RIS321508 Bijlage Kadernota subsidiebeleid 2025-2030 GEAMENDEERD

Kadernota subsidiebeleid Den Haag 2025 – 2030

Inhoudsopgave 1Aanleiding .............................................................................................................................................. 1 Ontwikkelingen 2020-2023 ................................................................................................................. 1 Evaluatie subsidiebeleid ...................................................................................................................... 2 Opzet Kadernota subsidiebeleid 2025 – 2030..................................................................................... 2 2Subsidies in context ............................................................................................................................... 2 Maatschappelijke en beleidsmatige context....................................................................................... 3 Juridische context ................................................................................................................................ 3 Bestuurlijke context............................................................................................................................. 5 3Haagse uitgangspunten bij subsidiëring................................................................................................

5 4Eén subsidieproces ................................................................................................................................ 6 Fase 1: van beleid naar subsidie-instrument....................................................................................... 7 Fase 2: aanvragen en verlenen van subsidies ................................................................................... 11 Fase 3: subsidiemanagement ............................................................................................................ 14 Fase 4: vaststellen van subsidies ....................................................................................................... 15 Fase 5: verantwoording van subsidies .............................................................................................. 19 Fase 6: evaluatie van subsidies ......................................................................................................... 20 Bijlage 1: Afwegingskader subsidie/inkoop........................................................................................... 22 Bijlage 2: Handreiking meerjarige subsidies.......................................................................................... 24 Bijlage 3: Evaluatie Kadernota subsidiebeleid 2020-2023 ....................................................................

27 Bijlage 4: Realisatie aanbevelingen Rekenkamer uit rapport “Eerlijk delen” (RIS297663) ................... 30 Bijlage 5: Indexatie bij meerjarige subsidies ......................................................................................... 32

1

Aanleiding

Jaarlijks verstrekt de gemeente Den Haag tussen de € 280 miljoen en € 290 miljoen aan subsidies1 aan bewoners en organisaties voor activiteiten die bijdragen aan de gemeentelijke beleidsdoelen op het gebied van onder andere zorg, openbare orde, werk en inkomen, sport, duurzaamheid, economie, gezondheid, welzijn, integratie, cultuur en onderwijs. Daarmee zijn subsidies een belangrijk instrument om gemeentelijk beleid op tal van beleidsterreinen te kunnen implementeren en uitvoeren. Naast het verstrekken van subsidies kan de gemeente ook activiteiten financieren door deze in te kopen. Hiervoor is de Kadernota Inkoopbeleid Den Haag 2020 (RIS305067) door de gemeenteraad vastgesteld. Deze Kadernota subsidiebeleid Den Haag 2025 - 2030 richt zich op de kaders voor het rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verstrekken van subsidies. Een eenduidig subsidiebeleid maakt voor zowel de subsidieontvanger als de gemeente duidelijk welke regels gelden bij subsidieverlening. In de Kadernota subsidiebeleid Den Haag 2020-2023 (RIS305416) zijn, mede op advies van de Haagse rekenkamer, voor het eerst in één document alle uitgangspunten voor het verstrekken van subsidies vastgelegd en zijn de subsidieprocessen geüniformeerd. Daarmee is een grote stap gezet in het helder, inzichtelijk en transparant maken hoe de gemeente omgaat met subsidies voor alle bewoners en organisaties in Den Haag.

Met deze kadernota wordt de volgende stap gezet.

Ontwikkelingen 2020-2023 De ontwikkelingen hebben sinds 2020 niet stilgestaan. De belangrijkste ontwikkelingen zijn: - de Regeling Bibob Den Haag 2021 (RIS308677) waarbij is bepaald dat de bevoegdheden die voortvloeien uit de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur ook kunnen ook worden toegepast bij subsidieaanvragen, is in de aanloopfase met name toegepast bij de aanvraag van subsidies boven de € 100.000, -. In een latere fase zal deze ook worden toegepast op subsidies van kleinere omvang; - het in de Kadernota subsidiebeleid Den Haag 2020-2023 opgenomen afwegingskader inkoop - subsidie is meer concreet en transparant gemaakt met een Werkinstructie afweging overheidsopdracht of subsidie Den Haag 2022 (RIS312063, bijlage 1); - voor ca. 80% (in 2020 ca.

50%) van de verleende subsidies wordt inmiddels gebruikgemaakt van een subsidieregeling, verordening of expliciete uitzonderingsgrond uit de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb); - door te werken met een subsidieregeling wordt nadrukkelijker een koppeling gelegd tussen inhoudelijken subsidiebeleid, zodat voor een subsidieontvanger in de verleningsbeschikking helder is welke gemeentelijke doelstellingen hiermee gediend zijn; - bij het opstellen van nieuwe subsidieregelingen moet worden nagegaan of de betreffende subsidie ook kan bijdragen aan gemeentelijke doelstellingen op het gebied van duurzaamheid, social return, inclusie, diversiteit en toegankelijkheid van activiteiten voor mensen met een beperking; - om meer financiële zekerheid en continuïteit te kunnen bieden aan organisaties in de stad is beleid voor meerjarige subsidies ontwikkeld en vastgesteld (RIS315194 en bijlage 2); - om de effectiviteit en doelmatigheid van de subsidies voor de stad zo groot mogelijk te maken, wordt bij subsidieregelingen vaak gekozen voor een tendersubsidie in plaats van honoreren op volgorde van binnenkomst, naar rato of loting; - met de komst van het nieuwe subsidiesysteem CVS in 2022 is het subsidieproces efficiënter geworden door het invoeren van standaardprocessen en een koppeling met het betalingssysteem.

Bovendien is het voor de jaarlijkse externe controle eenvoudig na te gaan of aan de rechtmatig- en doelmatigheid is voldaan.

1 Ten aanzien van de reikwijdte van deze kadernota geldt dat het hierin geformuleerde subsidiebeleid beperkt is tot de circa €

280 mln. aan subsidies die de gemeente Den Haag jaarlijks verstrekt. Het beleid ten aanzien van leningen en garantstellingen, die als subsidie aangemerkt moeten worden, maakt geen onderdeel uit van deze kadernota. Dit beleid is beschreven in het Treasurystatuut 2015 en het Uitvoeringsbesluit Treasurybeheer 2015 (Rv 15, RIS 279477_150317).

1 van 32

Evaluatie subsidiebeleid In de eerste helft van 2023 is het Haagse subsidiebeleid geëvalueerd met interne stakeholders en input is verkregen uit verschillende externe evaluaties die beleidsafdelingen hebben uitgevoerd. De uitkomsten van de evaluatie zijn verwerkt in deze kadernota subsidiebeleid. Extra aandacht blijft nodig op de volgende onderwerpen: - het doel dat 100% van de subsidies wordt verstrekt op grond van een subsidieregeling, specifieke verordening of met bewuste toepassing van artikel 4:23, derde lid, van de Awb; - de expliciete afweging welke verantwoording nodig is voor rechtmatige, doelmatige en doeltreffende subsidieverlening. De administratieve lastendruk in relatie met de hoogte van de subsidie is daarbij een belangrijke factor; - dat de subsidieontvanger niet meer gegevens hoeft in te dienen bij de verantwoording dan nodig is om een rechtmatige en doelmatige besteding van de subsidiegelden voldoende te borgen; - de mogelijkheid tot opbouw van bestemmingsreserves en de uitwerking hiervan in de subsidiepraktijk; - de interne werkwijze bij subsidietenders en meerjarige subsidies; - digitalisering van de interactie met subsidieaanvragers en -ontvangers. De digitale interactie is nu hoofdzakelijk nog een papieren proces en daardoor niet meer bij de tijd.

Digitalisering draagt bij aan de professionele uitstraling van de gemeente, kostenbeheersing en transparantie voor subsidieaanvragers en -ontvangers; - kwaliteitsslag subsidiebesluiten. De door de gemeente genomen besluiten dienen voor de ontvanger goed leesbaar en navolgbaar te zijn welk besluit wordt genomen en wat hiervan de effecten zijn voor de ontvanger. In bijlagen 3 en 4 zijn in tabelvorm gepresenteerd hoe respectievelijk de Kadernota subsidiebeleid Den Haag 2020-2023 en de aanbevelingen van de rekenkamer in het rapport ‘Eerlijk delen’ (RIS297663) zijn opgevolgd en wat is gerealiseerd.

