Document · PDF

Beleidskader rechtmatigheid (vastgesteld en gepubliceerd in 2023).pdf

Gemeenteraad 24 november 2025, gemeente Den HelderBij agendapunt: 9: Voorstel tot het vaststellen van het Beleidskader rechtmatigheid 2025.21.795 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 3

Lokale wet- en regelgeving

Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Den Helder, houdende regels omtrent rechtmatigheid (Beleidskader rechtmatigheid) Geldend van 15-04-2023 t/m heden

Intitulé Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Den Helder, houdende regels omtrent rechtmatigheid (Beleidskader rechtmatigheid) De raad van de gemeente Den Helder; gelezen het raadsvoorstel van het college van burgemeester en wethouders van Den Helder van 8 november 2022, besluit: 1. het Beleidskader rechtmatigheid vast te stellen. Aldus besloten in de raadsvergadering van 6 maart 2023 voorzitter J.A. de Boer MSc. griffier mr. drs. M. Huisman

Beleidskader rechtmatigheid Inhoudsopgave

Rechtmatigheid: waar gaat het over?

1.1

Achtergrond en inleiding

1.2.

Wat is rechtmatigheid?

Wat willen we bereiken?

2.1.

Doel beleidskader

2.2.

Criteria rechtmatigheid

2.3.

Normen voor het college bij de rechtmatigheidsverantwoording

2.4.

Bepalen aanpak en inhoud van verantwoorden over de rechtmatigheid door het college

Wat mag het kosten

Hoe kunnen we er op sturen?

Bijlage 1:

Modelverantwoording

Bijlage 2

Kadernota rechtmatigheid 2023 Commissie Bbv

1. Rechtmatigheid: waar gaat het over? 1.1 Achtergrond en inleiding Vanaf 2023 moet het College van Burgemeester en wethouders (college) een zogeheten rechtmatigheidsverantwoording opnemen (beginnend met verslagjaar 2023) in de jaarrekening. Hiermee wordt door het college verantwoording afgelegd over de naleving van de regels, die van belang zijn voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente. Bijvoorbeeld over de naleving van de voorwaarden voor subsidies en Europese aanbestedingen, over lasten, waarvoor geen voorafgaande dekking opgenomen was in de begroting en ook over bijvoorbeeld misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidiegeld. Het college van B&W is ook nu al bestuurlijk verantwoordelijk voor de rechtmatigheid. Maar het is nu nog de accountant die hierover verslag uitbrengt en het gesprek voert met de gemeenteraad. In de toekomst moet het college van B&W zelf een verantwoording opstellen, die opgenomen wordt in de jaarrekening.

De gemeenteraad gaat hierover in gesprek met het college en kan zo zijn controlerende rol beter vervullen. De gemeenteraad bepaalt straks ook waar de grens ligt van waar de jaarrekening nog voldoet aan de eisen van rechtmatigheid en wanneer niet. Wanneer wil de raad geïnformeerd worden? Voor iedere euro of boven een bepaald bedrag? Ook moet de grens bepaald worden van wanneer er specifieke afwijkingen zoals een afwijking van de aanbestedingsregels moet worden gerapporteerd. Deze zogeheten verantwoordings- en rapporteringgrens – een bedrag – zal tussen de 0 en 3 procent van de lasten moeten liggen. Overigens is ook dat nu al zo, alleen maakt dit nu deel uit van de afspraken die door de raad met de accountant worden gemaakt. De accountant zal nog steeds toetsen of de jaarrekening getrouw is. Oftewel, in overeenstemming met de werkelijkheid. De rechtmatigheidsverantwoording wordt onderdeel van de jaarrekening. De accountant controleert dus straks ook of die verantwoording getrouw is. Afwijkingen moeten in de toekomst in de paragraf bedrijfsvoering worden gerapporteerd. Voor de accountant verandert er niet zoveel. Ook nu moet hij controleren of baten en lasten en balansposten de uitkomst zijn van rechtmatige transacties.

Hij hoeft er zelf geen afzonderlijke deelverklaring van maken in zijn verslag van bevindingen, maar wel toetsen of de verantwoording die door het college in de jaarrekening wordt opgenomen juist en volledig is. Vanwege het gegeven dat rechtmatigheid op een andere manier behandeld gaat worden, is het goed dat de kaders hiervoor worden vastgelegd in een beleidskader. De commissie Bbv heeft in haar kadernota rechtmatigheid al redelijke gedetailleerde voorschriften voor de kaders bepaald. Die zijn in dit beleidskader overgenomen. Dit beleidskader en de wetgeving waar die op gebaseerd is, heeft enige consequenties voor de financiële verordening van de gemeente. Met de raad is afgesproken dat na vaststelling van de visie op planning en control er een geactualiseerde financiële verordening aan de raad wordt aangeboden. De indeling van beleidskaders binnen de gemeente is vastgesteld om deze gestructureerd en effectief vorm te geven. Dat betekent dat de volgende vragen moeten worden beantwoord: 1.

Wat willen we bereiken?

Wat gaan we daar voor doen?

Wat mag het kosten?

Hoe kunnen we er op sturen?

In dit beleidskaders vormen deze vragen de verdere indeling. Voor dit beleidskader is naast de kadernota rechtmatigheid van de commissie Bbv ook gebruik gemaakt van de Notitie rechtmatigheidsverantwoording van het BADO. In onderdeel 2.4. is een plan van aanpak opgenomen om invulling te geven aan de rechtmatigheidscontrole in 4 stappen.

