Offerteaanvraag Accountancydiensten 2021-013323 27072021.pdf
Tekst van het document
Europese Openbare Aanbesteding Concept, 27 juli 2021 Offerteaanvraag Accountancydiensten Gemeente Den Helder Datum: 29 september 2021 Referentie: 2021-013323
Copyright Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enig andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de gemeente Den Helder
Onderwerp Referentie: 2021-013323
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
Inhoudsopgave Begripsbepalingen............................................................................................................................... 4 1
Algemeen........................................................................................................................... 6 1.1
Inleiding.................................................................................................................................. 6
1.1
Doel van de aanbesteding en opdrachtomschrijving..............................................................6
1.2
Looptijd van de overeenkomst................................................................................................ 6
1.3
Communicatie......................................................................................................................... 7
1.4
Tegenstrijdigheden, onvolkomenheden en klachten...............................................................7
1.4.1 1.5 2
Klachten.............................................................................................................................. 7 Planning en termijnen............................................................................................................. 8 Aanbestedingsprocedure................................................................................................. 9
2.1
Toepasselijkheid aanbestedingsrichtlijnen.............................................................................9
2.2
Inlichtingen en Nota van Inlichtingen......................................................................................9
2.3
Wijze van aanbieden van de inschrijving................................................................................9
2.4
Algemene (inkoop)voorwaarden........................................................................................... 10
2.5
Gestanddoeningstermijn....................................................................................................... 10
2.6
Nederlandse taal................................................................................................................... 10
2.7
Inschrijving onder voorwaarden............................................................................................11
2.8
Eenmalig inschrijven............................................................................................................. 11
2.9
Inschrijving opening.............................................................................................................. 11
2.10
Wijze van beoordelen........................................................................................................... 11
2.11
Prijsonderhandeling.............................................................................................................. 11
2.12
Voorbehouden en Inschrijvingskosten..................................................................................12
2.13
Gunning................................................................................................................................ 12
2.15
Ontbinding............................................................................................................................ 13
2.16
Boete.................................................................................................................................... 13
3
Programma van Eisen.................................................................................................... 14 3.1
De accountancyfuntie algemeen........................................................................................... 14
3.2
De accountancyfuntie per onderdeel....................................................................................14
3.2.1
De certificerende functie (inclusief single informatie single audit).....................................14
3.2.2
Afzonderlijke verklaringen................................................................................................. 17
3.2.3
Adviesfunctie gemeenteraad......................................................................................... 17
3.2.4
Adviesfunctie college van burgemeester en wethouders en management...................17
3.2.5
Bijzondere adviezen.......................................................................................................... 18
3.2.6
Bestuurlijke ondersteuning................................................................................................ 18
3.3
Specifieke en functionele eisen............................................................................................ 19
3.4
Rapportages......................................................................................................................... 20
3.5
Samenstelling controleteams................................................................................................20
3.7
Communicatie/coördinatie.................................................................................................... 20
3.8
Evaluatie............................................................................................................................... 21
3.9
Meerwerk.............................................................................................................................. 21 2
Onderwerp Referentie: 2021-013323 3.10
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
Facturering............................................................................................................................ 21
4
Minimumeisen................................................................................................................. 22
5
Geschiktheidseisen........................................................................................................ 23 5.1
Referentie............................................................................................................................. 23
5.2
Aansprakelijkheidsverzekering.............................................................................................23
5.3
Beroepsgroep der Registeraccountants...............................................................................23
6
Gunningscriteria............................................................................................................. 24 6.1
Beoordelingsmethode........................................................................................................... 25
6.2
Gunningscriterium Prijs......................................................................................................... 26
6.2.1
Prijsvorming en prijsopgave controle jaarrekening...............................................................27
6.2.2
Workshops............................................................................................................................ 27
6.3
Gunningscriterium Kwaliteit.................................................................................................. 28
6.3.1
Controlefilosofie.................................................................................................................... 28
6.3.4
Natuurlijke adviesfunctie / communicatie..............................................................................29
6.3.5
Bijdrage zelfcontrolerend vermogen.....................................................................................29
6.3.6
Adviespotentieel................................................................................................................... 30
6.4
Presentatie............................................................................................................................ 31
Bijlagen 1 t/m 14................................................................................................................................... 32 Bijlage 1 Controlelijst......................................................................................................................... 33 Bijlage 2 Uniform Europees Aanbestedingsdocument...................................................................34 Bijlage 3 Akkoordverklaring programma van eisen........................................................................35 Bijlage 4 Conceptovereenkomst....................................................................................................... 36 Bijlage 5 VNG Model Algemene inkoopvoorwaarden leveringen en diensten regio NoordHolland-Noord incl. addendum........................................................................................................ 37 Bijlage 6 Social Return On Investment (SROI).................................................................................38 Bijlage 7 Referentie............................................................................................................................
40 Bijlage 8 Beroepsgroep der Registeraccountants...........................................................................42 Bijlage 9 Gunningscriteria................................................................................................................. 43 Bijlage 10 Prijsoverzicht.................................................................................................................... 44 Bijlage 11 Verklaring in geval van combinatie.................................................................................45 Bijlage 12 Verklaring in geval van onderaanneming.......................................................................46 Bijlage 13 Beschrijving van de organisatie..................................................................................48 Ambtelijke organisatie....................................................................................................................... 48 Financiën.......................................................................................................................................... 49
3
Onderwerp Referentie: 2021-013323
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
Begripsbepalingen Aanbestedende dienst De gemeente Den Helder of ‘de gemeente’. Gunningscriterium Het gunningscriterium is de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) waarbij het criterium beste prijs kwaliteitsverhouding wordt gehanteerd. Gegadigde Degenen die deze offerteaanvraag hebben gedownload van www.tenderned.nl. Inschrijver De onderneming die naar aanleiding van de offerteaanvraag een inschrijving heeft ingediend. Offerteaanvraag Dit document met de beschrijving van de op te dragen werkzaamheden, de daarbij behorende gegevens, technische specificaties en de door de gemeente te hanteren voorwaarden waaraan de inschrijver gedurende de uitvoering van de opdracht moet voldoen. Inschrijving Een door de inschrijver naar aanleiding van deze offerteaanvraag ingediende inschrijving. Onderaannemer De door de opdrachtnemer ingeschakelde en door de gemeente goedgekeurde onderopdrachtnemer. Opdrachtgever De gemeente Den Helder Opdrachtnemer De inschrijver met wie de overeenkomst afgesloten is. Proportionaliteit Het begrip ‘proportioneel’ betekent ‘in redelijke verhouding staan tot’. Meer concreet betekent dit in geval van aanbesteding van een opdracht, het in redelijke verhouding staan tot het voorwerp van de opdracht in termen van de aard en omvang van die opdracht.
