RIS315740 Bijlage 1 Adviesrapport governance 213a onderzoeken

Gezien de situatie in andere G4-gemeenten (waaronder Utrecht) en de huidige praktijk in Den Haag is het logisch om de huidige Haagse praktijk te formaliseren in plaats van te veranderen. Dit komt tevens tegemoet aan de bredere wens van stakeholders om het DMO-proces explicieter en eenduidiger te maken. Binnen de G4 gemeenten wordt verschillend gedacht over wie verantwoordelijk is voor de monitoring van de opvolging van aanbevelingen. In de gemeente Den Haag is hierover een passage opgenomen in het Uitvoeringsbesluit Audit Committee: ‘Het audit committee ziet toe op de implementatie van de door het college geaccordeerde aanbevelingen bij doelmatigheid- en doeltreffendheids-onderzoeken’ (Gemeente Den Haag, 2004). De feitelijke situatie is nu dat, bijvoorbeeld voor het DMO IT (RIS310181), de gemeenteraad via de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarrekening op de hoogte wordt gehouden van de voortgang van de implementatie van de aanbevelingen. De concerncontroller ziet vanuit zijn rol bij DMO’s toe op de inhoud van de paragraaf bedrijfsvoering op dit punt (Gemeente Den Haag, 2019a en 2019b).10 In Amsterdam ziet men monitoring als belangrijk onderdeel van de doorontwikkeling van het instrument 213a-onderzoeken. In de praktijk is het zicht onvolledig op de mate waarin de penvoerder van de ambtelijke reactie de aanbevelingen implementeert (Interview gemeente Amsterdam).

Het eerder benoemde follow-up onderzoek in Rotterdam heeft mede tot doel ‘vast 10

Specifiek gaat het om artikel 3.17 lid 1 van de Organisatieregeling en om artikel 2.4 lid 1 van het Uitvoeringsbesluit concernkaderstelling, planning en control.

21

Actualisering kaders en richtlijnen ex. 213a gemeentewet (Doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek) Adviesrapport

te stellen dat de verbeteringen (aanbevelingen) zijn doorgevoerd’ (Gemeente Rotterdam, 2018, p. 10). Hiermee is follow-up onderzoek een vorm van monitoring, die bij de onderzoeksafdeling is belegd. In het Utrechtse auditcharter is een generieke bepaling (voor 213a-onderzoek en audits) opgenomen over monitoring. Indien sprake is van ‘significante vertraging in de ambtelijke organisatie ten aanzien van het opvolgen van aanbevelingen’ dient dit vermeld te worden in een halfjaarlijkse rapportage van de manager concernaudit aan de concerndirectie en het college (Gemeente Utrecht, 2021a). De (praktische) monitoring is hier dus belegd bij de manager concernaudit en het toezicht bij de concerndirectie en het college. Voorkeursoptie GDH deelaspect ‘monitoring en toezicht aanbevelingen’ Concerncontroller rapporteert aan GS, GS rapporteert aan GMT. Evenals de implementatie van de aanbevelingen is dit punt tijdens de stakeholdergesprekken beperkt aan de orde gekomen. De voorkeursoptie ligt in het verlengde van de rol die de concerncontroller nu al heeft bij de rapportage over DMO’s en is consistent met de grotere rol van het GMT bij DMO’s zoals die op andere deelaspecten wordt geadviseerd. 2.3.7

Deelaspect: Inhoudelijke focus onderzoeken

In de verordening van de gemeente Den Haag staat opgenomen dat DMO’s zich moeten richten op beleidsdoorlichtingen, oftewel ‘evaluatieonderzoeken ex-post op het niveau van een algemene of operationele doelstelling van een beleidsprogramma’, waarbij tenminste ingegaan dient te worden op ‘nut en noodzaak van het betreffende beleidsprogramma’ (Gemeente Den Haag, 2008). De praktijk wijst uit dat de focus van de uitgevoerde (niet de geprogrammeerde) onderzoeken in de gemeente Den Haag ligt op financiën en bedrijfsvoering. Tabel 6 geeft een overzicht van uitgevoerde onderzoeken vanaf 2014. Jaar 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021

