RIS325635 Bijlage 2 Rekeningencommissierapport 2025

Voorts heeft de commissie gevraagd te beoordelen in hoeverre de toenames in bestedingen niet al in de initiële ramingen – al dan niet als risico’s – ingecalculeerd hadden moeten zijn en of de ambtelijke en bestuurlijke informatievoorziening toereikend is, zowel bij de voorbereidingen van een project als gedurende de looptijd ervan (GAD/2024.06). Van de Accountantsorganisatie is de eerste deelrapportage 0p 9 oktober 2024 ontvangen (RIS320218). Het doel van dit deelonderzoek was inzicht geven in de spelregels en oorzaken voor begrotingswijzigingen. Daarbij zijn ook de verbetermaatregelen voor projectbeheersing en de voortgang van de implementatie daarvan onderzocht. In het projectenoverzicht dat door het college was opgesteld (RIS316009) waren 54 projecten opgenomen in de periode 2018-2022 met een totale omvang van € 521 miljoen. Het overzicht bevatte niet de initiële begrotingen en de wijzigingen daarin. De initiële begrotingen bedroegen totaal € 469 miljoen, waaraan door begrotingswijzigingen in totaal € 52 miljoen is toegevoegd.

De oorzaken voor deze begrotingswijzigingen waren in vier groepen in te delen: uitbreiding van het werk (45%), vertraging (23%), onvoorziene omstandigheden (23%) en het ontbreken van een toereikende post onvoorzien (9%).

15

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2025

RIS325635

Om de beheersing van projecten te verbeteren zijn verschillende maatregelen getroffen. Ook worden met ingang van 2025 raadsvoorstellen voor grote investeringsprojecten voorzien van een risicoparagraaf. De Rekeningencommissie heeft de Accountantsorganisatie naar aanleiding van de eerste deelrapportage gevraagd in het vervolgonderzoek na te gaan in hoeverre de oorzaken voor de begrotingswijzigingen bij grote projecten niet al bij de initiële ramingen bekend hadden kunnen zijn en daarom – al dan niet als risico’s – ingecalculeerd hadden moeten worden. Met andere woorden: waren de oorzaken voor begrotingswijzigingen vooraf niet te voorzien geweest? De rapportage over dit vervolgonderzoek (RIS323701) is op 10 december 2025 door de Rekeningencommissie behandeld. In het vervolgonderzoek is gekeken naar de voorzienbaarheid van de begrotingswijzigingen en de effectiviteit van de getroffen verbetermaatregelen. Uit dit onderzoek blijkt dat er geen aanwijzingen zijn dat de oorzaken van de begrotingswijzigingen te voorzien waren. Bovendien is het lastig om de kans en impact van een begrotingswijziging nauwkeurig in te schatten. Daarentegen zijn de doorlooptijden van juridische procedures of andersoortige procedures over het algemeen wel te voorzien en deze zouden daarom onderdeel moeten zijn van een risicoanalyse.

Het onderzoek naar voorzienbaarheid van begrotingswijzigingen leidt tot drie aanbevelingen aan het college om de kans op begrotingswijzigingen te verkleinen. - Betrek vanaf het begin alle relevante expertise. Bij sommige projecten werden financiële gevolgen van wijzigingen en nieuwe regels pas in de definitieve fase duidelijk. Door experts en andere collega's van de gemeente eerder te betrekken, voorkom je verrassingen in een later stadium. - Neem juridische procedures of andersoortige procedures direct mee in de risicoanalyse. Schat vanaf de start hoe groot de kans is op bezwaarprocedures en wat dat betekent voor de planning en het budget. - Leg afspraken uit participatietrajecten formeel vast. Zorg dat de financiële afspraken met betrokkenen goed zijn vastgelegd. Wanneer dat niet gebeurt, kunnen onverwachte budgetproblemen ontstaan, zoals bij het project Frederik Hendriklaan. Met betrekking tot de effectiviteit van geïmplementeerde verbetermaatregelen, zoals risicomanagement of een leidraad voorkostenraming, bleek niet concreet te zijn uitgewerkt wanneer een maatregel effectief is. Een verdere verankering van de verbetermaatregelen is nodig om de effectiviteit te vergroten en een structurele borging te realiseren.

De Accountantsorganisatie heeft geadviseerd om later te laten beoordelen in hoeverre de volledig en doorlopend toegepaste maatregelen hebben bijgedragen aan een betere projectbeheersing. De Rekeningencommissie heeft de Accountantsorganisatie gevraagd om in 2026 te onderzoeken of de verbetermaatregelen effectief waren en daarbij op projectniveau te kijken naar de projectbeheersing, waarbij de verbetermaatregelen in samenhang met elkaar worden bezien. De Rekeningencommissie heeft de aanbevelingen uit de rapportage onder de aandacht gebracht van het college en de commissie Ruimte (RC/2025.64 en RC/2025.65).

4.3

GRIP-rapportages 2025 (Q2 en Q4)

Van het college is op 2 december 2025 de GRIP-rapportage over het tweede kwartaal van 2025 ontvangen (RIS323942, met geheime bijlage RIS323950). Deze is door de Rekeningencommissie in haar vergadering van 10 december 2025 behandeld, waarbij de Rekeningencommissie heeft bevestigd dat het thans ontwikkelde format een voor de raad inzichtelijke rapportage biedt, in het bijzonder voor wat betreft de informatie over de geboekte voortgang ten opzichte van de eraan voorafgaande rapportage. De GRIP-rapportage over het vierde kwartaal van 2025 is door het college op 13 mei 2026 naar de raad gestuurd (RIS325358, met geheime bijlage RIS325359) en door de Rekeningencommissie op 28 mei 2026 behandeld. Naar aanleiding daarvan heeft de commissie de volgende vraag aan het college.

16

RIS325635

▪

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2025

Risico’s netcongestie: de Rekeningencommissie vindt het verstandig dat in de GRIPrapportages nu ook aandacht wordt besteed aan risico’s die voortkomen uit netcongestie. De Rekeningen wil nader worden geïnformeerd over hoe de risico’s bij verschillende projecten worden beoordeeld en in hoeverre daarvoor een uniforme methodiek wordt gehanteerd.

17

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2025

5

RIS325635

Financiële rechtmatigheid

De juridische term rechtmatigheid houdt in dat een (voorgenomen) handelswijze in overeenstemming is met geldende regels en besluiten. Dit begrip is van toepassing op alles wat de gemeente qua taken op zich neemt. Dit betekent dat alle handelingen van de gemeente moeten voldoen aan de geldende weten regelgeving, bijvoorbeeld op het gebied van arbeidsomstandigheden, aanbestedingen, omgevingswet, subsidievoorwaarden en raadsbesluiten. Juist van een overheidsorganisatie mag worden verwacht dat deze aan wet- en regelgeving voldoet en daarnaar handelt. Het begrip rechtmatigheid in de rechtmatigheidsverantwoording is een minder omvattend begrip. Hier is een duidelijke relatie met financiële beheershandelingen: er moet worden verantwoord dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit duiden we hier aan met de term financiële rechtmatigheid. Jaarlijks stelt de raad het normenkader vast voor de verantwoording over en de controle van financiële rechtmatigheid.

