RIS325025 Bijlage Verkenning Regeldruk Gemeente Den Haag Eindrapport

Verkenning Regeldruk Gemeente Den Haag Eindrapport

Verkenning Regeldruk Gemeente Den Haag Eindrapport

Sira Consulting 8 december 2025

Auteurs Carolien Klein Haarhuis Stefan Prij

Sira Consulting B.V. is inhoudelijk verantwoordelijk voor deze rapportage. De in deze rapportage opgenomen teksten en onderzoeksresultaten mogen uitsluitend worden gebruikt als toelichting of ondersteuning in artikelen, scripties en boeken mits de bron duidelijk wordt vermeld. Sira Consulting B.V. aanvaardt geen aansprakelijkheid voor drukfouten en/of andere onvolkomenheden. BTW2NR NL 8109.155.46.B01

BIC RABONL2U

IBAN NL25 RABO 0103 2903 46

KVK 30182559

Inhoud 1

Inleiding en aanpak

4

1.1 1.2 1.3

Achtergrond Aanpak op hoofdlijnen Leeswijzer

4 4 7

2

Producten per MKB-sector

8

2.1 2.2 2.3

Evenementen Horeca Markten

8 11 12

3

Reductievoorstellen

14

3.1 3.2 3.3

Evenementen Horeca Markten

14 14 14

4

Oplossen knelpunten

16

4.1 4.2 4.3 4.4

Evenementen Horeca Markten Sector-overstijgend

16 17 18 19

5

Conclusies en adviezen

21

5.1 5.2

Conclusies Adviezen

21 22

Bijlage I Factsheets per product

25

I.I I.II I.III I.IV I.V I.VI

25 28 29 30 33 35

Evenementen Vergunning gebruik openbare weg Vergunning Incidentele Private Markt (IPM) Horeca: Bijschrijven leidinggevende Alcoholwetvergunning Horeca: Terrasvergunning Markten: Marktvergunning

Verkenning Regeldruk Gemeente Den Haag, 8 december 2025

3

1 Inleiding en aanpak 1.1

Achtergrond De gemeente Den Haag stimuleert het ondernemersklimaat actief, onder meer met de uitvoeringsagenda onder de economische visie +2030.1 Zo biedt de gemeente ondersteuning aan startende ondernemers, moedigt zij duurzaam ondernemen en digitalisering aan en informeert zij ondernemers over relevante regelgeving.2 Met het Programma verbeteren ondernemersdienstverlening3 wordt dit sinds juli 2024 verder geïntensiveerd. Bijvoorbeeld door het vereenvoudigen en versnellen van de dienstverlening via verbeterde samenwerking tussen diensten. Met onder meer klantreizen worden stappen en verbeterpunten in het aanvragen van ondernemersvergunningen in beeld gebracht. In de zomer van 2024 is een initiatiefvoorstel ingediend, onder meer gericht op het verminderen van bureaucratische obstakels/regeldruk en het bevorderen van samenwerking tussen de gemeente en (top)ondernemers. In oktober 2024 is besloten dat de MKB-toets zal worden aangepast en verbeterd – teneinde de input van MKB-ondernemers op nog vast te stellen beleid (invloed op bedrijfsvoering, regeldruk) optimaal te betrekken.4 De onderhavige verkenning is – in lijn met het preadvies naar aanleiding van genoemd initiatiefvoorstel – bedoeld om de belangrijkste belemmerende regelgeving in kaart te brengen voor MKB-ondernemingen tot 100 werknemers.

Daarnaast moet de verkenning praktische oplossingsrichtingen aandragen aan de gemeente Den Haag. De verkenning heeft daarmee de volgende doelstellingen: 1. In kaart brengen van de belangrijkste belemmerende wet- en regelgeving voor Haagse MKB-ondernemers (<100) – met het accent op de autonome (gemeentelijke) producten, zoals vergunningen of ontheffingen – en het inventariseren welke producten de regeldruk veroorzaken (in termen van regeldrukkosten en werkbaarheid) en welke knelpunten dit veroorzaakt. 2. Inzicht geven in waar quick wins en noodzakelijke wins liggen ter vermindering van de regeldruk voor MKB-ondernemers. 3. Gebalanceerd advies aan de gemeente Den Haag voor vereenvoudiging van producten en processen en verbetering van de dienstverlening aan het MKB, met duidelijk handelingsperspectief.1

1.2

Aanpak op hoofdlijnen In de verkenning hebben we de focus gelegd op drie voor Den Haag relevante MKB-sectoren: ▪ Evenementen ▪ Horeca ▪ Markten

1 Ondernemen en werken | Coalitieakkoord 2022-2026 2 Op het online Ondernemersportaal – dat sinds 2024 verder wordt verbeterd en uitgebreid – kunnen ondernemers

terecht voor advies over regels, vergunningen en procedures, informatie over subsidies en financiële ondersteuning, hulp bij het vinden van bedrijfsruimte en advies over personeelszaken: www.denhaag.nl/nl/ondernemen/ 3 Overige bestuurlijke stukken Programma verbeteren ondernemersdienstverlening Gemeente Den Haag 4 Zie Preadvies initiatiefvoorstel Hart voor Den Haag Stimuleer Haags ondernemerschap en Overige bestuurlijke stukken Verbeteringen en aanpassingen MKB toets Gemeente Den Haag

4

We benadrukken dat ‘MKB-sector’ niet gelijkstaat aan een gemeentelijke afdeling of dienst. Bij regeldrukonderzoek staat de ondernemer en eventuele knelpunten die zij/hij vanuit ondernemersperspectief ervaart, centraal. Zo kan één ondernemer-aanvraag (voor bijv. een evenement- of terrasvergunning) meerdere producten omvatten, van verschillende gemeentelijke diensten. Met deze sectoren is een evenwichtige spreiding gerealiseerd over zowel de diverse groepen MKB-ondernemers als de verschillende onderdelen van de gemeentelijke organisatie. Binnen de geselecteerde MKB-sectoren worden bovendien relatief veel productaanvragen ingediend, waardoor verbetermaatregelen een groot bereik hebben en daarmee een optimale impact op de reductie van regeldruk. Verder bevatten de MKB-sectoren een groot aantal autonome producten, oftewel producten die alleen een wettelijke grondslag hebben in de gemeentelijke regelgeving. Hiermee is gewaarborgd dat de gemeente de beleids- en uitvoeringsvrijheid heeft om zelf verbetermaatregelen uit te voeren. Om de doelstellingen van de verkenning te realiseren, hebben we de door ons mede ontwikkelde Beslisboom vermindering regeldruk door gemeenten (VNG)5 toegepast op de geselecteerde MKB-sectoren. De beslisboom helpt om de administratieve lasten in kaart te brengen en hieraan een helder advies te koppelen. Tekstkader 1.

Beslisboom vermindering regeldruk door gemeenten

Stap 1. Verzamelen van kerngegevens. In deze stap wordt informatie verzameld over de bestaande regels en producten. Dit omvat het in kaart brengen van de huidige regelgeving, procedures en de bijbehorende administratieve lasten. Het doel is om een duidelijk overzicht te krijgen van de bestaande impact op MKB-ondernemers. Stap 2. Toetsen op nut en noodzaak. Hier wordt beoordeeld of de bestaande regels en producten nog steeds noodzakelijk zijn en of ze het beoogde doel effectief bereiken. Als blijkt dat bepaalde regels verouderd of overbodig zijn, kunnen deze worden aangepast of geschrapt. Stap 3. Vereenvoudigen van procedures. In deze stap worden mogelijkheden in kaart gebracht om de uitvoering van regels slimmer in te richten. Processen rondom bestaande regels en producten kunnen worden vereenvoudigd door bijvoorbeeld niet-functionele stappen en -informatie te schrappen. Stap 4. Verbeteren van de dienstverlening. Hier wordt beoordeeld op welke wijze de klanttevredenheid verder kan worden verhoogd. Bij het verbeteren van de dienstverlening rondom bestaande regels en producten staan aspecten als eenvoud, toegankelijkheid en klantgerichtheid centraal. Drie perspectieven Om tot overzichten van producten te komen, is eerst bronnenonderzoek uitgevoerd aan de hand van lokale regelgeving, landelijke wet- en regelgeving en de productencatalogus op de gemeentelijke website.

