RIS322684 Rekeningencommissierapport 2024

Ook wordt gekeken of de realisatiecijfers over het voorgaande jaar zoals die in de programmarekening staan, overeenstemmen met die in de oorspronkelijke verantwoording (de programmarekening van het jaar ervoor). De Rekeningencommissie heeft op 22 mei 2025 van de Accountantsorganisatie een verslag van bevindingen ontvangen over het onderzoek naar de aansluiting van de indicatoren met de brongegevens (RIS322256). Dit jaar zijn de indicatoren in de programma’s 3 (Duurzaamheid, Milieu en Energietransitie) en 9 (Buitenruimte) onderzocht. In totaal zijn dit 51 van alle 208 indicatoren. Van de 51 indicatoren zijn er 21 die in de begroting 2024 begroot zijn. Deze sluiten alle aan. De overige indicatoren zijn nieuwe indicatoren of kengetallen, waarvan de waarde in de begroting 2025 is geactualiseerd. Van 29 indicatoren sluiten de brongegevens aan met de verantwoorde waarde in de programmarekening. De overige 22 sluiten ook aan, maar daarvan is de bron foutgevoelig of niet eenduidig, bijvoorbeeld een Excel-bestand waarop veel bewerkingen worden gedaan. Bij één indicator is een afwijking tussen begroting en verantwoording groter dan 10% niet toegelicht. Dit betreft de indicator percentage gescheiden afval. De aanbeveling van de Accountantsorganisatie om de werkwijze voor het begroten van indicatoren op te nemen in bijvoorbeeld een bijlage van de programmarekening is nog niet opgevolgd.

Naar aanleiding van het onderzoek heeft de Rekeningencommissie onderstaande vragen aan het college. ▪

▪

▪

▪

16

Tijdig aanleveren van brondocumentatie: als redenen van incomplete en/of niet tijdige aanleveringen van brondocumentatie worden genoemd te late beschikbaarheid van realisatie van indicatoren, capaciteitstekort en werkdruk. De Rekeningencommissie wil weten welke maatregelen het college neemt om voortaan tijdige aanlevering van brondocumentatie te waarborgen. Betrouwbaarheid van bronnen: van 22 van de 51 onderzochte indicatoren is de bron foutgevoelig of niet eenduidig, bijvoorbeeld een Excel-bestand waarop veel bewerkingen worden gedaan. De Rekeningencommissie vraagt het college alternatieven hiervoor te onderzoeken om te voorkómen dat indicatoren met manipuleerbare bronnen gebruikt blijven worden. Werkwijze voor begroten toelichten: sommige indicatoren zijn eigenlijk kengetallen en worden derhalve niet begroot, maar hebben een peildatum. De Rekeningencommissie vraagt het college om in (bijlage 5 van) de begroting en verantwoording toe te lichten welke indicatoren een beleidsmatige streefwaarde hebben en dus begroot moeten worden en eveneens aan te geven wanneer dit niet het geval is, zoals bij kengetallen.

Toelichten afwijking tussen begroting en verantwoording > 10%: de Rekeningencommissie vraagt het college om alsnog in de financiële verordening op te nemen dat afwijking tussen begroting en verantwoording van meer dan 10% moeten worden toegelicht in de programmarekening, zoals afgelopen jaar is toegezegd.

RIS322684

3.2.6

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2024

Grondexploitaties en grote projecten

De verantwoording over grondexploitaties en grote projecten is sinds 2020 een belangrijk aandachtspunt voor de Rekeningencommissie. Hierop wordt in hoofdstuk 4 nader ingegaan.

17

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2024

4

RIS322684

Grondexploitaties en grote projecten

Voor het voeren van grondbeleid heeft de gemeente de keuze uit drie instrumenten: actief grondbeleid door middel van eigen grondexploitaties, faciliterend grondbeleid en samenwerking in de vorm van verbonden partijen. Deze staan in paragraaf 3.8 van de jaarrekening beschreven (paragraaf Grondbeleid). Voor actief grondbeleid dient de gemeente zelf eigenaar van de grond te zijn of te worden. Bij faciliterend grondbeleid faciliteert de gemeente particuliere ontwikkelingsinitiatieven. De derde mogelijkheid is dat de gemeente in een publiek-private samenwerking binnen een verbonden partij met private partijen afspraken maakt over risico’s en de regievoering. Een grondexploitatie is een begroting die wordt opgesteld om grondkosten en grondopbrengsten van een ruimtelijk ontwikkelingsplan in beeld te brengen. Aan de kostenkant staan de aankoop van grond, het bouwrijp maken ervan, het inrichten van de openbare ruimte en kosten voor het maken van het plan en de begeleiding van de uitvoering ervan. Aan de opbrengstenkant staan de verkoop van bouwrijpe grond en alle eventuele subsidies en bijdragen. Bij lopende grondexploitaties gaat het zowel om gerealiseerde baten en lasten als om toekomstige baten en lasten. De doorlooptijd bedraagt meerdere jaren, soms zelfs meer dan 10 jaar.

Omdat het over toekomstige informatie gaat is sprake van prognoses waarvoor te hanteren parameters zijn gedefinieerd. Gedurende de looptijd kunnen marktomstandigheden of het beleid van de gemeente wijzigen, hetgeen van invloed kan zijn op de prognoses. Grote projecten onderscheiden zich door de omvang van het budget, de complexiteit, het ambitieniveau en de duur van de realisatie: vaak beslaan ze meer dan een raadsperiode. Een groot project is meestal fysiek van aard, zoals woningbouw of een gebiedstransformatie, een vervoersverbinding of een multifunctioneel gebouw, maar het kan ook een interne reorganisatie zijn, de implementatie van nieuwe technologie of een wettelijke transitie.

4.1

Grondexploitatie Dreven, Gaarden & Zichten

In het raadsbesluit naar aanleiding van het onderzoek dat door de voorbereidingscommissie raadsonderzoek Dreven, Gaarden & Zichten (RIS313614, dictum II.d) is uitgevoerd, is het college opgedragen risico’s voor deze grondexploitatie nader uit te werken en separaat aan de raad te rapporteren over de financiële gevolgen van deze aangepaste risicoanalyse (zie ook RIS313614, bijlage 3, pag. 8). Op 10 juli 2024 is door de raad de motie “Grondige update grondexploitatie Dreven Gaarden Zichten” (RIS319589) aangenomen. Bij afdoening van de motie is toegezegd de resultaten en consequenties voor de grondexploitatie uiterlijk bij de behandeling van de Programmabegroting 2025 aan de raad aan te bieden. Het college heeft per brief van 5 november 2024 (RIS320394) gemeld dat dit niet werd gehaald, maar dat de uitkomsten naar verwachting niet ongunstiger zouden zijn. Op 14 januari 2025 is de feitelijke actualisatie van de grondexploitatie Dreven Gaarden Zichten ontvangen (RIS321122 GEHEIM). De actualisatie kon toen niet meer vóór aanvang van de eindejaarscontrole door de Accountantsorganisatie worden onderzocht.

4.2

Geen tussentijdse controle van grondexploitaties gedurende 2024

De afgelopen jaren kwamen uit de jaarrekeningcontroles bevindingen voort over de beheersing van grondexploitaties. Twee jaar geleden moesten voor twee grondexploitaties omvangrijke correcties worden gedaan vanwege uiteenlopende interpretaties van verslaggevingsregels. Bij het (tussentijdse) onderzoek naar Dreven, Gaarden & Zichten is duidelijk geworden dat dergelijke correcties kunnen worden voorkómen als reeds gedurende het boekjaar hierop controle kan plaatsvinden door de accountant. De Rekeningencommissie heeft de wethouder toen gevraagd om met de Accountantsorganisatie afspraken te maken over een vroegtijdiger controle van grondexploitaties.

