Document · PDF

Gemeenschappelijke Regeling Cocensus jaarstukken 2022.pdf

Raadscommissie Bestuur en Middelen 12 juni 2023, gemeente Den HelderBij agendapunt: 8: Voorstel tot het geven van een positieve zienswijze op de begroting 2024 van de gemeenschappelijke regeling Cocensus18.155 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 2 van 2

Cocensus is voor de externe klachtenbehandeling aangesloten bij de Nationale Ombudsman. In 2022 zijn twee klachten van Cocensus ingediend bij de Nationale Ombudsman.

Jaarstukken GR Cocensus 2022

Pagina 27 van 60

Overzicht van aantallen behandelde zaken door/bij Nationale Ombudsman: In behandeling per 1 januari 2022

Ontvangen in de periode 1 januari tot en met 31 december 2022

Totaal te behandelen 2022

Behandeld 2022 Zonder onderzoek* met rapport -

met rapportbrief**

tussentijds beëindigd (interventie)***

bemiddeling of goed gesprek

Nog in behandeling op 31 december 2022

Schriftelijke klachtbehandeling, gericht op het geven van een oordeel, is voor de Nationale Ombudsman een uitzondering geworden. Burgers nemen vooral telefonisch contact op. Niet alleen met klachten, maar ook met vragen of verzoeken om informatie. Veel daarvan wordt direct telefonisch afgehandeld. Bijvoorbeeld door (juridische) informatie en uitleg te geven of te verwijzen naar de juiste procedures. Veel zaken die bij de Nationale Ombudsman worden voorgelegd, zijn bij Cocensus dan ook (nog) niet bekend. Daarnaast wordt door de Nationale Ombudsman ook regelmatig contact met Cocensus opgenomen, zonder daarbij gebruik te maken van de formele onderzoeksbevoegdheid. Toelichting hoe onder andere een klacht, vraag of verzoek is afgehandeld. *

Afgehandelde dossiers zonder onderzoek: in deze zaken is door de Nationale Ombudsman geen contact met Cocensus opgenomen of informatie verstrekt. Inhoud van de klachten is niet bekend. Dit zijn onder andere dossiers waarbij de klager is verwezen of geïnformeerd naar de juiste procedure of er is sprake van een lopende procedure bij rechter, rechterlijke uitspraak of de klacht is kennelijk ongegrond.

Met brief na onderzoek: deze zaak is ongegrond verklaard door de Nationale Ombudsman om reden van het feit dat Cocensus juist heeft geïnformeerd en gehandeld inzake de betalingsverplichtingen van de klager.

***

Het dossier betreft een langlopende kwestie, waarbij door de klager in 2021 beroep is aangetekend bij de Rechtbank.

Jaarstukken GR Cocensus 2022

Pagina 28 van 60

1.6

Privacy en gegevensbescherming

Beveiligingsincidenten In 2022 zijn er 8 beveiligingsincidenten geregistreerd. Drie daarvan bestaat uit geopende retourpost. De overige beveiligingsincidenten zijn veroorzaakt door medewerkers. Zes incidenten hebben te maken met een verzonden e-mail bericht met bijlagen aan de verkeerde ontvanger.

Meldingen aan AP en betrokkenen Er wordt melding gedaan aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen, indien de gevolgen van het beveiligingsincident voor de privacy van de betrokkene aanzienlijk of groot kunnen zijn. Ook de aard en omvang van het incident, alsmede de gevoeligheid van de persoonsgegevens die bij het incident betrokken zijn, spelen een rol bij de beoordeling van de vraag of er een melding gedaan moet worden. In 2022 is geen melding gedaan aan de toezichthouder of aan een betrokkene.

Rechten en verzoeken van betrokkenen In 2022 is een verzoek ontvangen in verband met de uitoefening van de rechten op grond van de AVG. In een geval is bezwaar gemaakt tegen het gebruik van het e-mail adres, het e-mail adres is daarom verwijderd uit de administratie.

Verzoeken om gegevenslevering In 2022 zijn in totaal 40 verzoeken om gegevenslevering ontvangen. Hierbij ging het om 37 verzoeken van opdrachtgevers, 1 verzoek van het UWV, 1 verzoek van het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier en 1 verzoek van de politie. Er zijn van de 40 verzoeken 8 stuks afgewezen, waarvan 1 verzoek afkomstig was van het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier en de resterende 7 stuks waren afkomstig van opdrachtgevers.

Verwerkersovereenkomsten In 2022 zijn 5 verwerkersovereenkomsten ondertekend en geregistreerd. Overzicht 2018 t/m 2022: 2018

2019

2020

2021

2022

Beveiligingsincidenten

Meldingen aan AP en betrokkenen

Rechten en verzoeken van betrokkenen

Verzoeken om gegevenslevering

Verwerkersovereenkomsten Tabel 2018/2019/2020/2021/2022

Jaarstukken GR Cocensus 2022

Pagina 29 van 60

Financiële verantwoording

2.1

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

Inleiding Het weerstandsvermogen is het vermogen van de organisatie om klappen op te vangen. Het vormt als beheersmaatregel het sluitstuk van risicomanagement. Het weerstandsvermogen geeft de financiële robuustheid aan van de begroting, de jaarrekening en de financiële positie. Het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) schrijft een weerstandsvermogen voor als ratio tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en het totaal aan gekwantificeerde risico’s, waar geen beheersmaatregelen tegenover staan. Bij de berekening van beide elementen is het van belang om hierin compleet te zijn. De ratio weerstandsvermogen is de verhouding tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit. Ratio = Beschikbare weerstandscapaciteit/ benodigde weerstandscapaciteit

Benodigde en beschikbare weerstandscapaciteit De weerstandscapaciteit bestaat uit middelen en mogelijkheden waarover de organisatie beschikt om niet voorziene lasten te dekken, zonder dat de begroting en het beleid moeten worden aangepast. De verhouding tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de gekwantificeerde financiële risico’s en daarmee het weerstandsvermogen kan vervolgens worden uitgedrukt in een verhoudingscijfer. Voor de beoordeling van een dergelijke ratio kan gebruik worden gemaakt van de onderstaande waarderingstabel, welke door het Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement in samenwerking met de Universiteit van Twente is samengesteld. Ratio > 2.0 1,4 – 2,0 1,0 – 1,4 0,8 – 1,0 0,6 – 0,8 < 0,6 Tabel 1: Waardering weerstandscapaciteit

Betekenis Uitstekend Ruim voldoende Voldoende Matig Onvoldoende Ruim onvoldoende

Een hoog weerstandsvermogen kan dus worden gezien als een waarborg voor de financiële gezondheid van Cocensus. Hoe hoger het weerstandsvermogen, des te meer men in staat is om risico’s financieel af te dekken.

Beschikbare weerstandscapaciteit Omschrijving

Bedrag

Huidige stand weerstandsvermogen

€ 250.000

Totaal

€ 250.000

Tabel 2: Beschikbare weerstandscapaciteit

Klasse-indeling kans en gevolg Klasse 1 2 3 4 5

Kans < of 1 keer per 10 jaar 1 keer per 5-10 jaar 1 keer per 2-5 jaar 1 keer per 1-2 jaar 1 keer per jaar of >

Jaarstukken GR Cocensus 2022

Kwantitatief 10% 30% 50% 70% 90%

Pagina 30 van 60

Risico’s Cocensus Gekwantificeerde risico

Klasse

Kwantitatief

Risicobedrag

Kans x gevolg

No Cure no pay

70%

€ 200.000

€ 140.000

Cyberaanval

10%

€ 3.000.000

€ 300.000

Privacywetgeving

10%

€ 650.000

€ 65.000

€ 1.140.000

€ 505.000

Totaal

No Cure no pay Het aandeel van het aantal bezwaren dat is ingediend door de zogenaamde no cure no pay bureaus neemt toe. Door deze toename ontstaat er mogelijk een capaciteitstekort. De uitvoeringskosten voor het afhandelen van de No cure no pay bezwaren wordt ingeschat op € 200.000. De kans dat het afhandelen van deze bezwaren niet binnen de eigen formatie en exploitatie lukt wordt ingeschat op 1 keer per 1-2 jaar en dus op 70%.