In de verdere toepassing van de Beslisboom-stappen – met name 1 en 2 – is per sector een aanpak gevolgd vanuit 3 perspectieven:

5 VNG Realisatie, Vermindering regeldruk door gemeenten, mei 2018

Verkenning Regeldruk Gemeente Den Haag, 8 december 2025

5

▪

▪

Gemeente. Interviews met enkele betrokken ambtelijk medewerkers van de gemeente Den Haag. Topics: inbreng op de voorlopig (op basis van bureauonderzoek) in kaart gebrachte set van producten en onderliggende processtappen. Hierbij is een scheiding aangebracht tussen autonome taken en taken in medebewind. Ondernemers/organisatoren. MKB-ondernemers zijn bevraagd op wat zij goed vinden lopen in het aanvragen van producten bij de gemeente Den Haag en, waar zij belemmerende administratieve lasten voor de sector (hebben) ervaren. Belangrijke deelvragen hierbij waren, welke producten belemmeringen of knelpunten opleverden, om welke knelpunten het dan gaat en waar in het proces deze worden ervaren. Vervolgens is gevraagd naar de impact van genoemde knelpunten voor de onderneming. Met impact doelen we op de ingezette tijd, energie of financiële kosten gemoeid met genoemde knelpunten. Elke ondernemer kreeg dezelfde vragen. Per sector is gestreefd naar een focusgroep – gestructureerd groepsinterview6 – onder een kleine set van MKB-vertegenwoordigers, deels via aansluiting bij periodieke bestaande overleggen. Dit lukte bij Koninklijke Horeca Nederland (KHN)-Den Haag en bij de Adviescommissie Haagse Markten. Voor de sector Evenementen is 1 separate focusgroep georganiseerd. Voor deze sector bleek de opkomst met twee aanwezigen klein.

Een ter aanvulling hierop speciaal door ons ontwikkelde minienquête genereerde nauwelijks respons. Deze focusgroep is daarom aangevuld met drie separate interviews met ervaren evenement-organisatoren. Alle (groeps-)gesprekken zijn bovendien aangevuld met een sector-overstijgende sessie met leden van de Antennegroep van het programma ondernemersdienstverlening.7

Dit onderzoek is verkennend van aard, het stoelt op de meest relevante documenten en een beperkte set van gesprekken over de ervaringen en percepties van MKB’ers en gemeente. In de rapporthoofdstukken duiden we daarom telkens de herkomst van geschreven observaties (gemeente en/of MKB). Daarnaast geven we weging en nuancering aan deze inzichten – het derde perspectief in onderhavig onderzoek: ▪

Onderzoeker-expertise en Beslisboom. We toetsen en wegen de beelden uit voornoemde twee perspectieven op basis van onze ervaring met regeldrukonderzoek bij ook andere gemeenten. Hierbij volgen we de methodiek van bovenstaande Beslisboom.8 Zo komen we tot (voorlopige) inzichten en oplossingen voor knelpunten.

Voor elk product met één of meer impactvolle knelpunten voor het MKB, hebben we met een factsheet de situatie verder in kaart gebracht (zie Bijlagen). Impactvolle knelpunten worden hierbij gedefinieerd als knelpunten die impact hebben op de tijd, energie of financiële kosten voor de onderneming(en) die met de producten in aanraking komen. Geïnspireerd op de Beslisboom vermindering regeldruk is zo een beeld verkregen van onder meer: productdetails, inbedding van het product in regelgeving, indieningsvereisten en -wijze, processtappen, aantal aanvragen (2024) en doorlooptijden. Gevolgd door een inschatting van de impact op regeldruk en suggesties voor oplossingen. Zo is per sector een beeld gegeven van de verplichtingen met de grootste knelpunten, cq. de meest impactvolle regeldruk. Voor nadere toetsing en aanscherping zijn deze factsheets en de eerste concept-bevindingen teruggelegd bij de meest betrokken gemeentelijke medewerkers.

6

Een gestructureerd groepsinterview kent voordelen ten opzichte van individuele gesprekken – met name, het al tijdens het gesprek kunnen valideren en verrijken van individuele uitspraken van ondernemers. 7 De Antennegroep bestaat uit vertegenwoordigers van MKB Den Haag, KHN Den Haag, VNO-NCW West en de Stichting Bedrijventerreinen Haaglanden. Deze groep komt vier keer per jaar met vertegenwoordigers van de gemeente samen om problemen, wensen en knelpunten te signaleren rond de gemeentelijke dienstverlening aan ondernemers. Eind september is bij één van deze bijeenkomsten aangesloten voor het doel van deze verkenning. 8 Waar nodig is ook aanvullend onderzoek verricht met bureauonderzoek en/of navraag bij betrokkenen.

6

1.3

Leeswijzer Hoofdstuk 2 bevat per MKB-sector een overzicht van de bestaande producten. Hierbij zijn de producten uitgelicht die knelpunten en belemmeringen opleveren voor de MKB-ondernemers die bij de verkenning zijn betrokken. Daarmee bevat dit hoofdstuk de uitkomsten van stap 1 van de beslisboom. In hoofdstuk 3 zijn op basis van nut en noodzaak de mogelijkheden opgenomen voor het schrappen of samenvoegen van producten. Daarmee bevat dit hoofdstuk de uitkomsten van stap 2 van de beslisboom. Hoofdstuk 4 geeft inzicht in de mogelijkheden voor het vereenvoudigen van processen binnen producten. Daarmee bevat dit hoofdstuk de uitkomsten van stap 3 en stap 4 van de beslisboom. In hoofdstuk 5 zijn de belangrijkste conclusies over de ervaren regeldruk samengevat en zijn adviezen opgenomen voor het verminderen van de bestaande regeldruk en het voorkomen van toekomstige onnodige regeldruk. De bijlage bevat factsheets voor de uitgelichte producten, met daarin de kerngegevens en details over de voorgestelde verbetermaatregelen op productniveau.

Verkenning Regeldruk Gemeente Den Haag, 8 december 2025

7

2 Producten per MKB-sector In dit hoofdstuk is per MKB-sector een overzicht opgenomen van relevante producten die de gemeente Den Haag verleent. Daarnaast bevat dit hoofdstuk per MKB-sector een inventarisatie van de meest belemmerende producten. Daarbij zijn ook de aanvraagprocedures voor deze producten in kaart gebracht, inclusief de belangrijkste knelpunten daarin en de impact daarvan op de regeldruk voor MKB-ondernemingen.

2.1

Evenementen In de onderstaande tabel zijn de relevante producten voor de sector Evenementen weergegeven. Tabel 1. Relevante producten sector Evenementen Nr. 1.

Product Vergunning Groot Evenement

Grondslag Artikel 2:25 APV

2. 3.

Vergunning Klein evenement Melding (evenement <250)

Artikel 2:25 APV

De samenwerking met de gemeente (Bestuursdienst, onderdeel Veiligheid, verder: BSD) rond bovenstaande producten wordt door elk van de gesproken organisatoren als goed beoordeeld – ook in vergelijking met andere grote gemeenten, met welke sommigen ook ruime ervaring hebben. Ervaren organisatoren hebben korte lijnen met dit onderdeel van de gemeente, wat ten goede komt aan de organisatie van een evenement. Het overkoepelende aanvraagformulier voor beide evenement-vergunningen achten organisatoren goed invulbaar. (Een deel van) gesproken organisatoren hebben ook goede ervaringen met het Centraal Evenementenbureau (CEB), dat wordt gezien als meedenker in de organisatie van grote en kleine evenementen.9 In het komen tot een evenementvergunning kan een organisator in aanraking komen met andere gemeentelijke producten die direct of indirect een rol spelen in de organisatie van het evenement. Deze vallen weer onder andere gemeentelijke diensten (Stadsbeheer (DSB), Publiekszaken (DPZ) of Stedelijke ontwikkeling (DSO)) dan de evenementvergunningen (BSD). In onderstaande tabel noemen we deze. Tabel 1a. Producten met raakvlakken met evenementen Nr.

Product

1.

Ontheffing (o.a. pollers)

2.

Subsidieregeling Publieksevenementen Den Haag10 Vergunning gebruik openbare weg

3.