Het proportionaliteitsbeginsel heeft betrekking op alle fasen van het aanbestedingsproces, dus van de keuze van de procedure, het aantal en de inhoud van de te stellen eisen tot en met de van toepassing te verklaren contractvoorwaarden. De reikwijdte van het proportionaliteitsbeginsel wordt in §3.1 van de gids Proportionaliteit (gids-P) nader toegelicht. Werkdagen Kalenderdagen, behoudens zater-, zon- en algemeen erkende feestdagen, waarop de overeengekomen werkzaamheden zullen worden verricht.
4
Onderwerp Referentie: 2021-013323
1
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
Algemeen
De gemeente Den Helder is een middelgrote gemeente in de Kop van Noord-Holland met ruim 56.500 inwoners. Voor meer informatie over de gemeente Den Helder wordt verwezen naar de website, www.denhelder.nl.
1.1
Inleiding
De gemeenteraad van de gemeente Den Helder nodigt u uit tot het uitbrengen van een inschrijving voor het aangaan van een overeenkomst in het kader van accountancydiensten, met de volgende diensten: a) De certificerende functie (inclusief single information single audit), deze is gericht op het verstrekken van (goedkeurende) verklaringen bij de jaarstukken inclusief de controle SiSa regelingen; b) De adviesfunctie gemeenteraad, deze vloeit voort uit en is onlosmakelijk verbonden met de certificerende functie; c) De adviesfunctie college van burgemeester en wethouders en management; d) Ondersteuning, deze omvat alle overige activiteiten die direct gericht zijn op de ondersteuning van de bestuurlijke, kaderstellende en controlerende organisatie. In de onderhavige offerteaanvraag is enige achtergrondinformatie verwerkt over de organisatie. Voor meer informatie zijn de volgende bescheiden via TenderNed beschikbaar: de financiële verordening 2017, de programmabegroting 2021, de programmarekening 2020, de kadernota 2022-2025, het beleidskader Weerstandsvermogen en risicomanagement 2019, de Nota Grondbeleid 2019, de nota Inkoopbeleid Gemeente Den Helder 2015, organisatiebesluit gemeente Den Helder. De inschrijvers kunnen deze informatie benutten om de inschrijving goed te kunnen laten aansluiten op het huidige behoefteniveau.
1.2
Doel van de aanbesteding en opdrachtomschrijving
De gemeente Den Helder is van plan om met één opdrachtnemer een overeenkomst aan te gaan voor de uitvoering van accountancydiensten. De gemeente Den Helder zoekt een accountant die tevens 'sparring partner' is, die ideeën levert over verbetering van planning- en controlinstrumenten, oog heeft voor de organisatie en systemen en de gemeente tevens ondersteunt in haar streven naar permanente kwaliteitsverbetering. Dit veronderstelt dat de inschrijver een uitgewerkte visie heeft op het 'wat' en 'hoe' van modern lokaal bestuur. Het betekent voorts dat de accountant bereid moet zijn in de gemeente Den Helder te investeren door inzet van topkwaliteit met betrekking tot expertise. De essentiële kenmerken van de leverancier zijn hierbij: innovatief vermogen, meedenken in oplossingen, effectieve samenwerking, zekerheid in beschikbaarheid en competitieve prijzen en condities.
5
Onderwerp Referentie: 2021-013323
1.3
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
Looptijd van de overeenkomst
De overeenkomst heeft een looptijd van drie jaar welke eenzijdig door de gemeente Den Helder maximaal één maal met twee optiejaren kan worden verlengd. De ingangsdatum van de overeenkomst is 1 juni 2022; het jaar 2022 is het eerste controlejaar. Uiterlijk vier maanden voor het verstrijken van de looptijd van de overeenkomst zal de gemeente Den Helder schriftelijk bekend maken of er gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheid tot verlenging. Indien de gemeente geen gebruik maakt van de mogelijkheid tot verlenging eindigt de overeenkomst van rechtswege zonder dat hiervoor opzegging vereist is. De gemeente Den Helder zal aan het einde van de overeenkomst de overeenkomst niet verlengen. De overeenkomst is aan het einde van de looptijd automatisch en van rechtswege beëindigd.
1.4
Communicatie
Vanuit uw organisatie moet het contact via één contactpersoon of zijn of haar plaatsvervanger verlopen. Beiden moeten volledige beslissingsbevoegdheid hebben en gemachtigd zijn namens de inschrijver op te kunnen treden. De communicatie tijdens het aanbestedingstraject vindt alleen via TenderNed (www.tenderned.nl) plaats via de centrale contactpersoon: Griffie, t.a.v. de heer R. de Jonge Het is niet toegestaan andere functionarissen over deze aanbesteding direct of indirect te benaderen op straffe van uitsluiting van deelname aan de aanbesteding.
1.5
Tegenstrijdigheden, onvolkomenheden en klachten
De aanbestedingsdocumenten zijn met de grootste mogelijke zorg opgesteld. Door een inschrijving in te dienen verklaren inschrijvers zich akkoord met de opzet en inhoud van de aanbestedingsprocedure zoals in deze inschrijving aanvraag is omschreven. Kan een inschrijver zich niet met de opzet en inhoud van de aanbestedingsprocedure verenigen of indien de inschrijver eventuele tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden constateert, dan dient deze inschrijver de gemeente hier vóór het indienen van de inschrijving op te attenderen. De gemeente zal per geval de eventuele gevolgen van de tegenstrijdigheden en / of onvolkomenheden beoordelen en aangeven hoe zij die gevolgen, indien mogelijk, zal proberen op te heffen. Gegadigden en inschrijvers die de gemeente hierop niet tijdig attenderen kunnen de gemeente op een later moment niet alsnog aanspreken op het feit dat de opzet en / of inhoud van de aanbestedingsprocedure naar hun mening niet juist is. De gemeente is niet aansprakelijk voor eventuele tegenstrijdigheden en / of onvolkomenheden.
1.5.1 Klachten Klachten over de aanbestedingsprocedure kunt u melden bij de Commissie van Aanbestedingsexperts. Op de website van de Commissie, http://www.commissievanaanbestedingsexperts.nl/, kunt u zien wie een klacht kan indienen en wanneer, waarover en hoe u een klacht kunt indienen.
