Gemeenschappelijke Regeling Cocensus jaarstukken 2022.pdf
Tekst van het document
Jaarstukken 2022 Flynth Audit B.V. geheel document digitaal gewaarmerkt voor identificatiedoeleinden S.H.
.
Inhoud 1.
Jaarverslag..................................................................................................................................................................... 3 1.1
Inleiding .................................................................................................................................................................... 3
1.2
Organisatie................................................................................................................................................................ 3
1.2.1
Algemeen Bestuur en Dagelijks bestuur .......................................................................................................... 4
1.2.2
Organisatiemodel van Cocensus: ..................................................................................................................... 4
1.3
Korte terugblik op 2022 en nieuwe ontwikkelingen ................................................................................................. 5
1.4
Bedrijfsvoering .......................................................................................................................................................... 7
1.4.1
Realisatie begrote opbrengsten ....................................................................................................................... 7
1.4.2
Bezwaar- en beroepschriften en kostenvergoedingen .................................................................................... 8
1.4.3
Kwijtschelding ................................................................................................................................................ 12
1.4.4
Invordering..................................................................................................................................................... 14
1.4.5 1.5 1.6 2.
3.
4.
Communicatie ................................................................................................................................................ 15 HRM ........................................................................................................................................................................ 17 Privacy en gegevensbescherming ........................................................................................................................... 29
Financiële verantwoording.......................................................................................................................................... 30 2.1
Weerstandsvermogen en risicobeheersing ............................................................................................................ 30
2.2
Financieringsparagraaf ........................................................................................................................................... 33
2.3
Verbonden partijen................................................................................................................................................. 35
2.4
Rechtmatigheid....................................................................................................................................................... 35
2.5
Wet open overheid ................................................................................................................................................. 36
2.5.1
Informatie ...................................................................................................................................................... 36
2.5.2
Actieve openbaarmaking ............................................................................................................................... 37
2.5.3
Passieve openbaarmaking ............................................................................................................................. 37
Jaarrekening .................................................................................................................................................................... 38 3.1
Het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening over het begrotingsjaar ...................................................... 38
3.2
Begrotingsrechtmatigheid ...................................................................................................................................... 40
3.3
Overzicht algemene dekkingsmiddelen .................................................................................................................. 40
3.4
Wet normering topinkomens ................................................................................................................................. 41
3.5
Balans ..................................................................................................................................................................... 43
3.6
Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling .......................................................................................... 44
3.6.1.
Inleiding ......................................................................................................................................................... 44
3.6.2
Financiële positie ........................................................................................................................................... 44
3.6.3
Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening .................................................................... 44
3.6.4
Vaste activa .................................................................................................................................................... 44
3.6.5
Vaste passiva .................................................................................................................................................. 45
3.6.6
Niet uit de balans blijkende verplichtingen.................................................................................................... 45
3.6.7
Financiële instrumenten ................................................................................................................................ 45
3.7
Toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening over het begrotingsjaar ............................... 46
3.8
Toelichting op de balans ......................................................................................................................................... 50
3.8.1
Materiële vaste activa .................................................................................................................................... 50
3.8.2
Vlottende activa ............................................................................................................................................. 50
3.8.3
Eigen Vermogen ............................................................................................................................................. 51
3.8.4
Voorzieningen ................................................................................................................................................ 51
3.8.5
Vaste schulden met een looptijd langer dan één jaar .................................................................................... 51
3.8.6
Netto vlottende schulden en overlopende passiva........................................................................................ 52
3.8.7
Niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen ............................................................. 53
Controleverklaring ...................................................................................................................................................... 54
Jaarstukken GR Cocensus 2022
Pagina 2 van 60
1.
Jaarverslag
Programmaverantwoording Alle activiteiten van de Cocensus zijn samengevoegd in één programma: “Heffen en invorderen van decentrale belastingen en heffingen”.
1.1
Inleiding
Voor u ligt het zestiende Jaarverslag van de GR Cocensus. Cocensus is op 15 december 2006 opgericht met als belangrijkste taak alle uitvoerende werkzaamheden op het gebied van gemeentelijke belastingen voor de gemeenten Haarlem en Haarlemmermeer te verrichten. Op 1 mei 2009 is de gemeente Hillegom toegetreden tot Cocensus, per 1 januari 2010 de gemeente Beverwijk, per 1 januari 2012 de gemeenten Oostzaan en Wormerland. Per 1 januari 2014 zijn de gemeenten Alkmaar, Bergen, Graft-De Rijp, Heerhugowaard, Langedijk en Schermer toegetreden, gevolgd door de gemeente Den Helder per 1 januari 2015. Met ingang van 1 januari 2015 zijn de gemeenten Alkmaar, Graft-De Rijp en Schermer gefuseerd. Met ingang van 1 januari 2019 zijn de gemeenten Spaarnwoude en Haarlemmerliede toegevoegd aan de gemeente Haarlemmermeer. Per 1 januari 2020 zijn de gemeenten Uitgeest, Castricum en Heiloo toegetreden tot de GR Cocensus. Op 1 januari 2022 fuseerden de gemeenten Heerhugowaard en Langedijk tot een nieuwe gemeente met ook een samengestelde naam, gevormd uit beide vorige: Dijk en Waard. De exploitatie van Cocensus over 2022 sluit af met een overschot van € 489.745. Dat is afgerond € 140.000 hoger dan geprognosticeerd in de slotwijziging van de begroting 2022, waarin van een voordelig saldo van € 350.000 werd uitgegaan.
Het hogere gerealiseerde voordeel wordt voornamelijk veroorzaakt door lager uitvallende personeelslasten vanwege niet vervulde vacatureruimte.
1.2
Organisatie
Cocensus is een gemeenschappelijke regeling op het niveau van de gemeentelijke colleges van B&W. Cocensus is op 1 januari 2007 formeel van start gegaan en richt zich daarbij op het verzorgen van werkzaamheden in het kader van de Wet WOZ en de heffing en invordering van gemeentelijke belastingen en rechten, dit inclusief de afhandeling van bezwaren, beroepen en kwijtscheldingsverzoeken. Deze werkzaamheden verzorgt Cocensus in 2022 voor de gemeenten Haarlem, Haarlemmermeer, Hillegom, Beverwijk, Oostzaan, Wormerland, Alkmaar, Bergen, Den Helder, Uitgeest, Castricum, Heiloo en Dijk & Waard.
Cocensus heeft een Algemeen- en een Dagelijks bestuur.
1.2.1 Algemeen Bestuur en Dagelijks bestuur
Algemeen bestuur: Gemeente 1. Haarlem 2. Haarlemmermeer 3. Hillegom 4. Beverwijk 5. Oostzaan 6. Wormerland 7. Alkmaar
Naam De heer F. Roduner De heer J. Nobel De heer A. de Jong De heer T.J. Tabak De heer M. Wörsdörfer De heer J. Schalkwijk Mevrouw N. Mulder
Gemeente 8. Bergen 9. Den Helder 10. Castricum 11. Heiloo 12. Uitgeest 13. Dijk & Waard
Naam De heer M. Wiesehahn De heer P. Kos De heer R. Beems De heer R. Opdam Mevrouw J. Kloosterman De heer F. Ruiten
Dagelijks bestuur: Gemeente 1. Alkmaar 2. Castricum 3. Beverwijk 4. Dijk & Waard 5. Haarlem
Naam Mevrouw N. Mulder (voorzitter) De heer R. Beems (vicevoorzitter) De heer T.J. Tabak De heer F. Ruiten De heer F. Roduner
1.2.2 Organisatiemodel van Cocensus:
Algemeen Bestuur
Dagelijks Bestuur
Directie
Staf
Gegevens & IT
WOZ
Invordering
Heffingen & Bezwaar
Concern Control KCC
Figuur 1: Organigram Cocensus
Jaarstukken GR Cocensus 2022
Pagina 4 van 60
1.3
Korte terugblik op 2022 en nieuwe ontwikkelingen
Huisvesting In april 2021 is de nieuwe huisvesting betrokken. De werkzaamheden worden uitgevoerd in één gezamenlijk pand, waarbij is gekozen voor een optimaal duurzaam concept met een energie-neutrale huishouding. In 2022 heeft dit een kostenbesparing van 2% opgeleverd voor de deelnemers. In de afgelopen jaren hebben er nog werkzaamheden plaatsgevonden op het gebied van klimaatbeheersing en akoestiek en is er een onderhoudsvoorziening opgezet. Nu we in een stabielere situatie terecht zijn gekomen is de verwachting dat de verhuizing voor een verdere kostenbesparing zal zorgen.