Grondslag (o.a.) Verkeersbesluit Den Haag (per gebied) beleidsregels; Wegenverkeerswet 1994, art. 15 & 18 Algemene Subsidieverordening (ASV) Den Haag 2020

en

Artikel 2:10 APV

Vanuit de gemeente Den Haag wordt melding gemaakt bij de organisator als aanvullende ontheffingen – zoals voor pollers of sandwichborden – nodig zijn.11 Deze producten worden los

9 www.denhaag.nl/nl/ondernemen/evenement-organiseren/centraal-evenementenbureau/ 10 https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR701081/2 11

Naast deze ontheffingen zijn er ook ontheffingen in medebewind – waaronder van de Alcoholwet. Deze ontheffingen vallen buiten de scope van deze verkenning, die gericht is op autonome gemeentelijke producten .

8

van de evenementvergunning verstrekt. Van organisatoren ontvingen we geen signalen van ervaren belemmeringen hierin. Evenement-organisatoren kunnen ook een subsidie voor het evenement aanvragen. Hiernaar wordt ook met een link verwezen op de vergunnings-webpagina. Vaak regelen organisatoren (ook) eigen sponsoring. Het proces van subsidieverlening volgt binnen de gemeente een ander traject dan het proces van vergunningverlening, deze processen zijn niet gekoppeld aan elkaar. Soms is naast de evenementvergunning ook een vergunning voor de plaatsing van voorwerpen op/onder/boven of aan de weg of openbare plaats nodig (artikel 2:10 APV). Dan gaat het vooral om objecten buiten de vergunde locatie en/of tijdvak evenement (bijv. promoties, banners, bewegwijzering). Ervaren knelpunten De gesproken ondernemers ervaren de volgende producten als producten met impactvolle knelpunten: ▪ Vergunning Groot/Klein Evenement ▪ Niet zijnde evenement: Vergunningen openbare ruimte, waaronder APV 2:10 (e.v.) ▪ Niet zijnde evenement: Incidentele Private Markten (IPM) Vergunningen groot en klein evenement In het onderstaande figuur is de aanvraagprocedure van de vergunningen voor kleine en grote evenementen schematisch weergegeven, met daarin de processtappen voor de aanvrager.

Waar van toepassing benoemen we hierin voor de grote evenementen de specifieke extra stappen ten opzichte van de vergunning voor een klein evenement. Figuur 1. Aanvraagprocedure evenementvergunningen (klein en groot)

Ondernemers/organisatoren ervaren op deze twee producten de volgende knelpunten. Waar van toepassing geven we ook direct het gemeentelijk perspectief op een knelpunt. ▪ Het veiligheidsplan zien organisatoren als het belangrijkste vergunningvereiste. Op het vlak van veiligheidsvereisten observeren meerdere organisatoren sinds enkele jaren een strengere toepassing en handhaving. Naar aanleiding van evenement-incidenten in het land ziet de gemeente erop toe dat zulke situaties zich in Den Haag niet kunnen voordoen. Organisatoren zien zelf ook dit verband met eerdere incidenten en ook met landelijke beleidsontwikkelingen, zoals rond de Omgevingswet. ▪ Het Ondernemersportaal en ook de webpagina over vergunningaanvragen ervaren organisatoren als toegankelijk. Niet elke organisator is echter bekend met het Ondernemersportaal; sommigen lopen hierdoor de door de gemeente beschikbaar gestelde

Verkenning Regeldruk Gemeente Den Haag, 8 december 2025

9

▪

▪

▪

hulpmiddelen mis, zoals voor de opzet van het veiligheidsplan (welke als handig wordt ervaren), een plattegrond waarop de locatie kan worden ingetekend en aanvullende constructieve bouwgegevens. Het online formulier ter indiening van een evenementaanvraag is niet toegankelijk met eHerkenning (voor bedrijven). Dit is volgens de gesproken medewerkers inmiddels in gang gezet door de gemeente. De aanvraagprocedure is voor minder ervaren partijen volgens organisatoren mogelijk lastiger te doorlopen dan voor doorgewinterde organisatoren. Bij de vergunningverlener wordt wel gewerkt met vaste dossierbehandelaars. Deze zijn gekoppeld aan stadsdelen, zodat organisatoren met vragen bij een vast aanspreekpunt terecht kunnen. Dit aanspreekpunt wordt vanaf de eerste correspondentie door de gemeente met naam en contactinformatie gemeld. Sommige vereiste aspecten van een aanvraag – met name in relatie tot openbare ruimte – kunnen volgens ervaren organisatoren over tijd veranderen, vooral als gevolg van nieuwe of andere gemeentelijk medewerkers of leidinggevenden van de politie. Hiervan zijn geen concrete voorbeelden gegeven. Organisatoren melden kostenposten als gevolg van handhaving ter plaatse van een evenement en boetes door BOA’s.

Bij evenementen met grote bezoekersaantallen is volgens organisatoren niet elk gedrag handhaafbaar, zoals roken of drinken tegen de regels of vergunningvoorwaarden in.12

Vergunning gebruik openbare weg In gesprekken met enkele organisatoren van (grote) evenementen is aangegeven dat zij deze vergunning meermaals separaat bij de evenementvergunning dienen aan te vragen bij de DSB, wat extra administratieve last met zich meebrengt. Vanuit de BSD, onderdeel Veiligheid, wordt aangegeven dat dit slechts uitzonderingsgevallen betreft. Dit laatste lijkt te worden bevestigd door andere organisatoren, die aangeven dat de evenementvergunning doorgaans alle aspecten afdekt, ook het beslag op de openbare weg. (Geen evenement:) Incidentele Private Markten (IPM) Een IPM is (bestuurlijk) iets anders dan een evenement, omdat het hoofddoel gericht is op verkoop en consumptie en vermaak slechts ondersteunend is. Hiervoor is in 2017 door de gemeenteraad een separate verordening13 vastgesteld. De IPM kan dus niet gecombineerd worden met een evenementvergunning. Gemeld is dat organisatoren in de praktijk wel eens pogen over te schakelen van de aanvraag van een vergunning incidentele private markt (IPM) naar die voor een evenementvergunning, om bepaalde beperkingen te ontlopen. Het aanvraagproces voor beide type activiteiten verschilt, en op de website van de gemeente staan ze separaat vermeld. Ook het bevoegd gezag verschilt: voor de IPM is dat het College, voor een evenement de burgemeester.

Uit een gesprek met de gemeente kwam naar voren dat de IPM-vergunning voor private markt of braderie kan ‘schuren’ met de evenementvergunning. IPM-aanvragen ketsten bijvoorbeeld af op de korte organisatietijd en strikte regels voor op- en afbouw (voorbeeld: Foodtrucks).14 Volgens een medewerker van de gemeente willen organisatoren van een IPM daarom graag onder evenementen vallen; maar behoren de IPM-aanvragen niet tot de evenementvergunningen. Ook binnen de gemeente bestaat hierover discussie en wordt hiernaar ten tijde van dit schrijven onderzoek gedaan door een externe partij.

12 De kans op boetes wordt volgens organisatoren reeds aan de voorkant ingeboekt in hun begroting. 13 https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR428384/5 14 Zo gingen twee foodtruckfestivals niet door vanwege afketsen op de IPM-vergunning. Knelpunten: doorlooptijd tot

toekenning, (korte) op- en afbouwtijd (3 dagen nodig, enkele uren verkregen) en locatie. Beide betrokken ondernemers hekelden de werkwijze en communicatie van de gemeente. (bron: DHC, 18 juli 2024).

10

2.2

Horeca In de onderstaande tabel zijn de relevante producten voor de sector Horeca weergegeven. Tabel 2. Relevante producten sector Horeca Nr. 1.

Product Exploitatievergunning horeca-inrichting

Grondslag Artikel 2:28 APV

2. 3.

Melding horecabedrijf Bijschrijven leidinggevende exploitatievergunning

Artikel 2 Vrijstellingsbesluit Artikel 2:30C APV

4. 5. 6.

Wijzigen lokaliteit exploitatievergunning Nachtontheffing Verlaatje

Artikel 2:28 APV Artikel 2:29 APV Artikel 2:29 APV

7. 8.

Terrasmelding Terrasvergunning

Artikel 2:10 APV Artikel 2:10 APV

9. 10. 11.

Kennisgeving individuele festiviteit Melding bijeenkomst van persoonlijke aard Ontheffing paracommerciële rechtspersonen

Artikel 4:3 APV Artikel 2:34b APV Artikel 4 Alcoholwet

12. 13. 14.

