Document · PDF

RIS318207 bijlage 1 Accountantsverslag 2023

Gemeenteraad 10 juli 2024, gemeente Den HaagBij agendapunt: Accountantsverslag jaarrekening 2023 gemeente Den Haag (RIS318207)19.873 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 3

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Accountantsverslag 2023 Gemeente Den Haag

GAD/2024.10 25 april 2024 RIS nummer 318207 Spui 70, 2511 BT Den Haag Secretariaatgad@denhaag.nl www.denhaag.nl 1/48

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Voorwoord Voorwoord Oordeel en conclusies Bestuurlijke boodschappen en adviezen Rechtmatigheidsverantwoording Controlebevindingen Financiële positie Ontwikkelingen Bijlagen

Geachte leden van de gemeenteraad, Hierbij bieden wij u het accountantsverslag aan dat is opgesteld in het kader van onze controle op de jaarrekening 2023 van de gemeente Den Haag. In dit accountantsverslag zijn de belangrijkste bevindingen en conclusies uit onze controle opgenomen. Wij hebben onze controle uitgevoerd in overeenstemming met onze controleaanpak van 7 december 2023 welke is gebaseerd op onze huidige beroepsvoorschriften en methoden. Wij zijn van mening dat de reikwijdte van onze werkzaamheden en de resultaten daarvan een deugdelijke basis vormen voor ons oordeel over de jaarrekening 2023 van de gemeente Den Haag. De jaarrekening 2023, inclusief rechtmatigheidsverantwoording, van de gemeente Den Haag geeft een getrouw beeld Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarrekening 2023 van de gemeente Den Haag. Het college heeft deze jaarrekening 2023 op 23 april 2024 vastgesteld, inclusief de daarbij behorende rechtmatigheidsverantwoording. De GAD heeft de definitieve jaarrekening 2023 op 24 april 2024 ontvangen. Bij deze jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording, hebben wij op 25 april 2024 een goedkeurende controleverklaring voor het getrouwe beeld verstrekt.

Tevens bevat onze controleverklaring een rechtmatigheidsoordeel over de baten en lasten, alsmede de balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen (als bedoeld in artikel 17 van de Financiële-verhoudingswet). Het rechtmatigheidsoordeel over de specifieke uitkeringen is daarmee gelijk aan voorgaande jaren. Wij bespreken onze bevindingen met de Rekeningencommissie In de vergaderingen van de Rekeningencommissie op 15, 22 en 29 mei 2024 geven wij een nadere toelichting op ons accountantsverslag. Naast onze belangrijkste bevindingen hebben wij onze adviezen in dit accountantsverslag op uw verzoek schuin gearceerd. De inhoud van een eerdere conceptversie van dit accountantsverslag hebben wij afgestemd met de Wethouder Financiën, Cultuur en Economische ontwikkeling en stadsdeel Scheveningen, de gemeentesecretaris, het Gemeentelijk Management Team, de concerncontroller, het controllersoverleg, de business partners en de vertegenwoordigers van de ambtelijke organisatie. Wij hebben het college op 22 april 2024 schriftelijk geïnformeerd over onze voorlopige bestuurlijke boodschappen, aangevuld met een mondelinge toelichting in de collegevergadering van 23 april 2024. Indien u in de tussentijd nog vragen heeft, neem dan gerust contact met ons op.

De afronding van het jaarrekeningproces en het controleren van de jaarrekening vraagt elk jaar een aanzienlijke wederzijdse inspanning. Wij bedanken u, het college en alle betrokken medewerkers van de gemeente voor uw en hun inzet en medewerking tijdens onze controle. Met vriendelijke groet, Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag Origineel getekend door drs. C.G.A. Slotema-Tesser RA MPC CPC Gemeente accountant / Directeur GAD Den Haag, 25 april 2024

2/48

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Oordeel en conclusies Voorwoord

Goedkeurende controleverklaring

Kernpunten uit onze controle

Oordeel en conclusies Goedkeurende controleverklaring Grondslagen Materialiteit Kernpunten uit onze controle Rechtmatigheidsverantwoording Bevindingen jaarverslag en paragrafen SiSa WNT Continuïteit

Met het afgeven van onze controleverklaring op 25 april 2024 is de controle afgerond van de jaarrekening van uw gemeente, inclusief rechtmatigheidsverantwoording, SiSa-bijlage en verantwoording WNT. Als gevolg van de (gewijzigde) Gemeentewet geven wij een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening (artikel 213, lid 3, Gemeentewet), inclusief de rechtmatigheidsverantwoording opgesteld door de gemeente. Met één uitzondering voor de specifieke uitkeringen (SiSa-bijlagen) waarover wij wel een expliciet rechtmatigheidsoordeel afgeven.

Fouten, onzekerheden en reclassificaties Wij hebben de volgende bevindingen geconstateerd op basis van onze jaarrekeningcontrole 2023: ▪ Van de door ons geconstateerde fouten van € 13,2 miljoen heeft uw gemeente € 6,4 miljoen gecorrigeerd. De belangrijkste ongecorrigeerde fouten betreffen uitkeringen ten laste van de Participatiewet, waardering van grondexploitaties, materiële vaste activa en vorderingen. ▪ Wij hebben voor € 39,3 miljoen onzekerheden in de jaarrekening geconstateerd. Deze onzekerheden worden gezien hun aard niet door uw gemeente gecorrigeerd. De onzekerheden betreffen vooral de waardering van grondexploitaties, vorderingen, tussenrekeningen, schulden, voorzieningen en juistheid van de lasten. ▪ Daarnaast hebben wij voor € 26,1 miljoen aan reclassificaties (controlebevindingen zonder resultaateffect) geconstateerd, waarvan uw gemeente € 17 miljoen heeft gecorrigeerd. ▪ In de jaarrekening staan twee fouten in de tekstuele toelichting. Dit betreft de voorzieningen (op bladzijde 433 moet het bedrag niet € 2,1 miljoen zijn maar € 8,6 miljoen) én de niet in de balans opgenomen verplichtingen (waar derivaten niet volledig zijn toegelicht op bladzijde 444). Dit heeft geen materiële impact op ons oordeel, maar wij zijn wel verplicht om dit aan u te melden in verband met het getrouwe beeld.

Bestuurlijke boodschappen en adviezen Rechtmatigheidsverantwoording Controlebevindingen Financiële positie Ontwikkelingen Bijlagen

Separaat bij dit accountantsverslag ontvangt u een controleverklaring met: ▪ Een goedkeurend oordeel voor de getrouwheid van de jaarrekening, de bijbehorende rechtmatigheidsverantwoording en de verantwoording WNT. ▪ Een goedkeurend oordeel over de rechtmatigheid van de specifieke uitkeringen. Wij gaan ervan uit dat de programmarekening 2023 niet zal worden gewijzigd. Als dit wel gebeurt, dan dient het college dit onverwijld aan ons mede te delen.

Grondslagen De programmarekening 2023 van de gemeente Den Haag bestaat uit het jaarverslag en de jaarrekening. In bijlage 1 ziet u wat wij per onderdeel hebben gecontroleerd.

Materialiteit Wij hebben de jaarrekeningcontrole 2023 uitgevoerd rekening houdend met de volgende goedkeuringstoleranties, zoals opgenomen in de door u vastgestelde Controleverordening gemeente Den Haag 2014 (artikel 3a): ▪ Voor fouten is de goedkeuringstolerantie 1% van het totaal van de lasten inclusief toevoegingen aan de reserves: € 34 miljoen (2022: € 33 miljoen). ▪ Voor onzekerheden is de goedkeuringstolerantie 3% van het totaal van de lasten inclusief toevoegingen aan reserves € 102 miljoen (2022: € 99 miljoen). In artikel 3b van de Controleverordening gemeente Den Haag 2014 is opgenomen dat de toe te passen rapporteringstolerantie bij de rapportering van de bevindingen van de controle van de jaarrekening € 100.000 bedraagt.