Uitvoering WOZ Op initiatief van de Waarderingskamer is er een wetsvoorstel aangenomen om uiterlijk met ingang van 2022 de waarde van woningen te waarderen/taxeren op basis van vierkante meters in plaats van kubieke meters. Projectmatig is de wijziging van m3 naar m2 doorgevoerd in de WOZ administratie en staat de m2 met ingang van de waardering 2022 aan de basis van het waarderen van woningen. Vanaf 2021 tot eind 2022 heeft Cocensus in overleg met de BAG medewerkers van gemeenten overleg gehad met als resultaat dat begin 2023 alle aangesloten gemeenten de WOZ oppervlakten gaan overnemen in de BAG waardoor dit gegeven aan elkaar gelijk is. Het jaar 2023 zal het jaar zijn van de start van de beheer fase waarin we een gezamenlijke verantwoording hebben de BAG en WOZ aan elkaar gelijk te houden en verder te verbeteren. In 2022 is, door het starten van een pilot senior woningtaxateur, een start gemaakt om de uniformiteit van alle werkzaamheden van het Team Woningtaxatie te verbeteren. Ook is in 2022 een tweede senior werkvoorbereider aangesteld met hetzelfde voornaamste doel om uniformiteit van werken te creëren en te borgen bij het Team Werkvoorbereiding. In 2023 zal een procesoptimalisatie plaatsvinden dat alle processen binnen de WOZ raken met als doel inzicht te krijgen in de processen, te onderzoeken waar een proces geoptimaliseerd kan worden en aan te passen.
Dit in samenwerking met medewerkers om zo draagvlak te creëren voor de gekozen werkwijze.
KCC-activiteiten Naar aanleiding van de goede ervaringen met het verzorgen van KCC activiteiten voor Bergen NH, Uitgeest, Castricum, Heiloo en Hillegom heeft het Dagelijks Bestuur van Cocensus ingestemd om voor alle deelnemende gemeenten de front-office en dus het KCC-belastingen uit te voeren met ingang van 1 januari 2023. Het belangrijkste argument voor onderbrengen van de KCC activiteiten bij Cocensus is een snellere en directere dienstverlening aan de burgers. Inmiddels zijn vijf nieuwe medewerkers aangetrokken voor het KCC. Er is een nieuwe telefooncentrale geïmplementeerd , waardoor het mogelijk is om automatisch op te schalen bij drukte. Op die manier kunnen we garanderen dat bellende burgers altijd snel een medewerker van Cocensus aan de lijn krijgen. De nieuwe telefooncentrale biedt daarnaast de mogelijkheid om de klanttevredenheid te meten. In 2023 zullen nog extra functionaliteiten worden toegevoegd, waaronder de koppeling met de belastingapplicatie. Wanneer burgers tijden het gesprek hun klantnummer achterlaten krijgt de KCC medewerker vervolgens direct de bijbehorende gegevens te zien.
Toetsing verzoek om kwijtschelding: In 2020 is het proces van de kwijtschelding verder geoptimaliseerd, waarbij ieder verzoek om kwijtschelding ter toetsing aan het Inlichtingenbureau wordt aangeboden. Op dit moment wordt door het Inlichtingenbureau gewerkt aan KWS 3.0. Verwacht wordt dat deze versie in de loop van 2023 gelanceerd wordt door het Inlichtingenbureau. De wijzigingen kunnen vanaf dat moment ook door de softwareleveranciers doorgevoerd worden. Er ontstaat dan de mogelijkheid om wekelijks te toetsen. Cocensus is bij de ontwikkelingen nauw betrokken
Jaarstukken GR Cocensus 2022
Pagina 5 van 60
BIO De BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid) is een doorontwikkeling van de BIG (Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten) en vanaf 1 januari 2020 van kracht. In 2021 is het informatiebeveiligingsbeleid verder aangepast in verband met de voorschriften en maatregelen-set van de BIO. Het resultaat omvat zowel strategisch informatiebeveiligingsbeleid als een uitwerking van dat beleid op tactisch en operationeel niveau. Eind 2021 zijn een groot aantal maatregelen die door de BIO worden voorgeschreven geïmplementeerd. In 2023 zal door een externe auditor een audit worden gedaan om zo te toetsten of het informatiebeveiligingsbeleid van Cocensus aan de BIO voldoet.
Jaarstukken GR Cocensus 2022
Pagina 6 van 60
1.4
Bedrijfsvoering
In dit jaarverslag is informatie opgenomen gericht op de voortgang van de bedrijfsvoeringprocessen, personeelszaken, communicatie en financiën, dit naar de stand van 31 december 2022. Naar dezelfde peildatum, 31 december 2022, is per gemeente een (derde) voortgangsrapportage aan de gemeentelijke opdrachtgevers verstrekt. In deze voortgangsrapportages is de specifiek op de eigen gemeente gerichte informatie opgenomen. Ook naar de peildata van 1 april en 1 juli zijn aan de gemeentelijke opdrachtgevers voortgangsrapportages verstrekt. In dit Jaarverslag is de voor de deelnemende gemeenten individueel geldende informatie omgezet naar een totaalbeeld van de meest relevante primaire processen. Dit richt zich op de realisatie van de begrote opbrengsten, de ontwikkeling van de bezwaar- en beroepschriften, de ontwikkeling van de kwijtschelding en de ontwikkeling van de invordering. Cocensus verzorgt voor de gemeenten Haarlem, Haarlemmermeer, Hillegom, Beverwijk, Oostzaan, Wormerland, Alkmaar, Bergen, Dijk & Waard, Den Helder, Uitgeest, Castricum en Heiloo de werkzaamheden gericht op de belastingjaren 2020, 2021 en 2022. Naast informatie over de primaire processen is tevens nog informatie gericht op communicatie, inkoop en HRM (ontwikkeling formatie en ziekteverzuim) opgenomen.
1.4.1
Realisatie begrote opbrengsten
De gemeentelijke opdrachtgevers hebben voor wat betreft de aan Cocensus overgedragen heffingssoorten per belastingjaar de (bijgestelde) begrotingen opgegeven. Voor het belastingjaar 2022 leidt deze opgave tot een totaalbedrag aan te realiseren belastingopbrengst van netto ruim € 454 miljoen. Ten opzichte van 2021 een daling van 1,2%. Deze daling wordt voor een deel verklaard door het feit dat door gemeentelijk Coronabeleid de begrotingen 2022 naar beneden zijn bijgesteld. In onderstaande tabel is de netto-realisatie door middel van aanslagoplegging in relatie tot de begrote opbrengsten in beeld gebracht, dit naar de stand van 31 december 2022. Onder netto-realisatie wordt verstaan het resultaat van aanslagoplegging minus verleende verminderingen.
