RIS319182 Verslag Rekeningencommissie 6 juni 2024 II

Rekeningencommissie RIS 319182

Verslag Verslag van de vergadering van de Rekeningencommissie (RC) van 6 juni 2024

Aanwezig:

Afwezig:

de voorzitter, de heer M. De Vuyst; mevrouw L. van Basten Batenburg, de heren Y. Assad, T. de Boer, J.W. van den Bos, R. Guernaoui, K. Partiman en M. Sewtahal, allen lid RC; secretaris RC: J. van Duijn. bij agendapunt B: B.1. de wethouder Onderwijs, Jeugd, Sport & Dienstverlening, de heer Bredemeijer; B.2. de wethouder Financiën, Cultuur & Economische ontwikkeling, mevrouw Bruines. B.3. de wethouder Volkshuisvesting, Wijken, Welzijn & Zuidwest, de heer Balster; geen.

A. Opening, mededelingen en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering om 19:30 uur en heet de aanwezigen welkom. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

B. Bevraging wethouders (RIS 319005, RIS319006 en RIS319007) De Rekeningencommissie heeft onderzoek gedaan naar de programmarekening 2023 van de gemeente Den Haag (RIS318640) en daarover in haar vergaderingen van 15, 23 en 29 mei beraadslaagd. De commissie heeft de bevindingen uit de interimcontrole en de jaarrekeningcontrole in haar onderzoek betrokken, zoals deze zijn weergegeven in de Board Letter van de Accountantsorganisatie (RIS317304) en het accountantsverslag (RIS318207). In het kader van het onderzoek heeft de Rekeningencommissie drie wethouders uitgenodigd voor bevraging, te weten de wethouder Onderwijs, Jeugd, Sport & Dienstverlening, de heer Bredemeijer, de wethouder Volkshuisvesting, Wijken, Welzijn & Zuidwest, de heer Balster en de wethouder Financiën, Cultuur & Economische ontwikkeling, mevrouw Bruines. Voorafgaand aan de bevraging geeft de voorzitter van de Rekeningencommissie een toelichting op de procedure van bevraging van de wethouders. De uitspraken van de wethouder worden beschouwd als bestuurlijke toezeggingen. Deze worden in het rapport van de commissie opgenomen. Van het gesprek wordt een verslag gemaakt dat zal worden afgestemd met de wethouder.

B.1.

Wethouder Onderwijs, Jeugd, Sport & Dienstverlening

1.

Verbeteren digitale veiligheid

In voorgaande jaren is geconstateerd dat autorisatiebeheer bij sommige applicaties weinig aandacht krijgt. Hier zou twee keer per jaar een beoordeling op uitgevoerd moeten worden. Voor wat betreft de General IT Controls (GITC) kwam het vorig jaar voor dat bij uitbesteding van applicaties assurance ontbreekt over de beheersing van risico’s door de dienstverlener. De Rekeningencommissie is van

Verslag RC-vergadering 6 juni 2024

Rekeningencommissie

mening dat uit de tabel op pagina 16 van het accountantsverslag (RIS318207) naar voren komt dat te veel aspecten niet of onvoldoende worden beheerst. De commissie vraagt de wethouder toe te lichten welke maatregelen hij neemt. Ook heeft de Rekeningencommissie vorig jaar onder de aandacht van het college gebracht dat de digitale veiligheid op enkele concrete punten verbetering behoeft. Dit kwam naar voren in een pilot voor een cybersecurity assessment die vorig jaar door de Accountantsorganisatie is uitgevoerd in het kader van de jaarrekeningcontrole (zie het RC-rapport 2022, RIS315931, pagina 30, de brief hierover aan het college, RIS317055 en de reactie van het college (RIS317224). Inzicht in het IT-landschap: het IT-landschap van de gemeente bestaat uit een groot aantal applicaties en onderliggende infrastructuur ter ondersteuning van de processen. Om het IT-landschap goed te kunnen beschermen is het noodzakelijk dat dit volledig in kaart is gebracht en dat ook de onderlinge afhankelijkheden bekend zijn. Op dit moment heeft de gemeente nog geen compleet beeld van dit IT- landschap. Zo is er bijvoorbeeld geen centraal overzicht van kritische uitbestedingen en is het overzicht van kritische services en infrastructuur niet actueel.

Het college heeft de Rekeningencommissie laten weten dat het eigenaarschap voor het op orde brengen van een volledig inzicht in het IT-landschap inmiddels is belegd en dat in 2024 stappen worden gezet om dit inzicht verder te completeren (RIS317224). De accountant constateert dat het college vooralsnog weinig voortgang heeft geboekt. De Rekeningencommissie wil van de wethouder een toelichting ontvangen op de gesignaleerde risico’s, de voorgenomen maatregelen en de voortgang hiervan. Onderzoek (cyber)security: de Rekeningencommissie heeft het college vorig jaar gevraagd of het college zelf ook assessments wil (laten) uitvoeren in het kader van zogenoemde derdelijnscontroles. Het college heeft daarop toegezegd een extern onafhankelijk onderzoek te doen op het gebied van cybersecurity en daarin de vraag mee te nemen of het huidige drielijnsmodel adequaat functioneert en de (eind)verantwoordelijkheid daarin voldoende is geborgd. Ook heeft het college toegezegd de vraag in hoeverre er inzicht is in het IT-landschap en welke stappen nodig zijn om het volledige inzicht te verkrijgen, mee te nemen in het externe onderzoek (RIS317224). Dit onderzoek zou naar verwachting vóór de zomer van 2024 gereed zijn. De Rekeningencommissie vraagt de wethouder de voortgang hiervan toe te lichten en wil de uitkomsten van dit onderzoek in het najaar van 2024 agenderen.

De wethouder Onderwijs, Jeugd, Sport & Dienstverlening: De wethouder benadrukt dat het college het belangrijk vindt om zeer secuur om te gaan met de beveiliging van systemen en dit op orde te krijgen. Bij verschillende applicaties die door de accountant in de tabel worden benoemd zijn enkele veiligheidsaspecten inderdaad nog niet op orde. De applicaties Key2Betalingen, Key2Burgerzaken en Key2Vergunningen worden alle drie vervangen. Dit zal dit jaar nog leiden tot een positief oordeel over Key2Burgerzaken en Key2Vergunningen en volgend jaar ook over Key2Betalingen. Voor wat betref IBS2000 voor belastingzaken is een nieuwe product owner aangesteld, waarmee het aantal openstaande applicatiewijzigingen fors is teruggebracht. Dit moet uiteindelijk resulteren in een positief oordeel op wijzigingsbeheer. De wethouder heeft er vertrouwen in dat de beoordelingen in de tabel volgend jaar aanmerkelijk positiever zullen zijn. Desgevraagd zegt de wethouder toe een update over de verbeteringen in het autorisatiebeheer bij vitale applicaties naar de raad te sturen voorafgaand aan de behandeling van de digitale veiligheid in de commissie Bestuur in het najaar. Alle inspanningen zijn erop gericht om het IT-landschap volledig in beeld te krijgen. Desgevraagd licht de wethouder toe dat de grootste risico’s goed in beeld zijn en dat de gemeente deze onder controle heeft.

Voor het gedeelte van het IT-landschap dat nog niet in beeld is weet de gemeente nog niet exact welke applicaties momenteel gebruikt worden, hoe die van elkaar afhankelijk zijn wie de eigenaar is van die applicaties. Onder leiding van een transitiemanager wordt het geaccordeerde transitieplan Pagina 2 van 17

Verslag RC-vergadering 6 juni 2024

Rekeningencommissie

uitgevoerd. Onderdeel van dit transitieplan is het invoeren en borgen van het configuratiemanagementproces. Dit proces moet antwoord geven op de vragen wie verantwoordelijk is voor de uitvoering van het beheer van applicaties en hoe applicaties en infrastructuur met elkaar verbonden zijn. Dit inzicht is onder andere nodig bij het oplossen van incidenten, doorvoeren van wijzigingen of bij crisissen. De voorbereidingen voor het configuratiemanagement lopen op dit moment. Het gehele IT-landschap moet daarmee in beeld worden gebracht. Daarvoor worden geautomatiseerde tools ingezet om de gebruikte applicaties te identificeren en op te slaan in de configuratiemanagement-database. Met het configuratieproces moet de kwaliteit van registratie gewaarborgd worden. De opzet van het proces is nog dit jaar gereed. Ook is gestart met een incidentmanagementproces voor het oplossen van verstoringen en wordt gekeken naar de fundamentele oorzaken van verstoringen. De wethouder zegt toe in het vierde kwartaal van 2024 een update te sturen naar de Rekeningencommissie over de stand van zaken van het configuratiemanagement. Inmiddels is een extern onafhankelijk onderzoek op het gebied van cybersecurity gestart op basis van de BIO als normenkader. Omdat de aanbesteding meer tijd in beslag nam dan verwacht lukt het niet om dit voor de zomer af te ronden.

