RIS324056 Bijlage 202504 KPI-verslag 2024

Jaarverslag Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen 2024 Haagse informatiebeheerketen (DBV) kan deze garantie niet worden afgegeven. 5.4

Duurzame materialen en gegevensdragers analoog Gebruikt de gemeente duuzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden?

Voldoet

n.v.t.

5.5

Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag analoog Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren informatieobjecten?

Deels onbekend

n.v.t.

5.6

Systeem voor duurzaamheid analoog Waarborgt het archiveringssysteem c.q. zijn er naast 5.4 en 5.5 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren informatieobjecten na ten minste 100 jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. D.w.z. worden de informatieobjecten in goede materiële staat gebracht en gehouden? Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer Werkt de gemeente bij de opbouw van duurzaam digitaal informatiebeheer op basis van standaarden?

Deels onbekend

n.v.t.

Zie antwoord op vraag 5.4 en 5.5. Er worden duurzame materialen gebruikt voor het beheer en de opslag van fysiek materiaal. Voor informatie die beheerd wordt bij de diensten is onduidelijk of materialen worden gebruikt die voldoen aan genoemde kwaliteitseisen en normen.

n.v.t.

Voldoet deels

De 2e lijn werkt o.b.v. de vastgestelde domeinarchitectuur IRMA, Minimale Metadataset t.b.v. te vernietigen informatie en mogelijk te bewaren informatie tot aan overbrenging, MDTO t.b.v. te bewaren informatie na overbrenging, entiteits-relatie diagram en vaste veldwaarden t.b.v. de Minimale Metadataset zoals o.a. vastgelegd in de Informatieplattegrond en de Active Directory / IAM-tabel. Hoe buiten de gemeentelijke informatiebeheerketen (diensten 1e lijn) op basis van standaarden wordt gewerkt is onduidelijk.

Opslagformaten Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht? Functionele eisen Zijn de functionele eisen qua inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag i.v.m. authenticiteit van de

n.v.t.

Voldoet deels

Dit is niet algemeen bekend. Wel is IRMA vastgesteld welke bestandsformaten kunnen worden opgenomen in het DMS. Deze voldoen aan een open formaat.

n.v.t.

Voldoet deels

De digitale informatie die is gemetadateerd conform de vastgestelde Minimale Metadataset voldoet aan de "authenticiteit voorwaarden" zoals vastgelegd in de domeinarchitectuur IRMA. De verplichte metadatavelden die de authenticiteit van de informatie garanderen zijn: "Datum", "Status", "Accountnaam", "Afdeling", 'Dienst",

5.7

5.8

5.9

24

De diensten (1e lijn) en de gemeentelijke IB-beheerorganisatie DBV (2e lijn) gebruiken papier dat voldoet aan de NEN 2728-norm. Papier dat aan deze norm voldoet kan voor een periode van tenminste 100 jaar zonder noemenswaardige achteruitgang van de kwaliteit worden bewaard en beheerd. De gebruikte inkt en toner voldoen aan ISO 11798:1999, conform de Archiefregeling. De aan het aan HGA overgebrachte informatie wordt volgens de vereisten van wet-en regelgeving bewaard. Ja, het is het wettelijk verplicht om verpakkingsmaterialen en etiketten te gebruiken die aan ICN-kwaliteitseisen voldoen. Voor informatie die onder beheer is gebracht bij DBV worden gebruikt: 1) omslagen en mappen; van CIB zuuvrij karton zonder hechtmechaniek voldoen aan kwaliteitseis ICN-1: 2) archiefdozen zijn gemaakt van zuurvrij archiefkarton en voldoet aan kwaliteitseis ICN 4/10. Deze eis geldt voor archiefbescheiden die rechtstreeks in contact komen met karton; 3) hechtmechanieken JalemaClipex voldoen aan kwaliteitseis ICN-12; 4) etiketten voldoen aan de kwaliteitseis ICN-15. De verpakkingsmaterialen t.b.v. aan het HGA overgebrachte informatie is duurzaam. DBV heeft geen zicht op de verpakkingsmaterialen die de diensten gebruiken.

Jaarverslag Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen 2024 digitale informatieobjecten vastgesteld en geïmplementeerd?

"Functie", "Naam behandelaar", "Unieke code" en (indien van toepassing) "Locatie". Voor informatie die niet onder het beheerregime van DBV (2e lijn) valt, is de authenticiteit van informatie niet te garanderen. Dit is een verantwoordelijkheid van de 1e en 3e lijn. In het DMS is nog een aantal additionele metadatavelden dat de authenticiteit van de informatie gerandeert: "Auteur", "Bewerkt op", 'Gemaakt op", 'Laatst bewerkt door" en "Typist". Voor informatie die zich buiten DMS bevindt is deze additionele garantie door DBV niet af te geven.

