RIS312533 Rekeningencommissierapport 2021

De wethouder EID: Het NCSC heeft acht adviezen gegeven over onder meer het installeren van updates, het genereren van voldoende log-informatie door systemen en applicaties, het toepassen van multifactor-authenticatie, het maken van back-ups en het testen daarvan, het segmenteren van netwerken, toegangverlening tot data en diensten, versleuteling van opslag en gevoelige bedrijfsinformatie en het beschermen van diensten en apparaten die vanaf het internet bereikbaar zijn. Deze adviezen worden door het college van harte onderschreven en zijn al langer onder de aandacht van het college. Qua inhoud en aanpak passen ze ook binnen het eigen strategisch beleidskader Informatieveiligheid 2019-2020 (RIS304162). De geadviseerde maatregelen zijn ook in lijn met de baseline informatiebeveiliging overheid, het normenkader waaraan alle overheidslagen moeten voldoen. Voor de gemeentebrede uitvoering van alle daaruit voortvloeiende maatregelen is een tactisch beleid opgesteld met kaders en rollenbeschrijvingen. Voor het crisismanagement is een cybercrisisplan om de juiste respons te kunnen bieden in het geval van een digitale crisis of incident. Ook dit plan is in lijn met de adviezen van de NCSC in het document Crisiscommunicatie en crisismanagement bij digitale incidenten. Dit plan wordt één keer per jaar getoetst tijdens de eerdergenoemde ISIDOOR-oefening.

De wethouder acht het gewenst dat de accountant alle cybersecurity-audits kan uitvoeren. De afgelopen jaren heeft de gemeente het evenement Hack The Hague georganiseerd. Dit jaar gebeurt dit niet, maar voor volgend jaar wordt een nog groter evenement voorbereid waaraan ook leveranciers zullen meedoen. Nawoord: ▪

30

IT als aandachtspunt in de accountantscontrole: de Rekeningencommissie wil de benodigde extra aandacht voor informatiebeveiliging en cybersecurity als specifiek aandachtspunt benoemen voor de komende jaarrekeningcontrole. De Accountantsdienst wordt gevraagd hiervoor een onderzoeksaanpak uit te werken en aan de Rekeningencommissie voor te leggen.

RIS312533

7

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2021

Verbonden partijen

Eén van de permanente aandachtspunten van de Rekeningencommissie is het beheer van verbonden partijen. Deelname in een verbonden partij kan voor de gemeente een alternatief zijn voor enerzijds het zelf uitvoeren van gemeentelijke taken of anderzijds het uitbesteden van deze taken. Omdat verbonden partijen op afstand staan van de gemeente – en daarmee ook van de raad – is het van belang om voldoende checks en balances in te bouwen voor het beheersen van risico’s samenhangend met verbonden partijen. Verbonden partijen zijn participaties van zowel publiekrechtelijke als privaatrechtelijke aard en worden door het college ingezet als middel om gemeentelijk beleid te realiseren. Participaties van privaatrechtelijke aard zijn deelnemingen, stichtingen en pps-constructies (publiek-private samenwerking). Gemeenschappelijke regelingen zijn participaties van publiekrechtelijke aard. Het gaat dan om partijen waarmee de gemeente een bestuurlijke relatie onderhoudt en waarin zij tevens een financieel belang heeft. Onder bestuurlijke relatie wordt verstaan: een zetel in het bestuur en/of stemrecht. Van een financieel belang is sprake als de gemeente middelen aan de verbonden partij ter beschikking heeft gesteld die ze kwijt is in geval van faillissement van die partij, of wanneer financiële problemen bij de verbonden partij kunnen worden verhaald op de gemeente.

7.1

Beleidskader verbonden partijen

Aan de hand van onderzoeken naar afzonderlijke verbonden partijen gedurende de periode 2006-2012 is door de Rekeningencommissie in 2013 een rapport opgesteld (RIS266620) over het toezichtskader voor verbonden partijen, met daarin negen aanbevelingen aan het college. Op 20 februari 2014 heeft de Rekeningencommissie het college in een unaniem gesteunde motie gevraagd een nieuw beleidskader voor de beheersing van verbonden partijen op te stellen op basis van uitgangspunten uit het rapport. In oktober 2014 is door het college een eerste opzet voor een nieuw beleidskader voor verbonden partijen naar de Raad gestuurd (RIS 276864), waaraan vervolgens begin 2016 een nadere uitwerking is toegevoegd (RIS 290692).

7.1.1

Herijking beleidskader

Van het college is een raadsvoorstel ontvangen met een herzien beleidskader voor verbonden partijen (RIS310950). Hierbij is aandacht besteed aan een overzichtelijke structuur en de leesbaarheid van het document. Enkele onderdelen zijn (juridisch) nader uitgewerkt. In het nieuwe beleidskader is het begrip toetsingskader geïntroduceerd. Hieronder zijn de op toetsing betrekking hebbende onderdelen uit het oude beleidskader gerangschikt en soms verduidelijkt. Ten aanzien van de beheersing van verbonden partijen door het college en het toezicht van de raad hierop is in de Rekeningencommissievergadering van 26 januari 2022 onder meer het volgende aan de orde gekomen. - Collegebevoegdheden en controle door de raad: naar het oordeel van de Rekeningencommissie behoort een cruciale afweging in het toetsingskader te zijn of het publieke belang op een andere wijze dan door middel van een verbonden partij afdoende is te borgen, bijvoorbeeld door middel van regelgeving, subsidieverstrekking of garantstelling. Het gaat er dan om vooraf expliciet de vraag te stellen of er voor de gemeente andere manieren zijn om het desbetreffende publieke belang te dienen dan via een verbonden partijen. Vanuit het oogpunt van democratische controle is de Rekeningencommissie van mening dat er inherente nadelen zijn aan een verbonden partij.

Het uitgangspunt in het toetsingskader zou derhalve moeten zijn dat (oprichting van of toetreding tot) een verbonden partij slechts wordt overwogen indien er géén betere manieren zijn gevonden om het publieke belang te dienen dan via een verbonden partij. Dit principiële uitgangspunt dient naar het oordeel van de Rekeningencommissie zwaarder te wegen dan afwegingen over bijvoorbeeld doelmatigheid. - Verbonden partijen als collegebevoegdheid: over privaatrechtelijke verbonden partijen wordt in het nieuwe beleidskader gesteld dat het oprichten en afstoten van een verbonden partij een bevoegdheid is van het college, waarbij de raad de gelegenheid krijgt wensen en bedenkingen 31

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2021

-

-

-

-

RIS312533

te uiten. De Rekeningencommissie benadrukt dat daarbij niet getornd kan worden aan het budgetrecht van de gemeenteraad in het geval de investering in de verbonden partij groter is dan € 2,5 miljoen en beveelt dit aan in de aandacht van de commissie Ruimte. Procedure wensen en bedenkingen: de reikwijdte van de zeggenschap van de raad in een wensen- en bedenkingenprocedure is doorgaans minder groot dan de commissie wenselijk acht. Vaak bestaat op het moment dat de commissie Ruimte wordt gevraagd naar wensen en bedenkingen inzake ruimtelijke-ordeningskwesties nog maar beperkt gelegenheid om fundamenteel andere keuzes te maken, als gevolg van reeds daaraan voorafgaande besluitvorming door het college. Het moment waarop een wensen- en bedenkingenprocedure start is daarmee van wezenlijk belang. Gemeentelijke governance: de Rekeningencommissie zou graag in het beleidskader opgenomen zien dat de raad zich kan uitspreken over het aangaan of beëindigen van een verbonden partij voorafgaand aan besluitvorming hierover door het college. De Rekeningencommissie voelt zich ongemakkelijk bij het beeld dat de raad hierin geen bepalende stem zou hebben, juist omdat bij een verbonden partij de democratische controle door de raad op afstand wordt gezet. In de praktijk blijkt het dan niet gemakkelijk te zijn om iemand ter verantwoording te roepen over de beleidsuitvoering via een verbonden partij.