18

RIS322684

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2024

Daarbij is gevraagd om grondexploitaties daar waar mogelijk al in het najaar door de accountant te laten controleren. Het college heeft daarop laten weten dat met de Accountantsorganisatie was afgesproken dat nieuwe en herziene grondexploitaties tussentijds ter controle aangeboden zouden worden aan de accountant. Voor 2024 ging het om de nieuwe grondexploitatie Juliana van Stolberglaan 1 en eventuele herzieningen of aanvullende nieuwe grondexploitaties. Het proces van de vroegtijdige controle zou in 2024 worden geëvalueerd (reactie college op RC-rapport 2023, RIS319370, pag 7). ▪

Geen eerdere controle van grondexploitaties: de nieuwe grondexploitatie Juliana van Stolberglaan 1 kon niet gedurende het jaar 2024 door de accountant worden gecontroleerd. De toegezegde actualisatie van de omvangrijke grondexploitatie Dreven, Gaarden & Zichten bleek zodanig vertraagd dat net als vorig jaar deze controle alleen na jaareinde kon worden gedaan. De Rekeningencommissie vraagt het college te onderzoeken hoe ervoor gezorgd kan worden dat grondexploitaties eerder gecontroleerd kunnen worden en wil worden geïnformeerd over de uitkomsten hiervan.

4.3

Nieuwe verordening Grondexploitaties

Naar aanleiding van het voorstel van de voorbereidingscommissie raadsonderzoek Dreven, Gaarden & Zichten (RIS313614) heeft de Rekeningencommissie het college twee jaar geleden gevraagd de Verordening beheersregels grondexploitatie en strategisch bezit, gemeente Den Haag 2018 (hierna: de verordening) aan te passen en in overeenstemming te brengen met de verslaggevingsregelgeving, te weten het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Deze regelgeving wordt toegelicht in de notitie Grondbeleid in begroting en jaarstukken (2023) van de commissie BBV. De Rekeningencommissie merkt op dat deze verordening sinds begin 2018 van kracht was en na vijf jaar geactualiseerd had moeten worden. In het kader van haar onderzoek naar de jaarrekening 2022 heeft de Rekeningencommissie met de wethouder Volkshuisvesting, Welzijn & Zuidwest de in de verordening te wijzigen onderdelen besproken (RIS315931, hoofdstuk 4). In het daaropvolgende onderzoek naar de jaarrekening 2023 heeft de Rekeningencommissie nogmaals de te wijzigen verordening onder de aandacht gebracht van het college (RIS319009, hoofdstuk 4).

De Rekeningencommissie en de commissie Ruimte hebben een technische toelichting gekregen over de herziening van de verordening voor grondexploitaties in een gezamenlijke werkbespreking op 29 mei 2024 (zie voor de gewenste aanpassingen ook het Rekeningencommissierapport 2022, RIS315931, pag. 19-24 en bijlage 11.2, pag. 41-44). Op 21 maart 2025 heeft het college een voorstel voor een nieuwe Verordening Grondexploitaties en strategisch bezit Den Haag 2025 (RIS321606) naar de raad gestuurd. De Rekeningencommissie heeft hierover op 9 april 2025 beraadslaagd (RIS322058) en aanvullend advies van de gemeenteaccountant ingewonnen. De commissie heeft haar bevindingen op 15 mei 2025 in een brief ook onder de aandacht gebracht van de commissie Ruimte (RC/2025.28). Aanvullend benadrukt de commissie de risico’s op fouten doordat grondexploitaties nog steeds extracomptabel worden geadministreerd. Zie hiervoor ook paragraaf 3.1.6.

4.4

Meerjarenprognose Grondexploitaties

De wethouder Volkshuisvesting, Wijken, Welzijn & Zuidwest heeft eerder toegezegd dat de Meerjarenprognose Grondexploitaties (MPG) met ingang van 2025 bij de programmarekening naar de raad zou worden gestuurd. De bedoeling was dat de raad nog een MPG bij de begroting 2025 zou ontvangen en daarna bij de programmarekening, met ingang van de programmarekening 2024. De MPG bleek echter nog niet gereed bij publicatie van de begroting 2025. Op 15 oktober 2024 is de Meerjarenprognose Grondexploitaties (MPG) ontvangen (RIS320245, met een geheime bijlage

19

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2024

RIS322684

RIS320249). Naar aanleiding hiervan heeft de Rekeningencommissie onderstaande vragen aan het college. ▪

▪

Leesbaarheid MPG: naar het oordeel van de Rekeningencommissie dient de leesbaarheid van de Meerjarenprognose Grondexploitaties (MPG) aanzienlijk te worden verbeterd. De Rekeningencommissie vraagt het college dit naar het voorbeeld van het verbetertraject van de GRIP-rapportage op te pakken. Selectie van grondexploitaties voor rapportage: : jaarlijks zal over de vijf grondexploitaties met de hoogste som van de risicocriteria tussentijds gerapporteerd worden in een Voortgangrapportage grondexploitaties (artikel 2:2:3, zevende lid en 2:2:4 van de nieuwe Verordening Grondexploitaties en strategisch bezit Den Haag 2025, RIS321606). De Rekeningencommissie vraagt zich af of op voorhand het aantal hierin te rapporteren grondexploitaties moet worden vastgelegd. De commissie ziet meer in een systematiek van scores op aspecten zoals in de GRIP-rapportage, waarbij vervolgens gerapporteerd wordt over (alle) projecten waarvan de totaalscore een drempelwaarde overschrijdt, ongeacht het aantal. Het college wordt gevraagd naar analogie van de GRIP-rapportage een scoresystematiek op aspecten te hanteren, waarbij vervolgens gerapporteerd wordt over de projecten die voldoende hoog scoren.

4.5

Onderzoek grote projecten: hebben we grip op de kosten?

De Rekeningencommissie heeft op 12 juli 2022 een brief naar de wethouder Stadsontwikkeling gestuurd (RIS312864). Daarin is gevraagd te inventariseren in hoeverre bij fysieke projecten gedurende de afgelopen jaren sprake was van begrotingsoverschrijdingen. Op 4 juli 2023 is van het college een brief met de resultaten, conclusies en aanbevelingen uit dit onderzoek ontvangen (RIS316009). Uit het overzicht blijkt dat zich bij grote projecten geen structurele overschrijdingen ten opzichte van de opeenvolgende begrotingen voordoen. Wel blijkt uit het onderzoek dat projecten door begrotingswijzigingen niet zelden duurder worden dan aanvankelijk de bedoeling was. Dit roept bij de Rekeningencommissie de vraag op in hoeverre het gemeentebestuur voldoende in control is bij de start van deze projecten. De Rekeningencommissie heeft de Accountantsorganisatie gevraagd om voor deze projecten te onderzoeken wat de aard is van de begrotingswijzigingen en de oorzaken ervan te duiden (bijvoorbeeld vertragingen door externe factoren of extra wensen vanuit de raad). Voorts heeft de commissie gevraagd te beoordelen in hoeverre de toenames in bestedingen niet al in de initiële ramingen – al dan niet als risico’s – ingecalculeerd hadden moeten zijn en of de ambtelijke en bestuurlijke informatievoorziening toereikend is, zowel bij de voorbereidingen van een project als gedurende de looptijd ervan.

De Rekeningencommissie heeft 31 januari 2024 ingestemd met het onderzoeksvoorstel van de Accountantsorganisatie (GAD/2024.06) en daarmee opdracht verleend om dit onderzoek uit te voeren. Van de Accountantsorganisatie is de eerste deelrapportage ontvangen (RIS320218). Het doel van dit deelonderzoek was inzicht geven in de spelregels en oorzaken voor begrotingswijzigingen. Voorts zijn de verbetermaatregelen voor projectbeheersing en de voortgang van de implementatie daarvan onderzocht. In het projectenoverzicht dat door het college is opgesteld (RIS316009) zijn 54 projecten opgenomen in de periode 2018-2022 met een totale omvang van € 521 miljoen. Projecten die in het overzicht van het college als ‘lopend’ zijn aangemerkt kunnen inmiddels zijn afgerond. Het overzicht bevatte niet de initiële begrotingen en de wijzigingen daarin. De initiële begrotingen bedroegen totaal € 469 miljoen, waaraan door begrotingswijzigingen in totaal € 52 miljoen is toegevoegd.

