RIS312010 Bijlage
Tekst van het document
Evaluatie subsidieregeling Samen sociaal en vitaal Rapport
Mia Dieters, Babette Beertema, Aline Petersen
18 maart, 2022
Mia Dieters mdieters@dsp-groep.nl 020 625 75 37
Babette Beertema bbeertema@dsp-groep.nl
Aline Petersen apetersen@dsp-groep.nl
Evaluatie subsidieregeling Samen sociaal en vitaal Den Haag Dit rapport bevat de ervaringen van partners in de stad met de subsidieregeling Samen sociaal en vitaal, en geeft, op basis van deze bevindingen, conclusies en aanbevelingen voor vervolg.
DSP-groep
RAPPORT ─ Evaluatie subsidieregeling Samen sociaal en vitaal
2
Inhoud
1
Samenvatting
4
2
Inleiding
6
2.1
Aanleiding
6
2.2
Doelstelling en onderzoeksvragen
6
2.3
Leeswijzer
9
3
Subsidieregeling Samen sociaal en vitaal
10
3.1
Omschrijving subsidieregeling
10
3.2
Tijdpad
12
4
Ervaringen met de subsidieregeling SSV
15
4.1
Overgang naar de subsidieregeling SSV
15
4.2
Aankondiging van de subsidieregeling
17
4.3
Aanvraagprocedure
23
4.4
Beoordeling en nazorg
30
4.5
Is de subsidieregeling een verbetering?
32
5
Conclusies en aanbevelingen
34
5.1
Conclusies
34
5.2
Acht aanbevelingen
36
Bijlagen Bijlage 1 – Werkwijze
DSP-groep
RAPPORT ─ Evaluatie subsidieregeling Samen sociaal en vitaal
38
3
1
Samenvatting In de evaluatie van de subsidieregeling Samen sociaal en vitaal staat de volgende onderzoeksvraag centraal: Hoe hebben partners uit de stad de subsidieregeling Samen sociaal en vitaal ervaren en op welke punten kan de gemeente Den Haag de aanpak en de subsidieregeling verbeteren?
Werkwijze Voor deze evaluatie hebben we de ervaringen van betrokken partners in de verschillende fasen onderzocht: de overgang naar deze subsidieregeling, de aankondiging, het aanvraagproces en de beoordeling. Er zijn verschillende onderzoeksmethodes ingezet. •
Voor het ophalen van de ervaringen zijn partners bevraagd door middel van een digitale vragenlijst (53 respondenten van de 115 partners hebben deze ingevuld) en 5 groepsgesprekken met in totaal 23 partners.
•
Uitkomsten en eerste conclusies en aanbevelingen zijn aangescherpt in een duidingssessie met tien partners die eerder hadden deelgenomen aan de groepsgesprekken. Daarna was er een duidingssessie met medewerkers van de gemeente.
Conclusies Partners geven in de vragenlijst, groepsgesprekken en duidingssessie verschillende, vooral kritische kanttekeningen. Een belangrijk gevolg van de subsidieregeling is dat de relatie met en het vertrouwen in de gemeente in hun beleving is verstoord. Dit uit zich in boosheid en frustratie over het proces en de beoordelingswijze. Partners voelen zich hierbij niet gezien als samenwerkingspartner. Het merendeel van de gesproken partners had willen meedenken bij het opstellen van de subsidieregeling maar wat niet gebeurd is. We concluderen het volgende: 1.
De gemeente koos voor een tendersystematiek om een gelijk speelveld en een transparante, onderbouwde verdeling van middelen te realiseren. Deze systematiek bracht een communicatievorm en voorwaarden met zich mee die de meeste partners die wij hebben gesproken als negatief hebben ervaren: a. De communicatie bij de aankondiging van de subsidieregeling en de voorbereiding op de aanvraag beschouwden partners als eenrichtingsverkeer. De informatie (webinar en drie Q&A’s), gaf volgens hen onvoldoende inzicht in wat de gemeente wil bereiken met de subsidieregeling. Het inhoudelijk kader voor de regeling ervaren zij daarom als onduidelijk. Partners geven aan het directe contact met de gemeente te missen, ook om vragen te kunnen stellen. b. De voorwaarden en dus de beoordeling waren volgens partners onvoldoende gericht op de inhoudelijke kwaliteit van hun voorstel, en ook niet op de samenwerking met andere organisaties in de stad. De loting, bij aanvragen met een gelijk aantal punten, is daar ook een voorbeeld van. Het puntensysteem vinden partners te technisch. Een gevolg is dat het puntensysteem ‘uitnodigt’ om naar deze punten toe te schrijven, voor een betere score.
DSP-groep
RAPPORT ─ Evaluatie subsidieregeling Samen sociaal en vitaal
4
2.
Met name kleinere organisaties vonden de aanvraag lastig; het aanvraagproces voor een paar duizend euro is hetzelfde als voor een paar ton. Het aanvraagformulier en het begrotingsformat waren voor veel partners ingewikkeld. Er is gebruik gemaakt van de ondersteuningsmogelijkheden, met name van PEP Den Haag waar de bevraagde partners meestal tevreden over waren.
3.
Partners hadden de kritiek dat de onkostenvergoeding voor vrijwilligers niet betaald mag worden met subsidiegeld en dat de waarderingskosten voor vrijwilligers in beperkte mate gesubsidieerd worden. Zij vinden dat de meerwaarde van vrijwilligers voor de stad op deze manier niet wordt erkend. De vergoeding is volgens hen van belang om vrijwilligers te laten participeren, ook omdat zij veelal onder de doelgroepen vallen.
4.
De planning van de gemeente is meerdere malen bijgesteld en toen de subsidieregeling werd opengesteld, was er volgens de partners haast. Het tijdpad was weliswaar duidelijk voor de meeste partners maar de tijd voor de indiening van de aanvraag vonden veel partners beperkt en de timing voor indiening onhandig (midden in de zomervakantie).
Acht aanbevelingen voor het vervolg Op basis van de bevindingen geven we de volgende aanbevelingen. De eerste aanbeveling vormt hierbij de basis voor de daaropvolgende aanbevelingen: 1.
Herstel het vertrouwen en investeer in de relatie met de partners. Doe dit door de kennis uit het veld te gebruiken voor verbetering van de subsidieregeling, uitwisselingsmomenten voor vragen en een-op-een contact te organiseren, partners tijdig te informeren over het tijdpad en door zorgvuldig om te gaan met vragen en klachten.
2.
Geef een inhoudelijk kader voor de subsidieregeling, met een heldere omschrijving van de doelen die de gemeente nastreeft met de subsidieregeling.
3.
Stel inhoudelijke kwaliteit voorop bij voorwaarden en beoordeling, en gebruik kwantitatieve beoordelingscriteria ter ondersteuning. Heroverweeg het criterium van de aantrekkelijkheid van activiteiten voor flexibele vrijwilligers. Vervang de loting door een inhoudelijke beoordeling.
4.
Maak subsidiering van onkostenvergoeding en waardering voor vrijwilligers mogelijk.
5.
Vereenvoudig het aanvraagproces; houdt hierbij rekening met aanvragen voor kleine en grote bedragen, en de inspanningen die (kleine) organisaties moeten leveren.
6.
Geef een eenduidige uitleg over bijvoorbeeld overheadkosten, cofinanciering en hoe moet om te gaan met verschillende doelgroepen, om interpretatieverschillen bij partners te voorkomen.
7.
Pas het tijdpad aan; zorg ervoor dat partners genoeg tijd hebben voor de indiening van de aanvraag en dat zij tijdig, vóór oktober, de beoordeling ontvangen.
8.
Overweeg meerjarige subsidie. Dit sluit beter aan op de activiteiten en de beoogde effecten voor de stad. Bovendien zijn een jaarlijkse aanvraag en verantwoording tijdrovend; tijd die partners liever in de uitvoering steken.
DSP-groep
RAPPORT ─ Evaluatie subsidieregeling Samen sociaal en vitaal
5
2
Inleiding
2.1
Aanleiding In mei 2021 introduceerde de gemeente Den Haag de subsidieregeling Samen Sociaal Vitaal. Met deze regeling konden organisaties subsidie aanvragen voor activiteiten gericht op ouderen, inwoners met een beperking, inwoners met een eenzaamheidsprobleem, mantelzorgers of kwetsbare inwoners. De subsidieregeling is het gevolg van het rekenkamerrapport ‘Eerlijk delen’1, uit 2017. De rekenkamer onderzocht in hoeverre de subsidies van de gemeente Den Haag doelmatig en doeltreffend zijn. De conclusie was dat de gemeente onvoldoende zicht had op het bereiken van maatschappelijke doelen. Ook kon de gemeente op deze manier onvoldoende sturen op een eerlijke verdeling van de subsidies. Een aanbeveling van het rapport was om voor iedere subsidie in het vervolg een specifieke regeling te ontwikkelen, waarmee er optimaal aan deze en andere doelen kon worden gewerkt.
