RIS322684 Rekeningencommissierapport 2024

Rekeningencommissie Gemeenteraad Den Haag

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2024

RIS322684 27 juni 2025

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2024

RIS322684

Inhoudsopgave 1

Hoofdlijnen, conclusie en advies ................................................................................................. 1

2

Werkwijze Rekeningencommissie ........................................................................................................ 5

3

Financieel beheer & verantwoording .................................................................................................... 8 3.1

Kwaliteit van het financieel beheer .............................................................................................. 8

3.1.1

Waarom het toch nog fout gaat… ............................................................................................. 8

3.1.2

Actualisatie frauderisicomanagement en frauderisicoanalyse ............................................... 9

3.1.3

Aanpak interne fraude .............................................................................................................. 9

3.1.4

Interne weerbaarheid tegen ondermijning ............................................................................ 10

3.1.5

Actuele financiële administratie en tussentijdse afsluiting .................................................. 10

3.1.6

Ambitie vroegtijdiger controle op onderdelen ....................................................................... 11

3.1.7

Prognosekracht van de begroting ........................................................................................... 12

3.2

Kwaliteit van de jaarverslaggeving 2024 ................................................................................... 14

3.2.1

Oordeel van de accountant ................................................................................................. 14

3.2.2

Tussentijdse informatievoorziening: board letter ............................................................ 14

3.2.3

Nieuwe Najaarsnota: beter tussentijds inzicht? ................................................................ 14

3.2.4

Verantwoording van de inkoop van jeugdzorg .................................................................. 15

3.2.5

Indicatoren in begroting en verantwoording ..................................................................... 15

4

Grondexploitaties en grote projecten ................................................................................................. 18

5

Financiële rechtmatigheid ................................................................................................................... 24 5.1

Verantwoording over financiële rechtmatigheid ....................................................................... 24

5.2

Normen en toetsingskader rechtmatigheid 2024 ...................................................................... 24

5.3

Rechtmatigheidsverantwoording in programmarekening 2024 .............................................. 25

5.3.1

Begrotingsonrechtmatigheid Buitenruimte ........................................................................... 25

5.3.2

Rechtmatigheidsfouten: wie is verantwoordelijk? ................................................................ 26

5.4 6

Financiële controle op subsidies ................................................................................................ 29

Informatieveiligheid ............................................................................................................................ 31 6.1

Onvolkomenheden in IT-beheer ................................................................................................ 31

6.2

Modernisering bedrijfsvoeringssystemen: risicovol project ..................................................... 32

6.3

Digitale veiligheid ........................................................................................................................ 33

6.4

Bescherming van persoonsgegevens .......................................................................................... 34

7

Verbonden partijen .............................................................................................................................. 36

8

Doelmatigheid ...................................................................................................................................... 37

9

Vooruitblik 2025-2026 ........................................................................................................................38

ii

RIS322684

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2024

1

Hoofdlijnen, conclusie en advies

1.1

Hoofdlijnen van dit rapport

In dit rapport brengt de Rekeningencommissie aan de gemeenteraad van Den Haag verslag uit van haar onderzoek naar de jaarrekening 2024 (RIS321975). Op basis van de bevindingen brengt de Rekeningencommissie hierin advies uit over de vaststelling van de jaarrekening. Voor dit onderzoek is gesproken met de accountant over het accountantsverslag 2024 (RIS322001). Vervolgens zijn vier wethouders bevraagd. Dit rapport bevat verder vragen aan het college in oranje kaders, mede naar aanleiding van voorafgaande vergaderingen. De Rekeningencommissie verwacht van het college een schriftelijke reactie vóór vaststelling van de jaarrekening door de raad. Versterking interne beheersing en herziening p&c-cyclus De geïntensiveerde aandacht van het college voor de versterking van de interne beheersing is steeds meer zichtbaar. Dit jaar is ook de planning & controlcyclus aangepast. De komende jaren moet blijken of de beoogde verbeteringen worden bereikt. De Rekeningencommissie heeft de indruk dat het college consciëntieus omgaat met de sinds 2023 verplichte rechtmatigheidsverantwoording en merkt dat dit een constructieve dialoog tussen college en raad over de interne beheersing bevordert. Ondanks deze inspanningen zijn er nog zaken die beter kunnen. Daarvan wordt in dit rapport verslag gedaan. Enkele hoofdlijnen zijn onderstaand samengevat.

Waarom het toch nog fout gaat… Op concernniveau zijn vaak duidelijke afspraken gemaakt met diensten over bijvoorbeeld het contractbeheer, inkopen of het beheer van bestemmingsreserves. In de uitvoering door diensten worden deze afspraken echter niet altijd goed nageleefd. En soms is de centrale monitoring op deze naleving onvoldoende. Dit soort problemen doen zich al jaren voor. De hardnekkigheid van de problematiek duidt de Rekeningencommissie als een cultuurprobleem van de gehele gemeentelijke organisatie. De Rekeningencommissie krijgt de indruk dat op centraal niveau afspraken worden gemaakt met de uitvoerende diensten waar het college of de ambtelijke top vervolgens zelf niet voldoende op stuurt. Portefeuillehouders dienen ervoor te zorgen dat zij op de hoogte zijn van wat er met betrekking tot hun portefeuille of systeemverantwoordelijkheid binnen de ambtelijke organisatie gebeurt. Hierover zijn met het college afspraken gemaakt (par. 3.1.1). De hiermee te bereiken verbeteringen zijn na de verkiezingen een belangrijk aandachtspunt voor de nieuwe Rekeningencommissie. Geen sturing mogelijk zonder actuele informatie In 2024 werd de verantwoordingsgrens voor onrechtmatigheden overschreden, zoals toegelicht in de programmarekening (RIS321975, pag. 267-270). Gedeeltelijk werden de onrechtmatigheden veroorzaakt doordat naleving van centrale afspraken onvoldoende werd gemonitord.

Maar er lijkt daarnaast geen volledig zicht te zijn op de begrotingsuitvoering gedurende het jaar. Het college werd verrast door een begrotingsonrechtmatigheid bij het programma Buitenruimte. Diensten lijken soms zelf geen actueel cijfermatig inzicht te hebben in hun eigen begrotingsuitvoering en hierop wordt door portefeuillehouders ook niet altijd even strak gestuurd. De vraag is dus in hoeverre de 4- en 8-maandsrapportages een getrouw beeld gaven. De Rekeningencommissie is blij dat de wethouder Financiën de ernst hiervan onderkent en dat verbeteringen zijn voorgesteld in de planning & controlcyclus. De Rekeningencommissie benadrukt dat maatregelen als de nieuwe Najaarsnota alleen zin hebben als de financiële informatie hierin werkelijk actueel is. De beantwoording door portefeuillehouders heeft de zorgen over monitoring en sturing op de begrotingsuitvoering vooralsnog niet weggenomen (par. 5.3.2). De Rekeningencommissie verwacht in de volgende jaarrekening te lezen welke verbeteringen zijn doorgevoerd en dan ook voortgang te kunnen zien.

1

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2024

RIS322684

De Rekeningencommissie constateert dat ondanks de verhoogde aandacht voor rechtmatigheid als gevolg van de collegeverantwoording hierover, de totale omvang van de onrechtmatigheden dit jaar groter was. Naar aanleiding van de begrotingsonrechtmatigheid bij het programma Buitenruimte is gebleken dat de 4- en 8-maandsrapportages niet gebaseerd waren op actuele informatie. De Rekeningencommissie wil dat financiële informatie in de tussentijdse rapportages is gebaseerd op actuele ‘harde’ cijfers die ‘met één druk op de knop’ uit de administratieve systemen komen. Om begrotingsonrechtmatigheden te voorkómen is het voor het college essentieel om inzicht te hebben in de actuele cijfers. De Rekeningencommissie verwacht hierin dit jaar verbeteringen te kunnen zien als gevolg van de aanpassingen in de planning & controlcyclus in 2025 (par. 5.3). De Rekeningencommissie benadrukt dat vroegtijdiger controle van onderdelen als inkopen, rechtmatigheidsverantwoording en grondexploitaties haalbaar moet zijn als de cijfers ‘bij’ zijn en de systemen zijn ingericht op tussentijdse verantwoording. De Rekeningencommissie adviseert met klem om zo spoedig mogelijk te stoppen met het extracomptabel administreren, zoals nu bij onder meer grondexploitaties geval is, om fouten en fraude te voorkómen. De commissie verwacht van het college dat hiertoe in 2025 stappen worden gezet (par. 3.1.6).