20

RIS322684

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2024

De oorzaken voor deze begrotingswijzigingen zijn in vier groepen in te delen: uitbreiding van het werk (45%), vertraging (23%), onvoorziene omstandigheden (23%) en het ontbreken van een toereikende post onvoorzien (9%). Om de beheersing van projecten te verbeteren zijn verschillende maatregelen getroffen, welke inmiddels grotendeels zijn geïmplementeerd. Met ingang van 2025 worden raadsvoorstellen voor grote investeringsprojecten voortaan voorzien van een risicoparagraaf. Het vervolgonderzoek zal zich richten op de vraag of de begrotingswijzigingen betrekking hadden op uitgaven die vooraf bekend hadden kunnen zijn of voorzien hadden kunnen worden en op de vraag of de getroffen verbetermaatregelen effectief zijn. Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie is het volgende naar voren gekomen. − Omvang begrotingswijzigingen: voor verschillende projecten waarbij geen sprake was van een begrotingsoverschrijding geldt dat het projectbudget wel tussentijds is verhoogd door middel van een begrotingswijziging. In totaal gaat het om een toename van € 52 miljoen. In dit totaalbedrag zijn de forse tegenvallers in het project Grotius nog niet meegerekend, omdat ten tijde van de publicatie van het projectenoverzicht de projectbegroting voor Grotius nog niet was gewijzigd.

Voorafgaand aan de projecteninventarisatie is de raad geïnformeerd dat het project Amare niet in dit onderzoek zou worden betrokken. De begrotingswijzigingen voor het project Amare zijn derhalve ook niet meegerekend in het totaalbedrag van € 52 miljoen. − Uitbreiding project door ‘werk-met-werk’: bij de begrotingswijzigingen valt onder de categorie uitbreiding werk ook het toevoegen van zogenoemde ‘werk-met-werk’-projecten, zoals rioleringswerkzaamheden. In 2018 werden deze nog niet in de initiële projectbegroting opgenomen. Of en hoe nu is vastgelegd dat werk-met-werk in de initiële begroting wordt opgenomen is door de Accountantsorganisatie in een separate notitie beantwoord (GAD/2024.96). − Spelregels en bevoegdheden: op grond van artikel 4:7 van de nieuwe Vaststelling Algemene verordening financieel beheer en beleid Den Haag 2025 heeft het college de bevoegdheid om binnen één programma van het MIP de investeringsbudgetten van verschillende projecten onderling te herverdelen. Volgens artikel 3:3 moet het college de raad daarover informeren in geval van ‘majeure afwijkingen’. Dit begrip is niet nader gekwantificeerd. De Rekeningencommissie geeft de commissie Ruimte in overweging om de informatieplicht van het college op dit punt nader te specificeren.

Ook adviseert de Rekeningencommissie om de bepaling dat voor ‘bestuurlijk relevante’ (wijzigingen in) investeringsprojecten (kleiner zijn € 2,5 miljoen) een raadsbesluit nodig is, te evalueren. De Rekeningencommissie heeft de Accountantsorganisatie gevraagd na te gaan hoe vaak het is voorgekomen dat voor een investeringsbesluit (met een omvang kleiner dan € 2,5 miljoen) op grond van het criterium ‘bestuurlijk relevant’ een raadsvoorstel is voorgelegd. De commissie heeft eveneens gevraagd hoe vaak het college de raad heeft geïnformeerd over herverdeling van budgetten binnen een programma van het MIP wegens majeure afwijkingen, dan wel in welke gevallen dat niet is gebeurd terwijl mogelijk wel sprake was

21

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2024

−

RIS322684

van een majeure afwijking. Deze vragen zijn door de Accountantsorganisatie in een separate notitie beantwoord (GAD/2024.96). Vervolgonderzoek: de Rekeningencommissie heeft de Accountantsorganisatie gevraagd in het vervolgonderzoek naar de begrotingswijzigingen bij grote projecten te onderzoeken in hoeverre de oorzaken daarvoor niet al bij de initiële ramingen bekend hadden kunnen zijn en daarom – al dan niet als risico’s – ingecalculeerd hadden moeten worden. Met andere woorden: waren de oorzaken voor begrotingswijzigingen vooraf niet te voorzien geweest? De projecten waar de oorzaken betrekking had op het ontbreken van een post Onvoorzien worden daarbij buiten beschouwing gelaten. De Rekeningencommissie heeft bij de initiële opdracht aangegeven te willen weten of de ambtelijke en bestuurlijke informatievoorziening over de ramingen toereikend is (geweest), zowel bij de voorbereidingen van een project als gedurende de looptijd ervan. Voorts heeft de Rekeningencommissie gevraagd te onderzoeken of de verbetermaatregelen voor de projectbeheersing effectief zijn (geweest).

De Rekeningencommissie heeft op 3 juni 2025 van de Accountantsorganisatie een voorstel voor het vervolgonderzoek ontvangen (GAD/2025.42).

4.6

Complexe administratie van investeringen in openbare ruimte

De gemeente Den Haag heeft een aantal grote projecten waarbij intensief wordt samengewerkt met externe partijen zoals HTM en MRDH voor de financiering. Dit soort meerjarige projecten hebben verschillende financieringsstromen. Samen met onvoldoende in kaart gebrachte eigendomsverhoudingen maakt dit de technische aansturing van een project lastig. Daarnaast is ook de administratieve en financiële afhandeling complex, arbeidsintensief en foutgevoelig. Na afronding van dergelijke projecten vinden met betrekking tot meerkosten soms nog grote correcties plaats om de juiste verhoudingen goed in beeld te brengen. Daarom worden sommige financiële risico’s pas bij afronding van het project goed duidelijk. De Rekeningencommissie vraagt het college om naast goede afspraken vooraf, ook te sturen op tijdige afspraken over de verdeling van meerkosten die zich gedurende een groot project voordoen. De commissie heeft de wethouder Mobiliteit gevraagd welke maatregelen het college daartoe neemt. Het college wordt gevraagd hierover ook tussentijds aan de raad te rapporteren, bijvoorbeeld via de GRIPrapportages.

De wethouder Energietransitie, Mobiliteit & Grondstoffen: De wethouder laat weten dat bij de voorbereidingen van grote projecten met partners afspraken worden gemaakt over onder andere de samenwerking, de inrichting, het eigendom en de financiering, inclusief afspraken over mogelijke meerkosten. Deze afspraken leiden bij de eindafrekening niet tot discussies. De eindafrekening vindt plaats na afronding van een project en nadat de financiële afwikkeling volledig in beeld is, op basis van door de accountant goedgekeurde kostenoverzichten. De correcties waar de Rekeningencommissie naar verwijst betreffen meerkosten die het gevolg zijn van ontwikkelingen gedurende de looptijd van het project. Die meerkosten zijn niet altijd eenvoudig toe te wijzen aan een bepaald onderdeel c.q. een bepaalde eigenaar. Ook is de administratie er vaak niet op ingericht om ieder meerwerk dat zich kan voordoen meteen op de juiste kostenplaats te kunnen boeken. De wethouder onderkent dat bij projecten tijdens de uitvoering onverwachte gebeurtenissen kunnen plaatsvinden, maar voegt daaraan toe dat dit niet betekent dat het zou ontbreken aan duidelijke afspraken aan de voorkant. Tussentijdse wijzigingen worden op basis daarvan na afloop van een project administratief verwerkt. Over projecten die aan de criteria voldoen wordt in de GRIP-rapportage gerapporteerd.

Voor de overige projecten gebeurt dit in de reguliere planning & controlcyclus. De wethouder begrijpt het ongemak van de Rekeningencommissie over soms grote correcties na afronding van een project en vindt het een belangrijk aandachtspunt dat de afhechting van een project goed gebeurt. Het college heeft daar in de toekomst blijvend aandacht voor. Hij zegt toe te onderzoeken hoe met partners afspraken kunnen worden gemaakt over de verdeling van meerkosten vóór afronding van een project en over de tussentijdse monitoring daarop.