In dit accountantsverslag zijn de belangrijkste fouten en onzekerheden nader toegelicht. Voor de (on)gecorrigeerde controleverschillen op geaggregeerd niveau verwijzen wij naar de bijlagen 2 en 3.

Rechtmatigheidsverantwoording Wij hebben de rechtmatigheidsverantwoording, als onderdeel van de jaarrekening 2023, van uw gemeente gecontroleerd. Deze controle hebben wij uitgevoerd conform de NBA Alert 48 Accountantscontrole decentrale overheden 2023 van 12 april 2024. Hierin zijn de controlestappen beschreven om te komen tot een accountantsoordeel. Wij hebben vastgesteld dat de geconstateerde totale afwijkingen (‘onrechtmatigheden’) op de drie geldende criteria de verantwoordingsgrens overschrijden. Deze afwijkingen zijn door het college adequaat verantwoord in de rechtmatigheidsverantwoording.

3/48

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Oordeel en conclusies Voorwoord

Bevindingen jaarverslag en paragrafen

Continuïteit

Oordeel en conclusies Goedkeurende controleverklaring Grondslagen Materialiteit Kernpunten uit onze controle Rechtmatigheidsverantwoording Bevindingen jaarverslag en paragrafen SiSa WNT Continuïteit

Op basis van de Nederlandse wetgeving en de Nadere Voorschriften Controleen Overige Standaarden (NVCOS) 720 onderzoeken wij tevens het jaarverslag (hoofdstuk 2) en paragrafen (hoofdstuk 3) van de programmarekening. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening.

Sinds 2022 zijn wij, als accountant, verplicht om controlewerkzaamheden uit te voeren op mogelijke risico’s die de continuïteit van de organisatie in gevaar kunnen brengen en hierover te rapporteren in onze controleverklaring.

Bestuurlijke boodschappen en adviezen Rechtmatigheidsverantwoording Controlebevindingen Financiële positie Ontwikkelingen Bijlagen

Wij hebben geen strijdigheden geconstateerd tussen de in het jaarverslag en de paragrafen opgenomen informatie en het beeld van de jaarrekening en tevens geen materiële afwijkingen gesignaleerd. Ook bevat het jaarverslag en paragrafen alle informatie die op grond van de Gemeentewet is vereist. In bijlage 4 hebben wij onze detailbevindingen ten aanzien van diverse elementen van de programmarekening 2023 van uw gemeente opgenomen.

Op basis van de verkregen controle-informatie en onze controlewerkzaamheden concluderen wij dat er naar ons oordeel geen onzekerheid van materieel belang bestaat die verband houdt met gebeurtenissen en omstandigheden die, afzonderlijk of collectief, gerede twijfel doen ontstaan over het vermogen van de gemeente om haar continuïteit te handhaven. Voor een verdere toelichting op de uitgevoerde werkzaamheden en ons oordeel verwijzen wij naar onze controleverklaring van 25 april 2024 bij de jaarrekening 2023 van de gemeente Den Haag.

SiSa Wij hebben de SiSa-bijlage gecontroleerd op basis van de Nota verwachtingen Accountantscontrole SiSa 2023. Hierbij controleren en evalueren wij de getrouwheid en de rechtmatigheid van de in de SiSa-bijlage verantwoorde gegevens (indicatoren). Voor de specifieke uitkering G 2 hebben wij een fout van € 3,8 miljoen geconstateerd welke betrekking heeft op inkomstenverrekeningen. Daarnaast hebben wij voor deze specifieke uitkering G2 een onzekerheid van € 0,3 miljoen geconstateerd in verband met de gehanteerde kostendelersnorm. De door ons geconstateerde en nietgecorrigeerde fouten en onzekerheden, die de rapporteringstolerantie per specifieke uitkering overschrijden, zijn opgenomen in de SiSa-tabel (bijlage 5).

WNT Als onderdeel van onze controle hebben wij de naleving van de Wet normering topinkomens publieke en semipublieke sector (WNT) gecontroleerd. Wij hebben tijdens onze controle geen niet-gecorrigeerde afwijkingen geïdentificeerd groter dan onze rapporteringsdrempel, die van invloed zijn op de WNT. Op grond van de wet zijn de griffier en de gemeentesecretaris aangewezen als topfunctionaris. Hun bezoldiging is juist verantwoord in de WNT-paragraaf in uw jaarrekening.

4/48

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Bestuurlijke boodschappen en adviezen Voorwoord Oordeel en conclusies Bestuurlijke boodschappen en adviezen Rechtmatigheidsverantwoording Controlebevindingen Financiële positie Ontwikkelingen Bijlagen

Rechtmatigheidsverantwoording: (nog) meer anticiperend werken Door de wijziging van de Gemeentewet heeft het college in de jaarrekening 2023 haar rechtmatigheidsverantwoording opgenomen, inclusief een toelichting in de Bedrijfsvoeringsparagraaf van de programmarekening waarin verbetermaatregelen staan. Daarmee benadrukt de gemeente zelf haar verantwoordelijkheid voor de financiële rechtmatigheid. Deze nieuwe manier van verantwoorden leidt tot voortschrijdend inzicht. Het biedt de mogelijkheid om (nog) meer anticiperend te werk te gaan om zo financiële onrechtmatigheden, naar de toekomst toe, zo veel mogelijk te kunnen beperken. Uit de gemeentelijke rechtmatigheidsverantwoording 2023 blijkt dat de geconstateerde financiële onrechtmatigheden hoger zijn dan de daarvoor met de raad afgesproken grens. De grootste begrotingsonrechtmatigheid in 2023 van uw gemeente betrof een lasten- (én baten) overschrijding voor de energietoeslag waarvoor geen begrotingswijziging is aangemaakt, maar waarover de raad medio oktober 2023 is geïnformeerd. Daarnaast zijn net als in voorgaande jaren sommige inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed. Bij begrotingsonrechtmatigheden zijn overschrijdingen van de lasten en investeringen op basis van de Gemeentewet onrechtmatig, maar wel acceptabel als dit in vooraf vastgesteld beleid, zoals uw financiële verordening, is afgesproken.

Andere begrotingsafwijkingen zoals overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van lasten zijn, zo lang deze tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid en tijdig aan de raad zijn gemeld (vanwege hun budgetrecht), niet per definitie onrechtmatig. Wij adviseren u om deze tussentijdse reparatiemogelijkheden verder te verkennen om de begrotingsonrechtmatigheden, naar de toekomst toe, zo veel mogelijk te kunnen beperken. De rechtmatigheidsverantwoording biedt een basis voor een constructieve dialoog tussen het college en de raad over de geconstateerde bevindingen en voorgestelde verbeteringen. De beoogde actualisatie van de planning en control cyclus, zoals opgenomen in de contourenbrief, kan hieraan bijdragen. Wij denken daarbij in het bijzonder aan de tussentijdse rapportages.

Blijvend versterken van de organisatie De centralisatie van diverse bedrijfsvoeringstaken binnen de gemeentelijke organisatie om te komen tot een grotere uniformiteit en efficiency van processen is het afgelopen jaar verder voortgezet. Uw gemeente werkt daarbij intensief aan het inregelen van deze nieuwe organisatie en daarbij passende werkwijzen en verantwoordelijkheidsverdeling. Het praktisch toepassen en borgen hiervan vergt inspanning en vasthoudendheid van uw gemeente om deze transitie te realiseren. Daarbij wijzigen verwachtingen, eisen en omstandigheden continue. Het is daarom belangrijk om periodiek te monitoren of de beoogde inrichting blijft volstaan in deze veranderende omgeving. Wij adviseren om te beoordelen of deze periodieke monitoring adequaat is geborgd in de gemeentelijke organisatie. Het doel is immers te komen tot een solide en wendbare organisatie, waarin de dienstverlening aan burgers verder wordt geoptimaliseerd en de bedrijfsvoering daar zo effectief mogelijk aan bijdraagt. Ambitieuze deadline bijna behaald De ambitieuze beoogde tijdlijn van de gemeente voor de jaarafsluiting en onze accountantscontrole is, in goede samenwerking met de gemeentelijke organisatie, (bijna) gerealiseerd. Belangrijke factoren daarbij zijn geweest: ▪ Verbeteringen in de kwaliteit van de centrale financiële administratie.