Grafiek 1: Ontwikkeling opbrengstrealisatie
Per 31 december beloopt de netto-realisatie voor het belastingjaar 2022 93,3% van de voor dat belastingjaar begrote opbrengst. Hierbij wordt opgemerkt dat een aantal heffingssoorten nog niet (volledig) op aanslag gebracht zijn (bijvoorbeeld Diftar, forensenbelasting en de toeristenbelasting) omdat de heffingsgrondslagen van deze heffingssoorten pas in de loop van het belastingjaar beschikbaar komen of zelfs pas na het verloop van het belastingjaar. Ook zijn er heffingen waarbij de opbrengstrealisatie op basis van maandelijkse (gemeentelijke) input gerealiseerd kunnen worden, zoals bijvoorbeeld de naheffingsaanslagen parkeerbelasting en leges. Derhalve is het verklaarbaar dat momenteel de opbrengstrealisatie nog niet 100% is. De deelnemende gemeenten zijn naar de stand van 31 december 2022 door middel van de 3e voortgangsrapportage individueel geïnformeerd over de opbrengstontwikkelingen. Jaarstukken GR Cocensus 2022
Pagina 7 van 60
1.4.2
Bezwaar- en beroepschriften en kostenvergoedingen
Bezwaarschriften gericht tegen aanslagen gemeentelijke heffingen kunnen op verschillende manieren ingediend worden. Via de belastingwebsite is het mogelijk om digitaal bezwaar in te dienen. Daarnaast kan bezwaar worden gemaakt door gebruik te maken van het bij het aanslagbiljet meegezonden reactieformulier. Verder is het ook mogelijk om schriftelijk een bezwaarschrift in te dienen. Als extra service is het mogelijk om in de eerste vijf weken na aanslagoplegging, gericht op de WOZ-waarde, door middel van een zogenaamde terugbelafspraak, telefonisch contact te hebben met de taxateur. Daarbij kan de nodige uitleg gegeven worden en waar nodig kunnen met onderlinge instemming administratieve correcties direct verwerkt worden zonder dat formeel bezwaar hoeft te worden gemaakt. Voor het belastingjaar 2022 zijn in totaal 20.677 bezwaarschriften ontvangen, dit op een totaal van 490.563 verzonden aanslagbiljetten. Per saldo geldt dat rond 4,2% van de aanslagbiljetten tot een bezwaarschrift leidt. Ontwikkeling bezwaren 2020 - 2022 14.000 12.000 10.000 8.000 6.000 4.000 2.000 0
WOZ
Parkeer
Overig
2022
9.647
7.197
3.874
2021
11.037
3.972
3.825
2020
12.434
3.172
3.935
Grafiek 2: Ontwikkeling Bezwaarschriften
In onderstaande grafieken is de ontwikkeling opgenomen van het aantal ontvangen bezwaarschriften met betrekking tot de belastingjaren 2020 tot en met 2022. Teneinde een onderlinge vergelijking te kunnen maken is bij de eerdere belastingjaren hetzelfde meetpunt gehanteerd, te weten 31 december van het betreffende belastingjaar. Daarmee is het mogelijk om de ontwikkeling qua WOZ- en heffingsbezwaren te onderkennen. Daarbij valt het op dat in het belastingjaar 2022 het aantal ontvangen WOZ-bezwaren ten opzichte van belastingjaar 2021 is afgenomen met 1.390 bezwaarschriften, een daling van ruim 12,6%. Tegelijkertijd is de trend dat steeds meer bezwaren worden ingediend door zogenaamde No-Cure-No-Pay bureaus. In totaal werden 4.869 WOZ-bezwaren ingediend door deze No-Cure-No-Pay bureaus. Dit aantal staat gelijk aan 51,8% van het totaal aantal WOZ-bezwaren. Deze bezwaren zijn juist vanwege het verdienmodel vele malen intensiever wat betreft de behandeling, waardoor de hoeveelheid werk toch is toegenomen.
Jaarstukken GR Cocensus 2022
Pagina 8 van 60
Grafiek 3: Ontwikkeling WOZ-bezwaren
Van de 9.647 ingekomen WOZ-bezwaren zijn er ultimo 2022 8.826 afgedaan i.c. 91%. Het merendeel van de nog openstaande bezwaarschriften is taxatie-technisch afgedaan en qua uitspraak volledig voorbereid, maar kan pas formeel afgedaan worden na de benodigde hoorzittingen c.q. overleg met vertegenwoordigers van belanghebbenden (met name de No-Cure-No-Pay bureaus ). De afhandeling van de WOZ-bezwaren zal binnen de daarvoor geldende termijnen worden afgedaan. Voor de belastingjaren 2020 en 2021 is van de WOZ-bezwaren nu 99,9% respectievelijk 99,6% afgedaan. De nog te behandelen aantallen zijn voor het merendeel van recente datum. Door de coronacrisis is het aantal parkeerbewegingen en daarmee ook het aantal naheffingsaanslagen drastisch afgenomen in belastingjaar 2020. Voor het belastingjaar 2021 is er duidelijk een herstel van de parkeerbewegingen, en dus ook een toename van het aantal naheffingsaanslagen parkeerbelastingen. Dit heeft ook invloed op het aantal bezwaren tegen de parkeerbelastingen. Er is sprake van een stijging van 25% ten opzichte van 2020. Deze trend zet door in een stijging van 64% in 2022. Het aantal heffingsbezwaren voor de overige heffingen is gestegen met 17,8%.
Grafiek 4: Ontwikkeling heffingsbezwaren
Van de voor het belastingjaar 2022 ingekomen heffings-/parkeerbelastingbezwaren is momenteel 85% afgedaan en van de heffingsbezwaren 2020 en 2021 respectievelijk 98,9% en 92,9%.
Jaarstukken GR Cocensus 2022
Pagina 9 van 60
Resultaten behandelde bezwaarschriften Bij de behandeling van bezwaarschriften kan besloten worden tot het handhaven van de opgelegde aanslagen dan wel tot het verlenen van (gedeeltelijke) vermindering. Met betrekking tot de afgedane bezwaarschriften belastingjaar 2022 is in 54,4% van de uitspraken besloten tot handhaving van de aanslag. Daarmee is in 45,6% van de uitspraken besloten tot het verlenen van (gedeeltelijke) vermindering. Een nadere onderverdeling van de afgedane bezwaren parkeerbelasting, overige heffingen en de WOZ geeft het navolgende beeld:
Grafiek 5: Resultaat behandeling bezwaarschriften
Beroepschriften Gericht op het belastingjaar 2022 zijn momenteel inmiddels 241 beroepsprocedures ingesteld. Van deze 241 beroepsprocedures zijn 153 procedures gestart door de No-Cure-No-Pay bureaus. Verwacht wordt dat het totaal aantal beroepsprocedures gericht op belastingjaar 2022 nog stijgt. Gericht op het belastingjaar 2021 zijn in totaal 549 beroepsprocedures en voor het belastingjaar 2020 zijn 589 beroepsprocedures ingesteld. Voor het belastingjaar 2022 zijn in totaal 241 beroepsprocedures ontvangen, dit op een totaal van 490.563 verzonden aanslagbiljetten. Per saldo geldt dat bij rond 4,2% van de aanslagbiljetten een bezwaarschrift volgt. Bij 1,17% van de bezwaarschriften volgt een beroepsprocedure. In 84% van de beroepsprocedures gaat het om een beroep op uitspraak bezwaarschrift WOZ.
Grafiek 6: Ontwikkeling beroepsprocedures
Jaarstukken GR Cocensus 2022
Pagina 10 van 60
Van de ingekomen beroepsprocedures 2022-2020 is in respectievelijk 18, 201 en 549 procedures door de Rechtbank uitspraak gedaan. Het aantal openstaande procedures is voor het belastingjaar 2022 nog 223 (93%), voor het belastingjaar 2021 nog 348 (63%) en voor het belastingjaar 2020 nog 40 (7%). Voor de afhandeling van de beroepschriften bestaat een afhankelijkheid van de Rechtspraak.
