Programmaverantwoording RHCA 2023.pdf

Jaarstukken 2023

INHOUDSOPGAVE

PAGINA

Inleiding en vaststelling 1.

3

Jaarverslag 1.1 1.2

5

Programmaverantwoording 1.1.1 Baten en lasten Regionaal Archief 2023 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5 1.2.6 1.2.7 1.2.8

Paragrafen Weerstandsvermogen en risicobeheersing Bedrijfsvoering Beleidsindicatoren Onderhoud kapitaalgoederen Financiering Overzicht Overhead Verbonden partijen Vennootschapsbelasting

5 13 14 14 16 16 17 17 19 19 19

2. Jaarrekening

20

2.1

Balans

21

2.2

Programmarekening

22

2.3

Analyse rechtmatigheid

23

2.4

Toelichtingen

25

2.4.1 Grondslagen financiële verslaglegging 2.4.2 Toelichting op de balans 2.4.3 Niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen 2.4.4 Toelichting op de programmarekening 2.4.5 Wet normering bezoldiging topfunctionarissen (semi-) publieke sector 3.

25 27 31 32 36

Overige gegevens 3.1 Rechtmatigheidsverantwoording 3.2 Controleverklaring

38 39

Bijlage 1 Gemeentelijke bijdrage per gemeente 2023 Bijlage 2 Overzicht Baten en lasten per taakveld 2023

43 44

2

INLEIDING EN VASTSTELLING

Hierbij bieden wij u de Jaarstukken 2023 van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar aan. Deze verantwoording is opgemaakt conform de richtlijnen die in het Besluit Begroting en Verantwoording zijn opgenomen. In de jaarrekening is waar nodig per balans- en exploitatie-post een toelichting opgenomen in relatie tot in de Programmabegroting 2023 opgenomen bedragen. Het resultaat voor bestemming bedraagt € 36.703 negatief. Bij het aanbieden van de jaarstukken zullen wij een voorstel doen voor de bestemming van dit resultaat.

Alkmaar, 4 april 2024

Het Dagelijks Bestuur van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar.

3

Vaststelling Conform het gestelde in artikel 26 van de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar, zal door het Algemeen Bestuur van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar in zijn openbare vergadering van 10 juli 2024 de Jaarstukken 2023 worden vastgesteld.

A. Schouten

P.J. Post

Voorzitter

Secretaris-directeur

4

1. Jaarverslag 1.1

Programmaverantwoording Regionaal Archief ‘Wat willen we bereiken?’

Het Regionaal Archief (Regionaal Historisch Centrum Alkmaar) is een gemeenschappelijke regeling die wordt gevormd door 9 gemeenten in Noord-Holland Noord (Alkmaar, Bergen, Castricum, Den Helder, Dijk en Waard, Heiloo, Hollands Kroon, Schagen en Texel). Het Regionaal Archief voert de archiefwettelijke taken uit voor de aangesloten gemeenten. De gemeenten dragen de lasten van de organisatie. Het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier draagt bij op basis van een bilaterale overeenkomst. Naast de archieven van de deelnemers, beheert het Regionaal Archief een groot aantal archieven van particuliere organisaties uit de regio. Overheidsarchieven zijn het geheugen van de gemeentelijke organisatie en vormen daarmee een belangrijk hulpmiddel om de eigen activiteiten betrouwbaar uit te kunnen voeren. Daarnaast zijn de archieven van groot belang voor de belangen van de individuele burger en het goed functioneren van de democratie. Tevens zijn ze een belangrijke bron voor de geschiedenis. Om die reden stelt de Archiefwet 1995 regels aan het beheer en behoud van archiefbescheiden van de overheid. Een zorgvuldig geselecteerd deel van de overheidsarchieven wordt blijvend bewaard. Na uiterlijk twintig jaar zijn ze in beginsel voor iedere burger openbaar.

Kerntaken Het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar voert voor de aangesloten gemeenten de wettelijke taken uit zoals beschreven in de Archiefwet 1995:  De in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers in een goede, geordende en toegankelijke staat te beheren (artikel 30 Archiefwet 1995) en het kosteloos verstrekken van inzage daaruit aan het publiek (artikel 14 Archiefwet 1995);  Het toezicht uitoefenen op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht (artikel 32 Archiefwet 1995); Naast deze taken heeft de gemeenschappelijke regeling ook nog de opdracht tot het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen van een zo compleet mogelijke collectie bronnenmateriaal op dit gebied (artikel 4 GR RHCA 2018).

Dit komt neer op de volgende taken: - acquisitie, inventarisatie, bewaring en beheer van archivalia, zowel analoog als digitaal; - analoge archivalia in goede staat bewaren, hetgeen goede bewaaromstandigheden vereist in een veilig depot met klimaatbeheersing (een archiefbewaarplaats die voldoet aan de wettelijke eisen); - opslaan van digitaal gevormde archieven in een aan de archiefwet voldoend e-depot; - conserveren en restaureren van de archivalia en collecties; - het in stand houden en ontsluiten van een wetenschappelijke bibliotheek en een topografischhistorische atlas; - het periodiek uitvoeren van inspecties bij de aangesloten gemeenten op het beheer van het niet overgebrachte archief;

5

- het uitvoeren van controle op tijdige en ordelijke overbrenging van de daarvoor in aanmerking komende archieven; - beschikbaar stellen van informatie, aan bezoekers op de studiezaal en via website en social media; - educatieve activiteiten, zowel voor scholen als voor volwassenen; - bevorderen van lokale en regionale geschiedbeoefening, o.m. door (verlenen van medewerking aan) historische publicaties, tentoonstellingen en evenementen. In het kader van de bovenstaande taken en conform het vigerende beleidsplan is in 2023 extra aandacht geschonken aan de volgende beleidslijnen1: 1. Het verder ontwikkelen van een e-depot en het aansluiten van de gemeenten op deze voorziening voor het duurzaam bewaren van digitale archieven (zie pagina 8). 2. Het vergroten van de digitale dienstverlening aan zowel de burger als de aangesloten overheden, door het verder ontwikkelen van bestaande producten (zoals ‘digitaliseren op verzoek’, het geschiedenislokaal en het e-loket bouwdossiers), waarmee een meer vraaggestuurde digitale dienstverlening gerealiseerd wordt (zie pagina 8-9). ‘Wat hebben we gedaan?’

Acquisitie, inventarisatie, bewaring en beheer Vanuit Archiefwet 1995: het bewaren in goede, geordende en toegankelijke staat van overheidsarchieven, particuliere archieven en collecties en het toezicht op het beheer van de nietovergebrachte archieven bij de aangesloten gemeenten en enkele andere openbare lichamen. Dit met de volgende doeleinden:  bewijs en geheugen voor overheid en burger  tijdige en ordelijke overbrenging van archieven naar de archiefbewaarplaats  geschiedschrijving en bewaring van het culturele erfgoed. Kengetallen/indicaties

werkelijk 2022

Archieven (in m1): overgebrachte archieven gemeenten aanwinsten overige archieven Digitale archieven (in Gb) archief gemeenten en particulier Wetenschappelijke bibliotheek (in aantal titels): aantal aanwinsten aantal beschrijvingen Topografisch-historische atlas: aantal aanwinsten (collecties) aantal beschrijvingen

begroot 2023

werkelijk 2023

430 65,8

300 50

64 98

-2

-

5913

324 792

300 500

357 687

66 5.792

70 7.000

64 6.132

1 Voor een gedetailleerder overzicht van alle activiteiten wordt verwezen naar het los hiervan opgestelde overzicht van activiteiten, het

Jaarverslag 2023. 2 Pas sinds dit jaar zijn de cijfers representatief. 3 Eind 2023 is er circa 1,3 Tb geplaatst in het e-depot.