De gemeente hanteerde bij de subsidieregeling Samen sociaal en vitaal in 2021 voor een groot deel van de aanvragen een zogenoemde tendersystematiek. Daarbij worden de beoordelingen van de subsidieaanvragen gerangschikt, waarbij de kwalitatief beste aanvragen het hoogst eindigen. De subsidies worden verstrekt op volgorde van rangschikking, tot het subsidieplafond of het maximum aantal subsidies is bereikt. Deze systematiek richt zich op sturen op kwaliteit en een gelijk speelveld, waarbij publieke middelen zo goed en eerlijk mogelijk verdeeld worden.
De regeling leidde tot commotie. Veel partners waren niet tevreden met deze regeling en het proces. Het college zegde toe om de regeling vóór 1 april 2022 te evalueren. Dit rapport bevat de uitkomsten van deze evaluatie.
2.2
Doelstelling en onderzoeksvragen Het doel van de evaluatie luidt als volgt: Verkrijgen van inzicht in de ervaringen van partners uit de stad met de in 2021 geïntroduceerde subsidieregeling Samen sociaal en vitaal, om zo te komen tot concrete verbeterpunten vóór de openstelling van de regeling in juni 2022, en draagvlak te creëren bij partners in de stad voor de regeling.
Parallel aan deze evaluatie vindt binnen de gemeente een interne evaluatie van de inhoud van de regeling en het proces plaats. De focus van deze evaluatie ligt op de ervaringen van de partners in de stad. Onder partners
1 Eerlijk delen. Opvolgingsonderzoek naar de verstrekking van subsidies door gemeente Den Haag (Rekenkamer Den Haag, 2017).
DSP-groep
RAPPORT ─ Evaluatie subsidieregeling Samen sociaal en vitaal
6
worden de organisaties verstaan die een aanvraag hebben ingediend voor 2022 en/ of subsidie in 2021 hebben ontvangen.
In dit evaluatierapport wordt de volgende onderzoeksvraag beantwoord: Hoe hebben partners uit de stad de subsidieregeling Samen sociaal en vitaal ervaren en op welke punten kan de gemeente Den Haag de aanpak en de subsidieregeling verbeteren?
De evaluatie richt zich op de afzonderlijke fasen van het subsidieproces: 1.
Situatie voorafgaand aan introductie van de subsidieregeling.
2.
Aankondiging van de subsidieregeling.
3.
Proces van aanvragen, inclusief inhoud van de regeling en tendersystematiek.
4.
Uitkomst van de regeling (de beoordeling).
Deze vier fasen vormen de rode draad voor de digitale vragenlijst en tijdens de groepsgesprekken. Ook het rapport is opgebouwd langs deze structuur. Per onderdeel gaan we in op de ervaringen van de partners: wat ging er wel of niet goed, waarom en wat kan er beter?
Scope De subsidieregeling verdeelt aanvragen in drie categorieën: A, B en C. Categorie A zijn projectsubsidies, categorie B en C zijn jaarsubsidies. Categorie B kent een tendersystematiek (rangschikken op basis van kwaliteit / punten), bij categorie C wordt de subsidie verleend in de volgorde van indiening bij het college totdat het subsidieplafond is bereikt. Categorie B en C vallen binnen de scope van deze evaluatie, categorie A niet. De evaluatie richt zich hoofdzakelijk op categorie B (de tendersystematiek), omdat voor deze categorie het meeste budget beschikbaar is, meer aanvragers kent dan categorie C en de commotie voornamelijk ging over de tendersystematiek. Zie voor een uitgebreide toelichting op de categorieën van de subsidieregeling paragraaf 2.1.
DSP-groep
RAPPORT ─ Evaluatie subsidieregeling Samen sociaal en vitaal
7
Deelvragen In onderstaand overzicht staan de deelvragen voor de evaluatie. In overleg met de gemeente zijn specifieke vragen toegevoegd over onder andere ondersteuning bij de aanvragen en vergoeding voor vrijwilligers.
1.
Situatie voorafgaand aan introductie subsidieregeling (oude situatie)
•
Hoe zag de wijze van subsidieverstrekking voorafgaand aan de introductie van de subsidieregeling er uit?
•
Wat was volgens partners positief / negatief aan de wijze waarop de subsidie werd verstrekt in de oude situatie?
•
Wat waren volgens partners knelpunten / verbeterpunten van de wijze waarop de subsidie werd verstrekt in de oude situatie?
2.
Introductie subsidieregeling, inclusief inhoud regeling en tendersystematiek
•
Hoe is de aankondiging van de nieuwe werkwijze / regeling gedaan? (communicatie, informatie verstrekking, beantwoorden van vragen, etc.)?
• 3.
Hoe is de aankondiging ervaren door de partners? Wat zijn hierin knelpunten en verbeterpunten? Proces van aanvragen
•
Hoe ziet het proces van aanvragen er uit bij de subsidieregeling?
•
Hoe hebben de partners de aanvraag ervaren in algemene zin?
•
Wat zijn knelpunten en verbeterpunten als het gaat om het proces van aanvragen?
•
Wat is de ervaring met de communicatie tijdens het proces van de openstelling van de regeling?
•
Wat is de ervaring van partners met de tendersystematiek?
4.
Uitkomst van de regeling
•
Wat zijn de uitkomsten van de regeling?
•
Hoe wordt de uitkomst van de regeling ervaren door partners?
•
Wat zijn de grootste belemmeringen in (de eisen van) de subsidieregeling voor partners?
•
Wat zijn ideeën voor verbetering van de subsidieregeling?
Onderzoeksverantwoording Er zijn verschillende onderzoeksmethodes ingezet: •
Er is een documentenanalyse uitgevoerd voor een feitelijk beeld van de vier fasen.
•
Voor inzicht in de ervaringen zijn partners bevraagd door middel van een digitale vragenlijst en groepsgesprekken: •
De digitale vragenlijst is ingevuld door 59 van in totaal 115 partners: een respons van 46%. De groep van 115 partners bestaat uit organisaties die in 2022 een aanvraag hebben ingediend (72) en organisaties die wel in 2021 een subsidie hebben ontvangen maar geen aanvraag voor 2022 hebben gedaan (43).
•
Van de 59 respondenten zijn er tien respondenten die wel een subsidie kregen in 2021 maar geen aanvraag hebben gedaan in 2022.
•
Zes respondenten hebben een klein deel van de vragenlijst in gevuld. Deze zes hebben we in de analyse buiten beschouwing gelaten.
•
Er waren vijf online groepsgesprekken met 23 partners. Geïnteresseerde partners konden zich aanmelden via de vragenlijst. Daarnaast waren 41 partners uitgenodigd. Bij de selectie is rekening gehouden met grote en kleine organisaties, grote en kleine subsidiebedragen, en organisaties waarvan de
DSP-groep
RAPPORT ─ Evaluatie subsidieregeling Samen sociaal en vitaal
8
aanvraag afgewezen dan wel gehonoreerde was. De groepsgesprekken waren bedoeld als spiegelgesprekken waarbij medewerkers van de gemeente als toehoorder aanwezig zouden zijn om ervaringen uit eerste hand te horen en hier lering uit te trekken. Op nadrukkelijk verzoek van enkele deelnemers was de gemeente in geen enkel groepsgesprek aanwezig; deze organisaties zouden zich minder vrij voelen om zich uit te spreken, met de gemeente als toehoorder. •
Uitkomsten en eerste conclusies en aanbevelingen zijn in een duidingssessie met tien partners besproken die eerder hadden deelgenomen aan de groepsgesprekken en zich hadden aangemeld. Tot slot was er een duidingssessie met medewerkers van de gemeente.
De doorlooptijd van het onderzoek was nog geen drie maanden: van eind januari tot en met medio maart 2022. Voor een uitgebreidere toelichting op de werkwijze verwijzen we naar bijlage 1.