1.2. Wat is rechtmatigheid? De commissie Bbv geeft een definitie van rechtmatigheid 1 : Rechtmatigheid is een juridische term, die aangeeft dat een (voorgenomen) handelwijze in overeenstemming is met de geldende regels en besluiten. Dit begrip is van toepassing op alles wat een gemeente qua taken op zich neemt. Dit betekent dat alle handelingen van een gemeente moeten voldoen aan alle wet- en regelgeving op het gebied van bijvoorbeeld arbeidsomstandigheden (Arbo), aanbestedingen, omgevingswet, subsidievoorwaarden, raadsbesluiten enzovoort. Van een overheidsorganisatie mag immers verwacht worden dat zij conform wet- en regelgeving handelt. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is echter een minder omvattend begrip. Bij rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet immers worden verantwoord dat baten, lastenen balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat om de financiële beheershandelingen . Handelingen en beslissingen van niet-financiële aard dienen wel in algemene zin te worden betrokken bij de inschatting van het algemene risicobeleid en -beheer van de gemeente. Hierbij kan bijvoorbeeld worden

gedacht aan claims inzake planschade. De ratio hiervan is dat niet-financiële handelingen wel kunnen leiden tot financiële risico’s, waarvoor bijvoorbeeld een voorziening zou moeten worden gevormd .

2. Wat willen we bereiken? 2.1. Doel beleidskader Het doel van dit beleidskader is: a.

Het bepalen van de normen die voor de rechtmatigheidsverantwoording door het college moeten worden gehanteerd;

De aanpak en inhoud van de verantwoording over de rechtmatigheid door het college bepalen.

2.2. Criteria rechtmatigheid Voordat normen worden voorgesteld, is het goed om eerst nader in te gaan op de criteria die gelden binnen het begrip rechtmatigheid. Het gaat dan om negen criteria. In de jaarrekening legt het college verantwoording af over alle negen criteria van rechtmatigheid. De eerste zes criteria, die betrekking hebben op getrouwheid en dus ook onderdeel zijn van rechtmatigheid, komen tot uitdrukking in de balans en het overzicht van baten en lasten. De drie specifieke rechtmatigheidscriteria komen tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording. De negen criteria gelden ook als uitgangspunt vanuit de wetgever, waarbij de reikwijdte van de verantwoording niet wijzigt ten opzichte van de situatie tot en met 2022, waarin de accountant het oordeel afgeeft. De negen criteria zijn: 1.

er vastgesteld wordt dat de gepresenteerde bedragen juist berekend zijn (calculatiecriterium);

de juistheid van het tijdstip van betaling en van de verantwoording van verplichtingen wordt vastgesteld (valuteringcriterium);

de juistheid van de adressering van de rechthebbende waar een financiële stroom naar toe is gegaan vastgesteld is;

de volledigheid van alle opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn, ook verantwoord zijn;

de financiële beheershandelingen passen bij de activiteiten van de gemeente en dat in relatie tot de kosten een aanvaardbare tegenprestatie is overeengekomen (aanvaardbaarheidscriterium);

de levering heeft plaatsgevonden (ook wel aangeduid als ‘prestatielevering’);

en de volgende specifieke rechtmatigheidscriteria: 7.

de financiële handelingen passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting (begrotingscriterium);

voorwaarden in wet- en regelgeving worden nageleefd, zoals subsidievoorwaarden (voorwaardencriterium);

er een toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt plaats vindt met het oog op het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen (M&O criterium.

De toelichting op de laatste drie specifieke criteria is: Begrotingscriterium Begrotingsonrechtmatigheden (beleidsmatig en/of financieel) moeten geautoriseerd worden door de raad. Hiermee wordt toestemming gevraagd voor het te realiseren beleid en voor de besteding van het benodigde bedrag. Begrotingswijzigingen moeten volgens de Gemeentewet tijdens het jaar zelf nog door de raad worden vastgesteld. Indien een wijziging niet meer in het jaar zelf is vastgesteld zijn bestedingen afwijkend van het begrotingsbedrag strikt genomen onrechtmatig. Uitgangspunt is dus dat iedere afwijking van de begroting onrechtmatig is. De financiële beheershandeling die deze afwijking van de begroting veroorzaakt, kan namelijk

in strijd zijn met het budgetrecht van de raad zoals geregeld in de Gemeentewet. Het bepalen welke begrotingsonrechtmatigheden al dan niet verwijtbaar zijn, is voorbehouden aan de raad. De raad bepaalt zelf op welk niveau de budgetten in de begroting en investeringen worden geautoriseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet. Het is aan de raad om te bepalen in hoeverre afwijkingen acceptabel zijn. Bij hogere lasten dan was begroot, wordt bijvoorbeeld beoordeeld of deze worden gecompenseerd door aan de lasten gerelateerde hogere baten. Een voorbeeld van een niet binnen het beleid passende afwijking is het doen van een investering buiten het investeringskader van een gemeente (bijvoorbeeld zonder budget (krediet)besluit). Het is van belang dat college en raad eenduidige afspraken maken op welke wijze begrotingsonrechtmatigheden in de nieuwe situatie benaderd worden. Deze afspraken worden vastgelegd in de financiële verordening of de beleidsnota rechtmatigheid/normenkader. De rechtmatigheidsverantwoording van het college bevat het totaal aan afwijkingen voor zover die (samen met eventuele andere financiële onrechtmatigheden) boven de door de raad vastgestelde grens uitkomen.

Voor de afwijkingen die passen binnen de gemaakte afspraken tussen de raad en het college wordt vervolgens verwezen naar de programma’s. De afwijkingen tussen begroting en jaarrekening maken immers onderdeel uit van de toelichting van de programma’s onder de derde W-vraag. Daarnaast wordt een totaaloverzicht van afwijkingen opgenomen in de jaarrekening als toelichting op het overzicht van baten en lasten. In de rechtmatigheidsverantwoording worden vervolgens alleen de afwijkingen toegelicht die niet passen in de afspraken tussen de raad en het college en waar mogelijk het (politieke) verantwoordingsdebat over gaat in de raad. Uiteindelijk stemt de raad, al dan niet, in met deze afwijkingen bij de behandeling van de jaarrekening, op basis van een eventuele indemniteitsprocedure. Kern van de verantwoording van het college is dat deze de afwijkingen benoemd waarbij de door de raad vastgestelde grens is overschreden. Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