6

Depotgebruik (in meters, totaal beschikbaar: 18.589 m1) Kengetallen/indicaties Archieven & Collecties Regionaal Archief Hoogheemraadschap Noorderkwartier Verhuur derden Totaal

werkelijk 2022

begroot 2023

werkelijk 2023

13.526 818 1.458

14.000 825 2.400

13.943 826 1.314

15.802m1

17.225m1

16.083m1

werkelijk 2022

begroot 2023

werkelijk 2023

729

-

1.320

729 Gb

-

1.320 Gb

Omvang e-depot (in gigabyte)) Kengetallen/indicaties Archieven & Collecties Regionaal Archief Totaal

Sinds de ingebruikname van het depot in 2013 wordt er ruimte aan derden beschikbaar gesteld om de lasten voor huisvesting te dempen. Het verloop van de inkomsten in het kader van verhuur van ruimte aan derden is: Jaar €

2016 216.000

2017 245.000

2018 290.000

2019 279.000

2020

2021

2022

2023

149.000

144.000

160.000

155.000

Als gevolg van het aflopen van een groot contract, zijn de opbrengsten i.v.m. de verhuur van ruimte aan derden sinds eind 2019 aanzienlijk lager. Huisvesting Bergerweg in m2: Kantoor- en publieksruimten (BVO) Depotruimte (BVO)

1.591 m2 2.586 m2

Digitaal depot (e-depot) Om de ‘digital born’-archieven op een verantwoorde manier te bewaren is een e-depot noodzakelijk. Het e-depot van het Regionaal Archief functioneert inmiddels en wordt doorontwikkeld en is als voorziening en als dienst ingebed is in de organisatie. Met dit e-depot kunnen we de wettelijke taken, die het Regionaal Archief namens de gemeenten op dit gebied uitvoert, op een goede en verantwoorde manier vervullen. Zo zijn er in 2023 digitale archieven van de gemeenten Dijk en Waard en Hollands Kroon overgebracht. Van de digitale particuliere aanwinsten verdient het archief van de Bergense kunstenaar Jaap Min vermelding, evenals de archivering van de website van de het dorp Groeneveld, dicht bij Schagen. Het E-loket Bouwdossiers, een web-portaal waarmee de bouwvergunningen (o.a. tekeningen en berekeningen) makkelijk digitaal kunnen worden aangevraagd en online worden ingezien door zowel

7

de ambtenaar als de inwoner, is in 2023 verder uitgebreid. De aansluiting van de gemeente Schagen is afgerond, die van de gemeente Alkmaar grotendeels. Van andere gemeenten zijn aanvullingen verwerkt. Hiermee zijn 8 van de 9 gemeenten aangesloten op het e-loket Bouwdossiers. Daarnaast is er ook aan de doorontwikkeling van het e-loket gewerkt, waarmee gewenste functionaliteiten zijn toegevoegd. In 2023 is het aantal door onszelf gescande bouwdossiers uitgebreid tot 8.494 (2022: 7.384). Vanwege de overbrengingen van reeds gedigitaliseerde bouwdossiers staan er eind 2023 215.328 bouwdossiers online (eind 2022: 170.638). Ook het aantal downloads is daardoor flink toegenomen: sinds 2016 zijn er ruim 288.000 (stand 2022: 197.000) downloads uitgevoerd. Digitaliseren op verzoek: Deze mogelijkheid om vanuit huis gratis een archiefstuk te laten scannen was zeker in deze coronaperiode voor velen een uitkomst. Daarnaast wordt op deze manier in de geest van de Wet open overheid (WOO) en de Wet hergebruik overheidsinformatie (Who) de openbaarheid en raadpleegbaarheid van stukken optimaal, ook op afstand. In het afgelopen jaar zijn voor klanten 169 (2022: 185) archiefstukken in dit kader gedigitaliseerd. Daarnaast zijn er op verzoek van aangesloten gemeenten ca. 190 (2022: 225) dossiers gescand. Totaal zijn er dus circa 359 (2022: 410) dossiers en archiefstukken gedigitaliseerd.

Toezicht & Inspectie Het Regionaal Archief is belast met het toezicht op de nog niet overgebrachte archiefbescheiden bij de deelnemende gemeenten (art.32 Archiefwet 1995). Door de voortschrijdende digitalisering van werkprocessen bij gemeenten, met als gevolg een verdieping en verbreding van de inspectietaken, is deze toezichtstaak verzwaard. In 2023 is het volgende gerealiseerd: - Op basis van de door de VNG ontwikkelde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) is verslag uitgebracht aan de aangesloten gemeenten en de dagelijkse besturen van de GGD Hollands Noorden en Veiligheidsregio Noord-Holland Noord. Daarbij is een benchmark opgesteld die is verspreid onder de aangesloten gemeenten. - Er zijn aspectinspecties uitgevoerd bij de gemeenten Den Helder en Texel, gericht op de archiefruimtes. In de tweede helft van 2023 zijn er bij de gemeente Dijk en Waard en de BUCH-gemeenten inspecties gehouden inzake de toetsing van het zaaksysteem en daaraan gekoppelde taak specifieke applicaties (TSA’s). Namens de archivaris zijn de gedane bevindingen gerapporteerd aan het college van B&W van de gemeente Dijk en Waard. Begin 2024 worden de gedane bevindingen gerapporteerd aan de colleges van B&W van de BUCH-gemeenten. In de tweede helft van 2023 hebben er Strategisch Informatie Overleggen (SIO's) plaatsgevonden bij de gemeenten Dijk en Waard, Schagen en Texel.

- In het kader van het toezicht op de niet-overgebrachte archieven heeft de gemeentelijke archiefinspectie de Sector Interbestuurlijk Toezicht van de Provincie Noord-Holland ondersteund in de uitvoering van haar (inspectie)werkzaamheden. - Verschillende vernietigingslijsten van gemeenten/GR zijn beoordeeld, waarvoor hiervoor machtigingen tot vernietiging zijn afgegeven. Naast de toezichthoudende taak heeft het Regionaal Archief ook een wettelijke adviestaak. In het kader daarvan zijn de volgende adviezen uitgegaan: Op grond van de beheerregelingen en de gemeente Texel en de BUCH-gemeenten heeft de archivaris (voorbereidende) adviezen uitgebracht over het voorgenomen besluit van die

8

-

-

organisaties om archiefbescheiden te gaan vervangen door digitale reproducties. Uitgevoerd door Team Archiefinspectie. In het kader van het toezicht op de niet-overgebrachte archieven heeft Team Archiefinspectie de ontwikkelingen gevolgd bij de BUCH-gemeenten, de gemeenten Den Helder, Dijk en Waard, Schagen en de gemeenschappelijke regeling Zaffier. Waar nodig zijn kaders gesteld en is advies gegeven. Team Archiefinspectie heeft het hele jaar door advies (binnen de kaders van archiefwet- en regelgeving) gegeven over selectie, vernietiging, vervanging, vervreemding, overbrenging, bewaarstrategie, kwaliteitszorg en (digitaal) informatiebeheer.

Beschikbaar stellen van informatie: bezoekers & gebruikers Het publiek, dat op grond van de Archiefwet 1995 inzage verlangt van archiefbescheiden, moet daartoe faciliteiten worden geboden en bij het zoeken naar informatie terzijde worden gestaan. Daarnaast tracht het Regionaal Archief de lokale en regionale geschiedbeoefening te bevorderen. Het Regionaal Archief zet in op kwalitatieve en efficiënte dienstverlening aan de bezoekers, zowel de fysieke bezoekers in het pand als bezoekers cq. gebruikers van website en social media. De geformuleerde doelen waren:  Meer inzetten op publieksparticipatie, zowel in het pand als via internet;  Vergroting van het bereik door inzet van sociale media;  Klanttevredenheid bovengemiddeld. Door de publieksparticipatie wil het Regionaal Archief zich ontwikkelen tot een ‘historische werkplaats’, waar de in geschiedenis geïnteresseerde bezoeker niet alleen de geschiedenis bestudeert, maar ook helpt deze toegankelijk te maken en de resultaten van het onderzoek uit te dragen. Op deze manier hoopt het Regionaal Archief andere in geschiedenis geïnteresseerden te verleiden tot het inzien van de publicaties of een bezoek aan website, studiezaal en expositie. Ook de educatieve activiteiten, zowel voor scholieren als volwassenen, speler hierbij een grote rol.