Als aanscherping van de governance zou in het beleidskader kunnen worden opgenomen dat het college het voornemen tot deelname aan een verbonden partij als raadsmededeling aan de raad voorlegt, zodat het aan de raad is om te bepalen of deelname in een verbonden partij het geëigende instrument is om het beoogde doel te bereiken. Daarbij wordt gemarkeerd dat indien de raad instemt met deelname in een verbonden partij, inherent hieraan is dat de raad op grotere afstand komt te staan voor wat betreft zijn democratische controlemogelijkheden. Nader onderzoek beleidskader: niet uitgesloten kan worden dat een spanningsveld bestaat tussen de gemeentewet en de naar voren gebrachte wensen van de Rekeningencommissie ten aanzien van de zeggenschap van de raad in besluitvorming door het college, de wensen- en bedenkingenprocedure en de controlemogelijkheden door de raad. De Rekeningencommissie wil onderzoeken welke ruimte de wet biedt om de wensen van de Rekeningencommissie te verwerken in het beleidskader. Is het bijvoorbeeld mogelijk om in het beleidskader strengere eisen op te nemen dan in de wet? De accountantsdienst is gevraagd de onderzoeksvraag en -opzet verder uit te werken. Verantwoordingsplicht over verbonden partijen: de verantwoordingsplicht van het college over de uitoefening van aandeelhoudersbevoegdheden is vastgelegd in artikel 169 GW.

Op pagina 27 van het beleidskader lijkt het college een voorbehoud te maken bij de verantwoordingsplicht als een verbonden partij in contracten met derden onderlinge geheimhouding is overeengekomen. Wellicht illustratief voor de mogelijke consequenties van dergelijke bepalingen was de moeite die de raad moest doen om inzicht te krijgen in de voorgenomen verkoop van de aandelen Eneco. De Rekeningencommissie wil dit vraagstuk meenemen in het onderzoek naar de governance inzake verbonden partijen en daarbij specifiek kijken naar alle mogelijkheden waarmee de raad kan worden geïnformeerd over privaatrechtelijke verbonden partijen.

7.2

Jaarrapportages verbonden partijen

Met de jaarrapportage over verbonden partijen wordt door het college verantwoording afgelegd over het gevoerde beheer ten aanzien van verbonden partijen. In 2020 heeft de Rekeningencommissie de jaarrapportage verbonden partijen 2019 (RIS305638) van het college ontvangen. Deze had betrekking op het boekjaar 2018. Naar aanleiding van deze jaarrapportage zijn verschillende vragen naar voren gekomen. Deze zijn opgenomen in het RC-rapport 2020 (RIS309487). Het college heeft hier 10 november 2021 op geantwoord (RIS310555).

7.2.1

Jaarrapportage verbonden partijen 2020

De Rekeningencommissie heeft op 28 januari 2022 een rapportage over verbonden partijen ontvangen over de jaren 2019 én 2020 (RIS311281). De titel vermeldt overigens ten onrechte de jaren 2020 en 2021. De jaarrapportage geeft extra informatie over verbonden partijen in aanvulling op de informatie uit de planning & controlcyclus. In de rapportage wordt niet alleen ingegaan op de financiële informatie, maar ook op relevante ontwikkelingen binnen verbonden partijen, de governance en de

32

RIS312533

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2021

duurzaamheidsdoelstellingen. Normaalgesproken wordt bij elke jaarrapportage een deel van de verbonden partijen geëvalueerd. Dit jaar is het beleidskader voor verbonden partijen herijkt en later dit jaar worden alle verbonden partijen op basis van dit nieuwe beleidskader geëvalueerd. In het beleidskader is daartoe een toetsingskader opgenomen. Uit de jaarrapportage blijkt dat alle verbonden partijen voldoende financiële buffer hebben om tegenslagen op te vangen, ondanks de coronapandemie. Veel van de verbonden partijen hebben mede vanwege de pandemie een moeilijke periode doorgemaakt. Het totaal aantal verbonden partijen is gedaald: er zijn geen nieuwe bijgekomen en vier van de verbonden partijen worden of zijn beëindigd. Steeds meer verbonden partijen publiceren hun jaarverslag op de eigen website. Ook HMS heeft toegezegd om na vaststelling van de jaarrekening over 2021 het jaarverslag te publiceren. Voorts is een verschuiving in de man/vrouw-verhouding in de besturen van verbonden partijen te zien. Nieuw is dat met ingang van deze rapportage de raad ook wordt geïnformeerd over duurzaamheidsontwikkelingen ten aanzien van verbonden partijen. De bedoeling is dat de jaarrapportage voortaan aan het eind van het jaar volgend op het verslagjaar naar de raad wordt gestuurd. De jaarrapportage verbonden partijen over het boekjaar 2021 zal in november 2022 naar de raad worden gestuurd.

Naar aanleiding van de behandeling van de jaarrapportage in de Rekeningencommissievergadering van 1 juni 2022 vraagt de commissie de aandacht van het college voor het volgende. ▪ Verbeteringen jaarrapportage: de nu voorliggende jaarrapportage is op enkele aspecten uitgebreid en verbeterd, hetgeen wordt gewaardeerd door de Rekeningencommissie. De bruikbaarheid van het document kan verder worden verbeterd door bij verwijzingen naar het raadsinformatiesysteem (RIS) het desbetreffende RIS-nummer te vermelden en door de vermelde RIS-nummers doorklikbaar te maken. ▪ Bruikbaarheid jaarrapportage verbonden partijen: de jaarrapportage geeft nuttige informatie over de Haagse verbonden partijen, maar in de huidige vorm is niet altijd vlot inzichtelijk in hoeverre een verbonden partij bijzondere bestuurlijke aandacht behoeft. De Rekeningencommissie heeft behoefte aan een signaleringssysteem dat de aandacht vestigt op eventuele dilemma’s of substantiële vraagstukken met betrekking tot de governance van een verbonden partij of de omgeving waarin deze opereert, zoals bijvoorbeeld in het geval van United Fish Auctions (UFA).

De commissie vraagt het college om bij de jaarrapportage en evaluatie, vergelijkbaar met de ‘stoplichtrapportage’ in de verantwoording over grote projecten (GRIPrapportage), voor elke verbonden partij te duiden of sprake is van bijzondere bestuurlijke aandacht dan wel of extra aandacht nodig zou zijn. ▪ Publicatie jaarrekeningen verbonden partijen: enkele verbonden partijen publiceren geen jaarrekening op de eigen website. Een voorbeeld daarvan is Haagse Milieuservices (HMS), waarvan de gemeente Den Haag 100% eigenaar is. In een reactie op eerdere vragen hierover van de Rekeningencommissie naar aanleiding van de vorige jaarrapportage is door het college verwezen naar de Kamer van Koophandel waar elke onderneming haar jaarrekening moet deponeren. Tevens heeft het college toegezegd de desbetreffende verbonden partijen te verzoeken om alsnog hun jaarrekening op hun website te publiceren. Desondanks is dit voor het verslagjaar 2020 nog niet gebeurd. De Rekeningencommissie benadrukt dat de controlerende taak van de raad wordt gehinderd indien een jaarrekening van een dochteronderneming van de gemeente Den Haag niet openbaar is. Ook van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Haaglanden is op de eigen website geen jaarrekening te vinden.

