RIS315156 Bijlage

Staat van de organisatie gemeente Den Haag 2023

Colofon Dit is een uitgave van Gemeente Den Haag Vormgeving Dienst Bedrijfsvoering Multimedia Maart 2023

2

Inhoudsopgave Inleiding Opzet 1. De gemeentelijke organisatie in feiten en cijfers

4 5 6

1.1 De gemeentelijke organisatie

7

1.2 Organogram Gemeente Den Haag

11

1.3 Gemeentelijke locaties

12

2. De organisatie in ontwikkeling

14

2.1 Concernontwikkeling

15

2.2 Opgave- en gebiedsgericht werken

17

2.3 In nauwe samenwerking met inwoners en andere partners

18

2.4 Aantrekkelijke werkgever met ambitieuze werknemers

20

2.5 Naar een steeds betere bedrijfsvoering

28

A. Bijlage: De gemeentelijke organisatie in cijfers B. Bijlage: Jaarverslag Integriteit

Staat van de organisatie gemeente Den Haag 2023

30 41

3

Inleiding In maart 2022 werd de eerste Staat van de organisatie uitgebracht, met de bedoeling geregeld een actuele versie uit te brengen. Het document, dat in vogelvlucht de belangrijkste aspecten van de ambtelijke organisatie schetst, heeft enerzijds tot doel de gemeenteraad te informeren en anderzijds heeft het een intern doel, bijvoorbeeld ter ondersteuning van het inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers.

De gemeentelijke organisatie is op tal van terreinen in beweging. Dat wordt gevoed door interne doelen, andere politieke accenten (waar het nieuwe coalitieakkoord een belangrijk document voor is) en door ontwikkelingen van buiten het gemeentelijk domein. Er is veel aan de hand in onze stad, in Nederland en in de wereld. Het inspelen op die gebeurtenissen vraagt om een organisatie die zich aan kan passen aan wijzigende omstandigheden. Afgelopen jaar werd dat bijvoorbeeld duidelijk met de oorlog in Oekraïne en de gevolgen daarvan: in korte tijd moesten vele vluchtelingen worden opgevangen. Ook de energiecrisis die de stad trof vroeg het nodige van de organisatie. En ook maatschappelijke ontwikkelingen hadden impact op de organisatie, denk aan de aandacht voor grensoverschrijdend gedrag. De gemeentelijke organisatie ‘leert door te doen’. Door te reflecteren op wat er gebeurt en hoe daarop ingespeeld­wordt, wordt geleerd en bijgestuurd. Voor u ligt de tweede editie van de Staat van de organisatie. Hierin wordt een actueel beeld geschetst van de gemeentelijke organisatie. Doel is jaarlijks, in het voorjaar, overzicht te bieden in waar de gemeentelijke organisatie op dat moment staat.

4

Opzet Het eerste deel is gericht op inzicht in de inrichting van de gemeentelijke organisatie en feiten en cijfers over personeel en organisatie. Het tweede deel gaat over de manier waarop gewerkt wordt aan de ontwikkeling­van de gemeentelijke organisatie; onder andere op het gebied van opgave- en gebiedsgericht werken, werkgever­schap en bedrijfsvoering. Dit deel schetst een beeld zonder de ambitie compleet te zijn. De gemeentelijke organisatie is groot; continu worden overal verbeteringen doorgevoerd en leiden evaluaties­tot aanpassingen in processen, systemen of bijvoorbeeld de manier waarop wordt samen­ gewerkt. Tegelijkertijd geeft dit deel wel een beeld van hoe op allerlei manieren en door ontwikkelingen binnen alle diensten gezamenlijk wordt gewerkt aan het verder brengen van de gemeente als geheel. In deze editie komen ook de voor de gemeentelijke organisatie belangrijkste opgaves uit het coalitieakkoord terug.

Het betreft: • Toegankelijk en betrokken Sleutelbegrippen: zichtbaar en nabij, gebieds-/opgavegericht, participatief en communicatief • Dienstverlening moderniseren en verbeteren Sleutelbegrippen: toegankelijk, aanspreekbaar, integraal, meedenken met vraagsteller • Investeren in de gemeentelijke organisatie Verbeteren ICT, verstevigen controlfunctie, informatieveiligheid, privacy en security • Structureel financieren van reguliere taken die daarvoor incidenteel gefinancierd waren Verkeersmanagement, beschut werk, duurzaamheid, ruimtelijke ontwikkeling Deze opgaves vormen, samen met reeds in gang gezette organisatieontwikkelingen, belangrijke impulsen voor een ambtelijke organisatie die tegen een stootje kan.

Staat van de organisatie gemeente Den Haag 2023

5

1. De gemeentelijke organisatie in feiten en cijfers

6

1.1

De gemeentelijke organisatie

De ambtelijke organisatie is georganiseerd in zeven diensten, waarin expertise en uitvoerende taken op specifieke beleidsterreinen zijn samengebracht. Daarbij is rekening gehouden met de wettelijke taken die een gemeente heeft. Tegelijkertijd is, door de breedte van het gemeentelijke takenpakket, voor een zo logisch mogelijke organisatiestructuur gekozen. Binnen deze structuur worden de reguliere taken uitgevoerd. Veel opgaven waar de stad voor staat zijn echter niet in hokjes te vatten, en vragen aandacht vanuit meerdere organisatieonderdelen en disciplines. Deze worden dan veelal in gezamenlijkheid opgepakt, vaak in samenwerking met de stad. Met passie en betrokkenheid en met oog voor onze inwoners, ondernemers, instellingen en maatschappelijke organisaties. Naast ketensamenwerking, krijgt het opgave- en gebiedsgericht werken steeds meer vorm. De gemeentesecretaris, tevens algemeen directeur van de gemeente (GS/AD DH), staat aan het hoofd van de ambtelijke organisatie en is ambtelijk eindverantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie als geheel. De algemeen directeuren van de diensten zijn ambtelijk integraal verantwoordelijk voor de algemene leiding van de dienst. Zij dragen zorg voor de integrale benadering van de werkzaamheden van hun dienst en voor de samenwerking binnen de dienst, tussen diensten en met andere stakeholders.

Zij vormen onder leiding van de AD DH het Gemeentelijk Management Team (GMT). Het GMT zorgt samen voor de sturing op de ambtelijke organisatie, waarbij de gemeentesecretaris en algemeen directeur Den Haag als voorzitter de taak heeft om de integraliteit van de samenwerking binnen de ambtelijke organisatie te bevorderen. De volgende diensten zijn aangewezen in de hoofdstructuur van de gemeente Den Haag. Per dienst volgt een kader waarin enkele belangrijke ontwikkelingen worden aangestipt die verder in het stuk terugkomen.

Staat van de organisatie gemeente Den Haag 2023

7

• Bestuursdienst (BSD) De Bestuursdienst richt zich op de directe advisering en ondersteuning van de burgemeester, de wethouders en het college. Vanuit deze dienst worden de gemeentebrede kaders voorbereid en het initiatief genomen om de hele gemeentelijke organisatie in haar ontwikkeling verder te brengen. Samen met de andere diensten­wordt gewerkt aan openbare orde en veiligheid (veelal in samenwerking en met veiligheidspartners in de regio), internationale en protocollaire zaken, lobby, het bewaken van de financiële randvoorwaarden (rechtmatigheid en doelmatigheid), gemeentebrede strategische thema’s, het bevorderen en borgen van integriteit, de ontwikkeling van het concern, de bestuurlijke stukkenstroom en overige bestuurlijke aangelegenheden.

Verandering hoofdstructuur Bestuursdienst De Bestuursdienst is in 2022 afgeslankt met het doel te komen tot een eenvoudige structuur met heldere sturingslijnen intern en extern. De dienst vormt daarmee de ondersteunende en adviserende schakel tussen het college, het Gemeentelijk Managementteam (GMT) en de overige diensten. Een aantal onderdelen is overgeheveld naar de dienst bedrijfsvoering. De centrale Vastgoedorganisatie (CVDH) is overgeheveld naar de dienst Stedelijke Ontwikkeling.