Het voorwaardencriterium levert vooral aandachtspunten op bij subsidieverstrekking (vooral naleven eigen voorwaarden) en niet toegestane staatssteun; aanbestedingen; Participatiewet; modelverordeningen 212 en 213a; bevoegdheden; personeelslasten en verordeningen. Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium Het is aan de gemeente om effectieve maatregelen te nemen om misbruik en oneigenlijk (M&O) gebruik te voorkomen. De gemeente gaat in eerste plaats na welke eisen de wet- en regelgeving stelt ten aanzien van M&O, wat daarin is geregeld over de handhaving en hoe zich dat heeft vertaald naar de opzet van de interne organisatie. Om dit te bewerkstellingen is een mix van maatregelen nodig. Een mogelijk uitgangspunt hiervoor is het opstellen van een gemeentelijke nota M&O. Het is overigens niet verplicht om voor het voeren van het M&O-beleid een overkoepelende nota vast te stellen. Het M&O-beleid moet voldoende actueel zijn en voldoende zijn afgestemd op de meest recente wetgevingen de praktijk. Het college dient een uitspraak te doen in hoeverre het M&O beleid ook feitelijk wordt nageleefd en of de getroffen maatregelen werken. De basis daarvoor ligt in belangrijke mate bij de uitkomsten van de intern uitgevoerde controles en evaluaties.

Wanneer het college concludeert dat het M&O-beleid (op onderdelen) niet actueel is en/of dat er geen M&Obeleid bestaat of het M&O-beleid feitelijk niet wordt nageleefd dan vermeldt het college dit in de paragraaf bedrijfsvoering. Daadwerkelijke afwijkingen als gevolg van misbruik worden, voor zover deze niet het getrouwheidsaspect raken, betrokken bij het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording. Naast misbruik en oneigenlijk gebruik kan er sprake zijn van fraude. De term fraude is juridisch niet gedefinieerd. In het dagelijks taalgebruik is het gebruikelijk misbruik en oneigenlijk gebruik ook als fraude te bestempelen, denk hierbij aan een term als ‘bijstandsfraude’ of aan ‘fraude’ met vergunningen. Dit type fraudes valt nadrukkelijk onder het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. Het gaat hier om derden die misbruik maken van (gemeentelijke) regelingen. Dit misbruik en oneigenlijk gebruik moet wel duidelijk worden onderscheiden van fraude in het kader van de controle van de jaarrekening door de accountant. De accountant heeft een verantwoordelijkheid met betrekking tot fraude in het kader van de controle van de jaarrekening. Dit type fraudes omvat opzettelijke handelingen door één of meerdere personen binnen de

gemeente, waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding teneinde een onrechtmatig of onwettig voordeel te behalen. Een voorbeeld is het betalen van valse facturen waarbij één of meerdere personen binnen de gemeente betrokken zijn. Dit type fraudes is een onderdeel van de getrouwheidsverklaring van de accountant en wordt daarom niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Als de gemeente deze fraude op een juiste manier heeft verwerkt in de jaarrekening, dan kan deze toegelicht worden in de paragraaf bedrijfsvoering, maar er is geen verplichting.

2.3. Normen voor het college bij de rechtmatigheidsverantwoording. De normen die gelden voor het bepalen of er sprake is van rechtmatigheid liggen in de toepassing van de begrotingscriteria, het voorwaardencriterium en het M&O-criterium bij de financiële beheershandelingen van de gemeente (inkopen, aanbesteden, subsidieverstrekking etc.). In de verantwoording moet stil worden gestaan bij afwijkingen van deze criteria. Nu moeten hierbij twee vragen worden gesteld: 1.

Welke verantwoordingsgrens moet worden aangehouden bij eventuele afwijkingen voor deze verantwoording?

Wordt voldaan aan de voorschriften en aanbevelingen van de commissie Bbv zoals opgenomen in de kadernota rechtmatigheid 2023?

De verantwoordingsgrens is een door de gemeenteraad vastgesteld bedrag, waarboven het college de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. Een uitgangspunt kan zijn dat er alleen door het feit dat nu de verantwoording door het college plaatsvindt in plaats van door de accountant niet hoeft te leiden tot een ander niveau van het rapporteren over afwijkingen. Maar er kan ook een lagere grens worden vastgesteld, Dat betekent dat er meer gerapporteerd moet worden, ook over kleinere afwijkingen en dat dus ook meer verbijzonderde interne controle moet plaatsvinden om kleinere afwijkingen te kunnen ontdekken en te beoordelen. De grens waarboven afwijkingen in de verantwoording leiden tot een afwijkende verantwoording over de rechtmatigheid wordt door de raad bepaald maar bedraagt wettelijk maximaal 3% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves). Deze verantwoordingsgrens geldt voor fouten en onduidelijkheden afzonderlijk maar het percentage is gelijk. Onder afwijkingen wordt verstaan fouten (dus het niet naleven van wet- en regelgeving) en/of posten waarvan bij het college onduidelijkheid bestaat over de rechtmatigheid. Onduidelijkheid is zeker geen synoniem voor het begrip onzekerheid uit de accountancy. Onzekerheden komen vaak voort uit het ontbreken van controle-informatie.

Het begrip onduidelijkheden is ruimer en gaat bijvoorbeeld ook over (mogelijk tegenstrijdige) interpretaties van feiten en juridische normen die twijfels omtrent de rechtmatigheid oproepen maar heeft geen betrekking op het ontbreken van (controle-)informatie. Voor afwijkingen op postniveau waarover gerapporteerd moet worden, stellen wij een minimumbedrag van € 100.000 voor.

De wetgever heeft de verwachting dat van het (zelf) geven van een rechtmatigheidsverantwoording een kwaliteitsimpuls uitgaat op de interne processen en beheersing. Het college dient immers te kunnen steunen op een adequaat functionerend systeem van interne beheersing en -controle, om (primair) te waarborgen dat de gemeente bij alle (financiële) beheershandelingen en transacties de wet- en regelgeving naleeft. Het interne controlesysteem is tevens van belang bij het opstellen van een overzicht van afwijkingen van rechtmatigheid. Omdat het college ook beheersmaatregelen moet formuleren is de verwachting tevens dat er meer vooruitgekeken zal worden naar het oplossen en voorkomen van onrechtmatigheden. Naast deze verwachtingen van de wetgever heeft de Commissie BADO een aantal meer algemene aspecten en overwegingen geformuleerd, te weten: -

Informatiepositie van de raad: met een lager percentage zal het college eerder moeten rapporteren over fouten en onduidelijkheden. Bij een hoger percentage krijgt de raad minder informatie. Relevante vragen hierbij voor de raad zijn: = Gaat het om de grote lijnen (en daarmee substantiële bedragen) of is er meer behoefte aan details?

