Offerteaanvraag Accountancydiensten 2021-013323 27072021.pdf
Tekst van het document
21
Onderwerp Referentie: 2021-013323
4
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
Minimumeisen
De inschrijving moet aangeboden worden volgens de voorschriften zoals omschreven in hoofdstuk 2 én de inschrijving moet in overeenstemming te zijn met de inhoud van deze offerteaanvraag, in die zin dat inschrijving alle in dit document omschreven onderdelen moet bevatten (beoordeling op volledigheid) en de Nota(‘s) van inlichtingen. Inschrijvers moeten de volgende gegevens aan de gemeente Den Helder verstrekken: 1)
Controlelijst (bijlage 1);
2)
Een ondertekend Uniform Europees Aanbestedingsdocument (bijlage 2);
3)
Een ondertekende verklaring dat de inschrijver instemt met de inhoud van het Programma van Eisen (bijlage 3);
4)
Een ondertekende verklaring dat de inschrijver instemt met de inhoud van de conceptovereenkomst (bijlage 4);
5)
Een ondertekende verklaring dat de inschrijver instemt met de inhoud van het VNG Model Algemene inkoopvoorwaarden leveringen en diensten regio Noord-Holland-Noord incl. addendum (bijlage 5);
6)
Social return on Investment (bijlage 6);
7)
Referentie (bijlage7);
8)
Beroepsgroep registeraccountants (bijlage 8);
9)
Gunningscriteria (bijlage 9);
10)
Prijzenblad, volgens format van bijlage 10 en volgens de voorwaarden zoals beschreven in paragraaf 6.2.1);
11)
Aanmelden als samenwerkingsverband (voorheen combinatie) (Indien van toepassing) (bijlage 11);
12)
Aanmelden als hoofdaannemer met onderaannemer(s) (Indien van toepassing) (bijlage 12).
Alleen inschrijvingen die volledig voldoen aan alle bovenstaande minimumeisen worden in behandeling genomen. Inschrijvingen die hier niet aan voldoen, worden niet beoordeeld.
22
Onderwerp Referentie: 2021-013323
5
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
Geschiktheidseisen
Alleen van de inschrijvers die voldoen aan onderstaande geschiktheidseisen wordt de inschrijving inhoudelijk beoordeeld op de gunningscriteria. Inschrijvingen die hier niet aan voldoen, worden niet beoordeeld.
5.1
Referentie
De gemeente Den Helder hecht er veel waarde aan dat de inschrijver voor zowel de controle- als de adviesfunctie beschikt over een brede ervaring en sterk ontwikkelde kennis op het gebied van audit en advies. Daarnaast moet de inschrijver in staat zijn de gemeente Den Helder te ondersteunen op bedrijfseconomisch, organisatorisch en fiscaal terrein. Het is van belang dat de inschrijver door een referentie van vergelijkbare aard aantoont over voldoende deskundigheid en ervaring te beschikken met betrekking tot het uitvoeren van accountancydiensten die voldoen aan de specificaties zoals beschreven in het programma van eisen. De inschrijver (of combinatie van ondernemingen) moet 1 (niet meer) referentie opgeven van een opdracht die qua aard en omvang gelijkwaardig is. Hiermee wordt bedoeld dat de werkzaamheden zijn uitgevoerd in een gemeente met minimaal 34.000 inwoners en gerealiseerd is door het leveren van Accountancydiensten die voldoen aan de specificaties zoals beschreven in het programma van eisen. De opdrachten dienen het uitvoeren van alle disciplines te behelzen. De einddatum van de opdracht van de referentie mag niet ouder zijn dan 3 jaar vanaf de sluitingsdatum voor het indienen van de inschrijvingen, d.w.z. niet langer geleden dan 18 november 2018. U dient voor het opgeven van de referentie gebruik te maken van het format van bijlage 7.
Dit format dient tevens door de referent ondertekend te worden en dient als tevredenheidsverklaring. De gemeente Den Helder behoudt zich het recht voor op ieder gewenst tijdstip de referentie te verifiëren.
5.2
Aansprakelijkheidsverzekering
De inschrijver dient voor zijn onderneming en personeel verzekerd te zijn tegen wettelijke bedrijfsaansprakelijkheid voor een bedrag van minimaal € 1.000.000,= per gebeurtenis en minimaal € 2.500.000,= per jaar. De inschrijver kan bij inschrijving volstaan met ondertekening van het Uniforme Europees Aanbestedingsdocument (zie hoofdstuk 4 Minimumeisen, bijlage 2), waarmee hij verklaart dat hij adequaat verzekerd is. Op verzoek van de gemeente Den Helder moet de inschrijver een bewijs hiervan overleggen in de vorm van een kopie van de verzekeringspolis.