5.1

Verantwoording over financiële rechtmatigheid

Met ingang van 2023 is de verantwoordelijkheid om te rapporteren over de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen van het college niet meer belegd bij de accountant. Deze verantwoordelijkheid ligt nu expliciet bij het college zelf. De bedoeling ervan is de naleving van de weten regelgeving voor begroting en verantwoording een prominentere plek te geven in zowel de verantwoording door het college als de controle door de raad. De rechtmatigheidsverantwoording heeft betrekking op drie criteria (van de in totaal negen criteria) die bij de accountantscontrole worden gehanteerd: - het begrotingscriterium: is het college binnen de door de raad vastgestelde begroting gebleven? Hiervan wordt normaalgesproken ook al verslag gedaan in de jaarrekening; - het voorwaardencriterium: is in de financiële beheershandelingen voldaan aan de voorwaarden zoals opgenomen in wet- en regelgeving? In de praktijk hebben de meeste rechtmatigheidsfouten hierop betrekking, bijvoorbeeld bij inkoop en aanbesteding. - Het criterium voor misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O-criterium): hoe wordt misbruik en oneigenlijk gebruik van de regels voorkómen? Is bijvoorbeeld door derden ten onrechte aanspraak gemaakt op sociale uitkeringen? De gemeente wordt reeds geacht hierop actief te handhaven, waarmee grote rechtmatigheidsfouten voorkómen behoren te worden.

5.2

Gewijzigde toleranties voor de rechtmatigheidsverantwoording

Vanaf het controlejaar 2025 gelden vernieuwde kaders voor de rechtmatigheidsverantwoording in het BBV, het Bado en de Kadernota Rechtmatigheid 2025. Onder meer (de bandbreedtes voor) de percentages voor de verantwoordingsgrens en de rapporteringsgrens zijn gewijzigd. Deze zijn nader toegelicht in een notitie over deze toleranties: RC/2025.57. Van het college is op 4 december 2025 het voorstel van het college inzake vaststelling van de Verordening financieel beheer en beleid Den Haag 2026 (RIS323961) met begeleidende brief (RIS323962) ontvangen, gezamenlijk met de nieuwe Kadernota Investeren (RIS323964). De Rekeningencommissie heeft deze stukken in haar vergadering van 10 december 2025 behandeld. In artikel 5:15, derde lid heeft het college voorgesteld de verantwoordingsgrens voor rechtmatigheid aan te passen van 1% naar 2% en tegelijkertijd het percentage voor de rapporteringsgrens te verlagen van 3% naar 1,5% van de verantwoordingsgrens, waarmee de rapporteringsgrens in absolute zin ongeveer gelijk blijft.

18

RIS325635

5.3

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2025

Normen- en toetsingskader rechtmatigheid 2025

Voor het oordeel van de accountant over de financiële rechtmatigheid bij de jaarrekeningcontrole is een normenkader nodig. Jaarlijks wordt dit kader, waarin de van toepassing zijnde wet- en regelgeving is opgenomen, geactualiseerd door het gemeentebestuur (conform art. 4.4 van de controleverordening). Met de vaststelling van het op 14 oktober 2025 ontvangen raadsvoorstel (RIS323444) heeft de raad het normen- en toetsingskader gegeven voor de accountantscontrole van de jaarrekening over 2025.

5.4

Rechtmatigheidsverantwoording

Voor het eerst sinds de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording in 2023 bleef het totaal aan onrechtmatigheden in 2025 onder de verantwoordingsgrens. Gezien de inspanningen die afgelopen jaren zijn geleverd om de rechtmatigheid te verbeteren is dit een mooie uitkomst. De beheersing van rechtmatigheid is naar het oordeel van de Rekeningencommissie echter nog voor verbetering vatbaar. Net als in voorgaande jaren betreft het grootste deel van de geconstateerde onrechtmatigheden het inkoopproces, al is de omvang ervan dit jaar wel afgenomen. Dit blijft dus een aandachtspunt, temeer omdat de accountant de dossiervorming bij de rechtmatigheidscontrole van Europese aanbestedingen als ontoereikend beoordeelt. Voor het onderzoek door de accountant naar de rechtmatigheid van aanbestedingen zijn veel dossiers onvolledig aangeleverd. Dit zorgde voor vertraging in de jaarrekeningcontrole en omvangrijke aanvullende werkzaamheden voor de Accountantsorganisatie. Verder komt uit de accountantscontrole dat het college geen actueel inzicht heeft in de rechtmatigheid van de eigen uitgaven. Dit inzicht wordt pas vér na afloop van het boekjaar verkregen. De Rekeningencommissie is van mening dat de rechtmatigheidsverantwoording ook bedoeld is om ervoor te zorgen dat rechtmatigheid continu wordt beheerst.

De Rekeningencommissie heeft de wethouder gevraagd hiertoe passende maatregelen te treffen. Net als vorig jaar wijst de accountant erop dat de gemeente geen specifiek beleid heeft om misbruik en oneigenlijk gebruik tegen te gaan bij de uitvoering van de Wet inburgering 2021, waarvoor door de gemeente een specifieke uitkering van het rijk wordt ontvangen (een zogenoemde SiSa-regeling). Een dergelijk beleid is volgens de SiSa-verantwoordingsvoorschriften wel vereist. De Rekeningencommissie vraagt het college uiterlijk bij de komende begroting hiervoor een concreet plan uitgewerkt te hebben. De wethouder Financiën Cultuur & Economische ontwikkeling: De wethouder licht toe dat bij het formele verantwoordingsmoment aan het einde van het jaar de balans wordt opgemaakt om de rechtmatigheidsverantwoording volledig in beeld te brengen. Het gaat dan om verschillende criteria voor rechtmatigheid voor bijvoorbeeld de begrotingsrechtmatigheid en de aanbestedingsrechtmatigheid. De balans wordt pas kort voor het opleveren van de programmarekening opgemaakt. Dat betekent niet dat het college geen tussentijds inzicht heeft in de rechtmatigheid. Bij de onderdelen waar de omvang van onrechtmatigheden het grootst is, namelijk bij aanbestedingen en contractmanagement, wil het college de monitoring intensiveren en de organisatie alerter maken op het belang van rechtmatig handelen.

De afdeling Inkoop voert ook spendanalyses uit die een toekomstgericht karakter hebben en inzicht geven in wat nog te verwachten is aan inkoopuitgaven. Als op basis daarvan mogelijke rechtmatigheidsrisico’s worden gezien, wordt dat ook direct teruggekoppeld naar de desbetreffende afdelingen. Geprobeerd wordt zo snel mogelijk inzichtelijk te krijgen waar de risico’s op mogelijke overschrijdingen zitten. De afdeling Inkoop geeft daar vaak ook concrete adviezen bij, bijvoorbeeld over het opstarten van een nieuwe aanbesteding wanneer het einde van de looptijd van een bepaalde aanbesteding nadert. Dat systeem is nog niet zo lang geleden ingevoerd en de organisatie moet daar nog ingroeien. Daarnaast gaat het om processen waarbij fouten uit het verleden soms nog meerdere jaren doorwerken. Het college probeert voor wat betreft rechtmatigheid bij verschillende dossiers de vinger aan de pols te houden, maar het totaalbeeld ontstaat inderdaad pas relatief laat. Tussentijds worden steekproeven gedaan bij onder meer aanbestedingen. Eventuele bevindingen kunnen dan leiden tot tussentijdse aanpassingen of werkzaamheden, maar ook dit kost tijd. Op het moment dat de controle plaatsvindt wordt zoveel mogelijk geprobeerd voorbereid te zijn op vragen van de Accountantsorganisatie.