• Dienst Bedrijfsvoering (DBV) Om het werk voor de stad Den Haag goed te doen, is een goed georganiseerde bedrijfsvoering nodig. Vanuit de visie dat een sterke bedrijfsvoering een vliegwiel kan zijn voor het realiseren van de opgaven van de stad, zijn recent alle bedrijfsvoeringstaken gebundeld in één dienst. Vanuit deze nieuwe dienst wordt passende ondersteuning geboden aan alle onderdelen van de organisatie en wordt gewerkt aan een slimme, vernieuwende en innovatieve bedrijfsvoering met passende kaders. De dienst Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor communicatie en citybranding, control en financiële administratie, facilitair en huisvesting, informatievoorziening en automatisering, inkoop, juridische zaken, inclusief de regie op de afhandeling van WOO-verzoeken, personeel, organisatie, risicomanagement en verzekeringen.

Verdere bundeling binnen de bedrijfsvoering In de verdere bundeling van bedrijfsvoeringonderdelen binnen de dienst Bedrijfsvoering zijn in 2022 een aantal stappen gezet. Beleid, advisering én uitvoering van bedrijfsvoeringsdisciplines zijn nu zoveel mogelijk onder één aansturing georganiseerd (zie ook toelichting bij de BSD). Daarmee is een belangrijke stap gezet voor de doorontwikkeling van de bedrijfsvoering in de komende jaren. Nu de dienst organisatorisch gebundeld is, is de volgende stap dat de doelen van de bundeling concreet in de uitvoering zichtbaar worden. Bijvoorbeeld het werken aan een betere interne beheersing, digitalisering, datagedreven en informatiegestuurd werken, modern werkgeverschap, hybride werken en het afschaffen van intern verrekenen.

• Dienst Publiekszaken (DPZ) De dienst Publiekszaken is verantwoordelijk voor de gemeentelijke belastingen, burgerzaken, de Bibliotheek Den Haag, het Haags Gemeentearchief en voor de leefbaarheid en participatie in de stadsdelen en wijken. DPZ is voor velen het eerste contact met de gemeente. In de stadsdelen en wijken is DPZ aanspreekpunt op het gebied van de openbare ruimte, leefbaarheid, welzijn, jeugd en participatie.

8

DPZ ontwikkelt zich binnen de gemeente Den Haag steeds meer als de specialist in wijkgericht werken, participatie en dienstverlening en is vanuit die rol betrokken bij vele gemeentelijke dossiers en bij de versterking van de gemeentelijke organisatie.

Bundeling aansturing Een onderdeel van de doorontwikkeling van de dienst Publiekszaken is de gebundelde aansturing van de twee sectoren Belastingzaken en Klant Contactcentrum (KCC) onder leiding van één directeur.

• Dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn (OCW) De dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn zet zich in voor een stad waarin alle Hagenaars kunnen meedoen en stimuleert een goed fysiek en mentaal welzijn. Dit gebeurt zowel via beleid als uitvoering. Zoals het stimuleren van sportdeelname en een gezonde levensstijl en de zorg voor gemeentelijke sportaccommodaties en de uitvoering van de Wmo en Jeugdhulp. Culturele instellingen en sportverenigingen worden ondersteund, zodat er een divers aanbod is voor alle inwoners van de stad. OCW is daarnaast verantwoordelijk voor jeugdgezondheidszorg, volksgezondheid, emancipatie, integratie, media, onderwijs en onderwijshuisvesting en maatschappelijk vastgoed. Ook de regionaal opererende uitvoeringsorganisaties GGD en Veilig Thuis Haaglanden (bestuurlijk aangestuurd door negen gemeenten via de gemeenschappelijke regeling) maken organisatorisch onderdeel uit van OCW.

• Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheidsprojecten (SZW) De dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheidsprojecten biedt een vangnet voor ruim 100.000 burgers van Den Haag met als doel het creëren van bestaanszekerheid en het bieden van een perspectief zodat zij naar vermogen mee kunnen doen. Samen met partners in de stad wordt gewerkt aan een inclusieve arbeidsmarkt en een schuldenzorgenvrij Den Haag. De dienst SZW is verantwoordelijk voor de uitvoering van de Participatiewet (onder andere verstrekking van bijstandsuitkeringen), Wet sociale werkvoorziening, schuldhulpverlening, de Wet inburgering en het gemeentelijk minimabeleid.

Werken in Allianties en Netwerken De aanbevelingen uit de evaluatie van Berenschot hebben geleid tot een nieuwe aanpak. Om maatschappelijke resultaten te kunnen bereiken werkt de gemeente steeds meer in allianties en netwerken met partners in de stad. Het bundelen van kennis, betrokkenheid en inspanningen zorgt voor oplossingen, producten of diensten die beter aansluiten bij wat de stad nodig heeft. Hiervoor is het programma Werken in Allianties en Netwerken bij de gemeente gestart. Om met partners in de stad een plan te maken om werkzoekenden met een afstand tot de arbeidsmarkt in contact te brengen met werkgevers in de bouw en techniek. Lerend vanuit de ervaringen wordt gewerkt met geleidelijke en realistische stappen om maatschappelijke ambities te halen, ontwikkelen via doen, klein beginnen, uitbouwen wat werkt en vanuit de bestaande infrastructuur.

Staat van de organisatie gemeente Den Haag 2023

9

• Dienst Stedelijke Ontwikkeling (DSO) De dienst Stedelijke Ontwikkeling geeft ruimte aan de ontwikkeling van een aantrekkelijke stad waar iedereen wil wonen, werken en verblijven. DSO werkt aan de ontwikkeling en de vitaliteit van een groeiende stad, in samenwerking en samenspraak met burgers en bedrijven. Bereikbaarheid, veiligheid, leefbaarheid, gezondheid, duurzaamheid en kwaliteit zijn daarbij belangrijke uitgangspunten. Onder de verantwoordelijkheid van DSO vallen de taken op het gebied van energietransitie, mobiliteit en infrastructuur, wonen, monumentenzorg en welstand, ruimtelijke en economische ontwikkeling, stedelijke inrichting, vergunningen, bouw- en woningtoezicht en handhaving. Recentelijk is de Centrale vastgoed­ organisatie ondergebracht bij DSO.

Projectbeheersing in het fysieke domein De afgelopen jaren is gewerkt aan een verbetertraject met betrekking tot projectontwikkeling, -beheersing en verantwoording. Op verschillende onderwerpen heeft het college ingezet om de raad beter te informeren en te ondersteunen in de controlerende taak, om lessen te trekken en om beter, efficiënter en transparanter te opereren als gemeente. Zo is er een onderzoek naar de bouw- en ontwikkelmarkt in Den Haag gehouden, zijn er verbeteringen doorgevoerd in GRIP-rapportages en is een Plan van Aanpak Beheersing Projecten opgesteld en in uitvoering.

• Dienst Stadsbeheer (DSB) De dienst Stadsbeheer is verantwoordelijk voor het uiterlijk van de stad. Voor een buitenruimte die schoon, heel, veilig en duurzaam is. DSB zorgt voor de straatreiniging en afvalinzameling, het groot onderhoud en inrichting van parken, duingebied, bomen, groen, kades, bruggen, viaducten, wegen, pleinen, openbare verlichting en verkeerslichten. En de juiste afstemming over de bereikbaarheid, de stadsboerderijen, milieueducatie, archeologie en het havenbedrijf. Daarnaast draagt DSB bij aan een leefbare en veilige omgeving door de handhaving van honden- en parkeerbeleid, huisvuil, markten én regelgeving voor evenementen, terrassen en uitstallingen.

Eén Haagse Straatorganisatie In 2022 zijn de voorbereidingen getroffen voor de samenvoeging van de Stichting Haags Werk Bedrijf Publieke Taken (HWB) en het gemeentelijke Haags Veegbedrijf (HVB). Per 1 januari 2023 is dit de Haagse Straat Organisatie (HSO). Er is nu één regisseur voor de uitvoering van een schone stad. Tegelijkertijd wordt invulling gegeven aan sociaal werkgeverschap. In zogenaamde buurtserviceteams wordt gewerkt met medewerkers die begeleiding nodig hebben bij de uitoefening van hun taken. Jobcoaches ondersteunen medewerkers en helpen bij hun verdere ontwikkeling.

10

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag Vanaf 2023 gaat de Gemeentelijke Accountantsdienst (GAD) verder als Gemeentelijke Accountants­ organisatie Den Haag. Eind 2021 heeft de raad besloten om de gemeente-accountant, tevens directeur GAD, en de GAD onder te brengen in de raadsorganisatie. Dit ter borging van de onafhankelijke positie van de gemeente-accountant. En ook omdat de raad waarde hecht aan de nabijheid van een eigen accountant, om de controlerende rol van de raad te versterken. Er zijn enkele taken die achterblijven in de ambtelijke organisatie­: het toezicht op de naleving Algemene subsidieverordening, de rechtmatigheid Jeugdwet en WMO, belegd bij de dienst Onderwijs Cultuur en Welzijn. Verder is de convenant Horizontaal Toezicht belegd bij de dienst Bedrijfsvoering.

