Document · PDF

4909 - Accountantsrapport 2021 - Den Helder (Was getekend).pdf

Gemeenteraad 4 juli 2022, gemeente Den HelderBij agendapunt: 10: Voorstel tot het vaststellen van de Programmarekening 202111.108 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

IPA-ACON ASSURANCE B.V.

Henk Schijvenaarstraat 1 Postbus 6222 2001 HE HAARLEM Telefoon 023 – 531 95 39 Fax 023 – 531 1700 info@ipa-acon.nl www.ipa-acon.nl

ACCOUNTANTSRAPPORT 2021 GEMEENTE DEN HELDER

IPA-ACON ASSURANCE B.V. is een onderdeel van de IPA-ACON GROEP KvK nr. 34081093, ING Bank IBAN NL69INGB0670760374

INHOUDSOPGAVE 1. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 2. 2.1 2.2 2.3 3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 4. 4.1 4.2 5. 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 6. 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9 7. 7.1

PAGINA

BESTUURLIJKE SAMENVATTING ................................................................................... 1 Algemeen ........................................................................................................................... 1 Covid-19 in 2021 ................................................................................................................ 2 Oekraïne crisis.................................................................................................................... 2 Oordeel bij de jaarrekening 2021 is goedkeurend ............................................................. 2 Controleaanpak .................................................................................................................. 3 Samenvatting bevindingen ................................................................................................. 3 CONTROLEPLAN, RISICOANALYSE, TOLERANTIES .................................................... 5 Controleplan, -aanpak en -protocol .................................................................................... 5 Risico-analyse start van de controle .................................................................................. 5 Controletoleranties .............................................................................................................

6 UITVOERING VERBIJZONDERDE INTERNE CONTROLES EN INTERIMCONTROLE . 7 Intern controleplan .............................................................................................................. 7 Aanbestedingen .................................................................................................................. 7 Proces inkoopfacturen ........................................................................................................ 8 Omgevingsvergunningen ................................................................................................... 8 Omgevingsvergunningen ................................................................................................... 9 Proces verstrekte subsidies ............................................................................................... 9 Stand van zaken Wmo ....................................................................................................... 9 Status betalingsovereenkomsten sociaal domein ............................................................ 10 Opvolging bevindingen interim-controle ........................................................................... 10 CORONACRISIS ..............................................................................................................

11 Effecten Corona crisis ...................................................................................................... 11 Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) ................................... 12 SOCIAAL DOMEIN........................................................................................................... 13 Inleiding ............................................................................................................................ 13 Interne beheersing............................................................................................................ 13 Omzetgarantie en meerkosten ......................................................................................... 13 Afronden jaarrekening per 5 mei 2022 ............................................................................. 13 Status productieverantwoordingen 2021 .......................................................................... 14 Persoonsgebonden budgetten ......................................................................................... 14 Overige opmerkingen ....................................................................................................... 15 UITVOERING EINDEJAARSCONTROLE .......................................................................

15 Jaarrekeningproces moeizaam verlopen ......................................................................... 15 Key2Financiën .................................................................................................................. 15 Begrotingsrechtmatigheid ................................................................................................. 15 Administratievoering algemeen ........................................................................................ 16 Vennootschapsbelasting en vevolg Horizontaal toezicht ................................................. 16 BBV en relevante wet- en regelgeving ............................................................................. 17 Programmarekening van baten en lasten ........................................................................ 17 Uitbesteding van de gemeentelijke belastingen en leges ................................................ 18 Waardering claims ............................................................................................................ 18 BALANS EN FINANCIELE POSITIE ................................................................................ 19 Financiële positie .............................................................................................................. 19

7.2 Weerstandsvermogen en risicomanagement ................................................................... 19 7.3 Immateriële vaste active ................................................................................................... 20 7.4 Voorzieningen................................................................................................................... 20 7.5 Financiële vaste activa ..................................................................................................... 20 7.6 Grondexploitaties.............................................................................................................. 21 8. SINGLE INFORMATION EN SINGLE AUDIT (SISA) ...................................................... 23 8.1 Algemeen ......................................................................................................................... 23 8.2 Toenemend aantal regelingen .......................................................................................... 23 8.3 Tabel van fouten en onzekerheden .................................................................................. 24 9. OVERIGE BEVINDINGEN ............................................................................................... 25 9.1 Automatisering algemeen .................................................................................................

25 9.2 ENSIA 2021 ...................................................................................................................... 25 9.3 Wet Normering Topinkomens (Wnt) ................................................................................. 25 9.4 Rechtmatigheidsverantwoording ...................................................................................... 25 9.5 Fraude en continuïteit onderwerp in de verklaring ........................................................... 26 10. CONCLUSIE ..................................................................................................................... 27 10.1 Geconstateerde fouten en onzekerheden ........................................................................ 27 10.2 Controleverklaring ............................................................................................................ 27 Bijlage: Tabel van bevindingen SiSa ................................................................................................ 29

IPA-ACON ASSURANCE B.V.

Henk Schijvenaarstraat 1 Postbus 6222 2001 HE HAARLEM Telefoon 023 – 531 95 39 Fax 023 – 531 1700 info@ipa-acon.nl www.ipa-acon.nl

Aan de gemeenteraad van de gemeente Den Helder Postbus 36 1780 AA DEN HELDER

Haarlem, 1 juni 2022

Reg.nr. : 1007243/215/459/4909 Betreft : Accountantsrapport 2021 gemeente Den Helder

Geachte leden van de raad, Wij hebben de jaarrekening van de gemeente Den Helder voor de laatste keer gecontroleerd. Wij willen u en uw organisatie danken voor de plezierige samenwerking in de afgelopen jaren. In dit accountantsrapport geven wij onze belangrijkste controlebevindingen weer.

BESTUURLIJKE SAMENVATTING

1.1

Algemeen

In dit rapport kijken wij terug naar de algemene ontwikkelingen op het gebied van het financieel administratief beheer en de interne beheersing. Het zal u niet verbazen dat Covid-19 opnieuw aandachtspunt is voor onze controle, al was het maar vanwege de verschillende (nieuwe) regelingen en afspraken vanuit het rijk. De implementatie van het nieuwe financieel pakket Key2Financiën in 2021 heeft de organisatie de nodige inzet gekost en heeft hierdoor mede geleid tot vertragingen in het jaarrekening- en controleproces. Ontwikkelingen interne beheersing In de werkprocessen zien wij in algemene zin positieve ontwikkelingen, alhoewel wij ook dit jaar constateren dat er nog aandachtsgebieden zijn waaraan minder voortuitgang is geboekt dan gepland. In onze boardletter hebben wij aangegeven dat we de indruk hebben dat de meer algemene ontwikkeling van de planning en control, maar ook sommige onderdelen van de interne beheersing (bijvoorbeeld bij de omgevingsvergunningen) momenteel enigszins stagneert. Wij begrijpen dat, mede ingegeven door COVID-19 in combinatie met personele wisselingen en/of ziekte-uitval, de werkdruk toeneemt en op onderdelen in uw organisatie invloed heeft op de voortgang van voorgenomen verbeteringen en het oppakken van adviezen, alsmede op het tempo daarvan.

Zoals hiervoor aangegeven heeft de invoering van het nieuwe financieel systeem Key2Financiën per 1 januari 2021 de nodige impact op de financiële organisatie en administratievoering. Dit traject was ten tijde van de jaarrekeningcontrole nog niet geheel afgerond.

