RIS323180 Bijlage OmbudsmanDenHaag-Rapport-Koos gemeente de juiste aanpak

34 / 45

Reactie Ombudsman: Dit is naar aanleiding van deze reactie van de gemeente aangescherpt, zie Bijlage 1.4 Onderzoeksgegevens, pagina 26. 2. Afwijzing Woo-verzoek inzake Berenschot-notitie: Het verslag noemt dat het Woo-verzoek om de Berenschot-notitie is afgewezen, maar zonder te vermelden dat dit gebeurde ter bescherming van de onderzoeksopzet en de privacybelangen van derden. Hierdoor kan de indruk ontstaan dat de gemeente transparantie heeft willen vermijden. Ook is het besluit tot afwijzing getoetst door de ACB waarbij het besluit is gehandhaafd. Reactie Ombudsman: Dit is eerder niet bekend bij de Ombudsman. 3. Hoor- en wederhoor: Het verslag stelt dat er onvoldoende hoor en wederhoor is toegepast. In werkelijkheid vond op 1 augustus 2023 een hoorgesprek plaats waarin verzoeker zijn klacht heeft toegelicht. Hij ontving een gespreksverslag en is telefonisch en per e-mail geïnformeerd dat de klachten gezamenlijk behandeld zouden worden, conform artikel 9:6 Awb. Verzoeker heeft niet aangegeven opnieuw gehoord te willen worden. Reactie Ombudsman: In het verslag staat niet dat onvoldoende hoor en wederhoor is toegepast. Dit is weergegeven als lezing van verzoeker. Verzoeker heeft een tweede klacht ingediend na het hoorgesprek van 1 augustus. Hij wilde over deze klacht worden gehoord. 4.

Voortgang van de afhandeling: Het verslag suggereert dat er tussen juni 2023 en zomer 2024 weinig voortgang was. De gemeente ondernam echter diverse acties, zoals het versturen van voornemens tot herziening en herzieningsbesluiten aan ondernemers en werkte actief aan afronding van de zaak. Uiteindelijk is bij 8 van de 10 subsidieverstrekkingen overgegaan tot terugvordering, waaruit blijkt dat er niet gehandeld is binnen de voorwaarden van de subsidieregeling. Reactie Ombudsman: Deze informatie is niet eerder bekend bij de Ombudsman.

35 / 45

5. Ongewenst gedrag verzoekers zoon: Het verslag benoemt slechts beperkt het ongewenste gedrag richting ambtenaren, inclusief dreigende taal en een voice memo die de gemeente in bezit heeft. Deze context is relevant voor het begrip waarom de gemeente extra zorgvuldig en terughoudend communiceerde. Reactie Ombudsman: De Ombudsman noemt dit gedrag voor zover de gemeente dit noemt in reactie op de klacht. Het is aan de gemeente om de informatie aan verzoeker te sturen die zij relevant acht voor de beoordeling. Omdat zo beide partijen beschikken over dezelfde informatie. De Ombudsman kan niet inschatten of verzoeker over deze informatie beschikt (verzoeker ontkent dat hij beschikt over deze informatie). 6. Keuze voor afdeling Integriteit van Berenschot: Het verslag laat onduidelijk waarom de afdeling Integriteit van Berenschot is ingeschakeld. Intern besloot Berenschot dat deze afdeling het onderzoek zou uitvoeren; de gemeente gaf hier geen expliciete sturing aan. Van een gerenommeerd bureau als Berenschot mag als opdrachtgever verwacht worden dat ze dit integer en correct oppakken. Reactie Ombudsman: Dit staat vermeld in Bijlage 1.4.2, pagina 30. 7. Reden en besluit tot voortijdig stopzetten van het onderzoek: Het verslag WYKKIVIIVXHEX&IVIRWGLSXLIXSRHIV^SIOZSSVXMNHMKLIIJXFIʶMRHMKHZER[IKILIX uitblijven van medewerking van verzoeker en diens zoon.

In werkelijkheid speelden meerdere factoren een rol. Naast het ontbreken van hoor en wederhoor door de uitblijvende medewerking, droeg ook de complexiteit van het dossier bij aan de beslissing. Het stopzetten van het onderzoek was bovendien een gezamenlijke beslissing van Berenschot en de gemeente, omdat het plan van aanpak zonder hoor en wederhoor niet kon worden voltooid. Dit was dus geen eenzijdig besluit van Berenschot, zoals het verslag mogelijk suggereert. Reactie Ombudsman: Deze informatie is niet eerder bekend bij de Ombudsman en vormt geen reden om het verslag aan te passen.

