteit in te zetten voor goed contractmanagement. Het ontwikkelkader beschrijft in hoofdstuk 7 dat er kerntaken
Capaciteitsinschatting is nodig om benodigd budget beter in te schatten
van een warmtebedrijven (op het vlak van beheer en
Onderzoekers van Berenschot hebben tijdens de interviews
Richt ten minste voor deze drie beoogde percelen goed
meerdere malen gehoord dat de gemeente overweegt om
contractmanagement in.
functies parttime in te vullen. Hierover zijn nog geen definitieve besluiten genomen. Berenschot adviseert om een capaciteitsinschatting te maken en hierbij een onderscheid te maken in twee fasen:
5
VNG (14 februari 2025), ‘Werkgeversbod CAO Gemeenten en CAO SGO 2025-2026’.
onderhoud) worden uitbesteed in drie zogenaamde ‘percelen’.
74842 | Second opinion publiek warmtebedrijf Deventer | RAPPORT | 19
Afweging tussen inzet capaciteit en risico op verborgen kosten
Wanneer deze in werking treedt, naar alle waarschijnlijkheid op
Het inrichten van goed contractmanagement zorgt in potentie
ook van het warmtebedrijf. De precieze invulling staat nog
voor het verminderen van ‘verborgen kosten’. Dit zijn kosten
niet vast. Deze ontwikkelingen zullen gevolgd moeten worden,
die veelal niet direct zichtbaar zijn in een begroting maar die
zodat het warmtebedrijf en de gemeente op een gepaste manier
er wel zijn. Enkele voorbeelden van verborgen kosten zijn:
kunnen voorsorteren op deze wet.
•
1 januari 2026, vraagt dit extra taken van de gemeente, maar
Kosten door onvoldoende kwaliteitscontrole:
Dit maakt dat het des te belangrijker is om op de hoogte
wanneer de kwaliteit van het uitbestede werk niet
te blijven en te checken of de organisatie compliant is. Het
regelmatig wordt gecontroleerd of getoetst, kunnen er
investeren in compliancemanagement kan leiden tot de
fouten en gebreken ontstaan die later duur zijn om te
beperking van het risico op de volgende kosten:
herstellen. •
Niet-naleving van contractvoorwaarden: wanneer
Boetes en juridische kosten: niet voldoen aan wettelijke en regelgevende vereisten kan leiden tot boetes, sancties en
afgesproken voorwaarden, kan dit leiden tot extra kosten –
juridische kosten.
zoals juridische kosten of kosten voor het inhuren van een •
•
een leverancier (of inkopende partij) zich niet houdt aan de •
Reputatieschade: slechte compliance kan de reputatie van
nieuwe leverancier.
de gemeente en het warmtebedrijf schaden, wat kan leiden
Kosten door slechte communicatie: onduidelijke
tot verlies van vertrouwen bij burgers, klanten en partners.
communicatie tussen inkopende partij en leverancier kan leiden tot misverstanden, fouten en vertraging, wat extra
Berenschot adviseert de gemeente na te denken over hoe
kosten met zich meebrengt.
de taken voor compliance kunnen worden ingevuld. Hiervoor zijn meerdere constructies denkbaar (zoals via de
In de gemaakte kosteninschatting door Berenschot zijn
gemeente of in dienst bij het warmtebedrijf). In vergelijkbare
de kosten voor het inrichten van een basale variant van
bedrijven (bijvoorbeeld bij Firan) is een aparte functie
contractmanagement meegenomen (in de opbouwfase voor
van ‘complianceofficer’ ingesteld op voordracht van de
ongeveer één dag per week, wat in de stabiele fase wordt
aandeelhoudersvergadering. Dit geeft de ‘complianceofficer’ een
afgebouwd). Voor het inrichten van goed contractmanagement
stevige en onafhankelijke positie ten opzichte van een directeur-
komen hier dus nog kosten bovenop.
bestuurder om in gevallen waarin er een meningsverschil over compliance is, te kunnen tegen-adviseren.