Opzet Kadernota subsidiebeleid 2025 - 2030 De Kadernota subsidiebeleid Den Haag 2025 - 2030 ziet op de actualisatie van de inhoudelijke kaders voor het rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verstrekken van subsidies en bouwt voort op de Kadernota subsidiebeleid Den Haag 2020-2023. De ontwikkelingen en besluiten van de afgelopen jaren, zoals het beleid voor meerjarige subsidies zijn in deze kadernota opgenomen, evenals de aandachtspunten die uit de evaluatie naar voren zijn gekomen. De komende jaren zal de gemeente verbeteringen door blijven voeren bij het verlenen van subsidies. Zo wordt voor gebruikers het verleningsproces versimpeld door middel van digitalisering en wordt blijvend ingezet op verbetering van het subsidieproces en subsidieproducten. Ten opzichte van de vorige kadernota subsidiebeleid is deze kadernota op een andere wijze opgebouwd. Om de leesbaarheid te vergroten is ervoor gekozen een uniform subsidieproces te laten volgen op beleid. Daarom begint de kadernota met het toelichten van subsidies in een maatschappelijke, beleidsmatige, juridische en bestuurlijke context. Uit deze context komen de uitgangspunten naar voren die de gemeente Den Haag hanteert bij het verstrekken van subsidies. Daarna gaan we dieper in op het uniforme subsidieproces.

We doen dat aan de hand van achtereenvolgens: - de maatschappelijke, beleidsmatige, bestuurlijke en juridische context van subsidies (hoofdstuk 2); - de uitgangspunten die de gemeente hanteert bij het verstrekken van subsidies (hoofdstuk 3); en - het uniforme subsidieproces van Den Haag (hoofdstuk 4).

2

Subsidies in context

Het verstrekken van subsidies is één van de instrumenten om vanuit de gemeente een bijdrage te leveren aan de maatschappelijke doelstellingen in de stad. Het instrument staat daarmee niet op zichzelf maar heeft een maatschappelijke en beleidsmatige context. De ruimte die de gemeente heeft bij het verstrekken van subsidies wordt mede bepaald door de vigerende wet- en regelgeving. Bestuurlijke wensen en behoeften

2 van 32

geven verdere sturing aan de inzet van subsidies. Daarom staan we stil bij de maatschappelijke, beleidsmatige, juridische en bestuurlijke context die de wijze van subsidiëren beïnvloeden.

Maatschappelijke en beleidsmatige context De gemeente Den Haag heeft maatschappelijke ambities en verantwoordelijkheden op tal van verschillende beleidsterreinen. Deze maatschappelijke ambities en daaraan gekoppelde doelstellingen en beoogde resultaten worden vastgelegd in beleidsnota’s en actieprogramma’s. Het beleid is dus leidend in de maatschappelijke vraagstukken die worden geadresseerd en de doelen die worden nagestreefd. Een belangrijk onderdeel van de beleidsontwikkeling is een goede analyse van het beleidsterrein, waarbij de belangrijkste vraagstukken worden geïdentificeerd. Ook wordt onderzocht welke activiteiten het beste passen bij het behalen van de beleidsdoelen en welk soort organisaties deze activiteiten het beste uit kunnen voeren. Beleid bevat daarmee de onderbouwing hoe maatschappelijke vraagstukken kunnen worden aangevlogen en welke beleidsinterventies het meeste effect kunnen sorteren. Dit is bepalend voor de beleidsinstrumenten die de gemeente het beste kan inzetten voor het bereiken van de beleidsdoelen. Zij kan activiteiten zelf uitvoeren of interventies en aanpakken inkopen. Een andere manier is om de stad uit te dagen, te stimuleren om zelfstandig een bijdrage te leveren. Dan ligt het instrument subsidies het meest voor de hand.

Het werken met subsidies geeft bewoners en organisaties uit de stad de ruimte om binnen kaders met plannen te komen voor maatschappelijke vraagstukken. Dit gebeurt vanuit het vertrouwen dat zij de kennis en expertise hebben om te komen met passende oplossingen. De keuze voor het meest passend beleidsinstrumenten komt voort uit de gemaakte beleidsafwegingen. Subsidie is daarmee een uitvoeringsinstrument dat onderdeel is van de uitvoeringsfase van de beleidscyclus en draagt bij aan gemeentelijke beleidsdoelstellingen. De behaalde resultaten met de gesubsidieerde activiteiten worden meegenomen in het monitoren, evalueren en bijstellen van het beleid.

Figuur 1: Beleidscyclus

Juridische context De afgelopen jaren is landelijk ervaring opgedaan met subsidievraagstukken en heeft ook de jurisprudentie rondom subsidies zich verder ontwikkeld rondom thema’s als rechtszekerheid, transparantie en gelijke kansen. Innovatieve vormen van samenwerking tussen het bestuursorgaan, andere overheden, maatschappelijke instellingen, het bedrijfsleven en particulieren vinden hun plek in het subsidiestelsel. Maar ook meer algemene ontwikkelingen in de rechtspraak hebben hun weerslag op het subsidiebeleid. Zo is bijvoorbeeld over de volle breedte van het bestuursrecht het evenredigheidsbeginsel een grotere rol gaan spelen door een bredere en intensievere rechterlijke toetsing en heeft de toeslagenaffaire impact op hoe gedacht wordt over de verhouding tussen overheid en burger. Deze jurisprudentie, ervaringen en inzichten worden gebruikt om daar waar nodig het subsidiebeleid aan te scherpen of bij te stellen. Dit is noodzakelijk om goed in te kunnen inspelen op behoeften uit de stad, op bredere maatschappelijke ontwikkelingen en op het vinden van de juiste balans tussen maatschappelijke, juridische, financiële en politieke uitgangspunten. Denk bijvoorbeeld aan de behoefte aan maatwerk tegenover het vereiste ‘level playing field’. Of de behoefte aan het vereenvoudigen van subsidiespelregels ten

3 van 32

opzichte van een voldoende mate van accountability. Tot slot is kennis en juist gebruik van de wet- en regelgeving onontbeerlijk bij goed subsidiemanagement, waar fase 3 hieronder dieper op doorgaat. Daarom staan hieronder de belangrijkste juridische kaders waarbinnen subsidie wordt verleend. Onderdelen hiervan worden in het subsidieproces (hoofdstuk 4) verder uitgewerkt.

Grondslag subsidieverlening De wettelijke basis voor het verlenen van subsidies ligt in de Awb2. Hierin staan de definitie van subsidie en alle rechten en plichten over het gehele proces van subsidiëring opgenomen. Deze artikelen vormen de basis van elk subsidiebeleid en zijn voortgekomen uit de wens tot harmonisatie van normen en beheersbaarheid van het subsidieproces. Een ander belangrijk uitgangspunt is de eis dat een subsidie in principe altijd gebaseerd moet zijn op een wettelijk voorschrift, voor de gemeente Den Haag is dit de Algemene subsidieverordening Den Haag 2020 (ASV) in combinatie met de subsidieregelingen. Daarin wordt omschreven voor welke activiteiten subsidie kan worden verstrekt. In een paar uitzonderingsgevallen is geen wettelijk voorschrift of verordening nodig3.

De Algemene Subsidieverordening (ASV) De ASV vormt het overkoepelend kader waarin de algemene criteria voor subsidiëren in Den Haag zijn opgenomen. Alle algemene uitgangspunten ten aanzien van het verlening- en vaststelproces, de algemene weigeringsronden en termijnen zijn hierin opgenomen. Daarnaast zijn er regels ten aanzien van de verantwoording van subsidies opgenomen in de ‘Richtlijnen verantwoording subsidies Den Haag 2020’ (RIS307161).

