RIS321508 Bijlage Kadernota subsidiebeleid 2025-2030 GEAMENDEERD

Verantwoording bij meerjarige subsidies Bij meerjarige subsidies kan de subsidie pas worden vastgesteld als de volledige verantwoording over de volledige subsidieperiode is ontvangen. Bij het vormgeven van de verantwoording over meerjarige subsidies wordt zoveel mogelijk de systematiek van verantwoording van éénjarige subsidies gevolgd. Dit wordt gedaan om gelijke gevallen gelijk te behandelen, maar ook om de regelgeving beperkt en overzichtelijk te houden en om voldoende de vinger aan de pols te houden. Dat betekent dat de ontvanger van een meerjarige subsidie in ieder geval elk jaar een tussentijdse verantwoording in de vorm van een jaarrapportage (zie fase 3) indient. Voor de eindverantwoording dienen aanvragers aan het eind van de meerjarige subsidieperiode een verantwoording over de hele subsidieperiode in. Bij meerjarige subsidies bevat de verantwoording zowel een inhoudelijk als een financieel verslag. De precieze inhoud van deze verslagen wordt ook hier in de subsidieregeling en de verleningsbeschikking vermeld. Ter verantwoording dienen aanvragers aan het eind van de subsidieperiode een verantwoording over de hele subsidieperiode in. Deze verantwoording betreft zowel de realisatie van activiteiten en resultaten als een financieel verslag.

15 Een onafhankelijke registeraccountant of een accountants-administratieconsulent met certificerende bevoegdheid als bedoeld

in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. 16 Zie website Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants.

16 van 32

Om de administratieve lastendruk voor subsidieontvangers beperkt te houden is het toegestaan om de jaarrapportages van alle subsidiejaren te bundelen en aan te vullen met een inhoudelijk en financieel overzicht over de gehele subsidieperiode. Voor ontvangers van een subsidie van meer dan € 125.000,- per jaar geldt dat zij bij de jaarlijkse verantwoordingsstukken een controleverklaring en/of een assurance-rapport moeten voegen. Dat is ook gebruikelijk bij éénjarige subsidies van meer dan € 125.000,-

Beoordeling van de vaststelling Op het moment dat alle verantwoordingsstukken zijn ontvangen door de gemeente, gaat zij over tot beoordeling van deze stukken. Bij het beoordelen van de verantwoording let de gemeente op de volgende drie aspecten die ook bij de beoordeling van de aanvraag zijn getoetst: Doeltreffendheid De gemeente controleert aan de hand van het inhoudelijk verslag of de activiteiten zijn uitgevoerd zoals opgenomen in de subsidieaanvraag. Hierbij let zij er ook op of de beoogde resultaten zijn behaald en aan alle verplichtingen zoals in het besluit is opgenomen is voldaan. Bij afwijkingen dient de aanvrager te motiveren hoe deze afwijkingen zijn ontstaan. Hierbij wordt ook de informatie uit eerdere rapportages en gesprekken betrokken. Op het moment dat de activiteiten niet of deels zijn uitgevoerd kan het college overgaan tot een lagere vaststelling van het verleende subsidiebedrag. Doelmatigheid Aan de hand van de financiële rapportages en/of de subsidiespecificaties in de jaarrekening toetst de gemeente of de subsidiemiddelen zijn besteed zoals opgenomen in de subsidieaanvraag. Artikel 14 van de ASV verbiedt subsidieontvangers om met subsidiemiddelen te schuiven tussen kostensoorten, zonder nadrukkelijke toestemming van het college.

Op het moment dat middelen niet zijn uitgegeven, of dat middelen zonder toestemming van het college op een andere wijze zijn aangewend, kan het college overgaan tot een lagere vaststelling van het verleende subsidiebedrag. Rechtmatigheid Naast het inhoudelijk verslag en de financiële rapportages wordt ook gekeken naar de rechtmatigheid van de verantwoording. Concreet betekent dit dat de verantwoording wordt beoordeeld aan de hand van criteria die opgenomen staan in de subsidieregeling of verordening, de richtlijnen verantwoording, de ASV en de Awb.

Lagere en ambtshalve vaststelling Het uitgangspunt is dat een subsidie wordt vastgesteld overeenkomstig de verlening. Het college kan op grond van de Awb17 subsidies ook lager of op nihil vaststellen. Hier kan sprake van zijn wanneer de activiteiten niet, niet geheel, of niet volgens het verleningsbesluit zijn uitgevoerd. Ook wanneer niet aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen is voldaan of in andere situaties zoals genoemd in artikel 4:46 van de Awb kan een subsidie lager of nihil worden vastgesteld. Het lager of op nihil vaststellen van subsidie is een ingrijpende maatregel, deze vindt plaats op basis van beleidsvrijheid van het bestuursorgaan waarbij een intensieve toetsing aan het evenredigheidsbeginsel 18 vereist is. Bij het niet voldoen aan verplichtingen maakt de gemeente een afweging tussen het belang van handhaving van de verplichting, het algemeen belang in verband met besteding publieke middelen en de gevolgen van de verlaging voor de subsidieontvanger. Daarbij zijn ook de ernst van de tekortkoming en de mate waarin deze aan de subsidieontvanger kan worden verweten van belang. Er wordt gekeken of het besluit geschikt en noodzakelijk is om het doel te bereiken, namelijk het zorgvuldig besteden van publieke middelen. Daarnaast wordt bepaald of het besluit in het concrete geval evenwichtig is en wat de gevolgen zijn voor de betrokken belangen.

17 Zie artikel 4:46, tweede lid van de Awb 18 Zie artikel 3:4, tweede lid van de Awb.

.

17 van 32

Als na rappelleren geen of onvoldoende verantwoording binnenkomt en daardoor niet kan worden vastgesteld dat een (deel) van de activiteiten is uitgevoerd, kan (pas) na een evenredigheidstoets tot nihilvaststelling worden overgegaan. Dit kan spelen bij de volgende situaties waarbij de subsidieontvanger: -

de activiteiten niet of deels heeft uitgevoerd; de verantwoordingsstukken niet (tijdig) heeft aangeleverd, ondanks rappelleren; niet alle subsidiemiddelen heeft benut bij het uitvoeren van de activiteit; de subsidie voor andere doelen, activiteiten of kostensoorten heeft ingezet, dan opgenomen in de aanvraag en het daaraan verbonden besluit zonder toestemming van het college; de subsidieontvanger niet heeft voldaan aan de verplichtingen.

De besluiten tot het lager vaststellen van subsidie op grond van artikel 4:46 van de Awb en het herzien van een vaststellingsbesluit op grond van artikel 4:49 van de Awb zijn besluiten waarbij de hoorplicht moet worden toegepast. Tegen het besluit tot vaststelling of intrekking kan bezwaar en beroep worden aangetekend.

Intrekken en terugvorderen Bij een lagere subsidievaststelling of besluit tot intrekking van een subsidie vordert de gemeente in beginsel te veel betaalde subsidie of een eventueel al uitgekeerd voorschot terug. De wenselijkheid en of dit noodzakelijk is, wordt door het college gemotiveerd en in de regel meegenomen in het vaststellingsbesluit. Het kan zijn dat de subsidie wel lager wordt vastgesteld, maar dat het niet evenredig is om de subsidie daadwerkelijk, geheel of zonder een betalingsregeling terug te vorderen. Terugvorderen kan met terugwerkende kracht tot 5 jaar nadat is besloten om lager vast te stellen of de subsidie in te trekken.