Alcoholwetvergunning Bijschrijven leidinggevende Alcoholwetvergunning Wijzigen lokaliteit Alcoholwetvergunning

Artikel 3 Alcoholwet Artikel 30a Alcoholwet Artikel 30 Alcoholwet

15. 16.

Ontheffing tijdelijk alcohol schenken Ontheffing verstrekken sterke drank

Artikel 35 Alcoholwet Artikel 2:34c APV

17. 18.

Vergunning handelsreclame Aanwezigheidsvergunning speelautomaten

Artikel 2:97 APV Artikel 30b WKS

Volgens de gesproken ondernemers zijn de meest belemmerende producten voor de sector Horeca: ▪ Bijschrijven leidinggevende Alcoholwetvergunning. Wanneer een wijziging van leidinggevenden plaatsvindt in een horecabedrijf met een Alcoholwetvergunning, moet de wijziging worden gemeld bij de gemeente. Deze melding geldt als aanvraag tot wijziging van het aanhangsel bij de vergunning. ▪ Terrasvergunning. Vergunning voor horecaondernemers die bij het etablissement een terras willen openen. Bijschrijven leidinggevende Alcoholwetvergunning In het onderstaande figuur is de aanvraagprocedure voor het bijschrijven van een leidinggevende op de Alcoholwetvergunning schematisch weergegeven, met daarin de processtappen voor de aanvrager. Figuur 2. Aanvraagprocedure bijschrijven leidinggevende Alcoholwetvergunning

Verkenning Regeldruk Gemeente Den Haag, 8 december 2025

11

Ondernemers ervaren in deze aanvraagprocedure de volgende knelpunten: ▪ Het bijschrijven van leidinggevenden op de Alcoholwetvergunning is kostbaar omdat personeelswisselingen veelvuldig plaatsvinden in de horecasector en de indieningsvereisten (kopie arbeidsovereenkomst en kopie legitimatiebewijs) relatief zwaar zijn, gelet op de hoge frequentie waarmee de aanvraagprocedure moet worden doorlopen. ▪ Het is omslachtig dat de bewijsstukken separaat van het online aanvraagformulier moeten worden gemaild naar de gemeente. Terrasvergunning In het onderstaande figuur is de aanvraagprocedure voor de terrasvergunning schematisch weergegeven, met daarin de processtappen voor de aanvrager. Figuur 3. Aanvraagprocedure terrasvergunning

Ondernemers ervaren in deze aanvraagprocedure de volgende knelpunten: ▪ In algemene zin is de aanvraagprocedure voor een terrasvergunning complex, omdat bij het plaatsen van een terras met veel factoren rekening moet worden gehouden, zoals vrije doorloop, doorgang voor hulpdiensten, verkeersveiligheid en constructieve veiligheid. Ondernemers hebben moeite met het opstellen van een volledige situatietekening waarop alle relevante aspecten moeten worden ingetekend.15 De aanvraagprocedure wordt extra gecompliceerd doordat het terrasbeleid in sommige gevallen conflicteert met het omgevingsplan. Hierdoor is het mogelijk dat de terrascommissie positief adviseert over de verlening van een vergunning, terwijl vanuit bijvoorbeeld de afdeling Vergunningen en Toezicht van de DSO een negatief advies wordt afgegeven. ▪ De doorlooptijd wordt al snel als relatief lang ervaren, omdat een terras seizoensgebonden is. De gemeente herkent dit knelpunt en werkt daarom sinds enkele maanden met een terrascommissie. De terrascommissie hanteert een herziene interne werkwijze waarbij aanvragen wekelijks integraal worden behandeld. De doorlooptijd voor de meeste aanvragen is daardoor gereduceerd van ruim 8 weken tot 1 à 2 weken.

2.3

Markten Het meest relevante product voor de sector Markten is de marktvergunning, die wordt verleend op grond van artikel 7 van de Marktverordening Den Haag 2016. In het onderstaande figuur is de aanvraagprocedure voor de marktvergunning schematisch weergegeven, met daarin de processtappen voor de aanvrager.

15 Ook in andere gemeenten hebben ondernemers moeite met het opstellen van een volledige situatietekening.

12

Figuur 4. Aanvraagprocedure marktvergunning

Ondernemers ervaren in deze aanvraagprocedure de volgende knelpunten: ▪ Het is voor ondernemers te risicovol om te investeren in de winkelruimte die zij hebben op de Haagse Markt, omdat de geldigheidsduur van de marktvergunning op grond van de Europese Dienstenrichtlijn moet worden gemaximeerd. De gemeente geeft aan dat zij bij het bepalen van de geldigheidsduur van de vergunning op grond van de Europese Dienstenrichtlijn rekening moet houden met een redelijke terugverdientijd van investeringen door ondernemers. ▪ De aanvraag kan niet online worden ingediend. ▪ Het ondernemingsplan is in de huidige situatie volgens ondernemers een complex en overbodig indieningsvereiste. Marktondernemers hebben moeite met het opstellen van het plan, omdat zij onvoldoende weten hoe het er concreet moet uitzien en uit welke onderdelen het moet bestaan. Bovendien is het ondernemingsplan een papieren werkelijkheid. Aanvragers die goed kunnen schrijven of iemand inhuren voor het opstellen van een standaardplan, springen er positiever uit. De kwaliteit van het ondernemingsplan zegt echter weinig over de kwaliteiten van de ondernemer op de markt. ▪ Het risico op een weigering van een marktvergunning voor de Haagse Markt is volgens ondernemers reëel.

Een marktondernemer kan op de Haagse Markt ieder kwartaal een aanvraag indienen voor maximaal drie specifieke standplaatsen; de gemeente wijst geen willekeurige vrije plaats toe. Bij de aanvraag is voor de aanvrager niet zichtbaar in hoeverre andere gegadigden zich hebben ingeschreven voor dezelfde standplaats(en). Daardoor bestaat de mogelijkheid dat de vergunning wordt verleend aan een andere gegadigde die een hogere score heeft gekregen in de beoordeling. De aanvrager kan dan geen aanspraak meer maken op andere vrije plaatsen en vist zodoende achter het net, ook als de aanvraag voldoet aan de minimale vereisten. De bestede administratieve lasten en betaalde kosten voor leges hebben dan geen resultaat.

Verkenning Regeldruk Gemeente Den Haag, 8 december 2025

13

3 Reductievoorstellen In dit hoofdstuk geven we op basis van de factsheets per product (Bijlage I) weer, welke reductievoorstellen we doen op basis van de belemmeringen zoals benoemd in het vorige hoofdstuk. Hierbij gaat het om het eventueel schrappen van producten, producten samenvoegen of het omzetten van producten in algemene regels (meldingsplicht).

3.1

Evenementen Er zijn geen reductievoorstellen voor de vergunning voor grote en kleine evenementen, omdat het product niet in aanmerking komt voor schrappen, samenvoegen of omzetten naar algemene regels. Schrappen of samenvoegen van de vergunningen belemmert het zicht op de specifieke activiteiten gemoeid met de organisatie van een groot dan wel klein evenement. Zonder dit inzicht zou de gemeente over onvoldoende (juridische) toetsingsmogelijkheden beschikken om ongewenste handelingen vooraf te verbieden en/of te voorkómen. Wel raden we de gemeente aan om aan de recente praktijk te toetsen of de APV-ondergrens voor een groot evenement van 25.000 bezoekers nog steeds actueel en werkbaar is – bijvoorbeeld door de feitelijke bezoekersaantallen in kaart te brengen van afgelopen grote en kleine evenementen. De vergunningsvoorwaarden verschillen immers tussen groot en klein (bijv. de bewonersbrief en termijn van aankondiging).

