RIS325635 Bijlage 2 Rekeningencommissierapport 2025

Rekeningencommissie Gemeenteraad Den Haag

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2025

RIS325635 12 juni 2026

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2025

RIS325635

Inhoudsopgave 1

Hoofdlijnen, conclusie en advies .......................................................................................................... 1

2

Werkwijze Rekeningencommissie ........................................................................................................ 3

3

Financieel beheer & verantwoording .................................................................................................... 6 3.1

Kwaliteit van het financieel beheer .............................................................................................. 6

3.1.1

Verbeterpunten interne beheersing ....................................................................................... 6

3.1.2

Verantwoordelijkheden en regie binnen de administratieve organisatie ............................ 8

3.1.3

Beheer van reisdocumenten en kasgelden ............................................................................. 9

3.2

Kwaliteit van de jaarverslaggeving 2025 ................................................................................... 10

3.2.1

Oordeel van de accountant ................................................................................................... 10

3.2.2

Indicatoren in begroting en verantwoording ....................................................................... 10

4

Grondexploitaties en grote projecten ................................................................................................. 14

5

Financiële rechtmatigheid ................................................................................................................... 18

6

IT, cybersecurity en informatiebeheer ............................................................................................... 22 6.1

Modernisering Bedrijfsvoeringssystemen (MBS) onder de loep .............................................. 22

6.2

Cyberveiligheid ............................................................................................................................ 24

6.3

IT: beheer van accounts .............................................................................................................. 25

6.4

Informatiebeheer ruim onvoldoende: code oranje.................................................................... 25

7

Integriteit ............................................................................................................................................. 29

8

Verbonden partijen ..............................................................................................................................30

9

Doelmatigheid ...................................................................................................................................... 31

10

Vooruitblik 2026-2027 .................................................................................................................. 32

ii

RIS325635

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2025

1

Hoofdlijnen, conclusie en advies

1.1

Hoofdlijnen van dit rapport

In dit rapport brengt de Rekeningencommissie aan de gemeenteraad van Den Haag verslag uit van haar onderzoek naar de jaarrekening 2025 (RIS325176). Op basis van de bevindingen brengt de Rekeningencommissie hierin advies uit over de vaststelling van de jaarrekening. Voor dit onderzoek is gesproken met de accountant over het accountantsverslag 2025 (RIS325166). Vervolgens zijn twee wethouders bevraagd over de bevindingen. De reacties van de portefeuillehouders hierop zijn in lichtblauwe kaders weergegeven. Dit rapport bevat verder vragen aan het college in oranje kaders, mede naar aanleiding van eerdere vergaderingen gedurende het afgelopen jaar. De Rekeningencommissie verwacht van het college een schriftelijke reactie vóór vaststelling van de jaarrekening door de raad. Versterking interne beheersing De geïntensiveerde aandacht van het college voor de versterking van de interne beheersing heeft er ook dit jaar toe geleid dat weer meer verbeteringen zichtbaar waren ten opzichte van het voorgaande jaar. In de board letter 2025 (RIS323713) is geconstateerd dat de voortgang redelijk voortvarend is, gezien de omvang van de gemeente en de complexiteit en onderlinge samenhang van processen. De Rekeningencommissie complimenteert het college met de gestage verbetering van de interne beheersing die in deze collegeperiode is gerealiseerd.

Ondanks de zichtbare progressie zijn er nog zaken die beter kunnen en vaak ook beter moeten. De Rekeningencommissie heeft bevindingen uit haar onderzoek naar de jaarrekening 2025 aan de wethouders Financiën en Dienstverlening voorgelegd. De hoofdlijnen zijn in dit hoofdstuk samengevat. De dossiervorming bij onder meer SiSa-regelingen en inkopen is nog te vaak niet toereikend. Naar aanleiding van de controle blijken veel correcties nodig of moeten stukken alsnog worden toegevoegd aan het dossier, zoals bewijsstukken voor prestatieleveringen bij inkopen. Bij de verantwoording van complexe zaken als grondexploitaties blijkt de continuïteit van specifieke kennis daarover kwetsbaar te zijn. Na het vertrek van sleutelfunctionarissen kwam de verantwoording op onderdelen dit jaar moeizaam tot stand. De Rekeningencommissie verwacht hier bij de volgende jaarrekeningcontrole verbeteringen te zien. Ook zijn nog steeds verbeteringen nodig ten aanzien van een duidelijke toewijzing van verantwoordelijkheden en een goede regie op de uitvoering daarvan (par. 3.1.1 en 3.1.2). Gezien de fraudegevoeligheid heeft de Rekeningencommissie ook dit jaar bijzondere aandacht van het college gevraagd voor het beheer van paspoorten en kascontroles. De wethouder heeft toegezegd daartoe de desbetreffende werkinstructies aan te scherpen (par. 3.1.3).

Rechtmatigheid: gestage verbeteringen De verplichte rechtmatigheidsverantwoording droeg ook dit jaar bij aan een constructieve dialoog tussen college en Rekeningencommissie over zowel de interne beheersing als de naleving van regelgeving voor financieel beheer. Het totaal aan financiële onrechtmatigheden bleef onder de verantwoordingsgrens. Het grootste deel van de geconstateerde onrechtmatigheden betrof ook nu het niet juist of onvolledig naleven van Europese aanbestedingsregels, al is de omvang ervan beduidend afgenomen ten opzichte van vorig jaar. De Rekeningencommissie heeft het college gevraagd een actueel tussentijds inzicht in rechtmatigheid gedurende het jaar te bevorderen (par. 5.4). Modernisering Bedrijfsvoeringssystemen: risicovol project Eind 2024 is gestart met het project Modernisering Bedrijfsvoeringssystemen (MBS) omdat binnen enkele jaren de gebruikte systemen voor salarissen en financiën niet meer ondersteund zouden worden door de leveranciers. Dit is een zeer risicovol project. Eerder is ambtelijk toegelicht dat circa 25% van dit soort automatiseringstrajecten volledig mislukt. Nog eens 50% wordt niet binnen budget en 1

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2025

RIS325635

termijn gerealiseerd, met alle negatieve gevolgen van dien voor de organisatie en medewerkers. Slechts een kleine 25% van deze trajecten slaagt zoals oorspronkelijk gepland. Vanwege de projectrisico’s is het essentieel dat de raad goed op de hoogte wordt gehouden van de voortgang. De Rekeningencommissie maakt zich zorgen over het voldoende betrekken van de kerngebruikers, over de kostenstijging van het programma en over de wijze waarop nog onzekere extra baten worden gebruikt als dekking van fase 2 van het programma. Omdat de in te boeken baten (of besparingen) nog afhankelijk zijn van de invoering van hetzelfde systeem als waarvoor deze als kostendekking moeten dienen, ziet de Rekeningencommissie een spanning met het voorzichtigheidsbeginsel (begrotingsregel 3). Mede gezien de toegenomen lasten binnen het programma vindt de Rekeningencommissie het belangrijk dat dekking op prudente wijze gebeurt (par. 6.1). Cyberveiligheid: nieuwe wet De extra middelen voor de NAVO-top zijn effectief ingezet om de eigen cyberweerbaarheid te verbeteren. Op dit moment is de nieuwe Cyberbeveiligingswet in de maak waarmee nieuwe Europese richtlijnen worden geïmplementeerd. Deze wet is ontworpen om de digitale weerbaarheid van vitale sectoren te verhogen door strengere regels te introduceren rondom cybersecurity voor onmisbare bedrijven en organisaties.

De rijksoverheid adviseert organisaties om niet af te wachten totdat de Cyberbeveiligingswet in werking treedt. De risico’s die organisaties en systemen lopen, zijn er immers nu ook al. Het college geeft aan dat de gemeente Den Haag nu voldoet aan zes van de tien eisen die de nieuwe wet stelt. De Rekeningencommissie vraagt het college de voorbereidingen gereed te hebben vóórdat de nieuwe wet in werking treedt (par. 6.2).