5.3
Beroepsgroep der Registeraccountants
Het verrichten van de dienst is voorbehouden aan de beroepsgroep der Registeraccountants (als bedoeld in artikel 393, eerste lid, Boek 2, Burgerlijk Wetboek). De aard en omvang van de werkzaamheden bepaalt de accountant op basis van de Gedrag- en Beroepsregels (deugdelijke grondslag). De inschrijver dient te verklaren dat de inschrijver behoort tot de beroepsgroep der Registeraccountants (als bedoeld in artikel 393, eerste lid, Boek 2, Burgerlijk Wetboek) U dient voor het opgeven van de verklaring gebruik te maken van het format van bijlage 8. 23
Onderwerp Referentie: 2021-013323
6
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
Gunningscriteria
Nadat is vastgesteld welke inschrijvingen voldoen aan de minimumeisen zoals gesteld in hoofdstuk 4 en de geschiktheidseisen zoals gesteld in hoofdstuk 5, vindt de beoordeling plaats van de gunningscriteria om zo de economisch meest voordelige inschrijving te bepalen waarbij het criterium beste prijs-kwaliteitsverhouding wordt gehanteerd. In dit hoofdstuk is aangegeven op welke wijze de EMVI wordt vastgesteld. De EMVI wordt bepaald op basis van een fictieve inschrijvingssom, welke bestaat uit de werkelijke inschrijvingssom minus een fictieve korting voor het onderdeel kwaliteit. De maximaal te behalen fictieve korting op de inschrijvingssom bedraagt € 30.000,-. Alle criteria zijn met een eigen nummer opgenomen voor eenduidige referentie. Dit nummer moet in deze volgorde worden opgenomen in de inschrijving. De volgende gunningscriteria en fictieve kortingen worden gehanteerd: 6.2 Gunningscriterium Prijs 6.2.1 Prijsvorming en prijsopgave controle jaarrekening 6.3 Gunningscriterium Kwaliteit 6.3.1 Controlefilosofie 6.3.2 Verwachtingen van de gemeente Den Helder 6.3.3 Tijdigheid en beschikbaarheid 6.3.4 Natuurlijke adviesfunctie / communicatie 6.3.5 Bijdrage zelfcontrolerend vermogen 6.3.6 Adviespotentieel 6.3.7 Communicatie Maximale fictieve korting
Maximale fictieve korting 4.000 € 4.000 € 5.000 € 4.000 € 4.000 € 5.000 € 4.000 € 30.000 €
24
Onderwerp Referentie: 2021-013323
6.1
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
Beoordelingsmethode
Om tot een onafhankelijk oordeel te komen van prijs en kwaliteit, zal de kwaliteitsbeoordeling plaatsvinden geheel los van de prijs. De beoordeling op prijs (inschrijvingssom) zal pas na de kwaliteitsbeoordeling worden gedaan. Door de gemeente Den Helder wordt een beoordelingscommissie aangesteld. De beoordelingscommissie bestaat uit een ter zake kundig team van 5 personen van of namens de gemeente Den Helder. Stap 1 De leden van de beoordelingscommissie waarderen ieder individueel de inschrijving op het gunningscriterium Kwaliteit. De beoordeling leidt tot een fictieve korting per subgunningscriterium welke wordt bepaald door de volgende aspecten: door de mate waarin de inschrijver antwoord heeft gegeven op de vraag en de eventueel daarin genoemde elementen; en door de mate waarin het antwoord aansluit op de aan het subgunningcriterium corresponderende deel van het Programma van Eisen als opgenomen in Bijlage 3; en door het onderlinge vergelijk tussen de antwoorden van de verschillende inschrijvers (relatieve beoordeling). Het is mogelijk dat één of meerdere inschrijvers dezelfde fictieve korting toegekend krijgen. Per subgunningscriterium staat beschreven in hoeveel tekst uw antwoord maximaal weergegeven dient te worden. De beoordeling per subgunningscriterium vindt uitsluitend plaats tot en met het maximumaantal opgedragen pagina’s.
Indien een antwoord het maximumaantal vereiste pagina’s overschrijdt wordt dat deel (de overschrijding) niet meegenomen in de beoordeling. Stap 2 De individuele fictieve kortingen van alle beoordelaars worden gezamenlijk besproken, waarna de beoordelaars consensus bereiken over de fictieve korting per gunningscriterium. Deze fictieve korting per gunningscriterium wordt niet afgerond (0 decimalen). Stap 3 De fictieve kortingen worden opgeteld wat resulteert in de totale fictieve korting, welke tevens niet wordt afgerond (0 decimalen). Stap 4 Na de beoordeling op kwaliteit en het vaststellen van de fictieve korting wordt de prijzenbijlage beoordeeld. De inschrijvers kunnen hierbij niet aanwezig zijn. Stap 5 De EMVI wordt bepaald door van de ingediende inschrijvingssom de totale fictieve korting voor het onderdeel kwaliteit af te trekken. Stap 6 De beste drie inschrijvers worden uitgenodigd voor het doen van een presentatie. Zie paragraaf 6.4. De presentaties kunnen ertoe leiden dat de fictieve kortingen op een of meerdere kwalitatieve gunningscriteria kunnen worden bijgesteld. De EMVI wordt bepaald door van de ingediende inschrijvingssom de totale, eventueel aangepaste, fictieve korting voor het onderdeel kwaliteit af te trekken. De inschrijving met de laagste fictieve inschrijvingssom is de Economisch Meest Voordelige Inschrijving en komt voor de gunning in aanmerking.
Bij een gelijke uitkomst tussen twee (2) of meer inschrijvers, is de hoogste totale fictieve korting op het gunningscriterium tijdigheid en beschikbaarheid doorslaggevend. Indien deze ook gelijk zijn, dan wordt de winnaar door middel van loting bepaald.
25
Onderwerp Referentie: 2021-013323
6.2
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
Gunningscriterium Prijs
Algemene voorwaarden indienen prijzen U dient in uw inschrijving een aantal prijzen te vermelden. Hiervoor dient u gebruik te maken van het format van bijlage 10. Het is niet toegestaan wijzigingen aan te brengen in dit format, op straffe van uitsluiting van deelname aan deze aanbesteding. De door u in uw inschrijving te stellen tarieven dienen in Euro’s, inclusief alle bijkomende kosten voor zaken als uitvoering, nazorg, overhead, overleg, verzekeringen, reis- en verblijfskosten e.d. te zijn. Alle prijzen en tarieven staan vast gedurende het eerste jaar na de ingangsdatum van de overeenkomst. Na de vaste looptijd van 3 jaar worden de prijzen, indien er gebruik wordt gemaakt van het (volgende) optiejaar, één maal per jaar aangepast o.b.v. het CBS indexcijfer zakelijke dienstverlening. U dient de gemeente Den Helder voorafgaand aan de prijswijziging hiervan schriftelijk op de hoogte stellen vergezeld van bewijsstukken van de prijswijziging. Prijswijzigingen anders dan o.b.v. het CBS indexcijfer zakelijke dienstverlening, zijn niet mogelijk. De reguliere accountantsfunctie is daarbij afgestemd op de huidige en toekomstige wettelijke eisen, waarbij wordt uitgegaan van de dan geldende minimumeisen (tolerantiegrenzen).
