RIS319009 Rekeningencommissierapport 2023

30

RIS319009

7

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2023

Verbonden partijen

Eén van de permanente aandachtspunten van de Rekeningencommissie is het beheer van verbonden partijen. Deelname in een verbonden partij kan voor de gemeente een alternatief zijn voor enerzijds het zelf uitvoeren van gemeentelijke taken of anderzijds het uitbesteden van deze taken. Omdat verbonden partijen op afstand staan van de gemeente – en daarmee ook van de raad – is het van belang om voldoende checks en balances in te bouwen voor het beheersen van risico’s samenhangend met verbonden partijen. Verbonden partijen zijn participaties van zowel publiekrechtelijke als privaatrechtelijke aard en worden door het college ingezet als middel om gemeentelijk beleid te realiseren. Participaties van privaatrechtelijke aard zijn deelnemingen, stichtingen en pps-constructies (publiek-private samenwerking). Gemeenschappelijke regelingen zijn participaties van publiekrechtelijke aard. Het gaat dan om partijen waarmee de gemeente een bestuurlijke relatie onderhoudt en waarin zij tevens een financieel belang heeft. Onder bestuurlijke relatie wordt verstaan: een zetel in het bestuur en/of stemrecht. Van een financieel belang is sprake als de gemeente middelen aan de verbonden partij ter beschikking heeft gesteld die ze kwijt is in geval van faillissement van die partij, of wanneer financiële problemen bij de verbonden partij kunnen worden verhaald op de gemeente.

7.1

Jaarrapportage verbonden partijen 2021

Het college heeft op 11 januari 2024 de Jaarrapportage Verbonden Partijen 2022 (RIS317436) naar de raad gestuurd. Dit was later dan was afgesproken. De Rekeningencommissie heeft dit per brief onder de aandacht gebracht van het college (RIS317631). In de vergadering van de commissie Bestuur op 22 februari 2023 heeft de wethouder Financiën toegezegd om bij de jaarrapportage Verbonden Partijen 2022 per verbonden partij aan te geven hoe deze in de evaluatie scoorde op ieder van de vier stappen uit het toezichtskader Verbonden Partijen (RIS314651, pag. 7). De scores uit de evaluatie zijn dus opnieuw opgenomen in deze jaarrapportage. ▪ ▪

Inzichtelijkheid rapportage: de Rekeningencommissie complimenteert het college en ambtelijk apparaat met de inzichtelijkheid van de rapportage. Informatie over verbonden partijen: uit de in 2022 uitgevoerde evaluatie van verbonden partijen (RIS313870) kwamen aandachtspunten naar voren voor enkele verbonden partijen. In dit licht beoordeelt de Rekeningencommissie de informatie in de jaarrapportage over deze verbonden partijen als tamelijk summier. Mede met het oog op behandeling in de commissie Bestuur wordt het college gevraagd te bewerkstelligen dat de jaarverslagen van deze verbonden partijen – desnoods vertrouwelijk – aan de raad ter beschikking worden gesteld.

7.2

Beleidskader verbonden partijen

Op 12 maart 2024 heeft het college een herzien beleidskader voor verbonden partijen (RIS317313) naar de raad gestuurd. Hiermee is een belangrijk verbetertraject afgerond waaraan de afgelopen jaren regelmatig aandacht is besteed. De Rekeningencommissie is van mening dat het nieuwe beleidskader uitgebreid en goed leesbaar is en complimenteert het college en ambtelijk apparaat met deze verdienste.

31

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2023

8

Doelmatigheid

8.1

Definitie en afbakening

RIS319009

Doelmatigheid wordt gedefinieerd als de mate waarin het bereiken van een doel geschiedt tegen zo laag mogelijke kosten. Deze inzet van middelen kan worden uitgedrukt in termen van geld, personeel, materieel of tijd, of een combinatie hiervan. Van belang is hierbij het onderscheid tussen bedrijfsmatige doelmatigheid (prestaties ofwel output in de vorm van goederen of diensten) en doelmatigheid van beleid (de maatschappelijke effecten als gevolg van deze prestaties, ook wel outcome). Doelmatigheid van beleid behoort niet tot het onderzoeksterrein van de Rekeningencommissie, maar van de lokale Rekenkamer.

8.2

Verordening doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek

In artikel 213a van de Gemeentewet is opgenomen dat het college periodiek onderzoek verricht naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur. De kaders hiervoor zijn in 2022 geactualiseerd op het aspect van de governance en periodiciteit van de onderzoeken. Hierover is de raad op 6 juni 2023 geïnformeerd in het raadsvoorstel voor de vaststelling van de Verordening doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek Den Haag 2023 (RIS315740). De nieuwe verordening is op 5 oktober 2023 door de raad vastgesteld.