1.2

Conclusie

De Rekeningencommissie heeft de belangrijkste bevindingen uit het onderzoek aan de betrokken wethouders voorgelegd. De beantwoording door deze wethouders is opgenomen in de hoofdstukken 3 tot en met 6 van dit rapport, inclusief toezeggingen die zijn gedaan. De Rekeningencommissie is van mening dat de toezeggingen van de wethouders met betrekking tot monitoring, sturing en risicomanagement toereikend zijn om de risico’s voor de bedrijfsvoering en voor de rechtmatigheid van het financieel beheer te kunnen beheersen.

1.3

Advies aan de raad

Gezien het bovenstaande adviseert de Rekeningencommissie de gemeenteraad: 1. de opmerkingen van de Rekeningencommissie over de kwaliteit van het door het college gevoerde beheer zoals weergegeven in dit rapport, over te nemen; 2. de constateringen van de Rekeningencommissie aan de orde te stellen bij de beraadslagingen in de desbetreffende beleidscommissie(s); 3. de jaarrekening 2025 (RIS325176) vast te stellen, zoals bedoeld in artikel 198 van de Gemeentewet en daarmee het college decharge te verlenen voor het gevoerde financieel beheer over 2025.

2

RIS325635

2

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2025

Werkwijze Rekeningencommissie

Jaarlijks stelt de gemeenteraad de jaarrekening vóór 15 juli vast (artikel 200 Gemeentewet), waarbij het college de raad vraagt om dechargeverlening voor het gevoerde (financieel) beheer. Hiertoe brengt de Rekeningencommissie voorafgaand advies uit aan de raad op basis van haar eigen onderzoek naar de jaarrekening. De controleverklaring en het accountantsverslag zijn hiervoor essentieel. Naast de aandacht voor het financieel beheer richt de Rekeningencommissie zich op onderwerpen als de kwaliteit van de (tussentijdse) verantwoording, de begrotingsbeheersing, de doelmatigheid van de bedrijfsvoering, IT, informatiebeheer en gegevensbescherming, integriteit en de beheersing van verbonden partijen. Het onderzoek omvat daarmee zoveel mogelijk relevante aspecten van de gemeentelijke bedrijfsvoering. De werkwijze en aandachtsgebieden van de Rekeningencommissie zijn op hoofdlijnen vastgelegd in de herziene verordening Rekeningencommissie 2026. Voorafgaand aan ieder onderzoek naar de jaarrekening (gedurende mei en juni) stelt de Rekeningencommissie de werkwijze hiervoor vast. De werkwijze komt zoveel mogelijk overeen met die van voorgaande jaren (RC/2026.05) en is op 25 februari 2026 door de Rekeningencommissie vastgesteld.

In de Algemene verordening financieel beheer en beleid Den Haag 2025, artikel 3:4, eerste lid is bepaald dat het college de gecontroleerde programmarekening aanbiedt op 30 april. Vanwege het meireces is dit voor de jaarrekening 2025 vervroegd naar vrijdag 24 april 2026.

2.1

Werkprogramma

Het onderzoek naar de jaarrekening vormt het zwaartepunt van het totale werkprogramma van de Rekeningencommissie dat jaarlijks in juni wordt afgesloten met het rapport van de Rekeningencommissie. In het najaar stuurt de accountant een board letter aan het college en de Rekeningencommissie, waarin de belangrijkste uitkomsten van de interimcontrole zijn opgenomen. Deze board letter 2025 (RIS323713) is op 27 november 2025 ontvangen. Het college heeft zijn reactie naar de Rekeningencommissie gestuurd (RIS323995) op 3 december 2025. Daarnaast ontvangt de Rekeningencommissie informatie van het college over onder meer doelmatigheidsonderzoeken, de bedrijfsvoering en IT, de bescherming van persoonsgegevens, de beheersing van grote projecten, fraudepreventie en de beheersing van verbonden partijen. In opdracht van de Rekeningencommissie voert de Accountantsorganisatie audits uit naar uiteenlopende aspecten van het beheer, waaronder integriteit, IT, informatieveiligheid, gegevensbescherming en specifieke processen en projecten. De bevindingen uit de desbetreffende onderzoeken worden betrokken bij het jaarrekeningonderzoek en kunnen worden opgenomen in het rapport van de Rekeningencommissie. Ook worden gedurende het jaar werkbesprekingen gehouden over onderwerpen betreffende het (financieel) beheer en de bedrijfsvoering.

In deze werkbesprekingen ontvangt de commissie vaak een ambtelijke toelichting op het desbetreffende onderwerp. Op hoofdlijnen ziet het werkprogramma van de Rekeningencommissie er als volgt uit. 1) In mei en juni onderzoekt de Rekeningencommissie programmaverantwoordingen (de programmarekening) voorzien van een accountantsverslag en oordeel van de accountant bij de jaarrekening (de controleverklaring). 2) Daarnaast wordt de commissie gedurende het jaar door het college geïnformeerd over de begrotingsuitvoering. Over de voortgang en beheersing van grote projecten ontvangt de raad twee keer per jaar informatie van het college in de vorm van de GRIP-rapportages. Van de accountant ontvangt de Rekeningencommissie de board letter, waarin de belangrijkste uitkomsten van de interimcontrole zijn opgenomen. 3) Gedurende het jaar komen ook andere aspecten van beheer aan de orde, zoals de doelmatigheid van de bedrijfsvoering (doelmatigheidsonderzoek door het college en/of eigen onderzoek door de commissie). Daarnaast is er aandacht voor onder meer verbonden partijen, indicatoren, integriteit, 3

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2025

RIS325635

IT & informatieveiligheid, privacy en actualiteiten/ontwikkelingen die invloed hebben op de bedrijfsvoering. Hiertoe worden onder meer werkbesprekingen georganiseerd en ontvangt de commissie tussentijds informatie van het college over onder meer doelmatigheidsonderzoeken, de bedrijfsvoering en de beheersing van verbonden partijen. 4) In opdracht van de Rekeningencommissie voert de Accountantsorganisatie audits uit naar uiteenlopende aspecten van het beheer, waaronder integriteit, IT, informatieveiligheid, gegevensbescherming, financiële rechtmatigheid, indicatoren en specifieke processen en projecten. De aandachtspunten uit de desbetreffende rapportages en onderzoeken worden betrokken bij het jaarrekeningonderzoek en kunnen worden opgenomen in het rapport van de Rekeningencommissie.

2.2

Doel van het jaarrekeningonderzoek

De controlerende taak van de raad wordt voor een belangrijk deel door de Rekeningencommissie uitgevoerd. De doelstelling van het jaarrekeningonderzoek is de raad in staat te stellen zich een oordeel te vormen over het door het college gevoerde beheer en de verantwoording van het college hierover. Daartoe brengt de Rekeningencommissie een rapport aan de raad uit met: 1. de bevindingen uit het onderzoek naar de jaarrekening; 2. de bevindingen uit audits, werkbesprekingen en overige onderzoeken gedurende de daaraan voorafgaande periode; 3. een advies aan de raad over de vaststelling van de jaarrekening. Met het vaststellen van de jaarrekening door de raad wordt de leden van het college decharge verleend ten aanzien van het (financieel) beheer over het betrokken jaar.

