2025-1025-bijlage-Evaluatierapport participatie Deventer

EVALUATIE RAPPORT PARTICIPATIE gemeente Deventer

gemeente Deventer

gemeente Deventer

gemeente Deventer 1

Colofon Het overnemen uit deze publicatie is toegestaan, mits de bron duidelijk wordt vermeld.

Uitgave Relevant Gesprek® Academie Gronausestraat 710 7534 AM Enschede (053) 430 70 44 Versienummer Datum Auteurs:

2.0 8 januari 2025 Barbara Borghuis

2

Samenvatting In de maanden oktober en november 2025 hebben we inwoners geraadpleegd die hebben deelgenomen aan vier participatieprocessen in de gemeente Deventer. Deze processen zijn eerder intern geëvalueerd. We hebben deze evaluaties uitgevoerd om te leren van de praktijk en de kwaliteit van participatie organisatiebreed te verbeteren. De analyse, bevindingen en conclusies uit zowel de interne als de externe evaluaties zijn samengebracht en uitgewerkt in dit evaluatierapport. Uit de evaluatie van de participatieprocessen komt een helder beeld naar voren. De organisatie laat veel inzet en welwillendheid zien om participatie zorgvuldig te organiseren. Tegelijk is de kwaliteit van participatie in de praktijk wisselend: sommige trajecten verlopen sterk en leveren betrokkenheid en bruikbare input op, terwijl andere trajecten minder voorspelbaar en minder navolgbaar zijn voor inwoners en betrokkenen. Onderstaand de belangrijkste factoren die uit de evaluaties naar voren komen die invloed hebben op de kwaliteit van een participatieproces: 1. Onvoldoende inhoudelijke bedding aan de start Als opgave, kaders, ruimte voor invloed en besluitmomenten niet scherp zijn, kan participatie niet goed landen. Dat leidt tot brede vragen, minder scherpe opbrengsten en meer discussie achteraf. 2.

Tijdsdruk en capaciteit Onder tijdsdruk komen toegankelijkheid en transparantie van het proces in de knel. Er is minder ruimte om deelnemers goed voor te bereiden, informatie begrijpelijk te maken en verschillende doelgroepen passend te bereiken. Ook schiet communicatie er sneller bij in: tussentijdse updates blijven beperkt en terugkoppeling achteraf wordt soms te laat of onvoldoende georganiseerd. Daardoor ervaren deelnemers minder grip op het proces en wordt participatie sneller als onduidelijk of onaf ervaren. 3. Geen eenduidige, navolgbare werkwijze Omdat er geen gemeentebrede standaard is, leunt kwaliteit op de ervaring van individuen (en soms externen). Dat maakt de aanpak persoonsafhankelijk en zorgt voor wisselende proceskwaliteit en uitlegbaarheid. 4. Rol(on)duidelijkheid en rolvermenging Als rollen niet helder zijn (bijvoorbeeld gemeente–initiatiefnemer–raad) of als proces en inhoud in één rol samenkomen, ontstaat sneller verwarring en ervaren deelnemers eerder sturing dan dat er ruimte is voor inbreng. Dit raakt direct aan vertrouwen en aan de navolgbaarheid van keuzes. Wanneer inwoners of betrokkenen aangeven dat “de participatie niet goed was”, blijkt dat oordeel in de praktijk vaak terug te voeren op één of een combinatie van deze factoren.

Het gaat dan meestal niet om één los moment, maar om de optelsom van keuzes in de start (inhoud en kaders), de beschikbare tijd, de mate waarin duiding, verslaglegging en terugkoppeling zijn geborgd en de helderheid van rollen en verantwoordelijkheid.

3

Inhoudsopgave 1.Inleiding ...................................................................................................................................... 5 2. Aanpak evaluatie ....................................................................................................................... 6 3. Bevindingen & conclusies .......................................................................................................... 8 Bijlagen ........................................................................................................................................ 17 1. Uitleg referentiemodellen Relevant Gesprek® .................................................................... 18 2. Evaluatie participatie Cultuurvisie ....................................................................................... 22 3. Evaluatie participatie Hoofwegenstructuur ......................................................................... 29 4. Evaluatie participatie Senzoraterrein Raambuurt................................................................ 40 5. Evaluatie speelplek Westerhuispad ..................................................................................... 53 6. Rapport Evaluatie participatietrajecten inwoners ............................................................... 58

4

1.Inleiding De gemeente Deventer wil participatie zorgvuldig en transparant organiseren, zodat inwoners en andere betrokkenen op een duidelijke en navolgbare manier kunnen meedenken en meepraten. Tegelijk vraagt participatie in de praktijk om scherpe keuzes, heldere kaders en voldoende tijd om het proces goed te kunnen uitvoeren en af te ronden. Om daarvan te leren en de kwaliteit organisatiebreed te versterken, is besloten om uitgevoerde participatieprocessen te evalueren. In dit evaluatierapport staan vier participatieprocessen centraal 1. 2. 3. 4.

Cultuurvisie Visie Hoofdwegenstructuur Senzora (herontwikkeling) Westerhuispad (speelplek)

Deze participatieprocessen zijn in de zomer van 2025 intern geëvalueerd, samen met een organisatiescan, om te ontdekken welke patronen en knelpunten terugkeren in de uitvoering van participatie en waar de organisatie de kwaliteit beter kan borgen. De resultaten daarvan zijn meegenomen in deze evaluatie. In de maanden oktober en november 2025 hebben we aanvullend inwoners geraadpleegd die aan deze trajecten hebben deelgenomen. We hebben dit gedaan om de interne bevindingen te toetsen en te verrijken met ervaringen uit de praktijk: hoe is het proces beleefd, wat werkte goed en waar ging het mis of bleef het onduidelijk? De analyse, bevindingen en conclusies uit zowel de interne als de externe evaluaties zijn in dit rapport samengebracht. We beschrijven de belangrijkste patronen die invloed hebben op de kwaliteit van participatieprocessen en vertalen deze naar een richting voor verbetering. Het doel is om te komen tot meer voorspelbare, uitlegbare en navolgbare participatie.

5

2. Aanpak evaluatie In dit hoofdstuk beschrijven we welke bronnen zijn gebruikt voor deze evaluatie, welk referentiekader is toegepast bij de analyse en welke aandachtspunten relevant zijn bij de interpretatie van de uitkomsten.

2.1. Totstandkoming van het evaluatierapport In dit rapport blikken we terug op vier participatieprocessen. Dit evaluatierapport is samengesteld door de interne participatieadviseurs van de gemeente Deventer, met ondersteuning van de afdeling Kennis + Verkenning (opzet en begeleiding van de digitale vragenlijst) en begeleiding vanuit de Relevant Gesprek Academie (afnemen interviews en methodiek, duiding en reflectie). Het is daarmee een gezamenlijk resultaat van onderzoeken én reflecteren. Daarom schrijven we in dit rapport in de wij-vorm: we beschrijven wat we hebben opgehaald, hoe we dat hebben geïnterpreteerd en welke leerpunten we daaruit trekken.

2.2. Gebruikte bronnen De gegevens die we in deze evaluatie hebben verwerkt zijn afkomstig uit de volgende bronnen: 1. Interne evaluaties en organisatiescan In de zomer van 2025 zijn de vier participatieprocessen intern geëvalueerd, aangevuld met een organisatiescan om sterktes en verbeterpunten in de organisatieborging van participatie in beeld te brengen. De resultaten zijn gepresenteerd in het rapport ‘Tussenevaluatie Participatiebeleid gemeente Deventer’. 2. Evaluatie onder inwoners In oktober en november 2025 is een evaluatie uitgevoerd onder inwoners die aan de participatieprocessen hebben deelgenomen, met een digitale vragenlijst en aanvullende verdiepende gesprekken per vraagstuk. Het rapport met de resultaten van de digitale vragenlijst is als aparte bijlage opgenomen. De gespreksverslagen zijn vanwege privacyoverwegingen niet als bijlage toegevoegd. De inhoudelijke input uit de gesprekken is wel verwerkt in de evaluaties per vraagstuk (zie bijlagen 2 t/m 5). Aandachtspunten bij interpretatie Voor de meeste deelnemers lag het moment van deelname aan de participatieprocessen al langere tijd achter hen. Om te helpen bij het herinneren, zijn deelnemers in de vragenlijst en interviews zo goed mogelijk meegenomen in het verloop van het traject (bijvoorbeeld door het proces kort te schetsen en herkenningspunten te gebruiken).