Indien het pakket van werkzaamheden, bijvoorbeeld bij afstoting van taken en/of privatisering van gemeentelijke activiteiten, substantiële veranderingen ondergaat zal de prijs bijgesteld worden op basis van een open calculatie van het meer- of minderwerk. Op basis hiervan stellen de gemeente Den Helder en de inschrijver in overleg een bijstelling van het geoffreerde tarief vast. Indien door gewijzigd rijksbeleid, of anderszins, specifieke controleverklaringen worden vereist die niet tot de genoemde standaard controleverklaringen horen, wordt hiervoor een afzonderlijk offertetraject opgestart. SiSa regelingen De SiSa regelingen kunnen per jaar wijzigen. In het volgende jaar wordt in onderling overleg per regeling bepaald wat de juiste categorie is aan de hand van een vergelijkbare regeling. Om de totale inschrijvingsprijs te bepalen worden de prijzen van gunningscriteria 6.2.1 en 6.2.2 bij elkaar opgeteld. Op de totale inschrijvingsprijs wordt de fictieve korting die behaald wordt op de overige gunningscriteria (6.3.1 tot en met 6.3.6 en 6.4) in mindering gebracht om zo de economisch meest voordelige inschrijving te bepalen. De inschrijver die de economisch meest voordelige inschrijving heeft ingediend komt voor gunning in aanmerking. Het is niet toegestaan een strategische inschrijving in te dienen.
Hiermee wordt onder andere bedoeld het bewust in een verkeerde categorie zetten van een SiSa regeling of het voor gunningscriterium Prijs controle jaarrekening indienen van een offerte gebaseerd op een onrealistisch aantal uren of onrealistische tarieven. De prijzen die u indient bij de gunningscriteria 6.2.1 en 6.2.2 zijn de prijzen die u in rekening kunt brengen.
26
Onderwerp Referentie: 2021-013323
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
6.2.1 Prijsvorming en prijsopgave controle jaarrekening
Controle jaarrekening (incl. SiSa en interim controle) De uitvoering van de taak dient tegen een vooraf vastgestelde totaalprijs per jaar voor alle werkzaamheden plaats te vinden. De inschrijver wordt gevraagd één prijs per jaar te offreren, met daarbinnen onderscheid ten aanzien van de volgende deelactiviteiten: a) De certificerende functie (A) inclusief SiSa-regelingen (E); b) De adviesfunctie gemeenteraad, deze vloeit voort uit en is onlosmakelijk verbonden met de certificerende functie (B); c) De adviesfunctie college van burgemeester en wethouders en management (C); d) Ondersteuning, deze omvat alle overige activiteiten die direct gericht zijn op de ondersteuning van de bestuurlijke, kaderstellende en controlerende organisatie (D). In uw offerte dient u het uurtarief per functiesoort aan te geven. De uurtarieven voor dezelfde functie dient zowel bij A, B, C en D gelijk te zijn. Dit wordt vervolgens vermenigvuldigd met het aantal uren dat u inzet. Deze totaaltarieven worden bij elkaar opgeteld. Hierbij wordt tevens de totaalprijs van de SiSaregelingen opgeteld. U dient per SiSa-regeling aan te geven in welke categorie de regeling valt. Categorie 1 is de lichtste categorie welke het minst inspanning van de inschrijver vereist. Categorie 4 is de zwaarste categorie. Per categorie dient u per regeling één tarief te hanteren.
27
Onderwerp Referentie: 2021-013323
6.3
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
Gunningscriterium Kwaliteit
6.3.1 Controlefilosofie De gemeente wenst inzicht te verkrijgen in de controleaanpak die de inschrijver hanteert bij de controle van de jaarrekening inclusief SiSa. De inschrijver dient aan te geven wat zijn controlefilosofie is en wat voor de gemeente de controlepraktijk zal zijn. In de offerte wordt beschreven op welke wijze de risicoanalyse plaatsvindt en de manier waarop de speerpunten van controle worden bepaald.
Beoordeling vindt plaats ten opzichte van de inschrijvers onderling. Voldoet zeer goed / heeft veel meerwaarde Voldoet goed maar heeft geen meerwaarde Voldoet vrijwel niet of geeft op delen geen antwoord Voldoet geheel niet
Fictieve korting 4.000 € 2.500 € 1.000 € 0€
U dient uw beschrijving te geven in maximaal 1 A4 lettergrootte 10.
6.3.2
Verwachtingen van de gemeente Den Helder
De inschrijver geeft aan wat hij verwacht van de organisatie, gedurende de gehele contractperiode. Het gaat hierbij om de scheidingslijn tussen controlewerkzaamheden die de inschrijver verricht en de werkzaamheden die door de gemeente verricht (dienen te) worden. Beoordeling vindt plaats ten opzichte van de inschrijvers onderling. Voldoet zeer goed / heeft veel meerwaarde Voldoet goed maar heeft geen meerwaarde Voldoet vrijwel niet of geeft op delen geen antwoord Voldoet geheel niet
Fictieve korting 4.000 € 2.500 € 1.000 € 0€
U dient uw beschrijving te geven in maximaal 1 A4 lettergrootte 10.
6.3.3
Tijdigheid en beschikbaarheid
De gemeente hecht sterk aan de tijdige beschikbaarheid van de controleverklaring, het verslag van bevindingen en de rapportage naar aanleiding van de tussenrapportage, zoals vermeld in het programma van eisen. De inschrijver geeft aan op welke wijze hij de realisatie van de tijdige beschikbaarheid van genoemde documenten bewaakt en borgt. Beoordeling vindt plaats ten opzichte van de inschrijvers onderling. Voldoet zeer goed / heeft veel meerwaarde Voldoet goed maar heeft geen meerwaarde Voldoet vrijwel niet of geeft op delen geen antwoord Voldoet geheel niet
Fictieve korting 4.000 € 2.500 € 1.000 € 0€
U dient uw beschrijving te geven in maximaal 1 A4 lettergrootte 10.