Cyberaanval Voor 83% van de bedrijven is het niet de vraag of er een cyberaanval zal plaatsvinden, maar wanneer. Hoewel Cocensus blijft investeren in Cybersecurity nemen de cyberrisico’s wereldwijd toe. Volgens IBM zijn de gemiddelde kosten voor een databreuk 4,35 miljoen dollar. Door de beheersmaatregelen die er genomen zijn is de verwachting dat er bij Cocensus een cyberaanval plaats vind laag. . Voor de risico-analyse wordt rekening gehouden met 10%.

Privacywetgeving De AP kan organisaties die de AVG overtreden een boete opleggen van 4% van de jaaromzet, bij Cocensus zou de maximale boete uitkomen op € 650.000. Door de maatregelen die genomen zijn op het gebied van privacywetgeving wordt de kans op een boete laag ingeschat op 10%.

Huidige ratio Gelet op de risico’s kan de ratio worden bepaald op: € 250.000 / € 505.000 = 0,5. Op basis van de tabel op de vorige pagina kan worden geconstateerd dat het weerstandsvermogen van Cocensus gekwalificeerd kan worden als ruim onvoldoende.

Jaarstukken GR Cocensus 2022

Pagina 31 van 60

Kengetallen financiële positie In de BBV wordt voorgeschreven om kengetallen op te nemen om de financiële positie voor raadsleden inzichtelijker te maken. Voor de gemeenschappelijke regeling Cocensus zijn de volgende kengetallen van toepassing: De netto schuldquote De netto schuldquote is gelijk aan het totaal van de vaste schulden, de vlottende schulden en de overlopende passiva minus het totaal van de uitzettingen met een rente typische looptijd korter dan één jaar, de liquide middelen en overlopende activa ten opzichte van het totaalsaldo aan baten: Ultimo 2022 bedraagt de netto schuldquote: 16.118.117 – 3.924.954 x 100% = 78,29% 15.664.437 De netto schuldquote is minder dan 100%, hierdoor wordt de netto schuldquote beschouwd als goed. Solvabiliteitsratio Het solvabiliteitsratio is een kengetal dat de verhouding weergeeft tussen het eigen vermogen en het totaal van alle passiva op de balans. Ultimo 2022 bedraagt het solvabiliteitsratio:

739.745 x 100% = 4,36% 16.967.862

De solvabiliteitsratio bij Cocensus is daarmee aan erg laag. Structurele exploitatieruimte De structurele exploitatieruimte is het verhoudingscijfers tussen het saldo van de structurele lasten en baten (gecorrigeerd voor incidentele lasten en baten en voor de structurele mutaties op de reserve) ten opzichte van het totaal aan baten. Het saldo van de jaarrekening 2022 van Cocensus bestaat voor een bedrag van € 48.437 uit incidentele (niet geraamde) baten. Ultimo 2022 bedraagt de structurele exploitatieruimte:

489.745 – 48.437 x 100% = 2,82% 15.664.437

Een structurele exploitatieruimte boven 0,6% wordt beschouwd als voldoende. De financiële kengetallen met betrekking tot grondexploitatie en gemeentelijke belastingcapaciteit zijn niet van toepassing voor de gemeenschappelijke regeling Cocensus.

Jaarstukken GR Cocensus 2022

Pagina 32 van 60

2.2

Financieringsparagraaf

Deze paragraaf geeft u inzicht in de sturing, beheersing en controle van de treasuryfunctie van Cocensus. De kasgeldlimiet beperkt het risico van stijgende rentelasten voor de kortlopende financiering. De vlottende middelen en de vlottende schulden worden toegespitst op uitstaande gelden met een rente typische looptijd korter dan een jaar. Er is geen sprake van een vlottende schuld, de vlottende activa betreft de liquide middelen inclusief de uitzettingen in ’s Rijks schatkist met een rente typische looptijd korter dan één jaar van € 1.244.325. Het absolute risico van de kortlopende financiering voor Cocensus is niet groot omdat meer dan 95% van de financiële transacties gerelateerd is aan de opdrachtgevende deelnemers van de gemeenschappelijke regeling. Cocensus beschikt over een door het bestuur vastgestelde notitie treasurybeleid, die is opgesteld en geactualiseerd met advisering van de BNG (Bank Nederlandse Gemeenten).

Totaal vlottende middelen Totaal vlottende schuld

Kwartaal 1

Kwartaal 2

Kwartaal 3

Kwartaal 4

-4.289.763

-3.292.824

-4.168.383

-2.139.023

Toegestane kasgeldlimiet

1.222.620

Ruimte onder de kasgeldlimiet

-5.512.383

-4.515.444

-5.391.003

-3.361.643

Begrotingstotaal 2022

14.910.000

8,20%

1.222.620

Percentageregeling Kasgeldlimiet

De rente-risiconorm beperkt het renterisico op de langlopende financiering. De norm bevordert de spreiding van de looptijden van de kapitaalmarktleningen (langer dan 1 jaar) door de omvang te beperken van de leningen waarvoor de rente in een bepaald jaar moet worden aangepast (renteherziening). Voor Cocensus speelt dit niet. Het saldo van langlopende schulden bedraagt per 31 december 2022 € 12.605.000. Dit is opgebouwd uit 6 bestaande leningen: uit 2013 (looptijd 10 jaar), uit 2016 (looptijd 10 jaar), uit 2019 (looptijd 25 jaar), uit 2020 (looptijd 25 jaar) en 2 uit 2021 (looptijd 40 jaar en 10 jaar). De looptijden van de leningen zijn in overeenstemming met de afschrijvingstermijnen van de daaruit gefinancierde investeringen. De boekwaarde van de vaste activa bedraagt per 31 december 2022 € 13.042.909. Renterisiconorm

2022

2023

2024

2025

2. Aflossingen

885.000

635.000

3. Renterisico

885.000

635.000

4. Renterisiconorm

2.982.000

3.105.400

5. Ruimte onder renterisiconorm

2.097.000

2.220.400

2.470.400

20%

4b. Begrotingstotaal

14.910.000

15.527.000

4. Renterisiconorm

2.982.000

3.105.400

1. Renteherziening

4a.Ministeriële regeling vastgestelde percentage

Voor het uitoefenen van de treasuryfunctie is inzicht nodig in de kasstromen, zowel de huidige als de toekomstige. Deze kasstromen bestaan uit operationele activiteiten (de exploitatie), investeringen en activiteiten in het kader van financiering (aflossingen, stortingen etc.). Het inzicht wordt verkregen via een actuele liquiditeitsplanning. Cocensus beschikt over een verplichtingenadministratie ten behoeve van de liquiditeitsplanning. Cocensus heeft hier als voordeel, dat alle belastinginkomsten bij de opdrachtgevende gemeenten terecht komen. De liquiditeitsplanning heeft derhalve betrekking op de relatieve kleine en beheersbare bedrijfsvoering van Cocensus.

Jaarstukken GR Cocensus 2022

Pagina 33 van 60

Wat betreft de financieringswijze heeft Cocensus er voor gekozen om aan te sluiten bij de BNG. Enerzijds omdat Cocensus eenvoudig te klein is om zelfstandig de markt te benaderen en anderzijds omdat financiering via de BNG ook aan de opdrachtgevende gemeenten maximale zekerheid biedt. Het financieringsresultaat bestaat uit het verschil tussen het totaal van de werkelijk betaalde rente over de financieringsmiddelen en het totaal van de renteontvangsten (inclusief doorberekende rente). Over 2022 is in totaal een bedrag betaald aan rente van € 47.946. De ontvangen rente is na de introductie van het Schatkistbankieren zeer beperkt van omvang. Over 2022 is € 1.504 aan rente ontvangen. Per saldo komt het financieringsresultaat uit op € 46.422.

Jaarstukken GR Cocensus 2022

Pagina 34 van 60

2.3

Verbonden partijen

De gemeenschappelijke regeling Cocensus is per 31 december 2022 primair verbonden aan de aan de GR deelnemende gemeenten: Haarlem, Haarlemmermeer, Hillegom, Beverwijk, Wormerland, Oostzaan, Alkmaar, Dijk & Waard, Bergen, Den Helder, Castricum, Uitgeest en Heiloo.