= Op welke manier wil de raad het gesprek met college voeren over rechtmatigheid? Wat doet de raad praktisch met de verkregen informatie? = Welke afspraken worden gemaakt over de invulling van de paragraaf bedrijfsvoering die ook van invloed op de informatiepositie van de raad. Kunnen deze een rol spelen bij het vaststellen van de grenswaarde? -

Kosten van de verantwoording Een lagere grens betekent dat de ambtelijke organisatie met een hogere mate van detail moet controleren. Relatief kleine afwijkingen komen dan eerder in beeld. De interne controle zal meer werkzaamheden moeten uitvoeren waarmee deze dan duurder wordt. Verder kan de raad het laten afhangen van de kwaliteit van de interne beheersing en kiezen de eerste jaren te evalueren of de verantwoording voldoet aan de behoefte van de raad of dat toch een strikter niveau van verantwoorden gewenst is.

Eenduidigheid van normen en communicatie De raad kan aansluiten bij de huidige en reeds bekende percentages. Met name de 1%-norm voor fouten bij de accountantscontrole is daarbij relevant.

2.4. Bepalen aanpak en inhoud van verantwoorden over de rechtmatigheid door het college Een belangrijke vraag is hoe het college verantwoording aflegt over zijn beoordeling van de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen. Het antwoord op die vraag wordt sterk bepaald door de voorschriften van de commissie Bbv. In de kadernota van de commissie is uitwerking gegeven aan de verantwoordingsplicht door het college. Deze uitwerking bevat de stappen die moeten worden genomen om daadwerkelijk de verantwoording te kunnen afleggen. Deze stappen zullen wij hanteren als concreet plan van aanpak: Stap 1 Normenkader Het begint met het kunnen vaststellen welke normen moeten worden gehanteerd voor de beoordeling. Het gaat dan om alle regelgeving van buiten de gemeente en binnen de gemeente, door de raad vastgesteld. Deze moet net als op dit moment, worden opgenomen in een normenkader. Dit normenkader moet in tegenstelling tot de manier van werken op dit moment, worden vastgesteld door de gemeenteraad. Om het normenkader te kunnen gebruiken voor de interne beheersing moet het normenkader worden geoperationaliseerd. Voor de uitwerking is het van belang dat bekend is welke bepalingen van de regelgeving relevant zijn voor het rechtmatigheidsbeheer.

In het kader van de rechtmatigheidsverantwoording gaat het daarbij om de bepalingen waar voor de gemeente financiële consequenties uit kunnen voortkomen. Het operationaliseren van het normenkader is een taak van het college en wordt vastgelegd in het zogeheten toetsingskader. In het toetsingskader is per wet/regeling/verordening vastgelegd welke artikelen relevant zijn voor de toetsing. Op basis van de relevante bepalingen kan aan de hand van een risicoanalyse worden bepaald, welke beheersingsmaatregelen moeten worden genomen. De beheersorganisatie moet zodanig zijn ingericht dat naleving van wet- en regelgeving (= het normenkader) met voor de gemeente financiële consequenties zichtbaar en toetsbaar wordt vastgelegd. Het uiteindelijk resultaat moet zijn dat een gemeente aantoonbaar wet- en regelgeving naleeft. Nu wordt voor de verbijzonderde interne controle waar de accountant gebruik van maakt al gewerkt met de uitwerking van de normen van de regelgeving. Maar dit is niet specifiek uitgewerkt om daarmee een oordeel over de rechtmatigheid te verkrijgen. Hier zal in het Interne controleplan een verdiepingsslag op moeten worden gemaakt. Mogelijke onduidelijkheden in de verordeningen over financiële consequenties moeten worden opgelost. Zodra onduidelijkheden in de interpretatie zijn geconstateerd, dient de raad aan te geven welke interpretatie hij geeft.

Het achteraf sanctioneren (het nadien door de raad laten aangeven aan welke bepalingen geen financiële consequenties worden verbonden) van het niet naleven van gemeentelijke regelgeving, is niet transparant en daarom niet wenselijk. De commissie Bbv heeft daarom zelfs een zogeheten stellige uitspraak die bepaalt dat over onduidelijkheden de raad een uitspraak over de uitleg moet doen, die moet worden verwerkt in de verordeningen. Op dit moment bevat onze financiële verordening nog bepalingen die onduidelijkheden kunnen opleveren. In de nieuwe verordening die in 2023 moet worden vastgesteld, moeten deze onduidelijkheden worden opgelost. Stap 2 Operationaliseren verantwoordingsgrens De verantwoordingsgrens is het door de raad vastgestelde bedrag, waarboven het college de afwijkingen moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. Voor zowel fouten als voor onduidelijkheden afzonderlijk geldt hetzelfde percentage.

De verantwoordingsgrens betekent dat rechtsmatigheidsfouten pas in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen en toegelicht, wanneer zij boven het door de raad vastgestelde percentage komen. Wanneer het voor het college niet duidelijk is of financieel rechtmatig is gehandeld, worden deze onduidelijkheden eveneens pas in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen en toegelicht indien zij boven het door de raad vastgestelde percentage komen. De raad moet dus een afweging moet maken tussen aan de ene kant de hoogte van de verantwoordingsgrens en aan de andere kant de inspanningen die hieraan voor het ambtelijk apparaat en dan met name de medewerkers die zich bezig houden met de verbijzonderde interne controle, verbonden zijn, aan het detecteren en rapporteren van de rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden. Dit gesprek binnen de gemeente tussen college en de raad moet ten tijde van het bepalen van de verantwoordingsgrens gevoerd worden. Dit besluit kan gevolgen hebben voor de inrichting van de interne beheersing. Bij het bepalen van de verantwoordinggrens is de informatiebehoefte van de raad het vertrekpunt.