Kostenvergoedingen Wanneer de belastingplichtige of belanghebbende een derde partij inschakelt om haar bij te staan tijdens de bezwaarprocedure, vaak een No-Cure-No-Pay bureau, en een eventuele beroepsprocedure, treed het Besluit Proceskosten Bestuursrecht in werking. Op basis van dit Besluit heeft de belastingplichtige of belanghebbende bij een gegronde procedure recht op een vergoeding van de kosten, deze kosten staan opgenomen in het Besluit. In onderstaande tabel een weergave van de uitbetaalde proceskostenvergoedingen die betrekking hebben op belastingjaar 2020, 2021 en 2022. Omdat nog niet alle beroepsprocedures afgerond zijn wordt verwacht dat er deze bedragen uiteindelijk hoger uitvallen. Per 31 december 2022 zijn er voor het belastingjaar 2020 886 proceskostenvergoedingen uitgekeerd voor een bedrag van € 535.000,-. Dit resulteert in een gemiddelde vergoeding van € 604,-. Met betrekking tot het belastingjaar 2021 zijn er al 1.272 proceskostenvergoedingen uitgekeerd voor een bedrag van € 736.000,-, een gemiddelde vergoeding van € 579,-. Voor Belastingjaar 2022 zijn per 31 december 2022 al 672 proceskostenvergoedingen uitgekeerd voor een totaalbedrag van € 320.000,-. Dit bedrag zal nog verder oplopen naar aanleiding van nog lopende beroepsprocedures. In onderstaande tabel een nadere specificatie per gemeente. Gemeente
Belastingjaar 2020 Aantal
Belastingjaar 2021
Totaalbedrag
Aantal
Belastingjaar 2022
Totaalbedrag
Aantal
Totaalbedrag
Haarlem
302
-179.000
309
-178.000
165
-74.000
Haarlemmermeer
198
-121.000
315
-184.000
132
-62.000
Hillegom
15
-9.000
68
-41.000
14
-6.000
Beverwijk
37
-19.000
49
-31.000
25
-14.000
Oostzaan
7
-4.000
21
-13.000
12
-6.000
Wormerland
22
-11.000
51
-27.000
24
-13.000
Bergen NH
54
-35.000
51
-31.000
38
-18.000
Alkmaar
51
-30.000
88
-46.000
71
-33.000
Heerhugowaard
24
-14.000
41
-27.000
-
-
Langedijk
14
-10.000
26
-14.000
-
-
Den Helder
37
-26.000
56
-30.000
33
-15.000
Heiloo
29
-19.000
57
-35.000
35
-18.000
Castricum
66
-40.000
115
-64.000
41
-21.000
Uitgeest
30
-18.000
25
-15.000
12
-6.000
Dijk & Waard Totaal
-
-
-
-
70
-34.000
886
-535.000
1.272
-736.000
672
-320.000
Tabel 1 Uitgekeerde Proceskostenvergoeding belastingjaar 2020, 2021 en 2022
Jaarstukken GR Cocensus 2022
Pagina 11 van 60
1.4.3
Kwijtschelding
Als de belastingschuldige van mening is dat hij/zij niet in staat is de gemeentelijke heffingen te betalen kan, voor de belastingsoorten waarvoor de gemeente dit mogelijk heeft gemaakt, kwijtschelding worden aangevraagd. Voor degenen aan wie in het voorgaande belastingjaar kwijtschelding is verleend wordt, voorafgaande aan de aanslagoplegging voor het nieuwe belastingjaar, een geautomatiseerde toets uitgevoerd ter controle op voortzetting van het recht op kwijtschelding. Deze toets wordt verzorgd via het Inlichtingenbureau. Als blijkt dat er geen belemmering is op het recht op kwijtschelding wordt direct met de aanslagoplegging (geautomatiseerd) kwijtschelding verleend. Voor alle andere gevallen kan de belastingschuldige via het digitaal loket of door middel van het insturen van het aanvraagformulier kwijtschelding aanvragen. Ieder regulier verzoek wordt in eerste instantie (via het Inlichtingenbureau) getoetst. Als blijkt dat er geen belemmering is op kwijtschelding wordt dit verleend. Als blijkt dat er een belemmering is op het recht op kwijtschelding wordt bij de aanvrager nadere informatie verzocht ter beoordeling van het recht op kwijtschelding. Voor het belastingjaar 2022 zijn in totaal 22.115 kwijtscheldingsverzoeken (geautomatiseerde en individuele verzoeken én administratieve beroepen) ontvangen, dit op een totaal van 490.563 verzonden aanslagbiljetten.
Per saldo geldt dat bij 4,5% van de aanslagbiljetten een verzoek om kwijtschelding volgt. In onderstaande grafiek zijn de aantallen verzoeken om kwijtschelding in beeld gebracht. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen de geautomatiseerd verleende kwijtscheldingen en de overige verzoeken om kwijtschelding. Tevens zijn in de onderstaande grafiek de administratieve beroepschriften opgenomen. Bij de geautomatiseerde kwijtschelding geldt een daling van 329 (3,1%) en voor de ingediende verzoeken om kwijtschelding geldt een stijging van 1.461 (14,2%) ten opzichte van dezelfde periode vorig jaar. Per saldo is er sprake van een toename van 6,4%.
Grafiek 7: Ontwikkeling aantal verzoeken om kwijtschelding
Van de verzoeken om kwijtschelding voor het belastingjaar 2022 is nu 96,4% afgedaan. De geautomatiseerde verleende kwijtschelding is uiteraard volledig afgedaan. Samen komt dit uit op gemiddeld 98,1%. Voor de belastingjaren 2020 en 2021 is 99,9% respectievelijk 99,3% van het totaal aan verzoeken afgedaan. Met name in het 1e en 2e jaar na aanslagoplegging worden nog verzoeken tot kwijtschelding ingediend. Er zijn voor de belastingjaren 2020 en 2021 nog enkele verzoeken in behandeling. Dit zijn verzoeken van recentere data en verzoeken waar nadere informatie voor gewenst is, bijvoorbeeld bij verzoeken om kwijtschelding van ondernemers.
Jaarstukken GR Cocensus 2022
Pagina 12 van 60
Van de afgehandelde kwijtschelding voor het belastingjaar 2022 is 70% volledig toegekend. Wanneer we rekening houden met het feit dat de geautomatiseerde kwijtschelding voor 100% wordt toegekend, betekent dit dat 40,9% van de overige verzoeken wordt toegekend. Wanneer een verzoek tot kwijtschelding niet wordt toegekend bestaat de mogelijkheid om administratief beroep in te dienen. Voor het belastingjaar 2022 ontvingen wij 317 beroepschriften tegen de uitspraak kwijtschelding. Inmiddels zijn 273 beroepschriften afgehandeld. Van deze 273 beroepschriften werd 39,6% alsnog (gedeeltelijk) toegekend (108). Voor belastingjaar 2022 is er meer begroot voor de kosten van de kwijtschelding. De verhoging van de kosten van de kwijtschelding is tot stand gekomen door wijzigingen aangegeven door de deelnemende gemeenten naar aanleiding van de economische situatie. De verhoging van de begroting in 2020 diende ter dekking van de gevolgen van de pandemie. Dit was ook de oorzaak dat er een hoger aantal verzoeken werd ingediend in 2020. In 2021 zagen we hier een correctie: minder verzoeken en een lagere begroting. Mede door de stijging in het aantal verzoeken om kwijtschelding en ook door de jaarlijks stijgende tarieven is ten aanzien van het bedrag aan verleende kwijtschelding tussen 2022 en 2021 een stijgende lijn vast te stellen.
Grafiek 8: Ontwikkeling verleende bedragen aan kwijtschelding
Voor het belastingjaar 2020 komt het gemiddelde bedrag aan verleende kwijtschelding uit op € 303,89 per geheel/gedeeltelijk toegekend verzoek, voor het belastingjaar 2021 op € 314,60 en het gemiddelde bedrag is voor het belastingjaar 2022 op € 321,67. De jaarlijkse stijging van het gemiddelde bedrag aan verleende kwijtschelding wordt vooral veroorzaakt door de jaarlijkse tariefstijgingen van de heffingen die voor kwijtschelding in aanmerking komen.
Jaarstukken GR Cocensus 2022
Pagina 13 van 60
1.4.4
Invordering
Het totaal in te vorderen bedrag is het resultaat van het totaalbedrag van de opgelegde aanslagen, minus de effecten van de behandeling van bezwaarschriften (verminderingen) en de verleende kwijtschelding. Verder vindt een correctie plaats voor oninbaar verklaarde vorderingen en de kosten bij aanmaningen en dwangbevelen. Per saldo betreft dit het netto in te vorderen bedrag. De betaling van de opgelegde aanslagen kan plaatsvinden met toepassing van automatische incasso in 2 of 9 termijnen of door middel van Ideal, internetbankieren of betaling met acceptgiro (binnen 2 maanden). De acceptgiro wordt per 1 juli 2023 afgeschaft. In de periode januari-december 2022 zijn in totaal 2.233.765 ontvangsten verwerkt waarvan 1.943.242 automatische incasso opdrachten. Blijft (volledige) betaling uit dan volgt na het verstrijken van de betaaltermijn een aanmaning. Gedurende het kalenderjaar 2022 zijn er ter invordering van hetzelfde belastingjaar 55.205 aanmaningen verzonden. Voor de aanmaning geldt een betaaltermijn van 14 dagen. De piek van de aanmaningen wordt in de maand mei verzonden, in navolging op het grote kohier van februari. Bij uitblijven van betaling wordt overgegaan tot verzending van een dwangbevel. In het kalenderjaar 2022 zijn voor het belastingjaar 2022 17.073 dwangbevelen verzonden. Met het dwangbevel wordt bevel gedaan tot betaling binnen twee dagen.