1.2

Organogram Gemeente Den Haag Gemeenteraad

Raadsorganisatie Griffie

GAD

Ombudsman

Rekenkamer

College van burgemeester en wethouders

Gemeentesecretaris

Dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn (OCW)

Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheidsprojecten (SZW)

Dienst Publiekszaken (DPZ)

Dienst Stadsbeheer (DSB)

Dienst Stedelijke Ontwikkeling (DSO)

Dienst Bedrijfsvoering (DBV)

Bestuursdienst (BSD)

1 JANUARI 2023

Organogram Gemeente Den Haag 230226_BSD_Staat_van_de_organisatie_2023_organogram_JZ_v3.indd 1

Staat van de organisatie gemeente Den Haag 2023

05-04-2023 08:13

11

1.3

Gemeentelijke locaties

9

Centrum Jeugd & Gezin

Het centrum Jeugd & Gezin biedt op 9 locaties jeugdgezondheidzorg en jeugdhulp en is er voor vragen over gezondheid, opgroeien en opvoeden.

9

GGD & Veilig Thuis

De GGD biedt op 6 locaties voorlichting en beschermt, bewaakt en bevordert de volksgezondheid. Veilig Thuis is op 3 locaties actief met een meldpunt en alarmcentrale voor kindermishandeling en huiselijk geweld.

24

Sportvoorzieningen

Middels de 7 zwembaden en 17 sporthallen wordt bewegen en sporten gestimuleerd. De locaties bieden tal van activiteiten, zoals; zwemles, aqua-sporten en binnen- en buitensporten.

Bibliotheken

Stadhuis en stadsdeelkantoren

25

Stadsboerderijen en Natuur-en Milieueducatie

Op de 10 Stadsboerderijen en de 9 lesgebouwen, waarvan 1 locatie in Drenthe, wordt de jeugd kennis bijgebracht over Natuur, milieu en duurzaamheid. Er zijn 8 kassen waar groenten en planten worden gekweekt voor de educatieve tuinencomplexen.

WERKEN EN ONTMOETEN

12

Bibliotheek Den Haag is de plek voor persoonlijke ontwikkeling, informatie en ontmoeting in onze stad. Behalve de centrale bibliotheek aan het Spui zijn er 16 wijkbibliotheken verspreid over de stad.

8

Deze 8 locaties vormen de strategische kernvoorraad. Hier werken ambtenaren aan een goede bedrijfsvoering, beleidsontwikkeling, klantcontact en welzijn en leefbaarheid in de wijken.

17

148

locaties

Haagse Straat Organisatie

8

Groenbedrijf Den Haag

17

Per 1-1-2023 heeft de gemeente het Haags Werk Bedrijf overgenomen en is de naam Haags Veegbedrijf gewijzigd in Haagse Straat Organisatie. Hierdoor zijn het aantal locaties welke als vertrekpunt dienen voor serviceploegen voor het onderhoud van de stad en het schoonhouden van de straat en het strand uitgebreid van 5 naar 17.

Het Groenbedrijf bestaat uit 8 Groenposten, van waaruit o.a de medewerkers met hun materieel en materiaal vertrekken voor het onderhoud en aanleg van de groenvoorzieningen in de stad, er bomen worden gekweekt en er onderzoek plaatsvindt.

31

Overige huisvesting

Op deze locaties worden diversen voorzieningen geboden, zoals; servicepunten, loket voor dak- en thuislozen, archeologie en de verkeerscentrale om de veiligheid in tunnels te bewaken.

Nieuwe werklocatie aan de Fruitweg De medewerkers die voorheen werkten aan de Binckhorstlaan zijn in mei 2022 naar de Fruitweg 17 verhuisd. Daarvoor is het gebouw gedurende twee jaar volledig verbouwd. Op de Fruitweg wordt ook het nieuwe integrale dienstverleningsconcept ingevoerd: hospitality, waarbij het gaat om de best mogelijk dienstverlening voor inwoners, werknemers en werkgevers.

Energieneutrale werklocatie aan de Fruitweg

Energieneutrale werklocatie aan de Fruitweg Het gebouw is energieneutraal en wordt niet meer met aardgas verwarmd. Het beschikt over een eigen warmte- koude opslagsysteem dat in gekoeld of juist verwarmd water voorziet en op het fietsenhok liggen zonnepanelen. Ook is er een grote groene gevel, met nestkastjes en plekjes voor vleermuizen.

Staat van de organisatie gemeente Den Haag 2023

13

2. De organisatie in ontwikkeling

14

De gemeentelijke organisatie is continu in beweging. Er wordt ingespeeld op maatschappelijke ontwikkelingen en gebeurtenissen in de stad en binnen de organisatie. De complexiteit van de samenleving en de opgaven in de stad vragen om meer integraliteit en meer samenwerking over de grenzen van organisatieonderdelen heen. In dit deel van de Staat van de organisatie wordt inzicht gegeven in de wijze waarop de gemeentelijke organisatie bezig is met de verdere ontwikkeling en professionalisering van de organisatie.

2.1

Concernontwikkeling

2.1.1 Ontwikkelagenda Sinds eind 2021 is er een ontwikkelagenda om gezamenlijk te werken aan de ontwikkeling van de organisatie als geheel. Op vier gebieden zijn er kansen om als organisatie daarin verder te ontwikkelen: de gemeentelijke organisatie is één organisatie die opgave- en gebiedsgericht werkt, in nauwe samenwerking met inwoners en andere partners, als aantrekkelijke werkgever, ondersteund door steeds betere bedrijfsvoering. Verderop in dit hoofdstuk wordt uiteengezet wat er gebeurt op deze vier gebieden.

Staat van de organisatie gemeente Den Haag 2023

15

2.1.2 Organisatieverhaal en –waarden Om de samenwerking tussen dienst(onderdelen) te verbeteren is het afgelopen jaar gewerkt aan een gezamenlijke­basis. Zo’n 100 collega’s vertelden elkaar in diverse gesprekken wat hen drijft om voor de gemeente Den Haag te werken. Hieruit is een ambtelijk organisatieverhaal ontstaan, ter onderlinge verbinding. Elementen daarvan zijn goed bruikbaar in de arbeidsmarktcommunicatie, ter profilering van de gemeente als aantrekkelijk werkgever. Naast het organisatieverhaal zijn ook gezamenlijk belangrijke waarden van waaruit de ambtelijke organisatie werkt geformuleerd en intern besproken. Het benoemen en bespreken van de waarden– betrouwbaar, oplossingsgericht, vrijmoedig en samen Haags – ondersteunt medewerkers in de manier van (samen) werken. Ze vormen daarnaast een kompas voor het sturen van de interne organisatie. Het waardentraject heeft een impuls gegeven aan de meer gezamenlijke ontwikkeling van de organisatie. In alle diensten en op alle organisatieniveaus worden gesprekken gevoerd over de betekenis van deze waarden voor het ambtelijk vakmanschap en de houding en het gedrag van medewerkers.

Betrouwbaar: Zeg wat je doet en doe wat je belooft We zijn integer en aanspreekbaar. Zorgvuldig en duidelijk. Betrouwbaar voor elkaar en voor de stad. Dat zorgt voor het benodigde vertrouwen om te kunnen doen wat nodig is.

Oplossingsgericht: Bedenk hoe het wél kan en maak het verschil De vraagstukken van de stad staan voor ons centraal. We doen wat nodig is voor de stad, haar bewoners, ondernemers en organisaties. Zij zijn het vertrekpunt bij het uitvoeren van ons werk. We betrekken de verschillende perspectieven bij onze oplossingen en doen wat binnen onze mogelijkheden­ ligt.

Vrijmoedig: Spreek je uit We spreken ons uit en we spreken open met elkaar en het bestuur, ook als dat soms lastig is. We vertellen het als iets verkeerd gaat of als we daar zorgen over hebben. We geven ruimte in uitwerking­en uitvoering, zoeken innovatieve oplossingen en kijken over de grenzen van wat we al kunnen en kennen.

