RIS324056 Bijlage 202504 KPI-verslag 2024
Tekst van het document
Toezichtverslag informatie- en archiefbeheer 2024
Aan: Opgesteld door: Geaccordeerd door: Datum: Versie:
Het college van burgemeester en wethouders gemeente Den Haag Jeanette Brouwer, archiefinspecteur Rob den Braasem, archiefinspecteur Tom van Slooten, gemeentearchivaris Esther Trapman, manager Haags Gemeentearchief 19-04-2025 Definitief
Jaarverslag Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen 2024
Inhoudsopgave Inhoud 1. Inleiding jaarverslag......................................................................................................................... 2 2.
Beoordeling Gedeputeerde Staten Zuid-Holland ............................................................................ 3
3.
De aangeleverde toezichtinformatie ............................................................................................... 3
4.
Beoordeling gemeentearchivaris .................................................................................................... 3
5.
Aanbevelingen en verbeterpunten ................................................................................................. 7
6.
Verbonden partijen ......................................................................................................................... 9
Bijlage: Vragenlijst informatiebeheer met behulp van het KPI-raamwerk ........................................... 12
1
Jaarverslag Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen 2024
1. Inleiding jaarverslag De gemeentearchivaris van uw gemeente brengt op grond van artikel 3 van de Archiefverordening Den Haag 2018 jaarlijks verslag uit aan het college over het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die (nog) niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze toezichtstaak is verankerd in artikel 32, lid 2 van de Archiefwet 1995. Het toezichtverslag bestaat uit een toetsing op de door de VNG vastgesteld raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI) voor informatie- en archiefbeheer, en andere observaties en bevindingen die zijn opgedaan uit de verschillende inspecties die dat jaar hebben plaatsgevonden en relevant zijn voor een goede beoordeling van dit beheer. Langs deze weg wordt een beeld geschetst van de staat van het informatie- en archiefbeheer van de Gemeente Den Haag vanuit het perspectief van de Archiefinspectie. Het verslag richt zich op het jaar 2024. Dat betekent dat eventuele in 2025 bereikte resultaten en nieuwe ontwikkelingen niet zijn meegenomen; eventueel wordt verwezen naar een relevante ontwikkeling die nu loopt. Na vaststelling legt het college het verslag voor aan de raad, en biedt het college het toezichtverslag aan de provincie aan voor het Interbestuurlijk Toezicht (IBT).
De vragenlijst KPI-toetsing (Bijlage) is ingevuld door medewerkers van het Expertise Centrum Data en AI, de programmamanager Verbeterplan ‘Informatie op orde’ en medewerkers Informatiebeheer domein bestuur en bedrijfsvoering. De toetsing hiervan is uitgevoerd door de archiefinspectie van het Haags Gemeentearchief (HGA). De archiefinspectie heeft dit verslag inclusief de bevindingen opgesteld en laten accorderen door de gemeentearchivaris. Het verslag bevat een aantal aandachtspunten per KPI. Onder iedere KPI treft u aanbevelingen of verbeterpunten aan. Deze punten zijn verzameld weergegeven onder punt 5. Daarnaast is er een beschrijving van aandachtspunten met betrekking tot andere facetten van de gemeentelijke informatiehuishouding, die vanuit het perspectief van de opgedragen toezichtstaak van majeur belang zijn. Sinds de vernieuwing van dit interbestuurlijk toezicht (IBT) in 2021 toetst de provincie de kwaliteit van het gemeentelijk informatie- en archiefbeheer niet alleen aan de hand van het zogenaamde KPIverslag, maar toetst de provincie ook of het college de gemeenteraad informeert en of het college daadwerkelijk de in het inspectieverslag van de gemeentearchivaris genoemde knelpunten van opvolging voorziet middels een verbeterplan. De informatiebronnen die de provincie daartoe voor het domein archief- en informatiebeheer opvraagt zijn: • •
Het toezichtverslag over het archief- en informatiebeheer van uw gemeente; Het verbeterplan van de gemeente (indien het toezichtverslag daar aanleiding toe geeft).
2
Jaarverslag Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen 2024
2. Beoordeling Gedeputeerde Staten Zuid-Holland Op basis van de aangeleverde informatie voert de provincie de afspraken uit de bestuursovereenkomst en het uitvoeringsprogramma Interbestuurlijk Toezicht uit. De provincie beoordeelt de wettelijke taakuitvoering rondom het informatie- en archiefbeheer aan de hand van de zogenaamde IBT-ladder, waarbij het oordeel een trede op de ladder oplevert. In maart 2025 is de toezichtrapportage van de gemeente Den Haag over 2021 en 2022 door de provincie Zuid-Holland beoordeeld. De provincie stelde vast dat de gemeente weliswaar voldoet aan de meeste eisen van de Archiefwet, maar zeker ten aanzien van het beheer van digitale informatie niet ‘in control’ is. Er zijn grote achterstanden in het vernietigen van digitale informatie, het beheer ervan is versnipperd en het ontbreekt aan een overzicht van het digitale informatielandschap in de vorm van een informatiebeheerplan. Ondanks de toegenomen bewustwording van het belang van goede en betrouwbare informatie binnen de ambtelijke organisatie, ontbreken richtlijnen voor het op de juiste wijze en plaats opslaan en beheren van beleidsinformatie en bestaan er voor de diverse organisatieonderdelen grote verschillen in de aanpak en ondersteuning van het informatiebeheer.
De provincie stelt tevens vast dat het college schrijft dat de in de inspectieverslagen genoemde verbeterpunten worden opgepakt en daartoe in 2024 een verbeterplan heeft laten opstellen. De provincie volgt actief de voortgang in de uitvoering van dit verbeterplan. De gemeente Den Haag is thans geplaatst in trede 2 (‘geel’), maar trede 3 (‘oranje’) dreigt wanneer er geen maatregelen worden genomen ter verbetering. In januari 2025 heeft de gemeente uitleg gegeven aan de provinciaal toezichthouder inzake het verbeterprogramma.
3. De aangeleverde toezichtinformatie Op basis van ingevulde KPI-vragenlijst, het Verbeterplan ‘Informatie op orde’ alsmede een mondelinge uitvraag met medewerkers van het Expertise Centrum Data en AI en de programmamanager Verbeterplan is de voorliggende rapportage opgesteld. Hierin wordt geduid in hoeverre de gemeente Den Haag in 2024 voldeed aan de huidige wet- en regelgeving.
4. Beoordeling gemeentearchivaris Naar aanleiding van de toezichtrapportages over 2021 en 2022 ziet de gemeente in dat het noodzakelijk is stappen te zetten om ‘in control’ te komen op het gebied van informatie- en archiefbeheer. De gemeente erkent dat op heel veel vlakken risico’s zijn ontstaan op informatieverlies en tegelijk risico’s zijn ontstaan door niet tijdig vernietigde informatie. Ook neemt het risico ten aanzien van onvoldoende openbaarheid van informatie toe door het niet tijdig overbrengen van informatie naar het Haags Gemeentearchief. Met name de toenemende stroom aan digitale informatie is een grote zorg als hier geen adequaat beheer op is. In 2024 heeft het College aan de Dienst Bedrijfsvoering opdracht verstrekt om acties op te pakken die direct realiseerbaar zijn, en de totale opgave in beeld te brengen in een organisatie breed verbeterprogramma. Hiertoe heeft u ook middelen ter beschikking gesteld, waarmee een eerste stap kon worden gezet voor het leggen van een stevig fundament om de informatiehuishouding structureel op orde te krijgen. De volgende acties zouden worden ingezet:
3
Jaarverslag Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen 2024 • • • • • • •
Een inventarisatie van papieren en digitale achterstanden gemeentebreed; De implementatie van gedigitaliseerd post- en beheerproces voor een aantal analoge processen; Reductie van het papieren archief van 20%; Reductie digitale achterstand geautomatiseerd oplossen met 30%; Het opstellen van een gedetailleerd verbeterplan voor 2025 en verder; Een archiefbewerkingsplan om achterstanden weg te werken; De ontwikkeling van de huidige personeelspopulatie.