Modernisering Bedrijfsvoeringssystemen: risicovol project Binnen enkele jaren worden de huidige systemen voor salarissen en financiën niet meer ondersteund door de leveranciers. Eind 2024 is daarom gestart met het project Modernisering Bedrijfsvoeringssystemen (MBS). De totale kosten zijn geraamd op € 30 miljoen. Voor de tweede fase van het project (€ 12,5 miljoen) ontbreekt vooralsnog de dekking in de begroting. Verslaggevingstechnisch is dit overigens mogelijk. Dit is een zeer risicovol project. Wereldwijd mislukt namelijk circa 25% van dit soort trajecten volledig. Nog eens 50% wordt niet binnen budget en termijn gerealiseerd, met alle negatieve gevolgen van dien voor de organisatie en medewerkers. Slechts een kleine 25% van deze trajecten slaagt zoals oorspronkelijk gepland. Vanwege deze projectrisico’s is het essentieel dat de raad goed op de hoogte wordt gehouden van de voortgang. De Rekeningencommissie wil een specifieker inzicht in de herkomst van de dekking van fase 1 (€ 17,5 miljoen) en vraagt het college hiervan een financieel overzicht te geven per component, voorzien van een toelichting waarom deze middelen nog niet waren gealloceerd. Gezien de bestaande tekorten voor ICT wordt het college gevraagd te herbevestigen dat de besteding van de middelen voor MBS niet ten koste gaat van iets anders.

Met betrekking tot fase 2 wordt het college gevraagd in de komende begroting 2026 duidelijk uiteen te zetten hoe de splitsing tussen de fases tot stand is gekomen en of deze scheiding ook in de praktijk toepasbaar is, hoe hiervoor dekking wordt gevonden en wat de gevolgen zijn voor de realisatie van MBS als deze dekking niet wordt gevonden. De Rekeningencommissie wil dat het college in de komende GRIP-rapportage (Q2 2025) rapporteert of MBS kwalificeert als groot project op basis van de GRIP-criteria. Indien dit niet het geval is wil de commissie dat de raad halfjaarlijks over de voortgang van MBS wordt geïnformeerd (par. 6.2). Tekortkomingen IT-beheer Voor meerdere IT-applicaties zijn noodzakelijke beheersmaatregelen nog onvoldoende ingericht (zie voor een overzicht per IT-applicatie bijlage 3 van het Accountantsverslag, RIS322001, pag. 29). Het college onderkent dat het wegwerken van deze achterstanden in 2025 geen geringe opgave is en heeft toegezegd over de voortgang te rapporteren bij de 8-maandsrapportage. Het nieuwe landelijk ingevoerde IT-systeem voor omgevingsvergunningen werkt niet goed samen met de nieuwe gemeentelijke applicatie hiervoor. Hierdoor konden bouwleges voor omgevingsvergunningen niet tijdig worden gefactureerd en kon tijdens de controle niet de volledige omvang van in rekening te brengen leges worden achterhaald.

Dit heeft geleid tot een maximale onzekerheid van circa € 6 miljoen, berekend als het verschil tussen de begrote baten uit 2

RIS322684

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2024

omgevingsvergunningen en het totaal gefactureerde bedrag aan leges. De problemen met de facturatie zijn reeds in de Board Letter in december 2024 door de accountant aan de orde gesteld. ▪ De Rekeningencommissie wil door het college worden geïnformeerd welke maatregelen toen zijn genomen om het technische probleem op te lossen en wil weten of het probleem inmiddels is opgelost, dan wel wanneer het zal zijn opgelost. ▪ De Rekeningencommissie wil door het college worden geïnformeerd waarom dit probleem zich specifiek bij de gemeente Den Haag voordoet. ▪ De Rekeningencommissie wil weten welke maatregelen het college heeft genomen om het financieel risico dat de gemeente loopt als gevolg van deze automatiseringsproblemen te ondervangen en wil weten wat de actuele omvang van dit risico is. De commissie heeft de Accountantsorganisatie gevraagd de toereikendheid van de technische en financiële maatregelen te onderzoeken. ▪ Daarnaast wil de commissie weten wat de gevolgen zijn voor de dienstverlening en informatievoorziening aan burgers c.q. de informatieveiligheid hiervan en welke maatregelen het college heeft genomen om de dienstverlening op peil te houden. ▪ Gezien de urgentie en omvang van de onvolkomenheden wordt het college gevraagd in de collegereactie concreet op bovenstaande punten in te gaan (par. 6.1).

1.2

Overige aandachtspunten voor raadscommissies

In aanvulling op het hierboven genoemde geeft de Rekeningencommissie ook onderstaande overige aandachtspunten mee aan de vakcommissies. Deze punten kunnen mede relevant zijn voor de komende begroting 2026. Grondexploitaties (commissie Ruimte) ▪

▪

Nieuwe verordening grondexploitaties: op 21 maart 2025 heeft het college een voorstel voor een nieuwe Verordening Grondexploitaties en strategisch bezit Den Haag 2025 (RIS321606) naar de raad gestuurd. De Rekeningencommissie heeft hierover beraadslaagd en aanvullend advies van de gemeenteaccountant ingewonnen. De bevindingen zijn op 15 mei 2025 in een brief onder de aandacht gebracht van de commissie Ruimte (RC/2025.28), waarbij gevraagd is deze te betrekken bij de behandeling op woensdag 2 juli 2025 (par. 4.3). Betere sturing op grondexploitaties: sturen op grondexploitaties en een vroegtijdiger controle daarvan is slechts mogelijk als de cijfers ‘bij’ zijn en de systemen zijn ingericht op tussentijdse verantwoording. De Rekeningencommissie adviseert het college met klem om zo spoedig mogelijk te stoppen met het extracomptabel administreren van onder andere grondexploitaties om fouten en fraude te voorkómen en te werken in één uniform systeem (par. 3.1.6).

Grote projecten (commissies Ruimte en Leefomgeving) ▪

Spelregels en bevoegdheden: op grond van artikel 4:7 van de nieuwe Vaststelling Algemene verordening financieel beheer en beleid Den Haag 2025 heeft het college de bevoegdheid om binnen één programma van het MIP de investeringsbudgetten van verschillende projecten onderling te herverdelen. Volgens artikel 3:3 moet het college de raad daarover informeren in geval van ‘majeure afwijkingen’. Dit begrip is niet nader gekwantificeerd. De Rekeningencommissie geeft de commissies Ruimte en Leefomgeving in overweging om de informatieplicht van het college op dit punt nader te specificeren. Ook adviseert de Rekeningencommissie om de bepaling dat voor ‘bestuurlijk relevante’ (wijzigingen in) investeringsprojecten (kleiner zijn € 2,5 miljoen) een raadsbesluit nodig is, te evalueren. De Rekeningencommissie heeft de Accountantsorganisatie gevraagd na te gaan hoe vaak het is voorgekomen dat voor een investeringsbesluit (met een omvang kleiner dan € 2,5 miljoen) op grond van het criterium ‘bestuurlijk relevant’ een raadsvoorstel is voorgelegd. De commissie heeft eveneens gevraagd aan de Accountantsorganisatie hoe vaak het college de raad heeft geïnformeerd over herverdeling van budgetten binnen een programma van het MIP wegens majeure

3

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2024

RIS322684

afwijkingen, dan wel in welke gevallen dat niet is gebeurd terwijl mogelijk wel sprake was van een majeure afwijking. Deze vragen zijn door de Accountantsorganisatie in een separate notitie (GAD/2024.96) beantwoord en worden in de aandacht van de commissies Ruimte en Leefomgeving aanbevolen (par. 4.5). Privacy: niet in control en niet compliant (commissies Bestuur) ▪

1.3

Achterstanden in compliance gegevensbescherming: met leed constateert de Rekeningencommissie dat de FG in zijn jaarverslag concludeert dat de gegevensbescherming binnen de gemeente nog niet in control of compliant is. De FG waarschuwt dat nieuwe ontwikkelingen als AI extra risico’s voor de gemeente vormen, mede omdat een aantal basisonderwerpen niet op orde is. De Rekeningencommissie brengt bij de commissie Bestuur onder de aandacht dat het college het tempo in het wegwerken van achterstanden dient te verhogen om de privacy van burgers te kunnen waarborgen en het risico op hoge boetes te minimaliseren.