6.4 Inzetten op contractmanagement kost tijd (en geld), maar vermindert ook risico’s In paragraaf 3.1. van dit document wordt beschreven dat het ontwikkelkader nog niet beschrijft hoe continuïteit en compliance vorm krijgen in het warmtebedrijf Deventer. Het inrichten van goed compliancemanagent zorgt in potentie voor het vergroten van de bedrijfscontinuïteit. In een gereguleerde sector is het belangrijk om te voldoen aan de regels; denk hierbij aan de eisen die de ACM stelt aan vergunningen voor warmteleveranciers (betrouwbare levering, organisatorische kwaliteit, financiële kwaliteit en technische kwaliteit). Tegelijkertijd is de wet- en regelgeving rondom de warmtemarkt in beweging. De Wet collectieve warmte (Wcw) ligt op dit moment bij de Tweede Kamer.
In de gemaakte kosteninschatting door Berenschot zijn de kosten voor het inrichten van een losse complianceofficer (nog) niet meegenomen.
74842 | Second opinion publiek warmtebedrijf Deventer | RAPPORT | 20
6.5 Inzetten op voldoende financiële ondersteuning kost tijd (en geld), maar vermindert ook risico’s Het warmtebedrijf Deventer wordt een verbonden partij van de gemeente Deventer met een eigen begroting en eigen financiële verplichtingen. Met het warmtebedrijf zijn grote bedragen verbonden, zoals de initiële investering voor de aanleg van het warmtenet, zoals omschreven in de businesscase. De directeurbestuurder is hierbij eindverantwoordelijk voor het geheel, ondersteund door de financiële afdeling van de gemeente Deventer. Omdat er grote bedragen gemoeid zijn met de aanleg van het warmtenet én omdat deze terugverdiend moeten worden door het aansluiten van klanten, is het belangrijk om te allen tijde een goed overzicht van de stand van de financiën te hebben. Het investeren in goed financieel management kan leiden tot de beperking van de volgende risico’s: •
Financiële verliezen: Onvoldoende financieel management kan leiden tot aanzienlijke financiële verliezen voor de bv. Hiervoor is nog geen scenario uitgewerkt, maar dit kan in potentie ook leiden tot financiële schade voor de gemeente.
•
Verlies van vertrouwen en reputatie: Onvoldoende financieel management kan leiden tot verminderd vertrouwen bij burgers, klanten, leveranciers en andere stakeholders. Dit kan op de lange termijn negatieve gevolgen hebben voor samenwerkingen en investeringen.
Berenschot adviseert om voldoende ondersteunende capaciteit vanuit de gemeente beschikbaar te stellen om deze risico’s te mitigeren. Ook een van de externe geïnterviewde experts adviseert dit te doen. Het is waarschijnlijk dat vooral het opzetten van het financieel systeem hierbij een aanzienlijke klus is. Dit vraagt om voldoende capaciteit en focus. In de gemaakte kosteninschatting door Berenschot zijn de kosten meegenomen voor het inrichten van een basale variant van financiële ondersteuning (in de opbouwfase voor ongeveer twee dagen per week, daarna afgebouwd tot anderhalve dag per week).
HOOFDSTUK 7
Kennis en arbeidsmarkt De regionale arbeidsmarkt maakt het lastiger om de technische medewerkers te werven voor de juiste functies. Dit zijn mogelijke knelpunten in de oprichting van het warmtebedrijf
74842 | Second opinion publiek warmtebedrijf Deventer | RAPPORT | 22
De gemeente Deventer en het warmtebedrijf Deventer samen
De gemeente Deventer schrijft in hoofdstuk 10 van het
hebben mogelijk de juiste kennis en capaciteiten op het gebied
ontwikkelkader dat het ontwikkelen van functieprofielen door
van sleutelfuncties in huis om hun taken volledig en correct uit
de kwartiermaker de eerste stap van de implementatie is en dat
te voeren, maar er zijn nog veel onzekerheden.
dit in een latere fase wordt uitgewerkt. Wij adviseren dat een aantal zaken hiervan onderdeel uitmaken in de uitwerking:
De gemeente voert ongeveer vierhonderd projecten per jaar uit van ongeveer vijftien mensen aan het specifieke project rondom
De kernfuncties in het warmtebedrijf hebben voldoende technische en productkennis nodig
de realisatie van het warmtenet.