Desondanks kan tijdsverloop invloed hebben op de mate van detail en precisie waarmee ervaringen zijn teruggehaald.

6

2.3. Gebruikt referentiekader bij de analyse De uitkomsten uit deze bronnen hebben we geanalyseerd en verwerkt met de Relevant Gesprek® methodiek als referentiekader. We hebben hiervoor gekozen omdat deze methodiek een helder en navolgbaar raamwerk biedt om participatieprocessen te ontwerpen, uit te voeren en te evalueren. In bijlage 1 is een toelichting op de methodiek opgenomen.

2.4 Afbakening Geen inhoudelijke beoordeling Deze evaluatie is primair een procesevaluatie. We onderzoeken hoe de participatieprocessen zijn ingericht en uitgevoerd, hoe dat is ervaren en hoe navolgbaar de stappen van input naar besluitvorming zijn geweest. Dit rapport is niet bedoeld als inhoudelijke beoordeling van de plannen of beleidskeuzes zelf. Evaluatie met de gemeenteraad De raad heeft daarnaast gevraagd om een evaluatie met de raad zelf. Deze evaluatie valt buiten de scope van dit rapport. De interne organisatie heeft dit traject afzonderlijk uitgevoerd. De uitkomsten worden als apart document gedeeld.

7

3. Bevindingen & conclusies In de evaluaties in dit rapport zien we dat de kwaliteit van participatieprocessen wisselt. Die wisselende kwaliteit is meestal niet terug te voeren op één los moment, maar op de optelsom van keuzes en omstandigheden gedurende het traject. Uit de evaluaties komen vier factoren naar voren die de kwaliteit van participatie het sterkst beïnvloeden. In dit hoofdstuk lichten we deze factoren toe en onderbouwen we ze met voorbeelden uit de vier geëvalueerde vraagstukken. De uitgebreide uitwerkingen per vraagstuk zijn opgenomen in bijlagen 2 t/m 5.

3.1 Indeling van de bevindingen Uit de evaluaties in dit rapport blijkt dat de wisselende kwaliteit van participatieprocessen samenhangt met twee typen factoren. We onderscheiden randvoorwaardelijke factoren die bepalen of participatie goed aansluit op de inhoud en besluitvorming en praktisch uitvoerbaar is, en factoren in de uitvoering die bepalen of het proces navolgbaar en reproduceerbaar wordt uitgevoerd. Randvoorwaardelijke factoren Dit zijn voorwaarden die bepalen of participatie goed kan aansluiten op de inhoud en haalbaar is binnen de beschikbare tijd en capaciteit: 1. Inhoudelijke bedding Zonder heldere opgave, kaders, ruimte voor invloed en duidelijke besluitmomenten wordt participatie al snel breed en minder scherp. Dan is het lastiger om opbrengsten te vertalen naar concrete keuzes en neemt de kans toe op ruis en discussie achteraf. 2. Tijd en capaciteit Tijd en capaciteit zijn randvoorwaarden voor een zorgvuldig participatieproces. Als er te weinig tijd of menskracht beschikbaar is, ontstaat al snel tijdsdruk. Dan komt de toegankelijkheid en transparantie van het proces in de knel. Er is minder ruimte om deelnemers goed voor te bereiden, informatie begrijpelijk te maken en verschillende doelgroepen passend te bereiken. Ook schiet communicatie er sneller bij in.

Tussentijdse updates blijven beperkt en terugkoppeling achteraf wordt soms te laat of onvoldoende georganiseerd. Factoren in de uitvoering Dit zijn factoren die bepalen of de uitvoering van participatie navolgbaar is en minder afhankelijk wordt van individuele expertise: 3. Eén eenduidige werkwijze voor een navolgbaar proces Als er geen gezamenlijke standaard is, leunt kwaliteit op individuen (en soms externen). In de praktijk krijgt het organiseren van gesprekken en het ophalen van input dan vaak meer aandacht dan de vaste vervolgstappen die navolgbaarheid maken, zoals duiden, verslaglegging en terugkoppeling. 4. Helderheid in rollen en taken Als rollen en verantwoordelijkheden niet expliciet zijn gemaakt (intern en richting buitenwereld), ontstaat sneller verwarring over beïnvloedingsruimte en eigenaarschap. Ook neemt het risico toe dat proces en inhoud door elkaar lopen, 8

waardoor deelnemers eerder sturing kunnen ervaren en het vertrouwen onder druk kan komen te staan. In de paragrafen hierna werken we deze vier factoren uit. Per factor beschrijven we kort wat de theorie vraagt, wat we in de praktijk terugzien en welke voorbeelden uit de evaluaties dit onderbouwen.

3.2 Factor 1: Inhoudelijke bedding Theorie navolgbaar participatieproces Participatie sluit alleen goed aan op de inhoud en besluitvorming als de inhoudelijke basis op orde is. Dat betekent: een heldere opgave, duidelijke kaders, expliciete ruimte voor invloed en inzicht in wanneer en waar besluiten vallen. Waar nodig hoort daar ook een inhoudelijk projectplan bij waarop participatie kan aansluiten. Als deze bedding ontbreekt of nog niet rijp is, wordt het lastiger om scherpe vragen te stellen en om opbrengsten te vertalen naar concrete keuzes. Korte conclusie In de praktijk zien we dat inhoudelijke bedding direct bepaalt of deelnemers weten waar zij wel en niet over mee kunnen praten. • Het gaat goed waar vooraf duidelijk is wat de opgave is, welke keuzes nog open liggen en hoe dit aansluit op besluitvorming, zoals bij Westerhuispad met een concrete speelplekopgave. • Het gaat niet goed waar kaders en beïnvloedingsruimte niet expliciet zijn of waar de inhoud nog te breed is, waardoor gesprekken algemener worden en discussie ontstaat over legitimiteit en uitkomst, zoals bij Senzora en Cultuurvisie. Daarom is een duidelijke opgave en kaderstelling aan de voorkant een voorwaarde voor een navolgbaar proces. Bewijsvoering: wat ging goed • Westerhuispad: bij dit traject ging het om een relatief concrete opgave: het verbeteren/aanleggen van een speelplek in de buurt.

Voor deelnemers was daardoor duidelijk waar het gesprek over ging en welke keuzes nog open lagen (bijvoorbeeld inrichting, speeltoestellen, veiligheid en gebruik). Die concreetheid maakte het eenvoudiger om gerichte vragen te stellen en om verwachtingen realistisch te houden over wat wel en niet kon worden meegenomen. Bewijsvoering: wat maakte het kwetsbaar • Senzora: bij dit traject ging het om een herontwikkeling waarbij omwonenden vooral duidelijkheid zochten over impact op de leefomgeving (bijvoorbeeld verkeer, parkeren, bouwen, groen en leefkwaliteit) en over de invloed die zij konden uitoefenen. Omdat aan de voorkant geen heldere participatiekaders waren meegegeven, koos de initiatiefnemer voor een relatief smalle aanpak. Daardoor 9

ontstond al vroeg discussie over vragen als: wie zijn betrokken, is de groep representatief, en op welke punten was er daadwerkelijk invloed. Dat maakte het proces kwetsbaar in legitimiteit. •

Cultuurvisie: bij dit traject ging het om het ophalen van perspectieven voor een gemeentelijke visie. Bij een breed onderwerp als cultuur, gecombineerd met de abstractheid van een visie, is het belangrijk om aan de voorkant voldoende inhoudelijke focus te hebben: waarover vragen we input, welke keuzes willen we verkennen en wat moet het participatieproces opleveren. Omdat die focus bij de start nog niet scherp genoeg was, bleven vragen en gespreksvormen relatief algemeen. Dat leverde minder gerichte input op en vroeg later extra werk om de opgehaalde perspectieven te vertalen naar concrete keuzes en richting. “Doordat aan de voorkant nog onvoldoende scherp was waarover we precies input wilden ophalen en welke keuzes voorlagen, bleven de participatievragen relatief algemeen.” – uit interne evaluatie met projectteam cultuurvisie-

“De ronde tafelgesprekken bleven erg globaal.” – uit externe evaluatie met deelnemer participatieproces cultuurvisie-

•

Hoofdwegenstructuur: bij dit traject liepen meerdere eindproducten en doelen door elkaar, terwijl deelnemers vooral behoefte hadden aan één duidelijke kernvraag en een helder beeld van de invloed. Het combineren van meerdere doelen/eindproducten maakte het lastiger om vanaf de start één focus te formuleren. Daardoor ontstond meer ruis: deelnemers wisten minder goed waar hun inbreng precies voor werd gebruikt en welke keuzevragen centraal stonden.