Conclusie

De Rekeningencommissie heeft de belangrijkste bevindingen uit het onderzoek aan de vier betrokken wethouders voorgelegd. De beantwoording door deze wethouders is opgenomen in de hoofdstukken 3 tot en met 6 van dit rapport, inclusief toezeggingen die zijn gedaan. De Rekeningencommissie is van mening dat enkele toezeggingen van de wethouders met betrekking tot monitoring, sturing en risicomanagement noodzakelijk zijn om de risico’s voor de bedrijfsvoering en voor de rechtmatigheid van het financieel beheer te kunnen beheersen. De bestaande risico’s kunnen uitsluitend worden beheerst als de gedane toezeggingen ook daadwerkelijk tijdig worden nagekomen. De Rekeningencommissie overweegt wethouders tussentijds uit te nodigen, indien de gerapporteerde voortgang daartoe aanleiding geeft.

1.4

Advies aan de raad

Gezien het bovenstaande adviseert de Rekeningencommissie de gemeenteraad: 1. de opmerkingen van de Rekeningencommissie over de kwaliteit van het door het college gevoerde beheer zoals weergegeven in dit rapport, over te nemen; 2. de constateringen van de Rekeningencommissie aan de orde te stellen bij de beraadslagingen in de desbetreffende beleidscommissie(s); 3. de jaarrekening 2024 (RIS321975) vast te stellen, zoals bedoeld in artikel 198 van de Gemeentewet en daarmee het college decharge te verlenen voor het gevoerde financieel beheer over 2024.

4

RIS322684

2

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2024

Werkwijze Rekeningencommissie

Jaarlijks stelt de gemeenteraad de jaarrekening vóór 15 juli vast (artikel 200 Gemeentewet), waarbij het college de raad vraagt om dechargeverlening voor het gevoerde (financieel) beheer. Hiertoe brengt de Rekeningencommissie voorafgaand advies uit aan de raad op basis van haar eigen onderzoek naar de jaarrekening. De controleverklaring en het accountantsverslag zijn hiervoor essentieel. Naast de aandacht voor het financieel beheer richt de Rekeningencommissie zich op onderwerpen als de kwaliteit van de (tussentijdse) verantwoording, de begrotingsbeheersing, de doelmatigheid van de bedrijfsvoering, IT, gegevensbescherming, integriteit en de beheersing van verbonden partijen. Het onderzoek omvat daarmee zoveel mogelijk relevante aspecten van de gemeentelijke bedrijfsvoering. Werkwijze en aandachtsgebieden van de Rekeningencommissie zijn op hoofdlijnen vastgelegd in de verordening Rekeningencommissie 2014. Voorafgaand aan ieder onderzoek naar de jaarrekening (gedurende mei en juni) stelt de Rekeningencommissie de werkwijze hiervoor vast. De werkwijze komt zoveel mogelijk overeen met die van voorgaande jaren. Met de nieuwe Vaststelling Algemene verordening financieel beheer en beleid Den Haag 2025, artikel 3:4, eerste lid is bepaald dat het college de gecontroleerde programmarekening aanbiedt op 30 april.

Op verzoek van de accountant heeft de Rekeningencommissie ingestemd met publicatie van de jaarrekening op woensdag 7 mei 2025.

2.1

Werkprogramma

Het jaarrekeningonderzoek is een prominent onderdeel van het totale werkprogramma van de Rekeningencommissie dat jaarlijks in juni wordt afgesloten met het rapport van de Rekeningencommissie. Voorafgaand aan de eindejaarscontrole stuurt de accountant in het najaar een Board Letter aan het college en de Rekeningencommissie, waarin de belangrijkste uitkomsten van de interimcontrole zijn opgenomen. Deze Board Letter 2024 (RIS320392) is op 5 december 2024 ontvangen. Het college heeft zijn reactie naar de Rekeningencommissie gestuurd (RIS320714) op 10 december 2024. Daarnaast ontvangt de Rekeningencommissie informatie van het college over onder meer doelmatigheidsonderzoeken, de bedrijfsvoering en IT, de bescherming van persoonsgegevens, de beheersing van grote projecten, fraudepreventie en de beheersing van verbonden partijen. In opdracht van de Rekeningencommissie voert de Accountantsorganisatie audits uit naar uiteenlopende aspecten van het beheer, waaronder integriteit, IT, informatieveiligheid, gegevensbescherming, financiële rechtmatigheid en specifieke processen en projecten. De aandachtspunten uit de desbetreffende rapportages en onderzoeken worden betrokken bij het jaarrekeningonderzoek en kunnen worden opgenomen in het rapport van de Rekeningencommissie.

Ook worden gedurende het jaar werkbesprekingen gehouden over onderwerpen betreffende het (financieel) beheer en de bedrijfsvoering. In deze werkbesprekingen ontvangt de commissie vaak een ambtelijke toelichting op het desbetreffende onderwerp. Op hoofdlijnen ziet het werkprogramma van de Rekeningencommissie er als volgt uit. 1) In mei en juni onderzoekt de Rekeningencommissie programmaverantwoordingen (de programmarekening) voorzien van een accountantsverslag en oordeel van de accountant bij de jaarrekening. 2) Daarnaast wordt de commissie gedurende het jaar door het college geïnformeerd over de begrotingsuitvoering. Over de voortgang en beheersing van grote projecten ontvangt de raad twee keer per jaar informatie van het college in de vorm van de GRIP-rapportages. Van de accountant ontvangt de Rekeningencommissie de Board Letter, waarin de belangrijkste uitkomsten van de interimcontrole zijn opgenomen. 3) Gedurende het jaar komen ook andere aspecten van beheer aan de orde, zoals de doelmatigheid van de bedrijfsvoering (doelmatigheidsonderzoek door het college en/of eigen onderzoek door de 5

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2024

RIS322684

commissie). In 2024 zijn door het college geen doelmatigheidsonderzoeken afgerond (zie par. 8.3). Daarnaast is er aandacht voor onder meer verbonden partijen, indicatoren, integriteit, IT & informatieveiligheid, privacy en actualiteiten/ontwikkelingen die invloed hebben op de bedrijfsvoering. Hiertoe worden onder meer werkbesprekingen georganiseerd en ontvangt de commissie tussentijds informatie van het college over onder meer doelmatigheidsonderzoeken, de bedrijfsvoering en de beheersing van verbonden partijen. 4) In opdracht van de Rekeningencommissie voert de Accountantsorganisatie audits uit naar uiteenlopende aspecten van het beheer, waaronder integriteit, IT, informatieveiligheid, gegevensbescherming, financiële rechtmatigheid, indicatoren en specifieke processen en projecten. De aandachtspunten uit de desbetreffende rapportages en onderzoeken worden betrokken bij het jaarrekeningonderzoek en kunnen worden opgenomen in het rapport van de Rekeningencommissie.