8.3

Programma Doelmatigheidsonderzoeken 2024-2025 (art. 213a)

Het college had op 9 juli 2019 voor het laatst een programma voor doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken opgesteld, te weten voor de jaren 2019 en 2020, waarin de door het college uit te voeren onderzoeken beknopt werden toegelicht (RIS 303059). Voor doelmatigheidsonderzoeken vanaf het jaar 2021 was tot dusver geen nieuw programma van het college ontvangen. De Rekeningencommissie heeft het college sindsdien herhaaldelijk gevraagd wanner een nieuw programma tegemoet kon worden gezien (RIS312533, pag. 35, RIS313803, RIS316629). Op 13 februari 2024 heeft het college het doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeksprogramma 2024-2025 (RIS318009) vastgesteld. ▪ ▪

32

Informeren van de raad: het college wordt gevraagd na afronding van een onderzoek de rapportage hierover naar de raad te sturen. Inhoud onderzoeksprogramma: de Rekeningencommissie merkt op dat het aantal voorgenomen onderzoeken weliswaar substantieel meer is dan in de afgelopen drie jaar, maar niet heel groot is in vergelijking met de vastgestelde programma’s in de jaren voorafgaand aan 2021. Ook vindt de commissie de toelichting bij de geplande onderzoeken tamelijk summier. De Rekeningencommissie mist onder meer een onderbouwing van de keuze van de onderwerpen en een toelichting op de context en de relevantie van het onderzoek. Met name bij het onderwerp ‘de attractieve stad’ heeft de Rekeningencommissie geen duidelijk beeld van wat verwacht mag worden van dit onderzoek. De Rekeningencommissie vraagt het college daarom het onderzoeksprogramma ten behoeve van de raad van een nadere toelichting te voorzien en daarbij inzichtelijk te maken hoe de verschillende begrotingsprogramma’s in de zesjaarlijkse onderzoekscyclus aan bod komen.

RIS319009

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2023

9

Sociaal domein

9.1

Kostenbeheersing Wmo & Jeugdhulp

Vanwege de uitdagingen in de kostenbeheersing van de Wmo en Jeugdhulp is in 2018 een taskforce opgericht die tot 2023 aan de Rekeningencommissie heeft gerapporteerd over de voortgang van de verbetering van de kostenbeheersing van de uitvoering van Wmo en jeugdhulp, aan de hand van vijf verbeterlijnen (RIS304269). Op 7 februari 2023 is de laatste rapportage over de kostenbeheersing Wmo & Jeugd ontvangen (RIS314510). In de reactie van het college (RIS316629) op het rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2022 (RIS315931) is op de vraag over een andere vorm van rapporteren over de kostenbeheersing van Wmo en jeugdhulp door het college toegezegd met een voorstel voor een nieuwe rapportagevorm te komen. De Rekeningencommissie heeft daarop gevraagd wanneer dit voorstel naar de Rekeningencommissie wordt gestuurd (RIS317631). Het college heeft daarop als volgt geantwoord: Voor het onderdeel Wmo wordt de halfjaarrapportage Wmo en jaarrapportage Wmo uitgebreid met financiële gegevens over de gemiddelde prijzen van Wmo voorzieningen. Deze aankondiging is gedaan bij de halfjaarrapportage (RIS317116). In de volgende rapportage worden deze gegevens opgenomen. Verdere duiding over financiële beheersing zal waar relevant worden opgenomen in de reguliere begrotingscyclus en jaarrekeningcyclus. Op deze manier worden de kernelementen uit de rapportage kostenbeheersing geborgd.

Voorgesteld wordt om hiermee deze toezegging aan de rekeningencommissie af te doen. Voor het onderdeel jeugd heeft er een werkbespreking met de Raad plaatsgevonden op 10 januari 2024 met als doel (1) heldere afspraken te maken over de rapportagebehoeften van de Raad en (2) de rapportagedruk te verminderen. Er is afgesproken dat het aantal rapportagemomenten wordt verminderd en er een betere koppeling komt tussen de inhoud en financiën. Verdere duiding over financiële beheersing wordt opgenomen in de reguliere planning- controlrapportages als de begroting en de jaarrekening en in de jaarlijkse Jaarrapportage Jeugd. M.b.t. de start van het Haags Toekomstperspectief Jeugd- en Gezinshulp worden er in 2024 voortgangsrapportages naar de Raad gestuurd en besproken in de commissie Samenleving. In 2025 worden ook deze rapportages geïntegreerd in de reguliere rapportages voor Jeugd (RIS318072). ▪