Toezicht op de naleving Het kan ook voorkomen dat naar aanleiding van de verantwoordingsstukken er bij het college twijfels ontstaan over de rechtmatige besteding van subsidiemiddelen. Meestal is er sprake van onregelmatigheden in de verantwoording, signalen vanuit de accountant of zijn er andere signalen dat de voorschriften uit de ASV niet worden nageleefd. Het college kan op deze momenten een derde partij gespecialiseerd in rechtmatigheidsonderzoeken in de arm nemen. De subsidieontvanger is dan verplicht om gegeven aanwijzingen hierbij na te leven.

Vorming reserve of voorziening; doorschuiven van overschot naar opvolgend subsidiejaar Bij het vaststellen van de subsidie kan het voorkomen dat niet alle subsidiemiddelen zijn besteed. In beginsel stelt de gemeente de verleende subsidie dan lager vast. Subsidieontvangers kunnen bij een per boekjaar verstrekte subsidie een verzoek indienen bij het college om het overschot geheel of gedeeltelijk door te schuiven voor activiteiten in een opvolgend boekjaar of toe te voegen aan een reserve of voorziening19. -

Doorschuiven

De subsidieontvanger kan een aanvraag tot het doorschuiven van activiteiten en de hieraan verbonden te besteden middelen doen bij de vaststellingsaanvraag. Dit geldt niet voor het doorschuiven van vaste kernactiviteiten van de subsidieontvanger20. -

Toevoegen aan voorzieningen of reserves

Het college kan een subsidieontvanger toestemming geven om subsidie toe te voegen aan een bestemmingsreserve of egalisatiereserve. Het kan zijn dat de subsidieontvanger een specifiek doel voor ogen heeft met deze middelen. Dan kan de subsidieontvanger een aanvraag indienen tot het toevoegen van de

19 Het verzoek voor een voorziening of reserve kan op grond van de ASV, artikel 21. 20 Zie artikel 8 van de Richtlijnen verantwoording subsidies Den Haag 2020.

18 van 32

middelen aan een bestemmingsreserve. Deze bestemmingsreserve moet verband houden met het doel en de activiteiten waarvoor de subsidie in eerste instantie is verleend. De egalisatiereserve is bedoeld om verschillen tussen werkelijk gemaakte kosten en de ontvangen subsidiebedragen op te vangen. De egalisatiereserve is een buffer, waarmee tekorten in het ene jaar kunnen worden opgevangen met overschotten in het andere jaar. Een variant op de egalisatiereserve is het bijdragen aan een bestemmingsfonds. Een bestemmingsfonds is een deel van het eigen vermogen waar subsidiegever zeggenschap over blijft houden. Dit is een verplichting die het college bij vaststelling op kan leggen. Voor zowel het doorschuiven van middelen, als een toevoeging aan de reserve of voorziening dient de subsidieontvanger schriftelijk een verzoek in bij het college. Dit gebeurt in de regel bij het indienen van de verantwoordingsstukken over de subsidie. Alleen dan kan het college tot een goed oordeel komen over het verzoek en dit in relatie tot het doel van de verleende subsidie en de activiteiten afwegen. Middelen kunnen enkel worden doorgeschoven of toegevoegd aan een doorschuif, reserve of bestemmingsfonds wanneer dit is opgenomen in het vaststelbesluit.

Voorwaarden aanleggen voorzieningen Bovenstaande voorzieningen kunnen enkel worden aangelegd na toestemming van het college. Het mogen aanleggen van deze voorzieningen is niet vanzelfsprekend en moet door de subsidieontvanger goed gemotiveerd worden. Bij het beoordelen van het verzoek let het college op het volgende: - de reden waarom subsidiemiddelen niet zijn uitgegeven; - het doel van de gewenste voorziening in relatie tot het doel waarvoor de subsidie is verstrekt; - de noodzaak van de voorziening in relatie tot de gemeentelijke beleidsdoelen, en; - de duur en het karakter van de subsidierelatie. Wanneer het college toestemming geeft voor de opbouw van een voorziening dan: - mag maximaal 15% over de in dat jaar ontvangen subsidie aan een voorziening worden toegevoegd; - mogen de opgebouwde voorzieningen in de jaarrekening vanuit door de gemeente Den Haag verstrekte subsidiemiddelen niet meer zijn dan 15% van het jaarlijks ontvangen subsidiebedrag; - wordt deze voorziening en het percentage subsidiemiddelen herkenbaar en herleidbaar naar de subsidie in de jaarrekening opgenomen, en; - dienen de middelen overeenkomstig met het college gemaakte afspraken te worden ingezet. De genoemde percentages zijn maximale grenzen die de gemeente stelt aan de opbouw van voorzieningen uit subsidiemiddelen.

Het college kan hier in uitzonderlijke gevallen gemotiveerd van afwijken en nadere eisen stellen. Deze grenzen moeten niet gezien worden als percentages waar een gesubsidieerde organisatie naar zou moeten streven.

Fase 5: verantwoording van subsidies Subsidiegelden zijn niet oneindig waardoor subsidies net als vergunningen zijn aangemerkt als ‘schaarse rechten’. Dit betekent dat de gemeente ter waarborging van een eerlijke verdeling van subsidies het gelijkheidsbeginsel: “hebben alle gegadigden een gelijke kans om mee te dingen” en de transparantieplicht: “zijn de spelregels en de procedure inzichtelijk” in acht moeten nemen. In het verlengde van de verdeling van schaarse subsidies, heeft het bestuursorgaan een belangrijke rol in het toezien op de doelmatigheid en doeltreffendheid van eenmaal verstrekte subsidies. De beoordeling van subsidieverantwoordingen volgens de regels en richtlijnen, publicatie van verleende subsidies en de evaluatie subsidieregelingen zijn hierin het instrumentarium.

Interne controles Bij het verlenen van subsidies wordt altijd met het vier-ogen principe gewerkt. De betrokken beleidsafdeling is integraal verantwoordelijk voor de subsidieafhandeling. Zij wordt hierbij ondersteund in het subsidieproces door het Centraal Subsidiebureau (CSb). Dit bureau heeft een ondersteunende, adviserende

19 van 32

en controlerende functie. In het hierboven beschreven subsidieproces is bij een grotere subsidieaanvraag (> € 100.000,00) ook ingeregeld dat er financiële controle en juridische controle plaatsvindt. De goedkeuring voor de subsidie kan enkel plaatsvinden door een gemandateerde in het subsidieproces. Zo wordt rechtmatigheid geborgd en worden fouten binnen het subsidieproces zoveel mogelijk voorkomen. Vanuit de derde lijn voert internal audit (IA) onderzoek uit voor de rechtmatigheidsverantwoording die het college met ingang van 2023 moet afgeven. Daarnaast verricht IA interne kwaliteitsmetingen uit over het subsidiebeheer en geeft eventuele verbeteracties aan. Daarnaast is ook sprake van extern toezicht door de Gemeentelijke accountantsdienst en de Haagse rekenkamer.

Gemeentelijke accountantsorganisatie In opdracht van de raad vindt de controle op de jaarrekening plaats door de Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag (GAD). Daarnaast kan de GAD op specifiek verzoek van het college of de raad onderzoek (audits) doen. Bij de wettelijke controle van de jaarrekening wordt de financiële rechtmatigheid en de getrouwheid van de jaarrekening gecontroleerd. De GAD controleert het naleven van relevante wet- en regelgeving, het Misbruik en Oneigenlijk beleid (M&O) en de begrotingsrechtmatigheid.