28
Onderwerp Referentie: 2021-013323
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
6.3.4 Natuurlijke adviesfunctie / communicatie De gemeente wenst een natuurlijke sparringpartner op zowel ambtelijk als bestuurlijk niveau. Een partner met een proactieve houding die kritisch en meedenkend is met een organisatie die blijvend in verandering is en haar taken effectief en efficiënt wil uitvoeren. Inschrijver geeft aan hoe de communicatie over nieuwe ontwikkelingen en actualiteiten naar de gemeenteraad en de ambtelijke organisatie in de praktijk verloopt. Beoordeling vindt plaats ten opzichte van de inschrijvers onderling. Voldoet zeer goed / heeft veel meerwaarde Voldoet goed maar heeft geen meerwaarde Voldoet vrijwel niet of geeft op delen geen antwoord Voldoet geheel niet
Fictieve korting 4.000 € 2.500 € 1.000 € 0€
U dient uw beschrijving te geven in maximaal 2 A4 lettergrootte 10.
6.3.5 Bijdrage zelfcontrolerend vermogen De werkwijze van de inschrijver moet erop gericht zijn het zelfcontrolerend vermogen van de gemeentelijke organisatie te laten toenemen, waardoor de inschrijver gedurende de looptijd van de overeenkomst werkzaamheden efficiënter en effectiever kan uitvoeren. Hierbij moet worden gedacht aan: verbetering van de beheersing van processen; verbetering van de kwaliteit en werking van de AO/IC; het ontwikkelen van kwaliteitsmanagement en –denken; het bereiken/continueren van een ‘in control’ status. De inschrijver wordt gevraagd zijn visie te geven op de ontwikkeling van het zelfcontrolerend vermogen en op welke wijze hij zijn bijdrage in deze vervult. Tevens dient u een voorstel te doen hoe de door u geoffreerde prijs aangepast wordt indien er tijdens de looptijd van de overeenkomst werkzaamheden efficiënter en effectiever uitgevoerd kunnen worden. Beoordeling vindt plaats ten opzichte van de inschrijvers onderling. Voldoet zeer goed / heeft veel meerwaarde Voldoet goed maar heeft geen meerwaarde Voldoet vrijwel niet of geeft op delen geen antwoord Voldoet geheel niet
Fictieve korting 4.000 € 2.500 € 1.000 € 0€
U dient uw beschrijving te geven in maximaal 2 A4 lettergrootte 10.
29
Onderwerp Referentie: 2021-013323
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
6.3.6 Adviespotentieel Adviespotentieel is de maat voor de verscheidenheid aan gekwalificeerde adviesdiensten waarop de accountant in zijn eigen organisatie kan terugvallen en die van belang kunnen zijn in de gemeentelijke praktijk. Inschrijver geeft een beschrijving van de deskundigheid op het gebied van belastingrecht, automatisering, diepte-onderzoeken naar doelmatigheid en rechtmatigheid, bedrijfsvergelijking tussen gemeenten, administratieve organisatie, IT-audits, grondbeleid e.d. die in uw bedrijf aanwezig zijn en hoe u zich op deze onderwerpen onderscheidt van andere accountantskantoren. Beoordeling vindt plaats ten opzichte van de inschrijvers onderling. Voldoet zeer goed / heeft veel meerwaarde Voldoet goed maar heeft geen meerwaarde Voldoet vrijwel niet of geeft op delen geen antwoord Voldoet geheel niet
Fictieve korting 4.000 € 2.500 € 1.000 € 0€
U dient uw beschrijving te geven in maximaal 1,5 A4 lettergrootte 10.
6.3.7 Communicatie De gemeente Den Helder vindt het belangrijk dat zij goed op de hoogte wordt gehouden. Geef in uw inschrijving aan met welke partijen u communiceert, op welke wijze u dat doet, wanneer wel / niet, met welke frequentie en waarmee u zich op dit moment positief denkt te kunnen onderscheiden. Beoordeling vindt plaats ten opzichte van de inschrijvers onderling. Voldoet zeer goed / heeft veel meerwaarde Voldoet goed maar heeft geen meerwaarde Voldoet vrijwel niet of geeft op delen geen antwoord Voldoet geheel niet
Fictieve korting 4.000 € 2.500 € 1.000 € 0€
U dient uw beschrijving te geven in maximaal 1,5 A4 lettergrootte 10.
30
Onderwerp Referentie: 2021-013323
6.4
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
Presentatie
Na de beoordeling van de gunningscriteria 6.3.1 tot en met 6.3.6 wordt vastgesteld welke inschrijvers als beste drie geëindigd zijn. Deze inschrijvers worden uitgenodigd een presentatie te geven. De presentaties zullen plaatsvinden via StarLeaf en zijn gepland op 16 december 2021. Na de sluitingsdatum wordt het tijdstip zo spoedig mogelijk aan de inschrijvers bekend gemaakt. De presentatie mag maximaal 30 minuten in beslag nemen. Aanvullend is er maximaal 30 minuten de tijd voor het stellen van vragen door de gemeente Den Helder. Bij deze presentatie dienen in ieder geval de partner/eindverantwoordelijke en de controleleider/eerstverantwoordelijke voor de uitvoering van de opdracht aanwezig te zijn. De aanwezigheid van meerdere vaste teamleden wordt op prijs gesteld.
Tijdens de presentatie dient u in te gaan op: het kwaliteitsniveau van het controleteam; de wijze waarop u een kritische, actief meedenkende en ondersteunende rol vorm geeft; de organisatorische en technische aanpak van de werkzaamheden; de kansen en bedreigingen die u voor de gemeente Den Helder ziet (te denken valt aan krimpregio, bezuinigingen, stedelijke vernieuwing en decentralisaties sociaal domein); uw omgang met de gemeenteraad als opdrachtgever; Bij de presentatie wordt ook gelet op kennis en vaardigheden: het op een heldere, bondige en eenduidige wijze overbrengen van informatie; specifieke kennis van zaken betreffende de gemeentelijke financiën zodanig dat u inhoudelijke vragen ter plekke overtuigend en naar tevredenheid kunt beantwoorden; het vermogen een balans te vinden tussen wat theoretisch wenselijk en praktisch uitvoerbaar is. De presentaties kunnen ertoe leiden dat de fictieve kortingen op een of meerdere kwalitatieve gunningscriteria kunnen worden bijgesteld.