2.3

Opzet en werkwijze onderzoek jaarrekening 2025 2.3.1

Onderzoeksobject van de Rekeningencommissie

Zoals bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet en in artikel 2 van de controleverordening gemeente Den Haag 2014 en op grond van de verordening Rekeningencommissie 2026 onderzoekt de Rekeningencommissie de door het gemeentebestuur opgestelde jaarrekening (met het jaarverslag samengebracht in de Programmarekening). Voor het onderzoek wordt gebruik gemaakt van de bevindingen van de Accountantsorganisatie, zoals onder meer verwoord in de board letter en het accountantsverslag. De bevindingen uit dit onderzoek, inclusief een advies over de vaststelling van de jaarrekening, worden aan de raad en het college aangeboden. Voor het oordeel van de accountant over de financiële rechtmatigheid bij de jaarrekeningcontrole is een normenkader nodig. Jaarlijks wordt dit kader, waarin de van toepassing zijnde wet- en regelgeving is opgenomen, geactualiseerd door het gemeentebestuur (conform art. 4.4 van de controleverordening). Met de vaststelling van het op 14 oktober 2025 ontvangen raadsvoorstel (RIS323444) heeft de raad het normen- en toetsingskader gegeven voor de accountantscontrole van de jaarrekening over 2025.

2.3.2

Werkwijze jaarrekeningonderzoek op hoofdlijnen

De Rekeningencommissie sluit in haar onderzoek aan op de door het college gehanteerde programmasturing, waarmee de presentatie van de verantwoording op vergelijkbare wijze plaatsvindt als de begroting. Het onderzoek richt zich op uiteenlopende aspecten van het gemeentelijk beheer, zoals als de kwaliteit van de (tussentijdse) verantwoording, de begrotingsbeheersing, financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid van de bedrijfsvoering, IT, privacy en integriteit. De werkwijze van de Rekeningencommissie inzake het onderzoek naar de jaarrekening kent de volgende stappen:

4

RIS325635

1.

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2025

Het college stuurt de jaarstukken naar de raad. Dit jaar zijn de jaarstukken niet op 30 april, maar op vrijdag 24 april 2026 naar de raad gestuurd.

2. In opdracht van de gemeenteraad voert de Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag op onafhankelijke wijze jaarlijks de wettelijke controle uit op de gemeentelijke jaarrekening (programmarekening), waarin ook de rechtmatigheidsverantwoording van het college is opgenomen. De Accountantsorganisatie controleert als externe accountant de getrouwheid van de jaarrekening en de daarin opgenomen baten, lasten en balansposities. De controleopdracht heeft als onderzoeksobject de programmarekening: hierin zijn de jaarrekening en het jaarverslag in één boekwerk samengebracht. Door de accountant wordt getoetst of de verantwoording in het jaarverslag overeenstemt met de verantwoording in de jaarrekening. Voorts wordt nagegaan of de verplichte paragrafen voldoen aan de vereisten. De delen van de programmarekening die gezamenlijk de jaarrekening vormen betreffen de balans met toelichting, de staat van baten en lasten met toelichting, de SiSa-bijlage, WNT-bijlage en de bijlagen voor de taakvelden. De accountant is verplicht om in de controleverklaring te rapporteren over fraude en continuïteit en vanaf het controlejaar 2025 is het college verplicht de controleverklaring op te nemen in de programmarekening. 3. De Accountantsorganisatie brengt verslag uit aan de raad van deze wettelijke controle in het accountantsverslag.

In de controleverordening gemeente Den Haag 2014, artikel 3d is vastgelegd dat in het verslag van bevindingen van de accountantscontrole in ieder geval aandacht wordt besteed aan bestuurlijk relevante indicatoren/kengetallen. De Accountantsorganisatie brengt over de verplichte BBV-kengetallen (netto schuldquote, netto schuldquote gecorrigeerd voor leningen, solvabiliteitsratio, structurele exploitatieruimte, grondexploitatie en belastingcapaciteit) verslag uit in het accountantsverslag. Over de resterende indicatoren brengt de Accountantsorganisatie separaat verslag uit overeenkomstig de onderzoeksaanpak van vorig jaar (GAD2024.99). 4. De Rekeningencommissie nodigt de gemeenteaccountant uit voor het geven van een toelichting op het accountantsverslag en het beantwoorden van vragen. 5.

Op basis van de uitkomsten van dit onderzoek bepaalt de commissie welke onderwerpen in aanmerking komen voor bespreking met (enkele) leden van het college. Vervolgens bevraagt de Rekeningencommissie in een volgende vergadering de uitgenodigde portefeuillehouders over de bestuurlijk meest relevante verbeterpunten in het beheer en de verantwoording. Collegeleden kunnen ambtelijk worden bijgestaan voor technische toelichtingen.

6. De bevindingen uit het jaarrekeningonderzoek worden vastgelegd in het rapport van de Rekeningencommissie. De bestuurlijke reacties en toezeggingen van de leden van het college op de bevindingen van de Rekeningencommissie worden opgenomen in het rapport, eventueel voorzien van een nawoord door de commissie. In het rapport geeft de commissie een advies aan de raad over de vaststelling van de jaarrekening. De voorzitter van de Rekeningencommissie licht het rapport aan de raad toe voorafgaand aan de vaststelling van de jaarrekening door de raad. 7.

Het college wordt gevraagd een reactie op het rapport van de Rekeningencommissie aan de raad uit te brengen met een puntsgewijze beantwoording van de daarin opgenomen vragen en wensen van de commissie, vóór vaststelling van de jaarrekening door de raad.

Om te voldoen aan wettelijke voorschriften dient de jaarrekening vóór 15 juli door de gemeenteraad te worden vastgesteld (artikel 200 Gemeentewet). Met het vaststellen van de jaarrekening door de raad wordt de leden van het college decharge verleend ten aanzien van het (financieel) beheer over het desbetreffende jaar, behoudens later in rechte gebleken onregelmatigheden. De jaarrekening zal naar verwachting door de gemeenteraad worden vastgesteld op 9 juli 2026.

5

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2025

3

RIS325635

Financieel beheer & verantwoording

De Rekeningencommissie heeft onderzoek gedaan naar de programmarekening 2025 van de gemeente Den Haag (RIS325176) en daarover in haar vergaderingen van 13 en 28 mei beraadslaagd. De commissie heeft de bevindingen uit de interimcontrole en de eindejaarscontrole in haar onderzoek betrokken, zoals deze zijn weergegeven in de board letter van de Accountantsorganisatie (RIS323713) en het accountantsverslag (RIS325166). In het kader van het onderzoek heeft de Rekeningencommissie twee wethouders uitgenodigd voor bevraging, te weten de wethouder Onderwijs, Jeugd, Sport & Dienstverlening, de heer Bredemeijer (RIS325483) en de wethouder Financiën, Cultuur & Economische ontwikkeling, mevrouw Bruines (RIS325484). In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de verbeterpunten voor achtereenvolgens het financieel beheer en de verantwoording. Over de belangrijkste verbeterpunten is door de Rekeningencommissie van gedachten gewisseld met portefeuillehouders. In de navolgende paragrafen en hoofdstukken komen onderwerpen aan de orde die zijn besproken met portefeuillehouders. De reacties van de portefeuillehouders hierop zijn in lichtblauwe kaders weergegeven in de hoofstukken 3, 5 en 6. Daarnaast heeft de Rekeningencommissie in de hoofdstukken 3 tot en met 9 overige bevindingen uit het afgelopen jaar puntsgewijs gebundeld, waarop de commissie een schriftelijke reactie van het college verwacht.

Deze vragen en opmerkingen zijn in oranje kaders weergegeven.

3.1

Kwaliteit van het financieel beheer

Sinds enkele jaren vraagt de Rekeningencommissie de aandacht van het college voor de verbetering van de interne beheersing. Gedurende de afgelopen jaren is geconstateerd dat de interne beheersing van de gemeente Den Haag ieder jaar was verbeterd ten opzichte van het voorgaande jaar. Ook dit jaar zijn weer meer resultaten zichtbaar van de geïntensiveerde aandacht voor de interne beheersing. In de board letter 2025 (RIS323713) is geconstateerd dat de voortgang redelijk voortvarend is, gezien de omvang van de gemeente en de complexiteit en onderlinge samenhang van processen. De Rekeningencommissie complimenteert het college met de gestage verbetering van de interne beheersing die in deze collegeperiode is gerealiseerd. In deze context heeft de Rekeningencommissie enkele bevindingen uit haar onderzoek naar de jaarrekening 2025 aan de wethouders Financiën en Dienstverlening voorgelegd.