5.10

Voorzieningen compressie en encryptie

a

Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de informatieobjecten in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken? Zo ja, welke?

n.v.t.

Voldoet deels

De gemeente hanteert een beveiligingsbeleid dat voortvloeit uit de 'BIO Baseline' die gebaseerd is op een viertal beveiligingsniveaus. In het DMS zijn ZIP-bestanden niet toegestaan en derhalve worden geen compressietechnieken gebruikt. Voor grote bestanden (bijvoorbeeld geo-informatie) hangt de mate van compressie samen met de gebruikte applicaties. Er is op dit moment geen centraal overzicht van dergelijke toepassingen, omdat dit grotendeels buiten het zicht van de Haagse Informatiebeheerketen valt. Over 1e lijns verantwoordelijkheden kan DBV geen uitspraken doen in deze uitvraag.

b

En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd tegen inbreuk door derden?

n.v.t.

Voldoet deels

Voor zover deze voorzieningen in beheer zijn van de Haagse Informatiebeheerketen is deze garantie af te geven. Daarbuiten niet.

c

Wordt in geval van encryptie bij overbrenging van informatieobjecten aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt?

n.v.t.

n.v.t.

In geval er digitaal wordt overgebracht zal de encryptie voorafgaand aan deze overbrenging worden verwijderd. In gevallen dat dit niet mogelijk is zal de sleutel worden meegeleverd. Dit geldt alleen wanneer overbrenging via het DMS geschiedt. Daarbuiten kan vanuit de 2e lijn geen garantie worden afgeven over encryptie. Momenteel is het nog niet mogelijk digitaal over te brengen door de absentie van een volledig ingericht e-depot.

Toelichting bevindingen: (in te vullen door toezichthouder) - (5.2) De verstrekte informatie heeft betrekking op de (toekomstige) situatie in het Open DMS, maar is niet van toepassing op het huidige DMS Plato; - (5.2) De Informatieplattegrond is in 2024 nog niet vastgesteld als gemeentebrede grondslag en standaard voor de informatiehuishouding; - (5.2d) De informatieplattegrond is gebaseerd op de VNG Selectielijst 2020, zodat te vernietigen informatie van voor 2020 niet kan worden vernietigd op basis van de Informatieplattegrond. Neem dit in ogenschouw als de plattegrond als toekomstige basis voor de digitale vernietiging moet worden gebruikt; - (5) Schep duidelijkheid over de verantwoordelijkheden binnen de gemeente als het gaat om de goede, geordende en toegankelijke staat van informatie binnen de gemeente. Bij veel antwoorden in deze KPI-vragenlijst kan alleen inzicht worden verstrekt over de informatie welke door DBV wordt beheerd (DMS & Iris). Het is uiterst belangrijk dat de verantwoordelijkheden over het totaal aan informatie (processen, applicaties, systemen etc.) helder worden belegd en het beheer hierop eenduidig kan worden vastgelegd en ingericht.

Archief-KPI 25

Jaarverslag Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen 2024

6

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van informatieobjecten: weegt de gemeente zorgvuldig af of vorm, inhoud en/of context van informatieobjecten van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Norm en weging

Analoog 2024

Digitaal - Toelichting - Te ondernemen actie? 2024

6.1

Vervanging, besluiten en verklaringen

a

Past de gemeente vervanging toe zoals bijv. het vervangen papieren informatieobjecten door digitale reproducties of omgekeerd, waarna de vervangen informatieobjecten worden vernietigd?

Voldoet

n.v.t.

b

Zo ja, stuur het handboek vervanging als link of bijlage toe.

Voldoet

n.v.t.

c

Zo ja, waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen informatieobjecten voorkomende gegevens?

Voldoet deels

n.v.t.

Deze waarborg kan worden afgegeven voor alle informatie die onder beheer is gebracht binnen de Haagse Informatiebeheerketen, van DBV, daarbuiten niet.

d

Zo ja, heeft het college als archiefzorgdrager een verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren informatieobjecten opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt?

Voldoet deels

n.v.t.

Deze verklaring kan worden afgegeven voor alle informatie die onder beheer is gebracht binnen de Haagse Informatiebeheerketen, van DBV, daarbuiten niet.

6.2

Converteren en migreren

a

Wordt er tijdig (m.b.v. een migratieplan) geconverteerd/gemigreerd in het geval niet meer aan de eisen t.a.v. geordende en toegankelijke staat van de informatieobjecten voldaan zal gaan worden?

n.v.t.