2.4

Rechtmatigheid

Vanaf verslagjaar 2023 moeten gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Hiermee leggen zij verantwoording af over de naleving van de regels voor het financiële reilen en zeilen in de organisatie. Het doel van de rechtmatigheidsverantwoording is met een bepaalde mate van zekerheid vast te stellen dat de financiële handelingen hebben plaatsgevonden binnen de kaders van wet- en regelgeving. Voor de jaarrekening 2022 neemt Cocensus alvast een voorschot op de rechtmatigheidsverantwoording. Kader van de rechtmatigheidsverantwoording Het kader van de (financiële) rechtmatigheidsverantwoording bestaat uit de volgende criteria: 1. Begrotingscriterium 2. Voorwaardencriterium 3. misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) 1. Begrotingscriterium Bij het begrotingscriterium gaat het om controle op overschrijdingen van de geautoriseerde begroting na begrotingswijzigingen in het boekjaar. Op basis van het begrotingscriterium is geen onrechtmatigheid geconstateerd. 2. Voorwaardencriterium Bij het Voorwaardencriterium wordt vooral gekeken of de financiële beheershandelingen voldoen aan de voorwaarden zoals die gesteld zijn in de wet- en regelgeving.

Dit zijn bijvoorbeeld voorwaarden met betrekking tot: hantering van gestelde termijnen toepassen van afgesproken grondslagen voeren van een administratie verkrijgen en bewaren van bewijsstukken functiescheiding ten aanzien van bevoegdheden Volgen van aanbestedingsrichtlijnen Op basis van het Voorwaardencriterium is geen onrechtmatigheid geconstateerd. 3. Misbruik en oneigenlijk gebruik In 2022 zijn er geen signalen ontvangen over misbruik en oneigenlijk gebruik door medewerkers van Cocensus.

Jaarstukken GR Cocensus 2022

Pagina 35 van 60

2.5

Wet open overheid

Dit is de openbaarheidsparagraaf van Cocensus. De openbaarheidsparagraaf is een nieuwe verplichte paragraaf in het jaarverslag 2022. De verplichting komt voort uit het besluit tot actieve openbaarmaking van informatie, de plannen ter verbetering van de informatiehuishouding bij de overheden en artikel 3.5 van de Wet open overheid (Woo) dat bepaalt dat een bestuursorgaan in de jaarlijkse begroting en verantwoording aandacht besteedt aan de beleidsvoornemens en uitvoering van de Woo. De focus van deze openbaarheidsparagraaf is de beschrijvende en kwalitatieve verantwoording op hoofdlijnen over de activiteiten die zijn uitgevoerd in 2022 op de thema’s verbetering van de informatiehuishouding, actieve openbaarmaking en passieve openbaarmaking.

2.5.1

Informatie

Om informatie goed te kunnen delen met de maatschappij en politiek is het nodig om deze informatie aan de voorkant goed op te slaan, processen en systemen op orde te hebben, maar ook juist als professionals te denken en werken vanuit transparantie en openbaarheid. In onderstaande toelichting is zoveel als mogelijk de verdeling van de drie thema’s informatiehuishouding, actieve en passieve openbaarmaking aangehouden, met de kanttekening dat het in de praktijk met elkaar is verbonden.

Verbetering informatiehuishouding Voor de verbetering van de informatiehuishouding zijn de volgende activiteiten gerealiseerd:

Competenties medewerkers Om medewerkers bewust te maken over informatiebeveiliging heeft de VNG in samenwerking met het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de Taskforce Bestuur en Informatieveiligheid Dienstverlening (BID) de cursus iBewustzijn overheid opgezet. Alle medewerkers van Cocensus zijn gecertificeerd.

Digitaal loket Cocensus wil op een zo laagdrempelig mogelijke manier inwoners en bedrijven de mogelijkheid geven om zelf hun zaken digitaal te regelen als zij dat willen. Via het Digitaal Loket biedt Cocensus inwoners en bedrijven dan ook onder andere de volgende diensten aan: • het aanslagbiljet en het taxatieverslag bekijken en downloaden; • bezwaar maken tegen de aanslag en/of WOZ-beschikking; • kwijtschelding aanvragen; • automatische incasso aanvragen, stopzetten of het rekeningnummer wijzigen; • inzicht in openstaande bedragen; • het treffen van een betalingsregeling; • aan- en afmelden voor de hondenbelasting; • aan- en afmelden voor de toeristenbelasting; • aangifte toeristenbelasting doen; • indienen van een verzoek in het kader van de Wet Open Overheid; • het maken van een afspraak met een taxateur; Op deze manier kunnen inwoners en bedrijven eenvoudig, snel en op een zelf gekozen moment hun belastingzaken regelen. De digitale dienstverlening wordt continue verbeterd, waarbij er steeds meer mogelijk wordt in het Digitaal Loket, zonder uit het oog te verliezen dat er nog altijd een grote groep mensen is die op de traditionele manier via post of telefoon communiceert. De digitale dienstverlening die Cocensus biedt is dan ook altijd een aanvulling op de reeds bestaande kanalen.

Jaarstukken GR Cocensus 2022

Pagina 36 van 60

Systemen en procedures Cocensus is een uitvoeringsorganisatie belast met geautomatiseerde bulkprocessen. Automatisering is de ruggengraat van de organisatie en op het moment dat deze uitvalt, stagneert of fouten geeft levert dit direct grote organisatorische problemen op met financiële gevolgschade. Opvang wordt gerealiseerd door de adoptie van ‘ICT as a service’. Hiertoe wordt ICT afgenomen vanuit een service-model wat in alle ICT-voorzieningen voorziet (diensten; Infrastructure as a Service – IaaS en Desktop as a Service - DaaS). Dankzij deze ‘full service’ is Cocensus de komende jaren volledig ontzorgd en is de beschikbaarheid en de continuïteit zowel voor de medewerkers als voor de burgers geborgd. Het hieraan gelieerde ‘Service Level Management’ proces, waarin zowel Cocensus als de leverende partij in zijn vertegenwoordigd, ziet toe op het besturen en beheersen van de kwaliteit en kwantiteit van de geleverde services, in het licht van de vastgelegde afspraken.

Cybersecurity In de context van Cybersecurity en de digitale weerbaarheid wordt er binnen Cocensus een zeer strikt beleid gevoerd volgens het informatiebeveiligingsbeleid en zijn er in de loop der tijd diverse wijzigingen doorgevoerd op zowel technische aspecten als beleid en procesmatige aspecten in de context van Cybersecurity. Dit heeft ons voorbereid op de komst van de AVG wetgeving en tevens het integrale informatiebeveiligingsbeleid opgeleverd (BIO). Het informatiebeveiligingsbeleid moet worden gezien als leidraad en wordt elk jaar onderworpen aan een impactanalyse waarin alle facetten van informatiebeveiliging opnieuw de revue passeren. Gelet op de razendsnelle ontwikkelingen is het daarbij mogelijk dat nieuwe kwetsbaarheden moeten worden doorgrond met het oog op de toekomst. Hierbij worden, zoals ook in het informatiebeveiligingsbeleid is vastgelegd, diverse informatie bronnen gebruikt (IBD, NCSC, NSA, CheckPoint, Gartner) om inzichtelijk te maken welke mogelijke risico’s er kunnen ontstaan. Door de nauwe samenwerking met deze instanties is het vanuit onze ingerichte processen mogelijk om heel gericht en adequaat te handelen in het geval dat informatie tot ons komt met betrekking tot kwetsbaarheden op het gebied van de informatievoorziening en de gelieerde ICT-voorzieningen.

In maart 2022 heeft er een pentest plaatst gevonden en hieruit is een rapport met verbeterpunten naar voren gekomen. Naar aanleiding van het initiële rapport zijn er herstelwerkzaamheden verricht. Vervolgens is er in september 2022 een hertest uitgevoerd met als doel om te verifiëren of de blootgelegde risico’s juist verholpen zijn. Hieruit blijkt dat alle bevindingen uit de initiële pentest volledig zijn opgelost of geaccepteerd.

2.5.2

Actieve openbaarmaking

Onder actieve openbaarmaking verstaan we de activiteiten die vanuit de overheid worden ondernomen om informatie uit zichzelf openbaar te maken voor de samenleving en politiek. Hiervoor zijn de volgende activiteiten gerealiseerd: • WOZ-waarde loket voor de openbaarheid van de WOZ – waardes. • Digitaal loket, hierin kunnen burgers en bedrijven hun gegevens raadplegen.