Rekenkamer Den Haag De Rekenkamer Den Haag is onafhankelijk en kan uit eigen initiatief of op verzoek van de raad onderzoeken of subsidies volgens de regels worden verleend en wat ze hebben opgeleverd. Zij onderzoekt of het handelen van het gemeentebestuur voor de burgers oplevert wat bedoeld is, met minder kosten hetzelfde op kan leveren en voldoet aan de wet- en regelgeving. Daarvoor kan zij ook onderzoek doen bij bedrijven en instellingen die subsidie van de gemeente ontvangen. De Rekenkamer rapporteert de uitkomsten van het onderzoek aan de raad.

Verantwoording aan de raad en stad: het subsidieregister De gemeente Den Haag is transparant in de subsidies die zij verstrekt. Om inzichtelijk te maken welke subsidies zijn verstrekt en aan wie maakt Den Haag gebruik van een (openbaar) subsidieregister. Dit staat gepubliceerd op www.subsidieregister.denhaag.nl. Het subsidieregister is voor iedereen toegankelijk en is bedoeld om zowel de stad als de gemeenteraad inzicht te geven in subsidies die via het CSb zijn verleend. Het subsidieregister geeft een overzicht van de subsidiedoelen, subsidieregelingen, verleende soorten subsidies, inclusief de vastgestelde bedragen. Zo kan het subsidieregister worden gefilterd op jaar, programma, product, ontvanger, bedrag en subsidieregeling/beleidsnota en kunnen de resultaten eenvoudig geëxporteerd worden. Het geeft een overzicht van alle project- en jaarsubsidies, inclusief begrotingssubsidies, die de gemeente vanaf 2012 via het subsidieadministratiesysteem heeft verstrekt. Bij een incidentele subsidie en begrotingssubsidie publiceert het college jaarlijks een verslag van de verstrekking in het subsidieregister. Hierbij geeft het college een globale omschrijving van de gesubsidieerde activiteiten en de grondslag. Sinds 2017 heeft de website een dynamisch karakter, waarbij het register elk kwartaal wordt geactualiseerd.

De komende periode wordt bekeken hoe het subsidieregister verder verbeterd kan worden. Hierbij wordt aansluiting gezocht met de doorontwikkeling van het subsidiesysteem en het subsidieportaal. Naast de verantwoording in het subsidieregister legt het college verantwoording af via de reguliere beleidsverantwoordingen en de programmarekening.

Fase 6: evaluatie van subsidies Voor de meeste subsidies geldt een wettelijke plicht om de subsidie minimaal eenmaal per vijf jaar te evalueren21. Als daar aanleiding voor is, worden Haagse subsidies sneller geëvalueerd. Zo zal een vierjarige subsidie uiterlijk na vier jaar worden geëvalueerd. In het subsidieregister is te vinden wanneer evaluaties zijn en worden uitgevoerd. Als een subsidieregeling geëvalueerd is, wordt de datum van de evaluatie en een hyperlink naar de evaluatie opgenomen. Als de subsidieregeling nog niet geëvalueerd is, wordt de uiterlijke evaluatiedatum vermeld. Wanneer uit de evaluatie blijkt dat de subsidie niet doelmatig is of het doel dat met 21 Zie artikel 4:24 Awb.

20 van 32

de subsidie wordt nagestreefd niet langer financiële ondersteuning behoeft, kan de subsidieregeling worden gewijzigd of ingetrokken. Het evalueren van beleid is belangrijk om inzichtelijk te maken of er voor een maatschappelijke opgave een effectieve oplossing voorhanden is. Na verloop van tijd kan gekeken worden of deze oplossing het gewenste maatschappelijk effect heeft en of er geen ongewenste neveneffecten optreden. Daarnaast is er politiek en maatschappelijk een toenemende behoefte om meer zicht te krijgen op de nut en de noodzaak van ingezette beleidsinstrumenten, ook in relatie tot de inzet van andere beleidsinstrumenten. Het breder evalueren dan enkel het instrument subsidies geeft inzicht in de verbanden binnen de inzet van de instrumentenmix en levert meer aanknopingspunten voor verbetering op. Belangrijke vragen hierbij zijn: “Doen we de juiste dingen?” en “Doen we de juiste dingen juist?” Voor de begrotingssubsidies en de incidentele subsidies ligt er vanuit de Awb geen verplichting deze te evalueren. Daarentegen worden begrotingssubsidies toch minimaal eenmaal per vijf jaar geëvalueerd. Het gaat immers vaak om omvangrijke bedragen per jaar. Een evaluatie geeft zicht op nut en noodzaak van deze subsidies. Indien daar aanleiding toe is, worden ook de incidentele subsidies geëvalueerd, bijvoorbeeld na een pilot van één of twee jaar.

21 van 32

Bijlage 1: Afwegingskader subsidie/inkoop Onder verwijzing naar RIS312063 ingesloten de praktische werkinstructie. Voor ieder beleidsdoel moet een keuze worden gemaakt welk financieel instrument, subsidie of overheidsopdracht, het meest geschikt is om het beoogde doel te realiseren. Als hulpmiddel om te komen tot dit besluit is het afwegingskader subsidie - inkoop opgesteld. Deze praktische werkinstructie is een uitwerking van dit afwegingskader. De professional kan aan de beantwoording van 7 vragen nagaan of voor subsidie of voor een overheidsopdracht moet worden gekozen. Voor zover er bij één of meer van de 7 vragen geen duidelijke keuze is te maken of in de antwoorden zowel subsidie als overheidsopdracht is gegeven, raadpleeg je een expert (bijvoorbeeld een jurist). 7 Vragen Afwegingskader

1. Welk belang wordt er gediend?

Subsidie

Overheidsopdracht

☐ Algemeen belang

☐ Rechtstreeks belang gemeente

☐ Twijfel

Beargumenteer Toelichting bij vraag 1: Als het activiteiten zijn die gericht zijn op de eigen behoeften van de gemeente zelf, is er vaak sprake van een opdracht. Het rechtstreekse belang vormt een belangrijke aanwijzing hiervoor. Als de gemeente niet, of niet rechtstreeks gebaat is bij de verstrekking van een bepaald geldbedrag (maar de stad wel), is dat een belangrijke aanwijzing dat sprake is van een subsidie. Het feit dat derden profiteren van activiteiten van de ontvanger, wijst dus op subsidie. Wanneer sprake is van een wettelijke taak op basis waarvan middelen worden verstrekt, is dit een indicatie dat sprake is van een opdracht (vanwege het feit dat aan de gemeente kennelijk een taak is opgelegd, die de gemeente moet kunnen afdwingen).

2. Wat is de intentie van de geldverstrekker?

Subsidie

Overheidsopdracht

☐ Stimuleren

☐ Betaling levering gemeente

☐ Twijfel

Beargumenteer Toelichting bij vraag 2: Wanneer de gemeente door middel van financiering activiteiten wil stimuleren die zijn gericht op inwoners, dan is vaak sprake van subsidie. Het initiatief komt hierbij uit de stad. Als de gemeente zelf de regie neemt om activiteiten te organiseren, gaat het vaak om betaling voor een geleverd goed of dienst aan de gemeente en dan wijst dat op een overheidsopdracht. (Hier ligt ook een relatie met het antwoord op vraag 1).