19

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2025

RIS325635

Het maken van specifiek beleid om misbruik en oneigenlijk gebruik tegen te gaan bij de uitvoering van de Wet inburgering 2021 valt onder de portefeuille van de wethouder Armoede, Inclusie, Zorg en Internationale Zaken, Voedselstrategie. De wethouder zegt toe dat het college bij de komende begroting hiervoor een concreet plan uitgewerkt heeft.

Nawoord: De Rekeningencommissie is van mening dat een doorlopend actueel inzicht in de rechtmatigheid van financiële beheershandelingen een voorwaarde is om de risico’s op onrechtmatigheden te kunnen beheersen. De Rekeningencommissie vraagt het college daartoe een concreet plan uit te werken.

Aanvullend wijst de Rekeningencommissie op een bevinding in de board letter met een hoge prioriteit. ▪ Mogelijke onrechtmatigheden bij externe inhuur: binnen raamovereenkomsten wordt niet altijd voldaan aan de aanbestedingsregels. Zo worden contracten voor externe inhuur soms verlengd, terwijl er geen verlengingsopties beschikbaar zijn. Ook is niet altijd duidelijk of de juiste procedure is gevolgd bij minicompetities. Het college wordt gevraagd hier direct actie te ondernemen om het risico op onrechtmatigheden te beperken.

5.5

Opvolging begrotingsonrechtmatigheid Buitenruimte

In november 2025 heeft de Rekeningencommissie een vervolggesprek gehad met de wethouder Buitenruimte naar aanleiding van ongeautoriseerde lastenoverschrijdingen van € 6,6 miljoen die zich in 2024 hadden voorgedaan bij het programma Buitenruimte (zie daarvoor ook RIS322684, par 5.3.1). Elke lastenoverschrijding op programmaniveau is onrechtmatig, primair omdat daarmee het budgetrecht van de raad wordt geschonden. Afgesproken is dat niet alle begrotingsonrechtmatigheden door het college behoeven te worden toegelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering, bijvoorbeeld als de raad hierover tijdig is geïnformeerd. De lastenoverschrijding op het programma Buitenruimte van € 6,6 miljoen in 2024 betrof echter een onacceptabele begrotingsonrechtmatigheid die derhalve door het college toegelicht had moeten worden. De lastenoverschrijdingen zelf zijn in de paragraaf Bedrijfsvoering weliswaar toegelicht, maar voor de Rekeningencommissie werd hieruit onvoldoende duidelijk hoe dit had kunnen gebeuren en of de sturing hierop toereikend was. De Rekeningencommissie heeft de wethouder Buitenruimte in haar onderzoek naar de jaarrekening 2024 bevraagd over deze begrotingsoverschrijding. Daarbij bracht de wethouder naar voren dat op de portefeuille Buitenruimte zich vóór 2024 jaarlijks een onderbesteding voordeed.

Daarom werd sindsdien gestuurd op een grotere mate van overprogrammering om te voorkomen dat aan het eind van het jaar onnodig geld overblijft en werk blijft liggen. De Rekeningencommissie heeft de wethouder gevraagd een notitie naar de raad te sturen waarin overprogrammering nader wordt uitgelegd. Deze brief is 16 oktober 2025 ontvangen (RIS323457). Hierin is de ontstaansgeschiedenis van overprogrammering kort samengevat. De Rekeningencommissie is hier destijds bij betrokken geweest. De wethouder heeft toegelicht dat overprogrammering van belang is voor projecten in de buitenruimte omdat het veel voorkomt dat geplande projecten pas na het verstrijken van de jaargrens nog in uitvoering zijn of nog in uitvoering moeten worden genomen. Overprogrammering maakt het dan mogelijk om budgetten nog gedurende het kalenderjaar te voldoende uit te putten. Eind 2024 deden zich enkele tegenvallers voor die niet waren gerelateerd aan overprogrammering. Dit betroffen noodreparaties in de haven, hogere lasten voor nadeelcompensatie en een voor Den Haag ongunstige rechterlijke uitspraak bij het Piet Heinplein die extra bestedingen tot gevolg had. Daarentegen deden zich in voorgaande jaren positieve resultaten voor. Eerder heeft de Rekeningencommissie het college gevraagd meer te doen om onderbestedingen te voorkómen.

20

RIS325635

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2025

Gevraagd naar genomen maatregelen tegen begrotingsonrechtmatigheden heeft de wethouder toegelicht dat is ingezet op het verbeteren van de actualiteit van informatie in voortgangsrapportages. De cijfers in de 8-maandsrapportage liepen behoorlijk achter: de cijfers in de 8-maandsrapportage betroffen eigenlijk de stand van de begrotingsuitvoering na vier maanden. De wethouder heeft laten weten dat nu actuelere informatie wordt gebruikt voor voortgangsrapportages. Ook wordt de uitputting van het budget vaker gemonitord.

21

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2025

RIS325635

6

IT, cybersecurity en informatiebeheer

6.1

Modernisering Bedrijfsvoeringssystemen (MBS) onder de loep

De Rekeningencommissie is op 3 december 2024 geïnformeerd dat het noodzakelijk was dat de gemeente verouderde bedrijfsvoeringsapplicaties zou vervangen (RIS320676). Dit is nader toegelicht in de Rekeningencommissievergadering van 29 januari 2025 (RIS321515). Vorig jaar heeft de Rekeningencommissie tijdens haar onderzoek naar de jaarrekening 2024 met de wethouder Onderwijs, Jeugd, Sport & Dienstverlening gesproken over de dekking en de risico’s van het programma Modernisering Bedrijfsvoeringssystemen (MBS, RIS322407, RIS322684, par 6.2). Daarbij heeft de wethouder toegelicht dat de eerste fase noodzakelijk is voor de continuïteit van de organisatie en dat vervanging van de desbetreffende systemen geen uitstel duldde. Fase 2 betreft systemen waarvan het wenselijk is dat deze aansluitend op fase 1 worden vervangen. Voorts is aan de orde gekomen dat vóórdat wordt gestart met de tweede fase aan enkele voorwaarden moet zijn voldaan: de evaluatie van de eerste fase moet een positieve uitkomst hebben en er moeten voldoende middelen in de bestemmingsreserve aanwezig zijn. Vanwege de financiële risico’s en de grote impact van het programma MBS op de bedrijfsvoering van de gemeente heeft de Rekeningencommissie de wethouder gevraagd het programma MBS aan te wijzen als groot project waarover periodiek gerapporteerd wordt aan de raad.

De wethouder heeft daartoe in onderlinge afstemming met de Rekeningencommissie een voorstel gedaan (RIS323104, RIS323419, RIS323601).

6.1.1

Onderzoek Accountantsorganisatie naar MBS

Op verzoek van de Rekeningencommissie voert ook de Accountantsorganisatie een onderzoek uit naar de vervanging van de applicaties (zie ook GAD/2025.78). De Accountantsorganisatie heeft hiervoor een Plan van Aanpak voor fase 1 naar de Rekeningencommissie gestuurd (GAD2025.105 en GAD2025.105.1). Naast de IT-audit naar MBS-applicaties ten behoeve van de jaarrekeningcontrole 2026 wordt de projectvoortgang en -kwaliteit getoetst door de Accountantsorganisatie. De bevindingen betreffende fase 1B worden indien mogelijk gerapporteerd bij de tussentijdse board letter.