6
Onderwerp Referentie: 2021-013323
1.6
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
Planning en termijnen
In onderstaande tabel is de planning opgenomen van deze aanbestedingsprocedure. U dient er rekening mee te houden dat deze planning eenzijdig (tussentijds) gewijzigd kan worden door de gemeente Den Helder. Hierover wordt u dan tijdig geïnformeerd. De wettelijk verplichte minimumtermijnen zullen te allen tijde gerespecteerd worden.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Planning Publicatie www.tenderned.nl Indienen vragen tot uiterlijk 23.59 uur Publicatie Nota van Inlichtingen Sluiting inschrijving termijn 12.00 uur Opening inschrijvingen en opstellen proces-verbaal Presentaties Brieven voornemen gunning en afwijzing Behandeling aanwijzing in Bestuur en Middelen Aanwijzing gemeenteraad Ondertekening overeenkomst Ingangsdatum overeenkomst
Datum Woensdag 29 september 2021 Maandag 11 oktober 2021 Donderdag 21 oktober 2021 Donderdag 18 november 2021 Donderdag 18 november 2021 Donderdag 16 december 2021 Donderdag 13 januari 2022 Januari / februari 2022 februari 2022 maart 2022 1 juni 2022
7
Onderwerp Referentie: 2021-013323
2
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
Aanbestedingsprocedure
De gemeente Den Helder heeft ervoor gekozen de opdracht aan te besteden door middel van een Europese openbare aanbesteding. Een aanbesteding volgens de Europese procedure is een aanbesteding waarvoor een onbeperkt aantal ondernemers zich aan kan melden en op kan inschrijven. De gemeente Den Helder heeft gekozen voor deze procedure vanwege de omvang van de opdracht. De gemeente controleert of de inschrijvers voldoen aan de vooraf bekend gemaakte minimumeisen en gunt de opdracht vervolgens aan één van de inschrijvers op basis van vooraf bekend gemaakte geschiktheidseisen en gunningscriteria.
2.1
Toepasselijkheid aanbestedingsrichtlijnen
De aanbesteding voor deze overeenkomst vindt plaats volgens de bepalingen van de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 van 1 juli 2016.
2.2
Inlichtingen en Nota van Inlichtingen
Indien er naar aanleiding van deze offerteaanvraag vragen zijn, kunnen deze via TenderNed uiterlijk tot 11 oktober 2021 voor 23.59 uur aan de gemeente Den Helder kenbaar worden gemaakt. Vragen over het VNG Model Algemene inkoopvoorwaarden leveringen en diensten regio NoordHolland-Noord incl. addendum welke is vastgesteld door het college van Burgemeester en Wethouders d.d. 27 juni 2017 en de concept overeenkomst kunt u stellen en zullen in de Nota van inlichtingen beantwoord worden. De gemeente Den Helder verzoekt u een vraag per veld in te dienen en niet meerdere vragen bij elkaar te zetten. Tevens verzoeken wij u direct een tekstvoorstel in te dienen. De vragen worden beantwoord in een Nota van Inlichtingen, welke via TenderNed aan alle geïnteresseerden zal worden verzonden. De vragen en de daarop gegeven antwoorden moeten worden beschouwd als integraal onderdeel van de aanbestedingsdocumenten. Telefonische vragen of op een andere dan de voorgeschreven wijze gestelde vragen worden niet beantwoord.
2.3
Wijze van aanbieden van de inschrijving
Alleen inschrijvingen, die volledig volgens onderstaande voorwaarden zijn opgemaakt en ingezonden, worden in behandeling genomen. Inschrijvingen die hier niet aan voldoen, worden niet geëvalueerd. Indien dit het geval is wordt u hierover schriftelijk geïnformeerd onder vermelding van de reden. Door een inschrijving in te dienen verklaart u zich akkoord met de opzet en inhoud van de aanbestedingsdocumenten en met het Programma van Eisen, hoofdstuk 3. De inschrijving dient uiterlijk op 18 november 2021 om 12.00 uur in het bezit te zijn van de gemeente Den Helder. Schriftelijk, per fax of per e-mail ingediende inschrijvingen worden niet geaccepteerd en verder uitgesloten van deelname. Het risico van vertraging, bijvoorbeeld door een internetstoring o.a. op www.tenderned.nl ten tijde van het sluiten van de kluis, berust bij de inschrijver.
8
Onderwerp Referentie: 2021-013323
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
De inschrijving dient te voldoen aan de volgende eisen: De inschrijving moet voorzien zijn van originele rechtsgeldige handtekeningen. De inschrijving moet worden ondertekend door een of meer personen die bevoegd zijn de inschrijvende onderneming te binden. Die bevoegdheid moet kunnen worden vastgesteld aan de hand van een uittreksel uit het handelsregister, zo nodig aangevuld met een bevoegdelijk ondertekende en bijgevoegde adequate volmacht. In geval van inschrijving door een samenwerkingsverband (Combinatie) wordt de inschrijving door alle deelnemers aan het samenwerkingsverband ondertekend. Daarnaast wordt een deelnemer van het samenwerkingsverband gevolmachtigd door alle andere leden ervan om rechtsgeldig te handelen en ondertekenen namens het gehele samenwerkingsverband; De inschrijving moet zowel qua samenstelling als qua volgorde zijn opgebouwd uit de onderdelen die zijn opgesomd in de controlelijst (zie bijlage 1); Wij verzoeken u, t.b.v.
interne archiveringsdoeleinden, de bestandsnaam van de documenten die u voor uw inschrijving indient aan te vullen met uw bedrijfsnaam; Het is niet toegestaan andere informatie bij de inschrijving te voegen dan hetgeen waarom in deze offerteaanvraag is gevraagd; De inschrijver mag de gegevens die door de gemeente Den Helder in deze offerteaanvraag ter beschikking zijn gesteld, uitsluitend gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt.
2.4
Algemene (inkoop)voorwaarden
Op deze offerteaanvraag en overeenkomst is uitsluitend het bijgevoegde VNG Model Algemene inkoopvoorwaarden leveringen en diensten regio Noord-Holland-Noord incl. addendum d.d. 27 juni 2017 van toepassing. Opdrachtnemersvoorwaarden, branchevoorwaarden of andere voorwaarden worden door de gemeente Den Helder uitdrukkelijk van de hand gewezen. De specifieke bepalingen zoals opgenomen in deze offerteaanvraag prevaleren boven de inkoopvoorwaarden zoals opgenomen in de bijlagen. Indien van toepassing prevaleert de informatie in de Nota van Inlichtingen boven de algemene inkoopvoorwaarden zoals opgenomen in de bijlagen.
2.5
Gestanddoeningstermijn
De inschrijving heeft een minimale geldigheidsduur van 3 maanden die ingaat op de sluitingsdatum voor het indienen van de inschrijving. Gedurende deze periode is het aanbod onherroepelijk. Daarnaast kan de gemeente Den Helder verzoeken de termijn van gestanddoening te verlengen. Aan een zodanig verzoek kan door de inschrijver geen aanspraak op de opdracht worden ontleend. In het geval van een kort geding eindigt de termijn van gestanddoening 8 dagen na de dag waarop in eerste aanleg is beslist.
2.6
Nederlandse taal
Inschrijvingen zijn gesteld in het Nederlands. Tijdens het aanbestedingstraject wordt uitsluitend de Nederlandse taal gebruikt in woord en geschrift. Dit geldt tevens voor de contractuitvoering.