2.5.3

Passieve openbaarmaking

Onder passieve openbaarmaking verstaan we het openbaar maken van informatie naar aanleiding van een verzoek uit de samenleving, zoals de Wob/WOO-verzoeken. De volgende activiteiten zijn gerealiseerd: • Afhandeling Wob/WOO-verzoeken. In 2022 werden 5 Wob/WOO-verzoeken ingediend Het aantal Wob/WOO-verzoeken toont een stijgende lijn met eveneens een toename van zeer omvangrijke en/of complexe Wob/WOO-verzoeken.

Jaarstukken GR Cocensus 2022

Pagina 37 van 60

Jaarrekening

3.1

Het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening over het begrotingsjaar Primaire Begroting 2022

1ste begrotingswijziging 2022

2ste begrotingswijziging 2022

3de begrotingswijziging 2022

Slotwijziging 2022

Rekening 2022

Rekening 2021

Afwijking slotwijziging t.o.v. rekening 2022

Totaal Baten

14.910.000

15.266.500

15.538.800

15.513.800

15.616.000

15.664.437

15.415.329

48.437

Totaal Lasten

14.910.000

15.266.500

15.538.800

15.513.800

15.266.000

15.174.692

14.861.400

91.308

baten en lasten

350.000

489.745

553.928

139.745

Onttrekking aan reserves

Gerealiseerde resultaat

350.000

489.745

553.928

139.745

Gerealiseerd totaal saldo

1ste begrotingswijziging 2022

2ste begrotingswijziging 2022

3de begrotingswijziging 2022

Slotwijziging 2022

Rekening 2022

Rekening 2021

Afwijking slotwijziging t.o.v. rekening 2022

9.327.000

9.641.000

9.669.700

9.460.000

9.330.552

9.155.416

129.448

-Flexibele formatie

300.000

443.000

520.000

527.418

381.921

-7.418

-Woon-/werkverkeer

200.800

100.000

80.500

67.600

76.779

6.654

-9.179

-Opleidingen

186.500

192.800

193.400

130.000

124.132

122.258

5.868

-Overig

140.100

159.600

230.300

220.270

87.530

10.030

10.154.400

10.373.900

10.546.200

10.407.900

10.279.150

9.753.777

128.750

Primaire Begroting 2022

LASTEN

1. Personeel -Salarissen

Totaal Personeel 2. Huisvesting -Kantoor

421.500

392.000

395.300

395.290

461.345

-Energie en water

25.000

30.000

-19.988

20.367

19.988

-Kapitaallasten

660.800

424.700

424.731

357.433

-31

53.100

82.600

122.600

166.600

128.103

35.576

38.497

-Onderhoud pand -Diensten

132.900

118.400

115.100

155.000

176.914

251.540

-21.914

818.700

1.047.700

1.087.700

1.141.600

1.105.049

1.126.261

36.551

-Servers

326.800

251.200

348.000

355.213

300.604

-7.213

-Netwerk/infrastructuur

399.300

392.400

447.000

492.028

157.291

-45.028

Totaal Huisvesting 3. Automatisering

-Pc’s en randapparatuur

78.200

75.300

76.300

76.312

43.899

-12

-Belastingapplicaties

1.181.600

1.189.400

1.098.800

1.098.339

1.105.664

461

-Kantoorapplicaties

287.600

253.700

229.200

238.372

506.366

-9.172

-Telefonie

70.700

70.500

59.600

54.277

78.110

5.323

2.344.200

2.232.500

2.258.900

2.314.541

2.191.935

-55.641

1.455.800

1.332.300

1.267.300

1.195.500

1.198.872

1.358.789

-3.372

48.000

30.000

47.946

61.855

-17.946

Totaal Automatisering 4. Overige uitgaven -Diverse posten -Werkelijke rente BNG -Gecalculeerde rente

-143.200

Totaal Overige uitgaven

1.360.600

1.380.300

1.315.300

1.225.500

1.246.817

1.420.644

-21.317

5. Projecten 232.100

232.100

332.100

232.100

229.134

368.784

2.966

Totaal Projecten

-Project WOZ m3 – m2

232.100

332.100

232.100

229.134

368.784

2.966

Totaal Lasten

14.910.000

15.266.500

15.538.800

15.513.800

15.266.000

15.174.692

14.861.400

91.308

Jaarstukken GR Cocensus 2022

Pagina 38 van 60

Primaire Begroting 2022

1ste begrotingswijziging 2022

2ste begrotingswijziging 2022

3de begrotingswijziging 2022

Slotwijziging 2022

-Haarlemmermeer

3.870.200

3.916.200

3.932.500

-Haarlem

3.002.500

3.038.200

3.050.800

-Beverwijk

795.300

804.700

808.100

-Hillegom

353.700

357.900

359.400

-Oostzaan

214.900

217.500

218.400

BATEN

Rekening 2022

Rekening 2021

Afwijking slotwijziging t.o.v. rekening 2022

1. Bijdragen deelnemers GR

-Wormerland

346.400

350.500

352.000

1.728.900

1.749.400

1.756.800

-Heerhugowaard

880.500

894.700

-Bergen

784.900

794.200

797.400

-Langedijk

472.500

480.100

-Dijk & Waard

1.353.000

1.369.100

1.344.100

-Den Helder

924.600

935.600

939.500

-Uitgeest

242.000

258.000

261.100

245.900

-Castricum

563.500

586.500

593.500

572.600

-Heiloo Totaal bijdragen deelnemers GR

339.100

361.600

365.900

344.600

14.519.000

14.580.500

14.753.800

14.728.800

14.752.800

10.000

305.000

295.000

279.151

245.129

-15.848

81.000

182.200

183.467

117.399

1.266

-Alkmaar

2. Overige baten -Uitbreiding dienstverlening opdrachtgevers -Uitbreiding dienstverlening derden -Meeropbrengst Dwanginvordering

300.000

-Overige inkomsten Bestuurlijke boete over-gemeenten

37.015

35.753

11.000

10.000

Toeslagenaffaire

99.000

124.500

887.200

Ontvangen rente SKB Totaal overige baten Totaal baten Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten Onttrekking aan reserves Gerealiseerde resultaat

1.504

-1.000 25.500 1.504

391.000

686.000

785.000

935.637

662.529

48.437

14.910.000

15.266.500

15.538.800

15.513.800

15.616.000

15.664.437

15.415.329

48.437

350.000

489.745 -

553.928 -

139.745

350.000

489.745

553.928

139.745

Jaarstukken GR Cocensus 2022

Pagina 39 van 60

3.2

Begrotingsrechtmatigheid

Naar aanleiding van de Bestuursrapportages heeft het bestuur in 2022 vier wijzigingen van de begroting vastgesteld. Het verschil tussen realisatie en laatste wijziging van de begroting is nog best aanzienlijk. Gelet op de krapte op de arbeidsmarkt is het niet altijd gelukt om vacatures direct te vervullen. Hoewel ultimo 2022 de formatie nagenoeg weer ingevuld is, was deze formatie niet het hele jaar op volledige sterkte, hetgeen heeft geleid tot een besparing op de loonkosten. Omdat het een positief resultaat betreft, wordt wel voldaan aan het criterium van rechtmatigheid van de begroting

3.3

Overzicht algemene dekkingsmiddelen Rekening 2022

De bijdrage van de deelnemende gemeenten Saldo van de financieringsfunctie

• •

Slotwijziging 2022

14.728.800

47.946

30.000

De bijdrage van de deelnemende gemeenten is per gemeente gespecificeerd; Saldo van de financieringsfunctie: het saldo van de rentelasten en rentebaten is een last van € 46.422.

Jaarstukken GR Cocensus 2022

Pagina 40 van 60

3.4

Wet normering topinkomens

De WNT is van toepassing op Cocensus. Het voor Cocensus toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 2022 € 216.000. Dit betreft het algemene bezoldigingsmaximum. 1.

Bezoldiging topfunctionarissen

1a. Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling Gegevens 2022 bedragen x € 1 Functiegegevens Aanvang en einde functievervulling in 2022

G.G.J. Schipper Directeur 01/01 – 31/12

Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)

1,0

Dienstbetrekking?

Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen

130.106

Beloningen betaalbaar op termijn

22.032

Subtotaal

152.138

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum

216.000

-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag

N.v.t.