2.2

Doel van het jaarrekeningonderzoek

De controlerende taak van de raad wordt voor een belangrijk deel door de Rekeningencommissie uitgevoerd. De doelstelling van het jaarrekeningonderzoek is de raad in staat te stellen zich een oordeel te vormen over het door het college gevoerde beheer en de verantwoording van het college hierover. Daartoe brengt de Rekeningencommissie een rapport aan de raad uit met: 1. de bevindingen uit het onderzoek naar de jaarrekening; 2. de bevindingen uit audits, werkbesprekingen en overige onderzoeken gedurende de daaraan voorafgaande periode; 3. een advies aan de raad over de vaststelling van de jaarrekening. Met het vaststellen van de jaarrekening door de raad wordt de leden van het college decharge verleend ten aanzien van het (financieel) beheer over het betrokken jaar.

2.3

Opzet en werkwijze onderzoek jaarrekening 2024 2.3.1

Onderzoeksobject van de Rekeningencommissie

Zoals bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet en in artikel 2 van de controleverordening gemeente Den Haag 2014 en op grond van de verordening Rekeningencommissie 2014 onderzoekt de Rekeningencommissie de door het gemeentebestuur opgestelde jaarrekening (met het jaarverslag samengebracht in de Programmarekening). Voor het onderzoek wordt gebruik gemaakt van de bevindingen van de Accountantsorganisatie, zoals onder meer verwoord in de Board Letter en het accountantsverslag. De bevindingen uit dit onderzoek, inclusief een advies over de vaststelling van de jaarrekening, worden aan de raad en het college aangeboden. Voor het oordeel van de accountant over de financiële rechtmatigheid bij de jaarrekeningcontrole is een normenkader nodig. Jaarlijks wordt dit kader, waarin de van toepassing zijnde wet- en regelgeving is opgenomen, geactualiseerd door het gemeentebestuur (conform art. 4.4 van de controleverordening). Met de vaststelling van het ontvangen raadsvoorstel (RIS320276) heeft de raad het normen- en toetsingskader gegeven voor de accountantscontrole van de jaarrekening over 2024.

2.3.2

Werkwijze jaarrekeningonderzoek op hoofdlijnen

De Rekeningencommissie sluit in haar onderzoek aan op de door het college gehanteerde programmasturing, waarmee de presentatie van de verantwoording op vergelijkbare wijze plaatsvindt als de begroting. Het onderzoek richt zich op uiteenlopende aspecten van het gemeentelijk beheer, zoals als de kwaliteit van de (tussentijdse) verantwoording, de begrotingsbeheersing, financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid van de bedrijfsvoering, IT, privacy en integriteit. De werkwijze van de Rekeningencommissie inzake het onderzoek naar de jaarrekening kent de volgende stappen:

6

RIS322684

1.

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2024

Het college stuurt de jaarstukken naar de raad. Dit jaar zijn de jaarstukken niet op 30 april, maar op woensdag 7 mei 2025 naar de raad gestuurd.

2. In opdracht van de gemeenteraad voert de Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag op onafhankelijke wijze jaarlijks de wettelijke controle uit op de gemeentelijke jaarrekening (programmarekening). De Accountantsorganisatie controleert als externe accountant de getrouwheid van de jaarrekening en de daarin opgenomen baten, lasten en balansmutaties. De controleopdracht heeft als onderzoeksobject de programmarekening: hierin zijn de jaarrekening en het jaarverslag in één boekwerk samengebracht. Door de accountant wordt getoetst of de verantwoording in het jaarverslag overeenstemt met de verantwoording in de jaarrekening. Voorts wordt nagegaan of de verplichte paragrafen voldoen aan de vereisten. De delen van de programmarekening die gezamenlijk de jaarrekening vormen betreffen de balans met toelichting, de staat van baten en lasten met toelichting, de SiSa-bijlage, WNT-bijlage en de bijlagen voor de taakvelden. Met ingang van 2022 is de accountant verplicht te rapporteren over fraude en continuïteit in haar controleverklaring. 3. De Accountantsorganisatie brengt verslag uit aan de raad van deze wettelijke controle in het accountantsverslag. In de controleverordening gemeente Den Haag 2014, artikel 3d is vastgelegd dat in het verslag van bevindingen van de accountantscontrole in ieder geval aandacht wordt besteed aan bestuurlijk relevante indicatoren/kengetallen.

De Accountantsorganisatie brengt hier separaat verslag over uit conform de voorgestelde onderzoeksaanpak voor 2024 (GAD2024.99). 4. Rekeningencommissieleden worden in de gelegenheid gesteld feitelijke vragen in te dienen over het accountantsverslag. Voor zover mogelijk worden deze vóór de eerstvolgende commissievergadering beantwoord. 5.

De Rekeningencommissie nodigt de gemeenteaccountant uit voor het geven van een toelichting op het accountantsverslag en het beantwoorden van vragen, in twee vergaderingen. Overwogen kan worden de concerncontroller uit te nodigen om een toelichting te geven op de rechtmatigheidsverantwoording.

6. Op basis van de uitkomsten van dit onderzoek bepaalt de commissie welke onderwerpen in aanmerking komen voor bespreking met (enkele) leden van het college. Vervolgens bevraagt de Rekeningencommissie in een volgende vergadering de uitgenodigde collegeleden over de bestuurlijk meest relevante verbeterpunten in het beheer en de verantwoording. Collegeleden kunnen ambtelijk worden bijgestaan voor technische toelichtingen. 7.

De bevindingen uit het jaarrekeningonderzoek worden vastgelegd in het rapport van de Rekeningencommissie. De bestuurlijke reacties en toezeggingen van de leden van het college op de door de commissie gesignaleerde punten worden opgenomen in het rapport, eventueel voorzien van een nawoord door de commissie. In het rapport geeft de commissie een advies aan de raad over de vaststelling van de jaarrekening. De voorzitter van de Rekeningencommissie licht het rapport toe voorafgaand aan de vaststelling van de jaarrekening door de gemeenteraad.

8. Het college wordt gevraagd een reactie op het rapport van de Rekeningencommissie aan de raad uit te brengen met een puntsgewijze beantwoording van de daarin opgenomen vragen en wensen van de commissie, vóór vaststelling van de jaarrekening door de raad. Om te voldoen aan wettelijke voorschriften dient de jaarrekening vóór 15 juli door de gemeenteraad te worden vastgesteld (artikel 200 Gemeentewet). Met het vaststellen van de jaarrekening door de raad wordt de leden van het college decharge verleend ten aanzien van het (financieel) beheer over het desbetreffende jaar, behoudens later in rechte gebleken onregelmatigheden. De jaarrekening zal naar verwachting door de gemeenteraad worden vastgesteld op 9 juli 2025.

7

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2024

3

Financieel beheer & verantwoording

3.1

Kwaliteit van het financieel beheer

RIS322684

In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de verbeterpunten voor achtereenvolgens het financieel beheer en de verantwoording. Over de belangrijkste verbeterpunten is door de Rekeningencommissie van gedachten gewisseld met portefeuillehouders. In de navolgende paragrafen en hoofdstukken komen onderwerpen aan de orde die zijn besproken met portefeuillehouders. De reacties van de portefeuillehouders hierop zijn in lichtblauwe kaders weergegeven. Daarnaast heeft de Rekeningencommissie in de hoofdstukken 3 tot en met 8 overige bevindingen uit het afgelopen jaar gebundeld waarop de commissie een schriftelijke reactie van het college verwacht. Deze vragen en opmerkingen zijn in oranje kaders weergegeven. Sinds enkele jaren vraagt de Rekeningencommissie de aandacht van het college voor de verbetering van de interne beheersing. Vorig jaar kwam bij de behandeling van de Board Letter 2023 (RIS317304) al naar voren dat de interne beheersing van de gemeente Den Haag was verbeterd ten opzichte van het voorgaande jaar. Ook in 2024 zijn weer meer resultaten zichtbaar van de geïntensiveerde aandacht voor de interne beheersing. In de Board Letter 2024 (RIS320392) wordt geconstateerd dat de voortgang redelijk voortvarend is, gezien de omvang van de gemeente en de complexiteit en onderlinge samenhang van processen.

