RIS310555 Reactie op rapport rekeningencommissie jaarrekening 2020 en voortgangsbericht versterking interne beheersing

000

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

Aan de voorzitter van de Rekeningencommissie

BSD/10204633 RIS310462 Contactpersoon

Klaas Jan Bolhuis / Richard Roos Dienst

Afdeling

Concerncontrol en Control - Inkoop Telefoonnummer

14070 Datum

E-mailadres

10 november 2021

-

Onderwerp

Reactie college op het rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2020 en voortgangsbericht versterking interne beheersing

Geachte voorzitter, Het college wil de voorzitter en leden van de Rekeningencommissie danken voor haar onderzoek, het rapport ten aanzien van de jaarrekening 2020 (RIS309487) en voor de flexibiliteit die ze heeft getoond om dit proces in korte termijn af te ronden. 2020 was in die zin een uitdagend jaar, met een coronapandemie en een nieuwe controleaanpak voor de jaarrekening. Met extra inspanning heeft dit uiteindelijk geleid tot een goedkeurend oordeel voor getrouwheid en rechtmatigheid van de accountant. De jaarrekening voldoet. Op advies van de Rekeningencommissie heeft de raad daarom de jaarrekening 2020 vastgesteld op 14 juli 2021. Uit het rapport van de Rekeningencommissie en het accountantsrapport van de jaarrekening, komen belangrijke aanbevelingen en leerpunten en die nemen we mee. Deze zijn in drie hoofdcategorieën in te delen: Bevindingen met betrekking tot de controle op getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening 2020. Aandachtspunten met de betrekkingen tot de procesvoering (intensief en langdurig traject tot goedkeurende controleverklaring van de jaarrekening 2020). Aandachtspunten met betrekking tot de structurele verbetering van het financiële beheer van de gemeente. Deze aandachtspunten hebben de volle aandacht van het college.

Door middel van een intern monitoringsmodel wordt systematisch actie ondernomen op de aandachtspunten van de Rekeningencommssie en de Gemeentelijke Accountsdienst (GAD). Hierbij wordt intensief samengewerkt met de accountant. In deze samenwerking kijkt de gemeente niet alleen terug, maar ook vooruit. De voorbereiding van de jaarrekening 2021 wordt nu afgestemd zodat het proces in het voorjaar van 2022 soepeler kan verlopen. Hierbij wil het college benadrukken dat al langere tijd wordt ingezet op structurele verbeteringen van het financiële beheer van de gemeente. Het College heeft u in juli 2020 geïnformeerd (RIS 305828) over de start van een Programma Verbetering Beheersorganisatie als concreet initiatief om de interne beheersing te versterken.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

Telefoonnummer 14070 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10204633

In deze brief berichten we u in over deze verweven trajecten. De brief is als volgt ingedeeld: a) Blz 3-16: Reactie op het rapport van de Rekeningencommissie over 2020. Hier wordt de voortgang gegeven op toezeggingen en vragen met betrekking tot het rapport van de jaarrekening 2020. Deze hebben zowel betrekking op de bevindingen, de procesvoering alsook het financiële beheer van de gemeente. Een aanzienlijk deel van de aandachtspunten is inmiddels opgepakt en ingevuld door de gemeentelijke organisatie. Deels is de uitwerking van de aandachtspunten nog onderhanden. Met deze collegereactie wordt u over de actuele stand geïnformeerd. Bij de beantwoording hoort ook een bijlage (blz 24-26) waarin nader wordt ingegaan op de prognosticerende waarde van de tussentijdse informatievoorziening. b) Blz 17-23: Het voortgangsbericht versterking interne beheersing. Op 16 maart 2021 heeft het college u geïnformeerd over de voortgang van het Programma Verbetering Beheersorganisatie (RIS308052) om het financieel beheer van de gemeente te versterken. Deze brief is een vervolg daarop. In deze brief rapporteert het college over de voortgang van de versterking van de interne beheersing. Daarbij nemen we in deze brief een aantal expliciete toezeggingen mee.

Vooruitkijken Naast deze schriftelijke reactie, wordt voor de vergadering van 24 november een (ambtelijke) presentatie verzorgd waarin nader wordt ingegaan op de actuele voortgang van relevante aandachtspunten uit het rapport van de rekeningencommissie. Ook na 24 november blijven we u informeren over de voortgang op de aandachtspunten die nu nog niet afgerond zijn en wel van belang zijn in aanloop naar de jaarrekening 2021 en verder. Het traject van informatievoorziening is hiermee intensiever dan de afgelopen jaren. Het ziet het belang van een goede informatievoorziening en dialoog met de commissie over de voortgang op deze belangrijke aandachtspunten.

Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester, Ilma Merx

Jan van Zanen

2/26

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10204633

A: Reactie op het rapport van de Rekeningencommissie over 2020 In het rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2020 (RIS309487) zijn toezeggingen van het college opgenomen en zijn een aantal aanvullende vragen door de commissie gesteld. Per aandachtspunt geeft het college een reactie, hierbij wordt de volgorde aangehouden van het rapport van de Rekeningencommissie. Per antwoord wordt met een stoplicht de status van het aandachtspunt aangegeven. Hierbij worden de volgende categorieën onderscheiden: Gereed/ Beantwoord Afrondende fase Onderhanden

Gereed: de toezegging van het college aan de Rekeningencommissie is uitgevoerd. Beantwoord: De vraag van de Rekeningencommissie is beantwoord De toezegging is opgepakt en is op korte termijn afgerond. De toezegging is onderhanden. De tussenstand van de voortgang wordt gegeven. De verdere voortgang en ontwikkelingen worden bij een volgend rapportagemoment nader toegelicht.

Aandachtspunten Financieel beheer & verantwoording (hst. 3) 3.1.2. Interne beheersing: proces jaarrekeningcontrole (blz. 7) Het proces van de jaarrekeningcontrole heeft een lange looptijd gekend, de Rekeningencommissie en wethouder Financiën & Stadsontwikkeling hebben op 7 juli besproken hoe dit proces het komende jaar kan worden verbeterd met het oog op de wil om in het komende jaar op de derde dinsdag in april een gecontroleerde jaarrekening te kunnen publiceren (RIS 309908). Hierbij zijn toezeggingen gedaan en vragen gesteld: In het gesprek met de rekeningencommissie zegt de wethouder toe te evalueren hoe de systematiek voor de verantwoording over onder meer grondexploitaties en subsidies en het te hanteren normenkader kan worden verbeterd en wil hiermee haast maken om bij de komende jaarrekeningcontrole niet opnieuw met de bestaande onzekerheden te worden geconfronteerd. In het nawoord vraagt de commissie het college zo snel mogelijk afspraken met de accountant te maken over de aanlevering van informatie voor de jaarrekeningcontrole, zodat eerder kan worden gestart met de controle. Antwoord college: Status Onderhanden

Toelichting Voor verbetering van de procesvoering is de gemeentelijke organisatie intensief in gesprek met de accountant. In oktober en november (en eventueel daarna) worden wekelijkse sessies van 3 uur belegd met de accountant, waarin de informatie die de accountant nodig heeft voor de jaarrekeningcontrole wordt afgestemd met de “leverancier” vanuit de ambtelijke organisatie. Op deze manier wordt inzichtelijk gemaakt wat exact gevraagd wordt, wie dit op welk moment oplevert, en aan welke kwaliteitseisen het gevraagde stuk moet voldoen. Ook is in dit overleg de foutenlijst uit het accountantsrapport over de jaarrekening 2020 besproken en zijn acties uitgezet om deze fouten te terug te dringen bij de komende jaarrekening. Aanvullend zijn meerdere sessies met de accountant belegd om algemene procesafspraken te maken. Hiertoe behoren ondermeer afspraken over de communicatie en afstemming tussen accountant en de gemeentelijke organisatie, de randvoorwaarden voor het starten van de controle (“bevroren cijfers”), prioritering van de controlewerkzaamheden, en het verwerken van (controle)bevindingen.