Onderwerpen Brede buurtscholen (RIS269971) Onderbesteding (RIS294725), Externe inhuur (RIS294327), Sourcing IDC (RIS294553) Update Onderbesteding (RIS297147), Apparaat Stedelijke Ontwikkeling (RIS298648) Telefonische dienstverlening (RIS298842), Bestemmingsreserves (RIS300781) IT financiën (RIS310181), Werkgeversimago (n.t.b.), Financiële risico’s (n.t.b.) Tabel 6: onderwerpen uitgevoerde 213a-onderzoeken Den Haag 2014-heden

Uit voorgaande lijst blijkt dat sinds 2014 van de 11 onderzoeken er 3 zijn waarbij naar buiten wordt gekeken: brede buurtscholen; telefonische dienstverlening en; werkgeverschapsimago. Alleen het onderzoek naar brede buurtscholen gaat over beleid in de stad. Deze thematische focus lijkt -tenminste binnen de G4 gemeenten- uniek voor Den Haag. Voor Amsterdam geldt dat onderzoeken zich richten op ‘stedelijke kwesties’. In de governance van team beleidsonderzoek (uitvoerders 213a-onderzoek) is hierover het volgende vastgelegd:

22

Actualisering kaders en richtlijnen ex. 213a gemeentewet (Doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek) Adviesrapport

‘We onderzoeken welke bijdrage het beleid levert aan het behalen van de stedelijke doelstellingen. Onderzoeksonderwerpen overstijgen veelal de focus van één directie en hebben aandacht voor integraliteit, samenwerking en samenhang. Een onderzoeksonderwerp is geschikt wanneer er maatschappelijke of politieke aandacht voor is, wanneer er financiële belangen en beleidsmatige risico’s mee gemoeid zijn en er kans is op nieuwe inzichten’ (Gemeente Amsterdam, 2021). In Amsterdam benadrukt men ook dat de 213a-onderzoeken vooral gericht zijn op verbetering voor de toekomst en dat er, meer dan in geval van (operational) audits, vooruit wordt gekeken (Interview gemeente Amsterdam). Voor Rotterdam geldt net als Amsterdam dat men benadrukt dat onderzoeken gericht zijn op leren en verbeteren voor de toekomst. Men doet dus liefst vooraf en tussentijds onderzoek, in plaats van achteraf, in die zin dat een beleid of project nog in ontwikkeling is (Interview gemeente Rotterdam). De onderzoeken zijn in Rotterdam qua thematiek niet beperkt tot stedelijk beleid, zo blijkt uit de verordening ex. artikel 213a: ‘Jaarlijks wordt de doeltreffendheid en/of doelmatigheid van één of meerdere (delen van) programma’s en/of paragrafen en/of één of meerdere concernprocessen/-producten onderzocht’ (Gemeente Rotterdam, 2015).

Het Rotterdamse auditprogramma bevat voor 2021 vijf onderwerpen, waarvan twee direct zijn ingegeven door de actualiteit: ‘de menselijke maat’ en ‘digitale veiligheid’. Het onderzoek naar de ‘menselijke maat’ gaat over de dienstverlening van de gemeente en in hoeverre deze adequaat inspeelt op signalen van burgers (Gemeente Rotterdam, 2021). Het Rotterdamse programma kende in 2020 de volgende actuele thema’s: ‘digitalisering van de stad’, ‘continuïteitsmanagement’ en ‘flexibele organisatie’ (Gemeente Rotterdam, 2020). De respondenten van de gemeente Utrecht geven aan dat bij 213a-onderzoek afgesproken is dat de volgende factoren doorslaggevend zijn bij de selectie van onderzoeksthema’s: • Spreiding over de 10 hoofdopgaven; • Betekenis voor de bewoners van de stad zodat de inwoners, organisaties of instellingen betrokken kunnen worden in het onderzoek; en • Op het betreffende beleidsveld is een bewonersaudit of een anderszins vernieuwende aanpak mogelijk. Het 213a-onderzoek in Utrecht is verder gericht op het achterhalen van meetbare resultaten. Indien nog een verkenning van het beleidsveld plaatsvindt acht men de tijd nog niet rijp voor het uitvoeren van 213a-onderzoek (Interview gemeente Utrecht). Voor de periode april 2021-maart 2022 staan er twee onderzoeken gepland naar twee stedelijke opgaven: ‘Veerkracht en gelijke kansen’ en ‘Woningmarkt in balans’.