“De hoeveelheid en complexiteit maakten het lastig om deelnemers tijdig en behapbaar te informeren.” - uit interne evaluatie met projectteam Hoofdwegenstructuur-

10

3.3 Factor 2: Tijd en capaciteit Theorie navolgbaar participatieproces Tijd en capaciteit zijn randvoorwaarden voor zorgvuldigheid. Het gaat niet alleen om tijd voor het organiseren van bijeenkomsten, maar ook om capaciteit voor voorbereiding, begrijpelijke informatie, passend bereik en goede procesbegeleiding. Daarnaast is tijd en menskracht nodig voor transparantie. Denk aan tussentijdse updates, verwerking van inbreng en terugkoppeling. Als tijd en capaciteit ontbreken, ontstaat tijdsdruk en verschuift de aandacht naar het halen van momenten, terwijl communicatie en afronding sneller onder druk komen te staan. Korte conclusie In de praktijk zien we dat een tekort aan tijd en capaciteit vooral merkbaar is in hoe toegankelijk en transparant het proces voor deelnemers is. • Het gaat goed waar, ondanks beperkte ruimte, nog actief is ingezet op bereik en het ophalen van input, zoals bij Westerhuispad waar het lukte om bewoners te bereiken en reacties op te halen. • Het gaat niet goed waar tijd en menskracht tekortschieten voor voorbereiding en communicatie, waardoor het proces minder toegankelijk wordt en tussentijdse terugkoppeling beperkt blijft, zoals bij Cultuurvisie waar tijdsdruk doorwerkte in bereik en terugkoppeling tijdens het traject. Daarom moet tijd en capaciteit expliciet worden gereserveerd voor zowel uitvoering als afronding.

Bewijsvoering: wat ging goed • Westerhuispad: ondanks beperkte tijd is het gelukt om bewoners te bereiken en input op te halen over de speelplek. De gekozen mix van middelen en contactmomenten werkte om reacties op te halen, waardoor er alsnog bruikbare suggesties kwamen uit de buurt. Bewijsvoering: wat maakte het kwetsbaar • Cultuurvisie: in dit traject speelde tijdsdruk een rol in de uitvoering. Dat beperkte de ruimte om het proces voor deelnemers zo toegankelijk mogelijk te maken (bijvoorbeeld door informatie en vragen scherper te laten aansluiten op verschillende doelgroepen) en om tijdens het traject voldoende tussentijdse terugkoppelingen te organiseren. Hierdoor bleef voor deelnemers minder duidelijk hoe het traject zich ontwikkelde en wat de stand van zaken was.

“Door wisselingen in personele bezetting en aansturing verliep alles uiteindelijk in een snelkookpan.” - uit interne evaluatie met projectteam Cultuurvisie-

11

•

Bij de Hoofdwegenstructuur was de beschikbare tijd/doorlooptijd strak, waardoor het projectteam vooral moest “doorproduceren” richting besluitvorming. In de interne evaluatie wordt dit beschreven als een situatie waarin het proces zwaar en complex was “in verhouding tot de beschikbare tijd” en waarin de planning weinig ruimte liet voor verwerking, verdieping en tussentijdse afstemming.

“De beschikbare tijd was beperkt: het gehele proces moest binnen een krappe planning worden uitgevoerd.” - uit interne evaluatie met projectteam Hoofdwegenstructuur-

“Er was wel ruimte om je mening te geven, maar niet om erover door te praten. Ik heb daarom later nog notities aangeleverd.” - uit externe evaluatie met deelnemer participatieproces Hoofdwegenstructuur-

3.4 Factor 3: Eenduidige werkwijze voor een navolgbaar proces Theorie navolgbaar participatieproces Een navolgbaar participatieproces vraagt om een vaste werkwijze met duidelijke kwaliteitsmomenten en vaste procesproducten. Dit maakt het proces voorspelbaar en transparant, maar versterkt ook de samenwerking: iedereen werkt met dezelfde stappen, dezelfde taal en dezelfde producten. Daardoor wordt afstemming eenvoudiger, is het minder persoonsafhankelijk en kunnen teams elkaar sneller vinden in planning, communicatie en besluitvorming. Als referentie voor een navolgbaar proces volgen we hierbij de werkwijze van de Relevant Gesprek® blauwdruk. Zie bijlage 1 voor een uitbereide uitleg. We onderscheiden vier fasen, elk met een eigen doel en procesproduct: 1. Voorbereiding (verkennen en aanpak maken) – procesproduct: participatieaanpak. In deze fase wordt de basis gelegd: de opgave wordt scherp, kaders en beïnvloedingsruimte worden expliciet gemaakt en de aansluiting op besluitvorming wordt bepaald. Op basis daarvan wordt de participatieaanpak ontworpen: doelen, doelgroepen, rollen, planning, werkvormen, communicatie en kwaliteitsmomenten. 2. Uitvoering (inrichten, uitnodigen, informeren, gesprekken, duiden, terugkoppelen) – procesproduct: participatieverslag. In deze fase wordt de aanpak uitgevoerd in vaste stappen.

Randvoorwaarden (tijd, capaciteit, locaties/kanalen) worden ingericht, deelnemers worden benaderd en voorzien van begrijpelijke informatie. Daarna worden gesprekken georganiseerd, input opgehaald en zorgvuldig geduid. Tussentijds en na afloop wordt teruggekoppeld wat

12

er is opgehaald en hoe dit wordt gebruikt. Dit wordt vastgelegd in een participatieverslag dat navolgbaar maakt wat is ingebracht en hoe dit is geïnterpreteerd. 3. Opleveren en besluitvorming – procesproduct: oplever-/besluitdocument met verwerking participatie. In deze fase worden de opbrengsten verwerkt in het inhoudelijke eindproduct en wordt expliciet gemaakt wat wel en niet is overgenomen en waarom. Ook wordt de route naar besluitvorming helder gemaakt: welke keuzes liggen voor, wie besluit wanneer, en hoe participatie daarin is meegewogen. 4. Evalueren – procesproduct: evaluatie. In deze fase wordt het proces teruggekeken met betrokkenen: wat werkte goed, wat kon beter en wat leren we voor volgende trajecten. De uitkomsten worden vertaald naar concrete verbeteracties en borging in werkwijze, formats en samenwerking. Korte conclusie In de praktijk zien we dat een eenduidige werkwijze het verschil maakt tussen een proces dat uitlegbaar is en een proces dat achteraf discussie oproept. • Het gaat goed waar de keten ook echt wordt afgemaakt en deelnemers terugzien wat er met hun inbreng is gebeurd, zoals bij Cultuurvisie waar na besluitvorming is teruggekoppeld.

• Het gaat niet goed waar de nadruk vooral ligt op contactmomenten en het ophalen van input, terwijl duiding, verslaglegging en terugkoppeling niet stevig zijn geborgd, zoals bij Senzora waar de opbrengsten in fase 1 onvoldoende herleidbaar waren. Daarom is één gezamenlijke werkwijze nodig om kwaliteit minder persoonsafhankelijk te maken. Bewijsvoering: wat ging goed • Cultuurvisie: na de besluitvorming is expliciet teruggekoppeld wat er is besloten en hoe de opbrengsten uit participatie zijn verwerkt. Deelnemers gaven aan dat dit hen hielp om het besluit te begrijpen, ook als niet alles was overgenomen. Dit laat zien dat een vaste afronding met terugkoppeling direct bijdraagt aan vertrouwen en navolgbaarheid. “Er was aan het einde een terugkoppelsessie en ik heb een document ontvangen.” - uit externe evaluatie deelnemer participatieproces cultuurvisie-

13

•

Hoofdwegenstructuur: op onderdelen is transparant gewerkt met analyses en onderbouwing (bijvoorbeeld door uitleg te geven over uitgangspunten, dilemma’s en afwegingen). Dat hielp deelnemers om de inhoud beter te plaatsen en om te begrijpen waarom bepaalde keuzes logisch werden gevonden, ook als er verschillende belangen speelden.