Hoewel het merendeel van deze acties in 2024 niet zijn afgerond heeft de gemeente aangetoond in beweging te zijn gekomen. In het gesprek met de provinciaal toezichthouder in januari 2025 is verder inzicht gegeven in de te nemen stappen. Met name de inventarisaties van de achterstanden hebben duidelijk gemaakt dat deze fors zijn en ook niet binnen een jaar kunnen worden weggewerkt. Het Verbeterplan is inmiddels onderdeel geworden van een verbeterprogramma. Dit programma omvat passende maatregelen om de informatiehuishouding te verbeteren. Tegelijk wil ik u waarschuwen voor te veel optimisme op de korte termijn. Onlangs stuurde ik u mijn ‘Voortgangsbericht verslag gemeentearchivaris 2023’ (RIS321611), waarin ik aangaf dat er sprake was van een status quo ten opzichte van de twee voorgaande jaren. Het is nu zaak om verder te gaan op de ingeslagen weg en een SMART meerjarig verbeterprogramma uit te werken met concrete acties en een tijdlijn. Dit programma kan alleen worden uitgevoerd als er mensen en middelen ter beschikking worden gesteld. Ik adviseer het college om hierin te voorzien om te voorkomen dat in 2025 (te) weinig resultaten kunnen worden bereikt. In de voorgaande toezichtrapportages zijn de volgende verbeterpunten aangegeven. Een deel hiervan is inmiddels opgepakt, maar een flink aantal punten staat nog steeds open.
De status hiervan is als volgt: KPIVerbeterpunt verslag 2021 Bewustwording beheren informatie.
2021 2021
2021
Stand van zaken
Het ontbreekt aan overzicht en inzicht van het gemeentelijk informatielandschap. Eigenaarschap en organisatorische borging van de Informatieplattegrond ontbreekt waardoor het niet duidelijk is hoe de informatieplattegrond up to date wordt gehouden. Er is geen digitale bewaarstrategie voor blijvend te bewaren digitale informatie (edepot).
2021
Er is een grote achterstand in het selecteren van analoge en digitale informatie.
2021
De uitvoeringsagenda, om de architectuur binnen de gemeentelijke
4
In 2024 is hiertoe in het Verbeterplan een project gestart. Dit zal in 2025 moeten worden vervolgd. In 2019 is gestart met een Informatieplattegrond. De Informatieplattegrond is begin 2025 nog niet formeel vastgesteld als gemeentelijk architectuurproduct (KPI 5.2). In 2022 is een e-depot voorziening aangeschaft door middel van een Europese aanbesteding. Deze is begin 2025 nog niet operationeel. (KPI 3.3). Deze achterstand is in 2024 verder inzichtelijk gemaakt door het uitvoeren van een gemeentebrede inventarisatie. (KPI 6.5 2025). De uitvoeringsagenda van het Strategisch Beleidskader Informatiebeheer 2021-2025
Jaarverslag Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen 2024
2022 2022
2022 2022
2022
informatiehuishouding te realiseren, is nog niet opgesteld. Formaliseren Strategisch Informatie Overleg (SIO) overleg Onderzoek nieuw te vormen analoge archieven en de betreffende processen te digitaliseren. Nogmaals advies voor opstellen uitvoeringsagenda. Vanuit de organisatie is er grote behoefte aan bewustwording m.b.t. het beheren van informatie. Het is onduidelijk welke informatie in welke applicatie moet worden opgeslagen. De informatieplattegrond is nog niet in gebruik in gehele organisatie en het eigenaarschap en de organisatorische borging van het beheer is nog niet vastgesteld.
(RIS308275) is opgesteld, echter niet gerealiseerd. In 2024 zijn afspraken gemaakt voor een SIO binnen de gemeente. In 2024 is hiertoe in het Verbeterplan een onderzoek uitgevoerd. In 2025 zal hier vervolg aan worden gegeven. Zie eerdere opmerking. In 2024 is hiertoe in het Verbeterplan een project gestart.
Er is veel effort gestoken in het vullen van de Informatieplattegrond. Desalniettemin beschikt de organisatie ultimo 2024 nog niet over een betrouwbaar, actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht wat inzicht geeft in de omvang, aard, vindplaats en kwaliteit van de gemeentelijke informatie. De bewaartermijnen in de plattegrond zijn gebaseerd op de VNG Selectielijst 2020. Dat heeft tot gevolg dat te vernietigen informatie van vóór 2020 niet kan worden bepaald en plaatsvinden op basis van de huidige plattegrond. Aangezien veel te vernietigen digitale informatie dateert van voor 2020 heeft dit gevolgen voor de te nemen acties in het Verbeterplan.
2022
2022
De achterstand in het selecteren van analoge en digitale informatie is onverminderd urgent. Archiefinspectie adviseert om te komen tot een actieplan voor het vernietigen van analoge en digitale informatie.
De plattegrond is nog niet vastgesteld als gemeentebreed architectuurproduct en is derhalve nog niet in gebruik in de gehele organisatie. Het eigenaarschap en de organisatorische borging van het actueel houden van de informatie die daarin is opgenomen na de oplevering ervan, is derhalve nog niet vastgesteld. Zie eerdere opmerking.
In het Verbeterprogramma is dit actieplan een van de opgenomen doelen.
Het algehele oordeel voor de gemeente over de kwaliteit van het archief- en informatiebeheer in 2024 wordt door mij als ruim onvoldoende bestempeld. 5
Jaarverslag Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen 2024 Bijlage 6 bevat alle elementen van de KPI meting zoals deze zijn ingevuld door DBV. De weging is gedaan door de archiefinspectie, die ook onderaan ieder kopje een toelichting heeft gegeven. In 2024 zijn de eerste stappen gezet om grip te krijgen op de informatiehuishouding. Er is echter nog sprake van grote achterstanden in de waardering, vernietiging, selectie en overbrenging van archieven. Hierdoor bestaat de kans dat onjuiste informatie wordt verstrekt of dat informatie niet beschikbaar is voor het publiek. De bestaande governance binnen de gemeente inzake informatiebeheer is onduidelijk. DBV Informatiebeheer voelt zich verantwoordelijk voor de door DBV zelf beheerde informatie (DMS & IRIS). De verantwoordelijkheid voor het beheer van informatie in andere applicaties en systemen is een grijs gebied. De diensten hebben in principe geen kennis en geen mensen om deze informatie te beheren en verwachten dat DBV deze rol vervult. Dit maakt dat de gemeente geen inzicht heeft in het totale informatie landschap. Dit heeft grote impact op de mate waarin de gemeente inzicht heeft in alle informatiestromen, processen en de applicaties. Met de toenemende digitalisering raakt dit nog meer versnipperd. De bewustwording ten aanzien van het beheren van de informatie blijft een zorg.
Medewerkers moeten duidelijk weten in welke applicatie procesinformatie moet worden opgeslagen. Daarnaast moeten medewerkers in grote lijnen uitleg krijgen over te vernietigen en te bewaren informatie (bewustwording). Dit raakt ook het bovengenoemde governance punt. ➢ Ik adviseer u om vaart te maken met het aansluiten van applicaties met archiefwaardige (te bewaren) informatie aan het Open DMS. De versnippering van informatie in talloze onbeheerde applicaties zullen enerzijds leiden tot onjuiste of onvolledige openbaarheid van informatie en anderzijds op termijn veel tijd en inspanning kosten om de informatie alsnog te vernietigen of over te brengen naar het e-depot; ➢ Ik adviseer u zorg te dragen voor het inrichten van het e-depot en het realiseren van een koppeling vanuit het Open DMS, zodat digitale informatie op termijn kan worden overgebracht. De nieuwe Archiefwet schrijft voor dat te bewaren informatie al na 10 jaar (na afsluiten zaak) moet worden overgebracht, zodat de termijn voor overbrenging van informatie alleen maar korter wordt.
