2024-309 Bijlage 2 Projectplan Slim Warmtenet Zandweerd april 2024

10.3

Stapsgewijze besluitvorming

Om enerzijds voortgang in het project te waarborgen (realisatie RWZI en warmtepompcentrales en tijdige aansluiting woningen) en anderzijds bij de oprichting van warmte(netwerk)bedrijf Deventer zorgvuldig te werk te gaan wordt voorgesteld toe te werken naar stapsgewijze besluitvorming. Hierbij worden drie stappen onderscheiden welke in onderstaand schema zijn weergegeven. Voor het overzicht zijn aanvullende besluiten over de wijkaanpak niet in het schema verwerkt.

Stap 1: (Q1 2024): Krediet en onderbouwing fase 1 SWZ plus principe keuze warmteleverancier Bestuurlijk (maart) 1.

2.

3. 4.   

30

Vaststellen nieuwe aansluitovereenkomst Verhuurders* Principes en uitgangspunten rondom tariefstelling (bijlage 2 AOVK Verhuurders) Reflectie op model warmteleverancier Inrichting opstellen nieuwe contractstukken: SOK Gemeente Verhuurders SOK Enpuls 2.0 Addendum op SOK WDODelta

College (april) 1.

2.

3.

4.  

Vaststellen nieuwe aansluitovereenkomst Verhuurders ovb raadsbesluit 1 tm 3 Principes en uitgangspunten rondom tariefstelling (bijlage 2 AOVK Verhuurders) Principekeuze rol warmteleverancier als onderdeel van warmtebedrijf Deventer Inrichting en opdracht tot opstellen nieuwe contractstukken SOK Gemeente Verhuurders SOK Enpuls 2.0

Raad (mei)

1.

2. 3.

Obv vastgestelde projectexploitatie krediet tbv inkoop verdere realisatiefase 1 SWZ te verlenen Principes en uitgangspunten rondom tariefstelling Principekeuze rol warmteleverancier als onderdeel van warmtebedrijf Deventer

6-december-23

Projectplan Realisatiefase Slim Warmtenet Zandweerd

 

5.

Addendum op SOK WDODelta Obv vastgestelde projectexploitatie krediet tbv inkoop verdere realisatiefase 1 SWZ te verlenen Vaststellen inkoopstrategie

*Met voorwaarde om uiterlijk najaar 2024 tot SOK Verhuurders te komen

Stap 2: (q42024/q1 2025): Opdracht tot oprichting warmtebedrijf en krediet voor fase 2 Bestuurlijk

College 1. 2.

Commitment/zienswijze op:  Inrichting governance warmtebedrijf Deventer  SOK Gemeente Verhuurders  SOK Enpuls 2.0  Addendum op SOK WDODelta

3.

Raad Bekrachtigen overeenkomsten Samenwerkende partijen Raadsvoorstel oprichting warmte(netwerk)bedrijf met zicht op externe (markt, andere deventer warmtenetten) en interne consequenties (eigen organisatie, risico's) Raadsvoorstel kredietaanvraag fase 2 SWZ (of in stap 3, afhankelijk van projectvoortgang)

1.

2.

Opdracht tot inrichtingen en oprichting warmte(netwerk)bedrijf Raadsbesluit kredietaanvraag infra plus fase 2 (of in stap 3, afhankelijk van projectvoortgang)

Stap 3: (medio 2025): Oprichting warmtebedrijf en interne organisatie Bestuurlijk

Informerend over oprichting en consequenties lopende contracten met afnemers

College

Raad

Statutaire oprichting warmte(netwerk)bedrijf en keuzes die daarbij nodig zijn:  Nota verbonden partijen  Overnamecontracten  Interne organisatie  Financieel  Etc

Oprichtingsbesluit

Toelichting op inrichting besluitvorming De inrichting van de stapsgewijze besluitvorming is gebaseerd op de volgende argumenten cq. Onderlinge afhankelijkheden:







   31

Een besluitvorming in de raad over beschikbaar stellen van kredieten moet gebaseerd zijn op en hernieuwde inschatting van het vollooprisico. Het sluiten van de Aansluitovereenkomst Verhuurders (zie hoofdstuk 6) is een belangrijke beheersmaatregel in het vollooprisico en is voorwaardelijk voor een onderbouwd raadsbesluit Het publiceren van de aanbestedingsdocumenten (zie hoofdstuk voor de verdere realisatie en exploitatie van het warmtenet is afhankelijk van de principe keuze rondom de rol en positie van de warmteleverancier. Op basis van het collegebesluit in stap 1 hierover zal de aanbesteding worden gestart en onder voorwaarde van een raadsbesluit in stap 1 gegund worden aan de partij met de economisch meest voordelige inschrijving per perceel (emvi) Het uitwerken van het gemeentelijk warmtebedrijf is sterk afhankelijk van de rol en positie van de warmteleverancier. Op basis van een principe besluit hierover kan de uitwerking van het bedrijfsmodel worden geconcretiseerd en de impact op elementen als interne organisatie, bedrijfsvoering, risicobeheersing, juridisch speelveld worden uitgewerkt. Advisering hieruit leidt tot een volgend te nemen oprichtingsbesluit in stap 2. De stapsgewijze besluitvorming is gebaseerd op oprichting van warmte(netwerk)bedrijf Deventer begin 2025.

Dit hangt samen met twee belangrijke momenten: Het van kracht worden van de nieuwe Wet Collectieve warmtevoorzieningen De overeenkomst die momenteel door de gemeente met verschillende partijen is gesloten om zowel technisch als wat betreft dienstverlening de reeds aangesloten woningen van warmte te 6-december-23

Projectplan Realisatiefase Slim Warmtenet Zandweerd

voorzien kent een tijdelijk karakter. Deze loopt af op 31/12/2024 met een mogelijkheid tot een jaar verlenging. Gestuurd wordt op overname van de lopende verplichtingen door de warmteleverancier per 1/1/2025.

11. Kwartaalrapportages Ten behoeve van de informatievoorziening en op basis van de Leidraad Grote Projecten naar het bestuurlijk overleg, college en de Raad volgen per kwartaal projectvoortgangsrapportages die integraal onderdeel uitmaken van de P&C-cyclus van de gemeente Deventer. In de periodieke projectvoortgangsrapportage wordt gerapporteerd over de stand van zaken en dreigende afwijkingen op de volgende beheersaspecten van het grote project:  De scope;  De raakvlakken met andere grote projecten;  De planning;  De financiën (kosten, dekking en exploitatie);  De aan het grote project verbonden risico’s, de beheersing en de mogelijke (financiële) volgen;  De betrokkenheid van de samenleving en van de relevante partners;  Informatie: besluitvorming;  Overige informatie die de raad in het kader van het betreffende grote project moet weten. Dit alles conform het format wat reeds nu gehanteerd wordt voor alle projecten die onder de leidraad vallen

32

6-december-23

Projectplan Realisatiefase Slim Warmtenet Zandweerd

Bijlage 1: Projectkaart

33

6-december-23

Projectplan Realisatiefase Slim Warmtenet Zandweerd

Bijlage 2: Uitwerking projectorganisatie Rollen en taken per overlegorgaan Overleg

Rollen

Taakomschrijving

Vergaderperio diek

Strategisch Overleg

Regiemanager (vz) Programmamanager F&C Deelnemingen F&C 2de lijns Projectmanager Adviseur Inkoop

Besluitvorming SWZ toetsen en aansturen Op basis van advies deelproject governance, gemeentebrede implicaties afstemmen en zonodig bijsturen 2e lijns F&C Voorbereiding oprichting Warmtebedrijf Deventer

1 x per kwartaal

Projectteam

Projectmanager SWZ (vz) Projectondersteuner Aanspreekpunten dp’s

Voorbereiding besluitvorming SWZ Opstellen kwartaalrapportages Sturing op T, G, K, I, O