3/26

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10204633

De Rekeningencommissie heeft expliciet aandacht gevraagd voor de datum van aanlevering van de jaarrekening. Deze staat conform de Algemene verordening financieel beheer en beleid op de derde dinsdag van april. De haalbaarheid hiervan wordt tussen de ambtelijke organisatie en de accountant besproken. Het college zal de Rekeningencommissie nog dit kalenderjaar informeren over de haalbaarheid van de derde dinsdag in april. Het is hierbij de uitdaging om de balans te vinden om enerzijds zo vroeg mogelijk informatie aan te leveren aan de accountant, maar anderzijds voldoende tijd beschikbaar te hebben voor het traject tot het moment van aanlevering aan de accountant, zodat de volledigheid en kwaliteit van de informatie kan worden geborgd. Hiernaast is een apart project opgezet om ervoor te zorgen dat bevindingen uit het accountantsrapport en het rapport van de Rekeningencommissie worden opgepakt om verbeteringen op deze bevindingen door te voeren. Dit vindt veelal plaats door inhoudelijke verbeteringen in proces en/of inhoud. In sommige gevallen is er sprake van een andere interpretatie van regelgeving. Dan vindt allereerst nader overleg plaats met de accountant over de (juiste interpretatie van) het normenkader.

Dit speelt met name voor grondexploitaties (zie paragraaf 3.2.2) en het vraagstuk over de juiste classificatie van bepaalde subsidies (paragraaf 4.1.1) Door het doorvoeren van deze inhoudelijke verbeteringen en de diverse overleggen met de accountant wordt bijdragen aan de kwaliteit van het jaarrekeningendossier. De vruchten hiervan kunnen grotendeels in 2021 worden geplukt, maar zullen in sommige gevallen ook een langere looptijd kennen. De bevindingen zijn immers lopende dit kalenderjaar ontvangen en lenen zich niet altijd om per direct door te voeren. Meer informatie over de belangrijkste stappen en voortgang wordt in deze collegereactie behandeld. 3.1.2. Interne beheersing: proces interne beheersing (blz. 8) De vernieuwde controleaanpak van de accountant leidt tot bevindingen met het oog op de interne beheersing. In het gesprek met de Rekeningencommissie op 7 juli 2021 doet de wethouder toezeggingen: Het proces met betrekking tot memoriaalboekingen wordt in 2021 doorgelicht op onder meer de benodigde onderbouwingen en spelregels. Als gevolg van het werken met één financiële administratie zullen naar verwachting in de toekomst minder memoriaalboekingen nodig zijn en hier wordt verscherpte aandacht aan gegeven Bij de consolidatie van de jaarrekening 2021 wordt bijzondere aandacht besteed aan het elimineren van interne verrekeningen. Antwoord college Status Afrondende fase

Toelichting Proces memoriaalboekingen: Memoriaalboekingen heb je in verschillende soorten en risicocategorieën. De meeste Haagse boekingen hebben een relatief lager risico, want hebben bijvoorbeeld betrekking op interne verrekeningen waarbij geld binnen de gemeente blijft. Daarom worden de verschillende typen memoriaalboekingen duidelijk in kaart gebracht met betrekking tot de jaarrekening 2021, zodat de controle op dit onderdeel meer gericht plaats kan vinden. We verwachten in 2021 nog wel relatief veel memorialen te boeken. Dit betreffen echter grotendeels memoriaalboekingen gericht op het doorvoeren van intern verrekenen tussen gemeentelijke diensten (dus met een lager risico). Momenteel wordt enerzijds ingezet op het verminderen van de intern verrekenen en anderzijds op het toepassen van een andere methodiek voor dergelijke verrekeningen, wat uiteindelijk tot minder memorialen gaat leiden.

4/26

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10204633

Afrondende fase

Hiernaast wordt uiterlijk begin 2022 ook een nieuwe procedure voor memorialen vastgesteld, waarin de benodigde onderbouwingen en spelregels zijn vastgelegd. Dit verbetert de procesvoering verder met betrekking tot 2022 en verder. Interne verrekeningen en tussenrekeningen: Met de overgang naar 1 financiële administratie is het eenvoudiger geworden interne verrekeningen zodanig te boeken dat deze in de consolidatie wegvallen, daarmee wordt dit aandachtspunt invulling gegeven. In relatie hiermee speelt het vraagstuk van tussenrekeningen. De schoning is opgepakt en heeft extra focus voor het jaarrekeningtraject 2021. We houden versterkt aandacht dat de tussenrekeningen voldoende geschoond worden in de periode tot de boeken in januari dichtgaan

3.1.2. Interne beheersing: inkopen en aanbesteding (blz. 9) Naar aanleiding van de (eerdere) beraadslagingen wordt het college gevraagd schriftelijk te reageren op onderstaande vragen: Vervuilde gegevensbestanden: de Rekeningencommissie vraag het college prioriteit te geven aan het borgen van het systematisch schonen van gemeentelijke gegevensbestanden Betalingen: in het betaalproces en de mutaties van crediteurenstamgegevens ontbreken enkele beheersingsmaatregelen. De Rekeningencommissie wil worden geïnformeerd over de uitkomsten van het (externe) onderzoek dat naar de herziening van het betaalproces is uitgevoerd. Verplichtingenadministratie: binnen de gemeente wordt niet gewerkt met een verplichtingenadministratie. De Rekeningencommssie vraagt het college opvolging te geven aan de adviezen van de accountant hieromtrent. Antwoord college Status Beantwoord

Beantwoord

Beantwoord

Toelichting Vervuilde gegevensbestanden: Dit aandachtspunt heeft betrekking op de gegevens van leveranciers, de zogenaamde stamgegevens crediteuren. Deze gegevens zijn geschoond als onderdeel van het recente proces van de uniformering van de financiële administratie. Ook is het registratieproces van deze gegevens nader onderzocht (met behulp van externe expertise) in het kader van het programma verbetering beheersorganisatie. Uit het onderzoek is naar voren gekomen dat dit een gedegen proces betreft. Betalingen: In het kader van het programma verbetering beheersorganisatie is een onderzoek naar het betaalproces uitgevoerd. Dit zit nu in de afrondende fase. Hierbij zijn diverse processen geanalyseerd die tot betaling leiden. De aanbevelingen worden door de proceseigenaren opgepakt. In de voortgangsrapportage (onderdeel B van deze brief) wordt dit meer gedetailleerd toegelicht. Verplichtingenadministratie: Verplichtingen die worden aangegaan, zijn inzichtelijk met rapportages die worden gevoed vanuit de inkooporderadministratie. De gemeente verbetert het proces aanvraag tot betalen waarmee ook de inkooporderadministratie wordt versterkt. De planning is het plan van aanpak eind 2021 af te ronden zodat in 2022 kan worden gestart met de implementatie (zie ook het antwoord in paragraaf 4.1)

3.1.2 - Beheersorganisatie: verhoogde dijkbewaking (blz. 9) In het gesprek met de Rekeningencommissie op 7 juli 2021 doet de wethouder toezeggingen over de informatievoorzieningen aan de commissie over de verbeteringen van de beheersorganisatie: In het najaar van 2021 wordt in de eerstvolgende voorgangsrapportage over het verbeterplan beheersorganisatie een update gegeven van de mijlpalen en het tijdspad. Tevens zal in het najaar worden gerapporteerd over de frauderisicoanalyse. Antwoord college:

5/26

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10204633

Status Beantwoord Onderhanden

Toelichting Tijdspad en mijlpalen beheersorganisatie: Zie het voortgangsbericht Versterking Interne Beheersing (onderdeel B van deze brief) voor een toelichting. Frauderisicoanalyse: Zie het voortgangsbericht Versterking Interne Beheersing (onderdeel B van deze brief) voor de tussentijdse rapportage. Een nadere rapportage volgt nog in 2021.