6
Jaarverslag Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen 2024
5. Aanbevelingen en verbeterpunten De volgende nieuwe aanbevelingen en verbeterpunten zijn in dit toezichtverslag opgenomen en kunnen worden toegevoegd aan de eerder beschreven nog openstaande verbeterpunten: Belangrijkste aandachtspunten en adviezen per archief-KPI 1.
Lokale Regelingen: voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?
De gemeente beschikt over een vastgestelde Archiefverordening inzake de archiefzorg en over een vastgestelde Beheerregeling Informatiebeheer. De Beheerregeling behoeft een herijking. de aanbeveling is dit op te pakken als onderdeel van het verduidelijken van de governance op het gebied van het informatiebeheer. Verder publiceert de gemeente in het landelijke GR-register de gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingsverbanden, waarin de gemeente participeert. Echter dit register komt thans niet overeen met de informatie die de gemeente verstrekt op haar eigen website. Zorg voor een eenduidige en juiste publicatie omtrent deze regelingen. Daarbij zou in 2024 zou nader worden onderzocht of er praktische afspraken zijn gemaakt over het informatie- en archiefbeheer inzake de gemeenschappelijke regelingen. Dit is inmiddels een jaar doorgeschoven en moet onderdeel worden van het verbeterplan waarmee in 2024 een start is gemaakt. Omdat er voor de gemeente ook verantwoordelijkheden op het gebied van archivering kunnen voortvloeien uit deze regelingen is het advies om de verantwoordelijkheden voor het informatie- en archiefbeheer van de GR-en duidelijk in zicht te hebben en te beoordelen of nadere acties moeten worden ondernomen. De archiefbeheertaken die worden uitbesteed vanuit de Dienst Bedrijfsvoering zijn inzichtelijk.
Het is echter onduidelijk of er buiten DBV om sprake is van uitbesteding. Het is van belang dat dit helder wordt en kan worden vastgesteld of dit voldoet aan de wettelijke bepalingen.
2.
Middelen en mensen
Er is sprake van achterstanden in het informatiebeheer. Waardering, selectie, vernietiging en overbrenging vragen veel middelen. Deze zullen in het Verbeterplan worden geëxpliciteerd. Om de achterstand niet verder te laten oplopen is het noodzakelijk dat het College deze middelen tijdig beschikbaar stelt om het informatie- en archiefbeheer uit te kunnen voeren.
3.
De fysieke en digitale bewaaromstandigheden
De gemeente beschikt over een centraal DMS (Plato). Hierin zijn echter een gering aantal applicaties op aangesloten. Vanuit het centraal DMS kunnen geen informatiebeheertaken worden uitgevoerd. Dit genereert het risico dat achterstanden weer verder oplopen en dat informatie te lang wordt bewaard. Er is sprake van een nieuw Open DMS. Het is vooralsnog onvoldoende duidelijk wanneer alle archiefwaardige applicaties hieraan zijn gekoppeld en de informatie hierin landt en kan worden beheerd. Zorg dat u een roadmap opstelt, zodat gemeentebreed inzichtelijk wordt gemaakt op welke termijn applicaties (of processen) worden aangesloten op het Open DMS, zodat het beheer (vernietiging/ overbrenging) van de informatie die voortkomt uit die applicaties centraal kan plaatsvinden op basis van de wettelijke (Selectielijsten) vereisten.
7
Jaarverslag Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen 2024 Met betrekking tot de digital born informatie is het van belang het e-depot in te richten en te operationaliseren. Ook dit vraagt middelen en capaciteit aan de kant van het HGA en ten behoeve van de koppeling met het Open DMS ook aan de zijde van DBV.
4.
Interne kwaliteitszorg en toezicht
Er is een Handboek kwaliteitssysteem informatiebeheer. Dit is echter niet geïmplementeerd. Dit is ook een van de conclusies van het ‘onderzoek kwaliteit informatie- en metadatabeheer’, dat in januari 2024 is opgeleverd. De Archiefinspectie onderschrijft de aanbeveling om het kwaliteitssysteem IB te hervorming naar een stelsel van continue aandacht en verbetering.
5.
Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid
Sinds het KPI-verslag van 2017 spreekt de inspectie haar zorgen uit over het ontbreken van een volledig en inzichtelijk overzicht van het gemeentelijk informatielandschap. Burgers moeten erop kunnen vertrouwen dat de door de gemeente beheerde informatie integer, authentiek en op orde is, en het ontbreken van een goed overzicht daarvan verhindert dit. Geconstateerd moet worden dat DBV/IB heeft enorme stappen gezet om het informatieplan op een volwassen niveau te brengen, met name door het ontwikkelen van de informatieplattegrond. Ultimo 2024 beschikt de organisatie echter nog altijd niet over een betrouwbaar, actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de omvang, aard, vindplaats en kwaliteit van alle gemeentelijke informatie. Het is hierbij urgent dat de verantwoordelijkheden binnen de gemeente met betrekking tot het informatiebeheer duidelijk zijn. Momenteel is er met name zicht op de informatie die DBV beheert. Inventarisaties en inspecties bij de diensten laten zien dat dit niet alle processen en applicaties bevat.
6.
Vervanging, conversie/migratie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden
Het is van belang dat een volledig inzicht komt van de achterstanden in het overbrengen van te bewaren informatie, zowel in de fysieke als digitale archiefbescheiden. De gemeente loopt het risico informatie te vroeg, te laat of onterecht te vernietigen of te bewaren.
7.
Overbrenging van archiefbescheiden
Er zijn geen analoge, digitale of hybride archieven overgebracht naar het HGA die zijn gevormd vanaf 1990. Het is belangrijk dat het e-depot en het open DMS worden geoperationaliseerd en aan elkaar worden gekoppeld. Daarnaast is het nodig dat er inzicht komt welke te bewaren digitale of hybride archieven zijn gevormd en overgebracht moeten worden. Het is noodzakelijk dat middelen en capaciteit beschikbaar komen om de totale omvang en aard inzichtelijk te maken, de voorzieningen e-depot en open DMS gereed te maken en om de achterstanden weg te werken.
8
Jaarverslag Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen 2024
6. Verbonden partijen De gemeente beschikt over een overzicht van de verbonden partijen, hoewel de verstrekte informatie bij de KPI-uitvraag afwijkt van de op de website verstrekte informatie (KPI 1.6a). In 2024 zou nader worden onderzocht of er praktische afspraken zijn gemaakt over het informatie- en archiefbeheer inzake de gemeenschappelijke regelingen. Dit is inmiddels een jaar doorgeschoven en moet onderdeel worden van het verbeterplan waarmee in 2024 een start is gemaakt (KPI 1.6c). Omdat er voor de gemeente ook verantwoordelijkheden op het gebied van archivering kunnen voortvloeien uit deze regelingen is het advies om de regelingen hierop na te lezen en te beoordelen of hier nadere acties moeten worden ondernomen. Ervaringen uit het verleden leren dat een gemeenschappelijke regeling niet automatisch betekent dat met alle partijen concrete afspraken zijn gemaakt over het informatieen archiefbeheer. In de meeste samenwerkingsvormen wordt samengewerkt op basis van mandatering. Dat betekent voor het informatie- en archiefbeheer dat u bestuurlijk verantwoordelijk blijft als zorgdrager voor deze archiefbescheiden. Dit in overeenstemming met artikel 30 van de Archiefwet 1995. Daarbij vervult de gemeente in veel gevallen een rol als centrumgemeente, zodat het ook een verantwoordelijkheid heeft naar de andere deelnemende organisaties.
