RIS312010 Bijlage

Kennis en ervaring uit het veld De subsidieregeling zagen sommige partners als een kans om de toekenning van subsidie transparanter te maken ten opzichte van de oude situatie. Maar de gemeente heeft bij de voorbereiding geen kennis uit het veld gevraagd en gebruikt voor bijvoorbeeld de wijze van subsidiering, de voorwaarden en de beoordelingscriteria, de communicatie(wijze) en ook praktische zaken als het aanvraagformulier. Als partners betrokken waren geweest bij de voorbereiding dan had het draagvlak voor de subsidieregeling getoetst kunnen worden, waren gebreken vooraf beter in beeld geweest en hadden problemen meer in gezamenlijkheid opgelost kunnen worden. Dit was nu niet het geval en dit werd door de partners ervaren als een gemiste kans.

Tendersystematiek De keuze van de gemeente voor een tendersystematiek bracht een communicatievorm en voorwaarden met zich mee waar partners in de stad veel kritiek op hebben:

Communicatie: eenrichtingsverkeer De communicatie over de aankondiging van de subsidieregeling en de aanvraag was gericht op een gelijk speelveld. Dat wil zeggen, alle geïnteresseerde partijen (dus zowel de ‘oude’ als de nieuwe partners) moeten evenveel kansen krijgen en dus op dezelfde wijze worden geïnformeerd. Dat leidde volgens partners tot eenzijdige communicatie door de gemeente, met een juridische toon. Er was geen een-op-een contact mogelijk met de gemeente maar een webinar en beantwoording van vragen verliep via Q&A’s. Partners missen het directe contact met de gemeente, ook om vragen te kunnen stellen. Tot op heden zijn er nog steeds vragen van partners onbeantwoord gebleven. Bovendien gaf de gedeelde informatie de partners onvoldoende beeld van het doel van de subsidieregeling, namelijk: wat wil de gemeente bereiken met deze subsidieregeling? Het inhoudelijk kader voor de regeling bood onvoldoende houvast voor partners; zij ervaren deze als onduidelijk.

DSP-groep

RAPPORT ─ Evaluatie subsidieregeling Samen sociaal en vitaal

34

Beoordelingscriteria: nauwelijks op inhoudelijke kwaliteit De beoordelingscriteria waren SMART en in die zin redelijk duidelijk voor partners. Het gaat onder andere om aantallen deelnemers, de mate waarin activiteiten aantrekkelijk zijn voor flexibele vrijwilligers, en de mate van cofinanciering. Maar volgens partners zijn deze criteria nauwelijks gericht op de inhoudelijke kwaliteit van hun voorstel (de impact), en ook niet op de samenwerking met andere partijen in de stad. Op de criteria konden punten gescoord worden: hoe meer deelnemers, hoe meer punten. Negatief gevolg van dit puntensysteem is dat het uitnodigt om er naartoe te schrijven, om beter te kunnen scoren. Kortom, de gemeente heeft volgens partners de voorstellen te weinig op de inhoudelijke kwaliteit beoordeeld. De loting bij aanvragen met een gelijk aantal punten is daar ook een voorbeeld van: niet de kwaliteit van het voorstel en/of de bijdrage aan de doelen staat voorop maar een portie geluk. Tot slot misten sommige partners (nadere) toelichting op het wel of niet toekennen van de subsidie in de beoordeling.

Aanvraagproces Naast communicatie en voorwaarden gaven partners aandachtspunten voor het aanvraagproces: •

Het aanvraagproces voor een paar duizend euro is hetzelfde als voor een paar ton. Met name voor kleinere organisaties was de aanvraag lastig; het aanvraagformulier en begrotingsformat vonden ze (te) ingewikkeld. Er is gebruik gemaakt van de ondersteuningsmogelijkheden, met name van PEP. Partners waren over het algemeen te spreken over de ondersteuning door PEP.

•

De planning van de gemeente is meerdere malen bijgesteld en toen de subsidieregeling werd open gesteld, was er haast. Het tijdpad was weliswaar vooraf duidelijk voor partners maar de tijd voor de indiening van de aanvraag vinden veel partners beperkt, en de timing voor indiening, midden in de zomervakantie, onhandig.

Meerwaarde van vrijwilligers Dat de onkostenvergoeding voor vrijwilligers niet betaald mag worden met subsidiegeld en dat de waarderingskosten voor vrijwilligers beperkt moeten zijn, is voor partners een groot pijnpunt. De vergoeding en waardering zijn van belang om vrijwilligers (met een kleine beurs) te laten participeren, ook omdat zij veelal onder de doelgroepen vallen. De inzet door flexibele vrijwilligers lijkt volgens de partners in het puntensysteem hoger gewaardeerd te worden dan vrijwilligers die zich langdurig verbinden aan een activiteit. Flexibele vrijwilligers passen niet altijd bij het type werkzaamheden van hun organisaties, vinden de partners. Op basis van voorgaande punten denken veel partners dat de gemeente de meerwaarde van vrijwilligers voor de stad niet erkent.