3. Wie neemt het initiatief voor de activiteit?

Subsidie

Overheidsopdracht

☐ Ontvanger

☐ Gemeente

☐ Twijfel

Beargumenteer Toelichting bij vraag 3: Bij subsidie wordt vaak het initiatief genomen door degene die de activiteit verricht. Bij een opdracht is dat vaak de opdrachtgever (de gemeente). Bij een opdracht wordt de inhoud van de opdracht ('aanbestedingsproof') door de opdrachtgever bepaald. Bij een subsidie wordt de uitwerking van de subsidiedoelstellingen aan de subsidieontvanger overgelaten waarbij door de subsidieverstrekker slechts een algemeen (en ‘staatssteunproof’) kader wordt geboden waarbinnen de subsidiabele activiteiten dienen te worden uitgevoerd.

4. Is er een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel?

Subsidie

Overheidsopdracht

☐ Nee, de geldontvanger is niet verplicht de activiteiten uit te voeren

☐ Ja, de geldontvanger ☐ Twijfel is verplicht de activiteiten uit te voeren

22 van 32

Beargumenteer Toelichting bij vraag 4: Is de geldontvanger verplicht de activiteiten uit te voeren in die zin dat de geldverstrekker bij de rechter kan vorderen dat de activiteiten alsnog worden uitgevoerd? (Dit geldt wanneer een uitvoeringsovereenkomst (UVOK) is opgesteld waarin nadere resultaatverplichtingen zijn vastgelegd tussen de instellingen en de gemeente, dan duidt dat op een opdracht). Bij het verlenen van subsidies worden in principe geen wederzijdse verplichtingen in het leven geroepen maar alleen een eenzijdige, voorwaardelijke aanspraak op financiële middelen. Het is wel mogelijk en zelfs zeer wenselijk en gebruikelijk, dat aan subsidies bepaalde verplichtingen worden verbonden, daar biedt de Awb (art. 4.37 e.v.) ook ruimte voor. De subsidieontvanger is echter niet verplicht de gesubsidieerde activiteit uit te voeren.[1] Als de gemeente de geldontvanger wil verplichten om bepaalde diensten te verrichten en/of prestaties wil afdwingen, dan heeft het instrument het karakter van een opdracht. Subsidie 5. Wie heeft zeggenschap over de invulling van de activiteiten?

Overheidsopdracht

☐ Ontvanger ☐ Gemeente bepaalt in bepaalt precieze belangrijke mate de invulling activiteiten inhoud

☐ Twijfel

Beargumenteer Toelichting bij vraag 5: Wanneer de activiteiten niet nauwkeurig zijn omschreven en/of de geldgever geen of weinig zeggenschap over de invulling van die activiteiten heeft, vormt dit een indicatie dat sprake is van subsidie. Naarmate de geldverstrekker meer zeggenschap over de invulling van de prestatie heeft zal er eerder sprake zijn van een overheidsopdracht. Steeds minder zal dan kunnen worden volgehouden dat er sprake is van een ‘eigen activiteit’ van de ontvanger. Dat betekent echter niet dat in een subsidieregeling of bij een begrotingssubsidie niet bepaalde voorwaarden, vereisten en verplichtingen kunnen worden vastgelegd, waaronder verstrekking zal plaatsvinden.

6. Hoe is de verhouding tussen de waarde van de prestatie en de betaling?

Subsidie

Overheidsopdracht

☐ Activiteiten worden verricht tegen een integrale kostprijs of er wordt slechts een gedeelte van de kosten vergoed

☐ Marktconforme vergoeding (kostprijs + winstmarge) betaald

☐ Twijfel

Beargumenteer Toelichting bij vraag 6: Is er sprake van winst? Werkt de leverancier tegen kostprijs? Vragen die van belang zijn om het verschil tussen opdracht en subsidie te duiden. Wanneer de gemeente een financiële bijdrage verstrekt die niet de volledige kosten dekt, kan dat een indicatie geven dat het gaat om subsidie; het gaat dan vaak niet om een ‘gewone’ financiële transactie met de overheid en er wordt dan ook vaak geen ‘gewone’ commerciële transactie tegen marktconforme vergoeding (prijs inclusief winstmarge) betaald. Het antwoord op deze vraag hangt ook samen met vraag 7. Bij deze vraag moet ingeschat worden wat voor type activiteit dit is en wat voor soort instellingen hiervoor geschikt zijn. Gaat het om non-profitinstellingen dan is vaak sprake van een integrale kostprijs. Hetzelfde geldt als de gemeente een bijdrage wil doen aan activiteit, maar niet de hele activiteit wil financieren. Het betalen van een kostendekkende vergoeding bij een wederzijdse prestatieplicht levert vaak een aanwijzing op dat het gaat om een opdracht gaat.

7. Is er sprake van commerciële activiteiten? (onderneming en concurrentie) Beargumenteer

Subsidie

Overheidsopdracht

☐ Nee

☐ Ja

☐ Twijfel

Toelichting bij vraag 7: Is concurrentiestelling mogelijk? Heeft de instelling het doel om winst te maken? Is er eenvoudig een commerciële prijs te bepalen? Zo ja, dan is vaak sprake van een (potentiële) markt en inkoop ligt dan voor de hand. Het verschil tussen een subsidie en een inkooprelatie wordt vaak bepaald aan de hand van de waarde van goederen of diensten in het economisch verkeer. Hoe eenvoudiger het te bepalen is dat deze waarde marktconform is (omdat er veel leverende instellingen zijn die op hun beurt aan meerdere verschillende opdrachtgevers leveren), hoe eerder er sprake is van een inkooprelatie. Dit heeft tot gevolg dat voorzieningen die op een (potentiële) markt te verkrijgen zijn ingekocht zouden moeten worden. Voorzieningen waar dit niet voor geldt kunnen via een subsidie worden verkregen. [1] Wanneer een ontvanger de activiteiten niet, niet volledig of anderszins niet aan zijn verplichtingen voldoet, kan de subsidieverlening worden gewijzigd, ingetrokken of de subsidie lager of op nihil worden vastgesteld.

23 van 32

Bijlage 2: Handreiking meerjarige subsidies Het afwegingskader meerjarige subsidies is een hulpmiddel om te komen tot een goed onderbouwde keuze tussen eenjarig of meerjarig subsidiëren. Het is daarmee geen lijstje om af te vinken, maar bedoeld om de afwegingen goed te motiveren. Afwegingskader Betreft ….(bv. het voornemen van subsidie voor.....<vermeld het onderwerp>... Per jaar 1. Is het beleid en de daaraan gekoppelde activiteiten waarvoor de subsidieregeling wordt opgesteld stabiel en beslaan de beoogde resultaten meer dan één jaar? Vermeld de beleidsdoelen, activiteiten en bron, bv beleidsnota.