Het is van essentieel belang dat met deze partijen goede afspraken worden gemaakt over het informatie- en archiefbeheer. Dit geldt zeker ook bij het aangaan van (ver)nieuw(d)e samenwerkingen. Tevens is het belangrijk om ook afspraken te maken over het ontvangen van uw informatie en archief wanneer u op enig moment zou besluiten om uit te treden uit een regeling. Bij het mandateren aan een verbonden partij dient u bij het verlaten van de verbonden partij het aldaar gevormde archief terug te ontvangen om het gemandateerde verder in eigen beheer voort te zetten. Onderstaand vindt u een samenvatting van de samenvattende en beschikbare jaarverslagen van de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Haaglanden en de Veiligheidsregio Haaglanden, aangezien de Archiefinspectie hier conform de GR-regeling 2-jaarlijks toezicht houdt op het informatieen archiefbeheer. Jaarverslag Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Haaglanden Deelnemers: De Provincie Zuid-Holland en de gemeenten Delft, Den Haag, Midden-Delfland, Leidschendam-Voorburg, Pijnacker-Nootdorp, Rijswijk, Wassenaar, Westland en Zoetermeer. Toezichthouder: De gemeentearchivaris van de gemeente Den Haag Type GR: een GR met mandaatregeling, dus dit samenwerkingsverband kan besluiten nemen namens de gemeenten en provincie. De Omgevingsdienst vormt zelf het archief namens de deelnemers.
Status: Over 2022 is een jaarverslag opgesteld. In januari 2022 heeft de Archiefinspectie een inspectie uitgevoerd naar de kwaliteit van het informatiebeheer. De stand van zaken van de verbeterpunten zijn: • • • • •
Het ontbreekt de ODH aan een kwaliteitssysteem; Er is geen archiefbeheerplan; Het ontbreekt de ODH aan een bewaarstrategie; Er is geen substitutie geregeld voor de inkomende post voor zover dit papier betreft; De bewaartermijnen worden niet adequaat vanuit de VNG Selectielijsten gegenereerd;
9
Jaarverslag Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen 2024 •
Er zijn ruim 260.000 digitale dossiers, welke niet zijn voorzien van resultaattypen en derhalve niet beschikken over een bewaartermijn.
Jaarverslag Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Haaglanden Deelnemers: De gemeenten Den Haag, Delft, Leidschendam – Voorburg, Midden- Delfland, Pijnacker-Nootdorp, Rijswijk, Wassenaar, Westland en Zoetermeer Toezichthouder: De gemeentearchivaris van de gemeente Den Haag. Type GR: In deze GR mandateert het dagelijks bestuur de commandant brandweer en de directeur publieke gezondheid tot het nemen van besluiten op grond van de Archiefwet. De Veiligheidsregio vormt zelf het archief namens de deelnemende gemeenten. Status: In 2023 heeft de Archiefinspectie een inspectie gehouden naar de staat van de informatiehuishouding van de Veiligheidsregio Haaglanden. De stand van de verbeterpunten zijn: • Het zoeken en terugvinden van informatie in Corsa (Zaaksysteem) moet verbeteren en tegelijk moet er duidelijke werkafspraken worden gemaakt voor het werken in Corsa; • Er moet worden onderzocht of alle, nu nog analoge, processen kunnen worden gedigitaliseerd; • Het gebruik van WeTransfer moet worden getoetst aan de Bio Baseline normen; • Er is geen beleid voor het beheer van e-mailberichten; • Er is weinig aandacht voor de risico's van het opslaan van informatie in de OneDrive omgeving; • Er is sprake van versnippering van informatie.
Van de onderstaande Gemeenschappelijke regelingen, Vennootschappen, coöperaties, stichtingen en verenigingen is onduidelijk hoe het beheer van de informatie is geregeld. Het is bovendien onduidelijk welke afspraken zijn gemaakt betreffende; • Toezicht op de informatiehuishouding; • Afspraken met betrekking tot het beheer van informatie; • Vernietiging van informatie. Gemeenschappelijke regelingen Metropoolregio Rotterdam Den Haag GR GGD en VT Servicebureau H10 Bedrijvenschap Harnaschpolder Industrieschap Plaspoelpolder
Vennootschappen en coöperaties ROM Innovation Quarter B.V. N.V. Bank Nederlandse Gemeenten Dunea N.V. N.V. Haagse Milieu Services HTM Personenvervoer N.V. HTM Railinfra B.V. N.V. Stadsherstel Den Haag en Omgeving Stedin Holding N.V.
10
Stichtingen en verenigingen St. Holdingsfonds Economische Investeringen Den Haag (HEIT) Wigo4it VVE Locatie Wittebrug (sdk Segbroek) VVE woningen Weimarstraat VVE Hulshof Bibliotheekcomplex VVE woningen en kantoren aan de Leyweg 807-813 VVE Stadhuiscomplex Spui 6870 VVE Stadsdeelcomplex Leidschenveen - Ypenburg
Jaarverslag Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen 2024 United Fish Auctions N.V. WOM Den Haag Zuidwest B.V. Grondexploitatiemaatschappij Vroondaal Beheer Grondexploitatiemaatschappij Vroondaal B.V. Ontwikkelingscombinatie Wateringse Veld C.V. Wateringse Veld Beheer B.V. Starterspanden Den Haag C.V. Starterspanden Den Haag B.V.
11
VVE Residentie Willemstaete (sdk Scheveningen)
Jaarverslag Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen 2024
Bijlage: Vragenlijst informatiebeheer met behulp van het KPI-raamwerk De onderstaande vragenlijst is gebaseerd op het KPI-raamwerk, opgesteld door de VNG, en bevat een aantal aandachtspunten per archief-KPI. De vragen zijn beantwoord en voorzien van een toelichting, ingevuld door medewerkers van het Expertise Centrum Data en AI, de programmamanager Verbeterplan ‘Informatie op orde’ en medewerkers Informatiebeheer domein bestuur en bedrijfsvoering. De toetsing hiervan is uitgevoerd door de archiefinspectie van het Haags Gemeentearchief (HGA). Onder iedere KPI treft u constateringen, aanbevelingen of verbeterpunten aan. Deze zijn verzameld weergegeven in hoofdstuk 5. Archief-KPI 1
Lokale Regelingen: voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Norm en weging
Analoog 2024
Digitaal Antwoord en evt. toelichting 2024
1.1
Informatieverordening
a
Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde verordening inzake de archiefzorg die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving? Zo ja, stuur een link of bijlage.
Voldoet
Archiefverordening Den Haag 2018 https://denhaag.raadsinformatie.nl/document/6465129/3
b
Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten?
Voldoet
Ja
1.2
Beheerregeling informatievoorziening Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgdrager vastgestelde Beheerregeling informatiebeheer inzake het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatieobjecten en het beheer van de archiefbewaarplaats? Zo ja, stuur een link of bijlage.
Voldoet
De vigerende 'Beheerregeling informatiebeheer' stamt uit 2018 en wordt in 2025 herijkt o.b.v. de huidige indeling van de gemeentelijke informatiebeheerketen en het '3 lines of defense model'. T.b.v de herziening van deze beheerregeling is een nieuw Collegebesluit benodigd.
Strategisch Informatie Overleg (SIO) Heeft het college als archiefzorgdrager een Strategisch Informatieoverleg (SlO) ingesteld? Frequentie: minimaal 2x per jaar. Zo ja, stuur een link of bijlage.
Voldoet deels
1.3
strategisch beleidskader IB
In 2024 is de gemeentesecretaris bereid gevonden om te starten met een strategisch informatie overleg. In 2025 krijgt dit verder vorm.
12
Jaarverslag Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen 2024 1.4
Wijziging overheidstaken
a
Is er in het afgelopen jaar sprake geweest van opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja, welke?
n.v.t.
b
Zo ja, welke voorzieningen omtrent het informatie- en archiefbeheer heeft het college als archiefzorgdrager getroffen?
n.v.t.