Subsidieregelingen De ASV alleen biedt te weinig handvatten om direct subsidie op te verlenen, daarom is het noodzakelijk om nadere regels uit te werken in subsidieregelingen en hierin de specifieke te subsidiëren activiteiten op te nemen4. Door met subsidieregelingen te werken zorgt de gemeente ervoor dat degenen die aanspraak willen maken op de daarvoor beschikbare financiële middelen mededingingsruimte krijgen en het subsidieproces op een eerlijke en transparante wijze wordt vormgegeven.

Subsidieverordeningen Op enkele beleidsterreinen en onderwerpen is de subsidietitel niet van toepassing5. Dat is bijvoorbeeld het geval met belastingen en ook met betalingen op grond van een wettelijk voorschrift dat uitsluitend voorziet in verstrekking aan rechtspersonen die krachtens publiekrecht zijn ingesteld. Om die reden is op uitkeringen aan gemeenten uit het Gemeentefonds de subsidietitel niet van toepassing en zijn de Verordening gelijkstelling Onderwijs Den Haag en de verschillende Verordeningen op de Bedrijven Investeringszones in Den Haag vastgesteld.

Uitzonderingen: de buitenwettelijke subsidies Een viertal uitzonderingen op het verstrekken van subsidie onder een wettelijk voorschrift vormen de zogenoemde buitenwettelijke subsidies, opgenomen onder artikel 4:23, lid 3 van de Awb. De meest gebruikte buitenwettelijke subsidies zijn de incidentele- en begrotingssubsidies. Aan deze buitenwettelijke subsidies zijn voorwaarden verbonden. Het is daarom belangrijk om aan de hand van kenmerkende criteria het gebruik van deze subsidievormen zorgvuldig af te wegen en deze motivatie in het subsidiebesluit op te nemen. We kiezen er in de regel voor om de ASV ook op buitenwettelijke subsidies van toepassing te verklaren zodat de Haagse subsidiëringsuitgangspunten gewaarborgd blijven.

2 Titel 4:2, artikel 4:21 e.v. Awb. 3 zie artikel 4:23, eerste en derde lid van de Awb. 4 zie artikel 4:23 eerste lid Awb.

5 artikel 4:21, lid 2 t/m lid 4 van de Awb.

4 van 32

Figuur 2: Onderlinge verhoudingen

Europese wetgeving Tot slot is de Europese wetgeving ten aanzien van staatssteun van toepassing op het verstrekken van subsidies. De inzet van overheidsmiddelen en -regulering kan immers invloed hebben op de (grensoverschrijdende) markt, met als gevolg marktverstoring en oneerlijke concurrentie. Om dit effect tegen te gaan wordt subsidieverlening getoetst aan de Europese staatssteunregels (RIS312063).

Bestuurlijke context De verdeling van bevoegdheden tussen gemeenteraad en het college staat vastgelegd in de Gemeentewet. De gemeenteraad bepaalt de beleidskaders voor subsidiëring, zoals in deze kadernota subsidiebeleid, en stelt de verschillende verordeningen vast, waaronder de ASV. Het beschikbare budget wordt jaarlijks bepaald bij het vaststellen van de begroting door de gemeenteraad. Het college stelt het uitvoeringsbeleid en de (subsidie)regelingen vast. Alle collegebevoegdheden aangaande de uitvoering van de ASV en de uitvoering van de subsidieregelingen, zijn gemandateerd6 aan de ambtelijke organisatie. Het college blijft eindverantwoordelijk voor de uitvoering van het gehele subsidieproces en dus ook voor het zorgvuldig beleggen van het proces binnen de ambtelijke organisatie.

3

Haagse uitgangspunten bij subsidiëring

Bij het verstrekken van subsidies hanteert de gemeente Den Haag uitgangspunten voor een rechtmatige, doelmatige en doeltreffende subsidieverlening. Deze komen onder meer voort uit de maatschappelijke, beleidsmatige, juridische en bestuurlijke context in deze kadernota en zijn opgesteld om de integriteit van het subsidieproces te borgen. Deze uitgangspunten werken door in alle stappen van het subsidieproces. Vertrouwen Met subsidies geeft de gemeente Den Haag partijen in de stad de ruimte om zelf met goede plannen te komen voor vraagstukken om de stad een beetje beter te maken. De gemeente wil juist deze initiatieven

6 https://www.denhaag.nl/nl/bestuur-en-organisatie/beleid-en-regelgeving/mandaatregelingen.htm.

5 van 32

stimuleren en faciliteren. Bij het verstrekken van subsidies werkt de gemeente vanuit vertrouwen dat partijen het beste voor hebben met Den Haag en de inzet passend is in de maatschappelijke context. Transparantie De gemeente is transparant in de keuzes die zij maakt bij het verstrekken van subsidies en het subsidieproces dat doorlopen wordt. Deze keuzes zijn uitlegbaar en navolgbaar en komen voort uit de juridische context. Eerlijke verdeling De gemeente verdeelt subsidie op een eerlijke wijze. Iedereen die subsidie wil aanvragen krijgt daartoe de kans en wordt op dezelfde wijze beoordeeld. Hierbij wordt zoveel mogelijk gewerkt met subsidieregelingen, dit komt voort uit de juridische context. Doeltreffendheid Subsidies worden enkel verleend wanneer duidelijk is welke doelen worden nagestreefd en op welke manier dit gebeurt. Bij beoordeling van subsidieaanvragen wordt gekeken naar een duidelijke relatie tussen de maatschappelijke doelen, beleidsdoelen, voorgenomen activiteiten en beoogde resultaten. De doeltreffendheid komt voort uit de maatschappelijke en beleidsmatige context. Doelmatigheid De gemeente kan elke euro subsidie maar één keer uitgeven. Daarom is het belangrijk dat de gemeente een subsidie efficiënt besteed. Dit komt voort uit de maatschappelijke en beleidsmatige context.

Rechtmatigheid Bij alle subsidies die worden verstrekt, wordt de vigerende wet- en regelgeving in acht genomen. Dit wil zeggen dat bij subsidieverlening de gemeente Den Haag de Awb, de verordeningen (waaronder de ASV), de subsidieregelingen en de van toepassing zijnde richtlijnen in acht neemt. Daarnaast zijn de beleidsuitgangspunten in deze kadernota van toepassing. Zo wordt geborgd dat uitsluitend aanvragen die passen binnen de wet- en regelgeving subsidie ontvangen. De rechtmatigheid komt voort uit de juridische context.

4

Eén subsidieproces

De gemeente werkt op basis van één uniform subsidieproces voor alle subsidies. Het proces draagt bij aan de transparantie en efficiëntie van de subsidieverstrekking. Het proces ondersteunt ook zoveel mogelijk het naleven van de subsidiekaders. Het proces ziet er als volgt uit:

Fase 1 Van beleid naar subsidieinstrument

Fase 2 Aanvragen en verlenen van subsidies

Fase 3 Subsidiemanagement

Fase 4 Vaststellen van subsidies

Figuur 3: Subsidieproces

6 van 32

Fase 5 Verantwoording van subsidies

Fase 6 Evaluatie van subsidies

Fase 1: van beleid naar subsidie-instrument Het startpunt om te komen tot het juiste beleidsinstrumenten ligt bij het beleid en het doel dat de gemeente wil bevorderen of bereiken. De gemeente kan zelf de activiteiten uitvoeren (inbesteden), of de keuze maken om andere partijen te financieren voor het uitvoeren van de activiteiten. Dit kan in de vorm van een overheidsopdracht of een subsidieverlening.

Subsidie of inkoop Wanneer het financieren en laten uitvoeren van activiteiten door anderen het meest voor de hand ligt, moet worden afgewogen of subsidies of een overheidsopdracht (inkoop) het meest passende instrument is. Beide financieringsinstrumenten hebben specifieke eigenschappen. Om tot de juiste afweging te kunnen komen is de Werkinstructie afweging overheidsopdracht of subsidie Den Haag 2022 ontwikkeld. Het afwegingskader staat onder andere stil bij het belang dat wordt gediend, de intentie van de geldverstrekker, het initiatief voor de activiteit en de afdwingbaarheid van de activiteit. Zo is bij een subsidieverlening de ontvanger niet verplicht om een activiteit uit te voeren. Bij een overheidsopdracht is dit wel het geval. Door het maken van een goede afweging tussen subsidie en overheidsopdracht wordt het risico weggenomen dat de gemeente voor een onjuist instrument kiest. Daarnaast heeft het afwegingskader een signalerende functie of bij verlening sprake kan zijn van staatssteun. Verdiepend onderzoek kan dan nodig zijn.