Samen Haags: Werk samen – in, met en voor de stad We werken samen en gericht aan de grote opgaven van de stad: in teams, met afdelingen, diensten, bewoners, bezoekers en bedrijven in de stad. En met partners in de regio, met het rijk en in inter­ nationaal verband. We gebruiken de kracht van diversiteit. Wat we doen is altijd gericht op resultaten en oplossingen die passen bij Den Haag en uiteindelijk merkbaar zijn in onze Haagse wijken.

2.1.3 Leiderschapsontwikkeling Leiderschapsontwikkeling bouwt voort op het fundament dat met de organisatiewaarden is gelegd. In 2022 is gestart met de ontwikkeling van een nieuwe leiderschapsvisie (afronding 1e helft 2023). Ook is gestart met inspiratiesessies voor de strategische top. In deze sessies (circa 8 keer per jaar), worden actuele thema’s behandeld, waarbij we kennis van buiten naar binnen halen. Denk aan bouwen aan vertrouwen in de overheid, duurzaamheid en besturen in een complexe omgeving.

16

2.1.4 Doorontwikkeling Leren & Ontwikkelen, Organisatieontwikkeling, Leiderschap en Management Development Het verder vergroten van het ambtelijk vakmanschap vraagt om een gecoördineerde aanpak, expertise en advisering op het gebied van Leren & Ontwikkelen, Organisatieontwikkeling, Leiderschap en Management Development. Daarom wordt de beschikbare kennis op termijn gebundeld tot een herkenbare en hoogwaardige dienstverlening. De eerste stap daarin is het organiseren van de samenwerking van de nu nog afzonderlijk georganiseerde expertises.

2.2

Opgave- en gebiedsgericht werken

De organisatie werkt steeds meer flexibel en integraal rondom maatschappelijke opgaven. Op verschillende­ plekken in de organisatie wordt dit al in de praktijk gebracht. Onderstaand enkele aansprekende voorbeelden.

Tijdelijke projectorganisatie opvang vluchtelingen Oekraïne Door de oorlog in Oekraïne en de crisis in het Nederlandse stelsel voor asielopvang is het aantal vluchtelingen­dat in Den Haag opgevangen wordt in 2022 gegroeid. De Noodopvang van Oekraïners is georganiseerd in de Tijdelijke Project Organisatie (TPO). Van hieruit wordt de opvang van Oekraïners in gemeentelijke locaties georganiseerd, loopt de coördinatie en realisatie van sociale voorzieningen en wordt de aansluiting met de staande organisatie bewaakt. Dit kleine, hoog professionele, team werkt met een groot aantal collega's in de staande organisatie samen.

Nationaal programma Zuidwest In Den Haag Zuidwest (Bouwlust, Vrederust, Moerwijk en Morgenstond) staat de brede welvaart al langere tijd onder druk. Armoede, multi-problematiek, veiligheid, vertrouwen in de overheid. Op alle vlakken scoort Zuidwest slechter dan de rest van Den Haag. Daarom werken bewoners, ondernemers, maatschappelijke organisaties, het Rijk, de gemeente en andere partners samen om van Zuidwest weer een goede plek te maken om te leven. Daartoe is een 20-jarig plan gemaakt: het Nationaal Programma Zuidwest (NPZW). Doel is dat in 2040 bewoners van Zuidwest dezelfde kansen hebben als andere inwoners van Den Haag. Kenmerkend voor het NPZW is de integraliteit van de aanpak. Verbeteringen van onderwijs, gezondheid­, veiligheid, participatie, wonen en werk worden in samenhang opgepakt. Aan het NPZW wordt gewerkt door zes allianties rondom de verschillende thema's. In de allianties zitten bewoners­, ondernemers(verenigingen), zorgverzekeraars, huisartsen, paramedici, welzijnsorganisaties, onderwijs­instellingen, woningbouwcorporaties, sportverenigingen, cultuurinstellingen, politie, ontwikkelaars en de gemeente.

Staat van de organisatie gemeente Den Haag 2023

17

Het programma Maatwerk & Regie en het Doorbraaklab De dienstverlening van de organisatie werkt vaak al goed en toch is er soms méér nodig om burgers goed te helpen. In de kern gaat de dienstverlening om wetten, regels en werkinstructies die dienstbaar zijn aan oplossingen waarbij de behoefte en het perspectief van de burgers centraal staan. Het leveren van maatwerk en waar nodig regievoeren zijn daarvoor belangrijke sleutels. Ook over de grenzen van een takenpakket, afdeling, dienst of andere gemeentelijke organisaties heen. Deze (domein)overstijgende manier van kijken en handelen moet krachtiger verankerd worden in het DNA van de gemeentelijke organisatie. Het programma Maatwerk & Regie is hiervan een voorbeeld. Het programma zoekt hierin op ieder niveau de samenwerking in het sociaal domein. Dat gebeurt bijvoorbeeld in het Doorbraaklab, dat in 2022 meer dan 100 doorbraken realiseerde. Het lab geeft waardevolle input over structurele knelpunten, die vervolgens worden aangepakt, met de intentie te komen tot structurele oplossingen. Zoals de verbeterde maatwerkmogelijkheden bij het CJIB voor jongeren met een strafvordering. Naast het repareren van vastgelopen casuïstiek, wordt gewerkt aan het voorkomen ervan door elke dag maatwerk te leveren. Dit heet Alledaags Maatwerk.

Samen met het onderdeel Leren & Ontwikkelen is aan ruim 200 professionals en leidinggevenden vakontwikkeling aangeboden. Uit onderzoek door de Universiteit Leiden, ingezet via de Werkplaats Sociaal Domein, blijkt dat deze opleiding zijn vruchten heeft afgeworpen: professionals leveren meer maatwerk en werken vaker samen. Ervaringen vanuit deze benadering vormen waardevolle input voor zowel de professionals als ook voor de sturing rondom de professionals. Denk hierbij aan het creëren van organisatorische randvoorwaarden, waaronder het wegnemen van belemmeringen, om het maatwerk beter mogelijk te maken. Een voorbeeld daarvan is het werken met budgetten die breed inzetbaar zijn (ontschot-budget).

2.3

In nauwe samenwerking met inwoners en andere partners

Brede maatschappelijke opgaven vragen om brede maatschappelijke allianties. Daarbij wordt van buiten naar binnen gewerkt.

2.3.1 Haags Samenspel Het Haags Samenspel is een gemeentebreed programma om de kwaliteit van bewonersparticipatie te verbeteren. Door bewoners nog beter te betrekken bij gemeentelijke beslissingenontstaan twee belangrijke voordelen. Er ontstaat meer draagvlak en participanten komen vaak met nieuwe ideeën die de gemeente zelf nog niet bedacht had. Het team Haags Samenspel houdt zich bezig met de volgende activiteiten: • ontwikkelen van nieuwe hulpmiddelen en handreikingen om participatie te organiseren • ondersteuning bieden bij nieuwe (online) projecten • hulp bieden bij- en evalueren van lopende participatieprojecten In het Haags Participatiekompas staan de zes uitgangspunten voor goede participatie in Den Haag. Bij dit kompas hoort de Haagse Participatiewerkwijze. Met vier praktische stappen helpt deze werkwijze om participatie goed te organiseren.

18

Energietransitie De energietransitie is een structurele opgave die gedurende een langere periode veel aandacht vraagt. Om deze opgave te ‘verankeren’ binnen de gemeentelijke organisatie, is een coördinatie­ punt ingericht die nauw samenwerkt met collega's vanuit de onderdelen Wonen, Economie, Gebiedsontwikkeling, Duurzaamheid en de stadsdeelorganisatie. Samenwerking met andere partijen is essentieel voor het slagen van de energietransitie. Daarom wordt nauw samengewerkt met energie- en warmteleveranciers, woningbouwcorporaties, netbeheerders, bewonersorganisaties, VvE’s, kennisinstellingen en andere stakeholders in de stad. Ook inwoners van Den Haag kunnen meepraten over dit belangrijke onderwerp. Participatie is hierbij van groot belang en is structureel onderdeel van de aanpak in de wijken.

Binckhorst In de Binckhorst zitten veel kleine en middelgrote bedrijven uit de maakindustrie. Organisaties en bedrijven werken mee aan de ontwikkelstrategie voor de Binckhorst. Via bijeenkomsten worden ideeën opgehaald ter voeding van deze strategie. Speciaal voor de Binckhorst is een participatieleidraad gemaakt. De participatieleidraad is een hulpmiddel­voor iedereen die een plan, groot of klein, voor in de Binckhorst heeft en daarover met mensen uit de wijk in gesprek wil. In de participatieleidraad staan de verschillende rollen die bestaan binnen het participeren in de Binckhorst. Ook staan er adviezen in over meedenken en meepraten in het gebied.