De Rekeningencommissie wil bij de volgende jaarrapportage verbonden partijen kunnen beschikken over alle jaarrekeningen van verbonden partijen. ▪ Toepassing van de WNT-norm bij verbonden partijen: in het beleidskader is opgenomen dat het college ernaar streeft dat Haagse verbonden partijen voldoen aan de WNT. Afhankelijk van het deelnamepercentage is dit niet altijd afdwingbaar door het college. Van sommige verbonden partijen wordt aangegeven dat zij niet onder de Wet normering topinkomens (WNT) vallen. Daarbij is tevens vermeld dat de bezoldiging van bestuurders de WNT-norm overschrijdt, maar dit wordt verder niet gekwantificeerd. De Rekeningencommissie wil weten waarom verbonden partijen als BNG en HTM niet onder de WNT vallen en waarom de bezoldigingen van de bestuurders niet in de jaarrapportage worden gekwantificeerd. ▪ Publicatietermijn jaarrekeningen gemeenschappelijke regelingen: de jaarrekening van een gemeenschappelijke regeling dient uiterlijk 15 april van het daaropvolgende jaar te worden gepubliceerd. De Rekeningencommissie wil dat in de volgende jaarrapportage bij elke gemeenschappelijke regeling wordt vermeld of de jaarrekening op tijd gepubliceerd is.

33

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2021

7.3

RIS312533

Evaluatie huidige verbonden partijen

Door het college is een evaluatie van alle afzonderlijke verbonden partijen in het vooruitzicht gesteld. De Rekeningencommissie wil de uitkomsten van het eigen onderzoek naar de mogelijkheden tot aanscherping van het beleidskader betrekken bij deze evaluatie. Voor wat betreft de vaststelling van het nieuwe beleidskader heeft de commissie het voorbehoud gemaakt dit beleidskader mogelijk alsnog te willen herzien als de uitkomsten van de evaluatie en het eigen onderzoek naar verdere aanscherping van het beleidskader daartoe aanleiding geven. Op basis van het toetsingskader in het nieuwe beleidskader wordt van elke verbonden partij beoordeeld in hoeverre door deelname in de verbonden partij wordt bijgedragen aan het publieke belang van de gemeente Den Haag. De rapportage over deze evaluaties wordt in het vierde kwartaal van 2022 naar de raad gestuurd. ▪

34

Noodzaak verbonden partij: de Rekeningencommissie vraagt het college om bij de evaluatie voor elke afzonderlijke verbonden partij expliciet te beoordelen of deelname in een verbonden partij noodzakelijk is om het beoogde publieke belang te dienen en daarbij mogelijke alternatieven in overweging te nemen.

RIS312533

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2021

8

Doelmatigheid

8.1

Definitie en afbakening

Doelmatigheid wordt gedefinieerd als de mate waarin het bereiken van een doel geschiedt tegen zo laag mogelijke kosten. Deze inzet van middelen kan worden uitgedrukt in termen van geld, personeel, materieel of tijd, of een combinatie hiervan. Van belang is hierbij het onderscheid tussen bedrijfsmatige doelmatigheid (prestaties ofwel output in de vorm van goederen of diensten) en doelmatigheid van beleid (de maatschappelijke effecten als gevolg van deze prestaties, ook wel outcome). Doelmatigheid van beleid behoort niet tot het onderzoeksterrein van de Rekeningencommissie, maar van de lokale Rekenkamer.

8.2

Programma DMO’s 2019-2020

In artikel 213a van de Gemeentewet is opgenomen dat het college periodiek onderzoek verricht naar de doelmatigheid (en de doeltreffendheid) van het door hem gevoerde bestuur. De kaders voor dit onderzoek zijn vastgelegd in de gemeentelijke Verordening doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek Gemeente Den Haag. Het college heeft op 9 juli 2019 het programma voor doelmatigheidsonderzoeken (DMO’s) voor de jaren 2019 en 2020 vastgesteld, waarin de door het college uit te voeren onderzoeken beknopt worden toegelicht (RIS 303059). In het programma 2019-2020 zijn zes onderwerpen benoemd voor doelmatigheidsonderzoeken. Omdat de Rekeningencommissie zich specifiek richt op de doelmatigheid van beheer heeft zij twee onderzoeken die betrekking hebben op het gemeentelijk beheer geselecteerd voor behandeling in de Rekeningencommissie, te weten: - Aantal ICT-systemen en ICT-kosten van de gemeente. De bestedingen aan ICT zijn sinds 2012 bijna verdubbeld. Naast beheerkosten zijn ook de investeringen flink toegenomen, onder meer voor het verbeteren en op peil houden van de informatieveiligheid. Binnen de gemeente zijn enkele honderden applicaties in beheer, waarvoor in veel gevallen substantiële kosten voor licenties gemoeid zijn. Veel van deze systemen zijn op dienstniveau aangeschaft.

- Financiële risico’s, in de BBV omschreven als “een kans op gevaar of schade met financieel gevolg van substantiële omvang”. Onverwachte financiële gevolgen kunnen optreden, ook bij goed financieel beheer. Dergelijke risico’s vangt de gemeente op door onder andere een voldoende weerstandsvermogen. Het gaat hier bij risico's zoals een hogere rente, nieuwe crisis, afhankelijkheid van het gemeentefonds, doorlooptijd van de facturen, etc. In het onderzoek wordt in kaart worden gebracht hoe de gemeente Den Haag zich voorbereidt op dergelijke risico's en hoe dit eventueel doeltreffender en doelmatiger kan worden bewerkstelligd. De commissie heeft het DMO-programma besproken in haar vergadering van 27 november 2019 (RIS304501) en het college enkele suggesties gedaan voor het onderzoek naar financiële risico’s: - een evaluatie van de werking van het risicocumulatiemodel, - een evaluatie van het derivaat als instrument voor de beheersing van renterisico’s en - expliciete aandacht voor risicomanagement, onder meer vanwege tekorten en een verslechterde financiële positie.

8.2.1

Doelmatigheidsonderzoek IT-kosten

Op 12 oktober 2021 heeft de commissie de onderzoeksrapportage en de beleidsreactie van het college ontvangen (RIS310181). Enkele belangrijke bevindingen uit het doelmatigheidsonderzoek met betrekking tot het budgettair beheer van IT-kosten zijn: - het budgettair beheer van IT is niet uniform; - de kwaliteit van het budgettair beheer verschilt per organisatieonderdeel; - door diensten werd structureel te weinig geraamd voor applicaties; - het eigenaarschap voor budgettair beheer is in de praktijk niet helder en eenduidig.

35

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2021

RIS312533

In zijn beleidsreactie laat het college weten de bevindingen te herkennen en de aanbevelingen over te nemen en reeds grotendeels te hebben uitgevoerd. Ook de aanbevelingen aangaande de sturing op ITkosten en de inrichting van de IT-administratie zijn overgenomen en grotendeels ingevoerd. De Rekeningencommissie constateert dat de bevindingen uit het doelmatigheidsonderzoek inmiddels gedateerd zijn en vraagt zich af hoe de raad goed zicht krijgt op de huidige ontwikkelingen. Omdat herhaaldelijk gebleken is dat overheden bij investeringen in IT niet altijd de beoogde doelen realiseren, of althans niet tegen de geraamde kosten, acht de commissie het wenselijk de aandacht voor de beheersing van IT te intensiveren. Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie is het volgende naar voren gekomen. - Werkbespreking beheersing IT: na de periode waarop het doelmatigheidsonderzoek betrekking heeft is een reorganisatietraject gestart voor de bedrijfsvoering en interne ITdienstverlening. Voor de Rekeningencommissie is onvoldoende inzichtelijk welke bevindingen uit het onderzoek nog relevant zijn. De Rekeningencommissie wil daarom door de Chief Information Officer (CIO) worden bijgepraat over de voortgang van de reorganisatie, met als specifieke aandachtspunten de uniformiteit van beheer en informatieveiligheid.

- Onderzoek beheersing IT: omdat uit het doelmatigheidsonderzoek naar voren komt dat het inzicht in IT-budgetten onvolledig is en omdat daarna de budgetten flink zijn uitgebreid, overweegt de Rekeningencommissie onderzoek te doen naar de actuele beheersing van IT en informatieveiligheid. De Accountantsdienst is gevraagd hiervoor een onderzoeksvoorstel aan de commissie voor te leggen. De Rekeningencommissie wil de uitkomsten van de werkbespreking met de CIO betrekken bij de uit te voeren audit. Beide punten zijn opgenomen in de termijnplanning van de Rekeningencommissie.