Eenjarige of meerjarige subsidies Als er sprake is van subsidie, dan wordt bepaald of de financiering het beste voor één of voor meerdere jaren kan worden ingezet. Het Kader meerjarige subsidies Den Haag 2023 biedt hier handvatten voor. Deze afweging betreft onder andere of er sprake is van doelstellingen waar voor meerdere jaren aan gewerkt kan en moet worden, of er voldoende financiën aanwezig zijn en wat hiervan de impact is op het maatschappelijk middenveld. Met meerjarige subsidieverlening staat het subsidiebedrag en de subsidieontvanger namelijk voor langere tijd vast.

Subsidieregelingen en subsidieverordeningen De gemeente Den Haag verstrekt subsidies in beginsel op basis van de ASV, uitgewerkt in subsidieregelingen. Bij het opstellen van zowel eenjarige als meerjarige subsidieregelingen werkt de gemeente met een modelsubsidieregeling. Hierdoor is geborgd dat de noodzakelijke regels worden opgenomen voor rechtmatige, doelmatige en doeltreffende subsidieverlening. Ook versterkt het werken met het model subsidieregelingen de uniformiteit van de subsidieregelingen. In een aantal gevallen kan ook gebruik gemaakt worden van een aparte verordening. Bijvoorbeeld wanneer sprake is van uitzonderingen op grond van de Awb7, als het beleid van een bepaalde sector zodanig specifiek is, of wanneer de ASV geen goede basis biedt voor de betreffende subsidieregeling. Anders dan bij een subsidieregeling worden (subsidie)verordeningen door de gemeenteraad vastgesteld. Specifieke subsidieverordeningen staan als het ware naast de ASV en hebben dezelfde werking, namelijk het vaststellen van regels rondom subsidiëring op het specifieke beleidsterrein.

Uitzonderingen: buitenwettelijke subsidies In bijzondere gevallen is geen subsidieregeling of specifieke subsidieverordening nodig om subsidie te kunnen verstrekken. Dan kan een buitenwettelijke subsidie worden verstrekt zoals benoemd in het juridisch kader. Dit geeft het college de mogelijkheid om in te spelen op actualiteiten en in specifieke gevallen organisaties met naam en subsidiebedrag op te nemen in de begroting. De meest voorkomende buitenwettelijke subsidies zijn incidentele- en begrotingssubsidies. Aangezien in deze gevallen subsidie wordt verstrekt zonder wettelijk voorschrift, is het van belang dat een robuuste motivering ten grondslag ligt aan de keuze voor één van deze subsidievormen. De gemotiveerde keuze voor een buitenwettelijke subsidie moet duidelijk in het subsidiebesluit worden vermeld. -

Incidentele subsidies

Dit zijn subsidies die als uitgangspunt eenmalig worden verstrekt en die zoals gezegd hun oorsprong niet vinden in een wettelijk voorschrift, beleidsregels of bestuurspraktijk. Een belangrijk kenmerk van 7 artikel 4:21, lid 2 en 3 van de Awb.

7 van 32

incidentele subsidies is dat deze van ‘beperkte betekenis’ zijn. Zowel het aantal ontvangers als het tijdvak (maximaal vier jaar) waarvoor de subsidie wordt verstrekt dienen beperkt te zijn. Gelet op het ontbreken van een subsidieplafond moet daarnaast budget aanwezig zijn om alle soortgelijke aanvragen te kunnen subsidiëren. -

Begrotingssubsidies

Begrotingssubsidies vinden hun grondslag in de Awb8. Dit zijn subsidies die met naam van de ontvanger en het maximale subsidiebedrag zijn opgenomen in de begroting. Voor zover deze subsidie wordt verstrekt vóórdat de gemeenteraad de begroting heeft vastgesteld, wordt deze verstrekt onder begrotingsvoorbehoud. Een begrotingssubsidie kan een geschikte subsidievorm zijn als er maar een of enkele specifieke organisaties zijn die de gewenste activiteiten kunnen uitvoeren. Dit kan worden vastgesteld met een marktverkenning. Meestal gaat het om grotere subsidies in de exploitatielasten voor activiteiten die over een langere duur worden uitgevoerd.

Inrichten subsidie-instrument Na de keuze voor het subsidie-instrument als meest passend, kan deze worden ingericht. Bij zowel het inrichten van subsidieregelingen als bij het verstrekken van buitenwettelijke subsidies spelen onderstaande aspecten een rol. -

Doelstelling

De doelstelling uit de beleidsnota en het achterliggend maatschappelijk doel wordt zo concreet mogelijk opgenomen in de subsidieregeling. Dit geeft richting aan waarvoor subsidie kan worden aangevraagd en draagt daarmee bij aan de doeltreffendheid (zie fase 2 voor verdere toelichting) van de subsidie. -

Activiteiten

De subsidieregeling bevat altijd de activiteiten waarvoor subsidie kan worden aangevraagd. In het beleid is opgenomen welke activiteiten een bijdrage kunnen leveren aan de gemeentelijke beleidsdoelstellingen. Deze activiteiten worden opgenomen in de subsidieregeling. Hoe abstracter de gewenste activiteiten worden geformuleerd, hoe meer ruimte de aanvrager heeft om vanuit eigen expertise invulling te geven aan de activiteiten. Hoe concreter de activiteiten worden geformuleerd, hoe minder ruimte voor inbreng aanwezig is. Een goede balans van sturing draagt bij aan doeltreffendheid van de subsidieregeling. -

Maximaal beschikbare subsidie

De subsidieregeling bevat altijd een subsidieplafond. Vooraf wordt bepaald hoeveel geld beschikbaar is voor het bereiken van de beoogde beleidsdoelen. Wanneer het subsidieplafond is bereikt, kan geen subsidie meer worden verleend. Het opnemen van een realistisch subsidieplafond draagt bij aan een doelmatige subsidieregeling (zie fase 2 voor verdere toelichting) en voorkomt overbesteding op beleidsprogramma’s. Ook is zo voor alle subsidieaanvragers duidelijk hoeveel subsidie beschikbaar is. Dit draagt bij aan de transparantie van de subsidieverlening. Bij incidentele subsidies kan geen subsidieplafond worden vastgesteld. Bij een begrotingssubsidie wordt het bedrag genoemd in de begroting. -

Hoogte van subsidie

Vooraf wordt bepaald hoeveel subsidie maximaal kan worden aangevraagd voor een activiteit. De maximaal aan te vragen subsidie staat altijd in relatie tot de beoogde activiteiten en draagt daarmee bij aan de doelmatigheid van de subsidie. De hoogte van de subsidie in relatie tot het subsidieplafond bepaalt ook hoeveel verschillende partijen subsidie kunnen ontvangen voor uitvoering van de activiteiten. Voor aanvragers is het zo transparant of bijvoorbeeld twee of tien partijen subsidie kunnen ontvangen. Bij incidentele subsidies is in beginsel geen sprake van een maximaal aan te vragen subsidiebedrag. Hierbij

8 Artikel 4:23, derde lid, onder c van de Awb.

8 van 32

wordt wel gekeken naar de kosten in verhouding tot de activiteiten en bijdragen aan de doelstellingen. Bij een begrotingssubsidie wordt het bedrag genoemd in de begroting. -

De verdeling van subsidie

Om de subsidie op een eerlijke en transparante wijze te kunnen verdelen is de wijze waarop de subsidie wordt verdeeld over aanvragers opgenomen in de subsidieregeling. Bij subsidieregelingen van de gemeente Den Haag worden vier verdeelmechanismen gebruikt, waarbij de verdeelmethode ‘onderlinge rangschikking’ de voorkeur geniet: a.

b. c.

d.