Bewijsvoering: wat maakte het kwetsbaar • Senzora: de opbrengsten uit gesprekken en contactmomenten in fase 1 (om te komen tot het masterplan in 2022) waren niet stevig genoeg vastgelegd. Daardoor was achteraf lastig te reconstrueren welke zorgen en suggesties precies zijn opgehaald, hoe breed die werden gedeeld en hoe ze zijn meegewogen in keuzes. Dit vergroot de ruimte voor discussie over representativiteit en uitkomst en maakt het proces kwetsbaar.

“Hoewel er veel gesprekken zijn gevoerd, was niet vastgelegd wat is opgehaald, bij wie, en hoe gesprekken waren verwerkt.” - uit interne evaluatie fase 1 Senzora-

“Het is mij niet duidelijk geworden of – en welke – zorgen en wensen zijn verwerkt, en waarom sommige wel en andere niet.” - uit externe evaluatie deelnemer participatieproces fase 1 Senzora-

•

•

•

Westerhuispad: er was veel aandacht voor het organiseren van contactmomenten en het ophalen van input, maar minder voor de stappen daarna. Vooral het duiden van reacties, het vastleggen van wat ermee is gedaan en het terugkoppelen aan deelnemers kwam onder druk. Daardoor bleef het voor deelnemers minder duidelijk wat hun inbreng precies heeft opgeleverd. Bij de Hoofdwegenstructuur is wel terugkoppeling georganiseerd (o.a. via mail/online kanalen) en een deel van de deelnemers herkent dat ook. Tegelijk laat de evaluatie zien dat deze terugkoppeling niet voor iedereen zichtbaar of concreet genoeg was: bijna de helft geeft aan niet goed en tijdig geïnformeerd te zijn over het besluit en sommige deelnemers geven aan geen terugkoppeling te hebben ervaren. Bij de Cultuurvisie was de werkconferentie voor deelnemers het centrale moment om input te geven. Extern werd de toegang als beperkt ervaren (o.a. middagmoment en drukte/akoestiek/veel mensen), waardoor niet iedereen zijn verhaal goed kwijt kon.

14

“Onze sessie werd ‘gekaapt’ door mensen die hun eigen belang naar voren wilden brengen, waardoor ik mijn verhaal niet goed kwijt kon.” - uit interne evaluatie met deelnemer participatieproces cultuurvisie-

3.5 Factor 4: Helderheid in rollen en taken Theorie navolgbaar participatieproces Helderheid in rollen en taken is nodig om verwachtingen te managen en rolzuiver te werken. Dat geldt zowel intern (wie begeleidt het proces en wie levert inhoud) als extern (wie gaat waarover: gemeente, initiatiefnemer, raad). Bij complexe vraagstukken is het extra belangrijk om proces- en inhoudsrollen te scheiden, zodat deelnemers ruimte ervaren om vrij te spreken en zodat keuzes uitlegbaar blijven. Korte conclusie In de praktijk zien we dat rolhelderheid direct invloed heeft op vertrouwen. • Het gaat goed waar deelnemers weten wie waarvoor verantwoordelijk is en bij wie zij terecht kunnen, zoals bij Westerhuispad met herkenbare aanspreekpunten en een duidelijke rolverdeling in de uitvoering. • Het gaat niet goed waar rollen door elkaar lopen of niet expliciet zijn, waardoor deelnemers sneller sturing ervaren of onduidelijkheid ontstaat over wie beslist, zoals bij Hoofdwegenstructuur waar inhoud en proces in één rol samenkwamen. Daarom is het nodig om rollen en taken vooraf expliciet te maken en tijdens het traject zichtbaar te houden. Bewijsvoering: wat ging goed • Westerhuispad: de uitvoering kende herkenbare schakels en aanspreekpunten.

Het was duidelijk wie namens de gemeente het traject trok, wie ondersteunde in communicatie en organisatie en hoe bijvoorbeeld de school of buurtpartij werd betrokken. Dat maakte het concreet: wie nodigt uit, wie verzamelt reacties, wie verwerkt de input en wie koppelt terug. Die rolhelderheid hielp om het proces soepel te laten verlopen en voorkwam onduidelijkheid bij deelnemers. Bewijsvoering: wat maakte het kwetsbaar • Hoofdwegenstructuur: in de beginfase lag de inhoudelijke verantwoordelijkheid en (een deel van) de procesbegeleiding bij dezelfde rol. Bij een complex onderwerp met veel belangen kan dit ertoe leiden dat uitleg over de inhoud ook als ‘verdedigen’ wordt ervaren. Deelnemers voelen dan sneller dat er al een richting ligt, waardoor zij minder vrij zijn om zorgen of alternatieven in te brengen.

15

•

Senzora: in dit traject was rolhelderheid richting buitenwereld een terugkerend punt. Omwonenden maakten niet altijd onderscheid tussen wat de initiatiefnemer besloot, wat de gemeente toetste en wanneer de raad aan zet was. Dat leidde tot vragen over wie verantwoordelijk was voor keuzes, en daarmee ook tot spanningen in verwachtingen en vertrouwen.

"We hebben veel moeten uitleggen, vooral over rolverdeling gemeente–ontwikkelaar en besluitvorming door de raad.” - uit de interne evaluatie van Senzora met projectteam-

“De gemeente heeft zich vooral als toehoorder opgesteld. De initiatiefnemer regelde het grootste deel van het proces.” - uit de externe evaluatie met deelnemers participatieproces Senzora

•

Cultuurvisie: bij bijeenkomsten waar (ook) raadsleden aanwezig waren, is het belangrijk om expliciet te duiden welke rol zij daar hebben. Zonder die toelichting kunnen deelnemers aannemen dat raadsleden direct ‘beslissen’ in de bijeenkomst of dat uitspraken in de bijeenkomst harde toezeggingen zijn, wat later tot teleurstelling kan leiden.

3.6. Conclusie Uit deze bevindingen en conclusies is goed af te leiden hoe vier factoren de kwaliteit van participatie positief of negatief beïnvloeden: (1) inhoudelijke bedding, (2) tijd en capaciteit, (3) een eenduidige werkwijze/het proces, en (4) heldere rol- en taakverdeling. De interne evaluaties met projectteams en de externe evaluaties met deelnemers (inwoners en organisaties) hebben daarbij waardevolle input en inzichten opgeleverd uit de dagelijkse praktijk. De interne evaluaties maken zichtbaar waarom keuzes in de uitvoering zijn ontstaan (zoals tijdsdruk, capaciteit, afhankelijkheden en rolverdeling), terwijl de externe evaluaties laten zien wat dit betekent voor deelnemers: hoe toegankelijk het proces was, of kaders en invloed duidelijk waren, en of terugkoppeling en verwerking van input navolgbaar waren. Deze combinatie biedt concrete aanknopingspunten om participatieprocessen gericht verder te verbeteren: het maakt zichtbaar wat in de praktijk al goed werkt en waar met relatief concrete stappen meer voorspelbaarheid, navolgbaarheid en kwaliteit te winnen is.

16

Bijlagen 1. 2. 3. 4. 5.

Uitleg referentiemodellen Relevant Gesprek® Evaluatie Cultuurvisie Evaluatie Hoofwegenstructuur Evaluatie Herinrichting Senzora terrein Evaluatie Westerhuispad

17

1. Uitleg referentiemodellen Relevant Gesprek® 1.1. Referentiemodel Relevant Gesprek ® blauwdruk als processtructuur Een zorgvuldig en navolgbaar participatieproces vraagt om een heldere, vaste werkwijze met herkenbare stappen en duidelijke procesproducten. Dat helpt om verwachtingen te managen, rollen scherp te houden, communicatie en terugkoppeling niet te laten versloffen, én om achteraf eerlijk te kunnen leren: wat werkte wel en wat niet? In dit evaluatierapport werken we met de Relevant Gesprek® blauwdruk als referentiemodel voor een navolgbaar participatieproces. In de evaluatie zijn de uitkomsten (ervaringen, signalen en verbeterpunten) langs deze fasen gelegd. Zo kunnen we de bevindingen niet alleen beschrijven, maar ook duiden waar in het proces ze ontstaan (bijvoorbeeld in de verkenning, aanpak, inrichting, gespreksrondes, opleveren of evalueren) en wat dat betekent voor verbeteracties in een volgende ronde.