22

RIS322684

4.7

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2024

GRIP-rapportages 2024

Met de huidige GRIP-rapportages wordt halfjaarlijks verantwoording afgelegd over de beheersing van geselecteerde projecten in het fysieke domein. Indien op één of meer beheersaspecten de afgesproken kaders voor een project worden overschreden en daarom moet worden ingegrepen, wordt dit in de rapportage aangegeven met de kleur rood. Van het college is op 4 oktober 2024 de GRIP-rapportage over het tweede kwartaal van 2024 ontvangen (RIS320074, met als geheime bijlage RIS320078). Op 2 april 2025 is de GRIP-rapportage over het vierde kwartaal van 2024 ontvangen (RIS321777, met geheime bijlage 3 RIS321782). De Rekeningencommissie heeft hierop een korte technische toelichting ontvangen tijdens haar vergadering van 9 april 2025 (RIS322058). De laatste voortgangsrapportage aan de raad over het project Dreven Gaarden Zichten dateerde al weer van twee jaar geleden. Inmiddels heeft het college op 16 april 2025 een nieuwe voortgangsrapportage naar de commissie Ruimte gestuurd (RIS321724). Naar aanleiding van beide rapportages vraagt de Rekeningencommissie de aandacht van het college voor het volgende. ▪

▪

Informatie over maatregelen bij ‘rood’: informatie over de maatregelen die het college neemt indien de afgesproken kaders worden overschreden staan niet altijd in de GRIP-rapportage zelf. Afhankelijk van bijvoorbeeld het soort project, de aard van het knelpunt en de fase waarin het project zich bevindt, kan er op verschillende manieren worden ingegrepen. De wijze van informatievoorziening over genomen of te nemen maatregelen is afhankelijk van de aard van de maatregel, zoals bijvoorbeeld een te wijzigen planuitwerkingskader (PUK) of nota van uitgangspunten (NvU). De Rekeningencommissie wil dat indien ingrijpen noodzakelijk is, in de vooruitblik in de GRIP-rapportage expliciet wordt vermeld hoe de raad over de maatregelen die het college neemt is of wordt geïnformeerd. Rapportage over stikstof: bij de verschillende projecten wordt over stikstofproblematiek nogal wisselend gerapporteerd en lijken nogal uiteenlopende oplossingen te worden gekozen. Indien hierover nog weinig bekend is, ontbreekt hierover ook informatie in de rapportage. Soms kan bij een lopend project bijvoorbeeld een rechterlijke uitspraak ingrijpende gevolgen hebben en wordt hierover uitgebreider gerapporteerd. Bij nieuwe projecten is inmiddels vaak vooraf meer duidelijk en kan ook nog worden bijgestuurd.

De Rekeningencommissie wil in een volgende rapportage een uitgebreidere toelichting over stikstofproblematiek bij projecten, naar het voorbeeld van de rapportage over Dreven, Gaarden & Zichten in de GRIP en benadrukt het belang van een overkoepelende aanpak voor wat betreft de gevolgen van gesignaleerde risico’s.

23

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2024

5

RIS322684

Financiële rechtmatigheid

De juridische term rechtmatigheid houdt in dat een (voorgenomen) handelswijze in overeenstemming is met geldende regels en besluiten. Dit begrip is van toepassing op alles wat de gemeente qua taken op zich neemt. Dit betekent dat alle handelingen van de gemeente moeten voldoen aan de geldende weten regelgeving, bijvoorbeeld op het gebied van arbeidsomstandigheden, aanbestedingen, omgevingswet, subsidievoorwaarden en raadsbesluiten. Juist van een overheidsorganisatie mag worden verwacht dat deze aan wet- en regelgeving voldoet en daarnaar handelt. Het begrip rechtmatigheid in de rechtmatigheidsverantwoording is een minder omvattend begrip. Hier is een duidelijke relatie met financiële beheershandelingen: er moet worden verantwoord dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit duiden we hier aan met de term financiële rechtmatigheid. Jaarlijks stelt de raad het normenkader vast voor de verantwoording over en de controle van financiële rechtmatigheid.

5.1

Verantwoording over financiële rechtmatigheid

Met ingang van 2023 is de verantwoordelijkheid om te rapporteren over de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen van het college niet meer belegd bij de accountant. Deze verantwoordelijkheid ligt nu expliciet bij het college zelf. De bedoeling ervan is de naleving van de weten regelgeving voor begroting en verantwoording een prominentere plek te geven in zowel de verantwoording door het college als de controle door de raad. De rechtmatigheidsverantwoording heeft betrekking op drie criteria (van de in totaal negen criteria) die bij de accountantscontrole worden gehanteerd: - het begrotingscriterium: is het college binnen de door de raad vastgestelde begroting gebleven? Hiervan wordt normaalgesproken ook al verslag gedaan in de jaarrekening; - het voorwaardencriterium: is in de financiële beheershandelingen voldaan aan de voorwaarden zoals opgenomen in wet- en regelgeving? In de praktijk hebben de meeste rechtmatigheidsfouten hierop betrekking, bijvoorbeeld bij inkoop en aanbesteding. - Het criterium voor misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O-criterium): hoe wordt misbruik en oneigenlijk gebruik van de regels voorkómen? Is bijvoorbeeld door derden ten onrechte aanspraak gemaakt op sociale uitkeringen? De gemeente wordt reeds geacht hierop actief te handhaven, waarmee grote rechtmatigheidsfouten voorkómen behoren te worden. ▪

Rechtmatigheidscriterium misbruik- en oneigenlijk gebruik: het college is wettelijk verplicht voldoende maatregelen te treffen om te voorkomen dat er misbruik wordt gemaakt van gemeentelijke voorzieningen. Bij de Wet inburgering 2021 heeft het college echter geen specifiek beleid op het tegengaan van misbruik en oneigenlijk gebruik. De Rekeningencommissie heeft de Accountantsorganisatie gevraagd in beeld te brengen of er tussen beleidsterreinen verschillen zijn in het (benodigde) beleid voor het tegengaan van misbruik en oneigenlijke gebruik (M&O-beleid). Tevens is gevraagd de mogelijkheden voor een uniform overkoepelend M&O-beleid te onderzoeken en daarbij ook te kijken naar de werkwijze van andere gemeenten.

5.2

Normen en toetsingskader rechtmatigheid 2024

Voor het oordeel van de accountant over de financiële rechtmatigheid bij de jaarrekeningcontrole is een normenkader nodig. Jaarlijks wordt dit kader, waarin de van toepassing zijnde wet- en regelgeving is opgenomen, geactualiseerd door het gemeentebestuur (conform art. 4.4 van de controleverordening). Met de vaststelling van het ontvangen raadsvoorstel (RIS320276) heeft de raad het normen- en toetsingskader gegeven voor de accountantscontrole van de jaarrekening over 2024.

24

RIS322684

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2024

Vorig jaar heeft de Rekeningencommissie het college gevraagd om voortaan naast het overzicht van wijzigingen tevens het definitieve voorgestelde kader met uitsluitend de actuele tekst als voorstel naar de raad te sturen. Hieraan is door het college gehoor gegeven.

5.3

Rechtmatigheidsverantwoording in programmarekening 2024

Vorig jaar heeft de Rekeningencommissie ingestemd met het voorstel van het college om voor de rapportage in de bedrijfsvoeringsparagraaf over fouten en onzekerheden betreffende rechtmatigheid een rapporteringsgrens van 0,03% van de begroting vast te stellen. Dit kwam bij de toenmalige omvang van de begroting neer op circa € 0,9 miljoen. Het voorgestelde percentage is opgenomen in het voorstel van het college tot wijziging van de Algemene verordening financieel beheer en beleid gemeente Den Haag 2019 (RIS317114).