Dit onderzoek moet duidelijk maken of voldoende maatregelen zijn genomen voor de belangrijkste digitale veiligheidsrisico’s. In dit onderzoek wordt ook naar configuratiemanagement gekeken. De uitkomsten van dit onderzoek worden betrokken in het transitieplan. De wethouder verwacht deze uitkomsten in het derde kwartaal van 2024 naar de Rekeningencommissie te kunnen sturen. ▪

2.

De Rekeningencommissie vraagt de accountant om in de eerstvolgende Boardletter aandacht te besteden aan de voortgang van verbeteringen in het autorisatiebeheer bij vitale applicaties.

Begrotingstekorten voor informatiebeheer en security

Op uitnodiging van de Rekeningencommissie is de inhoud van de collegebrief over digitale veiligheid (RIS317224) en de voortgang van de reorganisatie van de afdeling Informatisering & Automatisering (I&A) in een werkbespreking nader toegelicht door de CIO (RIS318205). Daarin kwam onder meer naar voren dat de wettelijke eisen aan de digitale veiligheid (BIO en NIS2) worden aangescherpt en van de I&A-organisatie veel aandacht en capaciteit vragen. Voor wat betreft informatiebeheer hebben de toezichthouders kritische rapporten over 2021 en 2022 geschreven. Er is een achterstand in het opruimen van de fysieke archieven (zie ook RIS318000). De krappe arbeidsmarkt maakt het lastig om de gewenste progressie te boeken. Om aan wettelijke verplichtingen als de Wet Open Overheid (Woo) te voldoen zijn ingrijpende veranderingen nodig, met name voor passieve openbaarmaking (door Juridische Zaken) en het vindbaar maken van informatie. In de vindbaarheid van informatie is sinds 2020 onvoldoende verbetering gerealiseerd. Hiervoor zijn aanvullende maatregelen noodzakelijk. Mede gezien de uitgebreide nieuwe wetgeving zijn de huidige capaciteit en middelen niet toereikend om aan toekomstige eisen te voldoen. Er ligt daarom een afweging voor tussen investeren in meer capaciteit of het accepteren van risico’s.

Met name voor de portefeuilles Informatiebeheer en Security is onvoldoende structureel budget en capaciteit beschikbaar om alle uitdagingen het hoofd te bieden. De Rekeningencommissie heeft de wethouder gevraagd de te maken keuzes en de afwegingen van het college daarin toe te lichten. De wethouder Onderwijs, Jeugd, Sport & Dienstverlening: De wethouder bevestigt dat het veilig houden van systemen investeringen vraagt en in toenemende mate kosten met zich meebrengt. Voor het college is het een uitdaging om dit binnen de financiële kaders van deze coalitie te realiseren. De wethouder ziet de noodzaak om hierin afwegingen te maken en wil hierover binnen het college afspraken maken bij de voorbereiding van de begroting. Het college zorgt ervoor dat er voldoende beschikbare middelen zijn om de veiligheid van systemen te waarborgen. Pagina 3 van 17

Verslag RC-vergadering 6 juni 2024

Rekeningencommissie

De wethouder wijst op de hoge kwaliteit van het ambtelijke apparaat dat hiervoor verantwoordelijk is. Juist vanwege het profiel van de gemeente Den Haag is het voor experts interessant om voor deze stad te werken.

3.

Fraudepreventie

Voorraadbeheer identiteitsbewijzen: de accountant heeft administratieve aansluitverschillen in de voorraden paspoorten en rijbewijzen aangetroffen die niet verklaard konden worden. Eerder was in de Board Letter 2023 gerapporteerd over tekortkomingen in de interne beheersmaatregelen voor het voorraadbeheer van identiteitsbewijzen. De Rekeningencommissie wil – al dan niet vertrouwelijk – worden geïnformeerd over de omvang van het probleem en de maatregelen die getroffen worden om het op te lossen. Incident met kasgeld bij balies: de accountant meldt dat een incident met kasgeld bij balies liet zien dat het kasbetalingenproces kwetsbaarheden kende. Naar aanleiding hiervan is een gemeentebreed onderzoek naar kasgelden gedaan door een extern adviesbureau. De Rekeningencommissie wil – al dan niet vertrouwelijk – door het college worden geïnformeerd over de bevindingen van dit externe onderzoek en over de opvolging van de aanbevelingen. Het college wordt gevraagd toe te lichten hoe de gesignaleerde kwetsbaarheden zijn aangepakt. De wethouder Onderwijs, Jeugd, Sport & Dienstverlening: De wethouder legt uit dat het hier gaat om administratieve verschillen in de gebruikte systemen. Onderzocht is waar die verschillen uit bestaan. Een groot deel van deze verschillen is verklaard door het aanslaan van een onjuiste productcode in het betaalsysteem.

Een klein deel van de verschillen is nog niet verklaard. De dienst Publiekszaken onderzoekt dit samen met de Accountantsorganisatie en de ICT-dienstverlener. De getroffen maatregelen bestaan onder andere uit een nulmeting van de fysieke voorraad ten opzichte van de gegevens in de aanvraag- en betaalsystemen en een controle van de werkprocessen en instructies. De nulmeting zal ook een nieuw vertrekpunt zijn om de toekomstige voorraadbewegingen te kunnen monitoren. Daarnaast bestaat het voornemen tot aanschaf van een docudistri-systeem voor de uitgifte van reisdocumenten en rijbewijzen. Gestreefd wordt de nulmeting op 1 juli 2024 af te ronden. De wethouder zegt toe de Rekeningencommissie in het derde kwartaal van 2024 over de uitkomsten van de nulmeting te informeren. Het gemeentebrede onderzoek naar kasgelden door een extern adviesbureau is afgerond. De aanbevelingen hieruit worden opgevolgd. De wethouder zegt toe de uitkomsten van het integriteitsonderzoek binnen drie weken naar de raad te sturen. Gevraagd naar de financiële taakstelling voor de bedrijfsvoering die moet leiden tot een structurele bezuiniging van € 9 miljoen vanaf 2026, licht de wethouder toe dat deze een opbouw kent in de komende jaren. Nu wordt onderzocht hoe bezuinigingen op een verantwoorde wijze kunnen worden ingevuld.

Het college zal in de komende begroting een deel van de taakstelling verwezenlijken en daarbij een doorkijk geven naar de invulling van de taakstelling in daaropvolgende begrotingen.

B.2.

Wethouder Financiën Cultuur & Economische ontwikkeling

1.