31
Onderwerp Referentie: 2021-013323
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
Bijlagen 1 t/m 14
32
Onderwerp Referentie: 2021-013323
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
Bijlage 1 Controlelijst U wordt verzocht onderstaande controlelijst toe te voegen aan de aanbestedingsdocumenten. Bovendien vragen wij u om in de laatste twee kolommen aan te geven of het desbetreffende document is toegevoegd en hoeveel pagina's het betreft. Bijlage
Omschrijving
Toegevoegd
Bijlage 2 Bijlage 3 Bijlage 4 Bijlage 5
Uniform Europees Aanbestedingsdocument Akkoord verklaring Programma van Eisen Akkoord verklaring concept overeenkomst Akkoord verklaring VNG Model Algemene inkoopvoorwaarden leveringen en diensten regio Noord-Holland-Noord incl. addendum Social return on Investment Referentie Beroepsgroep der registeraccountants Gunningscriteria Prijzenblad Aanmelden als samenwerkingsverband Aanmelden als hoofdaannemer met onderaannemers
Ja / Nee Ja / Nee Ja / Nee Ja / Nee
Bijlage 6 Bijlage 7 Bijlage 8 Bijlage 9 Bijlage 10 Bijlage 11 Bijlage 12
Aantal pagina's
Ja / Nee Ja / Nee Ja / Nee Ja / Nee Ja / Nee Ja / Nee Ja / Nee
33
Onderwerp Referentie: 2021-013323
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
Bijlage 2 Uniform Europees Aanbestedingsdocument (afdeling 2.3.4 van de gewijzigde Aanbestedingswet 2012) De gemeente Den Helder zal een inschrijver die zich bevindt in één van de omstandigheden zoals beschreven in de Aanbestedingswet, artikel 2.86 en 2.87 (voor zover door opdrachtgever deze van toepassing zijn verklaard in het Uniforme Europees Aanbestedingsdocument en met inachtneming van artikel 2.86a en 2.87a), uitsluiten van deelname aan de procedure met inachtneming van hetgeen is gesteld in artikel 2.88 en 2.89. De inschrijver dient door invulling en ondertekening van het Uniforme Europees Aanbestedingsdocument te verklaren dat de betreffende omstandigheden niet op hem van toepassing zijn. Bij inschrijving door een combinatie geldt deze eis voor alle deelnemers aan de combinatie; ieder afzonderlijke deelnemer aan de combinatie dient daartoe het Uniforme Europees Aanbestedingsdocument in te vullen en te ondertekenen. Op verzoek van de gemeente zal alleen de inschrijver die aanmerking komt voor gunning de in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument en eventueel overige genoemde bewijsstukken aanleveren. De inschrijver levert de documenten binnen zeven werkdagen, na een verzoek daartoe, in. De inschrijver wordt alsnog uitgesloten indien hier niet aan kan worden voldaan.
Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument Uniform Europees Aanbestedingsdocument en de overige onderdelen van uw inschrijving dienen ondertekend te worden door een persoon die daartoe volgens de inschrijving in het Handelsregister bevoegd is. Als bewijsstuk kan gevraagd worden om een inschrijving in het Handelsregister dat niet ouder is dan 6 maanden voor sluitingstermijn voor het indienen van de inschrijving.
34
Onderwerp Referentie: 2021-013323
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
Bijlage 3 Akkoordverklaring programma van eisen Hierbij verklaart ondergetekende dat de inschrijver volledig akkoord gaat met en kan voldoen aan het Programma van Eisen ten behoeve van de Europese openbare aanbesteding accountancydiensten van de gemeente Den Helder.
Plaats: Datum: Naam: Functie:
Handtekening:
35
Onderwerp Referentie: 2021-013323
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
36
Onderwerp Referentie: 2021-013323
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
Bijlage 4 Conceptovereenkomst Hierbij verklaart ondergetekende dat de inschrijver volledig akkoord gaat met de concept overeenkomst ten behoeve van de Europese aanbesteding accountancydiensten van de gemeente Den Helder.
Plaats: Datum: Naam: Functie:
Handtekening:
37
Onderwerp Referentie: 2021-013323
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
Bijlage 5 VNG Model Algemene inkoopvoorwaarden leveringen en diensten regio Noord-Holland-Noord incl. addendum Op alle inkopen van de gemeente Den helder is het VNG Model Algemene inkoopvoorwaarden leveringen en diensten regio Noord-Holland-Noord incl. addendum van toepassing. Deze voorwaarden zijn op 27 juni 2017 door het College van Burgemeester en Wethouders vastgesteld.
Inschrijver verklaart zich akkoord met de inhoud van het VNG Model Algemene inkoopvoorwaarden leveringen en diensten regio Noord-Holland-Noord incl. addendum.
Plaats: Datum: Naam: Functie:
Handtekening:
38
Onderwerp Referentie: 2021-013323
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
Bijlage 6 Social Return On Investment (SROI) Social Return on Investment (SROI) is het maken van afspraken door de gemeente met een opdrachtnemer over het inzetten van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Dit geldt bij de uitvoering van de inkoop van werken, diensten of leveringen. Je kunt SROI toepassen als een verplichting óf als een inspanningsverplichting. We passen SROI in ieder geval toe bij de grote aanbestedingen. Bij een verplichting verplicht de opdrachtnemer zich om een bepaald percentage van de opdrachtwaarde te besteden aan SROI. Wanneer de loonsom minder dan 70% van de opdrachtwaarde is, kan het percentage naar beneden worden bijgesteld. Wanneer de loonsom meer dan 90% van de opdrachtwaarde is, kan het percentage naar boven toe worden bijgesteld; Bij een inspanningsverplichting moet de opdrachtnemer zich inspannen om SROI toe te passen. Hoe én in welke vorm staat vrij. De opdrachtnemer legt hiervoor verantwoording af aan de SROIcoördinator. Meer informatie over SROI vindt u op de website van het werkgeversservicepunt: www.wsp-nhn.nl/sroi. Hier vindt u ook de contactgegevens van de SROI coördinator voor de regio Kop van Noord-Holland. Op deze aanbesteding is een SROI inspanningsverplichting van toepassing.