3.2

Horeca Bijschrijven leidinggevende Alcoholwetvergunning Er zijn geen reductievoorstellen voor dit product, omdat het product niet in aanmerking komt voor schrappen, samenvoegen of omzetten naar algemene regels. Het product wordt door de gemeente uitgevoerd in medebewind, wat betekent dat de gemeente geen beleids- en uitvoeringsvrijheid heeft om grote veranderingen aan te brengen in de bestaande wijze van productverlening. De wijze waarop de gemeente dit product moet uitvoeren, wordt gereguleerd door artikel 30a van de Alcoholwet. Terrasvergunning Er zijn geen reductievoorstellen voor dit product. Wanneer de gemeente de vergunningplicht zou laten vervallen of zou omzetten naar algemene regels, zou voor het plaatsen van een terras geen vergunningaanvraag meer nodig zijn. In die situatie zou inzicht ontbreken in de specifieke activiteiten bij het plaatsen van het terras, bijvoorbeeld over de exacte locatie, de omvang en de gebruikte materialen. Hierdoor zijn onvoldoende toetsingsmogelijkheden bij de gemeente beschikbaar om ongewenste handelingen vooraf te verbieden en/of te voorkomen. Een eventueel aan de algemene regels gekoppelde meldingsplicht zou dit risico onvoldoende ondervangen, omdat de ondernemer het terras al direct na melding zou mogen plaatsen.

3.3

Markten Er zijn geen reductievoorstellen voor dit product, omdat het product niet in aanmerking komt voor schrappen, samenvoegen of omzetten naar algemene regels. Het schrappen van de vergunningplicht kan twee gevolgen hebben: ofwel de markten verdwijnen uit de gemeente ofwel de markten blijven maar er is geen vergunningaanvraag meer nodig om een standplaats in te nemen op de markt. Het eerste mogelijke gevolg is beleidsinhoudelijk onwenselijk, omdat

14

de stad daarmee zou worden ontdaan van zijn markten. Het tweede mogelijke gevolg is dat de gemeente de grip op de markt volledig verliezen en geen inzicht meer zou hebben in wie wat waar wanneer verhandelt. Er zijn dan ook geen praktijkvoorbeelden bekend van gemeenten die de vergunningplicht voor het innemen van een standplaats op de markt hebben laten vervallen.

Verkenning Regeldruk Gemeente Den Haag, 8 december 2025

15

4 Oplossen knelpunten In dit hoofdstuk zijn mogelijkheden in kaart gebracht voor het vereenvoudigen van procedures en processen voor de producten uit de sectoren Evenementen, Horeca en Markten. Het gaat hierbij om het reduceren van de reikwijdte van de vergunningplicht, het schrappen van nietfunctionele stappen en indieningsvereisten, het vergroten van de klanttevredenheid en het verbeteren van de dienstverlening. Voor een beschrijving van de verbetermogelijkheden op productniveau wordt verwezen naar de factsheets (Bijlage I). De voorgestelde verbetermogelijkheden leveren een directe bijdrage aan het verminderen van de regeldruk. Sommige verbetermogelijkheden kunnen een kostenverhogend effect hebben voor de gemeente. Andere verbetermogelijkheden kunnen daarentegen leiden tot een afname van de kosten voor de gemeente. Bij het opstellen van de verbetermogelijkheden is in de onderhavige verkenning geen kosten-batenafweging gemaakt.

4.1

Evenementen Vereenvoudigen procedures (Stap 3 Beslisboom) ▪ Voor frequente aanvragers kan een klant(volg)systeem – het werken met klantdossiers die separate aanvragen overstijgen – van grote waarde zijn en administratieve lasten terugdringen. Dit zou het nu nog vaak kort na elkaar indienen van (bijvoorbeeld) bouwboeken16 door één organisator/ondernemer niet langer nodig maken. ▪ Niet alle lasten zijn door de gemeente te beïnvloeden: het voor een evenement benodigde aantal toestemmingen is deels (afhankelijk van de situatie) het gevolg van landelijke wetgeving (bijv. Omgevingswet, Natura2000 en NVWA-eisen aan voedselveiligheid). In geval van afwijking van het bestemmingsplan moet voor (o.a.) evenementen separaat een omgevingsvergunning ‘afwijkend gebruik’ worden aangevraagd. In de praktijk gebeurt dit niet en vindt geen handhaving plaats, wat initiatieven kwetsbaar maakt bij een eventueel handhavingsverzoek. Vanuit de gemeente is daarom een suggestie gedaan voor regeldrukreductie in de gemeentelijke toepassing van Omgevingswet-vereisten (welke nog wel juridisch en planologisch dient te worden getoetst). Die betreft het opstellen van een (stedelijk) paraplu-bestemmingsplan waarin evenementen standaard zijn opgenomen, mits toegestaan. Dit paraplu-bestemmingsplan zou het aanvragen van de omgevingsvergunning ‘afwijkend gebruik’ onnodig maken.

Verbeteren dienstverlening (Stap 4 Beslisboom) ▪ eHerkenning invoeren voor een MKB’er die de online aanvraagformulieren invult en indient. Dit is reeds in gang gezet door de gemeente. ▪ (Nog) meer begeleiding van nieuwkomer-organisatoren door (a) gemeente of (b) ervaren evenement-organisatoren. Zo blijft de drempel laag voor nieuwe evenement- organisatoren en -typen. De webpagina van de gemeente over de evenementvergunningen wordt als toegankelijk en duidelijk ervaren over de vereisten en de daarbij behorende documenten. En ook wordt gewerkt met dossierbehandelaars en is er een Centraal Evenementenbureau waar organisatoren terechtkunnen. Maar hoe bijv. het veiligheidsplan nader in te vullen vergt meer vaardigheden van indieners – zeker van nieuwkomers. Twee ondernemers geven aan hun ervaringen in relatie tot de gemeente graag te delen met nieuwe organisatoren, of dat reeds te doen.

16 Verzameling van documenten met alle relevante gegevens voor evenement-bouwwerken.

16

▪

4.2

Het Ondernemersportaal met links naar voornoemde online hulpmiddelen wordt door organisatoren gewaardeerd, maar kan wellicht nog breder onder de aandacht worden gebracht, bijv. via (social) media.

Horeca Vereenvoudigen procedures (Stap 3 Beslisboom) ▪ Het laten vervallen van overbodige bewijsstukken, mits de verplichting tot het aanleveren van de minimale wettelijke gegevens wordt gerespecteerd. Het invullen van informatie op bijvoorbeeld een aanvraagformulier is voor een ondernemer eenvoudiger dan het verzamelen, kopiëren en toevoegen van losse bewijsstukken. Bewijsstukken kunnen in voorkomende gevallen ook vervallen wanneer de gemeente op locatie langsgaat om kennis te nemen van de specifieke situatie ter plaatse. Langsgaan op locatie wil niet zeggen dat de gemeente ter plaatse toezeggingen doet over een vergunning. Het is dus belangrijk dat verwachtingen van aanvragers vooraf goed worden gemanaged, met name in situaties waarin de aanvrager ervan op de hoogte is dat de gemeente ter plaatse langsgaat. Aanvragers moeten zich er daarom van bewust zijn dat bij de beoordeling van de aanvraag verschillende gemeentelijke commissies (verkeer, openbare ruimte, etc.) zijn betrokken, waardoor de gemeentemedewerker ter plaatse nog geen uitspraken kan doen over de vergunningverlening. Het bezoek ter plaatse helpt de gemeente echter wel om een beter beeld te vormen van de lokale situatie dan via een tekening van de aanvrager. Dit kan onduidelijkheden en vertraging in de verdere aanvraagprocedure voorkomen.

De gemeente geeft aan in twijfelgevallen soms al wel langs te gaan op locatie, maar dat het primair de verantwoordelijkheid van de ondernemer blijft om een duidelijke plattegrond aan te leveren. ▪ Het creëren van een persoonlijke digitale omgeving voor een (horeca)ondernemer, in plaats van gegevens op te vragen via aanvraagformulieren. De horecasector heeft te maken met veel verschillende regels en vergunningen. In de persoonlijke digitale omgeving van een ondernemer kan bijvoorbeeld een bedrijfskaart worden opgenomen met daarop een overzicht van alle horecavergunningen, inclusief vervaldata. Hiermee beschikken zowel ondernemer als gemeente te allen tijde over een actueel en integraal overzicht van alle activiteiten, toestemmingen, regels en medewerkers. Bovendien kunnen tijdsbestedingen en legeskosten hierdoor worden gereduceerd. Een persoonlijke digitale omgeving betekent ook dat informatie wordt geüpload in plaats van online of per e-mail ingediend. De gemeente geeft aan dat het aanvraagformulier wettelijk verplicht is en daardoor niet kan worden vervangen door een online omgeving. Verder geeft de gemeente aan bezig te zijn met het Klantportaal. Dat is een omgeving waarin de aanvrager inzicht heeft in onder andere de status van aanvragen en klachten. Verbeteren dienstverlening (Stap 4 Beslisboom) ▪ Het verbeteren en persoonlijker maken van de informatievoorziening.