IPA-ACON ASSURANCE B.V. is een onderdeel van de IPA-ACON GROEP KvK nr. 34081093, ING Bank IBAN NL69INGB0670760374

Deze ontwikkelingen hebben onmiskenbaar invloed op het financieel-administratief beheer, enerzijds omdat de implicatie van Key2Financiën concreet aandacht en inzet vraagt van uw medewerkers en anderzijds omdat er vervolgens minder inzet beschikbaar is voor reguliere zaken in het afgelopen boekjaar. Follow-up bevindingen uit de interim-controle en de verbijzonderde interne controle De belangrijkste advies- en verbeterpunten uit voorgaande accountantsrapportages en de (verbijzonderde) interne controles (VIC) zijn mede in de Eindrapportage Verbijzonderde Interne Controle 2021 en de Interne Controle Rapportage (sociaal domein) meegenomen. De voortgang van de adviezen en aanbevelingen wordt (zichtbaar) bewaakt en een deel van de adviezen zijn afgehandeld, een deel van de adviezen is nog in behandeling of wordt doorgeschoven naar het volgende jaar. Wij hebben kennis genomen van de ontwikkelingen rondom de belangrijkste kapitaaldeelnemingen. Bij de verschillende kapitaaldeelnemingen zijn er ontwikkelingen die wij in deze brief kort zullen toelichten. De jaarrekeningen 2021 van de kapitaaldeelnemingen waren ten tijde van onze controle nog niet beschikbaar, behoudens de jaarstukken 2021 van de N.V. Port of Den Helder. 1.2

Covid-19 in 2021

COVID-19 en de maatregelen daarbij lopen ook in 2021 door de jaarstukken van de gemeente Den Helder en zijn belangrijke aandachtspunten geweest voor de controle, al was het alleen maar vanwege het aantal nieuwe regelingen (financiering) en afspraken vanuit het rijk en het ‘nieuwe’ werken (uw medewerkers werken, ook in 2022, veel meer vanuit huis). Wij verwijzen u tevens naar de paragraaf ‘Effecten corona’ in de jaarrekening. In deze paragraaf wordt een uiteenzetting gegeven van de maatregelen en effecten zowel voor de korte als de lange termijn voor de gemeente met de waarschuwing dat het totaal van de financiële effecten op dit moment nog niet goed is in te schatten. En nu net de coronamaatregelen door het kabinet nagenoeg geheel zijn afgeschaft hebben we vanaf medio februari 2022 te maken met een nieuwe crisis: de Oekraïne crisis. 1.3

Oekraïne crisis

De Oekraïne crisis heeft een grote impact op onze maatschappij en ook op de gemeente Den Helder. De toestroom van vluchtelingen uit de Oekraïne leidt tot personele inzet en (extra) kosten om op korte termijn voldoende opvang te regelen, onderwijs voor kinderen aan te bieden enz. De toestroom zal naar verwachting in 2022 aanhouden. Het financieel risico is als zodanig niet verwoord in de risicoparagraaf van de jaarrekening 2021. Wel heeft uw college desgevraagd aangegeven dat in de 2e tussentijdse rapportage 2022 de financiële effecten zullen worden gerapporteerd. Er is thans nog sprake van ‘voorfinanciering’. In de VNG leden brief van 18 maart jl. is aangegeven dat het rijk de door de gemeente gemaakte kosten zal vergoeden. 1.4

Oordeel bij de jaarrekening 2021 is goedkeurend

Verantwoordingen Wmo en Jeugdhulp Op het moment van afsluiting van onze controle (april 2022) zien wij voor de Wmo en Jeugdhulp een overwegend positief beeld als wij kijken naar de aangeleverde productieverantwoordingen en controleverklaringen over 2021.

Wij constateren bij de jaarrekeningcontrole verder dat uw organisatie de tekortkomingen ten aanzien van de Wmo in het vierde kwartaal 2021 en ook in de eerste maanden van 2022 adequaat heeft opgepakt. De (nog) resterende fouten en onzekerheden bij de Wmo en de Jeugdhulp zijn derhalve beperkt. Aanbestedingen Bij het proces aanbestedingen zijn voor 2021 ten aanzien van verschillende opdrachten fouten en onzekerheden vastgesteld die meetellen voor het oordeel rechtmatigheid. Conclusie De (resterende) fouten en ingeschatte onzekerheden rechtmatigheid en getrouwheid overstijgen de goedkeuringstoleranties op jaarrekeningniveau niet. Rekening houdend met de overige (niet gecorrigeerde) fouten en onzekerheden in de controle hebben wij bij de jaarrekening 2021 van de gemeente Den Helder een goedkeurende controleverklaring afgegeven voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid. 1.5

Controleaanpak

Onze controleaanpak bestaat in hoofdlijnen uit drie fasen, namelijk de planning en risicoanalyse, de interim-controle en de jaarrekeningcontrole. Het controleplan komt aan bod in hoofdstuk 2. In hoofdstuk 3 wordt ingegaan op de uitvoering van de verbijzonderde interne controles en geven wij een samenvatting van de belangrijkste bevindingen uit de interim-controle. In hoofdstuk 4 gaan wij specifiek in of de effecten van de coronacrisis en hoofdstuk 5 behandelt de stand van zaken met betrekking tot de Wmo en Jeugdzorg. De bevindingen van de eindejaarscontrole zijn opgenomen in hoofdstuk 6 en 7. Daarna zullen in hoofdstuk 8 de bevindingen in het kader van de Single information Single audit (SiSa) aan de orde worden gesteld. Na de overige bevindingen en actualiteiten (hoofdstuk 9) sluiten wij het rapport af in hoofdstuk 10 met de conclusies. In de bijlage bij dit rapport hebben wij de tabel fouten en onzekerheden SiSa-verantwoording opgenomen. 1.6

Samenvatting bevindingen

In deze paragraaf geven wij onze bestuurlijk belangrijkste conclusies naar aanleiding van de door ons uitgevoerde controle van de jaarrekening 2021 weer. In onderstaande tabel hebben wij de in deze rapportage opgenomen aanbevelingen, bevindingen als volgt samengevat: Par.

Onderwerp

Oordeel

Aanbeveling / toelichting

9.2

Getrouwheid

Goedkeurend

Zie ook controleverklaring.

9.2

Rechtmatigheid

Goedkeurend

Zie ook controleverklaring.

Coronacrisis

Toereikend

Zie paragraaf ‘Effecten corona’ in de jaarrekening 2021.

SiSa-verantwoording

Geen overschrijding

Interpretaties vanwege onduidelijkheden in regelgeving. Mogelijk vragen vanuit Ministeries over verantwoording bedragen / indicatoren in het kader van de vaststellingen.

6.6

Naleving BBV

Jaarrekening is BBV

COVID-19 paragraaf is in de jaarrekening

proof

opgenomen.

Par.

Onderwerp

Oordeel

Aanbeveling / toelichting

Verbijzonderde interne contro-

Toereikend.

VIC is een goede basis voor een (procesge-

les (VIC)

richte) controle, met rechtmatigheidsoordeel in 2022/2023.

3.1,

IC sociaal domein

3.6,

Planning en uitvoe-

De IC sociaal domein is uitgevoerd conform

ring IC

de interne planning. Niet alle geplande aan-

3.7,

tallen zijn gehaald conform plan (mede

5.2

vanwege inzet IC-medewerkers bij de Wmo ca.).

3.2

Inkoop en toepassen (EU) aan-

Verlenging opdrach-

Blijvend aandacht naleving interne (en ex-

bestedingsbeleid, externe in-

ten, niet (opnieuw)

terne) aanbestedingsregels en betrokken-

huur

aanbesteed

heid inkoopadviseur(s) in het proces noodzakelijk, vergroten bewustwording budgethouders. Planning opfriscursus voor budgethouders in 2022.

3.8

Opvolging aanbevelingen

Pragmatisch aanpak

Boardletter

Belangrijkste adviezen en aanbevelingen worden door het college opgepakt. Lijst actualiseren en bewaken.

6.3

Begrotingsrechtmatigheid

Er zijn overschrijdin-

Wel overschrijding, echter geen (verwijtba-

gen op de lasten van re) begrotingsonrechtmatigheid. twee programma’s 5.3,

Sociaal domein – Wmo en

5.4,

Jeugdzorg, Pgb’s

Continue aandacht

Interne beheersing toereikend, gemeente vooralsnog (mede) afhankelijk van zorgleve-

5.5,

ranciers en de SVB. Advies om beheers-

5.6

maatregelen zoals beschreven in de SDONotitie ‘Controle interne beheersing Jeugd en Wmo voor gemeenten en accountants’ d.d. 21 januari 2019 blijft staan.