▪ Tijdige afstemming met de directie Middelen en Control, de inzet van regievoering en periodieke voortgangsgesprekken met de diensten en controllers waardoor de gemeente tijdiger acties heeft ondernomen om vertragingen en onduidelijkheden te beperken. ▪ De verbeterde oplevering van controledocumentatie door de gemeente, onder meer door het vorig jaar ingevoerde workflow systeem en het toenemend gebruik van zogenoemde ‘position papers’ waarin belangrijke aannames en schattingselementen voor specifieke jaarrekeningposten door diensten worden toegelicht. De verbeterpunten uit het jaarafsluitingsproces en onze controle daarop zullen wij binnenkort met de direct betrokken medewerkers van uw gemeente evalueren zodat wij hier samen van kunnen leren. Wij beschouwen dit als een gezamenlijke ambitie met uw gemeente waardoor mijlpalen worden gerealiseerd en teleurstellingen worden voorkomen.

5/48

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Rechtmatigheidsverantwoording Voorwoord Oordeel en conclusies Bestuurlijke boodschappen en adviezen Rechtmatigheidsverantwoording Controlebevindingen Financiële positie Ontwikkelingen Bijlagen

Nog meer anticiperend werken om onrechtmatigheden te beperken Wetgeving rechtmatigheid Tot 2023 gaf de gemeenteaccountant op basis van de Gemeentewet een oordeel over zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid. Door de wijziging van de Gemeentewet geeft de accountant nog uitsluitend een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording door het college (artikel 213, lid 3 van de Gemeentewet). Hiervoor geldt de volgende uitzondering: de accountant geeft in de controleverklaring alleen nog een rechtmatigheidsoordeel over de baten en lasten, alsmede de balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen (artikel 17 van de Financiële-verhoudingswet). De wet- en regelgeving die relevant is voor de controle van en oordeelsvorming over de jaarrekeningen van gemeenten betreft het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (hierna: BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (hierna: Bado). De aanpassingen van het BBV en het Bado zijn door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), door omstandigheden, niet tijdig doorgevoerd. Dat laat onverlet dat de uitgangpunten voor de rechtmatigheidsverantwoording en de accountantscontrole al wel besloten liggen in de aanpassingen in de Gemeentewet.

Op basis hiervan geeft de gemeenteaccountant alleen nog een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording. Het ministerie van BZK (Nieuwsbrief IBI nr. 123), commissie BBV (Kadernota rechtmatigheid 2023 geactualiseerd) en de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA Alert 48) hebben, gezien de bijzondere omstandigheden, recent daartoe aanwijzingen gegeven. Het college en de gemeenteaccountant van de gemeente Den Haag hebben deze aanwijzingen opgevolgd. Verantwoordings- en rapportagegrens De raad heeft voor het college de verantwoordings- en rapportagegrens vastgesteld. De verantwoordingsgrens bedraagt 1% van de totale lasten inclusief mutaties in de reserves en is daarmee voor 2023 vastgesteld op € 34,4 miljoen. De verantwoordingsgrens heeft het college gehanteerd bij het opmaken van de rechtmatigheidsverantwoording en de uiteindelijke conclusie daaromtrent. Aanvullend zijn in de paragraaf Bedrijfsvoering van de programmarekening afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording die de rapportagegrens van € 0,9 miljoen overschrijden nader toegelicht (inclusief

maatregelen ter voorkoming in de toekomst). De rapportagegrens bepaalt de diepgang van de toelichting in de paragraaf Bedrijfsvoering. Normenkader Het college heeft het van toepassing zijnde normenkader in kaart gebracht. Dit normenkader is door de raad vastgesteld (RIS317056). Wij hebben vastgesteld dat dit normenkader onderdeel uitmaakt van de grondslagen om te komen tot de rechtmatigheidsverantwoording en de toelichtingen in de paragraaf Bedrijfsvoering. Daarnaast hebben wij vastgesteld dat het college de algemene verordening financieel beheer en beleid gemeente Den Haag 2019 en de controleverordening 2014 heeft geactualiseerd. Deze zijn door de raad vastgesteld. In de financiële verordening zijn eveneens specifieke richtlijnen opgenomen over de wijze waarop het college om dient te gaan met begrotingsafwijkingen. Deze komen hierna nader aan bod. Bevindingen rechtmatigheidsverantwoording Het college van de gemeente Den Haag heeft de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening over 2023 opgenomen, rekening houdend met de verantwoordingsgrens die met de raad is afgesproken. Wij hebben deze rechtmatigheidsverantwoording, als onderdeel van de jaarrekening 2023, gecontroleerd. Deze controle hebben wij uitgevoerd conform de NBA Alert 48 Accountantscontrole decentrale overheden 2023 van 12 april 2024.

Wij hebben vastgesteld dat de geconstateerde totale afwijkingen (‘onrechtmatigheden’) op de drie geldende criteria de verantwoordingsgrens overschrijden. Hieronder volgt per criterium een toelichting: A. Begrotingscriterium Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten, lasten en balansmutaties, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en de hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). Uitgangspunt hiervoor is het niveau waarop de raad de budgetten in de begroting en bij investeringen geautoriseerd heeft. In de begroting zijn de bedragen voor de lasten en baten vermeld die door de raad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting. De raad en het college hebben afspraken gemaakt in welke situatie lastenoverschrijdingen onrechtmatig maar acceptabel zijn (lastenoverschrijdingen zijn en blijven onrechtmatig, maar zijn onder voorwaarden acceptabel wat betekent dat het college deze niet hoeft toe te 6/48

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Rechtmatigheidsverantwoording Voorwoord Oordeel en conclusies Bestuurlijke boodschappen en adviezen Rechtmatigheidsverantwoording Controlebevindingen Financiële positie Ontwikkelingen Bijlagen

lichten in de paragraaf Bedrijfsvoering). Wij hebben vastgesteld dat het college specifieke werkzaamheden heeft uitgevoerd ten aanzien van het begrotingscriterium, bestaande uit controle op programma- en kredietoverschrijdingen. Begrotingswijzigingen moeten volgens de Gemeentewet tijdens het jaar zelf nog door de raad worden vastgesteld. Overschrijdingen van de lasten en overschrijdingen van investeringsbudgetten (kredieten) zijn op basis van de Gemeentewet onrechtmatig. Bij onze oordeelsvorming hebben wij dan ook deze bepalingen van de Gemeentewet gevolgd. Er is sprake van een begrotingsoverschrijding van lasten bij de programma’s 7 Werk en Inkomen, 10 Sport, 12 Mobiliteit, 14 Stadsdelen, Integratie en Dienstverlening, 15 Financiën en 16 Overhead (totaal: € 44,2 miljoen). De grootste begrotingsonrechtmatigheid in 2023 van uw gemeente betrof een lasten- (én baten) overschrijding voor de energietoeslag waarvoor geen begrotingswijziging is aangemaakt, maar waarover de raad medio oktober 2023 (RIS316808) is geïnformeerd. Voor de overschrijdingen geldt dat deze volgens het college grotendeels passen binnen het vooraf gestelde beleid (€ 42,6 miljoen) en daarmee voldoen aan artikel 5.1.7 van de algemene verordening financieel beheer en beleid gemeente Den Haag 2019. Op programmaniveau is geen sprake van overschrijdingen voor investeringskredieten.