18

Onderstaand een omschrijving van de fasen van een navolgbaar participatieproces

Voorbereiden participatieproces Fase 1. Verkennen In deze fase breng je helder in beeld wat de opdracht is en of deze past bij het vraagstuk en het moment. Je onderzoekt of de opdracht haalbaar is, of de mate van invloed realistisch is en of er ruimte is voor participatie. Door hier vroegtijdig bij stil te staan, voorkom je dat je later in het proces vastloopt doordat de opdracht niet goed aansluit op de praktijk of verwachtingen. Fase 2. Aanpak In deze fase stel je een duidelijke participatieaanpak op. Je formuleert het doel van participatie, kiest passende werkvormen en maakt afspraken over wie wat doet. Ook zoek je commitment op deze aanpak, zodat iedereen weet waar hij of zij aan toe is. Een goede aanpak geeft richting, voorkomt ruis en vormt het fundament voor een soepel proces.

Uitvoeren participatieproces Fase 3. Inrichten In de inrichtingsfase zorg je dat alles klaarstaat voor de uitvoering. Je maakt een realistische planning, reserveert tijd, mensen en middelen, en zorgt voor een duidelijke rolverdeling. Je maakt daarvoor een activiteitenoverzicht. Ook denk je na over de communicatiemiddelen: wat zet je in, voor wie, en op welk moment? Door goed in te richten, voorkom je vertraging en overbelasting tijdens het proces. Fase 4. Gespreksrondes In deze fase voer je de gesprekken met de omgeving. Je nodigt deelnemers uit, informeert hen helder en organiseert bijeenkomsten of andere vormen van dialoog. Je zorgt voor goede verslaglegging en een transparant proces van duiding en terugkoppeling. Houd hierbij ruimte voor extra gespreksrondes of aanpassingen als dat nodig blijkt. Alle opbrengst laat je landen in een participatieverslag

Opleveren eindresultaat participatieproces Fase 5. Opleveren In deze fase zorg je ervoor dat de participatie-opbrengsten worden meegenomen in de besluitvorming. Je participatieverslag is hiervoor de basis. Je zorgt dat deelnemers dit kunnen teruglezen. Ook bereid je de besluitvorming voor en stem je af hoe de resultaten daarin een plek krijgen. Zo draag je bij aan een afgewogen besluit.

Evalueren participatieproces Fase 6. Evalueren Tot slot plan je een moment van reflectie: wat ging goed, wat kon beter, en wat nemen we mee naar een volgend proces? Je bespreekt dit met het team en – indien passend – ook met deelnemers. De resultaten laat je landen in een evaluatierapport. Zo leer je van het proces en bouw je aan een stevige participatiepraktijk binnen de organisatie.

19

1.2. Referentiemodel Relevant Gesprek ® kwaliteitskader Met het kwaliteitskader beoordeel je de kwaliteit en het effect van een participatieproces op vier criteria: inhoudelijke verrijking, toegankelijk proces, afstemming op de relatie en efficiënte inzet van menskracht en middelen. Samen geven deze criteria een onderbouwd beeld van hoe goed het proces heeft gewerkt. De verklaring voor een score zit vervolgens in het uitgevoerde proces: wat is er in welke fase gedaan (of juist niet gedaan), en welke keuzes zijn gemaakt? Daarvoor gebruik je de Relevant Gesprek® blauwdruk als referentie. Daarom heb je in een evaluatie altijd beide nodig: het kwaliteitskader om te beoordelen wat het effect en de kwaliteit zijn, en de blauwdruk om te duiden waardoor die uitkomsten zijn ontstaan en waar je kunt verbeteren.

Met het Relevant Gesprek® kwaliteitskader vertel je het verhaal van de kwaliteit van een participatieproces langs vier criteria. Per criterium check je met een paar vaste vragen wat het proces opleverde en hoe stevig het stond (vaak zichtbaar gemaakt met groen/oranje/rood). 1) Verrijken van inhoud Gaat het proces écht over een onderwerp dat geschikt is voor participatie, is er ruimte om bij te sturen, en kun je de opbrengst ook daadwerkelijk verwerken in het eindresultaat? 2) Toegang tot proces Kon iedereen die ertoe doet meedoen, waren deelnemers steeds goed geïnformeerd over inhoud én voortgang, en was helder gecommuniceerd hoe/waarover besloten wordt?

20

3) Afstemmen op relatie Zijn alle relevante belanghebbenden in beeld en betrokken, is de manier van interactie passend bij hen, en zijn verschillende belangen zichtbaar afgewogen en verwerkt? 4) Efficiënte inzet van menskracht en middelen Was er voldoende tijd, capaciteit en middelen om het goed te doen, en werkte het kernteam effectief samen? Samen geven deze vier criteria een compleet beeld: inhoudelijke waarde, toegankelijkheid, vertrouwen/relatie en haalbaarheid/organisatiekracht. Ga voor meer informatie over de Relevant Gesprek® methodiek naar www.relevantgesprek.nl

21

2. Evaluatie participatie Cultuurvisie In deze bijlage lichten we het verloop van het participatieproces rond de totstandkoming van de Cultuurvisie uitgebreid toe. We doen dit aan de hand van de Relevant Gesprek® blauwdruk (procesverloop) en het Relevant Gesprek® kwaliteitskader (beoordeling). De opbouw is als volgt: 1. 2. 3. 4.

De opgave Het doorlopen participatieproces De beoordeling van het participatieproces Conclusie en leerpunten

1. De opgave Vraagstuk De gemeente Deventer heeft in 2024 gewerkt aan de cultuurvisie 2025-2028 ‘Cultuur voor en door iedereen’. Die visie helpt Deventer om de ambities uit het Cultureel Perspectief Deventer 2030 te kunnen bereiken. Om een goede visie op te kunnen stellen is de gemeente in gesprek gegaan met onder andere culturele organisaties, makers en kunstenaars. Participatiedoel en planning Het participatieproces liep van December 2023 – december 2024. Doel van participatie: •

Input ophalen uit het culturele veld (instellingen, makers, fondsen, erfgoedpartijen) voor de nieuwe Cultuurvisie.

•

Bestaande informatie (cultuurpeiling, Rekenkamer, eerdere evaluaties) combineren met gesprekken met het veld.

•

Participatieproces gebruiken als pilot in het kader van het Deventer participatiebeleid: leren over de kwaliteit van het proces.

2. Het doorlopen participatieproces Fase 1 – Voorbereiding De gemeente startte met het actualiseren van de Cultuurvisie op basis van bestaande kaders zoals de vorige Cultuurvisie (2019–2024), het Rekenkameronderzoek Cultuurbeleid en Cultuuraanbod (2023) en de Cultuurpeiling 2023 (met 1706 respondenten). De projectleider kreeg de opdracht een nieuwe visie én een participatietraject uit te werken. In het portefeuillehoudersoverleg (PHO) en in raadstafels is daarbij besloten om het culturele veld actief te betrekken en om dit traject te gebruiken als pilot binnen het gemeentelijk participatiebeleid. In januari 2024 legde de projectleider een plan van aanpak voor, waarin participatie werd vormgegeven binnen de niveaus informeren, raadplegen en adviseren.

22

Fase 2 – Aanpak Op basis van de opdracht is een plan van aanpak opgesteld en een document ‘Participatietraject’, waarin de beoogde participatievormen zijn uitgewerkt. De aanpak omvatte: •

het uitvoeren van interviews met culturele instellingen en interne teams;

•

het organiseren van een brede werkconferentie met instellingen, makers en culturele partners;

•

aanvullende gesprekken met specifieke doelgroepen, waaronder jonge makers;

•

een brede bijeenkomst om deelnemers en andere belangstellenden te informeren over de definitieve Cultuurvisie en de vervolgstappen.