1.5
Visie- en/of beleidsplan Informatievoorziening Beschikt de organisatie over een visie- en/of beleidsplan waarin de strategische doelen en ontwikkelingen zijn beschreven (c.q. ‘stip aan de horizon’)? Zo ja, stuur een link of bijlage.
Voldoet
1.6
Gemeenschappelijke regelingen en andere intergemeentelijke samenwerkingsvormen
a
Geef een overzicht van alle gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingsverbanden, waarin de gemeente participeert.
Nee, er is in 2024 géén sprake geweest van opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk). Dit heeft dan ook niet tot verandering geleid t.o.v. de uitoefening van de gemeentelijke informatiebeheertaken.
Strategisch beleidskader Informatiebeheer 2021-2025
strategisch beleidskader IB
De gemeente participeert in de volgende vennootschappen: 1 Bank Nederlandse Gemeenten N.V. 2 Dunea N.V. 3 Haagse Milieu Services N.V. 4 HTM Personenvervoer N.V. 5 HTM Railinfra B.V. 6 Regionale Ontwikkelingsmaatschappij Innovation Quarter B.V. 7 Stadsherstel Den Haag en Omgeving N.V. 8 Starterspanden Den Haag B.V./C.V. 9 Stedin Holding N.V. 10 United Fish Auctions N.V. 11 Grondexploitatiemaatschappij Vroondaal B.V./C.V. 12 Ontwikkelingscombinatie Wateringse Veld B.V./C.V. 13 Wijkontwikkelingsmaatschappij Den Haag Zuidwest B.V De gemeente heeft zowel een bestuurlijk als een financieel belang in de volgende coöperatie en stichting, welke coöperatie en stichting als verbonden partij is aangemerkt: Coöperatie 14 Wigo4it Stichting 15 Holdingsfonds Economische Investeringen Den Haag
13
Jaarverslag Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen 2024 Openbaar lichaam 16 GGD en Veilig Thuis Haaglanden 17 Omgevingsdienst Haaglanden 18 Bedrijvenschap Harnaschpolder 19 Industrieschap de Plaspoelpolder 20 Metropoolregio Rotterdam Den Haag 21 Veiligheidsregio Haaglanden Bedrijfsvoeringsorganisatie 22 Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden b
Zijn de bij punt a genoemde regelingen opgenomen in het landelijke GR-register? Zo ja, stuur een link mee met per regeling.
Niet volledig onderzocht
https://organisaties.overheid.nl/Gemeenschappelijke_regelingen
c
Zijn er bij de gemeenschappelijke regelingen praktische afspraken gemaakt over het informatie- en archiefbeheer?
Niet bekend
Dit wordt nog nader onderzocht en wordt meegenomen in het verbeterplan waarmee in 2024 een start wordt gemaakt.
1.7
Mandaatregeling archiefzorg Beschikt de gemeente over een actueel en vastgestelde mandaatregeling op grond van de Archiefwet, bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving in het stellen van regels? Stuur een link of bijlage.
Voldoet
1.8
Uitbesteden archiefbeheer(staken) Worden er archiefbeheer(deel)taken uitbesteed? Indien (aspecten van) het archiefbeheer/ archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij of publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid? Verstrek hiervan een overzicht.
Voldoet deels
Uitbesteding door de keten informatiebeheer vindt plaats, bijvoorbeeld in het geval van externe archiefopslag van in principe te vernietigen fysiek archief via de bedrijven Mondial Movers en Oasis. Bij digitaal archief geldt hetzelfde, als dit gebeurt via de reguliere IB kanalen wel. Altijd gelden de inkoopvoorwaarden GIBIT waarin ook informatiebeheer onderdeel van uitmaakt. Indien de fysieke-digitale uitbesteding gebeurt door de diensten zonder betrokkenheid van de keten informatiebeheer is er géén zicht op uitbesteedde informatiebeheertaken.
1.9
Publicatie en bekendmaking Doet de gemeente haar publicaties en bekendmakingen via DROP (Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties) en/of op www.officielebekendmakingen.nl/gemeenteblad?
Voldoet
Bekendmakingen (omgevings)vergunningen etc, worden gepubliceerd op Officiële Bekendmakingen. https://zoek.officielebekendmakingen.nl/resultaten?q=(c.productarea==%22officielepublicaties%22)and(cql.textAndIndexes=%22%2527sGravenhage%22)%20AND%20w.publicatienaam==%22Gemeenteblad%22&zv=%2527sGravenhage&pg=10&col=&svel=Publicatiedatum&svol=Aflopend&sf=ds%7cGemeenteblad
https://denhaag.raadsinformatie.nl/document/13364698/3
14
Jaarverslag Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen 2024 Toelichting bevindingen: (in te vullen door toezichthouder) - (1.6a) Het overzicht van de gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingsverbanden, waarin de gemeente participeert, komt niet overeen met de informatie, welke de gemeente verstrekt op haar website; Breng dit met elkaar in lijn. - (1.6c) het is belangrijk dat er wordt onderzocht of er praktische afspraken zijn gemaakt over het informatie- en archiefbeheer inzake de gemeenschappelijke regelingen. Maak dit onderdeel van het verbeterplan waarmee in 2024 een start is gemaakt; - (1.8) Zorg ervoor dat inzicht wordt verkregen of archiefbeheertaken worden uitbesteed zonder betrokkenheid van de keten informatiebeheer.
2
Archief-KPI Mensen en middelen: kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsook hun kwaliteitsniveau? Norm en weging
Analoog Digitaal Antwoord en evt. toelichting 2024
2.1
Middelen Zijn er voldoende middelen beschikbaar om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg c.q. het beheer van de informatieobjecten van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop? Licht uw antwoord uitgebreid toe.
2.2
Mensen, kwantitatief t.b.v. beheer
2024
Voldoet deels
- Voor de reguliere going concern taken binnen de afdeling Informatiebeheer zijn voldoende middelen beschikbaar gesteld. Dit wordt in 2025 herijkt in het kader van de Strategische personeelsplanning 2025-2030 aangezien de vraag naar IB expertise groeit. - Voor de (vernietigings)achterstanden die in 2023 zijn geconstateerd en voor die tijd zijn ontstaan, zijn in 2024 extra incidentele middelen beschikbaar gesteld. Hierbij is gebleken dat de achterstanden niet in 2024 konden worden weggewerkt (ongeacht de hoogte van de beschikbare middelen). Daarom loopt het verzoek om de niet-gebruikte middelen ook in 2025 beschikbaar te stellen om de achterstanden verder weg te werken. Verwachting is dat dit verzoek wordt ingewilligd. - De fysieke inventarisatie bij de diensten is in 2024 volledig geïnventariseerd; dit moet in 2025 worden vertaald naar een actieplan: - Actie 1: inzicht krijgen in aanvullende incidentele middelen om achterstanden (oud en recent geïnventariseerd) weg te werken. - Actie 2: actieplan opstellen om fysieke inventarisatie weg te werken op basis van de beschikbaar gestelde middelen.
15
Jaarverslag Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen 2024 a
Hoeveel mensen (fte’s) stelt het college als archiefzorgdrager ter beschikking die zijn verbonden aan de operationele uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de informatieobjecten van de gemeentelijke organen? Splits dit uit naar functies (adviseurs, record managers, functioneel beheerders, DIV, DIM, etc.)
Voldoet
b
Wordt het aantal fte's, zoals weergegeven onder punt a, algemeen als voldoende ervaren? Licht het antwoord toe.
Voldoet deels
Binnen het team (tactisch en operationeel) informatiebeheer is de volgende formatie in 2024 toegekend: Functioneel beheer: 9,8 FTE Tactische adviseurs: 7 FTE Operationele medewerkers - archief: 2 FTE Operationele medewerker - IB services: 31,3 FTE Teamleiders, projectcoordinator & manager: 5 FTE Zie ook vraag 2.1 met de stand van Informatiebeheer. De beschikbare FTE's zijn net voldoende. Herijking van benodigde mensen en middelen vindt plaats in het Strategisch personeelsontwikkelingstraject in 2025. De opgelopen centrale achterstanden en de fysieke inventarisatie en de benodigde mensen en middelen om deze weg te werken worden separaat door de gemeente beoordeeld.