Andere begrotingsafwijkingen zoals overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van lasten en baten zijn op zichzelf niet onrechtmatig. Deze kunnen volgens de Kadernota rechtmatigheid 2023 alleen onrechtmatig zijn als die niet ‘tijdig’ tot een begrotingswijziging hebben geleid of ‘te laat’ aan de raad zijn gemeld. Het college heeft in haar programmarekening 2023 alle andere begrotingsafwijkingen per programma toegelicht en daarmee invulling gegeven aan voorschriften uit de Kadernota rechtmatigheid 2023. Wij adviseren u om de tussentijdse reparatiemogelijkheden verder te verkennen om de begrotingsonrechtmatigheden, naar de toekomst toe, zo veel mogelijk te kunnen beperken. Wij hebben vastgesteld dat de rechmatigheidsverantwoording voor wat betreft het begrotingscriterium getrouw is. B. Voorwaardencriterium De eisen voor het voorwaardencriterium zijn afkomstig uit de relevante wet- en regelgeving zoals opgenomen in het normenkader. De voorwaarden die direct van invloed zijn op de verslaggeving c.q. het getrouwe beeld van de

jaarrekening worden niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Denk hierbij aan grenzen voor het activeren van investeringen, afschrijvingstermijnen, omgang met reserves en voorzieningen en dergelijke. In haar rechtmatigheidsverantwoording rapporteert het college over inkopen die ten onrechte niet Europees zijn aanbesteed (€ 15,2 miljoen). Wij constateren dat deze rechtmatigheidsfouten hoger zijn dan vorig jaar toen deze fouten nog onderdeel uitmaakten van onze controleverklaring. Aan de geconstateerde aanbestedingsfouten liggen de volgende redenen ten grondslag: 1. Afwijkingen die doorlopen vanuit voorgaande jaren. 2. Opdrachten waarbij de waarde en/of looptijd is overschreden. 3. Opdrachten die in aard homogeen zijn, maar niet zijn samengevoegd. In de paragraaf Bedrijfsvoering geeft het college aan verbetermaatregelen in het inkoopproces te zullen treffen. Wij hebben vastgesteld dat de rechmatigheidsverantwoording voor wat betreft het voorwaardencriterium getrouw is. C. Misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium Van misbruik is altijd sprake bij het onrechtmatig gebruiken van een regeling/faciliteit die de overheid biedt. Bij het bestrijden van misbruik passen beheersmaatregelen zoals misbruikpreventie, handhaving, misbruik- en fraudeopsporing en sancties. Oneigenlijk gebruik is in strijd met de bedoelingen van de wettelijke bepalingen.

Het college rapporteert in haar rechtmatigheidsverantwoording geen bijzonderheden over dit criterium. Wel hebben wij oneigenlijk gebruik binnen het waarderingsprogramma voor mantelzorgers en vrijwilligers meegewogen in ons oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. Deze bevinding behandelen wij onder ‘Controlebevindingen, sociaal domein’. Wij hebben vastgesteld dat de rechmatigheidsverantwoording voor wat betreft het criterium misbruik- en oneigenlijk gebruik getrouw is. Bevindingen paragraaf Bedrijfsvoering In de paragraaf Bedrijfsvoering van de programmarekening zijn afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording die de rapportagegrens van € 0,9 miljoen overschrijden nader toegelicht. Wij hebben geen strijdigheden geconstateerd tussen de in de paragraaf Bedrijfsvoering opgenomen informatie over de rechtmatigheidsverantwoording. 7/48

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Controlebevindingen Voorwoord

Sociaal domein

Oordeel en conclusies

Stijgende lasten Jeugdzorg en Wmo De gezamenlijke netto lasten van Wmo en Jeugdzorg zijn circa € 10,8 miljoen lager dan begroot, maar aanzienlijk hoger dan in 2022 op het onderdeel zorgkosten, zoals uit onderstaande tabel blijkt (bedragen exclusief toevoegingen en onttrekkingen aan reserves).

Bestuurlijke boodschappen en adviezen Rechtmatigheidsverantwoording Controlebevindingen Sociaal domein Fysiek domein Publiek domein Bedrijfsvoering IT & Cyber security Fraude Single Information Single Audit (SiSa) Financiële positie Ontwikkelingen Bijlagen

Programma 8 (x € 1.000) Lasten Baten Saldo excl. reserves

Realisatie 2022 € 665.619 (€ 130.661) € 534.958

Begroting 2023 € 752.924 (€ 147.518) € 605.406

Realisatie 2023 € 729.897 (€ 135.323) € 594.574

Deze stijging past in de trend van de afgelopen jaren en is vooral het gevolg van toenemende vergrijzing, prijsindexaties Jeugd en toename in aantal jeugdcliënten. Indien deze trend zich voortzet zullen de zorgkosten een steeds groter beslag leggen op de gemeentelijke begroting. Met het oog op de geplande bezuinigingen op de rijksbijdragen vanaf 2027 adviseren wij de gemeente de lasten tijdiger te monitoren en te analyseren. Wij denken daarbij vooral aan de gevolgen van de nieuwe inkoopsystematiek voor Jeugd (2024 en verder). Zorgindicaties Wmo-indicaties worden sinds 2023 in de Client Volg Systeem (CVS) applicatie geregistreerd en toegekend. In onze controle hebben wij geconstateerd dat de gemeente het zogenoemde ‘meer-ogen’ principe niet meer toepast bij de toekenning van indicaties. De gemeente heeft gekozen voor ‘soft controls’ zoals het opleiden van casemanagers, die met voldoende senioriteit zelfstandig en zonder tussenkomst van collega’s indicaties kunnen verlenen. Het toepassen van ’soft controls’ kan effectief zijn als voldoende rekening wordt gehouden met de kwetsbaarheid voor fouten. Wij adviseren de gemeente bij het (her)inrichten van processen rekening te houden met deze risico’s zodat een goede en bewuste keuze kan worden gemaakt.

Prestatielevering Jeugd en Wmo (Zorg in natura) Om inzicht te krijgen in de werkelijke zorgkosten en hierover achteraf voldoende zekerheid te verkrijgen, heeft de gemeente zorgaanbieders verplicht om bij bestedingen groter dan € 100.000 voor Wmo en groter dan € 250.000 voor Jeugd de betreffende productieverantwoording te laten voorzien van een controleverklaring. Voor bestedingen van € 9,9 miljoen (voor Jeugd € 8,2 miljoen en voor Wmo € 1,7 miljoen) heeft uw gemeente geen productieverantwoording met controleverklaring ontvangen of is er geen sprake van een goedkeurende controleverklaring bij de productieverantwoording. In deze gevallen kan de gemeente de feitelijke levering van zorg (nog) niet vaststellen, waardoor wij een onzekerheid constateren van € 9,9 miljoen (2022: € 1,8 miljoen), zie nr. 12 bijlage 3. In onze eerdere rapportages hebben wij het risico aangekaart dat de gemeente voor de verantwoording van de bestedingen van sociaal domein in hoge mate afhankelijk is van de productieverantwoordingen van zorgaanbieders. De late beschikbaarheid hiervan kan leiden tot financiële onzekerheden (zie onze voorgaande controlebevinding). Samen met uw gemeente willen wij overleggen welke activiteiten ondernomen kunnen worden om de afhankelijkheid van zorgaanbieders en het risico van prestatielevering te beperken voor 2024 en verder. Wij zien hierin ook een rol voor Internal Audit.