Bij de eindejaarscontrole steeg het aandeel van de administratie dat tijdig is aangeleverd naar 90%. De Rekeningencommissie is blij met de praktische werkafspraken die het college, ambtelijk apparaat en de Accountantsorganisatie gezamenlijk hebben gemaakt over de verantwoordelijkheden voor de jaarrekeningcontrole en de voorbereiding daarop. Ook de constatering dat voor bevindingen in gestaag tempo passende maatregelen worden genomen duidt de commissie als positief. In deze context heeft de Rekeningencommissie enkele bevindingen uit haar onderzoek naar de jaarrekening 2024 met wethouders besproken.

3.1.1

Waarom het toch nog fout gaat…

De accountant constateert dat in de verhouding tussen de dienst Bedrijfsvoering en de overige diensten de desbetreffende actoren niet altijd gelijkluidende opvattingen hebben over het eigenaarschap van verantwoordelijkheden. Voorbeelden hiervan zijn het contractbeheer, Europese aanbestedingen en het beheer van bestemmingsreserves. Het patroon dat de Rekeningencommissie ziet is dat op concernniveau vaak wel duidelijke afspraken zijn gemaakt met diensten, maar dat deze in de uitvoering soms niet (goed) worden nageleefd. Vervolgens is de centrale monitoring op deze naleving vaak beperkt. Het risico op fouten en onrechtmatigheden wordt daarmee groter. Problemen van deze aard doen zich al jaren achtereen voor. De hardnekkigheid van de problematiek duidt de Rekeningencommissie als een cultuurprobleem van de gehele gemeentelijke organisatie. De Rekeningencommissie krijgt de indruk dat op centraal niveau afspraken worden gemaakt met de uitvoerende diensten waar het college of de ambtelijke top vervolgens zelf niet voldoende op stuurt. De Rekeningencommissie wil weten hoe het college een cultuuromslag naar een consciëntieuze plan-docheck-act-cyclus wil bereiken.

De wethouder Financiën Cultuur & Economische ontwikkeling: De wethouder blikt terug op de ontwikkeling die de gemeentelijke organisatie heeft doorgemaakt van meerdere bijna autonoom functionerende diensten naar een organisatie die meer centraal gestuurd en gefaciliteerd wordt. Daarin zijn flinke stappen gezet en inmiddels zijn ook veel processen goed ingeregeld. Ze onderkent dat het niet volstaat om goede afspraken te maken. Binnen de organisatie moet men elkaar ook aanspreken op de naleving daarvan, zowel ambtelijk als binnen het college. Sinds een jaar is de interne gesprekscyclus over financiën versterkt. Deze gesprekscyclus wordt verbreed, waardoor naast financiën ook gesproken wordt over de naleving van centrale afspraken en de rol die gedrag en cultuur daarin speelt. Over onderwerpen als bijvoorbeeld aanbesteding worden data

8

RIS322684

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2024

verzameld en wordt de stand van zaken in kaart gebracht. Daarnaast is het belangrijk om te onderzoeken of en hoe je de naleving van centrale afspraken via systemen kunt afdwingen en om daarin de voor- en nadelen tegen elkaar af te wegen, mede naar aanleiding van de opmerking van de accountant over het ontbreken van prestatieverklaringen in de administratie. De Rekeningencommissie is blij met de aandacht voor de aanwezigheid van prestatieverklaringen in de administratie en voegt daaraan toe dat de accountant ook heeft gewezen op het ontbreken van getekende contracten in de administratie. De commissie ziet dat het steeds beter lukt om centraal afspraken te maken over de interne beheersing, maar wijst erop dat het monitoren van de naleving van deze afspraken essentieel is om daadwerkelijk een plan-do-check-act-cyclus te bereiken. Zie voor enkele nadere afspraken met het college paragraaf 5.3.2.

3.1.2

Actualisatie frauderisicomanagement en frauderisicoanalyse

Preventie van interne fraude hangt voor een belangrijk deel af van de juiste checks & balances in de interne beheersing. Frauderisicomanagement betreft onder meer het monitoren van frauderisico’s in de organisatie. Daartoe wordt door middel van een frauderisicoanalyse in kaart gebracht welke frauderisico’s zich bij diensten voordoen en welke beheersingsmaatregelen daarbij horen. Eerder is de Rekeningencommissie geïnformeerd over de opzet hiervan (RIS313323). Daarna zijn de risico’s getoetst op juistheid, volledigheid en actualiteit en zijn hieraan beheersingsmaatregelen gekoppeld. Het college heeft op 8 oktober 2024 een brief gestuurd over de actualisatie van het frauderisicomanagement en de frauderisicoanalyse (RIS320105, de geheime bijlage RIS320106 is in de module geheime stukken gepubliceerd). Uit de vorige rapportage over frauderisicomanagement en -analyse (RIS316576) kwam naar voren dat vooral verbeteringen mogelijk waren in proactieve forensische data-analyse. Hierbij worden de transacties en gegevens in de eigen administratie systematisch met specifieke software onderzocht op mogelijke signalen van fraude, zoals afwijkingen, inconsistenties of verdachte patronen. Dit is voor veel Nederlandse gemeenten nog tamelijk onontgonnen terrein.

De Rekeningencommissie is op 20 november 2024 in een ambtelijke werkbespreking bijgepraat over de voortgang van de ontwikkeling daarvan (RIS320445). Naar aanleiding van de interimcontrole (RIS320392) heeft de Rekeningencommissie aan de wethouder Financiën voorgelegd dat in de collegereactie op de Board Letter (RIS320714) niet wordt ingegaan op de bevindingen betreffende fraude. Onder andere op pagina 18 van de Board Letter staat dat de Accountantsorganisatie een gedeelde risico-inschatting heeft over het mogelijk frauduleus gebruiken of verstrekken van digitale en/of fysieke vertrouwelijke (persoons)gegevens. De Rekeningencommissie heeft het college gevraagd dergelijke kwetsbaarheden binnen de gemeentelijke organisatie in kaart te brengen, evenals de mogelijke impact hiervan. De Rekeningencommissie ziet voorts een verhoogd corruptierisico als gevolg van het niet uitvoeren van de Bibob-toets en vraagt het college deze toets consistent toe te passen. De wethouder Financiën, Cultuur & Economische ontwikkeling: Voor wat betreft het risico op het frauduleus gebruiken van vertrouwelijke gegevens laat de wethouder weten dat sinds enkele jaren periodiek een gemeentebrede frauderisicoanalyse wordt opgesteld. Hierin worden de frauderisico’s voor de belangrijkste processen geïnventariseerd en gekoppeld aan de beheersmaatregelen. De input daarvoor wordt bij alle diensten opgehaald.

Periodiek zijn er risicodialogen waarin deze risico’s worden besproken. Dit draagt ook bij aan het risicobewustzijn. Begin 2026 verschijnt de volgende frauderisicoanalyse. Bij de interimcontrole is opgemerkt dat in één geval verzuimd is de Bibob-toets toe te passen. De wethouder bevestigt dat dit wel had moeten gebeuren en is blij dat het interne waarschuwingssysteem heeft gewerkt zodat het alsnog hersteld kon worden.