7.6

Grondexploitatie Willem-

Toereikend

Blijvend aandacht voor ontwikkelingen, pa-

Alexanderhof en het Vinkenter-

rameters, BBV, en actualisaties. Voortgang

rein (Molenwerf)

en resultaten van bouwprojecten vanwege hoge inflatiecijfers en beperktere beschikbaarheid van bouwmaterialen en personeel mogelijk nog knelpunt. Vooralsnog zijn de vooruitzichten m.b.t de ontwikkelingen per saldo positief.

7.5

Verbonden partijen – m.n. kapi-

Continue aandacht

Dit mede vanwege verwevenheid en grote financiële risico’s. Port of Den Helder vraagt

taaldeelnemingen

aandacht ivm onderhoudsopgave haven en exploitatie. 9.1.

ICT

Voldoende

Per 1 januari 2021 nieuwe financieel pakket.

9.2

Uitvoering ENSIA positief. Aandacht voor onderdelen BIO informatiebeveiliging (procesbeschrijvingen).

CONTROLEPLAN, RISICOANALYSE, TOLERANTIES

2.1

Controleplan, -aanpak en -protocol

Onze controle is onderverdeeld in twee perioden, de interim-controle en de eindejaarscontrole. Tijdens de interim-controle richten wij ons op de opzet, het bestaan en de werking van de financiële processen alsmede op de kwaliteit van de uitvoering van interne controlemaatregelen en programma’s, dit zowel ten aanzien van getrouwheids- als rechtmatigheidsaspecten. Tijdens de eindejaarscontrole richten wij onze controle met name op de jaarrekeningposten, de SiSa bijlage, de Wnt-verantwoording en voeren wij aansluitcontroles, cijferbeoordelingen, verbandscontroles en daar waar noodzakelijk aanvullende gegevensgerichte controlewerkzaamheden uit. De reikwijdte van de opdracht tot controle van de jaarrekening 2021 is vastgelegd in het vigerende ‘Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2017-2019 van de gemeente Den Helder’ vastgesteld in uw raadsvergadering van 22 januari 2018. Daarnaast maken wij bij de planning van onze controle gebruik van het normenkader, dat jaarlijks wordt geactualiseerd. Het college heeft op 5 april 2022 het normenkader 2021 vastgesteld en ter kennisname doorgestuurd aan uw raad.

Het geheel van het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening, inclusief het normenkader, is het uitgangspunt geweest voor de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden met betrekking tot de jaarrekening en het jaarverslag 2021 van de gemeente Den Helder. Wij hebben tevens in samenwerking met uw gemeente onze planning en aanpak zo veel mogelijk afgestemd op de situatie in gemeente Den Helder. Ondanks de vertraging in het jaarrekeningproces is de controle tijdig afgerond ten behoeve van het bestuurlijke proces. 2.2

Risico-analyse start van de controle

Bij aanvang van de controleopdracht voor de jaarrekening 2021 hebben wij een (eerste) risicoinventarisatie uitgevoerd, waarbij de belangrijkste risico’s waarmee de gemeente Den Helder te maken heeft, zijn geïdentificeerd. Deze risicoanalyse is een belangrijk onderdeel van de accountantscontrole en maakt derhalve deel uit van ons pre-audit gesprek. De risicoanalyse richt zich op zowel de externe risico’s als de risico’s in de bedrijfsvoering. Bij de inventarisatie is onze insteek primair gericht op de risico’s in de processen die leiden tot mutaties in de balans en de programmarekening. Deze risico’s zijn ondervangen in onze controleaanpak. De belangrijkste aandachtsgebieden voor onze controle zijn bij de gemeente Den Helder: • de verbijzonderde interne controles (VIC) mede in relatie met de rechtmatigheidsverantwoording (naar verwachting per 2022); • de ontwikkeling uitgaven in het sociaal domein; • de processen Wmo en aanbestedingen (met name diensten en leveringen); • ontwikkelingen in de grondexploitaties; • waardering kapitaaldeelnemingen in de jaarrekening; • effecten van COVID-19 op onderdelen van de jaarrekening.

2.3

Controletoleranties

Op grond van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) stelt de raad de goedkeuringstolerantie vast die de accountant bij zijn jaarrekeningcontrole dient te hanteren. U heeft ons opgedragen om bij onze oordeelsvorming uit te gaan van de hierna vermelde goedkeuringstolerantie: Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (in % lasten) Onzekerheden in de controle (in % lasten)

Goedkeurend ≤ 1%

> 1% < 3%

Oordeelonthouding –

> 3% < 10%

≥ 10%

Beperking

≤ 3%

Afkeurend ≥ 3% –

Op basis van de jaarrekening 2021 van uw gemeente betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa € 2,4 miljoen en een totaal van onzekerheden van circa € 7,4 miljoen de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten. In het controleprotocol heeft u een rapporteringsgrens van € 100.000 vastgesteld.

UITVOERING VERBIJZONDERDE INTERNE CONTROLES EN INTERIMCONTROLE

3.1

Intern controleplan

De basis voor de verbijzonderde interne controles 2021 is het intern ‘Controleplan Verbijzonderde interne controle 2018-2020’ van de gemeente Den Helder. Wij hebben het controleplan al eerder beoordeeld en zijn van mening dat het vigerende VIC-plan voldoende robuust is en houvast geeft. Voor 2022-2025 is een geactualiseerd intern controleplan opgesteld rekening houdend met de verwachte wetswijziging inzake de rechtmatigheidsverantwoording (2022). In het Jaarplan VIC 2021 zijn in totaal 14 (hoofd)processen geselecteerd voor specifieke beoordeling. De VIC vond plaats in drie controle-perioden, een eerste toets in het voorjaar op de aan te leveren stukken voor de programmarekening, de VIC over het eerste halfjaar in augustus/september waarin de processen werden beoordeeld, gevolgd door de VIC over het tweede deel van het boekjaar in de periode vanaf het 3e kwartaal met een doorloop in 2022. Hiermee zijn de processen volgens het plan beoordeeld. De afronding van de laatste procesbeoordelingen vond in februari/maart 2022 plaats, de laatste procesrapportages, afstemming met accountant en het afsluitende Eindrapportage Verbijzonderde Interne Controle 2021 werden voor de start van onze controle tijdig opgeleverd. 3.2

Aanbestedingen

In algemene zin is er voldoende aandacht voor het aanbestedingsproces. In 2022 wordt aan budgethouders een opfriscursus aanbesteden aangeboden waarin zaken zoals wet- en regelgeving, interne procedures bij Den Helder en het gebruik van het contractenmanagement zullen worden toegelicht. Hiermee kan de bewustwording voor het aanbesteden verder worden vergroot. Verder blijkt uit de deelwaarnemingen dat de dossiervorming bij meervoudige onderhandse aanbestedingen in de applicatie InProces steeds beter verloopt. De registratie van contracten in het contractmanagementsysteem CTM is nog wel een punt van aandacht: er zijn dit jaar geen verbeteringen geconstateerd. Uit de VIC blijkt dat het eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Den Helder niet altijd wordt nageleefd. Tevens staan enkele inhuurcontracten ultimo december 2021 ‘op scherp’. Met andere woorden, voor 2021 heeft dit geen effect op de rechtmatigheid, maar bij een eventuele verlenging in 2022 kan dit wel een rechtmatigheidsfout opleveren. Opdrachten sociaal domein Uit de controle op de aanbestedingen in het sociaal domein blijkt dat een tweetal contracten die in het verleden zijn aanbesteed steeds stilzwijgend zijn verlengd. Dit betreft aanschaf van Wmo hulpmiddelen en advisering bouwadvies. Deze contracten gaan terug tot 2001/2002.