Daarnaast is de gemeente momenteel bezig met de doorontwikkeling van de Haagse jeugdhulpzorg. Onderdeel hiervan is de invoering van taakgerichte bekostiging in 2024 en verder. Belangrijk daarbij is of de gemeente de verantwoordingsinformatie tijdig en volledig van haar samenwerkingspartners ontvangt alsmede de mogelijke implicaties voor de (accountants-)controle. In onze Board Letter 2024 zullen wij hier nader over rapporteren. Persoonsgebonden budget (PGB) De PGB-bestedingen zijn (verplicht) belegd bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB). De accountant van de SVB heeft – net als in voorgaande jaren – bij de PGB-opgaven voor Jeugd en Wmo over 2023 een controleverklaring met beperking verstrekt. De PGB-bestedingen over 2023, volgens de opgave van de SVB, zijn € 12 miljoen (2022: € 11,1 miljoen). Hiervan is een bedrag van € 0,2 miljoen als fout (getrouwheid) aangemerkt (zie nr. 12 bijlage 3). Dit betreft bestedingen waarbij uitbetaling plaatsvindt zonder een ingediende factuur, overeenkomstig de geldende procedure binnen de SVB. Voor de PGB8/48

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Controlebevindingen Voorwoord Oordeel en conclusies Bestuurlijke boodschappen en adviezen Rechtmatigheidsverantwoording Controlebevindingen Sociaal domein Fysiek domein Publiek domein Bedrijfsvoering IT & Cyber security Fraude Single Information Single Audit (SiSa) Financiële positie Ontwikkelingen Bijlagen

bestedingen waar geen declaratie aan ten grondslag ligt (de ‘maandloners’), is nader onderzoek door uw gemeente uitgevoerd bij een representatief aantal gebruikers. Dit onderzoek leidt bij ons niet tot verdere bevindingen. Waarderingsprogramma mantelzorg In 2023 is misbruik gemaakt van het waarderingsprogramma mantelzorgers en vrijwilligers. De gemeente heeft in 2023 € 2,5 miljoen aan waarderingsbonnen verstrekt aan mantelzorgers en vrijwilligers. Hiervan is bij € 0,4 miljoen een vermoeden van oneigenlijk gebruik geconstateerd. Bovendien kan voor € 1,2 miljoen niet worden vastgesteld of de verstrekking van waarderingsbonnen rechtmatig was, dan wel dat er sprake was van oneigenlijk gebruik (zie nr. 4 bijlage 3). Deze kwestie is toegelicht in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de programmarekening waarin wij ons kunnen vinden. Vastgestelde subsidies Achterstand subsidievaststellingen vanwege invoering CVS Sinds 2022 wordt de applicatie CVS gebruikt bij de verstrekking van subsidies door het centraal subsidiebureau van OCW. Door de implementatie van CVS heeft uw gemeente een achterstand opgelopen in de vaststelling van subsidies. Om deze achterstand in te lopen is een aantal maatregelen genomen. Deze maatregelen hebben ertoe geleid dat de gemeente voor € 480 miljoen aan subsidies over 2023 en eerder heeft vastgesteld.

Daarmee stellen wij vast dat een substantieel deel van de achterstand inmiddels is ingelopen. Wel concluderen wij dat er eind 2023 nog niet vastgestelde subsidies uit voorgaande jaren openstaan, ter grootte van € 112 miljoen. Omdat een verstrekte subsidie lager of conform verleend bedrag vastgesteld kan worden, heeft de vertraging in de vaststellingstermijnen mogelijk impact op de stand van de vorderingen in de jaarrekening 2023. Op basis van ervaringscijfers schatten wij deze impact op een mogelijk te lage vorderingenstand in op circa € 3,3 miljoen (2022: € 8,0 miljoen). Dit bedrag merken wij als onzeker aan (zie nr. 3 bijlage 3).

Sociale uitkeringen Daling van uitkeringslasten De uitkeringslasten (bijzondere bijstand, IOAW, IOAZ, Participatiewet) zijn gedaald van € 496 miljoen in 2022 naar € 466 miljoen in 2023. De daling wordt vooral veroorzaakt door de energietoeslag over 2023 die gedeeltelijk al in 2022 is uitgekeerd (€ 500 per huishouden). Uitkeringen voor levensonderhoud De controle van uitkeringen voor levensonderhoud leidt tot geprojecteerde getrouwheidsfouten van € 3,8 miljoen en een geprojecteerde onzekerheid van € 0,3 miljoen (zie nr. 10 bijlage 3). De fouten en de onzekerheid bedragen meer dan in 2022. Wij rekenen dit in tegenstelling tot voorgaande boekjaren uitsluitend toe aan de getrouwheid. Uit analyse van deze foutentoename is gebleken dat de gemeente achter loopt in de afwikkeling van signalen en werkopdrachten. Deze achterstanden hebben niet alleen financiële gevolgen voor de jaarrekening maar kunnen burgers tevens in financiële problemen brengen als deze vorderingen laat bekend worden. SZW (h)erkent dit risico en gaat aan de slag om de kwaliteit en de tijdige afwikkeling van signalen te verbeteren.

Tot slot wordt de beslistermijn van 12 weken bij de subsidieverstrekkingen in de meeste gevallen niet gehaald. De termijn van 12 weken is gebaseerd op artikel 10, lid 2 van de Algemene Subsidie Verordening Den Haag 2020. Een mogelijk risico is dat de gesubsideerde activiteiten te laat van start gaan en/of gesubsideerde instellingen financieel in de knel komen. Wij benadrukken daarom het belang van de tijdige afhandeling van subsidieverzoeken. 9/48

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Controlebevindingen Voorwoord

Fysiek domein

Oordeel en conclusies

Voorraden onderhanden werk: grondexploitaties Grondbeleid en waarderingssystematiek Het huidige grondbeleid van de gemeente Den Haag is in de programmarekening in paragraaf 3.8 ‘Grondbeleid’ inzichtelijk uitgewerkt. Daarbij worden de volgende drie instrumenten toegelicht: ▪ actief grondbeleid via eigen grondexploitaties; ▪ faciliterend grondbeleid; ▪ samenwerking met verbonden partijen. Onze controle leidt alleen voor eigen grondexploitaties tot bevindingen.

De waardering van de voorraad onderhanden werk, waaronder de bouwgronden in exploitatie (grondexploitatie) is gezien zijn aard onderhevig aan (grote) onzekerheden. De nog te realiseren baten (2023: circa 175 miljoen) en lasten (2023: circa € 264 miljoen) vormen samen met de boekwaarde de basis voor de waardering in de jaarrekening en daarmee het verwachte resultaat bij het afsluiten van de projecten. Deze waardering leidt tot een voorziening indien het college verwacht dat het project verlieslatend is, en tot (tussentijdse) winstneming bij een verwachte winst. Voor de waardering van de grondexploitatie dienen gemeenten per individueel project te bepalen of de boekwaarde, aangevuld met de in de toekomst nog te realiseren kosten en opbrengsten, redelijkerwijs kan worden terugverdiend. Daarnaast zijn grondexploitaties vaak langlopende projecten en hierdoor gevoelig voor prijsontwikkelingen. Aanvullend worden gemeenten geconfronteerd met diverse macroeconomische uitdagingen, zoals de woningbouwopgave, klimaattransitie (verduurzaming en stikstofproblematiek), een toename van het tekort aan (bouw)materiaal, rijksbeleid en een oplopende inflatie en rente. Deze genoemde uitdagingen maken het waarderingsvraagstuk van de grondexploitaties complex vanwege toegenomen onzekerheden.