Verantwoording over financiële rechtmatigheid vanaf 2023

Met ingang van 2023 is de verantwoordelijkheid om te rapporteren over de rechtmatigheid van de Pagina 4 van 17

Verslag RC-vergadering 6 juni 2024

Rekeningencommissie

financiële beheershandelingen van het college niet meer belegd bij de accountant. Deze verantwoordelijkheid ligt nu expliciet bij het college zelf. De bedoeling ervan is de naleving van de weten regelgeving voor begroting en verantwoording een prominentere plek te geven in zowel de verantwoording door het college als de controle door de raad. De nieuwe regelgeving hiervoor was gedurende het jaar 2023 en zelfs nog in 2024 niet volledig uitgewerkt. Dit heeft onder meer tot vertraging in de accountantscontrole geleid. Ook lijken de nieuwe regels nog onderhevig aan (nadere) interpretatie. In deze context heeft de Rekeningencommissie enkele voorlopige bevindingen die zij aan de wethouder heeft voorgelegd. Duiding van begrotingsonrechtmatigheden: naar het oordeel van de Rekeningencommissie is de formulering in artikel 5:1, zevende lid van de Algemene verordening financieel beheer en beleid gemeente Den Haag 2019 niet in overeenstemming met de wet- en regelgeving. Het BBV stelt dat afwijkingen van de begroting geautoriseerd moeten worden door de raad, waarmee het college toestemming krijgt voor het te realiseren beleid en voor de besteding van het benodigde bedrag. De daarvoor benodigde begrotingswijzigingen moeten volgens de Gemeentewet tijdens het jaar zelf nog door de raad worden vastgesteld.

Indien een wijziging niet meer in het jaar zelf is vastgesteld zijn bestedingen afwijkend van het begrotingsbedrag strikt genomen onrechtmatig. In artikel 5:1 van de financiële verordening staat echter dat in specifiek benoemde gevallen een afwijking van de begroting géén begrotingsonrechtmatigheid is. Dit zou betekenen dat deze afwijkingen ook zonder een tijdig door de raad vastgestelde begrotingswijziging rechtmatig zouden zijn. De Rekeningencommissie benadrukt dat een begrotingsonrechtmatigheid alleen kan worden voorkomen door lopende het begrotingsjaar de begroting te wijzigen, omdat anders het budgetrecht van de raad in het geding komt. De Rekeningencommissie vraagt de wethouder een voorstel te doen om de formulering in artikel 5:1, zevende lid van de Algemene verordening financieel beheer en beleid gemeente Den Haag 2019 in overeenstemming te brengen met de regels van het BBV. Spelregels voor begrotingsafwijkingen: de uitbetaling van de energietoeslag heeft tot een overschrijding van de verantwoordingsgrens voor begrotingsonrechtmatigheden geleid. De Rekeningencommissie constateert dat het college deze formele begrotingsonrechtmatigheid toereikend heeft toegelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering en spreekt haar waardering daarvoor uit. Deze begrotingsonrechtmatigheid had nog voorkómen kunnen worden als vóór het einde van het jaar een begrotingswijziging was vastgesteld.

De Rekeningencommissie wil weten waarom het college in deze casus daartoe geen voorstel heeft gedaan, temeer omdat de reguliere begrotingswijziging nog relatief laat in het jaar door de raad is vastgesteld. Voorts wordt de wethouder gevraagd hoe het college voortaan wil omgaan met dreigende begrotingsonrechtmatigheden en hoe andere steden en het Rijk dat doen. De wethouder Financiën Cultuur & Economische ontwikkeling: De wethouder legt uit dat de aanpassingen in de regelgeving de afgelopen periode niet alleen in Den Haag tot de nodige verwarring heeft geleid. Het ministerie van BZK heeft toegegeven dat een uitleg over de nieuwe regelgeving eerder gegeven had moeten worden. Inmiddels is duidelijker hoe de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarstukken moet worden verwerkt. De wethouder zegt toe in het najaar een voorstel tot aanpassing van de verordening financieel beheer & beleid naar de raad te sturen. Omdat de benodigde duidelijkheid pas in 2024 werd verkregen was het niet meer mogelijk om nog een begrotingswijziging over 2023 door de raad te laten vaststellen. Het college onderzoekt hoe met potentiële begrotingsonrechtmatigheden moet worden omgegaan. Eén van de overwegingen is om aan het einde van het jaar een extra begrotingswijzigingsmoment in te voeren.

Hierover kan in september van gedachten worden gewisseld in de commissie Bestuur als over de verdere uitwerking van de contourenbrief wordt gesproken. Omdat hierover in de contourenbrief nog geen informatie was gegeven, zegt de wethouder zegt toe de raad voorafgaand daaraan een brief te sturen met daarin Pagina 5 van 17

Verslag RC-vergadering 6 juni 2024

Rekeningencommissie

een aantal scenario’s voor het voorkómen van begrotingsonrechtmatigheden. Voor inspiratie zal ook worden gekeken naar de aanpak van andere steden.

2.

Onderzoek prognosekracht begroting

De laatste jaren deden zich bij de jaarafsluiting significante voordelen voor, zelfs als de begroting laat in het lopende jaar werd aangepast. Het resultaat over het jaar 2021 was € 69,9 miljoen voordelig en in 2022 bedroeg het voordelige resultaat ten opzichte van de gewijzigde begroting € 55,1 miljoen. Over 2023 is opnieuw een positief resultaat behaald, te weten € 31,3 miljoen. Hoewel de totale omvang van het positieve resultaat afneemt, blijken vertragingen in de begrotingsuitvoering nog steeds te leiden tot onderrealisatie. In vorige collegeperiodes is veel aandacht geweest voor het terugdringen van onderbestedingen als gevolg van onder meer planningsoptimisme en te ruim begroten. Om een beter inzicht te krijgen in de factoren die van invloed zijn op de verschillen ten opzichte van de begroting heeft de Rekeningencommissie vorig jaar gevraagd dit te onderzoeken (RIS315931). Hierop heeft het college toegezegd te onderzoeken hoe de kwaliteit en de voorspellende waarde van de begroting en de tussentijdse informatievoorziening kan worden verbeterd. Daarbij zou worden gekeken naar de oorzaken van het niet besteden van alle beschikbare middelen. Het college heeft tevens toegezegd dit te betrekken bij de verdere uitwerking van de contourenbrief (RIS316629, RIS318072).

De Rekeningencommissie vraagt de wethouder voor wat betreft dit laatste specifiek inzichtelijk te maken hoe de voorgenomen investeringsbegroting zich verhoudt tot dit onderzoek en wil worden geïnformeerd over de voortgang van het onderzoek en de actualisatie van het financieel beleid. Ook wordt de wethouder gevraagd te laten weten wanneer de uitkomsten van het onderzoek tegemoet kunnen worden gezien. De wethouder Financiën Cultuur & Economische ontwikkeling: De wethouder bevestigt dat het college het belangrijk vindt om goed zicht te houden op de begrotingsuitvoering, bijvoorbeeld voor wat betreft investeringen. Dit is noodzakelijk om tijdig te kunnen bijsturen als bijvoorbeeld sprake is van een vertraging van een project. Daarnaast kan ook sprake zijn van meer inkomsten dan geraamd in de begroting. Daarom is begonnen met een intern onderzoek om beter in beeld te krijgen hoe de voorspellende waarde van de begroting verbeterd kan worden. De wethouder zegt toe de uitkomsten van het onderzoek naar de prognosekracht van de begroting uiterlijk in het derde kwartaal van 2024 naar de Rekeningencommissie te sturen. ▪

3.

Aanvullend hierop vraagt de Rekeningencommissie de wethouder in meerjarig perspectief te onderzoeken bij welke programma’s of activiteiten zich – al dan niet herhaaldelijk – onder- of overbestedingen voordoen en de oorzaken daarvan te analyseren, zodat de oorzaken voor positieve verschillen ten opzichte van de begroting zo goed mogelijk in beeld komen.