8.2.2

Doelmatigheidsonderzoek Financiële risico’s

Op 18 januari 2022 is van het college een rapportage met begeleidende beleidsreactie ontvangen over een doelmatigheidsonderzoek naar de werkwijze rondom het risicocumulatiemodel (RIS311212). Uit de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie is het volgende naar voren gekomen. - Verbetering weerstandsvermogen: de Rekeningencommissie heeft met instemming kennisgenomen van het doelmatigheidsonderzoek en van de plannen van het college om het weerstandsvermogen te verbeteren. De commissie is hierop in dit onderzoek naar de jaarrekening terugkomen (zie paragraaf 3.3.1 over het herstelplan van de Algemene reserve).

8.3

Programma DMO’s 2021-2022

Voor doelmatigheidsonderzoeken vanaf het jaar 2021 is nog geen nieuw programma van het college ontvangen. ▪

36

De Rekeningencommissie wil weten wanneer een nieuw DMO-programma tegemoet kan worden gezien. Het college wordt gevraagd evenals voorheen (RIS 303059) in de brief over het DMOprogramma ook toe te lichten hoe de bevindingen en aanbevelingen uit voorgaande doelmatigheidsonderzoeken zijn opgevolgd.

RIS312533

9

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2021

Sociaal domein

In relatie tot de omvang van de programma’s zijn er tamelijk kleine fouten en onzekerheden uit de accountantscontrole gekomen. Rechtmatigheidsfouten bedroegen € 1,4 miljoen en er waren onzekerheden betreffende rechtmatigheid van € 0,1 miljoen. De onzekerheden over het getrouwe beeld waren € 0,8 miljoen.

9.1

Kostenbeheersing Wmo & Jeugdhulp

In 2015 werden jeugdhulp, begeleiding, dagbesteding en beschermd wonen gedecentraliseerd. In eerste instantie werd de focus gelegd op zorgcontinuïteit. In de eerste jaren deden zich overschotten voor op de budgetten. In de loop van 2017 werden tekorten zichtbaar, onder meer door een toenemend beroep op de zorg, zowel in aantallen als in complexiteit. Daarnaast werden gemeenten geconfronteerd met een oplopende taakstelling vanuit het rijk. Diverse beleidswijzigingen vanuit zowel het rijk als de gemeente hebben zich voorgedaan, zoals het vormvrij melden, het abonnementstarief, het afschaffen van de eigen bijdrage voor begeleiding en de stijging van tarieven voor jeugdhulp. Deze zorgden voor een toenemende noodzaak tot kostenbeheersing. Vanwege de uitdagingen in de kostenbeheersing van de Wmo en Jeugdhulp is in 2018 een taskforce opgericht die sindsdien per kwartaal aan de Rekeningencommissie heeft gerapporteerd over de voortgang van de verbetering van de kostenbeheersing van de uitvoering van Wmo en jeugdhulp, aan de hand van vijf verbeterlijnen (RIS304269). In 2021 heeft de Rekeningencommissie ermee ingestemd om de frequentie terug te brengen tot eens per half jaar. In 2018 en 2019 lag de focus op het verkrijgen van een beter inzicht in de kosten en het verbeteren van de administratie.

In het coalitieakkoord 'Samen voor de Stad’ is in 2019 een pakket van besparingen oplopend tot € 24,6 miljoen per 2022 vastgesteld. Ook kwam er € 19 miljoen 'verzachtingsgeld’ beschikbaar om oplossingen te implementeren; De tweede halfjaarrapportage 2021 over de kostenbeheersing Wmo & Jeugd is eind maart ontvangen (RIS311905). Voor wat betreft de Wmo geeft de gemeente aan op koers te liggen. De beheersing van jeugdhulp is echter weerbarstiger. Het verandertraject hiervoor kost tijd, mede vanwege lopende verplichtingen en lastiger te beheersen verwijzingskanalen zoals huisartsen en gecertificeerde instellingen. Ondanks extra middelen vanuit het rijk was er over 2021 een tekort op de uitvoering van jeugdhulp. Daar staat tegenover dat op onderdelen van de Wmo-uitvoering de resultaten ten opzichte van de begroting voordelig zijn, deels door de coronamaatregelen. De aanpak van de kostenbeheersing is ingedeeld in vijf verbeterlijnen (A t/m E). A. Misbruik & oneigenlijk gebruik De gemeente voert beleid tegen misbruik en oneigenlijk gebruik van zorggeld. De onderzoeken hiernaar hebben ertoe geleid dat tot medio 2021 vijftien zorgaanbieders zijn geblokkeerd vanwege onrechtmatigheden in de besteding van PGB’s (dit waren er zeven medio 2020). Verder is het PGBbudget van 203 klanten beëindigd, voor een bedrag van € 1,26 miljoen.

Dit betekent niet perse dat de zorg voor de cliënt stopt: in sommige gevallen kan na beëindiging van een PGB wel zorg in natura aan een cliënt worden geleverd. Daarnaast zijn er ook maatregelen waarvan de financiële omvang van de effecten niet herleidbaar is. Zo zijn enkele PGB-aanbieders geblokkeerd. Van deze repressieve maatregelen kan vervolgens ook een preventieve werking uitgaan. Deze niet herleidbare effecten zijn niet gekwantificeerd. De inzet blijft om zaken met strafbare feiten via het strafrecht aan te pakken. Veel signalen betreffen de aanbieders van zorg betaald uit een PGB. Daarom is gestart met het beter vormgeven van PGB-management voor nieuwe aanbieders als één van de preventieve maatregelen. B. Doelmatig en doeltreffend zorgaanbod Bij zorg in het kader van de Wmo bleef het aantal indicaties voor begeleiding in 2021 stabiel. De ogenschijnlijke daling in begeleiding wordt voornamelijk veroorzaakt door aflopende indicaties. Gedurende de herbeoordeling hiervan blijft zorg wel verleend worden. In het eerste kwartaal 2021 zijn de tarieven gestegen als gevolg van de gestegen reële kostprijs. 37

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2021

RIS312533

De kostenbeheersing bij jeugdhulp is aanzienlijk complexer. In 2019 wilde de gemeente Den Haag in regionaal verband een nieuw bekostigingsstelsel voor de jeugdzorg invoeren. De zorgaanbieders hebben hiertegen een rechtszaak aangespannen die door de gemeenten is verloren. Vervolgens is door de gemeente ingezet op het doorvoeren van wijzigingen binnen de contracten met zorgverleners, zoals een richtinggevend kader op basis van beslisbomen, een bestedingsruimte per aanbieder en een winstmaximalisatieclausule. Ondanks de gevolgen van de coronapandemie is het aantal jeugdigen niet veel gestegen. Wel neemt de duur en intensiteit van jeugdhulptrajecten toe, waardoor de kosten per kind stijgen. Werken met budgetplafonds is juridisch lastig omdat gemeenten wettelijk verplicht zijn hulp te bieden als dat nodig is. Daarom wordt een niet juridisch afdwingbare bestedingsruimte gehanteerd. Het is niet eenvoudig om op basis van onderling overleg met de aanbieders binnen de bestedingsruimte te blijven. C. Preventieve inzet en verbeterde indicatiestelling Een informeel alternatief voor vormen van (formele) Wmo-hulp is de preventieve inzet via het programma Haags ontmoeten, waarmee het beroep op formele zorg in het kader van de Wmo verminderd kan worden. Na een grote dip als gevolg van de coronapandemie wordt nu weer meer gebruik gemaakt van deze voorziening.