6.1.2

Voortgangsrapportages MBS

De eerste voortgangsnotitie over MBS is op 2 december 2025 ontvangen (RIS323976). In de voortgangsrapportages wordt ingegaan op de GROTIK-aspecten (Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Kwaliteit), volgens de systematiek en diepgang van de GRIP-rapportages. De Rekeningencommissie heeft de voortgangsrapportage op 10 december 2025 behandeld (RIS324275). Naar aanleiding hiervan heeft de Rekeningencommissie het college per brief gevraagd om in de volgende voortgangsrapportage over MBS te reageren op enkele vragen en opmerkingen (RIS324292). Op 22 april 2026 heeft het college een nieuwe voortgangsrapportage MBS naar de Rekeningencommissie gestuurd (RIS325231). Hierin is toegelicht dat de implementatie van fase 2 (Financiën, Inkoop en Projectmanagement (FIP)) een jaar wordt uitgesteld en dat de incidentele kosten voor het programma MBS zijn herijkt. Deze kosten stijgen van € 30 miljoen naar € 33,5 miljoen. Daarvoor is aanvullende dekking gevonden. Daar bovenop is een additionele investering nodig voor de tweede fase van € 3 miljoen. In de herijkte business case zijn ook mogelijke structurele baten opgenomen die betrekking hebben op talentmanagement, werving, externe inhuur en bedrijfsvoering. Naar de Rekeningencommissie heeft begrepen wil het college onderzoeken of de extra kosten kunnen worden gedekt met deze extra structurele baten.

22

RIS325635

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2025

Naar aanleiding hiervan heeft de Rekeningencommissie de volgende vragen aan de wethouder voorgelegd. ▪

Betrokkenheid kerngebruikers: vanwege de geconstateerde risico’s is de livegang van fase 1B op 1 april 2026 uitgesteld, zodat systemen eerst kunnen schaduwdraaien. Omdat 64% van de kerngebruikers heeft aangegeven onvoldoende informatie en ondersteuning te hebben ontvangen rond de eerdere livegang van fase 1A, benadrukt de Rekeningencommissie het belang van het betrekken van de kerngebruikers (de afdelingen I&A en HRS) bij het doorvoeren van veranderingen. De Rekeningencommissie heeft de wethouder gevraagd hoe kerngebruikers worden betrokken bij de volgende fasen. Omdat de nieuwe deadline voor de livegang van fase 1B snel nadert heeft de Rekeningencommissie tevens gevraagd naar een definitief besluit over de geplande livegang van deze fase.

▪

Mogelijke structurele extra baten: bij de herijking van de business case heeft Gartner aangegeven dat gemeentebrede structurele baten te voorzien zijn. Deze structurele baten zouden voortkomen uit een betere beheersing van personeelsplanning, talentmanagement, externe inhuur, recruitment en gestandaardiseerd werken. In de voortgangsrapportage is aangegeven dat onderzocht gaat worden of de extra incidentele kosten kunnen worden gedekt met deze mogelijke extra structurele baten. Het realiseren van deze baten vraagt nog extra inspanningen. De Rekeningencommissie maakt zich zorgen over de haalbaarheid van deze baten en wil dat deze nader worden onderbouwd, geconcretiseerd en gekwantificeerd. De commissie is van mening dergelijke onzekere toekomstige baten niet gezien kunnen worden als dekking voor de hogere incidentele kosten; dit zou niet in overeenstemming zijn met begrotingsregels. De commissie heeft de wethouder daarom gevraagd naar de dekking van het programma MBS.

▪

Kostenstijging programma: de eind 2024 geraamde kosten van het programma MBS zijn in relatief korte tijd met meer dan 20% gestegen van € 30 miljoen naar € 36,5 miljoen. De Rekeningencommissie heeft de wethouder gevraagd hoe kan worden voorkómen dat bij de volgende herijking over anderhalf jaar opnieuw een forse budgetverruiming noodzakelijk is.

De wethouder Onderwijs, Jeugd, Sport & Dienstverlening: De wethouder benadrukt dat MBS een belangrijk programma is voor de gemeentelijke organisatie, dat daarom met urgentie wordt aangepakt. Vanwege de omvangrijke kosten vindt de wethouder het belangrijk om goed met de raad te communiceren over de financiering. De kerngebruikers worden vooraf betrokken bij de inrichting en ook bij de implementatie, in de vorm van gerichte communicatie, ondersteuning en opleiding. Tevens worden de kerngebruikers van begin tot eind betrokken bij testrondes. Dit heeft er mede toe geleid dat de implementatie van fase 1B is uitgesteld naar de tweede helft van oktober 2026. Desgevraagd bevestigt de wethouder dat voldoende draagvlak bij de kerngebruikers essentieel is voor het succesvol implementeren van de volgende stappen. Vanwege de omvang en complexiteit van het programma blijft hierop goede sturing nodig. Het onderzoek van Gartner laat zien dat € 4,4 miljoen aan toekomstige structurele baten realistisch is. Aanvankelijk waren in de initiële business case geen baten voorzien. Het project Batenmanagement is gestart om te verifiëren of een besparing van € 4,4 miljoen voor de gemeente Den Haag daadwerkelijk haalbaar is en welke extra investeringen daarvoor nodig zijn. Het college zal deze baten volgens de geldende financiële spelregels begroten.

Daarom is ervoor gekozen om nu enkel incidenteel € 3 miljoen als dekking voor 2030 bij de komende begroting in te boeken. Door middel van een kasschuif wil het college dit geld gefaseerd gebruiken om het programma de komende jaren zijn beslag te laten krijgen. De wethouder stelt dat in de begrotingsregels zoals verwoord in online bijlage 1 bij de begroting 2025 (RIS319799) regel 4 voorschrijft dat financiële baten bij een volgende begroting meteen moeten worden ingeboekt. Desgevraagd laat de wethouder weten dat vanwege de omvang en complexiteit van het programma altijd rekening gehouden moet worden met onvoorziene zaken zoals vertragingen die extra kosten met zich meebrengen. Het college doet wat het kan om dit zoveel mogelijk te voorkomen. De Rekeningencommissie is van mening dat begrotingsregel 4 betrekking heeft op bezuinigingen en dat als sprake is van meevallers begrotingsregel 3 van toepassing is. Deze regel schrijft toepassing van het voorzichtigheidsprincipe voor, waarbij eventuele nadelen direct worden ingeboekt wanneer ze 23

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2025

RIS325635

bekend zijn en meevallers pas worden ingeboekt wanneer ze gerealiseerd zijn. De commissie is van mening dat – in tegenstelling tot voorgenomen bezuinigingen – geprognosticeerde baten niet als taakstellend kunnen worden beschouwd. De Rekeningencommissie heeft daarom ook met de wethouder Financiën besproken of de dekking van uitgaven met geprognosticeerde baten in overeenstemming is met de begrotingsregels. De wethouder Financiën Cultuur & Economische ontwikkeling: Naar aanleiding van de voorafgaande gedachtewisseling met de wethouder Dienstverlening over de dekking van het programma MBS verduidelijkt de wethouder Financiën dat mogelijke toekomstige baten eigenlijk kostenbesparingen zijn. Het college meent dat deze dekking daarom niet in strijd is met begrotingsregel 4 omdat de door te voeren incidentele besparingen al bekend zijn en meteen worden ingeboekt op het moment van besluit. De wethouder voegt toe dat de situatie anders was geweest als er sprake zou zijn van concrete baten in de zin van te voorziene opbrengsten. De baten hier betreffen echter kosten die niet gemaakt worden. De mogelijke structurele besparingen worden nog nader onderzocht in het project Batenmanagement. De wethouder licht toe dat begrotingsregel 3 betrekking heeft op de manier waarop meevallers en tegenvallers worden ingeboekt.