3.1.2. Beheersorganisatie: verbetering processen (blz. 9) Het is voor de Rekeningencommissie niet duidelijk of alle door de accountant geconstateerde tekortkomingen voldoende worden opgepakt met de huidige verbeterplanningen. De Rekeningencommissie vraagt het college toe te lichten hoe de processen die door de accountant als ontoereikend zijn beoordeeld worden verbeterd. Antwoord college: Deze processen zijn benoemd in het accountantsverslag 2020 van de Gemeentelijke Accountantsdienst (RIS 308965, blz. 20). De voortgang op de verbetering van deze processen wordt toegelicht: Status Beantwoord

Proces Sociale uitkeringen

Beantwoord

Debiteuren SZW

Beantwoord

Pandhuis

Beantwoord

TOZO

Beantwoord

Erfpachtopbrengsten

Beantwoord

MVA (des)inv. (aanen verkopen)

Toelichting De gemeentelijke procesvoering met betrekking tot dit onderwerp is nader onderbouwd en toegelicht. Opgelost in opzet. Nadere procesvoering wordt nog afgestemd met de accountant. Verbeterde maatregelen zijn doorgevoerd met betrekking tot de toegang van de kluis. De procesvoering wordt niet langer als ontoereikend ingeschat. De ontoereikendheid m.b.t. erfpacht is opgelost door de uitgevoerde herrubriceringen van de betreffende erfpachtgronden op de balans. Dit heeft betrekking op verschillende onderdelen. Hierover het volgende. Versterkte aansluiting administratie op kadaster: Vanaf 2021 ontvangt de gemeente een centraal overzicht van de objecten die in het kadaster staan en waarover gemeentelijke en regionale belasting worden geheven. Deze worden getoetst aan de gemeentelijke administratie. Hiermee vindt periodiek een (indirecte) toetsing plaats in relatie tot het kadaster. Hiermee wordt een eerste nadere stap gezet in de periodieke controle op de volledigheid en juistheid van de administratie met betrekking tot het gemeentelijk bezit.

Afrondende fase

Secretarieleges

Actualisatie Nota Vastgoed: De Nota Vastgoed is in februari 2014 vastgesteld. Een actualisatie volgt na het afronden van de ketenanalyse vastgoed, de daarbij behorende governance en mogelijke herpositionering van de vastgoedorganisatie. Verwachting is dat deze eind 2022 wordt geactualiseerd. Een procesverbetering op de tariefscontrole wordt doorgevoerd. Dit heeft uitwerking vanaf het controlejaar 2022 (tarieven 2022 worden in 2021 vastgesteld). Voor het huidige jaar wordt een nadere controle uitgevoerd.

Hiernaast zijn bij de processen memorialen (zie paragraaf 3.1.2), inkopen, aanbestedingen en betalingen (paragraaf 4.1) en grondexploitaties (paragraaf 3.2.2) ook nadere aandachtspunten benoemd door de accountant. Voortgang over de verbetering hiervan wordt in de desbetreffende paragrafen toegelicht.

6/26

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10204633

3.1.4. Voortgang verbeterplannen (blz. 11) De samenloop van meerdere verbetertrajecten en reorganisaties tegelijkertijd, in combinatie met de nog zichtbaar benodigde gewenning aan recente reorganisaties, maakt het voor de Rekeningencommissie niet eenvoudig een beeld te vormen van de voortgang van de verbeterplannen. In de bespreking met de Commissie op 7 juli zegt de wethouder EID toe: om de Rekeningencommissie na de zomer te informeren als het medezeggenschapstraject van de dienst Bedrijfsvoering is afgerond en te informeren wat dit betekent voor de scope van de reorganisatie en wanneer de zaken die zijn voorbereid zullen zijn afgerond. Een overzicht te verstrekken van de actuele stand van zaken rond de inrichting van de dienst Bedrijfsvoering en de realisatie van de business cases. Antwoord college: Status Beantwoord (met nadere toezegging)

Beantwoord

Toelichting Nader informeren medezeggenschapstraject en consequenties hiervan: De centrale ondernemingsraad heeft na een adviesaanvraag in mei op 4 oktober 2021 positief geadviseerd over de scope en het voornemen tot reorganisatie om te komen tot de nieuwe dienst bedrijfsvoering. Naar verwachting is per 1-4-2022, of eerder indien mogelijk, de topstructuur en de plaatsing van de medewerkers binnen de nieuwe dienst afgerond. In het eerste kwartaal van 2022 kan de wethouder of de algemeen directeur van de dienst bedrijfsvoering u desgewenst (mondeling) nader informeren. Actuele stand van zaken en invulling businesscase: De inrichting van de dienst bedrijfsvoering bestaat enerzijds uit de reorganisatie (zie de vorige vraag) en anderzijds de inhoudelijke doorontwikkeling van de dienst bedrijfsvoering. Met deze brief nemen we u mee in een aantal stappen (samenspel, opgaven, transitie en budget) die nu worden gezet. Samenspel Bij de oprichting van de dienst bedrijfsvoering is het van belang om het ‘samenspel’ tussen de diensten en de dienst bedrijfsvoering verder vorm te geven. Kern van deze opgave is dat er op concernniveau een helder proces tot stand wordt gebracht.

Hierbij wordt enerzijds het financiële kader voor bedrijfsvoering bepaald (budget dienst Bedrijfsvoering) en anderzijds afspraken over programmering, prioritering en inzet van middelen gemaakt die aansluiten op de behoeften van de beleidsuitvoering. In 2022 gaan de diensten samen met de dienst bedrijfsvoering dit proces voor de eerste maal doorlopen. De verwachting is dat in de jaren erna dit proces tussen de diensten steeds verder wordt geoptimaliseerd. Opgaven DBV Bij de oprichting van de dienst Bedrijfsvoering is verder aangeven dat de dienst een meervoudige opgave heeft: aantoonbare toegevoegde waarde leveren aan het primair proces; realiseren van de eigen vakinhoudelijke ontwikkelopgaves (ketenanalyses); realiseren van een herkenbare, gemeenschappelijke, interdisciplinaire DBV (als geheel); Transitie en budget Om bovenstaande te realiseren is een veeleisend, complex en inspirerend transitieproces tot 2025 afgesproken. De afronding van de eerste fase van dit transitieproces is voorzien in het voorjaar van 2022. Zie de vorige vraag. Vervolgens zal de dienst via meerdere lijnen werken aan zowel interne verbinding van de diverse domeinen als ook tegelijkertijd het proces tussen DBV en andere diensten moeten stroomlijnen. Daarnaast zijn diverse inhoudelijke en bedrijfsmatige ambities meegegeven die gaandeweg zullen worden geïmplementeerd.

7/26

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10204633

3.1.4. Verbeterplannen: samenhang verbeterplannen (blz. 12) De commissie heeft aandacht gevraagd voor de samenhang tussen verschillende verbeterplannen, met name voor wat betreft integriteit. In de bespreking met de Commissie op 7 juli zegt de wethouder EID toe: de Rekeningencommissie te informeren over de uitkomsten van de analyses van recente fraudegevallen, voorzien van een uiteenzetting van de door het college getroffen maatregelen. Antwoord college: Status Beantwoord

Toelichting De raad is vorig jaar in het voortgangsbericht over integriteit (RIS305869) en in de raadsmededeling over (het vermoeden van) diefstal c.q. verduistering van gemeenschapsgeld (RIS307566) geïnformeerd over de recente fraudegevallen en genomen verbetermaatregelen. Een belangrijke brede maatregel die het college heeft genomen, is het versneld uitvoeren van het Programma Verbetering Beheersorganisatie. Daarnaast wordt u, in lijn met de afspraken volgend uit de Leidraad Geheimhouding, op de hoogte gehouden van integriteitsschendingen en onderzoeken

Beheersing bedrijfsvoering (paragraaf 3.1.5, blz. 14): Naar aanleiding van de vanuit college ontvangen en ambtelijk toegelichte informatie vraagt de Rekeningencommissie het college onderstaande punten van een reactie te voorzien: De Rekeningencommissie wil weten of het programma Overhead nu onder controle is en of het tekort structureel is opgelost De Rekeningencommssie vraagt aandacht voor het risico dat bedrijfsvoering te ver af komt te staan van de beleidsuitvoering door diensten. Antwoord college: Status Beantwoord

Beantwoord

Toelichting Programma overhead: De implementatie van de verschillende maatregelen ter financiële beheersing van het programma Overhead ligt goed op schema, en zijn haalbaar. In totaal betreft het voor bedrijfsvoering structureel ca € 24 mln. (vanaf 2022/2023). Hierbij staat de gemeente voor een aantal doorontwikkelingen op bedrijfsvoering aan de lat, zoals blijkt uit deze collegereactie. Risico dat dienst bedrijfsvoering te ver op afstand komt te staan: Zie het antwoord van het college over de stand van zaken van de inrichting van de dienst bedrijfsvoering (paragraaf 3.1.4.)