Beide opdrachten zouden in 2021 worden aanbesteed, maar dit heeft vanwege omstandigheden niet plaatsgevonden. De verlenging van de opdrachten leidt tot een onrechtmatigheid van € 247.000 zijnde de omvang van de jaarbedragen 2021.

Inhuur projectleider Na een meervoudige ondershandse aanbestedingsprocedure is een opdracht gegund aan een onderneming voor inhuur van een projectleider, en sindsdien steeds verlengd tot 1 augustus 2021. Omdat de fout niet eerder is meegewogen, en er ook nog facturen moesten worden ontvangen komt de omvang uit boven de Europese aanbestedingsdrempel. Het bedrag boven de Europese aanbestedingsdrempel van afgerond € 8.000 is meegenomen als rechtmatigheidsfout. Salarisapplicatie niet aanbesteed Het contract met de salarisverwerker is naar wij hebben begrepen jaren geleden aangegaan. Wij hebben geen informatie ontvangen over het aanbestedingstraject; de opdracht was initieel gegund voor een periode van drie jaar. Daarna is het contract steeds stilzwijgend verlengd voor tijdsduur van de initiële opdracht. De laatste verlenging eindigt eind 2023. Ons is medegedeeld dat het nieuwe aanbestedingstraject tijdig (in mei 2022) zal starten. De omvang van de kosten over de periode 2017 tot en met 2020 is ruim € 470.000. De totale opdrachtwaarde voor de periode 2021 tot en met 2023 bedraagt afgerond € 266.000. Omdat vooralsnog geen verdere informatie beschikbaar is over hoe destijds is aanbesteed (meervoudig, Europees, optie tot verlenging?) geldt als ‘norm’ een referentieperiode van 4 jaar.

We nemen een bedrag van € 0,4 miljoen als onzekerheid voor de rechtmatigheid gebaseerd op de norm van 4 jaar. Overige adviezen Wij onderschrijven het advies van de VIC om de looptijd van contracten te bewaken en dat genoemde opdrachten in 2022 zullen worden aanbesteed. Dit geldt ook voor langdurige dienstverlening zoals bijvoorbeeld de salarisverwerking (IT). Wij hebben het college al eerder geadviseerd om zo nodig een ‘position paper’ op te laten stellen, inclusief een adequate motivatie dat een-op-een wordt gegund. 3.3

Proces inkoopfacturen

Bij de controle op de inkoopfacturen zijn ons geen materiële tekortkomingen gebleken. Wel zijn er enkele aanbevelingen en verbeterpunten: • het vermelden van een postadres op de factuur i.p.v. het vestigingsadres (hierover is contact met de Belastingdienst geweest en lijkt geen issue meer te zijn, zo hebben wij begrepen); • het invoeren van de verplichtingenadministratie in Key2Financiën moet nog worden uitgebreid voor de hele organisatie; • werk ‘prestatie-akkoord’ bij leveringen en diensten verder uit, inclusief de wijze van documenteren in Key2Financiën (er is wel een startbijeenkomst geweest); • het zichtbaar vastleggen van de functiescheiding in het systeem ten aanzien van de 1 e en 2e handtekening t.a.v. het betalen (het opnemen van de print vanuit de BNG module in Key2Financiën) is nog niet gerealiseerd. Er vindt nog nader onderzoek plaats welke (andere) mogelijkheden Key2Financiën biedt. 3.4

Omgevingsvergunningen

3.4

Omgevingsvergunningen

Bij de omgevingsvergunningen is vastgesteld dat de interne controle op de hoogte van opgegeven bouwsommen niet adequaat kan worden gecontroleerd, omdat onderliggende berekeningen niet in het proces via de applicatie SquitXO zijn vastgelegd. Naar wij begrijpen worden deze werkzaamheden vanwege tijdsdruk en werkvoorraad door de medewerkers met name op aannemelijkheid beoordeeld. De implementatie van de nieuwe Omgevingswet en (nieuwe) SquitXO heeft er toe geleid dat er in 2021 geen verbeteringen zijn doorgevoerd. Dit levert een onzekerheid op ten aanzien van de verantwoorde opbrengst van de omgevingsvergunningen. Wij hebben hiervoor een afslag (bandbreedte) ingeschat van € 100.000. 3.5

Proces verstrekte subsidies

Bij de (verstrekte) subsidies is vastgesteld dat ca. 25% van de verleende subsidies over 2020 niet tijdig is vastgesteld. Een andere opmerking betreft het feit dat accountants van de gesubsidieerde instellingen in hun controleverklaring lang niet altijd een oordeel geven over de rechtmatige besteding van de ontvangen subsidiegelden. De bevindingen kunnen in formele zin onrechtmatig zijn, maar dit heeft geen direct effect op ons oordeel rechtmatigheid. Uw college is bij de vaststelling van verleende subsidies over 2020 coulant omgegaan met de beoordeling van de geleverde subsidieprestaties wanneer instellingen de prestaties vanwege de COVID-19 niet of niet volledig hebben geleverd. Vanwege de lock-down in 2021 is er een vergelijkbare situatie voor 2021. Wij gaan ervan uit dat het college bij de vaststelling van de subsidies 2021 ook coulance toepast in de gevallen waarbij de prestaties niet, of deels niet zijn geleverd. 3.6

Stand van zaken Wmo

In april 2021 is vastgesteld dat het proces van toekenning, beoordeling uitvoering, goedkeuring en uitbetaling bij de Wmo soms niet goed verliep. Voorbeelden vormen de beschikkingen die een aantal uren zorg per week toekennen, maar waarbij de uitvoering een wisselend patroon heeft en daardoor niet altijd meer aansluit bij de beschikking. Over de totale periode hoeft er dan geen fout in te zitten, maar de beschikking geeft een toekenning per week. Vanaf 2020 is voor de hulpmiddelen gewerkt met een nieuwe aanbieder, die de uitvoering van de beschikkingen van de vorige aanbieder moest uitvoeren. Daarbij werd regelmatig op grond van eigen beoordeling door de nieuwe aanbieder en in overleg met medewerkers van de gemeente Den Helder overgegaan tot een hulpmiddel met een (iets) andere specificatie dan oorspronkelijk was beschikt. Daarmee was sprake van een onrechtmatigheid. Ook is geconstateerd dat er behoorlijke achterstanden waren bij de verwerking van aanvragen voor de Wmo, inclusief de her-indicaties. Deze situatie was ultimo september 2021 – bij de interim-controle – nog niet opgelost. Herstel- en vervolgacties Na onze interim-controle zijn er door de directie diverse maatregelen getroffen. De nieuwe teamleider heeft de achterstanden voortvarend opgepakt.

Ook hebben de IC-medewerkers in deze periode ondersteuning gegeven bij de interne controles, terwijl dat niet hun eigenlijke taak is. Er zijn herstelacties uitgevoerd, dat wil zeggen er zijn nieuwe indicatiestellingen Wmo afgegeven, met terugwerkende kracht. Ook zijn de achterstanden in de werkvoorraden flink afgenomen en zijn uitvallijsten uit het berichtenverkeer (risico van mogelijke afwijkingen) gecontroleerd, is samenwerking met de kwaliteitsmedewerkers.