Daarbij kunnen vervolgens de inspanningen die door de organisatie gedaan moeten worden om de informatie op een goede wijze te verkrijgen, het kwaliteitsniveau van interne beheersing, ervaringen met rechtmatigheid in het verleden, risicovolle processen zoals aanbestedingen, betrouwbaarheid begrotingsproces en visie op de sturingsfilosofie van de gemeente worden betrokken. De commissie Bbv geeft daarom de volgende aanbeveling: De commissie BBV adviseert om zowel de verantwoordingsgrens als de rapportagegrens op te nemen in de financiële verordening of de beleidsnota rechtmatigheid/normenkader. Wij stellen voor dit niet rechtstreeks in de financiële verordening te doen, omdat deze voor een belangrijk deel het karakter heeft van een ‘kapstok’-verordening: de verordening dat op deelgebieden beleidskaders door de raad worden vastgesteld waarin de uitwerking van normen wordt verankerd. Zo kan dit beleidskader de normen voor verantwoording en rapportering bevatten. Eerder hebben wij voorgesteld om voor 2023 en 2024 uit te gaan van de normen die nu ook door de accountant worden gehanteerd (3% van de lasten incl. de toevoegingen aan reserves als maximum om te bepalen of er sprake is van een rechtmatige verantwoording) en € 100.000 als maximale rapporteringsgrens voor afwijkingen.

In 2024 kan worden nagegaan of er behoefte is aan aanscherping van die normen en daarmee uitbreiding van de interne (controle)werkzaamheden. Stap 3 Uitvoeren controle op rechtmatigheid Gedurende het verslagjaar worden op basis van het toetsingskader dat is afgeleid van het normenkader de risico’s in de processen van de gemeente bepaald. Op basis van de uitkomsten van deze risicobenadering wordt door steekproeven en cijferanalyse bepaald of de financiële beheershandelingen van de gemeente rechtmatig zijn. Belangrijke aandachtspunten hierbij zijn de onderwerpen die zijn opgenomen in hoofdstuk 4 van de kadernota rechtmatigheid van de commissie Bbv. Deze kadernota is als bijlage opgenomen. De uitkomsten daarvan zijn input voor stap 4. Stap 4 Het college legt via het verplichte model (zie bijlage 1) verantwoording af in de jaarrekening. Alle rechtmatigheidsafwijkingen boven de verantwoordingsgrens worden in deze verantwoording kort en bondig benoemd. Daarnaast is de paragraaf bedrijfsvoering de plaats om een nadere toelichting te geven door het college ten aanzien van onderwerpen die de rechtmatigheid raken en hoe de beheersing is vormgegeven. In deze paragraaf worden de speerpunten van de bedrijfsvoering toegelicht.

Ook wordt daarin een nadere toelichting gegeven op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen voor zover deze de rapporteringsgrens overschrijden. Aspecten die hierbij aan de orde komen zijn de tussentijdse communicatie met de raad (is bijvoorbeeld in de tussentijdse rapportages aandacht besteed aan afwijkingen) – of de reden waarom deze achterwege zijn gebleven - alsook de maatregelen die zijn genomen om verbeteringen aan te brengen om het handelen conform wet- en regelgeving afdoende in processen te waarborgen. Overigens zal in 2023 ook een beleidskader bedrijfsvoering aan de raad worden aangeboden waarin ook aandacht wordt besteed aan deze rapportage. De aanbeveling van de commissie Bbv hierbij is: De commissie adviseert kaderstelling op het gebied van rechtmatigheid niet bij begroting in de paragraaf bedrijfsvoering vorm te geven, maar door middel van de (financiële) verordening of beleidsnota rechtmatigheid/normenkader aan de raad voor te leggen en deze periodiek te herzien. Ons voorstel is om de uitwerking op te nemen in dit beleidskader en het nog op te stellen beleidskaderbedrijfsvoering.

Een stellige uitspraak (die heeft een minder vrijblijvend karakter dan een aanbeveling) van de commissie hierbij is: Het college geeft in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen voor zover deze de rapportagegrens overschrijden en w elke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen. Ook als de rechtmatigheidsfouten en/of onduidelijkheden lager zijn dan de door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens kunnen in de paragraaf bedrijfsvoering geconstateerde rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden worden vermeld. Hierbij is het belangrijk dat de raad vooraf aangeeft welke individuele rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden in de paragraaf bedrijfsvoering moeten worden opgenomen. Dit kan een kwantitatief criterium zijn: iedere geconstateerde rechtmatigheidsfout en onduidelijkheid hoger dan bedrag X of percentage Y wordt in de paragraaf bedrijfsvoering opgenomen. Dit wordt vaak de rapportagegrens voor afwijkingen bij gemeenten genoemd. Dit kunnen ook kwalitatieve criteria zijn: bijvoorbeeld fouten en onduidelijkheden die geregeld voorkomen, samenhangen met bepaalde taken, processen of afdelingen en samenhangen met fraude. Ten slotte kan het college een overzicht opnemen van de getroffen en nog te treffen beheersmaatregelen.

Maatregelen die gericht zijn op het voortaan voorkomen alsmede het opheffen van onrechtmatigheden. Dit kunnen meer algemeen geformuleerde beheersmaatregelen zijn (bijvoorbeeld als onderdeel van de verbijzonderde interne controle), maar ook gerichte maatregelen die tot doel hebben het opheffen van een concrete onrechtmatigheid of onduidelijkheid. Uiteraard zal het college bij deze stap uitvoering geven aan deze uitspraak.