Daarnaast heeft het Regionaal Archief ook de plicht om te voldoen aan het wettelijk recht dat elke burger heeft om de archieven die het Regionaal Archief Alkmaar beheert kosteloos te raadplegen. Hiertoe kan men vier dagen per week terecht in de studiezaal. Gerealiseerd:

werkelijk 2022

begroot 2023

werkelijk 2023

Aantal bezoeken studiezaal Educatie (aantal leerlingen) Rondleidingen, presentaties, evenementen (intern) Cursussen Externe activiteiten

2.239 926 192 77 1024

3.500 -

2.497 869 750 111 1267

Totaal bezoekers

4.458

-

5.494

9

Aantal paginaweergaven website Aantal ‘volgers’ Facebook Aantal ‘volgers’ X (voorheen Twitter) Aantal ‘overige socials’ (Instagram, YouTube etc.) Aantal chats Aantal telefonische vragen via studiezaal

3.783.725 5.408 2.386 6.863 326 627

4.600.000 5.500 2.500 -

3.274.1954 5.562 2.387 7.400 383 600

De grote daling van het gebruik van de website is grotendeels te wijten aan de overgang naar een nieuwe versie van Google Analytics. Het gebruik van social media laat een lichte stijging zien. Het studiezaalbezoek is in 2023 met 10% gestegen ten opzichte van 2022, maar blijft nog achter bij de bezoekcijfers van voor corona. Ook het aantal aangevraagde dossiers in de studiezaal is gestegen: 5157 t.o.v. van 4.197 in 2022, dit is exclusief de aanvragen voor bibliotheek en atlas. In 2023 is extra aandacht uitgegaan naar de ontvangst van volwassen bezoekers, bijvoorbeeld door de gratis ‘feestrondleiding’ die iedere eerste maandag van de maand plaatsvond in het kader van de viering van 450 jaar Alkmaar Ontzet. Nieuw waren ook de ontvangst van ‘nieuwe inwoners’ die in het kader van hun taal- en inburgeringscursus het archief bezochten. Het aantal leerlingen dat het archief bezocht daalde iets nadat er in 2022 een ‘inhaalslag’ van schoolexcursies kwam toen de coronamaatregelen werden opgeheven. Capaciteit van de studiezaal in m2 Maximumaantal bezoekers tegelijkertijd Openstelling van de studiezaal in dagdelen

238 46 8x per week

Digitalisering De gestelde doelen waren:  Verdere digitalisering van primaire bronnen;  Mede met behulp van de inzet van vrijwilligers deze gedigitaliseerde bronnen ontsluiten via internet;  Het gebruik van deze bronnen promoten, door marketing en educatie. Gerealiseerd: Aantal pagina’s digitaliseren:  bibliotheek (kranten, adresboeken en tijdschr.)  atlas (prenten, foto’s, tekeningen, kaarten etc.)  archieven (o.m. genealogische bestanden)

werkelijk 2022

begroot 2023

werkelijk 2023

96.733 8.976 58.000

25.000 5.000 75.000

17.386 11.700 55.000

In 2023 zijn de bestanden van de burgerlijke stand van alle (voormalige) gemeenten digitaal beschikbaar. De aan de bibliotheek toegevoegde pagina’s betreffen voornamelijk scans van de Bergense krant Duinstreek (1971-1990, ca. 15.000 pagina’s). Verder zijn er weer ruim 2.000 pagina’s van tijdschriften van de historische verenigingen uit ons werkgebied toegevoegd aan de viewer. In 2023 hebben ca. 40 vrijwilligers gewerkt aan het toegankelijk maken van de genealogische bronnen, de bouwvergunningen en de beeldbank. 4

Overgang naar nieuwe versie van Google Analytics kan deel van de daling verklaren.

10

Op dit moment bevat de database 2.858.917 (2022: 2.652.166) persoonsnamen. Een andere groep van circa 25 vrijwilligers heeft gewerkt aan het transcriberen van historisch belangrijke archiefbronnen. Steeds meer regionale bronnen zijn op deze manier 24 uur per dag en 7 dagen per week beschikbaar voor iedereen die geïnteresseerd is in de geschiedenis van zijn of haar woon- en/of geboorteplaats en –streek.

Bevorderen van lokale en regionale geschiedbeoefening Om de doelstelling te bereiken wordt gestreefd naar samenwerking met de lokale partijen. Het belangrijkst hierbij is het beschikbaar stellen van de infrastructuur van het Regionaal Archief voor met name historische verenigingen, t.w.:  Beschikbaar stellen van de digitale infrastructuur (o.m. de beeldbank en tijdschriftenviewer) van het Regionaal Archief zodat verenigingen hun eigen collecties kunnen tonen, terwijl deze ook integraal doorzoekbaar zijn via de website van het RHCA;  Beschikbaar stellen van het archiefdepot voor opslag van unieke (papieren) collecties van deze verenigingen en erfgoedinstellingen, om deze te behouden voor verval en/of schade;  Samenwerken bij het ontsluiten van deze bronnen. Ook dit jaar zijn er in de tijdschriftenviewer jaargangen opgenomen van de tijdschriften van historische verenigingen uit de regio. Inmiddels zijn 25 van de bijna 30 periodieken van historische verenigingen uit de regio digitaal doorzoekbaar via onze website. Er maken acht historische verenigingen gebruik van de mogelijkheid om (delen van) hun beeldcollecties via de beeldbank van het Regionaal Archief op internet beschikbaar te stellen.

Van het uitgebreidere platform, waar de historische verenigingen en kleinere musea hun collectie kunnen opnemen en op hun eigen website of die van het Regionaal Archief beschikbaar stellen voor het brede publiek, maken inmiddels drie instellingen gebruik, terwijl meerdere instellingen zich hier op voorbereiden.

11

Organisatie De organisatie ziet er globaal als volgt uit:

Algemeen Bestuur Dagelijks Bestuur Directie

Collectiebeheer & Advies

Regie en Beleid

Dienstverlening

‘Wat heeft het gekost?’

Baten en lasten 2023 Programma Regionaal Historisch Centrum Alkmaar Totaal baten Totaal lasten Resultaat

€ 2.972.701 € 2.505.884 € 466.817 positief

Als gevolg de verslaggevingsvoorschriften voor Gemeenschappelijke Regelingen is de exploitatie verdeeld in een uitvoeringsdeel en een deel overhead. Bij het programma wordt alleen het uitvoeringsdeel weergegeven. Na correctie van dit programmaresultaat voor de kosten van overhead en de onttrekkingen aan de reserves, ontstaat het uiteindelijke resultaat van € 36.703 negatief.

12

1.1.1 Baten en Lasten Regionaal Archief 2023 Ove rzicht b ate n e n lasten Re alisatie 2023 Regionaal Historisch Centrum Alkmaar Algemene Dekkingsmiddelen Overhead Heffing VPB Bedrag onvoorzien Sald o van b ate n e n laste n Toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves: Regionaal Historisch Centrum Alkmaar Mutatie re se rve s

Bate n

Laste n

2.972.701

2.505.884

466.817

2.060

505.580

-503.520

2.974.761

3.011.464

-36.703

-

Re sultaat

Sald o

2.974.761

3.011.464

-36.703

In dit overzicht is het programmaresultaat zoals voorgeschreven door het BBV apart gepresenteerd van de overhead. Het negatieve resultaat over 2023 is voornamelijk het gevolg van hoger dan begrote opbrengsten op aanvullende diensten tegenover hogere loon- en huisvestingskosten. De loonkostenontwikkeling vanuit de vastgestelde CAO is aanzienlijk hoger geweest dan de compensatie die hiervoor is ontvangen. Hiernaast zijn hogere lasten van nagekomen kosten te zien waartegenover deels hogere baten van dienstverlening aan derden gerealiseerd zijn. Zie de jaarrekening voor een nadere toelichting.