36 / 45

8. Strafrechtelijke stappen: Het verslag wekt de indruk dat pas anderhalf jaar later duidelijk werd dat geen strafrechtelijke aangifte zou volgen. De gemeente maakte echter al in 2023 de afweging om niet tot aangifte over te gaan, maar communiceerde dit pas formeel na afronding van het publiekrechtelijke traject. Reactie Ombudsman: De Ombudsman heeft de informatie van de gemeente opgenomen zoals de gemeente op 2 juli 2024 heeft verstrekt aan de Ombudsman, zie Bijlage 1.4.2, pagina 29. 9. Juridische onderbouwing van genoemde wet- en regelgeving: Het verslag verwijst naar juridische bronnen (zoals de Wpbr, de Privacy gedragscode PPO en de AVG) die door verzoeker zijn genoemd, maar maakt niet duidelijk of deze verwijzingen feitelijk zijn gecontroleerd of getoetst. De wijze waarop deze worden verwerkt laat ruimte voor interpretatie en kan de indruk wekken dat ze direct van toepassing zijn verklaard. Reactie Ombudsman: Dit staat genoemd als lezing van verzoeker. 10. Subjectieve formuleringen en aannames: We merken op dat het verslag soms subjectief en bevooroordeeld overkomt, bijvoorbeeld door te stellen: ‘De gemeente denkt dat verzoekers zoon...’. De gemeente handelde echter op basis van concrete signalen. Er zou duidelijker onderscheid moeten worden gemaakt tussen vastgestelde feiten en interpretaties. Reactie Ombudsman: Deze informatie is aangepast in het verslag. 11.

Bewijslast versus beweringen: In het verslag ontbreekt scherp onderscheid tussen wat bewezen is en wat beweringen zijn. Bijvoorbeeld: de zoon van verzoeker kan wel zeggen dat de gemeente telefonisch van alles beweerde, maar daarvoor is geen bewijs overgelegd. Dit verschil verdient verduidelijking. Reactie Ombudsman: Het is de Ombudsman verder onduidelijk wat de gemeente hiermee bedoelt. Verzoeker heeft het stuk toegestuurd waarin het citaat staat op pagina 18.

37 / 45

12. Beschikbaarheid van bewijsmateriaal (voice memo): De voice-app/memo van de zoon van verzoeker is in bezit van de gemeente en opgenomen in het dossier. Dit punt wordt in het verslag niet genoemd. Reactie Ombudsman: Deze informatie is niet eerder bekend. 13. Opvallende passage bij Klacht 1: De zin ‘Hij vindt dat voor iedereen duidelijk is dat de klanten van zijn zoon niets meer met hem te maken wilden hebben’ roept verwarring op. Deze formulering suggereert dat verzoeker impliciet zijn zoon in een negatief daglicht stelt, wat niet logisch overkomt. Reactie Ombudsman: Het is onduidelijk wat de gemeente hiermee bedoelt. 14. Selectieprocedure Berenschot: Het verslag vermeldt niet dat de gemeente Berenschot selecteerde via een meervoudig onderhandse aanbesteding. Dit proces is zorgvuldig verlopen. Reactie Ombudsman: Dit staat vermeld in Bijlage 1.2.2.D Ad1, pagina 23.

Carina van Eck Gemeentelijke Ombudsman Den Haag en Leidschendam-Voorburg

38 / 45

Bijlage 2 – Wetteksten en aanverwante informatie 2.1 Subsidieregeling digitalisering midden- en klein bedrijf Den Haag Toelichting Met name de sectoren horeca, retail en persoonlijke dienstverlening hebben de afgelopen anderhalf jaar omzetverlies geleden door de beperkende maatregelen als gevolg van de COVID-19 pandemie. Online winkelen was al steeds populairder geworden en de coronacrisis heeft deze ontwikkeling in versnelling gebracht. Gebleken is dat het nog niet voor alle ondernemers haalbaar is om in digitalisering te investeren. Dit is een reden om middels een subsidieregeling het midden- en kleinbedrijf te enthousiasmeren, activeren en te ondersteunen om te digitaliseren. Deze regeling is een aanvulling op het bestaand aanbod van projecten om digitalisering bij Haagse ondernemers te stimuleren, zodat ondernemers de opgedane kennis en adviezen in de praktijk verder kunnen uitvoeren met behulp van subsidie. Artikel 1:4 Activiteiten Subsidie wordt uitsluitend verstrekt voor: a. de aanschaf van nieuwe producten of adviesdiensten op het gebied van digitalisering en digitale veiligheid, met uitzondering van hardware producten; b. het verbeteren van bestaande producten, diensten of bedrijfsprocessen door toepassing van digitalisering en digitale veiligheid.