2.3
Leeswijzer Hoofdstuk 2 bevat een omschrijving van de subsidieregeling Samen sociaal en vitaal en van het doorlopen tijdpad. In hoofdstuk 3 beschrijven we de ervaringen van de partners met de subsidieregeling aan de hand van de vier fasen, op basis van de vragenlijst onder partners en de groepsgesprekken met partners. In hoofdstuk 5 staan de conclusies en aanbevelingen. Bjilage 1 bevat een toelichting op de werkwijze en onderzoeksmethoden.
DSP-groep
RAPPORT ─ Evaluatie subsidieregeling Samen sociaal en vitaal
9
3
Subsidieregeling Samen sociaal en vitaal Dit hoofdstuk bevat een omschrijving van de subsidieregeling Samen sociaal en vitaal (SSV), en van het doorlopen tijdpad.
3.1
Omschrijving subsidieregeling Doel Het beoogde maatschappelijke doel van de subsidieregeling SSV is dat kwetsbare inwoners volwaardig kunnen deelnemen aan de Haagse samenleving2. De regeling is bedoeld voor partners die activiteiten organiseren voor inwoners die binnen één van de vijf doelgroepen vallen: 1.
senioren;
2.
inwoners met eenzaamheidsproblematiek;
3.
mantelzorgers;
4.
kwetsbare inwoners die worden ondersteund door vrijwilligers of maatjes;
5.
inwoners met een beperking.
Activiteiten De regeling schrijft voor dat de activiteiten die de partners organiseren, gericht moeten zijn op het bereiken van een langdurig positief effect op de vitaliteit, participatie en zelfredzaamheid van de deelnemers. Ook zou de partner hierbij samen moeten werken met andere organisaties in het voor deze partijen relevante veld en moet de partner een voor de deelnemers relevante wervingsstrategie hebben om ervoor te zorgen dat de doelgroep deelneemt aan de activiteit 3.
Categorieën De subsidieregeling verdeelt aanvragen in drie categorieën. Categorie B en C (jaarsubsidies) vallen binnen de scope van deze evaluatie, categorie A (projectsubsidies) niet. •
Categorie A: Deze categorie is bedoeld voor projectsubsidies. Deze categorie valt buiten de scope van dit onderzoek.
•
Categorie B: Onder deze categorie vallen jaarsubsidies. Er zijn twee subcategorieën: •
B1: voor subsidieaanvragen lager dan €40.000. Er geldt een subsidieplafond van €1.100.000 per kalenderjaar.
•
B2: voor subsidieaanvragen hoger dan €40.000. Er geldt een subsidieplafond van €4.190.000 per kalenderjaar.
2
Subsidieregeling Samen sociaal en vitaal, artikel 1:3 lid 2.
3 Subsidieregeling Samen sociaal en vitaal, artikel 1:4.
DSP-groep
RAPPORT ─ Evaluatie subsidieregeling Samen sociaal en vitaal
10
•
Categorie C: Subsidie van deze categorie is bedoeld voor organisaties die activiteiten organiseren voor inwoners met een beperking. Er geldt een subsidieplafond van €130.000 per kalenderjaar. Subsidies worden verleend in volgorde van indiening bij het college, totdat het subsidieplafond is bereikt4.
Tendersystematiek (categorie B) Het verstrekken van jaarsubsidies in categorie B werkt volgens een zogenaamde tendersystematiek. Deze systematiek houdt in dat op basis van vaste beoordelingscriteria punten worden toegekend5. Naar aanleiding van het rekenkamerrapport is hiervoor gekozen om te kunnen sturen op kwaliteit en te zorgen voor een gelijk speelveld, waarbij publieke middelen zo goed en eerlijk mogelijk verdeeld worden. Hoe meer punten een aanvraag heeft, hoe hoger deze op de ranglijst komt en hoe groter de kans dat de subsidie wordt gehonoreerd. In het geval dat het subsidieplafond is bereikt, en twee of meer organisaties hetzelfde aantal punten hebben, vindt er een loting plaats. Deze systematiek wordt toegepast bij alle jaarsubsidies in categorie B, zowel voor grotere welzijnsorganisaties die vooral betaalde professionals in dienst hebben als voor kleinere welzijnsorganisaties die veelal steunen op vrijwilligers.
Per tendercriterium zijn nul tot twee punten te verkrijgen. De subsidieregeling kent zeven beoordelingscriteria. Voor categorie B gelden de volgende criteria: 1.
De activiteit heeft zoveel mogelijk deelnemers.
2.
De overhead is laag.
3.
De cofinanciering is hoog.
4.
De aanvrager heeft veel ervaring.
5.
De effectiviteit en impact van activiteiten worden gemonitord en geëvalueerd.
6.
Het gebruik van technologische hulpmiddelen en digitale oplossingen door kwetsbare inwoners wordt met de activiteit gestimuleerd.
7.
De activiteiten zijn aantrekkelijk voor flexibele vrijwilligers.
Het verschil tussen subcategorieën B1 B2 betreft alleen het eerste criterium. Voor aanvragen onder de €40.000 (B1) worden er 2 punten toegekend als er meer dan 100 deelnemers zijn, voor aanvragen boven de €40.000 (B2) worden er 2 punten toegekend als er meer dan 250 deelnemers zijn.
Naast de beoordelingscriteria kent de subsidieregeling diverse voorwaarden zoals type doelgroepen, type activiteiten maar ook type kosten die wel en niet in aanmerking komen voor subsidie. Zo staat in de subsidieregeling dat bijvoorbeeld de reis- en onkostenvergoedingen van vrijwilligers, de kosten voor de Verklaring Omtrent het Gedrag voor vrijwilligers, de kosten die gemaakt worden voor waardering van
4
Subsidieregeling Samen sociaal en vitaal, artikel 1:7 en 1:8.
5 Subsidieregeling Samen sociaal en vitaal, artikel 1:10 en 1:11.
DSP-groep
RAPPORT ─ Evaluatie subsidieregeling Samen sociaal en vitaal
11
vrijwilligers voor zover die hoger zijn dan €15 per vrijwilliger per jaar of €5000 per aanvraag, niet worden vergoed6. Voor een uitgebreide toelichting op de criteria en voorwaarden verwijzen we naar de subsidieregeling.
Ondersteuning Partners die hulp nodig hebben bij het invullen van de aanvraag kunnen een beroep doen op organisaties die ondersteuning bieden zoals PEP en Fonds1818.
3.2
Tijdpad
Situatie vóór de regeling (tot 2021) In de situatie voorafgaand aan de subsidieregeling Samen sociaal en vitaal werden subsidies verstrekt op basis van de Algemene Subsidieverordening Den Haag 2020, een algemene verordening op basis waarvan jaarsubsidies en projectsubsidies verleend kunnen worden7. Er was sprake van individuele subsidierelaties. In afstemming met de accounthouder van de gemeente stelde de partner de subsidieaanvraag op. De subsidieaanvraag moest voor 1 juni voorafgaand aan het jaar waarop de aanvraag betrekking had, worden ingediend. De subsidieaanvraag werd vervolgens door de gemeente beoordeeld en voor het einde van het betreffende jaar ontvingen partners uitsluitsel over wel/ geen subsidiehonorering. 6
Subsidieregeling Samen sociaal en vitaal, artikel 1:6
7Algemene subsidieverordening Den Haag 2020 (overheid.nl)
DSP-groep
RAPPORT ─ Evaluatie subsidieregeling Samen sociaal en vitaal
12
Rekenkameronderzoek In 2017 heeft de rekenkamer de werking van het Haagse subsidiesysteem geëvalueerd8. De hoofdvraag was in hoeverre gemeente Den Haag ervoor zorgt dat de verstrekte subsidies doelmatig en doeltreffend zijn. Ook is onderzocht in hoeverre er gevolg was gegeven aan de aanbevelingen uit het eerdere rekenkameronderzoek uit 2011. De belangrijkste conclusie uit het rekenkamerrapport ‘Eerlijk delen’ is dat de gemeente onvoldoende stuurde op een doeltreffende en doelmatige subsidieverstrekking. De doelen waren niet concreet genoeg en de gemeente evalueerde onvoldoende in hoeverre de voorgenomen doelen werden bereikt. Daarnaast waren de individuele subsidierelaties onvoldoende objectief en transparant, waardoor niet alle belanghebbenden gelijke mogelijkheden hadden om een subsidie te ontvangen. Ondanks de verbeterslagen sinds het eerdere rekenkameronderzoek uit 20119, was er nog onvoldoende gevolg gegeven aan de aanbevelingen. De gemeente heeft toen gekozen voor een subsidieregeling met tendersystematiek; deze regeling is in 2019 aangekondigd.