Voor de verzending van zowel de aanmaning als het dwangbevel worden (wettelijke) invorderingskosten in rekening gebracht. In onderstaande grafiek, gericht op de belastingjaren 2020 tot en met 2022 is de ontwikkeling van de invordering in beeld gebracht.
Grafiek 9: Ontwikkeling invordering
Jaarstukken GR Cocensus 2022
Pagina 14 van 60
Voor de belastingjaren 2020 tot en met 2022 is van de netto in te vorderen bedragen nu respectievelijk 99,1%, 98,6% en 97,3% ingevorderd. Ten aanzien van de in februari 2022 opgelegde belastingaanslagen 2022 is de laatste incasso termijn in december. Gedurende negen maanden worden gemiddeld 216.000 automatische incasso's verwerkt waarmee een maandbedrag van ruim € 16,6 miljoen gemoeid is. Per saldo wordt ongeveer 35,6% van het totaal in te vorderen bedrag door middel van automatische incasso geïnd. Ten aanzien van het voor het belastingjaar 2022 nog in te vorderen bedrag ad € 11 miljoen zal nog een deel (€ 1 miljoen) ingevorderd worden door middel van automatische incasso. Daarnaast is ten aanzien van een aantal vorderingen de invordering aangehouden, dit ten gevolge van uitstel van betaling tijdens behandeling van een verzoek om kwijtschelding of de afhandeling van een bezwaar- of beroepschrift. Verder zijn ook betalingsregelingen nog van kracht. Tot slot geldt dat voor een aantal nog openstaande vorderingen de betaaltermijn nog niet verstreken is, dan wel de betaaltermijn wel verstreken is en als gevolg daarvan een aanmaning of dwangbevel is verzonden. In december 2022 is nog voor € 7,6 miljoen aan aanslagen opgelegd.
1.4.5
Communicatie
Website Eind februari zijn de WOZ-beschikkingen en de diverse belastingaanslagen verzonden. Aansluitend vindt maandelijks aanvullende aanslagoplegging plaats. Via de website van Cocensus is per deelnemende gemeente een belastingwebsite ter beschikking gesteld. Deze belastingsites zijn ook via de website van de gemeente bereikbaar. De belastingsites zijn opgenomen in de huisstijl van Cocensus en hebben daarmee een eenduidige uitstraling en opbouw. Op de belastingsites is informatie te vinden over de WOZ, de verschillende belastingsoorten, betaling, kwijtschelding, bezwaar en zijn de belastingverordeningen te raadplegen. Verder is het mogelijk om via deze websites digitaal bezwaar in te dienen, de aanslag/WOZ-beschikking of het taxatieverslag te raadplegen, automatische incasso af te geven, het rekeningnummer te wijzigen en aangifte hondenbelasting of aangifte toeristenbelasting te verzorgen. Tot slot zijn gericht op de diverse onderwerpen de 'veel gestelde vragen' opgenomen.
Terugbelafspraken Naast het verkrijgen van informatie via de website was het in 2022t mogelijk om via het KCC van de gemeente of via het KCC Cocensus (voor Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo) nog individueel informatie te krijgen. Mocht de vraag voor het KCC te specifiek zijn dan wordt de vraag naar de betreffende afdeling binnen Cocensus doorgezet. Dit vindt digitaal plaats door middel van het gebruik van het zogenaamde 'baliescherm'. Cocensus verzorgt de verdere afhandeling van deze vraagpunten. In de periode januari-december 2022 zijn in totaal 5.643 vragen via het baliescherm bij Cocensus ingekomen, 1.197 voor de afdeling Gegevensbeheer, 1.265 voor de afdeling Heffing & Bezwaar, 1.644 voor de afdeling Invordering en 1.537 voor de afdeling WOZ. De onderverdeling naar de verschillende afdelingen binnen Cocensus geeft het volgende beeld:
Grafiek 10: Terugbelafspraken vanuit de KCC's
Jaarstukken GR Cocensus 2022
Pagina 15 van 60
Telefonie Voor de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo is een KCC gestart per 1 januari 2020. Hillegom sloot per 1 januari 2022 aan bij het KCC. Burgers van deze gemeenten bellen voor beantwoording van de belastingvragen met het KCC. Totaal werden via het KCC 6.267 telefoongesprekken afgehandeld. Het KCC is bereikbaar van 09:00 uur tot 16:00 uur en wordt bemand door diverse medewerkers uit de gehele organisatie. Nadat aanmaningen of dwangbevelen zijn verzonden dan wel uitspraken op bezwaarschriften of op verzoeken om kwijtschelding zijn uitgegaan, zijn de belastingplichtigen uiteraard in de gelegenheid om over deze producten telefonisch vragen te stellen. Op deze producten staat, dit in tegenstelling tot de WOZ-beschikking/aanslag gemeentelijke belastingen, het directe telefoonnummer van de betreffende afdeling bij Cocensus. Het aantal bij de afdeling Heffingen en Bezwaar, Invordering en KCC inkomende gesprekken bedroeg respectievelijk 6.947, 27.839 en 6.043. Het aantal uitgaande gesprekken, voornamelijk terugbelafspraken, bedroeg respectievelijk 7.671 en 6.923. Het KCC voert geen uitgaande gesprekken. In totaal werden 56.205 gesprekken gevoerd. Het aantal bij de afdeling Heffingen en Bezwaar respectievelijk Invordering, respectievelijk KCC inkomende- en uitgaande gesprekken geeft per maand het navolgende beeld:
Grafiek 11: Inkomende/uitgaande telefoongesprekken
De gemiddelde wachttijd voordat een inkomend gesprek wordt opgenomen was in deze periode 25 seconden. Van het totaal aan aangeboden gesprekken wordt rond 1,4% door de aanbieder voordat een gesprek tot stand is gekomen, weer verbroken. Een belangrijk deel hiervan vindt plaats in het eerste uur van openstelling van de telefonische bereikbaarheid (van 9.00 uur tot en met 13.00 uur, voor het KCC van 09:00 uur tot 16:00 uur) en dan met name nog ten tijde van de verzending van de aanmaningen. Ondanks het over een periode van twee weken verdelen van de verzending ontstaat er in de eerste paar dagen na verzending een behoorlijke piek in de inkomende gesprekken. Om deze piek op te vangen schakelen medewerkers van de afdeling Heffingen en Bezwaar bij in de telefoonopvang.
Jaarstukken GR Cocensus 2022
Pagina 16 van 60
1.5
HRM
COVID Door de versoepelingen van de Rijksoverheid kon Cocensus in maart 2022 haar voorgenomen “fifty-fifty” beleid invoeren. In 2021 was in overleg met de Ondernemingsraad besloten dat medewerkers voor de duur van negen maanden minimaal 50 procent van hun arbeidstijd op kantoor zouden gaan werken. De reden voor het invoeren van dit “fify-fifty” beleid was met name het versterken van de sociale cohesie binnen de afdelingen/teams. Om die reden is ook voor iedere afdeling een vaste afdelingsdag vastgesteld. In het Medewerkers Tevredenheidsonderzoek (september 2022) is het “fifty-fifty” beleid geëvalueerd en is gebleken dat het merendeel van de medewerkers tevreden is met deze verdeling.
Arbeidsmarkt Na zeven kwartalen van oplopende spanning binnen de arbeidsmarkt is volgens het CBS de arbeidsmarkt in het derde kwartaal van 2022 iets minder krap geworden. Ondanks deze constatering van het CBS is het voor Cocensus nog steeds lastig om bepaalde vacatures te vervullen. Vooral functies als medewerker Invordering, medewerker Heffingen & Bezwaar, Functioneel Applicatiebeheerder en Werkvoorbereider zijn moeilijk te vervullen functies. Ondanks dat vacatures zowel op de website van Cocensus en landelijke vacaturesites gepubliceerd zijn, werden er relatief weinig reacties ontvangen. Dat is ook de reden dat in 2022, meer dan de jaren voorheen, gebruik is gemaakt van uitzendkrachten.