8/26

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10204633

3.1.6 – Sociaal domein: afhankelijkheid derden (blz. 14): De gemeente is voor de verantwoording van geleverde zorg afhankelijk van de informatie van zorgaanbieders. De tijdigheid van aanleveren van deze informatie blijft een potentieel knelpunt in de accountscontrole. Daarnaast zorgde het ontbreken van voldoende en geschikte controle-informatie vanuit de SVB over de prestatielevering voor de verantwoorde PGB-bestedingen van € 5,4 mln. tot een onzekerheid in de controle over de rechtmatigheid ervan. De Rekeningencommissie vraagt het college te onderzoeken hoe de afhankelijkheid van derden voor de verantwoording anders kan worden georganiseerd, bijvoorbeeld naar analogie van de Rotterdamse aanpak. Antwoord college: Voortgang Onderhanden

Toelichting Het college herkent het aandachtspunt van de tijdigheid van aanleveren van informatie van zorgaanbieders en de uitdaging en om tijdig over voldoende en geschikte controle-informatie te beschikken. Daarom zijn gedurende het jaar verschillende controles in het proces ingebouwd om voldoende zekerheid te verkrijgen over de zorgcontinuïteit (RIS 309077), zoals het vaststellen van prestatielevering door steekproefsgewijze controles, klachtenafhandeling, monitoring bereikte resultaten, oppakken signalen over prestatielevering door klanttevredenheidsonderzoeken en evaluatiegesprekken met cliënten en extra controles gedurende het jaar door contract- en relatiemanagement en het team misbruik en oneigenlijk gebruik (RIS 306649). Als sluitstuk van de controle leveren zorgleveranciers uiterlijk 1 april (jaar t+1) verantwoordingen aan over de geleverde zorg, voorzien van een accountantsverklaring zoals het landelijke controleprotocol voorschrijft. We nemen de vraag van de Rekeningencommissie ter harte en zullen onderzoeken of en zo ja welke verbeteringen uit de Rotterdamse aanpak ook voor Den Haag toepasbaar zijn. Gezien de complexiteit van het vraagstuk zullen eventuele bijstellingen niet voor 2022 worden geïmplementeerd.

3.1.6 – Sociaal domein: Kostenbeheersing WMO & Jeugdhulp (blz. 15): Ten aanzien van de rapportages vraagt de Rekeningencommssie de aandacht voor het volgende: • Fraudeaanpak: de Rekeningencommissie vraagt het college in de volgende rapportage toe te lichten wat de kosten zijn van preventie en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van de Wmo en jeugdhulp. Signalen over mogelijk misbruik of oneigenlijk gebruik komen onder meer van eigen medewerkers, vanuit de omgeving van cliënten of vanuit zorgaanbieders. De commissie wil dat ook hierover in de volgende rapportage cijfers worden opgenomen. • Afkortingen: de commissie doet de suggestie om in de rapportages het gebruik van afkortingen te beperken om de leesbaarheid voor niet-ingewijden te bevorderen. • Toelichtingen in de rapportage: de commissie zou bij sommige cijfers in de rapportages iets meer uitleg willen ontvangen over bijvoorbeeld specifieke vormen van zorg, contractvormen of de wettelijke context van ontwikkelingen. Zo wordt in bijlage 1 een overzicht gegeven van indicatoren per verbeterlijn, waaronder het aantal vervoersvoorzieningen. Hiermee worden hulpmiddelen als rolstoelen bedoeld, maar zonder toelichting kan ook verondersteld worden dat het om ritten van de Taxibus gaat.

• Frequentie rapportage: omdat voor wat betreft de Wmo de zaken inmiddels behoorlijk op orde zijn, heeft de Rekeningencommissie ermee ingestemd om de frequentie van de rapportages terug te brengen naar twee keer per jaar. De Rekeningencommissie vraagt de cijfers in deze halfjaarrapportages wel per kwartaal inzichtelijk te maken. Antwoord college: Status Gereed Gereed Gereed

Toelichting Fraudeaanpak: verwerkt in de recente rapportage (RIS310077) Afkortingen: verwerkt in de recente rapportage (RIS310077) Toelichtingen: verwerkt in de recente rapportage (RIS310077)

9/26

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10204633

Gereed

Frequentie: verwerkt in de recente rapportage (RIS310077)

3.2.2 – Grondexploitaties: aandachtspunten (blz. 17): In de accountantscontrole zijn een omvangrijke hoeveelheid bevindingen met betrekking tot grondexploitaties naar voren gekomen. In de bespreking met de Commissie op 7 juli zegt de wethouder Financiën & Stadsontwikkeling toe: Samen met de wethouder Wonen, Wijken en Welzijn te onderzoeken welke principiële afwegingen hierbij moeten worden gemaakt. Een deel van de bevindingen heeft betrekking op de interpretatie van BBV-regelgeving. De wethouder wil aan de Accountantsdienst vragen hoe deze regels moeten worden uitgelegd, hoe hieraan kan worden voldaan en hoe ze kunnen worden verankerd in de organisatie. Voorts zegt hij toe om het vraagstuk inzake de 10-jaarstermijn bij grondexploitaties mee te nemen in de evaluatie van de grondexploitaties. De rekeningencommissie vraagt aanvullend: Het onderzoek of investeringen in de openbare ruimte al dan niet tot grondexploitaties (kunnen) worden gerekend voor het einde van dit jaar af te ronden en de raad over de uitkomsten te informeren Voorts wordt het college gevraagd bij de vaststelling van de Meerjarenprognose Grondexploitaties (MPG) een heldere toelichting te geven als wordt afgeweken van de 10jaarstermijn die het BBV voorschrijft. Antwoord college: Status Onderhanden

Toelichting Aandachtspunten grondexploitaties algemeen: In afgelopen maanden hebben diverse overleggen met de gemeentelijke accountant (GAD) plaatsgevonden over de bevindingen op grondexploitaties, de interpretatie van de BBV in relatie tot deze bevindingen en, waar relevant, verbeteringen die het college kan doorvoeren. De nodige stappen zijn hierbij gezet. Afstemming heeft plaatsgevonden wat nodig is om de accountantsbevinding m.b.t. onzekerheid van geprognosticeerde kosten uit de jaarrekening 2020 te voorkomen in het komende jaarrekeningtraject. Afspraken zijn gemaakt voor een leidraad om de opslag voor onvoorziene kosten uniform te onderbouwen. De bijbehorende bevinding van fout opgenomen kosten wordt daarmee voorkomen in de toekomst. Ook is afgestemd hoe het college de informatievoorziening aan de raad bij verlening van de looptijd kan verbeteren

Onderhanden

Nog niet alle stappen zijn afgerond. Zo is voor het complexe vraagstuk voor de toerekening van investeringen in de openbare ruimte aan grondexploitaties, in samenwerking met de GAD, een opdracht aan een deskundige verstrekt (zie hieronder). Op basis van dat advies van de deskundige blijkt of aanpassingen nodig zijn op de betreffende grondexploitaties en de bijbehorende regelgeving. Het college zal de rekeningencommissie informeren over de voortgang op de resterende stappen met betrekking tot grondexploitaties Investeringen openbare ruimte in grondexploitaties: In afstemming met de GAD is een opdracht aan een derde (inhoudelijke deskundige) verstrekt om, ten aanzien van het al dan niet tot grondexploitaties (kunnen) rekenen van investeringen, tot een advies en voorstel te komen. Deze interventie wordt als meest passend beschouwd, aangezien de materie complex is en de wetgeving (BBV) niet altijd eenduidig. Het advies zal naar verwachting dit jaar kunnen worden afgerond. Als het advies gereed is, zal de commissie over dit advies en de consequenties hiervan nader worden geïnformeerd.