Ontwikkeling waardering actieve eigen grondexploitaties Het aantal actieve eigen grondexploitaties is in 2023 gedaald naar 24 (2022: 36) door twaalf (partieel) afgesloten grondexploitaties. Deze daling is ook zichtbaar in de waarde van de gemeentelijke grondexploitatieportefeuille van € 191,6 miljoen vorig jaar naar € 153,9 miljoen eind 2023. In 2023 zijn geen nieuwe grondexploitaties door de raad goedgekeurd. Op termijn zullen de

uitgifte opbrengsten grondexploitaties, vanwege een kleinere grondexploitatieportefeuille, van uw gemeente afnemen. Per grondexploitatie stelt de gemeente een risicoprofiel op voor de project specifieke- en marktrisico’s. Met behulp van de risicoprofielen van de eigen grondexploitaties en die van verbonden partijen wordt de benodigde weerstandscapaciteit berekend. De benodigde weerstandscapaciteit per ultimo 2023 is door de gemeente berekend op € 42,9 miljoen (2022: € 38,3 miljoen). Het huidige beschikbare weerstandsvermogen in de Reserve Grondbedrijf bedraagt € 30,7 miljoen. Daarmee laat deze reserve vóór resultaatbestemming een tekort zien van € 12,2 miljoen. Ontwikkeling parameters grondexploitaties De waardering van de grondexploitaties is voor een groot deel afhankelijk van de gemaakte inschattingen van toekomstige kosten en opbrengstenstijging. Aan deze schattingen liggen parameters en uitgangspunten ten grondslag. Hierbij worden diverse onafhankelijke bronnen gebruikt; CBS, Metafoor etcetera. De parameters zijn op onderdelen gewijzigd ten opzichte van vorig jaar en zijn, over de jaarschijven, evenwichtig door de gemeente bepaald zoals in onderstaande tabel is toegelicht. De door de gemeente gehanteerde indexen komen verder overeen met de eerdergenoemde onafhankelijke bronnen. Parameter

2023

2022

Prijsindex kosten (Civieltechnische kosten)

●

Prijsindex opbrengsten (uitgifte)

●

● Controleverschil

● Voorzichtig

Toelichting De gehanteerde parameter voor de prijsindex civieltechnische kosten over 2023 is 5% (2022: 15%) of 13% (2022: 7%); evenwichtig over de twee jaarschijven. De gehanteerde parameter voor de prijsindex opbrengsten over 2023 is 0% (2022: 3%) voor vrije sector wonen en 2% voor sociaal wonen (2022: 2%). ● Evenwichtig ● Optimistisch

10/48

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Bevindingen grondexploitaties De controle van de grondexploitaties leidt enerzijds tot vergelijkbare bevindingen zoals in de afgelopen jaren, waaronder: ▪ Het toerekenen van investeringen aan de grondexploitaties is onzeker voor een bedrag van € 1,7 miljoen (2022: € 6,6 miljoen), omdat niet aantoonbaar is voldaan aan de BBV-criteria van Proportionaliteit, Profijt en Toerekenbaarheid (PPT). Dit betreft, het Spuikwartier Fase 2 en 3 voor € 1,4 miljoen en de Grotiusplaats voor € 0,3 miljoen (zie nr. 2 bijlage 3). ▪ Daarnaast geldt dat bij de grondexploitatie Den Haag Nieuw Centraal een bedrag van € 0,9 miljoen aan kosten te weinig aan de grondexploitatie is toegerekend. Dit leidt tot een getrouwheidsfout (zie nr. 2 bijlage 3). Volgens de gemeente wordt deze fout in 2024 hersteld. ▪ In de programmarekening 2023 staan twee opstallen onder het grondexploitatieproject ‘Laakhaven HS’ met een boekwaarde van circa € 2,7 miljoen. Dit geldt ook voor de grondexploitatie ‘Ketelstraat’ voor circa € 0,9 miljoen. Dit leidt er tevens toe dat de voorziening negatieve plannen € 3,6 miljoen hoger moet zijn omdat de betreffende opstallen onterecht in de balansverkorting zijn meegenomen. Volgens uw gemeente zullen de betreffende opstallen niet meer worden uitgegeven.

Deze activa dienen daarom volgens ons overgeheveld te worden van de balanspost ‘Voorraden onderhanden werk’ naar de balanspost ‘Materiële Vaste Activa’ per ultimo 2023 (zie nr. 13 bijlage 3). Anderzijds hebben wij enkele nieuwe bevindingen op de grondexploitaties, waaronder op Dreven Gaarden Zichten (DGZ). Dit is een omvangrijke en langdurige grondexploitatie die zich in de beginfase van de uitvoering bevindt. Zo heeft in 2023 een eerste gronduitgifte plaatsgevonden. Daarnaast is deze grondexploitatie negatief bijgesteld met circa € 15 miljoen. Per ultimo 2023 heeft DGZ een verwacht nadelig saldo van circa € 45 miljoen en legt daarmee een groot beslag op de voorziening negatieve plannen. De eerste gronduitgifte leverde aanzienlijk minder opbrengsten op; circa € 1,3 miljoen ten opzichte van de prognose van circa € 5,3 miljoen. Ook de toekomstige opbrengsten en kosten kennen, gezien de marktontwikkelingen, belangrijke onzekerheden. Voor de baten bedragen de onzekerheden volgens onze berekening circa € 7,7 miljoen. Voor een vergelijkbaar bedrag heeft uw gemeente rekening gehouden met een projectrisico van 50% en in de Reserve

Grondbedrijf (RGB) voorzien. De negatieve bijbestelling van circa € 15 miljoen betreft hoofdzakelijk verwachte meerkosten voor sloop, sanering en civieltechnische kosten. Van deze meerkosten heeft uw gemeente circa € 6,0 miljoen niet aannemelijk kunnen maken. De onzekerheden voor de opbrengsten en onzekerheden voor de kosten zijn daarmee redelijk vergelijkbaar en heffen elkaar per saldo op. Wij adviseren het college om het gehele grondexploitatieproject in 2024 te actualiseren. Bovenstaande onzekerheden moeten gelezen worden in ogenschouw nemend dat er voor het college, met instemming door de raad, nog sturingsmogelijkheden zijn binnen het project. Actualisatie kaders fysiek domein In onze eerdere accountantsverslagen hebben wij gerapporteerd over verslaggevingstechnische aanscherpingen in de kaders. Dit betreft de aanpassingen in: de Verordening beheersregels grondexploitaties en strategisch bezit 2018, de actualisatie van de Grondprijzenbrief 2020 én de actualisatie van de Nota Vastgoed 2013. De Grondprijzenbrief heeft uw gemeente per eind 2023 geactualiseerd. Het college heeft aan u toegezegd om vòòr 1 mei 2024 de Nota Vastgoed voor te leggen ter actualisatie (RIS316667).

De resterende verordening zal door de gemeente aangescherpt worden voor de normering van de zogenaamde PPT-criteria (Proportionaliteit, Profijt, Toerekenbaarheid), het partieel afsluiten en de frequentie van het uitbrengen van de Meerjarige Prognose Grondexploitaties. Wij adviseren de raad om toezicht te houden op de naleving van de toezegging van het college. Materiële vaste activa Inkoop-BTW Amare In ons accountantsverslag 2021 hebben wij gerapporteerd over een verschil van inzicht van uw gemeente met de Rijksbelastingdienst. De gemeente heeft bij de bouw geopteerd voor verhuurplus waardoor de inkoop-BTW op de investering kon worden gevorderd. De Rijksbelastingdienst is het niet eens met deze handelswijze. De consequentie hiervan kan zijn dat in de toekomst de BTW alsnog moet worden betaald en geactiveerd (circa € 11 miljoen). Eind december 2023 heeft de gemeente beroepschriften voor de Stichting Amare bij de Rechtbank ingediend. Aanvullend voert de gemeente momenteel gesprekken met de Rijksbelastingdienst over een compromisvoorstel van de gemeente én de Stichting Amare. 11/48

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Onderwijshuisvesting In de jaarrekening 2023 is voor circa € 28 miljoen aan investeringen in onderwijshuisvesting verantwoord, waarvan circa € 15 miljoen een voorboeking betrof. Wij constateren dat de voorboekingen over 2023 een grote omvang hebben. Een beter alternatief is dat de scholen periodiek hun declaraties (met onderbouwing) bij de gemeente indienen, opdat deze tijdig worden beoordeeld en verwerkt in de jaarrekening. Een declaratie geeft meer zekerheid over de prestatie dan een opgave aan het einde van het jaar met de nog te declareren kosten. Wij adviseren zorg te dragen voor het tijdig indienen van declaraties en indien noodzakelijk de ‘Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs gemeente Den Haag’ hierop aan te passen. SiSa In verband met eerdere vragen inzake de SiSa-regeling Woningbouwimpuls hebben het ministerie van BZK en de commissie BBV een toelichting uitgebracht waarin staat beschreven welke methodiek dient te worden gehanteerd bij toerekening van de Wbi-subsidie. In onze controle hebben wij geconstateerd dat de gemeentelijke organisatie (DSO) een andere methodiek toepast. De hieruitvolgende onzekerheid in de overlopende passiva bedraagt € 1,9 miljoen (zie nr. 8 bijlage 3). Dit leidt niet tot een onzekerheid in de SiSabijlage.