Concreet, er waren 740 zaken als achterstand bekend ten tijde van de interim-controle; per 22 maart 2022 stonden er nog ongeveer 270 zaken open. Ons is medegedeeld dat het restant van de achterstanden inmiddels is weggewerkt. 3.7

Status betalingsovereenkomsten sociaal domein

Het aantal betalingsovereenkomsten en dus ook de uitgaven nam de laatste jaren toe. Dit heeft zowel een aanbestedingsrechtelijk als een beheersmatig risico. De opdrachten worden, tot op heden, enkelvoudig aanbesteed aan zorginstellingen, ook aan zorginstellingen die wel al onder contract staan bij de gemeente Den Helder. Uw inkoopadviseur heeft geoordeeld dat de opdrachten binnen de afgesloten betalingsovereenkomsten niet zomaar mogen worden opgeteld als zijnde 1 totale opdracht. Dit aangezien het gaat om unieke cliënten en niet op voorhand duidelijk is welke zorg een cliënt nodig heeft en wanneer de zorg nodig is. De interne aanbestedingsgrens van € 50.000,- voor meervoudig aanbesteden is in verschillende gevallen overschreden. In november 2021 heeft het college een herstelbesluit genomen waarmee de overschrijdingen rechtmatig zijn. Uit aangeleverde documenten lezen wij af dat de totale waarde van betalingsovereenkomsten over 2021 afgerond € 2,5 miljoen bedraagt (dat was voor 2020 nog € 3,8 miljoen). Hiervan loopt een bedrag van € 0,67 miljoen via het berichtenverkeer. Kortom, er is bij Team Zorg en Jeugd aandacht voor betalingsovereenkomsten en het beperken daarvan. De verwachting is wel dat incidentele afspraken buiten de gesloten contracten om zullen blijven bestaan. 3.8

Opvolging bevindingen interim-controle

Conform onze opdracht hebben wij alle relevante controlebevindingen in onze managementletter respectievelijk de Boardletter 2021 verwoord. De interim-controle is vooral gericht op de kwaliteitvan de interne beheersing, inclusief het rechtmatigheidsbeheer, en voor zover relevant voor de controle van de jaarrekening. Onze belangrijkste bevindingen en adviezen uit de interim-controle zijn, samen met de voortgang resp. opvolging ervan, in onderstaande tabel op hoofdlijnen samengevat weergegeven, overigens voor zover niet elders in deze rapportage toegelicht. Wij gaan er vanuit dat ter bewaking van de voortgang, ook voor 2022, een follow-up wordt bijgehouden waarmee de ontwikkelingen rondom aanbevelingen uit de laatste managementletter, maar ook uit eerdere accountantsrapportages en VIC-rapportages, worden bewaakt. De hieronder gemelde status/voortgang per aanbeveling, is mede daaraan ontleend. nr.

Aanbeveling boardletter

Opvolging aanbeveling (status april 2022)

Actualiseren van procesbeschrijvingen met een materieel financieel belang. Maak een planmatig overzicht. Actualiseer VIC-plan voor 2022 in verband met de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording. Opstellen fraude-analyse document, vast te stellen door college.

Geen prioriteit i.v.m. implementatie nieuw financieel pakket. Uitwerking moet nog plaatsvinden. Er is een nieuw geactualiseerd intern controleplan 2022-2025 opgesteld.

Frauderisicoanalyse is opgesteld en vastgesteld door het college. Aanbeveling om uitwerking te koppelen aan het geactualiseerde VICplan.

nr.

Aanbeveling boardletter

Opvolging aanbeveling (status april 2022)

Verlenging (langdurige) inhuur opdrachten in strijd met de (eigen) aanbestedingsregels en let op dreigende overschrijding Europese aanbestedingsgrenzen. Aandacht voor 4-ogen beginsel bij gevoelige mutaties/stamgegevens in Key2Financien (opzet en werking). Inrichting van de fiscale aangelegenheden in GRIP heeft achterstanden opgelopen vanwege Covid-19.

Blijft een aandachtspunt. Zie paragraaf 3.2.

Ga na of betalingsovereenkomsten leiden tot onrechtmatigheden en aandacht voor het beperken van het aantal overeenkomsten.

Applicatie is ingericht m.b.v. consulenten van Centric. Het doel, een Tax Control Framework, is nog niet gereed. Er heeft wel een gesprek plaatsgevonden met de Belasting ultimo oktober 2021. Zie paragraaf 3.8.

Wij zien, niet alleen in deze aanbevelingen, maar ook in de VIC-bevindingen op procesniveau dat aanbevelingen soms langer gehandhaafd blijven. Het geeft aan dat de organisatie nog niet alle stappen heeft gezet om deze bevindingen ook op te pakken. 4.

CORONACRISIS

4.1

Effecten Corona crisis

De Coronacrisis had ook in 2021 nog op vele fronten invloed op het gemeentelijk handelen. Natuurlijk de lock-down in de eerste maanden van het jaar en de beperkende maatregelen die met het begin van de winter werden ingevoerd. Maar ook omdat veel in 2020 door het rijk ingezette steunmaatregelen voortgezet werden; evenals het doorzetten van de gemeentelijke steunmaatregelen waarmee de raad akkoord is gegaan. Andere expliciete effecten van de crisis, zoals het thuiswerken, leken in 2021 minder invloed te hebben op het functioneren van de gemeente; de organisatie heeft er zich er inmiddels op ingesteld. In de jaarrekening wordt er in de inleiding kort stilgestaan bij de invloed van de crisis voor de burgers en de effecten ervan op het handelen van de gemeente. In de paragraaf ‘Effecten coronacrisis’ wordt verslag gedaan van de gevolgen van de crisis en wordt de stand van zaken weergegeven van de bestemmingsreserve Helders steunfonds. Het Helders steunfonds sluit per 31 december 2021 met een voordelig saldo van € 0,62 miljoen. In de begroting 2022 is hiermee rekening gehouden. Natuurlijk is het lastig om alle corona-kosten zichtbaar te maken, vele extra-uitgaven zitten verweven in de reguliere processen; desondanks geeft de paragraaf een (globale) inkijk over de korte en lange termijn effecten.

Pas in 2022 (2023) zal meer duidelijkheid ontstaan over de financiële gevolgen voor Den Helder. Wij gaan hieronder nader in op een specifieke corona-maatregel, de Tozo. Deze steunmaatregel is in 2020 ingevoerd maar is qua financiële omvang in 2021 veel minder omvangrijk dan vorig jaar.

4.2

Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo)

De Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) om ondernemers te ondersteunen tijdens de coronacrisis, is in 2021 doorgezet. De verlenging ging steeds in stappen, in 2021 zijn respectievelijk Tozo 3, 4 en 5 uitgebracht, waarbij elke nieuwe deelregeling met scherpere voorwaarden omgeven was. Dat blijkt ook uit de aantallen aanvragen en toekenningen; deze nemen in aantallen flink af. Uitkering Rijk en doorbetaling Halte Werk Den Helder heeft voor 2021 een bedrag van € 1,45 miljoen als voorschot ontvangen van het Rijk en dit bedrag is doorbetaald aan Halte Werk. De gemeente heeft inmiddels een voorlopige afrekening van Halte Werk ontvangen inzake de Tozo. Hieruit lezen wij af dat in 2021 Halte Werk een bedrag van € 1,6 miljoen aan uitkeringen heeft verstrekt. Per saldo heeft gemeente Den Helder € 0,15 miljoen te vorderen op het rijk. Dit bedrag is in de balans opgenomen. Beoordeling Tozo-uitkeringen 2021 Halte Werk maakt voor de interne controles gebruik van signalen die het Inlichtingenbureau geeft. Het Rijk heeft in het najaar 2020 het Inlichtingenbureau gevraagd een digitaal vraagpunt te ontwikkelen om via data-vergelijking met bestanden van verschillende rijksinstellingen (RvlG, UWV, Belastingdienst, KvK, DJI, CJIB, Duo) te signaleren of er mogelijke aandachtspunten en/of belemmeringen zijn voor de rechtmatige verstrekking van de Tozo-uitkering.