Bezoldiging

152.138

Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan

N.v.t.

Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling

N.v.t.

Gegevens 2021 bedragen x € 1 Functiegegevens Aanvang en einde functievervulling in 2021

G.G.J. Schipper Directeur 01/01 – 31/12

Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)

1,0

Dienstbetrekking?

Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen

124.443

Beloningen betaalbaar op termijn

21.675

Subtotaal

146.118

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum

209.000

Bezoldiging

146.118

In het kader van de Wet Normering topinkomens (WNT) is bovenstaand format vastgesteld, teneinde te voldoen aan de publicatieplicht met betrekking tot de bezoldiging van topfunctionarissen. In bovenstaand overzicht wordt in de kolom beloning het brutoloon van de directeur van Cocensus vermeld, inclusief het werkgeversaandeel met betrekking tot de pensioenopbouw. De maximale bezoldigingsnorm 2022 is gebaseerd op het ministersalaris 2022 (€ 216.000), waarbij bij de bezoldiging ook rekening gehouden dient te worden met eventuele belaste onkostenvergoedingen en de pensioenbijdrage van de werkgever. Jaarstukken GR Cocensus 2022

Pagina 41 van 60

1b. Leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking in de periode kalendermaand 1 t/m 12. Is niet van toepassing bij Cocensus. 1c. Toezichthoudende topfunctionarissen. Is niet van toepassing bij Cocensus. 1d. Topfunctionarissen met een totale bezoldiging van € 1.800 of minder. Gegevens 2022 NAAM TOPFUNCTIONARIS

FUNCTIE

Mevrouw N. Mulder

Voorzitter AB en DB

De heer M. Wiesehahn

Lid AB

De heer T.J. Tabak

Lid DB en AB

De heer R. Beems

Lid DB en AB/vice-voorzitter

De heer P. Kos

Lid AB

De heer F. Ruiten

Lid Db en AB

De heer F. Roduner

Lid Db en AB

De heer J. Nobel

Lid AB

De heer R. Opdam

Lid AB

De heer A. de Jong

Lid AB

De heer M. Wörsdörfer

Lid AB

Mevrouw J. Kloosterman

Lid AB

De heer J. Schalkwijk

Lid AB

Het algemeen en dagelijks bestuur bestaan uit de verantwoordelijke wethouders van de deelnemende gemeenten. Zij voeren toezichthoudende werkzaamheden uit op basis van hun functie bij de gemeenten. De bestuurders ontvangen geen bezoldiging of onkostenvergoeding voor de werkzaamheden ten behoeve van de GR Cocensus. 1e Topfunctionaris met een totale bezoldiging van meer dan € 1.800 Is niet van toepassing bij Cocensus. 1f. Topfunctionaris met een totale bezoldiging van meer dan € 1.800 waarop de anticumulatie bepaling van toepassing is. Is niet van toepassing bij Cocensus. 1g. Topfunctionaris met een totale bezoldiging van € 1.800 of minder waarop de anticumulatiebepaling van toepassing is. Is niet van toepassing bij Cocensus. 2. Uitkeringen wegens beëindiging dienstverband aan topfunctionarissen. Is niet van toepassing bij Cocensus. 3. Overige rapportageverplichtingen op grond van de WNT. Naast de hierboven vermelde topfunctionarissen zijn er geen overige functionarissen met een dienstbetrekking die in 2022 een bezoldiging boven het individueel toepasselijke drempelbedrag hebben ontvangen.

Jaarstukken GR Cocensus 2022

Pagina 42 van 60

3.5

Balans

Activa

1.1.2022

31.12.2022

Vaste activa Materiële vaste activa A2 - Investeringen met economisch nut

13.920.920

Totaal vaste activa

13.042.909 13.920.920

13.042.909

Vlottende activa Uitzettingen met een rente typische looptijd < 1 jaar A5

- Vorderingen op openbare lichamen - Uitzettingen in 's Rijks schatkist

787.869 1.605.672

1.092.557 2.307.961

Totaal uitzettingen met een rente typische looptijd < 1 jaar Liquide middelen A6 - Kassaldi - Banksaldi Totaal liquide middelen

2.393.541

22 207.729

3.400.517

22 255.969 207.751

255.991

Overlopende activa A7

- Overige nog te ontvangen en vooruitbetaalde bedragen Totaal overlopende activa Totaal vlottende activa

177.136

Totaal-generaal Passiva

268.445 177.136 2.778.428

268.445 3.924.953

16.699.347

16.967.862

1.1.2022

Vaste passiva Eigen vermogen P1 -Algemene reserve P2 -Gerealiseerd resultaat Totaal eigen vermogen Voorzieningen P3 -Onderhoudsegalisatievoorzieningen Totaal voorzieningen Vaste schulden met rente typische looptijd ≥ 1 jaar P4 Onderhandse leningen van binnenlandse banken en overige financiële instellingen

250.000 553.928

250.000 489.745 803.928

739.745

40.000 -

13.490.000

Totaal vaste schulden met rente typische looptijd ≥ 1 jaar Totaal vaste passiva Vlottende passiva Netto-vlottende schulden met rente typische looptijd < 1 jaar P5 - Overige schulden Totaal netto-vlottende schulden met rente typische looptijd < 1 jaar Overlopende passiva P6 - Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betalingen komen met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume - Overige vooruit ontvangen bedragen die ten bate van volgende begrotingsjaren komen

31.12.2022

40.000

12.605.000 13.490.000

12.605.000

14.923.928

13.384.745

715.944

714.608 715.944

477.644

714.608

1.617.297

1.211.831

1.251.212

Totaal overlopende passiva Totaal vlottende passiva

1.689.475 2.405.419

2.868.509 3.583.117

Totaal-generaal

16.699.347

16.967.862

Jaarstukken GR Cocensus 2022

Pagina 43 van 60

3.6

Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling

3.6.1. Inleiding De jaarrekening 2022 is opgemaakt met (zover van toepassing op een gemeenschappelijke regeling) inachtneming van de voorschriften die het Besluit begroting en verantwoording (BBV) provincies en gemeenten.

3.6.2

Financiële positie

Op grond van de wet op de gemeenschappelijke regeling en de gemeenschappelijke regeling dragen de deelnemende gemeenten bij in eventuele tekorten/ verliezen.

3.6.3

Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening

De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op de balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop deze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume worden sommige personele lasten toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt; daarbij moet worden gedacht aan componenten zoals ziektekostenpremie ten behoeve van gepensioneerden, overlopende vakantiegeld- en verlofaanspraken en dergelijke. Voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt als gevolg van de nu geldende BBV geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen. De referentieperiode is dezelfde als die van het bedrijfsplan te weten vier jaar.

Er is een afwijking op de regel mogelijk: indien er sprake is van (eenmalige) schokeffecten (reorganisaties) dient wel een verplichting gevormd te worden.

3.6.4

Vaste activa

Onder de vaste activa worden afzonderlijk opgenomen de immateriële, de materiële en de financiële vaste activa (artikel 33 BBV). • Materiële vaste activa De materiële vaste activa betreffen investeringen met een economisch nut. Deze zijn gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Bij de waardering wordt in voorkomende gevallen rekening gehouden met een bijzondere vermindering van de waarde, indien deze naar verwachting duurzaam is. In dit boekjaar heeft een dergelijke vermindering overigens niet plaatsgevonden. Opgenomen waarderingen en afschrijvingen op materiële vaste activa vinden plaats op basis van de vastgestelde Financiële Verordening Cocensus artikel 8 Waardering & afschrijving vaste activa. De gehanteerde afschrijvingstermijnen zijn: • • • • • • • • •

Gebouw Renovatie, restauratie en aankoop pand Technische installatie Veiligheidsvoorzieningen Kantoormeubilair Automatiseringsapparatuur PC-apparatuur Randapparatuur (PC-)software

40 jaar max 50 jaar max 25 jaar max 15 jaar max 10 jaar max 7 jaar max 5 jaar max 5 jaar max 5 jaar

• Vlottende activa Onder de vlottende activa worden afzonderlijk opgenomen de voorraden, de uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan 1 jaar, de liquide middelen en de overlopende activa (Artikel 37 BBV).