3.1.1

Verbeterpunten interne beheersing

Het aantal specifieke uitkeringen dat de gemeente ontvangt om rijksbeleid uit te voeren is dit jaar toegenomen tot 67. Deze zogenoemde SiSa-regelingen dienen allemaal afzonderlijk door de accountant te worden gecontroleerd. De meeste dossiers worden inmiddels tijdig ter controle aangeleverd, maar de kwaliteit van een substantieel aantal daarvan is nog onvoldoende. Bij meer dan 30 regelingen bleken correcties nodig vanwege onjuistheden of inconsistenties. De Rekeningencommissie heeft de wethouder gevraagd de interne controle op specifieke uitkeringen te intensiveren zodat de SiSa-cijfers juist en volledig worden aangeleverd en de accountantscontrole niet onnodig wordt vertraagd. De Rekeningencommissie heeft gevraagd welke acties het college hiertoe neemt. Vorig jaar heeft de accountant aandacht gevraagd voor de aanwezigheid van prestatieverklaringen in de administratie. Ondanks de aandacht voor het maken van centrale afspraken daarover, blijkt ook dit jaar dat te veel prestatieverklaringen niet vlot in dossiers zijn te vinden. De Rekeningencommissie benadrukt dat het monitoren van de naleving van gemaakte afspraken essentieel is om daadwerkelijk een plan-do-check-act-cyclus te bereiken. De Rekeningencommissie vraagt het college erop te sturen dat prestatieverklaringen bij de volgende jaarrekeningcontrole in de administratie aanwezig zijn.

6

RIS325635

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2025

De jaarrekeningcontrole leverde een groot aantal bevindingen en correcties op in het fysiek domein. Het systeem voor de facturering van bouwleges functioneerde ook in 2025 nog niet naar behoren: de koppeling tussen de systemen voor aanvragen en facturen werkte niet. Daardoor kon een bedrag van bijna € 10 miljoen aan bouwleges niet tijdig worden gefactureerd. De Rekeningencommissie wil door het college worden geïnformeerd welke maatregelen zijn genomen om het technische probleem op te lossen en welke maatregelen het college heeft genomen om het financiële risico dat de gemeente loopt als gevolg van deze automatiseringsproblemen te ondervangen. Uit de jaarrekeningcontrole kwam ook naar voren dat voor afzonderlijke grondexploitaties geen eenduidige systematiek wordt gehanteerd voor het inschatten van financiële risico’s of het begroten van plankosten. De Rekeningencommissie vraagt het college dit te uniformeren, zodat de risico’s voor de raad beter te wegen en met elkaar te vergelijken zijn. Veel van de administratieve tekortkomingen waren terug te voeren op het vertrek van ervaren medewerkers. Dit is ook binnen het sociaal domein geconstateerd. De Rekeningencommissie heeft gevraagd hoe de kennisoverdracht bij personeelswisselingen gemeentebreed is geborgd, met bijzondere aandacht voor beheersingsaspecten.

De Rekeningencommissie heeft de wethouder als systeemverantwoordelijke voor het financieel beheer gevraagd te borgen en erop toe te zien dat de aandacht voor de interne beheersing binnen het fysiek domein niet verslapt en dat specifiek bij personeelswisselingen de kennisoverdracht wordt geborgd. De wethouder Financiën Cultuur & Economische ontwikkeling: De SiSa-controle is één van de meest intensieve onderdelen van de jaarrekeningcontrole. Tussen gemeenten en het rijk worden afspraken gemaakt om het aantal SiSa-regelingen te verminderen. In ieder geval een deel van de SiSa’s komt uiteindelijk in het gemeentefonds terecht. Het blijft echter een complexe administratie en daardoor kwetsbaar. De wethouder bevestigt dat bij 30 van de 67 SiSaregelingen correcties nodig waren en vindt dat te veel. Een jaar of twee geleden is begonnen met verbeteringen. Er wordt nu gewerkt met een standaard format waarin een stappenplan is opgenomen. Ook zijn werkafspraken gemaakt over de aanpak. In goed overleg met de accountant is gekeken hoe het verder kon worden aangescherpt, naar aanleiding van de bevinding van vorig jaar met betrekking tot overlopende posten op de balans. In het accountantsverslag is gemeld dat genoemde verbeteringen effect hebben. Gezien het grote aantal benodigde correcties vindt de wethouder dat het werk nog niet af is.

Daarom wil ze doorgaan op de lijn die is ingezet en samen met de accountant kijken waar nog aanscherpingen kunnen worden gedaan waarvan verwacht mag worden dat ze een duidelijk effect zullen hebben. Ook de bevindingen van dit jaar zullen daarbij als input worden genomen. Verder wordt gekeken naar het effect van de verbeteringen die vorig jaar zijn doorgevoerd. Tot slot wordt ook gekeken hoe de interne controle (het vierogenprincipe) kan worden versterkt. Deze controles worden gedaan voordat het dossier aan de accountant wordt overhandigd. Een prestatieverklaring is een instrument om vast te stellen of een factuur terecht betaald wordt. Daarbij wordt verwacht dat onderbouwende bewijsstukken aan het dossier worden toegevoegd, hetgeen niet consistent blijkt te gebeuren. Prestatieverklaringen moeten dan door de Accountantsorganisatie alsnog worden opgevraagd. Het belang van het opnemen van onderbouwende bewijsstukken bij prestatieverklaringen in dossiers wil de wethouder meer onder de aandacht brengen. Dat betekent dat er periodiek steekproeven worden gehouden om dit te controleren. Die controles moeten grotendeels handmatig worden uitgevoerd en zijn daarom tijdrovend. Het college onderzoekt of dit sneller kan met automatisering.

Desgevraagd bevestigt de wethouder dat ook wordt bekeken of met behulp van dashboards de monitoring kan worden verbeterd en de bewustwording binnen de organisatie kan worden verhoogd. Met betrekking tot de problemen met het systeem voor de facturering van de bouwleges laat de wethouder weten dat ten opzichte van vorig jaar de situatie al is verbeterd. Omdat de verder te nemen stappen nogal technisch van aard zijn zegt de wethouder toe deze schriftelijk nader uiteen te zetten. Voor grondexploitaties wordt een nieuwe applicatie geïmplementeerd, waarbij de nadruk ligt op uniformering. Hierdoor wordt de overdracht en vervanging van werkzaamheden bevorderd. Het zal ook helpen om te komen tot een meer eenduidige systematiek voor het bepalen van de risico’s bij grondexploitaties. Daarnaast worden meer maatregelen genomen om de werkwijze te uniformeren. De wethouder zegt toe deze schriftelijk nader toe te lichten en daarbij ook aan te geven wanneer met het nieuwe systeem gewerkt gaat worden.