MTO In september 2022 heeft Bureau Bijboom na vier jaar weer een MTO uitgevoerd. De vragenlijst die gebruikt is, was vrijwel gelijk aan de vragenlijst uit 2018. Enkele aandachtspunten uit het MTO zijn: het hanteren van werkdruk; de communicatie en samenwerking tussen de afdelingen; klimaatbeheersing en de schoonmaak. Cocensus scoort met vragen over loyaliteit aan de organisatie boven het landelijke gemiddelde maar ook met een vraag als “Cocensus als werkgever” is de score van 7,9 gemiddeld, erg hoog.
Generatiepact Mede gezien de krapte op de arbeidsmarkt is in overleg met de ondernemingsraad besloten de generatiepactregeling met ingang van 1 juli 2022 te beëindigen. Wel is met de ondernemingsraad overeengekomen een overgangsfase toe te passen. Het voorgaande betekent dat medewerkers die in 2022 58 jaar of ouder waren vóór 1 juli 2022 konden aangeven of zij nog wilden deelnemen aan de generatiepactregeling en zo ja wanneer. Voor deze overgangsregeling hebben nog 12 medewerkers zich aangemeld.
KCC In maart 2022 is een start gemaakt met het project KCC. Hiervoor is ook een externe projectleider aangesteld. In december 2022 is het KCC-team van start gegaan. Het team bestaat nu nog grotendeels uit uitzendkrachten. Het is de bedoeling dat deze medewerkers, wanneer de samenwerking voor beide partijen naar wens verloopt, na een aantal maanden bij Cocensus in dienst treden. De coördinator van het KCC-team is vanuit de organisatie geworven.
Vitaliteit Eind 2022 is opnieuw een vitaliteitsgroep in het leven geroepen. Iedere afdeling heeft één of twee personen naar voren geschoven die de afdeling vertegenwoordigen. Het belang van vitaliteit binnen organisaties wordt steeds groter. Enerzijds omdat het huidige personeelsbestand duurzaam inzetbaar moet blijven, anderzijds omdat je als werkgever “aantrekkelijker” bent op de arbeidsmarkt wanneer je een vitaliteitsprogramma hebt. Concrete plannen worden in het eerste kwartaal van 2023 verwacht.
Jaarstukken GR Cocensus 2022
Pagina 17 van 60
Onboarding Om nieuwe medewerkers zo snel mogelijk “thuis” te laten voelen, heeft in 2022 een eerste introductieochtend plaatsgevonden. De introductieochtend is een onderdeel van het in 2021 ingevoerde onboardingsprogramma binnen Cocensus. Het doel van een introductieochtend is het vergroten van kennis over de organisatie, de processen, regelingen e.d.
Opleidingen/trainingen Evenals in 2021 is het grootste deel van het bestede opleidingsbudget uitgegeven aan vakinhoudelijke ontwikkeling, zoals een in-company training voor taxateurs, basisopleiding WOZ-medewerker, kwijtscheldingen themadagen, BMLO, jaarlijkse bijdragen voor de ingeschreven taxateurs in kamers en de daaraan gekoppelde verplichte opleidingen. Ook bij de Nederlandse gemeenten werd in 2021 (de cijfers over 2022 zijn nog niet gepubliceerd) het merendeel van het opleidingsbudget uitgegeven aan vakinhoudelijke trainingen. Daarnaast heeft een aantal medewerkers naar aanleiding van afspraken uit POP-, planningsgesprekken of vanwege interne sollicitaties en functiewijzigingen, een assessment, management- of communicatietraining gevolgd. Aangezien Cocensus alle KCC-werkzaamheden van haar deelnemende gemeenten vanaf 2023 uitvoert, heeft iedere medewerker twee dagdelen een telefoontraining gevolgd. De telefoontraining wordt een vast onderdeel van het inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers. In totaal is in 2022 € 124.000,00 uitgegeven aan opleidingen, trainingen, workshops en studies. Dit is ongeveer gelijk aan 2021 (€ € 122.260,00) Gemiddeld is dit € 925,00 per medewerker.
Cao SGO De vakbonden en de werkgevers hebben eind 2022 nog geen overeenstemming kunnen bereiken over een nieuwe cao. Om die reden zijn de werkgeversverenigingen VNG/sgo en de werknemersverenigingen overeengekomen een éénmalige bruto vergoeding aan medewerkers uit te betalen.
Ondernemingsraad In 2022 hebben zeven reguliere overlegvergaderingen plaatsgevonden. Tijdens deze vergaderingen is een drietal instemmingsaanvragen behandeld en één adviesaanvraag. De ondernemingsraad heeft een positief advies gegeven voor het uitvoeren van de KCC-activiteiten van de deelnemende gemeenten van Cocensus. Daarnaast heeft de ondernemingsraad haar instemming gegeven voor: • aanpassingen in de regeling “Opleidingen en Ontwikkeling”; • aanpassingen in de regeling “Melden vermoeden Misstand en Unierecht”; • aanpassingen de in “klachtenregeling ongewenst gedrag”.
Jaarstukken GR Cocensus 2022
Pagina 18 van 60
Personeel Vastgestelde
Bezetting
Vastgestelde
formatie 2022
31/12/2022
formatie 2021
Directie/Staf
9,67
8,47
9,67
WOZ
41,91
39,79
41,45
Gegevensbeheer en IT
20,03
18,83
20,12
Heffingen & Bezwaar/Concern Control
28,9
27,89
24,39
4,00
1,67
Invordering
28,28
25,41
25,41
Totaal
132,59
122,06
126,39
-
KCC
Figuur 1: Formatie-overzicht per 31 december 2022
In de tabel hierboven wijkt de formatie 2022 af van datgene dat in de tweede Bestuursrapportage is gerapporteerd. Op dat moment was het uitgangspunt dat de KCC-werkzaamheden ondergebracht zouden worden bij de primaire afdelingen. Om die reden was de formatie van deze afdelingen met één extra fte begroot. Tijdens de projectfase is toch gekozen om een apart KCC-team te formeren en dit team te groeperen bij de afdeling Heffingen & Bezwaar. De afdeling Heffingen & Bezwaar heeft een uitbreiding van 4,51 fte. Deze uitbreiding heeft te maken met de groepering van Concern Control (april 2021), één extra coördinator en 1,51 fte extra gezien de uitbreiding van werkzaamheden. Ook de formatie van de afdeling Invordering is in 2022 met 2,87 fte uitgebreid.
Uitstroom
Uitdiensttreders per afdeling
Heffingen & Bezwaar/ Concern control
3
Invordering
3
WOZ
3
Directie/Staf
1
In 2022 hebben 10 medewerkers (7,5 procent) om verschillende redenen Cocensus verlaten. Dit is 2,5 procent minder dan het jaar daarvoor. Vijf medewerkers van Cocensus namen vrijwillig ontslag, van één medewerker is de overeenkomst niet verlengd en twee medewerkers hebben gebruik gemaakt van hun keuzepensioen. Twee medewerkers die per 1 januari 2023 uit dienst zijn gegaan (eigen verzoek), zijn in bijgaand overzicht niet meegenomen. Redenen van het vrijwillig ontslag in 2022: onvoldoende doorgroeiperspectief, opstarten van een eigen bedrijf en de duur van de reistijd.
Figuur 2: uitstroom per afdeling (peildatum 31/12/2022).
In 2021 was het uitstroompercentage bij de Nederlandse gemeenten 8,8 procent. Een stijging ten opzichte van het jaar daarvoor. Het percentage voor 2022 is nog niet bekend. Het A&O fonds geeft aan dat vooral jongeren (jonger dan 35 jaar) tot de categorie uitstromers behoren. Dit gegeven benadrukt nogmaals dat de komende jaren veel geïnvesteerd moet worden in het behouden van deze leeftijdsgroep door opleiding en ontwikkeling, versneld aanbieden van vaste contracten, inzetten op projecten, doorgroeiperspectief en programma’s zoals vitaliteit.
Jaarstukken GR Cocensus 2022
Pagina 19 van 60
Instroom
Indienstreders per afdeling KCC
In 2022 zijn 13 medewerkers (9,7 procent) in dienst getreden bij Cocensus. Dit percentage ligt 1,7 procent hoger dan het jaar daarvoor. De nieuwe medewerkers zijn werkzaam bij de afdeling WOZ (Werkvoorbereiders, Allround woning Taxateurs en een Administratief Medewerker Team Ondersteuning), afdeling Heffingen & Bezwaar (Medewerkers Heffingen & Bezwaar, coördinator) en Invordering (medewerkers Invordering). Bij de afdelingen Heffingen & Bezwaar en Invordering was de mobiliteit ook het grootst.