Er wordt onderzocht hoe deze voorziening verder verbeterd kan worden. Evenals voor de Wmo is een leidraad voor jeugdhulp ontwikkeld, met als doel een betere indicatiestelling. Verder is gekeken naar een scherpere afbakening van jeugdhulp ten opzichte van de Wet langdurige zorg (Wlz). Om de druk op het jeugdhulpbudget te ontlasten is inmiddels voor 39 jeugdigen met langdurige zorgbehoefte een aanvraag Wlz gedaan. D. Kwaliteitsverbeteringen en synergie Een voorziening die het beroep op jeugdhulp kan verminderen is de praktijkondersteuner voor huisartsen (PoH-Jeugd). Vooruitlopend op de hervormingsagenda is de pilot uitgebreid naar de wijken Centrum, Escamp, Bouwlust en Vrederust. Met het doorbraaklab wordt beoogd maatwerk aan inwoners te leveren over de domeinen heen (Wmo, jeugdhulp, Participatiewet en schuldhulpverlening). Dit is inmiddels structureel verankerd binnen de gemeentelijke organisatie. E. Zorg- en beleidsvernieuwing In 2020 is een daling ingezet in de gemiddelde kosten voor woningaanpassingen. Verondersteld wordt dat hierin ook een corona-effect is te zien. Het is moeilijk om een causaal verband vast te stellen tussen maatregelen ter beheersing van de kosten en kostenontwikkelingen in de praktijk. Het beroep op overige Wmo-voorzieningen is in 2021 stabiel gebleven.

Hierin komt mede tot uitdrukking dat door de gemeente kritischer is bekeken welke kosten voor rekening van woningcorporaties moeten komen, zoals automatische deuropeners in algemene ruimtes. Daarnaast kan niet worden uitgesloten dat hier ook een coronaeffect meespeelt. De resultaten van de gezamenlijke maatregelen wijzen erop dat de inspanningen in het kader van de taakstellingen rendement opleveren. De financiële omvang van het effect van de verschillende maatregelen is echter niet per verbeterlijn inzichtelijk. Het totaal van besparingen op alle verbeterlijnen (A t/m E) kan wel met enige betrouwbaarheid worden ingeschat. De totale taakstelling bedroeg € 24,6 miljoen. Daarvan lijkt ongeveer de helft te zijn gerealiseerd. In 2021 zijn de kosten voor uitvoering van de Wmo binnen de begroting gebleven. De verbeterlijnen hebben daar voldoende gerendeerd en de coronamaatregelen zorgen ook voor lagere kosten. De kostenbeheersing van jeugdhulp blijft echter een aandachtspunt. Ondanks extra incidentele rijksmiddelen van circa € 30 miljoen in 2021 was het tekort op Jeugd circa € 12 miljoen. Naast extra rijksmiddelen in 2021 zijn er ook extra rijksmiddelen toegezegd voor de jaren 2022 en verder. In 2022 wordt een overschot verwacht op het budget voor jeugdhulp, dat geïnvesteerd moet worden om een noodzakelijke kostenombuiging te realiseren vanwege de daling van extra rijksmiddelen.

Extra rijksmiddelen voor Jeugdhulp bedragen in 2023 voor alle gemeenten gezamenlijk € 1,6 miljard op jaarbasis, aflopend naar € 800 miljoen in 2028.

38

RIS312533

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2021

De druk op het jeugdhulpbudget is groot. In het najaar van 2021 heeft het college de raad geïnformeerd over het Haags Toekomstperspectief jeugd- en gezinshulp. Dit kan worden beschouwd als het vervolg op de contract- en maatwerkarrangementen. Dit moet een belangrijke bijdrage aan de kostenbeheersing leveren. De gemeente is in afwachting van de uitkomsten van de doorstart van de landelijke hervormingsagenda voor jeugdhulp. Voorgesteld is daarom de financiële situatie van jeugdhulp te betrekken bij besluiten over de ontwikkelagenda en de reguliere planning & controlcyclus. Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie tijdens ambtelijke werkbesprekingen op 6 oktober 2021 en 18 mei 2022 is het volgende naar voren gekomen. ▪ Contributie/attributievraagstuk in totale taakstelling: voor wat betreft de totale taakstelling blijft de vraag in welke mate ieder van de ingezette verbeterlijnen heeft bijgedragen aan het realiseren van de taakstelling, hoe dit te onderbouwen is en op welke aannames dit wordt gebaseerd. Hoewel naar verwachting niet volledig te achterhalen is wat de effectiviteit per maatregel is omdat ze tegelijkertijd hebben plaatsgevonden, wil de commissie een beter inzicht krijgen in de kostenbesparingen per verbeterlijn of per maatregel.

De Rekeningencommissie vraagt het college in de volgende halfjaarrapportage een notitie op te nemen waarin de kostenbesparingen zo goed mogelijk per verbeterlijn of maatregel worden uitgesplitst en waarin uiteengezet wordt welke verbanden bestaan tussen de niet individueel kwantificeerbare effecten van de genomen maatregelen, welke aannames ten grondslag lagen aan ramingen hiervoor en wat deze indicatief hebben opgeleverd. Indien financiële besparingen niet per verbeterlijn of -maatregel kunnen worden gekwantificeerd, ontvangt de commissie graag een duiding op geaggregeerd niveau. ▪ Inzicht in voortgang: de rapportage biedt veel informatie over de uiteenlopende maatregelen voor kostenbeheersing. De commissie heeft behoefte aan meer inzicht in de voortgang van de uitvoering van deze maatregelen. Net als in 2020 wordt meer dan de helft van de taakstelling (€ 24,6 miljoen) gerealiseerd op de Wmo. Omdat in de rapportage geen cijfers uit 2019 zijn opgenomen is op basis van enkel de meest recente rapportage onvoldoende helder of het college op koers ligt in de realisatie van taakstellingen en verbeterplannen. Het college wordt gevraagd in de komende rapportage meer historische context te geven.

▪ Voortzetting halfjaarrapportage kostenbeheersing Wmo & Jeugd: mede omdat onduidelijk is in welke mate kostenontwikkelingen binnen de Wmo in het afgelopen jaar nog coronagerelateerd waren, wil de Rekeningencommissie ook over het eerste halfjaar in 2022 een volledige rapportage (over jeugdhulp én Wmo) ontvangen. De commissie wil zich op basis daarvan een beter beeld vormen van de totale kostenbeheersing en de totale kostenbesparingen in het sociaal domein, de toekomstbestendigheid ervan en van de mogelijke invloed van (toekomstig) gemeentelijk beleid en rijksbeleid hierop.

39

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2021

RIS312533

10 Omgevingswet 10.1

Voorbereidingen op de Omgevingswet

Het uitgangspunt van de nieuwe Omgevingswet is dat het realiseren van fysieke initiatieven makkelijker en sneller moet. Onderdeel daarvan is dat de burger dezelfde informatie heeft als de ambtenaar. Daarnaast beoogt de wet dat initiatieven door middel van samenwerking en participatie tussen initiatiefnemer en belanghebbenden tot stand komen. In de nieuwe wet komen enkele maatschappelijke ontwikkelingen tot uitdrukking, zoals informatiegestuurd werken, het maken van integrale afwegingen, de behoefte aan snellere procedures, betere (digitale) dienstverlening en stimuleren van participatie. De voorbereidingen op de invoering van de Omgevingswet zijn in 2015 begonnen. Na het uitstel van de wet in 2018 is door de gemeente Den Haag prioriteit gegeven aan de organisatorische aanpassingen. Inmiddels is de invoeringsdatum opnieuw uitgesteld tot 1 januari 2023. In 2021 is begonnen met het testen van de verschillende stappen in de gehele keten. Zo wordt samen met andere grote gemeenten en het ministerie het digitaal stelsel voor de Omgevingswet getest, evenals de aansluiting van de software op de gemeentelijke systemen. Ook is aandacht voor het opvangen van situaties die extra druk op de organisatie kunnen leggen, zoals een mogelijke hausse aan aanvragen kort voor de invoering van het nieuwe stelsel en eventuele kinderziektes na de invoering van het nieuwe systeem.