2.3
Mensen, kwalitatief t.b.v. beheer Zijn de onder 2.2a uitgesplitste functies kwalitatief voldoende opgeleid om de wettelijke verplichte werkzaamheden naar behoren uit te kunnen voeren?
Voldoet deels
In zijn algemeenheid kan gesteld worden dat de gemeente meer bekwaam is in de analoge wereld dan in de digitale wereld. Hier worden verschillende activiteiten op ontplooid om dit meer in balans te brengen. Voor het team Informatiebeheer (zoals opgesomd bij 2.2a) geldt dat zij over voldoende kwaliteiten bezitten om het werk naar behoren uit te voeren. Er wordt regelmatig in de medewerkers geïnvesteerd. Medewerkers doen nog veel handmatig (en daarmee kwaliteitsgevoelig) werk. De overstap van analoog naar digitaal leeft en wordt ook in het aankomende Strategisch Personeelsplan verwerkt. Belangrijke risico's die we onderkennen zijn de aankomende pensionering van belangrijke collega's in combinatie met de schaarste op de arbeidsmarkt. Voor de ambtenaren buiten de afdeling Informatiebeheer geldt dat de awareness en kwaliteit uitdagingen geeft. Veel activiteiten dienen te worden uitgevoerd door ambtenaren voor wie IB taken niet hun primaire taak is (denk aan opslag en beheer van informatie in SharePoint). Dit herbergt een risico voor de toegankelijkheid, vindbaarheid, betrouwbaarheid, veiligheid, duurzaamheid, herbruikbaarheid en volledigheid van informatie, hetgeen weer zijn weerslag kan hebben op tijdige vernietiging en overbrenging.
2.4
Mensen, kwantitatief t.b.v. toezicht
16
Jaarverslag Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen 2024 a
Hoeveel formatieruimte heeft het college als zorgdrager vastgesteld voor het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatieobjecten? Dit betreft de gemeentearchivaris met de gemeentelijke archiefinspecteurs en/of andere medewerkers.
Voldoet
GemeenteaArchivaris 0,21 fte Archiefinspecteurs 3 fte
b
Wordt het aantal fte's, zoals weergegeven onder punt a, algemeen als voldoende ervaren? Licht het antwoord toe.
Voldoet
De formatie is vooralsnog toereikend. De bezetting was beperkt en daarmee een knelpunt. Met de toenemende digital born informatie zal moeten worden bezien of aanvulling nodig is op de toezichtstaak.
2.5
Gekwalificeerde gemeentearchivaris Heeft het college als archiefzorgdrager een gediplomeerde gemeentearchivaris aangewezen voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte informatieobjecten en het beheer van de wel overgebrachte?
Voldoet
Ja, er is in 2024 een waarnemend gemeentearchivaris geweest.
Toelichting bevindingen: (in te vullen door toezichthouder) - (2.1) Voor de inhaalslag rondom informatiebeheer zijn meer middelen nodig, welke in het Verbeterplan zullen worden gedetailleerd. Om de achterstand niet verder te laten oplopen is het nodig dat deze middelen tijdig beschikbaar worden gesteld; - (2.1) Er zijn tevens middelen nodig voor het wegwerken van de achterstand in overbrenging van archieven naar het Haags Gemeentearchief; alsmede de verwerking daarvan binnen het Haags Gemeentearchief;
Archief-KPI 3
Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot: zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? Norm en weging
3.1
Archiefruimten
a
Beschikt de gemeente over een of meer (analoge) archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefregeling en -besluit genoemde eisen voldoen?
Analoog
Digitaal Antwoord en evt. toelichting
2024
2024
Voldoet
Fysiek: Spui 70, Westeinde (OCW/GGD) en Kerketuinenweg (DieHaghe Groep).
17
Jaarverslag Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen 2024 b
Gebruikt het college naast deze archiefruimte(n) ook nog externe archiefruimten t.b.v. de te bewaren op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen informatieobjecten? Lever hiervan een overzicht aan met een specificatie van de hoeveelheid archiefbescheiden per organisatieonderdeel/dienst/afdeling.
c
Beschikt het college over een centrale digitale archiefruimte (zaaksysteem of DMS), welke wordt gebruikt als opslaglocatie voor alle digitale informatieobjecten en waarmee de noodzakelijke informatiebeheertaken kunnen worden uitgevoerd?
n.v.t.
Voldoet deels
De gemeente beschikt over zowel een zaaksysteem als een DMS. Echter (nog) niet alle digitale informatieobjecten worden in deze locaties opgeslagen. Zodoende kunnen niet op alle digitale informatieobjecten informatiebeheertaken worden uitgevoerd. Veel informatie komt nog voor in vak-, zaak- en procesapplicaties die decentraal door de diensten worden onderhouden en beheerd. DMS/Plato wordt in 2025 wordt vervangen door Open DMS, dat in 2024 technisch is opgeleverd, hetgeen een belangrijke mijlpaal is om het vervangingsproces van DMS/Plato verder gestalte te geven. https://kennisportaal.denhaag.nl/
d
Is er een overzicht van de applicaties waarin (mogelijk) te bewaren digitale informatieobjecten worden beheerd? Zo ja, lever hiervan een overzicht aan.
n.v.t.
Voldoet deels
Deze applicaties zijn voor zover bekend bij DBV opgenomen in de Informatieplattegrond en zijn gekoppeld aan de werkprocessen die het betreft. Daarbij is meteen duidelijk of de informatie die voortkomt uit die processen een laag, middel of hoog risico hebben. Tevens wordt meer en meer de relatie gelegd met het gemeentelijke processensysteem Engage. https://informatieplattegrond.denhaag.nl
3.2
Archiefbewaarplaats Is er door het college een eigen (inter)gemeentelijke archiefbewaarplaats aangewezen, waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefbesluit- en regeling en genoemde eisen voldoet? E-depot Beschikt de gemeente over een eigen gemeentelijk, een intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen edepot voor de bewaring van digitale informatieobjecten welke aan de eisen op basis van de Archiefregeling voldoet?
Voldoet deels
n.v.t.
Spui 70; Westeinde (GGD); Oasis; MondialMovers; Gemeente Leidschendam - Voorburg.
n.v.t.
Voldoet deels
Sinds 2022 is een e-depot oplossing beschikbaar. In 2024 is een start gemaakt met het inrichten van de oplossing, en lopen er een aantal pilots. De bemensing voor het functioneel beheer van het e-depot is vanaf de start onvoldoende vorm gegeven, omdat er in de organisatie geen fte's beschikbaar zijn gesteld. Wel is er in 2024 externe capaciteit ingehuurd voor het begeleiden van de inrichting van het e-depot.
3.3
Voldoet
We gebruiken OASIS als externe archiefruimte voor op termijn te vernietigen archief. Dit betreft de volgende uitsplitsing per dienst: DPZ: 1888 dozen DSB: 2231 dozen DSO: 188 dozen SZW: 46 dozen
18
Jaarverslag Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen 2024 3.4
Onderdeel gemeentelijk rampenplan Beschikt de gemeente/regio over een risicoprofiel, beleidsen crisisplan waarin ten minste procedures m.b.t. verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) informatieobjecten zijn opgenomen?
3.5
Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming
a
Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de archiefruimten en archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan? Stuur dit als bijlage.
b
Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen informatieobjecten o.b.v. prioriteiten in het collectieplan? Licht het antwoord toe.
voldoet
n.v.t.
Ja, de gemeente beschikt over een calamiteitenplan.