2.3.2 Klachtenafhandeling In 2022 heeft de gemeentelijke organisatie 2566 klachten ontvangen, twaalf minder dan in 2021. Klachten zijn signalen van inwoners en ondernemers waarmee serieus wordt omgegaan en waarvan in toenemende­mate wordt geleerd. 84% van de klachten zijn binnen de wettelijke termijn afgehandeld. Dat is 9% meer dan het jaar ervoor. In 2021 is een motie aangenomen om toe te werken naar 95%. Om dit doel te bereiken, is gestart met een meerjarig gemeentebreed verbeterprogramma. Centraal staat het verhogen van de kwaliteit­en snelheid van de klachtafhandeling met als speerpunten het uniform uitvoeren van het klachten­proces en duidelijke communicatie naar de inwoners. Om tot uitvoering van een uniform en klantgericht klachtenproces te komen, zijn de volgende verbeteracties afgesproken: één verantwoordelijk aanspreekpunt en regievoerder van een klacht, heldere communicatie, laagdrempeligheid voor het indienen van een klacht, een betere dienstverlening door het leren van klachten en een verbeterde interne gemeentelijke organisatie (zie ook RIS314456).

Staat van de organisatie gemeente Den Haag 2023

19

2.4

Aantrekkelijke werkgever met ambitieuze werknemers

Voor het werken aan complexe vraagstukken zijn talentvolle en ambitieuze collega’s nodig. De gemeentelijke organisatie wil een aantrekkelijke werkgever zijn, die talent aantrekt én behoudt. Die collega’s de professionele­ ruimte biedt om maatwerk te leveren. Een organisatie waarin ruimte is voor medezeggenschap en participatie­van collega’s. Het gaat daarbij niet alleen over de inhoud van het werk, maar ook over hoe het werk gedaan wordt.

2.4.1 Medewerkersbeleving In het najaar van 2022 heeft het medewerkersonderzoek plaatsgevonden. De respons was circa 60%; dat zijn ruim 5.000 collega’s. Voor een deel van de collega’s van Stadsbeheer en Den Haag Werkt is het medewerkers­ onderzoek in februari 2023 op een aangepaste manier afgenomen. Rekening houdend met anonimiteit worden van de uitslag deelrapportages gemaakt die binnen de afdelingen of teams worden besproken. De belangrijkste uitkomsten:

Resultaten Medewerkersonderzoek 2022

Samen op weg naar een moderne, aantrekkelijke en inclusieve gemeente Betrokkenheid 6,4 Huidige meting 2022 6,3 Vorige meting 2019

Bevlogenheid 7,2 Huidige meting 2022 7,1 Vorige meting 2019

UITGELICHT In 2022 gaf 31% van de medewerkers aan de gemeente Den Haag als werkgever actief te promoten. In 2019 was dit 23%.

Over het onderzoek

Sociale veiligheid 7,6 Huidige meting 2022 7,5 Vorige meting 2019

Inhoud werk 7,5 Huidige meting 2022 7,3 Vorige meting 2019

Werkgeverschap 7,1 Huidige meting 2022 6,9 Vorige meting 2019

Op 31 oktober 2022 is het medewerkersonderzoek van start gegaan. In totaal heeft bijna 60% van de collega’s de vragenlijst ingevuld. Dat zijn ruim 5.000 collega’s. Voor een deel van de collega’s van Stadsbeheer en Den Haag Werkt start het medewerkersonderzoek in februari 2023.

Scores lezen

De scores op de verschillende onderdelen zijn geen rapportcijfers. Om te bepalen of scores hoog of laag zijn worden deze vergeleken met de scores uit het medewerkersonderzoek in 2019.

Scores vergelijken

Autonomie 6,7 Huidige meting 2022 6,6 Vorige meting 2019

Ongewenste omgangsvormen Proactief gedrag 7,1 Huidige meting 2022 7,1 Vorige meting 2019

8,6 Huidige meting 2022 8,5 Vorige meting 2019

Herstelbehoefte UITGELICHT We vinden de onderlinge samenwerking goed maar zien nog wel ruimte om de samenwerking tussen onderdelen binnen de gemeente te verbeteren. Hoewel de score in 2022 (4,9) hoger is dan in 2019 (4,7) scoren we daar wel lager dan andere grote gemeenten (5,6).

Over het algemeen scoren we iets hoger dan bij het vorige onderzoek, 3 jaar geleden. Ten opzichte van andere grote gemeenten zijn de scores ongeveer gelijk. Hoewel dit op zich positieve resultaten zijn, is er nog voldoende om van te leren en om te verbeteren.

5,5 Huidige meting 2022 5,5 Vorige meting 2019

UITGELICHT 55% van onze collega’s vindt de werkdruk goed. In 2019 was dat 57% en binnen andere grote gemeenten is dat 60%.

Ondanks dat onze collega’s in 2022 dus iets positiever zijn over het werken voor Den Haag dan in 2019 komen er uit het onderzoek ook enkele aandachtspunten naar voren. Zo geven meer collega’s aan dat zij de werkdruk te hoog vinden. 55% van de collega's vindt de werkdruk goed terwijl dit in 2019 nog 57% was. En hoewel iets verbeterd, zijn er helaas toch nog collega's die aangeven dat zij te maken hebben met ongewenste omgangsvormen. Tot slot vinden veel collega's dat de samenwerking tussen organisatieonderdelen beter kan. Hoewel de score op dit onderdeel in 2022 iets hoger is dan in 2019 (4,9 > 4,7) wijkt deze wel significant af van de benchmark van andere grote gemeenten (4,9 < 5,6). Dit blijft dan ook een belangrijk aandachtspunt. Zeker omdat zowel de interne samenwerking (opgave- en gebiedsgericht samenwerken) als de externe samenwerking (met inwoners en partners) cruciaal zijn om resultaten te boeken in de stad.

20

2.4.2 Diversiteit en inclusie Diversiteit is een noodzaak. Een divers samengestelde gemeente weet beter wat er speelt en hoe daarop kan en moet worden ingespeeld. Het bevordert de kwaliteit van het werk. Inwoners zullen zich beter herkennen in een divers samengestelde gemeente, wat belangrijk is voor het vertrouwen. Inclusie is de kern van het diversiteitsbeleid. Met inclusieve werving wordt een bredere, diverse, groep potentiële medewerkers bereikt en met een inclusieve werkcultuur worden we een aantrekkelijke werkgever waar ieder talent welkom is, waar iedereen zichzelf kan zijn en graag wil werken. Onderdelen van het programma: • in 2022 zijn bij alle diensten ambassadeurs benoemd op directieniveau en aanjagers die hen ondersteunen bij het vergroten van de diversiteit en inclusie; • selectiecommissies worden getraind in waardevrij selecteren; • Er is een centraal expertisepunt gevormd waar kennis en ondersteuning beschikbaar is; • e-learnings, training en teambegeleiding gericht op bewustwording en bespreken dilemma’s. Onderstaande de voortgang gemonitord via streefcijfers Diversiteit

2020

2021

2022

Streefambitie

Aandeel vrouwen schaal 16 en hoger

28%

36%

42%

50%

Aandeel jongeren tot 35 jaar

20%

21%

22%

Minimaal 20%

Aandeel mdws migratieachtergrond schaal 9 en hoger

17,5%

19,5%

-*

Minimaal 22%

*Cijfers afkomstig van CBS Barometer. Cijfers 2022 worden in 2023 bekend.

2.4.3 Duurzame inzetbaarheid We leven langer, werken langer door, en omdat de inhoud en aard van het werk voortdurend veranderen, hebben we sneller en vaker nieuwe kennis en vaardigheden nodig. Door te investeren in duurzame inzetbaarheid - oftewel: oog te hebben voor de toekomst - blijven de Haagse ambtenaren betrokken, gemotiveerd en productief. Duurzame inzetbaarheid is, onder de noemer Gezonde Organisatie, onderdeel van het strategisch personeels­beleid van de gemeente Den Haag. In preventieve zin omvat dit zowel de zorg voor gezonde en veilige arbeidsomstandigheden, als het continu investeren in ontwikkeling, vakmanschap en mobiliteit van ­medewerkers. Zo kunnen uitval en klachten worden voorkomen. Daarnaast zorgt de gemeente voor een goede begeleiding en re-integratie bij verzuim, zodat verzuim niet langer duurt dan medisch gezien noodzakelijk is. Belangrijk is dat over het thema duurzame inzetbaarheid (DI) wordt gesproken op alle niveaus in de organisatie. Om basiskennis over het verzuimproces op te frissen, kennis over duurzame inzetbaarheid te vergroten en handvatten voor gesprekken te bieden, is in 2022 een gesprekskaart DI ontwikkeld en zijn zeven e-learning modules gemaakt onder de noemer Grip op inzetbaarheid. De gesprekskaart is een praktische tool met vragen en thema’s die concreet in het gesprek tussen medewerker en leidinggevende aan de orde kunnen komen.