In de loop van het proces werd duidelijk dat het eerste concept van de Cultuurvisie nog onvoldoende inhoudelijke richting gaf. In april 2024 is daarom besloten dat het programmateam eerst de inhoud van de conceptvisie moest aanscherpen.

Fase 3 – Inrichten De gemeente werkte richting besluitvorming voor de zomer van 2024, wat zorgde voor een strakke planning. Participatie en beleidsontwikkeling liepen parallel, met een participatie- en communicatieteam dat ondersteuning bood. Belangrijke omstandigheden in deze fase waren: •

de projectleider die halverwege het traject is gewisseld;

•

beperkte tijd en hoge druk op het programmateam;

•

de keuze om de interne verwerking van input te combineren met het verder ontwikkelen van de conceptvisie.

De planning moest twee keer worden bijgesteld: •

in maart 2024 via een raadsmededeling, waarin werd gemeld dat er extra tijd nodig was;

•

in april 2024 nadat de nieuwe programmanager concludeerde dat de conceptvisie eerst inhoudelijk moest worden verbeterd.

Fase 4 – Gespreksrondes Gespreksronde 1. Inventariseren en verkennen De projectleider begon met het verzamelen van alle beschikbare informatie uit eerdere analyses, waaronder: •

de Cultuurpeiling 2023 (1706 deelnemers)

•

het Rekenkameronderzoek

23

•

bestaande beleidsdocumenten

•

interne gesprekken met verschillende programmateams zoals Cultuur, Meedoen, Jeugd en Onderwijs, Economie en Vastgoed.

Deze fase vormde de inhoudelijke basis voor de eerste opzet van de cultuurvisie.

Gespreksronde 2. Conceptvisie opstellen & toetsen Op basis van de verzamelde gegevens werd een eerste werkdocument voor de Cultuurvisie opgesteld (maart 2024). Daarna volgde het ophalen van externe input via: •

Interviews met culturele instellingen en partners Er zijn interviews gedaan met het culturele veld: Bibliotheek Deventer, Bolwerk, Burgerweeshuis, Deventer Schouwburg, Deventer Verhaal, Events d’Events, Evenementenbureau, Havenkwartier, Kunstenlab, MIMIK, Museum de Waag (Deventer Verhaal), Podiumorganisatie (onduidelijk in beeld), Theaterschild.

•

Brede werkconferentie op 25 april, met vertegenwoordigers uit het culturele veld, makers, kunstenaars en enkele raadsleden. Stakeholders werden per mail uitgenodigd.

Alle opgehaalde input (gesprekken, werkconferentie, peilingen, bestaande documenten) is door de projectleider en het programmateam gebundeld en gebruikt bij de verdere uitwerking van de conceptvisie. Terugkoppeling naar deelnemers vond plaats via: •

emailberichten,

•

een verslag van de werkconferentie (opgenomen als bijlage bij de Cultuurvisie),

•

en de reguliere besluitvormingsdocumenten richting college en raad.

Fase 5 – Opleveren & besluitvorming De definitieve Cultuurvisie is in juni 2024 ter besluitvorming aangeboden aan het college en vervolgens aan de gemeenteraad. De gemeenteraad heeft de Cultuurvisie vastgesteld. Na de besluitvorming organiseerde de gemeente in juli 2024 een bijeenkomst om deelnemers en andere belangstellenden te informeren over de definitieve Cultuurvisie en de vervolgstappen.

24

3.Beoordeling participatieproces Criterium

Interne score

Externe score

Verrijken inhoud 1. Het onderwerp was geschikt

2. Er was ruimte voor aanpassingen

3. Je kon het eindresultaat uitvoeren Toegankelijk proces 4. Proces was toegankelijk voor belanghebbenden

5. Deelnemers waren continue geïnformeerd over inhoud & voortgang

6. Het besluit was helder gecommuniceerd

Afstemmen op relatie 7. Alle belanghebbenden waren in beeld en betrokken

n.v.t.

Toelichting score

Intern: onderwerp goed afgebakend en relevant door herijking en bestaande onderzoeken. Extern: onderwerp werd door deelnemers belangrijk gevonden. 62% deed actief mee, wat duidt op een relevant en betekenisvol onderwerp voor het veld. Intern: binnen financiële en thematische kaders waren aanpassingen mogelijk en deels doorgevoerd. Extern: deelnemers zagen hun inbreng niet goed terug; de verwerking van de input werd als niet herkenbaar benoemd. Intern: visie uitvoerbaar, maar daadwerkelijke uitvoeringsimpact wordt later zichtbaar. Extern: deelnemers kunnen uitvoerbaarheid nog niet beoordelen; geen zicht op implementatie. Intern: iedereen is benaderd en er was brede deelname; tijdstip en logistiek waren niet ideaal. Extern: de werkconferentie was gepland op een middag, waardoor vrijwilligers niet aanwezig konden zijn. Werkconferentie zelf werd als druk en rommelig ervaren (slechte akoestiek, te grote groepen, onduidelijke indeling van deelnemers in thema’s), waardoor toegankelijkheid laag werd ervaren. Intern: communicatie is gedaan op relevante momenten, maar door tijdsdruk beperkt. Extern: deelnemers misten inhoudelijke basis vooraf (weinig documenten vooraf, onvoldoende context). Deel van deelnemers vond updates voldoende, deel vond de voortgang niet inzichtelijk.

38% vond vooraf voldoende informatie beschikbaar, maar een even grote groep vond dit niet, wat duidt op een wisselende toegankelijkheid van informatie. 25% voelde zich regelmatig op de hoogte gehouden; eenzelfde deel vond van niet, wat duidt op beperkte en wisselend ervaren voortgangscommunicatie. Intern: duidelijke raadscommunicatie, terugkoppeling en openbaar besluitproces. Extern: meeste deelnemers wisten van het besluit en hadden daar informatie over ontvangen. Het begrip over het eindresultaat was verdeeld, maar communicatie zelf werd als voldoende ervaren. 62% geeft aan geïnformeerd te zijn over het besluit, hoewel slechts 12% vindt dat ideeën goed zijn verwerkt, wat spanning geeft tussen informatie en inhoudelijke invloed. Intern: De sector was goed in beeld: instellingen, makers, fondsen en jongeren zijn actief betrokken. Inwoners speelden vooral in de beginfase een rol via de cultuurpeiling. Extern: Deelnemers waren verdeeld in hun mening. Sommige partijen ervoeren dat vooral de grotere instellingen het gesprek domineerden, terwijl kleinere organisaties en individuele makers juist positief verrast waren dat zij waren uitgenodigd en een plek aan tafel kregen. Tegelijkertijd gaven zzp’ers aan dat zij een vergoeding hadden verwacht voor hun tijd en expertise, in lijn met de Fair Practice Code.

62% nam actief deel aan gesprekken, maar 25% gaf aan niet te hebben deelgenomen, doordat men teleurgesteld was in eerdere sessies of verhinderd was. Dat wijst op deels bereikte maar niet volledig representatieve betrokkenheid.

25

8. Interactie afgestemd op belanghebbenden

9. Belangen zichtbaar afgewogen en verwerkt

Efficiënte inzet menskracht en middelen 10. Er was voldoende tijd

11. Er was voldoende menskracht en middelen

Intern: combinatie van interviews, mail, sessies passend. Extern: een aantal deelnemers hadden naast de sessie ook persoonlijke gesprekken gehad of input geleverd per mail. Deelnemers ervaarden de gespreksleiding in de werkconferentie als sturend, onlogische thematafels, ruimte te klein, te veel mensen; waardoor deelnemers hun inhoud niet goed kwijt konden. slechts 25% vond de gespreksvorm prettig; 50% juist niet, wat duidt op een mismatch tussen gekozen werkvormen en behoeften van deelnemers. Intern: Input is besproken binnen het programmateam en verwerkt in de aangescherpte conceptvisie; het participatieverslag is als bijlage opgenomen. Extern: Deelnemers konden niet goed zien hoe hun eigen bijdrage was verwerkt, al hadden sommigen wel de indruk dat de verschillende belangen in brede zin waren meegenomen. 12% herkent hun input in het eindresultaat, terwijl 50% dit niet ziet; belangenafweging was voor deelnemers onvoldoende zichtbaar. Intern: door wisselingen en planning hoge tijdsdruk. Extern: voorbereiding en uitvoering van de werkconferentie werden als gehaast ervaren, waardoor onvoldoende tijd voor echte dialoog. Intern: middelen aanwezig, maar team zwaar belast. Extern: te volle sessies en zieke gespreksleider bij werkconferentie gaf het beeld, van organisatorische knelpunten.