3. Wat mag het kosten Het beleidskader rechtmatigheid is leidraad voor de (verbijzonderde) interne controle van de gemeente. De uitvoering van de werkzaamheden zal bij de start extra tijd vragen. Omdat voorgesteld wordt in de eerste twee jaar de normen voor verantwoorden en rapporteren niet strikter te stellen dan nu het geval is, wordt verwacht dat in eerste instantie geen uitbreiding van de formatie nodig zal zijn. Bij de evaluatie van de grenzen door de raad in 2024 kan dan worden nagegaan of de raad de grenzen wil aanpassen en/of de formatie daartoe moet worden aangepast. En dus of er meer middelen hiervoor beschikbaar moeten worden gesteld.

4. Hoe kunnen we er op sturen? De gemeenteraad heeft belang bij een rechtmatige uitvoering van de processen binnen de gemeente. Op basis van de uitkomsten van het rechtmatigheidsonderzoek en de rapportage daarover in de specifieke verantwoording in de jaarrekening en de toelichting daarop in de paragraaf bedrijfsvoering heeft de raad een instrument om bij te kunnen sturen, vergelijkbaar met de bevindingen en adviezen van de accountant in zijn rapportage.

Ondertekening

Bijlage 1: Modelverantwoording Verantwoordelijkheid college van burgemeester en wethouders De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijkt een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruiken oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het college van burgemeester en wethouders toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en

misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de raad op <datum> vastgestelde normenkader van de relevante wet-en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de raad bepaald en bedraagt <x>% (maximaal 3) van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € <x>. Bevinding Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties <niet> rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. De geconstateerde afwijkingen betreffen 2 : · · In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met de raad aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf heeft het college ook beschreven welke actie hij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

Bijlage 2 Kadernota rechtmatigheid 2023 Commissie Bbv. Kadernota rechtmatigheid 2023 Augustus 2021 INHOUDSOPGAVE

INTRODUCTIE

1.1

INLEIDING

1.2

LEESWIJZER

1.3

RICHTLIJNEN

1.4

STELLIGE UITSPRAKEN EN AANBEVELINGEN

RAADSLEDEN: HET BESTUURLIJK BELANG VAN RECHTMATIGHEID

2.1

INLEIDING

2.2

DEFINITIE

2.3

CRITERIA

2.4

VERANTWOORDING COLLEGE

2.5

CONTROLE ACCOUNTANT

2.6

ROL RAAD

DE RECHTMATIGHEIDSVERANTWOORDING

3.1

REIKWIJDTE EN NORMENKADER

3.2

OPERATIONALISEREN VERANTWOORDINGSGRENS

3.3

VERANTWOORDELIJKHEDEN COLLEGE

VERANTWOORDINGSCRITERIA RECHTMATIGHEID

4.1

VOORWAARDENCRITERIUM

4.2

BEGROTINGSCRITERIUM

4.3

MISBRUIK EN ONEIGENLIJK GEBRUIK

4.4

EFFECTEN VAN HET NIET NALEVEN VAN WET- EN REGELGEVING

4.5

FINANCIËLE BEHEERSHANDELINGEN EN ONDUIDELIJKHEDEN BIJ HET NALEVEN VAN WET- EN REGELGEVING

BIJLAGE 1

MODELVERANTWOORDING (VERPLICHT)

BIJLAGE 2

DUIDING GRENSBEDRAG EN OORDEELSVORMING

BIJLAGE 3

SAMENVATTING STAPPENPLAN BEGROTINGSONRECHTMATIGHEID

BIJLAGE 4

SCHEMATISCHE WEERGAVE AFWEGINGSKADER MISBRUIK EN ONEIGENLIJKE GEBRUIK

BIJLAGE 5

Introductie

1.1

Inleiding

BEGRIPPEN

De commissie BBV geeft via de kadernota rechtmatigheid haar visie over de invulling van het begrip rechtmatigheid in de rechtmatigheidsverantwoording van de decentrale overheden conform artikel 75, lid 2 BBV. De kadernota rechtmatigheid wordt door de commissie BBV geactualiseerd als de ontwikkelingen daar aanleiding toe geven. Voor de jaarrekening 2023 is hier aanleiding toe indien het wetstraject, waarin het afgeven van een verklaring over de rechtmatigheid bij decentrale overheden wordt geregeld, tijdig wordt afgerond. Met ingang van het verslagjaar 2023 wordt dan de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders (‘college’) voor de rechtmatigheid benadrukt doordat het college een verantwoording over rechtmatigheid af moet gaan geven in plaats van de accountant. Deze wijziging komt voort uit het rapport ‘Vernieuwing van de begroting en verantwoording van gemeenten’ van de commissie Depla. Het uitgangspunt van de wetgever is dat de reikwijdte van de verantwoording door het college niet wijzigt ten opzichte van de situatie waarin de accountant een oordeel gaf. Deze kadernota bevat een hoofdstuk dat specifiek gericht is op raadsleden. Op grond van artikel 213 Gemeentewet stelt de raad bij verordening regels vast voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie.

Deze verordening waarborgt dat de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst. Voor het overige is deze kadernota hoofdzakelijk gericht op vakspecialisten. De commissie merkt op dat de kadernota bewust niet (meer) is gericht op de accountantscontrole. Dit is het gevolg van het verdwijnen van het separate oordeel van de accountant over rechtmatigheid. Voor actuele richtlijnen verwijzen wij naar het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). 1.2

Leeswijzer

Deze kadernota begint met een inleidend hoofdstuk met daarin ook de samenvatting van de stellige uitspraken en aanbevelingen. Hoofdstuk 2 is specifiek gericht op raadsleden en kan zowel zelfstandig door hen worden gebruikt of ter ondersteuning van de advisering door de vakspecialisten. In hoofdstuk 3 wordt ingegaan op de reikwijdte van de rechtmatigheidsverantwoording, het normenkader en op de verantwoordelijkheden van het college en de raad. In hoofdstuk 4 tenslotte worden de rechtmatigheidscriteria behandeld. In de bijlagen treft u onder meer het wettelijk verplichte model voor de rechtmatigheidsverantwoording. Daar waar in de kadernota (voor de leesbaarheid) alleen over gemeenten en gemeentelijke organen wordt gesproken, worden ook provincies, waterschappen 1 en gemeenschappelijke regelingen bedoeld. In deze nieuwe kadernota is rekening gehouden met de strekking van alle gegeven antwoorden uit de V&Arubriek. Daarmee vervallen alle tot en met 1 januari 2021 gepubliceerde vragen en antwoorden die betrekking hebben op rechtmatigheid. De bepalingen en richtlijnen van deze kadernota treden in werking met ingang van het verslaggevingsjaar 2023 2 . 1.3