10/26

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10204633

Afrondende fase

Hierbij is het goed te weten dat indien het advies leidt tot bijstellingen op grondexploitaties, deze nog in Q1 van 2022 kunnen worden verwerkt om te worden betrokken bij het accountantsoordeel over 2021. 10 jaarstermijn grondexploitaties: De gemeente Den Haag kent op dit moment geen grondexploitaties met een resterende looptijd die langer is dan tien jaar. De BBV-regels zien toe op deze eventuele resterende tien jaar. Het college neemt het aandachtspunt van de accountant en de Rekeningencommissie ter harte om de raad goed te informeren wanneer de looptijd van een grondexploitatie wordt verlengd. Bij de volgende MPG (in 2022) wordt expliciet stilgestaan bij de eventuele wijzigingen in de looptijd van grondexploitaties. Hierbij is uitdrukkelijk aandacht voor grondexploitaties die als gevolg van een verlenging een looptijd van meer dan tien jaar kennen.

3.2.3 – Begrotingsoverschrijdingen: beter toelichting (blz. 17): In de landelijke regelgeving (BBV) is voorgeschreven dat begrotingsoverschrijdingen in de jaarrekening goed herkenbaar dienen te zijn. In de bespreking met de Commissie op 7 juli zegt de wethouder Financiën & Stadsontwikkeling toe begrotingsoverschrijdingen expliciet toe te lichten in de jaarrekening. Antwoord college: Status Afrondende fase

Toelichting Toezegging wordt ingevuld in de jaarrekening.

3.2.4 – Prognosticerende waarde tussentijdse informatie (blz. 17): Het jaar 2020 is afgesloten met een onverwacht voordelig resultaat van meer dan € 80 mln. ten opzichte van de begroting. Dit wordt ondermeer veroorzaakt door lagere bestedingen als gevolg van de coronapandemie. In de 8-maandsrapportage was dit resultaat nog niet zichtbaar. In het gesprek met de Rekeningencommissie hoe de prognosticerende waarde van tussentijdse informatievoorziening kan worden verbeterd, doet de wethouder Financiën & Stadsontwikkeling de volgende toezegging: De wethouder wil van de tussentijdse informatievoorziening van de afgelopen drie jaar de oorzaken van verschillen in prognose en uitkomsten nader onderzoeken. Hij zegt toe in het najaar van 2021 een rapportage over deze analyse naar de Rekeningencommissie te sturen, waarbij ook een vergelijking zal worden gemaakt met de andere G4-steden. Antwoord college: Status Gereed

Toelichting De rapportage is gereed en is toegevoegd als onderdeel C van deze brief .

11/26

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10204633

Aandachtspunten Financiële rechtmatigheid (hst. 4) 4.1. Rechtmatigheid inkopen en aanbestedingen (blz. 19). Onzekerheden of onjuistheid met betrekking tot de financiële rechtmatigheid van inkopen en aanbestedingen is veelal terug te voeren op ontbrekende beheersingsmaatregelen voor inkopen. In het gesprek met de commissie op 7 juli jl. zegt de wethouder Financiën & Stadsontwikkeling toe de aanbevelingen van de accountant over te nemen. Hierbij doet hij de volgende toezeggingen: Er zal worden gewerkt met een spendanalyse Het contractenregister wordt verbeterd Het proces aanvraag tot betalen wordt verbeterd De onvolledigheid van de paragraaf “niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen” wordt aangepakt. In de toezegging is benoemd dat hierover wordt geïnformeerd als onderdeel van de voortgangsrapportage over de verbetering van de beheersorganisatie. Gezien de aard van deze actiepunten wordt dit niet opgenomen in de desbetreffende rapportage, maar vindt dit plaats als onderdeel van deze collegereactie: Antwoord college: Status Afrondende fase Afrondende fase

Afrondende fase Afrondende fase

Toelichting Spendanalyse: De gemeente voert een spendanalyse uit over 2021. Er is formatie voor een spendanalist vrijgemaakt, zodat dit punt vanaf 2022 structureel is geborgd. Verbetering contractenregister: Een verbetertraject langs twee lijnen is opgestart. Er worden acties uitgevoerd om zoveel mogelijk contracten die nog niet centraal zijn geregistreerd op te halen binnen de gemeentebrede organisatie voor centrale registratie in het financiële systeem. Daarnaast wordt het registreren van contracten makkelijker gemaakt en beter geborgd in het inkoopproces. Deze activiteiten hebben een doorlooptijd t/m Q2 2022. Proces aanvraag tot betalen: Het plan van aanpak om tot een nieuw proces van betalen te komen is in de eindfase. De planning is dit eind 2021 af te ronden zodat dit vanaf 2022 kan worden geïmplementeerd. Dit leidt tot meer en betere inkoop- en contractregistratie. Onvolledigheid van de niet in balans opgenomen rechten en verplichtingen: In overleg met gemeentelijke organisatie en accountant zijn afspraken gemaakt die ertoe leiden dat de aanlevering van deze informatie beter is verankerd en eerder wordt verwerkt, zodat onvolkomenheden tijdens het jaarrekeningproces kunnen worden gecorrigeerd.

4.2. Subsidie of aanbestedingsplichtige overheidsopdracht (blz. 19) Voor subsidies die met nadere voorwaarden zijn verstrekt in het kader van het welzijnsbeleid is door de accountant een onzekerheid geconstateerd voor € 52,7 mln. Het is onzeker of deze subsidies daadwerkelijk als subsidies kunnen worden aangemerkt, dan wel of deze als overheidsopdracht moeten worden gezien en daarmee aanbestedingsplichtig zijn. In het addendum op de jaarrekening (RIS308436) heeft het college aangegeven dat de gemeente de desbetreffende subsidies verstrekt op basis van de kadernota subsidiebeleid 2020-2023 (RIS 305416) en dat de gemeente er vooralsnog vanuit gaat dat de classificatie terecht is aangemerkt. Het college geeft aan dat deze het aandachtspunt nader zal bezien. Zowel verslaggeving-technisch, alsook wat dit – beleidsmatig en financieel – betekent voor de gemeente, en daarmee ook de eventuele impact op de bestaande kadernota subsidies 2020-2023. De Rekeningencommissie wil dat de bestaande onduidelijk bij de eerstvolgende jaarrekening is opgelost en vraagt het college om voor het einde van 2021: - Voor de verstrekking van subsidies een afwegingskader te maken waarmee het onderscheid tussen subsidies en inkoop aan de hand van criteria kan worden bepaald en om dit vast te leggen in het gemeentebrede subsidiebeleid.

- Voor het thans als subsidie verstrekte geld voor welzijnswerk te onderzoeken of de classificatie subsidie op basis van dit afwegingskader kan worden onderbouwd. - Dit ook te onderzoeken voor andere subsidies waaraan nadere voorwaarden zijn verbonden.