Onderlinge rangschikking: Bij deze vorm, ook wel “subsidietender” genoemd, krijgen partijen een bepaalde periode om subsidie aan te vragen. Aan het eind van deze periode wordt elke aanvraag gescoord aan de hand van beoordelingscriteria zoals deze opgenomen zijn in de subsidieregeling. Ook de te behalen scores staan in de subsidieregeling. Hoe beter een aanvraag voldoet aan de criteria, des te hoger de score. Alle aanvragen worden vervolgens gerangschikt op deze score. De aanvragen worden toegekend totdat het subsidieplafond is bereikt, te beginnen met de hoogste score en de rangschikking naar beneden aflopend. Op deze wijze worden plannen ten opzichte van elkaar op kwaliteit beoordeeld; Volgorde van binnenkomst: Volledige aanvragen worden op volgorde van binnenkomst behandeld. Aanvragen kunnen net zolang worden toegekend tot het subsidieplafond is bereikt; Naar rato: Net als bij onderlinge rangschikking is ook hier is sprake van een tijdvak waarbij alle aanvragen worden verzameld. Vervolgens wordt getoetst welke aanvragen voor subsidie in aanmerking komen.

De subsidie wordt vervolgens naar rato verdeeld over deze aanvragen; Loting: Bij deze vorm van verdeling geldt dat wanneer het totaalbedrag van de te honoreren aanvragen hoger is dan het vastgesteld subsidieplafond het college de volgorde van de ontvangen aanvragen bepaalt door middel van loting totdat het vastgestelde subsidieplafond is bereikt.

De keuze voor de meest passende manier van verdelen wordt gemaakt aan de hand van het type activiteiten en het beschikbare budget. Bij grotere subsidies, met meerdere activiteiten, kan het meerwaarde hebben om activiteiten onderling te vergelijken om zo de kwalitatief beste aanvragen te honoreren. Dit vraagt echter om een intensief beoordelingsproces en langere doorlooptijd. Bij kleinere subsidies zoals straatfeesten of zonnepanelen is het vaak van belang om zo snel als mogelijk te kunnen beslissen. Een verdeling op volgorde van binnenkomst is dan meer passend. Het verdelen naar rato kan worden ingezet als er meer aanvragers zijn dan beschikbare middelen, maar het wenselijk is dat alle subsidieontvangers subsidie ontvangen. -

Beoordelingscriteria

Om de doelmatigheid en doeltreffendheid te borgen, kunnen verschillende beoordelingscriteria worden opgenomen in de subsidieregeling. Aan de hand van deze criteria kan worden getoetst of en in hoeverre activiteiten in aanmerking komen voor subsidie. Bij zogenaamde “harde criteria” wordt een aanvraag afgewezen als deze niet voldoet. Bij andere criteria moet een aanvraag in bepaalde mate voldoen. Dit onderscheid wordt duidelijk in de regeling opgenomen. Het opnemen van duidelijke criteria in de regeling draagt ook bij aan de transparantie. Beoordelingscriteria worden ook gebruikt in subsidietenders. In dit geval kunnen aanvragen per criteria punten scoren. De aanvraag met de meeste punten komt als eerste in aanmerking voor subsidie, zie hiervoor ook “verdeling van subsidie”. De beoordeling van deze aanvragen gebeurt vaak met een beoordelingscommissie. Een dergelijke commissie kan op verschillende manieren worden vormgegeven. Zo kan bijvoorbeeld gekozen worden voor een interne beoordelingscommissie samengesteld uit de ambtelijke organisatie, of juist een externe deskundigenbeoordelingscommissie zoals bij het Meerjarenbeleidsplan Kunst en Cultuur. Bij buitenwettelijke subsidies wordt geen gebruik gemaakt van een subsidieregeling waarbij beoordelingscriteria zijn geformuleerd. De beoordeling of er sprake is van een dergelijke subsidie vindt in het voorafgaande traject plaats.

Daarnaast wordt de ASV verbonden aan deze subsidies om te voorzien in een algemeen beoordelingskader voor de uitvoering.

9 van 32

-

Subsidiabele kosten

De gemeente verstrekt alleen subsidie voor de noodzakelijk en redelijkerwijs gemaakte kosten voor de gesubsidieerde activiteit(en) die bijdragen aan gemeentelijke beleidsdoelen. Alle andere kosten komen niet in aanmerking voor subsidie. We hanteren hierbij voor alle subsidies de volgende uitgangspunten: - in alle nieuwe subsidieregelingen wordt invulling gegeven aan ‘de noodzakelijk en redelijkerwijs gemaakte kosten’ door zo concreet mogelijk te omschrijven en af te bakenen welke kosten voor subsidie in aanmerking komen (subsidiabele kosten) en welke kosten niet; - subsidiabele kosten moeten in verband staan tot de aangeboden activiteiten. Wat daarbij redelijk is kan worden vastgesteld aan de hand van criteria per kostensoort; - inkomsten uit de subsidiabele activiteit, zoals bijdragen van derden, worden in beginsel in mindering gebracht op de subsidiabele kosten; - de gemeente subsidieert in beginsel geen verrekenbare BTW. In iedere subsidieregeling wordt bepaald in hoeverre BTW (omzetbelasting) in aanmerking komt voor subsidie. Een subsidie-aanvrager kan verplicht zijn BTW (omzetbelasting) af te dragen. Door de aanvrager betaalde BTW, ook in de vorm van subsidie, kan daarmee worden verrekend; - overhead kan subsidiabel zijn. Voor elke subsidieverlening wordt bepaald of en welke mate van overhead redelijk wordt geacht in overeenstemming met de brede praktijk.

Bij het opstellen van subsidieregelingen wordt de maximaal subsidiabele overhead opgenomen in de subsidieregeling; - als salariskosten subsidiabel zijn, moet de aanvrager de salariskosten onderbouwen. Bijvoorbeeld aan de hand van de geldende CAO en een specificatie van de opslagen. Salariskosten moeten altijd direct verbonden zijn aan de activiteit; - het college kan er in de subsidieregeling voor kiezen om (salaris)kosten die in aanmerking komen voor subsidie te maximeren. -

Indexatie

De gemeente Den Haag kiest ervoor om meerjarige subsidies in beginsel jaarlijks te indexeren, zodat organisaties bij stijgende prijzen de beoogde activiteiten kunnen blijven uitvoeren. Deze indexatie wordt gebaseerd op een herleidbare grondslag en vastgelegd in de subsidieregeling. Het kan echter ook voorkomen dat voor sommige beleidsterreinen en daaraan verbonden subsidies indexatie niet passend is of een andere wijze van indexatie wenselijk is. Het college kan in dat geval bij subsidieregeling afwijken van de norm. De wijze van indexatie van meerjarige subsidies vindt plaats zoals opgenomen in bijlage 5 van deze kadernota. Begrotingssubsidies zijn vaak subsidies voor activiteiten die jaren achter elkaar plaatsvinden en waarvoor dus ook jaren achter elkaar subsidie wordt verstrekt. Deze hebben dus het karakter van meerjarige subsidies, daarom worden deze subsidies op dezelfde wijze geïndexeerd als meerjarige subsidies. Net als bij meerjarige subsidies kan een beleidsterrein gemotiveerd een andere wijze van indexatie toepassen. Subsidies die voor maximaal een kalenderjaar of korter worden verleend worden niet geïndexeerd. Aanvragers kunnen voor deze subsidies bij de aanvraag rekening houden met mogelijke prijsstijgingen voor het jaar van uitvoer.

De gemeente kan er hierbij wel voor kiezen om het subsidieplafond of het maximaal aan te vragen subsidiebedrag in de subsidieregeling te verhogen. -

Verplichtingen van de subsidieontvanger

Aan het ontvangen van subsidie kunnen verplichtingen zijn verbonden. Wanneer de subsidieontvanger iets moet doen of nalaten in verband met de subsidie, dan spreekt men van verplichtingen. Er zijn drie soorten verplichtingen: -

standaardverplichtingen, deze staan genoemd in de Awb9 en worden vaak niet herhaald in een verordening of regeling;

9 artikel 4:37 van de Awb.