Aankondiging (mei- juni 2021) In 2021 is de subsidieregeling van start gegaan. •
In mei is de subsidieregeling bekendgemaakt en zijn de individuele subsidierelaties door de gemeente opgezegd door middel van een beëindigingsbesluit per brief. Op de beëindigingsbesluiten zijn geen bezwaarschriften ontvangen.
•
Om uitleg te geven over de veranderingen, heeft de gemeente een webinar georganiseerd. Het merendeel van de partners heeft het webinar bezocht. Vragen werden via een Q&A beantwoord. Veel vragen waren praktisch van aard, maar uit sommige vragen bleek weerstand tegen de regeling. De antwoorden op de 150 gestelde vragen zijn op de website van de gemeente gepubliceerd. De antwoorden riepen nieuwe vragen op, waardoor er na de eerste Q&A, nog twee Q&A’s volgden.
•
De accounthouders hebben in de aanloop naar de subsidieregeling partners geïnformeerd dat het aanvraagproces zou gaan veranderen. Na publicatie van de subsidieregeling was er geen direct contact tussen de gemeente en de partners meer mogelijk over de aanvraag.
Aanvraagproces (juli-september 2021) •
Partners konden de subsidieaanvraag doen door middel van een aanvraagformulier10 en een apart begrotingsformat11. De aanvraag kon van 22 augustus tot en met 3 september 2021 worden ingediend. Tijdens deze periode was er geen communicatie vanuit de gemeente, behalve een herinnering dat de periode bijna afliep.
8 Eerlijk delen. Opvolgingsonderzoek naar de verstrekking van subsidies door gemeente Den Haag, Rekenkamer Den Haag (2017). 9 Van uitgaven naar uitkomsten, Rekenkamer Den Haag (2011). 10 Aanvraagformulier Subsidieregeling Samen sociaal en vitaal 2021 210743_OCW_A4_Formulier_Subsidieregeling samen sociaal en
vitaal_v3t.pdf 11 Begrotingsformat Subsidieregeling Samen sociaal en vitaal 210848_OCW_Formulier_Begrotingsformat_v3t.pdf
DSP-groep
RAPPORT ─ Evaluatie subsidieregeling Samen sociaal en vitaal
13
•
Door een systeemfout kregen partners geen ontvangstbevestiging van hun aanvraag. Dit heeft tot verwarring geleid bij partners. Enkele partners dachten dat de aanvraag tot en met 4 september ingediend kon worden terwijl het tot 4 september was; zij hebben hun aanvraag te laat ingediend.
Beoordeling (oktober-december 2021) •
De beoordeling door de gemeente moest binnen 12 weken na ontvangst gebeuren. De beoordelaars waren (deels) niet direct betrokken bij de partners die subsidie hebben aangevraagd.
•
De partners hebben hun beschikking met daarin de beslissing op hun subsidieaanvraag per koerier ontvangen. Diezelfde dag zijn partners gemaild met deze mededeling.
•
Partners waarvan de aanvraag was afgewezen, zijn door de accounthouders en beleidsmedewerkers van de gemeente gebeld. Met sommige partners is nog een vervolgafspraak gemaakt voor nadere toelichting.
Uitkomsten van de subsidieregeling Van de 72 aanvragen is 62% gehonoreerd (45), zie tabel 1 hieronder. Van de gehonoreerde aanvragen is 10% (7) een nieuwkomer. Tabel 1
Overzicht van het totale aantal aanvragen Subsidiecategorie B1
Aanvragen
Toegekend
Afgewezen 3
Nieuwe organisaties in 2022 3
Toegekend aan nieuwe organisaties 3
20
17
B2
45
23
22
11
1
C
7
5
2
3
3
Totaal
72
45
27
17
7
De meeste aanvragen zijn gedaan en toegewezen in subcategorieën B1 (onder €40.000) en B2 (boven €40.000)12. Opvallend is dat bij subcategorie B2 van de aanvragen die 11 nieuwe organisaties hebben gedaan slechts één is gehonoreerd. In categorie C zijn 5 van de 7 aanvragen gehonoreerd13. Er zijn 43 organisaties die wel in 2021 een subsidie hebben ontvangen maar geen aanvraag voor 2022 hebben gedaan (dit staat niet in bovenstaand tabel). Bij categorie B1 en B2 scoorden veel aanvragen een hoog aantal punten op de beoordelingscriteria en er waren ook veel aanvragen met evenveel punten, met als gevolg dat er geloot moest worden. Zie voor meer toelichting over de subsidieregeling paragraaf 3.1.
12 Categorie B richt zich op senioren, inwoners met eenzaamheidsproblematiek, mantelzorgers en kwetsbare inwoners die worden
ondersteund door vrijwilligers of maatjes. Bij B1 gaat het om subsidies onder de €40.000 en B2 boven de €40.000. 13 Categorie C richt zich op inwoners met een beperking.
DSP-groep
RAPPORT ─ Evaluatie subsidieregeling Samen sociaal en vitaal
14
4
Ervaringen met de subsidieregeling SSV In dit hoofdstuk beschrijven we de ervaringen van partners met de vier fasen: de situatie voorafgaand aan de introductie van de subsidieregeling, de aankondiging van de subsidieregeling, het proces van aanvragen, en de uitkomst van de regeling. De bevindingen zijn gebaseerd op de uitkomsten van de vragenlijst onder partners (59 respondenten van in totaal 115 organisaties, oftewel respons van 46%) en de vijf groepsgesprekken met 23 partners.
4.1
Overgang naar de subsidieregeling SSV Respondenten in zowel de vragenlijst als in het groepsgesprek hebben in de vragenlijst sterke punten en zwakke punten van de situatie voor de subsidieregeling genoemd.
Voorgaande situatie: wat was goed? Uit de vragenlijst en de groepsgesprekken blijkt dat er voorheen meer samenwerking met de gemeente was bij de aanvraag. Partners hadden korte lijntjes met de gemeente en konden overleggen over hun aanvraag. In de oude situatie was er meer een-op-een contact wat als prettig werd ervaren. De gesprekken met de betrokken beleidsmedewerker gingen vaak over het afstemmen van de aanvraag op het beleid. Partners hadden zo zicht op waar de gemeente naartoe wilde. Zij vonden deze manier van werken duidelijk en er was ruimte voor maatwerk. Er werden goede discussies gevoerd tussen gemeente en partners: ‘’Als je gesprekken hebt met een accounthouder maak je waanzinnige stappen samen. Zonder gesprekken geen vooruitgang. Het gaat juist om het inhoudelijke gesprek met de gemeente.’’ Er was in de oude situatie meer samenwerking tussen verschillende organisaties, volgens partners. Met de subsidieregeling SSV is er meer competitie en is het meer ‘ieder voor zich’.
Voorgaande situatie: wat was minder goed? Uit de vragenlijst blijkt dat voorheen het toetsingskader voor de aanvragen onduidelijk was voor partners. Ook kwam de beschikking vaak erg laat, zelfs al nadat het jaar in was gegaan waarop de aanvraag betrekking had. Dit zorgde voor veel onzekerheid en stress, aangezien er al kosten gemaakt moeten worden en keuzes moeten worden gemaakt over bijvoorbeeld contractverlengingen en werving van nieuw personeel.
Naar subsidieregeling SSV Respondenten benoemden aandachtspunten voor de overgang naar een subsidieregeling SSV: •
Enkele partners zagen de regeling als kans; voor meer transparantie over de beoordelingswijze en een subjectievere verdeling van subsidies. Het was voorheen niet altijd duidelijk waarom een partner een
DSP-groep
RAPPORT ─ Evaluatie subsidieregeling Samen sociaal en vitaal
15
bepaald subsidiebedrag toegekend kreeg. Maar de uitvoering van de regeling valt tegen vanwege de juridische toon in de voorwaarden en beoordelingswijze. •
Het was niet altijd duidelijk wat de doelen van de gemeente zijn en waarom de situatie moest veranderen, behalve het eerder genoemde rekenkameronderzoek uit 2017. ‘’Deze subsidieregeling lijkt opgesteld te zijn vanuit angst voor het rekenkamerrapport. De gemeente straalt uit ‘we doen het niet goed’ in plaats van gewoon met ons in gesprek gaan over ‘hoe gaan we dit oplossen’.“
Figuur 1 Het verschil tussen de oude en de nieuwe procedure was voldoende duidelijk
Uit de vragenlijst blijkt dat voor 16 respondenten (38%) het verschil tussen de oude en de nieuwe procedure voldoende duidelijk was. Voor organisaties met voornamelijk vrijwilligers was het verschil tussen de oude en de nieuwe procedure minder duidelijk (31%) in vergelijking met partners met voornamelijk betaalde werknemers (50%).