Omdat het hier gaat om kostenbesparingen en niet om mee- of tegenvallers, vindt het college dat in plaats daarvan begrotingsregel 4 hier van toepassing is. De uit te voeren kostenbesparingen worden daarom bij de komende begroting concreet en direct ingeboekt. Omdat de in te boeken baten dan wel besparingen nog afhankelijk zijn van de invoering van hetzelfde systeem als waarvoor deze als kostendekking moeten dienen, ziet de Rekeningencommissie een spanning met het voorzichtigheidsbeginsel (begrotingsregel 3). Mede gezien de toegenomen lasten binnen het programma vindt de Rekeningencommissie het belangrijk dat dekking op prudente wijze gebeurt.

Nawoord: De Rekeningencommissie vraagt het college in de eerstvolgende voortgangsrapportage over MBS de voorgenomen dekking van fase 2 specifieker te onderbouwen. Ook wil de commissie worden geïnformeerd over de ontwikkeling van risico’s met potentiële financiële consequenties. De Rekeningencommissie vraagt het college daarbij in ieder geval toe te lichten wat de kosten zijn van het uitstel van de livegang van fase 1B.

6.2

Cyberveiligheid

De gemeente Den Haag dient als grote stad met een internationaal profiel haar cybersecurity goed op orde te hebben. De Rekeningencommissie heeft hieraan de afgelopen jaren de nodige aandacht besteed en is blij dat de accountant heeft geconstateerd dat de extra middelen voor de NAVO-top effectief zijn ingezet om de eigen cyberweerbaarheid te verbeteren. Binnen afzienbare termijn kan de nieuwe Cyberbeveiligingswet worden ingevoerd. Dit heeft ook gevolgen voor de gemeente Den Haag. De Rekeningencommissie heeft de wethouder gevraagd of de gemeente hier al klaar voor is, dan wel of er een plan is voor tijdige implementatie van de te nemen stappen. De Rekeningencommissie zou graag zien dat de benodigde voorbereidingen al ruim vóór de inwerkingtreding van de nieuwe wet zijn afgerond, zodat vooraf kan worden ‘proefgedraaid’. Deze aanpak is ook gekozen voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording en dit heeft zich als bijzonder nuttig bewezen. De wethouder Onderwijs, Jeugd, Sport & Dienstverlening: De wethouder laat weten dat nog niet bekend is wanneer de nieuwe wet in werking zal treden. Thans voldoet de gemeente Den Haag al aan zes van de tien eisen die in de wet zullen worden opgenomen. Voor de overige vier geldt dat de gemeente op koers ligt om aan de eisen te voldoen, afhankelijk van het moment waarop de wet in werking treedt.

Gemeenten zijn in hun voorbereiding onder meer geholpen door de VNG met het identificeren van actiepunten en het anticiperen op calamiteiten. De wethouder zegt toe de raad over de stand van zaken te informeren zodra bekend is wanneer de wet in 24

RIS325635

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2025

werking treedt. Hierbij zal worden toegelicht op welke onderdelen de gemeente nog niet voldoet en wanneer dit wel het geval zal zijn.

Nawoord: De Cyberbeveiligingswet is ontworpen om de digitale weerbaarheid van vitale sectoren te verhogen door strengere regels te introduceren rondom cybersecurity voor onmisbare bedrijven en organisaties. De rijksoverheid adviseert organisaties om niet af te wachten totdat de Cyberbeveiligingswet in werking treedt. De risico’s die organisaties en systemen lopen, zijn er immers nu ook al. De Rekeningencommissie vraagt het college de voorbereidingen gereed te hebben vóórdat de nieuwe wet in werking treedt. Omdat in dit domein nieuwe wetten al snel worden ingehaald door de werkelijkheid, wordt het college gevraagd zo goed mogelijk voorbereid te zijn op het risico van digitale ontwrichting waarvoor de NCTV waarschuwt.

6.3

IT: beheer van accounts

Naast de bedreiging van buiten vraagt ook de interne beheersing van informatieveiligheid permanente aandacht. Bij de jaarrekeningcontrole heeft de Accountantsorganisatie in verschillende financiële en personeelsapplicaties accounts aangetroffen die niet te herleiden waren tot een persoon. Van deze accounts is niet duidelijk waarvoor ze worden gebruikt en wie ervoor verantwoordelijk is. Hiermee loopt de gemeentelijke organisatie het risico dat ongeautoriseerde transacties plaatsvinden. De Rekeningencommissie heeft de wethouder gevraagd te zorgen voor toereikende protocollen voor het beheer van deze accounts en tevens de naleving ervan te controleren. De wethouder Onderwijs, Jeugd, Sport & Dienstverlening: De wethouder wil laten inventariseren welke niet-persoonlijke accounts binnen de gemeente bestaan. Het beheer ervan moet structureel verbeterd worden, zodat duidelijk is hoe moet worden omgegaan met niet-persoonlijke accounts. Niet-persoonlijke accounts moeten een eigenaar krijgen, de rechten voor dit soort accounts moeten worden aangescherpt en de naleving ervan moet worden gecontroleerd. De wethouder zegt toe over de voortgang hiervan te rapporteren bij de viermaandsrapportage.

6.4

Informatiebeheer ruim onvoldoende: code oranje

Van het college is het verslag van de gemeentearchivaris over 2024 inzake het informatie- en archiefbeheer (RIS324056) ontvangen, samen met een reactie van het college (RIS324059) daarop. De Rekeningencommissie heeft in haar vergadering van 25 februari 2026 een ambtelijke toelichting ontvangen op het jaarverslag 2024 van de gemeentearchivaris. Archiveren is het duurzaam toegankelijk maken en houden van informatie om vijf hoofdredenen: 1. overheidstaken uitvoeren, 2. verantwoording afleggen, 3. rechtszekerheid voor burgers en bedrijven, 4. onderzoek mogelijk maken en 5. cultureel erfgoed behouden. In de informatiebeheerketen hebben verschillende spelers een rol. - De gemeenteraad is eindverantwoordelijk voor het vertalen van de landelijke wet- en regelgeving naar lokale regelgeving zoals de archiefverordening en het inrichten van het toezicht. - Het college is als zorgdrager verantwoordelijk voor het toepassen van selectielijsten en de daadwerkelijke vernietiging of overdracht van informatie. - De gemeentearchivaris levert als toezichthouder een rapportage aan het college waarmee het college verslag kan uitbrengen aan de raad. - De beheerder heeft de verantwoordelijkheid voor de daadwerkelijke toepassing van de selectielijsten en de vernietiging. De beheerder dient ook de verzoeken tot machtiging voor vernietiging in te dienen bij de gemeentearchivaris.

Verder zorgt de beheerder ervoor dat de

25

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2025

-

RIS325635

migratieplannen tot stand worden gebracht en dat deze aan de gemeentearchivaris worden voorgelegd ter goedkeuring. De gemeentelijke diensten zijn de archiefvormers.