Rapportage kostenbeheersing Wmo & jeugdhulp: de Rekeningencommissie is van mening dat het college met zijn reactie (RIS318072) op enkele punten nog steeds niet de gewenste duidelijkheid verschaft. De aanvullende toezeggingen over de rapportages over de kostenbeheersing van jeugdhulp vindt de Rekeningencommissie onvoldoende concreet, onder meer voor wat betreft frequentie en inhoud. De Rekeningencommissie vraagt het college alsnog met een voorstel te komen dat SMART geformuleerd is (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden).

33

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2023

RIS319009

10 Vooruitblik 2024-2025 Tot besluit van dit rapport wordt vooruitgekeken naar de komende periode tot aan het volgende jaarrekeningonderzoek. Gedurende het onderzoek naar de jaarrekening of tijdens vergaderingen daarvóór zijn onderwerpen naar voren gekomen die de Rekeningencommissie na de zomer wil agenderen. Onderstaand zijn deze onderwerpen kort toegelicht. ▪

▪

▪

▪

▪

▪

▪

34

Actualisatie frauderisicomanagement en analyse: voor wat betreft frauderisico’s is een rapportage over de voortgang van de actualisatie van het frauderisicomanagement en de frauderisicoanalyse onderhanden. De Rekeningencommissie wil een rapportage over de voortgang van de actualisatie van het frauderisicomanagement en de frauderisicoanalyse in het najaar van 2024 agenderen (zie paragraaf 3.1.2). De Rekeningencommissie wil de toegezegde brief over de actualisatie van frauderisicoanalyse en management betrekken bij de behandeling van de door de wethouder Dienstverlening toegezegde stukken, te weten: o de rapportage over de nulmeting van het voorraadbeheer van reisdocumenten en rijbewijzen en o het verslag van de uitkomsten van het extern uitgevoerde gemeentebrede integriteitsonderzoek naar aanleiding van het incident met kasgelden bij de balies. Tussentijds afsluiten en bijwerken financiële administratie: de Rekeningencommissie wil met de accountant van gedachten wisselen over het verbeteren van de actualiteit van de financiële administratie en mogelijke uitbreiding van de tussentijdse afsluiting. Het college ziet een tussentijdse afsluiting als een middel om inzicht te krijgen in de bestedingen ten opzichte van de begroting en niet als een middel om ervoor te zorgen dat de administratie tussentijds is bijgewerkt.

De Rekeningencommissie wil onderzoeken hoe de tussentijdse afsluiting verder verbeterd kan worden en hoe de accountantscontrole kan worden gestroomlijnd. In het verlengde daarvan wil de Rekeningencommissie zich beraden op aanvaardbare alternatieven voor de planning van jaarrekening, accountantscontrole en RC-onderzoek (zie ook paragraaf 3.1.4). Onderzoek naar de prognosekracht van de begroting: het college doet een intern onderzoek naar mogelijkheden om de voorspellende waarde van de begroting te verbeteren. De Rekeningencommissie wil de uitkomsten van het onderzoek naar de prognosekracht van de begroting na de zomer agenderen (zie paragraaf 3.1.5). Collegereactie op de Board Letter: de Rekeningencommissie is bereid om de komende Board Letter conform het voorstel van de wethouder te behandelen, dat wil zeggen nadat het college daarop een schriftelijke reactie naar de Rekeningencommissie heeft gestuurd. De commissie wil de werkwijze na afloop evalueren (zie paragraaf 3.2.2). Heroverwegen 4- en 8-maandsrapportages: in de contourenbrief over de actualisatie van het financieel beleid en de daaropvolgende commissiebrief over de voortgang daarvan is aangekondigd dat het college ook de tussentijdse 4- en 8-rapportages onder de loep wil nemen, zowel voor wat betreft de inhoud als het proces.