10 van 32

-

-

doelverplichtingen, dit zijn verplichtingen die te maken hebben met het doel waarvoor de subsidie wordt verstrekt10. Deze verplichtingen zien veelal op het tijdig en volledig indienen van verantwoordingen op de subsidie. Daarnaast kunnen in de subsidieregeling ook andere doelgebonden verplichtingen worden opgenomen. Indien de subsidie niet op een wettelijk voorschrift berust, zoals bij buitenwettelijke subsidies, kunnen de doelverplichtingen worden opgelegd bij de subsidieverlening; verplichtingen die niet bijdragen aan het behalen van het doel waarvoor de subsidie wordt verstrekt. Deze verplichtingen moeten wel betrekking hebben op de wijze waarop de middelen voor de activiteit worden ingezet en kunnen alleen worden opgelegd bij wettelijk voorschrift, zoals bijvoorbeeld de ASV of subsidieregeling.

Fase 2: aanvragen en verlenen van subsidies Nadat de subsidieregeling door het college is vastgesteld wordt deze gepubliceerd en kunnen partijen subsidie aanvragen. In de ASV staat binnen welke termijn een subsidieaanvraag moet worden ingediend. Bij subsidieregeling kan het college een andere termijn stellen. De ASV en eventuele subsidieregeling bevatten ook de voorwaarden waaraan de subsidieaanvraag moet voldoen. Het college beoordeelt de aanvragen en beslist of subsidie wordt verleend, geweigerd of afgewezen. In deze paragraaf beschrijven wij de werkwijze voor deze tweede fase.

Publicatie van de subsidieregeling Alle subsidieregelingen worden gepubliceerd op de website www.denhaag.nl/subsidies. Het gebruiksgemak van deze website is de afgelopen jaren verbeterd en subsidieregelingen zijn daardoor beter vindbaar. Veel bezoekers komen direct bij de juiste informatie over het aanvragen van subsidie. De aanvrager vindt hier onder andere: -

de voorwaarden voor subsidie; aanvraag- en behandelingstermijnen; aanvraagformulieren; contactinformatie; een link naar de subsidieregeling; verwijzen naar relevante juridische documenten.

Informatieverstrekking bij subsidietenders Het verstrekken van informatie bij subsidietenders verloopt op een andere wijze dan bij dan bij de andere subsidies. Dit heeft ermee te maken dat alle aanvragende partijen over dezelfde informatie moeten kunnen beschikken bij het doen van de aanvraag. Het is bij subsidietenders niet mogelijk om één op één vragen over de subsidieregeling en beoordeling te beantwoorden. Analoog aan aanbestedingsprocedures werkt de gemeente bijvoorbeeld met vragenrondes om dit te ondervangen. Alle vragen en antwoorden worden tijdig op de gemeentelijke website gepubliceerd. Zo wordt gegarandeerd dat alle partijen toegang hebben tot dezelfde informatie bij het opstellen van de subsidieaanvraag.

Naast publicatie op de gemeentelijke website, zijn de subsidieregelingen te vinden op www.overheid.nl en het raadsinformatiesysteem (RIS). Zo hebben potentiële aanvragers altijd toegang tot de meest actuele versies van subsidieregelingen.

Digitale interactie met subsidieaanvragers, het subsidie portaal Om het aanvragen van subsidie in de toekomst verder te vergemakkelijken werkt de gemeente aan de ontwikkeling van een subsidieportaal. Dit portaal zal direct worden gekoppeld aan andere systemen zodat met DigiD en E-herkenning subsidie kan worden aangevraagd. Door het portaal direct te koppelen aan het subsidiesysteem kan subsidieafhandeling worden versneld en worden eventuele fouten in het aanvraagproces zoveel als mogelijk voorkomen. Met de realisatie van dit subsidieportaal wordt het aanvraagproces klantvriendelijker en duidelijker. Medio 2024 wordt dit systeem stapsgewijs ingevoerd. Bij vragen kunnen partijen contact opnemen met het centrale emailadres van het Centraal Subsidiebureau: CSBadvies@denhaag.nl. Bij meer complexe subsidieregelingen staat vaak ook het contactadres van de gemeentelijke afdeling die de aanvraag afhandelt opgenomen.

Het aanvragen van subsidies Om aanspraak te kunnen maken op een subsidie moeten partijen een aanvraag indienen. In de subsidieregeling staat opgenomen waaruit deze subsidieaanvraag minimaal moet bestaan en welke stukken onderdeel zijn van de subsidieaanvraag. Een subsidieaanvraag bevat ten minste: 10 artikel 4:38 van de Awb

.

11 van 32

een beschrijving van de activiteiten waar subsidie voor wordt aangevraagd; zo concreet mogelijk de doelen en de resultaten die met de te subsidiëren activiteiten worden nagestreefd en hoe de activiteiten aan die doelen bijdragen; - de mate waarin de activiteiten gericht zijn op de gemeente of haar ingezetenen en op door de gemeente vastgestelde doelen of beleidsterreinen; - een begroting inclusief een dekkingsplan van de kosten van de activiteiten waar de subsidie voor wordt aangevraagd. Het dekkingsplan bevat een opgave van alle bij bestuursorganen, private organisaties of personen aangevraagde subsidies of vergoedingen ten behoeve van dezelfde activiteiten, onder vermelding van de stand van zaken daarvan; - het bankrekeningnummer waarnaar de subsidie kan worden Aanvraagformulieren overgemaakt; De gemeente Den Haag gebruikt bij - als de aanvrager een onderneming is ook een verklaring over voorkeur uniforme aanvraagformulieren ontvangen de-minimissteun (de-minimisverklaring). om het proces voor het aanvragen van subsidies te vergemakkelijken. Meerjarige subsidie -

Bij meerjarige subsidies gaat het vaak over grotere bedragen en meerdere jaren. Daarom vragen we bij meerjarige subsidies aanvullende stukken om de financiële gezondheid van organisaties in te kunnen schatten. Het betreft de volgende stukken: -

-

de meest recente versies van het jaarverslag, de jaarrekening en de balans, waarbij deze versies niet ouder zijn dan twee jaar, en ook een opgave van de liquiditeitsratio en de solvabiliteitsratio; een risicoanalyse op organisatieniveau en op activiteitenniveau van de risico’s verbonden aan de uitvoering van de activiteiten voor de duur van de subsidieperiode.

Nieuwe aanvragers Partijen die nog nooit eerder subsidie hebben aangevraagd wordt om aanvullende stukken gevraagd. Zij dienen een bankafschrift van de subsidieaanvrager, een kopie van de meest actuele statuten en de inschrijving bij de Kamer van Koophandel aan te leveren. Dit is nodig om de aanvrager goed op te nemen in de systemen en eventuele controles uit te kunnen voeren.

Voor sommige activiteiten is het echter wenselijk om de activiteiten in de vorm van een projectplan te ontvangen. Daarnaast kan het zijn dat er specifieke aanvullende informatie nodig is. Daarom wordt in de subsidieregeling geregeld hoe het aanvraagproces precies verloopt en of de aanvrager gebruik kan maken van aanvraagformulieren. De komende jaren zal met het subsidieportaal het aanvragen van subsidies door middel van aanvraagformulieren nog beter worden ondersteund. Zo wordt het voor de aanvrager makkelijker om subsidie aan te vragen en alle benodigde informatie aan te leveren.

Centraal subsidiesysteem Alle binnengekomen subsidieaanvragen worden ingeboekt in het centrale subsidiesysteem (CVS). De aanvrager ontvangt na indiening een ontvangstbevestiging met daarin een zaaknummer. Dit is het correspondentienummer waarbij de zaak bekend is bij de gemeente.

Intake van subsidies Bij alle binnengekomen aanvragen wordt gekeken of de subsidieaanvraag compleet is. Wanneer een aanvraag niet compleet wordt aangeleverd, wordt de aanvrager via een rappel verzocht om de aanvraag aan te vullen. Pas wanneer de aanvraag compleet is, wordt deze in behandeling genomen. Dan geldt als datum van indiening het moment dat de aanvullingen zijn ingediend. Mocht de aanvrager de aanvraag niet tijdig of volledig aanvullen, dan kan het college besluiten de aanvraag niet in behandeling te nemen11.