Het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) is de provinciaal toezichthouder en deze toetst of het stelsel binnen de gemeente Den Haag toereikend is ingericht en goed werkt (RIS322445). Naar aanleiding van het KPI-verslag 2024 van de gemeentearchivaris heeft het IBT zijn oordeel aangescherpt van interventiefase ‘geel’ naar code ‘oranje’. De gemeentearchivaris is de toezichthouder op de archiefbewaarplaatsen en op de nog niet overgedragen archieven. Hij heeft een verslag over 2024 gemaakt aan de hand van kritische prestatieindicatoren (KPI’s) van de VNG. Hij heeft moeten constateren dat het informatiebeheer niet op orde is en geeft het een ruime onvoldoende. De belangrijkste bevindingen zijn: - het ontbreekt aan overzicht en inzicht van het gemeentelijk informatielandschap; - er is een grote achterstand in het selecteren van analoge en digitale informatie; - de bewustwording over informatie- en archiefbeheer moet omhoog; - rollen, taken en verantwoordelijkheden zijn onduidelijk. Het is daarom belangrijk dat de gemeente de processen beschrijft, de resultanten van die processen kent en archiving by design gaat toepassen zodat bij de totstandkoming van een stuk wordt aangegeven wanneer dit moet worden vernietigd dan wel of het moet worden overgebracht naar het gemeentearchief en op welke termijn.

Voor wat betreft de governance is de rol van beheerder binnen de organisatie niet duidelijk belegd. Dit leidt tot veel verwarring, onvoldoende eigenaarschap en het niet in control zijn van het informatiebeheer. Naar aanleiding van de beraadslaging over het jaarverslag 2024 van de gemeentearchivaris heeft de commissie een brief met onderstaande bevindingen en vragen naar het college gestuurd (RIS324976). Omdat hierop nog geen antwoord van het college is ontvangen zijn deze hier ook in het rapport opgenomen. ▪ Informatie- en archiefbeheer ruim onvoldoende: de gemeentearchivaris oordeelt in zijn KPI-verslag over 2024 dat het informatie- en archiefbeheer binnen de gemeente Den Haag ruim onvoldoende is en constateert dat de gemeente al langere tijd niet in control is op dit gebied. Daarmee voldoet de gemeente niet aan wet- en regelgeving. Volgens de provinciaal toezichthouder is hier sprake van taakverwaarlozing. De Rekeningencommissie constateert dat de gemeentearchivaris reeds in zijn verslagen over 2021 en 2022 waarschuwde dat de gemeente niet in control was op het informatie- en archiefbeheer en dat de achterstanden groot waren, waarbij het college heeft laten weten een verbeterplan voor de informatiehuishouding op te stellen (RIS318000).

In maart 2025 is raad geïnformeerd dat de gemeentearchivaris over 2023 geen verslag zou uitbrengen omdat de gemeentelijke organisatie hard werkte aan het verbeterplan (RIS321611). De situatie lijkt nu in 2024 echter alleen maar slechter te zijn geworden. De situatie is dermate ernstig dat een verdere verslechtering van de informatiehuishouding voor dit domein tot een onder toezichtstelling van de provincie zou kunnen leiden. ▪ Governance van informatiehuishouding: naar het oordeel van de gemeentearchivaris is de governance van de informatiehuishouding niet op orde: met de centralisering van de bedrijfsvoering zijn onduidelijkheden ontstaan over rollen, taken en verantwoordelijkheden. Met name de rol van beheerder is nu binnen de organisatie niet duidelijk belegd. ▪ Verbeterplan naar de raad: de Rekeningencommissie wil van het college het verbeterplan voor de informatiehuishouding ontvangen dat bij de aanbieding van de KPI-verslagen over 2021 en 2022 is aangekondigd (RIS318000) en dat het college nu in uitvoering heeft. ▪ Tijdige voortgangsinformatie: het verslag van de gemeentearchivaris over 2024 dateert van 19 april 2025, maar is door het college pas op 9 december 2025 naar de raad gestuurd. Hierdoor kon het door de Rekeningencommissie pas in 2026 worden geagendeerd.

De Rekeningencommissie wil dat het college voortaan elk aan de raad voor te leggen stuk (en in het bijzonder het komende verslag van de gemeentearchivaris over 2025) uiterlijk binnen zes weken na ontvangst doorstuurt naar de raad, al dan niet voorzien van een reactie van het college. De Rekeningencommissie vraagt het college schriftelijk te reageren op bovenstaande bevindingen en vragen. Na ontvangst van de voortgangsrapportage over 2025 van de gemeentearchivaris wil de Rekeningencommissie de gemeentearchivaris uitnodigen voor een toelichting op zijn actuele bevindingen.

26

RIS325635

6.5

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2025

Bescherming van persoonsgegevens 6.5.1

AVG/meldplicht datalekken

De meldplicht voor datalekken is opgenomen in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit is een Europese verordening die voor wat betreft de werking vergelijkbaar is met een Nederlandse wet. Het uitgangspunt is dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit noodzakelijk is voor een voldoende specifiek doel. De verwerkingsverantwoordelijke – in het geval van de gemeente is dat het college – dient er voor te zorgen dat de verwerking van persoonsgegevens transparant is en dat de risico’s in kaart worden gebracht en beperkt. Daarnaast geeft de AVG betrokkenen onder meer het recht op toegang tot de eigen persoonsgegevens, het recht op correctie en op verwijdering van gegevens. De term betrokkene is van toepassing op de burger, maar dit kan voor de gemeente in zijn hoedanigheid als werkgever ook een werknemer zijn.

6.5.2

Jaarverslag Functionaris Gegevensbescherming

Intern wordt op privacy toezicht gehouden door de Functionaris Gegevensbescherming (FG). Als externe toezichthouder heeft de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) bevoegdheden tot handhaving, bijvoorbeeld door het opleggen van boetes. De Rekeningencommissie heeft de Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) gevraagd haar jaarlijks te informeren over de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Wet politiegegevens (Wpg). Vorig jaar heeft de Rekeningencommissie tijdens haar onderzoek naar de jaarrekening 2024 enkele vragen aan het college gesteld naar aanleiding van het jaarverslag van de Functionaris Gegevensbescherming 2024. Van het college is op 27 januari 2026 een brief ontvangen over de afdoening van de toezeggingen die toen zijn gedaan (RIS324454). Op 21 april 2026 is van het college het jaarverslag van de Functionaris Gegevensbescherming ontvangen, voorzien van een bestuurlijke reactie van het college (RIS325217). De nieuwe Functionaris Gegevensbescherming wordt na de zomer uitgenodigd om zijn bevindingen tot dan toe te bespreken en wil daarbij ook het jaarverslag 2025 van de FG betrekken. De commissie verneemt graag van de FG of het urgentiebewustzijn binnen de organisatie voldoende is.