In 2018 en 2019 zijn 213a-onderzoeken uitgevoerd naar de opgaven ‘Werk voor iedereen’ en ‘Duurzame energie voor iedereen’ (Gemeente Utrecht, 2021b). Voor de overige gemeenten (Almere, Eindhoven, Groningen) is alleen voor Groningen een openbaar onderzoeksplan aangetroffen. In de onderzoeksplannen van 2018 t/m 2020 zijn de volgende thema’s opgenomen: uitvoering sociale werkvoorziening, verbeterplan n.a.v. aanbevelingen accountant bij jaarrekening, harmonisatie beleid en regelgeving (na herindeling), stapeling van hulp en ondersteuning in het sociaal domein, kostendekkendheid privaat- en publiekrechtelijke tarieven (Gemeente Groningen, 2017, 2018 en 2019a).

23

Actualisering kaders en richtlijnen ex. 213a gemeentewet (Doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek) Adviesrapport

Voorkeursoptie GDH ‘inhoudelijke focus onderzoeken’ Combinatie van beleid en bedrijfsvoering Qua inhoudelijke focus van de onderzoeken hebben interne respondenten géén duidelijke voorkeur uitgesproken voor ofwel beleid ofwel bedrijfsvoering. In paragraaf 2.1 is aan bod gekomen dat in de gemeentewet tevens benoemd wordt dat zowel beleid in de stad als interne bedrijfsvoering onderzocht dienen te worden. De voorkeursoptie sluit dus tevens het beste aan bij de gemeentewet.

2.4

Beleving onderzoekers

Naast de ‘harde’ aspecten van 213a-onderzoeken die hiervoor aan de orde zijn gekomen, is tijdens de externe interviews ook gevraagd naar de beleving van de onderzoekers. Voor de gemeente Den Haag geldt dat de onderzoekers het meest recente DMO (Financiële Risico’s) als positief ervaren hebben, zowel qua proces als qua inhoud. Een verklaring hiervoor is de samenstelling en het commitment van de stuurgroep, met als voorzitter een Haagse beleidsdirecteur op een ander thema dan het onderzochte en als andere leden de concerncontroller en een externe expert. Daarnaast is ook de klankbordgroep waardevol geweest tijdens de uitvoering van het onderzoek. Tot slot is sprake geweest van een beperkte scope (scherp afgebakend) die in een vroeg stadium is vastgesteld. Een aandachtspunt bij het onderzoek was wel het grote aantal afstemmomenten met zowel stuurgroep als klankbordgroep (11). Beperking hiervan kan zowel de werklast van de onderzoekers als de doorlooptijd verder bekorten. Vanuit Amsterdam benoemt men als grootste pluspunt van het werken als 213a-onderzoeker de mogelijkheid om verschillende stedelijke kwesties te onderzoeken en het beleid voor de stad te verbeteren. Men benoemt hierbij ook dat het vooruitkijken met de onderzoeken goed wordt ontvangen bij collega’s en dat men dus aan de slag wil met de onderzoeken.

Als aandachtspunt benoemt Amsterdam de samenstelling van het werkprogramma. Men heeft in het verleden hinder ondervonden door overlap in onderzoeksthema’s en op behoeften die niet aansloten op onderzoeksthema’s. Als pijnpunt noemt men ook een uitgebreide afstemming voorafgaand aan het onderzoek, waardoor de start vertraging kan oplopen (Interview gemeente Amsterdam). Vanuit Rotterdam wordt gewezen op twee zaken die van groot belang zijn om onderzoeken op een zinvolle en motiverende manier uit te kunnen voeren. Ten eerste is het loskoppelen van cyclische en niet-cyclische werkzaamheden van belang. Voorheen was er in Rotterdam geen strikte scheiding tussen financial audit en concernaudit. Dit betekende dat in de praktijk de werkzaamheden gekoppeld aan de P&C-cyclus (cyclisch) voorrang kregen op niet-cyclische, zoals 213a-onderzoek. Ten tweede benadrukt men dat 213a-onderzoek zo hoog mogelijk binnen de organisatie gepositioneerd dient te worden, om alles te kunnen onderzoeken. Nadeel van positionering dieper in de organisatie is dat onderzoekers werkzaam zijn bij een onderdeel waarvan andere activiteiten mogelijke onderzoeksonderwerpen vormen. Dit wordt in Rotterdam onwenselijk geacht vanwege te beperkte garanties voor onafhankelijkheid (Interview gemeente Rotterdam).