7

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2025

RIS325635

De overdracht van kennis over de verantwoording van grondexploitaties in het geval van personeelsverloop heeft mede betrekking op het personeelsbeleid. Dit onderwerp staat hoog op de agenda van de ambtelijke top. Kennisoverdracht is in de gehele organisatie een punt van aandacht. Binnen de organisatie wordt gewerkt aan procesbeschrijvingen en protocollen, in het bijzonder voor de financiële administratie. Daarnaast is aandacht nodig van leidinggevenden voor kennisoverdracht. Op functieniveau wordt actief gewerkt met overdrachtsdossiers en wordt zoveel mogelijk gestreefd naar een ‘warme’ overdracht. Ook wordt daar waar mogelijk vermeden dat specifieke kennis slecht bij één persoon aanwezig is. Desondanks is verlies van kennis bij het vertrek van ervaren medewerkers nooit helemaal te voorkomen. In grote lijnen is verbetering zichtbaar in de interne beheersing bij de onderzochte financiële processen. Toch zijn bij de tussentijdse controle van 2025 ook nieuwe bevindingen naar voren gekomen. Dit betreft vooral risicovolle onderdelen waar verbetering noodzakelijk of gewenst is. Onderstaande bevinding heeft een hoge prioriteit. ▪

Ontbreken van functiescheiding sociaal domein: bij het verwerken van betaalbestanden bestaat door het ontbreken van functiescheiding het risico dat betaalbestanden of controlegetallen worden aangepast, zonder dat dit direct wordt opgemerkt. De Rekeningencommissie vraagt het college direct actie te ondernemen om het risico te beperken.

3.1.2

Verantwoordelijkheden en regie binnen de administratieve organisatie

In de vorige raadsperiode heeft de Rekeningencommissie constructieve gesprekken gevoerd met het college over de bestuurlijke verantwoordelijkheidsverdeling, bijvoorbeeld ten aanzien van het beheer van grondexploitaties of naar aanleiding van de rechtmatigheidsverantwoording. Voor wat betreft de ambtelijke verantwoordelijkheidsverdeling constateerde de accountant vorig jaar bij de jaarrekeningcontrole 2024 dat in de verhouding tussen de dienst Bedrijfsvoering en de overige diensten de desbetreffende actoren niet altijd gelijkluidende opvattingen hadden over het eigenaarschap van verantwoordelijkheden. Voorbeelden hiervan waren het contractbeheer, Europese aanbestedingen en het beheer van bestemmingsreserves. De Rekeningencommissie constateert ook dit jaar dat de toewijzing van verantwoordelijkheden en het toezicht en de sturing op naleving ervan nog steeds een actueel thema is, bijvoorbeeld bij het aanleveren van gegevens voor balansposten voor de jaarrekeningcontrole waarvoor meerdere gemeentelijke diensten verantwoordelijk zijn. Hier lijkt centrale regie te ontbreken, waardoor de accountant de informatie vaak onvolledig, inconsistent of gefragmenteerd ontvangt. Daardoor liep de accountantscontrole uit en waren extra correcties nodig.

De Rekeningencommissie wil daarom dat de verantwoordelijkheid voor balansposten waar meerdere diensten bij zijn betrokken expliciet op één plek wordt belegd. De wethouder Financiën Cultuur & Economische ontwikkeling: De wethouder geeft aan dat de verantwoordelijkheid voor de aanlevering van controle-informatie aan de accountant sinds enige tijd via één kanaal gebeurt. Als verschillende diensten betrokken zijn komt balansinformatie uit de administraties van verschillende diensten. De uitvraag van de op te leveren informatie is eenduidig, maar de vorm waarin dat moet worden opgeleverd is dat niet. Vanuit verschillende organisatieonderdelen wordt voor een format gekozen dat zij het meest passend vinden. In de praktijk betekent het dat vanuit het perspectief van de accountant dezelfde vraag op verschillende manieren wordt beantwoord. Om te komen tot een meer centrale regie wil de wethouder samen met de accountant kijken of aan de voorkant een format gevonden kan worden waarin die verschillende informatie toch op een zo eenduidig mogelijke manier wordt aangeleverd en daarmee ook consistent en herkenbaar is voor de accountant. Dit zal stapsgewijs over meerdere jaren moeten worden ingevoerd.

Desgevraagd zegt de wethouder toe schriftelijk nader toe te lichten welke maatregelen in bredere zin worden genomen om ervoor te zorgen dat bij projecten, waar vanuit meerdere organisatieonderdelen aan gewerkt wordt, de administratie tussentijds wordt bijgehouden, zodat meer werk voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole is voorbereid en deze vlotter kan verlopen. Afgezien daarvan zou zij graag op een ander moment gezamenlijk bekijken hoe meer opgavegericht gewerkt kan worden.

8

RIS325635

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2025

Nawoord: Met betrekking tot de balansposten waarvoor meerdere gemeentelijke diensten verantwoordelijk zijn is de Rekeningencommissie van mening dat verantwoordelijkheid voor het opstellen daarvan bij de gemeentelijke organisatie ligt en niet bij de accountant. Om onnodige vertraging en correcties tijdens de controle te voorkómen wil de Rekeningencommissie dat de verantwoordelijkheid expliciet op één plek wordt belegd.

3.1.3

Beheer van reisdocumenten en kasgelden

Enkele jaren geleden is de gemeente Den Haag geconfronteerd met ernstige fraude bij de uitgifte van paspoorten die pijnlijke gevolgen heeft gehad voor de reputatie van de gemeente. De uitgifte van reisdocumenten is een kritisch bedrijfsproces van de gemeente dat interessant is voor de georganiseerde misdaad en daarom een belangrijk aandachtspunt blijft voor de Rekeningencommissie. Vorig jaar kwam uit het onderzoek naar de jaarrekening 2024 dat de vernietiging van reisdocumenten in de praktijk niet altijd door ten minste twee medewerkers wordt uitgevoerd. Bij aanvullende controles over de periode oktober 2025 tot februari 2026 bleek eveneens dat reisdocumenten niet altijd met twee personen waren vernietigd. Daarnaast werden in 2025 verschillen geconstateerd in de aansluiting tussen uitgegeven reisdocumenten en de financiële administratie. Ook werden nietherleidbare financiële correcties aangetroffen. Hoewel de accountant geen aanwijzingen heeft van fraude, constateert zij dat de aansluiting tussen de verschillende registraties van reisdocumenten nog niet structureel is geborgd en daarmee foutgevoelig is. De Rekeningencommissie heeft de wethouder gevraagd hoe het college het proces wil verbeteren en wat daarvoor het tijdpad is. De accountant heeft op verschillende plekken in de organisatie onvolkomenheden of kwetsbaarheden bij kascontroles geconstateerd.

De Rekeningencommissie heeft de wethouder gevraagd nader te duiden of hier sprake is van een tekortschietende inrichting van de administratieve organisatie, dan wel of dit wordt veroorzaakt omdat protocollen niet worden nageleefd. De wethouder Onderwijs, Jeugd, Sport & Dienstverlening: De wethouder licht toe dat de gemeente zich bij de vernietiging van paspoorten aan wettelijke voorschriften houdt. De gemeente Den Haag heeft zelf uitgebreidere werkinstructies die verder gaan dan wat wettelijk vereist is. Oude paspoorten die worden ingeleverd worden meteen bij inlevering onbruikbaar gemaakt door er gaten in te ponsen. Vervolgens worden de onbruikbaar gemaakte paspoorten vernietigd. De aanbeveling van de accountant heeft betrekking op hoe en wanneer deze vernietiging plaatsvindt. Op piekmomenten, als veel reisdocumenten worden uitgegeven en oude onbruikbaar worden gemaakt, kan het strikt vasthouden aan het 4-ogenprincipe ertoe leiden dat vernietiging te lang op zich laat wachten. Het college vindt het veiliger om op piekmomenten de ingeleverde reisdocumenten snel te vernietigen, zoals de wet ook vraagt, ook als daarbij niet altijd aan het 4-ogenprincipe wordt voldaan. Inmiddels is de gemeente in staat met de personele bezetting flexibel in te spelen op piekmomenten.