In de figuren wordt verwezen naar vrijwilligersorganisaties en professionele organisaties. Met vrijwilligersorganisaties bedoelen we organisaties die voornamelijk werken met vrijwilligers. Met professionele organisaties bedoelen we organisaties waar voornamelijk betaalde werknemers in dienst zijn.
Meedenken In de groepsgesprekken kwam naar voren dat partners het een gemiste kans vinden dat er geen input van de partners is gevraagd en gebruikt. In de oude situatie gebeurde dit wel; dit werd als prettig ervaren omdat partners zich meer samenwerkingspartners van de gemeente voelden. Partners die jarenlang subsidie ontvingen, hebben het gevoel buitenspel te hebben gestaan.
Uit de vragenlijst blijkt dat circa 60% van de respondenten betrokken wil worden bij de totstandkoming van de subsidieregeling en wil meedenken omdat kennis en expertise vanuit het werkveld belangrijk zijn voor vormgeving van de inhoud en om eventuele praktische knelpunten in de regeling te voorkomen:
DSP-groep
RAPPORT ─ Evaluatie subsidieregeling Samen sociaal en vitaal
16
“Ontwikkel in de toekomst zo'n regeling alsjeblieft mét de stad en niet vóór de stad. Benut ervaring, vertrouw je partners, werk met een overgangstermijn, investeer in partners, nodig ze uit op inhoudelijke doelen en niet op technische doelen.”
Respondenten hadden willen meedenken over proces en inhoud, zoals de afstemming tussen het aanbod van partners en behoeftes vanuit de samenleving, de tendercriteria, de monitoring, de mogelijkheden voor mindertalige mensen, en het creëren van een eenvoudiger begrotingsformat. Dit had in de vorm van een panelgesprek of werkgroep gekund.
4.2
Aankondiging van de subsidieregeling
4.2.1
Communicatie Hoe vernomen? De manier waarop partners over de subsidieregeling hebben gehoord, loopt uiteen volgens de uitkomsten van de vragenlijst:
Figuur 2 Aankondiging van de subsidieregeling.
Uit de digitale vragenlijst blijkt dat de meeste respondenten van de subsidieregeling SSV hadden gehoord via de accounthouders, namelijk 60% (26 van de 43 organisaties). Vrijwel alle partners die we hebben gesproken, kregen een informatiebrief, sommigen werden telefonisch ingelicht, anderen lazen het per toeval in de krant. De brief kwam bij sommige partners als een verassing, zeker voor kleine organisaties.
Uit de groepsgesprekken blijken de verschillende ervaringen: “Per toeval sloeg ik een Haagse krant open waar ik over de nieuwe regeling las. Ik heb er veel moeite in gestoken om erachter te komen of de nieuwe regeling ook voor ons gold.’’
DSP-groep
RAPPORT ─ Evaluatie subsidieregeling Samen sociaal en vitaal
17
‘’Wij hebben contact gehad met de accounthouder en zijn het hele proces goed op de hoogte gehouden. Hier hebben we geen opmerkingen over.‘’
Communicatie en informatie over de verandering
Figuur 3 De informatie en communicatie over de veranderingen in subsidiering waren duidelijk
Evenveel respondenten vonden de informatie en communicatie over de verandering duidelijk dan wel onduidelijk, namelijk 42% ofwel 18 respondenten in beide gevallen. Uit de groepsgesprekken en de vragenlijst blijkt dat de respondenten het vooral lastig vinden dat er geen gelegenheid was om direct uit te wisselen met de gemeente via een beleidsambtenaar. Met een een-op-een contact kunnen partners een beter beeld te krijgen van wat de gemeente voor ogen had met de regeling én kunnen onduidelijkheden sneller opgehelderd worden: “Het was vaak een eenzijdige communicatie over een te groot onderwerp. De informatie was niet of moeilijk toepasbaar op onze specifieke organisatie. Door de eenzijdige communicatie was het vervolgens ook lastig om de informatie te vertalen naar onze situatie.” “Zorg dat accountmanagers je kunnen helpen, dat er weer maatwerk en tweezijdige communicatie mogelijk is. Dan voorkom je ook bureaucratische foutjes bij het invullen. Dit had veel hoofdpijn gescheeld!’’
Het webinar werd verschillend ervaren, blijkt uit de toelichting in de vragenlijst en de groepsgesprekken. Meerdere partners vonden deze rommelig verlopen. De bedoeling van het webinar was bovendien niet helder en het was vooral een toelichting op de procedure: ‘’Het was een technisch verhaal en het ging niet in op de vraag wat de gemeente graag wil zien in de aanvraag.’’
DSP-groep
RAPPORT ─ Evaluatie subsidieregeling Samen sociaal en vitaal
18
Vragen die in het webinar en daarbuiten aan de gemeente zijn gesteld, zijn beantwoord in drie Q&A’s die op de gemeentelijke website zijn geplaatst. Uit de vragenlijst komt naar voren dat de Q&A’s enigszins helpend waren, maar te veel en te brede informatie bevatten die moeilijk toepasbaar was op de individuele situatie. De Q&A’s riepen daardoor bij sommige partners nieuwe vragen op die niet beantwoord zijn of niet meer beantwoord konden worden na de laatste Q&A. Er zijn ook positieve geluiden over het webinar en de Q&A; de grote lijnen werden hiermee duidelijk en de Q&A hielp bij het invullen van het aanvraagformulier.
4.2.2
Inhoud Doelen van de regeling
Figuur 4 Het was voldoende duidelijk welke doelen de gemeente Den Haag nastreeft met deze subsidieregeling
Uit de vragenlijst blijkt dat circa 60% van het totaal (26 respondenten van de 43) vindt dat het voldoende duidelijk is welke doelen de gemeente Den Haag nastreeft met deze subsidieregeling. Enkele respondenten noemen hierbij dat ze de indruk hadden dat de gemeente ook impliciete doelstellingen had met de subsidieregeling, zoals bezuinigingen. Sommige respondenten vinden de doelen wel duidelijk maar vragen zich af of de gemeente deze doelen zou bereiken met deze regeling. Uit de groepsgesprekken horen we terug dat de bestaande beleidskaders onvoldoende houvast bieden: ‘’Ik mis een subsidiekader met een beleidsdoel. Het wordt mij niet helder wat de gemeente nu wil. Als duidelijk is wat de doelen zijn voor partners is dit het inhoudelijk vertrekpunt. En het is dan aan partners om hier aansluitende activiteiten voor te organiseren.’’
DSP-groep
RAPPORT ─ Evaluatie subsidieregeling Samen sociaal en vitaal
19
Aansluiting op activiteiten Figuur 5 De activiteiten van mijn organisatie sluiten goed aan op de subsidieregeling
Uit de vragenlijst blijkt dat bijna 70% (29 respondenten van de 43) vindt dat de activiteiten van de organisatie goed aansluiten op de subsidieregeling. Er is, begrijpelijkerwijs, een groot verschil tussen de partners waarvan de aanvraag is afgewezen en de andere partners. In de groepsgesprekken kwam dit punt niet zozeer als knelpunt naar voren.
Onkostenvergoeding vrijwilligers Figuur 6 Het was voldoende duidelijk dat de onkostenvergoedingen voor vrijwilligers niet voor subsidie in aanmerking komen
Uit de vragenlijst blijkt dat het voor circa 60% (26 respondenten van de 43) voldoende duidelijk was dat de onkostenvergoedingen voor vrijwilligers niet voor subsidie in aanmerking komen. Met name voor de vrijwilligersorganisaties was dit duidelijk (76% ten opzichte van 31% van organisaties met voornamelijk betaalde werknemers). Een aantal respondenten in de vragenlijst vond dit niet duidelijk. Dit onderwerp kwam ook expliciet in de groepsgesprekken terug: respondenten gaven allemaal aan dat de vergoeding voor vrijwilligers in de regeling veel te weinig is ofwel ontbreekt. Dit geldt voor zowel de onkostenvergoeding als de waardering voor vrijwilligers. Volgens de respondenten werd dit voorheen wél
DSP-groep
RAPPORT ─ Evaluatie subsidieregeling Samen sociaal en vitaal
20
door de gemeente vergoed. Maar dat was niet het geval; ook in de oude situatie kon dit soort vergoedingen voor vrijwilligers niet met subsidiegeld gefinancierd worden. De vrijwilligersvergoeding is volgens de respondenten cruciaal om vrijwilligers te laten participeren, met name omdat vrijwilligers vaak ook onder de doelgroep vallen. Door het niet vergoeden van de onkosten worden groepen vrijwilligers uitgesloten omdat zij bijvoorbeeld geen geld hebben voor het openbaar vervoer. Er is hierdoor weinig oog voor diversiteit en inclusie, geven partners aan in de groepsgesprekken. Het grote belang van vrijwilligers voor de stad wordt op deze wijze niet erkend.