Het warmtebedrijf Deventer wordt in de kern een bedrijf
in verschillende domeinen. Op dit moment werkt er een team
dat draait rondom de techniek van het warmtenet. Daarom Sinds 1 januari 2025 is de gemeente verantwoordelijk voor de
adviseren wij om – in lijn met bijvoorbeeld energieleveranciers
exploitatie van het warmtebedrijf. Ze leveren warmte aan zo’n
en netbeheerders – voldoende mensen met technische kennis
270 woningen. Er werken vanuit de gemeente gedreven mensen
en kennis van het warmteproduct in dienst te hebben. Hierbij
aan en ze beschikken ook over verschillende expertises om te
verwachten we deze technische kennis ten minste terug te
exploiteren. Ze hebben bewust keuzes gemaakt om taken uit
zien bij de directeur-bestuurder, de exploitatiemanager en de
te besteden en zijn daarnaast bezig met het structureren van
operationeel medewerker. Productkennis van warmtenetten is
standaardprocessen.
voor alle functies noodzakelijk.
Het warmtebedrijf Deventer bestaat op dit moment nog niet.
Deze kennis en capaciteiten zijn door de schaal van het
Deze nieuwe organisatie moet gaan beschikken over de juiste
warmtebedrijf extra belangrijk: gezien de beperkte omvang
kennis en capaciteit om de ontwikkeling én exploitatie van
is er weinig (financiële) ruimte om terug te vallen op
warmtenetten succesvol te laten verlopen. Deze kennis en
bijvoorbeeld externe adviseurs.
capaciteit moeten worden vastgesteld in functieprofielen. In stappen is in het implementatieplan voor de organisatie. In
Daarnaast hebben specifieke functies specifieke competenties nodig
aanloop daarnaartoe geven wij in deze second opinion een
Specifiek voorzien wij dat de volgende kennis en capaciteiten
aantal aandachtspunten mee.
bij de functies ten minste nodig zijn:
het ontwikkelkader wordt beschreven dat dit een van de eerste
7.1
Affiniteit en kennis over de ‘technische’ inhoud is nodig binnen het warmtebedrijf Deventer
•
De directeur-bestuurder moet een persoon zijn die kennis heeft van de gehele operatie van het warmtebedrijf. Dit vraagt om kennis en ervaring op het gebied van: -
aansturen van de organisatie
-
politiek-bestuurlijke gevoeligheid
-
financiële competenties
De kennis van het warmtebedrijf Deventer moet aanwezig zijn bij de kernfunctionarissen die in dienst zijn van het
•
De exploitatiemanager zal met name bezig zijn met
warmtebedrijf. De vier functies zijn beschreven in paragraaf 7.1
contract- en relatiemanagement, omdat veel van de
van het ontwikkelkader. Deze functies zijn op dit moment nog
uitvoeringstaken zijn uitbesteed. Dit vraagt om kennis
niet ingevuld. Met een gepaste invulling van de functies denken
en ervaring met:
wij dat het daarmee mogelijk is om het warmtebedrijf Deventer
-
relatiebeheer
draaiende te houden, mits gezocht wordt naar medewerkers
-
analytisch vermogen
met de juiste competenties.