Tussentijdse afsluiting financiële administratie

De financiële afdeling heeft een proefopstelling van de balans per 30 september 2023 gemaakt. Hierop is door de Accountantsorganisatie een quick scan uitgevoerd. Daarbij is nagegaan of de aangeleverde informatie kwalitatief voldoende is en of de financiële administratie bijgewerkt en actueel is. De aangeleverde informatie was in kwalitatieve zin beter dan voorgaande jaren. De proefafsluiting zelf kan nog verder verbeterd worden. Daarbij kan gedacht worden aan analyses van balansposten, zoals ingekomen facturen die nog op een tussenrekening staan en maatregelen die ervoor zorgen dat balansposten vaker worden geactualiseerd. Nu zijn niet alle balansposities van de afzonderlijke gemeentelijke diensten tussentijds opgemaakt. Het huidige beleid voorziet er bijvoorbeeld niet in dat investeringen in onderwijshuisvesting bij de tussentijdse afsluiting geactiveerd kunnen worden. De Accountantsorganisatie adviseert om bij volgende tussentijdse afsluitingen ervoor te zorgen dat bij Pagina 6 van 17

Verslag RC-vergadering 6 juni 2024

Rekeningencommissie

diensten meer wordt geactiveerd, zodat tussentijdse controle kan plaatsvinden op desbetreffende balansposities. Hierdoor kunnen onderdelen van de jaarrekeningcontrole mogelijk naar voren worden gehaald. De Rekeningencommissie is blij dat de kwaliteit van de tussentijdse afsluiting ten opzichte van voorgaande jaren is toegenomen en vraagt het college om verder in te zetten op een uitgebreidere en diepgaandere tussentijdse afsluiting om de kwaliteit van de jaarafsluiting verder te verbeteren. De wethouder wordt gevraagd toe te lichten of en hoe voor dergelijke meeromvattende tussentijdse afsluitingen het beleid bij diensten aangepast moet worden. De wethouder Financiën Cultuur & Economische ontwikkeling: De wethouder gaat in op het doel van een tussentijdse afsluiting. Van belang is dat inzicht ontstaat in de bestedingen ten opzichte van de begroting. Ook de accountant moet een beeld kunnen krijgen van de stand van zaken. De wethouder betwijfelt of een uitbreiding naar een zogenoemde hard closure het geëigende instrument is om grip te krijgen op de situatie. Het lijkt de wethouder verstandig om ook naar het administratieve proces te kijken, in het bijzonder naar manieren die ervoor zorgen dat de administratie tussentijds is bijgewerkt. De accountant heeft in haar verslag opgemerkt dat te veel onderdelen van de administratie pas aan het eind van het jaar worden bijgewerkt.

De wethouder zou op dit aspect meer eenheid willen krijgen in de administratieve handelingen bij de diensten. De accountant zou vervolgens een oordeel kunnen geven over de kwaliteit en actualiteit van de administratie. De 9-maandsafsluiting kan dan worden benut voor een selectief tussentijds inzicht in bijvoorbeeld voorzieningen en reserves. De wethouder vreest dat met een uitbreiding van de tussentijdse afsluiting veel werk dat ook bij de jaarafsluiting nodig is dubbel zal worden gedaan. Ze wijst er verder op dat er veel druk op de totstandkoming van de jaarrekening staat om dat deze relatief vroeg in het jaar wordt gepubliceerd. Ze geeft in overweging om hiervoor meer tijd te nemen en dan minder tijd te besteden aan de behandeling van de jaarrekening door de raad. Een bijkomend punt van aandacht is dat in de huidige planning & controlcyclus het college al bezig is met de begroting voor het volgende jaar voordat de raad de voorjaarsnota en de jaarrekening heeft behandeld. De wethouder pleit ervoor de gehele cyclus in ogenschouw te nemen en ook naar alternatieven te kijken, bijvoorbeeld bij anderen gemeenten. De wethouder zegt toe om het tussentijds afsluiten verder uit te werken, conform de manier waarop de wethouder dit in de Rekeningencommissie heeft toegelicht. Daarbij wordt nagegaan welke onderdelen eerder afgesloten kunnen worden.

De Rekeningencommissie bevestigt dat dubbel werk geenszins de bedoeling is, maar dat een uitgebreidere tussentijdse afsluiting juist voor minder druk op de jaarafsluiting moet zorgen. Het biedt ook het college meer inzicht in de stand van zaken. De commissie ziet daarnaast mogelijkheden om onderdelen van de accountantscontrole naar voren te halen. Voor wat betreft het verlengen van periode voor de samenstelling van de jaarrekening en de accountantscontrole wijst de Rekeningencommissie erop dat bij een verlenging van enkele weken de laatste weken van de controle in het meireces vallen. De ervaring heeft geleerd dat de aanlevering van informatie voor de controle dan vaker stokt als gevolg van opgenomen verlof. Deze extra weken leveren dan relatief weinig op. Een nog grotere verlenging zou betekenen dat het jaarrekeningonderzoek van de Rekeningencommissie niet op de huidige wijze kan plaatsvinden. De commissie wil zich beraden op aanvaardbare alternatieven.

4.

Verbetering van de periodieke informatievoorziening

Gedurende het jaar voorafgaand aan het jaarrekeningonderzoek wordt de raad tweemaal per jaar door het college geïnformeerd over de voortgang van de begrotingsuitvoering via de 4- en 8maandsrapportages en het onderzoek van de Accountantsorganisatie daarnaar. In 2022 is geen 4maandsrapportage uitgebracht vanwege de coalitievorming en in 2023 is om vergelijkbare redenen Pagina 7 van 17

Verslag RC-vergadering 6 juni 2024

Rekeningencommissie

geen 8-maandsrapportage uitgebracht. Het college wil de planning & controlcyclus (waaronder de tussentijdse informatievoorziening) transparanter maken (zie de contourenbrief actualisatie financieel beleid, RIS314462). De Rekeningencommissie heeft begrepen dat daarbij ook de 4- en 8-maandsrapportages worden heroverwogen en wil weten wanneer een voorstel voor verbetering van de tussentijdse informatievoorziening tegemoet kan worden gezien. Bij de behandeling van de Board Letter 2023 (RIS317304) kwam naar voren dat ook andere voortgangsrapportages over de realisatie en (financiële) beheersing in 2023 afweken van de planning, waaronder rapportages als de GRIP. De Rekeningencommissie heeft het college per brief gevraagd hoe het college de tijdigheid van voorgangsrapportages wil borgen (RIS317631). Het college heeft daarop laten weten dat vertragingen in voortgangsrapportages onder meer te wijten waren aan het inwerken van de nieuwe wethouders en de prioriteiten die vervolgens op de college-agenda stonden (RIS318072). Juist bij voortgangsrapportages en periodieke verantwoordingen is tijdigheid één van de belangrijkste factoren. De Rekeningencommissie vraagt het college daarom de ‘bestuurlijke doorlooptijd’ daarvan zo veel mogelijk te optimaliseren, zodat de raad consistent van actuele voortgangsinformatie wordt voorzien.

De wethouder Financiën Cultuur & Economische ontwikkeling: De wethouder is het met de Rekeningencommissie eens dat naarmate het versturen van een voortgangsrapportage langer duurt, het risico groter wordt dat de inhoud ervan dan inmiddels achterhaald is. Ze benadrukt het belang van een efficiënt en effectief bestuurlijk proces en de bijdrage die het tijdig leveren van formele voortgangsrapportages levert aan de kwaliteit van bestuur. In de contourenbrief over de actualisatie van het financieel beleid en de daaropvolgende commissiebrief over de voortgang daarvan is aangekondigd dat het college ook de tussentijdse 4- en 8-rapportages onder de loep wil nemen, zowel voor wat betreft de inhoud als het proces. Als onderdeel daarvan wil de wethouder ook kijken naar de samenhang van de tussentijdse rapportages met de diverse voortgangsrapportages. Daarover zal de wethouder van gedachten wisselen met de commissie Bestuur in september 2024. De wethouder zegt toe dat het college erop zal toezien dat voortgangsrapportages tijdig worden verstuurd. ▪

5.

De Rekeningencommissie houdt zich aanbevolen voor een concreet voorstel of richtinggevende suggestie vanuit het college voor het verbeteren van de 4- en 8-maandsrapportages en wil daarover vervolgens graag nader met het college van gedachten wisselen.