De e-learning bestaat uit korte trainingsmodules die leidinggevenden op elk gewenst moment online kunnen volgen. De modules zijn: Verzuimproces, Duurzame Inzetbaarheid, Kader Gezond en veilig werken, Frequent verzuim, Gezonde werkrelatie, Veerkracht bij verandering­en Van werkstress naar werkplezier. Daarnaast zijn bij diensten op basis van vragen van

Staat van de organisatie gemeente Den Haag 2023

21

managers­en directies programma’s ontwikkeld en uitgevoerd rondom DI, vitaliteit en vergroten van regie van mede­werkers op hun loopbaan. Vitaliteitspact Het tijdelijke Vitaliteitspact, bestaande uit een verlofregeling voor medewerkers vanaf 60 jaar en individuele maatwerkvoorzieningen, is voor een laatste keer verlengd en eindigt definitief op 1 april 2023. Medewerkers kunnen na 1 april gebruik maken van reguliere voorzieningen voor vitaliteit en duurzame inzetbaarheid. De focus is daarbij gericht op het héle personeelsbestand, want vitaliteit en duurzame inzetbaarheid raken elke medewerker.

2.4.4 Sociaal werkgeverschap De gemeente Den Haag is al langere tijd sociaal werkgever en opdrachtgever voor verschillende doelgroepen met een afstand tot de arbeidsmarkt en die niet zelfstandig het wettelijk minimumloon kunnen verdienen. Dit is ontstaan vanuit sociale ambitie en vanuit wet- en regelgeving. Binnen de gemeentelijke organisatie waren er in 2022 312 medewerkers (in fte) vanuit de banenafspraak, verdeeld over verschillende diensten en opdrachten. Ook zijn er 257 nieuw beschut medewerkers (in fte) in dienst van Den Haag Werkt en is er binnen de gemeente 32 fte aan plekken vervuld in de vorm van STiP-banen. Deze aantallen komen bovenop de 1109 medewerkers die bij Den Haag Werkt nog vanuit de wet Sociale Werkvoorziening (WSW) in dienst zijn. De komende jaren zal de uitstroom uit de WSW verder toenemen en vervangen worden door instroom vanuit de participatiewet. Verder zal de gemeente als werkgever blijven voldoen aan haar wettelijke verplichting van de Banenafspraak. De gemeente vervult hiermee een voorbeeldrol in de regio en laat zien dat sociaal werkgeverschap mogelijk is. Ook vanuit inhuur geeft de gemeente invulling aan sociaal werkgeverschap. Op de aanbesteding voor inhuur van uitzendkrachten zijn de Beleidsregels Social Return Den Haag 2016 van toepassing geweest.

Door het toepassen van de Social Return regeling geeft de gemeente samen met haar Opdrachtnemers invulling aan één van haar beleidsdoelen om toe te werken naar een inclusieve arbeidsmarkt met als motto ‘Iedereen doet mee’. Door het aantrekken van de economie is de focus van de gemeente verschoven naar de bijstandspopulatie met een grotere afstand tot de arbeidsmarkt. De gemeente Den Haag gaat deze opgave graag aan met Opdrachtnemers en zoekt naar initiatieven en ideeën van marktpartijen om voor deze populatie de afstand tot de arbeidsmarkt te verkleinen. De bouwblokken Social Return bieden een eerste handvat voor de invulling­van de Social Return. Arbeidsvoorwaarden In 2022 zijn voor deze doelgroep twee belangrijke wijzigingen in hun arbeidsvoorwaarden doorgevoerd. Zo is voor 369 medewerkers van de gemeente (medewerkers nieuw beschut, StiP-werknemers en mede­ werkers banenafspraak voor wie de gemeente geen reguliere werkgever is) op 1 januari 2022 een nieuwe cao in werking getreden: Cao Aan de slag. Tot 1 januari 2022 vielen deze medewerkers onder de cao Gemeenten. Daarom is er voor hen een overgangsregeling afgesproken, om te waarborgen dat deze medewerkers­er financieel niet op achteruit zouden gaan De tweede wijziging is dat de Cao gemeenten vanaf 2022 een minimumloon kent van 14 euro per uur. Dat is meer dan het wettelijk minimumloon dat in 2022 11,26 euro per uur betrof.

Het is van toepassing voor

22

iedereen in de onderste salarisschalen van de Cao Gemeenten, dus ook voor de medewerkers banenafspraak waarvoor de gemeente regulier werkgever is.

2.4.5 Veilige werkomgeving Arbeidsomstandigheden In 2022 heeft de gemeente haar arbobeleid vernieuwd. Alle verschillende onderdelen van het arbobeleid zijn onderling met elkaar in samenhang gebracht. Daarmee wordt het efficiënter én effectiever. Kern van de verandering is dat overgestapt is naar een modulaire aanpak (met de volgende modules: Veilige en Gezonde Werkplek, psychosociale arbeidsbelasting, Bedrijfshulpverlening en Arbobeleid). Per jaar wordt gemeentebreed één module uitgevoerd met dienstspecifieke aandachtspunten. In 2022 is een aanvullend onderzoek gedaan naar welke risico’s COVID met zich meebrengt en welke mogelijke­maatregelen er zijn tegen de achtergrond van een (onverhoopte) volgende pandemie. Belangrijke constatering van dit extra onderzoek was de constatering dat leidinggevenden bewust waren van risico’s en daarnaar handelden via maatwerk. Een andere constatering was de goed gewaardeerde informatieverstrekking vanuit de gemeentesecretaris.

Risico’s die geconstateerd zijn: • het ontbreken van beleid/instructies over hybride werken (inmiddels opgelost via de handreiking hybride werken); • ventilatie en luchtbehandeling (daar waar het niet op orde was is het opgenomen in verbeterplannen); • gedragsaspecten in combinatie met de naleving van de coronaregels, denk aan de inrichting van het kantoor op basis van de 1,5 meter regels en de effecten van langdurig thuiswerken (zwaar en soms eenzaam). De gemeente beschikt over een centraal Arbo Centrum dat advies en begeleiding biedt na een ziekmelding, ongevalsmelding of melding van agressie en geweld. Tevens worden van daaruit workshops en trainingen aangeboden rondom werkdruk, overgang en veerkracht, Fit & Gezond-evenementen en begeleiding bij psychosociale problematiek. De bedrijfshulpverleners dragen veel bij aan de veiligheid van de organisatie. Niet alleen bij grote calamiteiten zoals ontruimingen van bedrijfsgebouwen maar ook bij het verlenen van eerst hulp bij een ongeval. Veilige publieke taak Onderdeel van het Arbo centrum is het Expertisepunt Veilige Publieke Taak (EVPT). Medewerkers en hun leidinggevenden die agressie of geweld ervaren in hun werk kunnen hier terecht om te melden, voor advies en voor begeleiding. Ook organiseert het Expertisepunt trainingen voor medewerkers om agressie te voorkomen en om, als het toch gebeurt, hier adequaat mee om te gaan.