6.5.3

Externe privacy-audit Wpg

In de AVG zijn regels vastgelegd ter bescherming van persoonsgegevens. Voor het verwerken van gegevens die nodig zijn voor opsporing gelden echter andere regels. Deze zijn vastgelegd in de Wet politiegegevens (Wpg). De gegevens die door buitengewoon opsporingsambtenaren (boa’s) in dienst van de gemeente worden verwerkt vallen ook onder deze Wpg. Om te toetsen of de gemeente aan de Wpg voldoet dient de gemeente jaarlijks een interne audit uit te voeren en elke vier jaar een externe audit te laten uitvoeren. Hierbij wordt getoetst op opzet, bestaan en werking van de beheersmaatregelen die wettelijk vereist zijn. De resultaten van de externe audit dienen te worden aangeleverd bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Aansluitend op de externe audit is een hercontrole verplicht voor de normen die niet voldeden bij de externe audit. Van het college is op 20 januari 2026 de rapportage over de externe audit Wpg ontvangen die is uitgevoerd door de Accountantsorganisatie (RIS324412). Deze toetsing betreft de periode van 1 januari 2021 tot en met 31 december 2024 en de bevindingen zijn door de Accountantsorganisatie uitgebracht aan het college op 29 juli 2025 (GAD/2025.56). Uit de externe audit blijkt dat de gemeente nog niet voor alle domeinen en normen voldoet aan de Wpg.

Naar aanleiding van de behandeling van de externe Wpg-audit en een ambtelijke toelichting daarop in de Rekeningencommissievergadering van 25 februari 2026 heeft de commissie de volgende vragen aan het college. ▪ Afkeurend oordeel van de auditor: door de onafhankelijke auditor (de Accountantsorganisatie) is de opzet, het bestaan en de werking getoetst van door de gemeente

27

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2025

▪

28

RIS325635

getroffen beheersingsmaatregelen om te voorzien in de borging van de wettelijke eisen met betrekking tot de verwerking van politiegegevens. Voor de controleperiode (2021-2024) heeft de auditor een afkeurend oordeel gegeven. Door de gemeente is voor de verbetering van de naleving van de Wpg een stuurgroep gevormd die per domein een herstelplan heeft opgesteld waarin verbetermaatregelen met bijbehorende termijnen zijn vastgelegd. De voortgang van deze acties wordt door de stuurgroep bewaakt in samenwerking met de Functionaris Gegevensbescherming (FG) en de privacy officers. Daarnaast vindt toetsing plaats door Internal Audit. Ook is aan de Accountantsorganisatie opdracht gegeven voor het uitvoeren van een hercontrole die naar verwachting vóór de zomer van 2026 is afgerond. De Rekeningencommissie wil de rapportage van deze hercontrole van het college ontvangen. Ontbrekend Wpg-informatiesysteem: het domein Werk, inkomen & zorg voldeed op meerdere punten nog niet aan de gestelde eisen, voornamelijk als gevolg van het ontbreken van geschikte Wpg-informatiesystemen. Inmiddels heeft de dienst SZW in 2025 een systeem geïmplementeerd. Omdat dit na de controleperiode was, is dit niet in de auditrapportage betrokken. Voor de boa’s die fraude opsporen bij zorgaanbieders is een systeem nodig met specifieke functionaliteiten.

Daar is onderzoek naar gedaan en naar verwachting zal een systeem worden aangeschaft dat ook door verzekeraars wordt gebruikt om fraude bij verzekerden op te sporen. Dat systeem kan naar verwachting vóór het zomerreces worden geïmplementeerd. De gemeente Den Haag is tamelijk uniek in het opsporen van fraude bij zorgaanbieders. Veel andere gemeenten hebben daarvoor nog geen infrastructuur en er kan daarom geen gebruik gemaakt worden van kennis en ervaring bij andere gemeenten. De Rekeningencommissie vraagt het college om in een begeleidend schrijven bij de bevindingen van de hercontrole een toelichting te geven op de voortgang van de implementatie van het nieuwe systeem.

RIS325635

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2025

7

Integriteit

7.1

Onderzoek interne weerbaarheid tegen ondermijning

De Rekeningencommissie is op 28 mei 2024 door de gemeenteaccountant geïnformeerd (RIS318979) dat Bureau Integriteit in samenwerking met de directie Veiligheid een projectgroep zou samenstellen die risico’s op ondermijning moest inventariseren en zou onderzoeken hoe de beheersing kon worden verbeterd. Verwacht werd dat het onderzoeksrapport in het najaar van 2024 gereed zou zijn. De wethouder heeft in 2025 laten weten dat het onderzoek tot zijn spijt niet had plaatsgevonden als gevolg van capaciteitsproblemen. Het voornemen was om het project ‘weerbaar ambtenarenapparaat’ alsnog te doen. De wethouder heeft toegezegd het plan van aanpak daarvoor nog in 2025 gereed te hebben (zie ook toezegging A in het toezeggingenregister RIS323183). Dit plan van aanpak is op 31 maart 2026 ontvangen door de Rekeningencommissie (RIS325100, met geheime bijlage RIS325102). De Rekeningencommissie wil het plan van aanpak na de zomer agenderen voor nadere toelichting in een besloten vergadering.

29

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2025

8

Verbonden partijen

8.1

Wat zijn verbonden partijen?

RIS325635

Eén van de aandachtspunten van de Rekeningencommissie is het beheer van verbonden partijen. Deelname in een verbonden partij kan voor de gemeente een alternatief zijn voor enerzijds het zelf uitvoeren van gemeentelijke taken of anderzijds het uitbesteden van deze taken. Omdat verbonden partijen op afstand staan van de gemeente – en daarmee ook van de raad – is het van belang om voldoende checks en balances in te bouwen voor het beheersen van risico’s samenhangend met verbonden partijen. Verbonden partijen zijn participaties van zowel publiekrechtelijke als privaatrechtelijke aard en worden door het college ingezet als middel om gemeentelijk beleid te realiseren. Participaties van privaatrechtelijke aard zijn deelnemingen, stichtingen en pps-constructies (publiek-private samenwerking). Gemeenschappelijke regelingen zijn participaties van publiekrechtelijke aard. Het gaat dan om partijen waarmee de gemeente een bestuurlijke relatie onderhoudt en waarin zij tevens een financieel belang heeft. Onder bestuurlijke relatie wordt verstaan: een zetel in het bestuur en/of stemrecht. Van een financieel belang is sprake als de gemeente middelen aan de verbonden partij ter beschikking heeft gesteld die ze kwijt is in geval van faillissement van die partij, of wanneer financiële problemen bij de verbonden partij kunnen worden verhaald op de gemeente.

8.2

Jaarrapportage verbonden partijen 2024

Van het college zijn op 8 oktober 2025 de jaarstukken 2023 ontvangen van stichting HEID en de voortgangsrapportage over 2024 (RIS323388, met geheime bijlage RIS323389). Voorts heeft het college op 21 november 2025 de jaarrapportage over verbonden partijen (RIS323768) naar de raad gestuurd. Uit de beraadslaging van de Rekeningencommissie op 10 december 2025 is het volgende naar voren gekomen. - Leesbaarheid jaarrapportage: de Rekeningencommissie complimenteert het college en ambtelijk apparaat met de goede leesbaarheid van de jaarrapportage. - Informatiebeheer bij verbonden partijen: de gemeentearchivaris heeft in zijn toezichtverslag (RIS324056) opgemerkt dat onduidelijk is hoe het beheer van de informatie bij verbonden partijen is geregeld. Het is bovendien onduidelijk welke afspraken zijn gemaakt betreffende het toezicht op de informatiehuishouding en het beheer dan wel de vernietiging van informatie. De Rekeningencommissie heeft het college per brief gevraagd om in de volgende jaarrapportage per verbonden partij kort aan te geven of toereikende afspraken zijn gemaakt over het toezicht op de informatiehuishouding (RIS324292). - Openbaarheid jaarstukken verbonden partijen: de jaarstukken van enkele verbonden partijen zijn nog steeds niet openbaar toegankelijk.