Respondenten van de gemeente Utrecht benoemen als pluspunten de mogelijkheid om (meer) kennis en inzicht te krijgen in het functioneren van de gemeente en daarnaast het projectmatige karakter van het werk. Als valkuilen (mogelijke minpunten) noemen zij een onduidelijke scope en

24

Actualisering kaders en richtlijnen ex. 213a gemeentewet (Doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek) Adviesrapport

gebrek aan medewerking en/of draagvlak. Zij geven verder aan dat ‘de energie eruit gaat’ als een onderzoek langer dan 6-9 maanden duurt. Ook benoemt men specifiek vertraging op het eind, bij de fase van hoor- en wederhoor, als een valkuil, ‘dan moet je wel echt drukken als onderzoeker’. Men geeft wel aan dat het in Utrecht meestal lukt om onderzoeken binnen de genoemde 6-9 maanden af te ronden (Interview gemeente Utrecht).

2.5

Vooruitblik: Wet Open Overheid

Op 26 januari 2021 is door de Tweede Kamer een wetsvoorstel aangenomen dat ziet op de actieve openbaarmaking door overheidsorganisaties van verschillende categorieën informatie. Eén van deze categorieën betreft onderzoek (Tweede Kamer, 2019).11 In de memorie van toelichting op de Wet Open Overheid (WOO) staat het volgende vermeld over deze categorie: ‘De initiatiefnemers hebben het oog op interne of externe onderzoeken die gaan over het beleid of de organisatie van de uitvoering. Kenmerk van dergelijke onderzoeken is dat zij buiten de lijn of de normale stafadvisering plaatsvinden. Het primaire proces van een uitvoeringsorganisatie is daarbij slechts van belang, voor zover onderzoek wordt gedaan over de uitvoering (…).’ ‘Bij het actief openbaar maken van een onderzoek naar het eigen functioneren zal een bestuursorgaan niet alleen moeten afwegen of een uitzonderingsgrond van toepassing is, maar zal van het bestuursorgaan worden verwacht dat het ook inhoudelijk reageert op het onderzoek’. Zoals vermeld in de Memorie van Toelichting op de Wet Dualisering gaan 213a-onderzoeken over ‘structurele toetsing van het gemeentelijk beleid, de uitvoering daarvan en van de inrichting van de gemeentelijke organisatie.’ Hoewel dit nergens in de WOO expliciet benoemd wordt, lijkt 213a-onderzoek gezien het voorgaande onder de actieve openbaarmakingsplicht van de WOO te vallen.

De WOO bevat weliswaar uitzonderingsgronden, alleen zijn deze voor de categorie onderzoek beperkt in aantal en bereik, zoals gesteld in de memorie van toelichting: ‘De initiatiefnemers gaan er, gelet op de onderzoeken die reeds openbaar worden gemaakt, vanuit dat in de onderzoeken die zij op het oog hebben, weinig tot geen uitzonderingsgronden van toepassing zijn, zodat deze onderzoeken in de meeste gevallen behoren tot de categorie eenvoudig openbaar te maken’ (Tweede Kamer, 2019). Hoewel in de huidige situatie (anno 2021) verschillende gemeenten kiezen om rapportages van 213a-onderzoeken niet (standaard) te delen met de gemeenteraad of openbaar te maken, lijkt deze praktijk met de inwerkingtreding van de WOO (voorzien op 1 mei 2022) moeilijk vol te houden. Advies is om zo nodig juridisch advies in te winnen over de precieze implicaties van de WOO op de openbaarmaking van 213a-onderzoeken, zodat op dit punt niet alleen een billijke maar ook een juridisch houdbare keuze gemaakt kan worden.

11

De WOO treedt naar verwachting op 1-5-2022 in werking. https://www.vngrealisatie.nl/roadmap/wet-open-overheid (Geraadpleegd 03-11-2021).