Naast de medewerkers van het EVPT heeft iedere dienst een contact- en aanspreekpunten voor agressie en geweld, de omvang daarvan is gerelateerd aan de organisatiespecifieke behoefte op dit terrein. Ook hier kunnen medewerkers terecht voor vragen, dilemma's of voor meer informatie. In 2022 bedroeg het aantal meldingen van agressie tegen medewerkers van de gemeente 825. Dat is een kwantitatieve afname ten opzichte van de jaren daarvoor. Inzoomend op de achtergronden, kan geconstateerd worden dat veel incidenten veroorzaakt worden door een relatieve kleine groep burgers met vaak complexe problematiek. In 2022 is gestart met de ontwikkeling van een aanpak om agressie van deze kleine groep terug te brengen. Bijvoorbeeld door hen één casusmanager toe te wijzen waar de betreffende persoon

Staat van de organisatie gemeente Den Haag 2023

23

voor alle contacten met de gemeente terechtkan. Deze ‘complexe casusregie’ wordt de komende periode verder uitgebouwd, waarbij de aanpak en het voorkomen van agressie aandacht heef. Daarnaast wordt bezien hoe de passende zorg voor en dienstverlening aan deze doelgroep effectief kan worden vormgegeven. Daar worden ook externe ketenpartners, zoals politie, Openbaar Ministerie, de ombudsman, de VNG en het Ministerie van Binnenlandse Zaken bij betrokken. Vertrouwenswerk Het vertrouwenswerk werd in 2022 door alle ontwikkelingen in de maatschappij belangrijker dan ooit. De gemeente Den Haag heeft op verschillende momenten vanuit diverse stakeholders hier aandacht aan besteed. De zichtbaarheid van vertrouwenspersonen nam toe, wat leidde tot een verlaagde drempel om naar een vertrouwenspersoon toe te stappen. Het aantal vertrouwenspersonen is in 2022 uitgebreid met elf personen. Met een basisopleiding en een afsluitend examen werden zij zorgvuldig voorbereid op de praktijk. Op dit moment bestaat het (divers samengestelde) netwerk van vertrouwenspersonen uit 33 medewerkers, verspreid over alle onderdelen van de organisatie. Zij dragen actief bij aan een veilige werkomgeving. Daarnaast is er ook een externe vertrouwens­persoon beschikbaar. In onderstaand schema worden de belangrijkste cijfers genoemd. Onderwerp

2021

2022

Consulten ongewenste omgangsvormen

200

220

Casussen die door vertrouwenspersonen zijn doorverwezen*

36

43

Sparringsgesprekken met de vertrouwenspersonen over vermoeden van een integriteitsschending

14

26

Casusondersteuning door extern vertrouwenspersoon

18

25

* het betreft situaties die geen betrekking hebben op ervaren ongewenste omgangsvormen, maar waarvoor wel een beroep wordt gedaan op het vertrouwenswerk. De vertrouwenspersonen verwezen deze melders veelal door naar de juiste professional.

2.4.6 Integriteit Integriteit is nadrukkelijk onderdeel van de professionaliteit van alle medewerkers binnen de gemeente Den Haag. De lijn is en blijft verantwoordelijk en wordt daarbij ondersteund door toegankelijke en onafhankelijke­adviseurs en specialisten die samenwerken binnen Bureau Integriteit. Het jaarverslag 2022, waar nadere cijfers en duiding zijn uitgewerkt, is als bijlage bij deze Staat van de Organisatie opgenomen.

24

2.4.7 Arbeidsmarkt en vacatures De krapte op de arbeidsmarkt was in 2022 overal zichtbaar, ook bij de gemeente. Landelijk gezien gaan er meer mensen met pensioen dan dat er werkenden bij komen. Dit terwijl het aantal banen toeneemt en er dus meer mensen nodig zijn. Waar personeelstekort eerder voorkwam in de 'traditionele' krapteberoepen zoals de IT verspreidt het zich nu als een olievlek over veel sectoren. De krappe arbeidsmarkt heeft op verschillende manieren impact op de organisatie: • Er zijn veel kansen voor medewerkers, waardoor het verloop hoog is. In 2022 hebben circa 1000 medewerkers de organisatie verlaten, dat is 11% van het personeelsbestand. 29% hiervan zijn jongeren. Tegelijkertijd stromen er ook meer medewerkers intern door naar een andere functie: een toename van 7% naar 9%. Waarom medewerkers vertrekken wordt structureel onderzocht in het Vertrekredenen Onderzoek. Als belangrijkste reden voor vertrek wordt het gebrek aan ontwikkel- en doorgroei­ mogelijkheden genoemd. • Het hoge verloop leidt tot een groot aantal vacatures: 1187 in 2022, waarvan er 273 nog niet zijn ingevuld. In 2022 zijn nieuwe manieren van werving geïntroduceerd, zoals het zelf opleiden van handhavers en het organiseren van wervingsevenementen. We zien de laatste 3 jaar een stijgende lijn van jongeren (18-23 jaar) die reageren op onze vacatures.

• Het aantal openstaande vacatures zorgt voor meer werkdruk bij medewerkers. Dit is een risicofactor voor verzuim. Daarnaast wordt ook extern ingehuurd om vacatures tijdelijk op te vullen en zo de continuïteit te borgen. In onze wervingsaanpak proberen we maatwerk te bewerkstellingen voor specifieke functiegroepen, bijvoorbeeld voor ICT-functies en bij de handhaving (zie kader hieronder).

Zijstromers Handhavingsorganisatie (HHO) De Handhavingsorganisatie is verantwoordelijk voor het afhandelen van vergunningsaanvragen, het toezicht op en handhaving van de wet- en regelgeving in de openbare ruimte. De vraag naar handhavers in Den Haag is en blijft voorlopig groot. Er zijn veel vacatures te vervullen, maar er heerst ook grote krapte op de arbeidsmarkt. Dat betekent dat creativiteit nodig is om nieuwe handhavers aan te trekken. Daarom stelt de HHO nu ook vacatures open voor zij-instromers. Dit zijn kandidaten met de juiste competenties, ambities en motivatie die, nadat ze zijn aangenomen, worden opgeleid voor het vak van handhaver. Den Haag biedt zij-instromers een volledig betaalde mbo-3 opleiding Handhaver Toezicht en Veiligheid (HTV). De ‘handhavers in opleiding’ krijgen twee dagen per week les vanuit MBO Rijnland en doen drie dagen praktijkervaring op bij de HHO, onder begeleiding van een praktijkbegeleider.

Trainee-programma Vanuit het traineeprogramma “Reis door Den Haag” werken 48 trainees met zeer diverse talenten en achtergronden op verschillende afdelingen binnen de gemeente. Het programma, dat zich richt op starters met een HBO/WO werk- en denkniveau, focust zich met name op de eigenheid, talenten en de andere ziens-

Staat van de organisatie gemeente Den Haag 2023

25

wijzen die de deelnemers meebrengen. Dit gebeurt vooral door te kijken naar competenties, het hebben van een diploma is niet meer nodig. Het programma kent een grote populariteit: meer dan 600 sollicitanten hebben zich gemeld voor de 16 beschikbare traineeplekken. Dit maakt dat in de selectie een zo divers mogelijke­groep samengesteld kan worden. Daarnaast kent de gemeente nog een specialistisch programma: ‘Talent voor Mobiliteit’. Dit is een samenwerking­tussen de twee diensten in het fysieke domein waarvan ook bij één dienst aanvullend een Young Professional Programma wordt voorbereid. Ten slotte participeert de gemeente in het intergemeentelijke G4 traineeprogramma, gericht op finance en ICT, en in het traineeprogramma van de samenwerkende organisaties in de Metropoolregio Rotterdam-Den Haag.

2.4.8 Medewerkersnetwerken De gemeente faciliteert, als onderdeel van het personeelsbeleid Modern Werkgeverschap, medewerkers­ netwerken. De netwerken en hun bestuursleden krijgen ondersteuning in advies, budget en uren bij het realiseren van hun doelen. Verder worden zij actief betrokken bij vraagstukken op het gebied van personeelsbeleid. Een dergelijk netwerk is primair een platform om gemeenschappelijke ervaringen te delen en als netwerk bij te dragen aan de ontwikkeling van de organisatie en het binden en boeien van medewerkers. Ze ontstaan overwegend vanuit een gedeelde unieke achtergrond van een minderheid van medewerkers in een organisatie, zoals culturele of etnische achtergrond, leeftijd, genderidentiteit, seksuele oriëntatie, arbeids­ beperking en sekse. Binnen de gemeente Den Haag kennen wij op dit moment de volgende medewerkersnetwerken: • Jong Den Haag: het netwerk van en voor (jonge) collega’s. • Den Haag Pride: het netwerk voor LHBTI+-collega’s en hun bondgenoten. • Onbeperkt Inclusief: het netwerk voor collega’s met een (arbeids-)beperking of handicap. • Netwerk Neurodiversiteit: het netwerk voor collega’s die neurodivers zijn. • Fem Haag: inmiddels is er ook het netwerk voor collega’s die de positie van vrouwen en kansengelijkheid willen bevorderen.