De wethouder wil de bestaande veiligheidsnorm niet verlagen door het 4-ogenprincipe te schrappen in de werkinstructies. De wethouder zegt toe in de werkinstructies te expliciteren hoe medewerkers dienen te handelen al naar gelang de specifieke omstandigheden. Voor wat betreft de kascontroles licht de wethouder toe dat kasregistraties in Excel worden bijgehouden. Bij kascontroles bleek niet altijd een ondertekend fysiek document hiervan beschikbaar. Het proces wordt aangepast om ervoor te zorgen dat dit in de toekomst wel het geval is.

Nawoord: De Rekeningencommissie vraagt de wethouder bij het aanscherpen van de werkinstructies te zorgen voor duidelijke instructies en processen die aansluiten bij de praktijk én controleerbaar zijn. De commissie wil op de hoogte worden gehouden over de implementatie daarvan.

9

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2025

3.2

RIS325635

Kwaliteit van de jaarverslaggeving 2025 3.2.1

Oordeel van de accountant

De bevindingen die voortkomen uit de accountantscontrole van de jaarrekening 2025 (RIS325176) zijn vastgelegd in het accountantsverslag (RIS325166) van de gemeenteaccountant. De producten die de Accountantsorganisatie jaarlijks oplevert zijn de board letter naar aanleiding van de interim-controle, de controleverklaring bij de jaarrekening en het accountantsverslag over de controle van de jaarrekening. De accountant heeft een goedkeurende controleverklaring verstrekt voor de getrouwheid van de jaarrekening 2025 (RIS325176) en voor de rechtmatigheid van de SiSa-verantwoording. Dit onafhankelijke oordeel betekent dat de financiële verantwoording (positie, vermogen en resultaat) per balansdatum door het college een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid. De accountant toetst de grondslagen voor de financiële verantwoording (aanvaardbaarheid) en er wordt nagegaan of de verantwoording in het jaarverslag niet strijdig is met de cijfers in de jaarrekening. Sinds 2023 verantwoordt het college zelf of de financiële beheershandelingen van het college in overeenstemming waren met wet- en regelgeving. De accountant controleert vervolgens de getrouwheid van deze rechtmatigheidsverantwoording (zie daarvoor paragraaf 5.1).

3.2.2

Indicatoren in begroting en verantwoording

De gemeente Den Haag gebruikt indicatoren als middel om te kunnen sturen op beleidsdoelstellingen. Indicatoren geven ontwikkelingen binnen een programma of beleidsveld in cijfers weer. De indicatoren zijn ingedeeld in topindicatoren, prestatie-indicatoren, effectindicatoren, kengetallen en Rijksindicatoren. De Rijksindicatoren zijn verplichte indicatoren om vergelijking tussen gemeenten mogelijk te maken. De overige indicatoren worden door de gemeente zelf vastgesteld. Het aantal indicatoren kan per programma nogal verschillen. - Prestatie-indicatoren laten de directe voortgang van gemeentelijk beleid zien. - Effectindicatoren geven de effecten van gemeentelijk beleid in de samenleving weer. - Kengetallen betreffen een maatschappelijke ontwikkeling waarop de gemeente Den Haag geen directe invloed kan uitoefenen door middel van beleid, maar die wel relevant zijn voor dat beleid. - Topindicatoren geven informatie over de ontwikkelingen in de output of effecten van een programma of product. - Rijksindicatoren zijn indicatoren die verplicht zijn gesteld door het Rijk (ook wel beleidsindicatoren) om de vergelijkbaarheid van gemeenten te vergroten. Aanvullend op de reguliere accountantscontrole onderzoekt de Accountantsorganisatie jaarlijks de aansluiting van indicatoren met de brongegevens, zoals opgenomen in de controleverordening (artikel 3).

Het onderzoek naar indicatoren wordt verdeeld over drie onderzoeksjaren. Daarbij wordt onderzocht of de begrote waarde in de programmarekening correct is overgenomen uit de begroting. Ook wordt gekeken of de realisatiecijfers over het voorgaande jaar zoals die in de programmarekening staan, overeenstemmen met die in de oorspronkelijke verantwoording (de programmarekening van het jaar ervoor). De Rekeningencommissie heeft op 21 mei 2026 van de Accountantsorganisatie een verslag van bevindingen ontvangen over het onderzoek naar de aansluiting van de indicatoren met de brongegevens (RIS325446). Ook dit jaar blijkt dat bij een substantieel deel van de onderzochte indicatoren de bron foutgevoelig of niet eenduidig is, bijvoorbeeld een Excel-bestand waarop veel bewerkingen worden gedaan. De Rekeningencommissie heeft de wethouder daarom opnieuw gevraagd om alternatieven hiervoor te onderzoeken om te voorkómen dat indicatoren met manipuleerbare bronnen gebruikt blijven worden. In zes gevallen komt de bronwaarde niet overeen met de waarde die in de programmarekening is verantwoord. Ook komt het voor dat van een verantwoorde indicator geen bron beschikbaar blijkt te zijn. Tenslotte worden afwijkingen van meer dan 10% in 14 gevallen niet toegelicht, terwijl dit wel zou moeten.

De Rekeningencommissie heeft het college in voorgaande jaren herhaaldelijk gevraagd de betrouwbaarheid van indicatoren en de volledigheid van de informatie daarover in de jaarrekening te 10

RIS325635

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2025

verbeteren. De Rekeningencommissie heeft de wethouder gevraagd hoe dit bij de volgende jaarrekening wordt bewerkstelligd. De wethouder Financiën Cultuur & Economische ontwikkeling: De wethouder deelt de mening van de Rekeningencommissie dat indicatoren op enkele aspecten verbetering behoeven. Er zijn nu meerdere indicatoren waarvan onvoldoende duidelijk is of ze beantwoorden aan het gestelde doel en wellicht zijn aanvullend nog indicatoren gewenst die nu ontbreken. Het college wil hier samen met de raad naar kijken, aangezien de raad bepalend is als het gaat om indicatoren. De wethouder is bereid om een voorstel voor te bereiden om het aantal indicatoren met een foutgevoelige bron zoveel mogelijk te verminderen en wacht een verzoek van de raad daartoe af. Voorts zegt ze toe scherper te zullen controleren of de waarde van een indicator in de verantwoording aansluit bij de bronwaarde. Helaas komt het ook voor dat de bron te laat beschikbaar is om meegenomen te kunnen worden in de verantwoording, waardoor de verantwoorde waarde niet actueel is. Bij twee programma’s zijn afwijkingen van meer dan 10% niet toegelicht. Bij het onderdeel Veiligheid gaat het om indicatoren die betrekking hebben op het gevoel van veiligheid bij inwoners. Men vond dit lastig toe te lichten omdat het over gevoel gaat. Het grootste deel van de niet-toegelichte afwijkingen betreft programma 13.

Deze hadden wel toegelicht kunnen worden. Het college wil hier bij de volgende programmarekening scherper op letten. De Rekeningencommissie doet de suggestie om het in ieder geval expliciet bij een indicator te vermelden als het lastig is om afwijkingen toe te lichten. Het college wordt gevraagd meer aandacht te besteden aan een accurate verantwoording van indicatoren. De Rekeningencommissie beveelt de raad aan om na de coalitievorming gezamenlijk met het college in overleg te treden over herziening en verbetering van de bestaande indicatoren, bijvoorbeeld in een werkbespreking met de commissie Bestuur of in een duale werkgroep.