Door de desbetreffende verbonden partijen wordt verwezen naar de Kamer van Koophandel, maar de hier gedeponeerde stukken zijn alleen tegen betaling te verkrijgen. De Rekeningencommissie vindt het onnodig belemmerend voor de controlerende taak van raadsleden als zij zelf bij de Kamer van Koophandel gedeponeerde jaarstukken moeten kopen. Daarom heeft de commissie het college per brief gevraagd om jaarstukken die niet zijn gepubliceerd op te vragen bij de desbetreffende verbonden partij, aan de raad te verstrekken en te bewerkstelligen dat deze verbonden partijen hun jaarstukken zelf publiceren (RIS324292). Het college heeft hierop nadere informatie gestuurd over verbonden partijen (RIS324673 met geheime bijlage RIS324674).

30

RIS325635

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2025

9

Doelmatigheid

9.1

Definitie en afbakening

Doelmatigheid wordt gedefinieerd als de mate waarin het bereiken van een doel geschiedt tegen zo laag mogelijke kosten. Deze inzet van middelen kan worden uitgedrukt in termen van geld, personeel, materieel of tijd, of een combinatie daarvan. Van belang is hierbij het onderscheid tussen bedrijfsmatige doelmatigheid (prestaties ofwel output in de vorm van goederen of diensten) en doelmatigheid van beleid (de maatschappelijke effecten als gevolg van deze prestaties, ook wel outcome). De Rekeningencommissie richt zich uitsluitend op deze bedrijfsmatige doelmatigheid, ook wel doelmatigheid van de bedrijfsvoering genoemd. Doelmatigheid van beleid daarentegen behoort niet tot het onderzoeksterrein van de Rekeningencommissie, maar van de lokale Rekenkamer.

9.2

Verordening doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek

In artikel 213a van de Gemeentewet is opgenomen dat het college periodiek onderzoek verricht naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur. De kaders hiervoor zijn in per 17 oktober 2023 geactualiseerd voor wat betreft de governance en periodiciteit van de onderzoeken in de Verordening doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek Den Haag 2023. Conform de gemeentewet en bovengenoemde verordening verricht het college doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek en informeert het college de raad over zijn voorgenomen onderzoeken. Het college heeft het doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeksprogramma 2024-2025 (RIS318009) op 13 februari 2024 vastgesteld en op 14 mei 2024 naar de raad gestuurd (RIS318814).

9.3

Onderzoek visie digitalisering en dienstverlening

Eén van de onderzoeken uit het onderzoeksprogramma betrof een evaluatie van digitalisering en dienstverlening. Na het formuleren van het onderzoeksprogramma is in 2024 een nieuwe visie op digitalisering en dienstverlening opgesteld. Het uitgevoerde onderzoek heeft betrekking op de implementatie van deze nieuwe visie. Het college heeft de rapportage hierover op 16 december 2025 naar de raad gestuurd (RIS324195), voorzien van een reactie van het college (RIS324198). Naar aanleiding van de behandeling van de onderzoeksrapportage en een ambtelijke toelichting daarop in de Rekeningencommissievergadering van 25 februari 2026 wordt het college gevraagd in haar schriftelijke reactie in te gaan op onderstaande vragen. ▪ Expliciete toewijzing van middelen: het college heeft gekozen voor een nieuwe programmastructuur met een uniforme governance. Voor wat betreft de kostentoerekening van verbetering van de dienstverlening is een verdeelsleutel gemaakt binnen de ambtelijke organisatie al naar gelang de kosten die voor zogenoemde klantreizen worden gemaakt. De financiering wordt door de dienst Publiekszaken gedaan. De deelname van diensten verschilt per dossier. Voor het nieuwe jaar is het programmaplan van een jaarschijf voorzien, waarvan de doorbelasting met de diensten is afgestemd. Daarmee is de toerekening op ambtelijk niveau aan het begin van het jaar duidelijk.

Het verbeteren van de dienstverlening gaat gepaard met kosten. In het coalitieakkoord zijn middelen vrijgemaakt voor ‘dienstverlening nabij’. Voor de andere verbeterinitiatieven zijn geen extra middelen beschikbaar gesteld. In de collegereactie is ook geen begroting voor de verbetering van dienstverlening opgenomen. De Rekeningencommissie wil dat alsnog de beschikbare budgetten expliciet worden gemaakt in een schriftelijke toelichting, met aanvullende informatie over de aard van de verrekensystematiek (vooraf dan wel achteraf). Ook vraagt de commissie uiteen te zetten welke besparingskansen de verbeterinitiatieven opleveren en te reflecteren op de wenselijkheid van het werken met doorbelastingen aan diensten. ▪ Duidelijk definiëren van de governancestructuur: het college laat weten dat sturing en samenhang in de nieuwe programmastructuur anders is georganiseerd. In de nieuwe i-Visie is deze nieuwe programmastructuur niet toegelicht. De Rekeningencommissie wil nader schriftelijk worden geïnformeerd over de inrichting van de centrale regie en de rol van het nieuw gevormde dienstverleningsberaad.

31

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2025

RIS325635

10 Vooruitblik 2026-2027 Tot besluit van dit rapport wordt vooruitgekeken naar de komende periode tot aan het volgende jaarrekeningonderzoek. Gedurende het onderzoek naar de jaarrekening of tijdens vergaderingen daarvóór zijn onderwerpen naar voren gekomen die de Rekeningencommissie na de zomer wil agenderen. Onderstaand zijn deze onderwerpen kort toegelicht. ▪

Op 21 april 2026 is van het college het jaarverslag van de Functionaris Gegevensbescherming ontvangen, voorzien van een bestuurlijke reactie van het college (RIS325217). De nieuwe Functionaris Gegevensbescherming wordt na de zomer uitgenodigd om zijn bevindingen tot dan toe te bespreken en wil daarbij ook het jaarverslag 2025 van de FG betrekken. De commissie verneemt graag van de FG of het urgentiebewustzijn binnen de organisatie voldoende is.

▪

Het plan van aanpak voor een weerbaar ambtenarenapparaat is op 31 maart 2026 ontvangen door de Rekeningencommissie (RIS325100, met geheime bijlage RIS325102). De commissie wil het plan van aanpak na de zomer agenderen voor nadere toelichting in een besloten vergadering.

▪

Na ontvangst van de voortgangsrapportage over 2025 van de gemeentearchivaris wil de Rekeningencommissie de gemeentearchivaris uitnodigen voor een toelichting op de bevindingen.

▪

De Rekeningencommissie beveelt de raad aan om na de coalitievorming gezamenlijk met het college in overleg te treden over herziening en verbetering van de bestaande indicatoren, bijvoorbeeld in een werkbespreking met de commissie Bestuur of in een duale werkgroep.

▪

De rapportage over het vervolgonderzoek naar de beheersing van grote projecten (RIS323701) is op 10 december 2025 door de Rekeningencommissie behandeld. De Accountantsorganisatie heeft geadviseerd om later te laten beoordelen in hoeverre de volledig en doorlopend toegepaste maatregelen hebben bijgedragen aan een betere projectbeheersing. De Rekeningencommissie heeft de Accountantsorganisatie gevraagd om in 2026 te onderzoeken of de verbetermaatregelen effectief waren en daarbij op projectniveau te kijken naar de projectbeheersing, waarbij de verbetermaatregelen in samenhang met elkaar worden bezien.

32