-
onderhandelen
74842 | Second opinion publiek warmtebedrijf Deventer | RAPPORT | 23
•
De communicatie- en operationeel medewerker zal met name
•
De initiatiefase: gericht op de haalbaarheid van een
het klantcontact op zich moeten nemen en de andere
nieuw initiatief. Voor het project in Zandweerd is deze
medewerkers ondersteunen. Dit vraagt minimaal om de
stap al doorlopen en het vraagt dus op dit moment geen
volgende ervaring en kennis:
capaciteit van de gemeente. Indien gewenst doet de
-
klantgerichtheid
gemeente zelf projectvoorstellen voor nieuwe warmtenetten,
-
communicatie
of mogelijk andere projecten. Hiervoor moet de gemeente
-
probleemoplossend vermogen
een projectplan opstellen. Dit vraagt van de gemeente de volgende kennis en capaciteiten:
•
De klantbeheerder de vierde functie binnen het
-
inhoudelijke kennis over een technisch ontwerp
warmtebedrijf Deventer’; deze zal tijdens de ontwikkelfase
en een financiële doorrekening voor een eventuele
een tijdelijke functie vervullen. Hiervoor is de volgende
businesscase6 en de daarbij behorende risico’s -
kennis en ervaring gewenst: -
overtuigingskracht
-
resultaatgerichtheid
-
productkennis
procesmanagement voor stakeholderanalyses en zicht op de nodige contracten en de daarbij behorende risico’s.
•
De verkenning: gericht op het verder uitwerken van het projectplan. Voor het project in Zandweerd is deze stap al grotendeels doorlopen.
7.2 Ook binnen de gemeentelijke organisatie moet voldoende kennis en capaciteit beschikbaar zijn
-
De gemeente zal capaciteit beschikbaar moeten hebben voor de uitwerking van het projectplan. Specialistische kennis voor netontwerp is hierbij van grote toegevoegde waarde. Daarnaast zal er capaciteit beschikbaar moeten zijn bij medewerkers die vanuit andere relevante
Veel van de taken zullen worden inbesteed bij de gemeente. Dit
beleidsthema’s meewerken aan de uitwerking.
vraagt binnen de gemeente ook om capaciteit en specialistische kennis van het warmtebedrijf. Bij andere warmtebedrijven zijn
•
De realisatiefase: gericht op de aanleg van het
hier intern werknemers voor aangenomen die hier, afhankelijk
warmtenet. Voor het warmtenet in Zandweerd zijn ze hier
van de fase en de taak, meerdere uren of dagen per week aan
al volop mee bezig, maar zal dit voor de extra aansluitingen
wijden.
nodig blijven. In deze fase wordt geleund op de kennis binnen de gemeente over dienstverleningsovereenkomsten:
De gemeente Deventer heeft een grote rol in de ontwikkeling van warmtenetten
-
Voor de uitvoeringswerkzaamheden gaat dit over het opstellen van aanbestedingen voor de uitvoering en het
Een groot deel van de taken en diensten die de gemeente
verkrijgen van de juiste vergunningen.
in eerste instantie zou moeten oppakken, behoort tot de
-
Tijdens de uitvoeringsfase speelt de gemeente een
ontwikkeling van de warmtenetten. In het ontwikkelkader
grote rol in de communicatie naar de inwoners en
vallen hier drie fasen onder: de initiatiefase, de verkenning en
bedrijven. Dit vraagt om voldoende capaciteit vanuit de
de realisatiefase. Via een dienstverleningsovereenkomst geeft
wijkaanpak bij de gemeente.
de directeur-bestuurder opdracht aan de gemeente Deventer voor de uitvoering. Er zal hier ook grotendeels op projectbasis
De realisatie van het warmtenet vindt nu plaats onder de
gewerkt worden.
vleugels van de afdeling PRO Energietransitie & Leefomgeving als projectorganisatie van de gemeente. Hierdoor wordt de kennis over het warmtenet opgebouwd bij de gemeente, waar deze uiteindelijk moet landen bij het warmtebedrijf.
6
NB Het is pas een businesscase wanneer er een investeerder bereid is te investeren.