DSP-groep

RAPPORT ─ Evaluatie subsidieregeling Samen sociaal en vitaal

35

5.2

Acht aanbevelingen 1. Herstel het vertrouwen en investeer in de relatie met de partners Herstel het vertrouwen en investeer in de relatie met de partners door in ieder geval de kennis en ideeën uit het veld te gebruiken voor een inhoudelijk kader en verbetering van de subsidieregeling, uitwisselingsmomenten voor vragen en een-op-een contact te organiseren, partners tijdig te informeren over het tijdpad en door zorgvuldig om te gaan met vragen en klachten. Haal kennis en ideeën gericht op in dialoogvorm, bijvoorbeeld in thematische sessies.

2. Geef een inhoudelijk kader voor de subsidieregeling Geef een inhoudelijk kader met een heldere omschrijving van de doelen die de gemeente nastreeft met de subsidieregeling. Dat kunnen bijvoorbeeld doelen per doelgroep zijn. Neem partners mee in het proces van het opstellen van dit kader, zodat het voor hen duidelijk is wat de gemeente met de stad wil bereiken, zie de voorgaande aanbeveling.

3. Stel inhoudelijke kwaliteit voorop bij aanvraag en beoordeling Stel de inhoudelijke kwaliteit van het voorstel voorop en de mate van (mogelijke) impact in de stad of voor de doelgroep, en stimuleer hierbij de samenwerking met andere organisaties. Gebruik kwantitatieve beoordelingscriteria, zoals aantal deelnemers, ter ondersteuning. Heroverweeg het criterium van de aantrekkelijkheid van activiteiten voor flexibele vrijwilligers en leg goed uit wat de gemeente hiermee bedoelt. Vervang de loting, bij gelijk aantal punten, door een inhoudelijke beoordeling. Geef een duidelijke onderbouwing voor het wel of niet toekennen van de subsidie, bij voorkeur in een een-opeen toelichting.

4. Maak subsidiering van vergoeding voor vrijwilligers mogelijk Maak subsidiering van de onkostenvergoeding en een ruimhartige vergoeding voor de waardering van vrijwilligers mogelijk want dit geeft ruimte aan partners om vrijwilligers aan te trekken én te behouden, ook als deze vrijwilligers een kleine beurs hebben. Overleg met de partners wat wel of niet onder de vergoedingen valt.

5. Vereenvoudig het aanvraagproces Vereenvoudiging het aanvraagproces: maak het aanvraagformulier voor kleine bedragen eenvoudiger dan het aanvraagformulier voor grote bedragen. Houd hierbij rekening met de inspanning die met name kleine, minder ervaren organisaties moeten leveren. Praktische verbeterpunten voor de formats die partners

DSP-groep

RAPPORT ─ Evaluatie subsidieregeling Samen sociaal en vitaal

36

hebben genoemd, zijn onder andere een eenvoudiger aanvraagformulier met meer ruimte voor toelichting, en Word- (aanvraagformulier) en Excel- (begroting) in plaats van een PDF-format.

6. Geef een eenduidige uitleg bij de aanvraag Geef een eenduidige uitleg bij de aanvraag om interpretatieverschillen bij de partners te voorkomen. Dit gaat over bijvoorbeeld overheadkosten, cofinanciering en hoe om te gaan met verschillende doelgroepen.

7. Pas het tijdpad aan wat indiening en timing betreft Zorg ervoor dat partners genoeg tijd hebben voor het opstellen en de indiening van de aanvraag, dat wil zeggen meer dan 2 weken en niet in de zomervakantie. En zorg dat zij tijdig, vóór oktober, de beoordeling ontvangen zodat ze voor hun eigen bedrijfsvoering de consequenties van het wel of niet verkrijgen van de subsidie kunnen verwerken.

8. Overweeg meerjarige subsidiering Overweeg meerjarige subsidiering want deze sluit beter aan op de activiteiten van partners en de beoogde effecten voor de stad. Bovendien zijn een jaarlijkse aanvraag en verantwoording tijdrovend; tijd die partners liever in de uitvoering steken.

DSP-groep

RAPPORT ─ Evaluatie subsidieregeling Samen sociaal en vitaal

37

Bijlage 1 – Werkwijze In deze evaluatie is gebruik gemaakt van vier verschillende onderzoeksmethodes, namelijk een documentenanalyse, een digitale vragenlijst, vijf groepsgesprekken met partners en twee duidingssessies. Voor meer informatie over de vragen voor de vragenlijst en groepsgesprekken kunt u mailen naar dsp@dspgroep.nl

Documentenanalyse De subsidieregeling, beleidskaders, (rekenkamer)onderzoeken, raads- en commissiestukken en communicatie met de stad zijn geanalyseerd. De uitkomsten vormden de basis voor de vragen voor de digitale vragenlijst en de groepsgesprekken.

Digitale vragenlijst Om de ervaringen met de subsidieregeling SSV in beeld te brengen, is een digitale vragenlijst uitgezet onder alle partners die in 2021 en/ of 2022 subsidie hebben aangevraagd. De vragenlijst was ingedeeld in de vier thema’s (overgang naar de subsidieregeling, aankondiging, aanvraag en beoordeling). •

De vragenlijst bestond uit 33 vragen, dit waren open vragen, gesloten (multiple choice) vragen en stellingsvragen met likertschalen.