Deze signalen heeft Halte Werk gebruikt bij haar actieve beoordeling van de uitkeringen en de accountant van Halte Werk heeft, zo lezen wij in het controlememorandum, vastgesteld dat deze werkzaamheden zijn uitgevoerd conform het intern controleplan. Voorts is verwoord dat voor alle Tozo verstrekkingen de IB-signalen zijn opgevraagd, en daar waar nodig in lijn met het door uw college vastgestelde M&O beleid, is onderzocht. De accountant van Halte Werk heeft geen afwijkingen gerapporteerd. Afwikkeling mag ook in 2022 (of later) Het rijk heeft ingezien dat de materie complex is en de uitvoering van beoordelingen door allerlei oorzaken pas laat op gang kwam. Daarom werd er gelegenheid gegeven om toezicht, controles etc. op de verstrekkingen uit 2020 ook in 2021 uit te voeren. Het is toegestaan om de afwikkeling van uitkeringen uit 2021 ook nog in 2022 vorm te geven. De verantwoording over 2021 is dus niet de definitieve opgave, correcties kunnen ook in de Sisa-verantwoording over 2022 worden meegenomen. Auditinstructies en controleverklaring 2021 Wij hebben op 23 december 2021 de accountant van Halte Werk opnieuw auditinstructies toegezonden. Hiermee wordt vooraf duidelijk welke informatie aanvullend aan ons moet worden overgelegd t.b.v. SiSa-controle. Het betreft niet alleen de Tozo, maar ook de verantwoording van de BBZ (Besluit bijstandverlening zelfstandigen).

De accountant van Halte Werk heeft ons op 4 april 2022 een gewaarmerkte SiSa-verantwoording 2021, een controlememorandum en een goedkeurende controleverklaring toegezonden.

SOCIAAL DOMEIN

5.1

Inleiding

In dit hoofdstuk gaan wij in op de Wmo en de Jeugdhulp, inclusief de Persoonsgebonden budgetten (Pgb’s) en de Participatiewet. 5.2

Interne beheersing

De processen rondom het sociaal domein zijn in de interne controle betrokken en er is per kwartaal gerapporteerd. De conclusies per kwartaal geven weer dat er in algemene zin systematisch en beheerst wordt gewerkt, dat besluiten rechtmatig zijn en financiële en administratieve gegevens betrouwbaar worden vastgelegd. In de IC kwartaalrapportages wordt consequent weergegeven in hoeverre verbeterslagen zijn gerealiseerd en/of follow up van bevindingen/adviezen zijn uitwerking heeft. Daaruit blijkt dat er systematisch wordt gewerkt aan verbeteringen, maar blijkt ook dat bevindingen, ook uit voorgaande controles, soms blijven terugkomen, of nog geen (directe) opvolging hebben gehad. Verder hebben wij, in financieel opzicht, vastgesteld dat er in 2021 in heel beperkt mate nog voorschotten zijn uitbetaald aan zorgleveranciers (en die zijn al weer terugbetaald). Declaraties ingediend buiten het gegevensknooppunt om worden via de applicatie Suites voor het sociaal domein verwerkt, waardoor een administratieve aansluiting blijft bestaan tussen de (sub-)administraties. 5.3

Omzetgarantie en meerkosten

De Covid-19 heeft een grote impact op de zorginstellingen. De rijksoverheid en de VNG hebben vorig jaar afspraken gemaakt over het bieden van financiële zekerheid aan zorgverleners in de coronatijd. Voor 2021 is er zowel voor de Wmo en de Jeugdhulp geen omzetgarantie uitbetaald. Er zijn wel meerkosten door zorginstellingen in rekening gebracht: in totaal € 322.000 voor de Wmo en € 264.000 voor de jeugdhulp. De beoordeling/afhandeling verloopt via de Regionale Inkoopgroep. Wij hebben over de afwikkeling geen bijzonderheden geconstateerd. 5.4

Afronden jaarrekening per 5 mei 2022

Binnen het sociaal domein is de laatste jaren de verantwoordingscyclus gaandeweg ‘gestandaardiseerd’. Allereerst omdat de diverse spelers in de zorgketen allemaal (grosso modo) hun processen beter op orde lijken te hebben en omdat, uit oogpunt van helderheid voor een ieder, veel gemeenten het landelijke verantwoordings- en controleprotocol hebben toegepast. In dit traject wordt, naast het reguliere berichtenverkeer door de zorginstellingen na afloop van een jaar op drie momenten verantwoording afgelegd: - Voor 1 februari de laatste financiële informatie en nominatieve lijsten, - Voor 1 maart de (concept) productieverantwoording van het afgelopen jaar, - Voor 1 april de controleverklaring van de accountant bij de productieverantwoording. Dit jaar is de concept jaarrekening opgesteld met de beschikbare cijfers van medio maart 2022, maar zijn de aangeleverde gegevens per 5 mei 2022 (laatste update ontvangen productieverantwoordingen en controleverklaringen) gebruikt om te beoordelen of de verantwoorde zorglasten voldoende betrouwbaar zijn.

Rechtmatige levering van zorg De verschillende rapportagemomenten van de zorginstellingen geven toenemende zekerheid over de cijfers, maar niet over de rechtmatige levering van zorg. Deze wordt pas formeel verankerd na ontvangst van de controleverklaring van de zorginstellingen. Toch geeft ook hier het inmiddels goed functionerende digitale berichtenverkeer steeds meer houvast: hieruit valt door de gemeente af te leiden dat voor alle berichten over een klant een verwijzing aanwezig is en de gemeente daarvoor een beschikking heeft afgegeven. Daarmee is geborgd dat de ingezette zorgtrajecten vooraf geaccordeerd zijn. Naast deze borging in het proces hebben wij de ervaringen van voorgaande jaren. Ten tijde van onze afronding van de controle waren de afwijkingen ten opzichte van de eerder aangeleverde concept productieverklaringen minimaal. Dat betekent dat de inschattingen voor de getrouwheid van de transitorische post per 31 december 2021 voldoende adequaat is. 5.5

Status productieverantwoordingen 2021

Vanaf begin april 2022 is de ontvangst van de verantwoordingsdocumenten van de zorgleveranciers over 2021 op een degelijke wijze bij het sociaal domein intern bewaakt. In totaal bedragen de uitgaven voor de Wmo en Jeugdzorg over 2021 € 41,4 miljoen (2020: € 43 miljoen). Van bijna alle ontvangen productieverantwoordingen Wmo en Jeugdhulp over 2021 voor zover die dat verplicht zijn is een controleverklaring afgegeven. Bij een tweetal kleinere zorgleveranciers is bij de verantwoording Jeugdhulp en Wmo een oordeelsonthouding afgegeven (in totaal € 220.000 omzet). Ten tijde van afronding onze controle (peildatum 5 mei 2022) is ruim 92% van de bestedingen Wmo en 96% van de Jeugdhulp afgedekt met goedkeurende controleverklaringen. Gezien de aard en omvang van de ontvangen controleverklaringen en het feit dat de kosten voor meer dan 92% resp. 96% zijn afgedekt, blijven de ‘rest’ onzekerheden t.a.v. de rechtmatigheid beperkt tot maximaal € 1,5 miljoen. Dit bedrag houdt met name verband met een viertal instellingen in de Wmo die vanwege verschillende redenen nog geen controleverklaring hebben toegestuurd. De omvang van de zorgbestedingen bedraagt voor deze 4 instellingen gezamenlijk € 1 miljoen. Uw verwachting is dat in de loop van mei/juni 2022 de instellingen alsnog een controleverklaring zullen toesturen. 5.6

Persoonsgebonden budgetten

Een deel van de Wmo- en Jeugdhulp wordt verstrekt in de vorm van persoonsgebonden budgetten (pgb’s). Deze pgb’s worden door de gemeente toegekend, maar het administratieve beheer wordt door de Sociale Verzekeringsbank (SVB) verzorgd. De toekenning van pgb’s door de gemeente wordt, bij de algemene beoordeling van de toekenningen Jeugdhulp en Wmo, door de interne controle beoordeeld en de conclusie daarvan is, zoals hiervoor al weergegeven dat deze toekenningen rechtmatig zijn en juist verantwoord en doorgegeven aan de SVB. Inmiddels heeft de SVB bij de verantwoordingen Wmo en Jeugdzorg 2021 op 14 maart 2022 een oordeel met beperking ontvangen voor de getrouwheid en met een oordeel rechtmatigheid: onrechtmatig. Voor de feitelijke levering van de zorg en de verantwoording van de feitelijke kosten is de gemeente afhankelijk van de SVB. De SVB heeft aan de gemeente Den Helder projectiebrieven gestuurd voor de Wmo en Jeugdzorg met de (geprojecteerde) onrechtmatigheden in de declaraties Pgb. De hiermee samenhangende rechtmatigheidsfout bedraagt afgerond € 50.000,-.