3.2.3

Tijdigheid van tussentijdse informatievoorziening

In voorgaande jaren zijn tussen raad en college enkele afspraken gemaakt ten aanzien van tussentijdse voortgangsrapportages voor specifieke onderwerpen. Sommige van deze rapportages hebben een permanent karakter, zoals de jaarrapportage Verbonden Partijen en de halfjaarlijkse rapportage over de beheersing van grote projecten (GRIP); andere zijn voor bepaalde tijd, bijvoorbeeld vanwege een transitie of een groot project zoals thans het programma Modernisering Bedrijfsvoeringssystemen (MBS). De verschillende periodieke rapportages beogen de raad actuele voortgangsinformatie te bieden aan de hand van de sturingsinformatie van het college, zodat voorkómen wordt dat de raad voor voldongen feiten wordt gesteld. Essentieel is uiteraard dat deze rapportages zo actueel mogelijk zijn. In 2024 is daarom door de Rekeningencommissie benadrukt dat vertraagde ontvangst van deze voortgangsrapportages met zich meebrengt dat de meerwaarde ervan afneemt (RIS319009, par. 4.8). Het college heeft toegezegd voor actuele rapportages te zorgen (RIS319009, par. 3.2.3). Helaas werd de GRIP-rapportage over het tweede kwartaal van 2025 (RIS323942) pas op 2 december 2025 ontvangen. De Rekeningencommissie heeft het college per brief laten weten dit te betreuren, temeer omdat ambtelijk veel energie is gestoken in de verbetering van de GRIP-rapportage (RIS324292).

Ook de te wijzigen verordening Financieel beheer & beleid werd pas laat aangeleverd door het college. De daarin aan te passen verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording kon daarom niet meer door de Rekeningencommissie worden behandeld voorafgaand aan de vaststelling ervan in de raadsvergadering Voorts is een brief aan het college gestuurd met enkele vragen over termijnen van verschillende onderzoeken (RIS323489). Hierop is een reactie van het college ontvangen (RIS323733).

11

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2025

3.2.4

RIS325635

Tussentijdse informatievoorziening: Najaarsnota 2025

Gedurende het jaar werd de raad tweemaal door het college geïnformeerd over de voortgang van de begrotingsuitvoering via de 4- en 8-maandsrapportages en het onderzoek van de Accountantsorganisatie daarnaar. Deze rapportages leken niet de toegevoegde waarde te bieden die beoogd was, ook al omdat sinds de introductie ervan slechts bij uitzondering beide rapportages jaarlijks zijn uitgebracht. Vorig jaar heeft de Rekeningencommissie laten weten behoefte te hebben aan een evaluatie van de 4- en 8-maandsrapportages. Voor de Rekeningencommissie is primair van belang dat de inrichting van de tussentijdse informatievoorziening inzicht geeft in de uitputting van de middelen, het realistisch begroten zoveel mogelijk stimuleert en dat de informatie zo actueel mogelijk is. Daarbij moet voor de raad duidelijk zijn met welk doel de stukken worden opgesteld en dient de behandeling ervan op vaste momenten in het vergaderschema te worden opgenomen, zoals dat ook bij de begroting en de jaarrekening gebeurt. Het is wenselijk deze rapportage(s) separaat van de voorjaarsnota en de begroting te behandelen. Eerder heeft het college laten weten de planning & controlcyclus (waaronder de tussentijdse informatievoorziening) transparanter te willen maken (zie de contourenbrief actualisatie financieel beleid, RIS314462 en RIS318378).

In 2024 heeft het college voorgesteld voortaan aan het eind van het jaar een extra begrotingsbijstelling te doen om begrotingsonrechtmatigheden te voorkomen. Hierover heeft de wethouder Financiën de commissie Bestuur op 28 augustus 2024 geïnformeerd bij de behandeling van de voortgang van de verdere uitwerking van de actualisatie van het financieel beleid. De raad heeft op 27 november 2024 een voorstel ontvangen voor een slotwijziging van de begroting in de vorm van een Najaarsnota (RIS320614). Het college heeft eind 2025 voor het eerst een najaarsnota naar de raad gestuurd (RIS323974). Eind 2024 was al aanvullend op de achtmaandsrapportage een slotwijziging opgesteld om de begroting aan te passen en daarmee onrechtmatigheden bij de programmarekening te voorkomen. In de nieuwe najaarsnota worden de achtmaandsrapportage en de slotwijziging samengebracht. De nadruk ligt hierbij op technische begrotingswijzigingen ten behoeve van de begrotingsrechtmatigheid. De najaarsnota wordt daarmee niet primair als sturingsinstrument ingezet. ▪

Samenhang tussen voorjaarsnota en najaarsnota: de Rekeningencommissie vraagt aandacht voor de samenhang tussen voorjaarsnota en najaarsnota en de sturing die naar aanleiding daarvan plaatsvindt. Financiële knelpunten die bij de voorjaarsnota worden geïdentificeerd zouden bij de bijstelling van de begroting in de tweede helft van het jaar moeten worden opgelost. Deze begrotingswijzigingen beïnvloeden vervolgens de prognose in de najaarsnota. De Rekeningencommissie vindt het belangrijk dat de planning & controlcyclus eraan bijdraagt dat ramingen zo realistisch mogelijk zijn. Om hier meer grip op te krijgen is het college vorig jaar gevraagd een analyse te maken van significante afwijkingen van de begroting. De commissie vraagt het college deze analyse opnieuw uit te voeren om te zien of hierin patronen te herkennen zijn, bijvoorbeeld met betrekking tot onderbestedingen. Het college wordt gevraagd daarbij ook te kijken naar de mogelijke inzet van de voorjaarsnota en najaarsnota als sturingsinstrumenten.

3.2.5

Tussentijdse informatievoorziening: board letter

Van de gemeenteaccountant is op 27 november 2025 de board letter 2025 (RIS323713) ontvangen. Op 3 december 2025 heeft het college zijn reactie hierop naar de Rekeningencommissie gestuurd (RIS323995). De board letter bevat de belangrijkste bevindingen uit de tussentijdse controle en geeft een beeld van de kwaliteit van de interne beheersing. Het doel van deze rapportage is het tijdig inzicht geven in risico's, verbeterpunten en ontwikkelingen die van invloed zijn op de jaarrekeningcontrole. Het is voor zowel college als raad een sturingsinstrument. Het laat zien waar de organisatie sterker wordt, maar ook waar kwetsbaarheden blijven bestaan. De tussentijdse controle richt zich op processen, terwijl de jaarrekeningcontrole zich richt op de cijfers. Samen geeft dit een beeld van de financiële beheersing. Het college heeft de afgelopen vier jaar vooruitgang geboekt in de interne beheersing. De spelregels zijn aangescherpt met de contourenbrief en de nieuwe financiële verordening 2025. Deze kaders geven 12

RIS325635

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2025

de organisatie meer richting en grip op de financiën. Bij 6 van de 15 onderzochte processen zijn verbeteringen zichtbaar, zoals bij subsidies en betalingen. Ook bij IT is vooruitgang waarneembaar. Dit jaar zijn acht financiële applicaties beoordeeld die relevant zijn voor de jaarrekeningcontrole. Eerder gerapporteerde bevindingen met betrekking tot deze applicaties worden actief opgevolgd. De processen voor autorisatiebeheer, wijzigingsbeheer en leveranciersbeheer zijn versterkt. Daarnaast is een groot deel van de openstaande bevindingen uit voorgaande accountantsrapporten afgewikkeld. Van de 66 bevindingen uit eerdere jaren zijn er 37 opgelost of door het college als aanvaardbaar risico aangemerkt. Dat is een duidelijke verbetering ten opzichte van de voorgaande controlejaren. Maar er ligt ook werk: 29 bevindingen staan nog open. Deze openstaande bevindingen raken verschillende domeinen, zoals bedrijfsvoering, sociaal domein, fysiek domein en ook IT. Het oplossen van deze bevindingen is belangrijk om de financiële processen verder te versterken en de risico's te verkleinen. De organisatie boekt dus vooruitgang, maar op een aantal punten zijn nog echt stappen nodig. Vier thema's blijven aandacht vragen. 1. Tussentijds inzicht in de rechtmatigheid: het college legt jaarlijks rechtmatigheidsverantwoording af.