5.3.1

Begrotingsonrechtmatigheid Buitenruimte

Dit jaar deden zich ongeautoriseerde lastenoverschrijdingen van € 6,6 miljoen voor bij het programma Buitenruimte. Elke lastenoverschrijding op programmaniveau is onrechtmatig, primair omdat daarmee het budgetrecht van de raad wordt geschonden. Afgesproken is dat niet alle begrotingsonrechtmatigheden door het college behoeven te worden toegelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering (zie daarvoor artikel 5:14, tiende lid van de Algemene verordening Financieel Beheer en beleid), bijvoorbeeld als de raad hierover tijdig is geïnformeerd. De lastenoverschrijding op het programma Buitenruimte van € 6,6 miljoen betreft echter een onacceptabele begrotingsonrechtmatigheid die derhalve door het college toegelicht moest worden. De lastenoverschrijdingen zelf zijn in de paragraaf Bedrijfsvoering weliswaar toegelicht, maar voor de Rekeningencommissie wordt hieruit onvoldoende duidelijk hoe dit heeft kunnen gebeuren en of de sturing hierop toereikend is. De Rekeningencommissie heeft de wethouder Buitenruimte gevraagd wanneer de lastenoverschrijdingen bekend waren en welke sturing op dat moment overwogen is. Daarnaast heeft de commissie gevraagd of de raad hierover bij de 4- of 8-maandsrapportage op de hoogte gebracht had kunnen worden.

In de programmarekening meldt het college als één van de verbetermaatregelen met betrekking tot begrotingsonrechtmatigheden dat in de organisatie periodiek het gesprek over financiën plaatsvindt, in toenemende mate ondersteund door (financiële) data. De Rekeningencommissie heeft de wethouder gevraagd specifieker toe te lichten hoe de financiële sturing wordt versterkt en nader inzicht te geven in zowel de sturing tot nu toe als de voorgestelde verbetering hiervan. De introductie van een najaarsnota met begrotingswijzigingen in 2025 kan helpen om voortaan begrotingsonrechtmatigheden tegen te gaan. Dit laat onverlet dat van het college verwacht mag worden dat gedurende het jaar strak wordt gestuurd op een rechtmatige begrotingsuitvoering. De Rekeningencommissie benadrukt dat een najaarsnota niet als alternatief mag worden gezien voor een deugdelijke financiële sturing en heeft de wethouder gevraagd toe te lichten hoe binnen zijn portefeuille wordt geborgd dat het budgetrecht van de raad niet in het geding komt. De wethouder Buitenruimte, Dierenwelzijn & Milieu: De wethouder licht toe dat de 4-maandsrapportage is gebaseerd op de cijfers van februari. Aan het begin van het jaar is nog niet heel veel inzicht in de voortgang van de begrotingsuitvoering. Op de portefeuille Buitenruimte deed zich vóór 2024 jaarlijks een onderbesteding voor.

Daarom is gestuurd op een grotere mate van overprogrammering en het inlopen op een deel van de werkvoorraad. Zoals bekend bij de raad is er een structureel probleem van een grote werkvoorraad. De raad verwacht van de wethouder enige overprogrammering om te voorkomen dat aan het eind van het jaar onnodig geld overblijft en werk blijft liggen. Veelal gaan projecten over de jaargrens heen omdat ze uitlopen en dan helpt overprogrammering om onderbestedingen te voorkomen. In 2024 deden zich echter enkele tegenvallers van aanzienlijke omvang voor. Op een totaalbudget van € 322 miljoen is altijd sprake van een percentage afwijkingen. In 2020 bedroegen de onderbestedingen 4,5%, in 2021 was dit 2,5%, in 2022 0,9% en in 2023 2,5%. In 2024 was echter sprake van een overschrijding van 3,2%, waarvan een deel acceptabele 25

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2024

RIS322684

begrotingsoverschrijdingen betrof. Tegenvallers betroffen onder meer het Piet Heinplein, door de raad gewenste extra nadeelcompensatie van € 3,7 miljoen en een noodreparatie van de haven die aanzienlijke kosten met zich meebracht. Daarnaast verliep een groter deel van de projecten nu wél conform planning. Desgevraagd laat de wethouder weten dat de werkwijze in 2024 niet wezenlijk anders was dan voorgaande jaren en dat de overschrijdingen niet uitgebreid zijn besproken in (wethouders)staven vanwege de vele projecten en betrokkenheid van meerdere diensten bij een programma. De tegenvallers waren deels pas na de 8-maandsrapportage bekend. De cijfers die de raad krijgt zijn ook de cijfers die de wethouder krijgt. Daarnaast spelen structurele ontwikkelingen zoals de toegenomen inflatie en een onverwachte toename van de onregelmatigheidstoeslag. Om hier beter op te sturen wil de wethouder voor de 4-maands- en 8-maandsrapportage actuelere cijfers gebruiken en een tussentijdse actualisatie van de prognoses doen en een extra toetsingsmoment inbouwen. De Rekeningencommissie heeft de wethouder gevraagd een notitie naar de raad te sturen waarin overprogrammering (of overcommittering) nader wordt uitgelegd. Om een beeld te krijgen van de risico’s van overcommittering vraagt de commissie over de voorgaande jaren de toepassing ervan te kwantificeren.

Voor wat betreft de projecten die de begrotingsonrechtmatigheid veroorzaakten (genoemd in de paragraaf Bedrijfsvoering) vraagt de Rekeningencommissie te reflecteren op de wijze waarop hiermee is omgegaan: waarom is niet gekozen voor een (tussentijdse) begrotingsbijstelling? Ook wil de Rekeningencommissie meer inzicht krijgen in de centrale monitoring en sturing op de begrotingsuitputting bij diensten. De commissie vraagt in de notitie in te gaan op de toereikendheid en tijdigheid van de interne informatievoorziening hierover, mede in het licht van de betrouwbaarheid van de 4- en 8-maandsrapportages. De wethouder Buitenruimte, Dierenwelzijn & Milieu: De wethouder zegt toe de gevraagde notitie naar de Rekeningencommissie te sturen. Nawoord: De Rekeningencommissie verneemt graag wanneer deze notitie tegemoet kan worden gezien.

5.3.2

Rechtmatigheidsfouten: wie is verantwoordelijk?

Dit jaar overschrijden financiële onrechtmatigheden van in totaal € 57 miljoen de afgesproken verantwoordingsgrens van € 36 miljoen. De onrechtmatigheden met betrekking tot het voorwaardencriterium zijn flink hoger dan vorig jaar (€ 38,7 miljoen ten opzichte van € 15,2 miljoen in 2023), onder meer door externe inhuur die ten onrechte niet Europees is aanbesteed. Veel voorkomende rechtmatigheidsfouten bij Europese aanbestedingen zijn: 1. afwijkingen op contracten of opdrachten die doorlopen vanuit voorgaande jaren (€ 8,1 miljoen); 2. opdrachten waarbij de waarde of looptijd is overschreden (€ 30,4 miljoen). De accountant noemt als belangrijkste oorzaak van deze onrechtmatigheden dat geen centrale monitoring plaatsvindt op mogelijke overschrijdingen van de opdrachtwaarde. In de verhouding tussen de dienst Bedrijfsvoering en de overige diensten is bovendien niet altijd duidelijk wie de eindverantwoordelijkheid draagt. Verder komt het voor dat nieuwe aanbestedingen niet tijdig worden opgestart of aanbestedingsprocessen niet tijdig gereed zijn. In tegenstelling tot voorgaande jaren zijn geconstateerde fouten uit het verleden dit jaar niet hersteld. Onrechtmatigheden bij inkopen doen zich al jaren achtereen voor en de Rekeningencommissie heeft hiervoor bij het college herhaaldelijk aandacht gevraagd.

Telkens is daarbij beterschap beloofd, maar in plaats van een afname ziet de commissie nu een toename van het probleem. De Rekeningencommissie constateert dat eigen richtlijnen hier niet worden nageleefd, waarbij de naleving ook niet voldoende wordt gemonitord. Voor het college neemt dan het risico toe dat te laat ontdekte fouten en onrechtmatigheden moeten worden toegelicht bij de rechtmatigheidsverantwoording.