1 x per 4 weken

DP Techniek, Realisatie, Beheer en Onderhoud

Pl T, R, B, O Projectleider ontwerp Adviseur ontwerp Projectcoördinator Projectleider omgevingsmanagement Projectleider realisatie (vz) Projectleider beheer en onderhoud Projectleider RO Warmtecentrale 2

Uitvoering geven aan technische ontwikkeling SWZ. Ontwerp/realisatie tav planning&budget Vergunningencoördinator Omgevingsmanagement (fysieke aanleg) Contractmanagement aannemers/uitvoerende partijen

1 x per week

DP Governance

Regiemanager Projectmanager SWZ (vz) F&C Deelnemingen Adviseur inkoop Adviseur energiestrategie

Uitvoering geven aan document Koesbepaling governance Voorbereiding principebesluit warmteleverancier Advisering oprichting en inrichting warmtebedrijf deventer voorbereiden

2 x per week

DP Inkoop

Adviseur Inkoop Projectleider techniek, realisatie, b&o Projectleider ontwerp Projectmanager SWZ

Uitvoering geven aan vastgestelde inkoopstrategie met betrekking tot perceel 1 – 4.

2 x per week

DP Projectexploitatie

Controller (asp)

Voorbereiden kredietaanvragen Beheersing op projectexploitatie 1ste lijns control Voorbereiding kwartaalrapportages LGP

4 x per jaar

DP Contracten

Projectjurist (asp)

Monitoring en advisering op basis van reeds afgesloten contracten met samenwerkende partijen

2 x per jaar

DP Risico’s

Projectmanager SWZ (asp)

Invulling geven aan risicobeheersplan Actualisarties risicoi’s en beheersmaatregelen

2 x per jaar

34

6-december-23

Projectplan Realisatiefase Slim Warmtenet Zandweerd

Verantwoordelijkheden per rol Rol Wethouder Regie manager Programmamanager Projectmanager

Projectcontrol strategisch Adviseur energiestrategie F&C Deelneming Projectleider Techniek, ontwerp, realisatie, b&o

Verantwoordelijkheid

Wie

Eigenaar van het project / bestuurlijk Th. Walder opdrachtgever Ambtelijk opdrachtgever + borgen kwaliteit Bepaalt vereisten bij oplevering project (eind gebruiker) Planning, sturing, takenlijst, rapporteren Strategische advisering op risicobeheersing, F&C, 2de lijns control. Kwaliteitsborg Sturen op projectuitgangspunten Actualisatie Wet- en regelgeving Inhoudelijke voorbereiding governance Planning, sturing op de technische ontwikkeling van het SWZ

Overleg

Tijdsinzet

PFH

.

Strategisch Overleg, DL Governance Strategisch Overleg Projectteam DL Governance, Inkoop, Risicobeheersing, Strategisch Overleg Strategisch Overleg, DL Governance DL Governance Projectteam DP T, o, r, b, o

Adviseur , ontwerp, realisatie, b&o

DP T, o, r, b, o

Projectcoördinator , ontwerp, realisatie, b&o

DP T, o, r, b, o

Projectleider RO warmtecentrale 2 Planoloog

Projectleider omgevingsmanager

Doorlopen van alle ruimtelijke procedures nodig voor realisatie warmtecentrale 2 Doorlopen van alle ruimtelijke procedures nodig voor realisatie warmtecentrale 2 Verantwoordelijk voor omgevingsmanagement voorafgaand en tijdes realisatie SWZ

Projectondersteuner

DP T, o, r, b, o

DP T, o, r, b, o Projectteam

Projectcontrol

Inhoudelijk toetsing binnen het project + v1ste lijns control

Adviseur Inkoop

Advies inkooptrajecten

Projectjurist

Contractbeheer en contractorganisatie

35

DP T, o, r, b, o

Projectteam DP projectexploitatie Strategisch Overleg Projectteam DP Inkoop (AL Strategisch Overleg) Projectteam DP Contracten

6-december-23