2.7
Inschrijving onder voorwaarden
Indien aan een inschrijving voorwaarden of voorbehouden zijn verbonden is de inschrijving ongeldig en wordt deze terzijde gelegd.
2.8
Eenmalig inschrijven 9
Onderwerp Referentie: 2021-013323
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
Iedere onderneming mag maximaal één keer meedoen in de aanbestedingsprocedure, hetzij zelfstandig, hetzij als onderdeel van een Combinatie (samenwerkingsverband). Onder onderneming wordt niet alleen verstaan de inschrijvende rechtspersoon, maar tevens alle (rechts-)personen waarmee een juridisch, economisch en/of fiscaal verband bestaat dan wel een eenheid wordt gevormd of tot hetzelfde concern behoren. Er is sprake van een concern wanneer een aantal ondernemingen onder een gemeenschappelijke leiding staat en als eenheid optreedt. De enige uitzondering die de gemeente Den Helder hierop maakt is in het geval waarin de juridische verbondenheid de eerlijke mededinging op geen enkele wijze kan schaden. Indien een onderneming van oordeel is dat daarvan sprake is, dient hij die situatie tijdig, minimaal 14 dagen voor de sluitingsdatum, en onderbouwd aan de gemeente Den Helder voor te leggen. Het is wel toegestaan om als onderaannemer voor meerdere hoofdaannemers te werken.
2.9
Inschrijving opening
De opening van de inschrijvingen is niet openbaar. Van de opening van de inschrijvingen wordt een proces-verbaal opgesteld dat via TenderNed aan de inschrijvers wordt verstrekt.
2.10 Wijze van beoordelen Na de sluitingsdatum van de inschrijvingstermijn vindt het beoordelingsproces in een aantal stappen plaats. Eerst wordt vastgesteld of de inschrijving is ingediend volgens de voorwaarden en de wijze van aanbieden zoals beschreven in dit hoofdstuk 2. Indien de inschrijving onjuist of onvolledig is ingediend, wordt deze door de gemeente Den Helder niet verder in behandeling genomen. Ten tweede vindt de beoordeling plaats van de inschrijver aan de hand van de in hoofdstuk 4 gestelde minimumeisen. Indien de inschrijving onjuist of onvolledig is ingediend, wordt deze door de gemeente Den Helder niet verder in behandeling genomen. Ten derde vindt de beoordeling plaats van de inschrijver aan de hand van de in hoofdstuk 5 gestelde geschiktheidseisen. Indien de inschrijving onjuist of onvolledig is ingediend, wordt deze door de gemeente Den Helder niet verder in behandeling genomen. Ten vierde wordt de inschrijving beoordeeld op basis van de in hoofdstuk 6 beschreven gunningscriterium Economisch meest voordelige inschrijving waarbij het criterium beste prijs-kwaliteitsverhouding wordt gehanteerd. De inschrijver die de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan komt voor gunning van de opdracht in aanmerking.
2.11 Prijsonderhandeling De Gemeente voert bij gunning geen prijsonderhandelingen. Dit houdt in dat de prijs volledig wordt bepaald door de ingediende inschrijving en dat de inschrijver van de inschrijving slechts één gelegenheid krijgt om tegen een concurrerende prijs inschrijving uit te brengen.
10
Onderwerp Referentie: 2021-013323
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
2.12 Voorbehouden en Inschrijvingskosten Deze offerteaanvraag wordt kosteloos ter beschikking gesteld. Uitgenodigde partijen, inschrijvers en/of de geselecteerde inschrijver ontvangen van de gemeente Den Helder geen enkele vergoeding voor kosten, schade of gederfde winst inzake het uitbrengen van een inschrijving. De gemeente Den Helder behoudt zich te allen tijde het recht voor de aanbesteding tijdelijk of definitief te beëindigen. Eventuele schade en kosten in verband met de beëindiging zijn voor rekening van de inschrijver. Indien de gemeente Den Helder besluit tot intrekking van de aanbesteding, om redenen die niet door een of meerdere inschrijvers of gegadigden is veroorzaakt zal de gemeente Den Helder een passende inschrijfvergoeding overwegen.
2.13 Gunning Gelijktijdig met het bekendmaken van de gunningsbeslissing aan degene met wie de overeenkomst gesloten wordt, zullen de afgewezen inschrijvers van die beslissing in kennis worden gesteld. Zij ontvangen daarover een bericht met een motivering voor de reden van afwijzing. De afgewezen inschrijvers worden in de gelegenheid gesteld om binnen 20 kalenderdagen na verzending van de voorgenomen gunningbeslissing een kort geding aanhangig maken bij de bevoegde rechter. Indien niet binnen deze termijn van 20 kalenderdagen een kort geding dagvaarding correct is betekend, gaat de gemeente Den Helder over tot definitieve gunning van de opdracht. Om te voorkomen dat een uitgebrachte dagvaarding de gemeente Den Helder niet tijdig bereikt, dient de inschrijver zo spoedig mogelijk een digitaal afschrift van de betekende dagvaarding in kort geding te e-mailen naar: r.de.jonge@denhelder.nl in cc aan inproces@denhelder.nl ovv het referentienummer van deze aanbesteding. Indien de afgewezen inschrijvers niet, niet tijdig of niet correct een kort geding aanhangig maken, dan worden zij geacht uitdrukkelijk afstand te hebben gedaan van hun recht om de voorgenomen gunningbeslissing door de rechter te laten toetsen en zijn zij niet-ontvankelijk in hun vorderingen indien zij alsnog een kort geding of een andere juridische procedure aanhangig maken.
Indien gemeente Den Helder de winnende inschrijver in kennis heeft gesteld van het feit dat een kort geding aanhangig is gemaakt, dan dient de winnende inschrijver in deze kortgedingprocedure te interveniëren, op straffe van verval van recht om nog op te mogen komen tegen een eventueel gewijzigd gunningvoornemen. Indien er op de voorgeschreven wijze een kort geding aanhangig wordt gemaakt, dan wacht gemeente Den Helderde uitkomst van dat kort geding af alvorens over te gaan tot definitieve gunning. Indien de gemeente Den Helder na een, al dan niet uitvoerbaar bij voorraad verklaarde, uitspraak in eerste aanleg in kort geding, overgaat tot gunning en deze uitspraak in hogere instantie(s) of in een bodemprocedure wordt vernietigd of zijn betekenis verliest, dan leidt dat –ongeacht de vervolgens door de gemeente Den Helder te nemen besluiten of te ondernemen stappen naar aanleiding van de dan geldende situatie –niet tot enige aansprakelijkheid van de gemeente Den Helder. Eventuele kortgedingprocedures dienen aanhangig te worden gemaakt bij de bevoegde civiele rechter van de rechtbank Noord-Holland te Haarlem. De gunning is pas definitief indien er een definitieve gunningbeslissing is verzonden. Het staat de gemeente Den Helder vrij de opdracht niet te gunnen of aan een andere partij te gunnen indien met de winnende inschrijver geen overeenstemming wordt bereikt.