3.1.3

Aanpak interne fraude

Een incident met kasgeld bij balies liet in 2023 zien dat het kasbetalingenproces kwetsbaarheden kende. Naar aanleiding hiervan is een onderzoek naar kasgeldbeheer gedaan door een extern adviesbureau. De Rekeningencommissie heeft de wethouder Dienstverlening tijdens het onderzoek 9

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2024

RIS322684

naar de jaarrekening 2023 gevraagd haar te informeren over de bevindingen van dit externe onderzoek en over de opvolging van de aanbevelingen. De geheime brief van de wethouder Onderwijs, Jeugd, Sport & Dienstverlening (RIS319167) over de afronding van het onderzoek is in juni 2024 in de module geheime stukken gepubliceerd. Voorts werden bij de controle van de jaarrekening 2023 administratieve aansluitverschillen in de voorraden paspoorten en rijbewijzen aangetroffen die toen niet verklaard konden worden (zie ook het RC-rapport 2023, RIS319009, pag. 8-9). Op 19 november 2024 is de toegezegde brief van de wethouder Dienstverlening ontvangen over de nulmeting van de voorraden reisdocumenten (RIS320469). Voorafgaand had de Rekeningencommissie gevraagd om ook te worden geïnformeerd over de bevindingen die voortkomen uit de controle van de werkprocessen en instructies betreffende het voorraadbeheer van identiteitsbewijzen. ▪

Controle werkprocessen voorraadbeheer identiteitsbewijzen: de Rekeningencommissie vindt de door de wethouder verstrekte informatie over de werkprocessen en instructies met betrekking tot het voorraadbeheer tamelijk summier. De commissie wil weten in hoeverre aanbevelingen van de Accountantsorganisatie zijn opgevolgd.

3.1.4

Interne weerbaarheid tegen ondermijning

De Rekeningencommissie is op 28 mei 2024 door de gemeenteaccountant geïnformeerd (RIS318979) dat Bureau Integriteit in samenwerking met de directie Veiligheid een projectgroep zou samenstellen die risico’s op ondermijning moest inventariseren en zou onderzoeken hoe de beheersing kon worden verbeterd. Naar verwachting zou het onderzoeksrapport in het najaar van 2024 gereed zijn. De Rekeningencommissie heeft de wethouder gevraagd wat de stand van zaken is en gevraagd de uitkomsten van het door Bureau Integriteit uitgevoerde onderzoek te mogen ontvangen. De wethouder Onderwijs, Jeugd, Sport & Dienstverlening: De wethouder meldt dat het onderzoek tot zijn spijt niet heeft plaatsgevonden als gevolg van capaciteitsproblemen. Wel zijn maatregelen genomen om een weerbare organisatie tegen ondermijning tot stand te brengen, zoals VoG’s, het afleggen van de eed/belofte, het aanscherpen van financiële processen met betrekking tot mandaten en het toepassen van het vier-ogenprincipe. Het voornemen is om het project ‘weerbaar ambtenarenapparaat’ alsnog te doen. De wethouder zegt toe het plan van aanpak daarvoor nog in 2025 gereed te hebben. Nawoord: De Rekeningencommissie vraagt de wethouder het plan van aanpak naar de Rekeningencommissie te sturen.

3.1.5

Actuele financiële administratie en tussentijdse afsluiting

Tijdens het onderzoek naar de jaarrekening 2023 heeft de wethouder Financiën toegezegd ervoor te zorgen dat de financiële administratie tussentijds goed is bijgewerkt. Aanvullend zou een tussentijdse 9-maandsafsluiting inzicht moeten geven in bijvoorbeeld de stand van voorzieningen en reserves. Daarnaast zou worden nagegaan welke onderdelen eerder afgesloten kunnen worden (zie ook het RCrapport 2023, RIS319009, pag. 9-10). In de vergadering van 20 november 2024 heeft de Rekeningencommissie een korte ambtelijke toelichting ontvangen op de stand van zaken in de doorontwikkeling van de financiële administratie (RIS320445).

10

RIS322684

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2024

Verbetering procesbeschrijvingen In 2024 heeft de gemeentelijke organisatie gewerkt aan gedetailleerde procesbeschrijvingen en de uitvoering daarvan. Het doel is om in 2025 alle benodigde werkzaamheden en afspraken te hebben beschreven en in uitvoering te hebben genomen. De gemaakte werkafspraken zorgen voor een meer uniforme gemeentebrede aanpak van de uitvoering van de werkzaamheden. ▪

Afronding project: de Rekeningencommissie wil na afronding van het project eind 2025 worden bijgepraat over de resultaten ervan.

Afhankelijkheid van primair proces Een belangrijk aandachtspunt bij de doorontwikkeling is de afhankelijkheid tussen de financiële administratie en de inrichting van processen in het primair proces. De kwaliteit en tijdigheid van informatie vanuit de diensten is van invloed op de verwerking ervan door de financiële administratie. De financiële administratie dient daartoe concrete werkafspraken te maken met de lijnorganisatie over de uitvoering van administratieve processen en de momenten van periodieke aanlevering van financiële informatie vanuit de diensten aan de financiële administratie. Bij elke verandering binnen een organisatieonderdeel zullen opnieuw afspraken moeten worden gemaakt over de nieuwe situatie, zodat de primaire processen blijven aansluiten op de administratieve processen. Verbetering van de actualiteit van de financiële administratie vraagt soms procesaanpassing bij de lijnorganisatie en soms zelfs bij partners in de stad, zoals bij grondexploitaties en onderwijshuisvesting. Er moet dus een afweging worden gemaakt tussen belangen in de uitvoering van het primair proces en die van de financiële administratie. ▪

Inzicht in investeringen onderwijshuisvesting: bij de transitorische post Investeringen onderwijshuisvesting is het pas mogelijk om een beter tussentijds inzicht in de werkelijke brutoinvesteringen te geven als de werkwijze in het primair proces daartoe zou worden gewijzigd. Nu blijft in de jaarrekening de realisatie van onderhuisvesting niet zelden achter bij de begroting. Dit heeft onder meer te maken met beleid dat schoolbesturen de mogelijkheid biedt om declaraties pas later in te dienen, met een maximum van drie jaar. Dit beleid kan dus van invloed zijn op de actualiteit van de financiële administratie. De Rekeningencommissie vraagt het college toe te lichten waarom ervoor is gekozen bij onderwijshuisvesting deze ruimere declaratietermijn te hanteren.

3.1.6

Ambitie vroegtijdiger controle op onderdelen

Met het college is afgesproken ernaar te streven onderdelen van de jaarrekeningcontrole reeds vóór de start van de eindejaarscontrole uit te voeren, waaronder de controle van Europese aanbestedingen, de rechtmatigheidsverantwoording en grondexploitaties. Dit is grotendeels niet gelukt omdat de gemeente er niet in is geslaagd de benodigde documenten vroegtijdiger op te leveren (zie ook paragraaf 4.2). De Rekeningencommissie vindt het nog steeds een belangrijke ambitie om de eindejaarscontrole te stroomlijnen en onderdelen daarvan eerder uit te voeren. Dit kan ook effectief zijn in het tijdig signaleren van potentiële rechtmatigheidsfouten. Bovendien is het een belangrijke stap naar een tijdige publicatie van de programmarekening. De in de verordening genoemde deadline (30 april) is dit jaar wederom niet gehaald. De Rekeningencommissie heeft wethouders gevraagd de benodigde maatregelen te treffen om onderdelen van de gemeentelijke administratie vroegtijdiger te laten controleren door de accountant, zoals de controle van Europese aanbestedingen, de rechtmatigheidsverantwoording en grondexploitaties. Daarmee zouden onrechtmatigheden bij Europese aanbestedingen volgend jaar substantieel kunnen worden teruggedrongen.

De wethouder Energietransitie, Mobiliteit & Grondstoffen: Omdat de vragen over het vroegtijdiger controleren van aanbestedingen betrekking hebben op het proces van de controle van de jaarrekening verwijst de wethouder Energietransitie, Mobiliteit & Grondstoffen hiervoor naar de wethouder Financiën.