Meerjarig

☐ nee => per ☐ ja jaar subsidiëren

☐ Twijfel

Motivatie: Toelichting bij vraag 1: Het karakter van de beleidsdoelstellingen en activiteiten in de subsidieregeling bepaalt mede of het verstrekken van subsidie voor 1 jaar of voor meerdere jaren voor de hand ligt. Wanneer de doelstelling of de activiteit een eenmalig karakter heeft of de verwachting is dat de beleidsdoelstellingen op korte termijn worden gewijzigd, is een subsidie van één jaar of korter het meest passend. Denk hierbij aan subsidie in het kader van een straatfeest of een subsidie voor zonnepanelen. Dit is ook het geval wanneer de omgeving niet stabiel is en geregeld bijsturing nodig is (wat normaliter leidt tot aanpassing van subsidieregeling). Denk hierbij bijvoorbeeld aan een eenmalige impuls voor vrijwilligersinitiatieven of vergroening van buurten en pleinen d.m.v. bewonersparticipatie. De beleidsdoelen dienen in elk geval stabiel te zijn voor de duur van de subsidiëring. Er zijn ook beleidsdoelen die gediend zijn bij een meerjarige subsidiering. Die betreffen vaak doelen die niet in één enkel jaar bereikt kunnen worden en waar plannen over langere termijn wenselijk zijn. Denk hier bijvoorbeeld aan problematiek in het sociaal domein. De maatschappelijke vraagstukken zijn beperkt aan verandering onderhevig en het leveren van effectieve bijdrage kost vaak meerdere jaren.

Wanneer een beleidsplan op relatief korte termijn afloopt (2 jaar of minder) is het niet logisch om een meerjarige subsidiesystematiek te hanteren. Het beleid wordt immers op relatief korte termijn herzien en beleidsdoelen kunnen worden bijgesteld. Bij het implementeren van het nieuwe beleid is het onhandig om vast te zitten aan subsidiearrangementen die de beleidsperiode overstijgen. Activiteiten en beleidsdoelen in al toegekende aanvragen kunnen immers niet of nauwelijks gewijzigd worden. De keuze voor het inzetten van meerjarige subsidiëring wordt in principe gemaakt in het beleidsplan. Wanneer in het beleidsplan voor meerjarigheid wordt gekozen, is het logisch om deze af te stemmen op de looptijd van het beleidsplan. Als beleid en beleidsdoelen niet meerjarig zijn of onvoldoende stabiel, is meerjarig subsidiëren niet geschikt. <1 jaar Meerjarig 2. Zijn er voldoende financiële middelen beschikbaar voor ☐ nee => per ☐ ja de subsidieperiode in de meerjarenbegroting? Vermeld jaar het begrotingsprogramma, product en bedragen voor de subsidiëren subsidiejaren.

☐ Twijfel

Motivatie: Toelichting bij vraag 2: Met het verlenen van een subsidie voor meerdere jaren gaat de gemeente een financiële verplichting aan voor deze jaren. Daarom is het belangrijk dat er zicht is op voldoende subsidiebudget voor de gehele subsidieperiode. Als er meerjarig subsidie wordt toegezegd, kan daar niet op teruggekomen worden, ook niet door de raad of het college bij de begrotingsbehandelingen in volgende jaren. Weeg af of dat bezwaarlijk is. Eventueel kan je de termijn (2 jaar i.p.v. 3 of 4 jaar) aanpassen. Als financiële middelen niet voor meerdere jaren beschikbaar zijn, kan er geen sprake zijn van meerjarig subsidiëren. Overleg dit dus met jouw controller. <1 jaar Meerjarig 3. Zijn de activiteiten gebaat bij een meerjarige subsidie? Bijvoorbeeld omdat de activiteiten dan efficiënter of effectiever uitgevoerd kunnen worden?

☐ nee

☐ ja

☐ Twijfel

Motivatie: Toelichting bij vraag 3: Veel activiteiten bestrijken inclusief voorbereiding, uitvoering en afhandeling meer dan 1 jaar. Bijvoorbeeld het organiseren van een tentoonstelling, methodiekontwikkeling of het realiseren van innovatie. In zulke situaties

24 van 32

kan het wenselijk zijn om meerjarige subsidiering mogelijk te maken. Dat is ook het geval als vraagstukken vragen om een aanpak voor langere termijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan sociale problematiek in de meer kwetsbare wijken van de stad. Deze los je niet van vandaag op morgen op. Vaak zijn langer lopende (sets) van activiteiten (een programma) hier meer passend voor het behalen van de grootst mogelijke effectiviteit of impact. Ook dan kan het wenselijk zijn om te kiezen voor meerjarigheid. Als daarvoor wordt gekozen, dan worden aanvragers in staat gesteld om plannen met een meerjarig karakter in te dienen. Het effectief bereiken van moeilijker bereikbare doelgroepen vraagt vaak om het langere tijd zichtbaar zijn en soms ook om het opbouwen van vertrouwensbanden met sleutelfiguren in een gebied. Effectief kunnen handelen vraagt dan om herkenbare gezichten, rust en continuïteit in het aanbod van activiteiten. Deze investering in sociaal kapitaal kan meespelen bij het bepalen of meerjarige subsidieverstrekking leidt tot een effectievere inzet van subsidiemiddelen. Dit geldt ook wanneer het voor organisaties van groot belang is dat zij voor het organiseren van activiteiten kwalitatief goed en kundig personeel kunnen aantrekken. Het bieden van bepaalde (financiële) zekerheden aan dit personeel kan hierbij noodzakelijk zijn.

Meerjarige subsidiëring kan organisaties stimuleren om hierin te investeren.

4. Is er sprake van een basisvoorziening op het betreffende beleidsterrein die vraagt om subsidiëring over langere termijn?

<1 jaar

Meerjarig

☐ nee

☐ ja

☐ Twijfel

Motivatie: Toelichting bij vraag 4: Verschillende beleidsterreinen kennen fysieke en sociale basisvoorzieningen of een basisinfrastructuur (cultuur, welzijn, sport). Het betreft vaak een combinatie van een aanbod aan activiteiten/programmering gecombineerd met de exploitatie van fysieke locaties, bijvoorbeeld de Haagse Schouwburg. Het (door)ontwikkelen van de activiteiten en het exploiteren van fysieke locaties vraagt vaak om investeringen op langere termijn. Het inzetten van meerjarige subsidiëring kan organisaties de rust en zekerheid bieden om hierin te investeren. Het is dus belangrijk te overwegen of het voor dergelijke activiteiten en fysieke locaties meerwaarde heeft om meerjarige subsidies in te zetten.

5. Is het noodzakelijk of wenselijk dat aansluiting wordt gezocht met meerjarige financiering vanuit derden zoals het Rijk of de provincie? Vermeld de subsidieregeling van het Rijk, provincie, e.d.

<1 jaar

Meerjarig

☐ nee

☐ ja

☐ Twijfel

Motivatie: Toelichting bij vraag 5: Bij sommige subsidieregelingen vindt cofinanciering plaats vanuit het Rijk of de provincies. Het synchroon laten lopen van de gemeentelijke subsidieprocessen bij processen van bijvoorbeeld de rijksoverheid kan hier vereist zijn of meerwaarde hebben. <1 jaar Meerjarig 6. Is er sprake van complexe subsidieprocessen waarbij meerjarig subsidiëren leidt tot vermindering van de administratieve last. Leg uit hoe de vermindering van de adm. last tot stand komt. Motivatie:

☐ nee

☐ ja

☐ Twijfel

Toelichting bij vraag 6: De gemeente Den Haag maakt gebruik van verschillende subsidievormen en verdeelmechanismen voor het verlenen van subsidies. Sommige vormen, waaronder de subsidietender zijn complexer dan de eenvoudigere mechanismen zoals ‘wie het eerst komt, het eerst maalt’ of loting. De tendersystematiek kent daarnaast voordelen en nadelen. Het voordeel van de tendersystematiek als verdeelmechanisme is allereerst dat het een transparante verdeling van schaarse middelen betreft waarbij subsidieaanvragen op kwaliteit worden getoetst en in een rangorde ten opzichte van elkaar worden geplaatst. De tendersystematiek wordt vaak toegepast als, bij beperkte budgetten, het instellen van een subsidieplafond noodzakelijk is. Door aanvragen in een rangorde te plaatsen, wordt het mogelijk aanvragen af te wijzen op het moment dat het subsidieplafond is bereikt. Een belangrijke reden voor het inzetten van de tendersystematiek is dat het de kwaliteit van de aanvragen en daarmee de planvorming door de aanvragers kan verhogen. De kwalitatief beste aanvragen worden geselecteerd en daarmee wordt de effectiviteit van de bijdrage aan het gemeentelijk beleid vergroot.