11
Onderwerp Referentie: 2021-013323
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
2.14 Ontbinding Aanvullend op het bepaalde in artikel 25 van het VNG Model Algemene inkoopvoorwaarden leveringen en diensten regio Noord-Holland-Noord incl. addendum d.d. 27 juni 2017 heeft de Gemeente het recht de (Raam)overeenkomst en/of Deelopdrachten met onmiddellijke ingang zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling door middel van een schriftelijke kennisgeving aan opdrachtnemer te ontbinden indien: a) opdrachtnemer bij de uitvoering van de opdracht niet (langer) voldoet aan de gestelde minimum- en geschiktheidseisen; b) een gerechtelijke procedure aanhangig is gemaakt tegen Gemeente dan wel een gerechtelijk vonnis is gewezen in verband met de Europese openbare aanbestedingsprocedure die vooraf is gegaan aan de totstandkoming van deze Raam(overeenkomst). c) bij gerechtelijk vonnis de Overeenkomst gedeeltelijk nietig is verklaard dan wel is vernietigd. 2. Ontbinding van de Overeenkomst dan wel gehele of gedeeltelijke nietigheid of vernietiging van de Overeenkomst kan over en weer nooit tot schadeplichtigheid leiden voor Partijen.
2.15 Boete In aanvulling op hetgeen is bepaald in het VNG Model Algemene inkoopvoorwaarden leveringen en diensten regio Noord-Holland-Noord incl. addendum d.d. 27 juni 2017 wordt het volgende bepaald: Indien de inschrijver de dienstverlening niet uitvoert conform de wijze waarop dit in zijn inschrijving bij de gunningscriteria is beschreven, wordt de fictieve korting 1,5 maal verbeurd. De gemeente Den Helder zal de inschrijver hiervoor eerst in gebreke stellen en een hersteltermijn van 4 weken bieden. Indien na 4 weken de inschrijver de dienstverlening alsnog niet uitvoert conform de wijze waarop dit in zijn inschrijving bij de gunningscriteria is beschreven zal de boete in mindering worden gebracht op de volgende te betalen factuur.
12
Onderwerp Referentie: 2021-013323
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
3
Programma van Eisen
3.1
De accountancyfunctie algemeen
Datum 29-09-2021
De omvang van de dienstverlening bestaat uit de hierna genoemde onderdelen: a) De certificerende functie (inclusief single information single audit), deze is gericht op het verstrekken van (goedkeurende) controleverklaringen bij de jaarstukken en de SiSaverantwoordingen; b) De adviesfunctie aan gemeenteraad, deze vloeit voort uit en is onlosmakelijk verbonden met de certificerende functie; c) De adviesfunctie aan college van burgemeester en wethouders en management; d) Ondersteuning, deze omvat alle overige activiteiten die direct gericht zijn op de ondersteuning van de bestuurlijke, kaderstellende en controlerende organisatie. Deze onderdelen vormen het basispakket waarvoor de overeenkomst wordt afgesloten. Eventueel kunnen aanvullende opdrachten worden verstrekt voor specialistische adviezen of het leveren van administratieve ondersteuning. Afhankelijk van de situatie wordt hiervan in meer of mindere mate gebruik gemaakt. De gemeente Den Helder behoudt zich het recht voor om op inhoudelijke, organisatorische en / of financiële gronden (aanvullende) leveringen/diensten te vragen van andere leveranciers.
3.2
De accountancyfunctie per onderdeel
3.2.1 De certificerende functie (inclusief single informatie single audit) Het hoofdbestanddeel van de werkzaamheden betreft het certificeren van de jaarrekening van de gemeente Den Helder en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. De inschrijver stelt jaarlijks een controleplan op en voert hierover overleg met de auditcommissie, de griffier en zonodig de concerncontroller. De controlewerkzaamheden worden vooraf afgestemd met de concerncontroller en de medewerkers Verbijzonderde Interne Controle. Voorafgaand aan de controlewerkzaamheden worden afspraken gemaakt omtrent de door de gemeente aan de accountant beschikbaar te stellen informatie. Er wordt belang gehecht aan rechtstreeks contact door de accountant met de ambtelijke organisatie tijdens de controle(s), maar wel op een gestructureerde wijze en (onder andere) daarmee een beperking van de belasting van de ambtelijke organisatie tijdens de uitvoering van de controlewerkzaamheden. De te verrichten werkzaamheden en de daarop aansluitende verslaggeving dienen de planning en controlcyclus van de gemeente Den Helder te volgen binnen de door het presidium van de gemeenteraad vastgestelde tijdslimieten. De controle op de jaarrekening wordt tijdig uitgevoerd zodat de gemeenteraad uiterlijk in de eerste week van de maand mei beschikt over de controleverklaring én het verslag van bevindingen.
Inschrijver is aanwezig bij de vergaderingen van de auditcommissie waarin de jaarrekening wordt behandeld. Zoals in art 213 van de Gemeentewet is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant gericht zijn op het afgeven van een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. Daartoe behoort: de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;
13
Onderwerp Referentie: 2021-013323
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
de juistheid van het rechtmatigheidsverslag van het college van burgemeester en wethouders inzake het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, alsmede de in het controleprotocol opgenomen interne regelgeving, voor zover dit de besluitvorming van de gemeenteraad betreft inzake het financieel beheer; het in overeenstemming zijn van de door het college van burgemeester en wethouders opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten); de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; onrechtmatigheden in de jaarrekening.
De beoordeling van de getrouwheid van de jaarrekening incl. de rechtmatigheidsverantwoording houdt rekening met overeenstemming met actuele wet- en regelgeving en met de begroting. Onder wet- en regelgeving valt in ieder geval: De Gemeentewet; Het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV); De Financiële verordening gemeente Den Helder, ex artikel 212 Gemeentewet; Het gemeentelijk treasurystatuut; De Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO); Het Besluit Leningvoorwaarden Decentrale Overheden; Wet houdbare overheidsfinanciën Wet verplicht schatkistbankieren decentrale overheden De Wet Gemeenschappelijke Regelingen (WGR); Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector; De Mededingingswet; Wet markt en overheid; De regelingen die vallen onder het Besluit Single Informatie en Single Audit (SiSa); De gemeentelijke verordeningen. Daarnaast wordt als algemeen aanvaard beschouwd dat raads- en collegebesluiten voor zover die algemeen geldende regelingen betreffen, daar eveneens onder vallen. Bij dit alles gaat het alleen om wet- en regelgeving van financiële aard of met financiële consequenties.