12/48

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Controlebevindingen Voorwoord

Publiek domein

Oordeel en conclusies

Voorraadbeheer identiteitsbewijzen Tijdens onze controle hebben wij administratieve aansluitverschillen in de voorraden identiteitsbewijzen (paspoorten, ID en rijbewijzen) aangetroffen die niet geheel verklaard konden worden. Wij adviseren om extra aandacht te hebben voor het voorraadbeheer van identiteitsbewijzen om het risico op onregelmatigheden met dergelijke waardedocumenten te mitigeren.

Kasgelden balies Ten aanzien van deze kasbetalingen bij de balies is in 2023 een incident geweest dat kwetsbaarheden in de opzet van het kasbetalingenproces heeft blootgelegd. Dit incident heeft geleid tot aanpassingen van de betreffende kasprocedure en tot een gemeentebreed onderzoek naar kasgelden. Wij verzoeken de hierin getroffen adviezen op te volgen. Voornoemde controlebevindingen zijn ruimschoots onder de rapporteringstolerantie en vinden derhalve geen weerslag in de gerapporteerde controleverschillen. Wel zijn beide bevindingen risicovol voor de integriteit van uw organisatie als geheel.

13/48

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Controlebevindingen Voorwoord

Bedrijfsvoering

Oordeel en conclusies

In onze Board Letter 2023 hebben wij aangegeven dat de interne beheersing binnen het domein Bedrijfsvoering zichtbaar is verbeterd op de processen Inkopen, Aanbestedingen en Betalingen. Desondanks hebben wij tijdens onze jaareindecontrole onderstaande bevindingen geconstateerd bij de inkopen.

Inkopen Meer focus op actualisatie contractadministratie Wij hebben tijdens onze controle op de inkoopkosten ook geconstateerd dat niet alle relevante contractdocumentatie, zoals nadere overeenkomsten en indexatieafspraken, wordt opgenomen in de contractenadministratie. Het niet volledig opnemen van alle relevante contractdocumentatie is essentieel zodat mogelijke fouten, zoals onjuiste tarieven en het niet naleven van leveringsafspraken, in het inkoopproces tijdig kunnen worden voorkomen. Bij onze steekproefcontrole op de inkoopkosten hebben wij vastgesteld dat een tarievenlijst ontbreekt om de factuur te controleren (Ambulancedienst/OCW). Deze bevinding heeft op basis van onze steekproefaanpak geleid tot een geprojecteerde onzekerheid van € 6,6 miljoen (zie nr. 11 bijlage 3). Onze overige controles hebben niet tot materiële bevindingen geleid. Inmiddels heeft de gemeentelijke organisatie acties ingezet om het contractbeheer en management te versterken en te uniformeren. Uit onze controle komen eveneens formele (rechtmatigheids)bevindingen naar voren. Die hebben nog geen directe financiële impact. Zo hebben wij tijdens onze controle vastgesteld dat de gemeentelijke organisatie niet altijd beschikt over de tweezijdig ondertekende contracten, naast gunningsbrieven of inkooporders.

Hierdoor is onvoldoende duidelijk of en in hoeverre de afspraken door zowel de leverancier als de gemeente geaccepteerd zijn. Een niet ondertekend contract kan leiden tot juridische en financiële risico’s. Wij adviseren de gemeentelijke organisatie om nadere waarborgen in het IBBproces in te bouwen zodat een volledige en rechtsgeldige contractadministratie wordt gevoerd. Prestatieverklaring blijft aandachtspunt Vanaf 1 mei 2023 draait uw gemeente met het herziene proces Inkopen Bestellen en Betalen (hierna: IBB). Bij de implementatie van het IBB-proces is het verplicht geworden om bij een factuurbedrag vanaf € 1.000 de prestatie te verklaren (toe te lichten) en om een bewijsstuk van de prestatieverklaring toe

te voegen in de financiële administratie (Oracle) of te verwijzen naar de locatie waar deze gearchiveerd is. Wij hebben een controle uitgevoerd op de inkoopkosten, specifiek gericht op de overige bedrijfskosten, onder meer op de beschikbaarheid van prestatieverklaringen. Net als vorig jaar blijkt uit onze controle dat bewijsstukken van de prestatieverklaring vaak niet direct beschikbaar zijn in Oracle en daarbuiten. Wij constateren dat de lijnorganisatie bij het betaalbaar stellen van facturen beperkte aandacht heeft voor het archiveren van bewijsstukken van prestatieverklaringen. Om de juistheid van de geleverde prestatie vast te stellen blijkt uit onze controle dat de bewijslast alleen met veel inspanning is te achterhalen. Hieruit volgen overigens geen onzekerheden of fouten ten aanzien van prestatieverklaringen. Wel adviseren wij de gemeente om het bewijsstuk van de prestatieverklaring meer in te bedden in het primair proces zodat de tweede lijn hierop gericht kan monitoren en sturen. Financiële administratie Tijdigheid afboeken tussenrekening (NIKTB) Net als voorgaande jaren is de tussenrekening met ontvangen facturen niet volledig en tijdig afgeboekt. Hierdoor is van het saldo op de tussenrekening per ultimo boekjaar onzeker op welke wijze de lasten 2023 over de verschillende programma’s en taakvelden verdeeld moeten worden.

Omdat deze vertraging jaarlijks optreedt, is hier vooral sprake van een (geprojecteerde) onzekerheid die wij geraamd hebben op € 5,9 miljoen (afwijking 2022: € 6,3 miljoen), zie nr. 5 bijlage 3). Onzekerheid in reservering nog te ontvangen facturen (voorboekingen) Bij de jaarafsluiting stelt de gemeentelijke organisatie een reservering op voor nog te ontvangen facturen, oftewel voorboekingen. Op basis van onze controle constateren wij dat deze reservering te hoog kan zijn. De hieruit volgende (geprojecteerde) onzekerheid bedraagt € 5,7 miljoen (afwijking 2022: € 2,4 miljoen), zie nr. 7 bijlage 3. Beide onzekerheden zijn een praktisch gevolg van het door de gemeente gehanteerde administratieve verwerkingsproces.

14/48

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Activering mobiele apparaten In 2023 wijzigt de gemeentelijke organisatie haar bestendige gedragslijn door de aankoop van mobiele telefoons te activeren. Vergelijkbare mobiele apparaten zoals laptops zijn vanwege praktische redenen in 2023 niet geactiveerd door uw gemeente. Dit heeft geleid tot een controlebevinding (fout van circa € 1,1 miljoen), zie nr. 1 bijlage 3. Wij adviseren uw gemeente om vanaf 2024 een toekomstbestendige gedragslijn volgens bestaande verslaggevingsregelgeving te hanteren voor vergelijkbare activa. Blijvend versterken van de organisatie De centralisatie van diverse bedrijfsvoeringstaken binnen de gemeentelijke organisatie om te komen tot een grotere uniformiteit en efficiency van processen is het afgelopen jaar verder voortgezet. Uw gemeente werkt daarbij intensief aan het inregelen van deze nieuwe organisatie en daarbij passende werkwijzen en verantwoordelijkheidsverdeling. Het praktisch toepassen en borgen hiervan vergt inspanning en vasthoudendheid van uw gemeente om deze transitie te realiseren. Daarbij wijzigen verwachtingen, eisen en omstandigheden continue. Het is daarom belangrijk om periodiek te monitoren of de beoogde inrichting blijft volstaan in deze veranderende omgeving. Wij adviseren om te beoordelen of deze periodieke monitoring adequaat is geborgd in de gemeentelijke organisatie.