26

RIS322684

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2024

De Rekeningencommissie heeft het college gevraagd waarom inkoop en inhuur nog altijd tot onrechtmatigheden leiden en daarbij gevraagd te sturen op helder eigenaarschap, betere planning en monitoring, tijdige signalering en meer gezamenlijk optreden. De commissie heeft de wethouder Dienstverlening gevraagd specifieker toe te lichten waarom de geconstateerde tekortkomingen nog steeds voorkomen, welke maatregelen het college neemt om het op te lossen en wanneer deze effect zullen sorteren. Deze vragen zijn ook gesteld aan de portefeuillehouder voor inkoop: de wethouder Energietransitie, Mobiliteit & Grondstoffen, en aan de wethouder Financiën. De Rekeningencommissie heeft gevraagd hoe binnen het college de systeemverantwoordelijkheid voor dit onderwerp is geregeld. Ook heeft de Rekeningencommissie met betrekking tot het monitoren van contractoverschrijdingen aangegeven meer inzicht te willen krijgen in de verantwoordelijkheidsverdeling binnen het college. Gevraagd is toe te lichten hoe het college gedurende het jaar stuurt op het voorkómen van onrechtmatigheden. De wethouder Onderwijs, Jeugd, Sport & Dienstverlening: De wethouder licht toe dat hij de vragen van de Rekeningencommissie kan beantwoorden voor zover ze betrekking hebben op de dienst Bedrijfsvoering.

Geconstateerd is dat een deel van de externe inhuur onrechtmatig heeft plaatsgevonden omdat de contractwaarde van het daartoe afgesloten raamcontract is overschreden. De gemeente heeft dus meer afgenomen dan destijds is ingeschat bij het afsluiten van het contract. Dit raamcontract was wel goed Europees aanbesteed, maar was bedoeld voor een specifieke afdeling binnen de gemeente. Inmiddels is het wettelijk verplicht om gemeentebreed gebruik te maken van raamcontracten voor de inhuur van externen. Het bestaande contract van de desbetreffende afdeling is gemeentebreed gebruikt voor het inhuren van medewerkers, waarbij niet is gesignaleerd dat de oorspronkelijke contractwaarde werd overschreden. Het college wil de benodigde contracten opnieuw aanbesteden. Dit is een arbeidsintensief traject met wettelijke doorlooptijden van enkele maanden. Het risico op onrechtmatigheid loopt daarom ook door naar 2025. Gevraagd naar de monitoring op overschrijding van contractwaarden laat de wethouder weten dat gewerkt wordt aan een dashboard waarmee de bestedingen per raamcontract gevolgd kunnen worden. De wethouder Energietransitie, Mobiliteit & Grondstoffen: De wethouder ziet dat met betrekking van het inkoopproces al veel verbeteringen zijn gerealiseerd de afgelopen jaren. Door deze verbeteringen is meer inzicht ontstaan en dit heeft weer geleid tot meer bevindingen.

Desgevraagd laat de wethouder weten dat er voor inkoop inmiddels een behoorlijk aantal maatregelen zijn genomen. Het doorvoeren van verbeteringen wordt voortgezet om het aantal bevindingen komende jaren te minimaliseren. Voor 2025 bestaat nog een verhoogd risico op onrechtmatigheden, omdat bevindingen niet altijd meteen kunnen worden gecorrigeerd. De doorlooptijd van een nieuwe aanbesteding bedraagt vaak zes tot negen maanden. Het aantal geconstateerde fouten is ten opzichte van vorig jaar niet toegenomen, maar het totaalbedrag is wel groter omdat de fouten betrekking hebben op een omvangrijker contract. De inkopen zijn wel in bijna alle gevallen op de juiste wijze Europees aanbesteed. Bij het afsluiten van contracten is destijds echter de inkoopwaarde niet altijd juist ingeschat. De geconstateerde onrechtmatigheden betroffen inkopen waarvan het totaal de maximale inkoopwaarde van een raamcontract overschreed, omdat dit contract niet voor gemeentebreed gebruik was afgesloten en omdat de besteding niet voldoende werd gemonitord. Deze onrechtmatigheden worden gerepareerd door opnieuw aan te besteden met volumes voor de gehele gemeente. Daarmee is dit jaar al begonnen. De afgelopen jaren zijn verschillende verbeteringen gerealiseerd in het bestelproces. Ook is een nieuw aanbestedingssysteem in gebruik genomen. De wethouder scherpt het contractmanagement verder aan.

Alle raamcontracten voor inhuur zijn doorgelicht en daarop is reeds actie ondernomen naar nieuwe aanbestedingen. In het systeem zijn nu signaleringen ingebouwd om overschrijding van de contractwaarde te voorkómen. Zo gaat er 9 maanden, 6 maanden en 3 maanden vóór het aflopen van een raamcontract een signaal naar de contractmanager. Dit gebeurt ook als 70% van de contractwaarde is besteed. Deze informatie wordt ook in dashboards opgenomen. Desgevraagd zegt de wethouder toe na te gaan of het wenselijk is om nog eerder een signaal af te geven.

27

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2024

RIS322684

Contractmanagers gaan voor wat betreft processen en systemen ondersteund worden door een team bij de afdeling Financiën van de dienst Bedrijfsvoering. Als het gaat om gedrag en cultuur heeft het team ook de taak om contractmanagers aan te spreken op hun verantwoordelijkheden. Met betrekking tot de bevoegdheden voor inkoop binnen het college licht de wethouder toe dat hij als wethouder Inkoop systeemverantwoordelijke is. Dit betekent dat vanuit zijn portefeuille voor inkoop de kaders worden gesteld en de spelregels worden bepaald die moeten worden toegepast. Het is zijn verantwoordelijkheid om collega’s erop aan te spreken als deze kaders en spelregels niet worden gevolgd. De wethouder Inkoop is daarmee verantwoordelijk voor het hoe: hoe het systeem wordt ingericht en hoe de inkoopfunctie, de structuur, het proces en het systeem werken. De inhoudelijk wethouders en daarmee de diensten hebben de uitvoeringsverantwoordelijkheid inclusief de verantwoordelijkheid voor de inhoud. Zij zijn daarmee verantwoordelijk voor het wat. De wethouder Financiën Cultuur & Economische ontwikkeling: De wethouder licht toe dat een onrechtmatigheid in 2024 werd veroorzaakt door een overschrijding van de contractwaarde als gevolg van het gemeentebrede gebruik van een raamcontract dat oorspronkelijk voor één onderdeel van de organisatie was afgesloten.

De wethouder vindt het op zich een goed teken dat aanbestedingen niet meer door iedereen decentraal worden gedaan, maar deze casus laat zien dat de alertheid op het overschrijden van de contractwaarde nog onvoldoende was. Daarvoor zijn verschillende oplossingsrichtingen. Het systeem voor het monitoren van het gebruik van het contract kan worden aangescherpt. Maar het is ook mogelijk om het contract opnieuw aan te besteden tegen een ruimere contractwaarde . Zoals ook door de wethouder Inkoop is benoemd is nu een systeem ingericht om de omvang van de inkoop of inhuur onder dit raamcontract te monitoren. Op deze manier kan tijdig opnieuw worden aanbesteed als de omvang van de inkopen de contractwaarde nadert. Voor de monitoring worden dashboards ingericht, zoals door de wethouder Inkoop al is toegelicht. Deze monitoring wordt ook betrokken bij de sturing via de versterkte interne gesprekscyclus. Voor wat betreft de verantwoordelijkheidsverdeling binnen het college heeft de wethouder Financiën de systeemverantwoordelijkheid voor de planning & controlcyclus en de controle hierop door de Accountantsorganisatie dan wel door Internal Audit als het gaat om de rechtmatigheidsverantwoording. De controles zijn uiteraard onafhankelijk; de wethouder ziet erop toe dat de controles op de juiste manier plaatsvinden. De wethouder Inkoop is de systeemverantwoordelijke voor inkoop.