Richtlijnen

Richtlijnen van de commissie BBV aan gemeenten en andere decentrale overheden zijn een belangrijk instrument van de commissie BBV om in navolging van artikel 75 BBV de eenduidige uitvoering en toepassing van het BBV te bevorderen. De richtlijnen van de commissie BBV worden onderverdeeld naar stellige uitspraken en aanbevelingen. De betekenis van beide categorieën kan voor de praktijk van de begrotingscyclus inclusief jaarverslaggeving verschillen. Met stellige uitspraken geeft de commissie een interpretatie van de regelgeving die leidend is. Dit betekent dat verwacht wordt dat stellige uitspraken worden gevolgd. Indien een gemeente toch een afwijkende interpretatie kiest (de gemeente is van oordeel dat in haar specifieke omstandigheden een andere lijn beter past en ook ‘BBV-proof’ is), dan moet zij dit expliciet motiveren en kenbaar maken bij de begroting en jaarstukken. Bij aanbevelingen gaat het om uitspraken die ‘steun en richting geven aan de praktijk’. De commissie BBV spoort gemeenten aan om deze aanbevelingen te volgen, omdat dat naar haar oordeel bijdraagt aan het inzicht in de financiële positie (transparantie). De richtlijnen die de commissie BBV in deze kadernota heeft

geformuleerd zijn hierna opgenomen. Bij elk van de richtlijnen wordt aangegeven aan welk hoofdstuk deze is ontleend. 1.4

Stellige uitspraken en aanbevelingen

In deze kadernota zijn de volgende stellige uitspraken en aanbevelingen opgenomen: Stellige uitspraken •

Bij onduidelijkheden over de interpretatie in de verordeningen over financiële consequenties dient de raad aan te geven welke uitleg hieraan moet worden gegeven. Deze interpretatie van de raad moet vervolgens vastgelegd worden in een raadsbesluit, waarna dit besluit wordt verwerkt in de desbetreffende verordeningen. Zie paragraaf 3.1.3.

•

De totale lasten inclusief de toevoegingen aan de reserves vormen de te hanteren omvangbasis voor het berekenen van de verantwoordingsgrens Zie paragraaf 3.2.

•

Het college geeft in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting op alle afwijkingen, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen en welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen. Zie paragraaf 3.3.

•

Voorwaarden die direct van invloed zijn op de verslaggeving c.q. het getrouwe beeld van de jaarrekening worden niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Zie paragraaf 4.1.

•

Indien de normen uit de gids proportionaliteit veelvuldig niet nageleefd worden of slecht gedocumenteerd en/of gemotiveerd zijn, dan moet het college hierover rapporteren via de paragraaf bedrijfsvoering. Zie paragraaf 4.1.1.

•

Ontbrekende afrekeningen waarvoor het college een deugdelijke onderbouwing voor wat betreft de rechtmatigheid kan verstrekken, leiden niet tot een fout of onduidelijkheid voor de rechtmatigheidsverantwoording. Zie paragraaf 4.1.3.

•

Niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de wet Fido en bijbehorende Regelingen moeten worden opgenomen en toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Zie paragraaf 4.1.7.

•

Het college en de raad leggen in de financiële verordening vast op welke wijze om wordt gegaan met begrotingsonrechtmatigheden. Hieruit moet blijken hoe afwijkingen geïnterpreteerd worden in het kader van het uitoefenen van het budgetrecht door de raad. Zie paragraaf 4.2.2.

•

Begrotingsonrechtmatigheden die binnen de beleidskaders van de raad passen, moeten worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijk fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording. Zie paragraaf 4.2.2.

•

Bij complexe situaties waarin er verschillende onderbouwde standpunten zijn en specialisten niet tot een eenduidig oordeel komen, kan het voor het college onduidelijk zijn of financieel rechtmatig is gehandeld. Het college betrekt deze situatie bij het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording en neemt deze op indien het totaal aan onduidelijkheden de verantwoordingsgrens overschrijdt. Zie paragraaf 4.5.

Aanbevelingen •

De commissie BBV adviseert om geconstateerde fraude door eigen medewerkers toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering. Zie paragraaf 2.3.

•

De commissie BBV adviseert de door de raad gedelegeerde bevoegdheden aan het college niet op te nemen in het normenkader rechtmatigheid. Zie paragraaf 3.1.2.

•

De commissie BBV adviseert om zowel de verantwoordingsgrens als de rapportagegrens op te nemen in de financiële verordening of de beleidsnota rechtmatigheid/normenkader Zie paragraaf 3.2.

•

De commissie adviseert kaderstelling op het gebied van rechtmatigheid niet bij begroting in de paragraaf bedrijfsvoering vorm te geven, maar door middel van de (financiële) verordening of beleidsnota rechtmatigheid/normenkader aan de raad voor te leggen en deze periodiek te herzien. Zie paragraaf 3.3.

•

De commissie BBV adviseert om afspraken tussen college en raad over verschuivingen van uitgaven tussen jaarschijven in een investeringsbudget vast te leggen in de financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet. Zie paragraaf 4.2.2.

•

De commissie BBV adviseert om kaders op te nemen in de financiële verordening (ex artikel 212 Gemeentewet) indien specifieke budgetten bij onderuitputting op jaareinde in bestemmingsreserves worden opgenomen. Zie paragraaf 4.2.4.

•

De commissie BBV doet de aanbeveling tot het maken van een overkoepelend beleidsstuk misbruik & oneigenlijk gebruik (M&O). Deze bevat naast algemene uitgangspunten en risicoanalyse ook de maatregelen ter voorkoming en afdoening. Zie paragraaf 4.3.2.