1
Heffingen & Bezwaar/ Concern control Invordering WOZ
5 3 4
Figuur 3: Instroom per afdeling
Doorstroom/vacatures
Allround woning taxateur
1 1
Medewerker Invordering
1 1
Jurist
1 1
Objectbeheerder 1
1
1
2 1
1 1
Totaal
Coördinator
1
Werkvoorbereider
Totaal
Senior Medewerker gegevensbeheer
Jurist/Functionaris gegevensbescherming
Werkvoorbereider
Senior Werkvoorbereider
Allround niet-woning taxateur
In totaal zijn zes (4,5 procent) medewerkers in 2022 andere functies/werkzaamheden binnen Cocensus gaan vervullen. Dit aantal is aanzienlijk minder dan in 2021. Toen stroomden nog 12 (9 procent) van de medewerkers door naar een andere functie binnen de organisatie. In onderstaand overzicht zijn de functiewijzigingen binnen de organisatie weergegeven.
1
1 1
6
Figuur 4: interne mobiliteit 2022
Doorstroom is een belangrijk instrument om mensen aan de organisatie te binden. Interne mobiliteit leidt tot meer tevredenheid en betrokkenheid van medewerkers. Een andere belangrijke reden om interne mobiliteit binnen de organisatie te stimuleren, is het tekort aan talent op de huidige arbeidsmarkt.
Externe inhuur In totaal waren 17 medewerkers via een detacherings- of uitzendbureau werkzaam bij Cocensus. Redenen van inhuur waren: niet-ingevulde vacatures, zwangerschap, afhandelen van bezwaar- en beroepschriften, het in december opgestarte KCC en voor een kortdurend project zoals de 20%-controle is gebruik gemaakt van tijdelijke krachten. Met name op de afdeling WOZ, Heffingen & Bezwaar en het KCC zijn externen ingezet. Jaarstukken GR Cocensus 2022
Pagina 20 van 60
Leeftijdsopbouw
Gemiddelde leeftijd 2021/2022 49,7
De gemiddelde leeftijd van de Cocensusmedewerker is in 2022 iets gedaald, van 48,8 naar 48 jaar. In 2021 was de gemiddelde leeftijd bij de medewerkers van de Nederlands gemeenten 47,4 jaar. Deze leeftijd is iets lager dan de gemiddelde leeftijd van de Cocensusmedewerker in 2021 en 2022. Bij Cocensus waren eind 2022 slechts vijf medewerkers jonger dan 25 jaar. Door de stijgende AOW-gerechtigde leeftijd, neemt ook het aantal 65-plussers toe, alhoewel er in 2022 ook drie medewerkers gebruik gemaakt hebben van hun keuzepensioen.
50 48,8 48
48 46,5
mannen
vrouwen 2021
totaal Cocensus
2022
Figuur 5: gemiddelde leeftijd (peildatum 31/12/2022)
Verdeling naar leeftijdsklasse 44 36 21
2
23
43
37
25
18
5
15 - 24
5 25 - 34
35 - 44
45 - 54 2021
55 - 64
6
> 65
2022
Figuur 6: leeftijdsopbouw (peildatum 31/12/2022)
In totaal waren 86 medewerkers eind december 45 jaar of ouder (64 procent). Dit percentage is vrijwel gelijk aan dat van 2021. Door het vergrijzende personeelsbestand en de uitstroom als gevolg van leeftijd en/of pensionering blijft de instroom van jongeren belangrijk en noodzakelijk. In 2021 bedroeg bij de Nederlandse gemeenten het percentage werknemers jonger dan 35 jaar 16,9 procent. Ook dit percentage is vergelijkbaar met dat van Cocensus in 2022 wat 17 procent bedroeg.
Jaarstukken GR Cocensus 2022
Pagina 21 van 60
Personeelsopbouw 2021/2022 77
75 57
vrouwen
56
mannen 2022
2021
Figuur 7: aantal vrouwen/mannen (peildatum 31/12/2022)
Het percentage vrouwen en mannen binnen Cocensus is ten opzichte van 2021 niet veel veranderd. Op de peildatum was 56 procent van de medewerkers vrouwelijk en 42 procent mannelijk. Het aandeel vrouwen in dienst bij Cocensus is de afgelopen vier jaar stijgende. Ditzelfde beeld is waarneembaar bij de Nederlandse gemeenten. Het totaal aantal vrouwen in dienst van gemeenten is ook de afgelopen vijf jaar gestegen.
Personeelsopbouw en de gemiddelde leeftijd per afdeling 45,3
22 22
20 12
WOZ
Heffingen & Bezwaar/Concern control 2022 vrouwen
55,6 50,2
46,2
16
50,1
14
12
Invordering
7
Gegevensbeheer & IT
2022 mannen
5
4
Directie/staf
2022 gemiddelde leeftijd
Figuur 8: Personeelsopbouw en gemiddelde leeftijd per afdeling 2022
De gemiddelde leeftijd is bij de afdeling Staf/directie het hoogst. Doordat in 2022 bij de afdeling WOZ en Heffingen & Bezwaar/Concern Control relatief veel nieuwe jonge medewerkers zijn begonnen, is de gemiddelde leeftijd van deze afdeling het afgelopen jaar weer wat gedaald. In 2021 was de gemiddelde leeftijd bij Heffingen & Bezwaar/Concern Control 47,1 en bij de WOZ 46,3. Op bijna alle afdelingen werken momenteel meer vrouwen dan mannen, behalve bij de afdeling WOZ, daar waren op 31 december 2022 exact evenveel mannen als vrouwen werkzaam.
Jaarstukken GR Cocensus 2022
Pagina 22 van 60
Deeltijdfactor
Percentage fulltime en partime medewerkers
Eind 2022 had 65% van de medewerkers een fulltime arbeidsovereenkomst met Cocensus. Gezien de krapte op de arbeidsmarkt worden medewerkers in bepaalde functies door hun leidinggevenden “gestimuleerd” om hun deeltijdfactor te vergroten.
30
70
Fulltime
Parttime
Figuur 9: percentage full-en parttimers 2022
Duur dienstverband Net zoals bij alle gemeenten is het verloop/mobiliteit bij Cocensus al jaren gering. 41 procent van de medewerkers is 10 jaar of langer in dienst bij Cocensus. De afgelopen jaren is daar enigszins verandering in gekomen. Zie hiervoor figuur 2. Als de krapte op de arbeidsmarkt blijft, zal deze trend zich voortzetten.
Figuur 10: Duur dienstverbanden 2022
Ziekteverzuim
Ziekteverzuimpercentage per maand
4,7
6,1
5,9
4,5
4,7
3,7
6,4 5,1
5,3
3,8
4,7
3,8 2,5
2,9
2,9 3
5,3 4,6
6,2 5,7
4,4
3,6 2,9 1,6
2021
2022
Figuur 11: Verzuimpercentage per maand 2021/2023
Jaarstukken GR Cocensus 2022
Pagina 23 van 60
Het ziekteverzuimpercentage is in 2022 nog iets verder gedaald. In 2020 bedroeg het percentage nog gemiddeld 5,2, in 2021 4,5 procent en 2022 is afgesloten met een gemiddeld percentage van 4,2. Het verzuimpercentage van de Nederlandse gemeente was 5,8 procent in 2021. Een percentage dat aanzienlijk hoger is dan dat van Cocensus in 2021. In onderstaande grafiek van de Arbounie worden per hoofddiagnosegroep het aantal verzuimdagen weergegeven. Vooral de verzuimdagen in diagnoseroep “Houding- en beweging” laten een stijging zien.
Aantal verzuimdagen per hoofddiagnosegroep 877 736 615 321
229 28
95
81
113
38
2021
201
265
2022
Figuur 12: Verzuimdag per hoofddiagnosegroep. Bron Arbounie
Van de 134 medewerkers heeft slechts 25 procent zich in 2022 niet één keer ziek gemeld. Dit percentage is aanzienlijk lager dan 2021. Toen lag het percentage nog op 48 procent. De reden zou te maken kunnen hebben met het feit dat medewerkers in 2021 vanwege Covid een heel groot deel van het jaar thuis gewerkt hebben.