11

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2024

RIS322684

De wethouder Financiën, Cultuur & Economische ontwikkeling (FCE): De wethouder constateert dat er in het verantwoordingsproces flinke stappen zijn gezet door de organisatie en complimenteert de verantwoordelijken voor het jaarrekeningproces. De gemeente ziet zich geconfronteerd met zo’n 500 deadlines die gehaald moeten worden in het verantwoordingsproces. Dit jaar is 90% daarvan gehaald en de wethouder vindt dit in vergelijking met voorgaande jaren een mooie score. In vergelijking met andere gemeenten slaagt Den Haag erin om vlot de jaarrekening te publiceren. Niettemin wordt eraan gewerkt om daar waar mogelijk controles naar voren te halen en de financiële administratie gedurende het jaar zo actueel mogelijk te laten zijn. Na oplevering van het controledossier wordt er door de organisatie soms lang van mening gewisseld met de Accountantsorganisatie over de bevindingen. De wethouder verwijst naar de gesprekken over rechtmatigheid die lang voortduurden. Ze is van mening dat dit soort kwesties sneller opgelost moeten worden. Nawoord: De Rekeningencommissie benadrukt dat vroegtijdiger controle van genoemde onderdelen als inkopen, rechtmatigheidsverantwoording en grondexploitaties haalbaar moet zijn als de cijfers ‘bij’ zijn en de systemen zijn ingericht op tussentijdse verantwoording.

De Rekeningencommissie adviseert met klem om zo spoedig mogelijk te stoppen met het extracomptabel administreren van grondexploitaties om fouten en fraude te voorkómen. De commissie verwacht van het college dat hiertoe in 2025 stappen worden gezet.

3.1.7

Prognosekracht van de begroting

Op verzoek van de Rekeningencommissie heeft het college onderzoek gedaan naar de prognosekracht van de begroting. De uitkomsten hiervan zijn naar de Rekeningencommissie gestuurd (RIS319892). Deze zijn kort toegelicht in de vergadering van 16 oktober 2024 (RIS320444). Het jaarrekeningresultaat van 2022 liet een overschot van € 55 miljoen zien. In 2021 bedroeg het overschot € 70 miljoen en in 2023 € 85 miljoen. Deze positieve resultaten waren aanleiding om de voorspellende waarde van de begroting te onderzoeken. Daartoe zijn de resultaten over een lange periode op een rij gezet en is gekeken hoe deze zich verhouden tot de overige G4-gemeenten. Zowel in absolute bedragen als in percentages is voor Den Haag geen opmerkelijke afwijking zichtbaar. Over de afgelopen vijf jaar bedroeg het overschot gemiddeld 1,6%. De afwijkingen ten opzichte van de begroting zijn voor een deel te verklaren door invloeden van buitenaf, zoals de coronapandemie, extra geld vanuit het rijk of een krappe arbeidsmarkt. Daarnaast spelen factoren als planningsoptimisme en vertragingen in uitvoering van projecten een rol. Om een duidelijker beeld te krijgen van de oorzaken van voordelige jaarrekeningresultaten heeft de Rekeningencommissie gevraagd naar een overzicht van het resultaat op zowel de lasten als de baten. Van concerncontrol is onderstaand overzicht ontvangen.

Resultaat (x € 1 mln.) Resultaat Lasten Resultaat Baten Resultaat Reserves Resultaat Saldo incl. reserves Resultaat in % van lastenbegroting

12

2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023

Gemid.

215,4 161,1

102,7

175,5 87,9

31,2

-38,5 -8,7

-55,2 -62,8 -99,1 -17,9 -26,4 58,7

35,3

45,5

151,2

172,2 136,5 69,0

-13,7

-29,0 -43,9 -31,2

34,9

-25,9

-44,6 -72,7 -53,5 -32,5 52,3

-33,9 -18,2 -30,4 -37,8

-58,4 -50,2 -72,6

-34,5

115,5 25,7

22,9

37,6

57,1

-13,7

84,4

69,9

55,1

31,3

41,3

4,7%

1,0%

1,6%

2,4% -0,6

2,9%

2,2% 1,7%

1,0%

1,6%

1,1%

8,5

1,4

0,3% 0,1%

RIS322684

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2024

De 8-maandsrapportage over 2024 (RIS320133) is door het college voorzien van een uitgebreidere toelichting. In deze 8-maandsrapportage zijn voor het eerst ook investeringen opgenomen. Daaruit bleek dat 10 % van de voorgenomen investeringen niet worden verwezenlijkt. Onderbesteding als gevolg van planningsoptimisme is al meer dan een decennium een aandachtspunt van de Rekeningencommissie. Omdat het college zich door middel van een begroting ook committeert aan voorgenomen investeringen heeft de Rekeningencommissie er bij voorgaande colleges op aangedrongen de investeringen op jaarbasis reëler te ramen. ▪

Belang van een accurate prognose: uit het onderzoek komt naar voren dat het gemiddelde resultaat over de afgelopen jaren 1,6% voordelig was, wat op de lopende begroting een bedrag van circa € 45 miljoen zou zijn. De Rekeningencommissie benadrukt dat een structureel voordelig jaarresultaat betekent dat er op jaarbasis minder wordt gedaan voor de stad dan financieel mogelijk zou zijn geweest en wil daarom een zo accuraat mogelijke begroting om – voor zover mogelijk – te voorkómen dat middelen onbenut blijven.

13

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2024

3.2

RIS322684

Kwaliteit van de jaarverslaggeving 2024 3.2.1

Oordeel van de accountant

De bevindingen die voortkomen uit de accountantscontrole van de jaarrekening 2024 (RIS321975) zijn vastgelegd in het accountantsverslag (RIS322001) van de gemeenteaccountant. De producten die de Accountantsorganisatie jaarlijks oplevert zijn de Board Letter naar aanleiding van de interim-controle, de controleverklaring bij de jaarrekening en het accountantsverslag over de controle van de jaarrekening. De accountant heeft op 6 mei 2025 een goedkeurende controleverklaring verstrekt voor de getrouwheid van de jaarrekening 2024 (RIS321975). Dit onafhankelijke oordeel betekent dat de financiële verantwoording (positie, vermogen en resultaat) per balansdatum door het college een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid. De accountant toetst de grondslagen voor de financiële verantwoording (aanvaardbaarheid) en er wordt nagegaan of de verantwoording in het jaarverslag niet strijdig is met de cijfers in de jaarrekening. Sinds 2023 verantwoordt het college zelf of de financiële beheershandelingen van het college in overeenstemming waren met wet- en regelgeving. De accountant controleert vervolgens de getrouwheid van deze rechtmatigheidsverantwoording (zie daarvoor paragraaf 5.3).

3.2.2

Tussentijdse informatievoorziening: Board Letter

Voorafgaand aan de eindejaarscontrole vindt een interimcontrole door de accountant plaats die met name gericht is op de risico’s voor de interne beheersing en andere belangrijke processen binnen de gemeente en de beheersing daarvan. Hiervan wordt voorafgaand aan de eindejaarscontrole verslag gedaan in een Board Letter aan college en Rekeningencommissie (RIS320392). Het college heeft hierop zijn reactie naar de Rekeningencommissie gestuurd (RIS320714). De interimcontrole leverde 17 nieuwe bevindingen op, onder andere ten aanzien van verdere aanscherping van het inkoopproces, het financieel beheer en wijzigingen, autorisatie en uitbesteding van de onderzochte IT systemen. Op het gebied van IT is een snellere voortgang wenselijk. Naar aanleiding van de interimcontrole heeft de Rekeningencommissie de volgende vragen aan de wethouder Financiën voorgelegd. ▪ Concreetheid van de collegereactie: de Rekeningencommissie is van mening dat de reactie van het college op de Board Letter niet overal voldoende SMART is (specifiek, meetbaar, acceptabel, relevant en tijdgebonden). Met name voor wat betreft de termijnen van toezeggingen is het college vaak weinig concreet. De Rekeningencommissie vraagt het college om in zijn volgende reactie vooral volledig en specifiek op de bevindingen in de Board Letter in te gaan.