5.7

Overige opmerkingen

De bestedingen ten aanzien van de uitkeringen (Participatiewet/BUIG) zijn verantwoord in de SiSa 2021. Uit de interne controles zijn in beperkte mate bevindingen gekomen: • Voor de loonkostensubsidie (LKS) is een bedrag van € 31.500 als fout aangemerkt; • De fout van € 50.000 ten aanzien van de bijdrage van € 1 voor taxiritten (Wmo) is niet (meer) hersteld door het huidige college. Dit bedrag telt mee voor de rechtmatigheid. 6.

UITVOERING EINDEJAARSCONTROLE

6.1

Jaarrekeningproces moeizaam verlopen

Op 21 maart jl. zijn wij gestart met de jaarrekeningcontrole, echter nog zonder de concept jaarrekening. Op 22 april is de concept jaarrekening 2021 ter controle aangeleverd. De concept was nog niet geheel adequaat, immers diverse tekstonderdelen moesten nog worden aangevuld en ook layout technisch zijn er nog aanpassingen nodig. Wij hebben met uw medewerkers in april nadere afspraken gemaakt over de planning van de afronding van de controle en de aanlevering van het concept accountantsrapport 2021. 6.2

Key2Financiën

Het nieuwe financiële pakket Key2Financiën (van Centric) is een zogenoemde ‘SaaS-oplossing’ en de applicatie en data staan in de cloud. Dit nieuwe systeem leverde de nodige problemen op. Wij begrijpen dat de applicatie vanwege een algehele storing meerdere malen uit de lucht is geweest in de maanden januari en februari 2022, waardoor medewerkers tijdelijk niet of deels niet konden werken. Gezien het jaarrekeningtraject is dat uiteraard zeer vervelend. Er waren bij de start van de controle nog enkele knelpunten, zoals de afronding van de inrichting van de materiële vaste activa. Hierdoor moesten op het laatste moment boekingen en/of correcties worden verwerkt in de administratie. Maar ook de koppeling met de rapportgenerator Lias heeft de nodige tijd geduurd. De meeste knelpunten zijn inmiddels opgelost. 6.3

Begrotingsrechtmatigheid

Voor de rechtmatigheidscontrole gaan wij onder meer na of de financiële beheershandelingen tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de door de raad geautoriseerde programmabegroting. Daarbij gebruiken wij zowel de budgetspelregels die u met het college heeft afgesproken, als ook de rechtmatigheidscriteria die de commissie BBV heeft vastgelegd. Uit het jaarverslag 2021 blijkt dat er op 2 programma’s een overschrijding heeft plaatsgevonden op de lasten ten opzichte van de begrote lasten 2021 (na begrotingswijziging). Omdat de overschrijdingen op programmaniveau uitgaan boven de door u gestelde rapporteringsgrens van € 100.000 presenteren wij deze hieronder. Omschrijving programma

overschrijding van de lasten € 5.786.000 € 8.514.000

01. Bestuurlijke vernieuwing 03. Vitale gemeente

Analyse en weging over- en onderschrijdingen Wij hebben de overschrijdingen op de betreffende programma’s geanalyseerd. De meest materiële overschrijding op programma 1 Bestuurlijke vernieuwing is het gevolg van de herziening van de langlopende leningen in 2021. Tegenover de hogere lasten staat echter ook een hiermee samenhangende bate. Voor programma 3. Vitale gemeente constateren wij dat tegenover de hogere lasten inzake de uitgaven regiodeal (€ 2,8 miljoen) ook subsidiebaten zijn verantwoord. De (hogere) baten en lasten voor de grondexploitaties (€6 miljoen) worden niet geraamd. De baten en lasten lopen neutraal door de exploitatie en per saldo verantwoord in de balans (onder de post voorraden). Conclusie rechtmatigheid Omdat tegenover de (hogere) lasten ook (directe) baten staan en wij niet ‘ondubbelzinnig’ verwijtbaarheid hebben kunnen vaststellen, immers de uitgaven passen binnen het bestaande beleid, zijn deze overschrijdingen niet meegeteld voor ons oordeel rechtmatigheid. Investeringskredieten Een ander standaard onderdeel van de controle is de beoordeling van de lopende investeringskredieten. Uit de overgelegde specificaties maken wij op dat de stand van de investeringskredieten intern wordt beoordeeld en dat budgethouders om nadere toelichtingen zijn gevraagd.

Wij constateren dat de investeringen plaatsvinden op basis van raadsbesluiten en de uitgaven als rechtmatig worden aangemerkt. Uit het aan ons overgelegde overzicht met investeringskredieten en ook de verantwoording in de toelichting op de balans bij de materiële vaste activa blijkt dat per 31 december 2021 er geen investeringskredieten zijn overschreden. 6.4

Administratievoering algemeen

Vast onderdeel van de accountantscontrole is de beoordeling van de kwaliteit van de financiële administratie alsmede de overige administratieve vastleggingen. Wij hebben bij de jaarrekeningcontrole 2021 de stand van zaken ten aanzien van tussenrekeningen en overlopende activa en passiva (transitoria), alsmede de belangrijkste mutaties in kredieten, reserves, voorzieningen en memoriaalboekingen beoordeeld. Wij merken op dat vanwege de implementatie van Key2Financiën er op het laatste moment nog boekingen en correcties hebben plaatsgevonden in de financiële administratie. De grootste mutaties hebben wij beoordeeld. Hierbij zijn geen bijzonderheden geconstateerd. 6.5

Vennootschapsbelasting en vervolg Horizontaal toezicht

Vennootschapsbelasting De gemeente heeft over 2020 de aangifte vennootschapsbelasting (nihil) eind oktober 2021 ingediend. Uit correspondentie met de Belastingdienst lezen wij af dat mogelijk voor twee inkomstenstromen afvalinzameling en reclame uitingen zouden moeten worden aangemerkt als onderneming in de zin van de vennootschapsbelasting en verwacht wordt dat de gemeente met terugwerkende kracht hierover Vpb zal afdragen. De gemeente Den Helder heeft ons vorig jaar medegedeeld dat het hier niet mee eens te zijn, een ander standpunt heeft ingenomen en bezwaar heeft aangetekend bij de Belastingdienst.