Voorts dienen enkele bestuurlijke besluiten te worden genomen over het bindend advies en verplichte participatie, het instellen van een kwaliteitscommissie en het vaststellen van de legesverordening. Voor wat betreft de vaststelling van technische regels geldt dat bij invoering van de wet alle vigerende bestemmingplannen en bijbehorende regels van rechtswege onderdeel zullen uitmaken van het Omgevingsplan. Op basis van de tevens op te stellen Omgevingsvisie zal het Omgevingsplan worden uitgewerkt. Dan zullen ook de regels die door het Rijk naar de lokale overheid zijn gedelegeerd (de zogenoemde bruidsschat) aangepast kunnen worden aan de gemeentelijke wensen.

10.2

Quick scan implementatie Omgevingswet

In opdracht van de Rekeningencommissie is door de Accountantsdienst in 2021 een quick scan uitgevoerd naar de voorbereidingen op de implementatie van de aangekondigde Omgevingswet (GAD/2021.130). Hierbij is onderzocht of de implementatie van de kerninstrumenten die geacht worden gereed te zijn op de invoeringsdatum op schema ligt en of de voorbereiding op de omgevingsvisie voldoende is. Verder is gekeken naar mogelijke obstakels die zich tot aan de invoering kunnen voordoen en naar de informatievoorziening over de voortgang aan de gemeenteraad. Het onderzoek had betrekking op de stand van zaken tot aan de zomer van 2021. Als referentiekader is de daarvoor ontwikkelde roadmap van de VNG gebruikt. De invoeringsdatum is enkele keren uitgesteld. De invoering van het Digitaal Stelsel Omgevingswet is de voornaamste reden voor het uitstel en geeft de gemeente meer tijd om processen en de aansluiting op systemen gereed te krijgen. Het maken van een ‘scherpe foto’ met deze quick scan is lastig gebleken omdat de voorbereidingen nog onderhanden waren, de transitie nog tot 2030 doorloopt en er veel afhankelijkheden zijn van andere overheden en de markt. Het algemene beeld is positief: het programma voldoet aan de minimumvereisten van de VNG en de essentiële zaken zullen naar verwachting op tijd gereed zijn.

Als voornaamste obstakels zijn onderkend: - er bestaan onzekerheden rond het Digitaal Stelsel Omgevingswet; - de ontwikkeling van eigen applicaties voor de gemeente Den Haag is nog onderhanden bij softwareleveranciers; - er was nog niet voor alle te realiseren onderdelen van het programma financiële dekking gevonden; - het is lastig om goed zicht te krijgen op de totale kosten van de transitie; 40

RIS312533

-

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2021

er is soms krapte in beschikbare capaciteit vanwege bestaande werkdruk en arbeidsmarkt; aandacht is nodig voor het bewerkstelligen van de benodigde cultuurverandering en de daarbij behorende opleiding.

De raad is periodiek geïnformeerd over de ontwikkelingen met betrekking tot de Omgevingswet. De verstrekte informatie had met name betrekking op de bedoeling en de toegevoegde waarde van de door te voeren veranderingen en de oorzaken van de vertraging van de invoeringsdatum. In mindere mate is ingegaan op de voortgang van de eigen voorbereidingen en mogelijke risico’s daarin. De meest recente brieven aan de raad verschaften wel meer inzicht in de kosten en stand van zaken. Specifieke aandacht van de raad wordt gevraagd voor enkele belangrijke besluiten die nog moeten worden genomen in de aanloop naar invoering van de wet.

41

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2021

RIS312533

11 Accountantsdienst, positionering en toezicht 11.1

Advies Rekeningencommissie inzake positionering Accountantsdienst

Naar aanleiding van de vacature voor gemeenteaccountant is in 2021 door de raad de wens kenbaar gemaakt de positionering van de Accountantsdienst en de gemeenteaccountant te heroverwegen en daarmee de controlerende rol van de raad te versterken. In opdracht van de stuurgroep voor de adviesopdracht inzake de toekomstige positionering van de accountantsdienst is daarnaar onafhankelijk onderzoek gedaan. De stuurgroep heeft de Rekeningencommissie gevraagd te adviseren over onder meer de taken en aansturing van de accountantsdienst. Hierover hebben de Rekeningencommissieleden in een besloten benen-op-tafelsessie van gedachten gewisseld. Het advies van de Rekeningencommissie is per brief naar de stuurgroep gestuurd, met een afschrift naar het Presidium. Uitgangspunten Het advies van de Rekeningencommissie is gebaseerd op de volgende uitgangspunten. - Voor het volledig uitbesteden van de jaarrekeningcontrole aan een extern accountantskantoor is binnen de raad geen draagvlak. - Het functioneren van de accountantsdienst geeft nu geen aanleiding tot grote veranderingen; het huidige model heeft de afgelopen jaren naar tevredenheid gewerkt. - In lijn met de wens van de raad om de controlerende rol van de raad te versterken dient de accountantsdienst duidelijk te worden gepositioneerd als instrument van de raad.

- Het budget van de accountantsdienst kan niet onder de wethouder Financiën vallen. Naar analogie van de Griffie, de Rekenkamer en de Ombudsman moet het budget voor de accountantsdienst onder verantwoordelijkheid van de raad vallen (Programma 1). - Om de kwaliteit van dienstverlening te waarborgen heeft de accountantsdienst een toereikend budget nodig. - De Rekeningencommissie acht het niet wenselijk dat de gemeentesecretaris de werkgeversrol voor de directeur van de Accountantsdienst vervult. De onafhankelijkheid van de gemeenteaccountant kan daarmee in het geding komen. - In aansluiting op bestaande richtlijnen dient de benoemingstermijn van de gemeenteaccountant maximaal zeven jaar te zijn. De Rekeningencommissie acht een mogelijkheid tot verlenging van deze termijn door herbenoeming onderwerp van nadere beraadslaging. - Om te kunnen voldoen aan kwaliteitsnormen voor accountancy is een minimale schaalgrootte van de accountantsdienst vereist. - Naast de jaarrekeningcontrole van de gemeente Den Haag kan de accountantsdienst desgevraagd ook opdrachten tot controles bij omliggende gemeenten of verbonden partijen uitvoeren.

11.2

Raadsbesluit positionering Accountantsdienst

Op 16 december 2021 heeft de raad besloten dat de aansturing van de gemeenteaccountant voortaan exclusief door de raad van de gemeente Den Haag gebeurt. Het presidium (dat mandaat verstrekt aan de Rekeningencommissie) en het college is daarbij opdracht gegeven de organisatorische randvoorwaarden in gang te zetten om dit uit te werken. De doelstelling is de nieuwe situatie in te laten gaan per 1 januari 2023 (RIS310802). Voor de nieuwe positionering dient naar het oordeel van de Rekeningencommissie nog nader te worden uitgewerkt: - waar de budgetverantwoordelijkheid wordt belegd. Hierin zou het presidium een rol kunnen vervullen. Het budget dient in ieder geval te worden ondergebracht bij de raad (programma 1), waarbij de baten en lasten van de accountantsdienst als zodanig herkenbaar moeten zijn in de begroting en jaarrekening; - welke nadere afspraken moeten worden gemaakt voor eventuele aanvullende budgettering vanuit het college voor activiteiten die voor het college worden uitgevoerd; - hoe de aansturing en de werkgeversrol worden ingevuld. Overwogen kan worden daarvoor een werkgeverscommissie vanuit de Rekeningencommissie te benoemen. Een vaste escalatieroute naar de burgemeester kan in de organisatieregeling worden toegevoegd; 42

RIS312533

-

-

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2021

hoe de secretaris van de Rekeningencommissie wordt gepositioneerd; wat de minimale (formatie)vereisten zijn om te kunnen voldoen aan kwaliteitsnormen voor bijvoorbeeld expertise, roulatie en redundantie, alsmede mogelijke alternatieven voor kwaliteitsborging zoals samenwerking met een andere gemeentelijke accountantsdienst voor bijvoorbeeld de roulatie van accountants. Eén van de kwaliteitseisen is dat een registeraccountant als plaatsvervangend gemeenteaccountant wordt benoemd; de mogelijkheid om ook jaarrekeningcontroles in opdracht van omliggende gemeenten of van regionale verbonden partijen uit te voeren;