De gemeente verspreidt veel informatie op haar website, maar door de hoeveelheid informatie verliezen ondernemers het overzicht. Ondernemers vinden het prettiger om in direct contact te komen met een eenduidig aanspreekpunt van de gemeente en van deze contactpersoon persoonlijk informatie te ontvangen over de aanvraagprocedure en wachttijden van hun vergunningaanvragen. Het verkleinen van de afstand met de ondernemer maakt het ook mogelijk om informatie op maat aan te leveren. ▪ Het bieden van concrete digitale ondersteuning bij complexe indieningsvereisten. Om aanvragers te faciliteren bij het opstellen van een situatietekening, kan de gemeente bijvoorbeeld een tekentool op de website beschikbaar stellen. Met behulp van de tool kan de aanvrager de gewenste situatie eenvoudig en op schaal intekenen. Waar mogelijk, kan

Verkenning Regeldruk Gemeente Den Haag, 8 december 2025

17

een dergelijke tekentool worden ontwikkeld en gefinancierd in samenwerking met andere gemeenten.

4.3

Markten Vereenvoudigen procedures (Stap 3 Beslisboom) ▪ Het mogelijk maken van het online indienen van aanvragen. Hiervoor dient een digitale handtekening, zoals DigiD, te worden ingesteld. De gemeente heeft aangegeven dat het aanvraagformulier momenteel wordt gedigitaliseerd. Naar verwachting zal online indiening nog voor het eind van 2025 mogelijk worden. ▪ Het laten vervallen van overbodige indieningsvereisten, zoals: - Het uittreksel van inschrijving bij de Kamer van Koophandel. In plaats van de aanvrager te verplichten tot het indienen van het uittreksel kan de gemeente zelf nadere gegevens opvragen bij de Kamer van Koophandel op basis van het op het aanvraagformulier ingevulde KvK-nummer. Hiervoor dienen betrokken medewerkers toegang te hebben tot de website van de Kamer van Koophandel. Het Handelsregister is één van de tien basisregistraties in Nederland en alle gemeenten zijn verplicht om zich hierop aan te sluiten en er gebruik van te maken. De gemeente heeft aangegeven in het nieuw op te stellen digitale aanvraagformulier hierin stappen te zetten door een koppeling te maken met de database van de Kamer van Koophandel, waarbij alle velden automatisch worden gevuld zodra de aanvrager zijn KvK-nummer invoert. - De kopie van het legitimatiebewijs.

Een kopie van een legitimatiebewijs is geen formeel legitimatiebewijs als dit niet wordt geverifieerd door persoonlijk contact met de aanvrager aan de balie. Bovendien is de identiteit van de aanvrager al bekend bij de gemeente wanneer het nieuw op te stellen aanvraagformulier moet worden ingediend met DigiD. Het opvragen van dit indieningsvereiste levert daarom onnodig extra werk op voor de ondernemer. De gemeente heeft aangegeven dat de kopie van het legitimatiebewijs gedurende de looptijd van de onderhavige verkenning is vervallen als indieningsvereiste omdat de aanvraag moet worden ingediend via DigiD. Verbeteren dienstverlening (Stap 4 Beslisboom) ▪ Het flexibiliseren van de toewijzing van vrije standplaatsen op de Haagse Markt. Dit is mogelijk door: - De aanvrager de mogelijkheid te bieden om in een aanvraag meer opties voor een standplaats aan te geven dan de drie standplaatsen die maximaal kunnen worden vergund. Een aanvrager kan dan een voorkeur uitspreken voor bijvoorbeeld tien mogelijke standplaatsen, waarvan hij er maximaal drie vergund krijgt. Eventueel kan de aanvrager zelfs een heel, afgebakend deel van de markt aangeven waarbinnen hij met maximaal drie standplaatsen zou willen staan. Zodoende ontstaat voor de gemeente meer ruimte om de vrije standplaatsen optimaal in te vullen.

De gemeente geeft de voorkeur aan het bieden van de mogelijkheid om in een aanvraag een top 3 van voorkeursopties te geven. Mocht de eerste optie afgewezen worden vanwege toewijzing aan een andere aanvrager, dan bestaat nog steeds een kans op toewijzing van de tweede en/of derde optie. - Real time zichtbaar te maken op welke standplaatsen wordt ingeschreven, zodat een aanvrager een meer gerichte en bovenal meer kansrijke aanvraag kan indienen. ▪ Het uitbreiden van de openingstijden van het Informatiecentrum op de Haagse Markt. Marktondernemers geven over het algemeen de voorkeur aan persoonlijk contact boven digitaal contact en de ondersteuning bij het Informatiecentrum wordt positief ervaren.

18

▪ ▪

4.4

De gemeente geeft aan dat er inmiddels ook een telefoonnummer is dat zeven dagen per week kan worden gebeld. Het op de gemeentelijke website opnemen van een goed voorbeeld van een ondernemingsplan. Indien de gemeente ervoor kiest om vast te houden aan het uittreksel van inschrijving bij de Kamer van Koophandel als indieningsvereiste, dient ook handhaving plaats te vinden van de verplichting dat het uittreksel niet ouder mag zijn dan 3 maanden. Het accepteren van oudere uittreksels is niet bevorderlijk voor het creëren van een gelijk speelveld voor ondernemers.

Sector-overstijgend Vereenvoudigen procedures (Stap 3 Beslisboom) ▪ Reduceer het aantal stappen in verschillende procedures. Het gaat om de stappen die MKBondernemingen moeten doorlopen. De procedures kunnen hiermee met minder tijd en kosten worden uitgevoerd. Concreet gaat het om bijvoorbeeld: - Geen gegevens opvragen die op een minder belastende en veiligere wijze kunnen worden opgevraagd. De persoonlijke gegevens op bijvoorbeeld een kopie van een legitimatiebewijs kunnen ook met behulp van DigiD of eHerkenning worden opgevraagd. En vanwege het stelsel van basisregistraties is het zelfs verplicht om gebruik te maken van bepaalde gegevens die reeds in bezit zijn van andere (overheids)instanties. - Geen gegevens opvragen die reeds in bezit zijn van de gemeente (bijvoorbeeld eerder afgegeven vergunningen). Voer ter ondersteuning hiervan een digitaal klantdossier in zodat dubbele gegevensuitvraag wordt voorkomen en de informatieoverdracht tussen afdelingen en personen wordt versneld. Koppel het dossier aan proces- en documentenmanagement zodat één totaal proces ontstaat met uitwisselbare gegevens. De gemeente geeft aan dat het op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming niet is toegestaan om gegevens te hergebruiken die zijn verkregen in het kader van aanvragen voor andere vergunningen.

- Geen gegevens opvragen die niet strikt noodzakelijk zijn om tot een besluit te komen. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om het laten vervallen van tekeningen en situatieschetsen in situaties waarin de gemeente ook kan langsgaan op locatie om zich een beeld te vormen van de specifieke situatie ter plaatse. Het vullen van het zaakdossier is namelijk geen doel op zich; het gaat erom dat de gemeente een volledig en waarheidsgetrouw beeld krijgt van de situatie ter plaatse. Het is aannemelijk dat de empirische observaties en eigen waarnemingen van een ervaren gemeentemedewerker (eventueel aanvullend vast te leggen via foto’s, schetsen of tekeningen) een minstens zo betrouwbaar beeld opleveren als een tekening van een ondernemer. Bij het langsgaan op locatie is het belangrijk dat verwachtingen goed worden gemanaged, omdat de gemeentemedewerker ter plaatse geen toezeggingen kan doen over wel/geen verlening van een vergunning. ▪ Reduceer de tijdsbesteding voor MKB-ondernemingen. Met deze maatregelen kunnen ondernemers in minder tijd producten krijgen. Concreet gaat het om bijvoorbeeld: - Het mogelijk maken van het digitaal indienen van aanvragen. Voer ter ondersteuning hiervan een digitale handtekening in en sluit waar mogelijk aan bij DigiD of eHerkenning. - Het opvragen van inschrijfnummers in plaats van kopieën van inschrijvingen. Bijvoorbeeld van de Kamer van Koophandel.