Versterken van de interne beheersing

Sinds enkele jaren vraagt de Rekeningencommissie de aandacht van het college voor de verbetering van de interne beheersing. Naar aanleiding van het onderzoek naar de jaarrekening 2019 (RIS306303) heeft de Rekeningencommissie in de zomer van 2020 hierover een brief op hoofdlijnen ontvangen (RIS305828) van het college. In 2021 heeft het college nadere informatie gestuurd over de verbetering van de beheersorganisatie en de toenmalige stand van zaken (RIS308052). De meest recente toelichting op de voortgang van het verbeterproces heeft de Rekeningencommissie op 22 februari 2023 ontvangen (RIS314724). Bij de behandeling van de Boardletter 2023 (RIS317304) kwam naar voren dat de interne beheersing van de gemeente Den Haag is verbeterd ten opzichte van vorig jaar. Dit neemt niet weg dat er nog belangrijke aandachtspunten zijn: dit jaar zijn er twaalf nieuwe bevindingen in de boardletter bijgekomen. In het kader van de verbetering van de interne beheersing worden gemeentelijke processen herzien en beschreven, onder meer voor wat betreft rollen, taken en verantwoordelijkheden. De Pagina 8 van 17

Verslag RC-vergadering 6 juni 2024

Rekeningencommissie

Rekeningencommissie vraagt de wethouder naar de voortgang hiervan. De commissie wil weten hoe het college de voortgang van de verbeterplannen monitort en hoe hierover aan de Rekeningencommissie kan worden gerapporteerd. Daarnaast vraagt de commissie aandacht voor de toekomstbestendigheid van de verbeterplannen. In een veranderende omgeving kunnen processen aanpassing behoeven. De Rekeningencommissie vraagt de wethouder toe te lichten hoe het college ervoor zorgt dat de inrichting van de organisatie ook in de toekomst aan de doelstellingen blijft beantwoorden. Voorraadbeheer identiteitsbewijzen: de accountant heeft administratieve aansluitverschillen in de voorraden paspoorten en rijbewijzen aangetroffen die niet verklaard konden worden. Eerder waren tekortkomingen geconstateerd in de interne beheersmaatregelen voor het voorraadbeheer van identiteitsbewijzen. De Rekeningencommissie heeft de wethouder Dienstverlening, de heer Bredemeijer, gevraagd haar te informeren over de omvang van het probleem en de maatregelen die getroffen worden om het op te lossen. De commissie vraagt de wethouder Financiën toe te lichten in hoeverre de systeemverantwoordelijkheid voor fraudepreventie bij haar is belegd. Incident met kasgeld bij balies: een incident met kasgeld bij balies liet zien dat het kasbetalingenproces kwetsbaarheden kende.

Naar aanleiding hiervan is een gemeentebreed onderzoek naar kasgelden gedaan door een extern adviesbureau. De Rekeningencommissie heeft de wethouder Dienstverlening, de heer Bredemeijer, gevraagd haar te informeren over de bevindingen van dit externe onderzoek en over de opvolging van de aanbevelingen. Het college wordt gevraagd toe te lichten hoe de gesignaleerde kwetsbaarheden zijn aangepakt. Frauderisico’s: Op 19 september 2023 is een brief over de actualisatie van het frauderisicomanagement en de frauderisicoanalyse ontvangen (RIS316576). De Rekeningencommissie hecht eraan dit onderwerp ook in de toekomst zoveel mogelijk in de openbaarheid te blijven bespreken. Uit de rapportage komt naar voren dat vooral verbeteringen mogelijk zijn in proactieve forensische data-analyse. Hierbij worden de transacties en gegevens in de eigen administratie systematisch met specifieke software onderzocht op mogelijke signalen van fraude, zoals afwijkingen, inconsistenties of verdachte patronen. De Rekeningencommissie wil in het najaar van 2024 worden geïnformeerd over de voortgang van de ontwikkelingen hierin, onder meer aan de hand van concrete voorbeelden. De wethouder Financiën Cultuur & Economische ontwikkeling: De wethouder bevestigt dat het college gestaag op weg is om de interne beheersing te verbeteren.

De voortgang wordt op portefeuilleniveau met het college besproken en verantwoord via de paragraaf Bedrijfsvoering in de reguliere planning & controlcyclus. Het centraal opgepakte programma voor het verder versterken van de interne beheersing wordt nu decentraal door de diensten verder geïmplementeerd. De gerapporteerde voortgang wordt vervolgens centraal besproken. De verbeterpunten die nog niet gerealiseerd zijn, inclusief de aandachtspunten die de accountant in de Board Letter en het accountantsverslag heeft meegegeven, worden gemonitord door de afdeling regievoering. Over de voortgang daarvan wordt ook met de Accountantsorganisatie gecommuniceerd in het kader van de controle van de jaarrekening. De wethouder wordt over afwijkingen geïnformeerd. De systeemverantwoordelijkheid van de wethouder Financiën voor fraudepreventie komt erop neer dat als zich een incident voordoet de wethouder erop moet toezien dat er een voorstel voor een aanpak komt en dat dit wordt uitgevoerd. Tevens ziet zij erop toe dat wordt gewerkt conform de gemaakte afspraken zoals die in het frauderisicomodel zijn opgenomen. De uitvoering zelf en het toezicht op de voortgang daarvan is de verantwoordelijkheid voor de inhoudelijke portefeuilles. Naar aanleiding van het incident met het kasgeld bij de balies is gemeentebreed gekeken of ook bij andere diensten de interne beheersing aanscherping behoefde.

De genomen maatregelen bij de dienst Pagina 9 van 17

Verslag RC-vergadering 6 juni 2024

Rekeningencommissie

Publiekszaken zijn ook onder de aandacht gebracht bij andere diensten om de werkwijze te uniformeren. Voor wat betreft frauderisico’s is een rapportage over de voortgang van de actualisatie van het frauderisicomanagement en de frauderisicoanalyse onderhanden. De wethouder zegt toe een rapportage over de voortgang van de actualisatie van het frauderisicomanagement en de frauderisicoanalyse in het najaar van 2024 naar de Rekeningencommissie te sturen. ▪

▪

6.

De Rekeningencommissie wil de toegezegde brief over de actualisatie van frauderisicoanalyse en -management betrekken bij de behandeling van de door de wethouder Dienstverlening toegezegde stukken, te weten o de rapportage over de nulmeting van het voorraadbeheer van reisdocumenten en rijbewijzen en o het verslag van de uitkomsten van het extern uitgevoerde gemeentebrede integriteitsonderzoek naar aanleiding van het incident met kasgelden bij de balies. In de afgelopen jaren heeft het college de raad consciëntieus geïnformeerd over fraude-incidenten. De Rekeningencommissie vraagt het college naar aanleiding van dergelijke incidenten eveneens in de begroting en verantwoording toe te lichten welke kwetsbaarheden zijn gesignaleerd in de interne beheersing en welke maatregelen zijn genomen door het college.

Grondexploitaties: verantwoordelijkheidsverdeling

Om enkele bevindingen te bespreken ten aanzien van de beheersing en verslaglegging van grondexploitaties en de spelregels daarvoor, heeft de Rekeningencommissie de wethouder Volkshuisvesting, Wijken, Welzijn & Zuidwest uitgenodigd om eveneens aan de beraadslaging deel te nemen. De Rekeningencommissie vraagt de wethouder voor grondexploitatie en de wethouder Financiën of de motivatie voor de portefeuilleverdeling zoals toegelicht in de aanbiedingsbrief bij de Nota Grondbeleid 2019 (RIS302033) nog van toepassing is en hoe zich dit verhoudt tot de wijziging in de verantwoordelijkheid voor het grondbedrijf zoals die in het uitvoeringsbesluit verantwoordelijkheidsverdeling college Den Haag 2023 (RIS316770) is vermeld. De Rekeningencommissie wil met name weten of de portefeuilleverdeling in laatstgenoemd besluit naar het oordeel van het college voldoende recht doet aan de systeemverantwoordelijkheid van de wethouder Financiën aangaande risicobeheersing en financiële weerbaarheid. De wethouder Financiën Cultuur & Economische ontwikkeling: De wethouder wijst erop dat het college een gezamenlijke bestuurlijke verantwoordelijkheid heeft. Binnen het college is de wethouder grondzaken verantwoordelijk voor grondexploitaties, inclusief de daarmee samenhangende risico’s.