BIJ INSPANNINGSVERPLICHTING Door in te schrijven op deze aanbesteding heeft u een inspanningsverplichting om een gedeelte van de gefactureerde opdrachtwaarde in te zetten voor SROI. U kunt hiervoor contact opnemen met de SROI-coördinator voor de Kop van Noord-Holland om de kansen en mogelijkheden te bespreken. U legt verantwoording af aan de SROI-coördinator voor de Kop van Noord-Holland. Dit doet u uiterlijk 1 maand na opdrachtverlening.
Opdrachtnemer heeft een inspanningsverplichting om iets met SROI te doen. In ieder geval moet een gesprek met de coördinator SROI plaatsvinden waarin de kansen en mogelijkheden voor SROI worden onderzocht.
Indien opdrachtnemer minimaal 5% fte aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in dienst heeft, heeft zij aan haar SROI inspanningsverplichting voldaan (de zgn. 5% regeling). Dit is onafhankelijk van de opdrachtwaarde. Indien opdrachtnemer voldoet aan trede 2 of 3 van de Prestatieladder Socialer Ondernemen (PSO) wordt ook aan de SROI inspanningsverplichting voldaan.
SROI mag breder ingezet worden dan op de aangenomen opdracht. Het hoeft niet alleen op de gegunde opdracht ingevuld te worden, maar kan ook op een andere plek binnen de organisatie gerealiseerd worden - of zelfs bij een toeleverancier. Door deze vorm van maatwerk is SROI voor elke opdrachtnemer toe te passen.
39
Onderwerp Referentie: 2021-013323
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
Door in te schrijven op deze aanbesteding verklaart u te voldoen aan bovenstaande contractvoorwaarden. Alleen de inschrijver die in aanmerking komt voor gunning dient een Plan van Aanpak in te dienen waarin wordt aangegeven hoe de Social Return-verplichting wordt ingevuld.
Plaats: Datum: Naam: Functie:
Handtekening:
40
Onderwerp Referentie: 2021-013323
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
Bijlage 7 Referentie De gemeente Den Helder hecht er veel waarde aan dat de inschrijver voor zowel de controle- als de adviesfunctie beschikt over een brede ervaring en sterk ontwikkelde kennis op het gebied van audit en advies. Daarnaast moet de inschrijver in staat zijn de gemeente Den Helder te ondersteunen op bedrijfseconomisch, organisatorisch en fiscaal terrein. Het is van belang dat de inschrijver door een referentie van vergelijkbare aard aantoont over voldoende deskundigheid en ervaring te beschikken met betrekking tot het uitvoeren van accountancydiensten die voldoen aan de specificaties zoals beschreven in het programma van eisen. De inschrijver (of combinatie van ondernemingen) moet 1 (niet meer) referentie opgeven van een opdracht die qua aard en omvang gelijkwaardig is. Hiermee wordt bedoeld dat de werkzaamheden zijn uitgevoerd in een gemeente met minimaal 34.000 inwoners en gerealiseerd is door het leveren van Accountancydiensten die voldoen aan de specificaties zoals beschreven in het programma van eisen. De opdrachten dienen het uitvoeren van alle disciplines te behelzen. De einddatum van de opdracht van de referentie mag niet ouder zijn dan 3 jaar vanaf de sluitingsdatum voor het indienen van de inschrijvingen, d.w.z. niet langer geleden dan 18 november 2018.
U dient voor het opgeven van de referentie gebruik te maken van het format van deze bijlage (zie volgende bladzijde). Dit format dient tevens door de referent ondertekend te worden en dient als tevredenheidsverklaring. De gemeente Den Helder behoudt zich het recht voor op ieder gewenst tijdstip de referentie te verifiëren.
41
Onderwerp Referentie: 2021-013323
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
FORMAT REFERENTIE Naam organisatie: Soort organisatie: Naam contactpersoon: Functie: Telefoonnummer: Opdrachtformulering:
Gemeente Aantal inwoners (min. 34.000) Waarde van de overeenkomst per jaar: Looptijd: (einddatum niet ouder dan 18-11-2018)
Begin: ____-____-_______ Eind:
____-____-_______
Ondertekening door referent: Plaats: Datum: Naam: Functie:
Handtekening:
42
Onderwerp Referentie: 2021-013323
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
Bijlage 8 Beroepsgroep der Registeraccountants De inschrijver dient te verklaren dat de inschrijver behoort tot de beroepsgroep der Registeraccountants (als bedoeld in artikel 393, eerste lid, Boek 2, Burgerlijk Wetboek)
Inschrijver verklaart dat hij deze verklaring naar waarheid heeft ingevuld. Plaats: Datum: Naam: Functie: Handtekening:
43
Onderwerp Referentie: 2021-013323
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
Bijlage 9 Gunningscriteria Voeg hier in de in hoofdstuk 6 aangegeven volgorde uw antwoorden op de gunningscriteria toe.
44
Onderwerp Referentie: 2021-013323
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
Bijlage 10 Prijsoverzicht De prijzen bijlage is als separate excel bijlage toegevoegd. Het is op straffe van uitsluiting van deelname aan de aanbestedingsprocedure niet toegestaan wijzigingen in dit format aan te brengen.