Legenda: = ging goed,

= aandachtspunten,

= ging niet goed

26

4.Conclusies en leerpunten Wat kan beter: 1. Het inhoudelijke fundament was onvoldoende bij de start Door een wisseling in projectleiderschap was er bij aanvang van het participatieproces geen volledig uitgewerkt inhoudelijk vertrekpunt. Dit had drie gevolgen: •

de participatievragen bleven breed en algemeen;

•

deelnemers ontvingen weinig tot geen informatie vooraf;

•

men kon zich daardoor minder goed voorbereiden op de gesprekken.

De onvoldoende inhoudelijke basis werkte door in de kwaliteit van de bijeenkomsten: deelnemers ervoeren te weinig richting en achtergrondinformatie om inhoudelijk scherp te kunnen bijdragen. 2. Hoge tijdsdruk beperkte de toegankelijkheid van het proces De strakke planning leidde tot een compact participatieproces met twee bijeenkomsten en 1 op 1 interviews. De werkconferentie was bovendien overdag, waardoor niet alle belanghebbenden, zoals vrijwilligers, konden deelnemen. Een online alternatief werd niet gerealiseerd door tijdgebrek.

Wat werkt goed: 3. Relevantie en betrokkenheid waren hoog Het onderwerp Cultuurvisie was duidelijk relevant voor de betrokken partijen. Instellingen, makers en culturele partners toonden bereidheid om mee te denken en hun expertise te delen. De belangstelling voor deelname was groot, wat bevestigt dat het culturele veld het thema belangrijk vindt.

4. Terugkoppeling naar deelnemers was tijdig en zorgvuldig georganiseerd Ondanks de tijdsdruk is er aandacht geweest voor communicatie: •

deelnemers kregen terugkoppeling over wat er met de input is gedaan;

•

na besluitvorming is in juli 2024 een bijeenkomst georganiseerd over de definitieve Cultuurvisie.

Deelnemers herkenden hun inbreng niet altijd direct in de visie, maar gaven wel aan dat zij wisten dat er terugkoppeling was geweest en dat dit werd gewaardeerd.

27

Samenvattend De combinatie van een onvoldoende uitgewerkt inhoudelijk vertrekpunt, een wisseling in projectleiderschap en hoge tijdsdruk maakte dat de voorbereiding van het participatieproces onder druk stond. Dit leidde tot brede, minder richtinggevende gesprekken en beperkte toegankelijkheid voor alle belanghebbenden. Tegelijkertijd is er binnen de beschikbare tijd en middelen, zorg gedragen voor tijdige communicatie en terugkoppeling, wat positief bijdroeg aan de afronding van het proces.

“We waarderen dat de gemeente om input vraagt en het veld betrekt bij de nieuwe cultuurvisie.” — reactie deelnemer externe evaluatie-

“Ik was blij verrast dat ik werd uitgenodigd. Onze organisatie is klein, je verwacht niet dat je wordt meegenomen. Echt heel tof.” — reactie deelnemer externe evaluatie-

“Doordat aan de voorkant nog onvoldoende scherp was waarover we precies input wilden ophalen en welke keuzes voorlagen, bleven de participatievragen relatief algemeen.” – reactie projectgroep interne evaluatie-

“Door wisselingen in personele bezetting en aansturing verliep alles uiteindelijk in een snelkookpan.” – reactie projectgroep interne evaluatie-

“Ik heb meegedaan omdat de Cultuurvisie belangrijk is voor de sector waarin wij werken.” — reactie deelnemer externe evaluatie-

“We hebben nog een uitgebreid gesprek gehad met de wethouder om onze zorgen te delen over kunst en cultuur. Dat was een verkennend en prettig gesprek.” — reactie deelnemer externe evaluatie-

28

3.Evaluatie participatie Hoofwegenstructuur In deze bijlage lichten we het verloop van het participatieproces rond de totstandkoming van de visie Hoofdwegenstructuur uitgebreid toe. We doen dit aan de hand van de Relevant Gesprek® blauwdruk (procesverloop) en het Relevant Gesprek® kwaliteitskader (beoordeling). De opbouw is als volgt: 1. 2. 3. 4.

De opgave Het doorlopen participatieproces De beoordeling van het participatieproces Conclusie en leerpunten

1.De opgave Waar gaat dit project over? De gemeente Deventer werkt aan het herijken van de visie op de hoofdwegenstructuur (HWS) 2040 en het opstellen van een mobiliteitsplan voor binnenstad & periferie. Het gaat om keuzes over verkeersveiligheid, bereikbaarheid, leefbaarheid, parkeren, ruimtegebruik en duurzame mobiliteit. Wat is de aanleiding of urgentie? De urgentie voor dit project ligt in de sterke groei van Deventer: tot 2035 komen er 11.000 nieuwe woningen bij, wat leidt tot meer verkeer en druk op de bestaande infrastructuur. De huidige hoofdwegenstructuur sluit daardoor niet meer aan bij de mobiliteit en ruimtelijke ontwikkeling van de toekomst. Tegelijkertijd wil de stad verduurzamen, vergroenen en toewerken naar een autoluwe, aantrekkelijke binnenstad. Ook staan verkeersveiligheid en leefbaarheid in verschillende gebieden onder druk. Daarom is een koerswijziging nodig richting duurzaam verplaatsen, gastvrij parkeren en een ontspannen binnenstad die klaar is voor de toekomstige groei van Deventer. Wat is het eindresultaat? Het participatieproces draagt bij aan het ontwikkelen van twee producten: 1. Herijkte visie Hoofdwegenstructuur 2040 2. Integraal Mobiliteitsplan Binnenstad & Periferie Beide documenten vormen de basis voor ruimtelijke en mobiliteitskeuzes voor de komende 10–15 jaar.

Wie is verantwoordelijk voor het eindresultaat? De gemeenteraad is de uiteindelijke beslisser die beide documenten vaststelt en besluit over de bijbehorende maatregelen. Het college van burgemeester en wethouders is eigenaar van het inhoudelijke eindresultaat en geeft bestuurlijke richting aan het proces. Binnen de ambtelijke organisatie ligt het inhoudelijk eigenaarschap bij het team Mobiliteit als verantwoordelijke beleidsopdrachtgever. 29

Wat is de impact van het vraagstuk op de omgeving? De herijking van de hoofdwegenstructuur en het mobiliteitsplan heeft grote invloed op hoe inwoners, ondernemers en bezoekers zich door de stad bewegen en hoe de openbare ruimte wordt gebruikt. De keuzes bepalen nieuwe reisroutes, snelheden en bereikbaarheidsprofielen, wat gevolgen heeft voor leefbaarheid, verkeersveiligheid en de kwaliteit van straten en wijken. Daarnaast raakt de opgave economische functies, zoals winkels en voorzieningen, doordat hun bereikbaarheid verandert. Omdat de hoofdwegenstructuur verweven is met woningbouw, duurzaamheid en gebiedsontwikkeling, beïnvloeden de maatregelen ook de ruimtelijke ontwikkeling van Deventer en de verbindingen met omliggende dorpen en de regio.

Waarom wordt participatie georganiseerd? Om inwoners, ondernemers, belanghebbenden en partners te betrekken bij een ingrijpende koerswijziging in mobiliteit, die veel effect heeft op de leefomgeving, dagelijkse routes en beleving van de stad. Het doel is dat keuzes beter onderbouwd, begrijpelijker en breder gedragen worden. Participatie moet zorgen voor: •

Inzicht in belangen, zorgen, kansen en knelpunten

•

Bewustwording van dilemma’s en opgaven

•

Kwaliteit van de inhoud door lokale kennis

•

Begrip voor keuzes en belangenafweging

Wanneer werd de participatie georganiseerd? Het participatieproces voor de herijking van de hoofdwegenstructuur en het mobiliteitsplan liep van de verkenning van het vraagstuk in mei 2023 tot besluitvorming in maart 2025.