13

1.2

Paragrafen

1.2.1

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

De financiële positie van het RHCA wordt bepaald door het weerstandsvermogen. De Algemene Reserve heeft als doel de onverwachte en niet begrote kosten te dekken zodat bij tegenvallers niet meteen een beroep gedaan zou hoeven te worden op de deelnemers. Eind 2023 (voor de bestemming van het resultaat over 2023 van € 36.703 negatief) bedroeg het eigen vermogen van het RHCA € 354.946. Dit was als volgt verdeeld: Algemene Reserve Bestemmingsreserve Duurzaamheid en Lastenstijging Totaal reserves

€ 69.302 € 322.346 € 391.648

Nog te bestemmen resultaat

€

36.703-/-

Algemene Reserve De Algemene Reserve bedroeg per 1-1-2023 € 69.302. Het maximum dat is ingesteld voor de algemene reserve bedraagt 2,5% van het kostentotaal. Voor 2023 bedraagt dit maximum € 75.287. In het voorstel voor resultaatbestemming wordt daarom een aanvulling van de algemene reserve van € 5.985 opgenomen. Bestemmingsreserves Bestemmingsreserve Duurzaamheid en Lastenstijging Het Algemeen Bestuur heeft bij de behandeling van de jaarstukken 2022 besloten tot het vormen van een bestemmingsreserve Duurzaamheid en Lastenstijging. Deze is gevormd uit de resultaten van eerdere bestemmingsreserves voor Digitalisering, voor Egalisatie Exploitatie Aanvullende Diensten en het positief resultaat over 2022. In totaal bedraagt deze reserve € 322.346. De reserve is gevormd om voorbereid te zijn op de mogelijk aanzienlijke investeringen die noodzakelijk zijn in de huisvesting, met name vanwege het hoge energieverbruik van de klimaatinstallatie, die inmiddels deels afgeschreven is. Bij renovatie van deze installatie wordt gestreefd naar een duurzamere installatie. Dit verkleint het risico op eventuele lastenstijgingen (bijvoorbeeld m.b.t. de energiemarkt e.d.) en draagt bij aan de energietransitie. Met dit besluit wordt gestreefd naar bestendiging van de stabiele financiële positie van het Regionaal Historisch Centrum voor de komende jaren.

Onderscheiden risico’s met mogelijke financiële gevolgen Begin 2024 zijn (cf de Kadernota 2025) de volgende risico’s te onderscheiden die effect kunnen hebben op de financiële huishouding van het Regionaal Historisch Centrum: Benodigde weerstandscapaciteit 1. Minder opbrengst aanvullende diensten 2. Hogere energiekosten

Maximaal risico € 50.000 € 70.000

Risico Laag Hoog

Bedrag risico € 12.500 € 52.500 € 65.000

Toelichting: 1. Het risico op lagere opbrengsten op het depotgebruik betreft voornamelijk de mogelijkheid dat derde-partijen die archief bij ons hebben geplaatst, contracten opzeggen. Deze partijen betreffen echter al lang lopende contracten die grotendeels door zullen lopen.

14

2. De stijging van de energiekosten is de afgelopen tijd aanzienlijk geweest. Dit is te merken in de exploitatie over 2023. De prijzen wijzigen snel en ontwikkelingen in de wereld die hierop van invloed zijn volgen elkaar snel op. Om voorbereid te zijn op de negatieve gevolgen ervan, is het raadzaam om dit risico niet te onderschatten. In totaal resulteert dit in de volgende bedragen voor benodigd weerstandsvermogen: Bedrag Kans op Benodigd Onderwerp voordoen weerstandsin 2024 vermogen € 50.000 25% € 12.500 1. Minder opbrengst aanvullende diensten € 70.000 75% € 52.500 2. Hogere energiekosten Totaal benodigd weerstandsvermogen:

€ 65.000

Beschikbaar weerstandsvermogen (algemene reserve):

€ 69.302

De stand van de Algemene Reserve per eind 2023 bedraagt voor resultaatbestemming € 69.302 zodat het weerstandsvermogen voldoende is om de aanwezige risico’s per eind 2023 te dekken.

15

1.2.2

Bedrijfsvoering

Ondersteuning De financiële ondersteuning en de ondersteuning op het gebied van personeelszaken is uitbesteed aan de GGD Hollands Noorden. Ondersteuning op het gebied van automatisering en facilitair beheer verzorgt het RHCA deels zelf en wordt deels uitbesteed. Automatisering Het automatiseringsbeleid blijft, naast het ontwikkelen van het e-depot, gericht op verbetering van stabiliteit, transparantie en communicatie. Investeringsbeleid In het kader van de voorschriften BBV zullen de vervangingen die een langere economische levensduur hebben, moeten worden geactiveerd. Gebruikelijk is dat aanschaffingen kleiner dan € 10.000 niet als investeringen worden gezien. Rechtmatigheidsverantwoording Met ingang van het verslagjaar 2023 neemt het dagelijks bestuur van het Regionaal Archief een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. In 2023 zijn de werkzaamheden uitgevoerd om hieraan te voldoen. De rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen in paragraaf 3.1 en de analyse op rechtmatigheid in paragraaf 2.3. Het dagelijks bestuur is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. Er zijn geen afwijkingen geconstateerd, die de rapportagegrens overschrijden.

1.2.3

Beleidsindicatoren

In de onderstaande tabel zijn de volgens het BBW relevante beleidsindicatoren opgenomen. Omschrijving

Score

Inwoners (1-1-2022; de basis voor de berekening) Apparaatskosten Apparaatskosten per inwoner

454.513 1.493.942 3,29

Formatie (exclusief inhuur) Formatie per 1.000 inwoners

19,83 0,044

Bezetting (exclusief inhuur) Bezetting per 1.000 inwoners

17,70 0,039

Kosten inhuur derden Loonsom (exclusief overige personeelslasten) Externe inhuur in % van loonsom

202.585 1.437.586 14,09%

Overheadlasten Totale lasten Overhead in % van totale lasten

505.580 3.011.464 16,79%

16

1.2.4

Onderhoud kapitaalgoederen

Kapitaalgoederen De kapitaalgoederen die bij het Regionaal Archief aanwezig zijn, hadden per 31-12-2022 een boekwaarde van € 22.901. Investeringen zijn in 2023 niet gedaan en er is € 8.545 afgeschreven zodat de boekwaarde per 31-12-2023 een bedrag van € 14.355 bedraagt. Zie voor een nader inzicht in het verloop van de boekwaarde de toelichting op de balans op pagina 27. De boekwaarde bestaat geheel uit machines/apparaten en installaties. 1.2.5

Financiering

Algemeen De treasuryfunctie ondersteunt de uitvoering van de programma’s. De treasuryfunctie omvat de financiering van beleid en het uitzetten van geldmiddelen die niet direct nodig zijn. Het in het Algemeen Bestuur vastgestelde Treasurystatuut vormt het kader voor het uitvoeren van de treasuryfunctie. Hieronder gaan we in op de belangrijkste onderdelen ervan. Renterisico Er zijn geen gelden uitgezet. Daarom wordt in de begroting geen rekening gehouden met de daarmee samenhangende rentebaten. De financiële positie van het Regionaal Archief gaf in 2023 geen aanleiding om externe financiering af te sluiten. Rentevisie De rentevisie is vastgelegd in het Treasurystatuut RHCA en luidt als volgt: de rentevisie van het Regionaal Archief is in het bijzonder gebaseerd op de visies van het Centraal Planbureau, de Nederlandse Bank en de Europese Centrale Bank. Kredietrisico Het Regionaal Archief heeft geen gelden verstrekt en loopt daardoor geen kredietrisico. Verder heeft het Regionaal Archief geen garanties verstrekt. Koersrisico Het Regionaal Archief heeft geen vastrentende gelden uitstaan. Derivaten Het Regionaal Archief zal geen derivaten gebruiken. EMU-saldo Het resultaat vóór mutaties in de reserves bedraagt € 36.703 negatief. Vermeerderd met de afschrijvingen (€ 8.545) en verminderd met de investeringen (€ 0), bedraagt het EMU-saldo over 2023 € 28.157 negatief.