Verzuimpercentage per afdeling 5,5
6,2
Invordering
5,6
5,4
4,3
Directie/Staf
3,7 3,6
3,6
Heffingen & Bezwaar/concern control 2021
WOZ
3,6
4,5 4,2 2,8
Gegevensbeheer & It
Totaal
2022
Figuur 13: Verzuimpercentage per afdeling 2022
De verzuimpercentages van de afdelingen Invordering en Directie/staf zijn in 2022 gestegen. Beide afdelingen hebben in 2022 medewerkers gehad die langdurig (gedeeltelijk) arbeidsongeschikt waren.
Jaarstukken GR Cocensus 2022
Pagina 24 van 60
In 2022 waren 18 medewerkers langdurig (gedeeltelijk) arbeidsongeschikt. In 2021 waren dit 15 medewerkers. Inmiddels zijn bijna alle medewerkers weer geheel of gedeeltelijk aan het werk. Twee medewerkers die langdurig ziek waren, hebben Cocensus op eigen verzoek verlaten (keuze pensioen en eigen bedrijf).
Verzuimpercentage per duurklasse
2,2
lang > 43 Middellang 8 - 42
0,6 0,84
Kort < 8 dagen
0,65 2022
2,96
Het percentage langdurig verzuim is dalende. In 2020 was het langdurig verzuim nog 3,61 procent, het jaar daaropvolgend 2,96 procent en 2022 is afgesloten met een percentage van 2,2. Het langdurig verzuim bij de Nederlandse gemeenten was 4,5 procent in 2021.
1,4
2021
Figuur 14: Verzuimpercentage per duurklasse 2021/2022
Met name de afdelingen Invordering en WOZ hadden te kampen met een relatief hoog aantal langdurig (geheel of gedeeltelijk) arbeidsongeschikte medewerkers. De verzuimpercentages in de leeftijdscategorieën 25 – 34, 35 – 44 en > 65 jaar zijn enigszins gestegen ten opzichte van 2021. De percentage waren toen respectievelijk 2,4 procent, 2,1 procent en 1,2 procent.
Percentage, duur en gemiddelde frequentie per leeftijdscategorie 22,6 19,7 13,9 4,3 5,3
2,8
15 - 24
4,9
6,9
1,7 25 - 34
3
4,6 1,5
1,4
35 - 44 percentage
45 - 54 duur
6,8
4,4 1,5 55 - 64
2,4
1 65 >
frequentie
Figuur 15: Percentage Gemiddelde meldingsfrequentie per leeftijdscategorie 2022
Ondanks de daling in het verzuimpercentage is het aantal ziekmeldingen in 2022 bijna verdubbeld in vergelijking met vorig jaar. In 2021 hebben in totaal 127 ziekmeldingen plaatsgevonden en in 2022 waren dit 204 meldingen. Hierdoor is de gemiddelde ziekmeldingsfrequentie van Cocensus gestegen naar 1,5 keer. Dit was in 2021 nog 0,96 en 0,89 in 2020. Bij de Nederlands gemeenten is de trend juist andersom. Daar stijgt het verzuim en daalt de frequentie. Deze stijging bij de Nederlandse gemeenten wordt veroorzaakt door de langere verzuimduur. Bij Cocensus daalt het langdurig en middellang verzuim al enkele jaren. Het voorgaande betekent dat het verzuimbeleid de komende jaren meer gericht moeten zijn op het voorkomen van kortdurend verzuim. De gemiddelde ziekmeldingsfrequentie bij de leeftijdsgroep 15 - 24 is niet geheel representatief omdat in deze leeftijdsklasse slechts vijf medewerkers gegroepeerd zijn.
Jaarstukken GR Cocensus 2022
Pagina 25 van 60
Meldingsfrequentie per afdeling Totaal Cocensus
0,96
Heffingen & Bezwaar/Concern Control
0,9
Gegevensbeheer & IT
0,9
Invordering
0,9
WOZ
1
Directie/staf
0,9 0,8 2022
1,5 1,7
1,1 2 1,4
2021
Figuur 16: Gemiddelde meldingsfrequentie per afdeling 2020/2021
Zowel bij de afdeling Heffingen & Bezwaar/Concern Control, Invordering en de WOZ is de frequentie gestegen ten opzichte van het jaar daarvoor. Er is op dit moment nog niet onderzocht waarom deze stijging plaatsvond. Bij de afdeling Gegevensbeheer & IT is het aantal meldingen gedaald.
Vertrouwenspersoon De vertrouwenspersoon van Cocensus (externe vertrouwenspersoon) heeft in 2022 twee telefonische meldingen omtrent ongewenst gedrag gekregen. Beide klachtsituaties hebben niet geleid tot het indienen van een formele klacht waardoor het inschakelen van de externe klachtencommissie in 2022 niet nodig is geweest. Eén klachtsituatie betrof een klachtmelding over de beleefde werksfeer en onderlinge arbeidsrelaties. De andere melding had betrekking op het gedrag van een collega. Dit gedrag werd als ongewenst en onprettig ervaren. In beide klachtmeldingen is de situatie uitvoerig met de externe vertrouwenspersoon besproken en zijn adviezen, handvatten en tips meegegeven. Tevens is er vanuit HRM ondersteuning geweest om de ervaren klachtsituatie voor de medewerkers op een gewenste wijze op te lossen.
Integriteitsschending De vertrouwenspersoon heeft in 2022 geen meldingen van integriteitsschendingen gekregen.
Jaarstukken GR Cocensus 2022
Pagina 26 van 60
Klachtenregistratie 2022 Aantal en soort klachten In 2022 zijn door de klachtencoördinator 27 klachten geregistreerd. Dit aantal is iets lager dan dat van 2021. Van deze 27 klachten waren zeven klachten gegrond of deels gegrond. Vier klachten werden doorgestuurd naar de gemeente omdat het hier klachten over beleid betrof. Vijf klachten zijn geen “echte” klachten maar vragen om informatie en/of uitleg over diverse belastingaanslagen, ingediende bezwaarschriften en vragen over diverse invorderingsactiviteiten en vier klachten zijn ongegrond. Eén klacht had betrekking op de bejegening door een medewerker, één klacht op de taalvaardigheid (Engels) van een medewerker en één klacht op genderdiscriminatie tijdens een telefoongesprek. De geregistreerde klachten hadden veelal betrekking op de afdelingen Heffingen & Bezwaar en Invordering. In 2022 kwamen, ondanks het vele klantencontact binnen de organisatie, maar drie klachten binnen over een gedraging van een ambtenaar. Hiervan zijn twee klachten schriftelijk afgehandeld, de andere telefonisch en deze klant behoefde geen schriftelijke terugkoppeling. De telefonisch afgehandelde klacht over gedraging is afgehandeld met de betrokken afdelingscoördinator van Cocensus. De klachten welke geregistreerd zijn als “gegrond of deels gegrond”, waren onder andere gericht tegen: a.
de periode tussen indienen van bezwaar en ontvangen van een beslissing op bezwaar of; b. onduidelijkheid/onbekendheid met wet en regelgeving omtrent de wijze van waarderen in het kader van de wet WOZ, belastingheffing en/of innen van belastingen of; c. verkrijgen van kwijtschelding of; d. bejegening. Na persoonlijk contact met klager, waarin nadere uitleg en informatie werd gegeven, werd door meerdere belanghebbenden aangegeven dat zij tevreden waren met de snelle reactie en de klacht als afgehandeld te beschouwen. Ook werd in enkele gevallen duidelijk dat onvrede met de beslissing op bezwaar de reden van indienen van een klaagschrift/klacht was. In een enkel geval werd uit het gesprek duidelijk dat er meer speelde. Bijvoorbeeld dat er sprake is van jarenlange discussie over de waarde van een object, oppervlakte en/of afbakening. Na onderzoek werd in deze zaken het dossier opnieuw in behandeling genomen. Deze klachtendossiers zijn als gegrond of deels gegrond geregistreerd. In de gevallen van bejegening werd per brief of persoonlijk contact opgenomen. Deze klachten waren deels gegrond omdat er geen letterlijke reconstructie van de gesprekken gemaakt kon worden. Externe Klachtenbehandeling Wanneer burgers niet tevreden zijn over de wijze waarop hun klacht is afgehandeld, kan op grond van de Awb, een klacht bij een externe instantie worden ingediend.