Conform de richtlijnen van de Minister van Binnenlandse Zaken legt het college van burgemeester en wethouder de hiervoor bedoelde wet- en regelgeving vast in een normenkader, dat ter kennisneming wordt gebracht aan de gemeenteraad, ten behoeve van de controlerende accountant. Voor de inrichting van de accountantscontrole en de rapportages wordt verder verwezen naar: Het Besluit Accountantscontrole decentrale overheden (Bado); De wet- en regelgeving betreffende Single Information Single Audit, alsmede de Nota verwachtingen accountantscontrole; De controleverordening van de Gemeente Den Helder, ex artikel 213 Gemeentewet. Voorts stelt de gemeenteraad (meer)jaarlijks een controleprotocol vast ten behoeve van de accountantscontrole. Het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening. De inschrijver accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in.
De inschrijver controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties en financiële beheershandelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie. De inschrijver richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties, statische deelwaarnemingen en extrapolaties. Bij de controle worden de toleranties gehanteerd zoals vastgelegd in artikel 2, lid 1 in samenhang met artikel 5, lid 1 van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.
14
Onderwerp Referentie: 2021-013323 Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% van de totale lasten) Onzekerheden in de controle (% van de totale lasten)
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten Goedkeurend
Beperking
Datum 29-09-2021 Oordeelonthouding
≤ 1%
>1%<3%
-
≤ 3%
>3%<10%
≥ 10%
Afkeurend ≥ 3% -
Voor de rapporteringstolerantie stelt de raad als maatstaf dat inschrijver elke fout of onzekerheid ≥ € 100.000 rapporteert. Naast deze rapporteringstolerantie gelden vanuit de Wet accountantscontrole decentrale overheden (artikel 5, lid 4) ten behoeve van de hieronder vallende regelingen afwijkende toleranties t.w.: a. € 12.500 indien de lasten kleiner dan of gelijk aan € 125.000 zijn; b. 10% indien de lasten groter dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000 zijn; c. € 125.000 indien de lasten groter dan € 1.000.000 zijn. In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het college van burgemeester en wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen. Indien instanties reviews uitvoeren bij de accountant om te beoordelen of de door hem verstrekte accountantsverklaring op een deugdelijke grondslag is gebaseerd, rekening houdende met de geldende wet- en regelgeving, worden deze reviews geacht te vallen onder het interne kwaliteitssysteem van de accountant. De accountant zal hiervoor geen kosten in rekening brengen.
Overeenkomstig de Gemeentewet wordt omtrent de controle een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het college van burgemeester en wethouders. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen. Het conceptverslag van bevindingen wordt vooraf besproken met de directie, de concerncontroller en de wethouder financiën. In het kader van de single-audit gedachte dient bij de controle ook een oordeel over de juiste toepassing van de regelgeving te worden gegeven. Tevens dienen risico´s die de gemeente loopt enerzijds gerelateerd aan de opgemaakte jaarrekening en anderzijds uit hoofde van gewijzigde externe ontwikkelingen die van invloed (kunnen) zijn op de gemeentelijke exploitatie, actief gesignaleerd te worden. De ingevulde SiSa-bijlage verantwoordingsinformatie maakt onderdeel uit van de toelichting op de jaarrekening en valt daarom onder de integrale controle van de jaarrekening. Tussentijdse controle Jaarlijks, in de maand september, wordt door de inschrijver een tussentijdse controle gehouden. De vereiste controle is een controle op hoofdlijnen en op de administratieve organisatie en interne controle.
Vereist wordt een interim-controle met als doel het vergroten van de efficiency, effectiviteit en het versnellen van de eindejaar controle, onder meer door het creëren van mogelijkheden voor een tussentijdse bijsturing. De inschrijver voert voorafgaand aan de controlewerkzaamheden overleg met de auditcommissie over het aangeven van enkele specifieke aandachtspunten voor deze tussentijdse controle. De inschrijver wordt hiervoor uitgenodigd in de vergadering van de auditcommissie. Van de tussentijdse controle wordt verslag gedaan in de vorm van een rapportage. Deze rapportage wordt uiterlijk in de eerste week van november van het desbetreffende kalenderjaar aan de raad aangeboden. De inschrijver bespreekt de concept-rapportage vooraf met de directie, de concerncontroller en de wethouder financiën.
15
Onderwerp Referentie: 2021-013323
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
De rapportage naar aanleiding van de tussentijdse controle omvat minimaal bevindingen - en waar nodig concrete adviezen of aanbevelingen - over: het functioneren van de administratieve organisatie; de kwaliteit van het planning- en controlinstrumentarium; de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking; de kwaliteit van de bedrijfsvoering / financiële processen; een risico-analyse als vooruitblik op de jaarrekening; specifieke aandachtspunten, door de gemeente aan te geven; vooruitgang uitvoering ic-plan. De inschrijver beoordeelt de voortgang van de aanbevelingen uit voorgaande jaren aan de hand van de door de gemeente geactualiseerde stand van zaken. Deze beoordeling maakt deel uit van de rapportage tussentijdse controle.
3.2.2 Afzonderlijke verklaringen Tot de opdracht behoort ook het afgeven van afzonderlijke verklaringen voor specifieke uitkeringen en andere verantwoordingen die worden gevraagd door de rijksoverheid en andere instanties voor zover deze niet vallen onder de regeling SiSa. Van de inschrijver wordt verwacht dat deze verklaringen en overige controles, in overleg met de verantwoordelijke bedrijfsonderdelen, worden opgesteld/uitgevoerd binnen de daarvoor vastgestelde termijnen en conform hetgeen hierover is vastgelegd in de voorschriften van de subsidieverstrekker. De afzonderlijke verklaringen dienen tegen dezelfde uurtarieven, welke zijn geoffreerd in het gunningscriterium 6.1.1 Prijs controle jaarrekening, uitgevoerd te worden. De werkzaamheden worden vooraf gegaan door een door de concerncontroller geaccordeerde offerte met een vaste prijs. Op de offerte geeft de inschrijver minimaal aan: * een heldere omschrijving van de werkzaamheden die worden aangemerkt als ‘meerwerk’; * de periode waarin het ‘meerwerk’ wordt uitgevoerd en opgeleverd; * de uren per functiesoort die hiervoor nodig zijn; * de tarieven per functiesoort.
3.2.3 Adviesfunctie gemeenteraad Deze onlosmakelijk aan de certificerende functie verbonden activiteit omvat adviezen van beperkte omvang die een directe relatie hebben met de rapportages en zich daarin uitkristalliseren. Deze advisering vindt plaats op eigen initiatief van de inschrijver, dan wel op verzoek van de gemeente. In dit verband kan onder andere gedacht worden aan adviezen die: een logisch gevolg zijn van de controlebevindingen; een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van de besprekingen van de (concept)rapportages; betrekking hebben op ontwikkelingen binnen de organisatie, zoals andere werkwijzen en de inrichting van de administratieve organisatie; voortvloeien uit ontwikkelingen op het vakgebied; voortvloeien uit informatie op het gebied van wet- en regelgeving. De natuurlijke adviesfunctie appelleert in hoge mate aan het adviespotentieel van de accountant. Hierbij wordt in het bijzonder bedoeld de kennis en ervaring op het terrein van ontwikkelingen in de gemeentelijke regelgeving. Ook de mate waarin de inschrijver binnen zijn eigen organisatie kan terugvallen op voor de gemeente relevante deskundigheid.