2.4.9 Medezeggenschap Medezeggenschap is het recht van medewerkers om mee te beslissen over zaken waarbij zij betrokken zijn. Dit recht is geregeld in de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). Bij de gemeente Den Haag gebeurt dit door medewerkers die gekozen zijn om als vertegenwoordigers van hun collega’s in de ondernemingsraad (OR) plaats te nemen. Daarnaast overleggen de vakbonden met de wethouder P&O in het Lokaal Overleg (LO) over een aantal in de cao en het Haags personeelsreglement genoemde arbeidsvoorwaardelijke onderwerpen. Ondernemingsraden In Den Haag heeft elke dienst een ondernemingsraad (OR). In een OR zitten collega's die zijn gekozen door de medewerkers van die dienst. Het aantal leden wordt bepaald door het aantal medewerkers. Elke OR heeft een dagelijks bestuur (DB) en in de meeste gevallen een aantal commissies die zich op specifieke onderwerpen richten, bijvoorbeeld arbo. De OR overlegt met de algemeen directeur van de dienst.

26

Een belangrijke taak van ondernemingsraden is het bevorderen van goede arbeidsomstandigheden en werkoverleg. Daarnaast zijn organisatieveranderingen vaak onderwerp van gesprek en advies. Centrale Ondernemingsraad (COR) Naast de dienst-ondernemingsraden is er ook een Centrale Ondernemingsraad (COR), waarvoor elke OR een lid afvaardigt. De COR overlegt met de hoogste gemeenteambtenaar, de gemeentesecretaris. De COR behandelt onderwerpen die belangrijk zijn voor alle diensten (of een meerderheid daarvan) en waarover op concernniveau een besluit moet komen. Lokaal Overleg (LO) In het Lokaal Overleg (LO) overlegt de wethouder PenO met de vakbonden over een aantal in de cao en het Haags personeelsreglement opgenomen arbeidsvoorwaardelijke onderwerpen. Het gaat bijvoorbeeld over de reis- en verblijfkostenregeling, het Sociaal Beleidskader en het Vitaliteitspact.

2.4.10 Flexibel en hybride werken en ontmoeten Door de coronapandemie heeft de organisatie ervaring opgedaan met thuiswerken. Het is de uitdaging om de geleerde lessen te betrekken in de zoektocht naar een nieuwe balans tussen werken op kantoor en werken thuis. Los van het feit dat meer thuiswerken leidt tot minder woon-werkverkeer, leidt het ook tot een grotere flexibiliteit wanneer gewerkt wordt. Het leidt ook tot andere manieren van leidinggeven en (collegiaal­) overleg en met gebruikmaking van technieken zoals hybride vergaderen. Meer flexibel en hybride werken Dat betekent dat er thuis, op kantoor, onderweg en/of in de stad gewerkt wordt. Binnen de gemeente noemen wordt dit 'Werken en Ontmoeten' genoemd. De functie van het kantoor verandert en blijft veranderen­. Goede IT-hulpmiddelen zijn belangrijker dan ooit. Het afgelopen jaar zijn daarom verschillende kantoorruimten veranderd. Er is hybride vergaderapparatuur geplaatst en er zijn Werken en Ontmoeten-werkplekken (WOW!’s) ingericht. Zo kan er steeds beter flexibel en hybride worden gewerkt. Klaar voor Werken en Ontmoeten De resultaten van de gemeentebrede enquête hybride werken (september 2022) vertellen dat medewerkers willen Werken en Ontmoeten. Na een jaar oefenen, wordt werken en ontmoeten (stapsgewijs) geïmplementeerd.

Medewerkers kunnen straks op een prettige manier thuis, op kantoor, onderweg en in de stad te werken. Zo wordt de zichtbaarheid van de gemeente vergroot. Een inspirerende, flexibele en toegankelijke kantooromgeving draagt bij aan de aantrekkelijkheid van de gemeente als werkgever, nu en in de toekomst. Nieuwe collegehuisvesting In 2022 zijn de wethouders en hun ondersteuning verhuisd naar de nieuwe bestuursgangen op de tweede en derde verdieping van het Spui. Daarmee is het hele bestuur, inclusief burgemeester en gemeentesecretaris, dichter bij elkaar gehuisvest. Door dichter bij elkaar te werken is het makkelijker om samen te werken aan de grote opgaven van onze stad. De verhuizing is tevens gebruikt om de bestuurders uit te rusten met hybride vergaderapparatuur, zodat personen die niet fysiek aanwezig kunnen zijn in een overleg digitaal aan kunnen sluiten.

Staat van de organisatie gemeente Den Haag 2023

27

2.5

Naar een steeds betere bedrijfsvoering

De bedrijfsvoering ondersteunt het primaire proces professioneel, collegiaal en in verbinding met de diensten. Denk bijvoorbeeld aan meer data gedreven werk, verbeterde rapportages en simpeler financiële spelregels. Bedrijfsvoering werkt van buiten naar binnen, is continu bezig met verbeteren en vernieuwen en zorgt dat bedrijfsvoeringsprocessen naadloos op elkaar aansluiten en effectief en slim zijn ingericht.

2.5.1 Interne beheersing (van het financieel beheer) Interne beheersing is een randvoorwaarde om de aansturing van de organisatie beter te laten verlopen. Het schept duidelijkheid bij de uitvoering van een proces, zoals bij het verstrekken van een uitkering, subsidie, vergunning of identiteitsbewijs. Daarnaast zorgt het ook voor de beheersing van risico’s die bij de uitvoering kunnen optreden en de borging dat wij als gemeente rechtmatig handelen. Op het gebied van interne beheersing zijn in 2022 een aantal ontwikkelingen geweest, die in 2023 worden voortgezet. Voor risicomanagement is in 2022 een nieuw centraal team opgericht. Vanuit dit team is een gemeentebreed risicomanagement model ontwikkeld. Via risicogesprekken met het management en proces­eigenaren (van de diensten) wordt dit onderwerp concreet. Ook is in 2022 een eerste fraude-risicoanalyse opgesteld. Ook voor procesmanagement is in 2022 een nieuw centraal team opgericht. In het kader van het betaalproces is voor 42 activiteiten een scan uitgevoerd op procesverbeteringen. De aanbevelingen hieruit worden momenteel geïmplementeerd. Daarnaast zijn voor diverse processen nieuwe procesbeschrijvingen opgesteld. Voor de nieuwe wetswijziging omtrent de rechtmatigheidsverantwoording (start: jaarrekening 2023) zijn de voorbereidingen in de eindfase beland. Er wordt zelfs al proefgedraaid bij de jaarrekening 2022.

Voor internal audit is het jaarplan 2022/2023 vastgesteld, is er een kwaliteitssysteem en handboek opgesteld, is een dashboard ontwikkeld voor de monitoring­op het kasverkeer en is gestart met de inzet van data-instrument voor audits. Ook is eind 2022 een nieuw digitaal en doorklikbaar financieel dashboard ontwikkeld. Ten slotte zijn in 2022 op het gebied van de financiële administratie, fiscaliteit en inkoop ook diverse trajecten gestart, gericht op procesverbetering en daarmee ook op betere interne beheersing. Enkele voorbeelden zijn het herijken van het proces ‘aanvraag tot betalen’, een nieuw aanbestedingssysteem, het verstevigen van de fiscale beheersing en de actualisatie van het contractregister (50% toename in 2022). Daarbij wordt ook ingezet op digitalisering en overige nieuwe IT-technologieën.

2.5.2 Verminderen intern verrekenen voor de bedrijfsvoering Voor de jaren 2022 en 2023 hebben de diensten een groot gedeelte van de bedrijfsvoeringbudgetten naar de dienst Bedrijfsvoering overgeheveld. Als gevolg hiervan is het intern verrekenen sterk verminderd. In 2023 wordt de overheveling geëvalueerd, en wordt een besluit genomen over structurele overheveling, inclusief afspraken over governance, spelregels en sturing. Hiermee worden de mogelijkheden om op de (kosten van) bedrijfsvoering te sturen en het primaire proces op een doelmatige en doeltreffende wijze te ondersteunen verder verbeterd.

2.5.3 Digitale veiligheid De gemeente stelt zich als doel de basis van cyberveiligheid op orde te houden en voorbereid te zijn op digitale aanvallen, incidenten en crises. In 2022 is onderzoek gedaan naar de dreiging van criminele organisaties­en statelijke actoren op de infrastructuur. De DDoS-aanval van december 2021 heeft in 2022