Voldoet deels

Doorgaans gebeurt migratie/conversie alleen bij de overheveling van taken en/of de vervanging van applicaties.

b

Is er een verklaring van de conversie of migratie opgemaakt?

n.v.t.

Voldoet deels

Hier is bij IB geen volledig zicht op omdat de uitvoering van processen zich grotendeels buiten het zicht van IB afspeelt.

6.3

Advisering rondom vervanging van applicaties: de toezichthouder wordt vooraf betrokken voor advies indien er een applicatie wordt vervangen

n.v.t.

Voldoet niet

Per 2023 is vervanging / upgrade van applicaties onderdeel van het DBV portfolioproces. Indien nodig wordt de toezichthouder geconsulteerd bij vervanging van applicatie waar (mogelijk) te bewaren informatie in wordt ontvangen of gegenereerd en beheerd. Het HGA kan het KPI-instrumentarium inzetten om achteraf te toetsen of upgrades of vervanging van applicaties op een ordentelijke manier is gebeurd.

6.4

Selectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst

Er zijn diverse doorlopende machtigingen afgegeven voor substitutie van papieren door digitale bescheiden door het HGA. Deze zijn bij de interne toezichthouder bekend

26

Jaarverslag Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen 2024 a

Past het college als archiefzorgdrager waardering en selectie toe op de gemeentelijke informatieobjecten, en dan wel in het zaaksysteem en taakspecifieke applicaties?

n.v.t.

Voldoet niet

Bij digitale archiefbescheiden worden door applicaties in beheer bij diensten geen/onvoldoende bewaartermijnen vastgelegd. Bij applicaties in beheer bij IB wel.

b

Maakt het college als archiefzorgdrager bij de selectie van de gemeentelijke informatieobjecten gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst?

n.v.t.

Voldoet niet

Bij informatieobjecten die in beheer zijn bij IB wel wordt de informatie conform de voor die informatie vigerende Selectielijst gebruikt, daarbuiten kan geen uitspraak worden gedaan vanuit de 2e lijn.

c

Is er een hotspotmonitor vastgesteld?

6.5

Vernietiging en verklaringen

a

Vernietigt het college als archiefzorgdrager tijdig de daartoe in aanmerking komende informatieobjecten? Denk daarbij o.a. het zaaksysteem en de taakspecifieke applicaties.

Voldoet niet

Voldoet niet

Nee, dit dient nog in de geest van Archiefregeling Artikel 3 en 3A te worden uitgewerkt. De afspraak die in het strategisch overleg is gemaakt, is dat de Gemeentearchivaris hiervoor de penhouder is.

Voldoet niet

Er is in 2024 geconstateerd dat vernietiging (in voorgaande jaren) onvoldoende heeft plaatsgevonden: 1) 1,5 km fysieke achterstand (3,2 km centraal minus 1,7 km verwerkt) 2) Digitale werkvoorraad in DMS-Plato is geïnventariseerd en zal leiden tot vernietiging van 73% van de documenten. In 2025 zullen deze documenten tijdig vernietigd worden. 3) Het tijdig vernietigen van (niet aan DMS-Plato gekoppelde) back-ups is een decentrale systeemverantwoordelijkheid. In de praktijk blijkt hier onvoldoende beleid en kennis beschikbaar te zijn voor een pragmatische oplossing. Ad 1) Met de middelen in 2024 is 1,7 km achterstand weggewerkt. Onduidelijk is of er in 2025 aanvullende middelen beschikbaar komen om de achterstanden adequaat weg te werken. Ad 2) Geen aanvullende actie Ad 3) Beleid en communicatie voor decentrale systemen wordt ontwikkeld i.s.m. interne stakeholders en HGA

b

Maakt het college als archiefzorgdrager verklaring van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde informatieobjecten en de grond en wijze van vernietiging bevatten?

Voldoet deels

Voldoet deels

Analoog: Ja Digitaal: Deels, indien informatiebeheer betrokken is. Uit de kwaliteitsmeting 2023 blijkt dat de diensten, als er informatie vernietigd wordt, in de meeste gevallen ook een verklaring van vernietiging opmaken.

c

Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden (waardering & selectie, vernietiging, overbrenging)? Lever hiervan (per organisatieonderdeel/dienst) een geactualiseerd overzicht aan.