25 van 32

Een nadeel van het inzetten van de tendersystematiek is echter ook dat zowel gemeente als aanvragers elk jaar een uitgebreid en arbeidsintensief subsidieproces doorlopen. Bij het inzetten van meerjarige subsidiëring hoeft het tenderproces niet jaarlijks herhaald te worden. Meerjarige subsidiëring kan de administratieve lastendruk verlagen. Uiteraard is het wel zo dat niet álle administratieve lastendruk verdwijnt. Doordat de subsidiëring meerjarig plaats vindt, zal er wel een tussentijdse rapportagecyclus worden ingericht, waar vanzelfsprekend ook administratieve lasten aan verbonden zijn. Dit is noodzakelijk voor de rechtmatige besteding van middelen. <1 jaar Meerjarig 7. Is het zo dat andere partijen voor een x-aantal jaar mogelijk geen (nieuwe) kans krijgen om subsidie te ontvangen en is dit acceptabel?

☐ nee

☐ ja

☐ Twijfel

Motivatie: Toelichting bij vraag 7: Het inzetten van het instrument meerjarige subsidie betekent dat middelen voor meerdere jaren worden gealloceerd door middel van een besluit voor meerdere jaren. Dit betekent ook dat hiermee wordt ingeboet op de flexibiliteit van de besteding van deze middelen. Kortgezegd: aanvragers die op het moment van de openstelling van een meerjarige subsidieregeling niet in aanmerking komen voor subsidie of zijn afgewezen, kunnen de daaropvolgende jaren ook geen subsidie ontvangen vanuit dezelfde subsidieregeling. <1 jaar Meerjarig 8. Zijn de beoogde subsidieontvangers naar ☐ nee verwachting voldoende stabiel en professioneel om voor de duur van de subsidieperiode de activiteiten uit het meerjarig activiteitenplan uit te voeren?

☐ ja

☐ Twijfel

Motivatie: Toelichting bij vraag 8: Bij het aangaan van een meerjarige subsidierelatie is het van belang dat beoogde subsidieontvangers voldoende stabiel en professioneel zijn om voor langere periode de activiteiten uit te kunnen voeren. Dit betekent ook dat beoogde ontvangers voldoende continuïteit kennen in de bedrijfsvoering. Dat is vooral van belang omdat resultaten en activiteiten bij een subsidie niet afgedwongen kunnen worden, maar de gemeente het wel van belang vindt dat er een bepaalde mate van zekerheid is dat deze worden uitgevoerd. Denk hierbij aan sommige kwetsbare vrijwilligersorganisaties. Hierbij wordt ingeschat welke risico’s aanwezig zijn en of die aanleiding geven om toch te kiezen voor éénjarige subsidiëring. <1 jaar Meerjarig 9. Motiveer op basis van de bovenstaande factoren tot welke conclusie je kan komen.

☐ subsidie van 1 jaar ☐ Meerjarige subsidie of korter

☐ Twijfel

Motivatie: Toelichting bij vraag 9: Aan de hand van de bovenstaande afwegingsfactoren kan worden beoordeeld of het meerwaarde heeft om het instrument van meerjarige subsidiëring in te zetten. Het antwoord op de vragen 1 en 2 moet ‘ja’ zijn. De antwoorden op de vragen 3 t/m 8 laat je meewegen om tot het antwoord te komen. Van de vragen 3 t/m 8 moet minimaal 1 vraag positief beantwoord zijn om meerjarig subsidiëren te overwegen. Deze vragen bevatten namelijk een reden om meerjarig te subsidiëren. Het afwegen van de factoren is geen kwestie van enkel de scores optellen, maar houdt het maken van een gewogen keuze in, waarin alle factoren in ogenschouw worden genomen. Door op systematische wijze te kijken naar de beleidsdoelen, het beleidsterrein in de praktijk en de voor- en nadelen van meerjarig subsidiëren kan hier gemotiveerd worden welk instrument het meest passend is. Deze onderbouwing is aanvullend op de afweging inkoop/subsidie die voorafgaand gemaakt dient te worden.

26 van 32

Bijlage 3: Evaluatie Kadernota subsidiebeleid 2020-2023 De kadernota subsidiebeleid 2020-2023 is inmiddels geëvalueerd. Voor het uitvoeren van de evaluatie is gekozen voor een aanpak waarbij bureauonderzoek is gecombineerd met ervaringen uit de subsidiepraktijk. Er hebben meerdere gesprekken plaatsgevonden met sleutelfiguren van de gemeentelijke diensten die subsidie verlenen. Daarnaast is input verkregen uit gesprekken met subsidieontvangers. De opgehaalde inzichten zijn gebruikt om belangrijke aandachtspunten voor de Kadernota subsidiebeleid 2024 te identificeren.

• •

Datum/evaluatieperiode: Samenstelling evaluatieteam:

•

Bronnen:

juli 2020 – 31 augustus 2023 beleidsmedewerkers DSO, DPZ, OCW, DSB, SZW, DBV, BSD en team kaderstelling OCW Interview verslagen beleidsmedewerkers uit verschillende diensten Evaluatierapport DSP over SSV-regeling 2021 Themabespreking in college d.d. 18 april 2023 Update kadernota subsidiebeleid 2020 – 2023 (RIS 314523) Aangenomen collegevoorstel verlengen overgangsperiode (RIS 314522) Accountantsrapport jaarrekening 2021 (RIS 312200) Accountantsrapport jaarrekening 2022 (RIS 315417)

De uitkomsten van de evaluatie staan hieronder in tabelvorm weergegeven: Groen: Doelstelling volledig behaald Oranje: Vorderingen geboekt, doelstelling niet (volledig) behaald. Rood: Geen vorderingen geboekt Zwart: niet geëvalueerd Kader

Doelstelling uit kadernota subsidiebeleid 2020 - 2023

1.

Den Haag verstrekt subsidie op basis van de ASV voor Den Haag alleen nadat daarvoor een subsidieregeling is vastgesteld.

2.

In alle nieuwe Haagse subsidieregelingen staat het doel van de subsidie (concreet en meetbaar), het achterliggende maatschappelijke doel, de kosten die voor subsidie in aanmerking komen, de maximaal beschikbare subsidie en het moment van evaluatie (minimaal eenmaal in de vijf jaar). De subsidieregelingen op basis van de ASV voldoen aan het Model Subsidieregeling Den Haag 2020. Bestuurders houden zich aan de ‘Gedragscode voor het college van burgemeesters en wethouders van de gemeente Den Haag 2016’ (RIS 290922). Niet geëvalueerd We vragen niet meer verantwoording dan nodig is om de rechtmatige en doelmatige besteding van de subsidie voldoende te borgen. Voor ieder beleidsdoel wordt een afweging gemaakt welk instrument het meest geschikt is om het beoogde doel te realiseren. Deze afweging voor de inzet van het instrument subsidie wordt expliciet gemaakt in een beleidsnota, de (toelichting bij) de subsidieregeling of het subsidiebesluit Uitsluitend de noodzakelijk en redelijkerwijs gemaakte kosten voor de gesubsidieerde activiteit(en) die bijdragen aan het realiseren van gemeentelijke doelen worden gesubsidieerd. De jaarlijkse toevoeging aan de egalisatiereserve mag, gedurende de subsidierelatie, in ieder geval niet meer dan maximaal 10% van het in dat jaar verleende subsidiebedrag zijn.