16
Onderwerp Referentie: 2021-013323
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
3.2.4 Adviesfunctie college van burgemeester en wethouders en management Deze functie omvat het gevraagd en ongevraagd adviseren van het college van burgemeester en wethouders en het management. Het gaat om alle activiteiten voor zover een relatie aanwezig is met de taakuitoefening van de inschrijver, zoals: de opzet en werking van de administratieve organisatie; ontwikkeling van instrumenten voor de controlfunctie; (verbijzonderde) interne controle; doelmatigheid van ingezette middelen; informatievoorziening en automatisering; subsidiemogelijkheden; fiscale aangelegenheden; risicomanagement. Bij ontwikkelingen op gebieden van financieel beheer, administratieve organisatie en interne controle wordt van de inschrijver een kritische, actief meedenkende, adviserende en ondersteunende rol verwacht. In dit licht wordt de accountant gezien als een ‘sparring partner’ die ideeën kan en wil leveren over verbetering van instrumenten en daarbij tevens oog heeft voor de organisatorische en beheersconsequenties. De uitvoering dient op eigen initiatief van de inschrijver, dan wel op verzoek van de gemeente Den Helder plaats te vinden. Het betreft adviezen van beperkte omvang. De adviezen moeten oplossingsgericht en op de Helderse situatie toegespitst zijn.
Gezien het karakter van de natuurlijke adviesfunctie zal van inschrijver gevraagd worden binnen een week en bij calamiteiten direct na verzoek van de gemeente beschikbaar te zijn. Inschrijver zal voor de natuurlijke adviesfunctie geen aanvullende kosten in rekening brengen.
3.2.5 Bijzondere adviezen Deze functie omvat incidentele adviezen van grotere omvang en van meer specialistische aard binnen het ruim gedefinieerde vakgebied accountancy. De uitvoering van het onderzoek en het naar aanleiding daarvan uit te brengen advies vindt eerst plaats nadat een schriftelijke opdracht met probleemformulering en verwacht resultaat is verstrekt. Bij de opdrachtformulering wordt de wijze van inzet geregeld, wat kan bestaan uit het participeren in overlegsituaties of het zelfstandig uitvoeren van opdrachten. Dit type adviezen is niet exclusief voorbehouden aan de beoogde leverancier, maar kan ook aan andere bureaus worden opgedragen.
3.2.6 Bestuurlijke ondersteuning De ondersteuning omvat overige activiteiten gericht op de ondersteuning van de bestuurlijke organisaties. Gedacht kan worden aan: het op verzoek bijwonen van de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders, de auditcommissie, de raadscommissie Bestuur en Middelen, de rekenkamercommissie en de gemeenteraad; overleg met de portefeuillehouder financiën, de directie en/of concerncontroller; het op verzoek geven van informatie aan en adviseren van het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad. Hieronder vallen ook onderzoeken en controles die niet relevant zijn voor de certificerende en adviesfuncties zoals hiervoor beschreven. Het kan hier gaan om bijvoorbeeld opdrachten met betrekking tot AO-beschrijvingen, organisatie-adviezen, vermeende fraudes, etc. Totstandkoming van aanvullende opdrachten geschiedt op basis van een schriftelijke inschrijving en schriftelijke opdracht welke vooraf door de griffier (voor wat opdrachten van de raad betreft) of de concerncontroller (voor wat opdrachten van het college van burgemeester en wethouders betreft) 17
Onderwerp Referentie: 2021-013323
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
wordt verstrekt. In de aparte inschrijving worden de uurprijzen gehanteerd die opgenomen zijn in de uurtarieven bij de inschrijfstaat voor de jaarrekeningcontroles. Zie gunningscriterium 6.1.2 Daar waar de opdracht een bijzonder specialisme vereist, kan voor die werkzaamheden een apart uurtarief gehanteerd worden. Overigens behoudt de gemeente zich het recht voor om de overige diensten ook door anderen dan de leverancier te laten uitvoeren.
3.3
Specifieke en functionele eisen
De inschrijver dient om zijn controletaak adequaat te kunnen uitvoeren over voldoende kennis en ervaring te beschikken op het gebied van (Nederlandse) Gemeenten specifieke wet- en regelgeving op een breed terrein; van onderwijswetgeving tot milieuwetten, van comptabiliteitsvoorschriften tot fiscale regelgeving. Er wordt uitgegaan van onderstaande criteria: Algemeen De accountantsfunctie is gericht op de certificering en daarmee samenhangende advisering en ondersteuning. Voor deze functie is ruime kennis en ervaring op het gebied van wet- en regelgeving met betrekking tot de Nederlandse Gemeenten noodzakelijk. Het gaat hier om het totale brede terrein van het gemeentelijke beleid en het gemeentelijke beheer.
De inschrijver dient over brede kennis en ervaring te beschikken over het functioneren van complexe middelgrote gemeentelijke organisaties en bijbehorende specifieke bedrijfsonderdelen. Met de uitoefening van deze functie dient een bijdrage te worden geleverd aan de kwaliteitsontwikkeling van de gemeentelijke organisatie.
Voor zowel de certificerende als de adviesfunctie dient de inschrijver te beschikken over: Een open en kritische houding t.o.v. de te controleren organisatie; Een sterk ontwikkelde adviesorganisatie welke in staat is de genoemde processen met kennis en mankracht te ondersteunen; Sterk ontwikkelde kennis op het gebied van IT-auditing; Goede sociale vaardigheden en het vermogen om effectief te kunnen communiceren met alle actoren in het proces. De inschrijver dient: zijn onafhankelijke, onpartijdige en kritische rol te waarborgen; professioneel te zijn: d.w.z. kennis van zaken hebben, ervaring uitstralen, afspraken nakomen, communicatief goed onderlegd zijn, een zakelijke en open houding ten opzichte van de organisatie hebben; belangenverstrengeling te voorkomen. Bij afstoting van activiteiten naar andere organisaties die dezelfde accountant hebben, dient de mogelijkheid te bestaan de personele bezetting daarop aan te passen. Dit geldt eveneens indien concurrerende organisaties, dan wel derden waarmee de gemeente Den Helder een bezwarenprocedure c.q. een (juridisch) geschil voert, tot de cliëntenportefeuille van de accountant behoren.