12/26

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10204633

Vragen en aandachtspunten van de commissie worden besproken met de wethouder Wonen, Werken & Welzijn tijdens de commissievergadering van 7 juli 2021. De wethouder merkt op dat de onzekerheid van € 52,7 mln. slechts deels binnen zijn welzijnsportefeuille valt en deels breder binnen het sociaal domein valt. De wethouder licht de staande systematiek en afwegingen van het college toe en doet de toezeggingen om samen met wethouder Financiën het volgende te onderzoeken naar aanleiding van de bevindingen van de accountant: Voldoet het bestaande kader (kadernota subsidiebeleid) en levert dit een verstandige en zuivere afweging op, ook wat betreft de afdwingbaarheid van de beoogde beleidsuitkomsten. De rekeningencommissie wordt aan het einde van 2021 over deze afwegingen en der onderbouwing hiervan geïnformeerd. Antwoord college: Status Onderhanden

Toelichting Het college hecht er samen met de rekeningencommissie aan om dit punt vóór het einde van het jaar op te helderen. Hiervoor zetten we de volgende stappen: Om te beoordelen of een bepaalde financiering een subsidie is of inkoop, bevat de bijlage bij de kadernota subsidiebeleid Den Haag 2020 een afwegingskader. Dit afwegingskader wordt gemeentebreed gebruikt voor een onderbouwde instrumentkeuze. Op basis van de recente bevindingen van de GAD bij het jaarrekeningonderzoek toetsen we nogmaals het in juli 2020 door de raad bekrachtigde afwegingskader subsidies. Voor de toets op volledigheid en juistheid van het huidige afwegingskader is een expertgroep ingericht met gemeentelijke en externe experts vanuit verschillende achtergronden. De groep komt wekelijks bijeen en toetst op basis van landelijke richtlijnen en regelgeving alsook best practices en referenties van andere (grote) gemeenten. Resultaten en te nemen stappen worden met de GAD besproken en afgestemd. Tijdens de vergadering van de Rekeningencommissie van 24 november zullen we de actuele inzichten met betrekking tot dit onderzoek presenteren. Daarbij wordt toegelicht welke consequenties dit heeft voor de jaarrekening 2021 en welke verdere stappen de gemeente met betrekking tot dit onderwerp onderneemt.

Tot slot is het goed om te realiseren dat subsidies voor 2021 en (deels voor) 2022 zijn en worden verstrekt o.b.v. het in 2020 vastgestelde afwegingskader. Ook is de gemeente juridisch verplicht een redelijke termijn te hanteren indien sprake zou zijn van het (moeten) beëindigen van een langdurige subsidierelatie. Mocht blijken dat het kader onvolledig is, dan zal de impact daarvan moeten worden bezien in afstemming met de accountant en wordt de rekeningencommissie hierover geïnformeerd.

4.3. Rechtmatigheidsverantwoord door het college vanaf 2022 (blz. 22): Vanaf 2022 informeert niet langer de accountant, maar het college de raad over de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen. De Rekeningencommissie vraagt aandacht voor de actiepunten die hiervoor moeten worden uitgevoerd door college en raad en verzoekt om nader te informeren over het volgende: Uitkomsten van de evaluatie van het ‘ingroeimodel’ voor de rechtmatigheidsverantwoording die na de jaarrekeningcontrole 2020 wordt opgesteld De planning en voortgang in de versterking van de tweedelijns- en derdelijnscontroles en of de gemeentelijke organisatie tijdig gereed is voor een rechtmatigheidsverantwoording door het college. Antwoord college: Status Toelichting Beantwoord Zie het voortgangsbericht Versterking Interne Beheersing (onderdeel B van deze brief) voor een toelichting.

13/26

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10204633

Aandachtspunten Informatietechnologie & informatieveiligheid (hst. 5) 5.1. Bewustzijn AVG/datalekken (blz. 24) Het college wordt gevraagd schriftelijk te reageren op de volgende vragen: ▪ AVG-bewustzijn stijgt niet: Uitkomsten van de voortgangsmeting naar bewustwording, kennis en naleving van de meldplicht datalekken maken duidelijk dat aandacht voor dit onderwerp nodig blijft, voor zowel wat betreft inhoudelijke kennis van medewerken over datalekken als het proces van melden van een datalek. De Rekeningencommissie wil weten hoe het AVG-bewustzijn binnen de organisatie wordt verbeterd. ▪ Kennisniveau en doelgroepen: Belangrijk is dat medewerkers in iedergeval weten waar ze een (vermoedelijk) datalek moeten melden. De Rekeningencommissie vindt het zorgelijk dat uit de audit blijkt dat deze procedure relatief onbekend is en vraagt het college dit te verbeteren. ▪ Gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid: De Rekeningencommissie vraagt het college na te gaan of bij alle samenwerkingsverbanden waarbij persoonsgegevens worden uitgewisseld duidelijke afspraken zijn gemaakt over de bescherming van deze gegevens. Antwoord college: Voortgang Beantwoord

Beantwoord (met nadere toezegging)

Toelichting AVG-bewustzijn en kennisniveau en doelgroepen: In 2021 heeft het college de procedure meldplicht datalekken geëvalueerd en herzien. De nieuwe procedure is op 11 mei vastgesteld (RIS308686). Naar aanleiding van deze evaluatie werkt het college aan de interne communicatie over de nieuwe procedure en ook specifiek de rol van de medewerkers hierin: het belang van privacy en de meldplicht datalekken (houding); hoe ze een vermoedelijk datalek kunnen herkennen (kennis); en waar ze een melding kunnen doen (gedrag). Zo is een toegankelijk infographic ontwikkelt die uitlegt hoe de procedure werkt, wordt er een video opgesteld waarin wordt uitgelegd wat er gebeurt zodra een medewerker een datalek meldt en vindt er via het lijnmanagement communicatie plaats over de nieuwe procedure. De voorbereidingen op deze campagne zijn in volle gang. Komende maanden zal de campagne naar alle medewerkers over datalekken uitgevoerd worden. Daarnaast heeft de gemeente een (interne) gemeentebrede aanpak en bijhorende standaarden vastgesteld voor het uitvoeren van Data Protection Impact Assessments (DPIA). Gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid: Het college herkent het belang van goede afspraken bij samenwerkingsverbanden waar sprake is van een gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid en zal hierover een nader onderzoek uitvoeren.

Het betreft inhoudelijk een complex vraagstuk en gezien de vele samenwerkingsverbanden is het ook een omvangrijke vraag. Het college informeert u nader als de scope van het onderzoek is bepaald (Q1 2022).

5.2. Positionering Functionaris Gegevensbescherming (blz. 26) De Rekeningencommissie vraagt het college te onderzoeken of met de huidige positionering van de FG de onafhankelijkheid voldoende kan worden gewaarborgd. Antwoord college: Status Beantwoord

Toelichting Het college heeft begin 2021 onderzocht hoe de privacy-functies binnen de gemeente het beste georganiseerd kunnen worden. Er is besloten om de Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) per november 2021 te positioneren onder de gemeentesecretaris in de Bestuursdienst. Hiermee wordt de onafhankelijke rol van de FG als interne toezichthouder zo goed mogelijk gewaarborgd.

14/26

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10204633

Aandachtspunten Verbonden partijen (hst. 6) 6.1. Jaarlijkse rapportage verbonden partijen 2018 (blz. 27) Het college wordt gevraagd schriftelijk te reageren op de volgende vragen: ▪ Openbaarheid jaarstukken verbonden partijen: voor meerdere verbonden partijen is aangegeven dat de jaarstukken niet openbaar zijn. Zo ontbreken jaarstukken van verbonden partijen waar de gemeente Den Haag 100% van de aandelen in bezit heeft, zoals Haagse Milieu Services (HMS).De Rekeningencommissie wil weten waarom de raad geen jaarstukken van deze verbonden partij ontvangt en vraagt het college deze jaarstukken in het vervolg aan de raad te doen toekomen. ▪ WNT: Enkele verbonden partijen vallen niet onder de Wet Normering Topinkomens (WNT), zoals de Bank Nederlandse Gemeenten (BNG). De Rekeningencommissie wil weten waarom deze verbonden partijen niet onder de WNT vallen. Ook wil de commissie weten of de controle op naleving van de WNT wordt uitgevoerd door de controlerend accountant van de desbetreffende verbonden partij. In de jaarrapportage is nog geen gehoor gegeven aan het verzoek van de commissie de bezoldigingen te kwantificeren ▪ Rubricering jaarcijfers: als peildata zijn in de rapportage 1 januari en 31 december gekozen. Dit kan tot onduidelijkheden leiden voor wat betreft de verantwoording over de omzet en winst. De Rekeningencommissie vraagt het college de peildata aan te passen.