Er is dus veel onbegrip en frustratie op dit punt. Uit de groepsgesprekken: ‘’We kunnen niet zonder de vrijwilligersvergoedingen. Dan hebben we geen vrijwilligers meer.’’ ‘’Vrijwilligers krijgen nu omgerekend 29 cent per week. En daarvoor moeten ze ook met het openbaar vervoer gaan. We moeten vrijwilligers waarderen en ze moeten op zijn minst de onkosten vergoed krijgen.’’ ‘’Ik snap niet waarom de gemeente bepaalt hoe je je vrijwilligersvergoeding regelt. Je moet aan de organisatie toevertrouwen hoe ze dat aanpakken. Je moet vrijwilligers juist stimuleren.’’
Partners geven aan dat zij betrokken hadden willen worden over de vrijwilligersvergoeding. Nu voelt het voor meerdere partners als een bezuinigingsmaatregel van de gemeente. ‘’De gemeente moet beter in gesprek met organisaties over de vrijwilligersvergoeding en de vraag stellen waar behoefte aan is. Er is meer discussie over dit onderwerp nodig om vast te stellen wat een redelijke vergoeding is.’’
4.2.3
Proces Planning en tijdpad
Figuur 7
DSP-groep
Ik ben voldoende geïnformeerd over het tijdpad van de subsidieregeling SSV
RAPPORT ─ Evaluatie subsidieregeling Samen sociaal en vitaal
21
Uit de vragenlijst kwam naar voren dat bijna 60% (25 respondenten van de 43) voldoende is geïnformeerd over het tijdpad. Ook blijkt dat voor organisaties met voornamelijk betaalde werknemers het tijdpad veel duidelijker was (circa 85%) dan voor andere organisaties (circa 45%). •
De planning van de gemeente werd meerdere malen niet gehaald; dat is een verbeterpunt, vinden veel partners in de groepsgesprekken. Partners kregen begin 2018 te horen dat er een subsidieregeling zou komen. Begin 2021 kregen ze het bericht dat de regeling in zou gaan voor het jaar 2022. Toen de regeling aangekondigd werd, kwam het proces in een versnelling voor partners. Zij geven aan dat de subsidierelatie abrupt werd verbroken. De aanvraag moest midden in de zomervakantie worden ingediend; er was weinig tijd voor het opstellen van de aanvraag en ook voor interne afstemming over bijvoorbeeld de begroting.
•
De deadlines over het tijdpad waren duidelijk; dit is een verbetering in vergelijking met de oude situatie, blijkt uit de groepsgesprekken. Partners weten beter van te voren waar ze aan toe zijn en wanneer ze uitsluitsel krijgen over hun aanvraag.
Figuur 8 Er was voldoende tijd om de aanvraag in te dienen
Voor bijna de helft van de respondenten (21 van de 43 respondenten) was er voldoende tijd om de aanvraag in te dienen, bleek uit de vragenlijst maar voor meer dan een derde was dit niet het geval. In ieder geval was voor de meeste partners het hele proces te kort dag. ‘’We zouden de aanvraag al eerder moeten kunnen indienen, in april of mei bijvoorbeeld. En we moeten vóór oktober zeker de uitslag weten, omdat we dan personeel moeten werven of contracten moeten verlengen.’’
DSP-groep
RAPPORT ─ Evaluatie subsidieregeling Samen sociaal en vitaal
22
4.3
Aanvraagprocedure Voorwaarden van de aanvraag
Figuur 9 Het was voldoende duidelijk aan welke voorwaarden de aanvraag moest voldoen
Het aanvraagproces was voor iets meer dan de helft van de respondenten (23 van de 43 respondenten) voldoende duidelijk. Voor de afgewezen partners geldt dat maar voor een kwart de voorwaarden voldoende duidelijk was. Voor bijna 45% van de partners met voornamelijk vrijwilligers waren de voorwaarden duidelijk; een stuk lager dan voor de partners met voornamelijk betaalde werknemers (circa 70%).
Belemmeringen bij het indienen van de aanvraag Figuur 10 Belemmeringen in de voorwaarden
DSP-groep
RAPPORT ─ Evaluatie subsidieregeling Samen sociaal en vitaal
23
•
Een derde van alle respondenten ondervond geen belemmeringen (14 van de 43 respondenten).
•
De grootste belemmeringen lagen in het beschrijven van de activiteit en hoe deze aan de voorwaarden zou voldoen (42%).
•
Er was onduidelijkheid over wat de bedoeling was als er sprake was van meerdere doelgroepen. Eén partner gaf aan te zijn geadviseerd om één doelgroep te kiezen terwijl anderen dachten dat je meer kans maakte als je meerdere doelgroepen aanvinkte. Er zijn partners die per doelgroep een aanvraag hebben ingediend; dat betekent dat een aanvrager met zichzelf concurreert. De groep ‘’kwetsbare inwoners’’ is een te vaag begrip, bleek uit de groepsgesprekken. ‘’Wij werken vanuit participatie, we zitten minder op de doelgroepen. De regeling is heel erg geredeneerd vanuit doelgroepen. Wij werken daar wel voor, maar het is lastiger om passend te maken en daar was geen communicatie over mogelijk.’’
Informatie en ondersteuning bij de aanvraag Figuur 11 De beschikbare informatie was helpend bij het aanvragen van de subsidie
Uit de vragenlijst kwam naar voren dat de beschikbare informatie helpend was voor bijna de helft (20 van de 43) van de respondenten. Dit was informatie zoals de Q&A’s, informatie op de website, het webinar en de algemene mailbox voor vragen. Voor de afgewezen partners was 50% de beschikbare informatie helemaal niet helpend, voor de toegewezen partners was dit veel lager (12%).
DSP-groep
RAPPORT ─ Evaluatie subsidieregeling Samen sociaal en vitaal
24
Figuur 12 Voldoende ondersteuning tijdens de aanvraag
Van alle respondenten vond bijna een derde (13 van de 43 respondenten) dat er voldoende ondersteuning was. 40% (17 van de 43 respondenten) vond dat niet, bijvoorbeeld omdat zij persoonlijke begeleiding miste, er onvoldoende antwoord is gegeven op vragen of omdat informatie niet correct bleek te zijn.
Figuur 13 Het gebruik van ondersteuning van organisaties aan de partners
Uiteindelijk heeft een derde (15 respondenten) gebruik gemaakt van ondersteuningsmogelijkheden bij andere organisaties.
Ongeveer
twee
derde
(28
respondenten)
heeft
geen
gebruik
gemaakt
van
ondersteuningsmogelijkheden bij andere organisaties. •
Van de 15 respondenten die wel gebruik hebben gemaakt van ondersteuning bij andere organisaties, heeft de meerderheid, namelijk 11 respondenten, gebruik gemaakt van de ondersteuningsmogelijkheden van PEP. Dit is 25% van het totaal.
DSP-groep
RAPPORT ─ Evaluatie subsidieregeling Samen sociaal en vitaal
25
•
Uit de groepsgesprekken kwam naar voren dat de ondersteuning van PEP over het algemeen als positief werd ervaren. Slechts een enkeling zei niet tevreden te zijn over de ondersteuning van PEP. Verder werd gebruik gemaakt van coördinatoren van Xtra en een extern adviesbureau. ‘’Wij hebben uitgebreid gepraat met een raadgever van PEP en daar hebben wij veel aan gehad.’’ “De ondersteuning vanuit PEP heeft geholpen, de vragen die ik had werden goed uitgelegd. Ik kreeg de geruststelling dat mijn aanvraag op zich al goed was toegelicht. Verder kreeg ik tips waar ik mijn aanvraag meer moest toelichten.” “PEP was super. Die hebben twee keer mijn hele aanvraag doorgelicht.”
•
Respondenten die geen gebruik hebben gemaakt van ondersteuningsmogelijkheden hebben in 75% van de gevallen hun aanvraag toegewezen gekregen en bij respondenten die wel gebruik hebben gemaakt van ondersteuningsmogelijkheden was dat wat minder, namelijk 67% van de gevallen.