Het toevoegen aan de egalisatiereserve is alleen mogelijk met expliciete toestemming van het college. De egalisatiereserve

3.

4. 5.

6.

7.

27 van 32

Evaluatie Score

8.

9.

10.

gemeente Den Haag mag op enig moment nooit meer dan 10% zijn van de omvang van het jaarsubsidiebedrag. Wanneer uit de evaluatie blijkt dat de subsidie niet doelmatig is, of het doel dat met subsidie wordt nagestreefd niet langer financiële ondersteuning behoeft, wordt de subsidieregeling gewijzigd of ingetrokken. Bij alle nieuwe subsidieregelingen wordt nagegaan of de subsidie ook kan bijdragen aan één of meer van de volgende doelstellingen: duurzaamheid, social return, inclusie, diversiteit en toegankelijkheid van activiteiten voor mensen met een beperking. Is dit mogelijk dan worden aan deze subsidie ‘extra’ verplichtingen verbonden ter bevordering van die doelstelling(en) Subsidie mag niet bijdragen aan maatschappij-ontwrichtende boodschappen en kan worden geweigerd wanneer de aanvrager ook zonder subsidieverlening over voldoende middelen kan beschikken om de kosten van activiteiten te dekken. Bij een eigen vermogen van meer dan 15% van de totale jaarlasten kan het college besluiten subsidie te weigeren.

Toelichting bij 1, 4, 7 en 9: 1) In de Awb is opgenomen dat voor het verlenen van subsidies altijd een wettelijke grondslag is vereist. Zo wordt een transparante en eerlijke verdeling van schaarse middelen geborgd. Momenteel wordt hard gewerkt om het restant aan subsidie, dat neerkomt op 20% van de totale omvang subsidie die de gemeente jaarlijks verstrekt, met een wettelijke grondslag te verlenen. Aanpassingen in de werkwijze voor deze subsidies hebben vaak een directe impact op organisaties in de stad, daarom is zorgvuldigheid geboden. Met de update Kadernota subsidies is de raad nader geïnformeerd (RIS314523). Wat is een wettelijke grondslag? 1. een door het college vastgestelde subsidieregeling of; 2. een door de gemeenteraad vastgestelde specifieke verordening of; 3. een viertal uitzonderingen op het verstrekken van subsidie onder een wettelijk voorschrift vormen de zogenoemde buitenwettelijke subsidies, opgenomen onder artikel 4:23, lid 3 van de Awb. De meest gebruikte buitenwettelijke subsidies zijn de incidentele- en begrotingssubsidies. 4) Het college wil de administratieve lastendruk bij subsidieontvangers beperkt houden. Daarom wordt gevraagd naar niet meer dan de noodzakelijke verantwoordingsstukken per subsidieregeling.

Bij analyse van de vigerende subsidieregelingen komt naar voren dat op het niveau van subsidieregelingen in de meeste gevallen ook bij de relatief laagste categorie subsidies (<10.000) gevraagd wordt om een inhoudelijke en financiële verantwoording. Dit is niet altijd nodig. Het is mogelijk om direct vast te stellen bij verlening zonder verantwoordingsstukken te overleggen (ingeval de ontvanger niet in de steekproef achteraf wordt getrokken). Dit gebeurt echter beperkt. Het lijkt erop dat daarmee bij de meeste subsidieregelingen de verantwoordingsdruk nog niet is afgenomen. Respondenten geven in de gesprekken aan dat ze bij het opstellen van subsidieregelingen wel nadenken over de administratieve lastendruk en deze afwegen tegenover de benodigde subsidie en beleidsinformatie. 7) Bij vaststelling van de Kadernota subsidiebeleid 2020 - 2023 is voor het eerst een maximumgrens aan toevoeging geïntroduceerd. Niet bij elke subsidie is het volgens respondenten wenselijk om deze grens toe te passen. Als de uitvoering van de te subsidiëren activiteiten belangrijk is voor de gemeente en het de inschatting is dat zonder subsidie de activiteiten niet of in mindere mate worden uitgevoerd, ligt het voor de hand om het eigen vermogen (deels) buiten beschouwing te laten. 9) In de kwantitatieve analyses zien we dat in een aantal subsidieregelingen ‘extra’ verplichtingen worden opgenomen.

Volgens respondenten betreffen het vaak subsidieregelingen waar deze aanvullende verplichtingen vanzelfsprekend beleidsmatig een rol spelen. In het algemeen blijkt dat respondenten niet negatief staan tegenover het opnemen van ‘extra'; verplichtingen, zoals deze ook zijn verwoord in de ASV 2020. De voorwaarden die aan een subsidiebeschikking worden verbonden, dienen volgens de respondenten wel gericht te zijn op het bereiken

28 van 32

van dat doel. Daarbij moet ervoor worden gewaakt dat de gemeente via deze subsidievoorwaarden niet gaat voorschrijven hoe een subsidieontvanger zijn of haar werk moet gaan uitvoeren. Die uitvoering gebeurt in overeenstemming met de op dat werk van toepassing zijnde wettelijke voorschriften. De respondenten hebben het beeld dat de gemeente in de rol van opdrachtgever aan een aannemer meer in de positie is om sturend op te treden ten aanzien van de ‘hoe-vraag’, bijvoorbeeld op het gebied van social return, dan in de rol van subsidieverlener.

29 van 32

Bijlage 4: Realisatie aanbevelingen Rekenkamer uit rapport “Eerlijk delen” (RIS297663) Wat

Realisatie

Follow up

Aanbeveling 1

Ca. 80% van de subsidies worden in overeenstemming met aanbeveling 1 verleend.

Voor alle nieuwe subsidies wordt aanbeveling 1 nageleefd.

In alle subsidieregelingen staan beleidsdoelen en het achterliggende maatschappelijk doel.

De aanbeveling is uitgevoerd.

Om zicht te hebben wanneer welke subsidieregeling wordt geëvalueerd is een evaluatie kalender opgesteld. Deze is opgenomen in het online te raadplegen subsidieregister.

De aanbeveling wordt uitgevoerd. Vaak worden eenjarige regelingen tussentijds aangepast op basis van signalen uit de stad of vanuit de beleidsafdeling.

Met de kadernota 2020-2023 is ervoor gekozen om geen soorten subsidies meer te benoemen, maar uit te gaan van één subsidieproces.

De aanbeveling is uitgevoerd.

Draag het college op om voor alle subsidies subsidieregelingen of specifieke subsidieverordeningen op te stellen en hier alleen van af te wijken indien sprake is van een uitzonderingsgrond uit de Awb (art. 4:23, derde lid: Spoedeisende subsidies, Europese subsidies, Subsidies die met bedrag en subsidieontvanger in de Programmabegroting zijn opgenomen en Incidentele subsidies). Aanbeveling 2 Draag het college op om in subsidieregelingen, specifieke subsidieverordeningen en/of de toelichtingen hierop, het concrete doel van de subsidie en het daaraan gerelateerde maatschappelijke doel uit het gemeentelijk beleid op te nemen. Aanbeveling 3 Draag het college op om subsidieregelingen en specifieke subsidieverordeningen eenmaal in de vijf jaren op doelmatigheid en doeltreffendheid te evalueren. Aanbeveling 4a Kadernota subsidiebeleid bevat een uitwerking van de definitie van subsidies en een uitwerking welk beleid voor de verschillende categorieën van subsidies van toepassing is en hoe over deze categorieën aan de raad gerapporteerd.