Voldoet niet
onbeken d
Er is een 'Calamiteitenplan 2019' t.b.v. de analoge informatie-beheerruimten. Dit plan wordt momenteel geactualiseerd. T.b.v. de digitale informatiebeheerruimte is meldenswaardig dat het DMS dubbel is uitgevoerd (op zowel een interne als een externe locatie). Zodoende is bedrijfscontinuïteit gewaarborgd. Verder is er een 'Cyber- en ICT-crisisplan'. Deze waarborgen kunnen alleen afgegeven worden voor de informatie die in beheer is bij Informatiebeheer (DBV). Over informatie die binnen de diensten zelf wordt beheerd kunnen geen garanties worden afgegeven.
onbeken d
Er is een fysieke verzamelplaats aangewezen op het Spui t.b.v. informatie in beheer bij de Haagse Informatiebeheerketen (DBV) t.b.v. eventuele calamiteiten. In het DMS is de digitale verzamelplaats de externe back-up / uitwijk locatie. Voor informatie die buiten het zicht en beheer van deze keten valt, is onduidelijk of er fysieke of digitale verzamelplaatsen zijn aangewezen.
Toelichting bevindingen: (in te vullen door toezichthouder) - (3.1c) Er is een centraal DMS, echter zijn hier een gering aantal applicaties op aangesloten. Er kunnen geen informatiebeheertaken in worden uitgevoerd. Hierdoor lopen achterstand verder op, en vergroot het risico op te lang bewaren van informatie. Binnen het Open DMS kunnen wel informatiebeheertaken worden uitgevoerd. De planning wanneer applicaties kunnen worden gekoppeld aan het Open DMS is niet duidelijk. We bevelen aan om een roadmap op te stellen, zodat gemeentebreed inzichtelijk wordt gemaakt op welke termijn applicaties (of processen) worden aangesloten op het Open DMS. Daarmee kan het beheer (vernietiging /overbrenging) van de informatie die voortkomt uit die applicaties centraal kan plaatsvinden o.b.v. de wettelijke (Selectielijsten) vereisten. Dit is tevens in overeenstemming met de vastgestelde technische architectuur voor gemeentelijke informatie verwerkende applicaties. E.e.a.
is vastgelegd in de semantische en technische aansluitvoorwaarden die bij majeure upgrades/ vervanging van applicaties worden vereist; - (3.2) Alleen de archiefbewaarplaats aan het Spui is in de Archiefverordening aangewezen als archiefbewaarplaats, de overige archiefruimten zijn niet formeel aangewezen; - (3.3) Zorg voor bemensing van het e-depot, zodat deze gereed is voor de toekomstige ontvangst van te bewaren en over te brengen digitale informatie vanuit het Open DMS. - (3.5a) Zorg voor de actualisatie van het calamiteitenplan voor de fysieke en digitale archieven (waarbij niet alleen informatie wordt veiliggesteld, welke onder beheer van DBV is)
19
Jaarverslag Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen 2024 Archief-KPI 4
Interne kwaliteitszorg en toezicht: werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? Norm en weging
Analoog 2024
Digitaal Antwoord en evt. toelichting 2024
4.1 Kwaliteitssysteem archiefbeheer a
Maakt het college als zorgdrager voor het beheer van te bewaren informatieobjecten gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd? Licht het antwoord toe.
Voldoet niet
Er is een beleidskader voor het kwaliteitssysteem vastgesteld in 2019 door het MT I&A. In 2023 is een kwaliteitsmeting uitgevoerd op basis van dit kader. Dit heeft geleid tot een viertal aanbevelingen voor Informatiebeheer die in 2024 zijn opgepakt en in 2025 moeten worden afgerond
b
Welk systeem wordt gebruikt?
Voldoet deels
zie voorgaande punt
c
Voldoet het beheer van de informatieobjecten aan de eisen van dat kwaliteitssysteem?
Voldoet niet
Volgens de meest recente Kwaliteitsrapportage dient het kwaliteitssysteem te worden omgevormd tot een stelsel van continue aandacht en verbetering. Dit is in 2024 opgepakt maar dient nog verder te worden geëffectueerd.
D
Wordt het kwaliteitssysteem periodiek getoetst op actualiteit? Zo ja, wat zijn de uitkomsten van deze toets (voeg eventueel document toe)?
Voldoet niet
Zie hierboven. Uit de kwaliteitsmeting 2023 komt de aanbeveling het kwaliteitssysteem IB dat momenteel wordt gehanteerd om te vormen tot een stelsel van continue aandacht en verbetering op basis van het 3 lines of defence model. Dit is op de actielijst geplaatst om in een later stadium op te pakken.
e
In hoeverre zijn medewerkers (behandelaars) op de hoogte van de interne informatiebeheervoorschriften?
Voldoet niet
De diensten zijn verantwoordelijk voor de informatie die zij in hun applicaties opslaan en beheren. Zij hebben niet allemaal voldoende kennis van informatiewet- en regelgeving en hoe deze wettelijke eisen moeten worden vertaald in de dagelijkse praktijk. Het versnipperde IT landschap vergroot die complexiteit. Wanneer applicaties met o.b.v. technische en semantische aansluitvoorwaarden aan Open DMS worden gekoppeld komen hier betere waarborgen voor beschikbaar en kan informatie die voortkomt uit die applicaties centraal worden beheerd en proactief geanonimiseerd gepubliceerd i.h.k.v. de Woo. Zie ook het verzoek aan de Toezichthouder bij de beantwoording bij vraag 3.1c
f
Wordt de output meegenomen in een PDCA-cyclus en besproken met de toezichthouder?
Voldoet niet
Ja, de aanbevelingen zijn opgenomen in de actielijst van IB. Deze actielijst wordt periodiek besproken in het strategisch en tactisch overleg binnen de Haagse Informatiebeheerketen.
20
Jaarverslag Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen 2024 4.2 Wet Open Overheid (WOO) a
b
Vanaf 1 november 2024 moesten vijf informatiecategorieën verplicht openbaar gemaakt worden via de Woo-index. Voldoet de gemeente aan deze eis? Op welke wijze publiceert de gemeente de informatie?
Voldoet
Het betreft t.b.v. de Gemeente Den Haag 4 categorieën, de 5e categorie is louter van toepassing op de bestuurslaag die betrekking heeft op de rijksoverheid en niet de gemeentelijke bestuurslaag De gemeente publiceert de Informatiecategorieën wetten en algemeen verbindende voorschriften alsmede overige besluiten van algemene strekking op de website overheid.nl.
Voldoet
De informatiecategorieën met organisatie en werkwijze en bereikbaarheidsgegevens worden gepubliceerd in het Register van Overheidsorganisaties op de website organisaties.overheid.nl. Vergaderstukken van de Staten-Generaal zijn niet van toepassing op de gemeente en vallen derhalve buiten de scope van deze KPI-uitvraag. c
Hoe borgt de gemeente de kwaliteit van informatie rondom actieve openbaarmaking in het kader van de WOO?
Voldoet
De gemeente borgt de kwaliteit van de gepubliceerde informatie doordat deze in het geval van wetten etc. zorgvuldig tot stand komt met besluitvorming door het college of een daartoe gemandateerde ambtenaar en de publicatie verloopt via een automatische koppeling. Het register van Overheidsorganisaties is zeer stabiel en wordt bij wijzigingen onderhouden door de gemeente en de Griffie van de Raad.
d
Hoe wordt voorkomen dat informatie dubbel openbaar wordt gemaakt?
Voldoet
In het geval van wetten is de publicatiewijze op overheid.nl uniek in één landelijke site. Voor het register van Overheidsorganisaties bestaat er maar één vermelding van de gemeente Den Haag
e
Hoe wordt voorkomen dat openbaar gemaakte informatie, die tussentijds is vernietigd conform de Selectielijst, als beschikbaar wordt getoond?