45
Onderwerp Referentie: 2021-013323
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
Bijlage 11 Verklaring in geval van combinatie Hierbij verklaren ondergetekenden dat bij gunning van de opdracht van de gemeente Den Helder voor accountancydiensten aan de combinatie, deze een rechtsvorm zal aannemen, waarbij ieder van de deelnemers hoofdelijk aansprakelijk is voor alle uit de opdracht voortvloeiende verplichtingen. Aan <naam bedrijf van één van de combinatieleden> zal de leiding van de combinatie worden toevertrouwd en zal als enige aanspreekpunt voor de opdrachtgever optreden zowel gedurende deze aanbestedingsprocedure als, ingeval van gunning van de opdracht, gedurende de uitvoering van de vereenkomst. Deelnemer combinatie Naam Functie Bedrijf Handtekening Datum
Deelnemer combinatie Naam Functie Bedrijf Handtekening Datum
Deelnemer combinatie Naam Functie Bedrijf Handtekening Datum
46
Onderwerp Referentie: 2021-013323
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
Bijlage 12 Verklaring in geval van onderaanneming De ondergetekenden: ………………….., gevestigd te …… aan de …….., te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar directeur, …………………………., hierna te noemen: “Hoofdaannemer” en de …………………………, gevestigd te ……… aan de …………., te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar directeur, ………………………., hierna te noemen: “Onderaannemer” overwegende dat:
Hoofdaannemer meedingt naar de gunning van de aanbesteding van de gemeente Den Helder voor accountancydiensten. Hoofdaannemer in het kader van voornoemde opdracht Onderaannemer wenst in te schakelen; Partijen op de hoogte zijn van de eis dat Onderaannemer instemt met het bepaalde in deze verklaring; Partijen aldus het volgende wensen vast te leggen.
Verklaren te zijn overeengekomen als volgt: 1. Deze overeenkomst wordt gesloten onder opschortende voorwaarde van een overeenkomst tussen de gemeente Den Helder en Hoofdaannemer aangaande de aanbesteding van accountancydiensten. 2.
Deze ondertekende verklaring geldt als bewijs dat Hoofdaannemer daadwerkelijk kan beschikken over de middelen van Onderaannemer bij de uitvoering van de overeenkomst als bedoeld onder 1. Dat wil zeggen dat ingeval van gunning van de opdracht van de gemeente Den Helder inzake accountancydiensten Onderaannemer garandeert dat hij daadwerkelijk beschikbaar is voor Hoofdaannemer met betrekking tot de uitvoering van de betreffende opdracht.
3.
Onderaannemer erkent het recht van Opdrachtgever om te laten toetsen of Onderaannemer daadwerkelijk voldoet aan de geschiktheidscriteria indien en zoals door Hoofdaannemer opgegeven bij de inschrijving met betrekking tot de geschiktheidscriteria.
4.
Onderaannemer verplicht zich geen enkele informatie die in het kader van deze aanbesteding beschikbaar komt door hem aan derden (met uitzondering van combinatieleden, onderaannemers en toeleveranciers) ter beschikking te stellen zonder voorafgaande toestemming van Opdrachtgever.
5.
Onderaannemer verplicht zich geen publiciteit aan deze aanbesteding te geven, tenzij Opdrachtgever hiermee schriftelijk instemt.
6.
Het gestelde in deze overeenkomst laat ingeval van gunning van de opdracht aan Hoofdaannemer, de eindverantwoordelijkheid van Hoofdaannemer voor de juiste uitvoering van de overeenkomst onverlet.
7.
Partijen doen over en weer afstand van het recht ontbinding van de onderhavige overeenkomst te vorderen, zowel door middel van een buitengerechtelijke verklaring als door rechterlijke tussenkomst.
8.
Indien een bepaling van deze overeenkomst of van overeenkomsten die daarvan het gevolg zijn nietig, niet-rechtsgeldig of niet uitvoerbaar blijken te zijn, laat dit de overige bepalingen onverlet.
47
Onderwerp Referentie: 2021-013323 9.
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt en ondertekend: Hoofdaannemer Functie Bedrijf Handtekening Datum Onderaannemer Functie Bedrijf Handtekening Datum
48
Onderwerp Referentie: 2021-013323
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
Bijlage 13 Beschrijving van de organisatie Ambtelijke organisatie Ambtelijke organisatie. De gemeentelijke organisatie staat ten dienste aan de gemeente Den Helder en haar inwoners. Doel van de organisatie is om excellente producten en diensten te leveren aan inwoners, bedrijven en instellingen. Complexe vraagstukken pakken wij opgavegericht aan. Dit betekent dat houding en gedrag van alle bij de vraagstukken betrokken medewerkers, zich richt op de bedoeling van het te behalen (maatschappelijke) resultaat van die complexe vraagstukken. Het vraagt van medewerkers onder andere een proactieve instelling waarbij ook het nemen van verantwoordelijkheid past. Vandaar ook zijn verantwoordelijkheden laag in de organisatie neergelegd. We onderscheiden een 12-tal teams. De leidinggevenden van de teams bieden medewerkers de ruimte, de gelegenheid en de middelen om hun werk zo goed mogelijk te doen en om de juiste mens op de juiste plek te plaatsen. In de teams zijn veel bedrijfsprocessen belegd. De leidinggevenden van de teams vormen tezamen het managementteam. Daarnaast is er sprake van een directieteam dat bestaat uit de gemeentesecretaris/algemeen directeur, manager strategische opgave, manager organisatieontwikkeling en concerncontroller.
De formatie per 1 juli 2021 is als volgt: Team Griffie Griffiemedewerkers Concerndirectie Bestuur & Organisatie Dienstverlening Facilitair Financiën Informatie & Techniek Jeugd Omgeving Openbare orde & Veiligheid Openbare ruimte Participatie Wijkbeheer Zorg Totaal
Aantal FTE's functie 1,00 5,22 4,00 42,85 24,25 25,25 46,75 43,35 32,97 42,46 48,25 24,89 35,83 44,44 39,72 461,24
Organisatie financiële functie De financiële functie is ondergebracht in het team Financiën. In dit team vindt zowel de uitvoering van de basisadministratie plaats als de planning en control-functie. De planning en control-functie heeft in de afgelopen jaren een grote verandering ondergaan: van sec financieel gerichte advisering naar brede bedrijfsvoering gerichte advisering (businesscontroller). De regievoering en coördinatie op de totstandkoming van de concernbrede planning en control-producten (begroting, kadernota, tussenrapportages en programmarekening) is in een aparte functie belegd. Hierdoor krijgen de businesscontrollers meer tijd en ruimte voor het adviseurschap naar de afdelingen en voor de doorontwikkeling van business control. Daarnaast is sinds 2020 een senior financieel beleidsadviseur werkzaam in het team. Het team Planning en Control bestaat op dit moment uit een teamleider, vier businesscontrollers (3,78 fte), twee medewerkers t.b.v. de regievoering op de P&C-producten, acht financieel specialisten op diverse aandachtsgebieden (7 fte) en de senior.