Aanbeveling 4b Kadernota subsidiebeleid bevat een uitgewerkt afwegingskader waarmee de gemeentelijke organisatie kan bepalen op welke wijze de gemeentelijke taken uitgevoerd kunnen worden.

Aanbeveling 4c Kadernota bevat het beleid ten aanzien van het eenduidig bekend maken van de subsidiemogelijkheden via de website van de gemeente Den Haag.

Voor een deel van de subsidies die al langer worden verstrekt is de afweging inkoop – subsidie en de verdere vormgeving van de financiering complex en nog niet afgerond.

Er is wel specifiek beleid voor meerjarige subsidies (RIS315194) Het college rapporteert alle - via de subsidieadministratie - verleende subsidies in het openbare subsidieregister. De raad heeft op 24 mei 2022 de Werkinstructie afweging overheidsopdracht of subsidie Den Haag 2022 vastgesteld (RIS312063/312064). De praktische werkinstructie maakt integraal onderdeel uit van deze kadernota (bijlage 1).

De aanbeveling is uitgevoerd.

De website www.denhaag.nl/subsidie presenteert http://www.denhaag.nl/subsidie per beleidsthema een overzicht opgenomen welke subsidieregelingen beschikbaar

De aanbeveling is uitgevoerd.

30 van 32

zijn waarmee potentiële gegadigden subsidie kunnen aanvragen. Per regeling is voor iedereen bekend wat de regeling behelst, welke voorwaarden er zijn, hoe er kan worden aangevraagd, hoe lang het duurt voordat een aanvraag wordt goedgekeurd. Ook wordt contactinformatie vermeld ingeval er vragen zijn. Aanbeveling 4d Kadernota bevat het beleid ten aanzien van het steekproefsgewijs controleren van subsidies onder de € 10.000,-.

Aanbeveling 5a Draag het college op om aan het subsidieregister het volgende toe te voegen:

In de subsidiesystematiek is het steekproefsgewijs controleren niet meer beperkt tot subsidies tot en met € 10.000,-, maar verbonden aan subsidies die direct worden vastgesteld. In de praktijk wordt van de mogelijkheid om steekproefsgewijs te controleren gebruik gemaakt.

De aanbeveling is uitgevoerd.

Aan het online subsidieregister is een kolom ‘soort subsidie’ toegevoegd waaruit is op te maken wat de aard van de subsidieverstrekking is.

De aanbeveling is uitgevoerd.

Aan het online subsidieregister is tabblad toegevoegd met informatie over de evaluatie van de subsidies (wanneer en hoe).

De aanbeveling is uitgevoerd.

Om de volledigheid van het subsidieregister te borgen en ervoor te zorgen dat de uitvoeringspraktijk overeenkomt met het subsidiebeleid, is de kaderstelling en de uitvoering van het subsidieproces zijn centraal binnen de gemeente belegd bij het Centraal Subsidiebureau.

De aanbeveling is uitgevoerd.

a. Een kolom die aangeeft wat de aard van de subsidieverstrekking is: specifieke subsidieverordening, subsidieregeling, spoedeisende subsidie, Europese subsidie, subsidie die als begrotingspost is opgenomen, incidentele subsidie en overige subsidies die in het kader van beleidsnota’s worden verstrekt (zolang deze laatste categorie nog van toepassing is). Aanbeveling 5b Draag het college op om een kolom toe te voegen in het subsidieregister die aangeeft wat de stand van zaken is met betrekking tot het evalueren van de subsidies. Als de subsidie geëvalueerd is, de datum van de evaluatie en een hyperlink naar de evaluatie en als de subsidie niet geëvalueerd de uiterlijke evaluatiedatum. Aanbeveling 6 Draag het college op om in de Beleidsnota Subsidies op te nemen hoe voor meer centrale controle en regie op de uitvoeringspraktijk gezorgd wordt, zodat de uitvoeringspraktijk overeenkomt met het subsidiebeleid en de juistheid en volledigheid van het subsidieregister wordt verbeterd.

31 van 32

Bijlage 5: Indexatie bij meerjarige subsidies De gemeente Den Haag kiest ervoor om meerjarige subsidies jaarlijks te indexeren. Dit betekent dat organisaties bij stijgende prijzen worden gecompenseerd zodat zij de beoogde activiteiten kunnen blijven uitvoeren voor de duur van de subsidieperiode. Bij het toepassen van indexatie voor meerjarige subsidies worden de volgende uitgangspunten gehanteerd:

1. Meerjarige subsidies worden vanaf het tweede subsidiejaar geïndexeerd De gemeente verleent subsidie voor activiteiten die meerdere jaren beslaan. Voor het eerste jaar kan de aanvrager in de subsidieaanvraag rekening houden met het dan geldende prijspeil bij het opstellen van de meerjarenbegroting. Voor opvolgende jaren is het voor zowel de gemeente als de aanvrager moeilijker in te schatten hoe prijzen en lonen zich ontwikkelen. Daarom wordt vanaf het tweede jaar geïndexeerd. 2. Meerjarige subsidies worden jaarlijks voor de resterende subsidieperiode geïndexeerd Jaarlijks wordt het nog niet ontvangen subsidiebedrag over de resterende subsidieperiode geïndexeerd op basis van een indexatiepercentage. In het laatste kwartaal voorafgaand aan het opvolgende subsidiejaar wordt berekend met welk percentage het nog te ontvangen bedrag wordt opgehoogd. De nog te ontvangen bevoorschotting voor de resterende subsidieperiode worden hierop aangepast en aan de aanvrager gecommuniceerd. 3. Indexatie vindt plaats op een herleidbare grondslag en wordt vastgelegd in de subsidieregeling Aanvragers moeten tijdig een inschatting kunnen maken met welk percentage het nog te ontvangen subsidiebedrag wordt verhoogd. Daarom baseert de gemeente zich op de ramingen die het Centraal Planbureau jaarlijks in maart presenteert in het Centraal Economisch Plan (CEP).

Deze raming vormt ook de basis voor de indexatie die de gemeente Den Haag vanuit het Rijk ontvangt. Bij subsidies gebeurt dit op basis van een gewogen gemiddelde van de volgende indices: o o o

Loonvoet sector overheid (70%) Prijs bruto overheidsinvesteringen (15%) Prijs materiële overheidsconsumptie (15%)

In principe wordt de indexatie die de gemeente zelf vanuit het Rijk ontvangt (het accres) structureel doorgegeven aan de aanbieders. Het kan echter ook voorkomen dat voor sommige beleidsterreinen en daaraan verbonden subsidies indexatie niet passend is. Zo wordt de indexatie van specifieke uitkeringen bepaald door het rijk. Het kan ook voorkomen dat een andere wijze van indexatie passend is. Het college kan daarom bij subsidieregeling afwijken van bovenstaande werkwijze. Voor aanvragers is het op deze wijze altijd duidelijk of en op welke wijze de indexatie van de door hen aangevraagde subsidie wordt toegepast.

32 van 32