Beoordeling financiële positie De financiële positie van het Regionaal Archief is ondanks het negatieve resultaat goed te noemen. De Algemene Reserve is op het maximale niveau van 2,5% van de lasten en er is een bestemmingsreserve aanwezig voor de risico’s die worden gelopen. Het resultaat over 2023 is negatief. De reden hiervoor is een combinatie van eenmalige nagekomen lasten, extra baten uit meer dienstverlening aan derden en hogere salarislasten als gevolg van de CAO-ontwikkelingen die tot meer lasten hebben geleid dan waarvoor compensatie in de gemeentelijke bijdrage was opgenomen. De uitdaging wordt om de eventuele komende ontwikkelingen het hoofd te kunnen blijven bieden.

17

Als gevolg van de nog steeds positieve financiële positie en tevens door afspraken omtrent het betaaltempo van de gemeentelijke bijdragen is het niet noodzakelijk geweest om externe financiering aan te trekken. Financiële kengetallen De kengetallen die hierbij op het RHCA van toepassing zijn betreffen de netto schuldquote, de solvabiliteitsratio en de structurele exploitatieruimte. De kengetallen m.b.t. de grondexploitatie en de belastingcapaciteit zijn voor het RHCA niet van toepassing. Kengetal

Verloop van de kengetallen streefwaarden realisatie 2022 begroting 2023 realisatie 2023

Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen solvabiliteitsratio structurele exploitatieruimte

<5%

-12,8%

-7,9%

-11,4%

<5% 5-10% 2,5%

-12,8% 29,4% 2,2%

-7,9% 25,6% 0,4%

-11,4% 24,9% 1,2%

Netto schuldquote Het getal weerspiegelt het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de inkomsten. Het geeft een indicatie welk beslag de rentelasten en aflossingen op de begroting leggen. Hoe lager de netto schuldquote hoe beter. Definitie: Netto schuld ÷ Inkomsten exploitatie (excl. mutaties reserves) x 100%

Berekening 2023 -340.591 / 2.974.761 x 100%

Onder netto schuld wordt verstaan de langlopende en kortlopende schulden minus de langlopende en kortlopende vorderingen en uitzettingen. Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen De netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen is gelijk aan de netto schuldquote, omdat het Regionaal Archief geen leningen heeft verstrekt. De schuldquote is eind 2023 van vergelijkbare omvang met eind 2022. Er is geen sprake van een netto schuld en dus is dit kengetal kleiner dan nul. Solvabiliteit Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin het Regionaal Archief in staat is haar financiële verplichtingen te voldoen. Hoe hoger de ratio, hoe beter. Definitie: Berekening 2023 (Eigen vermogen ÷ Balanstotaal) x 100% 354.946 / 1.426.402 x 100% De solvabiliteit is ongeveer op begrotingsniveau. Het Regionaal Archief is financieel gezond en staat er qua solvabiliteit prima voor. Structurele exploitatieruimte Dit kengetal geeft aan hoe groot de structurele exploitatieruimte is. Hoe hoger hoe beter. Een positief percentage betekent dat de structurele baten toereikend zijn om de structurele lasten te dekken.

18

Definitie: Berekening 2023 (Saldo van de structurele baten en lasten en 34.380 / 2.974.761 x 100% saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves) ÷ (totale baten (excl. mutaties reserves)) x 100% Dit kengetal is verminderd maar blijft positief. De lasten zijn bijna volledig structureel en slechts beperkt te beïnvloeden en de baten blijven voor het gedeelte boven de gemeentelijke bijdragen afhankelijk van externe partijen. Dit houdt een mogelijkheid in dat deze wegvallen en dus minder structureel zijn dan de lasten. De omvang van de baten blijft afhankelijk van de lopende contracten. 1.2.6

Overzicht overhead

Door het vernieuwde BBV worden de lasten (en baten) van de overhead apart weergegeven. Dit betekent dat alle lasten (en baten) voor sturing en ondersteuning van het primaire proces verantwoord worden onder overhead en dat alle bedrijfskosten en diensten die direct verbonden zijn aan de dienstverlening (en gericht zijn op de externe klant of/en inwoner) zijn opgenomen binnen het programma.

Overhead - totaal baten en lasten Totaal Baten Totaal Lasten Resultaat

1.2.7

Realisatie 2022 Begroting 2023 Realisatie 2023 4.101 2.060 480.860 483.426 505.580 476.759-

483.426-

503.520-

Verbonden partijen

Er wordt intensief samengewerkt met andere archiefdiensten en met de in het werkgebied bestaande musea, historische verenigingen, bibliotheken, archeologische diensten en afdelingen monumentenzorg. Echter het Regionaal Archief staat financieel en bedrijfsmatig geheel los en zelfstandig van deze organisaties. 1.2.8 Vennootschapsbelasting Per 2016 zijn de decentrale overheden en dus ook het Regionaal Archief onder Vennootschapsbelasting (VPB) komen te vallen. Een groot deel van de taken van het Regionaal Archief is vrijgesteld. Voor met name de dienstverlening aan derden valt het Regionaal Archief echter wel onder de vennootschapsbelasting. De aangiften vennootschapsbelasting over 2016 t/m 2022 zijn vastgesteld en er is geen vennootschapsbelasting verschuldigd. De aangifte over 2023 toont evenmin een te betalen bedrag maar deze is nog niet vastgesteld.

19

2. JAARREKENING

20

2.1.

BALANS (in €)

ACTIVA

31-12-2023

31-12-2022

VASTE ACTIVA Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut : Overige investeringen met een economisch nut

14.355 14.355

Totaal vaste activa

22.901 22.901

14.355

22.901

988.735

916.306

VLOTTENDE ACTIVA Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Vorderingen op openbare lichamen Overige vorderingen

982.847 5.889

Liquide middelen Kassaldo Banksaldi

1.608 243.161

916.166 140 244.768

Overlopende activa Overige nog te ontvangen bedragen, en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen.

244.816 604 244.212

178.544 178.544

148.539 148.539

Totaal vlottende activa

1.412.047

1.309.662

TOTAAL

1.426.402

1.332.562

PASSIVA

31-12-2023

31-12-2022

VASTE PASSIVA Eigen vermogen Algemene reserve Bestemmingsreserves Resultaat na bestemming

354.946 69.302 322.346 -36.703

Totaal vaste passiva

391.648 68.174 205.498 117.977

354.946

391.648

VLOTTENDE PASSIVA Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige schulden

37.363 37.363

Overlopende passiva Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen De van Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren.

9.597 9.597

1.034.094

931.317

273.436

251.681

760.659

679.636

Totaal vlottende passiva

1.071.457

940.914

TOTAAL

1.426.402

1.332.562

21

2.2 PROGRAMMAREKENING 2023 (in €) Baten en lasten Regionaal Archief per programma Baten: Regionaal Historisch Centrum Overhead Totaal baten

Realisatie 2022 Begroting 2023 Realisatie 2023 2.869.626 2.894.142 2.972.701 4.101 2.060 2.873.727 2.894.142 2.974.761

Lasten: Regionaal Historisch Centrum Overhead Totaal lasten

Realisatie 2022 Begroting 2023 Realisatie 2023 2.291.239 2.410.716 2.505.884 480.860 483.426 505.580 2.772.099 2.894.142 3.011.464

Saldo van baten en lasten

101.629

0

36.703-

Toevoeging reserves Onttrekking reserves Mutatie reserves

16.344 16.344-

-

-

Resultaat

117.973

-

36.703-

Begrotingsrechtmatigheid Ten opzichte van de begroting is er in totaal een overschrijding te zien op de lasten van 4,1% (€ 117.322 ten opzichte van € 2.894.142). De hogere CAO-vaststelling (te zien in de optelling van de lasten van eigen personeel en het personeel van derden), de hogere energielasten en de materiële lasten (waaronder de kosten van het realiseren van een boek (gecompenseerd door hogere baten) en nagekomen incidentele lasten) zijn de voornaamste oorzaken hiervoor. De overschrijding wordt goeddeels gecompenseerd door hogere opbrengsten zodat de begrotingsonrechtmatigheid beperkt wordt. Het bestuur wordt periodiek geïnformeerd over de ontwikkelingen op financieel gebied. Het bestuur is daarmee op de hoogte van over- en onderschrijdingen. In de tussentijdse cijfers is aangegeven dat het saldo negatief zou worden. Het uiteindelijke saldo is iets negatiever uitgekomen dan de halfjaarcijfers aangaven. Met het vaststellen van deze jaarstukken is geen sprake van onrechtmatigheid m.b.t. het kostentotaal. Het uiteindelijke negatieve saldo bedraagt € 36.703. De lasten passen binnen het bestaande beleid. De Algemene Reserve bedraagt per 31-12-2023 € 69.302, zijnde de maximale toegestane omvang per eind 2022. Het maximum van de algemene reserve per eind 2023 bedraagt € 75.287 (2,5% van het kostentotaal). In het voorstel voor resultaatbestemming zal o.a.

een voorgestelde dotatie opgenomen zijn om te komen tot dit maximum.