Controle wet Bibob Het college toetst bepaalde subsidieaanvragen op integriteitsaspecten volgens de ‘Regeling Bibob Den Haag 2021’. Dit om te voorkomen dat subsidiegeld besteed wordt aan ondermijnende criminele activiteiten. In de regeling Bibob is beschreven voor welke aanvragen dit geldt.

11 Zie Artikel 4:5 van de Awb voor meer situaties waarin de gemeente kan besluiten de aanvraag niet te behandelen.

12 van 32

Beoordeling van subsidieaanvragen Alle subsidieaanvragen die binnenkomen en die niet geweigerd of buiten behandeling worden gesteld doorlopen een inhoudelijk beoordelingsproces. De eisen, criteria en weigeringsgronden die opgenomen staan in de ASV en de betreffende subsidieregeling zijn hierin leidend. Er wordt te allen tijde gecontroleerd of de subsidieaanvraag voldoet aan de gestelde eisen op het vlak van doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid. Doeltreffendheid Bij de beoordeling op doeltreffendheid wordt getoetst of het aannemelijk is dat de activiteiten in de aanvraag passen binnen de subsidieregeling en dat de beoogde resultaten logischerwijs bijdragen aan de beoogde beleidsdoelstellingen. Daarom moet een aanvraag altijd de activiteiten bevatten die de organisatie wil uitvoeren en een beschrijving van de resultaten en hoe deze bijdragen aan de doelstelling van de subsidieregeling. De activiteiten, waarvoor subsidie wordt aangevraagd, dienen in overwegende mate gericht te zijn op ingezetenen van de gemeente Den Haag. Doelmatigheid Bij de beoordeling op doelmatigheid wordt getoetst of de aangevraagde subsidie in verhouding staat tot de uit te voeren activiteit en of de kosten in de subsidieaanvraag subsidiabele kosten zijn.

Uitgangspunt is dat kosten enkel voor subsidie in aanmerking komen, wanneer hier geen eigen middelen of andere inkomstenbronnen voor kunnen worden ingezet. Ook worden eerdere aanvragen van dezelfde partij gecontroleerd om dubbele subsidiering voor dezelfde activiteiten te voorkomen. Bij subsidies die voor meerdere jaren worden verleend, controleert de gemeente ook op de financiële gezondheid van de aanvragende organisatie. Zo wordt de kans verminderd dat een organisatie gedurende het uitvoeren van de gesubsidieerde activiteiten in financiële problemen komt. Rechtmatigheid Naast de inhoudelijke en financiële aspecten van de subsidieaanvraag wordt ook gekeken naar de rechtmatigheid van de aanvraag. Concreet betekent dit dat de aanvraag wordt beoordeeld aan de hand van criteria die opgenomen staan in de subsidieregeling of verordening, de ASV en de Awb. Zo wordt geborgd dat de gemeente op rechtmatige wijze subsidies verleend.

Het besluit Op grond van de beoordeling van de subsidieaanvraag komt het college tot een verleningsbesluit op de subsidieaanvraag. In dit besluit staat opgenomen aan welke partij de subsidie wordt verleend, de hoogte van de te verlenen subsidie, de doelstelling waarvoor de subsidie wordt verleend en de beoogde activiteiten. Daarnaast bevat de beschikking de verplichtingen verbonden aan de subsidie, bijvoorbeeld over rapportage en verantwoording. Naast de verplichtingen in de beschikking zijn ook de verplichtingen uit de subsidieregeling, ASV, Awb en Richtlijnen verantwoording subsidies Den Haag 2020 (hierna: Richtlijnen verantwoording) van toepassing.

Bevoorschotting Bij een positief besluit wordt overgegaan tot subsidieverlening. De subsidie wordt dan bevoorschot op de wijze die in de subsidieregeling staat opgenomen. Bij buitenwettelijke subsidies en in bijzondere gevallen kan het college besluiten de wijze van bevoorschotting op te nemen in de verleningsbeschikking.

Horen Als het college van plan is om een subsidieaanvraag geheel of gedeeltelijk te weigeren of af te wijzen kan er sprake zijn van een hoorplicht. Dat betekent dat de aanvrager de mogelijkheid moet krijgen om te reageren op het concept-besluit. Ook als het niet verplicht is, kan de aanvrager om een reactie worden gevraagd. Bijvoorbeeld omdat we verwachten dat de aanvrager bezwaar zal hebben tegen een bijzondere verplichting die aan de subsidie

13 van 32

wordt verbonden. We vragen in ieder geval een reactie bij onduidelijkheden en wanneer contact met de aanvrager kan leiden tot een ander besluit. Zo zorgen we voor een zorgvuldig besluit en worden onnodige bezwaarprocedures zoveel mogelijk voorkomen. Bij de volgende besluiten past de gemeente altijd de hoorplicht toe: - het weigeren van een subsidie op grond van artikel 4:35 van de Awb; - het weigeren met toepassing van artikel 4:51 van de Awb. Na deze stap wordt het definitieve besluit genomen en volgt de mogelijkheid om - indien gewenst - in bezwaar te gaan.

Bezwaar Belanghebbenden hebben in beginsel zes weken na het bekendmaken of uitreiken van het subsidiebesluit, de mogelijkheid bezwaar in te dienen bij het college. Deze bezwaarschriftprocedure biedt rechtsbescherming door verlengde besluitvorming en daarmee de mogelijkheid voor bezwaarmaker om zijn bezwaren op het besluit toe te lichten. Op grond van deze bezwaren vindt een heroverweging van het bestreden besluit plaats. De bezwaarprocedure biedt de kans om het geschil op te lossen of belemmeringen weg te nemen, alvorens deze gejuridificeerd worden. Verheldering van standpunten, mediation, pragmatische oplossingen en maatwerk zijn hierbij belangrijke elementen.

Fase 3: subsidiemanagement Na verlening hebben partijen de ruimte om de activiteiten in lijn met de subsidieaanvraag uit te voeren. Soms gaat het hierbij om kleine activiteiten zoals een straatfeest of het koken op schone energie. In deze gevallen is contact met de gemeente beperkt noodzakelijk. De gemeente verleent echter ook vaak subsidies voor grotere projecten en activiteiten. Bij deze activiteiten houdt de gemeente graag een vinger aan de pols. In deze fase waar de activiteiten worden uitgevoerd door organisaties is goed subsidiemanagement en contact met de uitvoerende partij van belang. Zo kunnen obstakels in de uitvoering worden weggenomen en worden verrassingen bij het vaststellen van de subsidie voorkomen.

Tussenrapportages Om een vinger aan de pols te kunnen houden vraagt de gemeente bij grotere en meer complexe subsidieverleningen om tussenrapportages. Deze rapportages hebben als doel zicht te houden op behaalde resultaten, de financiële positie van de uitvoerende organisatie en eventuele problemen in de uitvoering. Zo wordt zoveel als mogelijk voorkomen dat activiteiten in de stad voor bewoners wegvallen. Het gebruik van tussenrapportages wordt toegepast wanneer dit meerwaarde heeft voor een doelmatige en doeltreffende subsidieverstrekking. De verplichting hiertoe blijkt uit de subsidieregeling of subsidiebeschikking.

Jaarrapportages Bij het verlenen van meerjarige subsidies vraagt de gemeente elk jaar om een jaarrapportage. Deze rapportage bestaat uit een inhoudelijk en financieel verslag over het afgelopen jaar en moeten voldoen aan dezelfde vereisten die gelden bij de vaststelling van subsidie (zie pagina’s 15 en 16). Voor subsidies die per kalenderjaar meer dan € 125.000,- bedragen vraagt de gemeente ook om een controleverklaring en/of en assurancerapport van een accountant over gesubsidieerde activiteit en/of een projectverslag over de gesubsidieerde activiteiten. Zo wordt zicht gehouden op hoe de ontvangen subsidie is besteed en of voorgenomen activiteiten zijn uitgevoerd en beoogde resultaten zijn behaald. Met deze rapportage biedt de organisatie ook inzicht in de financiële gezondheid van de organisatie. Dit is nodig om de continuïteit van de activiteiten te kunnen borgen.