Aanvraagtermijn Wat betreft de aanvraagtermijn hebben respondenten een beduidend langere periode in gedachten dan de twee weken die in 2021 van toepassing waren. Dat varieerde van 4 tot 6 weken, 8 tot 10 weken dan wel 12 weken of langer. Daarbij moet de indiening in ieder geval niet in de zomervakantie vallen en de uitslag van de aanvraag zou vóór oktober bekend moeten zijn, zo blijkt uit de vragenlijst.
4.3.1
Aanvraagformulier en begrotingsformat Uit de groepsgesprekken kwam naar voren dat voor kleinere of minder ervaren organisaties de subsidieaanvraag te ingewikkeld en te uitgebreid was. Deze organisaties hebben vaak niet de mensen, en ook minder vaak de kennis en ervaring in huis om een dergelijke aanvraag in te vullen. De drempel om een aanvraag te dienen, kan dan voor partners hoog zijn: ‘’Het format is zo ingewikkeld en vraagt zoveel taal- en rekenvaardigheid, dat ik bang ben dat we essentiële groepen in de stad kwijt raken die nu geen aanvraag durven in te dienen.’’
Bovendien is het aanvraagproces van categorie B1 (<€40.000) hetzelfde als B2 (>€40.000). Dit betekent dat dezelfde inspanningen nodig zijn voor een bedrag van 6.000 euro als voor een bedrag van €600.000. ‘’Wij hebben geen professional die de subsidie aanvraagt. Ik wil liever tijd besteden aan de vrijwilligers en het werk dat we doen, dan aan bureaucratie.’’
DSP-groep
RAPPORT ─ Evaluatie subsidieregeling Samen sociaal en vitaal
26
Aanvraagformulier Figuur 14 Ik had geen technische problemen met het aanvraagformulier
Bijna de helft van alle respondenten (20 van de 43 respondenten) had geen technische problemen met het aanvraagformulier, blijkt uit de vragenlijst. Een derde (13 van de 43 respondenten) had hier wel technische problemen mee. Deze respondenten gaven aan dat het aanvraagformulier niet gebruiksvriendelijk was, bijvoorbeeld omdat het invulformat een te beperkt aantal tekens toeliet, waardoor zij niet alle benodigde informatie kwijt konden. En als er een fout was gemaakt in de tekstvakjes, konden zij deze lastig herstellen. Bovendien kregen partners door een systeemfout geen ontvangstbevestiging van hun aanvraag. In december hoorden partners pas of het indienen van hun aanvraag was gelukt.
Voorgestelde verbeterpunten zijn: eenvoudiger aanvraagformulier, Word in plaats van een PDF-format en meer ruimte om informatie aan te leveren. Tot slot gaven enkele respondenten aan dat zij het aanvraagformulier en het plan van aanpak dubbelop vinden.
Begrotingsformat Ook het begrotingsformat wordt te uitgebreid en te ingewikkeld gevonden, blijkt uit de vragenlijst en de groepsgesprekken: •
Het begrotingsformat is te specifiek, met name kleinere organisaties vonden het begrotingsformat erg gedetailleerd. De eigen manier van begroten sloot niet aan op het begrotingsformat. Een verbeterpunt is een begrotingsformat in Excel zodat bedragen dan automatisch opgeteld kunnen worden.
•
Voor sommige respondenten is het onduidelijk welke informatie onder welk kopje thuishoorde in het begrotingsformat. Meer uitleg is gewenst, bijvoorbeeld over de term ‘’overhead’’.
4.3.2
Tendersystematiek Beoordelingscriteria Meerdere partners gaven aan dat ze de beoordelingscriteria duidelijk vinden. Maar er is veel kritiek op de inhoud van de criteria, blijkt uit de groepsgesprekken. Partners vonden de criteria te outputgericht (aantal deelnemers bijvoorbeeld) en te technisch (percentage cofinanciering en overhead bijvoorbeeld). De criteria gaan te weinig over de inhoudelijke kwaliteit van het voorstel. Partners vinden dat de gemeente inhoudelijk zou moeten kijken naar de resultaten die partners voor de stad bewerkstelligen en te beoordelen op (beoogde) impact. Kwalitatieve criteria zoals opleiding, intervisie en screening van nieuwe vrijwilligers worden
DSP-groep
RAPPORT ─ Evaluatie subsidieregeling Samen sociaal en vitaal
27
gemist. Een andere partner noemt in het groepsgesprek als voorbeeldcriteria ‘het belang van het project’ en ‘in hoeverre je samenwerkt met andere partijen’. ‘’De beoordelingscriteria hebben een procedureel karakter. Het is een technische insteek. De gemeente vraagt zich met deze beoordelingscriteria helemaal niet af wat ze nou eigenlijk willen voor de Haagse burger.’’ ‘’De beoordelingscriteria moeten iets zeggen over de kwaliteit en minder over precieze dingetjes.’’
Een belangrijk punt uit de groepsgesprekken, is dat de beoordelingscriteria uitnodigen om ‘naartoe te schrijven’. We benoemen hieronder vier beoordelingscriteria die veelvuldig zijn genoemd in de vragenlijst en de groepsgesprekken.
1.
Flexibele vrijwilligers
In de groepsgesprekken lieten respondenten zich zeer negatief uit over de grotere waardering (meer punten) voor de aantrekkelijkheid van activiteiten voor flexibele vrijwilligers. De gemeente beoogt hiermee het vrijwilligerswerk ook voor nieuwe groepen vrijwilligers, zoals mensen met een drukke baan, aantrekkelijk te maken. Maar respondenten interpreteerden dit criterium als ‘meer punten voor flexibele vrijwilligers’. Zij vinden dat voor veel activiteiten juist continuïteit en commitment essentieel zijn; hiervoor zijn vrijwilligers nodig die zich langdurig willen verbinden aan een activiteit of organisatie. Partners reageerden met onbegrip op dit criterium omdat zij het gevoel kregen dat vast vrijwilligerswerk hierdoor minder waarde heeft. Respondenten gaven aan dat het belangrijk is om met de partners in de stad in gesprek te gaan over dit onderwerp: ‘’De kern van heel veel vrijwilligerswerk is juist de trouw en het commitment van en aan de vrijwilligers.
Dat wordt in de subsidieregeling dus niet gewaardeerd, waardoor het voelde dat het veel belangrijker is dat je vrijwilligers hebt die af en toe even iets komen doen.’’ “Er zijn in de regeling algemene en ook nieuwe criteria opgesteld die op alle aanvragen van toepassing zijn, terwijl de onder de regeling vallende activiteiten zo divers van aard zijn, dat lang niet alle criteria relevant/passend zijn voor een specifieke activiteit. Bijvoorbeeld het werken met flexibele vrijwilligers; als je een activiteit aanvraagt voor een vaste groep van kwetsbare ouderen is dat het laatste wat je wilt.”
2.
Overheadkosten en cofinanciering
Een ander beoordelingscriterium waar veel kritiek op was in de groepsgesprekken, betreft de overheadkosten. De definitie van overhead is namelijk niet voor iedereen duidelijk wat mogelijk tot interpretatieverschillen heeft geleid. Tot slot was er geen rekening gehouden met de rechtsvorm van partners. In de
DSP-groep
RAPPORT ─ Evaluatie subsidieregeling Samen sociaal en vitaal
28
groepsgesprekken kwam naar voren dat de rechtsvorm (stichting of BV) van invloed is op de mogelijkheden voor cofinanciering, en dus op de beoordeling.
3.
Aantal deelnemers
In de subsidieregeling is er wat punten voor het aantal deelnemers betreft, onderscheid gemaakt tussen B1 (meer dan 100 deelnemers) en B2 (meer dan 250 deelnemers). Voor kleinere vrijwilligersorganisaties die voor categorie B2 in aanmerking willen komen, kan meer dan 250 deelnemers erg veel zijn. Grootste kritiekpunt van partners is dat de vrijwilligers zelf niet worden gezien als deelnemers, terwijl zij ook vaak onder de doelgroep vallen en het vrijwilligerswerk voor hen minstens zo belangrijk is als voor de deelnemers. Hier hebben partners punten verloren.