Dit betekent dat hij de kaders stelt en de spelregels bepaalt die moeten worden toegepast wanneer het om inkoop gaat. Het is ook de verantwoordelijkheid van de systeemverantwoordelijk wethouder om te monitoren of de geldende kaders en spelregels worden nageleefd en om zijn collega’s erop aan te spreken als dit niet het geval is. Een punt van aandacht is dat de desbetreffende portefeuillehouders ervoor zorgen dat zij op de hoogte zijn van wat er met betrekking tot hun portefeuille of systeemverantwoordelijkheid binnen de ambtelijke organisatie gebeurt. Elke wethouder is er vervolgens verantwoordelijk voor dat de centrale spelregels worden nageleefd wanneer er binnen zijn of haar portefeuille wordt ingekocht. De vakwethouder is dus verantwoordelijk voor de inhoudelijke uitvoering van het systeem. In het geval van inkoop betekent dat bijvoorbeeld dat er tijdig een aanbesteding wordt opgestart en dat aanbestedingsregels worden nageleefd. De rol van de wethouder Financiën is ervoor te zorgen dat de rechtmatigheidscontrole, dus ook de controle op naleving van aanbestedingsregels, goed en onafhankelijk wordt uitgevoerd. Ook is het haar verantwoordelijkheid dat de bevindingen uit die controle en de consequenties ervan goed en duidelijk worden opgeschreven (bijvoorbeeld in de programmarekening) en onder de aandacht van de organisatie worden gebracht.

Dit wordt vervolgens getoetst door de accountant als onderdeel van het getrouwheidsoordeel. Het college is geschrokken van het opnieuw overschrijden van de drempelwaarde voor de rechtmatigheidsverantwoording. De wethouder gaat in op de vraag hoe intern is georganiseerd dat potentiële onrechtmatigheden tijdig worden opgemerkt en kunnen worden voorkómen. In 2024 is daartoe de gesprekscyclus versterkt. Op verschillende niveaus in de organisatie worden periodiek gesprekken gevoerd over de financiën en de naleving van centrale afspraken. Dit gaat ook steeds meer over financiële data om de objectiviteit zo goed mogelijk te borgen. Daarnaast is de planning & controlcyclus aangepast. In 2025 is er voor het eerst ook een Najaarsnota, zodat later in het jaar kan worden bijgesteld op neutrale, technische mutaties die zouden leiden tot onrechtmatigheid als ze niet 28

RIS322684

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2024

zouden worden aangepast in de begroting. Indien de begrotingsoverschrijding bij Buitenruimte tijdig was onderkend en op deze wijze ter goedkeuring aan de raad was voorgelegd, had dit niet tot een onrechtmatigheid hoeven leiden. Essentieel voor deze Najaarsnota is dat de actuele cijfers over de begrotingsuitvoering beschikbaar zijn om een zo getrouw mogelijk beeld te geven van de stand van zaken op dat moment. Dit wordt daarom een prominent onderwerp in de interne gesprekscyclus. Gebleken is dat de actualiteit van de gebruikte cijfers bij de 4- en 8-maandsrapportages per dienst verschilt. De financiële informatie die vanuit dienstcontrollers aan concerncontrol wordt verstrekt is soms niet actueel. Dit maakt het voor concerncontrol en daarmee voor de wethouder Financiën lastig om goed inzicht te hebben in de voortgang. Het college wil er op sturen dat de tussentijdse informatievoorziening een beter en vollediger beeld gaat geven. Wethouders dienen zich ambtelijk te laten informeren over de voortgang van de begrotingsuitvoering van hun portefeuille. Vervolgens moet hier ook binnen het college over worden gesproken. Binnen de gemeente bestaan geen afspraken over het omgaan met overcommittering. Met name bij portefeuilles waar veel investeringen worden gedaan kan dit een belangrijk instrument zijn tegen onderbesteding (bijvoorbeeld als gevolg van vertraging).

Voorwaarde voor het gebruik van dit instrument is uiteraard dat de begrotingsuitvoering goed wordt gemonitord. Tot slot wijst de wethouder erop dat bij tekorten op een programma een herstelplan moet worden gemaakt om deze binnen twee jaar op te lossen. Nawoord: De Rekeningencommissie constateert dat ondanks de verhoogde aandacht voor rechtmatigheid als gevolg van de collegeverantwoording hierover, de totale omvang van de onrechtmatigheden dit jaar groter was. Naar aanleiding van de begrotingsonrechtmatigheid bij het programma Buitenruimte is gebleken dat de 4- en 8-maandsrapportages niet gebaseerd waren op actuele informatie. De Rekeningencommissie wil dat financiële informatie in de tussentijdse rapportages is gebaseerd op ‘harde’ cijfers die ‘met één druk op de knop’ uit de administratieve systemen komen. Voor het college is het essentieel om inzicht te hebben in de actuele cijfers om begrotingsonrechtmatigheden te voorkómen. De Rekeningencommissie verwacht hierin dit jaar verbeteringen te kunnen zien als gevolg van de aanpassingen in de planning & controlcyclus in 2025.

5.4

Financiële controle op subsidies

De Rekeningencommissie heeft op 12 december 2024 van de voorzitter van de voormalige Stichting Bewonersinitiatieven Den Haag een e-mail ontvangen die tevens naar de wethouder Energietransitie en de wethouder Financiën is gestuurd. Hierin wordt aandacht gevraagd voor financiële controle op een subsidie voor het project ‘Community Led Local Development Energietransitie’ die in het kader van het Europese subsidieprogramma Kansen voor West is verstrekt. In het project ontvingen geselecteerde bewonersinitiatieven een subsidie voor kleinschalige projecten die de duurzaamheid in de buurt stimuleerden. De bewoners dienden deze initiatieven te verantwoorden op basis van de geleverde resultaten. Er hoefde geen financiële rapportage van de uitgaven te worden overlegd. Het bestuur van de voormalige Stichting Bewonersinitiatieven Den Haag heeft laten weten dit een ongewenste gang van zaken te vinden en ernaar gestreefd te hebben duidelijkheid te verkrijgen over de besteding van middelen, maar dat enkele uitvoerders van projecten soms pertinent weigerden hierin inzage te geven. Het bestuur van de voormalige stichting stelt dat financiële controle van projecten hoort bij het verantwoord besteden van subsidiegeld.

29

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2024

RIS322684

De wethouder Financiën heeft hier 11 maart 2025 op geantwoord (DSO10861822) dat om de bewonersinitiatieven laagdrempelig te houden ervoor is gekozen de verantwoordingseisen niet te stellen op basis van verantwoording van de kosten. In plaats daarvan vond de verantwoording en afrekening plaats op basis van een verslag van het initiatief inclusief eventuele foto’s. De Rekeningencommissie heeft de wethouder gevraagd hoe deze handelwijze zich verhoudt tot de voorwaarden van de Europese subsidie voor het Kansen voor West-programma en tot de eigen subsidieverordening van de gemeente Den Haag. De wethouder Financiën Cultuur & Economische ontwikkeling: De wethouder is van mening dat het beleid voor genoemde subsidies in overeenstemming is met artikel 17, zesde lid van de Algemene Subsidieverordening 2020, waarin is bepaald dat het college in bijzondere gevallen per subsidiebesluit kan afwijken van het vereiste van een financiële verantwoording. Voorts is er een uitvoeringsovereenkomst waarin afspraken gemaakt zijn over Europese subsidie voor het Kansen voor West-programma. Voor deze verantwoordingswijze is gekozen omdat dit een project was waarbij bevolkingsgroepen werden uitgedaagd om met elkaar mee te denken met het beleid, dit vorm te geven en hier in alle vrijheid mee om te gaan. Voor andere projecten kunnen wel stringentere voorwaarden gelden voor de financiële verantwoording.