Verbeteren dienstverlening (Stap 4 Beslisboom) ▪ Verbeter de dienstverlening aan MKB-ondernemingen. Concreet gaat het om bijvoorbeeld: - Het toegankelijker maken van de informatievoorziening, bijvoorbeeld door op het Ondernemersportaal korte en praktische checklists te publiceren met vereisten waar de

Verkenning Regeldruk Gemeente Den Haag, 8 december 2025

19

-

20

aanvrager rekening mee moet houden, voorzien van voorbeelddocumenten. De gemeente kan het Ondernemersportaal zelf ook nadrukkelijker onder de aandacht brengen, bijvoorbeeld in gesprekken en via sociale media. Het intensiveren van persoonlijke ondersteuning, bijvoorbeeld door het uitbreiden van openingstijden van informatiebalies en het toepassen van casemanagement. Casemanagement betekent dat voor elke aanvraag een dossierbehandelaar wordt aangewezen die voor de aanvrager gedurende de gehele procedure het aanspreekpunt vormt en blijft. Het introduceren van een digitaal klant(volg)systeem, waarin een ondernemer in een eigen persoonlijke online omgeving snel inzicht heeft in alle relevante regelgeving en de gegevens over de vergunningen van de betreffende onderneming. Idealiter fungeert deze persoonlijke omgeving ook als portaal voor het indienen, verzamelen en bewaren van gegevens door de ondernemer.

5 Conclusies en adviezen In dit hoofdstuk geven we op basis van voorgaande verkenning een beeld van de (eventueel) door MKB-ondernemers ervaren knelpunten en administratieve lasten binnen de drie sectoren evenementen, horeca en markten. Vervolgens koppelen we enkele sector-overstijgende adviezen aan de verkennende inzichten.

5.1

Conclusies 1.

Evenement-organisatoren zien een intensivering op veiligheid en verbeterpotentieel in de begeleiding van nieuwkomers

De gesproken ervaren evenementorganisatoren zijn tevreden over de organisatie van (terugkerende) evenementen in samenspraak met de gemeente Den Haag. De lijnen zijn kort en het proces van vergunningverlening voor kleine en grote evenementen verloopt betrekkelijk efficiënt. Enkelen geven aan soms wel wat overlappende handelingen te moeten verrichten, zoals het kort na elkaar opnieuw indienen van hetzelfde bouwboek. Bij vergunningverlening wordt gewerkt met vaste dossierbehandelaars per stadsdeel, zodat organisatoren met vragen een vast aanspreekpunt hebben. Over de afgelopen jaren signaleren de gesproken organisatoren een intensievere toepassing en handhaving van gemeentelijke veiligheidsvereisten, met name daar waar het de openbare ruimte betreft. Dit is waarschijnlijk het gevolg van incidenten in het land die de gemeente in Den Haag wil voorkómen. De ervaren organisatoren schatten tot slot in dat de drempel voor nieuwkomers om een evenement te organiseren in Den Haag relatief hoog kan zijn. De gemeentelijke webpagina met hulpmiddelen is duidelijk, maar onervaren organisatoren kunnen niettemin hulp gebruiken bij hoe een veiligheidsplan precies in te vullen en te voltooien. 2.

Horecaondernemers ervaren een afstandelijke en onpersoonlijke behandelwijze.

Horecaondernemers hebben te maken met veel landelijke en lokale regels, vergunningen, procedures en indieningsvereisten. De Bibob-procedure komt daar nog bovenop, of is er eigenlijk ook een onderdeel van. Daardoor is het starten van een horecaonderneming complex en onoverzichtelijk. Niet voor niets zijn er particuliere horecamakelaars actief, die ondernemers hierbij ondersteunen. Het ontbreken van een eenduidig aanspreekpunt binnen de gemeente helpt hierbij niet en het Ondernemersportaal is niet bij iedereen bekend. Ondernemers die wél ervaring hebben met het Ondernemersportaal, zijn er positief over maar merken op dat zij in het kader van één aanvraagprocedure met meerdere contactpersonen te maken krijgen. Het contact met de gemeente wordt als weinig persoonlijk ervaren en dit maakt aanvragers soms onzeker. Volgens horecaondernemers zijn medewerkers van de gemeente geneigd om zich door middel van stevige dossiervorming optimaal in te dekken tegen de risico’s van vergunningverlening. Met name het bijschrijven van leidinggevenden op de Alcoholwetvergunning leidt tot een hoge gepercipieerde regeldruk, vanwege de hoge kosten die gepaard gaan met het grote aantal

Verkenning Regeldruk Gemeente Den Haag, 8 december 2025

21

personeelswisselingen in de horeca. Daarnaast wordt de aanvraagprocedure voor een terrasvergunning als complex ervaren. 3.

De regeldruk in de marktsector is beperkt en is gerelateerd aan specifieke processtappen.

Ervaren marktondernemers hebben te maken met een beperkte regeldruk. De meest concrete knelpunten die zij naar voren brengen, hebben vooral betrekking op specifieke processtappen. Het aanvraagformulier is wel online beschikbaar, maar kan (nog) niet online worden ingediend via de gemeentelijke website. Door het ontbreken van een online identificatietool, moeten persoonsgegevens worden aangeleverd aan de hand van separate bewijsstukken. Verder ervaren ondernemers het ondernemingsplan als een complex bewijsstuk, omdat zij geen duidelijk beeld hebben van hoe het plan eruit moet zien en uit welke onderdelen het moet bestaan. Bovendien vinden zij het ondernemingsplan een papieren werkelijkheid vanwege een gebrek aan strikte handhaving hiervan in de praktijk door de marktmeester.

5.2

Adviezen 1.

Verbreed de onderhavige verkenning naar andere sectoren voor een completer beeld van regeldruk

Voor het doel van deze verkenning zijn drie MKB-sectoren onderzocht. Dit leverde inzichten en optimalisatiepunten op voor producten, de stappen binnen elk product, en de van buitenaf waargenomen dienstverlening door de gemeente Den Haag. We adviseren om deze inzichten ook in andere sectoren op te doen – denk aan de bouw of openbare ruimte. 2. Reduceer het aantal stappen in de procedure die MKB-ondernemingen moeten doorlopen. Door het aantal stappen voor MKB-ondernemingen terug te dringen, kunnen procedures worden uitgevoerd met minder tijd en kosten voor MKB-ondernemers. Neem per product een beslissing op de voorstellen onder dit kopje met ‘ja’ in onze factsheets (Bijlage I). Enkele sector-overstijgende voorbeelden: ▪ Laten vervallen van gegevens die op een minder belastende en veiliger wijze kunnen worden opgevraagd (bijv. met behulp van eHerkenning of DigiD te achterhalen). ▪ Laten vervallen van gegevens die reeds in bezit zijn van de gemeente (bijvoorbeeld eerder afgegeven vergunningen). ▪ Laten vervallen van gegevens die niet strikt noodzakelijk zijn om tot een besluit te komen. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om het laten vervallen van tekeningen en situatieschetsen in situaties waarin de gemeente ook kan langsgaan op locatie om zich een beeld te vormen van de specifieke situatie ter plaatse.

Hierbij merken we op dat niet alle lasten door de gemeente zijn te beïnvloeden: het aantal stappen binnen een aanvraag is soms deels het gevolg van landelijk beleid (bijv. Omgevingswet, eisen aan voedselveiligheid). 3. Reduceer de tijdsbesteding voor MKB-ondernemingen. Neem per product een beslissing op de voorstellen onder dit kopje met ‘ja’ in onze factsheets (Bijlage I).

22

Met maatregelen kunnen ondernemers dezelfde producten krijgen in minder tijd. Enkele sector-overstijgende voorbeelden: ▪ Het mogelijk maken van digitaal indienen van aanvragen. Voer ter ondersteuning hiervan een digitale handtekening in en sluit waar mogelijk aan bij DigiD of eHerkenning. ▪ Het opvragen van inschrijfnummers in plaats van kopieën van die inschrijvingen (bijvoorbeeld van de Kamer van Koophandel). In dit verband adviseren we de gemeente om doorlooptijden van product-afhandeling steevast of periodiek te monitoren – bijv. door dit in het systeem mogelijk te maken zonder handmatige telling. Lukt dit laatste niet, dan is het raadzaam de doorlooptijden periodiek handmatig te tellen en zo de gemiddelde doorlooptijd per product te monitoren, met het oog op signaalwerking van regeldruk in de toekomst. 4.