Vanuit haar stelselverantwoordelijkheid kijkt de wethouder Financiën hierin mee en heeft zij voorvisie op stukken voordat deze in het college worden besproken. Ambtelijk wordt de concerncontroller van informatie voorzien door de business controllers, voor wat betreft grondexploitaties is dat vanuit de dienst Stedelijke Ontwikkeling. Als bijvoorbeeld de Reserve Grondbedrijf (RGB) onder de afgesproken ondergrens komt heeft de wethouder Financiën de verantwoordelijkheid erop toe te zien dat het college voorstellen doet om deze op peil te brengen. De wethouder Volkshuisvesting, Wijken, Welzijn & Zuidwest: De wethouder onderschrijft de uiteenzetting van de wethouder Financiën. Zelf is hij als portefeuillehouder grondbedrijf verantwoordelijk voor de beleidsvoorbereiding, besluitvorming en beleidsuitvoering van de grondexploitaties, het daarmee verbonden beheer van middelen en de daarvoor gestelde kaders. Hij betrekt hier de andere portefeuillehouders bij die hierin ook een verantwoordelijkheid hebben, zoals de wethouder Stedelijke Ontwikkeling die voor een aantal Pagina 10 van 17

Verslag RC-vergadering 6 juni 2024

Rekeningencommissie

grondexploitaties in zijn ruimtelijke ordeningsgebieden beleidsinhoudelijk verantwoordelijk is. De wethouder ziet een discrepantie tussen de huidige werkwijze en eerdere besluitvorming over de portefeuilleverdeling (RIS302033) en zegt toe in de collegereactie op het Rekeningencommissierapport een voorstel te doen voor de verdeling van de verantwoordelijkheid voor enerzijds afzonderlijke grondexploitaties en anderzijds de systeemverantwoordelijkheid voor het grondbedrijf. De Rekeningencommissie wil weten wie binnen het college door de raad aangesproken kan worden op een ontoereikende reserve of verliesvoorziening. Voorts vraagt de commissie of de verantwoordelijkheid van de wethouder Financiën voor de kaders voor grondexploitaties, de Meerjarenprognose Grondexploitaties (MPG) en de Reserve Grondbedrijf, zoals deze in de aanbiedingsbrief bij de vigerende Nota Grondbeleid 2019 is vermeld, nog van toepassing is. De wethouder Financiën Cultuur & Economische ontwikkeling: De wethouder licht toe dat zij de verantwoordelijkheid heeft om te bewaken dat de Reserve Grondbedrijf en de Voorziening Negatieve Plannen niet onder het afgesproken minimum komen. Als dit wel gebeurt ziet zij erop toe dat de portefeuillehouder grondbedrijf bij de eerstvolgende begroting een voorstel doet om de reserve of voorziening aan te vullen.

Haar uitleg van de huidige verantwoordelijkheidsverdeling is dat de wethouder grondzaken binnen zijn programma verantwoordelijk is voor grondexploitaties en daarover rapporteert binnen het college. Vanuit Financiën wordt dit zowel ambtelijk als bestuurlijk gevolgd, zodat afwijkingen worden gesignaleerd. De wethouder Financiën bemoeit zich niet inhoudelijk met het beleid per grondexploitatie. Het is de verantwoordelijkheid van de portefeuillehouder grondzaken om voorstellen te doen voor het aanvullen van de Reserve Grondbedrijf. De wethouder sluit niet uit dat de huidige onduidelijkheid voortkomt uit de toenmalige combinatie van de portefeuilles Financiën en Grondzaken bij één wethouder, waarbij in de tekst onvoldoende duidelijk is gemaakt op welke van de twee portefeuilles een bepaalde verantwoordelijkheid betrekking had. De wethouder zegt toe dat het college nader onderzoekt in hoeverre de huidige praktijk in overeenstemming is met eerdere berichtgeving daarover (RIS302033) en zal vervolgens de verantwoordelijkheidsverdeling nauwkeuriger definiëren. De Rekeningencommissie vraagt zich af of met de huidige verantwoordelijkheidsverdeling voldoende rekening is gehouden met het spanningsveld tussen enerzijds beleidsambities en anderzijds bewaking van een gezonde financiële weerbaarheid.

Het college wordt gevraagd te reflecteren op de huidige checks & balances, in het bijzonder op de vraag of de huidige invulling van de verantwoordelijkheidsverdeling verstandig is. De wethouder Volkshuisvesting, Wijken, Welzijn & Zuidwest: Desgevraagd licht de wethouder toe dat de MPG en de Grondprijzenbrief onder zijn beleidsverantwoordelijkheid vallen. De wethouder zegt toe om in de reactie van het college op het Rekeningencommissierapport nader toe te lichten hoe de verantwoordelijkheden binnen het college zijn verdeeld, hoe dit is vastgelegd en hoe eerdere berichtgeving daarover zich daartoe verhoudt. Ook zal daarbij worden ingegaan op de samenloop van zijn systeemverantwoordelijkheid voor het grondbedrijf en zijn inhoudelijke betrokkenheid met de grootste grondexploitatie, namelijk Dreven, Gaarden & Zichten. Op basis daarvan kan de raad met het college van gedachten wisselen over de checks & balances. De wethouder Financiën Cultuur & Economische ontwikkeling: De wethouder geeft aan dat zij in algemene zin verantwoordelijk is voor de deugdelijkheid van de gemeentelijke financiën en zegt eveneens toe in de reactie van het college op het Rekeningencommissierapport de verantwoordelijkheidsverdeling van het college ten aanzien van grondexploitaties toe te lichten. Pagina 11 van 17

Verslag RC-vergadering 6 juni 2024

▪

7.

Rekeningencommissie

De Rekeningencommissie wil worden geïnformeerd over de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van concerncontrol in relatie tot de gemeentelijke diensten.

Board Letter en collegereactie

Voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole vindt een interimcontrole door de accountant plaats die met name gericht is op de risico’s van organisatorische procedures, systemen en processen en de beheersing daarvan. Hiervan wordt voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole verslag gedaan in managementnotities aan directeuren en sinds enige jaren ook in een boardletter aan college en Rekeningencommissie (RIS317304). Mede naar aanleiding hiervan heeft de Rekeningencommissie een brief gestuurd naar het college (RIS317631), waarop het college schriftelijk heeft gereageerd (RIS318072). Daarin merkte het college op dat het niet de gelegenheid heeft gekregen om de boardletter te bespreken en een schriftelijke reactie op te stellen. Voorts wordt gesteld dat het gebruikelijk is om het college de mogelijkheid te bieden om te reageren op de Board Letter, waarna de Board Letter en de collegereactie in twee aparte documenten gelijktijdig aan de Rekeningencommissie worden aangeboden. De Rekeningencommissie deelt de opvattingen van het college niet. De interimcontrole maakt onderdeel uit van de jaarrekeningcontrole door de accountant, waarvoor de Rekeningencommissie opdrachtgever is. De accountant stuurt haar accountantsverslag dan ook rechtstreeks naar de Rekeningencommissie, met een afschrift aan het college.

Uiteraard heeft voorafgaand daaraan tijdens de controlewerkzaamheden hoor en wederhoor plaatsgevonden door de accountant. Voor de boardletter geldt – als verslag van de interimcontrole – een vergelijkbare aanbiedingsprocedure, die zowel in voorgaande jaren als afgelopen jaar is gevolgd. Tot 2020 was het gebruikelijk dat het college vóór de vaststelling van de jaarrekening door de raad een schriftelijke reactie gaf op het Rekeningencommissierapport. In 2020 moest de gepubliceerde jaarrekening worden herzien naar aanleiding van de bevindingen uit de accountantscontrole. Het jaarrekeningonderzoek kon daardoor pas veel later worden afgerond, waardoor er geen tijd meer was voor een reactie op het rapport. Sindsdien is de collegereactie niet meer tijdig ontvangen. De Rekeningencommissie verzoekt het college om de raad dit jaar weer vóór de vaststelling van de jaarrekening van een reactie op het Rekeningencommissierapport te voorzien. De wethouder Financiën Cultuur & Economische ontwikkeling: De wethouder zegt toe dat het college zich zal inspannen om nog vóór de vaststelling van de jaarrekening een reactie op het Rekeningencommissierapport naar de raad te sturen. De wethouder benadrukt dat het college graag de gelegenheid wil krijgen om de aanbieding van de Board Letter van een reactie voorzien.