Raadsleden: het bestuurlijk belang van rechtmatigheid 2.1

Inleiding

Dit hoofdstuk voor raadsleden geeft op hoofdlijnen uitleg over het begrip rechtmatigheid en de rol die de verschillende partijen hebben rondom de toepassing van rechtmatigheid. Bij rechtmatigheid en de verantwoording daarover door het college heeft de raad zowel in haar kaderstellende als controlerende rol een belangrijke functie. Rechtmatig handelen is voor een overheidsorganisatie belangrijk; een overheid hoort te voldoen aan wet- en regelgeving. Daarom geeft sinds de introductie van het Besluit begroting en verantwoording (‘BBV’) in 2004 de accountant jaarlijks bij de jaarstukken van een gemeente een verklaring over het getrouw beeld én over de rechtmatigheid. De invoering van dit rechtmatigheidsoordeel leidde tot opschoning van de eigen gemeentelijke verordeningen en gaf een impuls aan een verbetering van het financieel beheer bij gemeenten. Bij de evaluatie van het besluit BBV in 2013 heeft de commissie BBV een advies gegeven 3 aan het ministerie van Binnenlandse Zaken om de verantwoordelijkheid voor het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording neer te leggen bij het college. Dit is overgenomen door de commissie Depla en is onderdeel van de voorliggende wetswijziging. Dit betekent dat met ingang van de jaarrekening 2023 het college een verantwoording af moet leggen over de rechtmatigheid.

Dit past in de tijdgeest waarin de verantwoordelijkheid gelegd wordt waar deze hoort. Het college is zich hierdoor nog meer bewust van haar verantwoordelijkheid te zorgen voor een goed financieel beheer, inclusief bijbehorende verordeningen. De accountant controleert nog wel de verantwoording van het college. Daarmee zijn voor de raad waarborgen ingebouwd dat het college niet zomaar de verantwoording kan opstellen en afgeven. Zie verder paragraaf 2.5. 2.2

Definitie

Rechtmatigheid is een juridische term, die aangeeft dat een (voorgenomen) handelwijze in overeenstemming is met de geldende regels en besluiten. Dit begrip is van toepassing op alles wat een gemeente qua taken op zich neemt. Dit betekent dat alle handelingen van een gemeente moeten voldoen aan alle wet- en regelgeving op het gebied van bijvoorbeeld arbeidsomstandigheden (Arbo), aanbestedingen, omgevingswet, subsidievoorwaarden, raadsbesluiten enzovoort. Van een overheidsorganisatie mag immers verwacht worden dat zij conform wet- en regelgeving handelt. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is echter een minder omvattend begrip. Bij rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet immers worden verantwoord dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat om de financiële beheershandelingen. Handelingen en beslissingen van niet-financiële aard dienen wel in algemene zin te worden betrokken bij de inschatting van het algemene risicobeleid en -beheer van de gemeente. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan claims inzake planschade. De ratio hiervan is dat niet-financiële handelingen wel kunnen leiden tot financiële risico’s, waarvoor bijvoorbeeld een voorziening zou moeten worden gevormd.

Binnen de rechtsmatigheidsverantwoording wordt onderscheid gemaakt tussen afwijkingen, fouten en onduidelijkheden en begrotingsonrechtmatigheden. Deze begrippen zijn onderling niet uitwisselbaar al kan er wel sprake zijn van overlap. 1.

Afwijkingen: posten die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen (fouten) en posten, waarbij voor het College van B&W een onduidelijkheid bestaat over de rechtmatigheid.

Fouten: Rechtmatigheidsfouten treden op bij financiële beheershandelingen, waarbij de in het normenkader beschreven wet- en regelgeving niet is nageleefd.

Onduidelijkheden: Indien het College van B&W in het kader van de verslaggeving niet kan aangeven of er sprake is van een rechtmatigheidsfout of niet.

Begrotingsonrechtmatigheden: Hiervan is sprak als het College van B&W bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten afwijkt van de budgetten die door raad zijn vastgesteld. Hiervan is sprake

als het lasten- of investeringsbudget is overschreden(a), de baten (opbrengsten) door het doen of nalaten van een financiële beheershandeling lager zijn dan het door de raad vastgestelde budget (b) of voor het door de raad vastgestelde budget minder doelen of activiteiten zijn gerealiseerd dan begroot voor het betreffende budget (c).

De term ‘onzekerheden’ komt voort uit de accountantscontrole en is van een andere aard dan onduidelijkheden. De rechtmatigheidsverantwoording door het college gaat dus primair om de (gevolgen van) financiële beheershandelingen. In deze kadernota ligt daar dan ook het zwaartepunt en wordt aangegeven waar dan aandacht aan moet worden geschonken en welke gevolgen er zijn wanneer het financieel beheer op dit terrein niet op orde is. De verantwoording conform het verplicht toe te passen standaardmodel (zie verder 2.4 en bijlage 1) moet gezien worden als de minimaal vereiste verantwoording. Colleges kunnen in hun ambities verder willen gaan en een zogenaamd ‘in control statement’ willen afgeven. Gemeenteraden kunnen in hun kaderstellende rol ook aangeven of zij vinden dat het college over meer dan alleen de financiële rechtmatigheid een verantwoording moet afgeven. 2.3

Criteria

Het begrip financiële rechtmatigheid is in 2005 4 concreet gemaakt met behulp van negen criteria. In de jaarrekening legt het college verantwoording af over alle negen criteria van rechtmatigheid. De eerste zes criteria, die betrekking hebben op getrouwheid en óók onderdeel zijn van rechtmatigheid, komen tot uitdrukking in de balans en het overzicht van baten en lasten. De drie specifieke rechtmatigheidscriteria komen tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording. De negen criteria gelden ook als uitgangspunt vanuit de wetgever, waarbij de reikwijdte van de verantwoording niet wijzigt ten opzichte van de situatie tot en met 2020, waarin de accountant het oordeel afgeeft. Dit houdt in dat: 1.