11.3

Toezicht op Accountantsdienst

In het kader van het toezicht op de Gemeentelijke Accountantsdienst (GAD) is in 2021 door twee toezichthouders onderzoek gedaan naar de kwaliteit van de GAD. De Auditdienst Rijk (ADR) van het ministerie van Financiën heeft twee reviews uitgevoerd op aspecten van de jaarrekeningcontrole 2020, te weten de Wet Normering Topinkomens (WNT) en de regelingen voor Single Information Single Audit (SISA). De uitkomsten van deze reviews waren positief. De rapportages mogen niet openbaar gemaakt worden, ze zijn wel naar de Rekenkamer doorgestuurd. De Rekenkamer Den Haag heeft als toezichthouder in 2021 eveneens onderzocht of de Accountantsdienst bij de uitvoering van haar werkzaamheden voldoet aan de wet- en regelgeving in het kader van de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta). Een belangrijke focus in het onderzoek lag op de jaarrekeningcontrole 2020. Daarbij zijn als speciale thema’s ‘onafhankelijkheid’ en ‘fraude’ gekozen. De Rekeningencommissie heeft hierover een brief (RIS310832) ontvangen. Omdat de tekst in het feitenrapport nogal technisch van aard is, aarzelde de Rekenkamer aanvankelijk om het toe te voegen. Bij de accountant waren daarnaast zorgen over herleidbaarheid van de bevindingen. Toch is besloten om ook het feitenrapport openbaar te maken, omdat daarmee inzichtelijk is dat het onderzoek voornamelijk positieve uitkomsten had.

Voor de Rekenkamer is het toezicht op de gemeentelijke accountantsdienst een wettelijke taak. Daartoe dient minimaal één keer in de zes jaar onderzoek te worden gedaan. Voor het onderzoek zijn twee accountants ingehuurd, voormalig werkzaam bij respectievelijk de Rekenkamer Amsterdam en de Algemene Rekenkamer, omdat de Rekenkamer Den Haag zelf niet beschikt over accountantsexpertise. Het komt overigens vaker voor dat bij onderzoeken externe expertise wordt ingehuurd. De Rekenkamer zou haar capaciteit liever aanwenden voor andere onderzoeken dan het toezicht op de Accountantsdienst. De AFM houdt toezicht op accountantsorganisaties, met uitzondering van de twee gemeentelijke accountantsdiensten in Nederland. De AFM is derhalve beter geoutilleerd voor het toezicht op accountants. De AFM is bij een eerder onderzoek geraadpleegd over de door haar gehanteerde controlesystematiek. De Rekenkamer heeft niet gesproken over eventueel uitbesteden van het onderzoek aan de AFM. Uit het feitenrapport van het onderzoek in 2021 blijkt dat de accountantsdienst zich grosso modo houdt aan de wet- en regelgeving en voor zichzelf soms nog strengere voorschriften heeft. Voorbeelden van geconstateerde verbeterpunten zijn het actualiseren van het handboek, functiescheiding voor de opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelaar en het wegwerken van achterstanden door de compliance officer.

De algehele conclusie is dat de kwaliteit en onafhankelijkheid binnen de dienst toereikend geborgd is. De Rekenkamer heeft recent ook een zienswijze gepubliceerd bij het rapport van een extern bureau over de toekomstige positionering van de Accountantsdienst. Daarin is benadrukt dat de Rekenkamer een zekere vrijheid heeft om het toezicht op de Accountantsdienst naar eigen inzicht in te vullen. Dit kan betekenen dat hieraan een lagere prioriteit wordt gegeven dan aan andere onderzoeken.

43

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2021

RIS312533

12 Aandachtspunten voor vakcommissies Uit het onderzoek naar de jaarrekening door de Rekeningencommissie zijn bevindingen naar voren gekomen die de commissie in de aandacht van vakcommissies aanbeveelt. Deze punten kunnen mede relevant zijn voor de komende begroting 2023. ▪

▪

▪

▪

▪

44

Behandeling evaluatie verbonden partijen in raadscommissies: de jaarrapportage en de evaluatie worden in zowel de Rekeningencommissie als de commissie Bestuur geagendeerd. De Rekeningencommissie richt zich vooral op de beheersing van verbonden partijen en de informatievoorziening daarover, zoals de jaarrapportage en de te ontvangen evaluatie. De Rekeningencommissie beveelt aan in de commissie Bestuur onder meer per verbonden partij de beleidsmatige afweging te maken over deelname daarin. Inzicht in de implementatiekosten Omgevingswet: de Rekeningencommissie vraagt aandacht voor de kosten van de Omgevingswet, ook na de invoering ervan. Inmiddels is gebleken dat de decentralisaties in het sociaal domein gemeenten meer kosten dan vooraf werd voorspeld. De Omgevingswet verwacht onder meer een intensievere rol van de gemeente in het voortraject van een vergunning, bijvoorbeeld in het faciliteren van participatie, waar dan (nog) geen leges tegenover staan. De door de wet beoogde verbeteringen in doelmatigheid en doeltreffendheid zullen zich pas na enkele jaren manifesteren. Daarnaast geven de budgetten die voor het programma zijn gereserveerd slechts inzicht in een deel van de kosten. De commissie maakt zich zorgen over de beheersbaarheid van de kosten van deze transitie en beveelt dit in de aandacht van de vakcommissie aan.

Nieuwe Kadernota subsidies en adviezen accountant: in het van het college ontvangen voorstel inzake wijziging Kadernota subsidiebeleid Den Haag 2020-2023 (RIS312064) is een verduidelijking aangebracht naar aanleiding van de vorig jaar geconstateerde onzekerheid betreffende het onderscheid tussen subsidie en inkoop. Reeds enkele jaren geleden had ook de Rekenkamer Den Haag opgemerkt dat het onderscheid tussen subsidie en inkoop onvoldoende duidelijk was. Aan de gewijzigde kadernota is onder meer een werkinstructie toegevoegd, die ervoor moet zorgen dat een te verstrekken subsidie toereikend als zodanig wordt onderbouwd conform het advies van de Accountantsdienst. De vakcommissies worden geattendeerd op zes aanvullende adviezen die in het accountantsverslag zijn opgenomen en die nog niet in het primair subsidieproces zijn verwerkt. Bevordering transparantie door subsidieregelingen: om willekeur te voorkomen en transparantie te bevorderen raadt de accountant aan om voor subsidies waarvan het de bedoeling is deze meerjarig te verstrekken of waarvoor meerdere potentiële uitvoerders in aanmerking komen, gebruik te maken van een specifiek daartoe opgestelde subsidieregeling. Ook de Rekenkamer Den Haag doet thans onderzoek naar onder meer specifiekere subsidieregelingen en de doelmatigheid van de verstrekte subsidies.

De Rekeningencommissie beveelt het advies van de accountant in de aandacht van de vakcommissie aan. Externe inhuur: in 2021 bedroeg de externe inhuur van medewerkers door gemeente 20,8% van de totale loonsom. Dat is bijna 6% hoger dan de gemeentelijke norm van maximaal 15%. De wethouder Economie, Internationaal & Dienstverlening (EID) heeft toegelicht dat de krapte op de arbeidsmarkt het moeilijk maakt eigen personeel aan te trekken. Daarnaast is soms tijdelijk behoefte aan specifieke expertise. Het is dan niet doelmatig om zelf mensen in dienst te nemen. Veel inhuur betrof projectbegeleiding voor grote fysieke projecten. Voor inhuur geldt dat externe inhuur van personeel door gemeentelijke diensten zelf wordt geregeld. Het college zet in op een centrale afstemming van gemeentebrede inhuur. Dit is onderwerp van sturing binnen het GMT. Personeelszaken houdt de inhuur bij en rapporteert hierover. De wethouder zegt toe na te gaan met welke frequentie sturing op het inhuurpercentage door het GMT plaatsvindt en wil hierop terugkomen tijdens de behandeling van de jaarrekening in de vakcommissies.