Jaarstukken GR Cocensus 2022

Pagina 44 van 60

• Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan 1 jaar De vorderingen zijn opgenomen tegen verkrijgingsprijs. Voor verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. Deze voorziening wordt statisch bepaald. • Liquide middelen en overlopende activa Deze activa worden tegen verkrijgingsprijs opgenomen. Kas- en Banksaldi worden daarbij afzonderlijk opgenomen.

3.6.5

Vaste passiva

Onder de vaste passiva worden afzonderlijk opgenomen het eigen vermogen, de voorzieningen en de vaste schulden met een rentetypische looptijd van 1 jaar of langer (Artikel 41 BBV). • Eigen vermogen Het eigen vermogen kent geen eigenstandige waardering. Feitelijk vormt het eigen vermogen de resultante van alle overige in de balans opgenomen posten, die wel een eigenstandige waardering kennen. • Voorzieningen De vorming van voorziening, dan wel een dotatie aan de voorziening, is als een last in het betreffende boekjaar verantwoord. Alle aanwendingen aan voorzieningen zijn rechtstreeks ten lasten van de voorziening gebracht en in het verslagjaar niet ten laste van de exploitatie verantwoord. • Vaste schulden met een rentetypische looptijd van 1 jaar of langer Vaste schulden worden gewaardeerd tegen de nominale waarde verminderd met gedane aflossingen. De vaste schulden hebben een rentetypische looptijd van één jaar of langer. • Langlopende schulden Vaste schulden worden gewaardeerd tegen de nominale waarde verminderd met gedane aflossingen. De vaste schulden hebben een rente typische looptijd van één jaar of langer. • Vlottende passiva Onder de vlottende passiva worden afzonderlijk opgenomen de netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan 1 jaar en de overlopende passiva.

• Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan 1 jaar De netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan 1 jaar worden gesplitst in kasgeldleningen, bank- en girosaldi alsmede in overige schulden. De vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. • Overlopende passiva Overlopende passiva zijn verplichtingen jegens een derde om op een bepaalde manier te handelen of presteren. Deze worden gewaardeerd tegen nominale waarde. De Verplichting is in het begrotingsjaar opgebouwd en komt in een volgend begrotingsjaar tot betaling. Hieronder vallen ook van overheidswege ontvangen maar nog niet bestede voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel, die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren.

3.6.6

Niet uit de balans blijkende verplichtingen

Hier wordt melding gemaakt van de financiële verplichtingen waarbij Cocensus voor een aantal toekomstige jaren is verbonden, voor zover dit niet blijkt uit de balans.

3.6.7

Financiële instrumenten

Onder financiële instrumenten worden zowel primaire financiële instrumenten, zoals vorderingen en schulden, als financiële derivaten verstaan. Cocensus handelt niet in financiële derivaten en heeft procedures en gedragslijnen om de omvang van het kredietrisico te beperken. Jaarstukken GR Cocensus 2022

Pagina 45 van 60

3.7 Toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening over het begrotingsjaar

Lasten

Personeel Salarissen Flexibele formatie Woon-/werkverkeer Opleidingen Overig Totaal Personeel

91.308 Voordeel

Rekening 2022

Slotwijziging 2022

Rekening 2021

9.330.552

9.460.000

9.155.416

527.418

520.000

381.921

76.779

67.600

6.654

124.132

130.000

122.258

220.270

230.300

87.530

10.279.150

10.407.900

9.753.777

Verschil ten opzichte van begroot Verschil ten opzichte van 2021

128.749 525.372

Voordeel Nadeel

Toelichting: Het voordeel op de salarissenkosten komt mede door de krapte arbeidsmarkt. Hierdoor is niet gelukt om alle uitstaande vacatures op te vullen en dit levert totaal een voordeel op van € 128.749. Het nadeel ten opzichte van 2021 komt door het CAO akkoord met daarin de verhoging per 1 december 2021 en de verhoging per 1 april 2022. In 2022 is er ook een eenmalige uitkering van € 1.200 uitbetaald. Huisvesting Kantoor

Rekening 2022

Slotwijziging 2022

Rekening 2021

395.290

395.300

461.345

Energie en water

-19.988

20.367

Kapitaallasten

424.731

424.700

357.433

Onderhoud pand

128.103

166.600

35.576

Diensten

176.914

155.000

251.540

1.105.049

1.141.600

1.126.261

Totaal Huisvesting Verschil ten opzichte van begroot Verschil ten opzichte van 2021

36.550 21.211

Voordeel Voordeel

Toelichting: Het voordeel in de huisvestingkosten wordt mede veroorzaakt door de energie lasten die negatief zijn, dit houdt in dat er meer wordt terug geleverd dan verbruikt. In de 2de helft van 2023 gaat Cocensus over op een volledig elektrisch wagenpark, de verwachting is dat het gebruik hierdoor gaat stijgen Op het onderdeel diensten zijn enkele onvoorziene aanpassingen en verbeteringen gedaan ten behoeve van het nieuwe pand. ICT Servers Netwerk/infrastructuur Pc’s en randapparatuur Belastingapplicaties Kantoorapplicaties Telefonie Totaal ICT Verschil ten opzichte van begroot Verschil ten opzichte van 2021

Rekening 2022

Slotwijziging 2022

Rekening 2021

355.213

348.000

300.604

492.028

447.000

157.291

76.312

76.300

43.899

1.098.339

1.098.800

1.105.664

238.372

229.200

506.366

54.277

59.600

78.110

2.314.541

2.258.900

2.191.935

55.641 122.606

Nadeel Nadeel

Toelichting: Door verdere uitbreiding van de automatisering en de implementatie van het KCC vallen de kosten € 55.641 hoger uit dan begroot. Dit betreft met name licenties. Jaarstukken GR Cocensus 2022

Pagina 46 van 60

De ICT-lasten per onderdeel waren voor 2022 als volgt geraamd: Omschrijving Servers Netwerk/infrastructuur

Kapitaallasten 11.800

Overige kosten 336.200

Totaal 348.000

33.000

414.000

447.000

Pc’s en randapparatuur

75.300

1.000

76.300

Belastingapplicaties

214.900

883.900

1.098.800

Kantoorapplicaties

112.400

116.800

229.200

Telefonie

5.800

53.800

59.600

Totaal

453.200

1.805.700

2.258.900

Kapitaallasten

Overige kosten

Totaal

Servers

11.760

343.453

355.213

Netwerk/infrastructuur

33.002

459.027

492.028

De realisatie van de ICT-lasten in 2022 is als volgt : Omschrijving

Pc’s en randapparatuur

75.337

975

76.312

Belastingapplicaties

214.942

883.397

1.098.339

Kantoorapplicaties

112.440

125.932

238.372

Telefonie

5.800

48.477

54.277

Totaal

453.281

1.861.260

2.314.541

Overige uitgaven

Rekening 2022

Slotwijziging 2022

Rekening 2021

1.198.872

1.195.500

1.358.789

47.946

30.000

61.855

Diverse posten Werkelijke betaalde rente BNG Gecalculeerde rente Totaal Overige uitgaven Verschil ten opzichte van begroot Verschil ten opzichte van 2021

1.246.817

1.225.500

1.420.644

21.317 173.827

Nadeel Voordeel

Toelichting: Door een fout in het systeem was de rente voor de slotwijziging niet volledig geboekt, de fout is hersteld en de rente is voor de jaarrekening correct geboekt. In 2021 zijn er veel kosten gemaakt voor de herhuisvesting, dit betreffen onder andere advieskosten en leges voor de bouwvergunning. Ten opzichte van de jaarrekening 2022 is er dan ook een voordeel van € 173.827.

Jaarstukken GR Cocensus 2022

Pagina 47 van 60

Specificatie overige posten: Rekening 2022

Slotwijziging 2022

Saldo

1.789

2.200

411

Drukwerk/kopieer

533.442

527.500

-25.942

Kantoormat.