22

2.3.

ANALYSE RECHTMATIGHEID

De rechtmatigheidsverantwoording (zie 3.1) heeft betrekking op drie criteria: begrotingscriterium, voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. Het algemeen bestuur heeft de verantwoordingsgrens en rapportagegrens vastgesteld ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording De verantwoordingsgrens bedraagt € 89.000  Het dagelijks bestuur hanteert een verantwoordingsgrens ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording van 3% van de totale lasten inclusief mutaties in de reserves.  Wanneer rechtmatigheidsafwijkingen de verantwoordingsgrens overschrijden, worden deze in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen en toegelicht. De rapportagegrens is € 30.000.  Het dagelijks bestuur hanteert een rapportagegrens van 1% van de totale lasten inclusief mutaties in de reserves ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording.  Wanneer rechtmatigheidsafwijkingen de rapportagegrens overschrijden, worden deze in de paragraaf bedrijfsvoering toegelicht en welke maatregelen worden genomen om deze in de toekomst te voorkomen. Begrotingscriterium De begrotingsrechtmatigheid heeft betrekking op het financiële handelen binnen het kader van de geautoriseerde begroting. In de financiële verordening Regionaal Historisch Centrum Alkmaar zijn de afspraken opgenomen over begrotingsrechtmatigheid.

Het uitgangspunt is het niveau van baten en lasten, waarop het algemeen bestuur de begroting heeft vastgesteld alsmede de investeringen. De jaarrekening 2023 laat met betrekking tot de lasten een overschrijding van de begroting zien van € 117.322. De baten zijn € 80.619 hoger dan de begroting, die de lastenstijging goeddeels compenseert. In de tussentijdse cijfers is een eveneens een negatief resultaat geprognotiseerd dat exclusief de nagekomen lasten negatiever was dan het gerealiseerde resultaat. De (bijna volledige) compensatie van de hogere lasten door hogere baten, alsmede het feit dat het bestuur op de hoogte was van de overschrijding zorgt ervoor dat Het Regionaal Historisch Centrum binnen het financiële kader van de geautoriseerde begroting en de tussentijdse cijfers heeft gehandeld. In 2022 was er voor materiele vaste activa een investeringsbudget van € 80.000 opgenomen in de begroting. Voor 2023 is geen investeringsbudget in de begroting opgenomen. De voorziene investeringen uit 2022 zijn nog niet tot uitvoering gekomen en ook in 2023 zijn geen investeringen gepleegd. De investeringen blijven daarmee binnen het geautoriseerde kader van de begroting 2023.

23

Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving, zowel intern als extern, en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Het Regionaal Archief Alkmaar heeft over 2023 conform een vastgesteld interne controleplan de verbijzonderde interne controle uitgevoerd. Hierbij zijn op basis van werkprogramma’s de risicovolle processen gedefinieerd, interne controlemaatregelen gesteld en bevindingen gedaan die impact hebben op het voorwaardencriterium. De controles zijn uitgevoerd op de volgende processen: personeel en salarissen, inkoop en aanbesteding, deelnemersbijdragen van gemeenten, baten verhuur ruimten derden en ICT omgeving. Op basis van de interne controlemaatregelen en bevindingen wordt gesteld dat het Regionaal Archief voldoet aan de eisen van het voorwaardencriterium. Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium Het misbruik en oneigenlijk (M&O) gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en eigendommen bij financiële beheershandelingen.

Het gaat hierbij om M&O risico’s bij regelingen waarbij externe belanghebbenden buiten het Regionaal Archief Alkmaar in het kader van regelingen gegevens moeten verstrekken om financiële middelen te verkrijgen (bijvoorbeeld bij het verstrekken van uitkeringen en voorzieningen in het sociaal domein, verstrekken van subsidies, vergunningverlening, leges etc). Het Regionaal Archief Alkmaar kent dergelijke regelingen niet en het is daarom niet noodzakelijk om aanvullende regels te stellen ten aanzien van misbruik en oneigenlijk gebruik. Misbruik en oneigenlijk gebruik heeft niet alleen betrekking op misbruik van middelen. Het kan ook gaan om misbruik van data. Met betrekking tot data in het ERP-systeem waar via de GGD Hollands Noorden gebruik van wordt gemaakt (AFAS-software) is er verbijzonderde interne controle uitgevoerd op autorisatiebeheer, toegangsrechten, loginformatie, wachtwoordbeheer, wijzigingsbeheer, toegangsbeveiliging en back-up en recovery procedures. De interne controlemaatregelen voldoen om risico’s op misbruik en oneigenlijk gebruik van deze data zoveel mogelijk te beperken. Ook heeft de GGD HN specifiek beleid opgesteld in het kader van informatiebeveiliging en gegevensbescherming. Het Regionaal Archief Alkmaar sluit hierop aan.

Naast misbruik en oneigenlijk gebruik kan er sprake zijn van fraude, dat vanuit controlestandaarden van de accountant als volgt gedefinieerd kan worden ‘Een opzettelijke handeling door een of meer leden van het management, met governance belaste personen, werknemers of derden, waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding teneinde een onrechtmatig of onwettig voordeel te verkrijgen’. In de Financiële verordening Regionaal Historisch Centrum Alkmaar zijn de uitgangspunten opgenomen voor de financiële organisatie, financieel beheer en interne controle. Dit vormt tevens de basis voor de frauderisicobeheersing. Het Regionaal Archief heeft (deels via de GGD Hollands Noorden) de volgende maatregelen getroffen:  Er zijn interne controleprocedures geïmplementeerd die ervoor zorgen dat financiële transacties nauwkeurig worden geregistreerd en gecontroleerd.  Duidelijke scheiding van taken binnen de (financiële) organisatie.  Er is toezicht en monitoring op financiële activiteiten.  De uitvoering van verbijzonderde interne controles in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording.

24

Daarnaast kent Het Regionaal Archief Alkmaar preventieve maatregelen in de vorm van integriteitseisen die verwoord zijn in het personeelshandboek. Deze eisen bevatten gedragsnormen en ethische richtlijnen die de basis vormen voor een integere en ethische bedrijfscultuur. Dit kan het bewustzijn vergroten en fungeren als een preventieve maatregel tegen fraude. Er zijn geen gevallen van fraude bekend.

2.4.

TOELICHTINGEN

2.4.1

Grondslagen financiële verslaglegging

Inleiding De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten daarvoor geeft. Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen als zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Balans Materiële vaste activa met economisch nut Overige investeringen met economisch nut Deze materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in mindering gebracht; in die gevallen wordt op het saldo afgeschreven. Slijtende investeringen worden vanaf het jaar van ingebruikneming lineair afgeschreven in de verwachte gebruiksduur, waarbij rekening wordt gehouden met een eventuele restwaarde.

Bij de waardering wordt in voorkomende gevallen rekening gehouden met een bijzondere vermindering van de waarde, als deze naar verwachting duurzaam is. In het begrotingsjaar heeft een dergelijke vermindering overigens niet plaatsgevonden. Dergelijke afwaarderingen worden teruggenomen als ze niet langer noodzakelijk blijken.