Omdat de bevindingen van de accountant bij de interimcontrole met name betrekking hebben op organisatorische risico’s en de interne beheersing vindt het college het belangrijk om over de aanbevelingen van gedachten te kunnen wisselen en de raad daarover te kunnen informeren. Voor de Rekeningencommissie is dit eveneens relevante informatie. Een dergelijke procedure is ook bij andere gemeenten niet ongebruikelijk en het college vindt het bovendien in lijn met de regels die in de controleverordening zijn vastgelegd. ▪

De Rekeningencommissie is bereid om de komende Board Letter conform het voorstel van de wethouder te behandelen en wil de werkwijze na afloop evalueren. Het college wordt gevraagd de boardletter en de collegereactie wel vlot naar de raad te sturen.

Pagina 12 van 17

Verslag RC-vergadering 6 juni 2024

B.3.

Wethouder Volkshuisvesting, Wijken, Welzijn & Zuidwest

1.

Verordening Grondexploitaties en Nota Grondbeleid

Rekeningencommissie

Naar aanleiding van het voorstel van de voorbereidingscommissie raadsonderzoek Dreven, Gaarden & Zichten (RIS313614) heeft de Rekeningencommissie het college vorig jaar gevraagd de huidige Verordening beheersregels grondexploitatie en strategisch bezit, gemeente Den Haag 2018 (hierna: de verordening) aan te passen op het BBV. Daarbij is onder meer geadviseerd om kansen en risico’s in een grondexploitatie niet met elkaar te salderen. De Rekeningencommissie merkt op dat de huidige verordening sinds begin 2018 van kracht is en na vijf jaar geactualiseerd had moeten worden. Begroten van ‘onvoorziene kosten’ Vorig jaar heeft de Rekeningencommissie de wethouder Volkshuisvesting, Wijken, Welzijn & Zuidwest gevraagd om in de verordening op te nemen dat geen posten zonder onderbouwing of berekening op een grondexploitatieproject mogen worden begroot, zoals bijvoorbeeld een stelpost voor onvoorziene kosten. Hij heeft toen laten weten dat onvoorziene kosten zich in de praktijk voordoen en dat hij daarom deze stelpost wil blijven hanteren in een grondexploitatiebegroting. Omdat dit vraagstuk zich ook bij andere gemeenten voordoet, heeft hij desgevraagd toegezegd ook na te gaan hoe andere gemeenten hiermee omgaan en een voorstel voor aanpassing van de verordening aan de commissie voor te leggen.

De Rekeningencommissie vraagt de wethouder om de bevindingen uit de vergelijking met andere gemeenten te delen. Nadien is de Rekeningencommissie schriftelijk geïnformeerd dat bekend was dat de commissie BBV werkte aan een nieuwe Notitie Grondbeleid in begroting en jaarstukken. Er is daarom gewacht op de notitie, welke op 5 december 2023 bekend gemaakt is. Toegezegd is dat in 2024 een voorstel voor een aangepaste verordening naar de raad wordt gestuurd (RIS318072). De Rekeningencommissie vraagt de wethouder toe te lichten wat de vorderingen zijn tot dusver en wanneer het voorstel door de raad tegemoet kan worden gezien. Uitsluitend begroten van toerekenbare kosten De Rekeningencommissie heeft vorig jaar tevens gevraagd in de verordening op te nemen dat in een grondexploitatie uitsluitend kosten worden geraamd die aan de grondexploitatie kunnen worden toegerekend. Ook hier wilde de wethouder dit niet in de verordening opnemen omdat deze werkwijze vanuit de uitvoering de meest pragmatische aanpak zou zijn. De wethouder heeft daarbij toegezegd ook voor dit punt te onderzoeken hoe andere gemeenten hiermee omgaan en dit als aandachtspunt mee te nemen in de uitwerking van het voor te leggen voorstel voor de aanpassing van de verordening. De Rekeningencommissie verneemt graag de bevindingen uit de vergelijking met andere gemeenten.

Investeringen in de openbare ruimte: PPT-criteria Soms kunnen investeringen in de openbare ruimte, zoals de aanleg van een ontsluitingsweg, geheel of gedeeltelijk aan een grondexploitatie worden toegerekend. Het BBV hanteert hiervoor de begrippen profijt, proportionaliteit en toerekenbaarheid (PPT) als criteria. De wethouder heeft toegezegd in de verordening op te nemen dat bij de vaststelling en actualisatie van een project inzichtelijk wordt gemaakt hoe met de PPT-criteria wordt omgegaan, zodat voortaan bij het openen en het herzien van een grondexploitatie de kwantificering van de PPT-criteria zo concreet mogelijk wordt gemaakt. Voor wat betreft het in de verordening onderbouwen van de kwantificering van het begrip ‘aanzienlijk hoger’ voor het volledig toerekenen van een investering aan een grondexploitatie heeft de wethouder voorgesteld om dit bij het voorstel voor de nieuwe verordening nader uit te werken. Daarbij zou dan ook inzichtelijk worden gemaakt hoe andere gemeenten daar mee omgaan. Ook hiervoor wordt de wethouder gevraagd de inzichten tot dusver met de Rekeningencommissie te delen.

Pagina 13 van 17

Verslag RC-vergadering 6 juni 2024

Rekeningencommissie

Herziening Nota Grondbeleid Vorig jaar liet de wethouder weten dat de Nota Grondbeleid in 2023 zou worden herzien. Mede gezien de overwegend negatieve grondexploitaties van de gemeente Den Haag wil de Rekeningencommissie weten wanneer de geactualiseerde nota Grondbeleid naar de raad wordt gestuurd. De wethouder Volkshuisvesting, Wijken, Welzijn & Zuidwest: Voor wat betreft het begroten van onvoorziene kosten in een grondexploitatie laat de wethouder weten dat nog wordt gewerkt aan een inventarisatie van de werkwijze van andere gemeenten. Er zijn nog onvoldoende referenties om een goed beeld te vormen. De commissie BBV heeft het thema ‘Onvoorzien’ helaas niet toegelicht in haar notitie Grondbeleid in begroting en jaarstukken en lijkt dit als aparte kostensoort in de grondexploitaties niet toe te staan. Maar ‘onvoorzien’ of ‘nader te detailleren’ als onderdeel van kostensoorten die naar hun aard minder goed zijn in te schatten lijken wél mogelijk, mits dat onderbouwd gebeurt. Soms zijn onvoorziene kosten ook logisch, bijvoorbeeld als een project zich in de initiatiefase bevindt. Daarnaast past de post ‘Onvoorzien’ bij de praktijk van het civieltechnisch kostenramen ‘van grof naar fijn werk’ en bij enkele standaarden die in de kostenlijst van het besluit Ruimtelijke Ordening gangbaar zijn.

Een werkwijze zou kunnen zijn dat, mocht er een post onvoorzien zijn opgenomen in een grondexploitatie, er achterliggende argumentatie dient te zijn waardoor de kosten voor de controlerend accountant navolgbaar zijn. Dit zal worden uitgewerkt in de geactualiseerde Verordening beheersregels grondexploitatie en strategisch bezit. Bij deze actualisatie worden ook de uitkomsten van de werkbespreking met de commissie Ruimte op 29 mei 2024 meegenomen. De wethouder zegt toe de werkwijze voor onvoorziene kosten op te nemen in de geactualiseerde verordening, die na de zomer naar de raad wordt gestuurd. Zo kan vanaf de programmarekening 2024 worden verantwoord conform de nieuwe verordening. In nieuw geopende of herziene grondexploitaties komen niet-toerekenbare kosten in een grondexploitatie niet meer voor. Waar mogelijk zijn deze kosten ook uit de grondexploitatiebegroting van bestaande grondexploitaties gehaald. Zoals in de Rekeningencommissievergadering van 7 juni 2023 is toegelicht is de werkwijze vanuit pragmatische overwegingen op deze manier gehanteerd. De zorgen van de Rekeningencommissie over de mogelijk verminderde transparantie zijn begrijpelijk en daarom onderzoekt het college alternatieve werkwijzen die ook werkbaar zijn in de uitvoering.