74842 | Second opinion publiek warmtebedrijf Deventer | RAPPORT | 24
Tijdens de exploitatie moet de gemeente het warmtebedrijf ondersteunen op generieke bedrijfsvoering
•
Continuïteit in de werkcultuur/bedrijfsvoering: Doordat er veel met mensen uit de gemeente gewerkt gaat worden, is het aannemelijk dat veel van de cultuur
In het ontwikkelkader worden er meerdere diensten beschreven
en dynamiek van de gemeente overgenomen zal worden
die worden inbesteed bij de gemeente Deventer. Het gaat hier
binnen het warmtebedrijf. Een warmtebedrijf heeft genoeg
om:
ondernemingszin en slagkracht nodig om operationeel voldoende snel te kunnen schakelen. Wij hebben veel
•
ICT-diensten voor relevante software
mensen binnen de gemeente Deventer leren kennen
•
facilitaire zaken en huisvesting
als ‘ondernemend’ en ‘pragmatisch’. We adviseren om
•
inkoop
regelmatig te evalueren of deze eigenschappen vanuit de
•
finance en control
gemeente constant blijven – op de lange termijn kunnen dit
•
beheer en onderhoud
soort eigenschappen namelijk veranderen.
•
humanresourcesmanagement
•
een communicatiestrategie
gemeente: Het is niet ondenkbaar dat er in de loop van de
•
omgevingsmanagement.
tijd ambtenaren vertrekken bij de gemeente en een andere
•
Continuïteit en borging van kennis binnen de
functie zoeken. Omdat er specialistische kennis nodig is op Voor al deze diensten heeft de gemeente intern mensen in
het gebied van warmte, adviseren we de gemeente om bij
dienst en is het inderdaad verstandig om gebruik te maken van
het aanname- en/of bijscholingsbeleid bewust te letten op
deze kennis.
het binnenhalen van kennis rondom de ontwikkeling van warmtenetten.
Op dit moment heeft de gemeente meerdere mensen in dienst die inhoudelijk werken aan de ontwikkeling van een warmtenet. Deze kennis kan goed ingezet worden door middel van inbesteding.
7.3 Begin zo snel mogelijk met het invullen van de functies gezien de krappe arbeidsmarkt
We zien echter ook meerdere risico’s in de grote afhankelijkheid van gemeentelijke kennis en capaciteit:
Het nieuw op te richten warmtebedrijf Deventer zoekt in deze fase een beperkte aantal functies. Deze zullen moeten worden
•
Uitvoerende sturing tegenover beleidsmatige
ingevuld. De regionale arbeidsmarkt rondom Deventer is in
sturing: Over het algemeen is de gemeente bezig met
relevante sectoren op dit moment ‘zeer krap’. Dit betekent niet
beleidsmatig sturen, en daarmee minder gericht op de
dat er geen mensen te vinden zijn, maar wel dat het mogelijk
uitvoering en het runnen van een (commercieel) bedrijf
langer kan duren voordat vacatures worden ingevuld en dat er
met een 24/7-operationaliteit. Dit vraagt dus mogelijk
mogelijk actief gezocht moet worden naar de juiste kandidaat.
om een andere manier van werken. Het 24/7 leveren van
Het is daarom aan te bevelen zo snel mogelijk te starten met
warmte vraagt om het maken van goede afspraken over
het wervingsproces om tijdslijnen in de implementatie niet te
werktijden (bijvoorbeeld over werken met de storingsdienst,
vertragen.
over werken met piketdienst en over werken in de
•
avonduren voor afspraken met klanten). Wij adviseren om
De gemeente heeft ‘maar’ vier vacatures te vullen
hierover aan de voorkant goede afspraken te maken met de
Het nieuw op te richten warmtebedrijf Deventer zoekt in deze
personen die vanuit de gemeente worden ingezet.