Naar wij hebben begrepen is er inmiddels een proefproces opgestart; dit onderwerp speelt landelijk. Over de uitkomsten valt nog niets te voorspellen. De eventuele jaarlijks Vpb-last voor Den Helder blijft naar verwachting relatief beperkt. Horizontaal toezicht wordt geactualiseerd Den Helder heeft op 27 oktober 2021 een gesprek gehad met de Belastingdienst. De achtergrond van dit gesprek is mede bedoeld om te komen tot een nieuw convenant ‘Doorontwikkeling Horizontaal Toezicht’ (DHT) per 1 januari 2023. De Belastingdienst heeft aangegeven aan welke onderdelen vanuit het ‘self assessment’ de gemeente nog aandacht moet besteden. Dit betreft het formuleren van de fiscale strategie, de wijze van monitoring van fiscale werkzaamheden en de vervolgacties die daaruit voortvloeien. Tevens wordt verwacht dat de gemeente de fiscale risicoanalyses voor de loonheffing en vennootschapsbelasting onderdeel laat uitmaken van het Tax Control Framework (TCF). Hieraan zal in 2022 verder uitwerking worden gegeven. 6.6

BBV en relevante wet- en regelgeving

De jaarstukken (jaarrekening en het jaarverslag) dienen te worden opgemaakt in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Het BBV geeft voor de opzet en de inrichting van de begroting en de jaarstukken van gemeenten de wettelijke kaders aan. Bij onze controle hebben wij vastgesteld dat de jaarrekening (het financiële verantwoordingsdocument) voldoet aan de formele aspecten van het BBV, de in het jaarverslag opgenomen paragrafen voldoen aan de BBV-vereisten. 6.7

Programmarekening van baten en lasten

Het gerealiseerde resultaat over 2021 na mutaties in de reserves bedraagt € 8.261.000 voordelig terwijl € 1.071.000 nadelig was begroot. Het saldo van baten en lasten over 2021 is € 2.779.000 voordelig (voor mutaties in de reserves). Dit resultaat laat zich als volgt nader verklaren: (in € 1.000,-)

begroting na wijziging 6.114 - 5.043 1.071

Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten Saldo mutatie reserves Gerealiseerd resultaat

Realisatie

afwijking

- 2.779 - 5.482 - 8.261

8.893 438 9.332

In de programmarekening is een nadere toelichting gegeven op de verschillen tussen de (bijgestelde) ramingen en de realisatie. In de aanbiedingsbrief bij de jaarrekening 2021 en in de programmarekening zijn de afwijkingen nader toegelicht. Met het besluit waarmee u de jaarrekening 2021 vaststelt, wordt het resultaat bestemd en worden de gerealiseerde afwijkingen door uw raad geaccordeerd.

6.8

Uitbesteding van de gemeentelijke belastingen en leges

Wij hebben vastgesteld dat de accountant van Cocensus bij de financiële verantwoording 2021 inzake de belastingopbrengsten en de belastingdebiteuren ten behoeve van de gemeente Den Helder op 10 februari 2022 een goedkeurende controleverklaring verstrekt. Wij herhalen dat de accountant alleen de verwerkte mutaties bij Cocensus beoordeelt (en gaat verder niet na of de verwerking volledig is, dit is de verantwoordelijkheid van de gemeente Den Helder). Periodieke afstemming tussen de gemeente en Cocensus is dan ook een blijvend aandachtspunt. In het toegezonden controlememorandum heeft de accountant van Cocensus geen bijzonderheden gerapporteerd. 6.9

Waardering claims

Ingevolge ons verzoek hebben wij van juridische zaken van de gemeente Den Helder een overzicht per brief met de lopende claims ontvangen. Wij hebben op basis van de beschikbare informatie beoordeeld voor welk concreet aanwezige claims nog een voorziening gevormd dient te worden in de jaarrekening. Ten aanzien van enkele (lopende) dossiers hebben wij afstemming gehad met uw gemeente. Voortgang claim nadeelcompensatie Dit betreft een claim inzake nadeelcompensatie vanwege het afgeven van andere exploitatie- en bouwvergunningen. Er is hoger beroep ingesteld door de eigenaar van het betreffende pand. Omdat onzekerheid is over de hoogte van de schade en over de toerekening daarvan heeft uw college geen voorziening gevormd. Wij kunnen ons hiermee verenigingen. Aanbesteding onkruidbestrijding In de risicoparagraaf is vermeld dat op 5 januari 2022 de rechtbank de schade heeft vastgesteld op afgerond € 108.000. De overige schade ad € 1,26 miljoen is afgewezen. Tegen deze uitspraak heeft de eiser hoger beroep ingesteld bij de rechtbank. Uw gemeente acht de kans klein dat het resterende deel van de vordering ad € 1,26 miljoen geheel/deels zal worden toegewezen. Op dit moment er te veel onzekerheid om voor de eventuele schade nu een voorziening te vormen.

Voor deze en de overige claims/juridische geschillen bestaan risico’s waar de gemeente Den Helder in voldoende mate rekening mee gehouden heeft in de risicoberekeningen, zie hiervoor de paragraaf Weerstandsvermogen in de jaarstukken 2021.

BALANS EN FINANCIELE POSITIE

In dit hoofdstuk gaan wij nader in op de financiële positie van de gemeente Den Helder, alsmede de verschillende balansposten. 7.1

Financiële positie

Het eigen vermogen van de gemeente Den Helder bedraagt ultimo 2021, inclusief het resultaat na bestemming, in totaal € 56,1 miljoen (2020: € 53,3 miljoen). Hiervan heeft € 29,2 miljoen betrekking op de bestemmingsreserves. In de onderstaande tabel is de financiële positie gespecificeerd. (in € 1.000)

Algemene reserve Bestemmingsreserve Saldo rekening Totaal eigen vermogen

begin 2021

eind 2021

toe/afname

23.789 29.061 453 53.303

18.556 29.265 8.261 56.082

-5.223 204 7.808 2.779

De bestemmingsreserves zijn per saldo nagenoeg gelijk gebleven (hierin is de resultaatbestemming 2021 nog niet verwerkt). Een belangrijke kanttekening is de mutatie respectievelijk de herrubricering van € 8,2 miljoen vanuit de bestemmingsreserve Sociaal domein naar de Algemene reserve. De bestemmingsreserve Sociaal domein wordt bij de vaststelling van de jaarrekening meteen opgeheven. In 2021 is een tweetal nieuwe bestemmingsreserves ingesteld: Bestemmingsreserves: Renovatie Ambachtsweg Laadpalen

Stortingen: € 598.000 € 28.000

Voor een uitgebreid overzicht van de mutaties per bestemmingsreserve verwijzen wij u naar de toelichting in de jaarrekening 2021. Wij hebben bij onze controle vastgesteld dat de mutaties in de reserves rechtmatig zijn, alsmede dat geen rechtstreekse vermogensmutaties in 2021 hebben plaatsgevonden. 7.2

Weerstandsvermogen en risicomanagement

De hoogte van de algemene reserve kan niet los worden gezien van de risico’s. In de paragraaf Weerstandsvermogen wordt hierop nader ingegaan. De weerstandscapaciteit, zowel incidenteel als structureel, wordt daar in kaart gebracht en de geïnventariseerde risico’s worden gekwantificeerd weergegeven. Op basis van deze analyse en inventarisatie, en de norm die daarvoor in de nota Beleidskader Weerstandsvermogen en risicomanagement is ontwikkeld, is berekend dat zowel het structurele weerstandsvermogen als het incidentele weerstandsvermogen voldoende is (1,4%). De gemeenteraad heeft het nieuwe Beleidskader weerstandsvermogen en risicomanagement van de gemeente Den Helder op 25 februari 2019 vastgesteld.

7.3

Immateriële vaste actieve

In totaal heeft de gemeente Den Helder in 2021 € 91,4 miljoen afgelost op de leningen. In het kader van de herstructurering van de leningenportefeuille heeft het college een viertal (dure) leningen bij de BNG vervroegd afgelost voor een bedrag van € 46 miljoen. De gemeente verwacht voor een bedrag van € 154 miljoen aan nieuwe leningen bij de BNG (tot en met 2022) aan te trekken. Vanwege het vervroegd aflossen is de gemeente boeterente verschuldigd. In de jaarrekening 2021 is de betaalde boeterente ad € 14,7 miljoen geactiveerd onder de balanspost ‘immateriële vaste activa’, een en ander conform de BBV voorschriften. Op deze post wordt jaarlijks afgeschreven voor een duur van 20 jaar. Door de herfinanciering verwacht de gemeente per saldo een jaarlijks financieringsvoordeel te behalen van geraamd € 0,5 miljoen per jaar. We hebben geconstateerd dat een interne analyse is opgesteld ten aanzien van de financieringsbehoefte, de aflossingsverplichtingen en rentebetalingen voor de jaren tot 2029. 7.4

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://gemeenteraad.denhelder.nl/api/v1/meetings/1803/documents/18563