49
Onderwerp Referentie: 2021-013323
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
Naast deze invulling van de financiële functie is er ook nog een afzonderlijke concerncontroller die onder het directieteam valt. Deze zit het controllersoverleg voor en is functioneel leidinggevende voor de medewerkers van de verbijzonderde interne controlefunctionarissen (VIC) om zo de onafhankelijke positie te waarborgen. Planning en control De planning en control-functie ziet niet alleen op de financiële bedrijfsvoering maar op de bedrijfsvoering in brede zin. Zowel intern als extern: realiseren we onze voorgenomen activiteiten tijdig en juist; blijven we met onze bestedingen binnen de door de raad vastgestelde financiële kaders en bereiken we ook doelstellingen, bijvoorbeeld op het gebied van personeelsontwikkelingen en kaders op het gebied van ICT, bijvoorbeeld privacy en beveiliging. Afwijkingen kunnen voor zover van toepassing in de tussentijdse rapportages worden vermeld. Voor 2021 wordt een verdere professionalisering van de P&C-functie voorzien door gebruik te maken van geautomatiseerde systemen die daarin beter ondersteunen. We gaan werken met een nieuw geautomatiseerd systeem, dat betere ondersteuning moet geven bij: o Het gebruik maken van verplichtingen bij opdrachtverlening; o Eenvoudigere en eenduidigere standaardrapportages over de voortgang; o Het maken van bijlagen die nu nog vaak extracomptabel worden gemaakt.
Een trend die al langer zichtbaar is bij gemeenten is de planning & control-cyclus (grofweg van begroting naar jaarstukken en de tussentijdse rapportages) 'lean en mean', oftewel slanker en informatiever te maken. Daar zijn de afgelopen twee jaar stappen in gezet; waarbij de raad nadrukkelijker betrokken wordt bij het bepaling van de beleidsdoelstellingen in het kadernota-proces en die te gebruiken bij de verantwoordingsinformatie. Ook het huidige pakket dat nu nog wordt gebruikt om de P&C-documenten voor de raad beschikbaar te maken, zal worden vervangen. De eerste stappen zijn in 2020 gezet om meer met data te werken. Gestart wordt met concrete projecten waarbij het gebruik van data kan ondersteunen een effectieve uitvoering. Data zullen ook meer worden ingezet bij het monitoren van gegevens als basis voor beleidsinformatie in de verantwoording. Ook wordt nagegaan hoe we data van andere bronnen (bijv. van de Kamer van koophandel) kunnen integreren met onze eigen data in een zogeheten datapakhuis. De bedoeling daarvan is dat beschikbare data door meer medewerkers kunnen worden ingezet voor verschillende beleidsterreinen. Interne controle / verbijzonderde interne controle (VIC) Voor de processen met grote (financiële) impact zijn procesbeschrijvingen beschikbaar en op deze processen wordt de interne controle in de lijn uitgevoerd.
De verbijzonderde interne controlefunctie wordt ingevuld door vier functionarissen, (ongeveer) 3 fte. Waarvan er twee (2 fte) zich voornamelijk richten op de processen binnen het sociale domein en de andere twee op de ‘overige processen’. De VIC wordt uitgevoerd op basis van een (verbijzonderde) interne controleplan, dat vastgesteld wordt door het management, met hierin benoemd welke processen onder de VIC vallen, welke methode voor de controle wordt toegepast, welke aantallen steekproeven worden getrokken en in welke frequentie. Na elke controle wordt een rapportage geschreven voor de proceseigenaar. In deze rapportages wordt ingegaan op de bevindingen van de controles, worden adviezen gegeven en voorstellen gedaan om eventuele fouten te herstellen en/of het proces dusdanig aan te passen om dergelijke fouten in de toekomst te voorkomen. In volgende controles wordt ingegaan op de eerdere bevindingen en de opvolging hiervan. Nu twee, maar in de toekomst (de tussenrapportages en de jaarrekening volgend) wordt een samenvattende VICrapportage geschreven voor het management. De rapportages zijn beschikbaar voor de accountant tijdens de controles. De VIC is tijdens de interim-controle aanspreekpunt voor de accountant en tijdens de jaarrekeningcontrole voor dat deel dat de VIC en de SiSa betreft.
Daarnaast ook voor de uitvoering van de werkzaamheden rond deelverklaringen voor van het Rijk ontvangen subsidies.
50
Onderwerp Referentie: 2021-013323
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
Informatieveiligheid Goede informatiebeveiliging is van groot belang voor het werken met overheidsinformatie. De doelen voor goede informatiebeveiliging zijn: o De bescherming van de privacy van personen en de omgang met vertrouwelijke informatie is op een aanvaardbaar niveau. o De Algemene Verordening Gegevensbescherming is op een aanvaardbaar niveau en vastgelegd in de werkprocessen en in ons handelen. o De Baseline Informatiebeveiliging Overheid wordt risico gebaseerd opgepakt en ingevoerd voor zover de middelen (capaciteit van medewerkers, budget en tijd) dit mogelijk maken. o De medewerkers weten hoe ze verstandig omgaan met overheidsinformatie en privacy en dit is meetbaar. o De gemeente Den Helder is geslaagd voor verplichte audits en inspecties. Bestuurlijke behandeling planning en control documenten Het presidium stelt voorafgaande aan ieder kalenderjaar een behandelschema van de planning- en control-documenten vast. In dit schema is opgenomen wanneer de documenten ter behandeling moeten worden aangeboden, op welke wijze de documenten behandeld worden en welke vergaderdata hiervoor zijn vastgelegd.
51
Onderwerp Referentie: 2021-013323
Bijlage 14
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
Organogram
52