Subsidiegesprek De door de subsidieontvangers aangeleverde rapportages worden beoordeeld door de gemeente. Vaak combineert de gemeente de beoordeling van de rapportage met een subsidiegesprek met de subsidieontvanger. Zo’n gesprek biedt organisaties de mogelijkheid om de rapportage toe te lichten. Deze gesprekken worden ook benut om de relatie tussen de subsidieontvanger en de gemeente op te bouwen en te onderhouden.

14 van 32

Onderwerpen die hierbij aan bod kunnen komen zijn bijvoorbeeld de mate waarin de doelen zijn behaald, de mate waarin bijsturing nodig is, de wijze waarop de resultaten zijn vastgelegd, enzovoorts. Deze betrokkenheid vanuit de gemeente is een voorwaarde om samen met de partners uit de stad projecten tot een goed resultaat te brengen. Bovendien is gedegen subsidiemanagement nodig om juridisch bestendige besluiten te nemen op de momenten dat het fout gaat. De gesprekken en de gemaakte afspraken worden vastgelegd in het subsidiedossier.

Afwijkingen in de uitvoering Het kan voorkomen dat een subsidieontvanger deels of helemaal niet meer in staat is de activiteiten uit te voeren waarvoor de subsidie is verleend of minder subsidiemiddelen uitgeeft dan vooraf verwacht. Artikel 12 van de ASV verplicht de subsidieontvanger om het college zo spoedig mogelijk schriftelijk te informeren zodra aannemelijk is dat de activiteiten waarvoor subsidie is verstrekt niet of niet geheel zullen worden verricht of dat hij niet of niet geheel zal voldoen aan de geldende verplichtingen. Dit kan consequenties hebben voor het voortzetten van de verleende subsidie en vaststelling van de subsidie. Op basis van de artikelen 4:48 en 4:50 van de Awb bestaat de mogelijkheid om (tussentijds) verstrekte subsidie in te trekken of het verleningsbesluit ten nadele van de ontvanger te wijzingen. Dit zijn hoorplichtige besluiten die een goede motivering behoeven.

Fase 4: vaststellen van subsidies Verleende subsidies moeten op grond van de Awb12 worden vastgesteld. Daarom moet de aanvrager een aanvraag tot vaststelling indienen om de subsidie te verantwoorden. De aanvrager toont aan dat de activiteiten hebben plaatsgevonden overeenkomstig met de aan de subsidie verbonden verplichtingen. In de ASV13 staan de vereisten voor de verantwoording verder uitgewerkt. De ASV biedt ruimte om hiervan af te wijken in een subsidieregeling en in bijzondere gevallen in het verleningsbesluit14. Uitgangspunt bij verantwoording van subsidies is dat de subsidieontvanger niet meer gegevens hoeft in te dienen dan nodig is om een rechtmatige en doelmatige besteding van de subsidiegelden voldoende te borgen. Voor de aanvrager betekent dit dat de verantwoordingsvereisten toenemen naarmate het aangevraagde bedrag en daarmee het risico voor de gemeente toeneemt. Daarom werkt de gemeente met vier niveaus.

1. Geen verantwoording achteraf Het college kan ervoor kiezen om subsidies direct vast te stellen. De subsidieontvanger hoeft dan geen aanvraag tot vaststelling in te dienen. De gemeente voert bij deze subsidies steekproefsgewijs controles uit waarbij wordt gecontroleerd of de activiteiten zijn uitgevoerd. Deze verantwoordingsvorm is passend bij relatief eenvoudige subsidies. Bij deze subsidies is er een beperkt risico is dat de activiteiten niet worden uitgevoerd. Ook kan deze worden ingezet bij subsidies voor activiteiten die reeds zijn uitgevoerd.

2. Inhoudelijke verantwoording achteraf De subsidieontvanger moet na uitvoering van de activiteiten een inhoudelijk verslag indienen. Het inhoudelijk verslag bevat een beknopte beschrijving van de gesubsidieerde activiteiten, waaruit blijkt in hoeverre de activiteiten waarvoor subsidie is verleend zijn verricht, aan de verplichtingen is voldaan en of de beoogde doelstellingen en resultaten zijn gerealiseerd en een toelichting op de gerealiseerde verschillen ten opzichte van de verleningsbeschikking. In de subsidieregeling of en in bijzondere gevallen per subsidiebesluit kan het college hiervan afwijken. Bij deze vorm van verantwoorden hoeft de subsidieontvanger geen financiële verantwoording in te dienen. De inhoudelijke verantwoording is voldoende. De gemeente zet deze verantwoordingsvorm in wanneer zij wel wil kunnen toetsen of de activiteiten zijn uitgevoerd en wat de resultaten zijn van een activiteit, maar de financiële verantwoording niet noodzakelijk is voor een rechtmatige vaststelling van de subsidie. Bijvoorbeeld omdat de hoogte van de kosten van de 12 Zie Artikel 4:46, eerste lid van de Awb. 13 Zie artikel 17 en 18 van de ASV.

14 Zie artikel 17, derde en zesde lid van de ASV.

15 van 32

activiteiten voldoende vast staat en een financiële verantwoording vooral administratieve belasting is of omdat de gemeente de precieze kosten minder belangrijk vindt. De inhoudelijke informatie kan ook belangrijk zijn als beleidsinformatie.

3. Inhoudelijke en financiële verantwoording achteraf Indien de subsidieregeling of verleningsbeschikking dit voorschrijft bevat de aanvraag tot vaststelling tevens een financieel verslag. Het financieel verslag is op dezelfde wijze ingericht als de bij de aanvraag om subsidie overgelegde begroting. Naast de inhoudelijke verantwoording levert de subsidieontvanger na de uitvoering van de activiteiten niet alleen een inhoudelijke verantwoording in (zie punt 2), maar ook een financieel verslag. Met een financieel verslag maakt de subsidieontvanger inzichtelijk wat de gerealiseerde kosten en baten zijn per gesubsidieerde activiteit. De subsidieregeling en het besluit waarbij de subsidie is verleend, vermelden de vorm en inhoud van het financieel verslag. De gemeente zet deze wijze van verantwoording in wanneer zij ook wil kunnen controleren hoe de middelen zijn uitgegeven en of de beoogde baten zijn gerealiseerd. Zo wordt voorkomen dat de gemeente meer dan de subsidiabele kosten subsidieert. De gemeente zet deze wijze van verantwoording in bij gesubsidieerde activiteiten, waarbij inzicht in de inkomsten en uitgaven noodzakelijk zijn voor een rechtmatige vaststelling van de subsidie.

4. Extra verantwoording achteraf: Accountantsproduct Bij subsidies van meer dan € 125.000,- wordt bij de verantwoording aanvullend op niveau 3 een controleverklaring en/of een assurance-rapport van een accountant15 ingediend over gesubsidieerde activiteit. De Richtlijnen verantwoording biedt partijen die subsidies ontvangen daarnaast de ruimte om de ontvangen subsidies en de daar bij horende inkomsten en uitgaven te specificeren in de jaarrekening. In de oordeelsparagraaf van de bevoegd accountant moet dan wel een duidelijk oordeel over de verantwoorde subsidies bevatten. Het voordeel hiervan voor grotere organisaties die meerdere subsidies van de gemeente Den Haag ontvangen is dat zij maar één keer een controle uit hoeven te laten voeren door de bevoegde accountant. Dit verlaagt de administratieve lasten en kosten voor organisaties. De Richtlijnen verantwoording bevatten alle vereisten waar de aanvraag tot vaststelling aan moeten voldoen. Denk hierbij aan inhoudelijke vereisten, financiële vereisten en de modellen die zijn voorgeschreven. De Richtlijnen verantwoording zijn om de uitvoerbaarheid te borgen afgestemd met de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants16.