25

De gehanteerde afschrijvingstermijnen bedragen in jaren: Bedrijfsgebouwen Machines, apparaten en installaties Overige materiële vaste activa (Digitalisering)

25 jaar 4 tot 10 jaar 10 jaar

Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar en overlopende activa De vorderingen worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Liquide middelen De liquide middelen worden tegen nominale waarde opgenomen. Vlottende passiva De vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Voor de uitvoering van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen in de (semi-) publieke sector heeft het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar zich gehouden aan de Beleidsregels WNT 2023.

26

2.4.2

Toelichting op de balans

ACTIVA Materiële vaste activa De materiële vaste activa bestaan uit de volgende onderdelen: Boekwaarde per Boekwaarde per 31-12-2023 31-12-2022 Overige investeringen met een economisch nut

14.355

22.901

De overige investeringen met economisch nut kunnen als volgt worden onderverdeeld:

Bedrijfsgebouwen Machines, apparaten en installaties Overige materiele vaste activa Totaal

Boekwaarde per Boekwaarde per 31-12-2023 31-12-2022 14.355 22.901 14.355 22.901

Onderstaand overzicht geeft het verloop van de boekwaarde van de overige investeringen met economisch nut weer:

Bedrijfsgebouwen Machines, apparaten en installaties Overige materiele vaste activa Totaal

Boekwaarde per 31-12-2022 22.901 22.901

Investeringen -

Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Vorderingen op openbare lichamen Gemeenten Rijk (vordering i.v.m. Schatkistbankieren) Vorderingen op openbare lichamen

31-12-2023 160 982.687 982.847

31-12-2022 131.616 784.550 916.166

Overige vorderingen Debiteuren Stand ultimo boekjaar

31-12-2023 5.889 5.889

31-12-2022 140 140

31-12-2023 1.608 243.161 244.768

31-12-2022 604 244.212 244.816

Liquide middelen

Kassaldo Banksaldi Stand ultimo boekjaar

27

Bijdragen derden -

Afschrijvingen 8.545 8.545

Boekwaarde per 31-12-2023 14.355 14.355

Overlopende activa Overlopende activa

31-12-2023

31-12-2022

-

-

Fox/WSO-systeembeheer

13.510

15.210

Vitec Memorix

122.176

De van EU, Rijk en provincies nog te ontvangen voorschotbedragen die ontstaan door voorfinanciering op specifieke uitkeringen: Overige nog te ontvangen bedragen, en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen:

Gebruikersvereniging Ambachtsschool

3.246

3.501

Picturae

118.913

Overige

39.611

10.916

Totaal

178.544

148.539

28

PASSIVA Vaste Passiva Eigen vermogen Het in de balans opgenomen eigen vermogen bestaat uit de volgende posten:

Algemene reserve Bestemmingsreserves Resultaat na bestemming Totaal

31-12-2023 31-12-2022 69.302 68.174 322.346 205.498 36.703117.977 354.946 391.648

Het verloop van de reserves wordt in onderstaand overzicht weergegeven:

Reserves Algemene reserve Bestemmingsreserves: - Digitalisering - Egalisatie Exploitatie Aanvullende Diensten - Duurzaamheid en lastenstijging Totaal

Onttrekkingen uit Bestemming bestemmingsresultaat reserve vorig boekjaar 31-12-2023 31-12-2022 Toevoeging 68.174 1.128 69.302 55.498 150.000 273.671

-

-

55.498 150.000 322.346

322.346

117.977

391.648

In de vergadering van het Algemeen Bestuur van 12 juli 2023 is de programmaverantwoording over 2022 vastgesteld, waarbij is bepaald dat de Algemene Reserve wordt aangepast aan het maximum van 2,5% van het kostenniveau en waarbij de rest van het positieve saldo (€ 116.849) gedoteerd wordt aan de te vormen bestemmingsreserve Duurzaamheid en lastenstijging. Tevens is ingestemd met het overhevelen van de saldo van de bestemmingseserves Digitalisering en Egalisatie Exploitatie Aanvullende Diensten naar deze bestemmingsreserve. Als gevolg hiervan heeft de nieuw gevormde bestemmingsreserve per eind 2023 een omvang van € 322.346. Vlottende passiva Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar

Overige schulden < 1 jaar Totaal

31-12-2023 31-12-2022 37.363 9.597 37.363 9.597

Overlopende passiva De van Europese en Nederlandse overheids31-12-2023 31-12-2022 lichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren. Vooruitgefactureerde bijdragen van gemeenten 760.659 679.636 Totaal 760.659 679.636

29

31-12-2023 31-12-2022 Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen: Belastingdienst-Loonbelasting dec '23 ('22) 104.800 94.798 Belastingdienst-Omzetbelasting dec '23 ('22) 83.473 63.318 Te betalen salarisverplichtingen 1.812 64 Te betalen pensioenverplichtingen 18.809 19.495 Te betalen accountantskosten 7.000 9.800 Te betalen kosten externe inhuur Ypublic 12.260 Te betalen correctie dienstverlening 2020-2022 34.614 Te betalen Picturae mbt 2023 (2022) 20.272 Project Videotulen+Digitalisering Kessler-De Lange 4.233 7.755 Te betalen inzake digitalisering 23.537 Diversen 6.434 12.643 Totaal 273.436 251.681

30

2.4.3

Niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen

Voor de huisvesting van het Regionaal Archief aan de Bergerweg zijn twee contracten afgesloten. De huurverplichtingen voor het hoofdgebouw bedragen € 256.430 voor 2024. Het huurcontract hiervoor is afgesloten tot 12 december 2030. Voor het depot is voor 2023 € 621.934 verschuldigd. Dit contract heeft een looptijd tot 31 mei 2033. De verplichtingen voor dit contract voor de komende 10 jaar zijn als volgt: Niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen Huur kantoor (contract tot 12 december 2030)

verplichting 2024 256.430

Huur depot (contract tot 31 mei 2033)

31

Verplichting na 1-5 jaar

>5 jaar t.m. 10 jaar

1.025.719

499.511

621.934

2.487.735

2.745.028

878.364

3.513.454

3.244.539

2.4.4 TOELICHTING OP DE PROGRAMMAREKENING Baten: Verrichte diensten Gemeentelijke bijdragen Incidentele baten Totaal baten

Realisatie 2022 198.454 2.639.900 35.373 2.873.727

Begroting 2023 177.014 2.717.128 2.894.142

Realisatie 2023 237.474 2.718.505 18.783 2.974.761

Lasten: Salarissen Overige personele lasten Personeel van derden Kapitaallasten Huisvestingskosten Kosten automatisering Digitalisering Materiële kosten Directe productkosten Incidentele lasten Totaal lasten

Realisatie 2022 1.386.299 38.922 138.264 36.718 854.909 149.299 44.191 69.854 53.643

Begroting 2023 1.461.843 28.640 167.427 20.545 900.974 158.745 51.150 58.240 46.578

2.772.099

2.894.142

Realisatie 2023 1.437.586 50.536 202.585 8.545 946.185 160.415 12.939 86.916 63.420 42.337 3.011.464

Saldo van baten en lasten

101.629

-

36.703-

Toevoeging reserves Onttrekking reserves Mutatie reserves

16.348 16.348-

-

-

Resultaat

117.977

-

36.703-

Het resultaat over 2023 is beperkt negatief, ondanks de forse CAO-aanpassing in relatie tot de compensatie die voor loonkostenontwikkelingen ontvangen is. De oorzaak voor de hogere lasten is met name gelegen in hogere huisvestingslaten (energie) maar er zijn ook hogere personele lasten (incl inhuur), hogere materiële lasten (kleine aanschaffingen en wat extra onderhoud) en nagekomen incidentele lasten als gevolg van een correctie op eerdere opbrengsten. De hogere lasten worden goeddeels gecompenseerd door hogere opbrengsten dan begroot was (met name door renteontvangsten en diensten voor derden).