26.834

27.000

166

Abonnementen

144.449

131.600

-12.849

Advieskosten

30.989

35.000

4.011

993

700

-293

Verzekeringen

23.797

24.000

203

Autokosten

92.605

100.000

7.395

Reis en verblijfkosten

16.735

16.200

-11.058

Arbo

25.832

25.000

-832

9.763

23.000

13.237

Uitbestede werkzaamheden

8.464

8.500

Doorbelastingen

124.014

105.500

-18.514

BHV

15.242

15.000

-242

Accountant

74.095

86.800

12.705

Salarisadministratie

48.327

45.000

-3.327

Portokosten

10.981

12.500

1.519

Overige uitgaven

10.523

10.000

-523

1.198.872

1.195.500

-3.372

Representatie

Advertentie-en reclamekosten

Totaal

Jaarstukken GR Cocensus 2022

Pagina 48 van 60

Baten

48.437 Voordeel

Toelichting: De baten betreffen de inkomsten uit de reguliere gemeentelijke bijdragen en inkomsten uit opdrachten of meerwerk voor de deelnemende gemeenten. Laatstgenoemde posten vormen min of meer het sluitstuk van de begroting van Cocensus. In meerjarenperspectief worden deze inkomsten geleidelijk afgebouwd, immers hoe langer de periode dat Cocensus haar diensten verleend aan een deelnemende gemeente, hoe meer de uitvoerende belastingwerkzaamheden worden verdisconteerd in de reguliere bijdragen. Door de verdere uitbreiding van dienstverlening voor onze opdrachtgevers vallen de overige baten hoger dan begroot.

Jaarstukken GR Cocensus 2022

Pagina 49 van 60

3.8

Toelichting op de balans

3.8.1

Materiële vaste activa Activa

Boekwaarde 1.1.2022

Investering 2022

Afschrijving 2022

Desinvestering 2022

Boekwaarde 31.12.2022

Investeringen met een economisch nut

- Gronden en terreinen - Gebouwen

1.000.000 10.430.231

424.731

1.000.000 10.005.501

- Machines, apparaten en installaties

2.490.689

453.280

2.037.408

Totaal MVA

13.920.920

878.011

13.042.909

Toelichting: In 2022 zijn er geen investeringen gedaan.

3.8.2

Vlottende activa

Vlottende activa betreffen uitzettingen met een rente typische looptijd korter dan één jaar.

Vorderingen op openbare lichamen Uitzettingen in ’s Rijks schatkist Totaal uitzettingen met een rente typische looptijd < 1 jaar

stand per 1.1.2022 787.869 1.605.672 2.393.541

stand per 31.12.2022 1.092.557 2.307.961 3.400.517

De vorderingen op openbare lichamen betreffen met name de vorderingen op de deelnemende gemeenten die betrekking hebben op de overige baten. De verhoging ten opzichte van 2021 heeft vooral betrekking op de werkzaamheden voor de gemeenten Haarlem i.v.m. de parkeerbelasting naheffingsaanslagen. Met betrekking tot de uitzettingen in ’s Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar bedraagt het drempelbedrag voor middelen die buiten ’s Rijks schatkist worden gehouden voor 2022 € 1.000.000. Het verloop en de specificatie per kwartaal in 2022 luidt als volgt: Kwartaal 1 Op dagbasis buiten ’s Rijks schatkist gehouden middelen Drempelbedrag Ruimte onder drempelbedrag Overschrijding van het drempelbedrag

133.272 1.000.000 866.728 -

Kwartaal 2

Kwartaal 3

158.403 1.000.000 841.597 -

Kwartaal 4

129.971 1.000.000 870.029 -

135.300 1.000.000 864.700 -

Liquide middelen Kassaldi Banksaldi Liquide middelen

stand per 1.1.2022 22 207.729 207.751

stand per 31.12.2022 22 255.969 255.991

stand per 1.1.2022 207.231 498 207.729

stand per 31.12.2022 255.213 756 255.969

stand per 1.1.2022

stand per 31.12.2022

177.136 177.136

268.445 268.445

De post banksaldi wordt als volgt onderverdeeld:

Rekening-courant BNG Rekening-courant Rabobank Liquide middelen

Overlopende activa Overige nog te ontvangen bedragen, en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen Overlopende activa

De overlopende activa bestaat uit posten als vooruitbetaalde kosten ICT licenties en abonnementen. Jaarstukken GR Cocensus 2022

Pagina 50 van 60

Passiva 3.8.3

Eigen Vermogen stand per 1.1.2022 250.000 553.928 803.928

Algemene reserve Gerealiseerde resultaat Eigen vermogen

Boekwaarde 1.1.2022

Toevoeging

250.000 553.928 803.928

Algemene reserve Gerealiseerde resultaat Eigen vermogen

stand per 31.12.2022 250.000 489.745 739.745

Terugbetaling deeln. gemeenten -553.928 -553.928

Resultaat 2022

Boekwaarde 31.12.2022

489.745 489.745

250.000 489.745 739.745

Bij de vaststelling van de jaarrekening 2020 d.d. 12 maart 2021 is door het AB van Cocensus besloten dat er vanaf € 250.000 een afroming plaats zal vinden met betrekking tot het resultaat van de jaarrekening 2021 ad € 553.928 en het opgebouwde weerstandsvermogen ad € 803.928. Dit heeft geresulteerd in een terugbetaling naar rato aan de deelnemende gemeenten van € 553.928. Vooralsnog is het gerealiseerde positieve jaarrekeningresultaat administratief verwerkt onder het Eigen Vermogen. In de vergadering van het Algemeen Bestuur op 15 maart 2023 wordt bepaald wat er met het behaalde resultaat wordt gedaan, waarbij opgemerkt dient te worden de vastgestelde maximale omvang van het weerstandsvermogen wordt overschreden.

3.8.4

Voorzieningen

Onderhoudsegalisatievoorzieningen

stand per 1.1.2022 -

Toevoeging 40.000

Onttrekking -

stand per 31.12.2022 40.000

De voorziening is gevormd ten behoeve van het egaliseren van de kosten van groot onderhoud voor het kantoorpand van Cocensus. Voor het bepalen van (het verloop van) de voorziening is een meerjarig onderhoudsplan opgesteld, welke in 2022 door het algemeen bestuur is vastgesteld. De mutaties in deze voorziening zijn gebaseerd op het volgende: • Dotatie: de jaarlijkse dotatie is gebaseerd op het door het algemeen bestuur vastgestelde meerjarig onderhoudsplan. • Onttrekking: de onttrekkingen worden verricht op basis van de werkelijke uitgaven die passen binnen het meerjarig onderhoudsplan.

3.8.5

Vaste schulden met een looptijd langer dan één jaar

- Onderhandse leningen van binnenlandse banken en overige financiële instellingen

Saldo 1.1.2022

Vermeerderingen

Aflossingen

Saldo 31.12.2022

13.490.000

885.000

12.605.000

Dit is opgebouwd uit 6 bestaande leningen: uit 2013 (looptijd 10 jaar), uit 2016 (looptijd 10 jaar), uit 2019 (looptijd 25 jaar), uit 2020 (looptijd 25 jaar) en 2 uit 2021 (looptijd 40 jaar en 10 jaar). De looptijden van de leningen zijn in overeenstemming met de afschrijvingstermijnen van de daaruit gefinancierde investeringen.

Jaarstukken GR Cocensus 2022

Pagina 51 van 60

Vlottende passiva 3.8.6

Netto vlottende schulden en overlopende passiva

Deze post kan als volgt worden gespecificeerd: Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - Overige schulden Totaal vlottende passiva

stand per 1.1.2022

stand per 31.12.2022

715.944

714.608

715.944

714.608

De Overige schulden betreffen de crediteurenpositie per 31 december 2022. Het betreft facturen die in december zijn ontvangen, maar waarvan de betalingstermijn nog niet is verlopen. Bijvoorbeeld kosten automatisering en printservicekosten etc. De verlaging in de post nog te betalen t.o.v. 2021 betreft de o.a. de loonverhoging per 1 dec 2021 en de eenmalige uitkering conform CAO akkoord 2021-2022. De verschillen op het onderdeel overige schulden kunnen als volgt worden gespecificeerd:

Crediteuren Nog te betalen Arbeidsgerelateerde verplichtingen Borg pasjes

2021 390.944 324.990 10 715.944

2022 552.044 82.555 80.000 10 714.608

Voor arbeidskostengerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen. Deze personele lasten worden verantwoord in het jaar waarin de uitbetaling plaatsvindt. Daarbij moet worden gedacht aan overlopende (spaar)verlofaanspraken. Vakantiedagen en verlofsaldi leiden in principe niet tot een uitbetaling, tenzij medewerkers uit dienst gaan. Over 2022 bedraagt de waarde van de verlof saldi € 80.000 per 31 december 2022. Overlopende passiva

stand per 1.1.2022

stand per 31.12.2022

477.644

1.617.297

1.211.831 1.689.475

1.251.212 2.868.509

- Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betalingen komen met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume - Overige vooruit ontvangen bedragen die ten bate van volgende begrotingsjaren komen Totaal overlopende passiva

Bij de verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen zijn vooruitbetaalde bijdragen van enkele deelnemende gemeenten voor het jaar 2023. De overige vooruit ontvangen bedragen zijn met name de afdracht loonbelasting en BTW.