25

Actualisering kaders en richtlijnen ex. 213a gemeentewet (Doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek) Adviesrapport

3 Conclusies & advies

3.1

Samenvatting en conclusies

Bij het uitvoeren van dit vooronderzoek heeft de volgende vraag centraal gestaan: Welke deelaspecten dienen opgenomen te worden in de verordening en het uitvoeringsbesluit DMO en hoe kunnen eventuele aanpassingen er op hoofdlijnen uitzien? Uit dit vooronderzoek is gebleken dat alle onderzochte gemeenten weliswaar over -verplichteverordening beschikken, maar dat alleen in de gemeente Den Haag een nadere uitwerking is aangetroffen in de vorm van een uitvoeringsbesluit. Voor de verordening geldt dat deze in alle onderzochte gemeenten de volgende onderdelen kent: 1) Begripsbepaling 2) Frequentie van onderzoek Daarnaast kennen binnen de G4 de verordeningen van Den Haag, Rotterdam en Utrecht een artikel over de inhoudelijke focus van de onderzoeken. De verordeningen van de gemeenten Eindhoven, Groningen en Utrecht bevatten aanvullende bepalingen over de onderdelen waaruit het onderzoeksprogramma dient te bestaan (o.a. onderzoeksbudget). Verder valt op dat de verordening in vier van de zeven onderzochte gemeenten een artikel ‘gevolgtrekking’ bevat, waarin staat hoe het college dient te rapporteren over de opvolging van aanbevelingen. Wat betreft de zeven deelaspecten die in dit vooronderzoek aan bod zijn gekomen, geldt dat alleen aspect 5 (‘verspreiding rapporten’) en 7 (‘inhoudelijke focus’) worden benoemd in bijna alle verordeningen (m.u.v. Almere en Amsterdam).

De andere aspecten worden in elders deels geëxpliciteerd in ambtelijke -niet door het College vastgestelde- documentatie. Uit dit vooronderzoek is niet gebleken dat een door het College vastgelegd uitvoeringsbesluit specifiek voor doelmatigheidsonderzoek essentieel is voor een solide inbedding van het 213ainstrument in de gemeentelijke organisatie en voor een kwalitatief hoogwaardige en onafhankelijke uitvoering van de onderzoeken. Wel is gebleken dat over enkele van de deelaspecten heldere en eenduidige organisatie-brede afspraken dienen te worden gemaakt. Het betreft dan de deelaspecten 1, 2 en 4, te weten: het proces van opstellen van het DMOprogramma, inrichting governance (betrokken actoren) en borging onafhankelijkheid. Deze afspraken dienen tenminste op het niveau van de concerndirectie (GMT) te worden vastgelegd.

3.2

Advies

Wij adviseren opdracht uit te zetten voor het schrijven van een nieuwe verordening ex. 213agemeentewet, langs de lijnen van dit vooronderzoek, met dien verstande dat enkele bepalende keuzes in dit vooronderzoek nog openstaan. Voor deze keuzes, zoals de thematiek van de onderzoeken en de wijze waarop opvolging wordt gegeven aan de aanbevelingen, hebben wij voorkeursopties geschetst. Deze voorkeuren zijn tot stand gekomen na een selectieproces, dat de volgende stappen kent:

26

Actualisering kaders en richtlijnen ex. 213a gemeentewet (Doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek) Adviesrapport

1) Brede inventarisatie feitelijke situatie in Den Haag en 6 andere gemeenten. 2) Bespreking keuzeopties per deelaspect met GS en CFO aan de hand van selectiecriteria (paragraaf 1.2). 3) Selecteren voorkeursopties en deze opnemen in vooronderzoek. Bijzonder aandachtspunt is nog het delen van 213-a rapportages met de gemeenteraad. Dit laatste is weliswaar momenteel (nog) niet wettelijk verplicht, maar is wel de staande praktijk binnen de gemeente Den Haag. Verder geldt dat met de inwerkingtreding van de Wet Open Overheid (WOO, treedt in werking per 1-5-2022) 213a-onderzoeksrapporten waarschijnlijk onder de actieve openbaarmakingsplicht vallen die in deze wet is opgenomen en daarmee standaard openbaar gemaakt dienen te worden. Van belang is dat de keuzes die per deelaspect gemaakt worden logisch op elkaar aansluiten. Hoewel de gemeenten Rotterdam en Utrecht qua opdrachtgeverschap, openbaarheid en kaderstelling sterk van elkaar verschillen kennen beide gemeenten een logisch geheel van kaders en richtlijnen. Het college wordt in de Rotterdamse verordening niet benoemd als opdrachtgever, wat ruimte laat voor een alternatief model. Voor Utrecht geldt juist dat de verordening specifieker en uitgebreider is dan die van Rotterdam en deze gemeente een uitgebreid aanvullend kader kent (audit charter). Hiermee lijkt men openbaarheid te willen verenigen met onafhankelijkheid.