Verbeter de dienstverlening aan MKB-ondernemers.

Neem per product een beslissing op de voorstellen onder dit kopje met ‘ja’ in onze factsheets (Bijlage I). Enkele sector-overstijgende voorbeelden van verbeterde dienstverlening door Den Haag: ▪ Het toegankelijker maken van de informatievoorziening, bijvoorbeeld door op het Ondernemersportaal korte en praktische checklists te publiceren met vereisten waar de aanvrager rekening mee moet houden, voorzien van voorbeelddocumenten. ▪ De gemeente kan het Ondernemersportaal zelf ook nadrukkelijker onder de aandacht brengen, bijvoorbeeld in gesprekken en via sociale media. ▪ Het intensiveren van persoonlijke ondersteuning, bijvoorbeeld door het uitbreiden van openingstijden van informatiebalies en het toepassen van casemanagement. Casemanagement betekent dat voor elke aanvraag een dossierbehandelaar wordt aangewezen die voor de aanvrager gedurende de gehele procedure het aanspreekpunt vormt en blijft. ▪ Het introduceren van een digitaal klant(volg)systeem, waarin een ondernemer in een eigen persoonlijke online omgeving snel inzicht heeft in alle relevante regelgeving en de gegevens over de vergunningen van de betreffende onderneming. Idealiter fungeert deze persoonlijke omgeving ook als portaal voor het indienen, verzamelen en bewaren van gegevens door de ondernemer. 5.

Zet de beslisboom van de VNG om in een verplicht toetsingskader voor de duurzame reductie van regeldruk.

De VNG-beslisboom vermindering regeldruk door gemeenten geeft op hoofdlijnen inzicht in stappen voor het verminderen van regeldruk, maar kan nog verder worden geoperationaliseerd. Door de beslisboom om te zetten in een toetsingskader als verplichte tool, krijgt de gemeente een concreet handelingsperspectief in specifieke situaties, zoals bij het dereguleren van bestaande vergunningen en het optimaal lastenluw inrichten van nieuwe vergunningen. Het toetsingskader is een praktisch instrument om alle verbeteropties per product gestructureerd te inventariseren. De beslisboom begint op het hoogste niveau – de regelgeving – en stelt daarbij de vraag of de betreffende vergunning kan worden afgeschaft of omgezet in algemene regels. Vervolgens worden – via de procedurestappen, de onderdelen van de procedure en de niveaus van uitvoering en dienstverlening – vragen gesteld gericht op vereenvoudiging van het product. Het toetsingskader is weergegeven in het onderstaande figuur.

Verkenning Regeldruk Gemeente Den Haag, 8 december 2025

23

Figuur 5. Toetsingskader

Het verdient aanbeveling om het gebruik van dit toetsingskader binnen de gemeente verplicht te stellen met het oog op periodieke toetsing en vermindering van regeldruk. Een dergelijke verplichtstelling is effectiever als deze concreet bij een senior medewerker binnen de gemeente wordt belegd, die werkzaam is binnen bijvoorbeeld de BSD of Economische Zaken. Denk aan de aanwijzing van een (parttime) coördinator voor de inperking van administratieve lasten en verbeterde dienstverlening. Die coördinator kijkt sector-overstijgend en kan zo ook ‘best practices’ en lessen vanuit de ene sector naar de andere helpen overbrengen.

24

Bijlage I Factsheets per product I.I

Evenementen Titel van het product: Vergunning Groot Evenement én Vergunning Klein Evenement Omschrijving van het product

Vergunning voor organisatoren die een groot evenement willen houden voor meer dan 25.000 bezoekers, en/of voor een regelmatig terugkerend evenement. Vergunning voor organisatoren die een klein evenement willen houden tot 25.000 bezoekers. Onder de evenementvergunning vallen ook enkele ontheffingen (medebewind), zoals de tijdelijke ontheffing alcohol schenken en die van de Zondagswet– nodig afhankelijk van de aanvraag.

Wettelijke basis

APV Den Haag (art. 2:25) Voorwaarden (website): Veiligheid staat voorop Goede doorstroming van verkeer is een voorwaarde voor vergunningverlening Een groot evenement moet tenminste 22 weken voor de geplande datum bekend zijn bij de burgemeester. Organisator moet in het jaar voorafgaand (vóór 1-9) aan het evenement een verzoek bij de gemeente indienen om het groot evenement in het ‘overzicht grote evenementen’ te laten plaatsen (betekent nog geen vergunning). Handhaving In geval van overtredingen van vergunningsvoorwaarden zijn er 3 categorieën (I – III) met bijpassende maatregelen zoals waarschuwingen en last onder bestuursdwang burgemeester.

Verantwoordelijke dienst

Bestuursdienst, onderdeel Veiligheid.17

Aantal aanvragen (2024)

40 grote evenementen Tussen 500-600 kleine evenementen

Legestarief (2024)

Groot evenement €1.069 Klein evenement € 681,55

1. Huidige (aanvraag)procedure Wettelijke beslistermijn

8 weken; met een verlengingsoptie naar 16 weken.

Gemiddelde doorlooptijd (tussen indienen aanvraag en afgeven beschikking)

8 weken Dit valt niet automatisch uit het gemeentelijk systeem te halen. Kan alleen handmatig worden geteld. Maar binnen 8 weken wordt volgens een ervaren organisator prima gehaald, mits aanvrager het goed heeft aangepakt. Veel sneller kan het bij grote evenementen vaak niet. Zo zijn soms herhaald overleggen nodig met de betrokken (gemeentelijke) partijen.

Persoonlijk overlegmoment verplicht

Nee

17

www.denhaag.nl/nl/vergunningen-en-ontheffingen/evenementenwijzer/

Verkenning Regeldruk Gemeente Den Haag, 8 december 2025

25

Geldigheidsduur van het product

Eenmalig. Geldt tot en met de realisatie van het evenement. Ook als het om een regelmatig terugkerend evenement gaat – vanwege (contextuele) veranderingen/ontwikkelingen. Een omgevingsvergunning kan soms ook nodig zijn: bij evenementen met een duur van +28 dagen en structureel gebruik van grond, bouwsels, geluidsbelasting. Deze zijn dan 3 jaar geldig.

Wijze van indienen

Digitaal via website In de praktijk wordt hier wel vaak een gemeenteambtenaar bij betrokken (aldus organisatoren). Wil men aanvragen, dan is inlog met (alleen) DigiD nodig.

Formulier

Ja, via website beschikbaar

Bewijsstukken

Nodig bij aanvraag evenement: gegevens evenement gegevens aanvrager Veiligheidsplan (Handreiking beschikbaar) plattegrond (met link naar tekenprogramma evenementenplattegrond) in geval van bouwsels: specifieke constructieve gegevens Alleen voor groot evenement: bewonersbrief

2. Dereguleringsmogelijkheden 2.1

Afschaffen product N.v.t.

2.2a

-

Vereenvoudigen aanvraagprocedure door:

2.4a

Doelgroep reduceren -

Nee. De doelgroep van evenementvergunning-aanvragers dient breed te zijn zodat Den Haag open blijft voor een gevarieerd evenementenaanbod.

Nee

Nee

Frequentie reduceren -

Nee, voor wat betreft de frequentie van evenementen.

Nee

Aantal stappen reduceren -

26

Geen klachten van organisatoren over ontheffingen (deels medebewind). Vanuit de gemeente worden deze waar van toepassing betrokken bij de vergunningaanvraag. De Omgevingsvergunning (medebewind) geeft enkele ondernemers soms administratieve lasten en dit betekent ook uitvoeringslasten voor gemeente. Maar dit betreft taken in medebewind en is bovendien nog in ontwikkeling.

2.4

2.4c

Nee

Samenvoegen product -

2.4b

Nee

Omzetten in algemene regels (met meldingsplicht) Mogelijke risico’s van een omzetting zijn: Ontbreken van inzicht in de specifieke activiteiten. Als dat zou ontbreken, zijn onvoldoende toetsingsmogelijkheden bij de gemeente beschikbaar om ongewenste handelingen vooraf te verbieden en/of te voorkomen.