Jaarstukken GR Cocensus 2022

Pagina 52 van 60

3.8.7

Niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen

Voor de bedrijfsvoering heeft Cocensus een aantal contracten afgesloten waarvan de contractuele looptijd en derhalve de verplichting nog een aantal jaren op de exploitatie drukt: • • • • •

15 Lease bedrijfsauto’s (KIA) Lease koffieautomaten Foodies Selecta Lease printers Printservice (raming o.b.v aanbod)

einde contract 01-07-2028 einde contract 01-04-2026 einde contract 01-04-2026 einde contract 01-04-2026 einde contract 31-12-2025

In onderstaande tabel worden de financiële gevolgen gepresenteerd: Bedrijfsauto’s Koffieautomaten Foodies Selecta Printers Printservice (raming) Totaal

Jaarstukken GR Cocensus 2022

Jaarlast 100.100 12.529 30.009 5.007 607.000

Verplichting per 31.12.2022 469.600 41.400 99.200 16.500 607.000 1.233.800

Pagina 53 van 60

Controleverklaring

Jaarstukken GR Cocensus 2022

Pagina 54 van 60

Jaarstukken GR Cocensus 2022

Pagina 55 van 60

Jaarstukken GR Cocensus 2022

Pagina 56 van 60

Jaarstukken GR Cocensus 2022

Pagina 57 van 60

Jaarstukken GR Cocensus 2022

Pagina 58 van 60

Totale activa

25.663.483

421.133 421.133

200.081 203.819 437.464 1.336.698 2.178.063

Kantoorapplicaties Softw are overige applicaties PC softw are DMS Projecturen Totaal

Telefonie Telefooncentrale Totaal

880.376 920.153 3.046.993 409.244 5.256.766

754.740 156.712 911.453

PC's en Randapparatuur PC apparatuur Randapparatuur Totaal

Belastingapplicaties Gouw belastingen Haarlem Belastingapplicatie Haarl'meer Belastingapplicatie geconverteerd Waarderingsapplicatie Totaal

48.316 281.700

195.801 487.503

17.365.483

29.000 29.000

22.604 0 0 539.678 562.283

0 0 2.149.424 0 2.149.424

244.724 131.958 376.682

233.385

350.748 0 0 58.800 409.548

9.861.967 1.000.000 1.157.456 1.537.422 13.556.845

291.702

600.138 555.807 231.792 655.462 2.043.199

9.861.967 1.000.000 1.157.456 2.345.944 14.365.367

AanschafLopende w aarde Activa 01-01-2022 01-01-2022 alle investeringen

Netw erk/infrastructuur Netw erk Beveiligd platform Netw erkapparatuur Totaal

Servers Centrale computerruimte Softw are centrale servers Softw are licenties Kantoorautomatisering servers Totaal

Kantoorpand Grond Technische installaties Kantoormeubilair Totaal

Om schrijving

Staat van Activa

421.133 421.133

200.081 203.819 437.464 1.336.698 2.178.063

880.376 920.153 3.046.993 409.244 5.256.766

754.740 156.712 911.453

195.801 487.503

291.702

600.138 555.807 231.792 655.462 2.043.199

0 25.663.483

0 0

0 0 0 0 0

0 0 0

0 0

0 0 0 0 0

0 9.861.967 0 1.000.000 0 1.157.456 0 2.345.944 0 14.365.367

Verm eer- Aanschafdering w aarde 2022 31-12-2022

2022

60 60 60 60

120 120 120 60

60 60

120

120 60 36 60

300 120

480

Afschr. Mnd.

11.742.563

403.722 403.722

195.560 203.819 437.464 1.102.046 1.938.889

880.375 920.153 2.284.858 409.247 4.494.633

538.219 130.321 668.540

186.138 427.663

241.525

600.138 555.807 231.792 643.702 2.031.439

218.228 0 0 1.559.449 1.777.677

Afschrijv. t/m 2021

13.920.837

17.411 17.411

4.521 0 0 234.653 239.174

1 0 762.051 -3 762.049

216.521 26.392 242.913

9.663 59.840

50.177

0 0 0 11.760 11.760

9.643.739 1.000.000 1.157.456 786.495 12.587.691

Boekw aarde 31-12-2021

878.012

5.800 5.800

4.521 0 0 107.920 112.441

0 0 214.942 0 214.942

48.945 26.392 75.336

9.663 33.002

23.338

0 0 0 11.760 11.760

246.549 0 46.298 131.883 424.731

Afschr. 2022 (op basis vrijval)

13.042.825

11.611 11.611

0 0 0 126.733 126.733

1 0 547.109 -3 547.106

167.576 0 167.576

0 26.838

26.838

0 0 0 0 0

9.397.190 1.000.000 1.111.158 654.612 12.162.960

Boekw aarde 31-12-2022

878.012

5.800 5.800

4.521 0 0 107.920 112.441

0 0 214.942 0 214.942

48.945 26.392 75.336

9.663 33.002

23.338

0 0 0 11.760 11.760

246.549 0 46.298 131.883 424.731

Kapitaallasten 2022

EN EN EN EN

EN EN

EN EN EN EN

Econ. of m aatschapp. nut EN of MN

Bijlage 1: Staat van Activa 2022

Bijlage 2: Geldleningen Indien Cocensus voor haar financiële huishouding geld aantrekt voor langere tijd wordt dit via een separaat voorstel voorgelegd aan het Dagelijks Bestuur van Cocensus. Na toestemming van het Dagelijks Bestuur wordt conform het treasurystatuut de Bank Nederlandsche Gemeenten (BNG) benaderd om een offerte uit te brengen. Voor de BNG is voor wat betreft de garantstelling voor de geldlening de Gemeenschappelijke Regeling van Cocensus uitgangspunt: Artikel 18a Bijdragen van gemeenten 1. De deelnemende gemeenten dragen er zorg voor dat het samenwerkingsverband te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan zijn verplichtingen te kunnen voldoen. Lening overzicht 2022 Leningnummer

Ingang

Rente %

40.113209

01-04-2020

0,2950

120.000

3.000.000

2.760.000

40.108537

22-08-2013

2,2900

250.000

2.500.000

250.000

40.110675

14-09-2016

0,3500

150.000

1.500.000

600.000

40.114489

06-01-2021

-0,1000

100.000

1.000.000

900.000

40.113208

01-10-2019

0,27500

140.000

3.500.000

3.220.000

40.114490

06-01-2021

0,3900

125.000

5.000.000

4.875.000

16.500.000

12.605.000

Totaal

Jaarstukken GR Cocensus 2022

Aflossing

Hoofdsom

Restant hoofdsom

Pagina 59 van 60

Bijlage 3: Toerekening taakvelden Om de bijdragen van de deelnemers te kunnen toerekenen aan de verschillende heffingen is de volgende methodiek gehanteerd. De totale WOZ-kosten, die aanwijsbaar aan de OZB zijn toe te rekenen, zijn verdeeld naar de opbrengst van de OZB in de totale opbrengsten van de OZB. De overige resterende kosten (van de bijdrage) zijn vervolgens ook verdeeld naar de relatieve opbrengsten van de verschillende heffingen. Deze toegepaste berekeningswijze is ter toetsing voorgelegd aan specialisten van Van den Bosch en partners en is als een geaccepteerde rekenmethode onderschreven. Hieronder ziet u per gemeente de kostentoerekening op basis van de bijdrage 2022 per belastingsoort. Waarbij de WOZ kosten als apart component worden meegewogen.

Jaarstukken GR Cocensus 2022

Pagina 60 van 60

← Vorig deel

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://gemeenteraad.denhelder.nl/api/v1/meetings/1968/documents/20386