Artikel 1:7 Hoogte van de subsidie Een subsidie bedraagt ten hoogste 50% van de subsidiabele kosten, met een minimum van € 1.000,- en een maximum van € 2.500,- per aanvrager. Artikel 2:1 Aanvraag subsidie Onverminderd artikel 8, tweede en derde lid, van de ASV legt de aanvrager de volgende gegevens over: a. a. een uittreksel, dat niet ouder is dan een maand, van de aanvrager uit het handelsregister kvk; b. b. een offerte, niet ouder dan 1 maand op het moment van aanvragen, opgesteld door de digitaliseringsleverancier met een duidelijke omschrijving van de voor subsidie in aanmerking komende kosten en activiteiten; en

39 / 45

c. een omschrijving op welke wijze de subsidie bijdraagt aan het behouden of vergroten van de omzet of het besparen van kosten; en d. een de-minimisverklaring. 2. De aanvrager maakt voor de aanvraag gebruik van het door het college vastgestelde digitale aanvraagformulier. Artikel 3:1 Verplichtingen Onverminderd de artikelen 12 en 13 van de ASV, gelden voor de subsidieontvanger de volgende verplichtingen: a. de activiteiten vinden plaats binnen 12 weken na de beslistermijn; b. de subsidieontvanger is verplicht mee te werken aan de steekproefcontrole door het college om te beoordelen of de subsidie terecht is verstrekt.

2.2. Algemene subsidieverordening Den Haag 2020 Artikel 8 De aanvraag subsidie 1. De aanvrager dient de aanvraag voor een subsidie schriftelijk in bij het college. Als het college hiervoor een aanvraagformulier heeft vastgesteld, gebruikt de aanvrager dat formulier. 2. De aanvraag om subsidie bevat de volgende gegevens: a. een beschrijving van de activiteiten waar subsidie voor wordt aangevraagd; b. ^SGSRGVIIXQSKIPMNOHIHSIPIRIRHIVIWYPXEXIRHMIQIXHIXIWYFWMHMʶVIR activiteiten worden nagestreefd en hoe de activiteiten aan die doelen bijdragen; c. de mate waarin de activiteiten gericht zijn op de gemeente of haar ingezetenen en op door de gemeente vastgestelde doelen of beleidsterreinen; d. een begroting inclusief een dekkingsplan van de kosten van de activiteiten waar de subsidie voor wordt aangevraagd. Het dekkingsplan bevat een opgave van alle bij bestuursorganen, private organisaties of personen aangevraagde subsidies of vergoedingen ten behoeve van dezelfde activiteiten, onder vermelding van de stand van zaken daarvan;

40 / 45

e. als de aanvrager een onderneming is tevens een verklaring over ontvangen de-minimissteun (de-minimisverklaring); en f.

het bankrekeningnummer waarnaar de subsidie kan worden overgemaakt.

3. Een rechtspersoon die voor de eerste keer een subsidie aanvraagt die per boekjaar wordt verstrekt, voegt aan de aanvraag tevens toe: een kopie van de meest actuele statuten, het jaarverslag, de jaarrekening en de balans van het voorgaande jaar. 4. Bij subsidieregeling kan het college van de voorgaande leden afwijken. Artikel 13 Bijzondere verplichtingen van de subsidieontvanger 1. Het college kan de subsidieontvanger verplichtingen opleggen met betrekking tot het beheer en gebruik van hetgeen met de subsidie tot stand is gebracht. 2. Het college kan de subsidieontvanger verplichten om tussentijds rekening en verantwoording af te leggen over de tot dan verrichte activiteiten en de daaraan verbonden inkomsten en uitgaven. Artikel 17 Wijze van verantwoorden 4

De aanvraag tot vaststelling bevat een inhoudelijk verslag met:

a. een beknopte beschrijving van de gesubsidieerde activiteiten, waaruit blijkt in hoeverre: 1° de activiteiten waarvoor subsidie is verleend zijn verricht; 2° aan de verplichtingen is voldaan; en 3° de beoogde doelstellingen en resultaten zijn gerealiseerd; en b. een toelichting op de gerealiseerde verschillen ten opzichte van de verleningsbeschikking.

41 / 45

5. Indien de subsidieregeling of verleningsbeschikking dit voorschrijft bevat de EERZVEEKXSXZEWXWXIPPMRKXIZIRWIIRnjRERGMIIPZIVWPEK,IXnjRERGMIIPZIVWPEKMWST dezelfde wijze ingericht als de bij de aanvraag om subsidie overgelegde begroting en bevat: a. IIRKIWTIGMnjGIIVHSZIV^MGLXZERHIKIWYFWMHMIIVHIEGXMZMXIMXIR b. de daaraan verbonden inkomsten en uitgaven; en c. een toelichting op de gerealiseerde verschillen ten opzichte van de verleningsbeschikking. Artikel 27 Toezicht op naleving 1. Het college kan ambtenaren of derden-deskundigen aanwijzen die belast zijn met het toezicht op de naleving van de bij of krachtens deze verordening vastgestelde voorschriften. 2. Een ieder is verplicht om de door de in het eerste lid bedoelde toezichthouder gegeven aanwijzingen na te leven.