Puntensysteem Figuur 15 Ik ben positief over het puntensysteem van de subsidieregeling
Zoals eerder aangegeven, is het effect van dit type beoordelingscriteria dat partners er ‘naartoe hebben geschreven’, blijkt uit de groepsgesprekken. Dit hangt samen met het puntensysteem: per criterium geldt een x aantal punten. Bijna de helft is negatief (20 respondenten van de 43) over het puntensysteem tegenover 35% (14 respondenten van de 43) die positief is. Die verhouding is bij de partners met een afgewezen aanvraag, begrijpelijkerwijs, anders. Een respondent uit de vragenlijst: “Het kunnen behalen van alle punten is voor kleine organisaties bijna onmogelijk. Van grotere organisaties vraagt het al veel inspanning om de punten bij elkaar te halen. De criteria waarop punten gescoord kunnen worden, zijn heel erg sturend, wat ergens begrijpelijk is maar afdoet aan de vraag en behoefte van de Haagse inwoner en de creativiteit van organisaties. Er schuilt een groot risico op een aanbodgericht project in plaats van een vraaggestuurd project.”
DSP-groep
RAPPORT ─ Evaluatie subsidieregeling Samen sociaal en vitaal
29
Uit de groepsgesprekken blijkt dat de meeste respondenten erg ontevreden waren over het puntensysteem. De criteria gaan volgens hen niet over de kwaliteit van hun voorstel; de gemeente kijkt niet naar wat er bereikt gaat worden in de stad. Enkele partners geven aan dat het honoreren van hun aanvraag voelt als ‘geluk hebben’. ‘’De punten worden het doel in plaats van een middel en zijn hiermee een verkeerde prikkel’’.
Loting? In de groepsgesprekken blijkt dat partners, bij aanvragen met een gelijk aantal punten, de loting niet passend vinden omdat de kwaliteit van het voorstel niet voorop staat: “Bij meerdere initiatieven met hetzelfde aantal punten werd geloot in plaats van een beoordeling op de inhoud. Bijvoorbeeld de kosten en opbrengsten per geholpen inwoner. Dit zou volgens mij prima inhoudelijk beargumenteerd kunnen worden.”
4.4
Beoordeling en nazorg Uitslag en motivatie
Figuur 16 Ik was het eens met de beoordeling en de motivatie van de beoordeling van mijn aanvraag
Van alle respondenten was iets meer dan 40% (18 van de 43 respondenten) het eens met de beoordeling en de motivatie. Logischerwijs is van de toegewezen respondenten een groter deel het eens met de beoordeling (64%) dan de afgewezen respondenten (8%). •
Uit de vragenlijst komt naar voren dat partners de beschikking onduidelijk vonden, omdat niet duidelijk was op welke punten een subsidie wel of niet was toegekend. Bij sommigen bleek dat bepaalde informatie in de aanvraag verkeerd was geïnterpreteerd. Deze onduidelijkheid had voorkomen kunnen worden, volgens de betreffende partners, als zij met de gemeente hadden kunnen bellen om zaken op te helderen.
DSP-groep
RAPPORT ─ Evaluatie subsidieregeling Samen sociaal en vitaal
30
•
Uit de groepsgesprekken komt naar voren dat partners de indruk hadden dat hun aanvraag onzorgvuldig was gelezen en dat in sommige gevallen de beschikking te laat binnen kwam, waardoor problemen zijn ervaren in de besteding van de subsidie.
•
Partners missen een overzicht welke organisaties subsidie hebben ontvangen; dit is belangrijk voor de samenwerking in de stad.
Communicatie over beoordeling Figuur 17 Ik was tevreden over de wijze waarop de gemeente Den Haag de beoordeling heeft gecommuniceerd
Van alle respondenten was iets meer dan de helft (23 van de 43 respondenten) tevreden over de wijze waarop de gemeente de beoordeling heeft gecommuniceerd. Van de afgewezen partners is twee derde ontevreden. Uit de vragenlijst blijkt dat partners de beschikking niet alleen per koerier, maar ook per e-mail willen ontvangen. Een groot deel van de respondenten geeft er de voorkeur aan per e-mail (87%) of telefonisch (66%) contact te houden met (een vast contactpersoon van) de gemeente.
Contact na beoordeling Figuur 18 Ik was tevreden over het contact met de gemeente na het ontvangen van de beoordeling
Van alle respondenten was bijna 40% (16 van de 43 respondenten) tevreden over het contact met de gemeente na het ontvangen van de beoordeling. Opvallend is dat van de afgewezen respondenten meer dan 40% tevreden was over dit contact, dat is meer dan de respondenten die wel subsidie hebben ontvangen.
DSP-groep
RAPPORT ─ Evaluatie subsidieregeling Samen sociaal en vitaal
31
Veel respondenten die ontevreden zijn, gaven in de vragenlijst hiervoor als reden dat er geen contact met de gemeente is geweest en dat zij dat wel hadden gewenst. Sommige respondenten hebben gevraagd of ze na gebeld konden worden, maar dit is vervolgens niet gebeurd. Partners die wel gebeld zijn, hebben dit als prettig ervaren: “Ondanks de negatieve uitslag, heb ik waardering voor de manier waarop de accounthouder ons persoonlijk heeft geïnformeerd”.
4.5
Is de subsidieregeling een verbetering?
Figuur 19 Ik ervaar een verbetering met de subsidieregeling SSV ten opzichte van voorgaande jaren
Uit de vragenlijst blijkt dat circa 50 % (22 van de 43 respondenten) geen verbetering ziet tegenover circa 30% (12 van de 43 respondenten) die dat wel ziet. Niet vreemd dat bij de respondenten waarvan de aanvraag is afgewezen, het percentage beduidend hoger (92%) ligt. Een respondent die verbetering ziet, licht toe: “In het verleden was het onduidelijk waarom je wel of geen subsidie kreeg. Het is nu veel duidelijker en eerlijker.”
Andere respondenten vinden de vorm van de regeling niet passend: het lijkt op een aanbesteding voor een specifieke opdracht met een beperkt aantal grote spelers, dat is hier juist niet het geval. ‘’Een tendersysteem past misschien bij grote aanbieders waarbij het om miljoenen gaat. Maar bij kleinere organisaties die zo dicht bij de samenleving staan, past dit niet.’’
Verstoorde relatie met gemeente De groepsgesprekken laten een veel negatiever beeld zien dan de vragenlijst. De rode draad was boosheid en frustratie over het proces (partners zijn niet meegenomen) en de tendersystematiek (niet op inhoud en
DSP-groep
RAPPORT ─ Evaluatie subsidieregeling Samen sociaal en vitaal
32
kwaliteit gericht). Door de werkwijze van de gemeente rond de regeling is de relatie met en het vertrouwen in de gemeente ernstig verstoord. Partners voelen zich overgeleverd aan de tendersystematiek en daardoor niet gezien als samenwerkingspartner. Daarnaast waren er signalen over onder andere niet-beantwoorde vragen van partners, kwijtgeraakte aanvragen, beschikkingen die partners nog niet hebben ontvangen en over veel wisselingen (van contactpersonen) bij de gemeente. Het is niet duidelijk hoe vaak deze problemen zijn voorgekomen. Maar ook deze ervaringen droegen bij aan de boosheid en frustratie van partners.
Meerjarige subsidiering In de groepsgesprekken benadrukten partners dat continuïteit in de werkzaamheden essentieel is. Voor welzijnsactiviteiten is een lange adem nodig, voor het opbouwen van een netwerk, het commitment van vrijwilligers en de samenwerking met andere organisaties om de mensen om wie het gaat te bereiken én te ondersteunen. Bovendien kosten jaarlijkse aanvragen en verantwoordingen veel tijd, ook voor de gemeente. De wens van partners is dan ook om de subsidie meerjarig te maken. Met een meerjarige subsidiering worden de administratieve lasten lager en kunnen partners zich nog meer inzetten op de afgesproken activiteiten voor de inwoners.
DSP-groep
RAPPORT ─ Evaluatie subsidieregeling Samen sociaal en vitaal
33
5
Conclusies en aanbevelingen
5.1
Conclusies Relatie tussen gemeente en partners Partners zijn in de vragenlijst, groepsgesprekken en duidingssessie vaak negatief over de subsidieregeling SSV. Zowel over de inhoud van de regeling, het proces rondom de regeling als de voorbereiding en de aanloop naar de subsidieregeling toe. Een belangrijk gevolg van de subsidieregeling SSV is dat de relatie met en het vertrouwen in de gemeente voor veel partners ernstig is verstoord. Er is boosheid en frustratie: partners die jarenlang een subsidierelatie en goed contact met de gemeente hadden, voelen zich niet gezien als samenwerkingspartner en onvoldoende gewaardeerd voor hun werk.