fase een beperkt aantal medewerkers voor de invulling van het
Toewijding voor het warmtebedrijf vanuit de
op te zetten warmtebedrijf. Voor de taken die bij de gemeente
gemeentelijke organisatie: Het is belangrijk dat binnen
landen, maakt de gemeente gebruik van het bestaande
de gemeente meerdere medewerkers toegewijd aan het
medewerkersbestand. Uiteindelijk wordt verwacht dat de
warmtebedrijf werken. Een van de voorbeelden die genoemd
oprichting van het warmtebedrijf zal leiden tot vier nieuwe
werden, is finance. Er moet iemand beschikbaar zijn die
vacatures bij het warmtebedrijf Deventer. Dit is een beperkt
precies begrijpt hoe de financiën lopen van de gemeente
aantal. Daarnaast is het belangrijk dat de gemeente zich bewust
en die de directeur-bestuurder goed kan adviseren en
is van de benodigde blijvende inzet (via inbesteding) van deze
ondersteunen op het gebied van investeringsbeslissingen.
functiehouders na de oprichting van het warmtebedrijf.
74842 | Second opinion publiek warmtebedrijf Deventer | RAPPORT | 25
Krapte op de arbeidsmarkt maakt de invulling van de functies lastiger, maar niet onmogelijk De komende jaren zijn er in heel Nederland veel mensen
7.4 Bouw voort op de werkgeverspositie van de gemeente Deventer
nodig om verschillende klimaattransities te realiseren. Denk hierbij aan transities in het energiesysteem, de gebouwde
De gemeente Deventer heeft een goede positie op de
omgeving, de landbouw, de industrie en mobiliteit. Voor
regionale arbeidsmarkt. Of, zoals een van de respondenten
al deze transities zijn veel technische vakmensen nodig
uit dit onderzoek verwoorde: “We zijn een A-speler in de
voor uiteenlopende werkzaamheden, zoals het isoleren van
omgeving om voor te werken.” De afgelopen jaren is het
gebouwen, het plaatsen van zonnepanelen, het aanleggen
personeelsbestand van de gemeente succesvol uitgebreid en was
van warmtenetten en het aansluiten van huizen op deze
het bezettingspercentage bovengemiddeld. De gemeente kan
warmtebronnen, maar ook om bijvoorbeeld de industrie te
functies invullen, ook als dit lastige profielen zijn. Dit geldt ook
verduurzamen. Daarnaast zijn er andere profielen nodig,
voor de relevante afdelingen binnen de gemeente.
7
zoals projectleiders voor de uitvoering van projecten, inkopers informeren en financials om de businesscases door te rekenen.
De gemeente Deventer heeft de afgelopen jaren laten zien de organisatie op te kunnen schalen
Om inzicht te geven in de arbeidsmarkt hebben we gekeken
De gemeente Deventer heeft de afgelopen jaren het
naar de ‘spanningsindicator op klimaatbanen’ van het UWV en
personeelsbestand uitgebreid om haar maatschappelijke
een verdieping daarop specifiek voor energie en de gebouwde
opgave te realiseren. De meest recente openbare cijfers van de
omgeving. Een toelichting op deze analyse is te vinden in bijlage
gemeente Deventer (volgens de jaarverslaglegging 2023) laten
7: Arbeidsmarktanalyse.
een groei zien van in totaal 65 medewerkers tussen het voorjaar
om werk te tenderen, communicatieadviseurs om buurten te
van 2023 en het voorjaar van 2024. Dat komt neer op een groei van ongeveer 7 procent in één jaar tijd (zie figuur 2).
Op dit moment is een van de grootste uitdagingen bij het realiseren van de klimaattransities het gebrek aan personeel.
8
Aantal medewerkers in dienst
Het UWV heeft, samen met de Sociaal-Economische Raad en de Samenwerkingsorganisatie Beroepsonderwijs en Bedrijfsleven,
1020
een instrument ontwikkeld om dit personeelstekort te