2.3 Informatieprotocol van de gemeente en Berenschot Dit protocol geeft inzicht in de wijze waarop Berenschot omgaat met de vertrouwelijkheid van de informatie die aan Berenschot wordt verstrekt in het kader van het onderzoek in opdracht van (...) de gemeente Den Haag. Dit protocol wordt aan de gesprekspartner ter beschikking gesteld voordat een interview plaatsvindt. 1. De informatie die aan Berenschot wordt verstrekt wordt vertrouwelijk behandeld. Dit geldt niet voor zover die informatie afkomstig is uit openbare bronnen. Dit betekent ook dat de verstrekt informatie alleen door leden van het Berenschotteam wordt gebruikt in het kader van het onderhavige onderzoek. 2. In de rapportage wordt in principe geen tot de persoon herleidbare informatie opgenomen met uitzondering van de person waar het onderzoek over gaat. 3. Indien in de rapportage naar personen herleidbare informatie wordt opgenomen, dan worden de desbetreffende passages uit het rapport onder geheimhouding aan de desbetreffende personen ter wederhoor voorgelegd.

42 / 45

4. De rapportage is vertrouwelijk De rapportage wordt na wederhoor door Berenschot aan de opdrachtgever opgeleverd. 5. Van de interviews die Berenschot in het kader van dit onderzoek afneemt, worden gespreksverslagen gemaakt. Van een interview, in de zin van voorliggend protocol, is sprake indien een onderhoud met een betrokkene voorafgaand aan het onderhoud als zodanig wordt bestempeld1. 6. Het gespreksverslag – dat geen vertrouwelijk verslag zal zijn – wordt aan de gesprekspartner voorgelegd. Door hem/haar geconstateerde feitelijke onjuistheden in het verslag kunnen door hem/haar gecorrigeerd worden. Bovendien kan de gesprekspartner in een naschrift bij het verslag aanvullende informatie verstrekken of nadere inzichten naar voren brengen. 7. ,IXKIWTVIOWZIVWPEK[SVHXHInjRMXMIJZEWXKIWXIPHREHEXHIVIEGXMIZERHI gesprekspartner – schriftelijk of mondeling – is ontvangen of als binnen een door &IVIRWGLSXKIWXIPHIXIVQMNRKIIRVIEGXMIMWSRXZERKIR,IXHInjRMXMIZIZIVWPEK wordt naar de gesprekspartner gestuurd. 8. (IHInjRMXMIZIKIWTVIOWZIVWPEKIR[SVHIRRMIXEPWFMNPEKISTKIRSQIRMRLIX rapport. Ook worden de verslagen niet zonder voorafgaande toestemming aan de opdrachtgever en/of derden verstrekt. 9. Van de inhoud van het interview wordt door de geïnterviewde geen mededeling gedaan aan derden, anders dan na schriftelijke toestemming van Berenschot. 10.

2EEǍSSTZERLIXSRHIV^SIO[SVHIRKIWTVIOWZIVWPEKIRIRXIVFIWGLMOOMRK gestelde informatie bij Berenschot gearchiveerd en beheerd. Gespreksverslagen en informatie worden gedurende een periode van drie jaar bewaard. Na drie jaar worden zij vernietigd, te zij er gegronde redenen zijn dit niet te doen. 11. Berenschot heeft geen wettelijk verschoningsrecht. Berenschot verstrekt geen herkenbare gegevens over het onderzoek aan derden, tenzij wet- of regelgeving of een gerechtelijke instantie Berenschot daartoe verplicht.

43 / 45

2.4 Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus Artikel 6. Onze Minister kan ter bevordering van de kwaliteit van beveiligingsorganisaXMIWIRVIGLIVGLIFYVIEYWEER[IPOIIIRZIVKYRRMRKMWZIVPIIRHFMNQMRMWXIVMʶPIVIKIPMRK regels stellen met betrekking tot: (...) f. de verslaglegging;

44 / 45

Eindnoten 1 Van de interviews die Berenschot in het kader van dit onderzoek afneemt, worden gespreksverslagen gemaakt. Van een interview, in de zin van voorliggend protocol, is sprake indien een onderhoud met een betrokkene voorafgaand aan het onderhoud als zodanig wordt bestempeld.”

45 / 45