30

2.Het doorlopen participatieproces Fase 1 – Verkennen Periode: mei 2023 – juli 2023 De opdracht voor het traject kwam van het college van burgemeester en wethouders. Zij gaven de opdracht om de visie op de Hoofdwegenstructuur 2040 en het Mobiliteitsplan voor Binnenstad & Periferie te ontwikkelen én daarvoor een passend participatieproces te organiseren. In de verkenningsfase werd al snel duidelijk dat beide vraagstukken sterk met elkaar verweven zijn: keuzes in de hoofdwegenstructuur hebben directe gevolgen voor de mobiliteit en leefbaarheid in de binnenstad en omgekeerd. Daarom is bewust gekozen om de twee beleidsproducten in één geïntegreerd proces te behandelen. Deze samenhang maakte het mogelijk om stakeholders in één lijn te betrekken, effecten in samenhang te bespreken en tot een consistent totaalbeeld voor de toekomst van mobiliteit in Deventer te komen.

Fase 2 – Participatieaanpak Periode: augustus 2023 – december 2023 De participatieaanpak is ontwikkeld door het projectteam in nauwe samenwerking met de inhoudelijke opdrachtgevers en met ondersteuning van adviseurs van Goudappel en een participatieadviseur. In deze fase werd bepaald welke participatievragen centraal moesten staan, wie in welke ronde betrokken zou worden en welke vormen het meest geschikt waren voor de verschillende doelgroepen. Tijdens de behandeling van het Plan van Aanpak in juli 2023 sprak de gemeenteraad de wens uit om de participatie te verbreden. Via een motie verplichtte de raad het college om de brede consultatie eerder in het proces te organiseren, namelijk direct na fase 3. Hierdoor werd de oorspronkelijke aanpak aangepast en uitgebreid met de ontwikkeling van de Keuzewijzer “Goed op Weg”, waarmee inwoners en ondernemers op grote schaal konden meepraten.

Fase 3 – Inrichten Periode: december 2023 – februari 2024 Beschikbare tijd en capaciteit De beschikbare tijd was beperkt: het proces moest binnen één jaar worden doorlopen, zodat de bestuurlijke besluitvorming tijdig kon plaatsvinden. Daarom werd gekozen voor een strak ingerichte planning met opeenvolgende fasen, waarin weinig ruimte was voor uitloop of extra participatierondes. De capaciteit bestond uit een kernteam met de procesmanager, beleidsadviseurs mobiliteit en communicatieadviseurs, aangevuld met externe verkeerskundige expertise van Goudappel.

31

Samenstellen focusgroep Voor dit traject stelde de gemeente een brede focusgroep samen om de belangrijkste belangen, perspectieven en ervaringskennis vanaf het begin structureel te betrekken. Deelnemende partijen waren onder meer de Fietsersbond, Veilig Verkeer Nederland (VVN), Wandelnet, Stichting Deventer Binnenstadsmanagement (SDBM), Deventer Economisch Perspectief (DEP), Stichting Bewonersbelangen Binnenstad Deventer (SBBD), Parkmanagement, Centrumgarage Deventer, Stichting WIJD (Westelijke IJsseloever), buurtverenigingen zoals het Havenkwartier en Knutteldorp en bewonerscollectieven uit onder meer de Raambuurt. Daarnaast nam de Adviesraad Natuur en Milieu deel als structurele gesprekspartner. Vanuit de gemeente sloten projectteamleden, beleidsadviseurs en verkeerskundige adviseurs van Goudappel aan. De groep werd samengesteld door bestaande netwerken, adviesraden en belangenpartijen te benaderen, aangevuld met organisaties die in eerdere trajecten actief betrokken waren of vanuit inhoudelijke expertise relevant waren voor de thema’s verkeersveiligheid, bereikbaarheid, leefbaarheid en stedelijke mobiliteit. De samenstelling bleef gedurende het proces grotendeels stabiel, waardoor een consistente dialoog mogelijk was.

Fase 4 – Gespreksrondes Gespreksronde 1 – Gedeeld inzicht in opgaven en knelpunten (Analyse) Periode: januari – maart 2024 In de analysefase spraken de gemeente en het projectteam met de focusgroep over vragen als: welke knelpunten en mobiliteitsproblemen worden in de praktijk ervaren, welke verkeersstromen en barrières spelen een rol, welke veiligheidsissues zijn relevant en welke ontwikkelingen – zoals woningbouw en gebiedsontwikkeling – de toekomstige mobiliteit beïnvloeden. Deze gesprekken vonden plaats in plenaire sessies waarin analyses en kaarten werden toegelicht, gevolgd door werktafels waar deelnemers knelpunten, kansen en ontbrekende elementen konden aanvullen. Door deze interactieve werkvormen ontstond een gedeeld inzicht in de belangrijkste opgaven voor zowel de Hoofdwegenstructuur (HWS) als de Binnenstad & Periferie (B+P), dat vervolgens ambtelijk werd geconsolideerd in project- en kernteamoverleggen.

Gespreksronde 2 – Varianten en effecten verkennen (Afwegen) Periode: februari – juni 2024 In de afwegingsfase sprak de gemeente opnieuw met de focusgroep, aangevuld met verkeerskundigen en ruimtelijke adviseurs van onder meer Goudappel en met raadsleden in technische sessies. De gesprekken richtten zich op de centrale vraag welke oplossingsrichtingen kansrijk zijn, welke varianten problematisch kunnen zijn, welke effecten volgens de deelnemers

32

onvoldoende zichtbaar waren en welke voorwaarden belangrijk zijn voor een goede afweging. Ook werd besproken of bepaalde varianten of maatregelen ontbraken. Deze vragen werden behandeld in werksessies waarin varianten en hun verkeerskundige en ruimtelijke effecten werden gepresenteerd en in thematische tafels besproken. Deelnemers bekeken de effecten op veiligheid, doorstroming, leefbaarheid en bereikbaarheid en reflecteerden op de kansen en risico’s van elke oplossingsrichting. De gemeenteraad kreeg deze varianten in aparte informerende sessies toegelicht, terwijl het projectteam intern verdere analyses uitvoerde om alle inzichten samen te brengen.

Bijsturing tijdens het proces Periode: maart – april 2024 Tijdens het proces ontstond kritiek vanuit de focusgroep. De belangrijkste aandachtspunten betroffen het sterk zendergerichte karakter van de bijeenkomsten, de combinatie van procesen inhoudsregie in één rol en de onduidelijkheid over waar en wanneer de inbreng van deelnemers werd verwerkt. Ook verliepen de trajecten van HWS en B+P inhoudelijk niet synchroon, wat leidde tot verwarring en extra belasting voor deelnemers. Naar aanleiding hiervan zijn verschillende aanpassingen doorgevoerd. Vanaf april 2024 is de voorzittersrol van de focusgroep gescheiden van de inhoudelijke rol, waardoor meer ruimte ontstond voor dialoog en kritische reflectie. Ook zijn nieuwe werkvormen geïntroduceerd om de gesprekken interactiever te maken. Proces en inhoud werden zowel bij HWS (april) als bij B+P (september) organisatorisch gescheiden. Hierdoor ontstond meer helderheid, meer interactie en een duidelijker verwerkingslijn van participatie-inbreng.

Gespreksronde 3 – Prioriteren en koers bepalen (Basisvoorkeursvarianten) Periode: mei – september 2024 In deze fase werkte de gemeente toe naar één richtinggevende voorkeursvariant voor zowel HWS als B+P. De focusgroep, het ambtelijke projectteam, het kernteam en het bestuur spraken over de prioriteit van maatregelen: welke zijn noodzakelijk, welke wenselijk en welke horen op de langere termijn thuis. Daarbij kwamen vragen aan bod als: hoe dragen maatregelen bij aan leefbaarheid, veiligheid en bereikbaarheid? Hoe verhouden HWS en B+P zich tot elkaar? En welke koers is bestuurlijk realistisch en uitvoerbaar? Deze gesprekken werden georganiseerd via interactieve werkvormen, zoals maatregeldialogen en stickeropdrachten op werkkaarten. De ambtelijke organisatie bundelde deze input in integratiesessies, waarna college en raad in koersgesprekken reflecteerden op de uiteindelijke voorkeursrichting.