18
Onderwerp Referentie: 2021-013323
3.4
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
Rapportages
De inschrijver dient de rapportages transparant op te stellen d.w.z. dat de bevindingen duidelijk te volgen zijn, een consistente gedragslijn wordt gevolgd, tekortkomingen en risico’s tijdig worden gesignaleerd en hierbij oplossingsgerichte adviezen worden verstrekt. Hij dient onderwerpen als een inleiding, accountantsverklaring, ontwikkelingen, verslaglegging, balans, overige bevindingen op te nemen. Uit de rapportages moet duidelijk blijken dat hij kritisch is naar de organisatie, die hij goed kent. Tevens dient hij positieve ontwikkelingen die in het oog springen in zijn rapportage op te nemen. De inschrijver beoordeelt de voortgang van de aanbevelingen uit voorgaande jaren aan de hand van de door de gemeente geactualiseerde stand van zaken. Deze beoordeling maakt deel uit van de rapportage tussentijdse controle. De gemeente hecht sterke waarde aan het tijdig beschikbaar zijn van de rapportages voor de bestuurlijke behandelingen. Voor de uiterlijke termijnen wordt verwezen naar paragraaf 3.2.1.
3.5
Samenstelling controleteams
De gemeente Den Helder stelt de volgende eisen t.a.v. het controleteam: De samenstelling van het team is zodanig dat de voor een adequate dienstverlening benodigde specialismen in het team vertegenwoordigd zijn. Wisselingen in de samenstelling van het team dienen zoveel mogelijk te worden beperkt. De verantwoordelijk partner/eindverantwoordelijke en controleleider/ eerstverantwoordelijke voor de uitvoering van de controle blijven in principe gedurende de eerste drie jaren van de contractperiode dezelfde personen. De inschrijver heeft een adequaat kwaliteitsborgingsysteem. De kwaliteit van de kennisoverdracht van het controleteam in de organisatie is geborgd en de kennis onder de teamleden wordt actueel gehouden wordt. Het team dat de tussentijdse controle uitvoert dient uit efficiency oogpunt ook de eindcontrole uit te voeren. De medewerkers van de inschrijver beheersen de Nederlandse taal goed, in woord en geschrift. De partner en senior / eindverantwoordelijken dienen beiden minimaal RA te zijn. De controleleider dient minimaal 3 jaar ervaring te hebben in een vergelijkbare functie. Het staat de gemeente vrij om bij de inschrijver die in aanmerking komt voor gunning van de opdracht de cv’s van het voorgestelde controleteam op te vragen.
Indien hier volgens de gemeente Den Helder aanleiding toe is, staat de inschrijver open voor het in overleg anders samen stellen van het controleteam.
3.6
Communicatie/coördinatie
Interne communicatie (uitwisseling van kennis en ervaring) tussen controlemedewerkers is een noodzakelijke voorwaarde voor het uitvoeren van een efficiënte en effectieve controle. Vereist is een uitstekende coördinatie en afstemming tussen controlemedewerkers onderling en tussen controlemedewerkers en consultant. De inschrijver werkt met vaste aanspreekpunten en deze zijn goed bereikbaar. Om te voorkomen dat vragen aan de gemeente Den Helder dubbel of herhaaldelijk worden gesteld vindt de communicatie tijdens de controle plaats via de controleleider. Er dient uitsluitend te worden gewerkt volgens een van tevoren met de concerncontroller van de gemeente afgesproken planning.
19
Onderwerp Referentie: 2021-013323
3.7
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
Workshops
De gemeente Den Helder wenst de mogelijkheid te hebben om een maal per jaar een workshop voor de Raad en eenmaal per jaar een workshop voor de financiële medewerkers / ambtelijke organisatie door de inschrijver te laten verzorgen. De te behandelen onderwerpen en data worden door de gemeente Den Helder in overleg met de inschrijver bepaald. Voor deze workshops dienen realistische tarieven gehanteerd te worden die te herleiden zijn naar de prijzen zoals ingediend op het prijzenblad.
3.8
Evaluatie
Ten minste één maal gedurende de eerste drie jaar en uiterlijk zes maanden voor het verstrijken van de looptijd van de overeenkomst wordt de overeenkomst geëvalueerd. Van deze evaluatie maakt de gemeente Den Helder een schriftelijk verslag. In het geval opdrachtnemer wenst te reageren op het verslag, wordt deze reactie aan het verslag gehecht. Indien hiertoe aanleiding is kan de gemeente Den Helder verzoeken om extra evaluatiemomenten.
3.9
Meerwerk
Meerwerk wordt alleen uitgevoerd na voorafgaande uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de gemeente Den Helder om extra activiteiten te verrichten en wordt voorafgegaan door een geaccordeerde offerte. Op de offerte geeft de inschrijver minimaal aan: Een heldere omschrijving van de werkzaamheden die worden aangemerkt als ‘meerwerk’; De periode waarin het ‘meerwerk’ wordt uitgevoerd en opgeleverd; De uren per functiesoort die hiervoor nodig zijn; De tarieven per functiesoort. In het kader van meerwerk wordt als opdrachtgever verstaan: de griffier namens de gemeenteraad of de concerncontroller namens het college van burgemeester en wethouders en het management. De gemeente zal ontvangen facturen voor meerwerk, die niet vooraf en schriftelijk zijn geaccordeerd door de griffier danwel de concerncontroller, niet in behandeling nemen. De mate waarin tijdens de looptijd van de overeenkomst meerwerk wordt gefactureerd zal een belangrijke reden zijn om wel of geen gebruik te maken van de optie tot verlenging van de overeenkomst.
3.10 Facturering Facturering vindt als volgt plaats: Jaarrekeningcontrole: 1e termijn: 30% van de aanneemsom op 1 oktober van het boekjaar; 2e termijn: 50% van de aanneemsom op 1 april van het jaar volgend op het boekjaar; 3e termijn: 20% van de aanneemsom op 1 juni van het jaar volgend op het boekjaar of zoveel later nadat de verklaring is afgegeven. Bijzondere verklaringen en overige werkzaamheden: Binnen 30 dagen na afronding en goedkeuring van de werkzaamheden. Inschrijver geeft op haar factuur voor iedere verantwoording c.q. deelverantwoordingen en overige werkzaamheden aan: de werkzaamheden die verricht zijn; in welk tijdvak en t.b.v. welke uitkering/regeling; de uren per medewerker die hiervoor nodig waren; het functieniveau van de medewerker; het uurtarief per medewerker.
20
Onderwerp Referentie: 2021-013323
Betreft Offerteaanvraag Accountancydiensten
Datum 29-09-2021
De facturen dienen verzonden te worden naar crediteuren@denhelder.nl Op de factuur dienen minimaal de volgende gegevens vermeld te worden: Naam, adres, postcode, woonplaats; Bank/gironummer en de benodigde IBAN- en BIC-gegevens; Btw-nummer; KvK-nummer; Factuuradres opdrachtnemer; Naam contactpersoon; Omschrijving overeenkomst; Referentienummer 2021-013323.