30

RIS322684

6

Informatieveiligheid

6.1

Onvolkomenheden in IT-beheer

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2024

De accountant constateert naar aanleiding van de interimcontrole dat op het gebied van IT een snellere voortgang wenselijk is (RIS320392). Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole zijn beheersmaatregelen van meerdere IT-applicaties (de zogenoemde General IT-controls) onderzocht, onder meer met betrekking tot logische toegangsbeveiliging, wijzigingsbeheer, uitbestedingsbeheer en continuïteit. Daarbij is het volgende geconstateerd. − Functie-autorisatiematrices zijn soms verouderd en periodieke controles op autorisaties worden niet tijdig uitgevoerd. Deze bevinding vergroot het risico op onbevoegde toegang tot systemen en gegevens. Dit kan leiden tot fouten, fraude en datalekken. − Herstel- en uitwijktests worden niet altijd uitgevoerd. Indien dergelijke tests niet worden uitgevoerd, is het onzeker of de organisatie na een incident of storing haar systemen en diensten snel en volledig kan herstellen. Dit vergroot het risico op langdurige uitval van cruciale processen en mogelijk verlies van data. − Rapporten van afgesproken dienstverlening ontbreken en geleverde prestaties worden niet met de leverancier besproken. Daardoor ontbreekt inzicht in de daadwerkelijke kwaliteit en naleving van afspraken. Tekortkomingen kunnen dan onopgemerkt blijven en de dienstverlening kan structureel onder het afgesproken niveau blijven.

Afgezien van de geringere doelmatigheid kan dit nadelige gevolgen hebben voor de grip die de gemeente heeft op uitbestede processen. Voor meerdere IT-applicaties zijn noodzakelijke beheersmaatregelen dus nog onvoldoende ingericht (zie voor een overzicht per IT-applicatie bijlage 3 van het Accountantsverslag, RIS322001, pag. 29). Voor de in 2023 onderzochte applicaties is het beeld over 2024 vrijwel gelijk gebleven. Alleen het autorisatiebeheer voor de applicaties Key2Betalen en Key2Burgerzaken is verbeterd. Daar staat tegenover dat van vijf andere applicaties het autorisatiebeheer tekortschiet, dat herstel- en uitwijktests van intern gehoste applicaties nog niet consistent worden uitgevoerd en dat het leveranciersbeheer dringend verbetering behoeft, met name voor wat betreft Service Level Reports en monitoring van geleverde prestaties. De Rekeningencommissie heeft de wethouder gevraagd dit nog in 2025 op te lossen. De wethouder Onderwijs, Jeugd, Sport & Dienstverlening: De wethouder benadrukt dat het wegwerken van alle bevindingen in 2025 geen geringe opgave is, maar dat maximale inspanningen daartoe worden verricht. De gemeente is hiervoor deels afhankelijk van leveranciers, bijvoorbeeld voor de levering van software. Ook moet in ogenschouw worden genomen dat ten opzichte van 2023 de reikwijdte van de externe IT-audit is vergroot.

Als te nemen maatregelen noemt de wethouder: 1. een intensieve opvolging. Elk systeem krijgt een business partner als verantwoordelijke om de bevindingen op te lossen; 2. prioritering conform de aanbeveling van de Accountantsorganisatie. De kritieke bevindingen worden als eerste opgepakt; 3. het IT-beheer wordt opgepakt vanuit het securityperspectief. Met het oog op de NAVO-top worden alle onderdelen en systemen nu handmatig voorzien van updates. Structurele, procesmatige en planmatige verbeteringen zijn voor de in de audit onderzochte systemen in voorbereiding. De wethouder zegt toe over de voortgang bij de 8-maandsrapportage in 2025 te rapporteren. Voor drie belangrijke IT-applicaties heeft de Accountantsorganisatie getest of voor de controle in voldoende mate hierop kan worden gesteund. Dit betreft beide Oracle-systemen voor Financiën en HRS en het Cliënt Volg Systeem (CVS) voor het subsidieproces. Bij CVS is het wijzigingsbeheer en

31

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2024

RIS322684

vooral het uitbestedingsbeheer nog niet toereikend. Dit betekent dat de accountant hiervoor extra gegevensgerichte controles moet uitvoeren. De Rekeningencommissie vraagt het college in zijn schriftelijke reactie in te gaan op onderstaande bevindingen. ▪ Koppeling met nieuw landelijk IT-systeem voor omgevingsvergunningen: het nieuwe landelijk ingevoerde IT-systeem voor omgevingsvergunningen werkt niet goed samen met de nieuwe gemeentelijke applicatie hiervoor. Hierdoor konden bouwleges voor omgevingsvergunningen niet tijdig worden gefactureerd en kon tijdens de controle niet de volledige omvang van in rekening te brengen leges worden achterhaald. Dit heeft geleid tot een maximale onzekerheid van circa € 6 miljoen, berekend als het verschil tussen de begrote baten uit omgevingsvergunningen en het totaal gefactureerde bedrag aan leges. De problemen met de facturatie zijn reeds in de Board Letter in december 2024 door de accountant aan de orde gesteld. o De Rekeningencommissie wil door het college worden geïnformeerd welke maatregelen toen zijn genomen om het technische probleem op te lossen en wil weten of het probleem inmiddels is opgelost, dan wel wanneer het zal zijn opgelost.

o De Rekeningencommissie wil door het college worden geïnformeerd waarom dit probleem zich specifiek bij de gemeente Den Haag voordoet o De Rekeningencommissie wil weten welke maatregelen het college heeft genomen om het financiële risico dat de gemeente loopt als gevolg van deze automatiseringsproblemen te ondervangen en wat de actuele omvang van dit risico is. De commissie heeft de Accountantsorganisatie gevraagd de toereikendheid van de technische en financiële maatregelen te onderzoeken. o Daarnaast wil de commissie weten wat de gevolgen zijn voor de dienstverlening en informatievoorziening aan burgers c.q. de informatieveiligheid hiervan en welke maatregelen het college heeft genomen om de dienstverlening op peil te houden. o Gezien de urgentie en omvang van de onvolkomenheden wordt het college gevraagd in de collegereactie concreet op bovenstaande punten in te gaan.

6.2

Modernisering bedrijfsvoeringssystemen: risicovol project

Van het college is op 3 december 2024 een brief ontvangen over het programma voor de modernisering van bedrijfsvoeringssystemen (RIS320676). Deze brief is ambtelijk toegelicht in een werkbespreking op 29 januari 2025 (RIS321515). De gemeentelijke organisatie is eind 2024 gestart met het programma Modernisering Bedrijfsvoeringssystemen (MBS). De totale programmakosten bedragen € 30 miljoen. Bij de start was er alleen dekking voor het eerste onderdeel in 2025 en 2026 (HR/HRS, € 17,5 miljoen). Deze komt uit eigen middelen, waarvoor bij de eerstkomende formele begrotingswijziging de vorming van een bestemmingsreserve aan de raad wordt voorgelegd. De Rekeningencommissie heeft de wethouder gevraagd toe te lichten welke middelen daarvoor zijn aangewend en welke invloed dit heeft op de eerder afgesproken begrotingsuitvoering. Met andere woorden: welke activiteiten gaan niet door als gevolg van het aanwenden van deze € 17,5 miljoen? Voor het daarna te implementeren onderdeel Financiën/Inkoop wordt nog dekking gezocht (€ 12,5 miljoen). De Algemene verordening financieel beheer en beleid Den Haag bepaalt dat geen verplichtingen mogen worden aangegaan zonder dekking. De accountant ziet een risico dat de twee fasen niet strikt gescheiden kunnen worden gehouden.

De Rekeningencommissie overweegt dit als specifiek aandachtpunt mee te nemen in het jaarrekeningonderzoek 2025 en heeft de wethouder gevraagd toe te lichten hoe dit risico wordt ondervangen. Tevens wil de commissie weten waarom de ontbrekende € 12,5 miljoen niet als knelpunt in de Voorjaarsnota is opgenomen. Vanwege de financiële risico’s en de grote impact van het programma MBS op de bedrijfsvoering van de gemeente heeft de accountant de raad geadviseerd om in overweging te nemen het programma MBS aan te wijzen als groot project en afspraken te maken met het college over de informatievoorziening aan de raad. De Rekeningencommissie onderschrijft het advies en heeft de wethouder gevraagd periodiek te rapporteren aan de raad.