De Rekeningencommissie wacht een voorstel of richtinggevende suggestie vanuit het college voor het verbeteren van de 4- en 8-maandsrapportages af en wil daarover vervolgens graag nader met het college van gedachten wisselen (zie paragraaf 3.2.3). Onderzoek naar grote projecten: van het college is een brief ontvangen over de resultaten, conclusies en aanbevelingen van een onderzoek naar grote projecten (RIS316009). Deze brief wordt in de aandacht van de commissie Ruimte aanbevolen. Uit het overzicht blijkt dat projecten door begrotingswijzigingen niet zelden duurder worden dan aanvankelijk de bedoeling was. Dit roept bij de Rekeningencommissie de vraag op in hoeverre het gemeentebestuur voldoende in control is bij de start van deze projecten. De Rekeningencommissie heeft opdracht aan de Accountantsorganisatie verleend (GAD/2024.06) om voor deze projecten te onderzoeken wat de aard is van de begrotingswijzigingen en om de oorzaken ervan te duiden (zie paragraaf 4.7). Proces- en projectaudits: aan de hand van een notitie van de Accountantsorganisatie (GAD/2022.163) heeft de Rekeningencommissie mogelijke onderwerpen voor audits geïnventariseerd. Na beraadslaging heeft de commissie de Accountantsorganisatie gevraagd onderzoeksvoorstellen voor te leggen voor de volgende onderwerpen.

o Weerbaarheid ondermijning: wat is de interne weerbaarheid van het ambtenarenapparaat voor ondermijning en waar zitten de kwetsbare functies?

RIS319009

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2023

Leren van fraude: wat is het lerend vermogen van de organisatie met betrekking tot fraude of integriteitsschendingen? Wat is de kwaliteit van redresplannen en hoe worden deze uitgevoerd? Is het proces van de afdoening van fraude en integriteitsmeldingen toereikend en hoe vertalen de uitkomsten daarvan zich naar verbeteringen in de interne beheersing? Beklijft de aanpak binnen de organisatie? o Beheersing van transities: de gemeente heeft steeds meer te maken met grote veranderopgaven, bijvoorbeeld de klimaattransitie. Op welke wijze beheerst zij deze grote transities? Worden deze opgaven snel genoeg opgepakt? Kunnen we leren van de ervaringen met grote transities in het recente verleden? De Rekeningencommissie vraagt de Accountantsorganisatie een onderzoeksplan hiervoor nader uit te werken. Rekenkamertoezicht gemeentelijke accountantsdiensten: op 24 maart 2023 is door de lokale Rekenkamer een brief aan de raad gestuurd waarin zij aangeven niet meer belast te willen worden met het wettelijk toezicht op de accountantsdiensten (RIS314947). De gemeentelijke accountantsorganisaties GAD en ACAM hebben hierop een reactie gegeven (ACAM-23-00349). Van de Rekenkamer is bericht ontvangen dat hierin vooralsnog geen nieuwe ontwikkelingen zijn. De Rekeningencommissie wacht nadere berichtgeving af over de uitkomsten van lopende ambtelijke besprekingen met de ministeries van Financiën en BZK.

Assessment digitale veiligheid: aan de termijnplanning wordt toegevoegd dat in het najaar van 2024 de rapportage over het assessment van de digitale veiligheid wordt geagendeerd (zie paragraaf 6.2). Werkbespreking over bescherming van persoonsgegevens: de Rekeningencommissie heeft inmiddels van het college het jaarverslag van de Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) ontvangen over de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De Rekeningencommissie wil dit na de zomer agenderen. Naast de FG als toezichthouder kent de gemeente ook een Chief Privacy Officer. De Rekeningencommissie wil ook haar uitnodigen. De brief van het college over de hercontrole van de externe privacy-audit (RIS318004) wil de commissie eveneens betrekken bij de behandeling van het jaarverslag 2023 van de Functionaris Gegevensbescherming (zie paragraaf 6.3). Verantwoordelijkheidsverdeling concern-dienstenmodel: de Rekeningencommissie wil worden geïnformeerd over de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van concerncontrol in relatie tot de gemeentelijke diensten. Deze informatiebehoefte kwam onder meer naar voren tijdens de beraadslaging over de wens om – daar waar mogelijk – grondexploitaties eerder door de accountant te laten controleren. De commissie wil dit betrekken bij een nader te plannen werkbespreking over bedrijfsvoering en interne beheersing.

Financiële taakstelling: het college heeft toegezegd in de komende begroting 2025 aan te geven hoe de taakstelling op de bedrijfsvoering wordt gerealiseerd (par. 3.1.6). De Rekeningencommissie overweegt dit na ontvangst van de daarvoor uit te werken business cases te agenderen. Nakomen van toezeggingen: de Rekeningencommissie constateert dat een substantieel deel van de toezeggingen die het college vorig jaar heeft gedaan niet volledig, niet tijdig of geheel niet zijn nagekomen. De Rekeningencommissie overweegt wethouders tussentijds uit te nodigen, indien het niet tijdig nakomen van toezeggingen daartoe aanleiding geeft. o

▪

▪ ▪

▪

▪ ▪

35