Beter tussentijds inzicht gedurende het jaar helpt om sneller bij te sturen en voorkomt verrassingen in de laatste fase. Dit vraagt om consistente monitoring binnen de diensten. 2. Functiescheiding en zichtbare interne controles: in meerdere processen ontbreekt voldoende functiescheiding. Soms worden controles wel uitgevoerd, maar niet adequaat vastgelegd. 3. Aansluiting omgevingsvergunningen: voor omgevingsvergunningen is nog geen automatische aansluiting tussen het landelijke en gemeentelijke systeem gerealiseerd. Vorig jaar heeft dit geleid tot een onzekerheid in het oordeel van de accountant. 4. Tijdige verantwoording van Wmo en jeugdzorg: de gecontroleerde productieverantwoordingen voor Wmo en jeugdzorg moeten uiterlijk 1 april beschikbaar zijn. Dat is cruciaal voor de jaarrekeningcontrole. Ook bij deze taken was vorig jaar sprake van onzekerheid in het oordeel van de accountant. ▪

Verantwoording van inkoop en jeugdzorg: vorig jaar heeft de wethouder tijdens het onderzoek naar de jaarrekening 2024 bevestigd te zorgen voor waarborgen voor een tijdige verantwoording door de samenwerkingsverbanden aan de gemeente voor de geleverde zorg (RIS322684, par 3.2.4). Dit jaar heeft de accountant erop gewezen dat als gevolg van het verhogen van de verantwoordingsgrens van € 125.00 naar € 200.000 de zekerheid over de juistheid van de geleverde Wmo- en jeugdzorg is verminderd. De totale onzekerheid over 2025 bedroeg € 8,7 miljoen. Daarnaast is een fout geconstateerd van € 3,8 miljoen. Gezien de grote financiële risico’s in het sociaal domein vraagt de Rekeningencommissie blijvend aandacht van het college voor de beheersing daarvan én voor een toereikende verantwoording over de besteding van de middelen.

3.2.6

Grondexploitaties en grote projecten

De verantwoording over grondexploitaties en grote projecten is sinds 2020 een belangrijk aandachtspunt voor de Rekeningencommissie. Hierop wordt in hoofdstuk 4 nader ingegaan.

13

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2025

4

RIS325635

Grondexploitaties en grote projecten

Voor het voeren van grondbeleid heeft de gemeente de keuze uit drie instrumenten: actief grondbeleid door middel van eigen grondexploitaties, faciliterend grondbeleid en samenwerking in de vorm van verbonden partijen. Deze staan in paragraaf 3.8 van de jaarrekening beschreven (paragraaf Grondbeleid). Voor actief grondbeleid dient de gemeente zelf eigenaar van de grond te zijn of te worden. Bij faciliterend grondbeleid faciliteert de gemeente particuliere ontwikkelingsinitiatieven. De derde mogelijkheid is dat de gemeente in een publiek-private samenwerking binnen een verbonden partij met private partijen afspraken maakt over risico’s en de regievoering. Een grondexploitatie is een begroting die wordt opgesteld om grondkosten en grondopbrengsten van een ruimtelijk ontwikkelingsplan in beeld te brengen. Aan de kostenkant staan de aankoop van grond, het bouwrijp maken ervan, het inrichten van de openbare ruimte en kosten voor het maken van het plan en de begeleiding van de uitvoering ervan. Aan de opbrengstenkant staan de verkoop van bouwrijpe grond en alle eventuele subsidies en bijdragen. Bij lopende grondexploitaties gaat het zowel om gerealiseerde baten en lasten als om toekomstige baten en lasten. De doorlooptijd bedraagt meerdere jaren, soms zelfs meer dan 10 jaar.

Omdat het over toekomstige informatie gaat is sprake van prognoses waarvoor te hanteren parameters zijn gedefinieerd. Gedurende de looptijd kunnen marktomstandigheden of het beleid van de gemeente wijzigen, hetgeen van invloed kan zijn op de prognoses. Grote projecten onderscheiden zich door de omvang van het budget, de complexiteit, het ambitieniveau en de duur van de realisatie: vaak beslaan ze meer dan een raadsperiode. Een groot project is meestal fysiek van aard, zoals woningbouw of een gebiedstransformatie, een vervoersverbinding of een multifunctioneel gebouw, maar het kan ook een interne reorganisatie zijn, de implementatie van nieuwe technologie of een wettelijke transitie.

4.1

Geen vroegtijdiger actualisatie van grondexploitatie Dreven, Gaarden & Zichten

In 2023 is voor het onderzoek van de voorbereidingscommissie raadsonderzoek Dreven, Gaarden & Zichten (RIS313614) de desbetreffende grondexploitatie al lopende het kalenderjaar geactualiseerd, waardoor ook de accountantscontrole hierop al voor het einde van het jaar kon plaatsvinden. Om de jaarrekeningcontrole te stroomlijnen heeft de Rekeningencommissie het college tijdens het onderzoek naar de jaarrekening 2023 gevraagd voortaan daar waar mogelijk de accountant in de gelegenheid te stellen grondexploitaties al gedurende het lopende jaar te controleren, door omvangrijke grondexploitaties vóór het einde van het kalenderjaar te actualiseren. Tijdens een eerdere jaarrekeningcontrole was namelijk gebleken dat correcties in grondexploitaties moesten worden doorgevoerd, wat een behoorlijke extra druk op het verantwoordings- en controleproces betekende. Het college heeft positief gereageerd op het verzoek van de Rekeningencommissie om grondexploitaties eerder te actualiseren (RIS319009, par. 4.5, resp. RIS319370, pag. 7). Omdat desondanks in 2024 geen eerdere actualisatie van grondexploitaties had plaatsgevonden, heeft de Rekeningencommissie haar verzoek bij het onderzoek naar de jaarrekening 2024 herhaald (RIS322684, par. 4.2).

Vroegtijdiger actualisatie van de grondexploitatie Dreven, Gaarden & Zichten was dit jaar eveneens gewenst vanwege het onderzoek dat de raadsrapporteurs naar deze grondexploitatie wilden uitvoeren. Daarom heeft de Rekeningencommissie het college gevraagd te bevestigen dat deze actualisatie tijdig beschikbaar zou zijn. Het college heeft in zijn brief van 2 december 2025 (RIS324006) laten weten dat deze actualisatie pas na jaareinde zal worden opgepakt. De Rekeningencommissie heeft de raadsrapporteurs hierover per brief geïnformeerd (RIS324291).

14

RIS325635

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2025

Nawoord: De Rekeningencommissie vraagt het college opnieuw om werk te maken van een vroegtijdiger actualisatie van grondexploitaties en wil vernemen welke stappen het college neemt om dit te bewerkstelligen.

4.2

Onderzoek grote projecten: hebben we grip op de kosten?

De Rekeningencommissie heeft op 12 juli 2022 een brief naar de wethouder Stadsontwikkeling gestuurd (RIS312864). Daarin is gevraagd te inventariseren in hoeverre bij fysieke projecten gedurende de afgelopen jaren sprake was van begrotingsoverschrijdingen. Op 4 juli 2023 is van het college een brief met de resultaten, conclusies en aanbevelingen uit dit onderzoek ontvangen (RIS316009). Uit het overzicht blijkt dat zich bij grote projecten geen structurele overschrijdingen ten opzichte van de opeenvolgende begrotingen voordoen. Wel blijkt uit het onderzoek dat projecten door begrotingswijzigingen niet zelden duurder worden dan aanvankelijk de bedoeling was. Dit roept bij de Rekeningencommissie de vraag op in hoeverre het gemeentebestuur voldoende in control is bij de start van deze projecten. De Rekeningencommissie heeft de Accountantsorganisatie gevraagd om voor deze projecten te onderzoeken wat de aard is van de begrotingswijzigingen en de oorzaken ervan te duiden (bijvoorbeeld vertragingen door externe factoren of extra wensen vanuit de raad).