Verder is nog van belang dat de verordening en de onderliggende richtlijnen naast consistent ook praktisch en eenvoudig zijn. Het huidige uitvoeringsbesluit van de gemeente Den Haag dient, met de bevindingen uit dit rapport als hulpmiddel, kritisch te worden doorgelicht. Daarbij is het een open vraag of een uitvoeringsbesluit speciaal voor 213a-onderzoeken de beste manier is om 213a-onderzoek een solide inbedding te geven binnen de gemeentelijke organisatie, gezien dit in géén van de onderzochte gemeenten is aangetroffen.

3.3

Aandachtspunten vervolg

3.3.1

Tijdig betrekken college

In de Wet Dualisering schaart de wetgever 213a-onderzoek, zoals eerder in dit rapport vermeld, onder de reguliere bestuurstaak en beziet het als een gezamenlijke verantwoordelijkheid van raad en college. Mede om deze reden, en vanwege de ophanden zijnde WOO, adviseren wij om het college, meer specifiek de (beoogd) stelselverantwoordelijke portefeuillehouder, tijdig te betrekken bij het herzien van de kaders en governance voor 213a-onderzoek. 3.3.2

Samenhang met andere trajecten

Naast dit vooronderzoek loopt er in het kader van het project doorontwikkeling internal audit, onderdeel van het Programma Verbetering Beheersorganisatie, een inventarisatie naar een audit charter, waarbij ook de optie van het opnemen van een audit committee hierin wordt onderzocht. Bij die inventarisatie wordt specifiek de toegevoegde waarde van een audit committee voor internal audit onderzocht.

27

Actualisering kaders en richtlijnen ex. 213a gemeentewet (Doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek) Adviesrapport

4 Bronnen

Gemeente Almere, 2006, Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur van de gemeente Almere. https://almere.raadsinformatie.nl Gemeente Almere, 2017, Instructie voor de concerncontroller Almere 2018. https://almere.raadsinformatie.nl Gemeente Almere, 2019, Verordening financiële sturing, verantwoording en controle 2019. https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR647043/1 Gemeente Amsterdam, 2004, Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Amsterdam. https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR73049/1 Gemeente Amsterdam, 2021, Introductieblad team Beleidsonderzoek (governance 213a). Gemeenteraad Amsterdam, 2016, Enquête financiële functie Amsterdam 2002-2014. https://www.amsterdam.nl/bestuur-en-organisatie/gemeenteraad/instrumentenraad/raadsonderzoek/enquetecommissie/ Gemeente Den Haag, 2004, Uitvoeringsbesluit Audit Committee Gemeente Den Haag. https://denhaag.raadsinformatie.nl/document/3341972/1#search=%22audit%20committee %22 Gemeente Den Haag, 2008a, Verordening doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek. https://denhaag.raadsinformatie.nl/modules/13/Overige%20bestuurlijke%20stukken/74822

Gemeente Den Haag, 2008b, Uitvoeringsbesluit doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek. https://denhaag.raadsinformatie.nl/modules/13/Overige%20bestuurlijke%20stukken/100125 Gemeente Den Haag, 2017, Factsheet DMO Uitvoeren.

Gemeente Den Haag, 2019a, Programma doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek. https://denhaag.raadsinformatie.nl/document/7826817/1/RIS303059_Bijlage_DMO_prog ramma_2019_en_2020 Gemeente Den Haag, 2019b, Organisatieregeling Den Haag 2019. https://denhaag.raadsinformatie.nl/document/7144727/2#search=%22ris301358%22 Gemeente Den Haag, 2019c, Uitvoeringsbesluit concernkaderstelling, bedrijfsvoering en planning en control gemeente Den Haag 2019.

28

Actualisering kaders en richtlijnen ex. 213a gemeentewet (Doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek) Adviesrapport