▪ Verlies ROM en WOM: het negatieve resultaat van de Regionale Ontwikkelingsmaatschappij (ROM) Innovation Quarter en de Wijkontwikkelingsmaatschappij (WOM) Den Haag Zuidwest wordt in de jaarrapportage niet nader toegelicht. De commissie wil inzicht krijgen in de achtergronden hiervan. ▪ Wigo4it: de Rekeningencommissie wil worden geïnformeerd over de bestemming van het positieve resultaat (€ 39 miljoen) van Wigo4IT. ▪ Doorklikbaarheid: in sommige gevallen ontbreekt een link naar de (openbare) jaarrekening van de desbetreffende verbonden partij. In veel gevallen wordt slechts het algemene adres van de verbonden partij of het raadsinformatiesysteem (RIS) vermeld, vaak zonder digitale koppeling. Het komt de bruikbaarheid van deze rapportage ten goede komen als bij iedere verbonden partij consequent wordt voorzien in een doorklikbare URL naar de jaarrekening. Voor een snelle duiding van de actuele ontwikkelingen verdient het aanbeveling om de hyperlinks naar relevante raadstukken te vermelden bij de beschrijving van de actuele ontwikkelingen. Antwoord college: Status Beantwoord

Toelichting Openbaarheid jaarstukken: De verbonden partijen zoals HMS zijn verplicht om hun jaarstukken bij de Kamer van Koophandel te deponeren en een ieder kan de jaarstukken bij de KvK opvragen. De verbonden partijen zijn niet verplicht de jaarstukken op de website te publiceren. Desalniettemin deelt het college de mening van de raad dat het wenselijk is dat het eenvoudig moet zijn om de jaarstukken in te zien en om die reden ook op de website van de verbonden partij beschikbaar moeten zijn. Het college zal de verbonden partijen waarbij dit nog niet gebeurd verzoeken om dit alsnog te doen.

Beantwoord

BNG Bank: De BNG Bank valt niet onder de WNT, omdat het een commerciële bank betreft. Een aantal jaren geleden hebben de aandeelhouders onder aanvoering van de Staat als grootaandeelhouder het salaris van de nieuwe voorzitter van de Raad van bestuur naar beneden bijgesteld. Het huidige salaris is gebaseerd op basis van verschillende factoren, waaronder de sector en de mate van publiek versus private eigenschappen van de bank (RIS 295029).

Beantwoord

Controle op naleving van de WNT: De accountant heeft vanuit de WNT een controlerende taak. Elke WNT-instelling moet dan ook in het bezit zijn van een controleverklaring bij de WNT-gegevens die in het financieel verslaggevingdocument moeten worden opgenomen. Rubricering jaarcijfers: Het BBV schrijft voor dat het belang en de waarde van het eigen- en vreemd vermogen van het begin en het einde van het begrotingsjaar inzichtelijk wordt gemaakt. Het verwachte financiële resultaat gaat over het gehele

15/26

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10204633

Beantwoord

Beantwoord

Beantwoord

begrotingsjaar. Het college zal toelichten over welk begrotingsjaar het resultaat is gerealiseerd. ROM IQ: Het ROM Innovation Quarter bevindt zich in de opbouwfase. In deze fase wordt de investeringsportefuille gestaag uitgebreid. De portfoliobedrijven waren eind 2019 gemiddeld 2,8 jaar in portefeuille. Naar verwachting zal de gemiddelde looptijd van een portfoliobedrijf 5 tot 8 jaar zijn voordat het realistisch is dat er een exit gaat plaatsvinden en de investering gaat renderen. WOM Den Haag Zuidwest: De WOM DHZW heeft meerdere projecten gelijktijdig in uitvoering. Verwachte winst of verlies op een project wordt genomen in het verslagjaar dat een onvoorwaardelijk investeringsbesluit wordt genomen. De waarderingsgrondslag betreft kostprijs of lagere marktwaarde. Bij wijziging in kostprijs of marktwaarde vindt, indien nodig, een op- of afwaardering plaats. Het negatieve resultaat 2018 van de WOM DHZW, ad € 5,4 mln. wordt voornamelijk veroorzaakt door waardering van lopende projecten, specifiek Moerwijk Oost (- € 4,9 mln.). In 2019 geldt voor project Moerwijk Oost vervolgens een hogere marktwaarde, welke resulteert in een positief resultaat 2019. Wigo4it: Het bedrag waaraan gerefereerd wordt betreft de baten van Wigo4it die € 38,7 mln. bedroegen. De lasten van Wigo4it bedroegen in dat jaar € 39,1 mln. Dit resulteert in een negatief resultaat van € 0,4 mln.

en dit heeft Wigo4it binnen haar eigen vermogen opgevangen. Doorklikbaarheid: Zie het antwoord openbaarheid jaarstukken hierboven en antwoord op de vraag publicatie jaarstukken hieronder.

6.2. Vragen jaarrapportage, beleidskader en evaluatie (blz. 27) Het college wordt gevraagd schriftelijk te reageren op de volgende vragen: ▪ Timing jaarrapportage: Het college wordt gevraagd om in de eerstvolgende rapportage de cijfers van zowel 2019 als 2020 op te nemen. ▪ Publicatie jaarstukken door verbonden partijen: 1. Het college wordt gevraagd om in de jaarrapportage bij iedere verbonden partij een directe link naar de jaarstukken op te nemen. Indien geen jaarstukken zijn gepubliceerd dient dit duidelijk te worden vermeld in de jaarrapportage. 2. Het college wordt gevraagd bij de desbetreffende verbonden partijen aan te dringen op het tijdig publiceren van jaarrekeningen en jaarverslagen. 3.Tevens vraagt de Rekeningencommissie hieraan bij de herijking van het beleidskader aandacht te besteden en duidelijke spelregels hiervoor vast te leggen Antwoord college: Voortgang Beantwoord

Beantwoord

Toelichting Timing jaarrapportage: Het college zal in de volgende jaarrapportage de cijfers van zowel 2019 als 2020 opnemen, waarbij het college afhankelijk is van het beschikbaar stellen openbaar publiceren van de cijfers door de verbonden partij. Publicatie jaarstukken door verbonden partijen: 1. Het college zal waar mogelijk een directe link toevoegen, zodat de raad direct de jaarstukken van de verbonden partij kan inzien. 2. Voor het deponeren van de jaarrekening bij de KvK stelt de wet duidelijke termijnen en de verbonden partijen zijn verplicht om zich aan deze termijnen te houden. Het is aan de verbonden partij om zich aan de wet te houden. 3. In het nieuwe beleidskader wordt opgenomen dat transparantie en tijdigheid uitgangspunten van het college zijn.

16/26

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10204633

B: Voortgangsbericht versterking interne organisatie Op 16 maart 2021 heeft het college u geïnformeerd over de voortgang van het Programma Verbetering Beheersorganisatie (RIS308052). Deze brief is een vervolg daarop. In deze brief rapporteert het college over de voortgang van de versterking van de interne beheersing. Daarbij nemen we een aantal expliciete toezeggingen mee: de toezegging om mijlpalen aan te geven en de toezegging om te rapporteren over de evaluatie van de eerste proeftuin voor de inrichting van de rechtmatigheidscontrole. Ook heeft u expliciet gevraagd naar de toepassing van de Three Lines en ook daar gaan we op in. Wat betreft de toezegging over de frauderisicoanalyse geven we een tussenstand. In de brief proberen we met behulp van korte voorbeelden zo concreet mogelijk te maken waar we mee bezig zijn. Het College is blij met de warme aandacht die dit belangrijke onderwerp van uw Raad krijgt en doet graag haar voordeel met suggesties en adviezen die we van u via de Rekeningencommissie en van de accountant ontvangen. Dank daarvoor. Met deze brief adresseren we niet alleen de toezeggingen aan uw Raad maar gaan we ook in op diverse andere punten die door de GAD in Board Letters en de accountantsverslagen bij de jaarrekeningen de afgelopen twee jaar zijn genoemd. Korte samenvatting De afgelopen tijd heeft interne beheersing veel aandacht gekregen in de gemeente.