RIS312533

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2021

13 Vooruitblik 2022-2023 Tot besluit van dit rapport wordt vooruitgekeken naar de komende periode tot aan het volgende jaarrekeningonderzoek. Gedurende het onderzoek naar de jaarrekening of tijdens vergaderingen daarvóór zijn onderwerpen naar voren gekomen die de Rekeningencommissie na de zomer wil agenderen. Onderstaand zijn deze onderwerpen kort toegelicht. ▪ ▪

▪

▪

▪

▪

Auditrapportage indicatoren: de Rekeningencommissie is in afwachting van de auditrapportage van de Accountantsdienst over de indicatoren in de jaarrekening 2021. De commissie wil deze na de zomer separaat te agenderen. Advies over indicatoren: voor de nieuwe raad wil de commissie een advies over indicatoren opstellen, op basis van de bevindingen uit de audits naar indicatoren in de jaarrekeningen. De bedoeling is de nieuwe raad een kader mee te geven met selectiecriteria, vereisten en randvoorwaarden. Indien na de verkiezingen wederom een duale werkgroep voor de vaststelling van indicatoren in het leven wordt geroepen, kan dit advies specifiek aan dit gremium worden gericht. De Rekeningencommissie beveelt aan dat deze werkgroep dan – naast de ambtelijke ondersteuning vanuit het college – ook een beroep kan doen op de ondersteuning van de Accountantsdienst. Aandachtpunten voor deze evaluatie zijn: o Tijdige peildata: bij indicatoren waarvan de peildata te laat zijn om nog in de jaarrekening te kunnen worden meegenomen, zijn de gegevens vaak afkomstig uit een externe bron. De peildata zijn in die gevallen doorgaans niet te beïnvloeden. o Toelichtingen op indicatoren: indien een indicator het gemiddelde is van meerdere meetgegevens kan het relevant zijn ook de onderlinge deviatie tussen gegevens te weten.

De Rekeningencommissie wil nagaan hoe daar in de verantwoording beter inzicht in gegeven kan worden. o Verdeling indicatoren over programma’s: de Rekeningencommissie constateert dat indicatoren niet gelijkmatig over programma’s verdeeld zijn. Zo zijn er 32 indicatoren voor duurzaamheid en maar één voor financiën. Dit zou een aandachtspunt kunnen zijn bij een toekomstige evaluatie van indicatoren. o Tussentijdse meting voor dashboards: naast indicatoren die beleidsresultaten op jaarbasis meten wil de Rekeningencommissie ook indicatoren die tussentijds inzicht geven in de voortgang, bijvoorbeeld in de vorm van dashboards. De commissie vindt het van belang dat hierover ook in andere commissies gesproken wordt. Evaluatie verbonden partijen: door het college is een evaluatie van alle afzonderlijke verbonden partijen in het vooruitzicht gesteld. De Rekeningencommissie wil de uitkomsten van het eigen onderzoek naar de mogelijkheden tot aanscherping van het beleidskader betrekken bij deze evaluatie. Voor wat betreft de vaststelling van het nieuwe beleidskader heeft de commissie het voorbehoud gemaakt dit beleidskader mogelijk alsnog te willen herzien als de uitkomsten van de evaluatie en het eigen onderzoek naar verdere aanscherping van het beleidskader daartoe aanleiding geven.

Voortgang reorganisatie bedrijfsvoering: de wethouder EID heeft toegezegd de Rekeningencommissie te informeren over de voortgang in de nieuw te vormen dienst Bedrijfsvoering en het tijdpad daarvoor. De topstructuur en de plaatsing van de medewerkers binnen de nieuwe dienst zou per 1 april 2022 zijn afgerond. De Rekeningencommissie wil door de wethouder of de algemeen directeur van de dienst bedrijfsvoering nader worden geïnformeerd over de voortgang van de reorganisatie (zie RIS310555, pag. 7). Werkbespreking beheersing IT: na de periode waarop het doelmatigheidsonderzoek ITkosten (RIS310181) betrekking had is een reorganisatietraject gestart voor de bedrijfsvoering en interne IT-dienstverlening. Voor de Rekeningencommissie is onvoldoende inzichtelijk welke bevindingen uit het onderzoek nog relevant zijn. De Rekeningencommissie wil daarom door de Chief Information Officer (CIO) worden bijgepraat over de voortgang van de reorganisatie, met als specifieke aandachtspunten de uniformiteit van beheer en informatieveiligheid. Onderzoek beheersing IT: omdat uit het doelmatigheidsonderzoek naar voren komt dat het inzicht in IT-budgetten onvolledig is en omdat daarna de budgetten flink zijn uitgebreid, overweegt de Rekeningencommissie onderzoek te doen naar de actuele beheersing van IT en informatieveiligheid. De Accountantsdienst is gevraagd hiervoor een onderzoeksvoorstel aan de

45

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2021

▪ ▪

▪

▪ ▪

▪

46

RIS312533

commissie voor te leggen. De Rekeningencommissie wil de uitkomsten van de werkbespreking met de CIO betrekken bij de uit te voeren audit. Update naleving AVG: de Rekeningencommissie wil in een werkbespreking na de zomer door de Functionaris Gegevensbescherming (FG) worden geïnformeerd over de naleving van de AVG. Betrouwbaarheid gegevensbestanden: een belangrijke voorwaarde voor doeltreffende dataanalyse op gegevensbestanden is dat de te onderzoeken bestanden up-to-date zijn. Naar eigen waarneming van de Rekeningencommissie is bijvoorbeeld het subsidieregister onvolledig voor wat betreft het aantal verantwoorde subsidies. Tijdens de accountantscontrole van de jaarrekening 2020 bleken verschillende bestanden ook vervuild te zijn met verouderde of onjuiste gegevens. De Rekeningencommissie wil dit onderwerp betrekken in de werkbespreking over de IT-beheersing en vraagt de Accountantsdienst voor de komende jaarrekeningcontrole data-analyse toe te passen op het subsidieregister en het subsidieverstrekkingsproces. Frauderisicoanalyse: het ontwikkelde model voor frauderisicoanalyse wordt met de diensten afgestemd en per directie worden de belangrijkste frauderisico’s in kaart worden gebracht. De Rekeningencommissie is toegezegd te worden geïnformeerd over de uitkomsten hiervan (RIS311263). Op 7 juni 2022 is een brief van het college over de frauderisicoanalyse (RIS312416) ontvangen.

Deze zal na de zomer worden geagendeerd. Evaluatie nieuw format GRIP-rapportages: de Rekeningenccommissie wil het huidige format evalueren nadat de GRIP-rapportage over het tweede kwartaal van 2023 is behandeld. In de evaluatie wil de commissie ook de weging van selectiecriteria betrekken. Rapportage over projecten buiten het fysieke domein: de Rekeningencommissie acht het wenselijk dat ook aan de raad wordt gerapporteerd over risico’s bij andere grote projecten, zoals bijvoorbeeld de Energieacademie en IT-projecten. De commissie heeft behoefte aan nader advies over de mogelijkheden van rapportage over grote projecten buiten het fysieke domein, onder meer voor wat betreft rapportagevorm en clustering van projecten. Inventarisatie van overschrijdingen op grote projecten: de Rekeningencommissie wil het college vragen een inventarisatie te maken van grote projecten gedurende de afgelopen vier jaar en daarbij inzichtelijk te maken hoe (achtereenvolgende) begrotingen zich verhouden tot de verantwoordingen over voortgang en realisatie van deze projecten, voorzien van een heldere toelichting op budgetoverschrijdingen. De Accountantsdienst wordt gevraagd deze inventarisatie vervolgens te onderzoeken en over de beheersing van deze grote projecten te rapporteren aan de raad.