Gemeente Eindhoven, 2005, Verordening collegeonderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Eindhoven (artikel 213a gemeentewet). https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR35628/1 Gemeente Eindhoven, 2019, Verordening op de auditcommissie gemeente Eindhoven 2020. https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR635434 Gemeente Groningen, 2003, Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Groningen. https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR32605 Gemeente Groningen, 2017, Onderzoeksplan doeltreffendheid en doelmatigheid 2018. https://gemeenteraad.groningen.nl/Documenten/Collegebrieven/Onderzoeksplandoeltreffendheid-en-doelmatigheid-2018 Gemeente Groningen, 2018, Onderzoeksplan doeltreffendheid en doelmatigheid 2019. https://gemeenteraad.groningen.nl/Documenten/Onderzoeksplan-doeltreffendheid-endoelmatigheid-2019 Gemeente Groningen, 2019a, Onderzoeksplan doeltreffendheid en doelmatigheid 2020. https://gemeenteraad.groningen.nl/Documenten/Doelmatigheid-endoeltreffendheidonderzoeksplan-2020 Gemeente Groningen, 2019b, Verordening op het audit committee gemeente Groningen 2019. https://gemeenteraad.groningen.nl/Documenten/VERORDENING-OP-HET-AUDITCOMMITTEE-gemeente-Groningen-2019.pdf Gemeente Rotterdam, 2015, Verordening onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid 213a GW Rotterdam 2015.

https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR364478/1 Gemeente Rotterdam, 2018, Kwaliteit concern auditing (kwaliteitshandvest). Gemeente Rotterdam, 2020, Auditprogramma 2020. Gemeente Rotterdam, 2021, Auditprogramma 2021. Gemeente Utrecht, 2003, Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur in de gemeente Utrecht. https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR52268/1 Gemeente Utrecht, 2021a. Auditcharter concernaudit gemeente Utrecht. https://ris2.ibabs.eu/Agenda/Details/Utrecht/e3ebe595-69ef-45e7-833c-5f5c8acefc1c Gemeente Utrecht, 2021b. Jaarplan concernaudit 2021-2022. https://utrecht.bestuurlijkeinformatie.nl/Agenda/Document/34ff8f20-4e34-4c7e-a4347a131e78967c?documentId=c92017f5-2074-4ddc-a987-9d7735e4ac50

29

Actualisering kaders en richtlijnen ex. 213a gemeentewet (Doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek) Adviesrapport

Tweede Kamer der Staten Generaal, 2001, Wijziging van de gemeentewet en enige andere wetten tot dualisering van de inrichting, de bevoegdheden en de werkwijze van het gemeentebestuur (Wet dualisering gemeentebestuur). https://zoek.officielebekendmakingen.nl/kst-27751-3.html Tweede Kamer der Staten Generaal, 2019, Voorstel van wet van de leden Snels en Van Weyenberg tot wijziging van het voorstel van wet van de leden Snels en Van Weyenberg houdende regels over de toegankelijkheid van informatie van publiek belang (Wet open overheid) (Wijzigingswet WOO). https://zoek.officielebekendmakingen.nl/kst-35112-3.html Van Eijndhoven, L. en Van Heijst, H., 2009, Doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek. https://www.binnenlandsbestuur.nl/bestuur-en organisatie/opinie/ingezonden/doelmatigheids-endoeltreffendheidsonderzoek.112201.lynkx Vereniging Nederlandse Gemeenten, 2021, Wet Open Overheid. https://www.vngrealisatie.nl/roadmap/wet-open-overheid

30

Actualisering kaders en richtlijnen ex. 213a gemeentewet (Doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek) Adviesrapport

5 Bijlagen

31

Actualisering kaders en richtlijnen ex. 213a gemeentewet (Doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek) Adviesrapport

Bijlage 1: lijst van respondenten Gemeente Den Haag Naam Ilma Merx Ward van Miltenburg Carla Slotema Theresia Gommans Peter van Kriekingen Richard Roos Ali van der Tempel

Externe partijen Naam Suzanne Zwaneveld Antoine van Vlodorp Jane Caffé Leon Snoek Hans van Heijst

Functie Gemeentesecretaris/directeur BSD Concerncontroller/directeur financiën en inkoop DT-lid/plv. directeur GAD DT-lid GAD Hoofd internal audit/DBV Manager onderzoek & advies/DBV Concernstrateeg inkoop/vm. Coördinator 213a-onderzoek

Functie en organisatie Senior onderzoeker 213a/Amsterdam Manager concernaudit/gemeente Utrecht Senior auditor/gemeente Utrecht Auditor/gemeente Utrecht Auditmanager/gemeente Rotterdam

32

Actualisering kaders en richtlijnen ex. 213a gemeentewet (Doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek) Adviesrapport

Bijlage 2: volledig overzicht keuzeopties per deelaspect De beschreven keuzeopties zijn gebaseerd op inventarisatie van de G4-situatie, dus inclusief de situatie zoals deze formeel in Den Haag geregeld is (onderstreept).