Indien het college een aanbeveling niet opvolgt verwacht de Rekeningcommissie een duidelijke onderbouwing daarvoor. ▪ Monitoring van voortgang: de Rekeningencommissie wil de voortgang van de openstaande bevindingen blijven monitoren en waar mogelijk laten versnellen. Het college wordt gevraagd alsnog schriftelijk puntsgewijs toe te lichten wat de stand van zaken is ten aanzien van de bevindingen in de Board Letter die nog niet zijn afgedaan. De wethouder Financiën, Cultuur & Economische ontwikkeling: De wethouder zegt toe in de collegereactie op de Board Letter zo concreet mogelijk in te gaan op bevindingen. In de collegereactie op het Rekeningencommissierapport 2024 zal het college ook ingaan op de stand van zaken van in de Board Letter genoemde bevindingen die nog niet zijn afgedaan.

3.2.3

Nieuwe Najaarsnota: beter tussentijds inzicht?

Gedurende het jaar werd de raad tweemaal door het college geïnformeerd over de voortgang van de begrotingsuitvoering via de 4- en 8-maandsrapportages en het onderzoek van de Accountantsorganisatie daarnaar. Deze rapportages leken niet de toegevoegde waarde te bieden die beoogd was, ook al omdat sinds de introductie ervan slechts bij uitzondering beide rapportages jaarlijks zijn uitgebracht. Vorig jaar heeft de Rekeningencommissie laten weten behoefte te hebben aan

14

RIS322684

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2024

een evaluatie van de 4- en 8-maandsrapportages. Voor de Rekeningencommissie is primair van belang dat de inrichting van de tussentijdse informatievoorziening inzicht geeft in de uitputting van de middelen, het realistisch begroten zoveel mogelijk stimuleert en dat de informatie zo actueel mogelijk is. Daarbij moet voor de raad duidelijk zijn met welk doel de stukken worden opgesteld en dient de behandeling ervan op vaste momenten in het vergaderschema te worden opgenomen, zoals dat ook bij de begroting en de jaarrekening gebeurt. Het is wenselijk deze rapportage(s) separaat van de voorjaarsnota en de begroting te behandelen. Eerder heeft het college laten weten de planning & controlcyclus (waaronder de tussentijdse informatievoorziening) transparanter te willen maken (zie de contourenbrief actualisatie financieel beleid, RIS314462 en RIS318378). Afgelopen jaar heeft het college voorgesteld voortaan aan het eind van het jaar een extra begrotingsbijstelling te doen om begrotingsonrechtmatigheden te voorkomen. Hierover heeft de wethouder Financiën de commissie Bestuur op 28 augustus 2024 geïnformeerd bij de behandeling van de voortgang van de verdere uitwerking van de actualisatie van het financieel beleid. De raad heeft op 27 november 2024 een voorstel ontvangen voor een slotwijziging van de begroting (RIS320614).

Tevens is deze wijziging als ‘Najaarsnota 2025’ opgenomen in de voorgestelde planning van de P&C-cyclus (RIS320452) die op 19 november 2024 is ontvangen. De Rekeningencommissie heeft met de wethouder Financiën gesproken over de noodzaak ervoor te zorgen dat de Najaarsnota daadwerkelijk de actuele stand van de begrotingsuitvoering weergeeft, om verrassingen te voorkomen. Zie hiervoor paragraaf 5.3.2.

3.2.4

Verantwoording van de inkoop van jeugdzorg

De gemeente Den Haag heeft in 2024 de inkoop van jeugdzorg voor een gedeelte belegd bij twee nieuw opgerichte samenwerkingsverbanden. Hierbij is verzuimd om de juiste afspraken te maken over het tijdig aanleveren van een financiële verantwoording van de geleverde zorg. Het hieruit voortkomende risico op een onzekerheid in de verantwoording van € 130 miljoen is verlaagd door middel van aanvullende afspraken met de twee samenwerkingsverbanden, bestaande uit periodieke afstemming en een bestuurlijke prestatieverklaring vanuit de samenwerkingsverbanden. Voor een goede beheersing wil de Rekeningencommissie dat voortaan aan de voorkant goede afspraken worden gemaakt over de te leveren prestaties en de kwaliteit hiervan, over de monitoring door de gemeente van de naleving van deze afspraken en over de tijdige verantwoording van geleverde jeugdzorg. De wethouder is gevraagd toe te lichten hoe in 2025 een potentiële onzekerheid als in 2024 wordt voorkómen én hoe dit vanaf 2026 wordt geregeld. De wethouder Onderwijs, Jeugd, Sport & Dienstverlening: De wethouder benoemt dat het bieden van jeugdhulp en jeugdzorg nog steeds een financieel vraagstuk is. Om dit onder controle te krijgen is in 2024 gestart met een nieuwe populatiebekostigde werkwijze. Daarin zijn twee samenwerkingsverbanden verantwoordelijk voor de uitvoering.

De nieuwe manier van inkopen vraagt ook een andere wijze van rapporteren. Met ingang van 2024 is voor het lokale deel overgestapt op taakgerichte bekostiging. De accountant heeft geconstateerd dat er geen waarborgen waren voor een tijdige verantwoording door de samenwerkingsverbanden aan de gemeente voor dit eerste contractjaar. Daarnaast bleek dat het door de Accountantsorganisatie in de Board Letter benoemde risico deels berustte op een misverstand over de taken van de samenwerkingsverbanden. Het is namelijk slechts het ambulante deel van de jeugdhulp dat door de twee samenwerkingsverbanden wordt uitgevoerd. Een groot deel van de jeugdzorg wordt nog steeds regionaal ingekocht. Gezamenlijk met de samenwerkingsverbanden is overeengekomen dat steekproeven worden uitgevoerd ten behoeve van de rechtmatigheid van jeugdhulp gedurende het jaar in plaats van aan het einde van het jaar. Verder is de gemeente intensiever gaan sturen op key performance indicators (kpi’s). Desgevraagd bevestigt de wethouder dat de verantwoording van de samenwerkingsverbanden voortaan op tijd is om te kunnen worden betrokken in de planning & controlcyclus van de gemeente Den Haag.

3.2.5

Indicatoren in begroting en verantwoording

De gemeente Den Haag gebruikt indicatoren als middel om te kunnen sturen op beleidsdoelstellingen. Indicatoren geven ontwikkelingen binnen een programma of beleidsveld in cijfers weer. De 15

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2024

RIS322684

indicatoren zijn ingedeeld in topindicatoren, prestatie-indicatoren, effectindicatoren, kengetallen en Rijksindicatoren. De Rijksindicatoren zijn verplichte indicatoren om vergelijking tussen gemeenten mogelijk te maken. De overige indicatoren worden door de gemeente zelf vastgesteld. Het aantal indicatoren kan per programma nogal verschillen. - Prestatie-indicatoren laten de directe voortgang van gemeentelijk beleid zien. - Effectindicatoren geven de effecten van gemeentelijk beleid in de samenleving weer. - Kengetallen betreffen een maatschappelijke ontwikkeling waarop de gemeente Den Haag geen directe invloed kan uitoefenen door middel van beleid, maar die wel relevant zijn voor dat beleid. - Topindicatoren geven informatie over de ontwikkelingen in de output of effecten van een programma of product. - Rijksindicatoren zijn indicatoren die verplicht zijn gesteld door het Rijk (ook wel beleidsindicatoren) om de vergelijkbaarheid van gemeenten te vergroten. Aanvullend op de reguliere accountantscontrole onderzoekt de Accountantsorganisatie jaarlijks de aansluiting van indicatoren met de brongegevens, zoals opgenomen in de controleverordening (artikel 3). Het onderzoek naar indicatoren wordt verdeeld over drie onderzoeksjaren. Daarbij wordt onderzocht of de begrote waarde in de programmarekening correct is overgenomen uit de begroting.