Het doel is immers te komen tot een solide en wendbare organisatie, waarin de dienstverlening aan burgers verder wordt geoptimaliseerd en de bedrijfsvoering daar zo effectief mogelijk aan bijdraagt.

15/48

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Controlebevindingen Voorwoord

IT & cyber security

Oordeel en conclusies

Ontoereikende werking general IT-controls leidt tot aanvullende werkzaamheden In onze Board Letter kondigden wij aan in het accountantsverslag terug te komen op de general IT controls. Wij hebben zeven applicaties, waaronder drie Key2-applicaties, betrokken. Aanvullend op de twee al tijdens de interimcontrole in opzet en bestaan getoetste applicaties hebben wij tijdens de eindejaarscontrole ook de werking gecontroleerd, vanwege hun directe impact op belangrijke financiële transactiestromen. Dit betreft het Enterprise Resource Planning-pakket, namelijk Oracle Enterprise Business Suite (Oracle EBS), als onderdeel van het financieel proces, en het Client Volg Systeem (CVS) als onderdeel van het subsidieverstrekkingsproces. De overige vijf applicaties zijn tijdens de eindejaarscontrole alleen op opzet en bestaan getoetst vanwege een beperktere impact op de jaarrekeningcontrole 2023.

Conclusies per IT-beheersingsaspect voor de controle 2023: Applicatie

Bijlagen

Wijzigingsbeheer

Logische toegangsbeveiliging Authenticatie

Continuïteit

Autorisatie

Opzet, Bestaan en Werking Oracle EBS (FIN) CVS (Subsidies)

Key2Betalingen Key2Burgerzaken Key2Vergunningen IBS2000 Socrates

● ●

● ● Opzet en Bestaan

● ●

●

Wij hebben vastgesteld dat voor de CVS-applicatie niet alle wijzigingen zichtbaar formeel getest en goedgekeurd worden. Ook is de monitoring beperkt op het technisch beheer dat is ondergebracht bij externe dienstverleners. Deze bevindingen hebben geleid tot wijzigingen in onze controleaanpak. Voor de vijf applicaties die zijn getoetst op opzet en bestaan, hebben wij verschillende bevindingen geconstateerd, variërend van uitzonderingen rondom autorisatiematrixen tot beperkte monitoring rondom back-up & herstel. Deze bevindingen zijn teruggekoppeld aan de betreffende diensten, maar hebben niet geleid tot aanpassingen in onze controleaanpak. Voortgang in cyber security noodzakelijk In het accountantsverslag 2022 en de Board Letter 2023 hebben wij gerapporteerd over de uitkomsten van ons NIST cyber security assessment. Op basis van dit assessment met de focus op de domeinen identificeren, reageren en herstellen, hebben wij een aantal bevindingen geconstateerd waar verbetering nodig is. Onze bevindingen zijn in lijn met de gemeentelijke bevindingen in de paragraaf Bedrijfsvoering van de programmarekening 2023. Tot medio maart 2024 was er nog geen sprake van gerealiseerde verbeteringen. De beoogde assessment op basis van het volledige NIST raamwerk hebben wij vanwege onze eerdere bevindingen nog niet uitgevoerd.

Binnen uw gemeente constateren wij een gebrek aan regie en toezicht om verbeteringen op cyber security te realiseren. Vanwege het toenemende belang van cyber security vinden wij de invoering van noodzakelijke verbeteringen te langzaam gaan en daarmee risicovol. Om de cyber weerbaarheid van uw gemeente te verbeteren achten wij meer bestuurlijke aandacht op de voortgang noodzakelijk zodat verbetering zichtbaar opgepakt wordt. Deze bestuurlijke betrokkenheid sluit aan op maatregelen die volgens de Cyber Security Raad (CSR) getroffen moeten worden om cyberrisico’s te mitigeren.

Legenda: = ● = Beheerst ● Deels beheerst ● = Niet beheerst

16/48

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag

Fraude

Verantwoordelijkheden Het onderwerp fraude wordt in de praktijk onlosmakelijk verbonden aan de werkzaamheden van de accountant. Desondanks ligt de primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en het detecteren van fraude bij het college, onder toezicht van de raad. Onze verantwoordelijkheid is om een redelijke mate van zekerheid te geven dat de jaarrekening (als geheel genomen) vrij is van materiële onjuistheden, ongeacht of deze worden veroorzaakt door fraude of door fouten. Wij gaan dus niet actief op zoek naar fraude, maar signaleren (fraude)risico’s voorafgaand aan onze controle en reageren op signalen van fraude gedurende de uitvoering van onze controle. Als gevolg van de inherente beperkingen van elke controle zal er, ondanks alle inspanningen, altijd sprake zijn van een zeer beperkte kans dat materiële onjuistheden toch in de jaarrekening onopgemerkt blijven. Beeldvorming Fraude is geen wettelijk begrip en blijft op een bepaalde manier ongrijpbaar. De beeldvorming rondom fraude is daarbij vaak beperkt tot het onrechtmatig onttrekken van waarde, lees diefstal, maar omvat ons inziens binnen uw gemeente veel meer aspecten. Waarde laat zich immers niet altijd uitdrukken in geld.

Denk bijvoorbeeld aan belangen voortvloeiend uit het oneigenlijk verlenen van rechten en/of vergunningen, het oneigenlijk kwijtschelden van verplichtingen of het oneigenlijk gebruik van informatie. Fraude kan derhalve kwantitatief en/of kwalitatief van aard zijn. Deze aspecten zijn in onze frauderisicoanalyse meegenomen. Frauderisicomanagement Wij hebben kennisgenomen van de rapportage over de actualisatie van het frauderisicomanagement en de frauderisicoanalyse zoals opgesteld door de gemeentelijke organisatie en deze vergeleken met onze eigen observaties. Uw gemeente heeft een adequaat proces ingericht voor de registratie van meldingen van vermoeden van fraude en/of integriteitsschendingen. Bureau integriteit draagt primair zorg voor de opvolging en de afwikkeling van deze meldingen. De gemeentelijke frauderisicoanalyse biedt volgens ons gedegen inzicht in de frauderisico’s die uw gemeente loopt. Hierdoor is het risico op een afwijking van materieel belang in de jaarrekening als gevolg van fraude met de huidige getroffen beheersingsmaatregelen in opzet voldoende beperkt. Deze

analyse behoeft echter jaarlijkse actualisatie als regulier onderdeel in het gemeentebrede risicomanagement proces. Betrokkenheid Wij zijn dit controlejaar door de gemeentelijke organisatie vaker betrokken bij relevante fraudesignalen. Naast het leveren van adequate ondersteuning hebben we ook de eventuele impact op de verantwoording tijdig kunnen inschatten. Een goed voorbeeld hiervan is de ondersteuning die de GAD heeft geboden om de aard en de omvang van het misbruik in kaart te brengen inzake het waarderingsprogramma mantelzorgers en vrijwilligers. Zie hiervoor ook onze controlebevindingen over deze kwestie. Controleaanpak Wij hebben voor het opstellen van onze controleaanpak en het uitvoeren van de controlewerkzaamheden in het kader van fraude wederom gebruik gemaakt van een forensische specialist. De GAD maakt zelf een inschatting van de frauderisico’s binnen uw gemeente en vormt zich een beeld over de controlemaatregelen van de interne beheersing die de organisatie heeft getroffen om mogelijke fraudes en/of niet naleving van wet- en regelgeving van materieel belang te voorkomen. Deze inschatting is uitgevoerd aan de hand van fraudekenmerken: gelegenheid, druk en rationalisatie afgezet tegen de impact en de kans.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/14116277/1