De wethouder zegt toe bij de actualisering van de verordening een voorstel te doen voor het omgaan met niet-toerekenbare kosten in een grondexploitatie. Bij nieuwe en herziene grondexploitaties worden in het raadsvoorstel de toerekeningen op basis van de PPT-criteria expliciet opgenomen en ter besluitvorming voorgelegd. Hoe de PPT-criteria toegepast moeten worden is ook opgenomen in de BBV-notitie Grondbeleid in begroting en jaarstukken. De wethouder zegt toe dat het college deze werkwijze volgt en zal opnemen in de verordening. Vanuit het verleden zijn er nog enkele grondexploitaties waar een onzekerheid bestaat over de mogelijke toerekening. In eerdere jaren is er bewust voor gekozen om deze grondexploitaties niet te ontvlechten in verband met de administratieve belasting en onduidelijkheid die dit met zich mee zou brengen. Deze grondexploitaties worden echter binnen afzienbare tijd afgewikkeld. De wethouder zegt toe dat de nieuwe Nota Grondbeleid na de zomer naar de raad wordt gestuurd. ▪

2.

De Rekeningencommissie beveelt de nieuwe Nota Grondbeleid in de aandacht van de vakcommissie aan (aandachtpunt voor de commissie Ruimte).

Weerstandsvermogen ontoereikend

De Rekeningencommissie constateert dat de Reserve Grondbedrijf na resultaatbestemming op nul staat, terwijl de minimaal benodigde weersstandscapaciteit voor risico’s bij grondexploitaties door het Pagina 14 van 17

Verslag RC-vergadering 6 juni 2024

Rekeningencommissie

college op € 43 miljoen is berekend. Voor wat betreft de consequenties hiervan beperkt het college zich tot de opmerking in de paragraaf Grondbeleid dat de thans niet bestaande weerstandscapaciteit bij de komende begroting opnieuw wordt bekeken. In de vooruitblik daarop die in de paragraaf Grondbeleid op pagina 350 in een vijfjaarsprognose wordt gegeven wordt nog steeds een tekort in de weerstandscapaciteit verwacht van minstens € 22 miljoen. De Rekeningencommissie vraagt de wethouder hoe hij weegt dat er nu in het geheel geen weerstandscapaciteit meer is voor risico’s bij grondexploitaties. De commissie wil weten of het wenselijk is dat een reeds ontoereikende weerstandscapaciteit als gevolg van de resultaatbestemming geheel naar nul wordt gebracht en of de raad hierover eerder geïnformeerd had kunnen worden. Het college wordt gevraagd toe te lichten of op basis van dit vooruitzicht niet eerder maatregelen getroffen hadden moeten worden. Gezien het huidige meerjarenperspectief vraagt de Rekeningencommissie het college zijn visie te geven op de wenselijkheid van het borgen van een toereikende weerstandscapaciteit in de komende jaren.

De wethouder Volkshuisvesting, Wijken, Welzijn & Zuidwest: De wethouder stelt dat de jaarrekening een beeld geeft van het staand beleid per 31 december 2023, waarna dan conform de verordening financieel beheer de resultaten via de resultaatsbestemming worden verwerkt. Op 1 januari 2024 was het saldo van de Reserve Grondbedrijf nul en daarmee is er geen specifieke weerstandscapaciteit meer voor de toekomstige risico’s in de grondexploitaties. Het is daarmee niet zo dat er geen weerstandscapaciteit is voor de risico’s in de grondexploitaties, maar er is geen grondexploitatiespecifieke weerstandscapaciteit. Dat is geen wenselijke situatie. Conform de gemaakte afspraken in de verordening wordt bij de programmabegroting een herstelplan voorgelegd. Verschillende acties kunnen bijdragen aan dat herstel, zoals de te maken keuzes bij het openen van grondexploitaties, een toevoeging aan de RGB vanuit de algemene middelen zoals de afgelopen jaren ook wel omgekeerd is gebeurd, of het optimaliseren van actieve grondexploitaties dan wel het maken van andere beleidskeuzes binnen projecten en het aanpassen van de kaders. Of de weerstandscapaciteit al dan niet toereikend is wordt bepaald nadat alle onttrekkingen en dotaties hebben plaatsgevonden.

Om het tekort op de weerstandscapaciteit transparant te rapporteren was het logisch om de reguliere procedure te volgen, ook als de RGB daardoor naar nul gebracht werd. Een belangrijke oorzaak voor de onttrekking uit de RGB ten behoeve van de voorziening voor negatieve plannen was de verslechtering van twee projecten, te weten het Spuikwartier en Dreven, Gaarden & Zichten (DGZ). De consequenties van deze twee ontwikkelingen op de RGB waren pas eind 2023 duidelijk en de programmarekening was het eerstvolgende rapportagemoment. De waardering van de grondexploitaties wordt geactualiseerd op basis van het vigerende projectkader. Omdat de ontwikkelingen op de projecten Spuikwartier (een hertaxatie) en DGZ (een hogere prijsindexatie) eind 2023 werden geconstateerd, worden mogelijke maatregelen nog onderzocht. Bij het Spuikwartier leidt dit onder andere tot een beoordeling van de concepttaxatie en bij DGZ worden de kostenramingen voor de aanleg van de openbare ruimte volledig vernieuwd. Op basis van de uitkomsten wordt verder nagedacht over eventuele maatregelen. De wethouder bevestigt dat ook het aanpassen van de kaders van een grondexploitatie tot de mogelijkheden behoort. In de verordening zijn criteria opgenomen die bepalen wanneer dit moet gebeuren.

De huidige portefeuille grondexploitaties heeft relatief veel verlieslatende grondexploitaties, ondanks cofinanciering van het Rijk en aanwending van Enecomiddelen. Daardoor neemt de kans toe dat de voorziening negatieve plannen vaker aangevuld zal moeten worden vanuit de RGB, bijvoorbeeld als gevolg van vertraging van een grote grondexploitatie. Ook neemt de kans af dat de RGB gevoed wordt vanuit winstgevende grondexploitaties. In de periode 2017-2022 is juist € 31,6 miljoen onttrokken aan de RGB. Het college vindt het wenselijk om bij de actualisatie van de verordening de regels voor onttrekken en doteren aan de RGB aan te passen om de weerstandscapaciteit voor grondexploitaties richting de toekomst beter te borgen. Het vaststellen van de komende begroting zal nog op basis van de huidige verordening plaatsvinden. Pagina 15 van 17

Verslag RC-vergadering 6 juni 2024

3.

Rekeningencommissie

Vroegtijdiger controle grondexploitaties

Sinds enige jaren heeft de accountant bevindingen over de beheersing van grondexploitaties. Vorig jaar moesten voor twee grondexploitaties omvangrijke correcties worden gedaan vanwege uiteenlopende interpretaties van verslaggevingsregels. Bij het (tussentijdse) onderzoek naar Dreven, Gaarden & Zichten is duidelijk geworden dat dergelijke correcties kunnen worden voorkómen als reeds gedurende het boekjaar hierop controle kan plaatsvinden door de accountant. De Rekeningencommissie heeft de wethouder vorig jaar gevraagd om met de Accountantsorganisatie afspraken te maken over een vroegtijdiger controle van grondexploitaties. Daarbij is gevraagd om grondexploitaties daar waar mogelijk al in het najaar door de accountant te laten controleren. De wethouder heeft toen laten weten dat het college ervoor openstaat om te kijken naar een vroegtijdiger accountantscontrole van grondexploitaties. De Rekeningencommissie vraagt hem om mogelijkheden om grondexploitaties reeds gedurende het jaar te laten controleren in 2024 zo veel mogelijk te benutten. De wethouder Volkshuisvesting, Wijken, Welzijn & Zuidwest: De wethouder zegt toe te onderzoeken hoe grondexploitaties vroegtijdiger door de accountant gecontroleerd kunnen worden. ▪