Voldoet
De wetten en algemeen verbindende voorschriften etc. op overheid.nl zijn geconsolideerde teksten waarin alle wijzigingen zijn verwerkt. Het is derhalve niet mogelijk dat een dergelijke tekst tussentijds is vernietigd, daar het gaat om een wet of voorschrift met actuele geldende rechtskracht
4.3 Verslag toezicht archiefbeheer Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte informatieobjecten uitoefent en zijn bevindingen daarbij? Licht het antwoord toe.
Voldoet
Jaarlijks brengt de gemeentearchivaris verslag uit aan het College van B&W. Het laatst opgemaakte verslag betreft een voortgangsbericht over 2023, omdat in overleg met de provincie en de Dienst Bedrijfsvoering is besloten om de ontwikkelingen ten aanzien van het Verbeterprogramma te volgen.
21
Jaarverslag Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen 2024 Toelichting bevindingen: (in te vullen door toezichthouder) - (4.1) Zorg voor inbedding van het Handboek kwaliteitssysteem Informatiebeheer Gemeente Den Haag (2019) in de organisatie. Het huidige Handboek is theoretsich ingestoken. Dit is ook een van de conclusies van het ‘onderzoek kwaliteit informatie- en metadatabeheer’, dat in januari 2024 is opgeleverd: Hervorm het kwaliteitssysteem IB tot een stelsel van continue aandacht en verbetering; - (4.2c) In de toekomst kan actieve openbaarmaking in het kader van de WOO centraal plaatsvinden via het Open DMS, maar om dat te bewerkstelligen moeten de informatie verstrekkende applicaties wel zijn aangesloten op het Open DMS.
5
Archief-KPI Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid informatieobjecten: geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de informatieobjecten? Norm en weging
5.1
Geordend overzicht informatieobjecten Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) informatieobjecten, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur?
5.2
Authenticiteit en context Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elke der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) informatieobjecten m.b.v. metagegevens(schema) kan worden vastgesteld: De inhoud, structuur en verschijningsvorm;
a
Analoog
Digitaal Antwoord en evt. toelichting
2024
2024
n.v.t.
Voldoet deels
Ja, dit wordt vastgelegd en beheerd in de Informatieplattegrond. In deze applicatie zijn in 2024 288 nieuwe werkprocessen toegevoegd, zijn nieuwe features geïntegreerd en zijn verschillende kwalitatieve verbeteringsslagen uitgevoerd. Ook zijn vorig jaar voorbereidingen getroffen om de projectfase af te gaan sluiten om het daadwerkelijke beheer, de actualisatie van de gegevens en nadere afstemming met de diensten in 2025 binnen de (DBV) organisatie te beleggen. Ook in 2024 was de GDH o.b.v. proces-, zaaken UPL gegevens die zijn vastgelegd in haar geordende overzicht dé hofleverancier van Logius die deze gegevens ieder kwartaal in haar landelijke tabellen publiceert. Voor het beheer van de analoge informatie is de applicatie DigiSSA beschikbaar, maar dit geeft alleen de locatie van de archieven aan.
n.v.t.
Voldoet deels
Voor informatie die (analoog dan digitaal) nog ressorteert onder de diensten geeft de 2e lijn (DBV) geen garanties af. Voor informatie die wél onder beheer is gebracht bij DBV, het volgende: de inhoud van de informatie is vastgelegd in het verplichte veld "Onderwerp", het optionele veld "Omschrijving" en tevens is de inhoud van de informatie full-text doorzoekbaar (o.a. in DMS en IRIS). M.b.t. de structuur van informatie in de context "de wijze waarop de verzameling geordend is": er zijn verschillende manieren om de informatie te ordenen, namelijk de verplichte metadatavelden "Datum", "Documenttype", "Status", 'Einddatum", "Gemeenschappelijk kenmerk", "Resultaat(type)", "Startdatum", "Vertrouwelijkheid", "Proces", "Thema", "Subthema", "Accountnaam", "Afdeling", "Dienst", "Functie", "Naam behandelaar", "Autorisaties", "Bestandsformaat" en de optionele metadatavelden "Locatie", "Persoon",
22
Jaarverslag Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen 2024 "Rechtspersoon" en "Vraagstuk". Daarnaast kunnen ordeningsprincipes worden toegepast op de gemeentelijke procesbenamingen zoals vastgelegd in de Informatieplattegrond: "Dienst", "Thema", "Subthema", "RGBZ" (op3 verschillende niveaus) , "Zaaktype" (op 2 verschillende niveaus), "Proceseigenaar", "WOO categorie", "Vertrouwelijkheidsniveaus". "Persoonsgegevens", "Procestypen", "Resultaattypen", "Wettelijke kaders", "Documenttypes", "UPL's", "Applicaties", "Risiconiveau", "Ophanging binnen de organisatie" (op meerdere niveaus) en "Bewaartermijn". De verschijningsvorm van de informatie wordt op informatie-element niveau vastgelegd o.b.v. het metadataveld "Bestandsformaat". Op procesniveau worden de mogelijke verschijningsvormen van de informatie die voortkomt uit die processen vastgelegd in het veld 'Documenttypes". b
Wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt;
n.v.t.
Voldoet deels
De metadatavelden "Datum", "Accountnaam", "Afdeling", "Dienst", "Functie", "Naam behandelaar" en "Proces" leggen automatisch vast wanneer, door wie en uit hoofde van welk werkproces de informatie voortkomende uit dat proces werd ontvangen of opgemaakt. In de Informatieplattegrond is de actuele proceseigenaar vastgelegd. Voor informatie die niet centraal onder beheer is gebracht bij DBV kan DBV géén garanties afgeven. Hiervoor zijn de diensten zelf verantwoordelijk en heeft DBV louter een adviserende functie.
c
De samenhang met andere informatieobjecten;
n.v.t.
Voldoet niet
d
De uitgevoerde beheeractiviteiten;
n.v.t.
Voldoet niet
In de context dat samenhang wordt gezien als "de wijze waarop informatie geordend is", zie het antwoord op vraag 5.2a onder "structuur". Voor informatie die niet onder beheer is gebracht bij DBV kan deze garantie niet worden afgegeven. In DMS zorgen de metadatavelden "Proces", "Resultaat(type)" en "Einddatum" ervoor dat de bewaar- en vernietigingstermijnen automatisch kunnen worden uitgevoerd op basis van de vigerende Selectielijst. T.b.v. de informatie die onder beheer is gebracht bij Informatiebeheer kunnen de uitgevoerde beheeractiviteiten dan ook worden aangetoond. Dit geldt niet voor informatie die (nog) niet onder beheer is gebracht bij Informatiebeheer (DBV).
e
De besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de informatieobjecten
n.v.t.
Voldoet deels
5.3
Systeem voor toegankelijkheid analoog en digitaal Waarborg het archiveringssysteem de toegankelijke staat van (te bewaren) informatieobjecten zodanig dat elk van de informatieobjecten binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is?
Voldoet deels
Voldoet deels
23
In de Informatieplattegrond is vastgelegd in welke applicaties informatie uit processen / zaken wordt ontvangen dan wel gegenereerd. Daarmee is automatisch bekend om welke besturings- of toepassingsprogrammatuur het gaat. Veel informatie onttrekt zich nog aan het zicht van de Haagse Informatiebeheerketen omdat het merendeel van de applicaties in beheer is bij de diensten of dat fysiek materiaal bij de diensten zelf wordt beheerd. M.b.t. de informatie die voortkomt uit applicaties die aangesloten zijn op het centrale DMS kan worden gegarandeerd dat hiervan de informatieobjecten binnen een redelijke termijn kan worden gevonden, leesbaar en waarneembaar is. Hetzelfde geldt voor fysieke informatie in beheer bij DBV/Informatiebeheer. Voor informatie die voortkomt uit applicaties die niet zijn aangesloten op het DMS of van fysiek materiaal dat niet onder beheer is gebracht bij de