•

De termijn waarop de vragenlijst kon worden ingevuld, was twee weken.

•

De vragenlijst is ingevuld door 59 respondenten. Van de 59 zijn er tien respondenten die wel een subsidie kregen in 2021 maar geen aanvraag hebben gedaan in 2022; zij hebben de vragen over de situatie vóór de subsidieregeling beantwoord. Zes van de 59 respondenten hebben slechts een klein deel van de vragenlijst ingevuld; deze zes hebben we in de analyse buiten beschouwing gelaten. Van de resterende 43 respondenten hebben 31 (circa 70%) subsidie toegekend gekregen en 12 (circa 30%) niet.

Respondenten De differentiatie in omvang van organisaties is te zien op de volgende pagina in figuur B1. Van alle respondenten werken er bij 17 partners voornamelijk betaalde werknemers (29%) en bij 42 partners voornamelijk vrijwilligers, zie figuur B2. B3 geeft weer voor welke categorie de (43) respondenten een subsidieaanvraag deden in 2022. In figuur B4 staat voor welke doelgroep de (43) respondenten subsidieaanvraag deden in 2022.

DSP-groep

RAPPORT ─ Evaluatie subsidieregeling Samen sociaal en vitaal

38

Figuur B1: Omvang organisaties, onder respondenten

Figuur B2: Verhouding vrijwilligersorganisaties en professionele organisaties onder respondenten

Figuur B3: Categorieën waarin de respondenten aanvragen hebben gedaan

DSP-groep

RAPPORT ─ Evaluatie subsidieregeling Samen sociaal en vitaal

39

Figuur B4: Doelgroep waar de respondenten zich op hebben gericht in de aanvraag

Groepsgesprekken In totaal zijn er vijf online groepsgesprekken gevoerd met 23 partners. Daarnaast is er een gesprek geweest met een organisatie die zich had aangemeld maar niet beschikbaar was op de voorgestelde data voor de groepsgesprekken. •

Geïnteresseerde partners konden zich aanmelden via de vragenlijst. Daarnaast waren 41 partners uitgenodigd. Bij de selectie is rekening gehouden met grote en kleine organisaties, grote en kleine subsidiebedragen, en organisaties waarvan de aanvraag wel of niet gehonoreerd was.

•

De groepsgesprekken waren bedoeld als spiegelgesprekken waarbij medewerkers van de gemeente als toehoorder aanwezig zouden zijn om ervaringen uit eerste hand te horen en hier lering uit te trekken. Op nadrukkelijk verzoek van enkele deelnemers was de gemeente in geen enkel groepsgesprek aanwezig; deze organisaties zouden zich minder vrij voelen om zich uit te spreken, met de gemeente als toehoorder.

Duidingssessies: partners en gemeente Om nader in te gaan op de bevindingen en om concept conclusies en aanbevelingen aan te scherpen, zijn twee duidingssessies georganiseerd: één sessie met tien partners die hebben deelgenomen aan de groepsgesprekken, en één sessie met de gemeente. De uitkomsten van deze sessies zijn verwerkt in het onderzoek en dus in het rapport.

DSP-groep

RAPPORT ─ Evaluatie subsidieregeling Samen sociaal en vitaal

40

DSP-groep BV Van Diemenstraat 410 1013 CR Amsterdam +31 (0)20 625 75 37

dsp@dsp-groep.nl KvK 33176766 www.dsp-groep.nl

DSP-groep is een onafhankelijk bureau voor onderzoek, advies en management, gevestigd aan de IJ-oevers in Amsterdam. Sinds de oprichting van het bureau in 1984 werken wij veelvuldig in opdracht van de overheid (ministeries, provincies en gemeenten), maar ook voor maatschappelijke organisaties op landelijk, regionaal of lokaal niveau. Het bureau bestaat uit 40 medewerkers en een groot aantal freelancers.

Dienstverlening Onze inzet is vooral gericht op het ondersteunen van opdrachtgevers bij het aanpakken van complexe beleidsvraagstukken binnen de samenleving. We richten ons daarbij met name op de sociale, ruimtelijke of bestuurlijke kanten van zo’n vraagstuk. In dit kader kunnen we bijvoorbeeld een onderzoek doen, een registratie- of monitorsysteem ontwikkelen, een advies uitbrengen, een beleidsvisie voorbereiden, een plan toetsen of (tijdelijk) het management van een project of organisatie voeren.

Expertise Onze focus richt zich met name op de sociale, ruimtelijke of bestuurlijke kanten van een vraagstuk. Wij hebben o.a. expertise op het gebied van transitie in het sociaal domein, kwetsbare groepen in de samenleving, openbare orde & veiligheid, wonen, jeugd, sport & cultuur.

Meer weten?

Neem vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie of om een afspraak te maken. Bezoek onze website www.dsp-groep.nl voor onze projecten, publicaties en opdrachtgevers.