Deelaspect Opstellen DMO-programma a. Ambtelijk opdrachtgeverschap

b. Vaststellen programma

c.

Bundeling onderzoek

d. Onderwerpsinventarisatie

e.

Onderwerpselectie (en doorgeleiding programma naar college)

Inrichting governance onderzoeken a. Vaststellen onderzoeksplan

b. Begeleiding tijdens onderzoek

c.

Ambtelijk vaststellen rapport

Inrichting onderzoeksproces a. Maximale doorlooptijd onderzoek

Keuzeopties (resultaat G4-inventarisatie) I. Geen (= College), II. Concerncontroller, III. Gemeentesecretaris. I. Audit committee, II. Gemeentesecretaris, III. GMT, IV. College. I. 213a-onderzoek kent eigen programma II. 213a-onderzoek en audits worden gecombineerd in één onderzoeks/auditprogramma (en dan vaak ook in een afdeling) I. Bestuurlijk (via adviseurs of wethouders), II. Audit committee, III. Concerndirectie (GMT), IV. Onderzoeksteam (o.b.v. eigen selectiecriteria), V. Combinatie. I. Audit committee, II. Gemeentesecretaris, III. GMT, IV. Onderzoeksteam. I. Concerncontroller II. Lid concerndirectie (= opdrachtgever) III. Audit committee IV. Themawethouder V. Stuurgroep I. Geen II. Adviserende stuurgroep III. Besluitvormende stuurgroep I. Concerncontroller II. Audit committee III. Stuurgroep IV. College I.

Geen maximum

33

Actualisering kaders en richtlijnen ex. 213a gemeentewet (Doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek) Adviesrapport

b. Samenstelling onderzoeksteam

c.

Standaarden voor kwaliteitsborging

Borging onafhankelijkheid a. Positionering

b. Instrumenteigenaar DMO (bestuurlijk)

c.

Besluitvorming en begeleiding bij onderzoek

d.

Gremium voor borgen onafhankelijkheid

II. Borging door stuurgroep via onderzoeksplan (haalbaar in 6 maanden) I. Alleen eigen mensen (DMO-team) II. Primair intern, inhuur mogelijk III. Onderzoeksteam flexibel aanvullen met interne specialisten I. Externe standaarden, II. Eigen handboek, III. Combinatie. I.

Directie Middelen en Control (onder concerncontroller) II. Directie Middelen en Control (onder concerncontroller, bij thema’s waarvoor de concerncontroller inhoudelijk verantwoordelijk is wordt gerapporteerd aan de gemeentesecretaris) III. Direct onder gemeentesecretaris

I. Wethouder Financiën II. Wethouder Personeel en Organisatie I. Scope vaststelling door stuurgroep II. Scope vaststelling door concerncontroller III. Scope vaststelling door audit committee IV. Scope vaststelling door ambtelijk opdrachtgever (lid concerndirectie) V. Scope vaststelling door college via inhoudelijk betrokken wethouder I. Audit committee II. Stuurgroep met externe(n) III. Geen

Verspreiding onderzoeksrapporten I.

II.

Onderzoeksprogramma en rapportages integraal delen met de raad, al dan niet voorzien van extra toelichting en/of reactie onderzochte partij, Feitenrapport intern, bestuurlijk rapport delen met de raad,

34

Actualisering kaders en richtlijnen ex. 213a gemeentewet (Doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek) Adviesrapport

III.

Summier rapporteren in de jaarstukken, afschrift programma/onderzoek naar stelselverantwoordelijke wethouder/college.

Verantwoordelijke implementatie aanbevelingen I. II.

Penvoerder ambtelijke reactie, Geadresseerde partij van een specifieke aanbeveling (niet geformaliseerd, wel praktijk), III. Gezamenlijke verantwoordelijkheid concerndirectie. Verantwoordelijke monitoring & toezicht aanbevelingen I. II. III.

IV.

Audit committee, Onderzoeksteam (via followup onderzoek), Concerndirectie/college, geïnformeerd via halfjaarlijkse rapportage auditmanager. Concerncontroller rapporteert aan GMT, analoog met bevindingen GAD-rapport.

Inhoudelijke focus onderzoeken I.

Primair beleid in de stad/maatschappelijke opgaven II. Primair eigen organisatie/bedrijfsvoeringsthema’s III. Combinatie van beleid en bedrijfsvoering

35