In juni 2020 heeft het College een nieuw programma opgezet om de aandacht voor de onderwerp te vergroten. Doel van dit alles is om de gemeente beter te laten functioneren en de kans op fouten en fraudes sterk terug te dringen. Opmerkingen van uw Raad, met name van de Rekeningencommissie en adviezen en bevindingen van de GAD zijn daarbij een belangrijke driver. Er zijn veel stappen gemaakt, we noemen de belangrijkste kort in deze paragraaf en lichten ze in de paragrafen hierna met aparte tussenkopjes uitgebreider toe. Het afgelopen jaar is de bewustwording voor goede interne beheersing gegroeid. In de begroting 2023-2026 is incidenteel € 2,1 mln. extra uitgetrokken voor extra inzet. Mede als gevolg van die extra inzet is met collega’s uit alle onderdelen van de organisatie gesproken over zaken als risicomanagement, frauderisico’s, hoe we vinden dat goede processen er uit moeten zien en wat verwachten we van een Internal Audit. De betaalorganisatie is onder de loep genomen en 25 afzonderlijke geldstromen zijn geanalyseerd op verbeteringen.

Er is voor eerst gemeentebrede frauderisicoanalyse uitgevoerd en er is voor het eerst gemeentebreed risicomanagement opgesteld In voorbereiding op de wijziging van de rechtmatigheidsverantwoording hebben in goede samenwerking met de GAD onze eerste lessen geleerd (zie de paragraaf over rechtmatigheid hieronder) en die passen we nu toe voor nieuwe, uitgebreidere ronde met proefdraaien in het jaarrekeningtraject 2021. In het vervolg van dit gedeelte van de brief gaan we meer gedetailleerd in op de stand stand van zaken. We beginnen met een korte uitleg over wat de beheersorganisatie is. De beheersorganisatie Met beheersorganisatie bedoelen we de organisatie van maatregelen die het management neemt om te zorgen dat de organisatie werkt, zoals we willen dat die werkt. Een goede beheersorganisatie maakt expliciet wat de regels, rollen en verantwoordelijkheden zijn binnen de organisatie en de onderliggende processen. De financiële verordening is een voorbeeld van een beheersmaatregel waarin verschillende rollen, regels en verantwoordelijkheden vastliggen. Een goede beheersorganisatie zorgt er ook voor dat bij processen de kernrisico’s zichtbaar in beeld komen en de bijbehorende controlemaatregelen actueel en toetsbaar zijn. Bijvoorbeeld een risico bij het handmatig invullen van betalingen is de komma op de verkeerde plek zetten.

Een maatregel om zo’n risico te beheersen is door er altijd een tweede persoon naar te laten kijken (het vier ogen principe). Goede interne beheersing is belangrijk omdat het een essentiële randvoorwaarde is voor de sturing op en de uitvoering van de gemeentelijke taken, daarnaast worden met goede interne beheersing fraude en fouten voorkomen.

17/26

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10204633

De beheersorganisatie is geen aparte afdeling van de gemeente, maar bestaat uit diverse taken en rollen verdeeld over verschillende functionarissen op alle niveaus binnen de organisatie. Hierbij gaat het over onder andere het management op alle niveaus, controle- en kwaliteitsmedewerkers, controllers en auditors. Het College heeft u in juli 2020 geïnformeerd (RIS 305828) over de start van een Programma Verbetering Beheersorganisatie als concreet initiatief om de interne beheersing te versterken. Het Programma Verbetering Beheersorganisatie bestaat uit vier projecten: 1. Het versterken van de procesbeschrijvingen 2. De versterking van het risicomanagement 3. De doorontwikkeling van de Internal Audit Functie (IAF) 4. De implementatie van de Rechtmatigheidsverantwoording Hieronder geven we per project aan wat de stand van zaken is, wat de voortgang is ten opzichte het bericht uit maart jl. en wat de mijlpalen zijn die we nu hebben gerealiseerd en die nu gepland staan. Het versterken van procesbeschrijvingen Goede, complete procesbeschrijvingen vormen de basis van goed lopende processen. In actuele procesbeschrijvingen staat wie waarvoor verantwoordelijk is en welke checks and balances zijn opgenomen om frauduleus en/of foutief handelen te voorkomen.

In de procesbeschrijving van het aantrekken van leningen staat bijvoorbeeld wie de lening voorbereid (een ambtenaar), wie definitieve handtekening zet voor het aangaan van de lening (de CFO) en wie het mandaat bepaalt wat de gemeente in enig jaar maximaal mag lenen (het college). Analyse betaalprocessen Het afgelopen half jaar is, met behulp van externe expertise, een aantal financiële processen doorgelicht en geanalyseerd op mogelijke verbeteringen. Het gaat om de betaal- en ontvangstonderdelen uit de volgende processen: belastingen

grondexploitatie

parkeren

bijstandsverlening

inkoop

scheepvaart

bijzondere bijstand

jeugdhulp

sportvoorzieningen

budgetbeheer (fin. hulpverlening)

kasbetalingen

subsidieverlening

BUIG gelden

loonkostensubsidie

vergunningen

erfpacht

markten

verhuuropbrengsten

gemeentefonds

Ooievaarspas

wmo

graven Verbetering procesbeschrijvingen Daarnaast zijn ook de processen treasury, inkoop en salarisbetalingen geanalyseerd op verbeterpunten. Voor deze processen is tegelijkertijd de procesbeschrijving onder de loep genomen en zijn concrete verbeteringen voor de procesbeschrijvingen in beeld gebracht. Methode Bij alle bovenstaande onderzoeken wordt onder andere gebruik gemaakt van de zogenaamde 6Wbenadering, waar de accountant in een van de Board Letters ook naar verwijst. Met deze benadering wordt op een overzichtelijk wijze onderzocht welke beheersmaatregelen nu precies welke risico’s afdekken en wie, wat, waarmee, waarheen, wanneer en waarom doet? Vervolg Het overgrote deel van de hierboven genoemde analyses is al afgerond. In het resterende gedeelte van dit jaar worden de laatste analyses afgerond en ambtelijk afgestemd. De doorlichtingen leiden tot inzichten en aanbevelingen. Begin 2022 gaan de procesverantwoordelijken aan de slag met de

18/26

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10204633

aanbevelingen en gaan we de voortgang van deze verbeteringen monitoren. Op deze wijze wordt het risico op fouten en fraude voor deze processen teruggebracht. Versterking kaders voor processen Naast de doorlichting van diverse processen werken we aan het beter inrichten van processen aan de hand van een inrichtingsvoorstel. In dit voorstel staan de gemeentelijke kaders voor procesbeschrijvingen, die aangeven wat een goede procesbeschrijving is, hoe deze tot stand komt en hoe de vindbaarheid is geregeld. Dergelijke afspraken kent de gemeente nu nog per dienst maar niet of nauwelijks gemeentebreed. Het inrichtingsvoorstel omvat daarnaast ook de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de betrokken bij de interne beheersing functionarissen waaronder bij voorbeeld management en medewerkers van de diensten als ook die van de dienst Bedrijfsvoering en de concerncontroller. Deze afspraken helpen om nieuwe processen in één keer goed in te richten en bestaande processen op duidelijke en binnen de gemeente eenduidige manier aan te passen. Mijlpalen: 2e kwartaal 2021 Eind 2021 Vanaf begin 2022 1e kwartaal 2022

Analyse procesbeschrijvingen treasury, inkoop en salarissen afgerond Analyse en aanbevelingen 22 financiële processen (zie bovenstaand kader) afgerond Implementatie verbeteringen uit analyses en monitoring voortgang op het doorvoeren van die verbeteringen Inrichtingsvoorstel processen gereed