32

Analyse van het resultaat BATEN Verrichte diensten

Verrichte diensten

Realisatie 2022 198.454

Begroting 2023 177.014

Realisatie 2023 237.474

De opbrengsten zijn hoger dan begroot, met name door extra geleverde aanvullende diensten. Gemeentelijke bijdragen

Gemeentelijke bijdragen

Realisatie 2022 2.639.900

Begroting 2023 2.717.128

Realisatie 2023 2.718.505

Realisatie 2022 35.373

Begroting 2023 0

Realisatie 2023 18.783

Incidentele baten

Incidentele baten

De incidentele baten in 2022 betreffen met name de positieve afrekening op energielasten over 2021. In 2023 worden deze gevormd door diverse positieve afrekeningen m.b.t. 2022 (o.a. mbt dataverkeer). LASTEN Personeelskosten

Salarissen Overige personele lasten Totaal Personeelskosten

Realisatie 2022 1.386.299 38.922 1.425.221

Begroting 2023 1.461.843 28.640 1.490.483

Realisatie 2023 1.437.586 50.536 1.488.122

Onder de post salarissen worden de salariskosten en de sociale lasten van de medewerkers van het Regionaal Archief verantwoord. Onder salariskosten wordt het bruto bedrag van de aan het boekjaar toe te rekenen lonen verstaan, vermeerderd met de sociale lasten, de uitbetaalde vakantiegeldrechten en de uitbetaalde eindejaarsuitkering. De sociale lasten betreffen de ter zake van de werknemersverzekeringen verschuldigde werkgeverslasten, evenals het werkgeversaandeel in de pensioenvoorziening. De overige personele lasten zijn kosten van personeelsvoorzieningen, reiskostenvergoedingen en overige personeelskosten. De gerealiseerde personeelskosten zijn in 2023 vergelijkbaar met de begroting maar wel met een lagere bezetting. Dit wordt veroorzaakt door de ruime CAO-aanpassing die niet gecompenseerd is. Door vacatureruimte is wel extra personeel van derden ingezet.

33

Personeel van derden

Personeel van derden

Realisatie 2022 138.264

Begroting 2023 167.427

Realisatie 2023 202.585

De kosten van personeel van derden zijn hoger als gevolg van tijdelijke inhuur op vacatureruimte. Kapitaallasten

Afschrijvingen investeringen

Realisatie 2022 36.718

Begroting 2023 20.545

Realisatie 2023 8.545

Realisatie 2022 854.909 854.909

Begroting 2023 900.974 900.974

Realisatie 2023 946.185 946.185

Huisvestingskosten

Bergerweg 1 Totaal Huisvestingskosten

De huisvestingskosten zijn aanzienlijk hoger uitgevallen dan begroot, met name als gevolg van de hogere energieprijzen die sinds eind 2022 door de verhuurder in rekening zijn gebracht. Kosten automatisering

Kosten automatisering

Realisatie 2022 149.299

Begroting 2023 158.745

Realisatie 2023 160.415

Realisatie 2022 44.191

Begroting 2023 51.150

Realisatie 2023 12.939

Digitalisering

Digitalisering

In 2023 is minder uitgevoerd m.b.t. digitalisering om de exploitatie zoveel mogelijk sluitend te houden. Indien er weer ruimte is, zal hier weer meer aandacht aan besteed worden.

34

Materiële kosten Specificatie materiële kosten Aanschaf meubilair PR en voorlichting Kantoorbehoeften Frankeerkosten Telefoonkosten Representatiekosten Onderhoud kantoormachines Accountantskosten Bedrijfsgezondheidszorg Verzekeringen Kosten kopiëren Lasten voorgaand boekjaar Overige kosten Totaal Materiële kosten

Realisatie 2022 11.715 2.061 4.811 4.448 2.096 942 3.155 14.000 2.405 4.467 207 19.546 69.854

Begroting 2023 6.343 4.149 4.747 5.275 1.500 5.275 1.582 10.511 2.593 4.005 259 12.000 58.240

Realisatie 2023 16.341 4.392 5.154 6.280 314 1.796 2.881 14.000 2.509 5.325 22 27.903 86.916

Het totaal van de materiële kosten komt wat hoger uit dan begroot. De oorzaak hiervoor is o.a. gelegen in aanpassingen die nodig waren in het depot als gevolg van onderhoud en wat extra aanschaffingen van klein meubilair. Tevens zijn de accountantskosten hoger dan in de begroting opgenomen omdat de nieuwe aanbesteding nog niet in de begroting verwerkt was. Directe productkosten Specificatie directe productkosten Aanschaf bibliotheek Aanschaf atlas Restauratie Conservering Abonnementen en tijdschriften Film Kosten E-depot Educatie Druk-/bindwerk Contributies/DIVA Totaal Directe productkosten

Realisatie 2022 13.251 463 4.322 4.548 7.535 1.475 3.073 225 11.256 7.495 53.643

Begroting 2023 4.220 3.692 5.275 5.275 7.121 2.637 4.431 8.431 5.495 46.578

Realisatie 2023 2.915 1.360 9.518 8.425 5.862 24.671 10.669 63.420

In 2023 zijn hogere kosten geweest dan begroot voor druk- en bindwerk als gevolg van de ruime aandacht voor het herdenkingsboek Joods Alkmaar. Voor deze publicatie zijn dekkende bijdragen ontvangen die onder de overige opbrengsten zijn verantwoord. Incidentele lasten Realisatie 2022 Incidentele lasten

0

Begroting 2023 0

Realisatie 2023 42.337

In 2023 zijn nagekomen lasten opgenomen uit eerdere jaren. Deze hebben met name betrekking op een afrekening van kosten van digitale opslag (€ 7.000) en een correctie op eerder verantwoorde opbrengsten (€ 35.000).

35

2.4.5

Wet normering bezoldiging topfunctionarissen (semi)publieke sector (WNT)

In het kader van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen (semi-) publieke sector, is het Regionaal Historisch Centrum gehouden de namen en salarisgegevens van de topfunctionarissen in de programmaverantwoording op te nemen. Als topfunctionarissen kwalificeren alleen de directeur en de leden van het bestuur. Lidmaatschap van het bestuur geschiedt onbezoldigd. Voor de leden van het bestuur geldt geen feitelijk dienstverband. Inzet geschiedt vanuit de functie bij de deelnemende gemeente. Overzicht leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling bedragen x € 1

P. Pos t Directeur + secretaris AB en DB

Func tiegegevens Aanvang en einde functievervulling in 2023

01/01 – 31/12

Deeltijdfactor in fte

1,00

(Fictieve) dienstbetrekking

ja

Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen

130.781

Beloningen betaalbaar op termijn

21.725

Subtotaal

152.506

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum

223.000

-/- Onverschuldigd betaald bedrag

-

Total e bezoldi gi ng 2023

152.506

Reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan

N.v.t.

Gegev ens 2022 Aanvang en einde functievervulling in 2022

01/12 – 31/12

Deeltijdfactor 2022 in fte

1,00

(Fictieve) dienstbetrekking

ja

Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen

123.913

Beloningen betaalbaar op termijn

21.888

Total e bezoldi gi ng 2022

145.801

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum 2022

216.000

De functie van directeur/secretaris (in dienst per 1-1-2007) is op basis van functiezwaarte en verantwoordelijkheden, conform de hiervoor gehanteerde uitgangspunten, gewaardeerd in functieschaal 14. Op basis van deze inschaling is de brutobeloning (dus inclusief alle werknemers- en werkgeverslasten) over 2023 € 130.781 voor een dienstverband van 40 uur (1,11 fte waar in het vastgestelde model maximaal 1,00 fte ingevuld mag worden). Beloningen betaalbaar op termijn (pensioenlasten) bedragen in 2023 € 21.725. Dit maakt het totaalbedrag over 2023 € 152.506. Deze bedragen blijven dus ruim onder het in de wet WNT genoemde maximum van € 223.000 voor 2023.

36

Overzicht topfunctionarissen met een bezoldiging van € 1.900 of minder

Topfunctionaris mw. A. Schouten

Rol in bestuur voorzitter AB en DB

Functie burgemeester Alkmaar

dhr. E. Briët

lid AB

wethouder Bergen

dhr. T. Mans

lid AB (jan-mei 2023)

burgemeester Castricum

mw. K. Heerschop

lid AB (juni-dec 2023)

burgemeester Castricum

dhr. F. Camara