Voldoet niet

Voldoet niet

Ja, in 2024 is er een inventarisatie gedaan naar papieren archieven bij de diensten. UIt deze inventarisatie blijkt dat er ongeveer 2,2 km aan fysieke documenten in de kasten bij de diensten liggen. Het is nog onduidelijk of dit om archiefwaardige documenten betreft. Ja, er is een achterstand bij overbrenging van o.a. OCW 1997 tot 2007 en BSD 1991 tot 2000 die in 2025 wordt ingelopen door overdracht aan HGA. Ja, er is een achterstand bij waardering en selectie van ongeveer 3,5 km. In 2024 is er door

27

Jaarverslag Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen 2024 een externe partij 190 meter gewaardeerd en geselecteerd. Voor de drie punten geldt dat het onduidelijk is of er in 2025 aanvullende middelen beschikbaar komen om de werkzaamheden adequaat weg te werken. Beslissing wordt hiertoe in Q1 2025 genomen. 6.6

Vervreemding, besluiten en verklaringen

a

Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 jaar informatieobjecten vervreemd?

b

Zo ja, heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen?

n.v.t.

c

Zo ja, heeft de zorgdrager de juiste deskundigen geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding?

n.v.t.

d

Zo ja, heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt?

n.v.t.

Toelichting bevindingen: (in te vullen door toezichthouder) - (6.3) Betrek de gemeentearchivaris altijd vooraf bij migraties en/of conversies, ongeacht of het te bewaren of te vernietigen informatie betreft. Zie de Beheerregeling Informatiebeheer art. 4 lid 3. - (6.5c) Maak inzichtelijk per dienst welke achterstanden er zijn in het overbrengen van te bewaren informatie en stel een tijdlijn op voor de overbrenging van deze informatie. Breng hierbij ook de digitale achterstanden in vernietiging in kaart.

Archief-KPI 7

Overbrenging van informatieobjecten: brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren informatieobjecten na bij Wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? Norm en weging

Analoog 2024

7.1

Digitaal - Toelichting - Te ondernemen actie? 2024

Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn

28

Jaarverslag Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen 2024 a

Zijn alle te bewaren informatieobjecten waarvan de wettelijke overbrengingstermijn is verstreken overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats of e-depotvoorziening?

Voldoet niet

n.v.t.

In 2023 is een begin gemaakt met het wegwerken van de achterstand van de overbrenging van de fysieke te bewaren informatieobjecten naar het HGA. In 2024 is hier prioritair vervolg aan gegeven. Op dit moment zijn de digitale informatieobjecten nog niet overgebracht naar het e-depot. Er worden semantische interoperabiliteitsvereisten en technische aansluitvoorwaarden gedefinieerd, zodat de definiereing en inrichting van het pré-depot in Open DMS kan plaatsvinden. Met een ingericht en beschikbaar e depot kan een aanvang worden gemaakt met overbrenging naar het HGA vanuit het DMS.

b

Zo nee, welke informatieobjecten zijn niet overgebracht?

n.v.t.

Digitale overbrenging was in 2024 zowel technisch als functioneel niet mogelijk

c

Zo nee, wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel en/of praktisch, van de niet-tijdige overbrenging?

Voldoet niet Voldoet niet

n.v.t.

Semantische en technische aansluitvoorwaarden t.b.v. inrichten pré-depot t.b.v. overbrenging ontbreken, waardoor dit niet kan worden ingericht. Het e-depot is nog niet functioneel en technisch opgeleverd.

7.2

Verklaringen van overbrenging Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op?

n.v.t.

n.v.t.

Indien van toepassing wordt dit in afstemming met het HGA opgeleverd.

7.3

Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering Heeft het college als archiefzorgdrager voor informatieobjecten die om redenen van bedrijfsvoering niet na 20 jaar overgebracht kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd en ontvangen van Gedeputeerde Staten?

Voldoet niet

n.v.t.

Nee er is geen machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd / ontvangen.

Toelichting bevindingen: (in te vullen door toezichthouder) - (7.1) Er zijn geen analoge archieven overgebracht naar het HGA, welke zijn gevormd vanaf 1990. ER zijn digitale archieven overgebracht. Dit heeft deels te maken met het feit dat het e-depot van het HGA nog niet is ingericht en er geen afstemming heeft plaatsgevonden over de aansluitvoorwaarden. En is het open DMS nog niet operationeel. Daarnaast is er ook geen inzicht welke te bewaren digitale of hybride archieven zijn gevormd en overgebracht moeten worden. Zorg voor inzicht in de aanwezigheid, volume, aard etc. van te bewaren digitale of hybride archieven die overgebracht moeten worden naar het Haags Gemeentearchief. En zorg voor her inrichten van het e-depot en het realiseren van een koppeling met het Open DMS; - (7.1c) De reden is vooral achterstand, er is te weinig capaciteit beschikbaar om de achterstand weg te werken.

29

7.